KETERSEDIAAN TENAGA ARSIPARIS DI KEMENTERIAN ESDM Skripsi Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) Oleh: SARAH FAUZIYYAH NIM. 11140251000096 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1440 H / 2018 M
120
Embed
KETERSEDIAAN TENAGA ARSIPARIS DI KEMENTERIAN ESDM · 2019. 4. 4. · KETERSEDIAAN TENAGA ARSIPARIS . DI KEMENTERIAN ESDM . Skripsi . Diajukan. kepada Fakultas Adab dan Humaniora u.
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
KETERSEDIAAN TENAGA ARSIPARIS
DI KEMENTERIAN ESDM
Skripsi
Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora untuk Memenuhi Persyaratan
Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
SARAH FAUZIYYAH
NIM. 11140251000096
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1440 H / 2018 M
3
4
i
ABSTRAK
Sarah Fauziyyah (NIM.11140251000096). Ketersediaan Tenaga Arsiparis di
Kementerian ESDM. Di bawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M. Si
(NIP. 19620301 199903 1 001). Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta, 2018.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan terkait regulasi
penyediaan tenaga Arsiparis dan jumlah Arsiparis, untuk mengetahui jumlah ideal
ketersediaan Arsiparis setiap unit kerja dari kebutuhan formasi Arsiparis dan untuk
mengetahui upaya yang dilakukan terkait penyediaan tenaga Arsiparis di
Kementerian ESDM. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan
menggunakan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan untuk penentuan
informan adalah teknik purposive sampling. Teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah wawancara mendalam dan observasi. Hasil penelitian ini
menunjukkan bahwa penerapan ketersediaan Arsiparis di Kementerian ESDM
belum sesuai dengan regulasi ketersediaan Arsiparis yakni Peraturan Kepala ANRI
Nomor 7 Tahun 2017 Tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip. Hal ini
disebabkan Kementerian ESDM pun mempunyai dasar kebijakan tersendiri dalam
hal penempatan Jabatan Fungsional yang tertera di dalam PP RI No.11 Tahun 2017.
Jumlah ideal ketersediaan Arsiparis setiap unit kerja yaitu 4 Arsiparis, dihitung dari
jumlah formasi Arsiparis dan beban kerjanya. Upaya yang dilakukan terkait
kekurangan ketersediaan jumlah Arsiparis ialah saling membantu dan merangkul
beban kerja setiap unit kerja yang membutuhkan binaan Arsiparis Ahli serta adanya
kegiatan magang dari sekolah atau universitas untuk mempelajari arsip pun bisa
mengurangi beban kerja yang overload.
Kata Kunci : Ketersediaan, Arsiparis, Analisis Beban Kerja, Formasi Jabatan
ii
ABSTRACT
Sarah Fauziyyah (NIM.11140251000096). The Availability of Energy and Mineral
Resources Ministry’s Archivist. Under Mukmin Suprayogi, M. Si guidance
(NIP. 19620301 199903 1 001). Library Studied Program Faculty of Adab
and Humanities State Islamic University Syarif Hidayatullah Jakarta, 2018.
The purpose of this study was to determine the application related to the provision
of Archivist staff and the number of Archivists, to find out the ideal number of
archivists available for each work unit from the needs of the Archivist formation
and to find out the efforts made regarding the provision of Archivist personnel in
the ESDM Ministry. This type of research is descriptive research using a qualitative
approach. The technique used to determine the informant is a purposive sampling
technique. Data collection techniques used were in-depth interviews and
observations. The results of this study indicate that the application of the availability
of the Archivists at the Ministry of Energy and Mineral Resources is not yet in
accordance with the regulation of the availability of the Archives of the ANRI Chief
Regulation Number 7 of 2017 concerning the Conscious Archive National
Movement. This is because the Ministry of Energy and Mineral Resources also has
its own policy base in terms of placement of the Functional Position stated in RI
Regulation No.11 Year 2017. The ideal number of Archivist availability for each
work unit is 4 Archivists, calculated from the number of Archivist formations and
workload. The efforts made regarding the lack of availability of the number of
Archivists is to help each other and embrace the workload of each work unit that
requires the guidance of the Archivists and the existence of internships from schools
or universities to study archives can reduce the overloaded workload.
Keywords: Availability, Archivist, Workload Analysis, Position Formation
iii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
LEMBAR PERNYATAAN
ABSTRAK .............................................................................................................. i
ABSTRACT ........................................................................................................... ii
DAFTAR ISI ......................................................................................................... iii
DAFTAR TABEL ................................................................................................. v
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vi
KATA PENGANTAR ........................................................................................ viii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ............................................................................... 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah........................................................... 4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian .................................................................... 5
D. Penelitian Terdahulu .................................................................................... 6
E. Sistematika Penulisan .................................................................................. 9
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Pengertian dan Peran Arsip ........................................................................ 10
B. Profesi Arsiparis ......................................................................................... 14
1. Kategori, Jenjang Jabatan, Jenjang Pangkat dan Golongan Ruang
Tabel 2 1: Angka Kredit Kumulatif untuk Inpassing JFA .................................... 35
Tabel 3 1: Informan Penelitian .............................................................................. 45 Tabel 3 2: Tempat dan Waktu Penelitian .............................................................. 46
Tabel 4 1: Ketersediaan Arsiparis di eselon II, III dan IV .................................... 60 Tabel 4 2: Jumlah Arsiparis per jenjang jabatannya ............................................. 62
vi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4 1: Struktur Organisasi Kementerian ESDM ......................................... 56 Gambar 4 2: Contoh Penulisan Kelas Jabatan-Ketersediaan-Formasi Jabatan ..... 67
vii
DAFTAR BAGAN
Bagan 2 1: Contoh bagan peta JFA di Bagian Arsip ANRI .................................. 40
viii
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim.
Segala puji syukur bagi Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
karuniaNya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini
dengan baik. Shalawat dan Salam senantiasa tercurah kepada Rasululah SAW,
keluarga dan para sahabatnya.
Mengucap syukur Alhamdulillah penulis dapat melalui banyak kendala
dengan usaha maksimal serta tekad dan dorongan yang kuat dari orangtua tercinta
dan sahabat perjuanganku, sehingga penulis dimudahkan dalam menyelesaikan
skripsi dengan judul “Ketersediaan Tenaga Arsiparis di Kementerian ESDM”.
Doa yang tak pernah putus selalu ia panjatkan kepada Yang Maha Kuasa
agar anak pertamanya ini bisa menyelesaikan tugas akhir dengan baik. Kepada
Bapak Haer Suheman dan Ibu Ucu Salamah, penulis mengucapkan sangat berterima
kasih telah memberikan motivasi dan dorongan agar jangan menyerah menuntut
ilmu setinggi mungkin. Doa-doa kalian akan selalu mejadi kekuatan bagi penulis
untuk selalu mencari ilmu Allah hingga ilmu tersebut dapat bermanfaat bagi orang
lain. Proses perjuangan skripsi ini tidak terlepas dari berbagai pihak yang turut andil
dari awal hingga selesai. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terimakasih dan
rasa hormat kepada semua pihak, yaitu:
1. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Prof. Dr. Sukron Kamil, MA, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.
ix
3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Program Studi Ilmu
Perpustakaan.
4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan pembimbing skripsi yang telah sabar membimbing dan
memberikan banyak masukan dan saran untuk menyelesaikan skripsi ini.
5. Bapak dan Ibu Dosen selaku dosen penguji yang telah membantu memberikan
kritik dan saran dalam menyempurnakan skripsi ini.
6. Seluruh Dosen Fakultas Adab dan Humaniora, khususnya Dosen Jurusan Ilmu
Perpustakaan yang telah memberikan ilmu dan jasanya kepada mahasiswa-
mahasiswi Jurusan Ilmu Perpustakaan.
7. Bapak Tamsir, selaku Arsiparis ANRI sekaligus pembimbing kearsipan dalam
penelitian ini yang telah memberikan pencerahan dan bimbingan tentang teori
SDM Arsiparis.
8. Bapak Tukiran Heru Susanto, selaku Arsiparis Madya Biro Umum Kementerian
ESDM yang telah memberikan informasi penelitian dan pengetahuan yang
mendalam kepada penulis mengenai keprofesian Arsiparis.
9. Bu Wiwiek Irmawati, selaku Kepala Bagian Kelembagaan Biro Organisasi dan
Tata Laksana Kementerian ESDM dan Pak Indra Tauhid Cahyandaru Supriyadi
selaku Kepala Sub Bagian Analisis Jabatan Biro Organisasi dan Tata Laksana
Kementerian ESDM yang telah memberikan informasi penelitian dan
pengetahuan yang mendalam kepada penulis mengenai analisis beban kerja dan
formasi jabatan.
10. Bu Eny Nurwianty dan Bu Eka Runie selaku Arsiparis Madya Pusat Arsip
Kementerian ESDM, yang telah memberikan informasi penelitian penulis dan
x
memberikan motivasi agar penelitian ini bisa bermanfaat untuk di dunia kerja
nanti khususnya sebagai Arsiparis.
11. Kepada sahabatku sekaligus rekan perjuangan, Bella Yuliani Maulidiah yang
selalu menemani dan saling mendukung dari awal semester hingga drama-
drama skripsi ini melanda.
12. Kepada sahabat seperjuangan dan seperjalanan dari semester 1, Putri Istiqomah,
Siti Saodatul Kurnaeni, Siti Nur Kartika Sari, dan Afifah Khaerunnisa. Bersama
kalian, aku bisa menjadi diri aku sendiri, semua keluh kesah dari drama UTS,
UAS, PKL hingga skripsi ini menjadi kenangan yang tak terlupakan.
13. Kepada seluruh teman seperjuangan 2014 Jurusan Ilmu Perpustakaan yang saya
banggakan. Nama kalian tidak bisa saya sebutkan satu persatu, tetapi kenangan
akan proses yang kita jalani akan selalu menjadi bahan perbincangan hangat
ketika kita berjumpa lagi. Khususnya seluruh teman-teman C Indah,
terimakasih telah memberikan memori yang tak terlupakan selama 4 tahun ini.
Kelas yang tak pernah diam dan selalu rusuh ketika tugas deadline melanda.
14. Dan seluruh pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah
memberikan doa, dukungan dan semangat kepada penulis dalam penulisan
skripsi ini.
xi
Penulis menyadari bahwa skripsi ini belum mencapai ukuran yang sempurna,
karena kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT semata. Oleh sebab itu, kritik dan
saran yang konstruktif dari pembaca sangat diharapkan penulis agar dapat
bermanfaat bagi penelitian selanjutnya khususnya bagi perkembangan Ilmu
Perpustakaan dan Kearsipan serta dapat menambah wawasan bagi para pembaca.
Aamiin Yaa rabbal’alamiin
Depok, Oktober 2018
Sarah Fauziyyah
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Arsip sangat berperan dalam kemajuan suatu instansi karena arsip
merupakan rekaman suatu kegiatan berupa catatan suatu informasi yang
berfungsi sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kegiatan organisasi
tersebut. Arsip tiap harinya bertambah dari setiap kegiatan organisasi tersebut,
apabila tidak dikelola dengan sistem manajemen kearsipan yang konsisten dan
tidak dikelola dengan jumlah tenaga Arsiparis yang sepadan maka terjadilah
suatu penumpukan atau penyumbatan informasi. Padahal data kearsipan
tersebut diperlukan untuk pengambilan keputusan atau kebijaksanaan baru oleh
instansi tersebut.
Penyelenggaraan Kearsipan tidak lepas dari perannya Arsiparis khususnya
ketersediaan tenaga Arsiparis yang menanggung beban kerja di unit kerja
tersebut. Kurangnya tenaga profesional di bidang kearsipan menjadi alasan
buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar di instansi pemerintah
maupun swasta di Indonesia.
Kebutuhan Arsiparis Nasional mencapai 143.630 tenaga Arsiparis
sementara saat ini baru ada 3.241 Arsiparis (2,25%). Dengan demikian,
Indonesia masih membutuhkan 140.389 Arsiparis (97,75%). Kebutuhan
Arsiparis tersebut hanya untuk memenuhi kebutuhan Lembaga Kearsipan
Pemerintah, belum termasuk Lembaga Swasta. Hal tersebut disampaikan oleh
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesi (ANRI), Dr Mustari Irawan, M.PA.,
2
dalam Seminar Kearsipan Nasional 2017 di Universitas Gadjah Mada pada
tanggal 10 Mei 2017.1
Penambahan jumlah Arsiparis pada lembaga negara, pemerintah daerah
dan perguruan tinggi negeri merupakan suatu hal yang mutlak dilakukan dalam
rangka mendukung terwujudnya tertib arsip. Hal tersebut didukung oleh suatu
Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) yang dibentuk ANRI dalam
rangka meningkatkan kesadaran lembaga negara dan penyelenggara
pemerintah daerah dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan
melalui aspek kebijakan, organisasi, sumber daya kearsipan, prasarana dan
sarana, pengelolaan arsip serta pendanaan kearsipan.2
Pada pasal 11 dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2017
menjelaskan bahwa ketersediaan Arsiparis setiap eselon II paling sedikit 1
(satu) Arsiparis pada tiap lembaga negara dan ketersediaan Arsiparis setiap
eselon III paling sedikit 1 (satu) pada tiap penyelenggara pemerintahan daerah.
Namun, pengalokasian jumlah Arsiparis ditentukan berdasarkan analisis beban
kerja pada setiap unit kerja.3
Ketersediaan tenaga Arsiparis haruslah disesuaikan dengan formasi
jabatan yang terhitung dari volume arsip yang tercipta. Volume kerja adalah
sekumpulan tugas atau pekerjaan yang harus/dapat diselesaikan dalam waktu
tertentu. Volume beban kerja tersebut harus dianalisis dengan teknik
manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi
1 Ika, “Indonesia Kekurangan 140 Ribu Arsiparis,” Universitas Gadjah Mada, Mei 2017,
https://www.ugm.ac.id/id/newsPdf/13864-indonesia.kekurangan.140.ribu.arsiparis. 2 “Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2017 Tentang
Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip” (Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, 2017), hlm. 2,
raniry.ac.id/index.php/libria/article/download/1223/917 14 Hamdani Fajri dan Syahyuman, “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor
Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan,” Universitas Negeri Padang, E,
1, no. 1 (September 2012): hlm. 40.
14
B. Profesi Arsiparis
Secara etimologi, profesi berasal dari kata profession yang diartikan
sebagai pekerjaan. Secara terminologi menurut Djam’an Satori, Profesi adalah
keahlian yang dimiliki seseorang dari tuntutan suatu jabatan dalam
melaksanakan pekerjaannya.15 Kata profesional juga diartikan dalam Undang-
Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2005 yaitu pekerjaan atau
kegiatan yang dilakukan oleh seseorang dan menjadi sumber penghasilan
kehidupan yang memerlukan keahlian, kemahiran, atau kecakapan yang
memenuhi standar mutu atau norma tertentu serta memerlukan pendidikan
profesi.16
Penulis menyimpulkan secara singkat bahwa profesi sebagai pekerjaan
yang dilakukan dengan keahlian tertentu. Hanya saja tidak semua orang
mampu mewujudkannya. Namun bukanlah hal yang mustahil pula untuk
dicapainya, asalkan ada kesungguhan untuk memenuhi persyaratan dari
tuntutan pekerjaan tersebut. Itulah yang dimaksud dengan profesionalisasi.
Peranan arsip yang dijelaskan pada sub bab sebelumnya, menjelaskan
bahwa fungsi arsip perlu dikelola dengan tertib agar dapat menunjang kegiatan
organisasi secara efektif dan efisien di instansi atau lembaga manapun. Dibalik
itu, profesi Arsiparis mempunyai peranan penting serta tanggung jawab yang
besar dalam keberhasilan tersebut.
Menurut Kennedy dan Schauder yang dikutip oleh Lilik Istiqoriyah
menjelaskan bahwa tenaga professional pengelola arsip dalam ranah
15 Djaman Satori, Profesi Keguruan (Jakarta: Universitas Terbuka, 2007), hlm. 1.3-1-4. 16 “Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen”
(Presiden Republik Indonesia, 2005), 2, http://sumberdaya.ristekdikti.go.id/wp-
padangsidimpuan.ac.id/index.php/alkuttab/article/download/556/508. 18 Ibid 19 Prasetyo Nugroho, “Standarisasi Manajemen Rekod dan Arsip dalam Mewujudkan Good
Corporate Governance,” Badan Standarisasi Nasional, 28 September 2017,
http://www.bsn.go.id/main/berita/berita_det/8794.
16
melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta
mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan
kearsipan.20
Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional RI No 5 Tahun 2016, Arsiparis
adalah seorang PNS yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang
diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan
kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan
kegiatan kearsipan yang diangkat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan
lembaga negara, pemerintah daerah, pemerintah desa, dan satuan organisasi
perguruan tinggi negeri.21
Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional
yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan
tugasnya. Hal ini sesuai dengan penjelasan Pasal 151 Ayat (1) PP No. 28
Tahun 201222
Jabatan Fungsional Arsiparis adalah jabatan fungsional tertentu diduduki
oleh Arsiparis PNS yang mempunyai ruang lingkup fungsi, dan tugas,
tanggungjawab, dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan,
pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip menjadi informasi publik pada
20“Undang-Undang RI No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan” (Presiden Republik
Indonesia), hlm. 4, diakses 18 Juli 2018, https://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-
Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf. 21 “Peraturan Kepala ANRI Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pedoman
Sertifikasi Jabatan Fungsional Arsiparis” (ANRI, 2016), hlm. 2,
https://jdih.anri.go.id/peraturan/Perka_6_2016.pdf. 22 “Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan” (Presiden Republik Indonesia), hlm.
76, diakses 18 Juli 2018, http://www.anri.go.id/assets/download/58PP-No-28-Tahun-2012-tentang-
Pelaksanaan-UU-No-43-Tahun-2009.pdf.
17
Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Pemerintahan Desa, dan Perguruan
Tinggi Negeri.23
Dari pengertian diatas, Arsiparis merupakan profesi yang mempunyai
jabatan fungsional tertentu bagi PNS yang memiliki kompetensi kearsipan
dalam melaksanakan fungsi, tugas dan tanggung jawabnya melaksanakan
kegiatan kearsipan melalui pendidikan formal dan pelatihan kearsipan, berkat
kemandirian dan independennya dalam melaksanakan tugasnya ia diangkat
oleh pejabat yang berwenang di instansi tempat ia bekerja. Yang dimaksud
Pejabat yang Berwenang adalah pejabat yang mempunyai kewenangan
melaksanakan proses pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian Pegawai
ASN sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.24
Citra kearsipan tidak lepas dari dipengaruhi oleh citra Arsiparisnya itu
sendiri karena Arsiparis mempunyai tanggungjawab yang besar dalam proses
kearsipan serta Arsiparis dapat meningkatkan eksistensi lembaga maupun
institusi itu sendiri. Melalui profesi Arsiparis ini diharapkan dapat memberikan
kontribusi kepada lembaga maupun institusi dalam mengelola kearsipan.
Profesi Arsiparis harus memiliki sifat profesionalisme dalam
mengembangkan keahlian yang ada. Menurut Ernita Siambaton, terdapat 4
(empat) syarat profesionalisme yang harus dimiliki oleh seorang Arsiparis
yaitu:25
“Peraturan Kepala ANRI Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2017 Tentang Pedoman
Penilaian Prestasi Kerja Jabatan Fungsional Arsiparis” (ANRI, 2017), hlm. 3,
https://jdih.anri.go.id/peraturan/Perka_5_2017.pdf.23 24 Ibid 25 Ernita Siambaton, “Peranan Arsiparis Profesional dalam Mengelola Arsip di Indonesia,”
Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Jakarta, Jurnal Epigram, 10 (Oktober 2013): hlm.
b. Menjamin mutu penyelenggaraan kearsipan secara nasional;
c. Menjamin profesionalitas Arsiparis;
d. Memelihara, meningkatkan dan melindungi kompetensi jabatan
fungsional Arsiparis; dan
e. Memberikan pengakuan formal terhadap kompetensi jabatan fungsional
Arsiparis.
Sertifikasi Jabatan Fungsional Arsiparis dimanfaatkan sebagai syarat
untuk:28
26 Kurniatun, “Kebijakan Pengembangan Arsiparis di Indonesia dan Tantangan dalam
Menghadapi Masyarakat Ekonomi Asean (MEA),” Universitas Gadjah Mada, Khazanah, 9, no. 2:
hlm. 24, diakses 28 September 2018, https://jurnal.ugm.ac.id/khazanah/article/view/22906/15196. 27 “Peraturan Kepala ANRI Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pedoman
Sertifikasi Jabatan Fungsional Arsiparis” (Arsip Nasional RI, 2016), hlm. 6,
https://jdih.anri.go.id/peraturan/Perka_6_2016.pdf. 28 “Peraturan Kepala ANRI Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pedoman
Sertifikasi Jabatan Fungsional Arsiparis” (Arsip Nasional RI, 2016), hlm. 7,
pekerjaan dalam jangka waktu tertentu berdasarkan perhitungan dan
pengalaman.
d) Prinsip pelaksanaan pekerjaan adalah pekerjaan yang dilakukan sendiri
oleh arsiparis yang bersangkutan dan bukan diborongkan atau dipihak
ketigakan.
e) Peralatan yang tersedia atau diperkirakan akan tersedia dalam
melaksanakan pekerjaan kearsipan.
Analisis kebutuhan ini membuktikan kualitas Arsiparis dengan upaya
menentukan kualifikasi pegawai berdasarkan latar belakang pendidikan
minimal D III ilmu yang relevan dengan tugas pokok instansi tersebut. Seperti
contoh, jika ingin mengangkat Arsiparis di Departemen Hukum dan HAM
maka syarat rekrutmen untuk calon Arsiparis telah menempuh D III/ D IV
Kearsipan atau D III/ D IV Hukum. Hal ini terdapat pengecualian di Lembaga
Kearsipan, karena sebagai instansi pembina membutuhkan berbagai macam
lulusan ilmu kedisiplinan untuk mengisi formasi jabatan yang ada.
Hasil dari analisis kebutuhan ini ialah peta jabatan. Peta jabatan merupakan
uraian yang berisi plot jabatan struktural atau fungsional sebagai representasi
hasil formasi jabatan yang ada.48
Dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 10 Tahun 2009 ini menjelaskan
contoh perhitungan formasi JFA pada Bagian Arsip ANRI sebagai berikut:
48 “Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2009 Tentang
Pedoman Penyusunan Formasi Jabatan Fungsional Arsiparis” (Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia, 2009), hlm. 6, http://www.anri.go.id/assets/download/74Perka-No-10-Tahun-2009-
Pedoman-Penyusunan-Formasi-Jabatan.pdf.
40
Bagan 2 1: Contoh bagan peta JFA di Bagian Arsip ANRI
Dari bagan bentang peta di atas, pada Bagian Arsip NRI perlu
dihitung kebutuhan formasi untuk jabatan fungsional Arsiparis tingkat ahli
dan tingkat terampil. Kebutuhan formasi jabatan perlu dibagi menjadi
kategori Keterampilan dan Keahlian, dengan perhitungan sebagai berikut:49
a. Mencatat serta mengidentifikasikan seluruh kegiatan dan volume
kegiatan kearsipan selama 1 (satu) tahun pada bagian Arsip ANRI;
b. Klasifikasikan hasil inventarisasi sebelumnya setiap jenjang jabatan
Arsiparis selama 1 (satu) tahun;
c. Tentukan Standar Kemampuan Rata-Rata (SKR) dari beban kerja
masing-masing Arsiparis tersebut.
d. Lakukan penghitungan dengan rumus :
Formasi Arsiparis = Jumlah beban kerja : Waktu Kerja
Efektif/tahun x 1 orang.
49 “Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2009 Tentang
Pedoman Penyusunan Formasi Jabatan Fungsional Arsiparis” (Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia, 2009), hlm. 7, http://www.anri.go.id/assets/download/74Perka-No-10-Tahun-2009-
Pedoman-Penyusunan-Formasi-Jabatan.pdf.
41
Perhitungan kebutuhan formasi adalah sebagai berikut:
Jabatan : Arsiparis Pertama
Jumlah Beban Kerja/tahun : 2647 jam
Waktu Kerja Efektif/tahun : 1250
Perhitungannya adalah
2647 Formasi = 2647/1250 x 1 (satu) orang = 2.12 = 2 orang
Untuk melakasanakan kegiatan diatas maka diperlukan 2 (dua) orang
Arsiparis Pertama.
2. Analisis volume beban kerja
Perencanaan kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam suatu
organisasi memerlukan jumlah beban kerja pegawai dalam menjalankan
pekerjaannya. Relevansi antara volume kerja dengan jumlah pegawai yang ada
dapat mengoptimalkan kinerja yang dihasilkannya.
Perencanaan kebutuhan pegawai yang dimaksud agar beban pekerjaan yang
ada tidak menyulitkan pegawai untuk menyelesaikan tugasnya dan bahkan
untuk mengembangkan kompetensi yang dimilikinya. Oleh sebab itu,
penentuan jumlah kebutuhan tenaga kerja dan volume beban kerja harus
seimbang.
Beban pekerjaan seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja
perusahaan menurut jenis pekerjaannya. Arsiparis pun mempunyai metode
dalam menghitung volume beban kerja Arsiparis sesuai dengan jenjang
42
jabatannya.. Dalam menyusun analisis beban kerja harus memperhatikan hal-
hal sebagai berikut:50
a) Penetapan Waktu Kerja Efektif
Penetapan waktu kerja efektif, untuk melaksanakan kegiatan kearsipan
dalam 1 (satu) tahun adalah 1250 jam.
b) Penetapan Standar Kemampuan Rata-rata (SKR)
Penetapan standar kemampuan rata-rata pegawai merupakan pembatasan
waktu dalam melaksanakan tugas kearsipan sesuai dengan jenjang jabatan
Arsiparis sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : PER/3/M.PAN/3/2009 tentang
Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya yang termuat dalam
tabel 2.1.
50 “Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2009 Tentang
Pedoman Penyusunan Formasi Jabatan Fungsional Arsiparis” (Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia, 2009), hlm. 12, http://www.anri.go.id/assets/download/74Perka-No-10-Tahun-2009-
Pedoman-Penyusunan-Formasi-Jabatan.pdf.
43
BAB III
METODE PENELITIAN
Penelitian pada hakikatnya merupakan suatu proses untuk menemukan
kebenaran atau untuk lebih membenarkan kebenaran, salah satunya dengan
pendekatan ilmiah. Oleh sebab itu, kegiatan penelitian membutuhkan metode
penelitian yang jelas. Penulis akan memaparkan beberapa teknik penelitian yang
digunakan dalam penelitian ini, sebagai berikut:
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Jenis penelitian ini, penulis menggunakan metode analisis deskriptif.
Penelitian analisis deskriptif adalah metode yang meneliti tentang fakta, sifat
dari hubungan antar fenomena dalam gambaran yang akurat dan sistematis.
Gambaran tersebut diperoleh dari kesimpulan suatu data yang dikumpulkan
terlebih dahulu, kemudian diklasifikasikan hingga sampai dianalisis.51
Penelitian ini bertujuan untuk memberikan informasi ketersediaan tenaga
Arsiparis di Kementerian ESDM baik jumlah personal dan jumlah formasi
jabatan di setiap unit kerja.
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif
digunakan untuk mendapatkan data dan menghasilkan makna.52 Galang
menjelaskan bahwa ciri-ciri utama Penelitian Kualitatif adalah data lebih
banyak berupa narasi, cerita bermedia tertulis dan tidak tertulis dan tidak
51 Natalia Mentari Puah, Harijanto Sabijono, dan Victorina Tirajoh, “Penerapan Informasi
Akuntansi Diferensial pada Anastasia Bakery Manado,” Jurusan Akuntasi Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sam Ratulangi Manado, Jurnal EMBA, 2 (Desember 2014): hlm. 129. 52 Nayla Hayati, “Pemilihan Metode yang Tepat Dalam Penelitian (Metode Kuantitatif dan
Metode Kualitatif),” IAIN Imam Bonjol Padang, Jurnal Tarbiyah al-Awlad, 1, IV (2015): hlm. 347.
44
berbentuk angka serta dalam mengolah dan menganalisis data tidak perlu
menggunakan rumus atau aturan yang mengikat. 53Pendekatan kualitatif ini
diharapkan dapat mengkaji hasil uraian data deskriptif tersebut yang berupa
ucapan, tulisan dan perilaku yang diamati dalam suatu setting konteks
tertentu.54 Penelitian kualitatif merupakan suatu pendekatan penelitian yang
memfokuskan di lapangan yang bersifat alamiah atau yang dinamakan
Naturalistic Inquiry, Field Study, atau studi observasional. Oleh karena itu,
peneliti harus memiliki kemampuan menguasai teori dan mengeksplorasi
wawasan yang luas ketika bertanya, menganalisis dan membangun objek yang
diteliti menjadi lebih jelas.55
B. Informan Penelitian
Sampel dalam penelitian kualitatif dinamakan narasumber, partisipan dan
informan. Menurut Aunu Rofiq, orang yang dimintai informasi disebut key
informans atau informasi kunci dari beberapa permasalahan yang diteliti
bahwa orang tersebut benar-benar mengetahui informasi yang tersedia di
lapangan.56
Penentuan informan dalam penelitian ini menggunakan teknik purposive
sampling. Teknik purposive sampling ialah teknik pengambilan sampel sumber
53 Galang Surya Gumilang, “Metode Penelitian Kualitatif dalam Bidang Bimbingan dan
Konseling,” Jurusan Bimbingan dan Konseling Universitas Nusantara PGRI Kediri, Jurnal Fokus
Konseling, 2 (Agustus 2016): hlm. 144. 54 Pupu Saifullah Rahmat, “Penelitian Kualitatif,” Fakultas Ekonomi Universitas Kusuma
Wijaya Surabaya, Equilibrium: Jurnal Ekonomi Manajemen Akuntansi, 5 (Januari 2009): hal. 3. 55 Galang Surya Gumilang, hlm. 145 56 Auno Rofiq Djaelani, “Teknik Pengumpulan Data dalam Penelitian Kualitatif,” IKIP
Veteran Semarang, No. 1, XX (Maret 2013): hlm. 83–84.
45
data dengan pertimbangan atau tujuan tertentu.57 Adapun kriteria informan
yang ditentukan oleh penulis ialah:
1. Arsiparis Ahli yang bekerja di Unit Kearsipan I yaitu di Biro Umum
Kementerian ESDM
2. Arsiparis Ahli yang bekerja di Pusat Kearsipan Kementerian ESDM
3. Staf Biro Organisasi dan Tata Laksana (ORTALA) Kementerian ESDM
Maka penulis memutuskan mengambil informan 5 orang, yakni:
Tabel 3 1: Informan Penelitian
No Nama dan Inisial
Informan NIP Jabatan
1 Tukiran Herususanto
(TH)
19601010 198003
10002
Arsiparis Madya Biro
Umum Kementerian ESDM
2 Eka Runie (ER) 19680330
199103 2002
Arsiparis Madya Pusat
Arsip Kementerian
ESDM
3 Eny Nurwianty (EN) 19700808 199403
2001
Arsiparis Madya Pusat
Arsip Kementerian
ESDM
4 Wiwiek Irmawati
(WI)
19660512
198903 2001
Kepala Bagian
Kelembagaan Biro
Ortala Kementerian
ESDM
5
Indra Tauhid
Chayandaru
Supriyadi (IT)
19811019
200912 1003
Kepala Sub Bagian
Analisis Jabatan Ortala
Kementerian ESDM
57 Nina Nurdiana, “Teknik Sampling Snowball Sampling dalam Penelitian Lapangan,”
Jurusan Arsitektur Fakultas Teknik Universitas BINUS, Jurnal ComTech, 5 (Desember 2014): hlm.
PP-Nomor-11-Tahun-2017.pdf. 71 Wawancara Pribadi dengan Arsiparis Madya Biro Umum Kementerian ESDM, Bapak
Tukiran Herususanto, 24 Agustus 2018.
62
orang yang mandang sebelaha mata, makanya banyak juga yang
kurang minat jadi Arsiparis…. Dan kalau untuk persebaran Arsiparis
di sini itu (Pusat Arsip) pasti lebih banyak daripada unit kerja lain
karena disini sebagai Pembina Kearsipan unit-unit di Kementerian
ESDM”.72
Berdasarkan pernyataan tersebut diketahui bahwa jumlah
Arsiparis di Kementerian ESDM tahun 2018 berjumlah 64 orang yang
belum termasuk data inpassing 29 orang dan 4 Arsiparis yang pensiun.
Namun yang baru mendapatkan keterangan lulus inpassing 2018
berjumlah 15 orang. Jadi total keseluruhan Arsiparis berjumlah 75
orang. Berikut jumlah Arsiparis setiap unit kerja di Kementerian
ESDM dan jenjang jabatannya, yakni:
Tabel 4 2: Jumlah Arsiparis per jenjang jabatannya
No Unit Kerja
Arsiparis Jumlah
JFA
Pengelola
Arsip Ahli Terampil
1 Sekretariat Jenderal 6 17 23 5
2 Inspektorat
Jenderal 0 1 1 0
3 Direktorat Migas 1 2 3 0
4 Direktorat Minerba 0 4 4 0
5 Direktorat
Ketenagalistrikan 2 0 2 1
6 Direktorat EBTKE 0 2 2 0
7 Badan Litbang 7 5 12 8
8 BPSDM 7 4 11 3
9 Badan Geologi 4 13 17 0
Jumlah 28 47 75 17
72 Wawancara Pribadi dengan Arsiparis Madya Pusat Arsip Kementerian ESDM, Bu Eny
dan Bu Eka, 27 Agustus 2018.
63
Berdasarkan pernyataan dan data di atas, persebaran ketersediaan
Arsiparis setiap unit kerja baik di jenjang Ahli dan Terampil tidak
merata, seperti Inspektorat Jenderal dan Direktorat EBTKE tidak
mempunyai Arsiparis Ahli serta Direktorat Ketenagalistrikan tidak
mempunyai Arsiparis Terampil. Tetapi di unit Sekretariat Jenderal
mempunyai jumlah Arsiparis paling banyak diantara unit kerja lain.
Hal tersebut dikarenakan jumlah beban kerja setiap unit berbeda-beda,
seperti halnya yang dikatakan EK dan EN bahwa Pusat Arsip yang
berada di Sekretariat Jenderal sebagai Pembina Kearsipan di
Kementerian ESDM yang mempunyai beban kerja kearsipan yang
paling banyak. Seperti halnya juga yang dikatakan oleh TH bahwa
Arsiparis harus saling membantu dengan Arsiparis di unit kerja
lainnya yang membutuhkan pembinaan kearsipan.
Persebaran ketersediaan Arsiparis di Kementerian ESDM belum
sepenuhnya mengikuti Gerakan Nasional Sadar Arsip (GNSTA)
dalam hal Tertib Sumber Daya Manusia di pasal 11 Peraturan Kepala
ANRI Nomor 7 Tahun 2017 yaitu Ketersediaan Arsiparis eselon II
paling sedikit 1 (satu) pada tiap lembaga Negara.73
Berdasarkan data dalam lampiran VII penulis telah menunjukkan
bahwa ada beberapa unit kerja eselon II yang sudah mempunyai
formasi jabatan namun belum tersedia Arsiparis, seperti berikut:74
73 “Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2017 Tentang
Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip,” 2017, hlm.. 7,
http://www.anri.go.id/assets/collections/files/Perka_7_2017.pdf. 74 “Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Republik Indonesia Nomor 11
Tahun 2015 Tentang Peta Jabatan dan Informasi Jabatan Fungsional Umum Di Lingkungan
64
i. Pusat Data dan Teknologi Informasi Energi dan Sumber Daya
Mineral;
ii. Pusat Komunikasi Publik (Biro Komunikasi, Layanan Informasi
Publik dan Kerja Sama);
iii. Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara;
iv. Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Ketenagalistrikan
EBTKE; dan
v. Sekretariat Badan Pendidikan dan Pelatihan ESDM (Sekretariat
BPSDM).
Tidak semua unit eselon II mempunyai Formasi Jabatan
Fungsional Arsiparis karena memang tidak ada pekerjaan kearsipan di
unit kerja tersebut.
2. Jumlah Ideal Ketersediaan Arsiparis di Kementerian ESDM
a. Kebutuhan Formasi Jabatan Arsiparis
Hasil wawancara mengenai kebutuhan formasi Arsiparis di
Kementerian ESDM yang dilakukan dengan TH, dimana beliau
mengatakan:
“Perhitungan kebutuhan Arsiparis itu bisa dilihat dari formasi yang
sudah terbentuk di dalam peta jabatan. Kalau untuk saat ini, formasi
Arsiparis yang terbaru masih dalam tahap penyempurnaan oleh Biro
ORTALA. Untuk penghitungannya ga sembarang menghitung, harus
dengan rumus analisis beban kerjas yang sesuai dengan Peraturan
Kepala ANRI No. 10 Tahun 2009.”75
Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral” (Kementerian ESDM, 2015),
http://jdih.esdm.go.id/peraturan/Permen%20ESDM%20No%2011%20Thn%202015.pdf. 75 Wawancara Pribadi dengan Arsiparis Madya Biro Umum Kementerian ESDM, Bapak
Tukiran Herususanto, 24 Agustus 2018.
65
Adapun hasil wawancara dengan ER dan En mengenai
kebutuhan formasi Arsiparis, dimana beliau mengatakan:
“Perhitungan jumlah formasi itu awalnya dihitung dulu oleh kita
(Arsiparis) baru diserahkan ke Biro Ortala, terus sebelum diajukan
ke PERMENPAN, Biro Ortala pun mennjau kembali perhitungan
tersebut..itupun belum bentu dikabulkan pengajuan
formasinya…kembali lagi deh ke masalah ketersediaannya kurang
tapi formasinya ada.. mungkin kendalanya karena pemerintah sedang
zero growth jadi penambahan Arsiparis ya susah”.76
Adapun hasil wawancara yang dilakukan dengan Bu Wiwik
sebagai Kepala Bagian Org anisasi dan Tata Laksana dan Pak Indra
sebagai Kepala Subbagian Analisis Jabatan bagian ORTALA, pada
Kamis 13 September 2018, dimana beliau mengatakan:
“Yang kamu maksud kebutuhan Arsiparis itu formasi jabatan kan?
Coba kamu lihat di lampiran PERMEN ESDM No.11 Tahun 2015.
Disitu kana da peta jabatan, nah.. disamping kanannya itu ada 3
kolom angka, yang mana samping kiri itu kelas jabatan, yang tengah
itu ketersediaan atau existingnya dan yang paling kanan itu jumlah
formasinya…
…Nah…kami juga sekarang sedang menyempurnakan formasi
terbaru karena kebutuhan dan ketersediaannya pun
bertambah…tetapi untuk saat ini formasi yang berlaku itu masih
tercantum di kampiran PERMEN ESDM tersebut”.77
Berdasarkan pernyataan tersebut, formasi Jabatan Fungsional
Arsiparis untuk saat ini yang masih berlaku yaitu yang tertera dalam
peta jabatan di Peraturan Menteri ESDM Nomor 11 Tahun 2015.
Adanya penambahan jumlah Arsiparis melalui proses inpassing tentu
76 Wawancara Pribadi dengan Arsiparis Madya Pusat Arsip Kementerian ESDM, Bu Eny
dan Bu Eka, 27 Agustus 2018. 77 Wawancara Pribadi dengan Kepala Bagian Kelembagaan, Bu Wiwek dan Kepala Sub
Bagian Analisis Jabatan Ortala Kementerian ESDM, Pak Indra, 13 September 2018.
66
merubah formasi jabatan Arsiparis yang ada sebelumnya, oleh karena
itu Biro ORTALA dan Arsiparis Pembina di Kementerian ESDM
sedang menyempurnakan peta jabatan yang baru untuk menetapkan
formasi jabatan Arsiparis di setiap unit kerja yang salah satunnya
mengalami nomenklatur atau penyempurnaan struktur organisasi
yang terlampir di Peraturan Menteri ESDM Nomor 13 Tahun 2016.
Seperti halnya, penggantian nama Badan Pendidikan dan Pelatihan
Energi dan Sumber Daya Mineral menjadi Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia Energi dan Sumber Daya Mineral (BPSDM).
BPSDM mempunyai struktur baru dibawahnya yaitu Pusat
Pengembangan Sumber Daya Manusia Aparatur, yang mana di
Peraturan Menteri ESDM Nomor 11 Tahun 2015 tidak ada.
Seperti yang dikatakan oleh WI dan IT, proses pengajuan
kebutuhan formasi jabatan fungsional Arsiparis ditentukan terlebih
dahulu oleh setiap unit kerja kemudian baru di crosscheck apakah
sesuai dengan beban kerja, rumus menentukan kebutuhan Arsiparis
tertera di Peraturan Kepala ANRI Nomor 10 Tahun 2009 sebagai
berikut:
Formasi Arsiparis = Jumlah beban kerja : Waktu Kerja
Efektif/tahun x 1 orang.
67
Di dalam Peta Jabatan di Peraturan Menteri ESDM Nomor 11
Tahun 2015 sudah tertera formasi jabatan, seperti contoh sebagai
berikut:
Gambar 4 2: Contoh Penulisan Kelas Jabatan-Ketersediaan-Formasi Jabatan
Arsiparis Utama (13-0-1) menunjukkan bahwa 13 itu kelas
jabatan, 0 itu ketersediaan Arsiparis dan 1 itu formasi jabatannya. Jadi,
penulis langsung menghitung dari peta jabatan ini untuk formasi
Jabatan Fungsional Arsiparis yaitu 119 orang.
b. Relevansi antara Beban Kerja dengan Ketersediaan Arsiparis
Hasil wawancara mengenai relevansi antara beban kerja dengan
ketersediaan Arsiparis di Kementerian ESDM yang dilakukan dengan
TH, dimana beliau mengatakan:
“Kalau berbicara revelan tidak antara beban kerja dengan
keterersediannya itu jawabannya ya hamper relevan.. ya walaupun
beban kerjanya masih overload. Tetapi kita saling membantu
contohnya seperti saya sebagai Arsiparis Ahli membina ke setiap unit
kerja yang belum mempunyai Ahli. Jadi, kita saling merangkul hingga
bebannya pun berkurang ”.78
78 Wawancara Pribadi dengan Arsiparis Madya Biro Umum Kementerian ESDM, Bapak
Tukiran Herususanto, 24 Agustus 2018.
68
Adapun hasil wawancara yang dilakukan dengan ER dan EN,
dimana beliau mengatakan:
“Belum relevan sih.. tapi kita saling membantu tiap unit kerja yang
membutuhkan pembinaan”.79
Berdasarkan pernyataan di atas, perlu diketahui dahulu
bahwa jumlah formasi jabatan Arsiparis yang sesuai dengan Peta
Jabatan Peraturan Menteri ESDM Nomor 11 Tahun 2015 yaitu 119
orang. Untuk mengetahui volume beban kerja Arsiparis setiap unit
kerja, terlebih dahulu menghitung unit kerja eselon II yang
mempunyai formasi jabatan Arsiparis yaitu 27 unit kerja.
Perhitungannya seperti berikut:
119 orang = ………….. : 1250 x 27
119 x 1250 = …………. x 27
148.750 : 27 = 5.509,2 volume beban kerjanya.
Dari hasil volume beban kerja diatas, bisa diketahui formasi
jabatan idealnya setiap unit kerja sebagai berikut:
5.509,2 : 1250 x 1 orang = 4, 40 = 4 Arsiparis, atau
119 orang : 27 unit kerja = 4, 40 = 4 Arsiparis.
79 Wawancara Pribadi dengan Kepala Bagian Kelembagaan, Bu Wiwek dan Kepala Sub
Bagian Analisis Jabatan Ortala Kementerian ESDM, Pak Indra, 13 September 2018.
69
Jadi, idealnya setiap unit kerja eselon II mempunyai 4 orang
Arsiparis. Namun, itu semua tergantung dengan beban kerja yang
dimiliki setiap unit kerja masing-masing. Oleh sebab itu, antara beban
kerja dengan ketersediaan Arsiparis harus relevan agar pekerjaan
kearsipan tidak terasa berat sebelah dan proses kearsipannya pun
lancar.
3. Uoaya yang Dilakukan Terkait Ketersediaan Tenaga Arsiparis di
Kementerian ESDM
Hasil wawancara mengenai upaya yang dilakukan terkait ketersediaan
Arsiparis di Kementerian ESDM yang dilakukan dengan TH, dimana
beliau mengatakan:
“Upaya yang kita usahakan, ya saling membantu aja, kalau ada yang
membutuhkan pembinaan, kami sebagai Arsiparis Ahli membina Arsiparis
Terampil yang ga ada Ahlinya…kalau untuk pembentukan formasi ya kita
selalu ajukan, tapi kan yang atas yang mengiyakan ada tambahan orang
apa tidaknya..”
Adapun hasil wawancara mengenai upaya yang dilakukan terkait
ketersediaan Arsiparis di Kementerian ESDM dengan ER dan EN, dimana
beliau mengatakan:
“Usaha atau upaya yang selalu kita lakukan ya kerja secara optimal,
kalau ada kelebihan beban kerja, secara teknis biasanya sih ada dari anak
magang tiap bulannya. Jadi, sedikit mengurangi beban kerja yang
overload.dan kami pun sebagai Arsiparis Ahli di pusat Arsip juga saling
membantu ke setiap unit kerja yang ga ada Ahlinya untuk membimbing
Terampil. Jadi, Yakita saling merangkul aja”.
Berdasarkan pernyataan tersebut, upaya yang dilakukan terkait
kekurangan ketersediaan Arsiparis di Kementerian ESDM ialah saling
70
membantu dan merangkul beban kerja setiap unit kerja yang
membutuhkan, seperti Arsiparis Ahli yang membina Arsiparis Terampil
yang membutuhkan binaan karena di unit kerjanya tidak tersedia Arsiparis
Ahli. Adanya kegiatan internship atau magang dari sekolah atau
universitas untuk mempelajari arsip pun bisa mengurangi beban kerja yang
overload. Arsip yang overload dapat memakan waktu yang lama dalam
pengelolaannya, kalau arsip menumpuk dan dibiarkan akan cepat rusak,
kurang lengkap dan bahkan sulit untuk ditemukan kembali kalau
dibutuhkan sewaktu-waktu. Adapun solusinya dijelaskan pada ayat 3 pasal
11 Peraturan BKN Nomor 24 Tahun 2016 ialah dengan adanya upaya
penambahan kebutuhan Jabatan Fungsional Arsiparis yakni pengangkatan
pertama formasi melalui CPNS, pengangkatan perpindahan atau rotasi,
penyesuaian atau inpassing, dan pengangkatan kembali.80
Dari keterangan pernyataan dan data yang penulis dapatkan dari
informan, upaya penambahan kebutuhan Jabatan Fungsional Arsiparis
yang paling berdampak yaitu proses inpassing. Terhitung untuk
penambahan Arsiparis dari proses inpassing berjumlah 29 orang.
80 “Peraturan Kepada Badan Kepegawaian Negara Nomor 24 Tahun 2016 Tentang
Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pembinaan Jabatan Fungsional Arsiparis,” 23 Desember 2016, hlm.