26 Het Waterschap Bureaucratie bij waterschappen Kafkathermometer in de organisatie DOOR RIK PEETERS EN MARIEKE VAN DER ZWAN E en bewoner wil een inrit met duiker aanleg- gen. Een ogenschijnlijk eenvoudige wens. Maar het kan behoorlijk complex en tijdro- vend zijn, zodra blijkt dat je hiervoor eerst een vergunning bij je gemeente moet aanvragen (voor de inrit) en vervolgens ook nog een vergun- ning nodig hebt van je waterschap (voor de duiker). Vergunningsprocedures zorgen nogal eens voor bureaucratische rompslomp. Maar ook binnen de waterschappen zelf storen medewerkers zich regel- matig aan logge procedures en besluitvormingspro- cessen, zo blijkt uit onderzoek van de Kafkabrigade. Algemene bevindingen Bij de aard van ervaren bureaucratie gaat het om de vraag in hoeverre procedures en regels een obstakel vormen voor het uitvoeren van het primaire werk. De sector waterschappen scoort hier op een 10-punts- schaal een 5.2, waarbij geldt: hoe hoger het cijfer hoe lager de onnodige bureaucratie. Medewerkers zeggen intern bijvoorbeeld veel last te hebben van lange en trage procedures. Eén van de respondenten stelt: “Procedures voor het verkrijgen van goedkeuring/toe- stemming kunnen maanden duren.” De interne besluitvorming bij de waterschappen wordt door velen als onnodig bureaucratisch ervaren. Verder geven medewerkers aan zich sterker betrokken te voelen bij hun professionaliteit of beroep dan bij de organisatie waarvoor ze werken. De beroepstrots bij de waterschappen is hoog te noemen (cijfer: 8), terwijl de binding met de organisatie wat lager scoort – gemiddeld een 6,5. Opvallend is dat deze scores voor leidinggevenden en mensen in adviserende functies duidelijk hoger zijn dan voor ondersteunend of uit- voerend personeel. Een reden hiervoor zou kunnen zijn dat medewerkers aangeven veel last te hebben van trage besluitvormingsprocessen en procedures. Wat betreft de hoeveelheid tijd die medewerkers kwijt zijn met overleg en administratie scoren de water- schappen zeer behoorlijk. Zo wordt gemiddeld per week 2,3 uur besteed aan administratie en iets meer dan 3 uur per week aan overleg – waarbij dat laatste cijfer omhoog wordt gehaald door leidinggevenden. Ook de hoeveelheid administratielast is in objectieve zin niet hoog, al wordt er veel geklaagd over tijdschrijven – niet zozeer over de hoeveelheid tijd die men ermee kwijt is, maar over het gebrek aan zicht op wat er met de verzamelde gegevens gebeurt. Ten slotte de vraaggerichtheid van de organisatie. In hoeverre zijn de waterschappen – volgens hun mede- werkers – ingericht op het tegemoet komen aan de vragen, belangen en behoeften van burgers? Hier geven medewerkers aan dat burgers en ondernemers vaak te lange procedu- Niet alleen burgers hebben last van overbodige bureaucratie, ook publieke professionals worden hierdoor belemmerd in hun werk. Dat blijkt uit een onderzoek van de Kafkabrigade naar ervaren bureaucratie onder ruim vijfhonderd medewerkers van waterschappen WATERBESTUUR Nummer 4 April 2015 Kafkathermometer De Kafkathermometer is een enquête die de Kafkabrigade samen met ICTU/ Internetspiegel heeft uitgezet onder 6250 professionals in de publieke sector. De respondenten zijn afkomstig uit veertien sectoren, variërend van gemeenten tot primair onderwijs en van waterschappen tot politie. De onderzoekers vroegen professionals naar de mate waarin ze zelf last hebben van overbodige of disfuncti- onele bureaucratie en naar de mate waarin hun organisatie burgers hiermee las- tigvalt. De resultaten van de Kafkathermometer zijn een spiegel: feedback van de werkvloer over knelpunten en verbeterpunten binnen de eigen organisatie. Eén van de veertien onderzochte sectoren is de waterschappen. In de Kafkathermometer wordt de ervaren bureaucratie door medewerkers op verschillende dimensies gemeten: - Aard van de ervaren bureaucratie: waar hebben medewerkers bij de uitoefe- ning van hun werk last van? - Betrokkenheid en vervreemding: hoezeer voelen medewerkers zich verbon- den met hun werk en organisatie? - Tijdsbesteding aan bureaucratie: hoeveel tijd zijn medewerkers kwijt met administratie en overleg? - Vraaggerichtheid van de organisatie: in welke mate richt de organisatie zich op de behoeften van burgers? LTR_P026_LTR-TSWA-04-2015 26 25-3-2015 12:19:55