Stručný prehľad metodológie PRINCE2® Jednodňový seminár Organizovaný: INBOX SK s.r.o. (v spolupráci s AJS Management Slovakia a CUPE ltd. UK) www.prince-2.sk [email protected]Školiteľ: Branislav Gablas Realizovanie: 23.4.2012, Bratislava PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Stručný prehľad metodológie PRINCE2, všetko, čo potrebujete vedieť (jednoddňový seminár)
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Výrazy na preklad
Business Case – zdôvodnenie projektu
Issue – problém (udalosť, otvorený bod)
Project Management Team – Projektový team
Organizácia – štruktúra proje teamu
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Premenné PRINCE2
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Čas
Rozsah
Prínos
Náklady
ÚSPECH
Riziko
Kvalita
Prečo je dobré riadiť projekty
metodológiou PRINCE2- Najrozšírenejšie v EU
- Jednotný jazyk dodávateľov a odberateľov
- Orientované na produkty
- ???
- ???
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Princípy PRINCE2 Continued business justification
Pokračujúca opodstatnenosť projektu
Learn from experienceUčenie sa z predchádzajúcich skúseností
Defined roles and responsibilitiesDefinované úlohy a zodpovednosti
Manage by stages
Riadenie po etapách
Manage by exception
Riadenie s odsúhlasenými odchýlkami
Focus on products
Zameranie sa na produkt
Tailor to suit the project environment
Prispôsobenie projektovému prostrediu
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Témy PRINCE2 Bussiness Case
Zdôvodnenie projektu
OrganizationOrganizácia
QualityKvalita
PlansPlány
RiskRiziko
ChangeZmena
ProgressPokrok
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Business Case – Zdôvodnenie projektu„Zdôvodnenie projektu“ popisuje dôvod, pre ktorý sa má projekt realizovať, jeho náklady, riziká a očakávané prínosy.
Cieľom tejto témy je vytvorenie mechanizmu, ktorý posudzuje, či je projekt naďalej želateľný, životaschopný a dosiahnuteľný, a či teda sú dôvody na ďalšie investície.
Obsahuje – dôvody, prínosy, náklady, možnosti pre organizáciu, investície, riziká,
nevýhody, harmonogram
Výsledok projektu:- výsledok projektu
- výstup projektu
- prínos projektu
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
OrganizáciaTéma organizácie definuje a vytvára projektové štruktúry, podriadenosti a zodpovednosti.
Projekt je dočasná organizácia....
Vytvorenie efektívnej štruktúry tímu projektového manažmentu a komunikačnej stratégie na začiatku projektu a jej udržiavanie počas celej životnosti projektu sú podstatnými elementami úspechu projektu.
Niektoré úlohy je možné spájať a kombinovať
4 úrovne projektového manažmentu
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
KvalitaKvalita je vo všeobecnosti definovaná ako súhrn vlastností a vlastných alebo pridelených charakteristík produktu, osoby, procesu, služby a/alebo systému, ktorý má schopnosť naplniť potreby, požiadavky alebo špecifikáciu.
Manažment kvality je definovaný ako koordinované aktivity na kontrolu a riadenie organizácie s ohľadom na kvalitu.
Plánovanie kvality sa týka definovania produktu požadovaného projektom so zodpovedajúcimi kritériami kvality a metódami kvality.
Metóda kvality: Ako kontrolovať? Napr. posúdenie kvality
Zručnosti kontroly kvality: zručnosti alebo ľudia potrební na testy
Zodpovednosť za kvalitu: výrobca, posudzovateľ a schvaľovateľ
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Riziká
Riziko je neistá udalosť alebo sled neistých udalostí, ktoré keď sa vyskytnú, tak budú mať efekt na dosiahnutie cieľov.
Manažment rizík:
- identifikovať
- vyhodnotiť
- Plánovať
- realizovať
Príčina rizika
Riziková udalosť
Vplyv rizika
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Cyklus riadenia rizík
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Stratégia riadenia rizík
Cieľom je identifikovať, vyhodnotiť a kontrolovať akúkoľvek
potencionálnu a schválenú zmenu oproti pôvodným plánom.
Stupnice - pre pravdepodobnosť a dopad
Blízkosť – v čase
Kategórie – ak sa použijú
Odpovede – ohrozenie a príležitosť
Indikátory včasného upozornenia
Tolerancie rizík
Rozpočet na riziká
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Odpovede na riziká
Odpovede na hrozby-vyhnúť sa – zmeniť alebo preplánovať
-zredukovať – pravdepodobnosť alebo dopad
-preniesť – finančnú zodpovednosť
-záložný plán – ak sa riziko objaví
-akceptovať – prijať riziko
-zdieľať – s partnerom
Odpovede na príležitosti-zvýšiť – pravdepodobnosť alebo dopad
-využiť – chopiť sa príležitosti
-zdieľať – bonusy
-odmietnuť - neprijať
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Zmena
Cieľom je identifikovať, vyhodnotiť a kontrolovať akékoľvek potencionálne a schválenú zmeny oproti pôvodným plánom.
Konfiguračný manažment vs. Stratégia konfiguračného manažmentu
Register problémov (udalostí):
- Požiadavka na zmenu
- Off specification (akceptovanie iného, než bolo definované)
- Concession
- Problem/concern – akákoľvek iná udalosť, ktorú musí projektový manažér eskalovať riadiacemu výboru
Autorita pre zmenu, rozpočet pre zmenu
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Stratégia riadenia konfigurácií
Konfigurácia (verzia produktu) – pre všetky produkty uvedené do základne (baseline)
Obsah:
-Postup riadenia konfigurácií
-Postup riadenia problémov a zmien
-Stupnice – rebríček závažnosti problémov a zmien
Navrhovaná metrika – MoSCoW
Zodpovednosti – Autorita pre zmenu
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Progress
Cieľom tejto témy je monitorovať a porovnávať aktuálnu situáciu oproti plánovanej.
Obsiahnuté v troch princípoch:
- manažovanie po etapách
- kontinuálne odôvodnenie projektu
- manažment projektov s výnimkami
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
6 úrovní tolerancií: -čas
-náklady
-rozsah
-riziká
-kvality
-Prínosy
Prideľovanie tolerancií vs. reportovanie
Výnimka (prekročenie tolerancie)
Keď projektový manažér predpokladá, že bude prekročená niektorá z tolerancií, predkladá správu o výnimke
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Plán etapy Plán výnimkyDP
Plán výnimky
tolerancia
DP
správa o
výnimke
Procesy
Proces je štruktúrovaný set aktivít navrhnutých na to, aby splnil špecifický cieľ.
PRINCE2 definuje 7 procesov:
- Predprojektová príprava - Starting up a project (SU)
- Strategické riadenie projektu - Directing a project (DP)
- Iniciovanie projektu - Initiating a project (IP)
- Riadenie etapy - Controlling a stage (SC)
- Riadenie dodávky produktu - Managing Product delivery (MP)
- Riadenie hraníc etapy - Managing a Stage boundary (SB)
- Ukončenie projektu - Closing a project (CP)
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Procesný model
PRINCE 2 je ochranná známka OGC a APM Group Ltd.
Predprojektová príprava
Účelom procesu Predprojektová príprava je uistiť sa pred iniciačnou etapou že máme všetky potrebné podklady a vieme odpovedať na otázku: máme životaschopný projekt, ktorý má cenu realizovať?
Aktivity:-vymenovanie Výkonného riaditeľa a Projektového manažéra
-získanie skúseností z minulých projektov
-navrhnutie projektového tímu
-pripravenie Rámcového zdôvodnenia projektu
-definovanie kritérií kvality a akceptačných kritérií používateľa
-výber prísupu k projektu a skompletizovanie Popisu projektu
-naplánovanie Iniciačnej etapy
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Predprojektová príprava
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Predprojektová príprava – projektový manažér
Zachytiť
predchádza-
júce
ponaučenia
Vybrať prístup k
projektu a zostaviť
popis projektuPripraviť
rámcové
zdôvodnenie
projektu
Naplánovať
iniciačnú
etapu
Navrhnúť a
vymenovať
riadiaci tím
projektu
Vymenovať
výkonného
riaditeľa &
projektového
manažéra
Denník ponaučení
Rámcové zdôvodnenie projektu
Popis produktu projektuPopis projektu
Denník
Strategické riadenie projektu
Účelom tohto procesu je umožniť riadiacemu výboru, aby mohol kontrolovať úspech projektu prostredníctvom kľúčových rozhodnutí a vykonávania celkovej kontroly, zatiaľ čo denno-denný manažment projektu je delegovaný na Projektového manažéra.
Aktivity:
- Autorizácia iniciačnej etapy
- Autorizácia projektu
- Autorizovanie plánu etapy alebo plánu výnimky
- Ad-Hoc riadenie
- Autorizovanie ukončenia projektu
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Strategické riadenie projektu
PRINCE 2 je ochranná známka OGC a APM Group Ltd.
Iniciácia projektu
Cieľom Iniciácie projektu je položiť dobré základy, aby sa
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Iniciácia projektu
PRINCE 2 je ochranná známka OGC a APM Group Ltd.
Príprava stratégiíStratégia riadenia rizík
- Stupnice závažnosti, pravdepodobností a proximity
- Register rizík
Stratégia riadenie konfigurácií
-Stupnice zmien – MoScOW
-Záznam o konfiguračnej položke
-Register problémov
Stratégia riadenia kvality
-Register kvality
Stratégia riadenia komunikácie
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Riadenie etapyÚlohou procesu riadenia etapy je prideliť prácu, ktorá
má byť urobená, monitorovať
práce, zaoberať sa problémami
a udalosťami, zdokumentovať
pokrok riadiacemu výboru, prijať
nápravné opatrenia a zabezpečiť,
že etapa sa nachádza v rámci
povolenej tolerancie.
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Aktivity
Pracovné balíky:- Autorizovanie Pracovného balíka
- Revidovanie štatútu pracovného balíka
- Obdržanie kompletného pracovného balíka
Monitorovanie a správy:- Prehľad o situácii v etape (Review the stage status)
- Highlights report
Poblémy:- Zachytenie a preskúmanie udalostí a rizík
- Eskalovanie udalostí a rizík
- Vykonanie opravnej akcie
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Aktivity
Pracovné balíky:- Autorizovanie Pracovného balíka
- Revidovanie štatútu pracovného balíka
- Obdržanie kompletného pracovného balíka
Monitorovanie a správy:- Prehľad o situácii v etape (Review the stage status)
- Highlights report
Poblémy:- Zachytenie a preskúmanie udalostí a rizík
- Eskalovanie udalostí a rizík
- Vykonanie opravnej akcie
PRINCE 2 je ochranná známka OGC a APM Group Ltd.
Riadenie dodávky produktu
Účelom tohto procesu je kontrolovať spojenie medzi Projektovým
manažérom a manažérami tímov.
-práca pridelená teamom je odsúhlasená a autorizovaná
-manažéri tímov, členovia tímov a dodávatelia vedia presne, čo majú dodať
-plánované produkty sú dodané v rámci tolerancie
Vykonávané aktivity:
Odsúhlasenie pracovného balíka
Zrealizovanie pracovného balíka
Dodanie pracovného balíka
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Riadenie dodávky produktu
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Riadenie hraníc etapy
Účelom procesu Riadenie hraníc etapy je umožniť Riadiacemu
výboru, aby bol informovaný Projektovým manažérom o situácii v
prebiehajúcej etape, schválil plán ďalšej etapy, revidoval
aktualizovaný projektový plán a potvrdil „Continued bussiness
justification“ a akceptovateľnosť rizík.
Aktivity:
- Plánovanie ďalšej etapy
- Aktualizovanie projektového plánu
- Aktualizovanie Business case
- Zdokumentovanie konca etapy (End stage report)
- Vytvorenie Excemption plan
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Riadenie hraníc etapy
PRINCE 2 je ochranná známka OGC a APM Group Ltd.
Ukončenie projektu
Účelom procesu Ukončenia projektu je stanoviť fixný bod, pri ktorom bude prevzatý Project Product a potvrdiť, že ciele stanovené v PID boli dosiahnuté (alebo schválené).
Ciele:-Skontrolovať akceptovanie všetkých produktov
užívateľom
-Overiť, že podporná organizácia (host site) bude
schopná podporiť produkt, keď bude projekt
ukončený
-Preveriť správanie sa projektu oproti plánu
-Vyhodnotiť prínosy, ktoré boli dosiahnuté,
aktualizovať plány na dokončenie ostatných,
-Zabezpečiť, že všetky opatrenia sa zrealizovali
a že všetky otvorené problémy a riziká majú
naplánované akcie
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Ukončenie projektu
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.
Školenia PRINCE2- zhruba 1x mesačne
- trvanie 3 dni
Skúška
- 1 hodina (+15 minút administratíva)
- 75 otázok v teste
- 35 správnych odpovedí
- vyhodnotenie hneď po skúške
PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd