การมอบหมายภาระงาน สาหรับบุคลากรเดิม-บรรจุใหม่ ให้สังกัดในแต่ละงานของ สานักงานเลขานุการ (Job Assignment) พิเศษ ปั้นรัตน์ 1
การมอบหมายภาระงาน ส าหรบบคลากรเดม-บรรจใหม ใหสงกดในแตละงานของ ส านกงานเลขานการ
(Job Assignment) พเศษ ปนรตน
1
การมอบหมายภาระงานในความรบผดชอบของต าแหนง (Job Assignment)
หวหนาส านกงานเลขานการคณะจะมอบนโยบาย
หลกการ สนบสนนตดตาม ให
ค าปรกษาแนะน าและชวยแกไข
ปญหา อปสรรคในการท างาน
งานการเงนและบญช มอบใหหวหนางานเปนผมอบหมายงาน แนะน า
ก ากบและสงงาน
งานบรหารและธรการ
มอบใหหวหนางานเปนผมอบหมายงาน แนะน า
ก ากบและสงงาน
2
งานพสด มอบใหหวหนางานเปนผมอบหมายงาน แนะน า ก ากบ และสงงาน
งานบรการการศกษา มอบใหหวหนางานเปนผมอบหมายงาน แนะน า
ก ากบและสงงาน
งานนโยบายและแผน มอบใหหวหนางานเปนผมอบหมายงาน แนะน า
ก ากบและสงงาน
ลกษณะงานและขนตอนภาระงาน ของหวหนาส านกงานเลขานการ (Job Description &
Works Process)
พเศษ ปนรตน 3
ลกษณะงานและภาระงานทเกยวของ
หวหนาส านกงานเลขานการคณะ
ใหค าปรกษา แนะน า แกไขปญหา และงานอน
ๆ ทเกยวของ
งานบรหารทวไป วางแผน ตดตาม ก ากบ ตรวจสอบ ด าเนนการ
กลนเรองพจารณาเสนอคณบด/รองคณบด/
ผชวยคณบด
งานกรรมการ/คณะท างานเฉพาะกจตามค าสงทงในคณะและ มก.
งานปรบปรง และพฒนาทรพยากร
งานตดตอ และประสานงาน
ภายใน / ภายนอก
เวลาไมแนนอน ทกวนท าการ/วนหยด
4
งานบรหารทวไป วางแผน ตดตาม ก ากบ ตรวจสอบ ด าเนนการ ดานงานบรหารและธรการ
หน.สนง.ประสานงานดานงานบรหารและ
ธรการ
งานบรหารฯ คณพรรทมา
สารบรรณ คณสพรรณ คณวาสนา คณประสทธ คณสวร
คณจตตมา คณบด/รองคณบด/ผชวยคณบด
ภาควชา/โครงการพเศษ/หนวยงานภายนอก
เวลา ทกวนตามแตกรณ 5
ใหค าปรกษา แนะน า แกไขปญหา(ถาม)
งานกลนกรองเรองพจารณาเสนอ
แฟมเอกสารเขา
แฟมเอกสารเขา
แฟมเอกสารเขามาจากสารบรรณ การเงน พสด ฯลฯ
หน.สนง.แฟมเอกสารเซนตแลวคนใหสารบรรณ
หน.สนง.กลนกรองเรองพจารณาเสนอ
คณบด
กลนกรองเรองพจารณาเสนอรองคณบด/ผชวย
คณบด
เวลา 10-15 นาท/ครง ทกวน 6
งานจดท าค าสง/ประกาศ/ระเบยบเฉพาะกจ
ภายในเวลาทเหมาะสม 7
สงสารบรรณออกเลข/วนท ประกาศใช แจง
ผเกยวของ
จดเกบเรอง/ส าเนารวมไวหลกฐาน
คณบด/รองคณบด/ผชวย
คณบด
หน.สนง.พจารณาจดเตรยมขอมล สาระส าคญกรอบ
ประเดนเรองทเกยวของตามทมอบหมาย
หน.สนง.ประสานงานกบนตกรและผเกยวของเพอ
ตรยมด าเนนการ
หน.สนง.พมพยกรางค าสง/ประกาศ/ระเบยบโดยระบสาระส าคญใหครบถวนเชน องคประกอบ อ านาจหนาท แนวปฏบต ฯลฯ พรอมให
ขอเสนอแนะ
ด าเนนการน าเสนอคณบด/รองคณบด/ผชวยคณบดพจารณา
งานประชมคณะกรรมการ/คณะท างานเฉพาะกจ(ใน)
หน.สนง.ท าค าสง/ประกาศแตงตงภายใน
คณะ
เชคหองประชม วน เวลา สถานทและท าหนงสอเชญประชมคณะกรรมการ/
คณะท างานพรอมจดเตรยมเอกสารทเกยวของและ
กาแฟของวาง
หน.สนง.พจารณาก าหนดประเดนวาระการประชมเสนอ/หารอประธานกรรมการ/คณะท างานฯ
ภายในเวลาทเหมาะสม 8
ด าเนนการตามมตทประชมมอบหมาย ด าเนนการจดบนทกการ
ประชม จดท ารายงานตามมตทประชมในประเดนตาง ๆ
สงรายงานการประชมเสนอและแจงผเกยวของทราบพรอมตดตามผล
จดเกบเรอง/ส าเนารวมไวหลกฐาน
งานประชมคณะกรรมการ/คณะท างานเฉพาะกจ(นอก)
ค าสง/ประกาศแตงตงจากมหาวทยาลย
เขาประชมตามวน เวลา สถานทและรวมแสดงความคดเหน/ขอเสนอแนะ/รบมอบภารกจตามแตทประชม
มอบหมาย
หน.สนง.พจารณาจดเตรยมขอมล
ประเดน สาระส าคญตามวาระการประชมฯ
ภายในเวลาทเหมาะสม 9
รายงานผลเสนอทประชมทราบ
ด าเนนการตามมตทประชมทมอบหมายในเรองตาง ๆ จนแลวเสรจพรอมเคลยร
ใบส าคญ(ถาม) ประสานงานกบผเกยวของเตรยม
ด าเนนการ จดเกบเรอง/ส าเนารวมไวหลกฐาน
หน.สนง.ประสานงานดานงานการเงนและ
บญช
งานการเงนและบญช คณปทมา
การเงน/บญช จนท.ในงาน คณปทมา คณนฏฐกา คณสภาภรณ คณปรารถนา คณสรภา
คณบด/ผชวยคณบด
ภาควชา/โครงการพเศษ/หนวยงานภายนอก
เวลา ทกวนตามแตกรณ 10
ใหค าปรกษา แนะน า แกไขปญหา(ถาม)
งานบรหารทวไป วางแผน ตดตาม ก ากบ ตรวจสอบ ด าเนนการ ดานงานการเงนและบญช
งานขออนมต/เสนอ/ตรวจ/ลงนามใบส าคญ
คณบด/รองคณบด/ผชวย
คณบด
หน.สนง.เลขานการ ตรวจ/ลงนามเสนอคณบด
หน.งานการเงน/จนท.
งานการเงนฯ ด าเนนการสวนเงนรายได
ภาควชาเสนอตรง
11
งานการเงนจดแฟมเสนอเรองสวน สนง.เงน งปม./ภาควชาเงนงบประมาณ
สงแฟมคนงานเจาของเรองด าเนนการตอไป
งานการเงนฯ น าแฟมเสนอตอคณบดพจารณาอนมต
งานขออนมต/เสนอ/ตรวจ/ลงนามใบส าคญ
คณบด/รองคณบด/ผชวย
คณบด
หน.สนง.เลขานการ ตรวจ/ลงนามเสนอคณบด
หน.งานพสด/จนท.งาน
พสด ด าเนนการ
12
งานพสดจดแฟมเสนอเรองสวน สนง.เงน งปม.
และเงนรายได
สงแฟมคนงานเจาของเรองด าเนนการตอไป
งานพสดน าแฟมเสนอตอคณบดพจารณาอนมต
งานเสนอลงนามเชคสงจาย
คณบด/ผชวยคณบด พจารณาลงนามใน
เชคสงจาย
หน.งานการเงน/จนท.งานการเงนฯ เสนอแฟมลงนาม
เชคสงจาย
13
งานการเงนตดตอผมสทธรบเชคมารบเชคตอไป
หน.สนง.ประสานงานดานงานพสดและทรพยสน ให
ค าปรกษา แนะน า แกไขปญหา(ถาม)
งานพสดฯ คณชตณชชา/ คณวรเดช / คณกรกนก ด าเนนการ
คณบดลงนาม
14
เวลา ทกวนตามแตกรณ
งานบรหารทวไป วางแผน ตดตาม ก ากบ ตรวจสอบ ด าเนนการ ดานงานพสด
หน.สนง.เลขานการ ตรวจ/ลงนามเสนอ
คณบด
งานปรบปรงและพฒนาทรพยากรทวไป
หน.สนง.ประสานงานดานงานปรบปรงและพฒนาทรพยากรทวไป
รานสวสดการ
ทรพยากรบคคล
คณบด/รองคณบด/ผชวยคณบด/หน.งาน/จนท.ท
เกยวของ งานรกษาความสะอาด งาน
รปภ.และงานอน ๆ
อาคาร สถานท ภมทศน งานระบบภายในอาคาร และยานพาหนะ
15
เวลา ทกวนตามแตกรณ
ใหค าปรกษาแนะน า แกไข
ปญหา
งานปรบปรงและพฒนาอาคารสถานท
คณบด/รอง
งานพสดท าเรองขออนมต
หน.สนง.เลขานการ หน.งานพสด
เสนอรายละเอยดและราคา
16
เวลา ทกวนตามแตกรณ
ตดตอผประกอบการ
คณบดพจารณาอนมต งานพสด แจงผประกอบการด าเนนการ
พจารณาตรวจรบ
งานพสดขออนมตเบกจาย งานการเงนเบกจายใหผประกอบการ
มอบ จนท. เกบรวมหลกฐาน
งานตรวจ/จดท ารางเอกสารสญญาเฉพาะกจ
คณบด/รองคณบด/ผชวย
คณบด
หน.สนง.พมพยกรางระบสาระส าคญ/ตรวจรางสญญาโดยค านงถง
ประโยชนราชการเปนส าคญ พรอมใหขอเสนอแนะ
หน.สนง.พจารณาจดเตรยมขอมล สาระส าคญกรอบ
ประเดนเรองทเกยวของตามทมอบหมาย
ภายในเวลาทเหมาะสม 17
มอบงานพสดด าเนนการในสวนทเกยวของตอไป ด าเนนการน าเสนอ
คณบด/รองคณบด/ผชวยคณบดพจารณา
หน.สนง.ประสานงานกบงานพสด /นตกรและผเกยวของเพอตรยม
ด าเนนการ
จดเกบเรอง/ส าเนาสญญารวมไวหลกฐาน
งานดแลดานสวสดการรานคาเชา
หน.สนง.ดแล ก ากบ การด าเนนการ
สวสดการรานคาเชาภายในคณะ
ดแล ก ากบดานการใชพนท กระแสไฟฟา ความสะอาด การจอดรถ และอน ๆ
ประสานงานการเกบคาเชา คาไฟฟาฯลฯ รายเดอนกบงานพสดและการเงนคณะ
หน.สนง.พจารณาสญญาเชา การ
ปรบปรงพนท การใชพนทของ
ผประกอบการ
ภายในเวลาทเหมาะสม 18
หน.สนง.ด าเนนการประชมผเกยวของกรณตองแกไขปญหาทอาจเกดขนและบนทกการ
ประชม
สงรายงานการประชมเสนอผบรหาร
คณะและแจงผเกยวของทราบพรอมตดตามผล
จดเกบเรอง/ส าเนารวมไวหลกฐาน
งานดแลดานงานระบบภายในอาคารใหม หน.สนง.ดแล ก ากบ การ
ด าเนนการดานงานระบบทกชนดภายในอาคารของ
คณะ
ดแล ก ากบ ตดตามการปฏบตงานดานงานระบบ การบ ารงรกษา และอน ๆ เชน ระบบไฟฟา น าประปา โทรศพท
Internet CCTV. บตรผานเขา-ออก ลฟทโดยสาร แอร เครองเสยง LCD ฯลฯ รวมกบงานพสด
หน.สนง.ดแล ประสานงานจนท.งานระบบของอาคาร
ทงหมด คณฉตรชย คณอารย คณฐตศกด คณบณฑร คณเมธา คณนกล
ภายในเวลาทเหมาะสม 19
แจงบรษทฯ/ ด าเนนการประชมผเกยวของกรณตองแกไขปญหาทอาจเกดขนและบนทกการประชม
สงรายงานการประชมเสนอผบรหาร
คณะและแจงผเกยวของทราบพรอมตดตามผล
จดเกบเรอง/ส าเนารวมไวหลกฐาน
งานดแลดานการรกษาความสะอาด/รปภ.
หน.สนง.ดแล ก ากบ การรกษาความสะอาดและรกษาความปลอดภยภายในคณะ
ดแล ก ากบดานการใหบรการและการปฏบตงานของแมบาน/รปภ.ของบรษท
ประสานงานการปฏบตงานกบงานพสด ภาควชา จนท.
งานระบบของคณะ
พจารณาสญญาจางเหมาบรการ การใหบรการและการปฏบตงานของ
แมบาน/รปภ.ทงหมด
ภายในเวลาทเหมาะสม 20
แจงบรษทฯ /ด าเนนการประชมผเกยวของกรณตองแกไขปญหาทอาจเกดขนและบนทกการประชม
แจงบรษทฯ และสงรายงานการประชมเสนอผบรหารและแจงผเกยวของทราบพรอม
ตดตามผล
จดเกบเรอง/ส าเนารวมไวหลกฐาน
งานบรการยานพาหนะใชในราชการ
หน.สนง.รบใบขอใชรถจากผขอใช
บรการ
ยนยนการใหการบรการกบผขอใช
หน.สนง.ตรวจสอบควรถวางและขน
บอรดพรอมแจง พขร.
จนท.บนทกการสงจายรถทใหบรการแลว
หน.สนง.อนมตสงจายรถใน กทม.และปรมณฑล
เสนอคณบด พจารณาอนมตกรณไป ตจว.
21
มอบ พขร.ทราบ และใหสงคนเมอบรการเสรจแลว
มอบ จนท. เกบรวมหลกฐาน
หน.สนง.ประสานงานดาน
งานบรการการศกษาให
ค าปรกษา แนะน า แกไขปญหา(ถาม)
บรการการศกษา คณศรวรรณ คณสมคด คณฐตศกด คณอารย คณลดดา คณนภสร
คณบด/รองคณบด/ผชวยคณบด
ภาควชา/โครงการพเศษ/หนวยงาน
ภายนอก 22
เวลา ทกวนตามแตกรณ
งานบรหารทวไป วางแผน ตดตาม ก ากบ ตรวจสอบ ด าเนนการ ดานงานบรการการศกษา
หน.สนง.เลขานการ ตรวจ/ลงนามเสนอคณบด
งานบรการหองประชม/หองเรยน
งานรบใบขอใชหองจากผขอใชบรการผานมาจากสารบรรณ/
ทะเบยน
ให จนท.ยนยนการใหการบรการกบผขอใช สวนคาตอบแทนนอกเวลาผขอเปนผจาย
หน.สนง.มอบ จนท.คณสมคด/คณวาสนาตรวจสอบหองวางและอนเคราะหจดใหพรอมแจง จนท.ดแลหอง
หน.สนง.อนมตการใชและใหจด จนท.ดแลเปด-ปดอ านวยความสะดวก และท าความสะอาด
23
มอบ จนท. เกบรวมหลกฐาน
หน.สนง.ประสานงานดานงานนโยบายและ
แผน วจย คอมพวเตอรและประกนคณภาพ ใหค าปรกษาแนะน า แกไขปญหา(ถาม)
หน.สนง.เลขานการพจารณาเสนอคณบด
วางแผน วจย คอมฯและประกนคณภาพ
คณกรรณกา คณฉตรชย คณชนทดา
คณรงสมาภรณ คณอรการณด าเนนการ
คณบด/รองคณบด/ผชวยคณบด
ภาควชา/โครงการพเศษ/หนวยงาน
ภายนอก
24
เวลา ทกวนตามแตกรณ
งานบรหารทวไป วางแผน ตดตาม ก ากบ ตรวจสอบ ด าเนนการ ดานงานนโยบายและแผน
งานบรหารความเสยงและการควบคมภายใน
หน.สนง.รบแจงจาก/ประสานงาน
กบสนง.ตรวจสอบภายใน
หน.สนง.ประสานงานคณกรรณกา/คณอารย/กรรมการ/ภาควชาท
เกยวของ
หน.สนง.พจารณาเสนอคณบดและประธานกรรมการฯ
ภายในเวลาทตองสงคน 25
สง สนง.ตรวจสอบภายในตามก าหนด
ด าเนนการวเคราะห จดท าสรปผลรายงานตามประเดนและแบบฟอรมก าหนด
เสนอคณบด/ประธานฯ พจารณา
มอบ จนท. เกบส าเนารวมหลกฐาน
งานอน ๆ ตามทไดรบมอบหมาย
คณบด/รองคณบด/ผชวย
คณบด
ด าเนนการ
หน.สนง.เลขานกาคณะ
26
เวลา ทกวนตามแตกรณ
หน.สนง.ตดตอประสานงานผเกยวของ
รายงานผลการด าเนนการ
เกบรวมหลกฐาน จดท าเอกสารทเกยวของ
การมอบหมายงาน (Job Assignment)
ลกษณะงานและขนตอนภาระงาน ของหวหนาส านกงานเลขานการ
(Job Description & Works Process)
พเศษ ปนรตน 27