KATA PENGANTAR - WordPress.com · KATA PENGANTAR Puji syukur kami haturkan kepada Allah SWT karena berkat rahmatNya kami dapat menyelesaiakan “Panduan Kesekretariatan Himpunan Mahasiswa

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami haturkan kepada Allah SWT karena berkat rahmatNya kami dapat

menyelesaiakan “Panduan Kesekretariatan Himpunan Mahasiswa Pendidikan Matematika (HIMAPIKA)

Fakultas Tarbiyah Dan Keguruan UIN SUNAN AMPEL SURABAYA”. Adapun penyusunan panduan ini

berisi tentang tata cara penyusunan program kerja, penyusunan SK, kalender kegiatan, proposal kegiatan,

Laporan PertanggungJawaban (LPJ) Kegiatan dan Laporan PetanggungJawaban (LPJ) Akhir

kepengurusan, dan panduan penulisan surat menyurat dalam lingkup Himpunan Mahasiswa Pendidikan

Matematika (HIMAPTIKA), panduan penyusunan biodata pengurus, inventarisasi barang-barang

HIMAPTIKA dan Panduan Absensi Pengurus HIMAPTIKA

Terimakasih sebesar-besarnya kami sampaikan kepada :

1. Keluarga Alumni Matematika Sunan Ampel (KAMSA) HIMAPTIKA atas motivasinya

2. Demisioner Pengurus HIMAPTIKA PERIODE 2016-2017 Atas motivasi dan bimbingannya

3. Sekretaris 1 HIMAPTIKA PERIODE 2015-2016 Saudari Syaifina Nur Fariha yang telah

meluangkan waktunya untuk membimbing penulis menyusun panduan ini

4. Sekretaris 1 HIMAPTIKA PERIODE 2016-2017 Saudari Firda Al Husnia yang telah membimbing

dan mendampingi penulis dalam penyususnan panduan ini.

5. BPH HIMAPTIKA PERIODE 2017-2018 yang selalu memberi motivasi untuk dapat

menyelesaiakan panduan ini

6. Para sekretaris kegiatan di bawah naungan HIMAPTIKA PERIODE 2017-2018

7. Seluruh pengurus HIMAPTIKA PERIODE 2017-2018

Kami sadar dalam penulisan ini sangatlah kurang dari kata sempurna, maka kami berharap kritik dan

sarannya guna memperbaiki penulisan panduan ini nantinya. Semoga dengan disusunnya panduan

kesekretarian ini dapat bermanfaat.

Surabaya, 2 Februari 2017

Sekretaris HIMAPTIKA PERIODE 2017-2018

PENDAHULUAN

Pada awal pembentukan kepengurusan baru Badan Pengurus Harian akan memilih anggota

Departemen dan Staff. Setiap Departemen dan Staff wajib membetuk program kerja yang akan

dilaksanakan untuk satu tahun kedepan. Setelah membentuk program kerja maka dipilihlah Ketua

kegiatan atau Penanggung Jawab setiap Program Kerja. Setelah itu untuk Ketua atau penanggung

jawab kegiatan Besar wajib membuat proposal kegiatan pada awal kegiatan dan Laporan

Pertanggung jawaban (LPJ) pada akhir kegiatan. Seperti bagan dibawah ini :

Tentunya setiap ketua kegiatan memiliki konsep dan kreativitas sendiri dalam

melaksanakan kegiatan yang akan dijalankannya. Kami berharap panduan kesekreatriatan ini dapat

mencadi acuan dan pedoman bagi ketua kegiatan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya.

A. Program Kerja

Program kerja merupakan rancangan dasar dalam pembentukan suatu kegiatan

yang akan dilaksanakan, oleh karena itu program kerja dirancang sesingkat dan sejelas

Pembuatan

Laporan

Petanggung

jawaban

Pelaksanaan

kegiatan

Penyusunan

Proposal

Kegiatan dan

ACC Proposal

Kegiatan

Pemilihan

Manager SC

dan Ketua

Kegiatan

Pembuatan

Program Kerja

HIMAPTIKA

ACC Laporan

Pertanggung

jawaban (LPJ)

mungkin. Dengan demikian dapat dikembangkan nantinya pada pembentukan proposal

kegiatan.

Berikut merupakan format Program Kerja :

LEMBAR PROGRAM KERJA ...........................................................

HIMAPTIKA UIN SUNAN AMPEL SURABAYA

PERIODE 2017-2018

Nama Program Kerja

Latar Belakang

Tujuan

Rancangan

Kegiatan

Sasaran

Tanggal

Pelaksanaan

Sumber Dana

Kelebihan dan

Kekurangan

Penanggung jawab

Nama Program Kerja

Latar Belakang

Tujuan

Rancangan

Kegiatan

Sasaran

Tanggal

Pelaksanaan

Sumber Dana

Kelebihan dan

Kekurangan

Penanggung jawab

Nama Program Kerja

Latar Belakang

Tujuan

Rancangan

Kegiatan

Sasaran

Tanggal

Pelaksanaan

Sumber Dana

Kelebihan dan

Kekurangan

Penanggung jawab

B. Kalender Kegiatan

Pembuatan Kalender kegiatan berfungsi sebagai alat pengingat para ketua kegiatan

dalam melaksanakan dan mempersiapkan kegiatan-kegiatannya. Umumnya kalender kegiatan

dibuat oleh sekretaris umum HIMAPTIKA dan dibantu dengan pengurus-pengurus lainnya. Isi

dari kalender kegiatan antara lain yaitu :

a. Batas awal dan akhir suatu urutan program kerja

b. Jadwal pelaksanaan kegiatan dan program kerja HIMAPTIKA

c. Jadwal rapat kordinasi HIMAPTIKA

Dengan dibuatnya kalender kegiatan ini, maka diharapkan nantinya seluruh kegiatan dan

program kerja HIMAPTIKA memiliki batas waktu yang harus dipenuhi sehingga kegiatannya

akan berjalan dengan tepat, sistematis dan terarah.

Berikut format reminder kegiatan Periode 2017-2018 :

REMINDER KEGIATAN BPH HIMAPTIKA

JANUARI MINGGU 1

1. Rapat Kerja

Departemen

Waktu

pelaksanaan :

6-8 Januari 2017

Pj :

BPH

HIMAPTIKA

2.

3.

MINGGU 2 MINGGU 3 MINGGU 4

Berikut format Kalender Kegiatan Periode 2017-2018 :

C. Proposal Kegiatan

Proposal kegiatan merupakan gambaran umum dari sebuah kegatan yang akan

dilakukan.

Proposal kegiatan ini wajib dibuat oleh setiap susunan kepanitian kegiatan yang terdapat

pada HIMAPTIKA. Proposal kegiatan juga merupakan pintu masuk dari terlakasananya

seluruh kegiatan besar HIMAPTIKA.

1. Ketentuan Umum Proposal Kegiatan

Proposal diketik dengan jenis font Times New Roman dengan ukuran 12 dan

spasi 1,5

Dibuat pada kertas ukuran A4 70/80 gram

Kop surat kegiatan dibuat oleh masing-masing sekretaris kegiatan atas

persetujuan sekretaris umum HIMAPTIKA.

Pada setiap lembar proposal mencantumkan kop surat dengan layout sesuai

dengan kesepakatan panitia pelaksana kegiatan

Setiap proposal kegiatan wajib diberikan terlebih dahulu kepada Sekretaris

HIMAPTIKA untuk dikoreksi dan disetujui sebelum beredar.

2. Bagian-bagian Proposal Kegiatan

Cover

Cover proposal dibuat guna membuat penampilan sebuah proposal menjadi

lebih rapi. Beberapa point yang harus ada pada cover proposal kegiatan yaitu

Nama Kegiatan, Nama dan Logo HIMPTIKA. Logo UIN Sunan Ampel

Surabaya dan alamat kesekretariatan HIMAPTIKA.

Judul Proposal

Judul Proposal terletak pada halaman pertama, pada bagiata atas, di Bold dan

menggunakan huruf kapital semua.

Nama kegiatan

Nama kegiatan dicantumkan dengan lengkap termasuk nama HIMAPTIKA

yang menjadi pelaksana dan penanggung jawab kegiatan tersebut.

Latar Belakang

Latar belakang berisi tentang alsan mengapa panitia pelaksana kegiatan

berinisiatif untuk melaksanakan kegiatan ini. Latar belakang hendaknya dibuat

secara naratif yang lengkap dan rinci sehingga pembaca terutama pihak

sponsorship yakin terhadap kegiatan ini, layak dan menguntungkan bagi

sponsorship jika dilaksanakan.

Tema

Setiap proposal wajib menyertakan tema dari setiap kegiatan tersebut. Apabila

suatu kegiatan memiliki tema, maka tema tersebut ditulis dengan cetak miring

dengan tanda petik pada awal dan akhir kalimat. Tema dapat dibuat dari beragai

jenis bahasa atas persetujuan seluruh penitia pelaksana dan Pengurus Harian

HIMAPTIKA.

Tujuan

Tujuan wajib dicantumkan dalam proposal. Tujuan merupakan gambaran apa

saja yang ingin dituju dari sebuat kegiatan. Tujuan Umum merupakan tujuan

dari program kerja yang dibuat oleh Pengurus HIMAPTIKA yang memberikan

arahan yang jelas kepada panitia pelaksana tentang tujuan diselenggarakannya

kegiatan ini. Tujuan khusus yaitu tujuan pelaksanaan kegiatan yang dibuat oleh

panitia pelaksana kegiatan yang mendukung tujuan utama. Tujuan khusus ini

bersift jangka pendek yang nantinya akan berhubungan dengan toak ukur

keberhasilan suatu acara.

Manfaat

Hal ini menjelaskan tentang manfaat yang ingin dicapai melalui pelaksanaan

kegiatan ini, baik untuk peserta kegiatan, panitia kegiatan, maupun masyarakat

umum

Bentuk kegiatan

Bentuk kegiatan berupa aktivitas-aktivitas apa saja yang akan dilakukan

bersama dengan kegiatan berlangsung

Tempat dan waktu pelaksanaan

Tempat dan waktu pelaksanakan dijelaskan secara spesifik pada proposal

kegiatan

Peserta

Peserta merupakan nama peserta atau sasaran dari sebuah kegiatan berlangsung.

Apabila nama peserta terlalu banyak maka dapat ditulis dengan

mengelompokkannya secara umum. Misalnya :

Olimpiade Matematika 2017 UIN Sunan Ampel Surabaya ditujukan untuk:

1. Siswa-siswi MI/SD Islam se – Jawa.

2. Siswa-siswi MTs/SMP Islam se – Jawa.

3. Siswa-siswi MA/SMA Islam se – Jawa.

4. Peserta Olimpiade Matematika 2017 merupakan delegasi dari sekolah-sekolah

islam yang ada di Jawa.

Pelaksana kegiatan

Pelaksana kegiatan merupakan pihak penyelenggara dari kegiatan tersebut.

Misalnya :

Penyelenggara :

Olimpiade Matematika 2017 diselenggarakan oleh Himpunan Mahasiswa

Pendidikan Matematika (HIMAPTIKA) UIN Sunan Ampel Surabaya dengan

susunan kepanitiaan terlampir.

Kesekretariatan : HIMAPTIKA Prodi Pendidikan Matematika Jurusan

Pendidikan Matematika dan IPA Fakultas Tarbiyah dan Keguruan

UIN Sunan Ampel Surabaya.

Jl. Ahmad Yani 117 Surabaya Kode Pos 60293

Telepon : 081249577660

E-mail : [email protected]

Website : olimpiade-matematika.com

Susunan acara

Susunan acara ditulis secara detail pada setiap proposal

Susunan Panitia

Susunan panitia ditulis pada lampiran. Pada bagian utama proposal hanya

ditulis susunan panitia terlampir

Anggaran Dana

Proposal kegiatan terdiri dari beberapa bab, salah satunya bab anggaran dana.

Poin anggaran dana selalu mendapat perhatian khusus baik oleh pembuat

sekaligus pembaca proposal. Anggaran dana hendaknya dibuat dengan

pemikiran yang matang sehingga tidak mendatangkan masalah di kemudian

hari. Panitia harus pandai memikirkan secara matang tentang kebutuhan yang

diperlukan. Di samping itu, dibutuhkan juga pengalaman untuk meramalkan

kebutuhan SC bisa dimintai pendapat tentang hal ini. Kemudian wajib

dilakukan survei terhadap harga kebutuhan kegiatan. Laporan Pertanggung

Jawaban (LPJ) kegiatan yang lalu dapat sebagai bahan pertimbangan dengan

syarat Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) tersebut juga menggunakan angka

riil juga bukan angka manipulasi.

Rincian pengeluaran harus dibuat sedetail mungkin, karena anggaran dana akan

diperiksa lagi oleh pihak otoritas dan tidak langsung dengan mudah

menyetujuinya. Pembuatan anggaran dana yang rinci dan riil akan mengurangi

revisi proposal yang berulang karena ditolak pihak otoritas. Agar mudah dilihat

dan jelas, sebaiknya anggaran dana dibuat dalam bentuk tabel sehingga layout

akan menjadi sistematis dan rapi. Anggaran dana secara detail ditulis pada

lampiran, pada bagian utama proposal hanya ditulis “anggaran dana terlampir”

Beberapa ketentuan pada anggaran dana :

Tidak diperkenankan mencantumkan satuan anggaran untuk hal-hal

tidak terduga dan anggaran dana pembuatan LPJ.

Tidak diperkenankan memasukkan satuan pemasukan dari pemasukan

yang belum pasti seperti donatur, penjualan tiket dll karena dapat

memberikan angka pemasukan semu.

Aturan Khusus Anggaran Dana

1. Anggaran dana ditulis secara lengkap pada lampiran dengan

pengesahan yang terpisah dengan pengesahan inti proposal.

2. Anggaran dana memuat pemasukan pasti, perkiraan pengeluaran dari

masing – masing devisi dan pengesahan dari pihak berwenang.

Penutup

Penutup merupakan sub judul yang digunakan untuk menutup proposal

kegiatan

Lembar pengesahan

Lembar pengesahan yang terdapat dalam proposal di buat oleh sekretaris

kegiatan dan disetujui oleh sekretaris HIMAPTIKA

Lampiran-lampiran

Lampiran disusun berurutan sesuai dengan urutan pada bagian pokok proposal

NB : untuk permintaan tanda tangan kepada Ketua HIMAPTIKA harus melalui Sekreataris

HIMAPTIKA.

2.1 Format Proposal Kegiatan

layout

PROPOSAL KEGIATAN

( NAMA KEGIATAN )

A. Latar Belakang

B. Tema

C. Tujuan

D. Manfaat

E. Bentuk Kegiatan

F. Tempat dan Waktu Pelaksanaan

G. Peserta Kegiatan

H. Pelaksana Kegiatan

I. Susunan Acara

J. Susunan Panitia

K. Anggaran Dana

L. Penutup

M. Lembar Pengesahan

N. Lampiran-lampiran

2.2 Format Lembar Pengesahan

LEMBAR PENGESAHAN

Surabaya, ………………

Nama Kegiatan

Fakultas Ilmu Tabiyah dan Keguruan

UIN Sunan Ampel Surabaya

Ketua Pelaksana,

NAMA

NIM.

Sekretaris,

NAMA

NIM.

Ketua HIMAPTIKA

NAMA

NIM.

Ketua Prodi Pendidikan Matematika

Yuni Arrifadah, M.Pd

NIP. 197306052007012048

Menyetujui,

Ketua Jurusan PMIPA

Fakultas Tarbiyah dan Keguruan

Dr. Kusaeri, M.Pd

NIP. 197206071997031001

Mengetahui,

2.3 Format Lembar Pengesahan MATRIK

LEMBAR PENGESAHAN

Surabaya, ………………

Panitia Matematika Training Kooperatif (MATRIK) 2017

Fakultas Ilmu Tabiyah dan Keguruan

UIN Sunan Ampel Surabaya

Ketua Pelaksana,

NAMA

NIM.

Sekretaris,

NAMA

NIM.

Ketua HIMAPTIKA

MUHAMMAD FAIZUL H U

NIM. D04214014

Mengetahui,

Ketua Prodi Pendidikan Matematika

Yuni Arrifadah, M.Pd

NIP. 197306052007012048

Menyetujui,

Ketua Jurusan PMIPA

Fakultas Tarbiyah dan Keguruan

Dr. Kusaeri, M.Pd

NIP. 197206071997031001

2.3 Format Lembar Pengesahan Olimpiade Matematika 2017

Surabaya, 17 Januari 2017

Panitia Olimpiade Matematika 2017

UIN Sunan Ampel Surabaya

Tingkat MI/SD Islam, MTs/SMP Islam dan MA/SMA Islam Se – Jawa

Mengetahui,

Menyetujui,

Ketua HIMAPTIKA,

Muhammad Faizul Humami Ula

NIM. D04214014

Ketua Pelaksana,

Mochammad Junaidi

NIM. D74215099

Ketua Jurusan PMIPA

Fakultas Tarbiyah dan Keguruan

Dr. Kusaeri, M.Pd

NIP. 197206071997031001

Ketua Program Studi

Pendidikan Matematika

Yuni Arrifadah, M.Pd

NIP. 197306052007012048

Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaaan,

Alumni dan Kerjasama

UIN SunanAmpel Surabaya

Prof. Dr. H. Ali Mufrodi, MA

NIP. 195206171981031002

Dekan Fakultas Tarbiyah dan Keguruan

UIN SunanAmpel Surabaya

Prof. Dr. Ali Mudlofir, M.Ag

NIP. 19631116198903100

2.4 Contoh Format Anggaran Dana

PEMASUKAN

No. Gambaran Rincian Total (Rp.)

Total Pemasukan

PENGELUARAN

No. Gambaran Jumlah Harga Satuan

(Rp.)

Total (Rp.

Devisi xxxxxxxx

1. Xxxxxxxx Xxx satuan

2. dst

Sub Total

Total Pengeluaran

Mengetahui,

Ketua Pelaksana Kegiatan

NAMA

NIM.

Bendahara Kegiatan

NAMA

NIM.

D. Laporan Pertanggung Jawaban

Laporan pertanggung jawaban (LPJ) adalah laporan yang berisi tentang review

kegiatan dan laporan keuangan serta lampiran-lampiran arsip kegiatan yang telah

terlaksana seperti arsip surat menyurat, dokumentasi acara dll. LPJ ini disusun sebagai

tanda telah berakhirnya sebuah kegiatan.

LPJ memiliki dua fungsi :

1. Sebagai bentuk pertanggung jawaban suatu kegiatan secara formal kepada seluruh

Pengurus HIMAPTIKA

2. Sebagai sumber informasi dan pertimbangan oleh kepanitiaan pada masa depan

Diharapkan seluruh panitia kegiatan dapat mengarsip segala yang diperlukan

dalam pembuatan LPJ agar pembuatan LPJ dapat sempurna.

Format LPJ pengurus HIMAPTIKA

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

BADAN PENGURUS HARIAN/DEPARTEMEN/STAFF

AHLI…………………………………….. (……………..)

PERIODE ……..-…………

Mukaddimah

A. Susunan Pengurus

B. Program Kerja

No Nama kegiatan Waktu Tempat PJ

1

2

3

4

5

C. Realisasi Program Kerja

D. Dana

No. Nama kegiatan Dana PJ

Pemasukan Pengeluaran Sisa

1

2

3

4

5

E. Kendala-kendala

F. Saran

G. Penutup

Surabaya, …. …………… 20....

Jabatan

……………………………….

(Nama)

NIM

Format LPJ panitia kegiatan HIMAPTIKA

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

JABATAN DALAM KEGIATAN……………………………………..

NAMA KEGIATAN ……..-…………

Mukaddimah

A. Susunan Pengurus

B. Realisasi Kegiatan

C. Dana

No. Nama kegiatan Dana PJ

Pemasukan Pengeluaran Sisa

1

2

3

4

5

D. Kendala-kendala

E. Saran

F. Penutup

Surabaya, …. …………… 20....

Jabatan

……………………………….

(Nama)

NIM

E. PEDOMAN PENULISAN SURAT MENYURAT

Surat menyurat merupakan hal yang cukup penting dalam berjalannya suatu

kegiatan. Komunikasi antar panitia dengan pihak – pihak yang mendukung acara tidak

cukup hanya dengan obrolan saja, tetapi harus dibarengi dengan dokumen resmi seperti

surat sebagai bukti.

Aturan umum pedoman penulisan surat menyurat

1. Surat yang dibuat menggunakan font Times New Roman dengan spasi 1,5

dan di cetak pada kertas F4

2. Setiap Sekretaris dibawah naungan HIMAPTIKA wajib menggunakan kop

surat yang telah disediakan oleh Sekretaris Himaptika

3. Surat hanya dapat dikeluarkan oleh Sekretaris dibawah naungan

HIMAPTIKA

4. Berikut adalah pihak yang menandatangani surat yang dibuat :

Surat untuk kegiatan dibawah naungan Badan Pengurus

HIMAPTIKA

Kepala Jurusan PMIPA, Kepala Prodi Pendidikan Matematika, Ketua

HIMAPTIKA, Ketua Kegiatan, dan Sekretaris Kegiatan

Surat untuk kegiatan dibawah naungan Departemen

Kepala Jurusan PMIPA, Kepala Prodi Pendidikan Matematika, Ketua

HIMAPTIKA, Ketua Departemen, Ketua Kegiatan dan sekretaris kegiatan.

Surat untuk kegiatan dibawah naungan Staff

Kepala Jurusan PMIPA, Kepala Prodi Pendidikan Matematika, Ketua

HIMAPTIKA, Ketua Staff dan Sekretaris Staff

5. Surat yang dibuat oleh setiap Sekretaris kegiatan harus melalui persetujuan

dari Sekretaris HIMAPTIKA sebelum ditanda tangani oleh Ketua

HIMAPTIKA, Kepala Prodi Pendidikan Matematika dan Ketua Jurusan

PMIPA. Jika terdapat kesalahan penulisan nomor surat, tanggal

pelaksanaan dll maka surat tidak dapat disetujui

PEDOMAN PENULISAN NOMOR SURAT

SEKRETARIS HIMPUNAN MAHASISWA PENDIDIKAN MATEMATIKA

(HIMAPTIKA)

PERIODE 2017 – 2018

1. Penulisan Nomor Surat Keluar dari BPH HIMAPTIKA

01.1/I/RAKER/HIMAPTIKA/FTK.UIN-SA/I/2017

Keterangan : 1. surat diberikan untuk warga PMT (baik mahasiswa/dosen)

2. surat diberikan untuk dalam UIN non warga PMT tapi warga UIN

3. surat diberikan untuk luar warga UIN

(KOSONG) bila bukan kegiatan HIMAPTIKA

RAKER untuk Kegiatan Rapat Kerja

OLMAT untuk kegiatan Olimpiade Matematika

MATRIK untuk kegiatan Matrik

HM untuk kegiatan Haflah Miladiyah HIMAPTIKA

MUSTAKA untuk kegiatan Musayawarah Anggota HIMAPTIKA

KPU untuk kegiatan pemilihan ketua HIMAPTIKA baru

Seleksi-Kepengurusan untuk kegiatan seleksi kepengurusan

Dll.

2. Penulisan Nomor Surat Keluar untuk Departemen dan Staff dibawah HIMAPTIKA

01.1/I.A/P-TIC.CAMP/HIMAPTIKA/FTK.UIN-SA/I/2017

Keterangan : Sama dengan keterangan diatas

I.A untuk Departemen Kemahasiswaan

I.B untuk Departemen Litbang

I.C untuk Departemen AgSosBud

I.D untuk Staff Penerbitan Majalah

I.E untuk Staff Advokasi

I.F untuk Staff Laboratorium

Bulan surat dikeluarkan

Tahun surat dikeluarkan

3. Penulisan Nomor Surat Keluar untuk Lembaga dibawah lembaga HIMAPTIKA

01.1/I.A/Lembaga-Penatika/HIMAPTIKA/FTK.UIN-SA/I/2017

Sesuai Departemen yang menaunginya

Nama lembaga

Kop Surat yang digunakan dalam pembuatan surat sekretaris dibawah

naungan HIMAPTIKA Periode 2017-2018

1. Kop surat untuk surat yang keluar dari Sekretaris HIMAPTIKA dan

Sekretaris Departemen-Departemen dibawah naungan HIMAPTIKA

2. Kop surat untuk surat yang dikeluarkan lembaga dibawah naungan departemen

HIMAPTIKA

3. Kop surat untuk surat yang dikeluarkan oleh sekretaris kegiatan dibawah naungan

HIMAPTIKA

PEDOMAN PENULISAN BIODATA

PENGURUS HIMAPTIKA

Setelah penentuan anggota pengurus HIMAPTIKA, Sekretaris II berkewajiban membuat

biodata pengurus HIMAPTIKA pada periode tersebut selambat-lambatnya sebelum

berlangsungnya Kegiatan SARASEHAN.

Berikut Format Biodata Pengurus HIMAPTIKA :

1. Judul biodata ditulis dengan hurus Kapital dan di Bold:

Contoh :

BIODATA PENGURUS HIMAPTIKA

PERIODE (menyesuaikan)

2. Form biodata ditulis dalam tabel dengan 2 kolom yaitu data diri, dan foto

3. Penulisan judul biodata dan judul pada kolom menggunakan huruf kapital di bold,

dengan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 12

4. Data diri berisi Nama, Jabatan, Semester, TTL, Alamat, Email, Facebook, No.

Telp, Motto yang mana ditulis menggunakan hurus Times New Roman ukuran 12

dan di bold

5. Ukuran foto menyesuaikan besar kolom

6. Seluruh isi data diri ditulis dengan hurus Times New Roman ukuran 12

Contoh format Biodata pengurus HIMAPTIKA :

PEDOMAN PEMBUATAN DAFTAR HADIR

(ABSENSI)

Seluruh kegiatan yang diadakan oleh HIMAPTIKA baik acara dari BPH, Departemen,

Staff, maupun Lembaga wajib menyertakan daftar hadir kegiatan tersebut. Daftar hadir dibuat oleh

Sekretaris Kegiatan. Apabila kegiatan tersebut mengandung unsur kepanitian, maka wajib

menyertakan daftar hadir panitia dan peserta kegiatan. Adapun aturan format daftar hadir adalah

sebagai berikut :

1. Judul daftar hadir sesuai dengan kegiatan tersebut. Menyantumkan nama HIMAPTIKA

dan periodenya, serta hari tanggal pelaksanaan acara tersebut.

Contoh :

Daftar Hadir Rapat Kerja Departemen

HIMAPTIKA PERIODE 2017/2018

6-8 Januari 2017

2. Form daftar hadir berbentuk tabel yang berisi 5 kolom, terdiri dari no, nama, jabatan/devisi,

semester/nim, ttd.

3. Untuk kegiatan yang mana peserta maupun panitia kegiatan tersebut bersifat pasti atau

sudah ditentukan, maka kolom no, nama, jabatan/devisi*, semester/nim* harus di ketik

secara rapi. Namun apabila peserta kegiatan belum jelas untuk semua kolom bisa

dikosongi. *Menyesuaikan jenis kegiatan

4. Format tenulisan :

Huruf yang digunakan baik judul maupun isi dalam tabel adalah Times New Roman

ukuran 12

Judul daftar hadir dan nama judul kolom (no, nama, jabatan, dst) harus

menggunakan huruh Kapital dan di Bold

Contoh daftar hadir dengan peserta kegiatan yang sudah ditentukan :

Contoh daftar hadir dengan peserta kegiatan yang belum ditentukan :

NB : Seluruh Sekretaris kegiatan diharapkan menyerahkan salinan daftar hadir kepada Sekretaris

2 yang mana akan digunakan sebagai rekap data hadir kepengurusan dalam satu periode.

PEDOMAN PENDATAAN INVENTARIS

Pendataan inventaris dilakukan setiap tahunnya, untuk mengetahui keadaan barang milik

HIMAPTIKA dan menjaga barang-barang tersebut agar tidak hilang. Di awal kepengurusan, akan

selalu melakukan pendataan ulang semua barang-barang milik HIMAPTIKA. Setelah semua

barang di data, maka data tersebut harus disusun dalam tabel Daftar Inventaris Himaptika periode

tersebut.

Adapun format penulisan daftar tersebut adalah :

1. Judul tabel “DAFTAR INVENTARIS HIMAPTIKA PERIODE....”

Ditulis menggunakan huruf Times New Roman ukuran 12 dan di Bold

2. Untuk format dalam tabel berisi :

1. No

2. Kode Barang

3. Nomor urut

4. Nama barang

5. Inventarisasi

6. Jumlah (dibagian kolom jumlah akan dibagi lagi menjadi Jumlah dan Satuan )

7. Keadaan ( dikolom ini juga dibagi ke dalam kolom BAIK dan RUSAK)

Penulisan No diurukan dari nomor 1, 2, 3 dan seterusnya sesuai banyaknya barang

Kode Barang :

A : Peralatan Kantor

B : Piagam/Sertifikat

C : AlatTulis

D : Bendera

E : Lain – lain

Nomor urut diurutkan berdasarkan kode barangnya, apabila pensil 1A, spidol 2A,

Bendera HIMPATIKA 1D, dan seterusnya

Inventarisasi sama dengan kode inventaris :

Inven/HIMAPTIKA(PERIODE)/Kode Barang/No Urut

Contoh : Inven/HIMAPTIKA17/A/1

Di kolom Jumlah, ada 2 kolom lagi yaitu Jumlah yang diisi banyaknya barang dan

Satuan yang diisi satuan jenis barang misalnya pack, buah, dus

Di kolom Keadaan juga terdapat 2 kolom yaitu Baik dan Rusak, kategori ini

digolongkan sesuai keadaan saat pendataan berlangsung

Contoh Inventarisasi Barang-barang HIMAPTIKA :