Page 1
BAB IV
ASPEK SDM
A. Job Analysis dan Job Description
Dalam suatu pekerjaan terdapat job analysis atau analisis pekerjaan yang
fungsinya sebagai menyusun informasi mengenai tugas yang harus dilakukan oleh
suatu jenis pekerjaan dan terdapat tanggung jawab yang dimiliki oleh jenis pekerjaan
tersebut. Menurut Gomes (2003:91) “job analysis dapat menghasilkan susunan
pekerjaan yang tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa mencakup
standar kualiifikasi yang menjelaskan pendidikan dan minimal pengalaman yang
dibutuhkan untuk seorang pekerja agar melaksanakan kewajiban dari kedudukannya
secara memuaskan. Armstrong (2009:444) mengatakan bahwa :
“A job description defines what job holders are required to do in term of activities,
duties or tasks. They are prescriptive and inflexible, giving people the opportunity to
say : ‘it’s not in my job description’. Meaning that they only need to do the tasks listed
there. They are more concerned with tasks than outcomes and with the duties to be
performed rather than the competencies required to perform them (technical
competencies covering knowledge and skills and behavioural cpmpetencies)”.
Yang diartikan sebagai “Deskripsi jabatan mendefinisikan apa yang pejabat
perlukan untuk melakukan kegiatan, pekerjaan, atau tugas. Pemegang jabatan memiliki
preskriptif dan tidak fleksibel, memberikan kesempatan kepada orang untuk
mengatakan : ‘ini bukan dalam deskripsi pekerjaan saya’, yang berarti bahwa pejabat
hanya perlu melakukan tugas yang terdaftar disana. Pejabat lebih peduli dengan tugas
daripada hasil, dan tugas ditampilkan daripada kompetensi yang dibutuhkan untuk
Page 2
melakukan itu (kompetensi teknis meliputi pengetahuan dan keterampilan, serta
kompetenis pelaku)”.
Penulis menentukan job analysis dari Techvillas sebagai berikut :
TABEL 10
JOB ANALYSIS CEO
Posisi CEO (1 orang)
Fungsi CEO adalah posisi dengan jabatan tertinggi dalam struktur
organisasi perusahaan yang mengawasi seluruh kegiatan pekerjaan
Tugas-tugas 1) Mengevaluasi terhadap semua jenis pekerjaan
2) Mengadakan dan memberikan pelatihan terhadap karyawan
Techvillas
3) Membuat SOP dan mengawasi setiap jenis pekerjaan agar
mengikuti SOP yang telah di buat
4) Membuat dan mengembangkan prosedur dengan Human
Resources
5) Mengawasi dan memeriksa budget operasional dengan kepala
bagian.
6) Mengadakan rapat untuk seluruh karyawan
7) Membuat laporan secara peiodik
Persyaratan 1) Pendidikan minimal D3/S1 jurusan perhotelan, atau
manajemen
2) Pengalaman minimal 2 tahun dengan posisi yang sama
3) Mampu mengoprasikan computerize (ms.Office, ms. Excel)
dan system pemesanan
4) Memiliki kemampuan manajemen
5) Memiliki pengetahuan finansial
Page 3
6) Memiliki kemampuan Bahasa Indonesia dan Inggris dengan
baik dan sopan
7) Memiliki pengetahuan mengenai pariwisata yang luas
8) Memiliki kemampuan bekerja sama dengan tim
9) Bertanggung jawab, jujur, ramah, sopan, dan berjiwa
kepemimpinan
10) Kemampuan perencanaan dan organisasi
11) Memiliki kemampuan inovatif
12) Dapat mengambil keputusan yang baik
Sumber : Data diolah
TABEL 11
JOB ANALYSIS OPERATIONAL MANAGER
Posisi Operational Manager (1 orang)
Fungsi Operational Manager befungsi sebagai pengawasan terhadap
operasional dalam perusahaan dan juga di villa.
Tugas-tugas 1) Mengadakan dan memberikan pelatihan terhadap karyawan
Techvillas
2) Membuat SOP dan mengawasi setiap jenis pekerjaan agar
mengikuti SOP yang telah di buat
3) Membuat dan mengembangkan prosedur dengan Human
Resources
4) Membuat laporan secara peiodik yang akan diserahkan kepada
CEO
Persyaratan 1) Pendidikan minimal D3/S1 jurusan perhotelan, atau
manajemen
2) Pengalaman minimal 2 tahun dengan posisi yang sama
3) Mampu mengoprasikan computerize (ms.Office, ms. Excel)
dan system pemesanan
Page 4
4) Memiliki kemampuan manajemen
5) Memiliki pengetahuan finansial
6) Memiliki kemampuan Bahasa Indonesia dan Inggris dengan
baik dan sopan
7) Memiliki pengetahuan mengenai pariwisata yang luas
8) Memiliki kemampuan bekerja sama dengan tim
9) Bertanggung jawab, jujur, ramah, sopan, dan berjiwa
kepemimpinan
10) Kemampuan perencanaan dan organisasi
11) Memiliki kemampuan inovatif
12) Dapat mengambil keputusan yang baik
Sumber : Data diolah
TABEL 12
JOB ANALYSIS SALES & MARKETING MANAGER
Posisi Sales & Marketing Manager (1 orang)
Fungsi Sales & Marketing Manager berfungsi sebagai kepala dalam hal
penjualan dan pemasaran Techvillas
Tugas-tugas 1) Melakukan pembagian dalam tugas sales
2) Merencanakan aktivitas promosi
3) Memberikan target dan menyusun penjualan dan pemasaran
4) Bertanggung jawab terhadap pencapaian target bulanan
5) Membuat dan merencanakan ide-ide yang kreatif untuk
promosi
6) Membuat dan memberikan laporan kepada CEO
7) Menjalin hubungan baik dengan pihak yang berkerja sama
dengan perusahaan
Persyaratan 1) Pendidikan minimal D3/S1 Manajemen, Bisnis, ataupun
perhotelan
Page 5
2) Berpengalaman 2 tahun di posisi yang sama
3) Mampu mengoprasikan computerize (ms.Office, ms. Excel)
4) Mampu menjadi pemimpin dan bekerja sama dengan tim
5) Memiliki kemampuan dan pengetahuan di bidang Sales &
Marketing
6) Memiliki kemampuan Bahasa Indonesia dan Inggris dengan
baik dan sopan
7) Dapat berkomunikasi dengan baik dengan seluruh karyawan
8) Aktif dan kreatif dalam social media
9) Bertanggung jawab, jujur, ramah, dan sopan
Sumber : Data diolah
TABEL 13
JOB ANALYSIS GENERAL AFFAIR
Posisi General Affair (1 orang)
Fungsi General Affair berfungsi sebagai pengawasan dan pencatatan
biaya pemasukan dan pengeluaran dan juga sebagai pengawasan
terhadap seluruh karyawan
Tugas-tugas 1) Bekerja sama dengan kepala bagian lain untuk melakukan
penghitungan perencanaan keuangan perusahaan
2) Melakukan pengawasan terhadap keuangan perusahaan
3) Melakukan perencanaan kerjasama dengan supplier
4) Membuat laporan keuangan secara periodik yang akan
dilaporkan kepada CEO
5) Mengawasi dan memeriksa segala tagihan, permintaan
maintance atau perbaikan
6) Bertanggung jawab terhadap seluruh karyawan.
7) Memimpin Human Resources
Page 6
Persyaratan 1) Berpendidikan minimal D3/S1 Accounting
2) Berpengalaman 2 tahun di posisi yang sama
3) Memiliki pengetahuan dan kemampuan di bidang accounting
4) Mampu mengoprasikan computerize (ms.Office, ms. Excel)
5) Mampu menjadi pemimpin dan bekerja sama dengan tim
6) Memiliki komunikasi yang baik dan sopan
7) Memiliki kemampuan ketelitian yang tinggi
8) Memiliki kemampuan multi-tasking
9) Mampu bekerja dibawah tekanan
Sumber : Data diolah
TABEL 14
JOB ANALYSIS IT MANAGER
Posisi IT Manager
Fungsi IT Manager berfungsi sebagai pengawasan dan pemeliharaan
perangkat lunak (aplikasi) dan fasilitas standar villa
Tugas-tugas 1) Dapat memastikan sistem IT dapat berjalan dengan baik
2) Memastikan sistem Aplikasi Techvillas berjalan dengan lancar
3) Melakukan pemeliharaan terhadap aplikasi Techvillas
4) Melakukan perencanaan, analisis, dan desain terhadap aplikasi
Techvillas
5) Membuat perencanaan pembagian tugas IT engineering
dengan baik
6) Bertanggung jawab terhadap keamanan dan pengembangan IT
dan aplikasi Techvillas
Persyaratan 1) Berpendidikan minimal D3/S1 dalam bidang IT
2) Berpengalaman 2 tahun di posisi yang sama
3) Memahami sistem IT dan programming language
4) Memiliki analisis dan logika yang baik
Page 7
5) Dapat bekerja sama dengan tim
6) Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan sistem IT dan
software
7) Bertanggung jawab, jujur, ramah, dan sopan
Sumber : Data diolah
TABEL 15
JOB ANALYSIS SUPERVISOR CONTROLLING
Posisi Supervisor Controlling (2 orang)
Fungsi Supervisor Controlling berfungsi sebagai perantara antara owner
villa dengan pihak perusahaan dan sebagai pengawas sebelum
villa dapat ditempati oleh pelanggan
Tugas-tugas 1) Menjaga hubungan yang baik dengan owner villa
2) Sebagai perantara antara owner villa dengan pihak perusahaan
3) Melakukan pengawasan terhadap villa
4) Melakukan pengecekan terhadap villa yang ingin ditempati
oleh pelanggan
5) Bertanggung jawab terhadap fasilitas yang di standari dan
kebersihan villa
6) Bertanggung jawab terhadap pelanggan yang berada di villa
7) Membuat laoporan secara periodic terhadap CEO
Persyaratan 1) Berpendidikan minimal SMK/D1 jurusan perhotelan
2) Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan sopan
3) Memiliki kemampuan Bahasa Indonesia dan Inggris dengan
baik dan sopan
4) Dapat bekerja di bawah tekanan
5) Bertanggung jawab, jujur, dan sopan
6) Mampu bekerja sama dengan tim
Sumber : Data diolah
Page 8
TABEL 16
JOB ANALYSIS SALES EXECUTIVE
Posisi Sales Executive (1 orang)
Fungsi Sales Executive berfungsi sebagai penjual dan pemasaran
Techvillas
Tugas-tugas 1) Melakukan kegiatan penjualan dan pemasaran
2) Melakukan sales call atau personal selling dengan
menggunakan booth di mall
3) Melakukan kerja sama dengan media cetak atau elektronik
untuk melakukan promosi
4) Membuat ide-ide dan desain yang menarik untuk promosi
5) Melakukan kegiatan promosi
6) Menyusun rencana kerja
Persyaratan 1) Wanita, berpendidikan minimal D3/S1 dalam bidang
perhotelan atau bisnis
2) Berpengalaman 1 tahun di bidang yang sama
3) Kemampuan komunikasi yang baik
4) Berkemampuan Bahasa Indonesia dan Inggris secara lisan atau
tulisan dengan baik dan sopan
5) Bertanggung jawab, disiplin, sopan dan jujur
6) Mampu bekerja dibawah tekanan
7) Aktif di media sosial
8) Berkemampuan multi-tasking
9) Berpenampilan menarik
10) Mampu mengoprasikan computerize (ms.Office, ms. Excel)
11) Memiliki kreatifitas yang tinggi
12) Memiliki pengetahuan produk perusahaan dengan baik
Sumber : Data diolah
Page 9
TABEL 17
JOB ANALYSIS FINANCE OFFICER
Posisi Finance Officer (2 orang)
Fungsi Finance Officer berfungsi membantu Finance Manager dalam
melakukan tugasnya
Tugas-tugas 1) Membuat daftar pembayaran penghasilan karyawan, daftar
perhitungan penghasilan, dan pemotongan penghasilan
karyawan
2) Melakukan kegiatan purchasing, receiving, dan storing
3) Mencatat, menganalisis, dan merencanakan pembayaran untuk
transaksi di perusahaan
4) Membuat laporan keuangan
Persyaratan 1) Berpendidikan minimal D3 dalam bidang accounting atau
bisnis
2) Berpengalaman 1 tahun dibidang yang sama
3) Memiliki kemampuan dan pengetahuan mengenai accounting
dan finance
4) Memiliki komunikasi yang baik
5) Mampu bekerja dibawah tekanan
6) Bertanggung jawab, cekatan dan jujur
7) Memiliki kemampuan ketelitian yang tinggi
8) Mampu mengoprasikan computerize (ms.Office, ms. Excel)
9) Dapat melakukan multi-tasking
Sumber : Data diolah
Page 10
TABEL 18
JOB ANALYSIS IT ENGINEERING
Posisi IT Engineering (2 orang)
Fungsi IT Engineering berfungsi membantu IT Manager dan melakukan
pengawasan terhadap perangkat keras (hardware)
Tugas-tugas 1) Melakukan pengawasan teknis
2) Melakukan pengecekan dan pemeliharaan terhadap perangkat
elektronik
3) Melakukan pemasangan logo Techvillas terhadap villa yang
sudah bekerja sama dengan perusahaan
4) Membuat laporan mengenai pemeliharaan
5) Bertanggung jawab terhadap perangkat elektronik di
perusahaan dan juga villa
Persyaratan 1) Berpendidikan minimal SMK/D1 dalam bidang engineering
2) Memahai sistem elektronik
3) Dapat bekerja sama dengan tim
4) Memiliki analisis dan logika yang baik
5) Bertanggung jawab, jujur, ramah dan sopan
Sumber : Data diolah
TABEL 19
JOB ANALYSIS SERVICE OPERATOR
Posisi Service Operator
Fungsi Service Operator berfungsi sebagai operator dalam hal melayani
tamu yang ingin bertanya atau mengkonfirmasi mengenai
Techvillas
Tugas-tugas 1) Bertanggung jawab terhadap telepon yang masuk dan keluar
dari perusahaan
Page 11
2) Melakukan penerimaan telepon dari tamu atau pihak yang
bekerja sama dengan perusahaan
3) Melakukan pelayanan dalam telepon
4) Memberikan informasi terhadap tamu
5) Melayani keluhan dari tamu
6) Melayani pemesanan dari tamu
Persyaratan 1) Berpendidikan minimal SMK/D3 jurusan perhotelan atau
komunikasi
2) Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan sopan
3) Memiliki kemampuan Bahasa Indonesia dan Inggris dengan
baik dan sopan
4) Dapat bekerja di bawah tekanan
5) Bertanggung jawab, jujur, dan sopan
6) Dapat bekerja sama dengan tim
Sumber : Data diolah
TABEL 20
JOB ANALYSIS HUMAN RESOURCES
Posisi Human Resources (2 orang)
Fungsi Human Resources berfungsi sebagai pengelola sumber daya
manusia dalam perusahaan seperti perekrutan, pengembangan,
keuntungan SDM, dan evaluasi SDM
Tugas-tugas 1) Betanggung jawab terhadap seluruh SDM
2) Membuat SOP, Job description, training dan development
system
3) Bertanggung jawab dalam perekrutan SDM
4) Melakukan pelatihan,pembinaan dan aktivitas-aktivitas yang
bertujuan untuk mengembangan kemampuan potensi
karyawan yang sesai dengan standar perusahaan
Page 12
5) Melakukan pengawasan terhadap absensi, perhitungan gaji,
dan bonus karyawan
6) Melakukan pengawasan terhadapat kedisiplinan karyawan dan
juga karyawan yang melanggar peraturan karyawan
7) Membuat budgeting dan dipertanggung jawabkan kepada CEO
Persyaratan 1) Berpendidikan minimal D3/S1 jurusan perhotelan, manajemen
bisnis atau psikologi.
2) Berpengalaman 2 tahun di posisi yang sama
3) Mampu mengoprasikan computerize (ms.Office, ms. Excel)
4) Memiliki kemampuan manajemen
5) Memiliki kemampuan Bahasa Indonesia dan Inggris dengan
baik dan sopan
6) Memiliki pengetahuan mengenai pariwisata yang luas
7) Memiliki kemampuan mempengaruhi dan memahami
karyawan
8) Memiliki kemampuan prosedur dan perekrutan
9) Dapat berkomunikasi dengan baik kepada seluruh karyawan
10) Dapat melakukan kedisiplinan terhadap seluruh karyawan
11) Memiliki kemampuan psikologi dan memahami mengenai
ketenaga kerjaan.
Sumber : Data diolah
Penulisan analisis pekerjaan seperti di atas ini berdasarkan dilihat dari bisnis
usaha sejenis dan juga pengalaman penulis yang dijadikan sebagai landasan oleh
penulis.
B. Struktur Organisasi
Dalam suatu perusahaan, terdapat suatu susunan atau struktur organisasi.
Dengan adanya struktur organisasi, maka setiap jabatan atau perorangan dapat
Page 13
mengetahui peranan atau tugas untuk posisi tersebut. Robbins dan Coutler
(2016:284) mengatakan bahwa “struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka
atau susunan kerja yang formal organisasi yang dengan kerangkat kerja itu tugas-tugas
pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan”.
Struktur organisasi juga menggambarkan bagaimana semua anggota organisasi
dapat bekerja sama agar mencapai tujuan dari organisasi tersebut. Pada susunannya,
organsasi dapat memfokuskan suatu posisi dalam mengerjakan kewajiban tugasnya
sehingga dapat lebih produktif dalam mengerjakan yang difokuskannya.
Menurut Hasibuan (2010:150) “Terdapat lima jenis bentuk struktur organisasi,
yaitu :
a. Organisasi lini
b. Organisasi lini dan staff
c. Organisasi fungsional
d. Organisasi lini, staff dan fungsional
e. Organisasi komite”.
Berdasarkan teori di atas, penulis menggunakan struktur organisasi yang
berbentuk lini dan staff, yaitu seperti berikut :
Page 14
GAMBAR 14
STRUKTUR ORGANISASI
Sumber : Data diolah
Berdasarkan struktur organisasi tersebut yang telah penulis buat maka
pemegang posisi tertinggi dalam organisasi ini yaitu oleh CEO (Chief Executive
Officer) yang membawahi seluruh bagian dan bertanggung jawab terhadap seluruh
kegiatan perusahaan serta menerima seluruh laporan dari seluruh bagian perusahaan
untuk di tinjau kembali.
C. Anggaran Tenaga Kerja
Suatu bisnis atau di dalam suatu perusahaan terdapat suatu anggaran yang
berbentuk kuantitatif atau berbentuk dengan angka dari apa yang direncakan untuk
dicapai. Dalam penyusunannya menggunakan berbagai strategi yang memungkinan
untuk menghindari kemungkinan terjadinya suatu masalah.
Anggaran tenaga kerja disusun dengan merencanakan lebih terperinci
mengenai upah atau gaji yang akan dibayarkan kepada tenaga kerja selama periode
CEO
Operational Manager
Supervisor Contolling
Service Operator
IT Manager
IT
Engineering
S&M
Manager
Sales Executive
General
Affair
Finance
Officer
Human Resources
Page 15
yang akan datang. Dalam penyusunannya, rencana anggaran tenaga kerja berfungsi
agar mengetahui penggunaan tenaga kerja yang lebih efisien. Menurut Menes
(2014:45) “Manning budget dapat memungkinkan organisasi untuk menyusun rencana
secara efisien agar dapat memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa depan,
dan mencegah kejutan yang tidak perlu dalam mempertahankan tenaga kerja mapan
dengan menentukan gaji dan upah serta tunjangan yang diberikan”.
Menurut Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 111 Pasal 11 Ayat
1 Tahun 2013 mengenai jaminan kesehatan bahwa “pemberi kerja wajib mendaftarkan
dirinya dan pekerjanya sebagai peserta jaminan kesehatan kepada BPJS kesehatan
dengan membayar iuran”. Dalam keterangan diatas maka Techvillas akan
menggunakan BPJS sebagai employee benefit yang akan didapatkan oleh pekerja. Iuran
yang dibayar adalah 5% dari total gaji yang didapat dan rincianya adalah 4% akan
ditanggung oleh perusahaan dan 1% selanjutnya akan dipotong dari upah pegawai
setiap bulannya. Dengan ini penulis menyusun anggaran tenaga kerja sebagai berikut :
TABEL 21
ANGGARAN TENAGA KERJA
Jabatan Jumlah
Pegawai
Gaji/bulan
(Rp)
Tunjangan
(Rp) Total
CEO 1 8.350.000 334.000 8.684.000
Operational
Manager 1 6.200.000 248.000 6.448.000
IT Manager 1 6.200.000 248.000 6.448.000
S&M
Manager 1 6.200.000 248.000 6.448.000
General
Affair 1 6.200.000 248.000 6.448.000
Page 16
Supervisor
Controlling 2
3.950.000 158.000 4.108.000
3.950.000 158.000 4.108.000
Human
Resources 2
3.950.000 158.000 4.108.000
3.950.000 158.000 4.108.000
IT
Engineering 2
3.500.000 140.000 3.640.000
3.500.000 140.000 3.640.000
Service
Operator 2
3.500.000 140.000 3.640.000
3.500.000 140.000 3.640.000
Sales
Executive 1 3.500.000 140.000 3.640.000
Accounting
Officer 2
3.500.000 140.000 3.640.000
3.500.000 140.000 3.640.000
Total 16 73.450.000 2.938.000 76.388.000
Sumber : Data diolah
D. Service Scape
Zeithaml dan Bitnerr (2013:278) mengatakan bahwa “Service scape atau
lingkungan layanan merupakan semua aspek fasilitas suatu organisasi jasa yang
mencangkup atribut -atribut eksterior (papan informasi, tempat parkir, pemandangan
alam), atribut–atribut interior (desain, tata letak, peralatan, dan dekorasi)”.
Berlandaskan teori tersebut maka Techvillas menggunakan kantor sebagai pusat dalam
kegiatan pekerjaan. Kantor yang akan digunakan oleh Techvillas berlokasi di daerah
Cisarua Puncak Bogor, Km 17. Lokasi yang dipilih ini sangat strategis dengan
keberadaan villa di daerah Puncak Bogor, karena berada di jalur Puncak. Sehingga
dalam pengawasan villa akan sangat efektif dan efisien. Kantor ini akan digunakan
sebagai tempat untuk bekerja karyawan dan tempat penyimpanan untuk supplies dan
Page 17
aminities sebagai fasilitas untuk tamu di villa. Selanjutnya ialah Layout kantor dari
Techvillas :
GAMBAR 15
LAYOUT KANTOR
Sumber : Data diolah
Gambar diatas merupakan layout kantor dari perusahaan Techvillas yang
berukuran 96 m2 atau 12m x 8m. Kantor ini memiliki fasilitas berupa :
1. Ruang kantor untuk setiap bagian jenis pekerjaan
2. Receptionist service
3. Lobby
4. Air Conditioner
5. Tv
6. Free akses Internet
7. Free Air Mineral, teh, dan kopi
8. Meeting room
Page 18
9. Telephone
10. Printing Area
Adanya storage area, berfungsi sebagai tempat penyimpanan untuk aminities
yang akan digunakan untuk perlengkapan tamu di villa. printing area pun disediakan
untuk memudahkan dalam pekerjaan.
Selanjutnya dalam membentuk suatu perusahaan, peraturan, kebijakan dan alur
di perusahaan meupakan aspek yang harus diketahui oleh karyawan, mitra kerja, dan
juga calon pelanggan agar dapat mempermudah dalam bekerja sama dengan
perusahaan ini. Dengan adanya peraturan, kebijakan, dan juga alur dapat menjamin
keamanan dan meyakinkan mereka terhadap perusahaan ini.
“Alur kerja merupakan pola-pola aktivitas bisnis yang sudah di atur dan dapat
diulang dan dimungkinkan oleh organisasi secara sistematis menjadi proses yang
merubah bahan, menyediakan layanan, atau memproses suatu informasi”, menurut
(Doron, 2018). Alur dapat digambarkan sebagai susunan pekerjaan atau suatu proses
dari pekerjaan ke pekerjaan selanjutnya.
Kemudian dengan ini maka dapat digambarkan alur dari konsumen yang ingin
memesan villa dengan aplikasi ini :
GAMBAR 16
ALUR PROSES BISNIS
Sumber : Data diolah
Pemesanan Pembayaran Pengecekan Pelaksanaan Evaluasi
Page 19
1. Pemesanan
Pemesanan dalam hal ini calon konsumen dapat memesan villa yang sesuai
dengan menggunakan aplikasi Techvillas atau bisa juga melakukan konsultasi
dan menanyakan informasi kepada Service Operator Techvillas yang telah
disediakan. Berikut merupakan alur pemesanan :
GAMBAR 17
ALUR PROSES PEMESANAN
Sumber : Data diolah
2. Pembayaran
Selanjutnya setelah pemesanan dan calon konsumen telah mengkonfirmasi
pemesanan, maka dapat langsung melakukan pembayaran. Pembayaran ini
akan menggunakan metode dengan pembayaran langsung di awal dengan
menggunakan kartu kredit, debit, dan transfer melalui rekening bank. Berikut
merupakan alur proses pembayaran :
Download
Aplikasi
Registrasi/
Login
Penawaran Pencatatan
Konfirmasi
Pilihan
Page 20
GAMBAR 18
ALUR PROSES PEMBAYARAN
Sumber : Data diolah
3. Pengecekan
Setelah proses pembayaran maka, sebelum konsumen menempati villa yang
sudah dipesan, maka dilakukannya pengecekan terlebih dahulu untuk
memastikan fasilitas, kelengkapan, dan kebersihan sesuai dengan yang sudah
di standari oleh Techvillas. Berikut adalah alur dari pengecekan :
GAMBAR 19
ALUR PROSES PENGECEKAN
Sumber : Data diolah
4. Pelaksanaan
Setelah dilakukannya pengecekan, maka konsumen bisa menempati villa yang
sudah dibayarnya.
GAMBAR 20
ALUR PROSES PELAKSANAAN
Sumber : Data diolah
Pengiriman
quotationTransaksi
Pengiriman
E-voucherPencatatan
Schedule Checking Pencatatan Reconfirm
Persiapan Pelaksanaan Penyelesaian
Page 21
5. Evaluasi
Setelah bisnis berjalan dan sudah dilakukannya penjualan, maka untuk
memastikan kesuksesan bisnis dilakukannya evalusi terhadap villa dan
pengelolannya mulai dari karyawan, villa hingga sistem pemesanannya.
Berikut merupakan rencana untuk melakukan evaluasi :
1) Memastikan bahwa tujuan perusahaan sudah tercapai atau tidak.
2) Menganalisis laporan laba rugi dan neraca agar bisa dievaluasi.
3) Meninjau karyawan, pelanggan dan juga mitra bisnis dengan melakukan
survei secara opini dan survei kepuasan.
4) Meninjau ke-efisienan sistem pemesanan kepada pelanggan.
5) Memberikan pelatihan terhadap karyawan dari villa-villa agar dapat
menyesuaikan standar villa dengan standar perusahaan.
Dalam suatu pekerjaan, terdapat sebuah SOP (Standard Operatinal Procedure)
yang merupakan sebuah panduan atau susunan cara menyelesaikan pekerjaan dengan
sistematis yang sesuai dengan apa yang telah dibuat. Prosedur yang terdapat di SOP
haruslah ditaati dan dilaksanakan agar mendapatkan hasil yang maksimal. Disisi lain,
Sop berfungsi sebagai acuan atau patokan bekerja untuk menilai kinerja karyawan.
Berikut merupakan SOP yang terdapat di perushaan ini :
A. Standard Operational Procedure Administrative
Standard Operational Procedure administrative merupakan prosedur yang berlaku
bagi semua karyawan perusahaan.
Page 22
TABEL 22
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE ADMINISTRATIVE
Spesification Standard Operational Procedures
Pakaian dan
Penampilan
• Berpenampilan rapi, sopan, dan rambut harus rapih dan well
groomed.
• Berseragam perusahaan
• Menggunakan atribut lain sesuai dengan momennya
• Menggunakan ID Card karyawan
• Dilarang menggunakan perhiasan yang mencolok. Kecuali
cincin pernikahan
Waktu Kerja
• Pukul 07.45 semua karyawan harus sudah hadir di kantor.
Menggunakan mesin absensi untuk kehadiran di kantor
• Pukul 08.00 semua karyawan melakukan pekerjaan nya
masing-masing
• Pukul 11.30 – 13.00 semua karyawan bisa istirahat, dan
ketentuan jam istirahat bisa fleksibel
• Pukul 17.00 Semua karyawan diperbolehkan pulang.
• Menggunakan mesin absensi untuk pulang
• 6 hari waktu kerja dan 1 hari waktu libur
• Waktu libur menyesuaikan dalam 1 minggu
• Bagi karyawan yang tidak menggunakan mesin absen untuk
kehadiran maka dianggap tidak hadir
Sumber : Data diolah
B. Standard Operational Procedure Teknis
Standard Operational Procedure Teknis merupakan aturan atau susunan cara kerja
yang lebih terperinci terhadap pekerjaan masing masing karyawan sesuai dengan
bagiannya.
Page 23
TABEL 23
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE
HUMAN RESOURCES
Job Standard Operational Procedures
Recruitment
1) Departement lain yang membutuhkan karyawan baru
dapat mengajukan kepada HR
2) HR akan meninjau kembali dan melaporkan kepada CEO
3) Setelah disetuji maka segera membuat pengumuman
terhadap publik menggunakan media massal atau media
sosial
4) Melakukan penerimaan berkas
5) Melakukan pemanggilan terhadap calon karyawan
6) Melakukan interview dengan HR dan kepala departement
7) HR akan melakukan pemanggilan kepada calon karyawan
yang lolos
8) Melaporkan kepada kepala department dan CEO
9) Pengangkatan karyawan baru
Training and
Development
1) Pelaksanaan program pelatihan dijadwalkan secara
periodik atau adanya ajuan dari kepala depatement yang
bersangkutan
2) Meninjau kembali pelatihan yang akan dijadwalkan
3) Membuat jadwal untuk pelatihan yang akan dilakukan
4) Memberikan pelatihan kepada karyawan secara umum
atau kepada karyawan tertentu yang bersangkutan dengan
jenis pelatihan
5) Memberikan pelatihan dengan atasan yang bersangkutan
atau dengan tenaga ahli dan instruktur pelatih
6) Memberikan penilaian sebelum dan sesudah pelatihan
7) Pelatihan di evaluasi dengan cara sharing atau dengan
presentasi
8) Pelatihan dan evaluasi dapat di dokumentasi
Salary 1) Pembayaran gaji atau upah bulanan berdasarkan absensi
seperti kehadiran, kedatangan, dan keterlambatan kerja
yang di dasari mesin absensi kerja
Page 24
2) Sistem pembayaran gaji menggunakan perhitungan per
tanggal 10 bulan yang berjalan sampai tanggal 10 bulan
selanjutnya
3) Pembayaran gaji dilakukan dengan cara sistem transfer
perbankan per tanggal 10 bulan
4) Setiap kehadiran, keterlambatan, ataupun hal lainnya yang
berhubungan dengan kehadiran dan upah maka harus
diketahui dan mendapatkan persetujuan dari yang
bersangkutan yang berkaitan dengan pengupahan
5) bagi setiap karyawan yang memiliki kepentingan yang
bersangkutan dengan kantor ataupun sakit dan tidak dapat
mencatatkan kehadirannya maka harus lapor terlebih
dahulu kepada atasan yang bersangkutan dan juga kepada
HR
Supervisior
Controlling
1) Adanya pemesanan villa yang sudah dijadwalkan
2) Membuat Expected Arrival, Guest in House, dan Expected
Departure
3) Pengecekan villa dilakukan sebelum waktu check-in
4) Supervisor controlling membawa aminities kelengkapan
fasilitas
5) Membuat dan mencatat laporan
6) Memberikan laporan kepada Service Operator bahwa villa
sudah siap digunakan
7) Melakukan pengecekan dan pengawasan kembali
terhadap Guest in House
8) Melengkapi kebutuhan dan aminities tamu
9) Membersihkan kamar dan villa
10) Membuat laporan sudah dilakukan pengecekan kembali
11) Mendatangi villa sebelum tamu check-out
12) Memeriksa kembali seisi villa untuk mencegah barang
tertinggal
13) Melakukan pembersihan dan pengecekan kembali
14) Mencatatn dan membuat laporan
15) Memberikan laporan terhadap Service Operator
Sumber : Data diolah
Page 25
TABEL 24
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE
INFORMATION TECHNOLOGY
Job Standard Operational Procedures
Maintenance
Software
1) IT tim membuat dan melakukan pembahasan mengenai
rencana kerja setiap tahun
2) Selanjutnya dimasukan kepada anggaran teknologi
informasi
3) Bagian IT mengusulkan kepada CEO dan kepada bagian
finance
4) Setelah disetujui maka bisa melakukan maintenance
software
Repair
and
Maintenance
Equipment and
Material
1) Membuat pencatatan, laporan dan juga bukti untuk
perbaikan dan perawatan equipment dan material
2) Melaporkan kepada IT manager
3) Membuat dan mencantumkan anggaran engineering
4) Memberikan dan melaporkan kepada IT manager
5) Selanjutnya diberikan kepada CEO dan finance untuk
dibahas
6) Setelah disetujui maka dapat dilakukan perbaikan dan
perawatan
7) Setelah dilakukan perbaikan dan perawatan, dibuat lah
laporan sebagai bukti
8) Membuat dan melaporkan hasil kepada IT manager
Sumber : Data diolah
TABEL 25
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE
SALES AND MARKETING
Job Standard Operational Procedures
Personal
Selling
1) Menerima tugas dan target penjualan dari sales manager
2) Membuat anggaran sales & marketing
Page 26
3) Memberikan anggaran kepada sales manager dan
diserahkan kepada CEO dan finance
4) Pembahasan dengan sales manager dan CEO
5) Menghubungi pihak mall untuk pembukaan booth di mall
tersebut
6) Membuat booth di mall tersebut
7) Melakukan pendekatan dengan calon konsumen yang
sesuai dengan segmen penjualan
8) Memberikan penjelasan kepada calon konsumen
9) Membuat laporan terhadap hasil personal selling
10) Mengevaluasi setiap kegiatan dan menerima hasil
Advertising
1) Membuat project advertising
2) Membuat target dan sasarannya
3) Menentukan jenis iklan
4) Membuat laporan dan anggaran advertising
5) Melaporkan kepada CEO dan finance
6) Pembahasan dengan CEO
7) Membuat advertising dan kerja sama dengan pihak terkait
yang diperlukan
8) Melakukan pemasaran
9) Membuat laporan dan memberikan kepada CEO
10) Mengevaluasi pemasaran terhadap hasil yang diterima
Direct Selling
1) Menerima pesan dari calon konsumen via media sosial
atau E-mail
2) Greeting
3) Menanyakan keperluan
4) Memberikan informasi terkait
5) Memberikan dan menawarkan produk
6) Memberikan iklan atau promosi terkait prodak
7) Greeting dan berterima kasih
Sumber : Data diolah
Page 27
TABEL 26
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE
FINANCE
Job Standard Operational Procedures
Request the
Budget
1) Menerima anggaran keuangan yang diperlukan
2) Melakukan perhitungan budget
3) Melakukan perhitungan anggaran keuangan perusahaan
4) Melakukan pembahasan
5) Memberikan anggaran
6) Mencatat dan membuat laporan keuangan
Receiving
1) Finance melakukan pembelian barang yang sesuai dengan
request
2) Menerima dan memeriksa semua barang yang datang ke
perushaan sesuai dengan yang di order dan di buktikan
dengan purchase order
3) Bila ada yang salah maka bisa ditolak pemesanan itu yang
tidak sesuai dengan apa yang di order kepada supplier
4) Setelah sesuai dengan purchase order maka bisa di tanda
tangani dan diberi cap “receiving”
5) mencatat receiving report untuk semua barang yang
datang ke perusahaan
6) memberitahukan kepada supervisior contolling mengenai
barang yang sudah datang
Budgeting
1) Menerima rencana anggaran yang terperinci per
department yang sudah di tanda tangani kepala
departemen tersebut
2) Mengevaluasi anggaran
3) Mencatatat dan membuat rekapitulasi anggaran
4) Menyampaikan hasil anggaran kepada operational
manager
5) Mengevaluasi kembali
6) Membuat anggaran kerja
Sumber : Data diolah
Page 28
Syarat dan ketentuan merupakan fasilitas untuk menjaga keamanan
perusahaan, mitra kerja, dan calon konsumen. Syarat dan ketentuan ini merupakan
sebuah aturan yang berlaku yang sudah dibuat dan ditetapkan oleh perusahaan ini,
dan harus di ikuti oleh mitra kerja, dan juga calon konsumen yang bekerja sama
dengan perusahaan ini. Berikut merupakan syarat dan ketentuan perushaan
Techvillas :
1. Calon Konsumen
1) Pengenalan
a. Perusahaan Techvillas berhak mengatur dan merubah persyaratan ini
dengan pemberitahuan terlebih dahulu dengan semestinya yang wajar
kepada calon konsumen dengan tidak adanya tanggung jawab apapun
kepada calon konsumen.
b. Komunikasi antara konsumen dengan perusahaan akan direkam sebagai
bukti dan evaluasi kinerja karyawan.
c. Pengawasan dilakukan oleh karyawan sebagai penjaga villa yang
menjadi mitra kerja Techvillas.
2) Permintaan
a. Perusahaan ini akan menyediakan layanan aplikasi sebagai alat
pemesanan dan akan memberikan pelayanan ini kepada konsumen
dengan mengikuti ketentuan-ketentuan yang berlaku.
b. Waktu pemesanan villa bisa di awaktu kapan pun karena sudah
menggunakan sistem dalam aplikasi Techvillas.
c. Jenis-jenis villa yang disediakan telah tercantum pada aplikasi.
Page 29
d. Pelayanan tambahan seperti arrangement service dan event provider
telah tersedia di dalam aplikasi.
e. Techvillas akan menggunakan semua cara yang sesuai untuk
memberikan informasi dan saran dalam merespon permintaan
konsumen.
f. Jika konsumen mengalami kebingungan, maka dapat menghubungi call
center perushaan ini.
3) Pembayaran
a. Kami hanya menerima pembayaran melalui debit, kartu kredit, dan
transfer via perbankan. Data dari kartu pembayaran akan disimpan
dengan aman di dalam sistem perusahaan.
b. Harga belum termasuk pajak 10% dan servis 11%.
c. Pengiriman quotation sebagai biaya yang harus dibayarkan.
d. Pembayaran harus lunas di awal pembayaran.
e. Bila pembayaran tidak terpenuhi dalam 1 hari maka akan dianggap
gagal dalam melakukan pembayaran atau cancel terhadap pemesanan
villa.
f. Setelah pembayaran dilakukan, kami akan segera mengirim E-Voucher.
4) Tanggung Jawab Konsumen
a. Layanan yang telah diberikan oleh Techvillas tidak boleh digunakan
untuk tujuan apapun yang tidak patut, tidak bermoral, melanggar
hukum.
Page 30
b. Konsumen harus memberi tahu jumlah orang yang akan menggunakan
villa tersebut,
c. Setiap barang dan fasilitas yang berada di villa tidak boleh dibawa
pulang ataupun bila mengalami kerusakan maka biaya akan dibebankan
kepada konsumen yang menggunkan villa tersebut.
d. Segala jenis kecelakaan dalam menggunakan villa adalah tanggung
jawab dari konsumen.
5) Kewajiban
a. Ketentuan-ketentuan ini disepakati antara konsumen dengan
perusahaan di dalam aplikasi yang telah disediakan sebelumnya dan
disetujui dengan membaca dan mengisi tanda bahwa sudah disepakati
dalam pemesanan villa.
b. Perushaan ini tidak memiliki kewajiban terhadap konsumen atas
kehilangan, kerusakan barang pribadi konsumen di villa karena akan
dilakukannya pengecekan terlebih dahulu.
2. Mitra kerja
1) Keuntungan
a. Pembagian keuntungan akan disepakati oleh perusahaan dengan
pemilik villa dengan ketentuan 75% keuntungan dari penjualan akan
diterima oleh pemilik villa, dan 25% keuntungan dari penjualan akan
diterima oleh perusahaan Techvillas.
b. Pembagian keuntungan 60% untuk pemilik villa dan 40% untuk
perusahaan Techvillas bila dalam awal bergabungnya villa dengan
Page 31
perusahaan tidak bisa memenuhi standar fasilitas yang telah ditentukan
dan diberikan pinjaman untuk memenuhi fasilitas yang sesuai dengan
standard perusahaan.
c. Pembagian keuntungan akan dikirim setiap bulannya kepada pemilik
villa per tanggal 20 bulan.
2) Kewajiban
a. Mitra kerja yang bergabung dengan perusahaan ini diwajibkan untuk
memenuhi standar villa yang sesuai dengan standar perusahaan ini.
b. Standar yang diwajibkan berupa fasilitas wifi, hot & cold water, tv dan
linen.
c. Ketentuan yang sudah dibuat dan diterapkan harus di patuhi oleh mitra
kerja.
3. Umum
1) Discount
Pemberian discount oleh karyawan yang menggunakan voucher discount
harus disetujui oleh operational manager. Pemberian discount hanya
berlaku bagi Sales executive sebesar 10%, kepala department sebesar 15%
dan CEO sebesar 20%.
Syarat dan ketentuan tersebut didasari oleh Win Win Solution agar
memberikan kemanan dan kenyamanan bagi pihak perusahaan, mitra kerja, maupun
calon konsumen. Kemudian dengan dibentuknya syarat dan ketentuan ini maka dapat
menimalisir resiko-resiko yang dapat terjadi.