Departamento de Ciencias Econmicas y Administrativas Ingeniera
en Gestin EmpresarialGestin de la calidad y cadena de
suministros
MATERIA:Calidad Aplicada a la Gestin Empresarial
UNIDAD IV:PLANES DE MUESTREO
INTEGRANTES:Anah del Roco Rodrguez PrezFtima del Rosario Mata
MartnezJorge Alejandro Ortiz Esquivel Juan Jess Rodrguez
Velsquez
MAESTRA:MAE. Cristina Ceballos Rodrguez
20 de abril de 2015IndiceIntroduccin3Objetivos4Proceso elegido
para evento kaizen5Localizacin de la posible mejora6Evento
kaizen8Propuestas de mejora:10Conclusin11Anexos12Bibliografa18
Introduccin
Objetivos
Proceso elegido para evento kaizen
Proceso de compra dentro del Instituto Tecnolgico de
AguascalientesPara conocer el proceso de compra se realiz, en
primera instancia, una revisin a cada uno de los formatos que se
encuentran dentro de ITA-AD-FO-03 INSTRUCTIVO DE COMPRAS.Dentro del
formato ITA-AD-IT-01 COMPRAS DIRECTAS se describe el proceso que se
lleva a cabo para cada una de las compras, desde el llenado de
formato de requisiciones hasta el pago de los bienes o servicios
obtenidos. A continuacin se presenta diagrama de proceso de
compra.
Localizacin de la posible mejora
Se llev a cabo una entrevista con Heriberto Jurez Valles que se
encuentra como encargado de la oficina de compras y quien
amablemente nos platic sobre el proceso, las personas y
departamentos involucrados contestando cada una de nuestras dudas.
Dentro de la platica que se entabl, nos percatamos de que la
utilizacin de hojas de papel es un tanto alta, tanto en procesos de
requerimientos como en todo el trmite para una compra de bien o
servicio as que creemos que es conveniente comenzar a hacer la
mayora de los procesos por medios electrnicos, permitiendo dejar
solo un tanto como respaldo para certificaciones u otros trmites
que se llegasen a necesitar, con esto se pretende minimizar costo,
firmas y tiempo de entrega de cada uno de los documentos. Tambin
vemos conveniente el permitir que se haga un anlisis de la
utilizacin de los recursos que se enva a cada uno de los
departamentos, ya que las requisiciones que se hacen son algo altas
y peridicas en algunos de los departamentos, causando un gasto ms
para la institucin, con esto se busca el minimizar costos y evitar
los desperdicios, permitiendo as tambin que se contamine lo menos
posible nuestro medio ambiente.
Posibles mejoras Se encontraron distintas reas a mejorar, todas
relacionadas con la disminucin de la utilizacin de hojas de papel.
Se encuentra que para el proceso de compras, se necesitan varias
impresiones de al menos 5 formatos, donde en repetidas ocasiones se
imprimen con errores llevando a que se impriman de nueva cuenta
todos los tantos. Tambin nos percatamos de que las requisiciones de
algunos de los departamentos son altas, en su mayora con la
requisicin de cajas de hojas de mquina.Se decide tomar en cuenta la
primer mejora para llevar a cabo el evento kaizen.
Evento kaizen
Medida Tipo Definicin operacionalMuestra Presentacin
Alta compra y utilizacin de hojas de papel Aprovechamiento de
materialesPersonal con falta de concientizacinRequerimientos del
semestre agosto-diciembre 2014Diagrama de causa-efecto
(ishikawa)
EVENTO KAIZEN
ImpactoAhorro en hojas de papel, tinta y mantenimiento de
maquinaria involucrada.
Definicin del problemaLa utilizacin de hojas de papel dentro del
proceso de compras es alta.
Metas Encontrar un programa adecuado para que los formatos sean
llevados a electrnico.
Beneficios estimadosMinimizar gastos.Minimizar el tanto de
copias que conlleva el uso de papel, tinta, mantenimiento de
mquinas.Concientizar al personal para que su utilizacin de hojas de
papel disminuya.Apoyar a la conservacin de un ambiente sin
contaminacin.
Alcancerea focalrea de compras
Incluye Departamento de recursos materiales y servicios
Inicia 12/05/15
Termina 25/05/15
Tiempo de realizacin del evento kaizen PlanHacerRevisarAccin
Identificacin del problema12/05/15 al 13/05/15
Identificacin de las causas 14/05/15 al15/05/15
Planificacin de las medidas16/05/15 al 17/05/15
Implantacin 18/05/15 al 21/05/15
Confirmacin de resultado22/05/15
Estandarizacin 25/05/15
Propuestas de mejora: El compromiso, primeramente, con el
personal involucrado en el proceso de compras. Dentro del rea, se
necesita romper el hielo entre el personal y proponer mejoras para
que dentro del proceso se disminuya el consumo de hojas de papel
para posteriormente minimizar, gradualmente, el problema. Los
formatos que se encuentran en digital, se llevaran a cabo de igual
manera. Al no encontrarse el programa adecuado para llevar a
digital todos los formatos, se ha hablado con el personal para que
se verifique, antes de imprimir, los formatos involucrados en el
proceso de compras, hacindoles ver el beneficio que conllevara.
Todo lo anterior se propone hacer mediante quick wins, que se
medirn da con da con mejoras graduales para que el personal se
motive ms, viendo cada uno de los resultados. Se les recomend
seguir en la bsqueda del programa adecuado para llevar a digital
todos los formatos.
Conclusin
Anexos
Entrevista con personal de compras Heriberto Jurez VallesCules
son los requisitos fiscales q se requieren?Se solicita inscripcin
de la empresa en hacienda con rgimen fiscal vigente y que el giro
que se tiene concuerde con las actividades de la misma, copia de
comprobante de domicilio. Cules son indispensables?Todos En su
mayora, se buscan descuentos o calidad?Primeramente se busca que
quieran ser proveedores del ITA, posteriormente se les hace una
compra de prueba, para conocer sus producto y/o servicios, el
tiempo de entrega, calidad, etc. y en base a esto se toma la
decisin de seguir o no con el proveedorCon que finalidad se toma en
cuenta los medios de comunicacin?Para poder contactar con mayor
facilidad a los proveedores y as asegurar una entrega ms temprana
de las requisiciones. En la realidad, se utilizan todos los medios
de comunicacin?Si, dependiendo del proveedor. Se lleva a la prctica
el llenado del formato para la seleccin de todos y cada uno de los
proveedores?Si y se lleva un registro de cada uno de ellos. Se
cuenta con un registro detallado de los distintos servicios que
ofertan cada uno de los proveedores? S, con los servicios que
oferta y con sus datos.Existe algn proveedor que no cuente con los
requisitos mnimos requeridos?No. Alrededor de cuantos proveedores
tienen?Alrededor de 100 proveedores, ya que mnimo se debe contar
con 3 de cada uno de los productos y/o servicios que se requieren.
Qu tiempo tienen de antigedad los proveedores?Algunos ya tienen
mucho tiempo proveyendo al ITA, pero la mayora se retira despus de
la primera venta, ya que la paga por sus productos y/o servicios,
es un poco tarda, se lleva alrededor de 15 das para que se pueda
hacer el pago correspondiente. Cunto tiempo se tarda en recibir los
productos o servicios, despus de hacer la requisicin? Esto depende
del tiempo que tenga cada uno de los jefes que revisa y firma cada
una de las formas que se requieren para la compra, aunando a ello
el tiempo que tengan los proveedores para hacer la entrega de lo
que se les pide.Encuentra usted algn problema o mal uso de recursos
dentro del proceso?Veo que para una compra se deben imprimir varios
formatos y varios tantos para cada una de las personas
involucradas, y en muchas ocasiones, quien los realiza, se equivoca
en algo y debe imprimir de nueva cuenta y esto conlleva material
que se desperdicia. Qu mejora implementara para los procesos de
compra?En cada uno de los procesos se utilizaban 5 tantos de cada
uno para los distintos departamentos pero para minimizar el papel,
se implement el programa Gertrudis con la finalidad de eliminar el
tiempo de entrega de las requisiciones y la utilizacin de tantas
hojas de papel, creo que se es conveniente reducir la utilizacin de
hojas de papel pero no se ha logrado implementar este programa a
todos los formatos y no se ha encontrado el adecuado para
hacerlo.
Imgenes del departamento de recursos materiales y servicios
Formatos requeridos para el proceso de compras
Bibliografa
http://www.ita.mx/index.php?option=com_content&view=article&id=663&Itemid=427http://www.ita.mx/files/calidad/SGC-2014/PROCESO-ESTRATEGICO-ADMINISTRACION-DE-RECURSOS/ITA-AD-FO-03-INSTRUCTIVO-DE-COMPRAS/ITA-AD-IT-01-COMPRAS-DIRECTAS.pdfhttp://www.ita.mx/files/calidad/SGC-2014/PROCESO-ESTRATEGICO-ADMINISTRACION-DE-RECURSOS/ITA-AD-FO-03-INSTRUCTIVO-DE-COMPRAS/ITA-AD-FO-05-ORDEN-DE-COMPRA.pdfhttp://www.ita.mx/files/calidad/SGC-2014/PROCESO-ESTRATEGICO-ADMINISTRACION-DE-RECURSOS/ITA-AD-FO-03-INSTRUCTIVO-DE-COMPRAS/ITA-AD-FO-04-CAT-PROVEEDORES.pdfhttp://www.ita.mx/files/calidad/SGC-2014/PROCESO-ESTRATEGICO-ADMINISTRACION-DE-RECURSOS/ITA-AD-FO-03-INSTRUCTIVO-DE-COMPRAS/ITA-AD-FO-03-REQ-DE-BIENES-Y-SERV.pdfhttp://www.ita.mx/files/calidad/SGC-2014/PROCESO-ESTRATEGICO-ADMINISTRACION-DE-RECURSOS/ITA-AD-FO-03-INSTRUCTIVO-DE-COMPRAS/ITA-AD-FO-02-EVALUACION-DE-PROVEEDORES.pdfhttp://www.ita.mx/files/calidad/SGC-2014/PROCESO-ESTRATEGICO-ADMINISTRACION-DE-RECURSOS/ITA-AD-FO-03-INSTRUCTIVO-DE-COMPRAS/ITA-AD-FO-01-SEL-DE-PROV.pdf
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