Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen ...

,·

KEPUTUSAN

DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN T 'INGGJ DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

REPUBLIK INDONESIA

NO. 12/DJ/KEP/1983

tentang

Pengembangan Pedoman Pelayanaa Tata Usaha

Perguruan Tinggi di Lingkangan

Departemea Pendidikan dan Kebudayaan

Di perbanyak oleb :

SUB BAGIAN TATA USAHA

BIRO ADMINfSTRASI UMUM

INSTJTUT PI!RTANIAN BOGOR

DAFTAR lSI

Hal aman

D A F T A R I S I • 0 •••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••

KAT A PEN G ANT A R •••••••••••••••••••••••••••••••••••• iii

SALINAN KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN NO. 12/DJ/Kep/1983 TGl. 11 PESRUARI 1983 TENT.t\NG PENGEMBANGAN PEDm~AN PELAYANAN TATA USAHA PERGURUAN TINGGI Dl LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBU-DAYAAN • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • i v

I. POLA KLASIFIKASI KEARSIPAN PERGURUAN TINGGI Dt LINGKUNGAN DEPARTEMEN PEND I Dl KAN DAN KEBUDAYAAN • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • .· 1

1. Dasar Penyusun an Pola Klasifikasi ••••••••••••••••••• 1 2. Jenjang Masalah Kearsipan ••••••••••••••••••••••••••• :1 3 • Ko de K r as i f i k as i • • • • • • . • • • • • . • • • . • • • . • • • . • • • . • . • • . . . 2 4. Bidang Klasifikasi •••••••••••••••••••••••••••••••••• 2 -5. Pengg unaan Kode Klasifikasi •••••• .-.................. 3 6. Daftar Kode Klasiflkasi Kearslpan Bi dang Substantif

di Lingkun gan Universitas/lnstltut Ne geri ••••••••••• 4 7. Dafta r Kode Klasifikasi Kearsipan Bidang Fasil itatif

Di Lin gkun gan Universitas/lnstitut Ne geri ••••••••••• 24

II. PEDOMAN PENYUSUNAN JADWAL RETENSI ARSIP PERGURUAN TINGGI Dl LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN •••••• 45

1. Pendahuluan ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• 45 2. Arsip Dinamis dan Statis •••••••••••••••••••••••••••• 46 3. Kegun aan Jadwal Retensi ••••••••••••••••••••••••••••• 47 4. Dasar Penentuan Jadwal Retensi •••••••••••••••••••••• 48 5. lnventarisasi Arsip ••••••••••••••••••••••••••••••••• 49 6. Menilai Kegunaan Arsip •••••••••••••••••••••••••••••• 50 7. Bentuk Pol a Jadwol Retensi •••••••••••••••••••••••••• 54 8. Tatacara Penyusun0n Jadwa I Retens i ••••••••• , • • • • • • • • 55 9. Penyusutan Arsip •••o•••••••••••••••••••••••········· 56

Ill. PEDOf'.1AN PENYUSUNAN TATA RUANG KANTOR PERGURUAN Tl NGG I Dl LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN ••••••••• 74

1. Pendahuluan .......................................... 74 2. Pen ge rt i an . . . . . . . . . . . . . . • . . • . . • • • . . • . • . . . . • . . . . . . . . • 75 3. Macam-macam Tata Ruan g Kantor ••••••••••• , • • • • • • • • • • 78 4. Pedoman Penyusunan Tata Ruan o Kantor • • • • • •.• • • • • • • • • • 79 5. Pembakuan Alat-atat Ke rja ••••••••••••••••••••••••••• 86

i i

Halaman

IV. PEDOMAN PEMBAKUAN FORMULIR BAGI PERGURUAN TINGGJ Dl LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN ••••••• 97

1. Pendahuluan ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• 97 2. Pen ge rt i Sn •.••••••••••••••••••••••• «" • • • • • • • • • • • • • 9 8 3. Pentingnya Pembakuan Formull r • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 99 4. Pe doman Pemb uatan Fo rmu I i r • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 1 00 5. Prosedur Pembuatan Formul i r • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 104 6. Pen gen dall an Fo rmul i r • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 105

I

KATA PENGANTAR

Pedoman Pelayanan Ketata Usahaan untuk rerguruan tlnggi di lingkungan

Departemen Pendldikan dan Kebudayaan diatur dalam Keputusan Direktur

Jenderal Pendidikan Tinggl Nomor 027/DJ/Kep/1979, tertanggal 10 April 1979.

Dalam pelaksanaan teknisnya pedoman pelayanan ketata-usahaan perlu di

kembangkan di maslng-maslng perguruan tinggl, mengingat renjelasan di dalam Lampiran maslh berslfat pola.

Hal tersebut dimaksudkan agar dapat lebih menunjang kelancaran tugas pokok perguruan t'J ngg i.

Pengembangan ini mel iputl beberapa hal, yaitu pola klasifikasl kear

sipan, penyusunan jadwal retensl arslp, penyusunan tata ruang kantor dan pembakuan formulir.

Semoga pengembangan pedoman pelayanan tata usaha inl dapat membantu

para petugas dan pejabat yang menangani bidang ketata-usahaan di Per

guruan Tinggi di I ingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

Jakarta, 11 Februarl 1983

Direktur Jenderal Pendidikan Tlnggi ttd.

D.A. TISNA AMIDJAJA

iii

SAL I NAN KERJTUSAN

DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI DEPARTH1EN PEND ID I KAN DAN KEBUDAYAAN

REPUBLIK INDONESIA

No. 12/DJ/Kep/1983

tentang

PENGEMBANGAN PEDOMAN PELAYANAN TATA USAHA PERGURUAN TINGGI Dl LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI,

Menimbang : a. bahwa perkembangan pekerjaan ope rasional di perguruan

tinggi di I ingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudaya

an perlu diimbangi dengan peningkatan pelaksanaan ketata

usahaannya;

b. bahwa berhubung dengan hal tersebut pada butir a di atas

dipandang perlu mengembangkan Pedoman Pelayanan Tata

Usaha Perguruan Tinggi.

Menglngat . : 1. Undang-undang No. 22 tahu~ 1961;

Menetapkan:

Pertama

2. Peraturan Pemerintah No. 5 tahun 1980;

3. Keputusan Presiden Republik Indonesia:

a. No. 44 tahun 1974;

b. No. 45 tahun 1974, sebagaimana telah dlubah/dltambah terakhir dongan Keputusan Preslden No.15 tahun 1982;

c. No. 86/M tahun 1976;

d. No. 59/M tahun 1978;

4. Keputusan Menter! Pendidikan dan Kebudayaan No.0222c/0/ 1980.

M E M U T U S K A N

Memberlakukan ketentuan sebagaimana tersebut dalam lampiran

I, I I, II I dan IV Keputusan lni sebagal Pengembangan Pede

man Pelayanan Tata Usaha Perguruan Tinggi di llngkungan De

partemen Pendidikan dan Kebudayaan.

Kedua

Ketiga

Keempat

-2-

Hal-hal fain yang befum diatur dalam Keputusan ini akan ditetapkan dalam ketentuan tersendiri.

Jfka ternyata terdapat kekeliruan dalam Keputusan ini akan

diadakan perubahan sebagaimana mestinya.

Keputusan inf mulai berlaku sejak ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta

Pada tanggal: 11 Februari 1983

DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI

ttd.

D.A. TISNA AMIDJAJA

LAMP IRAN Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Nomor : 12/0J/Kep/1983 Tangga I : 11 Februar i 1983

I. POLA KLASIFIKASI KEARSIPAN PERGURUAN TINGGI 01 LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

1. DASAR PENYUSUNAN POLA KLASIFIKASI

Universitas/lnstitut Negeri sebagai suatu lembaga pendidikan

tinggi mempunyai fungsi sebagai pengemban Tri Dharma Perguruan

Tinggi. Tri Dharma tersebut meliputi Dharma Pendidikan dan Pe

ngajaran, Dharma Penelitian dan Dharma Pengabdian Kepada Masyarakat.

Dalam melaksanakan Tri Dharma, unlversitas/institut perlu dl

tunjano oleh kegiatan administrasi. Dengan demikian kegiatan

administrasi dalam lingkungan universitas/institut yang mel ipu

ti kegiatan teknis/substantif dan penunjangan/fasi I itatif harus

menunjang Tri Dharma di atas. Semua kegiatan tersebut perlu di

ikuti dengan pelayanan tata usaha yang rapi dan teratur. Guna

menjamin keseragaman dalam pelayanan tata usaha, maka dlkeluar

kanlah Buku Pedoman Pelayanan Tata Usaha bagi Universitas/lnstl~ tut Negeri.

Buku Pedoman tersebut mel iputi 7 (tujuh) bab, satu diantaranya

adalah Bab VI tentang Pedoman Penataan Berkas, merupakan pola

baru dalam cara-cara menyimpan/menata arsip. Cara menyimpan/

menata arsip tersebut didasarkan atas klasifikasi masalah yang

terkandung di dalam masing-masing warkat dljabarkan darl Tri Dharma Perguruan Tlnggi.

2. JENJANG MASALAH KEARSIPAN

Secara berjenjang masalah-masalah itu dlbagi menjadl: 1. Masalah Utama;

2. Masalah;

3. Sub Masalah;

Masalah Utama mengikat suatu arsip sepanjang hal ltu menyangkut

2

tugas pokok/penunjang Universitas/lnstitut tersebut sehlngga

mempunyai lingku p yang luas. Sedangkan Masalah merupakan bagi

an dari Masalah Utama. Sub Masalah meru pa kan bagian yang efe

menter, jadi fingkupnya pun febih sempit dari Masalah dan karenanya mempunyai f lngkup yang lebih sempit.

Masalah-masalah dalam arsip Unlversitas/lnstitut dibedakan men

jadi bidang substantif yang mel iputi tugas pokok pendidikan dan

pengajaran, penel itian, pengabdian pada masyarakat dan kemaha -

siswaan, serta bidang fasifitatif yang menyangkut tugas administrasi umum Universitas/lnstltut.

3. KOOE KLAS IF I KAS I

Guna memudahkan cara mengingat, maka pe fba9a i bidang substantlf

dengan jenjangnya masing-masing diberi kode yang jerdiri dari gabungan huruf dan angka.

Masalah Utama diberi kode satu huruf ka plta l.

Untuk mas a I ah d.i ber i kode angka arab sampa i 2 dig ita I. · Sedang

untuk bidang fasil ltatif Masalah Utama diberi kode 2 huruf kapl

tal, untuk Masalah dan Sub Masafah sama seperti pada bidan9 substantif.

4. Bf DANG KLAS f F I KAS f

Pembidangan yang disusun dafam po fa kfasifika~i kearsi pa n ini me I i put! :

1. (I) Pendidikan dan Pengajaran;

2. (M) Penel itian; 3. (C) Pengabdian pada Masyarakat; 4. <X) Kemahasiswaan;

5. (PR) Perencanaan;

6. <KU) Keuangan;

7. <KP) Kepegawaian; 8. <TL) Tatalaksana;

9. <UM) Umum.

•

3

5. PENGGUNAAN KODE KLASIFIKASI

Cara menggunakan kode klaslfikasi dalam rangka menyimpan dan

menata arsi p telah dikemukakan dalam Buku Pedoman. Satu hal

yang pe rlu dlsampaikan disini ialah banyak keluhan-keluhan dari

Universitas/lnstitu+ bahwa kode klasifikasl yang dilampirkan se

bagai contoh dalam Buku Pedoman Pelayanan Tata Usaha di lingku

ngan perguruan tinggi masih belum sepenuhnya mencakup kehidupan masalah yang ada.

Bertolak dar! kenyataan itu, Tim mencoba meningkatkan kegunaan

kode klasifikasi kears1 pan itu sehingga lahir pola klasifikasi

yang sekarang (lihat daftar kode klasifikasi berikut>. Kodenya

tidak berbeda, hanya item masalah. Masalahnya mengalaml renam

bahan, renyesuaian me lalui pimpinan yang menangani bldangnya ma

sing-masing di unit-unit organisasi pe rguruan tlnggi. Diharap

kan kode klasifikasi masalah kearsi pan yang baru ini dapat lebih memenuhi kebutuhan yang nyata-nyata ada.

Bagi Universitas/lnstitut yang sementara telah membenahi arslp

nya dan telah berjalan dengan kode yang lama, klranya sudah blsa

memulai memikirkan secara berangsur-angsur untuk menyesuaikan dengan kode yang baru.

.,

DAFTAR KOOE KLASIFIKASI KEARSIPAN ~ !DANG SUBSTANTIF

Dl LINGKUNGAN UNIVERSITAS/INSTITUT NEGERI

I KODE I MASALAH

l , , l I PEND I D I KAN DAN PENGAJ ARAN 00 Peraturan Perundang-undangan Produk Lembaga Ter-

tinggi dan Lembaga Tinggi Negara

01 Undang-Undang Dasar 1945

02 . Ketetapan MPR

03 Undang-Undang

04 Peraturan Pemerlntah Pengganti Undang-Undang

05 Peraturan Pemerintah

06 Ke putusan Presiden

07 lnstruksi Presld~

08 -------------------------

09 I -------------------------

01 l I Pe~aturan Perundang-undangan Produk Departemen Pendidikan dan Kebudayaan

01 I Kep Ke r utusan Menter! 02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

Kerutusan Bersama Mente r!

lnstruksl Menter!

Edaran Menter!

. Kerutusan D i rektur Jendera I

Ke putusan Bers ama Direktur Jenderal

lnstruksi Direktur Jenderal

Edaran Direktur Jenderal

Keputusan lns pektur Jenderal

lnstruksi lnsrektur Jenderal

Edaran lns pektur Jenderal

-------------------------

A!

K 0 D E

OT 01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

03

01

02

03

04

05

04

01

02

03

04

05

06

07

08

5

M A S A L A H

Peraturan Perundang-undangan Produk Departemen Lain dan Lembaga Non Departe~ntal

Keputusan Menteri

Keputusan Bersama

lnstruksi Menter!

Edaran Menteri

Keputusan Badan Admlnistrasi Kepegawalan Negara (BAKN)

lnstruksi Badan Administrasi Kepegawalan Negara (BAKN)

Edaran Badan Administrasi Kepegawaian Negara CBAKN)

Keputusan Lembaga Adminlstrasi Negara (LAN)

lnstruksi Lembaga Administrasi Negara (LAN)

Eda run Lembaga Administrasi Negara (LAN)

Konse p l

I s s u e s

Permasalahan Pokok

Perurnusan Kebljakan

Jenjang (Strata) Pendidikan

Program Sarjana CS1)

Program Pasca Sarjana (S2)

Program Doktor (S3)

Program Spes ialis

Program Spesialis I I

Program Akta

Program Akta I I

Program 1\kta I I I

K 0 D E

I 09

10

11

12

13

14

15

16

05

01

02

03

04

05

06

07

08

06

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

I 07

I 01

~1ASALAH

Program Akta IV

Program Akta V

Program Diploma ( s 01)

Program Diploma I I (S 02)

Program Dirloma I I I (S 03)

Program Khu5us

K u r i k u I u m

Mata Kul iah Da5ar Umum

Mata Kuliah Keahl ian Da5ar

Mata Kuliah Keahlian Khu5us

s i I a b i

Mata Kuliah Kejuruan

Kurikulum Inti

Pengembangan Kurikulum dan Si lab!

Per5iapan Perumu5an

Perumusan/Penyu5unan

Percobaan/Perintisan/Try out

Pen I Ia ian

Penyempurnaan

Pengukuhan

Program

Materi

K o n 5 o r 5 i a

Pendidikan

6

K 0 0 E

I

08

09

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

01

02

03

M A S A L A H

I

Matematika dan I lmu Pengetahuan

Sosial

Psi koiOfJ i

Pertanian

Hukum

Ekonomi

Sastra dan Fi lsafat

Seni

Kedokteran ·

Antar Bidang

Te knologi

Karya llmiah

Lomba Karya I lmiah

Penu I i san 0 i ktat

Penu I i san Buku

Penul isan Skri psi

Penulisan Thesis

Penul isan Disertasi

Naskah Pidato Pengukuhan Guru Besar

Naskah Pidato Dies Natalis

Naskah Pldato lnaugurasl

Research Pa per/Masalah Penel itlan

--------------------------------------------------------------------------

Bimbingan dan Penyuluhan

Bimbingan Mahasiswa

Bimbingan Siswa

Bimbingan Belajar

""

7

'

K 0 0 E

I 04

05

06

07

10

01

02

03

04

05

06

11

01

02

03

04

05

06

07

12

01

02

03

04

05

06

07

13

01

M A S A L 1\ H

Blmblngan Masyarakat

Gimblngan Mlnat

P r a k t i k u m

Praktikum Pendidikan

Praktikum/Praktek La pangan

Praktlkum Micro Teaching

Praktikum Laborat orium

Sistem Pengajaran

Sistem Tahunan

Sistem Semester

Slstem Kredit

Slstem Module

Sistem Pengajaran Terr adu

~roses Belajar dan Mengajar

Metoda

Program

Tujuan Pendidlkan

8

Program Pengajaran Slstem lnstrukslonal (PPSI)

Desain Sistem lnstruksional

Peningkatan Mutu

Penataran

K 0 D E

I 02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

14

01

02

03

04

05

06

07

08

15

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

M A S A L A H

Seminar/Lokakarya Dalam Negeri

Seminar/lokakarya Luar Negerl

Pencangkokan

Tugas Belajar dl Dalam Negeri

Tugas Belajar dl Luar Negerl

Pembibitan/Pemanduan

Peniti pan

Latlhan

---------------------------------------

Pagelaran/Pameran/Festlfal Seni

Seni

Sen! Muslk

Seni Kria

Seni Ru pa dan Desain

Sen! Drama

Appresiasi

------------------------------------------------------------------------------

Pendldikan dan Pengajaran

Penerimaan Mahaslswa Baru

Jadwa l Tahun Akademi

Perku I i ahan

Ujian

Transki p Study

Judicium

Wisuda

I j azah

Mutasi Mahasiswa/Scorsing

Ucapan Pengukuhan Doktor HC

Guru Besar

•

9

K 0 0 E

I I 12

13

14

16

01

02

03

04

05

06

07

08

09

17 01

02

M A S A L A H

As i stens i .

Kelembagaan Penunjang

Dewan Penyantun

Senat Universitas/lnstitut

Senat Fakultas

Badan Koordinasi Kemahasiswaan

Himpunan lkatan Sarjana

Badan Koordinasi Keaktifan Intern Mahasiswa

Penasehat Akademis

--------------------------------------- dst.

--------------------------------------- dst.

Ml I IPENELITIAN

00 I I Peraturan Perundang-undangan Produk Lembaga Ter-tinggi dan Lembaga Tinggi Negara


10

02 Ketetapan Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR)

03 Undang-undang

04 Peraturan Pemerintah Penggantl Undang-undang

05 Pe ruturan Pemer·i ntah

06 Keputusan Presiden

07 lnstruksi Presiden

08 ---------------------------------------

09 I ---------------------------------------

K 0 D E

of 01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

I 02

I 01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

M A S A L A H

Peraturan Perundang-undangan Produk Departemen Pendidikan dan Kebudayaan

Keputusan Menter!

Keputusan Bersama Menteri

lnstruksi Menteri

Edaran Menteri

Keputusan Direktur Jenderal

Keputusan Bersama Direktur Jenderal

lnstruksl Direktur Jenderal

Edaran Dlrektur Jenderal

Keputusan lnspektur Jenderal

lnstruksl lnspektur Jenderal

Edaran lnspektur Jenderal

Peraturan Perundang-undangan Produk Departemen Lain dan Lembaga Non Departemen

Keputusan Menteri

Keputusan Bersama

lnstruksi Menter!

Edaran Menter!

Keputusan Badan Adminlstrasi Kepegawaian Negara (BAKN)

lnstruksi Badan Adminlstrasl Kepegawaian Negara (BAKN)

Ed a ran Bad an Admin i stras i 'Kepegawa ian Negara (BAKN)

Keputusan Lembaga Administrasi Negara (LAN)

lnstruksi Lembaga Adminlstrasi Negara (LAN)

Edaran Lembaga Admlnistrasi Negara (LAN)

11

K 0 D E -03

I 01

02

03

04

05

04

01

02

03

04

05

06

05

01

02

03

04

06

01

02

03

04

05

06

07

08

09

M A S A L A H

K o n 5 e p 5

Issues

Perma5alahan Pokok

Perumusan Kebljakan

P e d o m a n

12

Kerangka Pengembangan Penel itlan dl Perguruan Tinggi

Pelaksanaan Pengembangan Penelitian dl Perguruan Tingot

Format Usulan Penel itian

Format Laporan Penelitian

P e r I z i n a n

Perlzlnan Administratif

Perizinan Operatif

-------------~-------------------------

---------------------------------------

Pelaksanaan/Operaslonal

Pene I it ian Murn i

Penelltian Terapan

Penel ltian Teknologl

Pene I It ian Sen i

Penelitian Pendidikan/lnstituslonal

Penel itian Publika5i

Monitoring/Evaluasi/Penyiapan Penelitian

------------------------------------------------------------------------------

K 0 D E

07

08

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

M A S A l A H

Pengembangan/Peningkatan Ketra~pilan

Pendidikan dan Keguruan

Matematika dan I lmu Pengetahuan Alam

So5ial, Budaya dan Praktek

Psikologi

Pertanlan/Peternakan

Hukum

Ekonomi

Sa5tra den Fi l5afat

Tekno log i

Kedokteran/Kedokteran Gi g i

Antar Bidang (Seni)

Agama

Demoorafi

Lingkungan Hidup

J a s a

I n 5 t i t u 5 i o n a I

rendidikan dan Keguruan

Matematlka dan I lmu Pengetahuan Alam

So5ial, Budaya dan Politik

P5ikolog i

Pertanian/Peternakan

Hukum

Ekonomi

Sa5tra dan Fil5afat

Teknotooi

Kedokteran/Kedokteran Gigi

Antar Bidang (Seni)

Agama dan Humanlora

Demograf i

13

K 0 0 E

I 14

15

16

17

I 09

I 01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

10

01

02

03

04

05

06

07

08

-

M A S A L A H

Li ngkungan HI dup

J a 5 a

14

Pengembangan I lmu Aengetahuan, Teknologi 5erta Seni


Matematlka dan llmu Pengetahuan Alam

So5ial, Budaya dan Pol itlk

P5ikologl

Pertanlan/Peternakan

Hukum

Ekonomi

Sa5tra dan Fl l5afat

Teknologi

Kedokteran/Kedokteran Gig!

Antar Bidang

Agama dan Humaniora

Demograf I

Li ngkungan Hid up

J a 5 a

Stud! Sektoral dan Regional


Matematlka dan I lmu Pengetahuan Alam

So51al, Budaya dan Politik

P5lkologi

Rertanian/Peternakan

Hukum

Ekonomi

Sa5tra dan Fi l5afat

K 0 0 E

I 09

10

11

12

13

14

15

16

17

I 11

I 01

02

03

04

05

06

07

12

01

02

03

04

05

13

01

02

03

04

05

06

M A S A L 1\ H

Teknologi


Antar Bldang <Seni)

Agama dan Humanlora

Demografi

Li ngkungan Hi dup

J a s a

K e r j a s a m a

Universltas/lnstltut/Sekolah Tlnggi Negeri

Universltas/lnstitut/Akademi/Sekolah Tinggl Swasta

Departemen/Lembaga non Departemen

Pemerintah Daerah

Luar Nege ri

Has i I Pene I it I an

Laporan

Dokumentas i

Pub I ikasi/Penyebaran lnformasi

Saran a .

Ke pegawa i an

Keuangan

Perlengkapan

Tempat

15

c

K 0 D E -14

I

I 15

I

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

01

02

01

02

03

04

05

06

07

08

09

M A S A L A H

K o n s o r s i a

Pendldikan dan Keguruan

Matematika dan I lmu Pengetahuan Alam

Sosial, Budaya dan Politik

Psikologi

Pertanian/Peternakan

Hukum

Ekonomi

Sastra clan Fi lsafat

Teknologi


Antar Bidang

--------------------------------------- dst.

--------------------------------------- dst.

PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

Peraturan Perundang-undangan Produk Lembaga Tertlnggi dan Lembaga Tinggi Negara

Undang-undang Dasar 1945

16

Ketetapan Majel is Permusyawaratan Rakyat CMPR)

Undang-Undang

Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang

Peraturan Pemerintah

Keputusan Presiden

lnstruksi Preslden

K 0 0 E

~ 01

02

03

04

05

06

07

03

09

10

11

12

13

02

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

17

M A S A L A H

Peraturan Perundang-undangan Produk Oepartemen Pendidikan dan Kebudayaan

Keputusan ~~enteri


lnstruksl Menteri

Edaran Menter!

Keputusan Oirektur Jenderal

Keputusan Bersama Oirektur Jenderal

I nstruks i 0 i rektur Jende ra I

Edaran Oirektur Jenderal


lnstruksi lnspektur Jenderal

Edaran lnspektur Jenderal

Peraturan Perundang-undangan Produk Oepartemen Lain dan Non Oepartemental

Keputusan Menteri


lnstruksi Menteri

Edaran Menter i

Keputusan Badan Administrasi Kepegawaian Negara CGAKN)

lnstruksi Badan Administrasi Kepeg~walan Neg a ra ( OAKN)

Edaran Badan Administrasl Kepegawalan Negara (8/\KN)

Keputusan Lembaga Adminlstrasi Negara (LAN)

lnstruksi Lembaga Admlnistr~si Negara (LAN)

Edaran Lembaga Administrasl Negara <LAN)

K 0 0 E

I 03

I 01

02

03

04

05

06

07

04

01

02

03

04

05

05

01

02

03

04

06

01

02

03

04

05

06

07

08

M A S A L A H

Peraturan Perundang-undangan Produk Universitas/ lnstitut/Kopertis

Keputusan Rektor/Kopertis

Keputusan Bersama

lnstruksi Rektor/Kopertis

Edaran Rektor/Kopertis

Keputusan Dekan/Ketua Lembaga

Konsepsl

Issues

Permasalahan Pokok

Perumusan Kebijakan

P e rencanaan

Pedoman/Juklak

Program Ker ja

Pengembangan/Penerapan dan Pengenalan I lmu Pengetahuan dan Teknologi serta Seni

Pend i d i kan I I mu

~1atemat i ka dan I I mu Pengetahuan

Sosial

Psikologi

Pertan ian

Hukum

Ekonomi

Sastra dan Fi lsafat

18

,

K 0 0 E -09

10

11

12

13

14

07

01

02

03

04

05

06

07

08

01

02

03

04

05

09

01

02

03

04

05

06

07

M A S A L A H

Teknologi

Kedokteran

Antar Bidang (Seni)

J a s a

-------------------------------------

K e r j a S a m a

19

Unlversitas/lnstitut/Sekolah Tinggi/Akademi Negeri

Universitas/lnstltut/Sekolah Tinggi/Akademl Swasta

Oepartemen/Lembaga Non Oepartemen

Peme r in ta h Dae rah ( Pemda)

Luar Negeri

Bantuan

Mahaslswa

Pengajar

Saran a

K u I I a h K e r j a

Kul lah Kerja Nyata (KKN)

Kul iah Kerja Lapangan (KKL)

Kemah Kerj a Mahasiswa (KKM)

Bimblngan Kemasyarakatan

Bakti Sosial Mahasiswa

Latihan Kerja Keterampilan Kel il ing (LKKK)

Evaluasi

K 0 D E -08

09

10

11

10

01

02

I X

00

I 01

02

03

04

05

06

07

08

09

01

01

02

03

04

05

06

07

08

20

M A S A l A H

Laporan

Penyebaran lnformasi

------------------------------------- dst.

------------------------------------- dst.

K E M A H A S I S W A A N Peraturan Rerundang-undangan Produk Lembaga Tertinggi dan Lembaga Tinggi Negara

Undang-undang Dasar 1945

Ketetapan Majel is Permusyawaratan Rakyat <MPR>

Undang-undang

Reraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang

Peraturan Femerintah

Keputusan Preslden

lnstruksi Presiden

Pe raturan Perun dang-undangan Produk Departemen Pendidiknn dan Kebudayaan

Keputusan Menter!

Keputusan Bersama Menter!

lnstruksi Menter!

Edaran Menteri

Keputusan Dlrektur Jenderal

Keputusan Bersama Direktur Jenderal

lnstruksi Dlrektur Jenderal

Edaran Direktur Jenderal

K 0 D E r-r· I 09

10

11

12

13

02

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

03

01

02

03

04

05

04

01

02

M A S A L A H


I nstruks i I nspektur Jendera I

Ed a ran I nspektur Jen dera I

Peraturan Perundang-undangan Produk Lain dan Lembaga Non Oepartemental

Keputusan Menteri

Keputusan Bersama

lnstruksi Menteri

Edaran ~1enteri

Keputusan Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN)

lnstruksl Badan Adminlstrasi Kepegawaian Negara (BAKN)

21

Edaran Badan Administrasl Kepegawalan Negara (BAKN)

Keputusan Lembaga Administrasi Negara (LAN)

lnstruksi Lembaga Admlnistrasi Negara (LAN)

Edaran Lembaga Administrasi Negara (LAN)

---------------------------------------

Konseps

Issues

Permasalahan Pokok

Pe rumusan Keb i j akan

K e s e j a h t e r a a n

Blmbingan Penyuluhan

Tunjangan Belajar/Beasiswa

K 0 D E

-r 03

04

05

06

07

08

09

05

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

06

01

02

03

04

05

I 01

I 01

02

03

04

M A S A l A H

Pengadaan dan Penyelenggaraan Bursa Buku

Pengadaan dan Penyelenggaraan Asrama

Pengadaan dan Penyelenggaraan Kafetaria

Pengadaan dan Penyelenggaraan Poliklinik

Pengadaan dan Penyelenggaraan Koperasi

--------------------------------------

M i n a t

01 ahraga

Kesen 1 an

Pers Kampus

Peclnta AI am

Kemah Ker ja

Pramuka

Resimen Mahasiswa

Widya Wisata

--------------------------------------

Kebutuhan Dasar

Pengembungan Kemampuan Penalaran

Pengembangan Kreatifitas

Pengembangan Ketajaman Penglnderaan

P e m b l n a a n

Pendidikan Pers Kampus Mahasiswa

22

Pola Pembinaan dan Pengembangan Pers Kampus

Pemilihan ~~ahaslswa Teladan

Pembentukan Badan Kerjasama Antar Lembaga Kemahasiswaan <BKALM)

K 0 D E -05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

08

01

02

23

M A S A l A H

Pembinaan/Pengembangan lkatan Senat Mahasiswa Sejenis (ISMS)

Lomba Karya lnovatif Produktif

Pekan Olahraga dan Sent

Pembinaan Kemahasiswaan

Penel itian Masalah Kemahasiswaan

Latihan Keterampilan Manajemen Mahasiswa CLKMM)

Resimen Mahasiswa CMENWA)

Mahasiswa Indonesia dl Luar Negeri

Kerjasama Antar lnstansi

--------------------------------------- dst.

--------------------------------------- dst.

DAFTAR KODE KLASIFIKASI KEARSIPAN BIDANG FASILITATIF

Dl LINGKUNGAN UNIVERSITAS/INSTITUT NEGERI

24

-=======================================================================

FR

K 0 D E

00

01

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

01

M A S A L A H

P E R E N C A N A A N

Peraturan Perundang-undangan

Undang-Unda~g Dasar 1945

Ketetapan Maje I is Pe rmusyawaratan Rakyat (MPR)

Undang-un dang



Keputus an Presiden

lnstruksi Presiden

Keputusan Bersama Tlngkat Menteri

Keputusan Menter!

lnstruksi Menteri

Edaran Menteri

Keputusan Bersama Tingkat Pimpinan Unit Utama

Keputusan Pimpinan Unit Utama

lnstruksi Pimpinan Unit Utama

Memo Pimpin an Unit Utama

Not a Pimpin an Unit Utama

Edaran Pimpinan Unit Utama

Pengaturan Peri z in an

Keputusan Rektor

Keputusan Kopertis

I nstruks i Rektor

lnstruksi Kopertis

Edaran Rektor

Edaran Kopertis

Konseps

I novas I

K 0 D E -02

03

04

02

01

02

03

04

0.5

06

07

08

09

10

11

12

13

03

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13 j

M A S A l A H

Perumusan Kebijakan

------------------------------------------------------------------------------

R u t i n

Pengumpulan Data

Pengolahan Data

Evaluasi Data

Pen yaj ian Data

Penyusunan Data

Penyusunan Program

Penyusunan Uraian Keglatan

Penyusunan Daftar Usulan Kegiatan

Pelaksanaan Proqram

Pengawasan

Pengen da I ian

P e m b a n g u n a n

Pengumpulan Data

Pengo I a han Data

Evaluasi Data

Pen yaj ian Data

Penyusunan Rencana

Penyusunan Program

Penyusunan Pola Operasional

Penyusunan Daftar Usulan Proyek

Pelaksanaan Program

Pengawasan

Pengendall an

25

K 0 0 E

ofn + . 01

05

I 06

I

07

00

02

03

04

05

06

01

02

03

04

05

06

01

02

03

04

01

02

01

02

03

04

M A S A l A H

R u t i n Laporan

Bulanan

Trlwul an

Tengah Tahun

Tahunan

Laporan Pembangunan

Bu I an an

Trlwul an

Tengah Tahunan

Tahunan

E v a I u a s i

Rutin

Pemb an gun an

--------------------------------------- dst. i

------------------------------------------------------------------------------ dst.

KEUANGAN


Undang-Undang Dasar 1945

•.

26

Ketetapnn Majel is Permusyawaratan Rakyat <MPR)

Undang-un dang

Peraturan Pemerlntah

K 0 D E I -05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

01

01

02

03

04

05

06

07

08

09

M A S A l A H

Keputusnn Presiden

lnstruksi Presiden

Keputusan Bersama Tingkat Menter!

Keputusan ~~enter!

lnstruksi Menteri

Edaran Menteri

27

Keputusan Bersama Tingkat Pimplnan Unit Utama

Keputusan Pimpinan Unit Utamn

lnstruksi Pimpinan Unit Utarna

Memo Pimpinan Unit Utama

Nota Pimpinan Unit Utama


Pengaturan Peri z in an

Keputusan Rektor

Keputusan Kopertis

Perencan aan Anggaran Rutin

Data

Urai an Kegiatan Operasional Rutin (UKOR) Terurc:li

UKOR lnduk

Memo Program Koordinatif <MPK)

Nota Keuangan

Daftar Usul an Kegiat r.n (DUK)

Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara r. ( RAPBN )

----------------------------------------------------------------------------

K 0 D E

ol I 01

02

03

04

05

06

07

08

09

03

01

02

03

04

05

06

07

08

09

04

01

02

03

04

05

06

07

08

28

M A S A L A H

Perenca~aan Anggaran Pembangunan

Data

Uraian Kegiatan Operasional Pembanqunan (UKOP) lnduk

Uraian Keglatan Operasional Pembangunan (UKOP) Terurai

Memo Program Koordinatif (MPK)

Nota Keuangan

Daftar Usulan Proyek <DUP)

R A P 8 N

Penyusunan Anggaran Rutin

Plafon

Pra Daftar !sian Keglatan (DIK)

Daftar lsian Kegiatan (DIK)

Usulan Revis! DIK/Dispensasi

Persetujuan Revisi

Usulan Pencairan

Pe rsetuj uan Pen ca i ran

Penyusunan Anggarcm Pembangunan

Plafon

Pra DIP

Lemba ran Ke r j a

Daftur lsian Proyek <DIP)

Supplement DIP

Petunjuk Operasional (PO)

Usul Revis! DIP/Dispensasi

Persetujuan Revisi DIP

K 0 D E -

09

10

11

12

05

01

02

03

04

05

06

07

06

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

I 07

I 01

02

03

04

,.

~1 /\ S A L A H

Usul Pencalran

Persetujuan Penca iran

Pelaksanaan Anggaran Rutin

Surat Permintaan Pembayaran <SPP)

Surat Perintah Memboyar Uang (SPMU>

Surat Persetujuan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan/Menteri Keuangan

Surat Pertanggung Jawaban (SPJ)

Laporan Keadaan Kas Bendaharawan (LKKB)

Pelaksanaan Anggaran Pembangunan

Surat Permintaan Pembayaran (SPP)

Surat Perintah Membayar Uang (SPMU)

Surat Persetujuan Menteri Pendldikan dan Kebudayaan

Surat Persetujuan Menter! Keuangan

Surat Persetujuan Menteri Keuangan/BAPPENAS

Surat Persetujuan Tim Pengendalian

Surat Persetujuan Plmpinan Unit Utama

Surat Persetujuan Pemimpin Pr0yek

Surat Pertanggung Jawaban (SPJ)

Laporar Keadaan Kas Bendaharawan (LKKB)

Perhitungan Anggaran Rutin

Daftar Perhitungan Anggaran

Nota Keberatan

29

-----..

K 0 D E

0~ 01

02

03

04

09

01

02

03

04

05

06

10

01

02

03

04

OS

06

07

08

09

10

11

01

02

03

04

M A S A L A H

Perhitungan Anggaran Pembangunan

Daftar Perhltungan Anggaran

Nota Keberatan

Perbendaharaan Pembangunan

Pengangkatan dan Pemberhentian Bendaharawan

Tuntutan Ganti Rugi <TGR>

Berita Acara Pemeriksaan

Laporan

Pendapatan Negara/APBN

Pajak

Has i I Penjual an

Sewa Buruh

Pungutan Ganti Rugl

Bunga Plutang

Kelebihan Pembayaran

Sumbangan Pembinaan Pendldikan (SPP)

Pendapatan lain-fain

Anggaran Belanja Tambahan CAST)

Usul-usuf

Surat Keputusan Menter! Keuangan

30

K 0 D E

12

00 I

01

02

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23 24

~1 A S A L A H

K E P E G A W A I A N



31

Ketetapan Majel is Permusyawaratan RakyatCMPR)

Undang-undang



Keputusan Preslden

lnstruksi Presiden

Keputusan Bersama Tingkat Menteri

Keputusan Menteri

lnstruksi ~~nterT

Edaran Menteri

Keputusan Badan Admlnistra~i Kepegawaian Negara <BAKN)

lnstruksi Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN)

Edaran Badan Administrasi Kepegawaian Negara CBAKN)

Keputusan Lembaga Administrasi Negara <LAN)

lnstruksi Lembaga Admlnlstrasi Negara CLAN)

Edaran Lembaga Administrasi Negara <LAN)

Keputusan Bersama Tingkat Pimpinan Unit Utama


~~mo Pimpinan Unit Utama



Pengaturan Perizinan

Keputusan Rektor

K 0 0 E -25

26

27

28

01

01

02

03

04

05

06

07

08

09

02

01

02

03

04

05

06

07

08

03

01

02

03

04

05

M A S A L 1\ H

Keputusan Kopertis

Keputusan Yayasan

Pe ren can a an Keb utuhan Pegawa i

lnventarisasi Jabatan

/\nalisa Jabatan

Uraian Jabatan

Evaluasl Jabatan

Kual ifikasi Jabatan

Klasifikasi Jabatan

Daftar Urutan Kepangkatan

Formas i Pegawa i

Keadaan Pegawa i

Kebutuhan Pegawal

Anqga ran Pegawa i

Statistik Pegawai

Pengusulan Formasi

Penetapan Formas i

Pengadaan Pegawa i

._;!;,~~ .~~.:- ~ .. - ~ .· '4i~ ... ,...

Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sip! I

Pengangkatan Menjadi Pegawai Negeri Slpil

Pemindahan Uang Pesanqon

Pembarian Uang Pesangon

Rehab i I i tas i

32

~ t· ,,

" ' ·, .. J :4. ~·

K 0 D E -

06

07

08

09

10

11

12

04

01

d2

03

d4

05

06

07

08

09

10

11

12

13

I 05

06 I

01

02

03

04

05

06

07

08

~~ASALAH

Pelimpahan

Perbantuan Pega~ai

Penari kan Kemba I i Tenaga Perbantuan

Memperkerjakan Pegawai Banqsa Asing

Dl peker jakan

--------------------------------------

Pembinaan Pegawai

Sumpah/Janji Pegawai

Sumpah/Janji Jabatan

Kehai kan Pangkat

Kenai kan Gaj i

Penyesuaian ljazah

Penlnjauan Masa Kerja

Pemberian Tunjangan Masa Kerja

c u t i

Pemberian Tugas Belajar Dalam Ne9eri

Hukuman Jabatan

Pemberian Tugas Belajar Luar Negeri

·Pemberhentian Pegawai

Tata Usaha Kepegawaian

Kartu Daftar Ulang (KARDAF)

Pengajuan ~omor lnduk Pegawai (NIP)

Daftar Pemegang Nomor lnduk Pegawai

Pengajuan Kartu Pegawai dari Unit (KARPEG)

Pengajuan Kartu Pegawa i ke BAKN (KARPEG)

Daftar Pemegang KARPEG

----------------------------------------------------------------------------

33

K 0 D E

~ 01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

08

01

02

03

04

05

06

07

08

09

09

01

02

03

04

05

06

M A S A L A H

Kesejshteraan Pegawai

Tabungan Asuransi Pegawai Negeri (TASPEN)

T~bungan Pembangunan Nasional (TABANAS)

Asuransi Kesehatan (ASKES)

Koperas i

Pe rumah an

Rekreasi

Olnh Raga

Kesenian

f\ngkutan

Pendidikan dan Latihan Pegawai

An a l isa Kebutuhan

lnventarisasi Kebutuhan/Sa rana

Sekolah Staf Pimpinan Administrasi (SESPA)

Sekolah Pimpinan Administrasi Tingkat Madya <SEPADYA)

Sekolah Pimpinan Administrasi Tingkat Lanj utan ( SEPALA)

Sekolah Pimpinan Administrasi Tingkat Dasar ( SEPADA)

Keter:1mpil an lainnya - ~~~

K e r j a s a m a

Departemen Keuanqan

34

BGdan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN)

Lembaga Administrasi Negara (LAN)

Unit Utama . Unive rsitas/lnstitut/Sekolah Tinggi/Akademi . Kopertis

K 0 DE

I 07

08

09

10

11

12

13

10

01

02

TL

I 00

I 01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

M A S A l A H

Arsip Nasional <Arhas)

Biro Pusat Statistlk <B PS)

Pusat Pendid il an dan Lrut1h an regawa i ( FUSD I KLAT)

Lembaga Persahabatan

Pemerintah Daerah

T A T A l A K S A N A

Peraturan Perun dan g-un dangan


35

Ketetapan ~~aje I is rermusyawaratan Rakyat(MPR)

Undang-undang



Keputusan rresiden

lnstruksi Presiden

Keputusan Bersama Tingkat Menteri

Keputusan Menteri

lnstruksi Menteri

Edaran ~~enteri

Keputusan Bersama Tingkat Pimp in an Unit Utama


lnstruks i Pimpinan Unit Utama

Memo Pimpinan Unit Utama



K 0 DE -18

19

20

21

22

01

01

02

03

04

05

06

07

08

02

01

02

03

04

05

06

03

01

02

~~A SALAH

Pengaturan Perizinan

Kep utusan Rektor

Keputusan Kopertis

----------------------------------------------------------------------------

0 r g a n s a s

Struktur

Fungsi

Wewenang

Pembagian Tugas

Pe rinci an Tugas

Tanggung Jawab

--------------------------------------

Tata Kerja

Sistem dan Prosedur

Pedoman/ J uk I ak

Pembinaan/Efisiensi

Sistem lnformasi Manajemen CSIM)

-------------------------------------- dst.

---------------------------------------------------------------------------- dst.

U M U M

00 I Pe raturan Perundang-undangan


36

02 Ketetapan Majel Is Permusyawaratan Rakyat(MPR)

K 0 D E

I 03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

I 01

r 01

02

03

04

05

06

I 02

I 01

02

37

M A .$ A L A H

Undang-undang

Peraturan Peme rint ah Penggant i Undang-undang

Peraturan Peme rintah

Keputusan Presiden

lnstruksi Presiden

Keputu5an Ber5ama Tingkat Menteri

Keputu5an Menteri

ln5truk5i Menteri

Edaran Menteri

Keputu5an Bersama Tingkat Pimpinan Unit Utama


ln5truksi Pimpinan Unit Utama

~1emo Pimp i nan Unit Utama

Nota Pimp in an Unit htama


Peraturan Periz inan

Keputusan Rektor

Kerutu5an Koperti5

llts~~J~~-l-L'-~~~~-~~~------------~-~~-r~~-~~~~~!-~~---------------

K e t a t a U 5 a h a a n

Per5uratan

Kawnt I Telegram

Surat Panggi I an I Undangan

R e 5

--------------------------------------

Kerumah Tanggaan

Li5trik

A i r

K 0 D E

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

I I

03 I

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

04

01

02

03

04

05

06

MASf-1LAH

fle ra I a tun Kantor

A I at Mob i I i tas

Kenman on / Ketert i ban

KebersLhan I Keindahan

Paka i an Di nas

Perlengkapan Pol ikl inik

Mes in Di se I

Bengke I

F'rotokol

Upacara Hari Nnslonal

Upaca ra Pe I anti kan

Upacara Pemberian Pen ghargaan

Upacara Pengambilan Sumpnh I Janji

Upacara Penandatanganan Dokumen

Upaca r a Bendera

flenerimaan Tamu

Rapat I Sidang

PerjaiAnan Dinas Dalam Negeri

Perencanaan Pe rj a l anan Din as

Perm i ntann Pe r j a I annn Din as

Surat Tuqas

Surat Pe rintah Perjalanan Dinas (SPPD)

38

K 0 0 E

~ 01

02

03

04

05

06

07

06

01

02

03

04

05

06

07

08

07

01

02

03

04

05

06

07

08

08

01

02

M A S A l A H

Perjal anan Dinas Luar Negeri

Perencanaan Per ja I an an Di nas

Permintaan Perjalanan Dinas

Surat Tugas

Surat Perintah Perjalanan Dinas CSPPO)

lji~ ke Luar Negeri

Permintaan Penggandaan

Tik

Stens i I

Foto Copy

Skener (Schanner)

Cetak

J II i d

Penyerahan Penggandaan

Tik

Stens i I

Foto Copy

Skener

Cetak

J i I i d

Penerbitan

Bull ~tin

Hasi I Penel itian

39

K 0 DE -03

04

05

09

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

10

01

02

03

04

05

06

11

01

02

03

04

05

M A S A L A H

Naskah Pidato

Dokumen Phis i k

Kontrak Tanah

Kontrak Bangunan

Kontrak Kerjasama

Kontrak Hak Cipta

Pemil ikan Tanah

Pem il ikan Bangunan

Pemil ikan Kendaraan

Pemit ikan Peratatan Kantor

Maket

Gambar- gamba r asli

Perencanaan Perlengkapan

Rencana Kebutuhan Barang Bergerak

Rencana Kebutuhan Barang Tidak Bergerak

Rencana Penyaluran

Penyusutan/Penghapusan

----------------------------------;---

Pengadaan Perlengkcpan Dalam Negeri

Pra Kua I if i kas i

Surat Penunjukan

Tender

Surat Persetujuan

Surat Pesanan/Surat Perintah Kerja <SPK)

40

K 0 DE

---r 06

07

08

09

10

1 l

12

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

13

01

02

03

04

05

06

07

08

Kontrak

A k t e

M A S A L A H

Berita Acara Penyerahan

Tuntutan (Claim)

Pengadaan Perlengkapan Luar Negeri

Pra Kual ifikasi

Tender

Surat Persetujuan

Surat Perintah Kerja CSPK)

Kontrak

A k t e

Berita Acara

Claim

Licence of Credit (LC)

I j in Import Be.u Masuk

Bantuan Perlenqkapan Dalam Negeri

Kriteria Bantuan

Selektif Konsentrasi

Pemerataan

Penggunaan Bersama (Common Use)

Persetujuan

Berita Acara

41

K 0 D E

:r 01

02

03

04

15

01

02

03

04

05

16

01

02

03

04

17

01

02

03

04

05

06

07

18

01

02

03

04

42

M A S A L A H

Bantuan Pe rlengkapah Luar Negeri

Peralatan Laboratorium Diuraikan Lebih Lanjut

Medi a Pengajaran Dluralkun Lebih Lanjut

----------------------------------------------------------------------------

H i b a h

Ten aga ah I i

Pera I atan

Gedung-~edun~

Perlengkapan Dibuat Sendiri

Alat Pe raga

Peralatan Laboratorium

Tuka r Menukar Fasi I itas

Usulan

Pe rsetujuan

Penafsiran Ha rga

Surat Perjanjian

Beri ta Aca r a

Pinj~man Barang/Perlengkapan

Bukti Peherimaan

Bukti Pengeluaran

K 0 DE

~ 01

02

03

04

05

06

20

01

02

03

04

05

06

07

08

21

01

02

03

04

05

06

22

01

02

03

04

05

M A S A L A H

P er g u da n ga n

Bukt i Pene ri maan

Bukti Penge luaran/Penye r ahan

Be rita Aca ra

Laporan

Pe m e l i ha r aa n

Tanah

Ban gun an

1\l at-a l at Kantor

AI at Mob i I itas

Buku Pe rpustakaan

Al at Te knik

P e n y a I u r a n

Alat-a lat Kantor

AI at Mob i I itas

Buku Pe rpustakaan

Al at Te knis/Ai at Bengke l

--------------------------------------~> • 'I ..... n v e n t a r 1 s a s

Tanah

Ban gun an

Alat-a l at Kantor

AI at ~1ob i I itas

Buku Pe rpustakaan

43

K 0 0 E

I

I 06

07

08

I 23

I 01

02

03

04

05

06

07

08

24

01

02

03

04

25

01

02

M A S A L A H

AI at Tekn i s/Bengkel

P e n g h a p u s a n

Usul Penghapusan

Keputusan Penqhapusan

Pemusnahan

Lelan g

Sewa Bel i

Beri t a Acara

0 a n a I n d u k

Yayasan Perguruan Tin gg i Swasta CYArTIS) Pus at

Yayasan Perguruan Tinggi Swasta CYAPTIS) Wi I ayah

44

PENDAHULUAN

Lampi ran II Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Nemer : 12/DJ/Kep/1983 Tan gga l : 11 Pebruari 1983

PEDOMAN PENYUSUNAN JADWAL RETENSI ARSIP PERGURUAN TINGGI DILINGKUNGAN

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN · KEBUDAYAAN

45

Den gan makin berkembanqn ya kegiatan Perguruan Tinggl dari waktu

ke waktu, baik kegiatan yan g bersifat rutin maupun pembangunan menye

babkan makin besarnya volume arsip pada masing-masing Perguruan Tin g

g i tersebut. Dengan keadaan .yang demikian itu pe rlu adanya penataan

arsip yang sebaik-baiknya agar tidak menimbulkan gangguan ke rja dan

pemborosan pikiran, tenaga, waktu, dan fasi I itas lainnya.

Pentingnya penataan arsip dengan sebaik-baiknya ini telah di

tegaskan oleh Undang -undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ke

tentuan Pokok Kea rsipan, yang dalam pasal 3 menyatakan bahwa : tujuan

kears i pan i a·l ah untuk menj ami n kese I amatan bah an pertanggung jawaban

nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehl

dupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban

tersebut bagi kegi atan Pemerintah.

Yan g dimaksud a rsip dalam pedoman ini ialah arsip menurut Undang

undang No.7 tahun 1971 (pasal 1) yaitu:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima ol e h Lembaga-lembaga Ne

ga ra dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik

dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, da lam rangka pelaksana

an keg iatan pemerintah;

2. Naskah-naskah yan g dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta

dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam ke

adaan tunggal maupun kelompok, dalam r angka pelaksanaan kehidupan

kebangsaan.

Di dalam bidang kearsipan, j adwal retensi arsip merupakan salah

satu sub sistem dari pada sistem kears lpan.

46

Dengan demikian merupakan salah satu unsur utama dalam melaksanakan

sistem kearslpan, khususnya dengan adanya jadwal retensi arslp akan

memudahkan penyusutan dan penghapusan arsip. Bi Ia pelaksanaan penyu

sutan dan penghapusan arsip dapat dilaksanakan dengan tertib, akan

memudahkan penemuan kembal i arsip yang dibutuhkan dan menjamin kese

lamatan bahan bukti pertanggung jawaban nasional . Oleh karena itu

jadwal retensi arsip mutlak perlu dimi I ikl oleh setiap Universitas/

lnstitut Negeri dalam I ingkun~an Departemen Pendidikan dan Kebudayaan .

ARSIP DINIV~IS DAN STATtS

Arsip-arsip mil ik Universitas/lnstitut tidak seluruhnya setiap

harl dipergunakan di dalam proses kerja, tetapi ada kemungkinan satu

arsip sekal i dipakai kemudian habis kegunaannya atau kemungkinan lain,

sekal i dipakai dalam proses kerja sehari-hari, kemudian lama tidak

diperlukan lagi tetapi masih mempunyal ni lai guna .

Dalam hal tersebut di atas Undanq-undang No. 7 Tahun 1971 di dalam

pasal 2 telah membedakan fungsi arsip sebagai b6rikut :

Arsip dinamis, yakni arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehldupan kebangsaan pada

umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelcnggaraan ad

ministrasi negarn;

Arsip statis, yakni arsip yang tidak dipergunakan secara langsung un

tuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya

maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari admlnistrasi negara .

Dengan kata lain arsip dinamis adalah arsip-arsip yang berada

pada masing-masing organisasi pencipta arsip karena masih diperlukan

untuk kepentingan pelaksanaan tugas pekerjaan sehari-hari. Berdasar

kan funqsinya dan juga untuk kepentingan tu9as pekerjaan, arsip dina

mis dapat digolongkan menjadi arsip aktif dan arsip inaktif (semi

statis).

Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan

bagi kelangsungan pekerjaan di I inqkungan satuan kerja (unit pengolah)

pada suatu organlsasi. Pada saat-saat t e rtentu arsip aktif men~alami

perobahan nilai dan artinya, menurut fungsinya dalam administrasi,

47

sehingga nilai dan artinya dalam kehidupan administrasi mulai berku

rang. Artinya bahwa arsip aktif sudah jarang dipergunakan lagi .

Pada tahap ini arsip dikatakan menenpai tahap inaktif.

Arsip inaktif adalah arsip-arsip yang tidak dipergunakan lagi

seeara terus-menerus atau frekuensi kegunaannya oleh unit pengolah

sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi suatu or

ganisasi . Pada tahap inaktif arsip tersebut tidak lagi berada pada

satunn ~erja/unit pengolah akan tetapi penyimpanannya dipusatkan di

Pusat Penyimpanan Arsip.

3. KEGUNAAN J ADWAL RETENS I

Pada maslng-masing Universitas/lnstitut arsip- arsip terelpta se

bagai akibat pelaksanaan kegiatan yan,g ber·aneka ragam sebagai pelak

sanaan fungsi Universitas/lnstitut, besar keel lnya jumlah arsip yan g

tereipta ditentukan oleh besar keel lnya kegiatan yang di laksanakan.

Semakin besar kegiatannya semakin banyak jumlah arsip yang dieiptakan .

Peningkatan jumlah ars ip yang dleiptakan akan menimbulkan b8r

bagai masalah apabila tidak dimbangi dengan adanya kebijaksanaan pe

nyusutan dan penghapusan.

Yang dimaksud penyusutan da lam pedoman ini ialah pengertian penyusut

an menurut pasal 2 Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1977, yang me

nyatakan bahwa Penyusutan Arsip adalah :

1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengo l ah ke Unit Kearsipan

dalam I ingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerin

tahan masing-masing;

2. Memusnahkan arslp sesuai dengan ketentuan-ketentuan yAng berlaku;

3. Menyerahkan a rsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Naslo

na I.

Dengan di lakukannya penyusunan dan penghapusan arsip- arsip itu

akan memberikan keuntungan antara l a in:

1. Arsip-arsip aktif yang seeara langsung masih dipergunakan tidak

akan tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip inaktif;

2, Memudahkan penqelolaan dan penqawasan balk a rsip aktif maupun

a rs i p in a kt i f ;

3. Memudahkan penemuan kemba I i;

48

4. Akan meningkatkan efisiensi kerja;

5. Memudahkan pemindahan arslp-arsip yang berni ta l permanen/abadl ke

Arsip Nasional Republ ik Indonesia;

6. Menyelamatkan arsip-arsip yan g bersifat permanen sebaga i bahan

bukti pe rtanggun g jawaban dlbidang pemerintahan.

Untuk memudahkan pelaksanaan penyusutan dan penghapusan diperlu

kan jadwa l retensi arslp yang telah tersusun kedalam daftar j adwal

retensi. Jadi j adwal retenst ada la h suatu daftar yan g memuat kebijak

sanaan, seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan .

Den gan demikian Jadwa l Retensi itu merupakan suatu daftar yang menun

jukkan

1. Lamanya masing-masing a rsip disimpan pada file aktif (satuan ker

ja), sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arslp (file in

active);

2. J angka waktu lamanya penyimpanan masln g-masing/sekelompok arsip

sebelum dimusnahkan ata upun dipindahkan ke Arsip Nasional Republ ik

Indonesi a .

Dengan adanya Jadwa l retensi ini akan memberikan kegunaan antara

lain untuk:

1. Memudahkan penyisihan arsip-arsip den gan tepat bagi arsip-arsip

yan g tidak memil iki jangka waktu simpan lama;

2. Memudahkan penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlu

kan laqi bag i kepentingan administrasi;

3. t-1emudahkan peme l iha r aan arsip-arsip yang bernllai permanen.

Oleh karena penyusunan jadwa l retensi yang bal k itu tidak mudah, maka

diperlukan udanya ketel itian, pengetahuan dan penguasaan mater! atau

permasalahan yan g terkandun g dalam a rsip at au kelompok arsip . Jadwal

retensi arslp yang balk hendaknya dapat memenuhi syarat-sya rat : se

derhana, log is, konsfsten , a kuras i jelas dan tepat/ben a r.

DASAR PENENTUAN JAD\'JAL RETENS I

Dalam menentukan jadwal retensi diperlukan banyak pertimbangan

balk ditinjau dari seg i yuridis (atau peraturan pe rundan gan yang ber

laku) maupun segi adm inistratlfnya.

49

Dari segi peraturan perundangan yan g ·berl a ku penentuan jadwa l retensi

ini dapat diperhatikan an t a r a la in :

1. Undang-undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok

Kears i pan;

2. Peraturan Pemerintah No.34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip;

3. Kitab Undan g-undang Hukum Dagang (KUHD) (terutama pasal 6 ayat 3);

4. Peraturan-peraturan dari BAKN yan g be rhubun gan dengan masalah

masalah kepegawa ian yan g darat d igun a kan ana log untuk penentuan

jadwal retensi;

5. Peraturan-peraturan dari BEPEKA yan g berhubungan dengan mas a lah

masalah keuangan yanq dapat digunakan analog untuk penentuan jad

wa I retens i .

Penentuan jadwal retensl ditinjau secara administratif dimaksud

kan karena pada hakekatnya yan g mempunyai kewenangan dan tanggung ja

wab atas a rsip adalah pimpinan tertinggi dari Universitas/lnstitut,

maka apabila pimpinan yang bersang kutan menentukan kebijaksanaan pe

nyusutan dan penghapusan arsip adalah bisa dimengerti sepanjang tidak

bertentangan dengan pe raturan yan q berlaku.

Dal am pasal 4 , Peraturan Pe~erintah No. 34 Tahun 1979 telah di

tetapkan :

1. Setiap a rsi p ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya

dan d ituangkan dalam bentuk jadwal retensi a rsip;

2. Arsip Nasional menetapKan pedoman untuk digunakan sebaga i petun

juk dalam menentukan ni Ia ! guna a rsip;

3. Lembaga-l embaga Nega ra atau Badan-badan Pemerintahan masing

masing wa jib memi I iki j adwa l retensi a rsip yang berupa daftar

berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu pe

nyimpanannya seauai ni lai kegunaannya dan sebaga i pedoman penyu

sutan ars i p.

5. INVENTARISASI ARSIP

Langkah pertama untuk menyusun jadwal retensi ada l ah mengadakan

inventarisasi a rsip. Maksud mengadakan inventarlsasi arsip ini ial ah

untuk mendaftar secara lengkap informasi yan g terkandung di dalam

arsip serta memperhatikan bentuk phisik a rsipnya .

50

Baik intormasi/isi arsip yang terkandung di dalamnya maupun bentuk

phisik arsip adalah faktor-faktor yan g menentukan jangka waktu pe

nyimpanan arsip dan juga untuk memudahkan peni laian kegunaan sesuatu

arsip dengan t epat.

lnventarisasi arsip ini berguna untuk :

1. Mengetahui semua jenis, sifat arsip, masalahnya, letak lokasi

eari arsip-arsip yang bersangkutan;

2. Mengetahui arsip-arsip yan g sama (dupl ikat);

3. Dengan adanya inventarisasi arsip akan dapat diketahui bahwa di

dalam satu berkas berisikan bahan-bahan yang sebenarnya dapat di

sisihkan langsung, tetapi mungkin pula bahan yan g secara lepas

tidak bernilai terpaksa harus tetap disimpan pada berkasnya se

bagai kelengkapan data sejarah.

lnventarisasi arsip dapat disusun secara sistematis dalam bentuk

lembaran ataupun kartu-kartu. Sistematika penyusunannya dapat secara

indeks relatif menurut kelompok berdasa rkan pola klasitlkasi dengan

dilengkapi pula keterangan-ke teran gan tentang jenis-jenis/sifat arsip

nya serta satuan kerjanya yang meml I lkl.

Akan lebih mudah laqi apabila sudah tersedia pola klasifikasl arsip.

Karena pada pola klasifikasi arsip tel ah diketahui semua masalah yang

ada pada I in gkungan suatu organ i sas i, dari masa I ah yan g umum sapa i

dengan yang lebih t e rperinci. Di dalamnya juga kel ihatan I ingkungan

serta urutan logi s-kronologisnya pada masing-masing masalah utama .

Melalui masalah-masalah yang terkandun g dalam pola klasitikasi arsip

tersebut dapat di laksanakan penilaian kegunaannya .

Untuk mendapa tkan keterangan selengkap-lengkapnya menqenai arsip

maka dattar inventarisasi arsip Unive rsltas /lnstitut dapat dicatat

kedalam lembaran/kartu atau buku dengan kolom-kolom seperti tersebut

dalam lembaran/kartu atau buku denaan kolom-kolom seperti tersebut

dalam Iampi ran No.1.

6. MENILAI KEGUNAAN ARSIP

Tidak semua arsip harus dislmpan untuk selama-lamanya karena ada

diantara arslp itu yan0 sudah habis·kegun aannya sehin gga perlu di-

., 51

hapuskan tanpa sesuatu resiko dikemudian harl. Logikanya adalah tidak

perlu menyimpan arsip kalau tldak ada ni lai kegunaannya.

Dengan adanya inventarisasi arsip akan memudahkan di dafam peni

laian arsip, baik atas dasar jenisnya, phisiknya maupun atas dasar in

formasl yanq terkandung di dalam sekefompok atau suatu arsip . Akan

tetapl yang pal inq penting adalah penilaian atas informasinya/isinya.

Dengan penilaian atas kegunaannya sesuatu arslp akan memudahkan di da

fam penentuan jangka waktu penyimpanannya .

Di dafam meni lai kegunaan sesuatu arsip dirasakan sangat suka r

oleh karena arsip-arsip umumnya mempunyai sifat yang beraneka ragam

dan kequnaan yang bermacam-macam bagi kepentingan Universitas/fnstitut,

. lebih . lag i tidak ada kriteria yang mutlak untuk menentukan ni lai ke

gunaan arsip . Oleh sebab itu penilaian hanya dapat ~ilakukan secara

umum.

Meskipun demikian peni Ia ian hendaknya diusahakan setepat-tepat

nya, untuk maksud ini peni Ia ian dapat berpedoman kepada hal-hal beri

kut

1. Fen! laian tidak hanya menentukan tin gg i rendahnya tinqkat linqkup

kepentingan dan kegunaan arsip , akan tetapi juga menilai frekuensi

penggunaannya balk terhadap arsip aktif maupun inaktif;

2. Peni laian diselenggarakan terhadap arsip-arsip dinamis dalam hu

bungannya dengan penyelenggaraan pelaksanaan tugas dan fungsi Uni

versitas/lnstitut. Sejauh mana keterl ibatan arsip di dalam kehi

dupan Universitas/lnstitut;

3. Peni Ia ian harus memperhitungkan arti dari sumber arsip itu sendiri.

Harus mengingat kedudukan dari maslng-masin q unit organisasi (unit

pengolah), struktur pemerintahan, sifat kegiatan-keqiatannya de

ngan unit organisasi yang lebih besar dan juga yang lebih keel!;

4. Penllaian diselenggarakan atas dasar pengetahuan seluruh dokumen

tasi dari Universitas/lnstitut yang bersangkutan, artinya tidak

dapat menilai berdasarkan bag ian demi bag ian atau berdasarkan

atas maslng-masing unit organisasi (unit pengolah) . Tetapi harus

mengkaitkan antara a rsip satu den0an kelompok arsip lainnya;

5. Penilaian disamping menentukan kegunaan dari Universitas/lnstitut

sendiri juga memperhitunqkan kegunaan-keg unaan lainnya, seperti

untuk kebutuhan penel itian i lmiah, serta kepentingan lainnya.

52

Mengen a i ni la i kegunaan a rsip dapat ditinjau dari berbaga i seai (as pe k)

kepentingan antara la in

1, Aspek Administrasi .

Suatu a rsip mempunyai ni lai guna adminlstrasi apabi Ia isinya me

ru pa kan perwujudan kebijaksanaan, pengaturan dan tindakan pejabat

berdasarkan wewenan g don tanggun g jav1ab karena jabatannya, contoh

nya untara lain:

- arsip- a rsip yang berkenaan dengan usul-usul Universitas/lnstitut

yan g mencakup pula pelaksanaannya;

arsip- arsip yang be rkenaan dengan Universitas/lnstitut mengenai

struktur, personal i a , instruksi, pedoman kerja, dsb .;

- a rsip-arsip yang berkaitan den9an fungsi dan pencapaiannya ter

masuk a rsip-a rsip tentang keputusan suatu kebijaksan aan, perobah

an dan pelaksanaan kebij aksanaan, proqram kerja, dsb.

2. Aspek Dokumentasi.

Suatu arsip mempunyai ni la i guna dokumentasi apabila isinya me

ngandun g informasl seperti pada kequn aan adm inistrasi, berkaitan

dengan hasi I penel itian, bahan-bahan publ ikasi, dsb .

3. Aspek Hukum.

Suatu arsip mempunyai ni lai guna hukum apabi Ia isinya memuat ke

pastian hak dan kewajiban dan atau sebaga i alat bukti atau sarana

hukum lainnya yan g otentik .

Misalnya: arsip yan g menyangkut hak pa t ent, kontrak, sewa bel i,dsb.

4. · Aspek Fiskal.

Suatu arsip mempunyai ni lai guna fiskal apabifa isinya mengandung

informasi tentan g baga imana uang dipero leh, dibagikan , diawasi dan

dibelanjakan . Den gan kata lain arsip-arsip yan g men qa ndun g infor

masi tentan g bahan-bahan pembuktian dib idang keuan gan.

5. Aspek Perorangan .

Suatu arsip mempunyai nifai guna pe roran gan apabila isinya menyan~

kut data oeroran~an, antara la in

- arsip-arsip tentang kelahiran, perkawinan, adopsi, kewarganegara

an, surat ke terangan meninqga l;

•

53

- arsip-arsip yan g menyan gkut rlwayat hidu p;

- arsip-arsi p t entan g pendidikan dan pe ke r jaan;

- arsip-arsip medis dan kesehatan, dsb .

6. Aspek Pemeriksaan .

Suatu arsip mempunyai nilai gun 3 pemeriksaan apabil a isinya dapat

dipergunakan sebagai bahan pemeriksaan , misalnya arsip-arsip yan g

menyan gkut mas a lah keuan qan dan pe rpajakan.

7. Aspek Penunjang . ·

Suatu arsip mempunyai ni lai guna penunjan g apabi Ia islnya mempu

nyai daya tunjan g baRi tindakan-tlndakan hukum atau tindakan yanq

memil iki keterangan tambahan yan g pe rlu untuk membentuk suatu pe

nge rtian len gkap dari suatu dokumentasi utama.

8. As pe k Sejarah .

Suatu arsip mempunyai nl lai guna sejarah apabi Ia isinya men gandung

bahan, data/informasi tentang kejadian-kejadian/pe ristiwa-peristiwa

dalam proses perkembangan penyelenggaraan Universitas/lnstitut .

9. Aspe k Penel itian .

Suatu arsip mempunyai ni lai quna penel itian/i lmlah ap abi Ia isinya

men0andung bahan, data/informasl yan g dapat dipergunakan sebaRa i

obyek penel itian dan pengembanqan i lmu pengetahuan.

Berdasarkan penilaian yan g telah di la ksanakan tersebut di atas

akan menghasilkan dua kategori , yakni arsip pentin g dan tidak penting.

Arsip penting yan g dimaksud adalah arsi p pentin~ balk untuk ke ~1 unaan

Universitas/lnstitut pencipta arsip sendiri (ni la i primer), maupun

bag i kebutuhan/kequn aan la innya se~ert i untuk kegunaan penel itian

ilmiah, kepentin gan perorangan ataupun instansi lain (ni lai se kunder) .

Arsip-arsip . penting ini pada umumnya be rni lai pe rman en, yang nan

tinya akan diserahkan/dipindahkan ke Arsip Nasional Republ ik Indonesia,

sedangkan arsip tidak penting berarti tidak penting ditinjau dari ke

pentin gan/kegun aan Universitas/lnstitut yanq bersangkutan, maupun ke

pentingan/kequnaan la innya . Arsip-arsip tidak pentin g ini berni la i

simpan sementara , sebelum mencapai jangka waktu dimusnahkan .

54

BENTUK POLA JADWAL RETENS I

Setel ah se su atu a rs ip dl lakukan penil a ian at as keg un aannya , lang

kah se lanjutnya menentukan j a dw a l re t ensi (j angka waktu penyimpanan) .

Jadwa l re t ensi ini ditentukan se j ak penci pt aan a rs i p. Pe nentuannya

tidak dapat mutl a k/ pasti ka rena keg un aannya a rs ip be lum dapa t d ike t a

hui den gan pasti . De n ~an de miki an penentuannya d idasa rkan at as pe r

kiraan yanq log is dengan mempe rtimb anqkan bebe r apa pe rsya r at an yang

t e lah dikemuka kan d imuka .

Yang pe rlu mendapatkan pe rh ati an d i da lam menent ukan j adwa l re

t ensi ada la h menentukan be r apa lama umur se ke lompo k a rs i p seca ra ke

se luruh an. Da ri umur kese luruh an t e rsebut kemudian dl pe rinci la9 i

be rapa lamanya j angka waktu penylmranan untuk a rsi p aktif dan in aktif .

Den gan ka t a la in be rapa lamanya se su atu a rs ip/se ke lompok a r s i p harus

disimpan pada satuan ke rj a (unit pennol ah) sebe lum d i pin dahkan ke

Pusat Penyimpanan Arsi p, dan be r apa lamanya a rsi r in aktif disi mpan

pa da Pusat Penyi mpa nan Arsi p se be lum dimusnahkan at a upun sebe lum di

pinda hkan ke Ars i p Nas ion a l Rep ubl ik In done si a .

Den gan adanya penent uan ·j adwa l re t ensi akan le bih mempe rmudah

da lam penyusutan/ pemln dahan a rsi p da ri fil e aktif Unit Pengol a h ke

Pus at Penyimpanan Arsi p, se rtn akan dike t ahui denqan pasti kapan be r

akhirnya j angka waktu penyi mpanan a rsi r in aktif untuk sege ra dipin dah

kan ke Arsi p Nas ion c l Rep ubl ik In donesi a at a u dimusn ahkan.

Bentuk Jadwa l Re t ens i pada dasa rnya ti da k banyak be rbeda de ngan

bentuk kl asifikasi a rsi p, yakni be rbentuk t abe l . Di da lam t abe l di

t entukan t e rl e bih dohulu pembi dangan ke lompok menqena i masal a h pokok

(ma in subject) kemudi an d ipo rinci kepada masa lah-mas a lah (sub ject)

dan sub-mas a l ah (s ub-sub ject) .

Seti ap ke lompok be rkas/a rsi p dltent ukan t e rl e bih dahulu kese luruh an

j angka waktunya , kemudian di perinci ba ik untuk a rsi p aktif maupun in

aktif . Disampin q diten tukan j anqka waktu penyi mp an annya , j uga pe rlu

dite t ap kan apa ka h se suat u a rs i r d imusn ahkan ka rena bernil a i sementa ra

at a u d ip in da hkan ke Arsi p Nasion a l Rep ub l ik In donesi a (korena be rnilai

pe rman en) .

55

Dengan demikian yanq tercantum pada tabel keteranqan yang mel i-

puti

1. Pokok ~1asa I ah;

2. Masalah ;

3. Sub Masalah;

4. Jan0ka waktu penyimpanan untuk arsip aktif Qan inaktif;

5. Nilai yan0 mel iputi: sementara dan permanen;

6. Keteranqan yan~ menunjukkan arsip ditransfer atau dimusnahkan .

Sebagai contoh rota jadwal retensi arsip Universitas/lnstitut

yan9 perlu dikembangkan lebih lanjut tersebut pada contoh nomor 8.

8. TATA CARA PENYUSUNAN JADWAL RETENS I

Dalam pasal 5 Peraturan Pemerintah No . 34 Tahun 1979 telah di

tentukan siapa yan g berhak menentukan jadwal retens i yan g bunyi se

len gkapnya sebaga i berikut

1. Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (3)

ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Ne0ara atau Badan-badang

Pemerintahan masinn-masinq setelah mendapat persetujuan dari Ke

pala Arsip Nasional;

2. Dalam menentukan retensi a rsi p ke uan qan dan atau arsip ke pegawai

an terlebih dahulu perlu didengar pertimban9an Ketua Badan Peme

riks a Keuan gan dan atau Kepala Badan Administrasi Kepeqawaian

Negara;

3. Untuk Jadwa I Retens i Ars i p Pemerl ntahan Daerah d i tetapkan sesua i

den~an ketentuan ayat (1) dan ayat (2) dengan terlebih dahulu mem

pertimbanqkan pendapat Menteri · Dalam Ne~wrl.

4. Setiap perubahan Jadwa l Retensi Arslp ditetapkan sesuai denqan

cara sebaga imana dlmaksud dalam aya t (1), aya t (2) dan ayat (3) .

Secara garls besar penyusunan jadwal retensi untuk Universitas/

lnstitut dapat dilakukan sebaqai berikut:

1. Pimpinan Universitas/lnstitut menyusun rencana jadwal retensi de

ngan memperhatikan pedoman-pedoman peni laian keC)unaan sesuatu ar

sip dimuka;

56

2. Untuk mendapatkan rencana jadwal re tensi yanq tepat Pimpinan Uni

versitas/lnstitut darat dibantu ol eh tim atau panitia yan g diben

tuk untuk maksud t e rsebut;

3. Apabi Ia rencana jadwal retensi telah disusun dan telah direriksa

kemudian diserahkan kepada Arsir Nasional melalui Sekretariat

Jenderal Departemen P danK untuk ditelaah kembal i.

Pene I a a han in i d i maksudkan untuk mengh i ndari kemunq k i nan-kemun q

kinan musnahnya arsir-arsip yan g dipandang penting untuk kepen

tin gan nasional. Denqan demikian yan g ditelaah kembal i bukan

jangka waktu penyimranannya akan tetapi nilainya;

4. Jika jadwal retensi telah ditelaah baik oleh Departemen P danK

maupun Arsip Naslonal Republ ik Indonesi a maka jadwal retensi ter

sebut dapat di laksanakan setelah memperoleh p~nqesahan dari Pim

pinan Universitas/lnstitut yan g bersangkutan .

9. PENYUSUTAN ARS I P

A. PEMINDAHAN DARI UNIT PENGOLAH KE PUSAT PENYIMPANAN ARSIP

Berdasarkan jadwal retensi arsip yan g ada maka pemindahan maupun

pemusnahan dapat dilaksanakan denoan e fektif dan selektif.

Tindak pertama yan 9 dilaksanakan untuk memindahkan arsip dari unit

pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip adalah menyianqi (weedin g) arsip

ycnq telah sampai jangka waktu renyimpan annya, dan yang sudah tidak

diperqunakan lng i baqi Unit Pengolnh (s atuan kerja) yan0 bersangkutan .

Dari hasil weedin g tersebut akan menghasi lkan : arsip yan q dapat

dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip, dan arsip-arsip yan~ dimusnah

kan oleh satuan kerja itu sendiri. Denqan demikian arsip-arsip yan g

akan disimpan pada Pusat Penyimpanan Arsip hanyalah arsir-arsip yang

terri I i h saja.

Persiapan-persiapan yan q pe rlu diseleng0arakan dalam pemindahan

a rs i p ada I ah:

1. Menyiapkan peralatan seperti: folder, box, dan lain-l a in;

2 . Membuat daftar arsip-arsip yan q akan dipindahkan yan g berisi

tentanq

-Nama Unit Penqolah yan q memindahkan;

- Pokok Mas a I ah;

- Masalah;

- Jan gka waktu penylmpanan be rkas;

- Tahun berkas yang bersangkutan;

- Jenis pAisik arsl p (photo, peta, dl 1.);

- Keadaan phisik arsi p (baik, rusak, dll.);

- Jumlah berkas .

3. ~-1empersla p kan berita acara pemindahan arsi p. Pemindahan arsip

dari Unit Pen golah ke Pusat Penylmpanan Arsi p dilaksanakan per

berkas , den gan demikian tldak lembar pe r lembar.

Jangka waktu pemlndahannyapun harus di laksanakan berdasarkan waktu

waktu tertentu, mlsalnya setiap 6 bulan sekal I . Pemindahan dilak

sanakan bersama-sama dengan kartu kendal i <contoh daftar pemindahan

arsi p inaktlf I ihat contoh 2).

B. PEMUSNAHAN OLEH UNIT PENGOLAH

Terhadap arsl p-arsi p yan g tidak penting bagi kegunaan Unit Pe

ngolah dalam I ingkun gan Universitas/lnstitut, dapat dimusnahkan .

Khususnya yang menyan gkut surat-surat rutin/biasa, se perti undangan

dan sejenisnya .

Dalam melaksanakan pemusnahan harus dlperhatikan ketentuan~

ketentuan berikut :

1. Pemusnahan dilaksanakan den~an membuat daftar arsi p-arsip yang

akan dimusnahkan;

2. Diketahui oleh peja bat-pe jabat yanq be rwenanq;

3. Pemusnahan dilakukan dengan be rita acara pemusnahnn (I ihat con

toh 6) .

C. PEMINDAHAN ARSIP STATIS KE ARSI P NAS IONAL REPUBLIK INDONESIA

57

Tidak semua a rsi p yan g berada di Pusat Penyimpanan Arsi p yan g

telah sampai pada jangka waktunya harus di pindahkan ke Arsi p Naslonal .

Arsip~arsi p yan g di p indahkan ke Arsi p Nasional hanyalah arsi p-arsip

58

yang terpil ih saja yaknl yang memourlyal Nllai Permanen . Di luar da

ri pada nilai permanen tersebut dlmusnahkan. Untuk keperluan terse

but setiap Universitas/lnstltut harus mengadakan peh -seleksl -an ar

si p, dengan bertitlk tolak kepada jadwal retensl arsip• Dari jadwal

retensl ltu pula dapat dlketahui berakhlrnya masa slmpan, arslp se

cara keseluruhan, dan nilai dari maslng-maslng kelompok arsip. Dart

hasll pen-seleksi-an akan menghasilkan arsip-arslp yang akan diplndah

kan (permanen) dan arsip- arslp yang akan dimusnahkan (sementara).

Arslp-arsip yang akan dipindahkan ke Arsi p Nasional dibuatkan

daftarnya yan g isinya mencakup tentang

1. Nama Universitas/lnstltut yang mengirimkan;

2. Kode dan pokok masalah;

3. Kode dan masalah;

4. Jenis phlslk arsip (photo, mikrofllm, dl I.);

5. ·Tahun, bulan, tang~al berkas;

6. Sistem penyimpanannya;

7. Juml ah berkas .

Daftar arsip ini penting baik bagi Universitas/lnstitut yang

mengirimkan maupun Arsip Nasional untuk men getahui arsip apa yang

akan disimpan di Arslp Nasional.

Oisamping daftar pen~erahan arsip juga disertai den gan berita

acara penyerahan arsl n yang dibuat oleh masing~masing Universitas/

lnstitut {I ihat contoh 7).

Arsip-arsip yang dikirimkan harus sudah dalam bentuk teratur

secara berkas . Dimana setiap berkas yang isinya sama disusun secara

lengkap menjadi satu, dengan di lengkapi pula tanda-tanda (kode) dari

masing-masing berkas. Setiap berkas yang dlserahkan juga dlsertai

dengan kartu kendal inya (contoh daftar pem indahan statis ke Arsip

Nasional I ihat contoh 4).

D. PEMUSNAHAN OLEH PUSAT PENYIMPANAN ARSIP

Terhadap arsip-arsip yang tidak bernilai permanen (sementara/

tidak penting) da pa t dimusnahkan oleh Pusat Penylmpanan Arsip Uni

versitas/lnstitut den gan ketentuan-ketentuan sebaga i berikut :

1

59

1. Mendaftar secara lengkap a rsi p-a rsl p yang akan dimusnahkan dengan

perincian sebagai berikut:

-Nama Universitas/lnstitut yang ckan memusnahkan;

- Kode dan Pokok Masalah;

- Kode dan Masalah;

- Jenls phlsik ars ip;

- Tanggal, bulan dan tahun berkas;

- Jumlah berkas.

2. Pemusnahan diselenggarakan denqan membuat berita acara pemusnahan

arsip (I ihat contoh 6).

Di dalam melaksanakan pemusnahan hendaknya arsip benar-benar mus

nah, dengan diketahui/disetujui oleh pejabat yang berwenang.

Pemusnahan dapat diselenggarakan balk dengan cara dibakar, dile

but maupun dicacah (contoh daftar pemusnahan arsip I ihat contoh 3

dan 5).

Berdasarkan hal-hal tersebut di atas secara garis - garis besar

Universitas/lnstitut dapat melakukan penyusutan arsip yang dipandang

perlu untuk dlpindahkan atau dimusnahkan setelah segala ketentuan

ketentuan atau persyaratannya dipenuhi, dengan cara-cara sebagai

berikut:

a. P impinan Universitas/lnstitut menyusun rencana daftar arsip-arsip

yang akan dipindahkan ke Arsip Nasional Republ ik Indonesia atau

yang akan dimusnahkan;

b. Untuk menyusun daftar arslp yang akan dipindahkan atau dimusnah

kan secara tepat, Pimpinan Universitas/lnstitut dapat dlbantu

oleh tim atau pan iti a yang dibentuk khusus untuk maksud tersebut;

c. Apabila daftar tersebut telah tersusun dan telah dlperiksa kebe

narannya, kemudian diajukan kepada Arsip Nasional Republlk lndo

nes i a me I a I u i Sekretari at .len deral Departemen Pend i d i kan dan Ke

budayaan;

d. Jika arsip yang akan dirindahkan atau dimusnahkan telah mendapat

persetujuan, maka Pimpinan Universitas/lnstitut dapat melaksana

kan pemindahan atau pemusnahan dengan membuat berita acara .

-----

Contoh : 1

~ OAFTAR INVENTARISASI ARSIP UNIVERSITAS/INSTITUT 01 LINGKUNGAN DEPARTEHEN PEND IDIKAN DAN KEBUDAYAAN

========================================================================================================r======= I I : I I : I : : : I I I

Nomor 1 Tangga I l Pembuat l Dituju- l Pokok : Mnsu ! ah l Sub I Kode 1 Tempat l Bentuk : Juml ah I Golo- I J.angka l Kete-urut I Ars i r I l kan I Mas a- l I ~1asa- 1 K I as i- I Peny i m I F is i k l berkus/ l ngan I ltJaktu I rangan

I I I I I h I I I h I f'k . I I . I I b I I A . l p • I 1 1 1 1 a 1 1 a 1 1 as1 1 ponan 1 ars1p 1 em ar 1 rs1 p 1 enytm- 1 I I I I I I I I I . I Satuan I I pan an I I I I I I I I I I I I I I

-----1--------i--------i---------~------~--------~------~-------~-------~-------t--------t------t-------+-------1 I 2 I 3 I 4 I 5 I 6 I 7 I 8 I 9 I 10 I 11 I 12 I 13 I 14

I I ! I I I I I I I I I I

-----~--------J--------i---------~------~--------~------~-------~-------t-------t--------t------t-------+-------1 I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I

\()

Contoh : 2

SURAT !SIAN PEMINDAHAN ARSI P KE SURAT PENYIMPANAN ARSIP.

Unive rsitas/lnstitut: F a kultas

---------------------------------------------------"--------------------------------------------------------------------------~~l!_~~~9~l~~-----------------------~ Disetujui ~ Harap tinj au kemb a l i ~

II 11 11 11

Arsi p- a rsi p t e rcantum dnlam Da fta r di b~wah ini berdasarkan j adwa l Ret ensi Arsi p <S.K. Rektor No.: •••••••••••••••••••• ) setuju di p indahkan-kan ke r usat Penyi mpan an Ars i p.

11 11 11 II 11

............ Tangga I : Dekan

IL----------------------------------------------------------

Kepa la Unit Pengol ah

11 II II 11 II

I 11 Tangga : 11 ~ 11

Diterima pa da t angga l :

11 • :: Kepa la Pus at Ponyimpan Arst r

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lok~ si Penyi mranan :

===================================================~~==========================================================

DAFTAR ARSI P YANG 01 PINDAHKAN ------------------------------------------------------------------r---------r------------------r---------------1 I I I I 1 I I 1 Nomor I Tq I /81 n/ I Kode dan : Kode dan I Jangka I S i stem Pe- 1 Juml ah 1 Kond is i 1 Jen is 1 K t urut I Thn Be rkas l Pokok l Masal ah l Penyimranan I nyimpanan l Be rkas l Arsi p I fi s ik ~ e e ranaan

1 I I I I I I I I 1 1 Mas a I ah 1 1 1 1 1 1 1

-----J-----------i-----------i----------~-----------~-----------~---------~---------~--------~---------------1 I I I I I

I

N 10

Contoh : 3

SURAT !SIAN PEMUSNAHAN ARSIP OLEH UNIT PENGOLAH Universitas/lnstitut: F a k u I t a s

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------Unit Penqolah :

11 II II II

------------------------------------------------~· II Arsip-arsip tercal")tum Dalam Daftar di bawah ini ll berdasarkan Jndwal Retensi Arsir <S.K. Rektor ll No.: •••••••••••••••••••••• ) dapat d i musn ahkan. ll

II

Setuju D

Dekcm

Harap tinjau kemba I i D Catatan -

l ain -lain

Tanggal : _____ _

·~-------------------------------------------------------------1

Pemusnahan dilaksanakan pada tanqgal:

............. ., ....... . Tanggal : _____ _ Berita Acara Pemusnahan Nomor : Kepala Unit Pengolah

Ketua Tim Pemusnahan ===============================================================================================================

DAFTAR ARSIP YANG DAPAT Dl MUSNAHKAN

-----------------------.-----------------,-------------------,--------------.---------------.------------------1 ' K d d p k k 1 1 ' J um I ah 1 Nomor 1 Tgi/Bin/Tahun 1 o e an o o 1 Kode dan Masalah 1 Jenis Fisik :

8 k I Keterangan

urut . : Berkas : Masalah J _____ j _______________ L ______ ::_~=----L-------------------------i---------------1-----------------~,------------ - I I I I I I I 1 I I I I I : I I : 1 I I I I I I I I I I 1 I I I I I I I I 1 I I

1'1"\ \()

Contoh : 4

SURAT ISI AN PENYERAHAN ARSI P STATIS KE ARSI P NASIONAL

Unive rsitas/lnstitut : Pus nt Penyimpanan Arsi p

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Asa l Arsi p:

----------------------------------------------------------Tangga l Pene rimaan:

Lokas i dan Kode Penyimpanan ----------------------------------------------------------

Setuju 0 ............... De kan

Ha rar tinj au kemba I i

Tangga I:

0

Arsi p- a rsi p t e rcantum da l am dafta r di bawah lnl be rdasarkan j adwa l Re t ensi Arsl p (S.K.Re ktor No •••••••••• ) su da h dapn t d igolon gkan sebaga i a rsi p statis dan pe rlu dise rahkan ke Arsl p Nasion a l.

Dlte rima pa da ta n ~gn l: Be rita Aca ra Penyerahan No.:

Lokas I Penyimpanan:

Tanqga I : Kepa l a Pusat Penyimpa nan Arsl p/ Kepa l a Biro ••••••••••••••.•.•••

.......................... A.n. Ke pa la Arsl p Nasion a l

================================================================================================================

DAFTAR ARSI P STATIS -------,------------.----------,-----------,------------,-----------,-------.----------.------------------------

Nomor lTg i/Bin/Thn I Kode dan l Kode dan I Slstem Pe- : Jumlah : Jenls : Kondisi l K t Urut l Be rkas l Pokok l Masa l ah l nyimranan l Be rkas l Flsik l Arsi p l 8 e r angan

1 1 Masa I ah 1 1 1 I l l -------L------------t----------t-----------f------------~-----------,-------,----------,------------------------

1 I I I I I I I I

I I I I I I I I I I

..;;t \0

Contoh : 5

SURAT ISIAN PEMUSNAHAN ARSI P OLEH PUSAT PENYIMPANAN ARS I P

Universitas/lnstitut: PUSAT PENYIMPANAN ARSIP

----------------~~~~-;~~~~---------------------------l---~-~-~----0---------:-----~~-~----L--T--~-~-~---~-~--

-----------------------------------------------------:: e UJ u a r ap 1 ~Jau 1 a. a an a 1 n-

. t t d I 0 ft d. b h . • b II kemba l I a In Arsip-ars1 p ercan um a am a ar 1 awa 1n1 e r- 11

dasarkan Jadwa I Retens i Ars i p ( S. K. Rektor No.: •••••• :: •••••••••••••••••••••••.•••••• ) dapat dimusn ah kan. ::

II II II

.............. Tangga l: Dekan

~------------------------------------------------------

.......................... Kepala Pusat Penylmpanun Arsir/Kepo l a Biro ••••••••

11 . •

II II II II

Tangga I : :: II II II

Pemusnahan di l a ksanakan pada t angga l: Be rita Acara Pemusn ahan Nomor :

11 •••••••••••••••••••••••

:: Ketua Tim Pemusnahan II

======================================================M======================================================

DAFTAR ARSIP YANG DAPAT DIMUSNAHKAN -------T-----------------------------------------------------------------------------------------------------

1 I I I I I • I I Nomor 1 Tg l Bin T~n 1 Kode dan Pokok 1 K d d M 1

h 1 Jen1s 1 Jumlah 1 K t U t 1 B k 1 M 1 h 1 o o an as a a 1 F. . k 1 B k 1 e e r an gan ru 1 e r as 1 <3 saa 1 1 lSI 1 e r as 1 ·

I I I I I I I I I I I I

-------~---~----------r-----------------r-------------------r----------r------------r------------------------1 I I

65

Contoh : 6

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARS IP

Nomor :

Pada hari ini tanggal •••••••••••••••••••• yang bertanda tangan di

bawah lni , berdasarkan Surat Keputusan Rektor No •••••••• • •••••••••••• • •

tanggal ••••••••••• •• ••••• dan Surat Tugas No . •••••••••••• •••••••••••••

tanggal •• • •• • • • ••••••••• • telah melakukan pemusnahan arsip- arsip ter

cantum dalam daftar terlampir secara *>

a . Penghancuran

b. Pembakaran

c. Pelebur~n secara kimia

1 • • ••• • ••••••••• • • • ••••••••••

NIP:

2 . . . .. . ...... .. ............. .

NIP:

3. . .. . ...................... .

NIP:

*) Co ret yang t i dak per f u.

66

Contoh : 7

BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATI S

NoriJor :

Pada hari ini, tanggal ••••••••••••••••••••••• bulan .............. Tahun ..... kami yang bertanda tangan di bawah ini :

1. N a m a

Jabatan

N 1 r

dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Universitas/lnstitut ............................ y~ng selanjutnya disebut Pihak Kesatu;

2. N a m a

Jabatan

N I P

dalam hal in! bertindak atas nama dan untuk Arsip Nasional Republ ik Indonesia yang se lanjutnya disebut Plhak Kedua;

menyatakan telah mengadak~n serah terima arsip-arsip statis tercan

tum dalam daftar terlampir untuk dlsimpan di Arsip Nasiona l Republik Indonesia.

Yang menerima

Pihak Kedua ,

a . n. Kepala Arsip Nasional R.I .

...............................

Yan g menyerahkan

Pihak Kesatu,

a . n. Rektor

. .......................... .

Contoh : 8

DAFTAR RETENSI ARSIP

UNIVERSITAS/INSTITUT •••••••.•••••••••••••

I • B I DANG : ADMIN I STRAS I AKADHH K DAN KEMAH AS I SWAAN

67

====~========================================r.==========t============= No. urut M a s a I a h J angka

Retens i Keterangan ---------------------------------------------------·-------------

2 I 3 I 4 ----------------------------------------·----------·-------------1 •

2.

3.

4.

5.

Permintaan bantuan tenaga pengajar/ penguj i

Pene I i ti an

Pengembangan Kurikulum

Laporan KKN

Lomba Karya I lmiah

6. Program Gelar

7. Program Non Gelar

8. Sistem Kredit

9. Dies Natal is

10. Pengukuhan Guru Besar

11. Praktikum Lapangan

12. Praktlkum ~1engajar

13. Tugas Belajar

14. Pasca Sarjana

15. Ujian-ujian

16. Penerimaan Mahasiswa Baru

17. Permintaan Data

18. An a I is a Data

19. Penyajian Data

20. Tabulasl Data

21. Sistem Semeste r

22. Sistem Tahunan

23. Pengembangan Kurfkulum dan Silabi

24. Peningkatan Mutu

25 . Pen i I a ian dan Lega I i sas i I jazah

3 th

Permanen

5 th

3 th

3 th

10 th

10 th

5 th

2 th

2 th

5 th

3 th

5 th

10 th

Permanen

2 th

2 th

2 th

Permanen

Permanen

5 th

10 th

5 th

10 th

5 th

68

2 I 3 I 4

26. Dewan Penyantun 10 th

27 . Konsorsium 10 th

28. Ker jasama 10 th

29 . Alumni 10 th

30 . N K K 7 th

31. B K K 7 th

32 . Statistik 10 th

33, Lokakarya 5 th

34 . Laporan Tahun an 5 th

35 , Kartu Mahasiswa 9 th

36 . Ap I i kas i 5 th

II• BIDANG : ADMINISTRASI UMUM

====~==================================== No. urut M a s a I a h

69

------------- --------------------------- --------------Keterangan Jangka

Retens I ---·-------------------------------------------------------------2 I 3 I 4

--------------------~---------------~-------------~--------------

1 •

2.

3.

4.

5. 6,

7.

s, 9.

10.

11.

12.

Administrasl Kearsipan

Surat-surat Pengantar

Surat-surat Tugas

Surat-surat Undangan

Administrasi Keuangan

Anqgaran Proyek

Berita Acara Pemeriksaan Keuangan

Belanja Pegawai

Biaya Kesejahteraan (sandan g pangan) untuk Karyawan

Biaya perjalanan/lembur/uang saku

Bi aya pembinaan

Buku Kas

Bukti Pembayaran/Pengel uaran

Admin i stras i Materi i I

Bukt i Setoran

13. I Ke I engkapan Te I epon pe rmanen berupa telepon nomor

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

Nota faktur penyaluran materiil

Pengadaan dan Penya luran kantor

Pengadaan pe laksanaan pembel ian barang

Pengadaan pelaksanaan penyerahan gudang

Pengadaan pesanan material di De a I er

Pengawasan berita pemeriksaan material

Pengawasan lnventarisan Material

Administrasi Proyek

Evaluasi proyek sektor pendidikan

2 th

2 th 3 bl

2 tH

11 th

2 th

2 th

3 th

3 th

11 th

3 .th

6 th

6 th

2 th

6 th

3 th

1 th

6 th

Perman en

10 th

I I

70

-------------------------------------------------------------------2 I 3 . I 4

---------------------------------------------------·--------------22.

23 .

24.

25.

26.

27.

28.

29.

Laporan kuarta I p royek dae rah

Laporan proyek officer

Laporan proyek tahunan Departemen

Laporan proyek non tahunan Depar-temen

Banqunan Kampus

Pengendal ian lnventarisasi Tanah

Penyediaan lokasi kampus

Proyek khusus ban gunan dil ingkungan kampus

K e h u m a s a n

Dokumentasi photo

30. I Dokumentas i pers cl i pp ing/guntin gan beri ta

31 .

32.

33.

34.

35.

36.

37.

38.

39.

40.

Dokumentasi Transkrip

Penerbitan Bulletin

Pub I i kas i Folder

K o m p u t e r i s a s

Anal isa dan penyajian dnta statistik

Penyajian data visual

Permintaan data statistik bulanan

Sensus/survey dan hasilnya

Tabulasi

Lapo ran Berka I a

Laporan berka I a Faku I tas

Laporan KKN Fakultas

0 r ~ a n i s a s i

41. I Pembentukan UPT /I nsta I as i /Faku I tas baru

42 .

43.

Pejabat Universitas/lnstitut

Penganqkatan sebaga i pejabat

Pembe rhentian untuk sementara

I

6 th

6 th

6 th

6 th

Permanen

Permanen

Permanen

Perman'.=m

Permanen

Pe rmanen

Permanen

10 th

Permanen

Permanen

1 th

Permanen

Permanen

2 th

10 th

Permanen

75 th

75 th

44 .

45.

46 .

4 7.

48.

49 .

50.

51.

52.

53.

54.

55.

56.

57.

58.

59.

60 .

61.

62.

63.

64.

65.

66.

67 .

11

-----------------------------------------------------------------2 L · 3 L 4

----------------------~.--------------- .... __________ --------------Pemecatan jabatan

Pemindahan (mutasi) jabatan

Pe r aturan Perundang-undangan

Undan g Undang Dasar

TAP MPR

Un dan g-un danq

Pe r aturan Pemerintah

Pe r aturan Presiden

Penetapan Presiden

Keputusan Pres i den

lnstruksi Pres iden

Edaran Pr es i den

Keputusan Menteri

Ed a r an Mente ri

Su rvey dan Statistik

Keterangan ldzin Survey

Pengolahan data teknis hasil I itian

pene-

Perencanaan survey dan penel itian

Permohonan izin survey

Cuti besar

Cuti tahunan

Data Pegawa i

Kartu lnduk Pegawa i

Laporan Kepegawa i an

Gajl Pegawai

Kenai kan gaj i

Tunjan gan jabatan

Hubungan Pegawai

Penerbit/hukuman jabatan

75 th

75 th

Permanen

Pe rmanen

Permanen

Permanen

Permanen

Permanen

Permanon

Permanen

Permanen

Perman en

r-'e rmanen

1 th

Permanen

20 th

1 th

6 th

1 th

75 th

2 th

3 th

75 th

75 th

72

------------~---------------------------------------------------3 I 4 . ___________ ..,.

-----------------------·-----------~--------------

68.

69.

70.

71.

72.

73.

74.

75.

76.

77.

78.

79.

80.

81 •

Kepangkat~ , Pengangkatan

Kenai kar #Jatan

Kenaik; pangkat

Serah terimo jabatan

Usul penyesuaian ijazah

Kesejahteraan Pegawai

Asuransi Kesehatan

Kesejahteraan Pegawai (kesehatan, kematian, kecelakaan taspen)

Pengantar Uj ian Kesehatnn

Surat/Kartu Perawat Kesehatan

Usul tambahan anggota keluarqa

Lama ran

Hasil Psikotest

Lamaran yang ditolak

Lamaran yang memenuhi syarat

Screening lamaran yang lulus

Testing administrasi lamaran

Perhatlan Pegawai

82. I Pemberhentian atas permintaan sendirl

83.

84.

85.

86.

87.

88.

89.

90.

91.

Pemberhentian dengan hak pensiun

Pemindahan/Penempatan

Pemindahan pegawai (tour of duty)

Usul lolos butuh

Pensiun anak

Pensiun duda/jonda

Pendidikan Personil

ljazah/Sertipikat Pendidikan

Kursus-kursus/Latihan Personil

Pendidikan dalam/luar negeri

Pengembangan karier regawai

75 th

75 th

5 th

th

75 th

5 th

th

10 th

1 th

75 th

1 th

75 th

3 th

1 th

75 th

75 th

75 th

th

18 th

1 th

75 th

10 th

75 th

Permanen

setelah men inggal

92.

93.

94.

95.

96.

2

P e n ~ h a r g a a n

Pegawai Teladan

Surat/Piagam Penghargaan Pegawai

Peni laian Kecakapan Pegawai

Penilaian kecakapan (conduite staat)

Sumpah jabatan

Sumpah Pegawai

Permanen

Permanen

6 th

75 th

75 th

73

4

----------------------------------------------------------------------

•

75

masalah tataruan g kantor yan g efisien merupakan masalah yang penting

bagi pimpinan Perguruan Tinggi terutama dalam usaha pengendal ian vo

lume pekerjaan kantor secara tertib dan teratur. Oleh karena ltu

tataruang kantor di lln gkungan Perg uruan Tin gg i hendaknya mendapatkan

perhatian dan penataan yang seba ik-baiknya agar kel ancaran pekerjaan

leblh dapat terjamin.

2. PENGERT I AN

Penyusunan tataruang kantor merupakan kegiatan penyusunan alat-alat

kantor pada letak yan g tepat serta pengaturan tempat kerja, warna

dindin g, cahaya, udara dan suara, yan g menimbulkan kepuasan bagl

pihak- pihak yan g berkepentingan. Pihak-pihak yanq berkepentingan ini

misalnya pegawai yang menggunakan perlengkapan yang bersan gkutan mau

pun pihak luar yang berhubunqan dengan kantor tersebut.

Tataruang kantor yang tidak tersusun balk tentu saja akan menimbulkan

pemborosan waktu dan tenaga karena beberapa pegawa i harus mondar

mandir dari satu meja ke meja yang lain sehingga akan mengurangi ke

cepatan bekerja, di samping pegawai akan terganggu di dalam ketenang

an bekerjanya.

Oleh karenanya t ataruang kantor harus dapat disusun den gan sebaik

baiknya. Dalam menyusun tataruang kantor yang balk hendaknya mem- .

berikan kesan antara l a in :

1. Kantor memberi kan kesan a I iran peker jaan sec:'lra I an car;

2. Kantor nampak rapi, bersih, tertib dan sehat;

3. Kantor memberikan kesan yang menyenan gkan dan . tidak nampak ber

desak-desakan.

Jadi tujuan penyusunan tataruang kantor yan g baik ingin mendapatkan

kemanfaatan

a . Mencegah penqhamburan tenaga dan waktu para pegawai karena mondar

mandir yan~ sebetulnya tidak perlu;

b. Menjamin kelanca ran proses pekerjaan yan g bersangkutan;

c. Memungkinkan pemakaian ruangan kerja secara efektif dan efisien,

yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keper

luan yan g sebanyak-banyaknya;

( 76

d. Mencegah para peqawai di bagian lain terganggu oleh pub! ik yang

akan menemui suatu bagian tertentu.

Dalam pelaksanaan maksud di atas asas-asas tataruang yang seyogyanya

di ikuti oleh setiap Perguruan Tinggi adalah sebagai berikut

1. Asas jarak terpendek

Ruangan haruslah dipergunakan sebalk mungkin, sehingga pekerjaan

atau pelaksanaan kegiatan dapat melalul jarak yang sependek mun g

kin;

2 . Asas mengal irnya kegiatan

Pelaksanaan keg iatan diusahakan dengan urutan teratur, yan g meng

al ir dari yang satu ke yang lain dengan berturutan;

3. Asas memudahkan pengawasan

Penataan ruan gan haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan

atas pe laksanaan pekerjaan . Bila dianggap perlu pada bagian

bagian tertentu pengaturan kursi dan meja pegawai, posisinya

membel ·akangi atasan langsung.

4. Asas fleksibil itas ruangan

Ruangan yang mudah diubah-ubah disesuaikan dengan kebutuhan.

Ada baiknya apabila pembatasan ruangan dibuat berupa penyekat

yang mudah dipindah- pindah letaknya sesuai dengan kebutuhan.

5. Asas hubun gan masyarakat

Pen9aturan ruangan yan g memudahkan pihak luar yang akan berhubung

an dengan sesuatu bagian. Bagian yan g melayani pub Ilk mis alnya :

perijinan , pendaftaran, pembayaran, di letakkan dl tempat yan g da

pat lan gsun g menghadap ke luar (kalau perlu dibuatkan loket).

6. Asas men ghi langkan gangguan .

Gangguan terhadap satu sama lain hendaknya dapat dihi langkan atau

dikurangi sebanyak mungkin . Suara bisinq dijauhkan dari bagian

yang banyak membutuhkan pemikiran at au ketenangan; misalnya bagi

an pengetikan , bengkel dan lain bagian yang keq iatannya menimbul

kan suara men gganggu, hendaknya dijauhkan dari bagian-bagian yan g

membutuhkan ketenan gan. Hal-hal yan g jika berdekatan dapat

Jf I.. 10 .D E ru

0

77

menimbulkan kebakaran, hendaknya dljauhkan satu sama lain; misal

nya penyimpanan bensin harus jauh dari pekerjaan las I istrik dan

lain-lain.

Begitu pula halnya den gan gangguan kesehatan hendaknya dicegah.

7. Asas Protokoler

Pengaturan ruang kerja hendaknya menunjukkan kesan formal se

hingga perlu ada antara lain lambang Garuda Pancasila, bendera

Merah Putih , gamba r Presiden dan Wakil Presiden dan lambang/ben

dera Perguruan Tinggi (khususnya dalam ruan gan plmpinan).

Contoh perbandingan antara tataruan g yan g mengabaikan asas jarak

terpendek dan asas rangkaian kerja (gambar 1) dan tataruang yan g

mengindahkan kedua asas itu (gambar 2) sebaga! berikut :

/ ~ 'V

~ • ~

~ .~ .

.

~ ~

!&\ ~~~ ~ ~ fB I

~ : ~ II ® .

~ .......

• ~ t'![;:::,

~ I.. JW&I II ~

rc .D E .. ru @I

0

@. ......... B

a 11~ ~~ ~

@lt221

I r;:w

I ~ ~~ ;'\ a ~

&!J L 4) ~

78

3. MACAM-MACN~ TATA RUANG KANTOR

Pada hakekatny3 tataruang kantor dibedakan dalam 2 macam, yakni

1. Tataruang terpisah-pisah

Tataruan g terpisah-pisah merupakan susunan ruangan untuk bekerja

yang terbagi-bagi dalam beberapa kesatuan.

Pembag ian ini dapat terjadi karena keadaan gedungnya yang ter

diri atas kamar-kamar maupun karena memang sen9aja dibikin pe

misahan buatan misalnya dengan menggunakan penyekat kayu atau

dindin~ kaca.

2. Tataruang terbuka

Tataruang terbuka merupakan susunan ruanqan kerja yang tidak ter

pisah- pisahkan . Semua aktivitas dilaksanakan dalam satu ruangan

yang terbuka. Ruanoan kerja yang besar dan terbuka lebih baik

dar! pada ruangan kerja yang sama luasnya tetapi terbagi atas

satuan-satuan keci I.

Selain itu ruangan kerja terbuka lebih memuaskan dari pada ruang

an yan g t erpisah-pisah, karena :

a . Memunqkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap semua pe

gawa i;

b. Lebih memudahkan hubungan di antara para pegawai . Hal ini

dapat menurr1buhkan rasa persatuan yang leb ih erat karena mereka

merasa bekerjasama pada sntu ruangan;

c. Leblh memudahkan tersebarnya cahaya dan pe red aran udara, se

hingga memungklnkan terjaminnya ruangan yang sehat;

d. Kalau terjadi pen i"· ibahan pegawai dan alat-olat kantor ataupun

perubahan mengenai proses penyelesaian sesuatu pekerjaan ,

tataruang yang terbuka lebih mudah menampungnya.

Bagi masing-masing Perguruan Tingg i hendaknya dapat mengqunakan

macam tataruang kantor ba ik terplsah-pisah atau terbuka dengan me

nyesuaikan keadaan setempat. Tentu saja bila keadaan memungkinkan

hendaknya dlgunakan tata ruang terbuka. Misalnya Baqian Tata Usaha

Fakultas yang terdiri dari Sub Bagian Umum, Sub Ba0ian Akademik dan

79

Kemahaslswaan menggunakan satu ruangan terbuka. Sebal lknya Fakuitas

dapat ju~a menggunakan tataruan0 terpisah-pisah.

4. PEDOMAN PENYUSUNAN TATARUANG KANTOR

Pada umumnya suatu tataruang kantor yang baik memenuhi syarat-syarat

sebagai berlkut :

1. Dalam tataruanq hendaknya se~ala proses penyelesaian pekerjaan

dapat menempuh asas jarak terpendek.

Karena itu di dalam menyusun ruangan kerja hendaknya proses pe

nyelesaian sesuatu pekerjaan diatur men gikuti arah garis lurus

yan g berjalan maju ke depan , bukan maju-mundur atau bersilanq;

2. Ran qkaian pekerjaan hendaknya darat dijalankan dalam ruan gan

kerja secara lancar. Ruanqan yan g menjamin kelancaran pekerjaan

ialah ruanaan yang penempatan para pegawai dan pe ralatan-peralat

an kantor menurut rangkai an urutan penyelesaian suatu pekerjaan;

3. Seqenap ruan gan kerja hendaknya dipergunakan secara efektif dan

efisien . Syarat ini menghendaki agar semua ruangan kerja diman

faatkan sebaik mun gkin balk secara menegak (vertikal) atau men

datar (horizontal). Jangan sampai penyusunan ruan gan memberikan

kesempatan di satu ruangan ada yan g berdesak-desakan, di ruang

lain diperqunakan untuk pertemuan yan ~ tidak bermanfaat;

4. Kesehatan dan kenyamanan kerja para pegawai hendaknya dapat di

pel ihara. Ruan gan yang cukup memberikan kebebasan peredaran

udara dengan banyaknya venti lasi atau pemasanqan ai r condition

ing, penerangan cahaya yan g cukup, dan kedap suara;

5. Dapa t menjamin adanya pengawasan terhadap pekerjaan yan g dilaku

kan oleh pegawai. Ruan qan terbuka seperti yang dikemukakan di

muka merupakan salah satu ruan gan yan g menjamin syarat itu;

6. Dapat memberikan kesan yanq baik bagi pihak luar, yang berkunjuno

di kantor tersebut. Pengaturan ru angan kerja yanq artistik tanpa

meninggalkan prinsip-prinsip efisiensi kerj a sehingga dapat me

narik pihak luar yang berkunjung ke dalamnya a kan dapat menin 0-

katkan fun gsi hubungnn masyarakat;

80

7. Susunan tempat kerja hendaknya mudah diubah sewaktu-waktu tanpa

menggan gg u kelancaran pekerjaan. Susunan semacam ini bersifat

lentuk (flexible) dan peralatan mudah dipindah-pindah. Ruangan

terbuka amat membantu untuk maksud ini;

8. Susunan letak satuan-satuan kerja dalam ruangan kerja tersebut

hendaknya memenuhi hal-hal berikut ini:

a) Satuan-satuan kerja yang aktivitasnya banyak melayani umum,

hendaknya di letakkan di tempat yan g mudah dikunjunqi orang

luar tanpa meng1anggu pegawai - pegawai lain yang sedang be

ker j a;

b) Satuan-satuan kerja yang pekerjaannya berhubungan erat satu

sama lain hendaknya dikelompokkan dal~m satu tempat atau di

dekatkan satu sama lain;

c) Satuan-satuan kerja yang melakukan pekerjaan yan g sifatnya

gaduh, hendaknya dijauhkan dan di letakkan tersendiri.

9. Tataruan g kerja hendaknya memberikan perasaan aman kepada para

pegawai. Hal ini amat penting karena kea~anan bekerja akan mem

buat pegawal tenang dan dapat bekerja dengan baik. Janganlah

ruangan kerja berdekatan dengan tempat penylmpanan barang-barang

yang membahayakan yang dapat meledak sewaktu-waktu, atau ruangan

kerja yang depat pusat al iran I istrik yan g tidak terkontrol de

ngan baik sehinaqa terancam akan terbakar;

10. Dalam tataruang kantor hendaknya meja kerja yan~ diper~unakan

para pegawai ser~gam. Keseragaman ini . akan membuat efektivitas

pengawasan juga akan member! kesan baik dan rapih. Dengan tidak

mengabaikan hal-hal yan g khusus maka setiap meja kerja biasa se

baiknya berukuran 70 x 120 em. Untuk pejabat pimpinan ukuran

lebih besar daripada pegawai biasa sekitar 80 x 140 em . ~

Pada sebuah meja yan g berukuran 70 x 120 em sebetulnya luas yang

dipergunakan be kerja misalnya untuk menqetik dan menu! is, hanya

kira-ki ra 60 x 80 em, luas lebihnya diper9unakan menaruh benda

benda yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas.

·~

81

Jika pada suatu per~uruan tingg l karena keadan yan g terpaksa

tidak dapat menyusun tata ruang kerj an ya seperti yan g dimaksud

dalam syarat-syarat tersebut di atas , setidak-tidaknya bagi

masing-maslng Perguruan Tinggl dalam menyusun tataruan g kerjanya

diusahakan mendekatl persyaratan tersebut atau paling tidak da

lam menyusun tataruang kantor polanya seperti yan g dlmaksud da

lam persyaratan tersebut di atas.

Untuk memperoleh susunan tataruang kantor yang balk, masing

masing Perguruan Tin gq i dapat ~~nyusun tataruang kantor dengan

cara (teknik) sebaga l berikut

a . ~~eja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke

arah yan g sama;

b. Pada tataruan g yang terbuka, susunan meja-meja itu dapat

terdiri atas beberapa baris;

c. Di antara baris-baris meja itu disediakan Iorang untuk ke

perluan lalu I intas para pegawal . Sebaiknya di tengah ruan g

an terdapat sebuah Ioran g utama yanq lebarnya 120 em. Lorong

lorong la innya cukup selebar 80 em . Lebar 120 em itu dibuat

. berdasarkan perhitungan bahwa Iebar dada seseorang yang nor

mal kira-kira 60 em, sehingga Iorang tersebut dapat dijalani

2 orang tanpa bersinggungan waktu berpapasan. Sedang per

hitungan Iorang yang 80 em didasarkan kepada tebal tubuh se

seorang yan g rata-rata tidak melebihi 40 em. Oengan demikian

kalau Iorang ltu dipakai berpapasan oleh 2 orang, masing

masing dapat lewat dengan memiringkan dirinya.

d. Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau di

be I a kangnya ( ruang untuk duduk pegawa i ) se I ebar 80 em. Be r

dasarkan jarak in i dan Iebar Iorang tersebut rada huruf e

di atas, maka bagi setiap pegawai yan g memakai meja

(70 x 120 em) hendaknya disediakan luas lantai sekitar 3t m2•

Jadi ruang seluas 5 x 5 (=25m2 > dapat dipakai oleh maximum

7 pegawai.

..

82

e. Pada tata ru ang terbuka di mana be kerja banyak orang, apabila

pegawal-pegawai dikelompokkan di bawah pengawasan seseorang

pejabat mereka ditempatkan di dekat masing-maslng pejabat

yang bertanggung jawab atas kelompok itu.

f. Pegawni yang mengerjakan pekerjaanlembur, misalnya mencatat

angka-angka kecil secara cermat ~tau melukis gambar-gambar

yan g halus, dibe ri temp at yang terbanyak memperoleh penerang

an cahaya . lni demi untuk kesehatan matanya dan kesempurnaan

hasil kerjanya.

g. Pegawai. yang bertugas men anoani urusan-urusan yan g mengandung

resiko besar, ditempatkan di pojok yan g tidak serin g dilalui

lalu I intas orang-orang. Ka l au perlu dapat dibuatkan penye

kat dari kaca . Pegawai yang bertuqas demiklan itu mis a lnya

para kas ir. Dengan dem ikl an t e rjaminlah keaman an uan g yan g

berada di bawah t anggung jawabnya.

h. Pegawai yan g serlng melakukan hubungan kerja dengan bagian

bagian lalnnya at a u dengan pub I ik, ditempatkan di dekat pintu.

Dengan demlklan orang-orang yan g harus men ghubun g inya tidak

mondar-mandir melewati meja-me j a dan men gganggu pegawal l a in-

nya .

i. Lemari dan a lat-al at perlengkapan lai nnya dita ruh di dekat

pegawai yan gpa l inq serinJ mempergunakan benda-benda itu.

j. Alat-alat kantor yang menimbulkan suara ribut, mis a lnya mesin

stensil, ditaruh dekat jendele, sehingga gema sua ranya seba

g ian besar dapat lanqsun g terbuanq ke lua r ruan gan at au di

buat penyekat yang kedap suara.

k. Meja yan g memuat a lat-a lat yang ba nyak memberikan oetaran,

misalnya saja mesin hitun g, ti dak boleh menempe l tembok atau

tian g. lni untuk mencega h ge t a ran mengganggu seluruh ruangen.

I. Lemari yan g be rat atau pet i besi dapa t diletakkan menempel

tembok atau tiang , sehingga mendapat pen yangJa untuk menambah

keku at annya .

m. Bag ian pe jabat pimpinan yan g sering harus menerima tamu pen

tin g dan membicarakan urus an yan g bersifat rahasi a , dapatlah

83

dibuatkan kamar tamu tersendiri. Tapi apablla tiap-tiap pe

jabat pimpinan membutuhkan kamar tersendiri untuk keperluan

berunding , agar dapat menghemat ruanq dan alat perabotan se

baiknya dibuatkan saja 1 kamar konperensi. Kamar ini dapat

dipergunakan oleh semua pejabat untuk keperluan tersebut di

atas itu. Kamar ini sekal igus dapat pula diperuntukkan se

bagai ruangan rapat antara pimpinan dengan para pejabat pen -' ting dalam organisasinya.

n. Apabi l a seseorang kepala atau tenaga ahl i karena sifat pe

kerjaannya benar-benar memb~tuhkan ruann tersendiri 1 dapat

lah dibuatkan kantor pribadl berukuran 2,5 x 3,6 meter (9m2 )~ Tataruang yang baik untuk kamar kerja pribadi itu kira-kira

seperti gambar berikut :

Contoh Susunan tataruang kantor terbuka dengan pejabat pimpinan

ditempatkan dibelakang bawahan ( Gambar 3 ). ·

Gambar 3

11 80 em 120 em 80 em ... intu ' - ~ .)#' ·- ......

.... - ...._

' ' , ...._

I '

Cl ~l, Q ~] E ' CJ-· U I

~ttl g\.0 ,---, n 0 . 'C .• / I ""'"7 •• (j) "0

.~ tfl l=r Lo-J u I '=.7 '·-.:;::::::::::;

i

n~'< J~ Q [:::J I I - - w '-..._./ ~ '"--'"" .g; 80 em 80 em c ,

'] (j) I ·-,:· > . q · \~

.t.intu

Contoh Susun an tataruang kantor tersendiri baqi pimpinan

Gambar 4.

1- (' r Kursi Tamu I l!>

F _ l Meja _, [:i_

Kursi

G ~1 e j a

~ j...

Rak Buku Lemari Ars i p

1........11

84

I I I

11

,

85

Langkah-langkah dalam merancang suatu tataruanq kantor adalah sebagai

berikut :

1). Pertama hendaknya dibuat ~ambar denah kantor yang bersan~kutan.

Untuk ini dapatlah kiranya dipakai skala 1 : 40 . Kalau lngin

gambar yang lebih besar boleh saja, yaitu perbandingan pada skala

itu diperkecil . Pada gambar denah itu harus dicantumkan pula ke

terangan mengenai panjang dan lebarnya ruang yang bersangkutan.

Demikian pula dilukiskan dimana letak pintu, jendela dan pilar

gedung .

2). Langkah berikutnya ialah mempelajari segenap pekerjaa~ yang ter

masuk dalam I ingkungan kantor itu. Hendaknya semua aktivitas per

kantoran dicatat. Setelah diketahul macam-macamnya pekerjaan,

lalu ditentuk~n proses pelaksanaannya . Dengan demikian diperoleh

gambaran mengenal urut-urutan penyelesaian pekerjaan - pekerjaan

itu. Pada orqanlsasi yang baru, gambaran mengenai macamnya dan

rangkaian pelaksanaan pekerjaan kantor itu akan menentukan pega

wai yang harus dipekerjakan.

3). Tinggal lah klni menyusun letak meja-meja kerja untuk para pegawai

itu. Pedoman peqoman seperti telah diuraikan pada huruf a sampai n

di atas hendaknya dijadikan petunjuk. Untuk menjalankan penyusunan

itu, buatlah guntingan gambar yang berwujud meja dan kursinya serta

lemari atau perabotan lainnya. Bentuk gambar meja dan kursl itu

dapat kiranya dicontoh dari gambar-gambar di muka . Guntingan-gun

tingan gambar ini harus dlbuat menurut skala yan0 sama seperti

gambar denah di atas. Agar lebih praktls guntingan-guntingan gam

bar ini hendaknya dibuat dari kertas berwama, sebaiknya kertas

yang agak tebal, misalnya karton.

4). Selanjutnya tataruang dirancang dengan menjejerkan guntlngan

gunti ngan gambar meja dan kurs i di atas gambar· denah. Guntingan

guntingan gambar itu digeser-geserkan sehingga tercapai susunan

yang balk, Kemudian dlteruskan dengan guntingan-guntingan gambar

yang menunjukkan lemari dan perabotan lainnya. Asalkan gambar de

nah dan guntingan-guntingan gambar itu dibuat menurut skala dengan

cermat, pasti akan diperoleh gambaran yang tepat mengenai ruang

yang sesungguhnya. Dari gambar denah ltu orang dapat mengetahui

4

86

lantai yang masih kosong, letak pilar gedung atau pintu dan jendela.

Kesemua ini diperlukan untuk menempatkan perabotan kantor itu pada

letak yang tepat. Apabila sudah diperoleh suatu tataruang yang kira

nya terbaik lekatkanlah guntingan - guntingan gambar tersebut dengan

pe rekat pada gambar denah. Dengan ini selesailah rencana tataruang

kantor yang diperl ukan.

Dengan rancangan itu sebagai petunjuknya, tinogal lah disusun perabot

an kantor di atas lantai yang sesungguhnya.

Untuk mencegah kekel iruan dan penqhamburan ten~0a, sebaiknya pe rabot

an itu diberi nomor urut pada gambarnya maupun pada benda yang se- -

sungguhnya. Dengan demikian sewaktu memindah-mindahkan perabotan itu

ke dalam ruangan, pe laksanaannya berjalan dengan tertib dan sekal igus

be res .

Suatu tataruang kantor hendaknya tidak merupakan suatu benda mati

yang tidak blsa berubah l agi . Arabila kelak sesuatu tataruang ter

nyata masih dapat diperbaiki , hendaknya pimplnan tidak ragu-ragu un

tuk menyempurnakannya. Sebai knya secara berkala dilakukan peninj auan

terhadap sesuatu tataruang kRntor, misalnya setiap tahun sekal i.

Hal ini berlaku apabila tidak ada sesuatu perubahan mengenai kantor

atau organisasi yang bersan~kutan. Apabila pada suatu ketika terjadi

perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap tataruang kantor tersebut,

peninjauan kembal i merupakan keharusan. Hal-hal yang umumnya meng

haruskan perubahan suatu tataruang kantor ialah :

a . Penambahan atau pengurannan pegawai pada kantor yang bersangkutan;

b. Penambahan atau penggantian perabot kantor atau alat- alat kerja

lainnya;

c. Perubahan mengenai proses penyelesaian sesuatu pekerjaan;

d. Penambahan, pengurangan atau perubahan tugas pekerjaan pada satuan

yan9 be rs angkutan, baik mengenai macamnya maupun kuantitasnya.

5. PEMBAKUAN ALAT-ALAT KERJA

Di samping hal-hal tersebut di atas , benda-benda dan alat-alat yang

lazim dipakai di kantor-kantor juga memer lukan ketentuan-ketentuan

pengadaannya yang baku.

87

Beberapa ketentuan baku dari a lat-al at tersebut adalah seba~ai beri

kut:

1>. Me j a k e r j a

Bagi pejabat pimpinan atau pe~awa i biasa, meja kerja inl san gat

dibutuhkan . Oleh karena itu pemenuhan alat kebutuhan kerja ini,

hendaknya diperhatikan. Adapun meja kerja yan g baik yan g tidak

mengganggu kelancaran kerja, dan yan g dapat menlngkatkan efektif

dan efisiensl kerja ialah meja kerja yan g hendaknya memenuhi per

syaratan sebagal berikut:

a. Dari pe rmukaan meja hin gga lantal hendaknya tidak seluruhnya

tertutup~ Meja kerja yan g baik ialah yan g mempunyai kaki dan

bagi an bawahnya terbuka. Meja kerja sererti in i memberi kebe

basan pe redaran udara dan memudahkan pembersihan lantai. Dengan

demikian pe jabat yang mempergunakan tidak merasa panas di ba-

g i an ka k i n y a.

b. Permukaan meja seyogyanya tidak mengki fat dan berwarna gelap .

Permukaan mej a yan g mengkilat dan berwarna ge lap akan menyilau

kan mata dan mempermudah lelahnya mata . Apala~i warna meja yang

ge lap tersebut memberikan pe rtentan ~an yan g tajam dengan warna

wam a alat kerja yan g lain seperti warna putih dari kertas akan

mempermudah kelelahan mata. Oleh karena itu permukaan meja ja

ngan mempergunakan pel itur atau cat yan g mengkilat, yang dapat

memantulkan cahaya ke arah mata . Meja yan g menggunakan alas

kaca supaya men g~ unakan kaca yan g tidak memantulkan cahaya

(mis. poloraid) atau dibawahnya di letakkan karton.

c. Tingg l meja hendaknya berklsar antara 70 - 72 em. Ukuran ini

untuk orang Indonesia cukup memadai, tidak terlalu tin gg i dan

tidak pula terlalu rendah.

d. Ukuran luas meja hendaknya tidak berlebih-lebihan . Permukaan

yan g terlampau luas dalam kenyataan tidak dipergunakan untuk be

kerja. Sebal iknya menjadi tempat untuk menumpuk berkas-berkas,

map-map atau benda-benda la innya vang seyogyanya disimpan dalam

lemari atau rak. Tumpukan berkas-berkas yan g men gg unun 9 di atas

meja akan memberikan suasan a ke rja yang mengganggu e fektifitas

dan efisiensi . Karena ltu ukuran berikut ini kiranya sudah

mencukup i:

88

- meja pimpinan : 80 x 130 em.

- meja pegawai biasa : 70 x 120 em.

- meja tik : 50 x 100 em.

Bagi pejabat yang tugasnya harus sering memakai mesin tik, hendaknya

bekerja dengan meja bentuk 'L'. tesin tik tersebut khusus diperuntuk

kan baginya dan di letakkan di sebelah kanannya . Bagian meja sebelah

kanan ini hendaknya kira-kira 10 em lebih rendah dari permukaan meja

induknya.

Contoh meja bentuk L ini, I ihat qambar berikut

Gambar 5.

Setiap pekerjaan yang bereorak khusus biasanya memerlukan bentuk meja

tersendiri agar dapat tereapai efektivitas dan efisiensi kerja.

Misalnya soja seorang pejabat yang tugasnya banyak mempergunakan gam

bar-gambar, bagan-ba0an, peta-peta atau lembaran-lembaran warkat

lainnya yang Iebar, apabi Ia bekerja dengan mempergunakan meja bentuk

biasa lembaran-lembaran gambar tersebut akan terpaksa dioulung dan

di letakkan ii sisi meja atau di dalam lemari. Kalau rejabat itu akan

memerlukan sebuah 0ambar, mungkin ia harus mondar-mandir menuju ke

tempat peny impanan dan kemudian diikuti dengan keqiatan yang senan

tiasa membuka dan mengqulun~ kembal i gambar-gambar tersebut. Hal ini

tidak efisien . Perbuatan ini dapat dihindari jika kepadanya disedia

kan meja yang mempunyai permukaan rangkap seperti ~ambar berikut.

Gambar- gambar , bagan - bagan , peta - peta , dan warkat-

89

warkat lainnya yan g Iebar di letakkan pada permukaan sebelah bawah.

Dengan demikian jlka memerlukan qambar-gambar , maka dengan mudah dan

segera dapat dikeluarkan.

Gambar 6.

Untuk pegawai yang tugasnya satu dengan lainnya bertal ian erat, dapat

disediakan meja bentuk 'Z' yang dapat dipergunakan oleh dua pe9awai .

Meja bentuk Z ini selain kegunaannya yang memungkinkan kerjasama yang

sangat erat antara 2 pegawai tersebut, dapat pula menceqah mondar

mandirnya pegawai dan menqhemat luas l antai . Contoh meja sererti gam

bar berikut :

Gambar 7.

, ____

90

2). K u r s i

Kelengkapan meja supaya dapat dipergunakan untuk bekerja dengan

balk ialah kursl. Kursl yang balk dan efisien lalah kursl yang

dirancang seimbang dengan meja yaMg dipergunakan bekerja dan di

sesuaikan dengan pejabat yang akan mempergunakannya. Pada umum

nya kursl yang berputar dan be~da, d~buat dengan konstruksi yang

kuat, beralaskan bahan yang empuk, amat bermanfaat untuk pejabat

pejabat. Lebih-lebih untuk pejabat yang mempergunakan meja ber

bentuk L.

Tingg i rendahnya kursi hendaknya memperhatikan pedoman yang me

ngatakan bahwa pejabat yang mempergunakan kursi tersebut dapat

duduk dengan kedua kakinya menapak ke lantai. Jangan sampai meng

gantung atau mel ipat kaki jika duduk di atasnya . Tlnggi kursl

seperti pedoman ini · umumnya sekitar 45 em. Keda l aman. tempat.du

duk hendaknya jangan sampai terlampau dalam, sehingga membuat

kaki menggantu~g apabila akan menyandarkan punggung ke belakang .

Demikian pula sebal iknya jangan sampai terlalu pendek dan sempit,

sehingga membuat p}nggang Iekas Ieiah.

Bentuk kursi untuk pejabat pimpinan, pegawai, juru tik, sekreta

ris, tidak sama. Untuk pejabat plmplnan, dianjurkan kursi yang

beroda dan berputar bersandaran punqgung dan tangan. Untuk pe

gawai yang memerlukan meja berbentuk Z kursi berputar tanpa be~

r~da cocok untuknya. Untuk Sekretaris, kursi be~da dan berputar

bersandaran pungg ung tanpa sandaran tangan dapat dipergunakan .

Untuk juru tik, kursi tanpa sandaran pungqung dan tangan, tanpa

baroda dan berputar dapat dianjurkan untuknya.

91

Contoh-contoh kursi sebagai berikut

Gambar 8,

I~ . 'l\ \ ' ' I .·~ i I' -. ; :.: i \ ; ~~ ' ' . • 1

/~ .. ;J. L- . 'II •

:· I !'. 1 1 ' ,. '. ~ ?- .v·-------

_ _,) •. "'~. ' • f· ·. '·~ --f ·• .. 1 ' ' If· • ,\ \ ,.-.. , •.. \\ ' t! I (.'/!; 1\ 1\ I~ ''. ' , r ·\ '('.t [\

1

I (Pi · ~. ·' I ' ! ll . ! , \·. ' ·, \. : '. : i ~ i i \ I ' : r \r r • . ';: .\ \ \ · ; , \ f ' : ' " ' I, . I tl I. '. I \\ • t I' \ ' , { • I

' . \ 1' \ • · , · " ~ ' .. ~\ , , /_ .....

... .__ __ \ : .. , .. ~.... . ...//

~ ··'10~\) s~~~

~/ ?) \ ) Gamba r ku rs i

----r1T7//' /$~ \ ·I I ' • \ J:·\ . \,_ . ~" ' ' ,;/ \ \ ~1 ,!-.!:! \'.t I .- ,,,~ ~ 'I (i ,,.,.,\ .':-,..J • .Li.I ... 4 .. S-4 .. N}f~ .' . . I

t\'i -~ · ' "' L......-rr-~:~ / .\. I I . , , ... J' ,\ . l \r; "l .. , .. ,rrl t (l;' I' . I r' ) \ .i! l ' .

pejabat pimplnan .

~-u

c::-; \ ' ~ .

.........------.. r" . I

/ . I

\ r ·_ .... _-:.J . r \ ..

u Gambar kursi pegawai blasa.

Gambar kursi untuk juru tik Gambar kursl untuk sekretaris.

92

3). Alat-alat tul is

Seorang pe jabat yan g efisien hendaknya mempunyai a lat-alat tul is

yang lengkap. Jangan sampai terjadi hanya karen a tidak tersedia

lembaran kertas tul is, suatu pekerjaan dapat tertunda atau tidak

dapat terlaksana sama sekal i. Alat tul is yang san0at diperlukan

oleh setiap pegawai atau pejabat antara lain : pu l pen atau seje

nisnya sepertl bal I point , tinta , kertas atau bloknote, jepltan

kertas (papercl lp) dan pens! I.

Selanjutnya benda-benda lain yang diperlukan ialah : kelengkapan

kertas seperti kertas karbon, mistar, karet penghapus, kertas

penghisap , perekat , map blasa, map jepltan, a lat penajam pensil,

alat pelubang kertas, dan a lat penjepit kertas.

Beberapa alat lain yang dapat memperlancar pekerjaan misalnya :

pisau I ipat atau sllet, gunting , paku pa yun g (pines), bak surat,

alat penancap surat atau kertas, dan alas meja yang berlapis ker

tas penghisap tlnta.

Alat-alat tul is yang berupa mesln, seperti misalnya mesin tik,

mesin hi tun g, mesin stensi I, mesin kopl (copyin g machine) dan

mesin-mesin lainnya yang modern dapat kiranya di lengkapkan baqi

pekerjaan-pGkerjaan pejabat yan g tugasnya amat memerlukan mesin

mesin tersebut.

Untuk memungkinkan pegawai atau pejabat segera mulai bekerja se

telah tiba di kantor sehin~ga mencerminkan tingkah laku pegawai

atau pepabat yan g efisien, hendaknya alat- alat keperluan tufts

menu! is seperti yang tersebut d i atas telah disiapkan sebelumnya.

Misalnya pulpen, pensi I, pisau , lem perekat, dan lain sebagainya

telah di l etakkan pada tempat yan g telah disediakan. Setiap pagi

pesuruh atau sekretarisnya diminta menyiapkan alat-alat tersebut.

Dengan demikian begitu pejabat tiba dl kantor dan duduk di bela

kang meja kantor tanpa membuang-buan g waktu dan tenaga dapat se

ketlka memulai bekerja.

4) . J am

Pejabat atau pegawai yang efisien pada umumnya ada lah orang yang

sadar akan waktu. Waktu baginya amat bermanfaat sekal i. Pejabat

93

yang sedemiklan ini tahu persis setiap w~ktunya dipergunakan un

tuk melakukan jenis pekerjaan apa . Ia tahun juga secara tepat

apabila ia membuang waktu terlampau banyak untuk sesuatu pekerja

an . Untuk membantunya agar selalu sadar akan waktu, maka memi I i

ki jam merupakan suatu keharusan· baginya. Jam ini dapat berupa

arloj i tangan, lonceng dindlnq atau jam meja . Loncen g din ding

hendaknya dipasang di hadapan atau menghadapi ke arah pejabat

atau pegawai dan jan0an di letakkan di bel~kan g sehingga setiap

kal i ingin tahu j am berapa saat itu pejabat atau pegawai tersebut

harus memal ingkan ke pa la atau badannya ke belakang. Memutar tu

buh dan· kepala ke belakang untuk mel ihat jam tersebut merupakan

penghamburan tenaga dan waktu yan g tidak perlu.

Kebiasaan bertanya-tanya tentan g jam berapa saat itu kepada kawan

kawan sekerja, hanya karena ia tidak memil iki jam dan harus segera

memulal bekerja, adalah ciri cara kerja yan~ tida k efektif dan

efisien . Karen a itu untuk men gharga i waktu, sehingga menjadi

orang yang sadar akan waktu dan efisien maka sediakanlah jam.

5). A I m a n a k

Alat lai~ untuk membantu pejabat at au pegawai agar sadar akan

waktu lalah almanak atau penang9alan . Perjanjian-perjanjlan

~tau urusan-urusan untuk waktu yan g akan datang dapat dicatat

pada almanak tersebut .

Almanak meja atau almanak harlan yang diletakkan di atas meja

yang terdlri dari lembaran-lembaran yan g mudah dilepas amat mem

bantu dalam bekerja. Semua rencana kerja setiap harinya dapat

dicatat pada almanak tersebut. Setiap pagi pesuruh atau sekre

taris ditugaskan membal ik lembaran tan gga l yan~ kemarin . Jadi

beg itu pejabat tiba di meja kerja, se~era dapat mel ihat apa yang

harus diselesaikan hari itu. lni juga akan dapat menghemat ba

nyak waktu dan tenaga untuk sel a lu menginoat-inqat dulu apa yang

harus dikerjakan pa<)l hari itu .

Selain almanak tersebut dapat pula seorang pegawai atau pejabat

menyediakan buku agenda yann memuat catatan-catatan untuk hari,

94

tanggal dan jam. Semua urusan-urusan atau perjanjian dicatat dl

dalamnya dan dibuka setiap hari untuk mengin gatkan urusan-urusan

apa yang per lu diselesaikan pada hari tersebut.

6). B u k u c a t a t a n

Pejabat yan g efisien mempunyai alat penolong lain untuk membuat

dirinya semakin tanqkas dalam pekerjaann ya .

Alat tersebut ialah buku catatan . Buku ini merupakan semacam

ensiklopedi pribadi . Keteran ga n-keteran gan penting yang dijum

painya da lam menjalankan tugas pekerjaan sehari-hari dicatat da

lam buku itu . Keterangan ini dapat berupa apapun , dari suatu

nama pe raturan baru , guntin gan surat kabar, sampai tanggal dan

nomor sepucuk surat yang penting untuk kelancaran pekerjaan .

Untuk membuat buku ini sebaiknya dipergunakan buku klapper tebal

yang memuat huruf abjad di te pi kanannya .

Buku ini merupakan alat peningat yan g mudah dan cepat dan ti dak

usah membuang-buang waktu, t enaga dan pikiran jika men~hadapi

kesul itan da lam peke rjaannya.

7) . K e r a n j a n g s a m p a h

Alat ini kel ihatannya sepintas sanqat remeh, tetapl alat lni

dapat membantu para pejabat bekerja efektif dan eflsien . Selain

alat lni bermanfaat untuk menjaga kebersihan lantai, juga memung

kinkan pejabat mengadakan pembersihan isl laci atau lemari.

Laci atau lemari yan g bebas dari segala macam barang yang sudah

tidak diper lukan lagi akan menambah kecepatan pejabat tersebut

mengambi I sesuatu benda yang dikehendaki . Bebaskanlah permukaan

meja, l ac i dan lemari dari barang-barang yang sudah tidak dibu

tuhkan lagi . Jangan sampai terjadi barang-barang yang sudah ti

dak dibutuhkan tersimpan bersama-sama baranq-barang yan g masih

diperlukan . Sehinqga jika akan membutuhkan sesuatu barang ter

paksa harus membuan ~-buang tenaqa, waktu, membonqkar, memil ih

dan lain sebaga inya . Untuk membersihkan barang-barang tersebut

dan dalam laci dan lema ri, maka keranjang sampah amat membantu

pejabat tersebut.

95

8). P a p a n t u I I s

Untuk melancarkan pekerjaan seperti mlsalnya memberi . penjelasan

penjelasan kepada bawahan, menghitung angke-angka biaya perjalan

an, biaya pembel ian sesuatu baranq, pen gumuman kepada bawahan,

acara/tugas plmpinan, sebaiknya pejabat pimpinan mempunyai papan

tu I is.

9). A I a t h i t u n g

Untuk keperluan menghitung angka-angka sebaiknya seorang rejabat

mempunyai alat hitung.

Alat hitun g ini dapat disediakan mulai dari yang sederhana se

perti sempoa sampai ke kalkulator, jika blaya memungklnkan .

Alat-alat hitung ini selain memudahkan juqa menghemat tenaga,

pikiran dan waktu.

10). P e I b a g a i d a f t a r

Bag i pejabat yang sering berhubungan dengan pejabat-pejabat lain

dengan mempergunakan telpon, sebaiknya membuat daftar yang memuat

nomor-nomor telpon mereka. Atau pejabat yang sering bepergian

dengan mempergunakan jasa an gkutan umum, seperti bus, kereta api

dan pesawat terbang hendaknya juga mempunyai daftar keberangkatan

dan tibanya kendaraan-kendaraan tersebut.

Daftar-daftar tersebut hendaknya disimpan nada tempat yang me

mudahkan mencarlnya. Seperti daftar telpon para pejabat diletakan

di atas meja atau di papan tul is. Demiklan juqa keteran qan-kete

rangan lain yang berulanq kali dibutuhkan hendaknya dltulis men

jadi pelbagai daftar dan ditempelkan di tempat yang pal lng mudah

di linat sepertl misalnya pada pintu lemari, tembok, papan-papan

pengumuman dan lain sebagainya~

11). Alat-alat komunikasi

Bagi pejabat yang men0inginkan kemudahan dan penghematan tenaga

dan waktu, alat-alat komunikasi ini sekarang sudah banyak dlpakai.

Alat-alat ini memudahkan baginya jlka akan berhubungan denqan

96.

pejabat-pejabat lain balk ke luar atau di dalam kantor. Hubungan

ke dalam bagi kantor modern sekarang ini sudah banyak diperguna

kan alat-alat seperti telpon lokal, dan lnterkom. Adapun hubung

an ke luar, alat seperti t elpon, radi o <C.B), telex dan sejenis

nya banyak dipergunakan .

Demikian bebe r apa alat- alat standard/ baku yang secara minimal

dapat dipenuhi untuk pejabat ataupun pegawai di kalanqan Pe rguru

an Tin ggi mas-ng-masing dalam melaksanakan tugas-tugas peke rj aan

agar supaya dicapai efisiens i kerja.

•

97

Lamp I ran IV Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tlngqi Nomor : 12/DJ/Kep/1983 Tan gga l : 11 Pebruari 1983

PEDOMAN PEMBAKUAN FORMULIR BAGI PERGURUAN TINGGI Dl LINGKUNGAN DEPARTE~1EN PENDIDIKAN DAN i(EBUDAYAAN

1 • PENDAHULUAN

Dalam setlap Perguruan Tinggi mulai pucuk plmpinan sampal tingkat sa

tuan unit kerja terbawah tentu dilakukan tatausaha atau sering juga ' I

dlsebut pekerjaan kantor (office work).

Tata usaha yang merupakan segenap ran gkaian aktlvitas menghimpun,

me~catat, mengolah, mengg,andakan, men g irimkan dan menylmpan keterang-, • ! :

an~keterangan berperan untuk melayani pe laksanaan suatu peke rjaan ' .

operatlf Perguruan Tlnngi den,gan cara menyediakan pe lbagal keteran.gan

juga keteran;gan-keterangan bagi, pimpl,nan Per;-guru.an "J;in gg i untuk mem

buat atau me I akuka,n tl ndakan yann tepat, dan me I an carkah pe rketnbangan

Perguruan Tlngat •.

Perpaduan pe I aksanaan tatausaha dan. penggunaan pe I baga i barang perbe-. '

kalan serta penogunaan konsepsf riklran. manusia yang berupa abjad,

angka, tanda-tanda baca, tanda httung dan sistem tul isan, akan ter

ctpta benda-benda hasil kerja tatausaha yan g dapat berupa segala rna

cam warkat, formul ir, buku dan ben.da-benda berketerangan lalnnya, mi-.

salnya almanak.

Macam-macam kerj'a ketatausahaan pada Perquruan Tinggi berkembang te

rus sesual dengan perkembangan pekerjaan operatifnya, di sampinq itu,

plmplnan Perguruan Tlnggi menohendaki setiap pembuatan keputusan da-

pat dlputuskan secara tepat dan cerat.

tentu dlbutuhkan segala macam keteran(]an

fakta yang benar dan up-to-date.

Untuk hal ini sudah barang

(info rmas i) berdasarkan

Untuk memperoleh keterannan yanq benar dan up-to-date tersebut, maka

segala keterangan yang menyangkut Perguruan Tin gq i perlu dicatat se

cara teratur dan lenqkap.

98

Sa lah s atu a lat yang pentin g untuk pencat at an ke t e r angan i a lah fo r

mul ir. Den gan demiki an fo rmul ir dapa t d i pergunakan untuk men gumpul

kan atau mene ruskan kete r angan .

2. PENGERT I AN

Yan g dimaksud den 0an fo rmul ir i a lah lemba ran kartu at au lemba ran ·

ke rtas be rukuran t e rtentu yang dice t a k at au distensi I de n ~a n ura ian

ura ian, ko lom-ko lom, ga ris-ga ris at au ru ang-ruan9 untuk men ghimpun

dan me nyampaikan keterangan yan9 di pe rlukan. Pengisi an ke teranqan

dapat di la kukan dengan jalan menu! is sesuatu, mencoret sesuatu ural

an yan ~ sudah tertera pa da fo rmul ir , atau membubuhkan sesuatu tan da.

Apabila formulir ini dici ptakan , d irancang, dan d i perqun akan secara

te pat dengan formul ir tersebut akan banyak men ghemat: pikiran , ten a

ga , waktu, ru an9 dan materi a l serta memu dahkan penqumpul an, pencatat

an, pen qolahan, peng iriman serta p9nyimpanan keterangan- keteran gan .

Keuntun gan la in den ga n pen ~g unaan fo rmul ir i a l ah men ghin dari tanya

j awab yanq ti dak perlu dan menj amin pe layanan yanq s ama terhadap

siapar un.

Tap i seba l iknya apab il a pembuat an fo rmul ir itu di l akukan secara se

rampan gan dan pertumbuhanny a ti dak diken da l ikan, suatu instansi mu

dah dijanqkiti o leh penyakit t at ausaha (f.o rmistis), ya itu pencl pt aan

t e rus-menerus fo rmul lr- fo rmul lr ba ru untuk setl ar macam urusan yan g

d langqap pe rlu s ambl I t e rus mempertahankan pe lbaqa i fo rmul ir lama

yanq sudah ada dan su dah banya k juml ahnya .

Untuk mence9ah at au men gatasi ha l t e rseb ut di atas, ma ka pe rlu se

ka li d i la kukanpemba kuan rlan pengen da l i an t e rhadap l ahirnya , hi dupnya

dan berakh i rnya seti ap macam fo rmu I i r .

Aqa r su paya pengq un aan fo rmul i r di· se ti ap Pe rguru an Tin qg i ben a r

bena r men ghemat wa ktu dan -t-enana , ma ka se ti ap fo rmul i r

1) . Ha rus dirancanq ( desi gn) denqan seba ik-ba iknya ;

2). Hnrus di pe rqun akan se ca ra t erat;

3) . Harus di awasl pengg un aannya .

•

99

3. PENTINGNYA PEMBAKUAN FORMULIR

Sering dijumpai pada beberapa Perquruan Tin(jgi terdapat beberapa ma

cam formul ir yang masinq-masing formul ir menghendaki terlalu banyak

keterangan yang tidak perlu , disusun kurang balk, dan ada dalam ukur

an kertas yang berbeda-beda . -Hal demikian ini sudah tentu tidak

akan me I anca rkan pe I aksanaan proses kerja dan menyu I i tkan pengawasan .

Untuk memecahkan masalah tersebut nampaknya perlu formul ir-formul ir

yang digunakan oleh masing-masinq Perguruan Tinggi diadakan pembakuan

(standardisasi).

Pembakuan merupakan dasar perbandingan yang dapat dipakai untuk me

ni lai suatu tindakan atau suatu hasi I. Pembakuan ditetapkan untuk

mengukur jumlah dan mutu pekerjaan da lam suatu instansi.

Untuk membak~kan formul ir yan~ benar-benar dapat dipakai di setiap

Perguruan Tlnggi secara seraqam merupakan hal yang tidak mudah. Un

tuk ini perlu terlebih dahu lu di lakukan penel itian pada Perquruan

Tinqgi guna mengetahui macam-macam formul ir yan0 relevan, kemungkinan

kemungkinan mana dalam peneraran/penggunaannya dapat berbeda menurut

pola tata-kerja masinq-masing Perquruan Tinggi dan untuk mengetahui

kemungkinan-kemungkinan mana yang dapat dibuat formul ir yang khas/

khusus, yang hanya ada pada Pe rguruan Ti nqg i yanq memi I i k i tata ker ja

khusus. Selanjutnya setelah di lakukan anal isa baru dapat disusun

pembakuannya .

Dalam pembakuan ini, terutama dipersoalkan aspek-aspek formul ir yang

menyangkut : ukurannya, mutu kertas dan bentuk huruf cetak. Tujuan

pembakuan formul i r ada I ah untuk mencapa i keseragaman aspek- aspek f I

s i k in i. Formul i r-formul i r yang ukurannya ti dak teratur (berubah

ubah, berganti-ganti , ti dak tetap) dapat menambah biaya-biaya per

cetakan formul i r bagi Perguruan Tinggi yang bersangkutan . Juga for

mul ir-formulir yang ukurannya tidak biasa, dapat menimbulkan kesul it

an mengenai penyimpanannya. Banyaknya ukuran formul ir yang berbeda-,

beda dalam Perguruan Tin ggi hendaknya ditekan sampai sedikit mungkin.

Formul ir yang kertasnya kuranq balk mutunya tidak akan tahan lama,

jika terus menerus dipakai dan disimpan agak lama. Mutu kertas yanq

10.0

dlpil ih untuk formul ir hendaknya sesuai dengan tujuannya. Jika for

mul ir ltu mempunyai arti yanq khusus, atau akan digunakan untuk wak

tu lama, mak8 bag! formulir itu hendaknya dip! I ih kertas yang bermutu

tinggl. Pada umumnya kertas yanq dibuat dart sulphite rupanya bagus,

darat dipakai dan tldak mudah rusak (misalnya untuk ijazah). Mutu

kertas yang dl pa kai oleh sesuatu Perguruan Tlnqgl jangan terlalu

berbeda-beda, dan macamnya hendaknya dljaga supaya sediklt mun gkin.

4. PEOOMAN PEMBUATAN FORMUL I R

Sebelum adanya pembakuan formul ir yan g benar-benar baku baqi setlap

Perguruan Tingg i, maka rada setiap Perguruan Tin gg i dapat dibuatkan

formul lr denqan pedoman sebagai berikut :

1. Setlap penciptaan formul ir hendaknya mempunyal maksud/kegunaan

yan q jelas. Bila denqan sehelai kertas biasa dapat dikumpulkan

dan disampaikan keteran ~a n-keterangan dengan sama mudahnya, maka

formul ir tldak pe rlu dicirtakan. Untuk hal ini daoat dllakukan

pende katan dengan mengajukan beberapa pe rtanyaan :

a. Apakah tujuan dari renciptaan formul ir tersebut;

b. Jlka ada tujuan, apa yan g pa l inq pentin q;

c. Apakah tujuannya cukup pentin q dan cukup lama untuk dlbuat

kan formul lr;

d. Da pa tkah tujuan itu seluruhnya dltampung den ga n formul ir

tersebut;

e. Apakah sudah ada formul lr yan g sedang dlpakai yang dapat di

ub ah sedikit, atau yan g sebaqian besar sudah menampung kebu

tuhannya.

2. Setiap mocam formul ir yan g diciptakan hendaknya diadakan pemba

kuannya terutama men qenai ukurannya, jenls kertas, tipe huruf,

wa manya.

a. Untuk menentukan ukuran/bentuk dapat dilakukan r endekatan

denqan mengajukan pertanyaan-pertanyaan sebaga i berikut :

(1) Siapa yan g akan diminta mengisi fo rmul ir;

(2) Apakah lnformasl itu sudah dalam keadaan slap pakai atau

masih harus diolah dahulu;

101

(3) Apakah sudah tidak ada jalan lain untuk memperoleh lnfor

mas i I tu;

(4) Sampai dl mana dapat dijamin bahwa lnformasi ltu selalu

akan I enqkap;

(5) Apakah dapat digunakan:

- beberapa copy sekal i~us

- sistem pemasukan yang satu kal I saja (tidak perlu di-

pindahkan ke formul ir lain lagi)

- sistem singkatan/kode

- sistem slmbol/lambang

- kotak kosong (tanpa garis)

- tanpa bolak-bal ik dalam pengetikan .

b. Untuk menentukan jenis kerta dapat dilakukan pendekatan de

ngan mengajukan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :

t ..

(1) Bagaimana dan siapa yan0 akan memakainya.

Jika banyak yan~ memakai, maka harus dibuat dari kertas

yang kuat dan tahan cara penggunaan yang kasar.

(2) Bagaimana akan disimpan;

- memal<ai fillinq cabinet

- memakai dos ka rtot i k

- memaka i ordner

- mema ka i m i c ro f i I m.

(3) Bagaimana cara mengisinya;

- diketik

- di tul is

- di co ret

- di lobangi.

3. Setiap formul ir hendaknya dirancang dalam corak yang sederhana:

a . Bagian tercetak yang diterapkan hendaknya memakai kata-kata

at~u .kal imat yang jelas dan tegas;

b. Garis-garis yang tidak perlu hendaknya dihapuskan;

c. lnformasi pokok yang diper lukan harus diisi di tengah-tengah

kertas yang mudah ditemukan dan dibaca;

/

102

d. Blla formul ir akan disortir dan disimpan menurut abjad atau

nomor hendaknya nama (abjad) dan nomor ditaruh di tempat

yang menyolok, misalnya dipojok atas kanan atau kirl atau

di bagian bawah sekal i.

4. Keterangan-keterangan yang dicantumkan pada formul ir hendaknya

diatur susunannya secara loqis atau praktis sehingga memudahkan

pen~isian formul ir. Blla perlu dicantumkan petunjuk cara peng

isian dan dicantumkan pada bagian bawah/atau bagian l ain asal

jelas.

5. Bagian yang harus dl lsi dengan keterangan hendaknya diberi ruang

kosong yang cukup sehingga tul !san jelas.

6. Bila mungkin, keterangan-keterangan yang perlu dltulis ofeh

penglsi formul ir yang sudah dicantumkan, diberi kotak-kotak se

hingga tlnggal diberl tanda tertentu pada kotak dari keterangan

yang dimaksud atau dlcoret bagian-bagian yanq tidak perlu.

7. Setlap formul lr hendaknya mempunyai juduf nama dan bila macamnya

sudah cukup banyak hendaknya diberi kode/nomor

a. Nama formul ir harus dibakukan dan dicetak atas formul ir yang

bersangkutan untuk mencegah kesimpangsluran. Nama harus

pendek (singkat) akan tetapi cukup jelas menunjukkan kepada

slfat, tujuan atau maksud dari formul lr;

b. Nomor formul lr juga dibakukan dan dicetak atas formul ir un

tuk memudahkan baglan arsip yang harus menyimpannya dan de

ngan cepat menemukan kembali jlka diperlukan . Misalnya de

ngan menggunakan sistem desimal . Dua angka pertama di depan

titik desimal , dipakai untuk nomor : biro/baglan/seksi atau

satuan kerja yang fain (00 sampai 09). Kemudian di befakang

dlbuat nomor yang lebih fengkap.

Contoh kode 00.10 : 00 = Kantor Pusat

10 = Nomor urut macam formul ir.

8. Setlap formul ir hendaknya mempunyai ukuran tertentu menurut ke

butuhan penqgunaan don penyimpanan :

103

a. Ukuran formul ir hendaknya dibuat sesuai dengan temoat pe

nyim~anannya misalnya filin g cabinet, dos kartotik, ordner

dan seba~a inya.

b. Bila sesuatu macam fo rmul ir harus disimpan dalam berkas,

hendaknya disedlakan bagian tepi yan 9 kosong secuku pnya un

tuk keperluan penjepitan.

9. Setiap formul ir hen daknya dicetak dengan ti pe huruf yang jelas

dan seragam :

a . Biasanya yang d i paka i adalah huruf ti pe Gotik dan tepat,

menurut kebutuhan (ukuran huruf 6 punt, 8, 10 atau 12);

b. Hendaknya tidak memi I ih tipe huruf yan g sukar dibaca bila

mana cetakannya luntur.

10. Hendaknya tidak mempergunakan titik-titik atau garis-garis di

ruan q yan g harus di isi bilamana tidak betul-betul rerlu terutama

formul ir yan g harus diisi dengan mesin ketik.

11. Hendaknya tidak mempe rgunakan huruf-huruf cetakan berwarna , ke

cua l i jikalau warna itu mempunyai arti tertentu atau merupakan

suatu kode (sandi) tertentu.

12. Formul ir yan g akan dipakal ke luar maupun ke da l am Perguruan

Tin gg i hendaknya memuat nama Perquruan Tinggi yan g bersangkutan,

sedang formul ir untuk keperluan Intern ti dak pe rlu dibubuhi nama

pe rguruan tin gg i yan9 bersangkutan.

13. Formul ir ber~anda dengan tembusan yan g diperlukan o iGh beberapa

satuan organisasi, untuk memudahkan distribusi sebaiknya dibuat

dalam wama yan g berlainan

I

14.

- Wa rna putih untuk asl i;

- Warna biru muda untuk durlikat;

- Warna jambu untuk tri p! ikat;

- Warna kunln g untuk kwardupl ikat.

Bila dana memungkinkan dapat diciptakan formul ir yan g tembus

tanpa carbon (NCR= No Carbon Required).

104

15. Formul ir yang belum terpakal dapat dlsimpan kedalam tempat (af

mari atau rak) terkunci guna penqamanannya dan disusun menurut

urutan kode formul ir.

5. PROSEDUR PEMBUATAN FORMULIR

J

Setiap Perguruan Tingg i sebaik~ya mempunyai/menunjuk seorang peja

bat yang sediklt banyak dapat dlanggap ahl i formul ir (form designer)

misalnya Kep~la Biro Admfnistrasi Umum atau dari Bagian Perencanaan

untuk diserahi tugas penciptaan dan perancangan formul ir-formul ir.

Pembuatan sesuatu formul ir baru dan pemakaiannya dalam kantor pada

dasarnya mengubah prosedur ketatausahaan yang telah berjalan dan

dapat menambah beban pekerjaan yang telah ada. Oleh karena itu

perlu ditentukan bahwa suatu macam formulir bar.u tidak boleh dlcetak

dan dipakai dalam peredaran tanpa terlebih dahulu diperiksa dan di

setujui oleh petugas yan~ ditunjuk menjalankan pengendal ian formul Jr.

Dalam pembuatan formul lr di Per~uruan Tin gg i proses pembuatannya da

pat dilakukan sebagai berikut :

1. Desainer mendiskusikan atau menginterview Pejabat atau Kepala

Ba~ian yan~ memlnta formulir;

2. Desainer bertukar p ikiran dengan Pejabat-pejabat dan pegawai

yang biasa bekerja dengan formul ir-formul ir, memperhatikan

penqalaman-pengalaman mereka dengan para pengisi, pemrosesan,

penyimpanannya dan sebagainya;

3. Desainer meminta ketegasan lagi dari pihak yang memerlukan for

mul ir tentang : tujuan formul ir, dan data yanq in g in diperoleh,

cara pemakaiannya, cara penylmpanannya dan sebaga inya;

4. Desainer mulai membuat design biasanya beberapa buah contoh;

5. Oesainer memperl ihatkan dan mendiskusikan contoh-contoh formul ir

yan g sudah didesign dengan pihak yan g memerlukan formul lr beserta

pegawai-pegawai yang akan mempergunakannya;

6. Keputusan akhir diambil oleh pimpinan Perguruan Tinggi setelah

disempurnakan seperlunya.

105

6. PENGENDALIAN FORMULIR

Sebagaimana telah dijelaskan bahwa tujuan penggunaan formul ir adalah

penghematan unsur usaha seperti pikiran, tenaga, waktu~ material ;

menghindari tanya jawab yang tldak perlu; menjamin pelayanan yang

sama ; maka bila formul ir tidak dikendal ikan bukan menimbulkan efi

siensl kerja, tetapi sebaliknya malahan akan menyul itkan dan timbul

pemborosan-pemborosan. Di lain pihak akan timbul tumpukan formul ir

yang tidak dipakai lagi, atau seten~ah-setengah pemakaiannya, dan

ada pula yang sudah usang.

Untuk menqatasi hal-hal tersebut maka perlu dllakukan penqendal ian

formulir (form control). Pengendalian formulir merupakan aktivitas

teratur yang me I i put i :

a. Mencegah jangan sampai ada formul ir yang tidak dipergunakan se

bagaimana mestinya;

b. ~~ncegah jan gan sampai ada formul ir yang dlubah tanpa persetuju

an sebelumnya;

c. Mencegah jangan sampai ada formul ir baru tanpa diketahui pim

pinan;

d. Mencegah jangan sampai ada perubahan-perubahan pada pekerjaan

kantor rutin tanpa diketahui atau disetujui ofeh pimpinan. Jika

suatu pekerjaan rutin sudah tidak dapat menqikuti kebutuhan,

maka harus diadakan penyesuai an den gan direncanakan sebelumnya

dan dengan keputusan pimpinan.

Dalam men9embangkan pengendal ian formul ir dl Perguruan Tinggi dapat

dilakukan langkah-lanqkah sebaqai berikut

1. Pimpinan Perguruan Tinggi menetapkan pejabat sentral yang ber

wenan g dan bertanggung jawab atas semua formul ir yang beredar dl

Perguruan Tinqgi misalnya Kepala Biro Administrasi Umum atau pe

jabat yang oleh pimpinan Perguruan Tinggi dianqgap cukup mampu.

2. Kepada semua pejabat di I in qkunqan Perguruan Tinggi yang ber

sangk~n di instruksikan untuk tidak menqadakan perubahan apapun

pada formul ir-formul ir yanq berlaku, atau mengadakan formul ir

baru tanpa melalui pejabat sentral tersebut di atas. Keputusan

terakhir tetap pada pimpin ~n Perauruan Tinqqi.

it

t I

I I

I

I

~~

i 106

3. Pengendal ian fonmul ir mencakup juga pencetakan dan penggunaan

nya. Pejabat pengendalian mempelajari, menoecek, mennanalisa

semua formul ir yan g diusulkan, yan g sedang berlaku apakah meme

nuhi syarat-syarat teknis yang menyangkut : ukuran, tingkatan,

mutu kertas, tebal, berat, ga ris, huruf, dan sebagainya.

4. J!ka sesuatu macam formulir tldak memenuhi sya rat-syarat teknls

tersebut dl atas, pejabat pengendal i meninjau kembali formul ir

tersebut untuk diusahakan ketepatannya dalam fun gsinya memper

lancar pekerjaan dan penghematan tenaga dan waktu.

Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen ...

Documents