KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN ... - Badan Penjaminan Mutubpm.unnes.ac.id/wp-content/uploads/2012/01/PM-BPM-01-Pengendali… · kementerian pendidikan dan kebudayaan ... prosedur mutu

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES)

Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001

Website: www.unnes.ac.id - E-mail: [email protected]

PROSEDUR MUTU

PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen PM-BPM-01

No. Revisi 01

Hal 1dari13

TanggalTerbit 01 Maret 2012

1. TUJUAN

Mengatur sistem pengendalian dokumen meliputi penomoran,

pengelompokan, pengesahan, pendistribusian, revisi serta penyimpanan agar

dokumen terkendali.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi pengendalian terhadap seluruh dokumen sistem

manajemen mutu ISO 9001:2008 di lingkungan Universitas Negeri Semarang.

3. REFERENSI

a. ISO 9001:2008

b. Manual Mutu

4. DEFINISI

a. Dokumen Sistem Manajemen Mutu adalah ketentuan tertulis yang

digunakan secara resmi sebagai pedoman dalam penerapan Sistem

Manajemen Mutu.

b. Dokumen Internal adalah segala dokumen sistem manajemen mutu yang

diterbitkan dari internal Universitas Negeri Semarang.

c. Dokumen Eksternal adalah segala dokumen yang berasal dari luar

Universitas Negeri Semarang yang dijadikan referensi dalam menyusun

dokumentasi sistem manajemen mutu atau dalam melaksanakan

pekerjaan.

d. BPM (Badan Penjaminan Mutu) adalah penjamin mutu di tingkat

universitas.

e. GPM (Gugus Penjaminan Mutu) adalah penjamin mutu di tingkat

fakultas.

5. KETENTUAN UMUM

5.1 Dokumen yang diterapkan




PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 2dari13


Dokumen Sistem Manajemen Mutu Universitas Negeri Semarang yang

diterapkan adalah sebagai berikut:

1. Visi dan Misi

2. Kebijakan Mutu

3. Sasaran Mutu

4. Rencana Mutu

5. Manual Mutu

6. Prosedur Mutu

7. Instruksi Kerja

8. Uraian Tugas dan Wewenang

9. Dokumen pendukung yang terdiri dari: formulir, dokumen eksternal

dan arsip.

Selain dokumentasi Sistem Mutu yang telah disebutkan, dikenal pula

beberapa dokumen formal yang berlaku dan diterapkan di Universitas

Negeri Semarang sebagai acuan pelaksanaan proses akademik,

beberapa dokumen tersebut antara lain:

1. Statuta

2. Rencana Strategis

3. Pedoman Akademik

4. Kebijakan Akademik

5. Organisasi dan Tata Kerja

5.2 Metode Penomoran Dokumen

Terlampir.

5.3 Kewenangan Pengesahan Dokumen

Terlampir.

5.4 Penggunaan Tanda Stempel pada Dokumen

Terlampir.

6. PROSEDUR

6.1. Diagram prosedur Mutu Pengendalian Dokumen

6.1.1. Penerbitan Dokumen Baru




PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 3dari13


PIHAK YANG BERWENANG

MENGOTORISASI BPM

6.1.2. Identifikasi dan Pengelolaan Dokumen Eksternal

PIHAK LUAR BPM/GPM

mulai Memeriksa dan mengesahkan dokumen

Dokumen baru

Telah disahkan oleh

BPM

Dimasukkan dalam Daftar

Dokumen Induk

BPM menyimpan

dokumen baru

Selesai




PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 4dari13


6.1.3. Pendistribusian Dokumen Eksternal

PENGGUNA DOKUMEN BPM

mulai Dokumen Eksternal

BPM Mengidentifikasi Dokumen Eksternal

BPM/GPM Membuat Daftar

Dokumen Eksternal

BPM/GPM Memberikan Stempel

Selesai




PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 5dari13


mulai Dokumen Induk

Dokumen yang telah disahkan dan diberi stempel “INDUK”

Dokumen yang telah digandakan , diberi stempel “TERKENDALI”

Menerima Dokumen dari BPM

Selesai




PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 6dari13


6.1.4. Dokumen yang tidak dikendalikan

PEMAKAI DOKUMEN (PIHAK DI LUAR

UNNES) BPM

6.1.5. Perevisian Dokumen

mulai Dokumen tidak dikendalikan BPM memberi stempel

“TIDAK TERKENDALI”

Revisi dan Keputusan

Selesai




PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 7dari13


PENGGUNA DOKUMEN BPM

mulai Dokumen

Karyawan/ Dosen di perkenankan merevisi

Dokumen

BPM memproses dokumen hasil revisi

BPM memberi stempel “INDUK”

Selesai




PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 8dari13


6.1.6. Distribusi Dokumen Hasil Revisi dan Penarikan Dokumen

Kadaluarsa

PELAKU BPM

mulai

Dokumen Hasil Revisi

Dokumen yang telah diberi stempel “INDUK” diberi stempel

“TERKENDALI”

BPM Mendistribusikan Dokumen

Penarikan Dokumen dengan

stempel “TERKENDALI” kemudian diberi stempel

“KADALUARSA”

Selesai




PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 9dari13


6.2. Rincian Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen

6.2.1. Penerbitan Dokumen Baru

1. Mulai

2. Personil/pihak yang berwenang sesuai dengan tabel aturan

kewenangan dokumen memeriksa dan mengesahkan

dokumen yang telah disusun oleh penyusun/pembuat

dokumen tersebut.

3. Dokumen yang telah disahkan, kemudian diberi stempel

”INDUK” oleh BPM.

4. Dokumen yang telah disahkan dan diberi stempel ”INDUK”

kemudian dimasukkan dalam Daftar Dokumen Induk.

5. BPM menyimpan dokumen baru.

6. Selesai

6.2.2. Identifikasi dan Pengelolaan Dokumen Eksternal

1. Mulai

2. Di tingkat universitas, BPM mengidentifikasi dokumen

eksternal yang dipakai sebagai acuan penyusunan dokumen

atau dipakai sebagai acuan pelaksanaan pekerjaan,

sedangkan di tingkat fakultas / prodi, pengidentifikasian

dilakukan oleh GPM.

3. BPM membuat Daftar Dokumen Eksternal di tingkat

universitas, GPM membuat Daftar Dokumen Eksternal di

tingkat Fakultas dan Jurusan/Prodi.

4. BPM / GPM memberikan stempel ”REFERENSI TERPAKAI”

pada masing-masing dokumen yang masuk dalam Daftar

Dokumen Eksternal.

5. Selesai




PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 10dari13


6.2.3. Pendistribusian Dokumen

1. Mulai

2. Dokumen induk (dokumen yang telah disahkan dan diberi

stempel ”INDUK”) digandakan oleh BPM.

3. Dokumen induk yang telah digandakan diberi stempel

”TERKENDALI” kemudian diberi nomor salinan sesuai

Matriks Distribusi Dokumen dan didistribusikan juga sesuai

Matriks Distribusi Dokumen.

4. Menerima dokumen dari BPM yang telah digandakan dan

menandatangani Formulir Penyerahan Dokumen.

5. Selesai

6.2.4. Dokumen yang tidak dikendalikan

1. Mulai

2. BPM memberi stempel ”TIDAK TERKENDALI” pada

dokumen yang disampaikan sebagai informasi kepada pihak

di luar UNNES.

3. BPM memberikan dokumen tidak dikendalikan tersebut

kepada pihak di luar UNNES, bila terjadi revisi terhadap

dokumen tersebut, maka tidak dilakukan penarikan dan

pendistribusian ulang.

4. Selesai

6.2.5. Perevisian Dokumen

1. Mulai

2. Pengguna dokumen yang akan melakukan perubahan

dokumen (karyawan, dosen) diperkenankan merevisi

dokumen untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses

sesuai persetujuan kewenangan yang relevan (mengacu

pada tabel kewenagan pengesahan dokumen),yaitu dengan

menggunakan Formulir Permintaan Perubahan Dokumen.




PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 11dari13


3. BPM memproses dokumen hasil revisi yang telah disetujui

oleh kewenangan yang relevan dengan memberi nomor

revisi baru dan tanggal berlaku yang baru.

a. Bila nomor revisi telah mencapai angka 10, maka

dokumen tersebut harus diterbitkan ulang dan kembali

ke revisi 00.

b. Perubahan tanpa mengubah substansi atau isi dari

dokumen sistem mutu tidak perlu dilakukan revisi.

4. BPM memperbarui Daftar Dokumen Induk, dengan memberi

stempel ”INDUK” pada dokumen hasil revisi, melakukan

pencatatan poin-poin yang mengalami perubahan dalam

Daftar Revisi. Selanjutnya dokumen tersebut digandakan

dan didistribusikan sesuai Matriks Distribusian Dokumen.

5. Selesai.

6.2.6. Distribusi Dokumen Hasil Revisi dan Penarikan Dokumen

Kadaluarsa

1. Mulai.

2. Dokumen hasil revisi yang telah distempel ”INDUK” dan

digandakan selanjutnya diberi stempel ”TERKENDALI” dan

diberi nomor salinan sesuai Matriks Distribusi Dokumen.

3. BPM mendistribusikan dokumen hasil revisi sesuai Matriks

Distribusi Dokumen.

4. Pemberlakuan dokumen hasil revisi disertai dengan

penarikan dokumen induk dengan stempel ”TERKENDALI”

yang telah kadaluarsa, dimana pada lembar dokumen induk

yang telah kadaluarsa tersebut diberi stempel

”KADALUARSA”.

5. Selesai




PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 12dari13


7. LAMPIRAN

a. Formulir Penyerahan Dokumen (FM-01-BPM-01)

b. Formulir Penarikan Dokumen (FM-02-BPM-01)

c. Metode penomoran dokumen

d. Tabel Kewenangan pengesahan dokumen

e. Contoh pemberian stempel

f. Formulir Daftar Dokumen Induk (FM-03-BPM-01)

g. Formulir Daftar Dokumen Eksternal (FM-04-BPM-01)

h. Formulir Matriks Distribusi Dokumen (FM-05-BPM-01)

i. Formulir Permintaan Perubahan Dokumen (FM-06-BPM-01)




PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 13dari13


KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN ... - Badan Penjaminan Mutubpm.unnes.ac.id/wp-content/uploads/2012/01/PM-BPM-01-Pengendali… · kementerian pendidikan dan kebudayaan ... prosedur mutu

Documents