Jurnal llrnu Pertanian lndonesia, Desember 2011, hlm. 164 ...

Jurnal llrnu Pertanian lndonesia, Desember 2011, hlm. 164-172lSSN 0853-4217

Vol. 16 No.3

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIANDENGAN METODE THE OPEN GROUP ARCHITECTURE

FRAMEWORK (TOGAF)

(THE DESIGN AND DEVELOPMENT OF HUMAN RESOURCES MANAGEMENT SYSTEMUSING THE OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK (TOGAF))

Meuthia Rachrnanlah'<", Hari Agung Adriantol), Abdul Aziz2)

ABSTRACT

The personnel administration process for functional staff follow bureaucratic procedures that is timeconsuming and often difficult to monitor. Further, the process will be prolonged if the process is handledmanually. These conditions are often limit staff managers at unit level, technical implementation unit (UPT), orfunctional staff who need the information timely in a precise and accurate format. Manual handling cannotsupport the information speed, because staffs have to manually track file{s) or documents in the chain ofbureaucracy that is complex and tedious. Delays in the process of obtaining such information could lead toadverse consequences in financial terms if for instance the termination in functional status and monthly salaryoccurred. One solution to this problem is to develop an online personnel information system (SIMPEG) toaccelerate personnel information services. The Design of the online Sn.IJPEGdevelopment utilized the method ofopen group architecture framework (TOGAF) while the system development implemented prototype method.Further the prototype is tested using developed questionnaires. In general the results of this study contribute topersonnel information service acceleration. The promotions process (KP) was accelerated to 66.67% i.e. from11-12 months to 4-3 months. Personnel time off and personnel reinstated (ABK) also accelerated by 66.67%that is previously taken 5-6 months to 2 months. White the process of scholarship approval was accelerated by50% compared to the old system which was 3-4 months to 2 months.

Keywords: System analysis and design, human resources management information system, enterprisearchitecture, TOGAF.

ABSTRAK

Proses pengurusan administrasi kepegawaian bagi tenaga fungsional mengikuti prosedur birokrasi sesuaiperaturan yang berlaku dengan melibatkan banyak unit instansi terkait sehingga memerlukan waktu yang cukuplama serta sering mengalami kesulitan untuk memantaunya. Terlebih lagi cara penanganannya yang manual.Kondisi ini sering kali menjadi kendala yang dihadapi oleh para pengelola kepegawaian di tingkat unit kerja, unitpelaksana teknis (UPT), ataupun bagi tenaga fungsional yang bersangkutan dengan kebutuhan informasi yangcepat, tepat, dan akurat. Sistem manual, tidak mampu mendukung kecepatan kebutuhan informasi tersebut,karena harus melakukan pelacakan berkas, file, atau dokumen pada rantai birokrasi yang rumit dan memerlukanwaktu lama. Terlambatnya proses dalam memperoleh informasi tersebut bisa menimbulkan konsekuensi yangmerugikan secara finansial apabila mengakibatkan dihentikannya status jabatan dan tunjangan fungsional.Salah satu pemecahan untuk permasalahan ini adalah dengan cara mengembangkan sistem informasimanajemen kepegawaian (Simpeg) secara online yang dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian.Simpeg online dirancang dengan menggunakan metode the open group architecture framework (TOGAF) danmodel pengembangan sistem prototipe. Hasil prototipe Simpeg online selanjutnya diuji cobakan kepadapengguna yang kemudian dilakukan pengukuran hasil dengan menggunakan kuesioner. Secara umum hasil daripenelitian ini mampu mempercepat layanan informasi kepegawaian. Diantaranya proses pengusulan kenaikanpangkat (KP) dapat dipercepat hingga 66,67% yaitu dari 11 - 12 bulan menjadi 4 - 3 bulan. proses pengusulanpembebasan sementara dan aktif bekerja kembali (ASK) dapat dipercepat hingga 66,67% yang sebelumnyamemakan waktu 5 - 6 bulan menjadi 2 bulan. Sedangkan proses tugas belajar dapat dipercepat hingga 50%dibandingkan dengan sistem lama yang dapat memakan waktu 3 - 4 bulan, setelah adanya Simpeg online dapatdipercepat menjadi 2 bulan.

Kata kunci: Desain dan analisis sistem, Simpeg, arsitektur perusahaan, TOGAF.

1) Dep. Ilmu Komputer, Fakultas Matematika dan IPA, Institut Pertanian Bogor.2) Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian• Penulis Korespondensi: [email protected]

Vol. 16 No. 3

PENDAHULUAN

Setiap organisasi pasti mempunyai sumberdayamanusia (SDM) atau pegawai yang berfungsi untukmengelola organisasi tersebut dengan baik (McLeoddan Schell 2007). Pegawai merupakan sumberkeberhasilan dan tulang punggung dari suatuorganisasi dalam menjalankan aktivitasnya sehinggasistem kepegawaian perlu dikelola sebaik mungkindengan menggunakan teknologi informasi yangsesuai dengan sistemnya (Marimin et et., 2006).

Proses pengurusan administrasi kepegawaiandi Pemerintahan mengikuti prosedur birokrasi sesuaiperaturan yang berlaku dan melibatkan banyak unitinstansi terkait, sehingga memerlukan waktu yangcukup lama serta sering mengalami kesulitan untukmemantaunya secara manual. Kondisi ini sering kalimenjadi kendala yang dihadapi oleh para pengelolakepegawaian di tingkat unit kerja (UK), unitpelaksana teknis (UPT), ataupun para pejabatfungsional bersangkutan yang menginginkaninformasi secara mudah, cepat, tepat, dan akurat.Dalam proses pengajuan dan pemrosesan kenaikanpangkat (KP) fungsional pembebasan sementara, danaktif bekerja kembali membutuhkan waktu yangcukup lama yaitu antara 11 sampai 12 bulan (BadanLitbang Pertanian 2007). Sedangkan proses tugasbelajar bagi pegawai memakan waktu sekitar3 sampai 4 bulan.

Berdasarkan kenyataan tersebut, untukmendapatkan informasi yang dibutuhkan, maka perluadanya rancang bangun sistem informasi yang cerdasdan terpadu serta mampu mengolah dataterdistribusi pada jaringan komputer yang luasdengan dukungan teknologi. Dalam penelitian ini,diusulkan implementasi dari suatu konsep toolsberbasis komputer untuk menangani perancanganarsitektur dan analisis sistem informasi pegawai diBadan Litbang Pertanian yang dapat dilakukan secaraonline berbasis web sehingga diharapkan mampumenghasilkan informasi penting yang diperlukandalam pengambilan keputusan dan pembinaanjabatan fungsional,

Penelitian ini ditekankan kepada bagaimanamenganalisis dan merancang arsitekturpengembangan SIMPEG online di Badan LitbangPertanian dengan metode TOGAF. Selain itu, tujuanpenelitian ini adalah membuat suatu cetak biru (blueprint) Simpeg online yang kemudiandiimplementasikan dengan menggunakan metodeprototipe. Hasil prototipe Simpeg online tersebutselanjutnya dievaluasi dan dikaji keefektifitasannya.

Penelitian ini diharapkan dapat mencapaisasaran ketepatan, kecepatan, kemudahan

JJlmu Pert. Indonesia 165

memonitor, dan mempercepat dalam mengurusproses administrasi kepegawaian yang merupakantuntutan penerapan administrai modern. Dalamjangka panjang diharapkan dapat terciptanyamanajemen kepegawaian di Indonesia secara umumyang interaktif, transparan, responsif, akuntabel, danpartisipatif. Selain itu penelitian ini juga diharapkandapat memberikan sumbangan bagi penerapane-govermentdi Indonesia.

BAHAN DAN METODE

Metodologi yang diusulkan dalam penelitian inimengacu pada kerangka pemikiran yang terlihatdalam Gambar 1. Tahapan penelitian yang dilakukanpada setiap langkah adalah studi pustaka danperumusan masalah, pengumpulan data, investigasisistem, . analisis dan rancangan konseptual Simpegonline, Implementasi dengan metode prototipe, danevaluasi hasil.

Dalam penelitian ini dilakukan pengumpulandata awal (baseline 1) untuk mendapatkan informasiproses bisnis, arsitektur sistem informasi danteknologi. Pengumpulan data dilakukan denganmelakukan pengamatan langsung atau observasiterhadap organisasi yang terkait dengan mempelajaridokumentasi, tujuan dan struktur organisasi, prosesbisnis dan kebijakan teknologi informasi yang telahada pada instansi Badan Litbang Pertanian. Kemudianjuga melakukan wawancara dengan pihak-pihak yangberkaitan dengan penelitian, melakukan surveiterhadap organisasi terkait yang bertujuan untukmemperoleh gambaran umum tentang obyek yangditeliti, menjelaskan hubungan dari beberapavariabel. Disamping itu dilakukan pendistribusiankuesioner, yaitu pengumpulan data yang dilakukandengan menggunakan alat bantu berupa daftarpertanyaan kepada pihak-pihak terkait dari instansiyang berhubungan dengan masalah yang diteliti.

Selanjutnya tahap analisis dan rancangankonseptual Simpeg online mengadopsi metode TheOpen Group Architedure Framework (TOGAF).Analisis ini merupakan serangkaian pekerjaan yangdilakukan oleh TOGAF, dimana tahapannya terdiridari 1 (satu) tahap persiapan dan 8 (delapan)tahapan secara siklus. Pada penelitian ini akandilakukan analisis terhadap 4 (empat) tahapan yaituarchitecture vtston, business srchuecture. informationsystem erchitecture yang meliputi data erchlteauredan application architecture, serta technologyarchitecture. Sedangkan 4 (empat) tahapan lainnyatidak dilakukan karena dalam penelitian ini

166 Vol. 16No.3

implementasi sistem yang akan dilakukan denganmenggunakan model prototipe sehingga belum dapatdiketahui apakah akan dilakukan migrasi aplikasi atautidak. Kemudian apakah akan diimplementasikan diorganisasi terkait atau tidak, dan apakah akan adaperubahan sistem manajemen atau tidak.

Studi Pustaka dan Perumusan Masalah(visi dan misi, peraturan k•.'pegawlIian)

Pengumpulan Data(Proses pengelolaan kepegawaian, dukungan SIM yang ada)

Investigasi SistemStudi kelayakan organisasi, teknis (brainware, dataware,

hardware, software, dan netware), operasional, danidentifikasi kebutuhan user

Analisis dan Racangan konseptual SIM1'EGdengan metode TOGAF

f-----"---"'--' f"..--.--- ...-.----- ..-.----.-....---~ -"--'-----1! II Arsitektur sistem informasi i !!Arsitektur! I !---:-. ---:-1 '------'-"---111 Arsitekturi b - i' Arsitektur I i Arsitektur I i t kn I . I! isrns [l l data ! aplikasi i! e 0091 I,_..._..•..__....._..__.i ......':.:_-:.~::::.::=_~=.::::.:L__ ~::::::~==:::::==..:: __j L __. ..J

Tidak

~ Alur Proses

Gambar 1. Langkah-langkah penelitian.

HASIL DAN PEMBAHASANStudi Pustaka dan Perumusan Masalah

Sebelum melakukan perancangan arsitekturenterprise, perlu ditinjau landasandasar sebagai arahpengembangan arsitektur enterprise. Landasan dasardimaksud diperoleh dengan mempelajari pustaka danliteratur terkait untuk menunjang pengembanganarsitektur enterprise diantaranya adalah profilorganisasi, struktur organisasi, tujuan dan sasaranorganisasi, strategi dan kebijakan teknologi informasi,serta peraturan yang terkait dengan proses bisniskepegawaian.

Berdasarkan struktur dan profil Badan LitbangPertanian serta aturan kepegawaian, maka saat iniproses administrasi kepegawaian dilakukan secara

lIlmu Pert.IndonesiarII

manual dan berjenjang. Pengusulan dilakukan mulaidari pegawai yang bersangkutan ke pengelolakepegawaian di UPT masing-masing. Selanjutnya

. usulan dan berkas dikirim secara berjenjang ke uniteselon II, eselon I (Badan Litbang Pertanian),Kementerian Pertanian (Kementan), BadanKepegawaian Negara (BKN), dan sampai keSekretaris Negara (Setneg). Proses ini memakanwaktu yang cukup lama, oleh sebab itu perludilakukan pengembangan sistem yang mudah, cepat,tepat, dan transparan.

Pengelolaan SDM secara komputerisasimerupakan suatu hal yang mutlak diperlukan diBadan Litbang Pertanian untuk menjaminterselenggaranya proses administrasi kepegawaianyang baik. Pengembangan Simpeg harus dilakukansesuai dengan kebutuhan pengguna. Untukmenghasilkan sistem komputerisasi yang mudah,cepat, tepat, dan transparan maka harusdikembangkan SIMPEGonline berbasisweb.

I

~,It

Pengumpulan DataUntuk memperoleh gambaran pengelolaan

proses kepegawaian dan kebijakan teknologiinformasi yang digunakan dalam mendukung prosesadministrasi kepegawaian maka perlu dilakukanpengumpulan data. Pengumpulan data dilakukandengan metode wawancara, observasi, survei, dankuesioner.

Pendistribusian kuesioner ditujukan untukpengelola kepegawaian dan tenaga fungsionalpeneliti. Pendistribusian kuesioner dilakukan dibeberapa unit pelaksana teknis (UPT) lingkup BadanLitbang Pertanian, yaitu Balai Penelitian TanamanSayuran (Balitsa) Lembang, Balai PenelitianTanamanTembakau dan Serat (Balittas) Malang, BalaiPenelitian Tanaman Kelapa dan Palma lain (Balitka)Manado, Balai Penelitian Tanaman Serealia (BaHtSerealia) Maros, Balai Penelitian Tanaman Kacang-kacangan dan Umbi-umbian (Balitkabi) Malang, BalaiPengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) Riau, BPTPJawa Barat, BPTPJawa Tengah, BPTPJawa Timur,BPTPBali, BPTPSulawesiSelatan, dan BPTPSulawesiUtara. Pemilihan lokasi untuk pendistribusiankuesioner tersebut berdasarkan . representasipembagian wilayah barat, jawa, dan timur. Hasil darikuesioner ini juga akan dijadikan dasar dalammenganalisis sistem informasi kepegawaiandi BadanLitbang Pertanian.

Pembagian kuesioner ke responden dilakukansebagai baseline untuk mendapatkan informasiproses bisnis kegiatan pengelolaan administrasikepegawaian, dukungan sistem informasi danteknologi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.

Vol. 16 No. 3

Kuesioner baseline dibagikan kepada 216 respondenyang terdiri dari 36 responden pengelolakepegawaian dan 180 pejabat fungsional peneliti.Dari 216 kuesioner yang terkumpul hanya178 kuesioner atau 82,4% yang terdiri dari30 responden pengelola kepegawaian (83,3%) dan148 responden pejabat fungsional peneliti (82,2%).Pemilihan responden pengelola kepegawaianmerupakan representasi sebagai pengguna Simpegdan sebagai orang yang mengerjakan proses bisnistersebut di atas. Sedangkan penelitimerepresentasikan tenaga fungsional di BadanLitbang Pertanian. Hasil observasi, wawancara, dankuesioner dari responden tersebut dapat dilihat padaGambar 2.

Investigasi SistemBadan Litbang Pertanian saat ini didukung oleh

sumber daya manusia dalam jumlah lebih kurang8.124 pegawai yang tersebar di seluruh wilayahIndonesia. Sepertiganya atau sekitar 2.590 pegawai(31,9%) adalah tenaga fungional yang terdiri daripeneliti, pustakawan, perekayasa, pranata komputer,arsiparis, teknisi litkayasa, statistisi, penyuluh, analiskepegawaian, perencana, dan pranata humas (BadanLitbang Pertanian 2009). Rantai birokrasi administrasikepegawaian dilakukan secara berjenjang dari UPTyang tersebar di seluruh wilayah Indonesia, uniteselon II, Badan Litbang Pertanian dan sampai keinstansi di luar Badan Litbang Pertanian. Oleh karenaitu proses monitoring usulan administrasi pegawaiperlu ditingkatkan untuk mempermudah dan

J.Ilmu Pert. Indonesia 167

mempercepat proses administrasi kepegawaian.Berdasarkan hasil pengamatan, wawancara,

dan hasil kuesioner, ketersediaan perangkat keras(hardware) di unit kerja (UK) dan UPT sudah cukupmemadai. Rata-rata komputer yang dimiliki olehpengelola kepegawaian UK dan UPT adalah jeniskomputer Pentium 4 yang berjumlah antara 2 - 4komputer. Semua unit kerja dan UPT sudahterhubung dengan jaringan internet. Untukmendukung jaringan tersebut, di Sekretariat BadanLitbang Pertanian telah dikembangkan suatu LocalArea Network (LAN) yang dilengkapi dengan tigabuah server yaitu proxy server, web server; danemail server (Hendriana 2004). Pada umumnyasemua unit kerja dan UPT lingkup Badan LitbangPertanian telah terhubung dengan LAN dan jaringaninternet. Sedangkan perangkat lunak yang tersediasebagian besar hanya untuk kebutuhan perkantoransaja diantaranya adalah Mincrosoft Excet. Word, danPower Point dan perangkat lunak bahasapemrograman yaitu Visual Poxrro. Microsoft Accessrserta PHP untuk membuat web.

Pengelolaan database pegawai telah dilakukandi masing-masing UPT lingkup Badan LitbangPertanian dengan menggunakan aplikasi Simpeg versiWindows. Secara berjenjang data pegawai tersebutdigabung menjadi satu database di tingkat BadanLitbang Pertanian. Adapun SDM yang menanganidatabase dimaksud pada setiap UPT rata-rataberjumlah 1 orang, sehingga harus bergantung padaorang tersebut.

Inf malpro ess

r-----------------,; Melakukanverifikasi ;I I: berkas usulan I

"--------f--------! (3 hari - 1 minggu(9) ,...----------.

PengelolaKepegawaianBadanLitbang Pertanian

(Eselon I)

...~ Pengelola Biro Kepegawaian(2) KementerianPertanian

(3 hari - t I2 minggu) (8) •. (3)

PengelolaKepegawaianPusat

(Eselon II)

-------------... (1) 1 (10): Melakukan ; 'f! verifikasi I,' r--!.....----!.---,

BadanKepegawaian; berkas usulan; Negara(BKN)!.. --- --r--'---- J '------.------

Exf malpro ess

(5 -14 hari) t(7) ~(4)

PengelolaKepegawaianUPT (11)

(1 - 7 hari) t(6) ~ (5) (Menginformasikanke

Iyang bersangkutan)

Pejabat FungsionalL..-- ...J

Gambar 2. Hasil pengumpulan data pada proses bisnis administrasi kepegawaian.

Sekretariat Negara(Setneg)

168 Vol. 16 No. 3

Analisis dan Rancangan Konseptual Simpegonline

Architecture VisionSebagai lembaga penelitian, Badan Litbang

Pertanian telah menetapkan visi dan misi dalamjangka waktu 5 tahun ke depan (2010 - 2014). VisiBadan Litbang Pertanian adalah "Pada tahun 2014menjadi lembaga penelitian dan pengembanganpertanian berkelas dunia yang menghasilkan danmengembangkan inovasi teknologi pertanian untukmewujudkan pertanian industrial unggulberkelanjutan berbasissumber daya lokal".

Berdasarkan visi dan misi Badan LitbangPertanian tersebut di atas, maka untuk menjadi suatulembaga penelitian yang berkelas dunia perlu adanyadukungan manajemen Badan Litbang Pertanian yangmodern. Salah satu tata kelola manajemen BadanLitbang Pertanian adalah manajemen sumber dayamanusia (SDM). SDM Badan Litbang Pertanian jugaharus dapat bersaing dengan negara lain.

Strategi untuk mendukung manajemen yangmodern adalah dengan mengikuti perkembanganteknologi informasi. Teknologi Informasidimanfaatkan untuk pengembangan SIMPEGsecaraintegrasi dan komprehensif antar UK dan UPT. Untukmemperlancar akses pengguna kepada sumberinformasi SDM Badan Litbang Pertanian, perludilakukan pengembangan informasi kepegawaiansecara on/ine melalui website dan interconnectednetwork (internet) (Badan Litbang Pertanian 2010).

Untuk mengimplementasikan visi dan misitersebut, pada tahun 2010 Badan Litbang Pertanianakan melakukan kegiatan pengembangan Simpegberbasis web. Selain meningkatkan kualitas data,kegiatan ini bertujuan untuk membuat manajemensumber daya manusia di Badan Litbang Pertanianterintegrasi, terpadu, dan rea/ib/e. Disamping itu jugauntuk pengembangan webdatabase Simpeg di BadanLitbang Pertanian (Sekretariat Litbang Pertanian2010).

Dari hasil wawancara dengan beberaparesponden, semua responden menerima rencanapengembangan Simpeg on/ine berbasis web. Hal inidikarenakan akan mempermudah dan mempercepatproses usulan administrasi kepegawaian serta akanlebih efektif dan efisien. Dalam pengembanganSimpeg berbasis web ini, akan difokuskan dalam halproses monitoring berkas usulan administrasikepegawaian. Proses monitoring tersebut dibatasipada proses kenaikan pangkat pilihan (funqstonel),pemberhentian sementara, aktif bekerja kembali dantugas belajar.

J.IlmuPert.Indonesia

Business ArchitectureArsitektur bisnis dimulai dengan mendefinisikan

fungsi bisnis yang ada dalam rantai nilai yang sudahditetapkan. Fungsi dimaksud adalah proses usulankenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktifbekerja kembali, dan tugas belajar. Untukmendefinisikan fungsi dan layanan pada masing-masing fungsi bisnis, telah dimodelkan dalam bentukproses bisnis. Pemodelan proses bisnis tersebutdibuat dengan pendekatan model Unified Mode/ingLanguage (UML).

Pemodelan proses bisnis bertujuan untukmemberikan gambaran yang jelas terhadap keadaanorganisasi pada saat ini. Contoh hasil analisis danrancangan proses bisnis pada pengembanganSimpegon/ine di Badan Litbang Pertanian dapat dilihat padaGambar 3.

Pa.S~Iot..1;qKV"'2i ••• ~"'"UllitKc:tjocul<.nD

Ihtll~K~M\'.iuNqara

PaI ••••ob\.:qKp ••.::ian,.:U~~~tuCORI' ,

!

"ot"':UOI~" :

_ .Al ••• pn4••••• ool•• """'''"''~l>o:<bok...."lo:MlM''tcko\-...~Ici.'tr...>k'P..,...,CSI

~ ·AIwptftprnna.bab.tlqv;bnpllllcbl_~r.,,1;

•••••••• AIW YUCU"", buIWClihMuj.I (I'\'a301'11!'

----... ·AharpdlSiMuns..,.....~1atoit

Gambar 3. Rancangan proses bisnisadministrasi kepegawaian.

usulan

Arsitektur Sistem InformasiArsitektur sistem informasi terdiri dari 2 (dua)

arsitektur. Pertama adalah arsitektur aplikasi, dimanaarsitektur ini akan membahas tentang aplikasi yangada saat ini dan aplikasi yang akan dirancang. Keduayaitu arsitektur data, dimana arsitektur ini digunakanuntuk merancang database yang akan digunakandalam membuat rancangan Simpeg on/ine dimaksud.

Arsitektur data seperti yang terlihat padaGambar 4, dibuat melalui identifikasi entitas fungsibisnis dan organisasi. Hasil identifikasi tersebutkemudian dipetakan ke dalam class diagram sehinggatergambar hubungan proses bisnis.

Hasil kuesioner menunjukkan bahwa 87,84%responden menginginkan adanya sistem monitoring

Vol. 16 No. 3 J.Ilmu Pert. Indonesia 169

proses administrasiberkaitan denganmonitoring ini akan

kepegawaian terutama yangjabatan fungsional. Sistembermanfaat dalam menelusuri

proses usulan administrasidiajukan. Selain itu jugainformasi terhadap status

kepegawaian yangdapat mempercepatusulan administrasi

Petugas UPT Petugas UK Eselon ))

Pegawai -nip -nip Petugas Litbang

-nip -narna -nama -nip-nama -password -password -narna-tmpJahir -unit kerja 1 -unit kerja -password-tgUahir L- +TambahO +TambahO f- 1 -unit kerja-jenis_kel 1 +Edit() +EditO r-r- +TambahO t---agama +HapusO 1 +Hapus{) 1

+Edit{)-gol_akhir +Simpan() +Simpan{) +Hapus()-tmt_gol_akhir +Updatet) +UpdateO +SimpanO

1-jabfung 1 +Check{) +Check() +UpdateO-tmtjabfung +Lihat{) +LihatO +CheckO-bidyakar f--komoditas 1.,* +Lihat()

-unit kerja1..." 1.,*

-pend_akhir-Jurusan_akhir

Usul Proses Administrasi L-t-:..1

-Universitas 1 -idjrsulrr" Kota univ. -jenis usul

-IPK1

+CariO fr I+Lihat()+Edit data pribadiO I I I 1+Simpan data pribadiO

Kenaikan Pangkat Bebas Sementara Aktif Bekerja Kembali Tugas Belajar

-id_usul_kp -id_usul_bebas -id_usul_A~K -id_usul_ TB-no_agenda -no_agenda -no_agenda -no_agenda-nip -nip -nip -nip-nama -nama -nama -pend_usul-jabfung -jabfung -jabfung -jurusan_usul-unit kerja -jenis_bebas -unit kerja -univ_usul

1 -tgl_usul -unit kerja -tgl usul -kota univ_usul-periode_usul -tgl usul +Tambah() -unit kerja

1 -gol_usul +TambahO +EditO +Tambah()+TambahO +EditO +Simpan{)

Login+EditO

+SimpanO +SimpanO +CetakO +SimpanO-nip +UpdateO +CetakO +CetakO-nmpetuqas +cetakO-password 1

- +I09inO+I09out{)

1 +Iupapassword()~

Berkas Verifikasi Berkas Monitoring Berkas

-id_berkas -id_verifikasi -id_monitoring-nlp -nip -nlp-jabfung -narna -nama -

- -dokumen -jabfung -jabfungL- -unit kerja -unit kerja 1

1.."1 -tgl_verifikasi -tgl_monitoring

-Keterangan -status_berkas+Tambah{) -keterangan+SimpanO +TambahO+Checkt) +Simpan()

I +CheckO

TJejak Verifikasi

history monitoring-idjejakverif-nip -id_history

+tgl_verif -nip

+nm_ verifikator +stat_monitoring

+stat_berkas +tgl monitor

Gambar 4. Class diagram pada pengembanganSimpeg on/ine.

170 Vol. 16No.3

kepegawaian dan berkas yang diajukan. Sedangkanuntuk model aplikasi yang diinginkan, 87,84%responden menginginkan sistem aplikasi yang dapatdiakses dimana saja dan kapan saja yaitu sistemaplikasi yang on/ine. Hal ini disebabkan respondeningin dapat secara langsung memonitor proses usulanadministrasi kepegawaian.

Arsitektur aplikasi dibuat berdasarkankebutuhan fungsi bisnis. Berdasarkan fungsi bisnisyang telah ditetapkan, maka diperoleh 1 (satu)kandidat aplikasi yang terdiri dari 4 area fungsionalutama yaitu proses kenaikan pangkat, pembebasansementara, aktif bekerja kembali,dan tugas belajar.MaSing-masing area fungsional utama terdiri dari4 sub area yaitu usulan pegawai, berkas pegawai,verifikasi berkas, dan monitoring berkas.

Arsitektur TeknologiArsitektur teknologi dibuat untuk

mendefinisikan kandidat teknologi yang akandigunakan. Dalam menganalisis arsitektur teknologiperlu adanya identifikasi prinsip-prinsip platform

J.IlmuPert.Indonesia

teknologi yang mendasari pemilihan suatu platform.Pada penelitian ini diperoleh identifikasi prinsipplatform teknologi dengan menggunakan 7 (tujuh)area agar identifikasi lebih fokus. Ketujuh areatersebut adalah sistem operasi, manajemen data,aplikasi, perangkat keras, komunikasi, komputasipemakai, dan keamanan (Setiawan 2009). Hasilketujuh area tersebut selanjutnya dihubungkan satusama lainnya sehingga terbentuk suatu arsitekturteknologi seperti yang dilihat pada Gambar 5.

Evaluasi dan Pengukuran HasilBagian ini menjelaskan mengenai pengujian

terhadap fungsional sistem dan percepatan layananinformasi. Pengujian dilakukan dengan membagikankuesioner kepada responden yaitu pengelolakepegawaian dan tenaga fungsional. Kuesionerdibagikan kepada 70 responden, namun yangmerespon hanya 41 responden. Lokasi pengujiandilakukan di 6 (enam) lokasi yaitu Balitsa Lembang,Balittas Malang, Balitkabi Malang, BPTPJawa Barat,BPTPJawa Tengah, dan BPTPTimur.

Database server

Pimpinan

Administrator unitkerja eselon II

Kabel salurantelpon

Kantor UPT

modem

Gambar 5. Hasil Analisis aritektur teknologi konseptual pada Simpeg online.

Vol. 16 No. 3

Pengujian fungsional sistem dilakukan olehresponden dengan mencoba sendiri Simpeg on/inetersebut setelah penulis mempresentasikannya. Hasilpengujian fungsional sistem secara keseluruhansebagian besar responden menyatakan fungsi yangada pada Simpeg on/ine dapat dioperasikan denganbaik dan lancar. Namun ada responden yang tidakmenjawab beberapa pertanyaan dan belum dapatmenjalankan beberapa fungsi sistem. Hal inidisebabkan pada saat pengujian terdapat gangguanakses internet yaitu di BPTP Jawa Tengah danBalittas Malang.

Pengujian terhadap percepatan layananinformasi kepegawaian dimaksudkan untukmemperoleh hasil apakah Simpeg online ini dapat

J.Ilmu Pert. Indonesia 171

selesai menjadi 2 bulan. Hal ini disebabkan adanyapemotongan tahapan yaitu pada sistem yang lamajika terjadi kekurangan kelengkapan berkas KPpengelola kepegawaian di Badan Litbang Pertanianharus meminta kembali ke UK eselon II danseterusnya secara berjenjang. Kemudian dari UPTmengirimkan kembali kekurangan kelengkapanberkas tersebut ke unit kerja eselon II sampai ketingkat Badan litbang Pertanian. Namun padaSimpeg online ini, apabila terjadi kekurangankelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaiandiUK eselon II maupun di Badan Litbang Pertaniansecara langsung dapat mengunduh file kekuranganberkasdimaksud.

Tabel 1.Perbandingan lamanya waktu proses usulan administrasi kepegawaian.

No Uraian KuesionerI KuesionerII (Setelah Percepatan(proses saat ini) menggunakanSimpeg onlie) Waktu %

1 Perkiraanwaktu selesainya 11 - 12 bulan 3 - 4 bulan 8 bulan 66,67proses usulan KPfungsional

2 Perkiraanwaktu selesainya 5 - 6 bulan 2 bulan 4 bulan 66,67proses usulan pembebasansementara

3 Perkiraanwaktu selesainya 5 - 6 bulan 2 bulan 4 bulan 66,67proses usulan ABK

4 Perkiraanwaktu selesainya 3 - 4 bulan 2 bulan 2 bulan 50I2rosesusulan tugas belajar

mempercepat layanan informasi atau tidak.Perbandingan waktu yang dibutuhkan dalammemproses administrasi kepegawaian dapat dilihatpada Tabel 1. Pada Tabel 1 memperlihatkanperbandingan waktu yang dibutuhkan dalammemproses administrasi kepegawaian. Secara umumproses administrasi kepegawaian denganmenggunakan Simpeg on/ine dapat lebih cepat daripada sistem yang lama. Pada proses usulan KPternyata dengan menggunakan Simpeg on/ine dapatmempercepat layanan informasi 66,67% yaitu dari 11- 12 bulan menjadi 3 - 4 bulan. Sedangkan padaproses usulan pembebasan sementara denganmenggunakan Simpeg online dapat mempercepat66,67% layanan informasi kepegawaian yaitu dari 5 -6 bulan menjadi 2 bulan. Kemudian pada prosesusulan aktif bekerja kembali ternyata dapatmempercepat 66,67 % layanan informasi yangsebelumnya proses usulan dimaksud dapat mencapai11 - 12 bulan, maka dengan adanya Simpeg on/ineperkiraan selesai proses usulan menjadi 2 bulan.Begitu juga dengan proses usulan tugas belajar yangdapat mempercepat 50% layanan informasikepegawaian dari 3 - 4 bulan diperkirakan dapat

KESIMPULAN

Perancangan arsitektur SIMPEG online secarabertahap dan terstruktur dapat dilakukan denganmenggunakanmetode TOGAF.Dengan Simpeg onlineini, dapat diketahui secara transparan statuskeberadaan kelengkapan berkas, kekurangankelengkapan berkas, dan kecepatan proses usulanadministrasi kepegawaian. Dengan SIMPEGon/ine ini,dapat mempercepat layanan informasi kepegawaiandi Badan Litbang Pertanian. Pada proses usulankenaikan pangkat, pembebasan sementarafungsional, dan aktif bekerja kembali ternyata dapatmempercepat 66,67% layanan informasikepegawaian. Sedangkan pada proses usulan tugasbelajar layanan informasi kepegawaian dapatdipercepat menjadi 50%.

UCAPAN TERIMA KASIH

Penelitian ini dilakukan dengan dukungan daribeberapa pihak yang telah membantu. Oleh sebab itupenulis berterima kasih kepada Badan Penelitiandan

172 Vol. 16 No. 3 J.Ilmu Pert. Indonesia

Pengembangan Pertanian yang telah menyediakandana untuk kelancaran kegiatan penelitian ini melaluiproject Kerjasama Kemitraan Penelitian Pertaniandengan PerguruanTinggi (KKP3T).

DAFTAR PUSTAKA

[Badan Litbang Pertanian] Badan Penelitian danPengembangan Pertanian. 2007. PedomanRingkas Administrasi Jabatan FungsionalPeneliti Badan Litbang Pertanian. Jakarta:Sekretariat Badan Litbang Pertanian.

[Badan Litbang Pertanian] Badan Penelitian danPengembangan Pertanian. 2009. StatistikBadan Litbang Pertanian 2009: Sumberdaya,Program dan Hasil Penelitian. Jakarta: BadanLitbang Pertanian.

[Badan Litbang Pertanian] Badan Penelitian danPengembangan Pertanian. 2010. RencanaStrategis Badan Penelitian dan PengembanganPertanian 2010-2014. Jakarta: Badan LitbangPertanian.

Hendriana N. 2004. Pemberdayaan Jaringan IMRDuntuk Mendukung Manajemen Pengetahuan diBadan Litbang Pertanian [Tesis]. Jakarta:Universitas Indonesia

Marimin, Tanjung H, Prabowo H. 2006. SistemInformasi Manajemen Sumber Daya Manusia.Jakarta: Grasindo.

McLeod RJ,SchellG. 2007. Management InformationSystem. Ed ke-lC., New Jersey: PearsonPrentice Hall.

[Sekretariat Badan Litbang Pertanian] SekretariatBadan Penelitian dan PengembanganPertanian. 2010. Proposal Kegiatan SIMPEGTahun 2010. Jakarta: Sekretariat BadanLitbang Pertanian.

Setiawan EB. 2009. Perancangan Strategis SistemInformasi IT TELKOM untuk menuju WorldClass University. Di dalam: Seminar NasionalAplikasi Teknologi Informasi; Yogyakarta, 20Juni 2009. Hlm 97-101.