1 LAPORAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI Januari – Jun 2017 Perpustakaan UTM BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT DAN PENYELIDIKAN BANGUNAN PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU CERTIFIED TO ISO 9001:2015 CERT. NO. : AR 1405 CERTIFIED TO ISO 9001:2015 CERT. NO. : AR 1405 Salinan BPMP
35
Embed
Januari - portal.psz.utm.myportal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/dokumentasi/laporan/objkualiti/objq...1 laporan sistem pengurusan kualiti januari – jun 2017 certified
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
LAPORAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI
Januari – Jun 2017
Perpustakaan UTM
BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT DAN PENYELIDIKAN BANGUNAN PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
CERTIFIED TO ISO 9001:2015 CERT. NO. : AR 1405
CERTIFIED TO ISO 9001:2015 CERT. NO. : AR 1405
Salinan BPMP
2
ISI KANDUNGAN
A. LAPORAN OBJEKTIF KUALITI – CAPAI
Bil. Prosedur Nama Unit Mukasurat
1.0 Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan –AKT(MP)/8.2.1 Unit Perundingan Maklumat dan
Penyelidikan
5 – 6
2.0 Prosedur Pengurusan Perkhidmatan Interlibrary Loan (Permohonan & Pembekalan) –
AKT(ILL)/8.5.1 7 – 9
3.0 Prosedur Program Pendidikan Pengguna - AKT(PP)/8.5.1 Unit Pengurusan Maklumat dan Penyelidikan 10
4.0 Prosedur Pengendalian Insentif Penerbitan Universiti -AKT(PIP)/8.5.1 Unit Pengurusan Penerbitan Penyelidikan 11 – 12
5.0 Prosedur Perkhidmatan Pangkalan Data Langganan – AKT(PD)/8.5.1 Unit Pangkalan Data dan Sokongan
Penyelidikan 13
6.0 Prosedur Penerbitan Buletin dan Buku Panduan Perpustakaan -AKT(PBPP)/8.2 Unit Promosi dan Alumni 14
B. LAPORAN OBJEKTIF KUALITI – TIDAK CAPAI
Bil. Prosedur Nama Unit Mukasurat
1.0 Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan –AKT(MP)/8.2.1 Unit Perundingan Maklumat dan
Penyelidikan
16
2.0 Prosedur Pengurusan Perkhidmatan Interlibrary Loan (Permohonan & Pembekalan) –
AKT(ILL)/8.5.1 17 - 18
3.0 Prosedur Penerbitan Buletin dan Buku Panduan Perpustakaan -AKT(PBPP)/8.2 Unit Promosi dan Alumni 19 - 20
C. LAPORAN OBJEKTIF KUALITI (PELAPORAN SEBAHAGIAN)
Bil. Prosedur Nama Unit Mukasurat
1.0 Prosedur Perkhidmatan Pangkalan Data Langganan – AKT(PD)/8.5.1 Unit Pangkalan Data dan Sokongan
Penyelidikan 22
3
D. LAMPIRAN
No. Lampiran Tajuk Nama Unit Mukasurat
Lampiran 1 Jadual 1 : Jumlah Permohonan Bahan Ke Universiti Awam : Januari –
Jun 2017
Jadual 2 : Jumlah Permohonan Bahan Ke Bldss : Januari – Jun 2017
Unit Perundingan Maklumat dan
Penyelidikan
24
Lampiran 2 Jadual 3 : Jumlah Pembekalan Bahan Ke Universiti Awam : Januari – Jun
2017 25
Lampiran 3 Jadual 4 : Jumlah Permohonan Bahan Ke Putm Cawangan : Januari – Jun
2017
Jadual 5 : Permohonan Bahan : Objektif 3 Hari Bekerja Dari Tarikh
Pembekalan : Januari – Jun 2017
26
Lampiran 4 Jadual 6 : Jumlah Pembekalan Bahan Ke Putm Cawangan : Januari – Jun
2017
Jadual 7 : Pembekalan Bahan : Objektif 3 Hari Bekerja Dari Tarikh
Pembekalan : Januari – Jun 2017
27
Lampiran 5 Jadual 8 : Statistik Permohonan Bahan Mengikut Institusi: Januari – Jun
2017
Jadual 9: Statistik Permohonan Bahan Lain-Lain Institusi
28
Lampiran 6 Jadual 10 : Statistik Pembekalan Bahan Mengikut Institusi: Januari –
Jun 2017
Jadual 11: Statistik Pembekalan Bahan Lain-Lain Institusi
29
Lampiran 7 Penilaian Program Pendidikan Pengguna
Unit Pengurusan Maklumat dan
Penyelidikan 30 - 34
Lampiran 8 Jadual 12: Permohonan Insentif Januari - Jun 2017 Yang Diselesaikan
Dalam Tempoh 14 Hari Bekerja
Jadual 13: Permohonan Insentif Yang Disahkan Dan Dihantar Ke
Bendahari Dalam Tempoh 14 Hari Bekerja
Unit Pengurusan Penerbitan Penyelidikan 35
4
LAPORAN OBJEKTIF KUALITI
(CAPAI)
5
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT RUNDING MAKLUMAT & PENYELIDIKAN, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT DAN PENYELIDIKAN
JANUARI – JUN 2017
PERPUSTAKAAN UTM: PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
1.0 Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan –AKT(MP)/8.2.1
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT RUNDING MAKLUMAT & PENYELIDIKAN, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT & PENYELIDIKAN
JANUARI – JUN 2017
PERPUSTAKAAN UTM: PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
2.0 Prosedur Pengurusan Perkhidmatan Interlibrary Loan (Permohonan) –AKT(ILL)/8.5.1
Objektif Kualiti Pencapaian
(Nyatakan Capai / Tidak Capai)
Punca Masalah
(Jika Tidak Capai) Penambahbaikan Catatan
PUTM Cawangan (Bahan
ada dirak)
- 80% permohonan
bahan ILL daripada
PUTM Cawangan
dipenuhi dalam masa 3
hari bekerja dari tarikh
permohonan.
Sasaran : 80%
Pencapaian : 7%
Keputusan : TIDAK CAPAI
Permohonan ILL daripada PUTM
Cawangan tidak mencapai objektif
kualiti seperti jadual dibawah.
Bil Hari Jum. Capai
%
< 3 hari 1 7
> 3 hari 13 93
JUM. 14 100
1. Pihak PSZKL mengalami
masalah daripada pihak
Syarikat Kurier
mengambil masa yang
lama untuk mengambil
bahan dari PSZKL dan
menghantar bahan ke
PUTM JB.
(Masalah oleh pihak Skynet
KL)
Melihat keberkesanan
syarikat yang dilantik ini bagi
tempoh 2017.
Objektif Kualiti perlu diubah
kerana punca kepada tidak
mencapai objektif kualiti
adalah di luar kawalan pihak
PUTM.
Rujuk Jadual 4 dan Jadual 5
18
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT RUNDING MAKLUMAT & PENYELIDIKAN, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT & PENYELIDIKAN
JANUARI – JUN 2017
PERPUSTAKAAN UTM: PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
2.0 Prosedur Pengurusan Perkhidmatan Interlibrary Loan (Pembekalan) –AKT(ILL)/8.5.1
Objektif Kualiti
Pencapaian
(Nyatakan Capai / Tidak
Capai)
Punca Masalah
(Jika Tidak Capai) Penambahbaikan Catatan
PUTM Cawangan (Bahan
ada dirak)
- 80% pembekalan bahan
ILL kepada PUTM
Cawangan dibekalkan
dalam masa 3 hari
bekerja dari tarikh
pembekalan.
Sasaran : 80%
Pencapaian : 41%
Keputusan : TIDAK CAPAI
Tempoh Pembekalan ILL
daripada PUTM Cawangan
tidak mencapai objektif kualiti
seperti jadual dibawah.
BIL.
HARI JUM.
CAPAI
%
< 3
hari 58 41
> 3
hari 84 59
JUM. 142 100
1. Pihak City Link mengambil
masa purata sebanyak 2
hari tempoh mengambil
bahan ILL di Perpustakaan
UTM JB.
2. Ini menyumbang kepada
kelewatan jumlah hari
sekaligus menyebabkan
objektif tidak dapat dicapai.
1. Syarikat Citylink dilantik
bermula pada November
2016.
2. Prestasi Pembekal dinilai
setahun sekali dan
pelaporan akan
dibentangkan pada Laporan
Objektif Kualiti Julai –
Disember 2017.
Rujuk Jadual 7 dan Jadual 9
19
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIT PROMOSI & ALUMNI, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT DAN PENYELIDIKAN
JANUARI – JUN 2017 PERPUSTAKAAN UTM: PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
3.0 Prosedur Penerbitan Buletin dan Buku Panduan Perpustakaan -AKT(PBPP)/8.2
Objektif Kualiti Pencapaian
(Nyatakan Capai / Tidak Capai)
Punca Masalah
(Jika Tidak Capai) Penambahbaikan Catatan
Keluaran – Memastikan
buletin diterbitkan empat
(4) kali setahun iaitu
Januari‐Mac, April‐Jun,
Julai‐September dan
Oktober Disember.
Sasaran: 100% Pencapaian: 0% Keputusan: TIDAK CAPAI
Keluaran Jumlah Pencapaian
(%)
Jan-Mac
Dalam
proses
semakan
0
Apr-Jun
Dalam
proses
semakan
0
1. Buletin Januari-Mac 2017 tidak berjaya disediakan mengikut masa kerana berlaku pertukaran pegawai pada 1hb April 2017.
2. Tiada manual mengenai penggunaan software yang digunapakai untuk menyediakan buletin (Microsoft Publishing).
3. Pegawai dan Pembantu Pustakawan kurang berkemahiran dan rendah pengalaman membangunkan bahan penerbitan mengikut kehendak dan keperluan semasa.
1. Menggunapakai software yang paling mudah (MS- Powerpoint)
2. Dapatkan bantuan staf yang ia berkemahiran dalam kerja-kerja penerbitan (UPPM) serta bantuan pencetak lebih awal
3. Kitar semula artikel dari keluaran kebelakangan
4. Pegawai dan Pembantu Pustakawan berkursus editing imej, Adobe Illustratrator pada 10 Julai 2017, kursus Bengkel Penerbitan Digital pada 8-9 Ogos 2017 (SIGIL, ePub)
5. ’coaching’ Pembantu Pustakawan telah dan sentiasa dibuat (8 Jun, 14 Jun, 5 Julai, 23 Ogos 2017)
6. ‘Sistem peringatan ‘berbentuk ‘auto-responder’/dicadangkan sebagai ‘alert system’ kepada pihak yang terlibat dengan proses (pemilik proses, pemilik program/aktiviti, staf UPPM Autoriti Semakan dan Autoriti Pengesahan, Pencetak)
21
LAPORAN OBJEKTIF KUALITI
(PELAPORAN SEBAHAGIAN)
23
LAMPIRAN
24
Lampiran 1
JADUAL 1: JUMLAH PERMOHONAN BAHAN KE UNIVERSITI AWAM: JANUARI – JUN 2017
BULAN BUKU ARTIKEL JUMLAH
MOHON TERIMA TIDAK
TERIMA MOHON TERIMA
TIDAK TERIMA
MOHON TERIMA TIDAK
TERIMA
Jan 13 10 3 12 10 2 25 20 5
Feb 9 7 2 2 2 0 11 11 2
Mac 9 9 0 5 5 0 14 14 0
Apr 9 5 4 15 15 0 24 20 4
Mei 9 5 4 3 3 0 12 8 4
Jun 1 1 0 2 2 0 3 3 0
JUMLAH 50 37 13 39 37 2 89 74 15
JADUAL 2: JUMLAH PERMOHONAN BAHAN KE BLDSS: JANUARI – JUN 2017
BULAN BILANGAN DIPOHON
BILANGAN DITERIMA
BILANGAN TIDAK DITERIMA
Jan 15 11 4
Feb 1 1 0
Mac 0 0 0
April 1 0 1
Mei 13 9 4
Jun 5 5 0
Jumlah 35 26 9
25
Lampiran 2
JADUAL 3 : JUMLAH PEMBEKALAN BAHAN KE UNIVERSITI AWAM : JANUARI – JUN 2017
BULAN
BUKU ARTIKEL JUMLAH
MOHON BEKAL TIDAK BEKAL
MOHON BEKAL TIDAK BEKAL
MOHON BEKAL TIDAK BEKAL
Jan 16 9 7 134 108 26 150 117 33
Feb 46 37 9 77 52 25 123 89 34
Mac 21 14 7 120 64 56 141 78 63
Apr 22 20 2 74 40 34 96 60 36
Mei 15 13 2 38 22 16 53 35 18
Jun 21 18 3 41 21 20 62 39 23
JUMLAH 141 111 30 484 307 177 625 418 207
26
Lampiran 3
JADUAL 4 : JUMLAH PERMOHONAN BAHAN KE PUTM CAWANGAN : JANUARI – JUN 2017
BULAN BILANGAN DIPOHON
BILANGAN DITERIMA
Januari 2 2
Februari 2 2
Mac 3 3
April 3 3
Mei 1 1
Jun 3 3
JUMLAH 14 14
JADUAL 5 : PERMOHONAN BAHAN : OBJEKTIF 3 HARI BEKERJA DARI TARIKH PEMBEKALAN : JANUARI – JUN 2017
BULAN
PENCAPAIAN OBJEKTIF JUMLAH
BAHAN YANG DIBEKAL < 3 HARI
> 3 HARI
4 HARI 5 HARI 7 HARI 8 HARI 10 HARI 14 HARI 16 HARI 22 HARI
Januari 2 2
Februari 1 1 2
Mac 2 1 3
April 1 1 1 1 4
Mei 1 1
Jun 2 2
JUMLAH 1 2 1 5 1 1 1 1 1
14 1 13
27
Lampiran 4
JADUAL 6 : JUMLAH PEMBEKALAN BAHAN KE PUTM CAWANGAN : JANUARI – JUN 2017
BULAN BILANGAN DIPOHON
BILANGAN DIBEKAL
BILANGAN TIDAK DITERIMA
Januari 9 4 5
Februari 23 23 0
Mac 41 39 2
April 17 17 2
Mei 38 37 1
Jun 14 14 0
JUMLAH 142 134 8
JADUAL 7 : PEMBEKALAN BAHAN : OBJEKTIF 3 HARI BEKERJA DARI TARIKH PEMBEKALAN : JANUARI – JUN 2017
BULAN
PENCAPAIAN OBJEKTIF JUMLAH
BAHAN YANG DIBEKAL < 3 HARI
> 3 HARI
4 HARI 5 HARI 6 HARI 7 HARI 8 HARI 20 HARI
Januari 6 3 9
Februari 13 2 5 3 23
Mac 27 2 5 1 6 41
April 1 3 1 4 5 3 17
Mei 9 21 8 38
Jun 2 4 4 4 14
JUMLAH 58 32 23 11 10 5 3
142 58 84
28
Lampiran 5
JADUAL 8 : STATISTIK PERMOHONAN BAHAN MENGIKUT INSTITUSI: JANUARI – JUN 2017
INSTITUSI PEMOHON BUKU ARTIKEL JUMLAH
KESELURUHAN TERIMA T/TERIMA JUM. TERIMA T/TERIMA JUM.
UM 10 4 14 1 0 1 15
USM 0 0 0 0 0 0 0
UKM 10 2 12 1 0 1 13
UPM 1 0 1 0 1 1 2
UTM 0 0 0 0 0 0 0
UiTM 0 0 0 6 0 6 6
UiAM 10 2 12 1 0 1 13
UMS 0 0 0 1 0 1 1
UNIMAS 0 1 1 0 0 0 1
UUM 0 0 0 1 0 1 1
UPSI 0 0 0 0 0 0 0
UTHM 1 0 1 1 0 1 2
UTeM 0 0 0 7 0 7 7
UniMAP 0 0 0 0 0 0 0
UMT 1 0 1 0 0 0 1
UMP 0 0 0 0 0 0 0
USIM 0 0 0 0 1 1 1
UniSZA 0 0 0 0 0 0 0
UMK 0 0 0 0 0 0 0
UPNM 2 1 3 0 0 0 3
JUMLAH KESELURUHAN 35 10 45 19 2 21 66
JUMLAH PERMOHONAN DIPROSES 66
JADUAL 9: STATISTIK PERMOHONAN BAHAN LAIN-LAIN INSTITUSI
INSTITUSI PEMOHON BUKU ARTIKEL JUMLAH
KESELURUHAN TERIMA T/TERIMA JUM. TERIMA T/TERIMA JUM.
Multimedia Universiti (MMU) 0 2 2 0 0 0 2
UNITEN 0 1 1 0 0 0 1
OUM 1 0 1 0 0 0 1
Perpustakaan Negara Malaysia 1 0 1 0 0 0 1
JUMLAH KESELURUHAN 2 3 5 0 0 0 5
JUMLAH PERMOHONAN DIPROSES 5
29
Lampiran 6
JADUAL 10 : STATISTIK PEMBEKALAN BAHAN MENGIKUT INSTITUSI: JANUARI – JUN 2017
INSTITUSI PEMOHON BUKU ARTIKEL JUMLAH
KESELURUHAN BEKAL TIDAK BEKAL JUMLAH BEKAL TIDAK BEKAL JUMLAH
UM 10 4 14 85 25 110 124
USM 6 1 7 0 1 1 8
UKM 10 8 18 1 2 3 21
UPM 6 0 6 3 3 6 12
UiTM 3 2 5 10 26 36 41
UiAM 8 2 10 3 2 5 15
UMS 5 4 9 6 18 24 33
UNIMAS 6 0 6 103 26 129 135
UUM 1 0 1 0 2 2 3
UPSI 37 3 40 34 14 48 88
UTHM 0 0 0 3 3 6 6
UTeM 3 2 5 50 32 82 87
UniMAP 0 0 0 0 0 0 0
UMT 2 0 2 0 0 0 2
UMP 3 0 3 8 23 31 34
USIM 0 0 0 0 0 0 0
UniSZA 0 0 0 0 0 0 0
UMK 0 0 0 0 0 0 0
UPNM 2 0 2 0 0 0 2
JUMLAH KESELURUHAN 102 26 128 306 177 483 611
JUMLAH PEMBEKALAN DIPROSES 611
JADUAL 11: STATISTIK PEMBEKALAN BAHAN LAIN-LAIN INSTITUSI
INSTITUSI PEMOHON BUKU ARTIKEL JUMLAH
KESELURUHAN BEKAL TIDAK BEKAL JUMLAH BEKAL TIDAK BEKAL JUMLAH
Universiti Teknologi Petronas (UTP) 3 2 5 0 0 0 5
UNITEN 0 2 2 0 0 0 2
UniKL 3 0 3 0 0 0 3
Perpustakaan Negara Malaysia 1 0 1 0 0 0 1
Agensi Nuklear Malaysia 1 0 1 1 0 1 2
UNITAR 1 0 1 0 0 0 1
JUMLAH KESELURUHAN 9 4 13 1 0 1 14
JUMLAH PEMBEKALAN DIPROSES 14
30
Lampiran 7
PROSEDUR PROGRAM PENDIDIKAN PENGGUNA
Kajian dibuat berdasarkan borang penilaian yang diedarkan kepada pelajar-pelajar yang menghadiri Program Pendidikan Pengguna mengikut
kategori yang telah ditetapkan dari Januari – Jun 2017.
Analisa data dilaksanakan dengan menggunakan kaedah analisis deskriptif. Dalam kaedah ini, skor yang diberikan oleh pelajar untuk setiap soalan
di dalam borang penilaian akan dijumlahkan. Borang penilaian merangkumi penilaian terhadap program dan juga fasilitator. Jumlah skor ini akan
dikategorikan kepada tiga tahap kepuasan, iaitu Rendah, Sederhana dan Tinggi seperti di Jadual 1.
Jadual 1: Kategori Jumlah Skor
1) KURSUS KAEDAH PENYELIDIKAN
1.1) Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kursus Kaedah Penyelidikan
Jadual 2: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kursus Kaedah Penyelidikan