Jbptunikompp Gdl Reniyulian 23814 10 Babi

BAB IPENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah Kita ketahui bahwa pada perusahaan dagang banyak menyediakan segala jenis barang untuk konsumen (customer). Dimulai dengan proses pemesanan dan penawaran barang kepada konsumen (customer), khususnya prosedur penjualan dalam perusahaan ini juga harus ada pencatatan untuk masuk maupun keluarnya barang atau pencatatan pengendalian perusahaan.Persediaan barang dilakukan oleh perusahaan supaya dapat memenuhi permintaan dari konsumen (customer), karena PT. MAKRO (Lotte Mart) cabang Bandung merupakan perusahaan yang memiliki tujuan untuk memberikan kemudahan dan kenyamanan kepada masyarakat dalam berbelanja dengan menawarkan kualitas, pelayanan yang baik dan harga yang terjangkau oleh masyarakat dengan seperti itu bisa memberikan keuntungan juga bagi pengusaha kecil.PT. MAKRO (Lotte Mart) cabang Bandung yang berada di jln. Soekarno Hatta no. 646 Bandung adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha penjualan barang,dalam setiap aktivitasnya perusahaan ini harus membuat dan mencatat setiap proses keluar masuknya barang dan mencatat persediaan barang yang ada dalam gudang sehingga menghasilkan laporan keuangan, laporan persediaan barang dan laporan penjualan.Setiap di lakukannya persediaan barang dalam perusahaan dagang selalu bekerja sama dengan supplier tentu dengan adanya perjanjian dari awal bila barang yang mereka berikan pada perusahaan sudah kadaluarsa maka perusahaan bisa mengajukan tukar guling atau bila barang rusak perusahaan bisa mengembalikan barang kepada supplier. Barang yang tersedia di perusahaan ini ada dua macam fresh food dan non fresh food oleh sebab itu perusahaan memiliki setiap data transaksi barang yang diantarkan oleh supplier sehingga menghasilkan informasi berupa persediaan barang,untuk dipakai sebagai acuan dalam mengambil keputusan. Pelaksanaan kerja praktek dilaksanakan selama 2 bulan dari tanggal 06 April 2010 sampai dengan 31 Mei 2010 yang dilaksanakan pada hari tertentu. Jam kerja yang diberikan oleh perusahaan bersifat flexsibel yang artinya apabila penulis ada suatu keperluan pribadi yang tidak bisa ditunda maka penulis bisa meminta izin kepada pembimbing teknis Good Receiving (GR). Berdasarkan hal-hal tersebut di atas maka penulis tertarik untuk mengambil judul: TINJAUAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA PT. MAKRO (Lotte Mart) CABANG BANDUNG.

1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek1.2.1 Maksud Kerja PraktekMaksud dari melaksanakan kerja praktek ini adalah untuk mendapatkan suatu data yang berkaitan dengan sistem informasi persediaan barang pada PT. MAKRO (Lotte Mart) cabang Bandung.

1.2.2 Tujuan Kerja PraktekAdapun tujuan dari pelaksanaan kerja praktek ini adalah sebagai berikut:A. Untuk mengetahui fungsi dan dokumen perusahaan yang terkait dengan judul penulis pada PT. MAKRO (Lotte Mart) cabang Bandung.B. Untuk mengetahui sistem informasi persediaan barang pada PT. MAKRO (Lotte Mart ) cabang Bandung.

1.3 Metode Kerja PraktekMetode yang dilakukan dalam membuat laporan kerja praktek dengan metode blok release yaitu penelitian yang dilakukan pada waktu tertentu dalam jangka waktu satu bulan, adapun teknik dalam pengumpulan data diantaranya:A. Field research, dimana dalam mencari informasi penulis melakukan (interview) kepada pembimbing dan staff juga kepada bagian-bagian yang terkait secara langsung di lapangan.B. Studi pustaka, penulis mencari informasi berdasarkan beberapa referensi yang mendukung dalam membuat laporan kerja praktek.

1.4 Kegunaan Kerja PraktekAdapun kegunaan kerja praktek ini bisa bermanfaat bagi:A. Penulis Kerja Praktek ini dilakukan untuk menambah pengetahuan dan pemahaman bagi penulis mengenai informasi persediaan barang serta memberikan pengalaman bagi penulis.B. Perusahaan Hasil dari kerja praktek ini diharapkan dapat memberikan satu masukan yang berarti bagi perusahaan khususnya masalah yang berhubungan dengan sistem informasi persediaan barang.

1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek1.5.1Lokasi Kerja PraktekUntuk lokasi pelaksanaan kerja praktek ini penulis mengambil lokasi di PT. MAKRO (Lotte Mart) dan ditempatkan di bagian good receiving (penerimaan barang) yang beralamatkan di jln.Soekarno Hatta no. 646.

1.5.2 Waktu Pelaksanaan Kerja PraktekWaktu pelaksanaan kerja praktek dilaksanakan pada hari tertentu saja , dimulai dari tanggal 06 April 2010 sampai dengan 31 Mei 2010. Pelaksanaan kerja praktek ini dilakukan secara mobile (tidak terikat waktu) karena waktu yang digunakan penulis disesuaikan dengan jadwal kuliah. Adapun aktivitas kerja praktek yang dilakukan penulis sebagai berikut: Tabel 1.1 Aktivitas Kerja PraktekHariJam KerjaJam IstirahatKeterangan

Selasa-rabu08.00-17.00 WIB14.00-15.00 WIBKP

Sabtu06.00-15.00 WIB14.00-15.00 WIBKP

1.6 Sistematika PenulisanUntuk membuat laporan kerja praktek ini agar lebih mudah, maka penulis menyusun sistematika penulisan sebagai berikut:BAB IPENDAHULUANBab ini menguraikan mengenai latar belakang masalah kerja praktek, maksud dan tujuan kerja praktek, metode kerja praktek, kegunaan kerja praktek, lokasi dan waktu kerja praktek,dan sistematika penulisan laporan kerja praktek BAB IIPROFIL PERUSAHAANBab ini menguraikan mengenai gambaran umum perusahaan, tujuan dan visi, misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, deskripsi jabatan dan aktivitas kegiatan perusahaan.BABIIILAMA DAN JENIS KEGIATAN KERJA PRAKTEKBab ini menguraikan mengenai lama kerja praktek, dan jenis kegiatan selama kerja praktek.BAB IVKEGIATAN PELAPORAN KERJA PRAKTEKBab ini menguraiakan mengenai landasan teori dan masalah yang akan dibahas berkaitan sistem informasi persedian bsarang pada Pt. Lotte Mart.BAB V SIMPULAN DAN SARANBab ini menjelaskan simpulan dan saran terhadap hasil pembahasan masalah yang diharapkan dapat bermanfaat bagi semua pihak yang telibat.

BAB IIPROFIL PERUSAHAAN

2.1 Gambaran Umum Perusahaan2.1.1Sejarah PerusahaanPT. Makro merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa perdagangan dengan penjualan sistem partai besar atau perkulakan (whole seller) artinya makro menjual barang dalam jumlah besar yang sasaran utamanya professional yaitu para pengusaha yang bidang usahanya memerlukan penyediaan barang dalam jumlah besar, misalnya pengusaha kantin, hotel maupun restoran, warung sekala menengah atas (retailer), perkantoran, koperasi atau perdagangan lain (trader) maupun agen penjualan.Sampai dengan tahun 2008 makro dimiliki oleh SHV (Steen Handels Vereeniging) yaitu perusahaan yang berada di Belanda yang bidang usaha utamanya adalah pertambangan.Perusahaan ini didirikan pertama kali di Belanda oleh Marthij Van Derlely pada tahun 1968. perusahaan makro ini tersebar luas di 3 kawasan regional internasional yaitu Benua Eropa, Asia dan Amerika Selatan. Saat ini PT. Makro Indonesia telah memiliki 20 toko yang tersebar di berbagai daerah atau kota-kota besar yang menjadi sasaran utama pembangunan usaha perkulakan modern. Perusahaan Makro Indonesia didirikan pertama kali di Jakarta yaitu pada bulan Oktober 1991, dengan kantor pusat terletak di Jl. Lingkar Luar Selatan Kav. 5-6 Ciracas Jakarta Timur. PT. Makro Bandung disebut juga store 05, karena Makro Bandung merupakan store Makro yang didirikan pada urutan store ke-5 setelah Makro Pasar Rebo, Sidoarjo, Kelapa Gading dan Meruya.Pada bulan Juli tahun 2008 manajemen pusat makro di Belanda memutuskan untuk menjual usaha perusahaannya di Indonesia, hal ini disebabkan bisnis utama SHV (Steen Handels Vereeniging) adalah pertambangan, sehingga SHV (Steen Handels Vereeniging) akan lebih memfokuskan usahanya di Eropa hanya di bidang pertambangan. Kegiatan lelang internasional, sekitar bulan November 2008 usaha PT. Makro Indonesia beralih tangan kepemilikannya ke Lotte Group yang berkantor Pusat di Korea Selatan. Oleh karena itu , PT. Makro Indonesia berganti nama menjadi PT. Lotte Shopping Indonesia.PT. Lotte adalah sebuah perusahaan no.5 terbesar di Korea Selatan, berpengalaman dalam mengoperasikan dunia retail, sehingga impian managemen lotte group adalah menjadikan lotte menjadi perusahaan retail nomor satu di Asia. Lotte membeli seluruh saham dan mengambil alih karyawan PT. Makro Indonesia, namun demikian Kantor Pusat PT. Lotte Shopping Indonesia tetap di Jakarta Timur. Seiring dengan kepemilikan Lotte Group terhadap perusahaan makro, maka di kantor pusat telah di angkat 3 Direktur baru yaitu, Wayan Gede Suci sebagai Operations Director, Joanito Iwan Tamsil sebagai IT Director, dan Indra Budiana sebagai Fresh Food Director.2.2Tujuan Dan Visi, Misi Perusahaan2.2.1Tujuan Perusahaan Adapun tujuan dari PT. Lotte Shopping Indonesia Bandung adalah:A. Bagi Anggota Lotte:1.Dapat menghemat biaya dan waktu.2.Dapat membatasi pembelian sesuai dengan kebutuhan.3.Mendapat harga yang murah.4.Dapat mencari dan memilih barang dengan mudah.5.Barang yang dibeli adalah barang baru dan bermutu.6.Memiliki kemudahan untuk menentukan waktu berbelanja.B. Bagi Pemasok:1.Pembelian dalam volume besar dan banyak ragamnya.2.Produk didistribusikan dengan cepat.3.Dapat mempromosikan produk lewat Makro Mail.4.Ketepatan waktu dalam pembayaran oleh Lotte.C. Bagi Masyarakat:1.Lotte dapat menciptakan lapangan kerja.2.Merangsang masyarakat untuk berwirausaha.D. Bagi Pemerintah:1.Terjaminnya pemasukan pajak.2.Membantu pedagang kecil yang modalnya lemah.3.Ikut serta menahan laju inflasi.

2.2.2Visi PerusahaanVisi dari PT. Lotte Shopping Indonesia Bandung adalah selalu berusaha untuk memenuhi kebutuhan konsumen yaitu dari segi harga memberikan harga yang murah untuk konsumen dan dari segi pemenuhan barang yaitu menyediakan variatif barang yang dicari oleh banyak konsumen. Target market dari PT. Lotte bisa pengusaha besar ataupun perorangan, dimana keduanya memperoleh keuntungan dengan mendapat harga yang murah. Untuk itu PT. Lotte selalu berusaha menjadi ritel yang terdepan di antara ritel-ritel yang lain.

2.2.3Misi PerusahaanMisi dari PT. Lotte Shopping Indonesia Bandung adalah pendistribusian produk dengan harga, kualitas, dan ragam terbaik kepada pelanggan profesional, sehingga dapat memberikan mereka keuntungan dan kesempatan untuk berkembang. Sasaran kami adalah:A. Untuk para pelanggan adalah sebagai sumber pasokan yang paling dapat di andalkan yang memberikan mereka kesempatan untuk bersaing dalam segmen pasarnya.B. Untuk para pemasok adalah pendistribusian mereka dengan biaya terendah untuk jangkauan titik penjualan terbanyak.

2.3 Motto/Slogan PerusahaanPT. MAKRO (Lotte Mart) mempunyai motto yaitu senyum-salam-bantu berikan senyuman yang indah, salam yang ramah dan bantuan yang tulus kepada pelanggan.

2.4 Struktur Organisasi PerusahaanStruktur organisasi merupakan rangkaian hubungan kerja sama dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang bersangkutan. Setiap perusahaan mempunyai struktur organisasi yang berbeda dengan perusahaan lainnya tergantung pada jenis dan luasnya bidang usaha serta kebutuhan itu sendiri. Pada struktur organisasi harus terdapat pemisahan fungsi yang jelas. Adanya pemisahan fungsi yang jelas setiap bagian dapat mengetahui kedudukan dan posisinya dalam perusahaan.Struktur organisasi PT. Lotte Shopping Indonesia Bandung adalah berbentuk garis dan staff dimana pimpinan tertinggi adalah General Manager artinya General Manager memberikan wewenang kepada bawahannya sesuai dengan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Jadi dengan demikian setiap kegiatan tiap-tiap bagian harus dipertanggungjawabkan kepada General Manager.Struktur organisasi ini dimaksudkan sebagai pedoman dan landasan kerja perusahaan agar dapat terlaksana dengan baik.

BAGAN SUSUNAN ORGANISASIPT. MAKRO (Lotte Mart)

Keterangan:

= Tempat dimana penulis melakukan kerja praktekGambar 2.1 Struktur Organisasi Berjalan

2.5 Deskripsi JabatanBerikut ini adalah penjelasan secara garis besar mengenai uraian tugas dari bagian-bagian yang terkait dalam kegiatan perusahaan khususnya dalam sistem informasi persediaan barang dagang dry food.Adapun pembagian tugas masing-masing divisi pada PT. Lotte Shopping Indonesia Bandung adalah:A. SGM (Store General Manager) dan ASGM (Assistant General Manager), bertugas: 1.Lebih fokus pada kegiatan operasional.2.Membuat strategi pengelolaan tim.3.Mengontrol tugas dan tanggung jawab masing-masing divisi manager.4.Mengoptimalkan efisiensi.5.Mencapai sales target.B. Divisi Human Resources, bertugas:1.Melayani kebutuhan karyawan.2.Merekrut karyawan.3.Menggaji karyawan.4.Mengontrol kehadiran karyawan.C. Divisi ALC (Administration Logistic Centre), bertugas:1.Menangani perbaikan pada computer.2.Mengelola barang-barang keperluan Makro.3.Mengecek kondisi barang sebelum dan sesudah digudang.4.Melakukan order / permintaan barang dari su pplier.5.Mengelola penggunaan kebutuhan keuangan toko.D. Divisi CD (Customer Development) bertugas:1. Mendapatkan dan mempertahankan customer yang telah ada.2. Melayani pendaftaran anggota baru.3. Menginput data anggota baru.4. Panggilan (paging) untuk karyawan, pengunjung dan promosi produk Lotte.5. Melayani penitipan barang.6. Menangani komplain atau pertanyaan dari customer.7. Mengeluarkan nota retur untuk penukaran barang.E. Divisi Check Out (CO) atau Cashier, bertugas:1. Menangani transaksi pembelanjaan customer.2. Membantu customer memberikan penjelasan mengenai sistem belanja di Lotte.F. Divisi GR (Good Receiving), bertugas:1. Menerima barang yang dikirim dari supplier.2. Mengecek barang sebelum dan sesudah masuk gudang.3. Mengecek surat jalan dari supplier.4. Note pengembalian barang (goods return note) barang yang rusak kepada supplier.5. Membuat surat DOA (different of advice).

G. Divisi Fresh Food, bertugas:1. Mendisplay barang.2. Mengecek harga barang.3. Mengecek barang kadaluarsa.4. Melakukan control kualitas barang.5. Menjaga ketersediaan barang.H. Divisi Dry Food, bertugas:1. Mendisplay barang.2 .Mengecek harga barang.3. Mengecek barang kadaluarsa.4. Melakukan control kualitas barang.5. Menjaga ketersediaan barang.I. Divisi Non Food, bertugas:1.Mendisplay barang.2.Mengecek harga barang. 3.Mengecek barang kadaluarsa.4. Melakukan control kualitas barang.5.Menjaga ketersediaan barang.

2.6 Aspek Kegiatan PerusahaanPT. MAKRO (Lotte Mart) merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan barang.

BAB IIILAMA DAN JENIS KEGIATAN KERJA PRAKTEK

3.1 Lama Kerja PraktekLama pelaksanaan kerja praktek dilaksanakan hari tertentu karena disesuaikan dengan jadwal perkuliahan, untuk jadwal kerja praktek sendiri dimulai pada hari selasa dan rabu dari pukul 08.00-17.00 WIB sedangkan pada hari sabtu dimulai dari pukul 06.00-15.00 WIB dengan waktu istirahat selama satu jam dari pukul 14.00-15.00 WIB, selama 2 bulan dari tanggal 06 April 2010 sampai dengan tanggal 31 Mei 2010.

Adapun Time Schedule kerja praktek adalah sebagai berikut:Tabel 3.1 Time Schedule Kerja PraktekNoAktivitasTahun 2010

MaretAprilJuniJuli

1234123412341234

1Kontrak Mata Kuliah

2Pembuatan surat Kerja praktek

3Pengiriman suratKP ke perusahaan

4Penerimaan suratBalasan KP

5Pengajuan usulanDosen pembimbing

6Penerimaan keputusan Dosen

7Pelaksnaan KP

8Bimbingan

9Penyusunan laporan KP

10Pengumpulan laporanKP(draft+ CD)

3.2 Jenis Kegiatan Kerja PraktekKegiatan yang penulis lakukan selama melaksanaankan kerja praktek di PT. MAKRO (Lotte Mart) di bagian Good Receiving, sesuai dengan judul laporan kerja praktek yaitu sistem informasi persediaan barang penulis melakukan kegiatan sebagai berikut:A. Adapun kerja praktek yang dilakukan berkaitan dengan fungsi dan dokumen perusahaan sebagai berikut:1. Memberikan stiker pada surat jalan sesuai dengan PO (purchases order) oleh supplier.2. Mengecek kondisi barang sebelum dimasukan dalam gudang penyimpanan. 3. Mengoreksi surat DOA (Different of Advice).4. Melakukan wawancara dan mengumpulkan datadata yang penulis butuhkan, dan membantu kegiatan operasional.B. Adapun yang menyangkut sistem informasi persediaan barang pada PT. MAKRO (Lotte Mart ) cabang Bandung sebagai berikut:1. Menginput data barang yang dikirimkan oleh perusahaan.2. Mengecek data barang yang sudah di input bagian admin.3. Note pengembalian barang (goods return note) barang yang rusak kepada supplier.

BAB IVKEGIATAN PELAPORANKERJA PRAKTEK

4.1 Landasan teoriSebelum penulis memaparkan isi dari laporan ini, penulis harus mempunyai landasan teori yang kuat terlebih dahulu sehingga penulis dapat mempertanggungjawabkan isi keseluruhan dari laporan ini. Oleh karena itu pada sub bab ini, penulis akan menuliskan landasan teori dari pendapat para ahli mengenai sistem informasi persediaan barang.

4.1.1 Sistem Definisi sistem menurut Azhar Susanto dalam buku yang berjudul Sistem Informasi Manajemen mendefinisikan bahwa:

Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/ bagian/ komponen baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu (2004:2).

Menurut Al-Bahra bin Ladjamudin dalam buku yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi mendefinisikan bahwa: suatu sistem adalah sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling berkerjasama membentuk suatu kesatuan (2005:1). Berdasarkan penjelasan di atas penulis dapat mengambil simpulan bahwa sistem merupakan kesatuan dari beberapa elemen yang saling berkaitan dan berhubungan untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

4.1.2 Informasi Pengertian informasi menurut Azhar Susanto dalam buku yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi menjelaskan bahwa:informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat(2007:46). Menurut Jogiyanto HM dalam buku berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi bahwa: informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya(2005:8).Berdasarkan pengertian informasi yang disebutkan di atas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah,dibentuk atau dimanipulasi menjadi data yang memiliki kegunaan dan manfaat bagi orang yang menerimanya dan dapat digunakan sebagai alasan untuk melakukan suatu tindakan serta mengambil keputusan

4.1.3 Sistem InformasiSistem informasi menurut Azhar Susanto dalam buku yang berjudul Sistem Informasi Manjemen mendefinisikan bahwa:

Sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna (2004:2).

Menurut Jogiyanto HR dalam buku yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi yang diambil dari definisi Rebort A dan K. Roscoe Davis sebagai berikut:

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan(2004:3).

Berdasarkan penjelasan di atas penulis dapat mengambil simpulan bahwa sistem informasi adalah kumpulan sub-sub sistem yang saling berhubungan dan menghasilkan informasi yang berguna untuk para pemakai.

4.1.4 Persediaan Pengertian persediaan menurut Mulyadi dalam buku yang berjudul Sistem Akuntansi mendefinisikan bahwa: persediaan yang terdapat dalam perusahan dagang adalah persediaan barang yang merupakan barang yang dibeli untuk dijual kembali(2001:5). Menurut Soemarso S.R. dalam buku yang berjudul Akuntansi Suatu Pengantar mendefinisikan bahwa: persediaan adalah barang-barang yang memiliki perusahaan untuk dijual kembali(2004:7).Berdasarkan penjelasan di atas maka penulis dapat mengambil simpulan bahwa persediaan pada perusahaan dagang hanya terdiri dari satu persediaan yaitu persediaan barang dimana barang tersebut untuk dijual kembali tanpa merubah wujud benda tersebut.

4.1.5 Motode PencatatanMetode pencatatan menurut Soemarso S.R. dalam buku yang berjudul Akuntansi Suatu Pengantar dibagi menjadi 2 metode yaitu:

A. Perpetual Method:Sistem pencatatan persediaan dimana harga pokok penjualan dan persediaan ditetapkan setiap kali terjadi transaksi dalam persediaan yang ada (2004:7).B. Periodik Method:Sistem pencatatan persediaan dimana harga pokok penjualan dan persediaan ditetapkan secara berkala melalui perhitungan fisik terhadap persediaan yang ada (2004:7).

Berdasarkan hasil wawancara terhadap staff administrasi bahwa metode penilaian yang digunakan perusahaan adalah perpetual method, karena perusahaan menetapkan harga pokok penjualan dan persediaan setiap kali terjadi transaksi.4.2 Pembahasan Pelaporan Kerja Praktek4.2.1 Fungsi yang tekait dan dokumen yang digunakan4.2.1.1 Fungsi yang terkaitFungsi yang terkait dalam sistem informasi persediaan barang pada PT. MAKRO (Lotte Mart) adalah sebagai berikut:A. Fungsi GudangFungsi gudang adalah mengecek barang menurut PO (purchases order) dan barang yang supplier bawa harus sesuai dengan surat jalan serta menyimpan barang.B. Fungsi GR (good receiving)Fungsi GR (good receiving) adalah menerima barang yang dikirim dari supplier, mengecek barang sebelum dan sesudah masuk gudang, mengecek surat jalan dari supplier, meretur (mengembalikan) barang yang rusak kepada supplier dan membuat surat DOA (different of advice).C. Fungsi ALC (Administration Logistic Centre)Fungsi ALC (Administration Logistic Centre) adalah mengelola penggunaan kebutuhan keuangan toko dan memberikan persetujuan bila bagian fresh food dan non fresh food melakuakan tukar guling. D. Fungsi Administrasi GR (good receiving) Fungsi Administrasi GR (good receiving) adalah menerima surat jalan sesuai dengan PO (purchases order) dari supplier. Memberikan stiker pada surat jalan dan PO (purchases order) yang masuk dari supplier, lalu ditulis di daftar penerimaan barang (goods receiving list). Menginput data sesuai dengan PO (purchases order) dan surat jalan dan meninput data DOA (different of advice), Note Pengembalian Barang (goods return note). E. Fungsi fresh food dan non fresh food Fungsi fresh food dan non fresh food adalah mengecek kondisi barang yang ada dan menyiapkan stok barang.F. Fungsi ManagerFungsi Manager adalah menerima laporan keuangan dari ALC (Administration Logistic Centre) dan administrasi.G. Fungsi SupplierFungsi supplier adalah membawa barang beserta surat jalan dan PO.

4.2.1.2 Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi persediaan barang pada PT. MAKRO (Lotte Mart) bandung adalah sebagai berikut:A. Surat jalan dan PO (purchases order) yaitu surat yang digunakan untuk mengirimkan barang ke PT. Makro (Lotte Mart).B. Daftar penerimaan barang (goods receiving list) yaitu mencatat nama supplier sesuai dengan nomor yang sudah diberikan oleh GR (goods receiving). Apabila terjadi komplen dari supplier maka GR (goods receiving) mempunyai arsipnya.C. DOA (different of advice) yaitu memeriksa terhadap kiriman barang yang tidak diantar (not delivered), kurang (short) barang, tidak dipesan (not ordered) barang. D. Note pengembalian barang (goods return note) yaitu mengembalikan barang dengan alasan barang-barang tersebut salah, diterima dalam keadaan rusak, kemasan salah dan tidak dipesan.

4.2.2 Sistem Informasi Persediaan Barang pada PT. MAKRO (Lotte Mart) di Bandung4.2.2.1Narasi Sistem Informasi Persediaan Barang Yang Berjalan Narasi sistem informasi persediaan barang pada PT. MAKRO (Lotte Mart) adalah terdiri dari berbagai prosedur sebagai berikut:A. Supplier datang membawa barang dengan melampirkan surat jalan dan PO (purchases order) sebanyak dua rangkap .B. Bagian GR (goods receiving) mengecek kembali surat jalan apa sudah sesuai dengan no PO (purchases order) bila sesuai maka surat jalan diotorisasi dengan memberikan stiker GR ( goods receiving) namun bila tidak sesuai maka surat jalan tersebut dikembalikan dan mencatatnya ke dalam daftar penerimaan barang.C. Bagian admin GR (goods receiving) menginput surat jalan barang yang sudah sesuai dengan PO (purchases order) dan sudah diberikan stiker kemudian hasil inputan (backing sheet) dicetak dua rangkap yang satu rangkap diberikan kepada bagian gudang dan satu rangkap lagi diberikan pada bagian fresh food dan non fresh foods.D. Bagian gudang mengecek kembali hasil inputan barang (backing sheet) yang dibawa oleh supplier apa sudah sesuai dengan yang tercantum surat jalan . jika sesuai barang akan dimasukan ke toko, jika tidak sesuai akan dibuatkan surat DOA (Different of Advice) dan GRN (goods return note) yang diberikan kepada GR (goods receiving) sebanyak satu rangkap, dua rangkap lagi untuk diserahkan pada supplier.E. Bagian fresh food dan non fresh food mengecek kondisi barang sesuai inputan (backing sheet), apabila barang yang diantar mengalami kerusakan, dan barangbarang tidak sesuai pesanan maka bagian fresh food dan non fresh food bisa melakukan tukar guling dengan membuat surat GRN (goods return note) sebanyak tiga rangkap dengan disetujui oleh pihak ALC (Administration Logistic Centre) yang dua rangkap diarsipkan oleh pihak supplier sedangkan satu rangkap diserahkan pada bagian admin, jika sesuai maka hasil laporan inputan (backing sheet) tadi disetujui oleh pihak fresh food dan non fresh food dimaksukan ke dalam dokumen barang.F. Bagian admin membuat inputan laporan barang rusak untuk mendapatkan potongan harga dari supplier dan diserahkan kepada bagian ALC (Administration Logistic Centre).G. Bagian ALC (Administration Logistic Centre) membuat rekap laporan barang dan keuangan dari pihak admin untuk diserahkan kepada bagian manager. H. Bagian manager menerima setiap laporan barang yang sudah dibuat oleh bagian ALC (Administration Logistic Centre).

4.2.2.2 Bagan Alir (flowchart):

Gambar 4.1 Bagan Alir Sistem Informasi Persediaan Barang Pada PT. MAKRO (Lotte Mart)

Gambar 4.2 Bagan Alir Sistem Informasi Persediaan Barang Pada PT. MAKRO (Lotte Mart) lanjutan 1

Gambar 4.3 Bagan Alir Sistem Informasi Persediaan Barang Pada PT. MAKRO (Lotte Mart) lanjutan 2KETERANGAN: SJ = Surat jalan. PO = Purchases order. DOA = Different of advice. SGRN = Surat goods return note. SBS = Surat backing sheet. LBR = Laporan barang rusak. LK = Laporan keuangan.BAB VSIMPULAN DAN SARAN

5.1 SimpulanBerdasarkan hasil kerja praktek penulis pada PT. MAKRO (Lotte Mart) di Bandung, penulis di tempatkan di administrasi GR (Goods Receiving) mengambil simpulan bahwa:A. Fungsi yang terkait dalam sistem informasi persediaan barang adalah fungsi gudang, fungsi ALC (Administration Logistic Centre), fungsi fresh food & non fresh food, GR (good receiving), fungsi administrasi GR (good receiving), fungsi GR (good receiving). Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi persediaan barang adalah surat jalan dan PO (purchases order), daftar penerimaan barang (goods receiving list), DOA (different of advice) dan note pengembalian barang (goods return note).B. Sistem informasi persediaan barang yang berjalan di PT. Makro (Lotte Mart) Bandung meliputi prosedur pengecekan barang, penerimaan barang dan pengeluaran barang.

5.2 SaranHasil tinjauan dan analisa penulis selama melaksanakan kerja praktek pada PT. Makro (Lotte Mart) di bandung, penulis mempunyai saran yaitu:A. Sebaiknya surat jalan dan PO (purchases order) barang dibuat dalam satu surat, sehingga arsipnya atau dokumennya yang digunakan tidak terlalu banyak.B. Secara umum perusahaan ini sudah terkomputerisasi, walaupun aplikasi yang digunakan belum dapat mencakup seluruh fungsi terkait pada perusahaan ini, mungkin suatu saat dapat dibuatkan aplikasi yang dapat mencakup seluruh fungsi yang terkait, agar membuat sistem informasi yang ada pada PT. MAKRO (Lotte Mart) Bandung dapat menghasilkan informasi relevan, tepat waktu dan akurat.

Laporan Kerja Praktek | 29

The height of the text box and its associated line increases or decreases as you add text. To change the width of the comment, drag the side handle.

supplier

Mulai

Membawa SJ & PO

PO 2

PO 1

SJ 2

SJ 1

T

1

GR (goods receiving)

1

PO 1

SJ 1

Cek kembali SJ

Sesuai PO

SJ & PO dikembalikan

Tdk sesuai

DPB

SJdistiker

Ya sesuai

Dicatat dlm DPB

SJ Distiker 1

PO

SJ

2

2

3

PO

SJ

T

7

SGRN 3

SGRN 2

SDOA 3

SDOA 2

T

SGRN 1

SDOA 1

T

10

SGRNacc revisi 3

SGRNacc revisi 2

T

6

The height of the text box and its associated line increases or decreases as you add text. To change the width of the comment, drag the side handle.

Bag ADMINISTRASI

DPB

SJ Distiker 1

SBS

3

SBS

SBS

Bag. Gudang

Dicetak SBS

SBS 2

SBS 1

6

4

4

SBS 2

Dicek brg sesuaiSBS

SESUAI

Ya

Tdk

Membuat SDOA & GRN

Barang dimasukkan ke toko

SBS acc

T

SGRN 3

SGRN 2

SGRN 1

SDOA 3

SDOA 2

SDOA 1

7

8

SGRN Revisi 1

LBR

LBR

LBR

LBR

11

LBR

5

The height of the text box and its associated line increases or decreases as you add text. To change the width of the comment, drag the side handle.

Bag. Fresh Food & Non Fresh Food

SBS 1

5

Cek kondisi barang

Baik

Ya

Tdk

Kondisi barg baik &Sesuai pesanan

SBS

T

Membuat SGRNrevisi

SGRNrevisi 3

SGRN revisi 2

SGRN revisi 1

8

9

Bag. ALC

LBR

11

Membuat

LBR & LK

LK

LBR

LBR & LK

12

Bag. Manager

12

LK

LBR

SELESAI

LBR & LK

LBR & LK

9

SGRNRevisi 3

SGRNRevisi 2

Menandatangani SGRN

SGRN acc revisi 2

SGRN acc revisi 1

10

Store GeneralManeger

Assistant StoreGeneral Maneger

AssistantDM

AssistantDM

AssistantDM

AssistantDM

AssistantDM

AssistantDM

AssistantDM

AssistantDM

AssistantDM

Senior Staff

ALCDiv.Maneger

PersonnelManeger

CISDiv.Maneger

Enginnering & General servisDiv.Maneger

Soft lineDiv.Maneger

Hard LineDiv.Maneger

Good ReceivingDiv.Maneger

Dry FoodDiv.Maneger

Fresh FoodDiv.Maneger

Check out & End controlDiv.Maneger

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Senior Staff

Senior Staff

Senior Staff

Senior Staff

Senior Staff

Senior Staff

Senior Staff

Senior Staff

Senior Staff