IT Management in Healthcare Organizations - Part 2

IT Management

in Healthcare Organizations (2)

นพ.นวนรรน ธระอมพรพนธ

หลกสตร Healthcare CIO

โรงเรยนบรหารงานโรงพยาบาล คณะแพทยศาสตร รพ.รามาธบด

10 สงหาคม 2555

Except where citing other worksCited works are copyrighted by their owners and reproduced here under fair use

Part 2

Moving organizations with IT

- IT Strategy

- Project Management

- Change Management

- Knowledge Management

3

IT As A Strategic Advantage

Resources/capabilities

Valuable ?

Non-Substitutable?

Rare ?

Inimitable ?

NoCompetitive

Disadvantage

Yes

No Competitivenecessity

NoCompetitive

parity

Yes

Yes

NoPreemptiveadvantage

Yes

Sustainablecompetitiveadvantage

From a teaching slide by Nelson F. Granados, 2006 at University of Minnesota Carlson School of Management

4

4 Quadrants of Hospital ITStrategic

Operational

ClinicalAdministrative

5

IT & Business

Vision

Business Strategies

IT Strategies

IT Projects IT Operations

Business Operations

IT Operations

Other Operations

Class Exercise: Part 6Creating IT Strategy

Group discussion: เสนอ 1-2 IT strategies และ IT

projects ทจะนาพา รพ. ไปส vision ทตงไว

7

Hospital A

• โรงพยาบาลศนย 600 เตยง ในภาคอสาน ใกลชายแดน งบประมาณจากด

• Vision: เปนโรงพยาบาลทมงคณภาพสงสดในการรกษาพยาบาลระดบตตยภม

• IT Environment

– HIS เนนเรองการเงน การเบกจายคารกษาพยาบาล มระบบ MPI, ADT, ระบบนด

– แตละจดบรการม computer terminal เพอสนบสนน basic workflow เพอ

การบรการผปวย

• People– บคลากรมอายเฉลย 45 ป (range 25-59), แผนก IT มลกจางชวคราว 5 คน

– แพทยใสใจเรองผปวย รวมตวกนเหนยวแนน มแพทยทเปนแกนนา 4-5 คน

– ความสมพนธระหวางแพทยกบวชาชพอนเปนไปดวยด แตมกวพากษวจารณ

ผบรหารวาไมใหความสาคญกบแพทยและการบรการ ไมเคยลงมาดการทางาน

8

Hospital B

• โรงพยาบาลเอกชน 200 เตยง ในภาคใต จงหวดทเปนแหลงทองเทยวสาคญ เปนสวนหนงของเครอ รพ. ขนาดใหญ ฐานะ รพ. ด ม รพ.เอกชนในพนท ~ 2-3 แหง

• Vision: เปนโรงพยาบาล High Tech High Touch ชนนาของประเทศ• IT Environment

– HIS ม MPI, ADT, EHRs, CPOE แตยงม CDSS จากด ระบบ HIS ชวยลด waiting time และเพมประสทธภาพการบรการอยางเตมท

– มระบบลกคาสมพนธ (CRM) ท effective มาก โดยเปน standard out-of-the-box implementation เปนสวนใหญ

• People– บคลากรมอายเฉลย 37 ป (range 20-57) แผนก IT เขมแขง– แพทยไมคอยม interaction กบบคลากรอน, รายไดเปนแรงดงดดหลก– ผบรหารไดรบการยอมรบจากบคลากรทกวชาชพวามวสยทศนและบรหารงานไดด

9

Hospital C

• โรงพยาบาลมหาวทยาลย 900 เตยง ใน กทม. สงกดมหาวทยาลยของรฐ ม รพ. ในบรเวณ

ใกลเคยง > 8 รพ. งบประมาณคอนขางมาก มพนธกจหลายดานทสาคญพอๆ กน

• Vision: เปนโรงพยาบาลชนนาของเอเชยทมความเปนเลศในดานบรการ การศกษา วจย

• IT Environment

– เปน รพ.แรกๆ ทม HIS ซงพฒนาเอง และตอยอดจาก MPI, ADT ไปส CPOE (แตยง

ขาด CDSS) ระบบ HIS เขากบ workflow ของ รพ. เปนอยางด ยงใชเทคโนโลยเมอ

20 ปกอน เปนหลก มระบบ ERP ททนสมย เขากบ รพ.

• People– บคลากรมอายเฉลย 40 ป (range 20-65), แผนก IT มทงบคลากรใหมและทเคย

พฒนาระบบ HIS ตงแตแรกเรม

– แพทยมความเปนตวของตวเองสง, มกทางานเอกชนดวย, ม turn-over rate สง

– พยาบาลและวชาชพอนมกมองวาแพทยคออภสทธชน และมเรองถกเถยงกนบอยๆ

10

IT Project Management

Marchewka (2006) Marchewka (2009)

11

IT Project Management

• A project: “a temporary endeavor undertaken to

accomplish a unique purpose”

• Project management: “the application of

knowledge, skills, tools, and techniques to

project activities in order to meet or exceed

project requirements”

Marchewka (2006)

12

The Project Management

Body of Knowledge (PMBOK®)

Marchewka (2006)

1. Project Integration Management

2. Project Scope Management

3. Project Time Management

4. Project Cost Management

5. Project Quality Management

6. Project Human Resources Management

7. Project Communications Management

8. Project Risk Management

9. Project Procurement Management

Class Exercise: Part 7The Importance of Project Management

Group discussion: ถาขาด Project Management

ทเหมาะสม จะเกดอะไรขนไดบางกบ IT Projects?

(What can go wrong with the IT projects?)

14

The Project Management Dilemma

Project

Deliverables

Good Fast

Cheap

15

The Triple Constraint

Marchewka (2006)

16

The CHAOS Report

The Standish Group (1995)

Among the IT projects studied:

• 31% were cancelled before completion

• 53% were completed but over budget, over schedule, and did not meet original specifications.

17

The CHAOS Report

Marchewka (2006)

18

New Top Ten Factors for IT Project Success

Marchewka (2006)

Rank Success Factor1 Executive Support2 User Involvement3 Experienced Project Manager4 Clear Business Objectives5 Minimized Scope6 Standard Software Infrastructure7 Firm Basic Requirements8 Formal Methodology9 Reliable Estimates10 OtherTable 1.3 Source: Extreme Chaos. The Standish Group International, Inc. 2001. http://www.standishgroup.com/sample_research/index.php

19

Project Life Cycle

Marchewka JT (2006)

20

Software Development Life Cycle

Marchewka JT (2006)

21

PLC & SDLC

Marchewka JT (2006)

22

IT Project Management Methodology

Marchewka JT (2006)

Class Exercise: Part 8

Formulating Project Goals

Group discussion: เสนอ Project Goal(s) ของ IT

Project ทเสนอ

24

Hospital A



• IT Environment








25

Hospital B






26

Hospital C




• IT Environment








27

Developing The Business Case

Marchewka (2006)

28

Measurable Organizational Value (MOV)

Marchewka (2006)

• The project’s goal

• Measure of success

• Must be measurable

• Provides value to the organization

• Must be agreed upon

• Must be verifiable at the end of the project

• Guides the project throughout its life cycle

• Should align with the organization’s strategy and goals

29

The IT Value Chain

Marchewka (2006)

30

A Good Project Goal

Marchewka (2006)

“Our goal is to land a man on the moon and return him safely

to the earth by the end of the decade.”

John F. Kennedy (1961)

31

Metrics: Financial

Marchewka (2006)

• Payback Period = Initial Investment

Net Cash Flow

• Breakeven Point = Initial Investment

Net Profit Margin

• Project ROI = (Total Expected Benefits - Total Expected Costs)

Total Expected Costs

32

Metrics: Scoring Method

Marchewka

(2006)

Criterion Weight Alternative A Alternative B Alternative C

Financial

ROI 15% 2 4 10

Payback 10% 3 5 10

Net Present Value (NPV) 15% 2 4 10

Organizational

Alignment with strategic objectives 10% 3 5 8

Likelihood of achieving project’s MOV 10% 2 6 9

Project

Availability of skilled team members 5% 5 5 4

Maintainability 5% 4 6 7

Time to develop 5% 5 7 6

Risk 5% 3 5 5

ExternalCustomer satisfaction 10% 2 4 9

Increased market share 10% 2 5 8

Total Score 100% 2.65 4.85 8.50

Notes: Risk scores have a reverse scale – i.e., higher scores for risk imply lower levels of risk

33

Balanced Scorecard

Marchewka (2006)

34

MOV & Scorecard

Marchewka (2006)

35

IT Project Management Methodology

Marchewka (2006)

36

Project Charter Template

Marchewka (2006)

37

Formulating Project Plan

Marchewka (2006)

38

Project Scope

In‐Scope Out‐of‐Scope

39

Project Planning Framework

Marchewka (2006)


Formulating Project Plan

Group discussion: เสนอแผน Project schedule และ

identify budget items ของ IT Project ทเสนอ

41

Gantt Chart

Marchewka (2006)

42

PERT Chart

http://en.wikipedia.org/wiki/Program_Evaluation_and_Review_Technique

43

Activity On The Node (AON)

Network Diagram

Marchewka (2006)

44

Project Scheduling

Marchewka (2006)

• Critical Path Method (CPM)

• Precedence Diagramming Method (PDM)

• Lead Time & Lag Time

45

Work Breakdown Structure

Marchewka (2006)

46

Project Schedule Estimation Techniques

Marchewka (2006)

• Guesstimating

• Delphi Technique

• Time Boxing

• Top-Down

• Bottom Up

• Analogous Estimates (Past experiences)

• Parametric Modeling (Statistical)

47

Project Budget

• Direct/up-front costs– Materials– Services– Labor

• Ongoing costs• Indirect costs

– Facilities, utilities– Administration– Taxes– Benefits

• (Opportunity & productivity costs)• (Sunk costs)• Total Cost of Ownership (TCO)

48

Project Human Resource Management

Marchewka (2006)

• Project team members, roles & responsibilities

• Organizational structure– Functional

– Project-based

– Matrix

• Stakeholder analysis


Stakeholder AnalysisGroup discussion: ระบและวเคราะห stakeholders

ของ IT Project ทเสนอ

50

Hospital A



• IT Environment








51

Hospital B






52

Hospital C




• IT Environment








53

Project Risk Management

Risk Strategies• Accept/ignore• Avoid completely• Reduce risk

likelihood or impact• Transfer risk to

someone else (e.g. insurance)

Marchewka (2006)

Risk = f(likelihood x impact)


Risk AssessmentGroup discussion: ระบ risks สาคญๆ ทอาจเกดขนใน

ระหวางการดาเนน IT Project ทเสนอ และวธจดการ

risks เหลานน

55

Gartner’s Sourcing Life Cycle

Sourcing Strategy Identification Criteria development Organization fit Selection process Partnership opportunities

Governance model Metrics Payment models Terms and conditions Provision

for changes

Relationship Performance

assessment Goals: reach business

objectives, efficiency,quality, innovation

Transition

Evaluation and Selection

ContractDevelopment

SourcingManagement

Alignment Organization assessment Core competencies Market scan Make‐or‐buy decisions Risk analysis

Strategic Tactical

From a teaching slide by Nelson F. Granados, 2006

56

IT Outsourcing Decision Tree

Does service offer competitive advantage?

Is external deliveryreliable and lower cost?

Keep Internal

Keep Internal

OUTSOURCE!

Yes

No

Yes

No

From a teaching slide by Nelson F. Granados, 2006

57

IT Outsourcing Decision Tree:

Ramathibodi’s Case

Does service offer competitive advantage?

Is external deliveryreliable and lower cost?

Keep Internal

Keep Internal

OUTSOURCE!

Yes

No

Yes

No

Core HIS, CPOEStrategic advantages• Agility due to local workflow accommodations• Secondary data utilization (research, QI)• Roadmap to national leader in informatics

External delivery unreliable• Non‐Core HIS,External delivery higher cost• ERP maintenance/ongoing customization

ERP initial implementation,

PACS, RIS, Departmental

systems, IT Training

58

Gartner Hype Cycle

Image source: Jeremy Kemp via http://en.wikipedia.org/wiki/Hype_cycle

http://www.gartner.com/technology/research/methodologies/hype-cycle.jsp

59

Rogers’ Diffusion of Innovations: Adoption Curve

Rogers (2003)


Change ManagementGroup discussion: เสนอวธบรหารการเปลยนแปลง

ใน user แตละกลมใน Rogers’ Adoption Curve

61

Unified Theory of Acceptance and Use

of Technology (UTAUT)

Venkatesh et al. (2003)

Performance Expectancy

Effort Expectancy

Use BehaviorSocial

Influence

Facilitating Conditions

Behavioral Intention

Gender Age Experience Voluntariness of Use

Usefulness

Ease of Use

Social Norm & Opinions

IT Support

62

Adoption Strategies:

“The Tipping Point” VersionThe Three Rules of Epidemics

• The Law of the Few– Connectors

– Mavens

– Salesmen

• The Stickiness Factor

• The Power of Context

Gladwell (2000)

Ease of Use

Social Norm & OpinionsIT Support

Change AgentsOpinion LeadersSuper‐UsersChampions

63

Factors Related to Hospital IT Adoption

• Communications of project plans & progresses• Workflow considerations• Management support of IT projects• Common visions• Shared commitment• Multidisciplinary user involvement• Project management• Training• Innovativeness• Organizational learning

Theera-Ampornpunt (2009) [Unpublished]

64

Resources on Change Management

Lorenzi & Riley (2004) Leviss (Editor) (2010)


Change ManagementClass discussion: จะทาอยางไรเมอเกดเหตการณตอไปน

- แพทย 1 ใน 3 ไมใช IT ทเพง go-live

- พยาบาล by-pass บางกระบวนการ กลบไปใช manual

- ผปวยรอตรวจเปนเวลานาน จานวนมาก ในสปดาหแรก

- หลงใชงานได 8 weeks สถต preventable ADRs สงกวากอนใชระบบ

- ทประชม CLT/PCT หลง go-live 2 weeks มการโตแยงอยางกวางขวางและรนแรงเกยวกบความรบผดชอบของแตละวชาชพ

66

The KM Aspect of Project Management

Image source: Senoo et al. (2007) http://dx.doi.org/10.1108/14601060710776725

Nonaka SECI Model

During

Implementation,

Near Go-Live &

Post Go-Live

After Action

Review (AAR) /

Postmortem

Meeting,

Project Evaluation

Before & After

Project Kick-off,

During Project

Planning

During

Implementation,

Near Go-Live

Training

Q&A

IT Management in Healthcare Organizations - Part 2

Health & Medicine

project management

waiting time

teaching slide

class exercise

effective standard

cpoe cdss

adt cpoe

project