【kintone便利に使おうシリーズ】［vol.09 通知］

09 2017 年 9 ⽉版

伝えるべき情報を的確に届ける 条件や⽇付に合わせた通知の設定を

「総務への依頼受付アプリ」を例に解説します！

通知

確認・作業漏れを防げるようにしたい。

伝えたい情報がしっかり届くように、

条件に合わせた通知とかも設定できるかな。

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通知導⼊前

アプリにレコードが登録されても気づかない

⾃分で⾒に⾏かなければならないので、確認の抜け漏れが発⽣している

・やらないといけないタスクの納期が遅れる。

・タスクを忘れてしまう。

通知導⼊後

伝えるべきユーザーにアプリから通知が届くようになり、確認・作業漏れを防げる

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通知について

kintone では、アプリにレコードが編集されたことや、レコードにコメントが書き込まれたことなどを、

アプリの利⽤ユーザーに通知することができます。

レコード内の⽇時情報をもとにしたリマインド通知も送信できます。

| 通知の設定パターン アプリの「通知」を設定すると、次のようなときに、ユーザーに通知が送信されます。

• ①アプリの条件通知（→P5）

アプリのデータが特定の操作をされたときに通知されます。

例：アプリにデータ（レコード）が追加されたとき レコードが編集されたとき

【通知の操作対象】

［レコード追加］［レコード編集］［コメント書き込み］［ステータスの更新］［ファイル読み込み］

• ②レコードの条件通知（→P9）

アプリのレコードのデータが特定の条件を満たしたときに通知されます。

例：作業者に⾃分が選択されたとき ステータスが「緊急」になったとき

都道府県が「東京都」だったとき 費⽤を⼊⼒する項⽬に、100 万円以上の⾦額が⼊⼒されたとき

• ③リマインダーの条件通知（→P13）

アプリの⽇時項⽬を基準にして特定のタイミング（7 ⽇前、3 ⽇後など）に通知されます。

例：ToDo の締切⽇が過ぎたとき 開催⽇の 3 ⽇前に通知が欲しいとき

| 通知対象 通知先には、「組織」、「グループ」または「ユーザー」を指定できます。

フォームにユーザー選択フィールドを設定している場合は、そのフィールドで選択されたユーザーも通

知先にできます。（組織選択フィールド、グループ選択フィールドも同様）

通知の初期設定では、レコードにコメントが書き込まれたときに、次のユーザーに通知が送信されます。

・そのレコードの作成者

・過去にそのレコードにコメントを書き込んだユーザー

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| 通知⽅法 アプリの通知は、宛先のユーザーのポータル（kintone のトップページ）、または「通知」ページに、「⾃

分宛」の通知として表⽰されます。

また、kintone の管理者がメール通知機能を有効にしている場合、個⼈設定でメール通知を有効にして

いるユーザーには、通知がメールでも送信されます。

（レコードが編集されたことや、レコードにコメントが書き込まれたことなどが通知されます。レコー

ドの詳細内容については kintone を開いて確認します。）

メール通知の例：

・⼀定の操作をしたときに通知する

・⼀定の条件のレコードが登録されたときに通知する

・指定の⽇時を過ぎたときに通知する

の 3 つの通知パターンがありますので、⽬的に合わせて使い分けましょう。

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通知の設定⽅法 ここでは「総務への依頼受付アプリ」を例にして、通知の設定をします。

通知の 3 つの設定パターンに分けて設定を進めていきましょう。

| ① アプリの条件通知の設定 アプリの条件通知を設定します。アプリの操作が⾏われたときに、指定した通知先に通知をすることが

できます。対象の操作は以下の通りです。

［レコード追加］［レコード編集］［コメント書き込み］［ステータスの更新］［ファイル読み込み］

ここでは、「総務への依頼受付アプリ」に、いずれかの操作が⾏われたときに、かならず「総務部」メ

ンバーに通知が届くように設定していきましょう。

【完成イメージ】

• 1. アプリのアクセス権の設定画⾯を表⽰

①アプリの設定画⾯を開く アプリの⼀覧画⾯から、［⻭⾞］をクリックします。

①「⻭⾞」をクリックする

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②アプリの条件通知の設定画⾯を開く アプリの管理画⾯が表⽰されます。ここから［通知］の［アプリの条件通知］をクリックします。

アプリの条件通知の設定画⾯が表⽰されました。

• 2. アプリの条件通知の設定

①総務部を追加する 「通知先」に、通知先のユーザー、組織またはグループを設定します。「フォームのフィールドを追加」

のドロップダウンリストから選んで、フォームの次のフィールドで指定されたユーザーを通知先にする

こともできます。

ここでは［ユーザー／組織／グループを追加］をクリックして、総務部（組織）を追加します。

②通知の「アプリの条件通知」をクリックする

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「総務部」を追加できました。

②総務部の条件通知を設定する 「総務部」に、すべてのチェックを⼊れます。

③保存する 左上の［保存］をクリックして、設定を保存します。

①「総務部」と⼊⼒して選択する

②通知条件の操作を選択する

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これで、アプリの条件通知を設定できました。

③「保存」をクリックする

• 通知の注意点

次のユーザーには、通知は送信されません。

・レコードを操作した本⼈

・アプリやレコードの閲覧権限を持たないユーザー

Excel ファイルや CSV ファイルを読み込んでレコードを登録、または更新した場合は、

フィールドの値が通知設定の条件を満たしても、通知は送信されません。

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| ② レコードの条件通知の設定 レコードの条件通知を設定します。アプリのレコードが特定の条件を満たしたときに、指定した通知先

に通知をすることができます。

ここでは、「⾄急」チェックボックスにチェックが⼊った場合に、「総務部」メンバーに通知が届くよう

に設定していきましょう。

【完成イメージ】

• 1. レコードの条件通知の設定画⾯を表⽰

①レコードの条件通知の設定画⾯を開く アプリの管理画⾯を表⽰して、ここから［通知］の［アプリの条件通知］をクリックします。

①通知の「レコードの条件通知」をクリックする

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レコードの条件通知の設定画⾯が表⽰されました。

• 2. レコードの条件通知の設定

①レコード条件を追加する ［追加する］をクリックして、レコード条件の項⽬を追加します。

②レコード条件を追加する 通知するレコードの条件を設定します。複数の条件の組み合わせを設定することも可能です。

ここでは⾄急にチェックが⼊った場合の条件を設定します。

①「追加する」をクリックする

②レコードの条件を設定する

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③通知内容を設定する 通知時に表⽰する件名を設定します。

ここでは、「⾄急の依頼が登録されました！ご確認お願いします。」と⼊⼒します。

表⽰例：

④通知先を設定する 「通知先」に、通知先のユーザー、組織またはグループを設定します。「フォームのフィールドを追加」

のドロップダウンリストから選んで、フォームの次のフィールドで指定されたユーザーを通知先にする

こともできます。

ここでは［ユーザー／組織／グループを追加］をクリックして、総務部（組織）を追加します。

③通知内容を⼊⼒する

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通知先が追加されました。

＊下位組織に通知する：⼦組織にも同じ設定を適⽤したい場合にチェックを⼊れます。

⑤保存する 左上の［保存］をクリックして、設定を保存します。

これで、レコードの条件通知を設定できました。

⑤「保存」をクリックします。

④通知先を設定する

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| ③ リマインダーの条件通知の設定 ⽇付・⽇時フィールドの値を利⽤して、⽇時の条件を指定して、リマインド通知を設定することができ

ます。

「〜⽇前」、「〜⽇後」といった設定ができるので、事前に確認の通知を届けたり、⼀定期間経過したら

お知らせしたりと、様々な⽤途に活⽤できます。

ここでは、「納期希望⽇ 3 ⽇前」になったら「担当者」にリマインダーの通知が送られるように設定し

ていきましょう。

【完成イメージ】

• 1. リマインダーの条件通知の設定画⾯を表⽰

①リマインダーの条件通知の設定画⾯を開く アプリの管理画⾯を表⽰して、ここから［通知］の［リマインダーの条件通知］をクリックします。

①通知の「リマインダーの条件通知」をクリックする

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リマインダーの条件通知の設定画⾯が表⽰されました。

• 2. リマインダーの条件通知の設定

①リマインドの条件を追加する ［追加する］をクリックして、リマインド条件の項⽬を追加します。

②通知のタイミングを設定する 通知のタイミングを設定します。

フォームにある「⽇付・⽇時」フィールドから選択して、その「何⽇前」or「何⽇後」、「何時」に通知

するかを選択します。ここでは、「納期希望⽇」の 3 ⽇後の 9 時に通知するように設定します。

通知のタイミングが設定できました。

＊当⽇に通知する場合は、⽇付に「0」を指定します。

①「追加する」をクリックする

②通知のタイミングを設定する

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③通知内容を設定する 通知時に表⽰する件名を設定します。ここでは、「納期希望⽇の 3 ⽇前です。」と⼊⼒します。

④通知先を設定する 「通知先」に、通知先のユーザー、組織またはグループを設定します。「フォームのフィールドを追加」

のドロップダウンリストから選んで、フォームの次のフィールドで指定されたユーザーを通知先にする

こともできます。

ここでは［フォームのフィールドを追加］をクリックして、「担当者」フィールドを追加します。

③通知内容を⼊⼒する

③通知先を設定する

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通知先に「担当者」が追加されました。

⑤保存する 左上の［保存］をクリックして、設定を保存します。

これで、リマインダーの条件通知を設定できました。

⑤「保存」をクリックします。

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| Tips 応⽤ • 通知先に作成者、更新者、作業者を指定する

レコードの「作成者」や「更新者」、「作業者（プロセス管理の作業者）」を指定して、通知先にするこ

とができます。［フォームのフィールドを追加］から選択します。

・作成者：レコードを作成したユーザー

・更新者：レコードを最後に更新したユーザー

・作業者：プロセス管理上で、現ステータスの作業担当になっているユーザー

例：プロセス管理機能が有効なアプリで、「作業者」にリマインダーの通知を設定する

• 通知先にユーザー選択・組織選択フィールドを指定する

アプリのフォームに配置した「ユーザー選択フィールド」や「組織選択フィールド」を指定して、レコ

ードごとに選択されたユーザー・組織に対して通知をすることができます。

［フォームのフィールドを追加］から指定するフィールドを選択します。

例：ユーザー選択（担当者）に選択されたユーザーへ通知するように設定

「フォームのフィールドを追加」から選択する

「フォームのフィールドを追加」から選択する

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• リマインダーの通知の条件を追加する

リマンダー通知の設定に対して、さらに条件を追加することができます。

例えば、「ステータス」が完了済になっているレコードは通知せず、未完了のままのレコードのみ通知

するといった設定が可能となります。

「フォームのフィールド」や「リマインダーの通知条件」などを組み合

わせることで、より柔軟な通知設定ができるようになります！

通知設定に慣れてきたら、ぜひ試してみてくださいね。

「条件を設定する」をクリックする

通知の条件を設定できる

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• メール通知を有効にする

kintone システム管理者が、メール通知を有効にする必要があります。

① kintone システム管理画⾯を開きます。

② ［その他］＞［利⽤する機能の選択］をクリックします。

③［通知のメール送信機能を利⽤する］のチェックボックスを選択し、メールの送信形式、およびユー

ザーの個⼈設定の初期設定を選択します。

「利⽤する機能の選択」をクリックする

「通知のメール送信機能を利⽤する」をクリックする

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• メール通知の個⼈設定

メール通知を受け取るかどうか、ユーザーごとに個⼈設定で設定することができます。

① 画⾯右上の から［個⼈設定］を開きます。

② 「メール通知」の項⽬から、メール通知を受信する対象を選択します。

• スマートフォンで通知を受け取る

スマートフォンアプリ「kintone モバイル」では、⾃分宛の通知をスマートフォンの通知として受け取

れます。

iPhone ⽤

https://itunes.apple.com/jp/app/kintone/id674312865?mt=8

Android ⽤

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.cybozu.kintone.mobile&hl=ja

②メール通知する対象を選択します。

①「個⼈設定」を開きます