-
1
T.C.
BAŞAKŞEHİR BELEDİYEBAŞKANLIĞI
Yazı İşleri Müdürlüğü
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç ve Kapsam, Dayanak, Tanımlar, Kuruluş
Amaç ve Kapsam
MADDE 1 Bu Yönetmelik, Başakşehir Belediye Başkanlığı Yazı
İşleri Müdürlüğünün kuruluş
amacı, faaliyet alanları, görev, yetki ve sorumlulukları ile
çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
MADDE 2 Bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanununun 15 (b) ve
18 (m) maddelerine,
5216 Büyükşehir Belediye Kanunu ve 657 sayılı Devlet Memurları
Kanununa ve bu kanunların
dayanak teşkil ettiği tüm yönetmeliklere dayanılarak
hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 3 Bu Yönetmelikte geçen;
a) Belediye : Başakşehir Belediyesini,
b) Başkanlık : Başakşehir Belediye Başkanlığını,
c) Belediye Başkanı : Başakşehir Belediye Başkanını,
ç) Başkan Yardımcısı : Yazı İşleri Müdürlüğünün bağlı bulunduğu
Başakşehir
Belediyesi Başkan Yardımcısını,
d) Başvuru Yönetim Merkezi : Başakşehir Belediyesi adına tüm
başvuruların alındığı merkezi,
e) Encümen : Başakşehir Belediye Encümenini,
f) EBYS : Elektronik Belge Yönetim Sistemini,
g) KEP : Kayıtlı Elektronik Posta,
ğ) Meclis : Başakşehir Belediye Meclisini,
h) Müdür : Yazı İşleri Müdürünü,
ı) Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü,
i) Personel : Başakşehir Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğüne
bağlı çalışanları,
j) SDP : Standart Dosya Planı
k) Şef : Başakşehir Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı
şefleri,
l) Yönetmelik : Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma
Yönetmeliğini ifade
eder.
Kuruluş
MADDE 4 Başakşehir Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü,
22.02.2007 tarih ve 26442,
31/05/2009 tarihli 27244 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan
Bakanlar Kurulunun ‘Belediye ve
Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke
ve Standartlarına İlişkin Esaslar
hakkında kanun gereğince, Başakşehir Belediye Meclisinin
08/05/2009 tarih ve 2009/11 ve
05.06.2009 tarih ve 2009/24 numaralı kararlarıyla
kurulmuştur.
-
2
İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat ve Bağlılık
Teşkilat
MADDE 5 Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir:
1) Yazı İşleri Şefliği,
a) Meclis ve Encümen Birimi
b) Genel Evrak Birimi
c) Proje ve Dış İlişkiler Birimi
d) Muhtaç Asker Ailelerine Yardım Birimi
2) İnsan Kaynakları ve Eğitim Şefliği,
a) Personel Özlük Birimi,
b) Eğitim ve İdari İşler Birimi,
c) İstihdama Yönlendirme Birimi (BİKAM)
d) AR-GE Birimi
3) Evlendirme Şefliği,
alt birimlerinden oluşur.
Personel Yapısı
MADDE 6
Müdürlükte Başakşehir Belediyesi norm kadro standartlarına uygun
nitelik ve sayıda memur,
kadrolu işçi ve Belediye İktisadi Teşekkülünde çalıştırılan
personel görev yapar.
Bağlılık
MADDE 7 Müdürlük, belediye başkanına veya görevlendireceği
başkan yardımcısına
bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi
eliyle yürütür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki, Sorumluluk
Müdürlüğün Görevleri
MADDE 8 Müdürlüğün görevleri aşağıdaki gibidir:
a) 5393 sayılı Belediye Kanununa göre Belediye Meclisi ile
ilgili iş ve işlemleri yürütür.
b) 5393 sayılı Belediye Kanununa göre Belediye Encümeni ile
ilgili iş ve işlemleri yürütür.
c) 4109 sayılı Asker Ailelerinden Muhtaç Olanlara Yardım
Hakkındaki Kanun gereği ilgili
işlemleri yürütür.
ç) Kurumun ve müdürlüğün genel evrak ve gelen-giden evrak ile
ilgili işlemlerini yürütür.
d) 4721 sayılı Türk Medeni Kanununa göre nikâh ile ilgili iş ve
işlemleri yürütür.
e) Kamu kurum ve kuruluşları, gerçek ve tüzel kişiler ya da
mahkemeler tarafından görev
alanına giren konular hakkında istenilen bilgi ve belgelerin
ilgili mevzuatların ön gördüğü
süreler içerisinde verilmesi kapsamında; yazışmaları yapar
yaptırır ve koordinasyonu sağlar.
Müdürlükler her türlü bilgi ve belgeyi mevzuat hükümleri
uyarınca belirlenen zamanlarda
vermekle yükümlüdür.
f) 4734 sayılı Kanuna göre gerektiği durumlarda mal ve hizmet
alımı yapar.
g) 5018 sayılı Kanuna göre kurumun stratejik planı doğrultusunda
müdürlüğün yıllık bütçesini
hazırlar.
ğ) 5018 sayılı Kanuna göre müdürlüğün tüm taşınır işlemlerini
yürütür.
h) Belediyenin ulusal ve uluslararası düzeyde
uyguladığı/uygulayacağı tüm kalite, çevre, iş
sağlığı ve güvenliği, vatandaş memnuniyeti ve diğer iyileştirme
çalışmalarına yönelik yönetim
-
3
sistemleri, standartlar ve kabullerin getirdiği/getireceği
politikalara uygun olarak iş ve
işlemlerini yürütür.
ı) Müdürlüğe bağlı birimlerin belediyenin diğer birimleriyle
koordineli biçimde çalışmalarını
sağlar.
i) Belediyenin insan gücü planlaması ve insan kaynakları
politikası ile ilgili tüm ( eğitim,
istihdam, devamlılık, staj işlemleri vb. ) çalışmaları
yürütür.
j) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununda yer alan görevleri
yürütür.
k) 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası
Kanununda yer alan insan kaynakları
ile ilgili iş ve işlemleri yapar.
l) 5434 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Emekli Sandığı Kanununda yer
alan insan kaynakları ile
ilgili iş ve işlemleri yürütür.
m) 5393 sayılı Belediye Kanununda yer alan insan kaynakları ile
ilgili iş ve işlemleri yürütür.
n) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda yer alan
insan kaynakları ile ilgili
iş ve işlemleri yürütür.
o) 4857 sayılı İş Kanununda yer alan insan kaynakları ile ilgili
iş ve işlemleri yürütür.
ö) 6356 sayılı Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanununda yer
alan iş ve işlemleri yürütür.
p) 4688 sayılı Kamu Görevlileri Sendikaları ve Toplu Sözleşme
Kanununda yer alan iş ve
işlemleri yapar.
r) Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan
Değişikliği Esaslarına Dair
Yönetmelik kapsamındaki iş ve işlemleri yürütür.
s) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri
Norm Kadro İlke ve Standartlarına
Dair Yönetmelik çerçevesinde belirtilen iş ve işlemleri
yürütür.
ş) Belediyenin Proje Ar-Ge ve Dış ilişkiler ile ilgili
işlemlerini yürütür.
t) Belediye Meclis üyelerinin özlük işlemlerinin eksiksiz
yapılmasını sağlar.
u) Kanun ve yönetmeliklerde yapılan değişikliklerden kaynaklanan
iş ve işlemleri yürütür.
Müdürlüğün Yetkisi
MADDE 9 Müdürlük, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393
sayılı Kanun ve bu kanuna
dayanarak belediye başkanınca kendisine verilen görevleri
kanunlar çerçevesinde yapmaya
yetkilidir.
Müdürlüğün Sorumluluğu
MADDE 10- (1) Müdürlük, belediye başkanınca verilen ve bu
yönetmelikte tarif edilen
görevler ile ilgili mevzuatta belirtilen görevleri gereken özen
ve çabuklukla yapmak ve
yürütmekte sorumludur.
(2) Müdürlük, belediyenin stratejik planında ön gördüğü misyon,
vizyon ve ilkeleri
doğrultusunda hizmetlerini yerine getirmekle sorumludur.
Meclis ve Encümen Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 11- (1) Meclis biriminin görev, yetki ve sorumlulukları
aşağıdaki gibidir:
a) 5393 sayılı yasada belirtilen günlerde meclisin toplantı
yapmasını koordine eder.
b) Belediye Meclisine Başkanlık Makamından havaleli gelen
teklifler doğrultusunda meclis
gündemini oluşturur ve elektronik ortamda kayda alır ve ilgili
meclis üyelerine elektronik
ortamda gönderimini sağlar.
c) Görüşülüp kabul edilen tekliflerin kararlarını yazar,
komisyona havale edilenleri ise
komisyon toplantısı düzenleyerek, komisyon üyelerine verir.
ç) Komisyon tarafından hazırlanan raporları gündeme ekleyerek
belediye meclisine sunulması
işlemlerini yapar.
-
4
d) Karara bağlanan tekliflerin, kararlarını yazıp Başkan ve
divan katibi üyelerine
imzalatılmasına müteakiben yasal süresi içinde mülki idare amire
gönderilmesini sağlar.
e) Kesinleşen meclis kararlarını internet ortamında
yayımlayarak, kamuoyunun bilgilenmesini
sağlar.
f) Kararların bir suretinin ilgili birimine sevkini yapar, bir
suretinin de birim arşivinde
saklanmasını sağlar.
g) Belediye meclis üyelerine, gerek meclis toplantısına gerekse
ihtisas komisyonu toplantılarına
katıldıkları her gün için huzur hakkı puantajı hazırlar ve
gereği için Mali Hizmetler
Müdürlüğüne gönderilmesini sağlar.
ğ) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri
yapar.
(2) Encümen biriminin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki
gibidir:
a) Encümenin tespit olunan günlerde toplanmasını koordine eder
ve bununla ilgili yazışmaların
takibini yapar.
b) Başkanlık Makamından Encümende görüşülmek üzere havale edilen
dosyaları kayda alır.
c) Encümence alınan kararların Encümen Başkanı ve üyelerine
imzalatılmasını sağlar.
ç) Kararların, teklif müdürlüğüne gereği yapılmak üzere sevkini
yerine getirir.
d) Tüm encümen kararlarının numara sırasını verir ve
arşivlemesini yapar.
e) Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerine
huzur hakkı için puantaj
düzenler, gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderir.
f) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri
yapar.
Genel Evrak Birimi Görev, Yetki Ve Sorumlulukları
MADDE 12- (1) Gelen Evrak bölümü ile ilgili görevler aşağıdaki
gibidir:
a) Belediyeye tüm özel ve tüzel kişilerden şahsen (sözlü veya
yazılı), telefon (Çağrı Merkezi),
internet, KEP, posta, faks, kurye, kargo, vb. yollarla gelen tüm
başvuruları EBYS ortamında
dokümanlaştırarak ilgili müdürlüklere elektronik olarak sevkini
gerçekleştirir.
b) Belediye Başkanlığına yapılan tebligatları alır ve tevzi
eder.
c) Belediyeye gelen, tüm müdürlükleri ilgilendiren fiziksel
evrakın arşiv birimine, müdürlük
ve/veya müdürlükleri ilgilendiren fiziksel evrakın da müdürlüğe
ulaştırılmasını sağlar.
ç) Başvurucuların karşılanması ve yönlendirilmesi işlemlerini
yürütür.
(2) Giden Evrak Bölümü ile ilgili görevleri aşağıdaki
gibidir:
a) Belediyeden tüm özel ve tüzel kişilere gönderilecek başvuru
sonuçlarının kontrollerini ve
onayını yapar.
b) Kurum dışına gönderilecek evrakı, mümkün olması halinde en
ekonomik yolu seçerek (posta,
kurye, KEP vb.) müdürlük kuryesi ile postaneye ve/veya kurum ve
kuruluşlara teslimini sağlar.
c) Yazı İşleri Müdürünün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam
ve noksansız olarak zamanında
yapmakla sorumludur.
ç) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri
yapar.
Proje ve Dış İlişkiler Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 13 Proje ve Dış İlişkiler birimi ile ilgili görevler
aşağıdaki gibidir:
a) Belediyemiz ve ilçemizin ihtiyaç ve talepleri doğrultusunda
çeşitli düzeylerden farklı
paydaşlarla proje hazırlayıp, bunları hayata geçirmek için
hibe/fon desteği sunan kurum ve
kuruluşlara başvuruda bulunur.
b) Üyesi olduğumuz ulusal ve uluslararası birliklerin
etkinliklerini takip eder, katılım sağlar ve
bu birlikler aracılığıyla yeni ilişkiler ve ortak projeler
üreterek hayata geçirir.
c) Kamu kurum ve kuruluşları, üniversiteler, sivil toplum
örgütleri ( dernekler, vakıflar vb),
özel şirketler, uluslararası kuruluşlar ile AB ve Dış mali
fonlar, ulusal fonlar ile koordinasyon
-
5
ve işbirliği sağlayarak projeler oluşturur veya projelerde yer
alınması için gerekli çalışmaları
yürütür.
d) Belediyemizde ve ilçemizde proje bazlı yönetişim sistemini
oluşturmak ve geliştirmek
amacıyla STK’ların, okulların, çeşitli kurum ve kuruluşların
temsilcilerine ve vatandaşlara,
eğitim ve danışmanlık hizmeti sağlar, birlikte proje
çalışmalarına katılır.
e) Avrupa Birliği, topluluk üyeleri ve müktesebata yönelik
olarak ilgili kurum ve kuruluşlarla
gerekli ilişkileri kurar, geliştirilmesini ve takibini
sağlar.
f) Avrupa Birliği kapsamında yürürlüğe konulan programlar ve
proje eylem çağrılarını düzenli
olarak takip eder ve bunlara ilişkin proje tekliflerini
hazırlayarak ilgili kurumlara sunar, kabul
edilen projelerin uygulamasını yapar veya yaptırır, ilgili
birimlerle koordinasyon kurarak
sürdürülebilirliğini sağlar.
g) Ulusal düzeydeki kurumların, Bakanlıklar, Merkezi Finans ve
İhale Birimi, İstanbul
Kalkınma Ajansı, vb, kurumların proje hibe ve eylem çağrılarını
takip eder ve bunlara ilişkin
proje tekliflerini hazırlayarak ilgili kurumlara sunar, kabul
edilen projelerin uygulamasını
yapmak veya yaptırmak, ilgili birimlerle koordinasyon kurarak
sürdürülebilirliğini sağlar.
h) Mevcut projelerin yürütülmesinde diğer birimlerle ya da resmi
ve özel kuruluşlarla işbirliğini
sağlar.
ı) Projelere yönelik ilgili Müdürlüklerle değerlendirme
toplantıları yapar.
i) Yurtiçi ve dışındaki belediyecilik hizmetlerine yönelik
araştırmalar yapar.
j) Dış ilişkiler ve kardeş kent ilişkileri kurulmasına yönelik
her türlü iş ve işlemleri takip eder,
iletişim kurar ve gerekli yazışmaları yapar.
k) Yurt içi ve yurt dışı kurumlardan gelen misafirlerin
karşılama, ağırlama, uğurlama,
tercümanlık ve rehberlik hizmetlerini sağlar.
l) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri
yapar.
Muhtaç Asker Ailelerine Yardım Birimi Görev, Yetki ve
Sorumlulukları MADDE 14 Muhtaç Asker Ailelerine Yardım Biriminin
görevleri aşağıdaki gibidir.
a) 4109 sayılı Asker Ailelerinden Muhtaç Olanlara Yardım
Hakkındaki Kanun gereği asker
yardımı ile ilgili işlemleri yürütür.
b) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri
yapar.
Personel Özlük Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 15 Personel Özlük Biriminin görevleri aşağıdaki
gibidir.
a) Belediyemizde ilk defa atanacaklarla ilgili kanun, tüzük,
yönetmelik ve genelgeler
doğrultusunda gerekli tüm işlemleri yürütür.
b) Personelle ilgili kurum içi ve kurumlar arası görevlendirme,
nakil, emeklilik, açıktan vekil,
açıktan atama ve sözleşmeli personel atamaları, istifa ve işe
giriş-çıkış bildirgeleri ile ilgili
işlemleri yürütür.
c) Memur personelin her yıl kademe ilerlemesi ile 3 yılda bir
derece terfilerini yapar, kadro
derecesi yönünden mağduriyeti olanların kadro değişiklik ve
terfi işlemlerini gerçekleştirir.
d) Disiplin Kurulu oluşturarak memur disiplin iş ve işlemlerini,
yapar.
e) Memur personelin hizmet birleştirilmesi ve intibak
işlemlerini yapar.
f) Hizmet belgelerini hazırlar ve kontrollerini yapar.
g) Memur personelle ilgili arşivleri oluşturur ve düzenli takip
eder.
ğ) Yetkisi dahilindeki personelin yıllık izin onaylarını
hazırlar, ücretsiz izin, kayıt kapatma
işlemlerini yürütür.
h) Çalışanlarla ilgili İl, İlçe İdare Kurullarının ve Danıştay,
Sayıştay kararlarını ilgililere veya
daire amirlerine tebliğ etmek ve tebellüğ belgelerini ilgili
kuruma göndermek işlemlerini
yürütür.
ı) Personelin silâhaltına alınmaları ve terhisleri sonunda
göreve başlamaları ile ilgili işleri yapar.
-
6
i) Memurlardan beş yılda bir mal beyanı ve değişiklik halinde ek
mal beyanı alır.
j) Hastalık raporları yılda 40 günü geçen personelin raporlarını
birleştirerek heyet raporuna
dönüştürülmesi için gerekli işlemleri yapar.
k) Personelin Göreve son verme, çekilme, görevden uzaklaştırma
ve vekâlet görevi ile ilgili
işlemleri yapar.
l) Memurların talepleri üzerine kanun gereği 1.2.3. derece
kadrolarda olanlara yeşil pasaport
işlemlerini yapar.
m) Memurların hizmet belgelerinin ve personel özlük bilgilerinin
HİTAP(Hizmet Takip
Programına) işlenmesi ve güncellenmesi işlemlerini yürütür.
n) Kadrolarla ilgili düzenlemeleri meclise sunar.
o) Sendika ve Toplu iş sözleşmesine esas olacak ön çalışmaları
yürütür.
ö) Personelle ilgili kurulması gereken kurul ve komisyonun
kurulması için (İşçi Disiplin
Kurulu, Hasar Tespit Komisyonu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kurulu
vb.) gerekli yazışmaları yapar
ve sonuçlarını dosyalayarak muhafaza eder.
p) Görevin gereği, kişiye özel bilgileri yasalarla yetki verilen
görevliler dışında kimseye
vermez.
r) İş sonu ve Kıdem tazminatı çizelgelerini kontrol ederek,
onaylatır.
s) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri
yapar.
Eğitim ve İdari İşler Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 16 Eğitim ve İdari İşler Biriminin görevleri aşağıdaki
gibidir.
a) Belediyemiz personelinin mesleki bilgi, beceri ve
yeteneklerine göre eğitim ihtiyaç analizini
yapar, çalışma, yetişme ve gelişim yönünden kurs, panel,
konferans ve eğitim faaliyetlerini
koordine eder ve yürütür.
b) Personelin Belediyede yaptığı veya ileride yapacağı işin
gereklerine (kariyer planlarına) ve
Belediye’nin personel politikasına uygun olarak dönemsel baz da
hizmet içi eğitim programları
hazırlar.
c) Eğitimlerin programlandığı şekilde yapılmasını sağlar,
etkinliğin takibini koordine eder ve
hizmet içi eğitim kayıtlarının düzenli tutulmasını sağlar.
ç) Çalışanları, yapmakta olacakları işlerde belirli bir
davranışa ve organizasyondaki rollerini
doğru geliştirmek için oryantasyon (uyum- alıştırma)
eğitimlerinin verilmesini organize eder.
d)Verimliliği yükseltmek, personelin mesleki ufkunu genişletmek
ve süreç içindeki etkinliğini
arttırmak için geliştirme ve yetiştirme programlarını organize
eder.
e) Staj ve stajyerler ile ilgili tüm iş ve işlemleri
yürütür.
f) Personel kimlik kartlarını hazırlar, dağıtımını yapar, kayıp
ve çalıntı gibi sair nedenlerle
kaybolması halinde gerekli işlemleri yürütür.
g) Belediye çalışanlarının günlük devam-devamsızlığını takip
eder ve ilgili müdürlüğüne rapor
sunar.
ğ) 4734 sayılı kanun ve mevzuatları uyarınca ilgili iş ve
işlemleri yürütür.
h) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri
yapar.
İstihdama Yönlendirme Birimi (BİKAM) Görev, Yetki ve
Sorumlulukları
MADDE 17 İstihdama Yönlendirme Biriminin görevleri aşağıdaki
gibidir.
a) İlçemizde ikamet eden vatandaşlarımızın genel iş istekleriyle
ilgili cv oluşturma ve
yönlendirme çalışmalarını yapar.
b) İstihdam sağlamak isteyen işverenlerle, iş talebinde bulunan
vatandaşlarımızın buluşmasını
sağlar.
c) Toplu iş görüşmeleri yapar.
d) İŞKUR ve KOSGEB ile ortaklaşa eğitim ve istihdam çalışmaları
yapar.
e) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri
yapar.
-
7
Ar-Ge Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 18 Ar-Ge Birimi görevleri aşağıdaki gibidir.
a) Belediyede yapılan hizmet ve faaliyetlerin analizlerini
yapar.
b) Belediye içinde yenilikçi uygulamaların planlamasını ve
yürütülmesini koordine eder.
c) Dış kuruluşlara ait karşılaştırma verilerinin seçilmesini,
temin edilmesini ve kurumsal
gelişim için kullanılmasını sağlar.
ç) Belediyenin hizmet ve faaliyet kalitesinin (ekonomik, etkin
ve etkili olması) arttırılması için
gerekli araştırma ve geliştirme çalışmalarını yapar.
d) Belediyenin faaliyetlerine ilişkin iş süreçlerinin
oluşturulması, güncellenmesi, izlenmesi ve
iyileştirilmesine yönelik çalışmaları yürütür ve standartları
oluşturur.
e) Teknolojik gelişmeleri takip eder ve uygulama imkânlarını
araştırır.
f) İlgili müdürlüklerin katılımı ile yenilikçilik odaklı tematik
çalışma grupları oluşturur,
çalışmaları koordine eder ve yürütücülüğünü yapar.
g) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri
yapar.
Evlendirme Şefliği Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 19 Evlendirme Biriminin görevleri aşağıdaki gibidir.
a) Resmi nikah başvurularını almak, nikah işlemi için gerekli
olan evrakın temin edilmesini
sağlar ve başvurular hakkında yürürlükteki mevzuatın öngördüğü
incelemelerin yapılmasını
sağlamak.
b) Mevzuatın öngördüğü şekilde evlenme dosyasını hazırlamak,
aile cüzdanı düzenleyip
vermek, evlenmenin nüfus kütüklerine tescilini sağlamak, evlenme
kütüğü ve dosyalarını iyi
bir şekilde muhafaza etmek.
c) Denetim yapmak isteyen yetkililere gerekli kolaylığı
göstererek ve bu yetkililerce istenen
kütük, dosya ve belgeleri denetime hazır halde bulundurmak.
d) Evlendirme memurları bu görevlerinden dolayı nüfus
müdürlerine karşı sorumludurlar.
Belediye personeli arasından görevlendirilen evlendirme
memurlarının belediye başkanına
karşı olan sorumlulukları saklıdır.
e) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri
yapar.
Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 20- (1) Müdürün görevleri aşağıdaki gibidir:
a) Müdür, 8,9 ve 10’uncu maddelerde belirtilen görev, yetki ve
sorumlulukların yerine
getirilmesini sağlamakla yükümlü olup, başkanlık makamı ile
başkanın görevlendirdiği başkan
yardımcısına karşı sorumludur.
b) Müdürlüğü temsil eder.
c) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her
türlü çalışmalarını düzenler.
ç) Müdürlüğün tahakkuk amiri, harcama yetkilisi ve müdürlük
personelinin amiridir.
d) Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu
sağlar.
e) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.
f) Personeli arasında yazılı veya sözlü görev dağılımı
yapar.
g) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip,
programlayarak, çalışmaların bu
programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar.
ğ) Müdürlüğün stratejik plan, performans programı ve yıllık
faaliyet raporunun hazırlanmasını
sağlar.
h) Müdürlüğün yıllık bütçesinin hazırlanmasını sağlar.
(2) Müdürün yetkileri aşağıdaki gibidir:
a) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, başkanlık
makamınca uygun görülen programlar
gereğince yürütülmesi için gereken kararları ve tedbirleri alır
ve uygulatır.
-
8
b) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni
tedbirlerin ve yetkilerin
alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunur.
c) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1’inci derece imza yetkisine
sahiptir.
ç) Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik
çerçevesinde ödül ve
takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı
bulunduğu başkan yardımcısı ile
başkanlık makamına önerilerde bulunur.
d) Disiplin amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen
disiplin cezalarını verir.
e) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde
süreli ve ani denetlemeler
yaparak, karşılaştığı aksaklıkları giderir.
f) Sorumlu olduğu tüm personelin yıllık, mazeret, hastalık,
doğum, ücretsiz, vb. izin kullanış
zamanlarını planlar ve kullanılmasını sağlar.
g) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe
tayin şartlarını haiz olan
personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirler ve
başkanlık makamının onayına
sunar.
ğ) Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev
dağılımını yapar.
h) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi,
birim ve kuruluşlarla istişare yapar.
(3) Müdür 657 sayılı Kanun ve diğer belediye mevzuatının,
kendisine yüklediği görev ve
yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.
Şefin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 21- (1) Şefin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki
gibidir:
a) Görevi gereği kendine havale edilen işleri mevzuat esaslarına
göre yapar veya yaptırır.
b) İşlerini plan ve programa bağlayarak iyi bir şekilde
yapılmasını vaktinde bitirilmesini sağlar.
c) Emrindeki personele iş dağıtımı yaparak onlara görev verir ve
sonuçlarını alır.
ç) Müdür tarafından verilen görevleri müdür adına yürütür.
d) Şefliğe ait iş ve işlemlerden müdüre karşı sorumludur.
e) 11, 12, 13,14,15,16,17,18 ve 19’uncu maddelerde belirtilen
birimlerdeki görevlerin yerine
getirilmesi adına müdürün gözetiminde gerekli çalışmaları
yürütür.
f) Bu yönetmelikte belirlenen müdürlük görevlerinden kendisine
tevdi edilenleri yerine getirir.
(2) Şef; 657 sayılı Kanun ve diğer belediye mevzuatının,
kendisine yüklediği görev ve yetkilerin
yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.
Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 22 Personelin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki
gibidir:
a) Personel, bu Yönetmelikte belirtilen iş ve işlemleri mevzuat
çerçevesinde, emir ve
talimatlar doğrultusunda gereken özen ve sürati göstererek
yapar.
b) Personel görevlerini yaparken mevzuatın tanımış olduğu tüm
yetkileri kullanır.
c) Personel iş ve işlemlerden amirlerine karşı hiyerarşik olarak
sorumludur.
ç) Personel, görev tanımında yer almayan ancak amirleri
tarafından göreviyle alakalı
verilecek diğer görevleri de yerine getirir.
d) Müdürlüğün faaliyet alanına giren görevleri en kısa zamanda
ve tam olarak yerine getirir.
e) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu
amaçlı etkinliklere istekli olarak
katılır.
f) Bulunduğu pozisyonun gerektirdiği vasıfları kazanmak için
gerekli çabayı ortaya koyar.
g) İş bölüşümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer
pozisyonlarla koordinasyon içerisinde
çalışır.
ğ) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak en
az maliyetle yerine getirir.
h) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün
konularda bilgisini devamlı
artırır.
-
9
ı) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü
bütün raporları eksiksiz hazırlar.
i)Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir.
j) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol
eder.
k) Tetkik işlerini, göreve gidecekleri yerleri ve yaptıkları,
yapacakları işleri gizli tutar. Bu
konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamada
bulunmaz.
l) Irk, sınıf ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit
davranır.
m) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; korumak
ve saklamakla görevli evrakı
kendisinden sonra göreve başlayan personele devretmedikçe
görevinden ayrılamaz.
n) Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenle
yürütülmesi, personel
arasındaki düzenin sağlanması için herkes, gayret ve çaba
gösterir. Olumsuz bir durumda konu
müdüre yansıtılır. Müdür bu konuda gerekli önlemleri alır.
o) Belediye hizmetlerinde; hesap verebilirlik ilkesine uygun
hareket edilir, uygulamalarda
adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli
olmaya çalışılır.
(2) Personel 657 sayılı Kanun ve diğer belediye mevzuatının,
kendisine yüklediği görev ve
yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin İcrası
Görevin Alınması
MADDE 23 Müdürlüğün tüm personeline verilen belgeler, dosyalar
ve tüm işler elektronik
ve/veya fiziksel ortamda kaydedilerek ilgilisine verilir.
Görevin Planlanması
MADDE 24 Müdürlükteki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen
plan dâhilinde
yürütülür.
Görevin Yürütülmesi
MADDE 25 Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen
görevleri yasa ve
yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak
zorundadır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon
Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği
MADDE 26 Müdürlük birimleri arasındaki işbirliği ve koordinasyon
müdür tarafından
sağlanır.
Koordinasyon
MADDE 27- (1) Personel arasındaki işbirliği ve koordinasyon,
müdür tarafından sağlanır.
(2) Müdürlüğün yazışmaları başkanın veya yetki verdiği başkan
yardımcısının imzası ile
yürütülür. Müdürlüğün, belediyenin diğer birimleriyle olan
yazışmaları müdürün imzası ile de
yürütülebilir. İmza yetkisi devri hükümleri bu fıkradan
istisnadır.
-
10
ALTINCI BÖLÜM
Arşivleme
Arşivleme ve Dosyalama İşlemleri
MADDE 28 Belediye içerisinde fiziksel ve elektronik arşivleme
ile ilgili yapılacak işlemler
aşağıdaki gibidir:
a) Belediyeye dışarıdan gelen evrak, Başvuru Yönetim Merkezi
tarama biriminde standartlara
uygun olarak taranıp akıllandırılarak belediye elektronik
arşivine kaydedilir. Tasnif edilen
fiziksel evrak, belediye genelini ilgilendiriyorsa belediye
fiziksel arşivine, müdürlükleri
ilgilendiriyorsa ilgili müdürlüğe gönderilir.
b) Müdürlüklerde iş süreçleri boyunca belgeler elektronik
ortamda oluşturularak birim
elektronik arşivinde dosyalanır. İş süreçlerinde ıslak imza
gereken ve fiziksel olarak üretilen
evrak ile Başvuru Yönetim Merkezi tarafından gönderilmiş olan
fiziksel evrak, müdürlük
elektronik arşivinin yanında fiziksel arşivinde de
dosyalanır.
c) Belediye içerisindeki tüm fiziksel ve elektronik dosyalama -
arşivleme işlemleri SDP’ye
uygun olarak yapılır.
ç) Müdürlük, müdürlük arşivinde saklama süresi dolan evrakı
kurum arşivine devreder ve imha
edilmesi gereken evrakı SDP’ye uygun olarak hazırlanan imha
planına göre Bilgi İşlem
Müdürlüğüne bağlı arşiv biriminin koordinasyonunda, imha
komisyonunun onayının ardından
imha eder.
YEDİNCİ BÖLÜM
Denetim
Denetim ve Disiplin Hükümleri
MADDE 29 Müdürün denetim ve disiplin yetkileri aşağıdaki
gibidir:
a) Müdür, tüm personelini her zaman denetleme yetkisine
sahiptir.
b) Müdür, 1’inci disiplin amiri olarak disiplin mevzuatı
doğrultusunda işlemleri yürütür.
(2) Müdürlükte çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve
kademe ilerlemesi, ödüllendirme
ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan özlük
dosyası tutulur.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller
MADDE 30 Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki
ilgili mevzuat
hükümlerine uyulur.
Yürürlük
MADDE 31 Bu Yönetmelik hükümleri; 5393 sayılı Belediye Kanunun
18’inci maddesinin (m)
bendi gereği belediye meclisinin kabulü ve mülki amire
gönderilmesiyle yürürlüğe girer.