KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa dalam rangka efisiensi dan efektivitas serta tertib administrasi penyelenggaraan pemerintahan, perlu dilakukan penyeragaman tata naskah dinas di lingkungan Perpustakaan Nasional; b. bahwa Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 25 Tahun 2001 tentang Pedoman Tata Persuratan Perpustakaan Nasional RI perlu disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan dan perkembangan keadaan sehingga perlu untuk diganti; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Perpustakaan Nasional; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 129, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4774); 2. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5035); 3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 4. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 76, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5531);
115
Embed
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA fileTahun 2001 tentang Pedoman Tata Persuratan Perpustakaan Nasional RI perlu disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan dan perkembangan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 3 TAHUN 2015 TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka efisiensi dan efektivitas serta tertib
administrasi penyelenggaraan pemerintahan, perlu dilakukan penyeragaman tata naskah dinas di lingkungan Perpustakaan Nasional;
b. bahwa Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 25 Tahun 2001 tentang Pedoman Tata Persuratan
Perpustakaan Nasional RI perlu disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan dan perkembangan keadaan sehingga perlu untuk diganti;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Perpustakaan Nasional;
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 129, Tambahan Lembaran Negara Nomor
4774); 2. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera,
Bahasa, Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5035); 3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang
Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
5234); 4. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur
Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2014 Nomor 76, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5531);
- 2 -
6. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan
Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah,
terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013; 7. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit
Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non
Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2013;
8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik di Instansi Pemerintah;
9. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;
10. Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 3 Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan
Nasional sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 1 Tahun 2012;
11. Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun
2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Proklamator Bung Karno;
12. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 2 Tahun
2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Proklamator Bung Hatta;
13. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL.
Pasal 1
Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Perpustakaan Nasional sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.
Pasal 2
Pedoman Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 merupakan acuan bagi seluruh unit kerja di
lingkungan Perpustakaan Nasional dalam menyelenggarakan tata naskah dinas.
Pasal 3
Pada saat Peraturan ini mulai berlaku, Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 25 Tahun 2001 tentang
Pedoman Tata Persuratan Perpustakaan Nasional dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
- 3 -
Pasal 4
Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan peraturan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 1 April 2015
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA, ttd.
SRI SULARSIH
Diundangkan di Jakarta Pada tanggal 21 April 2015
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
YASONNA H. LAOLY
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2015 NOMOR 581
- 4 -
LAMPIRAN PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3 TAHUN 2015
TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah. Salah satu komponen
penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan
lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi
pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi,
kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat.
Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh instansi pemerintah telah diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. Sehubungan dengan terbitnya peraturan tersebut, Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional
Nomor 25 Tahun 2001 tentang Pedoman Tata Persuratan Perpustakaan Nasional perlu disesuaikan.
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud Pedoman Tata Naskah Dinas ini dimaksudkan sebagai acuan
penyelenggaraan tata naskah dinas di Perpustakaan Nasional, UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno, dan UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta.
2. Tujuan
Pedoman Tata Naskah Dinas ini bertujuan untuk menciptakan kemudahan dan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien.
- 5 -
C. Sasaran
Sasaran Pedoman Tata Naskah Dinas ini adalah:
1. Tercapainya kesamaan pemahaman dalam penyelenggaraan tata
naskah dinas;
2. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan
unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;
3. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis; dan
4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas.
D. Asas Pedoman Tata Naskah Dinas ini disusun berdasarkan asas sebagai
berikut:
1. Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan
efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
2. Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk
yang telah dibakukan.
3. Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.
4. Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu
kesatuan sistem administrasi umum.
5. Kecepatan dan Ketepatan
Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.
6. Keamanan
Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.
E. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas ini meliputi: 1. Pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; 2. Pengaturan sifat dan derajat surat;
3. Pengaturan pencantuman alamat surat; 4. Pengaturan kode surat; 5. Pengaturan penandatanganan naskah dinas; dan
6. Pengaturan cap dinas.
F. Pengertian Umum Pengertian umum dalam Pedoman Tata Naskah Dinas ini meliputi:
1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan
akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
- 6 -
2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.
3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.
5. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani
naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
6. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka
Tunggal Ika.
7. Logo adalah logo Perpustakaan Nasional.
- 7 -
BAB II JENIS DAN PENGERTIAN NASKAH DINAS
A. Jenis Naskah Dinas
1. Jenis Naskah Dinas terdiri atas:
a. Peraturan; b. Keputusan; c. Instruksi;
d. Standar Operasional Prosedur; e. Surat Edaran; f. Surat Perintah/Surat Tugas
g. Surat Dinas; h. Memorandum (Memo);
i. Nota Dinas; j. Surat Undangan; k. Surat Perjanjian;
l. Surat Kuasa; m. Berita Acara;
n. Surat Keterangan; o. Surat Pengantar; p. Pengumuman;
q. Laporan; r. Telaahan Staf; s. Piagam Penghargaan;
t. Lembar Disposisi; dan u. Sertifikat.
2. Penggunaan Huruf Naskah dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12, kecuali naskah dinas peraturan, keputusan dan instruksi
menggunakan jenis huruf bookman old style ukuran 12. 3. Bentuk Kepala Naskah Dinas
a. Pada kepala naskah dinas Kepala Perpustakaan Nasional untuk Peraturan, Keputusan, Instruksi, dan surat menyurat antar lembaga, dicantumkan lambang negara dan nama jabatan secara
simetris; b. Pada kepala naskah dinas untuk surat menyurat di lingkungan
Perpustakaan Nasional yang ditandatangani Kepala Perpustakaan
Nasional, dicantumkan logo, garis, dan alamat lembaga; c. Pada kepala naskah dinas Keputusan dan Instruksi yang
ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional, dicantumkan logo secara simetris;
d. Pada kepala naskah dinas untuk surat menyurat yang
ditandatangani oleh Sekretaris Utama, Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat, Kepala Direktorat, Inspektur, dan Kepala UPT di lingkungan Perpustakaan Nasional dicantumkan logo, garis, dan alamat
lembaga; e. Pada kepala naskah dinas yang ditandatangani oleh Kepala UPT,
ditambahkan nama UPT di bawah logo; f. Alamat ditulis lengkap di bawah garis tanpa singkatan disertai kode
pos, telepon, faksimile, dan laman apabila ada;
g. Jarak garis dari tepi bawah kertas 2,5 cm; h. Penulisan lembaga Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
menggunakan huruf Ringo.
- 8 -
Bentuk kepala naskah dinas menggunakan contoh sebagai berikut:
1. Logo Perpustakaan Nasional Logo Perpustakaan Nasional adalah sebagai berikut:
2. Contoh Bentuk Kepala Naskah Dinas
a) Contoh Kepala Naskah Dinas Peraturan, Keputusan, dan Instruksi yang ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan
Nasional
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
b) Contoh Kepala Naskah Dinas selain Peraturan, Keputusan, dan Instruksi yang ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan
Nasional
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
- 9 -
c) Contoh Kepala Naskah Dinas untuk surat menyurat di lingkungan Perpustakaan Nasional yang ditandatangani oleh
Kepala Perpustakaan Nasional
d) Contoh Kepala Naskah Dinas Keputusan dan Instruksi yang ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional
e) Contoh Kepala Naskah Dinas untuk surat menyurat yang
ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional
Alamat. Jl. Salemba Raya No. 28A, Jakarta Pusat, Indonesia - 10430
mengenai pokok pikiran yang menjadi latar belakang
pembuatan peraturan. (2) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran,
setiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian.
(3) Setiap pokok pikiran ditulis secara urut dengan huruf,
diawali dengan kata bahwa, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma.
(4) Konsiderans mengingat memuat dasar hukum kewenangan pembuatan peraturan berisi peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih
tinggi. (5) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang
dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantumannya perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan jika tingkatannya
sama, disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya.
(6) Pencantuman Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden dilengkapi dengan Nomor Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung.
(7) Pencantuman Keputusan atau Peraturan Kepala
Perpustakaan Nasional dilengkapi dengan Nomor Berita Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara
tanda baca kurung. (jika ada) d) Diktum terdiri atas kata memutuskan dan menetapkan.
(1) Kata memutuskan ditulis dengan huruf kapital tanpa
spasi secara simetris, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.
(2) Kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital pada awal kata, dicantumkan sesudah kata memutuskan, sejajar
dengan kata menimbang dan mengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.
- 12 -
(3) Setelah kata menetapkan dicantumkan nama peraturan yang ditetapkan, ditulis dengan huruf kapital, dan
diakhiri tanda baca titik. 4) Batang Tubuh atau isi
Batang tubuh atau isi peraturan memuat materi pokok yang diatur dalam peraturan dan dirumuskan dalam pasal-pasal.
5) Penutup
Penutup peraturan terdiri atas: a) Tempat dan tanggal penetapan peraturan ditulis di sebelah
kanan bawah, di bawah baris akhir isi peraturan; b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis
dengan huruf kapital, sejajar dengan kata ditetapkan, dan
diakhiri dengan tanda baca koma; c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan
dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d) Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri
tanda tangan;
e) Nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan nomor induk pegawai (NIP)
dan gelar. f) Penjelasan (jika diperlukan);dan
g) Lampiran (jika diperlukan)
Naskah Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional diketik dengan
menggunakan jenis huruf Bookman Old Style, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas F4 (folio). Peraturan Kepala Perpustakaan
Nasional yang telah ditetapkan, diundangkan dalam Berita Negara Republik Indonesia serta dibuat salinan yang ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum.
c. Format
Format peraturan dan salinan dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:
- 13 -
1) Contoh Format Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR .... TAHUN .... TENTANG
......................
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang : a. bahwa.............................................................................;
b. bahwa.............................................................................;
Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan
pengundangan Peraturan ini dalam Berita Negara Republik
Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal .................. 20..
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL MENTERI/KEPALA/KETUA REPUBLIK INDONESIA,
Tanda tangan dan cap dinas Tanda tangan dan cap dinas
NAMA NAMA
Diundangkan di.....
pada tanggal......
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
tanda tangan dan cap jabatan
NAMA MENTERI
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN……NOMOR…….
- 17 -
3) Contoh Format Salinan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR .... TAHUN ....
TENTANG
......................
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang : a. bahwa.............................................................................; b. bahwa.............................................................................;
dan Peraturan Presiden dilengkapi dengan Nomor Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung.
(7) Pencantuman Keputusan atau Peraturan Kepala
Perpustakaan Nasional dilengkapi dengan Nomor Berita Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara
tanda baca kurung. c) Diktum terdiri atas kata memutuskan dan menetapkan.
(1) Kata memutuskan ditulis dengan huruf kapital tanpa
spasi secara simetris, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.
(2) Kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital pada awal kata, dicantumkan sesudah kata memutuskan, sejajar
dengan kata menimbang dan mengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.
- 22 -
(3) Setelah kata menetapkan dicantumkan nama keputusan yang ditetapkan, ditulis dengan huruf kapital, dan
diakhiri tanda baca titik. 4) Batang Tubuh atau isi
Batang tubuh atau isi keputusan memuat materi pokok yang ditetapkan dalam keputusan
5) Penutup
Penutup keputusan terdiri atas: a) Tempat dan tanggal ditetapkannya keputusan ditulis di
sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi keputusan; b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis
dengan huruf kapital, sejajar dengan kata ditetapkan, dan
diakhiri dengan tanda baca koma; c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan
dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d) Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri
tanda tangan;
e) Nama lengkap pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan gelar; dan
f) Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf
kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak bagi pejabat selain Kepala Perpustakaan Nasional.
Naskah Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional atau pejabat lain
diketik dengan menggunakan jenis huruf Bookman Old Style, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas F4 (folio). Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional atau pejabat lain yang telah ditetapkan,
dibuat salinan yang ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum.
c. Format
Format keputusan dan salinan dibuat dengan menggunakan contoh
sebagai berikut:
- 23 -
1) Contoh Format Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
KEPUTUSAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR .... TAHUN ....
TENTANG
......................
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang : a. bahwa.............................................................................;
b. bahwa.............................................................................; c. dst
Mengingat : a. .......................................................................................;
b. .......................................................................................;
PERTAMA : ..............................................................................................;
KEDUA : ..............................................................................................;
KETIGA : ..............................................................................................; KE dst..... : Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku
pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal .................. 20..
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA,
Tanda tangan dan cap dinas
NAMA
- 24 -
2) Contoh Format Salinan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
KEPUTUSAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR .... TAHUN ....
TENTANG
......................
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang : a. bahwa.............................................................................;
b. bahwa.............................................................................;
c. dst
Mengingat : a. .......................................................................................;
b. .......................................................................................;
c. dst
MEMUTUSKAN : Menetapkan : ..............................................................................................;
PERTAMA : ..............................................................................................;
KEDUA : ..............................................................................................;
KETIGA : ..............................................................................................;
KE dst..... : Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal .................. 20..
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
Tanda tangan dan cap dinas
NAMA
Salinan sesuai dengan aslinya.
Jabatan Pembuat Salinan,
Tanda tangan pejabat pembuat salinan
Nama pejabat pembuat salinan
NIP pejabat pembuat salinan
- 25 -
3) Contoh Format Keputusan Selain Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional
KEPUTUSAN SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT
NOMOR .... TAHUN ....
TENTANG
......................
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT,
Menimbang : a. bahwa ............................................................................;
b. bahwa ............................................................................; c. dst
Mengingat : a. .......................................................................................;
b. .......................................................................................;
PERTAMA : ..............................................................................................;
KEDUA : ..............................................................................................;
KETIGA : ..............................................................................................; KE dst..... : Keputusan Sekretaris Utama/Deputi/Kepala UPT ini mulai
berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal .................. 20..
SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT,
Tanda tangan dan cap dinas
NAMA NIP
- 26 -
4) Contoh Format Salinan Keputusan Selain Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional
KEPUTUSAN SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT
NOMOR .... TAHUN ....
TENTANG
......................
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT,
Menimbang : a. bahwa ............................................................................; b. bahwa ............................................................................;
c. dst
Mengingat : a. .......................................................................................;
b. .......................................................................................; c. dst
PERTAMA : ..............................................................................................;
KEDUA : ..............................................................................................; KETIGA : ..............................................................................................;
KE dst..... : Keputusan Sekretaris Utama/Deputi/Kepala UPT ini mulai
berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal .................. 20..
SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT,
Tanda tangan dan cap dinas
NAMA
NIP
Salinan sesuai dengan aslinya.
Jabatan Pembuat Salinan,
Tanda tangan pejabat pembuat salinan
Nama pejabat pembuat salinan
NIP pejabat pembuat salinan
- 27 -
3. Instruksi a. Pengertian
Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat
sangat penting. b. Susunan
Susunan instruksi terdiri atas:
1) Kepala instruksi Kepala instruksi terdiri atas: a) Lambang negara dan nama jabatan dicantumkan secara
simetris untuk instruksi Kepala Perpustakaan Nasional; b) Logo dicantumkan secara simetris untuk instruksi selain
Kepala Perpustakaan Nasional; c) Kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan
ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
d) Kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
e) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; f) Nama instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
dan g) Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis
dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan
tanda baca koma. 2) Dasar hukum atau latar belakang
Dasar hukum atau latar belakang memuat ketentuan atau
alasan perlunya ditetapkan instruksi. 3) Batang tubuh atau isi
Batang tubuh atau isi instruksi memuat nama pejabat yang diberi instruksi dan materi pokok yang diatur dalam instruksi.
4) Penutup
Penutup instruksi terdiri atas: a) Tempat dan tanggal dikeluarkannya instruksi ditulis di
sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi instruksi; b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis
dengan huruf kapital, sejajar dengan kata dikeluarkan, dan
diakhiri dengan tanda baca koma; c) Tanda tangan pejabat yang mengeluarkan instruksi
dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d) Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri
tanda tangan; dan
e) Nama lengkap pejabat yang mengeluarkan instruksi ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan gelar dan NIP
Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional atau pejabat lain yang
telah ditetapkan, dibuat salinan yang ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum.
c. Format Format instruksi dan salinan dibuat dengan menggunakan contoh
sebagai berikut:
- 28 -
1) Contoh Format Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
INSTRUKSI KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR …. TAHUN ….
TENTANG
……………………………………………………………………..
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
Dalam rangka ……………………………………, dengan ini memberikan instruksi
KEDUA : ……………………………………...........................................................;
KETIGA : ……………………………………..........................................................;
KE(dst) : Instruksi Sekretaris Utama/Deputi/Kepala UPT ini, mulai berlaku
pada tanggal dikeluarkan.
Dikeluarkan di…………..
pada tanggal……………
SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT,
tanda tangan dan cap dinas
NAMA
NIP
Salinan sesuai dengan aslinya.
Jabatan Pembuat Salinan,
Tanda tangan pejabat pembuat salinan
Nama pejabat pembuat salinan
NIP pejabat pembuat salinan
- 32 -
4. Standar Operasional Prosedur a. Pengertian
Standar Operasional Prosedur adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.
b. Susunan Susunan standar operasional prosedur terdiri atas: 1) Halaman Judul (Cover)
Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul muka sebuah SOP. Halaman judul ini berisi informasi
mengenai: a) Judul SOP; b) Nama Unit Kerja;
c) Tahun pembuatan; dan d) Informasi lain yang diperlukan.
2) Keputusan Pimpinan
Karena SOP merupakan pedoman bagi setiap pegawai, maka harus memiliki kekuatan hukum. Dalam halaman selanjutnya
setelah halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan tentang penetapan SOP.
3) Daftar isi SOP
Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat
untuk bagian tertentu dari SOP terkait. 4) Penjelasan singkat penggunaan
Sebagai sebuah manual, maka SOP memuat penjelasan
bagaimana membaca dan menggunakannya. Isi dari bagian ini antara lain mencakup: a) Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan
kebutuhan organisasi. b) Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur
yang dibuat. 5) Bagian Identitas
Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP dapat
dijelaskan sebagai berikut: a) Logo instansi dan nomenklatur unit kerja pembuat. b) Nomor SOP, diisi dengan nomor basah secara berurutan
dalam 1 (satu) tahun takwim. c) Tanggal Pengesahan, diisi tanggal pengesahan SOP oleh
Pejabat yang berwenang di unit kerja. d) Tanggal Revisi, diisi tanggal SOP direvisi atau tanggal
rencana diperiksa kembali SOP yang bersangkutan. e) Pengesahan oleh pejabat yang berwenang pada unit kerja.
Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan,
nama pejabat yang disertai dengan NIP/NIK serta stempel/cap instansi.
f) Judul SOP, sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan
tugas dan fungsi yang dimiliki. g) Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang
mendasari prosedur yang di buat menjadi SOP beserta
aturan pelaksanaannya. h) Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan
prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP lain yang terkait secara langsung dalam
- 33 -
proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut).
i) Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak
dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta
berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu
jika/apabila-maka (if-then) atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan.
j) Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan
perannya pada prosedur yang distandarkan. k) Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan
mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan
yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang dibuat menjadi SOP.
l) Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang perlu
didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh
setiap pelaksana yang terlibat dalam proses. Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah
dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah
selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar”.
6) Bagian Flowchart Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah
kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi: a) Nomor, diisi nomor urut. b) Tahap Kegiatan, diisi tahapan kegiatan yang merupakan
urutan logis suatu proses kegiatan. Biasanya menggunakan
kalimat aktif dengan awalan me-. c) Pelaksana, merupakan pelaku (aktor) kegiatan.
Simbolsimbol diagram alir sesuai dengan proses yang
dilakukan. Keterangan simbol sebagaimana ditentukan pada daftar simbol. Pelaksana diisi dengan nama-nama jabatan (Jabatan Fungsional Umum, Jabatan Fungsional Tertentu,
Jabatan Struktural) yang ada di unit kerja yang bersangkutan yang melakukan proses kegiatan. Urutan
penulisan jabatan dimulai dari jabatan yang terlebih dahulu melakukan tahap kegiatan. Jika dalam SOP tersebut terkait dengan unit lain, maka jabatan unit kerja lain diletakan
setelah kolom jabatan di unit yang bersangkutan. d) Mutu Baku, berisi kelengkapan, waktu, output dan
keterangan. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan
- 34 -
(standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses telah memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar
pelayanan. Untuk memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasi, sebaiknya SOP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan
berbeda sesuai dengan kebutuhan unit kerja. Norma waktu bisa dalam hitungan menit, jam, hari.
7) Bagian Pendukung Bagian Pendukung berisi uraian, keterangan, atau contoh-contoh formulir yang dapat mendukung penjelasan prosedur
kegiatan atau menjadi syarat kelengkapan suatu kegiatan.
c. Format
Format standar operasional prosedur dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:
- 35 -
Contoh halaman judul SOP
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIRO HUKUM DAN PERENCANAAN
TAHUN 2014
Alamat. Jl. Salemba Raya No. 28A, Jakarta Pusat, Indonesia - 10430
NOMOR SOP … Tahun 20… TANGGAL PENGESAHAN …, .……., 20… TANGGAL REVISI …………………… DISAHKAN OLEH Kepala Biro Hukum dan
Perencanaan,
…………………………..
NIP ……………………. NAMA SOP Prosedur Penyusunan
Perjanjian Kerjasama (MOU)
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 1997 tentang
Penerimaan Negara Bukan Pajak (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 43, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 3687); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014
tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor
76, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5531);
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operating Prosedur Administrasi Pemerintahan;
4. Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 3 Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Perpustakaan Nasional sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional
Nomor 1 Tahun 2012; 5. dll.
1. Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana 2. Mengetahui fungsi dan tugas unit kerja
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP tentang Prosedur Penyusunan Perka;
2. SOP tentang Prosedur Pengelolaan PNBP; 3. dll.
1. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Perpusnas
2. Formulir …………… 3. Komputer/Printer/Scanner
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Apabila formulir pemantauan dan evaluasi SOP
terlambat diserahkan kepada unit kerja, maka penyelesaian SOP terhambat
Disimpan sebagai data elektronik dan manual
Contoh bagian flowchart SOP
NO
Uraian Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku Pemohon Sekut Karo
HP Kabag H&H
Kasub Bag Hk
Staf Waktu Output
1 Unit kerja pemohon mengajukan surat
permohonan penerbitan MOU kepada
Kaperpusnas c.q Sekretaris Utama dengan melampirkan draft MOU
sebagaimana dimaksud
1 hari
Surat
Permohonan
2 Sekretaris Utama menginventarisasi
masalah yang kemudian di disposisikan kepada Karo
2 hari Disposisi
3 Kepala Biro menerima disposisi usulan
dan mendisposisikan kepada Kabag 2 hari Disposisi
4 Kabag menerima disposisi dan mendisposisikan kepada Kasubbag
1 hari Disposisi
5 Kasubbag menerima dan mengevaluasi
draft dan menugaskan pelaksana untuk
memposes lebih lanjut
1 hari Nota Dinas,
Disposisi
6 Pelaksana memproses lanjut dengan
menyusun draft yang kemudian
menyampaikan kepada Kasubbag
2 hari Naskah hasil
telaah
7 Kasubbag mengoreksi dan menandatangani disposisi untuk
diserahkan ke Kabag
1 hari
Disposisi
8 Kabag mengoreksi dan memaraf pada draft MOU dan menandatangani
disposisi untuk diserahkan kepada
Karo
1 hari Disposisi
9 Karo mengoreksi dan memaraf pada draft MOU dan menandatangani
disposisi untuk diserahkan kepada
Sestama
1 hari Disposisi
10 Sestama mengoreksi dan memaraf draft
MOU dan menandatangani disposisi
dan dikembalikan kepada pelaksana untuk ditandatangani Kaperpusnas
1 hari Disposisi
11 Pelaksana menyerahkan draft final
kepada pemohon
1 hari Naskah final
12 Pemohon mengagendakan
penandatangan MOU antara
Kaperpusnas dengan Pihak Kedua
Naskah final
- 37 -
5. Surat Edaran a. Pengertian
Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang penting dan mendesak.
b. Susunan Susunan surat edaran terdiri atas: 1) Kepala surat edaran
bentuk kepala surat edaran dibuat sesuai dengan ketentuan bentuk kepala naskah dinas.
2) pembuka surat edaran
Pembuka surat edaran terdiri atas: a) Frasa surat edaran
Frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala naskah dinas secara simetris.
b) Nomor Kata nomor ditulis dengan huruf kapital sejajar dengan frasa surat edaran.
c) Tentang Kata tentang ditulis dengan huruf kapital di bawah nomor
dan simetris dengan frasa surat edaran. d) Alamat tujuan surat edaran
Penulisan alamat tujuan surat edaran didahului singkatan Yth., ditulis di bawah sebelah kiri kata tentang, diikuti nama jabatan dan alamat yang dituju tanpa didahului kata depan
di pada nama tempat tujuan. 3) Isi surat edaran
Awal kalimat isi surat edaran ditulis di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat. Isi surat edaran terdiri atas:
a) pendahuluan berisi landasan hukum pembuatan surat edaran;
b) isi pokok memuat materi pokok surat edaran; dan c) kalimat penutup berisi perintah pelaksanaan surat edaran.
4) Penutup
Penutup surat edaran terdiri atas: a) Tanggal surat edaran ditulis di sebelah kanan bawah, di
bawah baris akhir isi surat edaran, tanpa didahului nama
tempat pembuatan; b) Nama jabatan pejabat yang menandatangani surat edaran
ditulis di bawah dan sejajar dengan tanggal surat edaran dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma;
c) Tanda tangan pejabat yang menandatangani surat edaran dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat;
d) Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat;
e) Nama pejabat yang menandatangani surat edaran ditulis di
bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah; dan
f) Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf
kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor
- 38 -
tanpa jarak bagi pejabat selain Kepala Perpustakaan Nasional.
g) Apabila ada tembusan, kata tembusan ditulis dengan menggunakan huruf kapital pada awal kata tanpa garis
bawah diikuti tanda baca titik dua sejajar dengan pembuka surat dan sebaris dengan nama pejabat yang menandatangani surat edaran.
h) Pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, dan apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi
nomor urut dan sejajar dengan kata tembusan. i) Pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan Yth
atau diikuti frasa sebagai laporan.
c. Format
Format surat edaran dibuat dengan menggunakan contoh format sebagai berikut:
1) Contoh Format Surat Edaran Antar Lembaga Yang
Ditandatangani Oleh Kepala Perpustakaan Nasional
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
SURAT EDARAN Nomor…/.../…/...
TENTANG
……………………………………………………………………..
Yth. 1. ……………….…..
2. …………………...
3. ..………………….
dan seterusnya
Dasar (pembuatan surat edaran)..........................……...........................................
Isi surat edaran…...................……………………………............................................ …………………............…………………………………………………................................
Isi surat edaran…...................……………………………............................................ …………………............…………………………………………………................................
4) Contoh Format Surat Edaran Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan
SURAT EDARAN Nomor…/.../…/...
TENTANG
……………………………………………………………………..
Yth. 1. ……………….…..
2. …………………...
3. ..………………….
dan seterusnya
Dasar (pembuatan surat edaran)..........................……........................................... ……………………………………………............………………………................................
Isi surat edaran…...................……………………………............................................
Surat Perintah/surat tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat dibawahnya yang memuat
perintah apa yang harus dilakukan. b. Susunan
Susunan surat perintah/surat tugas terdiri atas:
1) Kepala Bagian kepala surat perintah/surat tugas terdiri dari: a) Kop surat perintah/surat tugas berupa lambang negara atau
logo; b) Kata surat perintah/surat tugas, ditulis dengan huruf
kapital secara simetris; dan c) Nomor, berada di bawah tulisan surat perintah/surat tugas.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perintah/surat tugas terdiri dari hal-hal sebagai berikut:
a) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah/ surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan
landasan ditetapkannya surat perintah/surat tugas tersebut;
b) Diktum dimulai dengan kata memberi perintah/memberi
tugas, secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri disertai nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas;
c) Di bawah kata kepada ditulis kata untuk yang berisi tentang tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
3) Kaki
Bagian kaki surat perintah/surat tugas ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri dari: a) Tempat dan tanggal surat perintah/surat tugas;
b) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan
diakhiri dengan tanda baca koma; c) Tanda tangan pejabat yang menugasi; d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat
perintah/surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata; dan
e) Cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan
a) Surat perintah/surat tugas disampaikan kepada yang
mendapat tugas. b) Tembusan surat perintah/surat tugas tugas disampaikan
kepada unit kerja/lembaga yang terkait.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.
b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, ditulis dalam bentuk kolom yang terdiri dari nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.
c. Format
Format surat perintah/surat tugas dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:
- 43 -
1) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
SURAT PERINTAH/SURAT TUGAS
Nomor …………….........
Dasar : a. ..............................................................................
b. ..............................................................................
4) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Kolektif Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
SURAT PERINTAH/SURAT TUGAS
Nomor ...........................
Dasar : a. .............................................................................. b. ..............................................................................
c. dst.
Kepala Perpustakaan Nasional memberikan tugas kepada
No. Nama/NIP Pangkat/Golongan Jabatan
1 Iman Saleh Lubis NIP ………………..
Pembina Tk. I (IV/b)
Kepala Bagian Hukum dan Humas
2 Dst..
untuk .................................................................................................... ................
tanggal .................................................................................................... ..............
di ........................................................................................................... ...............
Surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Tempat, tanggal
Nama Jabatan,
Tanda tangan dan cap dinas
Nama Pejabat
- 47 -
5) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Kolektif Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional
Nota Dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan langsung atau
yang setingkat, berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.
b. Susunan
Susunan nota dinas terdiri atas: 1) Kepala nota dinas
Bentuk kepala nota dinas dibuat sesuai dengan ketentuan
bentuk kepala naskah dinas. 2) Pembuka nota dinas
Pembuka nota dinas terdiri atas: a) Frasa nota dinas
Frasa nota dinas ditulis di bawah dan simetris dengan
kepala nota dinas, dan menggunakan huruf kapital. b) Tujuan nota dinas
Tujuan nota dinas didahului dengan frasa yang terhormat disingkat Yth. ditulis di sebelah kiri di bawah kata nota dinas dan diikuti tanda baca titik dua.
c) Asal nota dinas
Asal nota dinas didahului dengan kata dari, ditulis di bawah dan sejajar dengan singkatan Yth., serta diikuti tanda baca titik dua.
d) Hal nota dinas Kata hal nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan asal
nota dinas, serta diikuti tanda baca titik dua. e) Tanggal nota dinas
Tanggal nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan hal nota dinas, serta diikuti tanda baca titik dua.
3) Isi nota dinas
a) Awal kalimat isi nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan kata hal.
b) Pendahuluan, isi pokok, dan kalimat penutup dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam surat dinas.
4) Penutup nota dinas. Penutup nota dinas terdiri atas: a) Nama jabatan pejabat yang menandatangani nota dinas
ditulis di bawah sebelah kanan dengan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan
diakhiri tanda baca koma; b) Tanda tangan pejabat yang menandatangani nota dinas
dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat
tanpa dibubuhi cap dinas; dan c) Nama pejabat yang menandatangani nota dinas ditulis di
bawah dan sejajar dengan nama jabatan, serta
menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah.
c. Format
Format nota dinas dengan menggunakan contoh sebagai berikut:
- 60 -
1) Contoh Format Nota Dinas Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional
hari ......................... tanggal .........................
pukul ...................... bertempat di .................
1. Harap hadir ....... menit Pakaian:
sebelum acara dimulai dan Pria : .......................
undangan dibawa. Wanita : .......................
2. Konfirmasi melalui telepon .............
11. Surat Perjanjian a. Pengertian
Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan
bersama tentang objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
b. Susunan Susunan surat perjanjian terdiri atas:
1) Kepala surat perjanjian Kepala surat perjanjian terdiri atas: a) Lambang negara digunakan untuk Kepala Perpustakaan
Nasional dan diletakkan secara simetris. b) Logo digunakan untuk selain Kepala Perpustakaan Nasional
dan diletakkan disebelah kanan atau kiri; c) Nama instansi yang melakukan perjanjian ditulis dengan
huruf kapital diletakkan di bawah lambang negara atau logo
secara simetris; d) Judul perjanjian ditulis dengan huruf kapital diletakkan di
bawah nama instansi secara simetris; dan
e) Kata nomor dari para pihak ditulis dengan huruf kapital di bawah judul perjanjian secara simetris.
2) Batang tubuh atau isi Batang tubuh atau isi surat perjanjian memuat materi perjanjian kerja sama atau kesepakatan bersama yang
dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.
PERPUSTAKAAN NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
UPT ……………………………………..
- 70 -
3) Kaki Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama
penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
c. Format
Format surat perjanjian dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:
1) Contoh Format Surat Perjanjian Antar Instansi Dalam Negeri Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional
PERJANJIAN KERJA SAMA
ANTARA
………………………………………….
DAN …………………………………………..
TENTANG
…………………………………………….
NOMOR……………………………..
NOMOR……………………………..
Pada hari ini, ……………, tanggal ……., bulan …….., tahun …….., bertempat di
……, yang bertanda tangan di bawah ini
1. …….................: ……………………, selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama
2. …….................: ……………………, selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua
bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang ………………………., yang
diatur dalam ketentuan sebagai berikut:
Pasal 1
TUJUAN KERJA SAMA …………………………………………………………………………………….……….........…….
2) Contoh Format Surat Perjanjian Antar Instansi Dalam Negeri Yang Ditandatangani Selain Kepala Perpustakaan Nasional
PERJANJIAN KERJA SAMA ANTARA
………………………………………….
DAN
…………………………………………..
TENTANG
……………………………………………. NOMOR……………………………..
NOMOR……………………………..
Pada hari ini, ……………, tanggal ……., bulan …….., tahun …….., bertempat di
……, yang bertanda tangan di bawah ini
1. …….................: ……………………, selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama
2. …….................: ……………………, selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua
bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang ………………………., yang
diatur dalam ketentuan sebagai berikut:
Pasal 1
TUJUAN KERJA SAMA
…………………………………………………………………………………….........…….
…………………………………………………………………………………………..........
Pasal 2
RUANG LINGKUP KERJA SAMA
………………………………………………………………………………….........……….
………………………………………………………………………………….....……….....
Pasal 3
PELAKSANAAN KEGIATAN
……………………………………………………………………............………………….
……………………………………………………………………….........………………….
Pasal
...
PEMBIAYAAN
……………………………………………………………….........………………………….
……………………………………………………………………………….........………….
Pasal …
PENYELESAIAN PERSELISIHAN
…………………………………………………………………………………….........…….
…………………………………………………………………………………………..........
Pasal …
LAIN-LAIN
(1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau keadaan memaksa (force majeure), dapat dipertimbangkan kemungkinan
perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan
persetujuan kedua belah pihak. (2) Yang termasuk keadaan memaksa (force majeure) adalah:
LOGO
PIHAK
KEDUA
- 73 -
a. bencana alam;
b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; dan
c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.
(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.
Pasal ...
PENUTUP
…………………………………………………………………………………......…………
…………………………………………………………………………......…………………
Nama Instansi Nama Instansi
Nama Jabatan, Nama Jabatan,
tanda tangan dan tanda tangan dan
cap jabatan/dinas cap jabatan/dinas
Nama Pejabat Nama Pejabat
12. Surat Kuasa a. Pengertian
Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi kewenangan
penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa. Surat kuasa dalam tata naskah dinas ini
tidak termasuk surat kuasa untuk beracara di pengadilan. b. Susunan
Susunan surat kuasa terdiri atas:
1) Kepala surat Kepala surat kuasa dibuat dengan menggunakan ketentuan seperti bentuk kepala naskah dinas.
2) Pembuka surat Pembuka surat kuasa terdiri atas:
a) Frasa surat kuasa; Frasa surat kuasa ditulis dengan huruf kapital di bawah
kepala surat secara simetris. b) Nomor.
Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan frasa surat kuasa, diawali dengan huruf kapital.
3) Isi surat
Isi surat kuasa terdiri atas: a) Frasa yang bertanda tangan di bawah ini
Frasa yang bertanda tangan di bawah ini ditulis di sebelah kiri di bawah kata nomor, diawali dengan huruf kapital dan
diakhiri dengan tanda baca koma. b) Kata nama dan jabatan pemberi kuasa
(1) Pemberi kuasa didahului kata nama ditulis di bawah dan
sejajar dengan awal frasa yang bertanda tangan di bawah ini.
(2) Jabatan pemberi kuasa didahului dengan kata jabatan, ditulis di bawah dan sejajar dengan kata nama.
c) Frasa dengan ini memberi kuasa kepada Frasa dengan ini memberi kuasa kepada ditulis di bawah
dan sejajar dengan kata jabatan. d) Kata nama dan jabatan penerima kuasa
- 74 -
(1) Penerima kuasa didahului kata nama ditulis di bawah dan sejajar dengan awal frasa dengan ini memberi kuasa kepada.
(2) Jabatan penerima kuasa didahului dengan kata jabatan ditulis sejajar dengan kata nama.
e) Kewenangan pemberi kuasa
Rincian kewenangan yang diberikan kepada penerima kuasa ditulis di bawah nama jabatan penerima kuasa dan sejajar
dengan kata jabatan. 4) Penutup surat.
Penutup surat kuasa terdiri atas:
a) Tanggal surat kuasa Tanggal surat kuasa ditulis di sebelah kanan bawah, di
bawah baris akhir isi surat kuasa tanpa didahului nama tempat pemberian surat kuasa.
b) Frasa pemberi kuasa
Frasa pemberi kuasa ditulis di bawah dan sejajar dengan tanggal, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.
c) Nama pemberi kuasa Nama pemberi kuasa ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, di bawah dan sejajar dengan frasa pemberi kuasa, tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah.
d) NIP pemberi kuasa
Singkatan NIP pemberi kuasa ditulis dengan huruf kapital, di bawah dan sejajar dengan nama pemberi kuasa, tanpa
diakhiri dengan titik, dan diikuti dengan nomor tanpa jarak. e) Materai
Di antara frasa pemberi kuasa dan nama pemberi kuasa
diberi materai dan dibubuhi tanda tangan pemberi kuasa. f) Tanda tangan pemberi kuasa
Tanda tangan pemberi kuasa dibubuhkan di antara frasa pemberi kuasa dan nama pemberi kuasa.
g) Cap dinas Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian materai dan tanda tangan pemberi kuasa
h) Frasa penerima kuasa Frasa penerima kuasa ditulis dengan huruf kapital pada
setiap awal kata, sejajar dengan kata jabatan dan sebaris dengan frasa pemberi kuasa.
i) Nama penerima kuasa
Nama penerima kuasa tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah, ditulis sejajar dengan frasa penerima kuasa,
dan sebaris dengan nama pemberi kuasa. j) NIP penerima kuasa
Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor
tanpa jarak, ketentuan ini tidak berlaku untuk Kepala Perpustakaan Nasional.
k) Tanda tangan penerima kuasa Tanda tangan penerima kuasa dibubuhkan di antara frasa penerima kuasa dan nama penerima kuasa.
- 75 -
c. Format Format surat kuasa dibuat dengan menggunakan contoh sebagai
berikut: 1) Contoh Format Surat Kuasa Yang Ditandatangani Kepala
Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Tanggal
Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,
tanda tangan tanda tangan di atas materai dan cap dinas
Nama Penerima Kuasa Nama Pemberi Kuasa
NIP NIP
PERPUSTAKAAN NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
UPT ……………………………………..
Alamat. ……………………………………………………………………………
Telepon. ……………………………………………………………………………………….………
Website. ……………………………………………………………….
- 78 -
13. Berita Acara a. Pengertian
Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian,
keterangan, dan hal lain yang berhubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.
b. Susunan
Susunan berita acara terdiri atas: 1) Kepala
Bagian kepala berita acara terdiri dari:
a) Kop berita acara, terdiri dari lambang negara/logo diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) Judul berita acara; dan c) Nomor berita acara.
2) Batang tubuh
Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari: a) Tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan
para pihak yang membuat berita acara; b) Substansi berita acara; c) Keterangan yang menyebutkan adanya lampiran; dan
d) Penutup yang menerangkan bahwa berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya.
3) Kaki
Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para
pihak dan para saksi. 4) Lampiran Berita Acara
Lampiran berita acara adalah dokumen tambahan yang berisi
antara lain laporan, notulensi, memori, daftar seperti daftar aset/arsip yang terkait dengan materi muatan suatu berita acara.
c. Format
Format berita acara dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:
- 79 -
1) Contoh Format Berita Acara Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
BERITA ACARA …………. Nomor .....................
Pada hari ini, ............, tanggal..........., bulan ........., tahun ......., kami masing-
masing: 1. ........ (Nama Pejabat), ........ (NIP dan Jabatan), selanjutnya disebut Pihak
Pertama, dan
2. ............... (pihak lain) ........................................., selanjutnya disebut Pihak
Kedua.
(isi berita acara)..................................................................................................... ............................................................................................................. .................
Surat Pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar atau menyampaikan surat, dokumen, barang, dan/atau
bahan lain yang dikirimkan. Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat baik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
b. Susunan Susunan surat pengantar terdiri atas: 1) Kepala
Bagian kepala surat pengantar terdiri dari: a) Kop surat pengantar;
b) Nomor; c) Tanggal; d) Nama jabatan/alamat yang dituju; dan
e) Tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris. 2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari: a) Nomor urut;
b) Jenis yang dikirim; c) Banyaknya naskah/barang; dan d) Keterangan.
3) Kaki Bagian kaki surat pengantar terdiri dari:
a) Pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi: (1) Nama jabatan pembuat pengantar; (2) Tanda tangan;
(3) Nama dan NIP; dan (4) Stempel jabatan/lembaga.
b) Penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi:
(1) Nama jabatan penerima; (2) Tanda tangan;
(3) Nama dan NIP; (4) Cap lembaga; (5) Nomor telepon/faksimile; dan
(6) Tanggal penerimaan. Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap. Lembar pertama
untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.
c. Format
Format surat pengantar dibuat dengan menggunakan contoh format sebagai berikut:
- 87 -
Contoh Format Surat Pengantar
SURAT PENGANTAR
NOMOR.............................
Yth. .................
No. Isi Surat/Barang Jumlah Keterangan
Tempat, tanggal ……..
Diterima Tanggal …………… Penerima ……………………… Pengirim
Nama Jabatan, Nama Jabatan
Tanda tangan dan cap dinas Tanda tangan dan cap dinas
Nama Pejabat Nama Pejabat NIP NIP
*setelah ditandatangani, lembar kedua harap dikirim kembali
Alamat. ……………………………………………………………………………
Telepon. ……………………………………………………………………………………….………
Website. ……………………………………………………………….
PERPUSTAKAAN NASIONAL
/UPT…………………….
- 88 -
16. Pengumuman a. Pengertian
Pengumuman adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau
masyarakat umum. b. Susunan
Susunan Bagian-bagian surat pengumuman terdiri atas:
1) Kepala surat Kepala surat pengumuman dibuat dengan menggunakan ketentuan seperti bentuk kepala naskah dinas.
2) Pembuka surat Pembuka surat pengumuman terdiri atas:
a) Kata pengumuman Kata pengumuman ditulis dengan huruf kapital di bawah
kepala surat secara simetris. b) Nomor
Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan kata
pengumuman, diawali dengan huruf kapital. 3) Isi surat
Awal kalimat pada isi surat pengumuman ditulis di sebelah kiri di bawah kata nomor.
4) Penutup surat a) Penutup surat pengumuman terdiri atas:
(1) Tanggal surat pengumuman;
(2) Nama jabatan pejabat yang membuat pengumuman; (3) Nama pejabat yang menandatangani surat pengumuman; (4) Tanda tangan;
(5) Singkatan NIP; dan (6) Cap dinas.
b) Penutup surat pengumuman dibuat dengan menggunakan ketentuan seperti penutup surat edaran.
c. Format Format surat pengumuman dibuat dengan menggunakan contoh
sebagai berikut:
- 89 -
1) Contoh Format Pengumuman Yang Ditandatangani Oleh Kepala Perpustakaan Nasional
3) Contoh Format Sertifikat yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan
SERTIFIKAT Nomor: ......................
Diberikan kepada Nama :
NIP :
Instansi :
Sebagai ................................. dalam ………………….………............................ yang
diselenggarakan oleh ……………………………..................... dari tanggal ..…...... s.d
….…… bertempat di …….……………………..…
Tanggal
Nama Jabatan,
Tanda tangan dan cap dinas
Nama Pejabat
NIP
PERPUSTAKAAN NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
UPT ……………………………………..
Alamat. ……………………………………………………………………………
Telepon. ……………………………………………………………………………………….………
Website. ……………………………………………………………….
- 104 -
BAB III SIFAT DAN DERAJAT SURAT
A. Sifat surat terdiri atas:
1. Surat Sangat Rahasia; Surat sangat rahasia adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi dan mempunyai
hubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerima.
2. Surat Rahasia; Surat rahasia adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan
keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
3. Surat Terbatas;
Surat terbatas adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus
kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
4. Surat Biasa.
Surat biasa merupakan surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.
B. Derajat surat terdiri atas: 1. Kilat atau Sangat Segera;
Kilat atau sangat segera adalah derajat surat yang isinya harus segera
diketahui penerima surat dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama atau secepat mungkin.
2. Segera;
Segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima surat.
3. Biasa. Biasa adalah derajat surat yang penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera.
- 105 -
BAB IV PENCANTUMAN ALAMAT SURAT
A. Alamat surat dicantumkan pada:
1. Sampul surat; dan 2. Surat.
B. Alamat pada sampul surat terdiri atas:
1. Yth.; 2. Nama jabatan;
3. Unit kerja; dan 4. Alamat lengkap.
C. Alamat pada surat terdiri atas:
1. Yth.; 2. Nama jabatan;
3. Unit kerja; dan D. Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak
dicantumkan kata penyapa seperti bapak, ibu, atau saudara. E. Penulisan alamat pada sampul dan surat dibuat dengan menggunakan
contoh sebagai berikut:
Contoh Penulisan Alamat pada Sampul Surat
Yth. Kepala Biro Umum Perpustakaan Nasional
Jalan Salemba Raya No. 28A Jakarta Pusat
Contoh Penulisan Alamat pada Isi Surat
Yth. : Kepala Biro Umum
Perpustakaan Nasional
- 106 -
BAB V KODE SURAT
A. Surat dinas yang ditujukan baik untuk unit kerja di lingkungan
Perpustakaan Nasional maupun untuk unit kerja di luar Perpustakaan Nasional harus menggunakan kode surat yang terdiri atas nomor surat, kode unit organisasi, kode klasifikasi, kode bulan dan tahun.
B. Surat dinas yang bersifat rahasia diberi kode “R” di depan nomor surat. C. Kode unit organisasi merupakan tanda dari unit organisasi yang membuat
atau mengeluarkan surat. D. Kode klasifikasi merupakan tanda dari hal atau subjek surat. E. Nama dan kode unit organisasi adalah sebagai berikut:
No. Nama Unit Organisasi
Kode Unit Organisasi
1 2 3
1 Kepala Perpustakaan Nasional RI 1
2 Sekretariat Utama 2
a. Biro Umum 2.1
b. Biro Hukum dan Perencanaan 2.2
3 Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa
Informasi
3
a. Direktorat Deposit Bahan Pustaka 3.1
b. Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengelolahan Bahan
Pustaka
3.2
c. Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi 3.3
d. Pusat Preservasi Bahan Pustaka 3.4
4 Deputi Bidang Pengembangan Sumber Daya Perpustakaan 4
a. Pusat Pengembangan Perpustakaan dan pengkajian Minat Baca
4.1
b. Pusat Pendidikan dan Pelatihan 4.2
c. Pusat Pengembangan Pustakawan 4.3
5 Inspektorat 5
6 UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno 6
7 UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta 7
F. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Pimpinan Tinggi Madya dengan penyebutan a.n. Kepala Perpustakaan Nasional menggunakan kode unit
organisasi jabatan Kepala Perpustakaan Nasional. G. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Pimpinan Tinggi Pratama
dengan penyebutan a.n. menggunakan kode unit organisasi dari pejabat
yang diatasnamakan. H. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh administrator dengan
penyebutan a.n. menggunakan kode unit organisasi dari pejabat yang diatasnamakan.
I. Format pemberian nomor dan kode surat dinas dibuat dengan
menggunakan contoh sebagai berikut:
1. Peraturan/Peraturan Bersama Contoh :
PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 15 TAHUN 2014
- 107 -
2. Keputusan Contoh :
KEPUTUSAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 15 TAHUN 2014
3. Instruksi Contoh :
INSTRUKSI KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 15 TAHUN 2014
4. Contoh surat yang ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan Nasional 9/1/HKM.01.01/I.2014
Nomor Urut Surat Keluar Kode Unit Organisasi (Kaperpusnas) Kode Klasifikasi Hukum tentang penetapan
Bulan dan Tahun Pembuatan Surat
5. Contoh surat yang ditandatangani oleh Sekretaris Utama
9/2/KEU.00.00/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar
Kode Unit Organisasi (Sestama) Kode Klasifikasi Keuangan tentang DIPA/POK Bulan dan Tahun Pembuatan Surat
6. Contoh surat yang ditandatangani oleh Deputi 1 9/3/DBP.04.00/I.2014
Nomor Urut Surat Keluar Kode Unit Organisasi (Deputi 1) Kode Klasifikasi Bibliografi Nasional Indonesia
Bulan dan Tahun Pembuatan Surat
7. Contoh surat yang ditandatangani oleh Deputi 2
9/4/PDL.00.02/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar
Kode Unit Organisasi (Deputi 2) Kode Klasifikasi Perencanaan Diklat tentang kurikulum/Sillabus/Bahan Ajar/Modul
Bulan dan Tahun Pembuatan Surat
8. Contoh surat yang ditandatangani oleh Inspektur
9/5/PWP.00/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar
Kode Unit Organisasi (Kepala UPT) Kode Klasifikasi Pengawasan tentang Audit Bulan dan Tahun Pembuatan Surat
9. Contoh surat yang ditandatangani oleh Kepala UPT Perpustakaan Bung
Karno 9/6/KEU.00.02/I.2014
Nomor Urut Surat Keluar
Kode Unit Organisasi (Kepala UPT) Kode Klasifikasi Keuangan tentang Penggajian Bulan dan Tahun Pembuatan Surat
- 108 -
10. Contoh surat yang ditandatangani oleh Kepala UPT Perpustakaan Bung Hatta
9/7/KEU.00.02/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar
Kode Unit Organisasi (Kepala UPT) Kode Klasifikasi Keuangan tentang Penggajian Bulan dan Tahun Pembuatan Surat
11. Contoh surat Kepala Perpustakaan Nasional yang ditandatangani oleh
Deputi I dengan penyebutan a.n. (Kepala)
9/1/PKP.00/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar
Kode Unit Organisasi (Kaperpusnas) Kode Klasifikasi Akuisisi Bulan dan Tahun Pembuatan Surat
12. Contoh surat Deputi I yang ditandatangani oleh Kepala Pusat/Kepala
Direktorat dengan penyebutan a.n. (atas nama) Deputi I 9/3/PKP.00/I.2014
Nomor Urut Surat Keluar
Kode Unit Organisasi (Deputi I) Kode Klasifikasi Akuisisi Bulan dan Tahun Pembuatan Surat
13. Contoh surat Sekretaris Utama dan Deputi yang bersifat rahasia R.9/2/KPG.04.00/I.2014
Kode Surat yang Bersifat Rahasia Nomor Urut Surat Keluar Kode Unit Organisasi (Sestama)
Kode Klasifikasi Kepegawaian tentang Pengangkatan Jabatan
Bulan dan Tahun Pembuatan Surat
- 109 -
BAB VI PENANDATANGANAN NASKAH DINAS
A. Penandatanganan peraturan, keputusan, instruksi dan surat edaran
dilakukan oleh Kepala Perpustakaan Nasional. B. Penandatanganan keputusan dan instruksi dapat dilakukan oleh
Sekretaris Utama, Deputi, dan Kepala UPT.
C. Kewenangan penandatanganan keputusan Kepala Perpustakaan Nasional dapat dikuasakan/didelegasikan kepada Sekretaris Utama, Deputi, dan
Kepala UPT dengan menerbitkan surat kuasa/surat pendelegasian. D. Penandatanganan surat terdiri atas:
1. Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di luar
lingkungan Perpustakaan Nasional; a) Surat Kepala Perpustakaan Nasional yang ditujukan kepada
pimpinan instansi di luar Perpustakaan Nasional ditandatangani
oleh Kepala Perpustakaan Nasional; b) Apabila Kepala Perpustakaan Nasional mendelegasikan
penandatanganan surat kepada Sekretaris Utama dan Deputi, penandatanganan dilakukan oleh pejabat tersebut dengan penyebutan a.n.;
c) Surat Sekretaris Utama dan Deputi yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar Perpustakaan Nasional ditandatangani
oleh Sekretaris Utama dan Deputi; d) Apabila Sekretaris Utama dan Deputi mendelegasikan
penandatanganan surat kepada Kepala Biro, Kepala Pusat, Kepala
Direktorat dan Inspektur, penandatanganan dilakukan oleh pejabat tersebut dengan penyebutan a.n.;
e) Surat Kepala Biro, Kepala Pusat, Kepala Direktorat, Inspektur dan Kepala UPT yang ditujukan kepada pemimpin instansi yang setara di luar Perpustakaan Nasional ditandatangani oleh Kepala Biro,
Kepala Pusat, Kepala Direktorat, Inspektur, dan Kepala UPT yang bersangkutan;
f) Apabila Kepala Biro, Kepala Pusat, Kepala Direktorat, Inspektur dan Kepala UPT mendelegasikan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya, penandatanganan dilakukan oleh
pejabat tersebut dengan penyebutan a.n.; 2. Penandatanganan surat antar unit kerja di lingkungan Perpustakaan
Nasional ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan dengan tembusan kepada pejabat 2 (dua) tingkat diatasnya.
E. Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah sebagai berikut:
No.
Jenis Naskah
Dinas
Kepala
PNRI
Sekut
Deputi
Kapus/
Kadir/
Karo/
Insp
Kepala UPT
Kabag/
Kabid/
Kasub
dit
Kasub
bid/
Kasub
bag
1 Peraturan √ - - - - - -
2 Keputusan √ √ √ - √ - -
3 Instruksi √ √ √ √ - -
4 Standar
Operasional Prosedur (SOP)
√ √ √ √ √ - -
- 110 -
5 Surat Edaran √ √ √ - √ - -
6 Surat Perintah/
Surat Tugas √ √ √ √ √ - -
7 Surat Dinas √ √ √ √ √ - -
8 Memorandum
(Memo) √ √ √ √ √ √ √
9 Nota Dinas √ √ √ √ √ √ √
10 Surat Undangan √ √ √ √ √ - -
11 Surat Perjanjian √ √ √ - √ - -
12 Surat Kuasa √ √ √ √ √ √ √
13 Berita Acara √ √ √ √ √ √ √
14 Surat Keterangan √ √ √ √ √ √ √
15 Surat Pengantar √ √ √ √ √ - -
16 Pengumuman √ √ √ √ √ - -
17 Laporan √ √ √ √ √ √ √
18 Telaahan Staf √ √ √ √ √ √ √
20 Piagam √ - - - - - -
21 Lembar disposisi √ √ √ √ √ √ √
22 Sertifikat √ √ √ √ √ - -
F. Penulisan dan pencantuman a.n. (atas nama), a.p. (atas perintah), plt.
(pelaksana tugas), plh. (pelaksana harian), dan u.p. (untuk perhatian) ditentukan sebagai berikut:
1. a.n. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan hanya jika yang berwenang menandatangani surat mendelegasikan
kepada pejabat setingkat di bawahnya; 2. a.p. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan
jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa
kepada pejabat di bawahnya; 3. plt. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, digunakan untuk seorang
pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas jabatan, tetapi belum ditunjuk secara definitif;
4. plh. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, digunakan jika pejabat
yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, menguasakan penandatangan surat
kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat;
5. u.p. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan
langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan. G. Penulisan a.n., a.p., plt., plh., dan u.p., dibuat dengan menggunakan contoh
5. Contoh penulisan u.p. (untuk perhatian) pada sampul surat;
Yth. : Kepala Biro Umum Perpustakaan Nasional R.I. u.p. Kepala Bagian Kepegawaian
Jalan Salemba Raya No. 28A Jakarta
- 112 -
BAB VII PARAF DAN CAP DINAS
A. Paraf Dinas
1. Pembubuhan Paraf Secara Hierarkis. a. Naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
konsepnya harus diparaf terlebih dahulu minimal oleh dua pejabat
pada dua jenjang jabatan struktural dibawahnya; b. Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan
menandatangani naskah dinas tersebut tidak memerlukan paraf; c. Naskah dinas yang konsepnya terdiri dari beberapa lembar, harus
diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar naskah dinas oleh
pejabat yang menandatangani dan pejabat pada dua jenjang jabatan struktural dibawahnya; dan
d. Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut:
1) Untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penandatangan naskah dinas berada di sebelah kanan/setelah
nama jabatan penandatangan; 2) Untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat
penandatangan naskah dinas berada di sebelah kiri/sebelum
nama jabatan penandatangan; dan 3) Untuk paraf pejabat yang berada tiga tingkat disebelah paraf
pejabat yang di atasnya. 2. Pembubuhan Paraf Koordinasi.
Naskah dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlukan koordinasi antar unit kerja maka pejabat yang berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf koordinasi.
Contoh format bentuk kolom paraf koordinasi:
Kolom Paraf Koordinasi untuk Eselon I
PARAF KOORDINASI
SEKRETARIS UTAMA
DEPUTI BIDANG ……
DEPUTI BIDANG ……
Kolom Paraf Koordinasi untuk Eselon II
PARAF KOORDINASI
KEPALA BIRO ……
KEPALA INSPEKTORAT
KEPALA PUSAT ……
KEPALA DIREKTORAT ……
- 113 -
B. Cap dinas adalah cap atau stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat untuk
memenuhi keabsahan suatu naskah dinas di lingkungan Perpustakaan Nasional.
1. Cap dinas lambang negara digunakan oleh Kepala Perpustakaan Nasional untuk naskah dinas dalam bentuk peraturan, keputusan, dan instruksi serta naskah dinas eksternal.
2. Cap dinas logo digunakan oleh Kepala Perpustakaan Nasional untuk naskah dinas internal.
3. Cap dinas logo digunakan oleh pejabat selain Kepala Perpustakaan
Nasional untuk naskah dinas internal dan eksternal. 4. Format cap dinas dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:
a. Contoh cap dinas yang digunakan Kepala Perpustakaan Nasional
b. Contoh cap dinas yang digunakan pejabat selain Kepala
Perpustakaan Nasional
c. Contoh cap dinas yang digunakan Kepala UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno
1.
- 114 -
d. Contoh cap dinas yang digunakan Kepala UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta
5. Ukuran cap dinas
a. Ukuran cap dinas yang digunakan Kepala Perpustakaan Nasional
b. Ukuran cap dinas yang digunakan pejabat selain Kepala
Perpustakaan Nasional
c. Ukuran cap dinas yang digunakan Kepala UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno
- 115 -
d. Ukuran cap dinas yang digunakan Kepala UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta