Ixonos tiedonohjaussuunnittelu TOS (eAMS)

© Ixonos Plc

TIEDONOHJAUSSUUNNITTELUTEHOKKUUDEN APUVÄLINEENÄ

23.8.2011

© Ixonos Plc

NYKYTILANNE

”Haluaisin tietää, mitä viraston asiankäsittely kustantaa.

23.8.2011

”Eri virastojen tieto on epäyhtenäistä.

”Miten siirtyä yhtenäiseen järjestelmään?

”Meidän toiminta on erilaista kuin muiden yksiköiden ja virastojen,voiko prosesseja yhtenäistää?

”Dokumentteja ei löydy.

”Aikaa menee liikaa tiedon hakemiseen.

”Meillä on liikaa levynkulmia, jolloin tieto on hajallaan.

”Asiakirjat ovat paperilla ja niillä ei ole linkitystä asiaan.

”Miten voin parhaiten auttaa virastoa ja sen asiakkaita jokapäiväisessä toiminnassa ja palveluiden toteuttamisessa sähköisesti?

© Ixonos Plc

MISTÄ SISÄLLÖNHALLINTA MUODOSTUU?

• Tiedonohjaussuunnitelma: määrittelee organisaation toiminnan

• Toiminnan kehittäminen jatkuva prosessi

• Yleiset vaatimukset ja määräykset

• Auditoidut palvelut

• Käytettävyys tutussa käyttäjäympäristössä

• Asiat ja asiakirjat löytyvät

• Tallennus ennalta suunnitella tavalla

• Ei enää hallitsemattomia levynkulmia

• Asian elinkaaren hallinta: asiointitilistä VALDAn kautta Arkistolaitoksen pysyväissäilytykseen

• Kansalaisen sähköinen asiointi: asiakastyytyväisyys

• Monikanavaisuus

23.8.2011

© Ixonos Plc

YHTENÄISEN SISÄLLÖNHALLINNAN HYÖDYT VIRASTOILLE

• Yhtenäinen sisällönhallinta tuo hyödyn kaikille osapuolille: virastoille ja asiakkaille

• Virastoille yhdenmukaiset tiedonkäsittelyprosessit ja –käytännöt

• Automaattinen ja helppokäyttöinen sisällönhallinta

• Nopea käyttöönotto

• Prosessikonversiot nykyisistä järjestelmistä

• Merkittäviä kustannussäästöjä

• Laatu / SÄHKE2

23.8.2011

© Ixonos Plc

JOHDANTOA JA STANDARDEJA

23.8.2011

© Ixonos Plc

SÄHKÖISTEN ASIAKIRJALLISTEN TIETOJEN KÄSITTELY, HALLINTA JA SÄILYTTÄMINENMÄÄRÄYS 19.12.2008 AL 9815/07.01.01.00/2008Määräyksen tarkoitus

Tämä arkistolaitoksen määräys kohdentuu sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyyn, hallintaan ja säilyttämiseen.

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen edellyttävät suunnitelmallisuutta ja siten elinkaaren hallintaa ohjaavien ominaisuuksien toteuttamista tietojärjestelmissä. Ominaisuudet on kytkettävä osaksi tietojärjestelmien toiminnallisuutta, jolloin tietojärjestelmät tukevat asiakirjallisten tietojen luotettavaa ja aukotonta käsittelyä niiden koko elinkaaren ajan, varmistavat asiakirjallisten tietojen käytettävyyden, eheyden ja säilymisen sekä mahdollistavat säilytysarvon määrittelyn ja tarpeettoman asiakirjallisen tiedon hävittämisen.

Tässä määräyksessä pakolliseksi määriteltyjen asiakirjallisten tietojen elinkaaren hallintaa ohjaavien metatietojen on tallennuttava tietojärjestelmiin sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman, eAMS:n, ohjaamana jo operatiivisen käsittelyn aikana. Näitä metatietoja ei voida tuottaa sähköisille asiakirjallisille tiedoille vasta siinä vaiheessa, kun asiakirjat tallennetaan säilytysjärjestelmään. eAMS-ohjaus tietojärjestelmiin toteutetaan tämän määräyksen mukaisesti. Määräyksessä esitetään myös ne periaatteet, joiden mukaan sähköiset asiakirjalliset tiedot siirretään arkistolaitokseen. Asiakirjahallinnan kokonaisuus muodostuu kuvassa 1 esitetyistä tiedonohjauksen, asiakirjallisen tiedon käsittelyn ja hallinnan sekä siirron osa-alueista. Kokonaisuuteen liittyy kiinteästi myös dokumentinhallinta erityisesti metatietojen tuottamisen osalta eli metatiedot tuotetaan asiakirjoille ja asiakirjojen luonnosvaiheen versioille samojen periaatteiden mukaisesti. Asiakirjallisen tiedon käsittelyn ja hallinnan lopputuloksena muodostuva aineisto siirretään sähköiseen säilytykseen. eAMS, asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi, metatietomalli ja siirtorakenteet ovat kokonaisuuteen liittyvien metatietojen hallinnan välineitä.

23.8.2011

© Ixonos Plc 23.8.2011

SÄHKE2 ASIAKIRJALLISEN TIEDON KÄSITTELYN JA HALLINNAN HIERARKIA

© Ixonos Plc

• Moreq – 2001

• MoReq® provided a new pan-European specification for computer systems that

manage electronic records. • MoReq2 – 2008

• A key feature of MoReq2® was the inclusion for the first time of a testing and certification regime.

• MoReq2010 - 2011

• MoReq2010® aims to provide a comprehensive, but simple and easily understood set of requirements for a records system that is intended to be adaptable and applicable to divergent information and business activities, industry sectors and types of organisation.

23.8.2011

Lähde: DLM Forum Foundation, MoReq2010®: Modular Requirements for Records Systems – Volume 1:

Core Services & Plug-in Modules, 2011, published at http://moreq2010.eu/.

© Ixonos Plc

MOREQ ROADMAP

23.8.2011

Lähde: DLM Forum Foundation, MoReq2010®: Modular Requirements for Records Systems – Volume 1:

Core Services & Plug-in Modules, 2011, published at http://moreq2010.eu/.

© Ixonos Plc

SÄHKE2 VS MOREQ2010

23.8.2011

SÄHKE2

• Yhteinen kohde: asiakirja• Poikkeavat tietomallit • Poikkeavat metatiedot

© Ixonos Plc

SISÄLLÖNHALLINNAN PERUSPILARIT JA ELINKAARI

23.8.2011

© Ixonos Plc

SISÄLLÖNHALLINNAN PERUSPILARIT

23.8.2011

TEHOSTUNEET LIIKETOIMINTAPROSESSIT – PARANTUNUT ASIAKASPALVELU

Integraatiot substanssijärjes-

telmiinTietoturva

SÄHKE2 - sähköinen arkistonmuodostus-suunnitelma eAMS

Raportointi, statistiikka, analysointi

Sähköiset jaetut prosessit

Sähköinen asiointi

Vaivaton asioiden- ja dokumenttien hallinta

© Ixonos Plc

KAIKEN TAKANA ON… METATIEDOT

23.8.2011

Tietoturva-asetus

Meta-tiedot

Asiasanastot

Koodistot

SÄHKE2 / eAMS

Järjestelmä

Organisaatio

Käyttäjä

© Ixonos Plc 23.8.2011 Valtion tietoturva-asetus

ASIAN ELINKAAREN HALLINTA: ASIOINTITILISTÄ VALDAN KAUTTA ARKISTOLAITOKSEN PYSYVÄISSÄILYTYKSEEN

Käsittelyvaiheet eAMS:sta(toimenpiteet)

Siirtotiedosto pysyväis-

sailytykseen

Metatiedot – Käsittelyprosessin ohjaus – Elinkaaren hallinta

Organisaation sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma – eAMS / TOS

SÄHKE2 (Määräys 19.12.2008 AL 9815/07.01.01.00/2008)

© Ixonos Plc

TOS/EAMS SUUNNITTELU JA TOTEUTUS KÄYTÄNNÖSSÄ – VED TYÖKALU

23.8.2011

© Ixonos Plc

VALDA VED – PÄÄTOIMINNALLISUUDET (1/2)

• Helppokäyttöinen ja käyttäjille tuttu käyttöliittymä (MS Excel).• Käytettävyys ja virheiden minimointi on varmistettu toimintokomentoja ja

tietojen syöttämistä yksinkertaistavilla näkymillä. • Käyttöliittymä tukee asiakokonaisuuksien käsittelyä. Käyttäjä esimerkiksi

voi siirtyä vaivattomasti tietyn tehtävän, sen toimenpiteiden ja asiakirjojen välillä sekä tulostaa näistä raportteja tarkastelua ja jatkokäsittelyä varten.

• Tehtäväluokituksen muutokset perityvät automattisesti tehtäviin, toimenpiteisiin ja asiakirjoihin.

• eAMSin kehittämistä ja ylläpitoa helpottamaan VeD toteuttaa tehtäville, prosesseille, toimenpiteille ja asiakirjoille nk. mallit. Esimerkiksi, jos useassa tehtävässä käytetään samankaltaisia toimenpiteitä ja asiakirjoja, riittää kun näille määritellään mallit, joista sitten varsinaiset kohteet generoidaan.

• Malleista generoidut kohteet voidaan virkistää malleista, jolloin malleihin tehdyt muutokset periytyvät malleista generoituihin kohteisiin.

23.8.2011

© Ixonos Plc

VALDA VED – PÄÄTOIMINNALLISUUDET 2/2

• VeD on yhteensopiva Arkistolaitoksen eAMS -pohjan kanssa, jolloin olemassa olevat eAMS:it voidaan tuoda VeDiin. Tuontiajossa niiden sisältö tarkistetaan, muunnetaan ja täydennetään VALDAn käyttämään metatietomalliin.

• Tuontiajo ja konversio on muokattavissa ymmärtämään viraston käyttämää eAMS määrittelytapaa ja käsitteistöä. Näin virastojen jo tekemä eAMS-työ hyödynnetään täysimääräisesti siirryttäessä VALDAn ja VeDin käyttöön.

• VeD tallennetaan VALDAan ja sen hyväksymisprosessi on VALDAn asianhallinnan toteuttama: eAMSin hyväksymisprosessi on yksi eAMS:iin määritelty prosessi asiakirjaan liittyvine käsittelysääntöineen ja metatietoineen

• Myös versiohallinta, yhdenaikaisen muokkauksen estäminen, käyttöoikeuksien hallinta ja tulostaminen hoituu VALDAn keinoin.

23.8.2011

© Ixonos Plc

VALDA eAMS Designer

VAIVATON TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA – EAMS/TOSVALDA EAMS DESIGNER VED

23.8.2011

KA:n pohjilla oleva eAMS-aineisto:tehtäväluokitukset ja -kuvaukset

TehtävätToimen-piteet

Asiakirjat Raportit

eAMSin siirto tuotantoon

VALDAn VeD –perustoteutus

eAMS-aineiston tuonti

eAMSin muodostaminen, kehittäminen ja ylläpito

Valintalistat

eAMS -mallintaminen

Toimenpide-mallit

Asiakirja-mallit

Tehtävä-mallit

Prosessi-mallit

Tehtävä-luokitus

© Ixonos Plc

VALDA VED JA EAMSIN ELINKAARI1. eAMSin muodostaminen

• Tuonti KA:n eAMS-pohjille tehdystä tai muusta aineistosta – automaattinen konversio

• Luokituksen muodostaminen ja muokkaaminen - hierarkianäkymä• Tehtävien-, prosessien-, toimenpiteiden- ja asiakirjojen mallinnus• eAMSin generointi protoilu

2. eAMS ylläpito ja jatkokehitys• Metatietojen muokkausdialogit

• Tarkistukset – mm. SÄHKE 2 -yhteensopivuus• SÄHKE2, VALDA, organisaation omat metatiedot• Valintalistat

• Kohteiden generointi malleista yksittäin• Virkistystoiminta / periyttäminen• Siirrot testaukseen ja tuotantoon

3. Raportointi• EAMS raportti, mm. Arkistolaitokselle

4. Hallinnointi• eAMS -hallinta on normaali asianhallinnan prosessi – ja kuvattu eAMS:issa• Valintalistojen ja organisaatiokohtaisten metatietojen määrittely ja ylläpito• Tuotantoon siirtoprosessi eAMSin hyväksymisen jälkeen• Versiohallinta sekä määrittelyissä että tuotannossa.

23.8.2011

© Ixonos Plc

VAIVATON KÄYTTÖLIITTYMÄ EAMS:N MALLINTAMISEEN

23.8.2011

- Mahdollisuus käsitellä eAMSia MS Excel taulukkolaskenta-ohjelmassa

- Tehtäväluokitusten ja tehtävien luonti olemassa olevista pohjista.

- Automaattiset SÄHKE2 mukaisuuden tarkistukset

- Valintalistojen hallinta

- Kehitetty suomalaisen arkistonhoidon tarpeisiin

© Ixonos Plc

VALDASisällönhallinta

FileNet

eAMSin YLLÄPITO VALDASSA VED -SOVELLUKSELLA

23.8.2011

Hyväksymis-prosessiVALDA

Asianhallinta

VALDA-tehtäväluokitus ja oletusmetatiedot

VALDAeAMS Metadata

Loader

1.

2.

3.

4.

VALDA VeD

VOI - VALDA Office

Integraatio

Viraston VeD

VOI - VALDA Office

Integraatio

2.

VALDA VeD

1. VeD muokkaus2. Uuden eAMS version

valmistuminen ja hyväksyminen3. Lataus tuotantoon4. Uusi eAMS tuotannossa

© Ixonos PlcVALDA Asianhallinta

EAMSIN MONTA VERSIOTA JA ASIAN ELINKAARI

23.8.2011

VeDMallintaminen

Ylläpito

VeDLataus

Valda eAMS Manager – Tuotanto /eAMS

Käyttöliittymä-sovellukset

Organisaation substanssi-järjestelmät

Ulkoisetjärjestelmät

Käyttöliittymä-Integraatio

Sovellusintegraatio

Uudet asiat

(eAMS versio 1.04)

eAMS v1.04“Aktiivinen versio”

Uudet asiat

TehtäväluokitusAsian avaus

eAMS/TOS kyselyt

eAMS v1.03 eAMS v1.02 eAMS v1.01 eAMS v1.00

Asia x(eAMS versio

1.03)

Asia x(eAMS versio

1.03)

Asia x(eAMS versio

1.03)

Asia x(eAMS versio

1.03)

Asia x(eAMS versio

1.03)

Asia x(eAMS versio

1.03)

Asia x(eAMS versio

1.03)

Asia y(eAMS versio

1.02)

Asia x(eAMS versio

1.03)

Asia x(eAMS versio

1.03)

Asia z(eAMS versio

1.01)

Asia x(eAMS versio

1.03)

Asia x(eAMS versio

1.03)

Asia v(eAMS versio

1.00)

eAMS -kyselytToimenpiteen /Asiakirjan luonti

© Ixonos Plc

Työjonot

Asianhallinta-prosessi

Käyttöliittymät

Käsittely-säännöt

Integraatio

Roolit

Käyttöoikeudet

Tehtäväprosessi

ASIANHALLINTAPALVELUA KEHDOSTA…PYSYVÄISSÄILYTYKSEEN

23.8.2011

Tehtävä-luokitus Asia

Toimen-pide

Toimen-pide

Toimen-pide

Toimen-pide

Toimen-pide

Asia-kirja

Asia-kirja

Asia-kirja

Asia-kirja

Asia-kirja

Asia-kirja

Asia-kirja

Asia-kirja

Asia-kirja

Meta-tiedot

eAMS Asian elinkaari Tietojärjestelmä

© Ixonos Plc

CASE: VALVIRAN EAMS (TOS)

• Olemme toteuttaneet yhdessä VALVIRAN kanssa VALVIRAN tiedonohjaussuunnitelman, jossa lähtöaineistona 320 kappaletta Kansallisarkiston pohjille tehtyä excel-työkirjaa.

• tehtäväluokituksia noin 500

• tehtäviä noin 300

• toimenpiteitä noin 2300

• asiakirjoja noin 5000

• Tuontiaineiston koko oli 155 MB, joka VeDissä supistui vain 2,5 MB:en.

• Tuonnissa puutteelliset ja epäyhteensopivat tiedot muokattiin automaattisesti VeDin konversiopalvelussa.

23.8.2011

© Ixonos Plc

IteraatiotProjekti-

suunitelmaKypsyysanalyysi Väliraportti Työpajatulokset

(optio)Loppuraportti

Loppu-raportti

Haastattelu

Haastattelu

Aloitus-kokous

Väliraportin esittely

Loppurapor-tin esittely

Haastattelu

ValmisteluSuunnitelu

Nykytilan kuvaus ja kypsyys-analyysi

Työpaja

Työpaja

Työpaja

Toiminta-suunnitelma

Tiekartta

KehitysVäli-

raporttiAnalyysiAloitus

Sähköinen arkistonmuodostussuunitelma

Asioidenhallinnan integraatiot substanssijärjestelmiin

Asioidenhallinnan prosessien tehostaminen

Johdon raportointi ja toimintolaskenta

Asiakaspalvelun parantaminen

KOHTI VAIVATTOMUUTTA –TARVEKARTOITUS JA SUUNNITELMA

23.8.2011

© Ixonos Plc

VALDA ON OLEMASSA - OLETKO VALMIS?

23.8.2011

Jari HakolaSales Managerpuh. 0400 489 299jari.hakola/at/ixonos.com

eAMS tietoisku

Antti KytömäkiChief Architectpuh. 0400 162 985antti.kytomaki/at/xonos.com

Ixonos Business Solutions on johtava sähköistenpalveluratkaisuiden toteuttaja ja kumppani

ylivertaisia asiakaskohtaamisia tavoitteleville.Riina MatilainenSales Managerpuh. 040 736 3213riina.matilainen/at/ixonos.com