IT GOVERNANCE IN ACTION Strategi Menyeimbangkan Manfaat dan Biaya Investasi Teknologi Informasi

Richardus Eko Indrajit [email protected]

IT GOVERNANCE IN ACTION

Strategi Menyeimbangkan Manfaat dan Biaya Investasi Teknologi Informasi

FENOMENA TERKINI ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Jarang menang (hampir selalu kalah) dalam kompetisi ICT regional dan internasional   Kesulitan dalam melakukan penetrasi market

nasional dan regional, apalagi internasional   Kalah dengan inisiatif “bad-product-good-

marketing” yang sering digembor-gemborkan pesaing Asia   Tidak ada perhatian dan penghargaan signifikan

bagi lembaga-lembaga R&D

MENGAPA BISA TERJADI? ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Produk yang dihasilkan sangat baik, tetapi dilaksanakan secara “good-product-bad-marketing” –  Kemampuan berkomunikasi untuk menjual –  Menyamaratakan semua konteks organisasi

  Terlampau “melihat ke dalam” –  Kualitas dan kegunaan dilihat dari segi pembuat, bukan

pengguna –  Salah memilih aplikasi yang dapat membuat manfaat

tertinggi yang “menggiurkan” calon pembeli

PRINSIP UTAMA ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Bagaimana pun teknologi informasi “diadakan” oleh organisasi untuk meningkatkan kualitas kinerjanya   Kebanyakan pengambil keputusan adalah Board of

Directors atau pimpinan perusahaan yang tidak memiliki latar belakang teknologi informasi   Keputusan akan sangat bergantung pada

keseimbangan antara manfaat yang diperoleh dengan total biaya yang perlu dialokasikan (ingat hukum ekonomi)

PERTANYAAN UTAMA ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

Apakah dan seberapa besarkah ORGANISATION VALUE yang ditawarkan dari inovasi produk dan jasa teknologi informasi yang anda tawarkan, sehingga membuat kami ingin memilikinya karena jelas manfaat tersebut melampaui total biaya yang harus kami alokasikan…..

ULTIMATE VALUE OF INFORMATION TECHNOLOGY ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

IT Governance: ““A structure of relationships and processes to direct and control the enterprise in order to achieve the enterprise’’s goals by adding value while balancing risk versus return over IT and its processes.””

TOTAL BENEFIT > TOTAL COST

TECHNOLOGY GOVERNANCE ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

PLAN DESIGN CONSTRUCT DEPLOY IMPLEMENT

EVALUATE MAINTAIN MONITOR AUDIT UPGRADE

PROJECT-BASED ACTIVITY

ROUTINE-BASED ACTIVITY

TOTAL COST OF OWNERSHIP ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

PROJECT –  Return on Investment –  Cost-Benefit Analysis –  Multi-Objectives, Multi-

Criteria –  Return on Management –  Information Economics –  Critical Success Factors –  Value Analysis –  Experimental Method

ROUTINE –  Strategic Analysis

Evaluation –  Value Chain Assessment –  Relative Competitive

Performance –  Proportion of Management

Vision Achieved –  Work Study Assessment –  Economic Assessment –  Financial Accounting

Based Analysis –  User Attitudes –  User Utility Assessment –  Value Added Analysis

+

PROJECT-BASED FORMULA

Richardus Eko Indrajit [email protected]

RETURN ON INVESTMENT ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Durasi waktu yang diperlukan untuk mengembalikan investasi yang telah dialokasikan –  Payback Method –  Internal Rate of Return –  Net Present Value

  Dibandingkan dengan suatu ambang batas untuk persetujuan   Dipergunakan oleh organisasi yang sangat ketat pengelolaan keuangannya   Menghitung biaya mudah, bagaimana dengan manfaat?

COST-BENEFIT ANALYSIS ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Memperbandingkan sejumlah elemen biaya dengan elemen manfaat   Manfaat yang intangible, dicoba dicari value padanannya, sebelum dilakukan justifikasi dengan standar baku (ROI) atau manajemen resiko   Bisa dilakukan secara “bolak-balik” antara biaya dan manfaat   Masalah besar pada pemilihan metode untuk melakukan kuantifikasi manfaat

MULTI-OBJECTIVES, MULTI-CRITERIA ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Pembuat keputusan lebih dari satu orang dengan pandangan yang berbeda   Nilai utility lebih tinggi dari sekedar finansial   Ditentukan sejumlah obyektif yang selaras dengan organisasi serta kriteria penilaian, sebelum masing-masing stakeholder memberi pembobotan sendiri-sendiri sebelum melakukan penilaian

RETURN ON MANAGEMENT ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Fokus pada value yang didapat akibat perubahan tingkat produktivitas manajemen   Merupakan total pendapatan dikurangi dengan COGS, pajak, shareholders value, dan biaya manajemen   Selisihnya merupakan value yang diperbandingkan antara sebelum dan setelah sistem diimplementasikan

INFORMATION ECONOMICS ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Dianggap sebagai cara yang paling holistik dan komprehensif karena memperhatikan faktor intangible maupun unquantifiable   Merupakan resultan dari berbagai elemen yang

masing-masing dihitung dengan menggunakan ROI dan CBA   Bertujuan untuk mengidentifikasikan, mengukur,

dan me-ranking dampak ekonomis yang timbul akibat diimplementasikannya sistem baru (perubahan kinerja organisasi)   Berbasis value linking, value acceleration dan

job enrichment

CRITICAL SUCCESS FACTOR(S) ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Metode umum dan generik, tetapi sangat disukai manajemen karena langsung terkait dengan obyektif organisasi   Tidak diperlukan deskripsi dan perhitungan detail sejauh terlibat langsung dalam usaha pencapaian obyektif terkait   Bukan merupakan suatu yang mustahil jika pengadaan sistem dimaksud berada dalam kerangka “at all cost”

VALUE ANALYSIS ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Lebih baik melakukan fokus terhadap value creation daripada berpegang pada prinsip konvensional seperti meningkatkan efisiensi atau produktivitas   Proses pencarian value yang optimal dilakukan dengan berbagai cara, seperti Delphi Method   Hasil brainstorming tersebut dikategorisasikan berdasarkan cluster- nya masing-masing dan lakukan MOMC

EXPERIMENTAL METHOD ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Sulit membayangkan sesuatu yang belum diimplementasikan   Lakukan sejumlah eksperimen untuk diimplementasikan dalam sebuah sistem kecil yang terkendali, melalui: – Prototyping – Simulation – Game Playing

  Skalabilitas dilakukan melalui teknik replikasi sistem

ROUTINE-BASED FORMULA

Richardus Eko Indrajit [email protected]

STRATEGIC ANALYSIS EVALUATION ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Prinsip utama adalah setiap aplikasi teknologi informasi harus memiliki link terhadap strategi perusahaan   Scoring technique dipergunakan untuk memilih pareto dari elemen sistem yang dimaksud   Semakin tinggi score yang ada, semakin besar sumber daya yang dialokasikan terhadapnya

VALUE CHAIN ASSESSMENT ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Metode scoring technique yang secara khusus menggunakan teori value chain dari Michael Porter   Pada dasarnya value akan sangat ditentukan oleh posisi aplikasi yang berada dalam domain core process atau supporting activities

RELATIVE COMPETITIVE PERFORMANCE ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Melakukan perbandingan (benchmarking) terhadap hal yang serupa terjadi pada organisasi sejenis   Analisa biaya dan manfaat yang dikomparasikan menyangkut kualitas maupun kuantitas   Tujuan utamanya adalah tidak terjadi over investment maupun under investment

PROPORTION OF MANAGEMENT VISION ACHIEVED ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Setiap manajemen kunci mengevaluasi apakah aplikasi yang ada sesuai “kehendak” atau “keinginan” masing-masing mereka   Asumsi yang dipakai adalah karena mereka bekerja menuju satu titik visi yang sama   Alokasi dianggap “benar” jika mayoritas memandang kinerja implementasinya selaras dengan kebutuhan dan harapan

WORK STUDY ASSESSMENT ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Melihat dampak dan pengaruhnya langsung pada kinerja individu pada divisi atau departemen tertentu   Dapat pula dilihat berdasarkan atau berbasiskan proses atau fungsi organisasi tertentu   Dipakai prinsip BPR seperti eliminasi, simplifikasi, integrasi, dan otomatisasi

ECONOMIC ASSESSMENT ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Sarat dengan perhitungan dan formula matematis yang berbasiskan produktivitas   Dinyatakan paling banyak dalam bentuk fungsi output(s) terhadap sumber daya input(s) yang dialokasikan terhadapnya   Komparasi secara simulasi maupun pilot project dilakukan untuk menilai perubahan yang terjadi

FINANCIAL ACCOUNTING BASED ANALYSIS ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Menggunakan kerangka murni akuntansi, seperti: – Balance Sheet –  Income Statement (P/L) – Cash Flow

  Hasil perhitungan ROI, NPV, maupun IRR dimasukkan ke dalam instrumen akuntansi tersebut   Dianggap layak jika secara akuntansi memberikan kontribusi yang positif

USER ATTITUDES ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Manfaat direpresentasikan melalui pendapat dan pandangan pengguna (users) terhadap sistem yang dipergunakan   Dilakukan melalui berbagai cara, seperti:

– Jajak pendapat atau survei – Observasi – Diskusi dan tanya jawab

  Semakin positif tanggapannya, semakin besar persepsi manfaat sistem terkait

USER UTILITY ASSESSMENT ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Dianggap kontroversial karena menggunakan asumsi yang spekulatif   Semakin lama user menggunakan sistem yang ada, dianggap semakin puaslah yang bersangkutan (dan sebaliknya)   Alasannya adalah semakin sistem tersebut “digemari” dan dipakai secara intensif, maka berarti utiliasi pemakaian sumber daya semakin tinggi, yang secara langsung meningkatkan kinerja usaha

VALUE ADDED ANALYSIS ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Berangkat dari nilai intrinsik value yang ingin dicapai, baru kemudian menghitung biaya yang perlu dikeluarkan   Hasil kalkulasi tersebut kemudian didiskusikan dan diperdepatkan untuk menentukan tingkat kelayakannya (worthiness)

HOW TO SELECT THE MOST EFFECTIVE ONE ? ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Start with the objective of measuring cost(s) and benefit(s)   Asses the context of the system being analysed   Use one or portfolio of methods per element within the domain   Select and decide the appropriateness of total cost based on benefit analysis   Try to balance it so that the whole benefit exceed the total cost based on the nature of the method used

WHAT BEST PRACTICE SUGGEST ? ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

  Financial Management Framework   Prioritisation Within IT Budget   IT Budgeting Process   Cost Management   Benefit Management

Thank You

Richardus Eko Indrajit [email protected]

Should you have any enquiry, please call me at:

+62 818 925 926 +62 815 1925 1926 +62 21 7000 7005 +62 21 3025 3025