Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
1
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
PERANGKAT MODUL SMK
KEARSIPAN
KELAS X / SEMESTER 1
Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH
Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran
Yang dibina Oleh Drs. H. Mohammad Arief, M.Si.
Disusun Oleh
SYAMROTUL FITRIA 150412601559
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
JURUSAN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
NOVEMBER 2017
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
2
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa sehingga pembuatan
bahan ajar berupa modul ini dapat selesai tepat pada waktunya. Modul ini dibuat bertujuan
untuk mempermudah dalah kegiatan belajar mengajar. Dalam modul ini berisi berbagai
informasi mengenai materi kearsipan kd 3.1 yaitu tentang pengertian Dokumen dan
Dokumentasi. Di bagian akhir modul ini terdapat latihan-latihan soal untuk mengukur tingkat
pemahaman siswa pada materi ini.
Terima kasih penlis sampaikan kepada bapak Arif selaku dosen mata kuliah
pengembangan bahan ajar yang telah membimbing dalam pembuatan modul ini, sehingga
dapat selesai dengan baik. Modul ini masih banyak terdapat kekurangan yang perlu
diperbaiki sehingga penulis berharap adanya saran dan masukan dari pembaca.
Malang, 23 November 2017
Penulis
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
3
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
Daftar Isi
Kata Pengantar ................................................................................................................................. 2
Daftar Isi ............................................................................................................................................ 3
Peta Kedudukan Modul .................................................................................................................. 4
GLOSARIUM .................................................................................................................................... 5
BAB I ................................................................................................................................................. 6
PENDAHULUAN ............................................................................................................................. 6
Latar Belakang ................................................................................................................................... 6
Deskripsi ............................................................................................................................................ 6
Prasyarat ............................................................................................................................................ 6
Petunjuk Belajar .................................................................................................................................. 7
Manfaat ............................................................................................................................................... 7
Kompetensi Inti ............................................................................................................................. 8
Kompetensi Dasar ........................................................................................................................ 8
Indikator ............................................................................................................................................. 8
Deskripsi Singkat ............................................................................................................................... 9
Peta Konsep ....................................................................................................................................... 9
Manfaat .............................................................................................................................................. 9
BAB II ............................................................................................................................................. 10
PEMBELAJARAN .......................................................................................................................... 10
Tujuan Pembelajaran .................................................................................................................... 10
Materi pembelajaran .................................................................................................................... 10
Informasi Pendukung ........................................................................................................................ 10
URAIAN MATERI ............................................................................................................................... 11
RANGKUMAN ................................................................................................................................ 13
latihan soal formatif ......................................................................................................................... 14
Pilihan Ganda ................................................................................................................................... 14
Soal Uraian........................................................................................................................................ 17
BAB IV ............................................................................................................................................ 20
PENUTUP ....................................................................................................................................... 20
Daftar Pustaka .................................................................................................................................. 21
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
4
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
PENGERTIAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI
PENGERTIAN DOKUMEN
Menurut KBBI Menurut ahli
PENGERTIAN DOKUMENTASI
Menurut KBBI Menurut Ahli
PETA KEDUDUKAN MODUL
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
5
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
GLOSARIUM
Document Istilah dalam bahasa inggris yang berarti suatu yang tertulis
atau dicetak.
Dokumentasi Proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara
sistematis serta penyebarluasan kepada pemakai informasi
Katalogisasi Kegiatan atau proses pembuatan wakil ringkas dari bahan dari
bahan pustaka atau dokumen
Literature Sumber sumber atau acuan yang digunakan dalam beerbagai
macam aktivitas dalam pendidikan
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
6
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Proses pembelajaran merupakan suatu kegiatan belajar dan mengajar pendidik
kepada peserta didik. Pembelajaran menjadi lebih efektif jika unsur unsur dalam
proses pembelajaran terpenuhi. Salah satu pendukung dalam kegiatan
pembelajaran adalah ketepatan dalam memilih bahan ajar yang sesuai dengan
topik dan kemampuan peserta didik. Salah satu bahan ajar yang sering digunakan
dan menjadi pilihan yang efektif adalah penggunaan modul.
Modul adalah bahan ajar yang disusun secara sistematis dan menarik yang
mencakup isi materi, metode dan evaluasi yang dapat digunakan. Modul
digunakan secara mandiri, belajar sesuai dengan kecepatan masing-masing
individu secara efektif dan efisien. Pada pelajaran kearsipan kd 3.1 ini melalui
modul pengertian dokumen dan dokumentasi peserta didik dapat lebih memahami
materi lebih mendalam.
DESKRIPSI
Bahan ajar berupa modul ini membahas tentang mata pelajaran
kearsipan dengan materi pengertian Dokumen dan Dokumentasi . dalam
modul ini memuat isi tentang petunjuk penggunaan modul, uraian materi
evaluasi dan sebagainya. Hasil akhir yang diharapkan dari pembelajaran
melalui modul ini peserta didik mampu menjelaskan tentang pengertian
dokumen dan dokumentasi.
PRASYARAT
Sebelum mempelajari materi ini peserta didik harus membaca dari berbagai
sumber iformasi mengenai dokumen dan dokumentasi sebagai dasar pengetahuan
sebelum masuk materi.
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
7
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
Petunjuk Belajar
TUJUAN AKHIR
Setelah mempelajari modul ini diharapkan:
1. siswa mampu menjelaskan pengerian dokumen
2. siswa mampu menjelaskan pengertian dokumentasi
Untuk Pesrta Didik
1. Petunjuk umum
a. Bacalah bahan ajar dengan seksama, dan dipahami
intruksinya.
b. Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar,
sasaranyang diharapkan, tingkat penguasaan, dan waktu
yang ditargetkan.
c. Kerjakan tugas dan latihan dengan jujur.
d. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari
bahan ajar.
e. Laporkan tingkat kemajuan anda kepada pendidik
sebelum anda melanjutkan pada bahan ajar berikutnya.
2. Anda boleh bertanya kepada pendidik .
3. Usahan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari
waktu yang ditargetkan.
4. Jika masih ada yang belum di pahami pada bagian tertentu,
tanyakan kepada teman dan jika masih belum mengerti
tanyakan kepada pendidik.
5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan adalah
75% jika masih kurang pelajari lebih lanjut materi
atau bagian bagian yang belum dikuasai.
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
8
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
KOMPETENSI DASAR
INDIKATOR
KI 3:
KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu
pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,
kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan
pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya
untuk memecahkan masalah.
Kompetensi Inti
3.1 Mengemukakan pengertian dokumen dan dokumentasi
4.1 Mempresentasikan pengertian dokumen dan dokumentasi
1. Menjelaskan pengertian dokumen dari para ahli
2. Menjelaskan pengertian dokumen berdasarkan KBBI
3. Menjelaskan pengertian Dokumentasi
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
9
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
Manfaat
A. Deskripsi Singkat
Modul ini akan memberikan pengetahuan tentang :
1. Pengertian Dokumen
2. Pengertian Dokumentasi
Peta Konsep
Modul ini diharapkan dapat memudahkan siswa dalam
menjelaskan tentang pengertian dokumen dan
pengertian dokumentasi.
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
10
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
BAB II
PEMBELAJARAN
Informasi Pendukung
Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari materi yang telah disajikan pendidik, peserta didik
diharapkan untuk:
1. Mampu mengetahui dan menjelaaskan pengertian dari dokumen
2. Mampu mengetahui dan menjelaskan pengertian dari dokumentasi
Materi Pembelajaran
1. Pengertian dokumen
2. Pengertian dokumentassi
Berdasarkan banyaknya definisi mengenai pengertian dokumen dan
dokumetasi siswa harus dapat menyimpulkan definisi dokumen dan dokumentasi
berdasarkan pendapat pribadi.
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
11
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
URAIAN MATERI
Dokumen menurut bahasa inggris berasal dari kata document yang memiliki arti
suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-
keterangan dipilih untuk di kumpulkan,disusun,di sediakan atau untuk disebarkan.
➢ Menurut para ahli :
a. Louis Gottschalk
Dokumen adalah sumber tertulis yang digunakan sebagai informasi sejarah dalam
bentuk kesaksian lisan, artefak, peninggalan yang tertulis.
Surat-surat resmi atau surat yang dibuat oleh Negara misalnya surat perjanjian, UU,
hibah, dan konsensus.
b. G.J Renier (University Collage London 1997;104)
Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja,baik tertulis maupun
lisan. Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber tertulis saja. Surat-
surat resmi dan dibuat oleh Negara misalnya surat pinjaman, UU, hibah, dan consensus.
c. Guba dan Lincoln
Dokumen adalah semua bahan tertulis
Record yaitu pernyataan tertulis yang dibuat oleh seseorang atau lembaga untuk
keperluan pengajuan peristiwa dan penyajian akunting.
➢ Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai
bukti atau keterangan.
➢ Menurut ensiklopedi administrasi perkantoran
Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian/sebagai alat untuk
mendukung suatu keterangan.
1. Pengertian Dokumen
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
12
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
2. Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi berasal dari bahasa latin “dokumentum” berarti pengajaran,
perumpamaan, percobaan, piagam.
Paul Otlet (International Economic Conference 1905)
Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan,
penyimpanan,penemuan kembali dan penyebaran dokumen
➢ Menurut kamus administrasi perkantoran .
Dokumentasi adaah suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyusun,
menyelidiki, meneliti & mengolah, serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi
dokumen yang dapat digunakan.
➢ Menurut hasil seminar dokumentasi
Dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan
menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumentasi yang bermanfaat bagi badan yang
mengadakan dokumentasi (Seminar kementrian pada tanggal 28Februari s/d Maret 1957).
➢ Menurut FID (Federation Internasional Documentation)
Dokumentasi adalah pekerjaan pengumpulan, penyusunan, dan penyebarluasan dokumen dari
segala macam jenis lapangan aktivitas manusia.
Dokumen berasal dari bahasa belanda documentie,berasal dari bahasa inggris documentation,
dan berasal dari bahasa latin dokumentum yang artinya
pencauran,pengumpulan,penyusun,penyelidikan,dan menyediakan dokumen untuk
memperoleh suatu keterangan.
➢ NIDER (Nederlanse Institut Voor Documentatie Regestratur)
Dokumentasi bertugas memberikan keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-
bahan yang ada diperusahaan dan pemberitahuan tentang literature.
Encyclopedia Britanica
Dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang mengunakan
alat-alat seperti seperti indeks, sari karnagn dan isei bibiliografi disamping memakai cara
tradisional (klasikal dan katalogisasi), untuk membuat informasi itu dapat dicapai
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
13
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
RANGKUMAN
Dokumen adalah sesuau yang tetulis atau tercetak yang dapat dijadikan sebagai bukti.
Dokumen menurut bahasa inggris berasal dari kata document yang memiliki arti suatu yang
tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk
di kumpulkan,disusun,di sediakan atau untuk disebarkan. Menurut pendapat Louis Gottschalk
Dokumen adalah sumber tertulis yang digunakan sebagai informasi sejarah dalam bentuk
kesaksian lisan, artefak, peninggalan yang tertulis. Surat-surat resmi atau surat yang dibuat
oleh Negara misalnya surat perjanjian, UU, hibah, dan konsensus.
Dokumentasi suatu aktifitas yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan
pengelolaan dokumen secara sistematis serta penyebarluasan kepada pemakai informasi.
Menurut FID (Federation Internasional Documentation) Dokumentasi adalah pekerjaan
pengumpulan, penyusunan, dan penyebarluasan dokumen dari segala macam jenis lapangan
aktivitas manusia.
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
14
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
BAB III
LATIHAN SOAL FORMATIF
A. Pilihan Ganda
Pilihlah salah satu jawaban a, b, c, d, atau e sebagai jawaban yang paling tepat!
1. Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan,
adalah pengertian … menurut… .
a. surat, KBBI
b. arsip, Kamus Administrasi Perkantoran
c. dokumen, KBBI
d. dokumen, Paul Otlet
e. dokumentasi, Ensiklopedi Britanica
2. G.J. Reiner berpendapat bahwa dokumen dalam arti luas adalah… .
a. Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja, baik tertulis maupun
lisan.
b. Dokumen dalam arti sempit meliputi semua sumber tertulis atau tidak tertulis.
c. Dokumen dalam ari luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis
apapun,baik yang bersifat tulisan,lisan,gambaran atau arkeologis.
d. Dokumen merupakan sumber informasi dari berbagai pihak secara tertulis atau tidak
tertulis.
e. Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat
untuk mendukung suatu keterangan.
3. pengertian dokumen yaitu meliputi sumber tertulis saja, merupakan pendapat dari... .
a. Louis Gottschalk
b. G.J. Reiner
c. Guba
d. Lincoln
e. Kamus Bahasa Inggris Webster
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
15
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
4. Dalam administrasi perkantoran, dokumen merupakan sesuatu yang penting demi
kelancaran kegiatan. Untuk itu, dokumen harus disimpan dengan baik dan disusun secara
sistematis agar lebih mudah ditemukan. Suatu aktivitas yang menangani hal tersebut adalah...
.
a. Mengurutkan dokumen
b. Pengkodean
c. Penulisan di buku agenda
d. Penyimpanan
e. Dokumentasi
5. Menurut Encyclopedia Britanica dokumentasi adalah semacam pengawasan dan
penyusunana bibiliografi, yang mengunakan alat-alat seperti seperti indeks, sari karnagn dan
isei bibiliografi disamping memakai cara tradisional. Yang dimaksud dengan cara tradisional
dalam pernyataan tersebut adalah... .
a. Klasik
b. Clasical dan modern
c. Klasikal dan katalogisasi
d. Tekstual dan katalogisasi
e. Nontekstual
6. Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan,
penyimpanan,penemuan kembali dan penyebaran dokumen, merupakan pengertian dokumen
menurut… .
a. Louis Gotschalk
b. FID
c. Paul Otlet
d. KBBI
e. Kamus Administrasi Perkantoran
7. Dokumentasi adalah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenis-
jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia, menurut pendapat… .
a. NIDER
b. FID
c. Paul Otlet
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
16
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
d. Louis Gotschalk
e. Kamus Administrasi Perkantoran
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
17
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
8. Dari pengertian dokumen yang telah dijelaskan pada nomor-nomor sebelumnya, menurut
kamu yang menjadi kata kunci dari pengertian dokumen adalah..., ...., .... .
a. Tertulis, tidak tertulis, tulisan, gambar, dan bukti
b. Sumber, tulisan, bukti, tidak tertuls, dan kertas
c. Bukti, keterangan, dan tercetak
d. Sumber, bukti, tertulis, dan tidak tertulis
e. Bukti, sumber, tercetak, dan berstempel
9. Berikut ini adalah contoh-contoh dokumen:
1) Buku tulis
2) Peta
3) Nota
4) Bukti pembayaran pajak
5) Bagan
9. Dari contoh-contoh dokumen di atas terdapat beberapa bebrapa dokumen yang berada di
sekolah, kecuali… .
a. 1), 2), 3)
b. 2), 4)
c. 1), 5), 2)
d. 2), 5)
e. 4), 5)
10. Contoh-contoh dokumen yang biasanya terdapat di lingkungan administrasi perkantoran
adalah... .
a. Laporan, surat masuk, dan undangan
b. Peta, pembayaran pajak, dan surat keluar
c. Bagan struktur perusahaan, buku teks, dan grafik
d. Kwitansi, makalah, dan laporan
e. Surat keluar, tesis, dan novel
Soal Uraian
Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan tepat!
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
18
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
1. Jelaskan pengertian dokumen berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia!
2. Sebutkan pengertian dokumen berdasarkan pendapat para ahli, minimal dua orang!
3. Menurut pendapat Anda apakah yang dimaksud dengan dokumentasi?
4. Berikan satu contoh kegiatan yang menurut Anda adalah kegiatan dokumentasi dan
uraikan alasannya.
5. Dalam kegiatan administrasi perkantoran juga terdapat kegiatan dokumentasi, berikan
contohnya!
6. Bagaimanakah dokumen dan dokumentasi saling terkait? Jelaskan!
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
19
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
20
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
BAB IV
PENUTUP
Setelah peserta didik menyelesaikan dan mempelajarai bahan ajar ini diharapkan
peserta didik mampu mengetahui dan menjelasskan tentang pengertian dokumen dan
dokumentasi dari berbagai sumber. Selain hal tersebut peserta didk mampu membedakan
antara dokumen dan dokumentasi. Apabila peserta didik telah menguasai bahan ajar pada
materi ini peserta didik dapat diuji tingkat pemahamanny amelalui penegrjaan soal evaluasi.
Setelah diketahui tingkat pemahaman peserta didik selanjutnya peserta didik yang mampu
dapat mempelajari materi berikutnya. Sedangkan yang belum memahami dapat bertanya
kepada teman sejawat atau langsung kepada pendidik.
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
21
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
Daftar Pustaka
Abubakar, A. Hadi.1985. Pola kearsipan modern sistem kartu kendali. Djakarta
Sedarmayanti. 2003. Tata kearsipan dengan memanfaatkan teknologi modern:
Bandung. Mandar Maju
Kelas X-1
KD 3.1 Dokumen dan Dokumentasi
22
Modul Pengertian Dokumen dan Dokumentasi