Iratkezelési ismeretek

Iratkezelési Iratkezelési ismeretekismeretek

Dr. Hollósi Gábor Ph.D.Dr. Hollósi Gábor Ph.D.

főlevéltárosfőlevéltáros

Magyar Országos LevéltárMagyar Országos Levéltár

Kormányzati Gyűjtőterületi FőosztályKormányzati Gyűjtőterületi Főosztály

Az iratkezelés folyamataAz iratkezelés folyamata A küldemény átvételeA küldemény átvétele A küldemény felbontásaA küldemény felbontása A küldemény A küldemény

érkeztetéseérkeztetése IktatásIktatás SzignálásSzignálás KiadmányozásKiadmányozás ExpediálásExpediálás Átmeneti irattárazásÁtmeneti irattárazás Központi irattárazásKözponti irattárazás SelejtezésSelejtezés Levéltárba adásLevéltárba adás

Levéltári szempontból Levéltári szempontból különösen fontoskülönösen fontos

A küldemény A küldemény érkeztetéseérkeztetése IktatásIktatás

Átmeneti irattárazásÁtmeneti irattárazás Központi irattárazásKözponti irattárazás SelejtezésSelejtezés Levéltárba adásLevéltárba adás

A küldemény érkeztetéseA küldemény érkeztetéseFőszabályFőszabály

Minden beérkezett küldeményt Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kellérkeztetni kell..

KivételKivétel

Nem kell érkeztetni, ha a szerv Nem kell érkeztetni, ha a szerv valamennyivalamennyi (!!!) beérkező küldeményt (!!!) beérkező küldeményt papír papír alapú iktatókönyvben iktatalapú iktatókönyvben iktat..

Erről az iratkezelési szabályzatnak kell rendelkeznie.Erről az iratkezelési szabályzatnak kell rendelkeznie.

Az érkeztetési nyilvántartás tartalmaAz érkeztetési nyilvántartás tartalma

küldőküldő neve neve beérkezésbeérkezés időpontja időpontja könyvelt postai küldeménynél a könyvelt postai küldeménynél a postai azonosítópostai azonosító (ragszám) (ragszám) a szerv által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó a szerv által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó

érkeztetési azonosítóérkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító azonosító

MegjegyzésMegjegyzés

KüldeményKüldemény: tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, : tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljábólamelyet kézbesítés céljából burkolatán burkolatán vagy a hozzá tartozó listán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel címzéssel láttak elláttak el. .

Az iktatás alóli kivételekAz iktatás alóli kivételekZöld = az érkeztetés mellőzése esetén sem kell iktatni, mert Zöld = az érkeztetés mellőzése esetén sem kell iktatni, mert

nem küldeménynem küldemény

Fehér = érkeztetés esetén nem kell iktatni, de Fehér = érkeztetés esetén nem kell iktatni, de jogszabályban jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell meghatározott esetekben nyilván kell tartanitartani

könyveket,könyveket, tananyagokat; tananyagokat; (sajtótermék)(sajtótermék) reklámanyagokat,reklámanyagokat, tájékoztatókat; tájékoztatókat; (reklámanyag)(reklámanyag) meghívókat;meghívókat; nem szigorú számadású bizonylatokat;nem szigorú számadású bizonylatokat; bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett

iratokat;iratokat; nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat,

számlákat;számlákat; munkaügyi nyilvántartásokat; munkaügyi nyilvántartásokat; (nincs címezve, nem küldemény)(nincs címezve, nem küldemény) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; (nincs címezve, nem (nincs címezve, nem

küldemény)küldemény) közlönyöket, sajtótermékeket; közlönyöket, sajtótermékeket; (sajtótermék)(sajtótermék) visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus

visszaigazolásokat.visszaigazolásokat.

Az iktatókönyv megnyitása és Az iktatókönyv megnyitása és lezárásalezárása

MegnyitásMegnyitás

Iktatás céljára Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvévente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell et kell használni. használni.

„„A [intézmény neve] … évi iktatókönyvét az 1-es számmal A [intézmény neve] … évi iktatókönyvét az 1-es számmal megnyitom”megnyitom”

Körbélyegző, dátum, intézményvezető aláírásaKörbélyegző, dátum, intézményvezető aláírása

LezárásLezárás

Az iktatókönyvet Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapjánaz év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után , az utolsó irat iktatása után le kell zárni.le kell zárni.

Az utolsó számot követő aláhúzássalAz utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és szerv bélyegzőjével kell hitelesíteni.keltezést követően aláírással és szerv bélyegzőjével kell hitelesíteni.

Ezt követően a lezárt iktatókönyvben tilos iktatást végezni!Ezt követően a lezárt iktatókönyvben tilos iktatást végezni!

Tipikus hibákTipikus hibák

Az iktatókönyv Az iktatókönyv megnyitásmegnyitásának és ának és lezáráslezárásának ának elmaradásaelmaradása!!

Az iktatókönyv bal oldala Iktatás Iktatás

Másodjára Másodjára (elsőre)(elsőre) töltjük töltjük ki!ki!

ÉrkezésÉrkezésElőször ezt töltjük ki! Először ezt töltjük ki! (Nem töltjük ki!)(Nem töltjük ki!)

FőszámFőszám AlszámAlszám IdőpontjaIdőpontja Módja Módja (P, F)(P, F)

ÉrkeztetÉrkeztető szám ő szám (ha van (ha van

érk.)érk.)

AdathorAdathor-dozó -dozó

(P, CD) (P, CD) IdőpontjIdőpontj

aa

Küldő Küldő szerv / szerv / személszemél

yy

Küldő Küldő iktató-iktató-számaszáma

Irat / Irat / melléklemelléklet számat száma

TárgyTárgy

1 1 (2)(2) 11ÜgyintézÜgyintéz

ő ő szervezetszervezeti egységi egységGH GH (FT)(FT)

(1)(1) (4)(4)

ÜgyintézÜgyintézőő

HG HG (HG)(HG)22 22

Irattári Irattári tételszátételszá

mm16 16 (4)(4)

(3)(3) (5)(5)Előirat Előirat iktató-iktató-számaszáma

((76/201176/2011))

44 33

UtóiratUtóiratIktató-Iktató-számaszáma

((89/201389/2013))

(5)(5) (6)(6)

Az iktatókönyv jobb oldalaElintézés / TovábbításElintézés / Továbbítás

(Másodjára töltjük ki!)(Másodjára töltjük ki!)

Meg-Meg-nevezésnevezésAlszámAlszám

Irat / Irat / melléklet melléklet

számaszámaIdőpontjaIdőpontja Módja Módja

(P, F)(P, F)

AdathordozAdathordozó típusa ó típusa (P, CD)(P, CD)

CímzetCímzett és t és

adataiadatai

ÜgyintézéÜgyintézés s

határidejehatárideje

Kezelési Kezelési feljegyzésefeljegyzése

kk

Irattárba Irattárba helyezés helyezés időpontjaidőpontja

11

(2)(2)

33

(4)(4)

55 Nyomtatványszám: C. 5230-175 (Pátria Nyomtatványszám: C. 5230-175 (Pátria Nyomda) Nyomda)

ún. „Narancssárga” 5 alszámos iktatókönyvún. „Narancssárga” 5 alszámos iktatókönyv

Az iktatókönyv Az iktatókönyv kitöltésének másik kitöltésének másik

módjamódja

IratváltásokIratváltások egy (al)számra egy (al)számra történő iktatása történő iktatása

Az iktatókönyv bal oldala Iktatás Iktatás

Másodjára Másodjára (elsőre)(elsőre) töltjük töltjük ki!ki!

ÉrkezésÉrkezésElőször ezt töltjük ki! Először ezt töltjük ki! (Nem töltjük ki!)(Nem töltjük ki!)

FőszámFőszám AlszámAlszám IdőpontjaIdőpontja Módja Módja (P, F)(P, F)

ÉrkeztetÉrkeztető szám ő szám (ha van (ha van

érk.)érk.)

AdathorAdathor-dozó -dozó

(P, CD) (P, CD) IdőpontjIdőpontj

aa

Küldő Küldő szerv / szerv / személszemél

yy

Küldő Küldő iktató-iktató-számaszáma

Irat / Irat / melléklemelléklet számat száma

TárgyTárgy

3 3 (4)(4) 7 7 (10)(10)

Első bejövő iratnál kitöltjük!Első bejövő iratnál kitöltjük!Válaszként kapott első bejövő iratnál Válaszként kapott első bejövő iratnál

kitöltjük!kitöltjük!ÜgyintézÜgyintéz

ő ő szervezetszervezeti egységi egységGH GH (FT)(FT)

11 8 8 (11)(11)

Második bejövő iratnál kitöltjük!Második bejövő iratnál kitöltjük!Második bejövő iratnál kitöltjük!Második bejövő iratnál kitöltjük!

ÜgyintézÜgyintézőő

HG HG (HG)(HG)22 9 9

(12)(12)Harmadik bejövő iratnál kitöltjük!Harmadik bejövő iratnál kitöltjük!Harmadik bejövő iratnál kitöltjük!Harmadik bejövő iratnál kitöltjük!

Irattári Irattári tételszátételszá

mm16 16 (4)(4)Előirat Előirat iktató-iktató-számaszáma

((76/201176/2011))

UtóiratUtóiratIktató-Iktató-számaszáma

((89/201389/2013))

Az iktatókönyv jobb oldalaElintézés / TovábbításElintézés / Továbbítás

(Másodjára töltjük ki!)(Másodjára töltjük ki!)

Meg-Meg-nevezésnevezésAlszámAlszám

Irat / Irat / melléklet melléklet

számaszámaIdőpontjaIdőpontja Módja Módja

(P, F)(P, F)

AdathordozAdathordozó típusa ó típusa (P, CD)(P, CD)

CímzetCímzett és t és

adataiadatai

ÜgyintézéÜgyintézés s

határidejehatárideje

Kezelési Kezelési feljegyzésefeljegyzése

kk

Irattárba Irattárba helyezés helyezés időpontjaidőpontja

Első bejövő iratra adott válasznál kitöltjük!Első bejövő iratra adott válasznál kitöltjük!Első (kezdő) kimenő iratnál kitöltjük!Első (kezdő) kimenő iratnál kitöltjük!

(1)(1) Második bejövő Második bejövő iratrairatra adott válasznál kitöltjük! adott válasznál kitöltjük!Második kimenő iratnál kitöltjük!Második kimenő iratnál kitöltjük!

(2)(2) Harmadik bejövő iratra adott válasznál kitöltjük!Harmadik bejövő iratra adott válasznál kitöltjük!Harmadik kimenő iratnál kitöltjük!Harmadik kimenő iratnál kitöltjük!

Nyomtatványszám: C. 5230-175 (Pátria Nyomtatványszám: C. 5230-175 (Pátria Nyomda) Nyomda)

ún. „Narancssárga” 5 alszámos iktatókönyvún. „Narancssárga” 5 alszámos iktatókönyv

ÉrkeztetésÉrkeztetésÉrkezetőszámÉrkezetőszám

Évente 1-gyel újrakezdődő Évente 1-gyel újrakezdődő folyamatos sorszámfolyamatos sorszám..

Az érkeztetés időpontjaAz érkeztetés időpontja

Minden beérkezett küldeményt Minden beérkezett küldeményt a beérkezés időpontjáa beérkezés időpontjában – ha ban – ha pedig nem iratkezelésre jogosult személy veszi át, az érkezést pedig nem iratkezelésre jogosult személy veszi át, az érkezést követő első munkanap kezdetén – érkeztetni kell.követő első munkanap kezdetén – érkeztetni kell.

Érkeztetési adatok feltüntetéseÉrkeztetési adatok feltüntetése

Az érkeztetés Az érkeztetés dátumdátumát és az érkeztetési át és az érkeztetési azonosítót a azonosítót a küldeményenküldeményen, vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján , vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján fel fel kell tüntetnikell tüntetni. .


Érkeztetés jogosulatlan Érkeztetés jogosulatlan mellőzésmellőzése.e. Iratoknak csak Iratoknak csak érkeztető-bélyegzésérkeztető-bélyegzése. e. Érkezető szám Érkezető szám küldeményre való rávezetésküldeményre való rávezetésének elmaradása.ének elmaradása.

Főszám és alszámFőszám és alszámFőszámFőszám

Az Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évbenugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

Évente 1-gyel újrakezdődő főszámokon kell iktatni. Évente 1-gyel újrakezdődő főszámokon kell iktatni.

AlszámAlszám

Külön alszámra kell iktatni az ügyhöz tartozó minden Külön alszámra kell iktatni az ügyhöz tartozó minden iratváltásiratváltást.t.

Az ügyirathoz tartozó ugyanabban az évben keletkezett Az ügyirathoz tartozó ugyanabban az évben keletkezett utóiratokutóiratokat a főszám alatt folyamatos, zárt, 1-el kezdődő at a főszám alatt folyamatos, zárt, 1-el kezdődő emelkedő sorszámos rendszerben kiadott alszámokon kell emelkedő sorszámos rendszerben kiadott alszámokon kell nyilvántartani. nyilvántartani.

IktatólapokIktatólapok

Az alszámrovatok betelte esetén iktatókönyv tartalmával Az alszámrovatok betelte esetén iktatókönyv tartalmával megegyező megegyező iktatólapiktatólapot kell használni.ot kell használni.

Az iktatólapok számát Az iktatólapok számát fel kell tüntetni az iktatókönyvben isfel kell tüntetni az iktatókönyvben is. .

Tipikus hibákTipikus hibák Az ügyben keletkezett Az ügyben keletkezett legelső iratlegelső irat nemcsak nemcsak

főszámot, hanem főszámot, hanem alszámot is kapalszámot is kap..

Az első alszámos irat Az első alszámos irat „2”-es alszámot kap„2”-es alszámot kap, az , az „1”-es alszám felhasználását mellőzve.„1”-es alszám felhasználását mellőzve.

Gyűjtőív használataGyűjtőív használata. A jogszabály a beiktatott irat . A jogszabály a beiktatott irat további ügyiratdarabjait az irat alszámára rendeli további ügyiratdarabjait az irat alszámára rendeli beiktatni, tehát nem engedi ezeknek az iktatás beiktatni, tehát nem engedi ezeknek az iktatás alóli kivonását.alóli kivonását.

Az adott főszámhoz tartozó Az adott főszámhoz tartozó alszámrovatok alszámrovatok beteltét követőenbeteltét követően ugyanabban az évben, ugyanabban az évben, ugyanabban az ügyben keletkező irat ugyanabban az ügyben keletkező irat új új főszámra iktatásfőszámra iktatásaa..

Az iktatás időpontja és az ügyirat Az iktatás időpontja és az ügyirat tárgyatárgya

Az iktatás időpontjaAz iktatás időpontja

Az ügykezelőnek az iratokat a Az ügykezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanaponazt követő munkanapon be kell iktatni. be kell iktatni.

Soron kívül kell iktatni Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, „sürgős” jelzésű iratokat. küldeményeket, „sürgős” jelzésű iratokat.

Az ügyirat tárgyaAz ügyirat tárgya

Az ügyirat tárgyát - illetőleg annak megállapítására alkalmas Az ügyirat tárgyát - illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatotrövidített változatot - az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. - az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni.

A tárgyat A tárgyat csak egyszercsak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat , az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha azkivéve, ha az lényegesen megváltozottlényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell , ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon.bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon.

Tipikus hibaTipikus hiba

PontatlanPontatlan az irat tárgymegjelölése, ebből következően hibás a az irat tárgymegjelölése, ebből következően hibás a tételszámozása.tételszámozása.

Az irattári tételszámAz irattári tételszámMi az?Mi az?

Az iratkezelési szabályzat Az iratkezelési szabályzat irattári tervirattári terv mellékletében szereplő mellékletében szereplő iratcsoporthoz (irattári tételhez) tartozó kód. Például:iratcsoporthoz (irattári tételhez) tartozó kód. Például:

112112 Pályázatok Pályázatok S S 1010

Kinek és mikor kell feltüntetni?Kinek és mikor kell feltüntetni?

Az Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűlegügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg meg meg kell határoznia (papír alapú irat esetén az iratra kell rávezetnie) az kell határoznia (papír alapú irat esetén az iratra kell rávezetnie) az irattári tételszámot.irattári tételszámot.

Egy ügyirat egy tételszám elve Egy ügyirat egy tételszám elve

Az ügyirat csak egy tételszám alá sorolható be, az Az ügyirat csak egy tételszám alá sorolható be, az alszámok nem alszámok nem kaphatnak külön tételszámotkaphatnak külön tételszámot..

Tipikus hibaTipikus hiba

Ügyintéző általi Ügyintéző általi tételszámozás elmaradásatételszámozás elmaradása..

Előirat és utóiratElőirat és utóiratElőiratElőirat

Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzményvan-e előzménye.e. Ha korábbi évben van előzményeHa korábbi évben van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi , akkor az előzményt a tárgyévi

ügyirathoz kell szerelni, és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat ügyirathoz kell szerelni, és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát.iktatószámát.

UtóiratUtóirat

Ha egy korábbi évben keletkezett ügyiratnak folytatása vanHa egy korábbi évben keletkezett ügyiratnak folytatása van, akkor , akkor azt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és abban az iktatókönyvben azt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és abban az iktatókönyvben kell rögzíteni az utóirat iktatószámát, amelyben a korábbi évben kell rögzíteni az utóirat iktatószámát, amelyben a korábbi évben keletkezett ügyiratot iktatták.keletkezett ügyiratot iktatták.


A szerelés A szerelés iktatókönyvben való rögzítésiktatókönyvben való rögzítésének ének elmaradásaelmaradása.. Az összetartozó iratok Az összetartozó iratok szerelésszerelésének ének elmaradásaelmaradása. .

MegjegyzésMegjegyzés

Szerelés: ügyiratok Szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolásvégleges jellegű összekapcsolása. a.

Iktatási adatok javításaIktatási adatok javításaTéves iktatásTéves iktatás

A bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az A bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye - érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatóságaaz eredeti bejegyzés olvashatósága mellett - kétségtelen legyen.mellett - kétségtelen legyen.

A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.

Tilos!Tilos! iktatókönyvbe iktatókönyvbe ceruzáceruzával beírni val beírni sorszámot sorszámot üresüresen hagynien hagyni a felhasznált lapokat összea felhasznált lapokat összeragasztaniragasztani adatokat kiadatokat kiradírozniradírozni, vagy más módon olvashatatlanná tenni., vagy más módon olvashatatlanná tenni.

A javítás helyes módjaA javítás helyes módja

A téves adatot vagy számot A téves adatot vagy számot egy vonallalegy vonallal úgy kell úgy kell áthúzniáthúzni, hogy az , hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon.eredeti feljegyzés olvasható maradjon.

A javítást A javítást keltezéskeltezéssel és sel és kézjegkézjegggyyel kell igazolni. el kell igazolni.

Főnyilvántartó könyvSorszámaSorszáma

Iratkezelési Iratkezelési segédlet segédlet

megnevezésmegnevezésee

TerjedelmeTerjedelmeHasználatba Használatba

vételének vételének dátumadátuma

Végleges Végleges lezárásának lezárásának

dátumadátumaIrattári Irattári

tételszámatételszáma

Kezelési Kezelési bejegyzés bejegyzés

(selejtezés, (selejtezés, átadás)átadás)

Vezetésére vonatkozó különleges szabályok:Vezetésére vonatkozó különleges szabályok:

Nem kell éventeNem kell évente új főnyilvántartó könyvet nyitni. új főnyilvántartó könyvet nyitni. Az új főnyilvántartó könyvbenAz új főnyilvántartó könyvben a sorszámozást a sorszámozást az előző az előző főnyilvántartófőnyilvántartó könyv utolsó sorszámától kell folytatni könyv utolsó sorszámától kell folytatni.. Az Az iratkezelési segédletekreiratkezelési segédletekre (iktatókönyvek, mutatókönyvek, (iktatókönyvek, mutatókönyvek, stb.) a főnyilvántartó könyvi stb.) a főnyilvántartó könyvi számot rá kell vezetniszámot rá kell vezetni. .

Név- és tárgymutató könyvNévmutató könyvNévmutató könyv

Küldő neve és Küldő neve és azonosító azonosító

adataiadataiIktatószámIktatószám TételszámTételszám

Tárgymutató könyvTárgymutató könyv

Ügyirat tárgyaÜgyirat tárgya IktatószámIktatószám TételszámTételszám

Határidők nyilvántartásaÜgyintézési Ügyintézési

határidőhatáridőFigyelmeztetéFigyelmezteté

si határidősi határidő(-5 nap)(-5 nap)

IktatószámIktatószám Ügyintéző Ügyintéző neveneve

Intézkedés Intézkedés utáni utáni

határidőkhatáridők

Nem kötelező iratkezelési segédlet!Nem kötelező iratkezelési segédlet!

Belső átadókönyv „kézbesítőkönyv”

ÜgyiratszámÜgyiratszámCímzettCímzett

(belső személy (belső személy vagy szervezeti vagy szervezeti

egység)egység)

Az átvételAz átvétel

IdőpontjaIdőpontja ElismeréseElismerése

Nyomtatványszám: C. 5230-29 (Nyomell Kft.)Nyomtatványszám: C. 5230-29 (Nyomell Kft.)

„Átfutó akták könyve”

IktatószáIktatószámm ElőadóElőadó TárgyTárgy

ÉrkezettÉrkezett TovábbítvaTovábbítva

DátumDátum HonnanHonnan DátumDátum HováHová

Másik szervezeti egységről érkezett, és ügyintézés után másik szervezeti Másik szervezeti egységről érkezett, és ügyintézés után másik szervezeti egységhez továbbított ügyiratok nyomon követését segíti.egységhez továbbított ügyiratok nyomon követését segíti.

A saját belső átadókönyvemben az általam átvett ügyiratokat nem látom! A saját belső átadókönyvemben az általam átvett ügyiratokat nem látom!


„Átadott akták könyve”IktatószámIktatószám TárgyTárgy ElküldveElküldve HovaHova VisszaVissza

Célja az ügyirat visszavételének a rögzítése az ügyiratot átadó (keletkeztető) Célja az ügyirat visszavételének a rögzítése az ügyiratot átadó (keletkeztető) szervezeti egységnél.szervezeti egységnél.

A saját belső átadókönyvemben az ügyirat számomra történő visszaadását A saját belső átadókönyvemben az ügyirat számomra történő visszaadását nem látom! nem látom!


Átmeneti irattár – központi Átmeneti irattár – központi irattár I.irattár I.

Fogalma: 335/2005. (XII. 29.) Fogalma: 335/2005. (XII. 29.) KormányrendeletKormányrendelet

2.§ 1.2.§ 1.

Az Az iktatóhelyhez kapcsolódóiktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított an kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú meghatározott időtartamú átmenetiátmeneti, , selejtezés vagy központi irattárba adás előtti selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzésőrzése történik.e történik.

Irattározás: 335/2005. (XII. 29.) Irattározás: 335/2005. (XII. 29.) KormányrendeletKormányrendelet 60.§ 60.§

Átmeneti irattárba lehet elhelyezni Átmeneti irattárba lehet elhelyezni az az elintézett, irattári tételszámmal ellátott elintézett, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokügyiratokat. at.

Az átmeneti irattár az iratkezelési Az átmeneti irattár az iratkezelési szabályzatban rögzített ideig őrzi az iratokat, szabályzatban rögzített ideig őrzi az iratokat, ezt követően azokat ezt követően azokat selejtezselejtezii vagy átad vagy átadja a ja a szervezet szervezet központi irattárközponti irattáráánaknak..

Fogalma: 335/2005. (XII. 29.) Fogalma: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet Kormányrendelet

2.§ 21.2.§ 21.

A közfeladatot ellátó szerv A közfeladatot ellátó szerv több szervezeti több szervezeti egységegysége irattári anyagának selejtezés vagy e irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár.irattár.

Irattározás: 335/2005. (XII. 29.) Irattározás: 335/2005. (XII. 29.) KormányrendeletKormányrendelet 60.§ 60.§

A központi irattár gondoskodik a maradandó A központi irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok értékű iratok levéltári átadáslevéltári átadásáról.áról.

Irattárazás I.Irattárazás I.Jogalap: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 61.§Jogalap: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 61.§

Az irattárba helyezés alkalmával az Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-ehogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az . Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak javításáról.ügyintézőnek, aki gondoskodik annak javításáról.

– Az Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg meg kell határozniameg kell határoznia (papír alapú irat esetén rávezetnie) (papír alapú irat esetén rávezetnie) az az irattári tételszámotirattári tételszámot..

– Az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia az előírt kezelési és Az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesülését.kiadási utasítások teljesülését.

Ezt követően be kell vezetni az Ezt követően be kell vezetni az iktatókönyviktatókönyv megfelelő rovatába az megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontjáirattárba helyezés időpontját.t.

A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelniügyiratból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg , és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni.kell semmisíteni.

Irattárazás II.Irattárazás II.Jogalap: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 61.§Jogalap: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 61.§

A központi irattárba kell leadniA központi irattárba kell leadni A A lezárt évfolyamúlezárt évfolyamú, papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú , papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú

segédkönyveit.segédkönyveit.

Irattári rendIrattári rend

Az ügyiratokat szerv iratkezelési szabályzatában meghatározott Az ügyiratokat szerv iratkezelési szabályzatában meghatározott rendben kell tárolni.rendben kell tárolni.

A levéltár javasolja az A levéltár javasolja az évkörök, azon belülévkörök, azon belül a a tételszámoktételszámok szerinti szerinti rendet!rendet!

IratkölcsönzésIratkölcsönzés

Az irattárból kiadott ügyiratról Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapügyiratpótló lapot kell készíteni, ot kell készíteni, amelyet az átvevő aláír.amelyet az átvevő aláír.

Az aláírt ügyiratpótló lapot Az aláírt ügyiratpótló lapot az ügyirat helyén kell tárolniaz ügyirat helyén kell tárolni.. Az ügyiratpótló lappal Az ügyiratpótló lappal egyenértékűegyenértékű, ha a szerv , ha a szerv elektronikus elektronikus

nyilvántartásnyilvántartást vezet.t vezet.

Irattárak állapotaIrattárak állapota

BerendezéseBerendezése

Klimatikai viszonyokKlimatikai viszonyok

FényviszonyokFényviszonyok

TisztaságTisztaság

Víz elleni védelemVíz elleni védelem

Kizárólag irattárKizárólag irattár

TűzbiztosTűzbiztos

ZárhatóZárható

Befogadóképesség Befogadóképesség (polcfolyóméter)(polcfolyóméter)

Noha a Magyar Országos Levéltár Állományvédelmi Noha a Magyar Országos Levéltár Állományvédelmi Ajánlása új levéltári raktárak kialakítására vonatkozik, Ajánlása új levéltári raktárak kialakítására vonatkozik, annak raktári viszonyokra vonatkozó részeit célszerű annak raktári viszonyokra vonatkozó részeit célszerű

az új irattárak létrehozásakor is figyelembe venni.az új irattárak létrehozásakor is figyelembe venni.

Az irattár klimatikai viszonyaiAz irattár klimatikai viszonyai Ideális értékekIdeális értékek

Légnedvesség: 45-55% (napi megengedett ingadozás: Légnedvesség: 45-55% (napi megengedett ingadozás: ±±5%5%))Hőmérséklet: 18-20 Hőmérséklet: 18-20 ººC (24 C (24 ººC-ig elfogadható, napi megengedett C-ig elfogadható, napi megengedett ingadozás ingadozás ±±1 1 ººC)C)Legfontosabb a stabil klimatikus környezet!Legfontosabb a stabil klimatikus környezet!

Az irattár klímájának fenntartásaAz irattár klímájának fenntartása

Kellő légáramlás biztosítása (géppel vagy Kellő légáramlás biztosítása (géppel vagy közvetettközvetett szellőztetéssel) szellőztetéssel)Levegőszárítók működtetése (pl. beázás megszüntetésének idejére)Levegőszárítók működtetése (pl. beázás megszüntetésének idejére)Túlzott szárazság ellen a fűtés csökkentése (párologtató edények Túlzott szárazság ellen a fűtés csökkentése (párologtató edények használata nem ajánlott) használata nem ajánlott)

Az irattár fényviszonyaiAz irattár fényviszonyaiAz irattári anyagot érő fény mennyisége Az irattári anyagot érő fény mennyisége

csökkenthető:csökkenthető:

Elsötétítők alkalmazásával az ablakokonElsötétítők alkalmazásával az ablakokon

Fényszűrő fóliák és bevonatok segítségévelFényszűrő fóliák és bevonatok segítségével Dobozos, szekrényes tárolássalDobozos, szekrényes tárolással

Kis teljesítményű világítótestek szakaszos, csak a Kis teljesítményű világítótestek szakaszos, csak a munkavégzés helyére korlátozódó alkalmazásával munkavégzés helyére korlátozódó alkalmazásával (150-200 lux)(150-200 lux)

Az irattár berendezése és a Az irattár berendezése és a raktárhigiéniaraktárhigiénia

BerendezésBerendezés

Polcok anyaga: fémPolcok anyaga: fémAlsó polc min. 15 cm-re legyen a padlótólAlsó polc min. 15 cm-re legyen a padlótólLegyen a polcnak teteje (porosodás és fény ellen)Legyen a polcnak teteje (porosodás és fény ellen)

TakarításTakarítás

„„Elárasztásos” felmosást alkalmazni nem szabad!Elárasztásos” felmosást alkalmazni nem szabad!Dobozok tisztítása: porszívóval Dobozok tisztítása: porszívóval Polcok tisztítása: élelmiszeriparban engedélyezett Polcok tisztítása: élelmiszeriparban engedélyezett

fertőtlenítőszerrel, de csak éppen nedves ronggyal. Iratok fertőtlenítőszerrel, de csak éppen nedves ronggyal. Iratok eltávolítása kötelező, csak száraz polcra kerülhetnek vissza.eltávolítása kötelező, csak száraz polcra kerülhetnek vissza.

Az iratkezelés során tiltott Az iratkezelés során tiltott anyagokanyagok

öntapadó ragasztószalagöntapadó ragasztószalag spárgaspárga

az iratot vágja, helyette pamutszalag ajánlottaz iratot vágja, helyette pamutszalag ajánlott fémkapocsfémkapocs

idővel az iratba belerozsdásodikidővel az iratba belerozsdásodik műanyag borítóműanyag borító

műanyagban lévő lágyító feloldja az íróanyagot és a papírt műanyagban lévő lágyító feloldja az íróanyagot és a papírt is is savasítja.savasítja.

javító folyadékjavító folyadék cigarettafüstcigarettafüst

IratselejtezésIratselejtezésJogalap: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 64.§Jogalap: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 64.§

Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési 3 tagú selejtezési bizottságbizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével.rögzített őrzési idő leteltével.

Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési selejtezési jegyzőkönyvetjegyzőkönyvet kell készíteni, melyet kell készíteni, melyet iktatás utániktatás után az illetékes az illetékes levéltárhoz kell továbbítanilevéltárhoz kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése , a selejtezés engedélyezése végett.végett.

A A levéltárlevéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés

után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezizáradékkal engedélyezi..

Az Az őrzési időőrzési időt az ügyirat lezárását követő évtől kell számítani t az ügyirat lezárását követő évtől kell számítani az irattári tételbe soroláskor érvényes irattári terv szerintaz irattári tételbe soroláskor érvényes irattári terv szerint..

Az iratselejtezés közlevéltári ellenőrzése I.

Jogalap: 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 9.§Jogalap: 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 9.§

A közA közlevéltárlevéltár az irattári anyag selejtezésének ellenőrzése az irattári anyag selejtezésének ellenőrzése soránsorán

megvizsgálja, hogymegvizsgálja, hogy a selejtezésre javasolt irattári tételek a selejtezésre javasolt irattári tételek között szerepel-e olyan tétel, amely a szerv irattári terve között szerepel-e olyan tétel, amely a szerv irattári terve szerint szerint maradandó értékű iratokat tartalmazmaradandó értékű iratokat tartalmaz;;

abban az esetben, ha a szervnél végzett ellenőrzései abban az esetben, ha a szervnél végzett ellenőrzései során az irattári terv használatával kapcsolatban hibákat, során az irattári terv használatával kapcsolatban hibákat, hiányosságokat tárt fel, vagy a selejtezési jegyzőkönyv hiányosságokat tárt fel, vagy a selejtezési jegyzőkönyv alapján alapján kétsége támadkétsége támad a selejtezés szabályszerűségét vagy a selejtezés szabályszerűségét vagy szakszerűségét illetően, úgy a szakszerűségét illetően, úgy a helyszínen végzett vizsgálathelyszínen végzett vizsgálat alapján győződik meg arról, hogy a kiselejtezésre javasolt alapján győződik meg arról, hogy a kiselejtezésre javasolt iratok között valóban nincs maradandó értékű irat.iratok között valóban nincs maradandó értékű irat.

Az iratselejtezés közlevéltári ellenőrzése II.

A közlevéltár a selejtezési jegyzőkönyv egyik példányát A közlevéltár a selejtezési jegyzőkönyv egyik példányát magánál tartja, a másikat a szervnek visszaküldi:magánál tartja, a másikat a szervnek visszaküldi:

ha a selejtezés szabályszerűségét megállapította ha a selejtezés szabályszerűségét megállapította záradékolzáradékolva,va,

ha a hiányosságok egyes (iratcsoportok) irattári tételek ha a hiányosságok egyes (iratcsoportok) irattári tételek visszatartásával visszatartásával kiküszöbölhetők, a jegyzőkönyvben kiküszöbölhetők, a jegyzőkönyvben **-gal -gal

jelöli meg azokat a jelöli meg azokat a tételeket, amelyek visszatartását tételeket, amelyek visszatartását szüksé-szüksé- gesnek tartja, s a jegyzőkönyvet záradékolja,gesnek tartja, s a jegyzőkönyvet záradékolja,

ha a hiányosságok miatt az iratanyag egy részében a ha a hiányosságok miatt az iratanyag egy részében a selejtezési selejtezési eljárást meg kell ismételni, a jegyzőkönyvben eljárást meg kell ismételni, a jegyzőkönyvben ****--gal jelöli meg gal jelöli meg azokat a tételeket, amelyeket újból azokat a tételeket, amelyeket újból selejtezés alá kell vonni.selejtezés alá kell vonni.

ha a hiányosságok a fenti eljárásokkal nem szüntethetők ha a hiányosságok a fenti eljárásokkal nem szüntethetők meg, a meg, a jegyzőkönyvet jegyzőkönyvet nem záradékoljanem záradékolja, hanem a szerv , hanem a szerv vezetőjét a vezetőjét a selejtezési eljárás megismétlésére szólítja fel. selejtezési eljárás megismétlésére szólítja fel.

A selejtezési jegyzőkönyv A selejtezési jegyzőkönyv tartalmatartalma

A jegyzőkönyv elkészítésének helye (irattár címe) és időpontjaA jegyzőkönyv elkészítésének helye (irattár címe) és időpontja

A jegyzőkönyv tárgya (mely szervnek az iratai és az iratok összefoglaló jellegű A jegyzőkönyv tárgya (mely szervnek az iratai és az iratok összefoglaló jellegű leírása)leírása)

A selejtezési bizottság tagjai, minimum 3 főA selejtezési bizottság tagjai, minimum 3 fő

A selejtezés alá vont iratok terjedelme iratfolyóméterbenA selejtezés alá vont iratok terjedelme iratfolyóméterben

A selejtezés alá vont iratok évköreA selejtezés alá vont iratok évköre

A jogszabályi alap és az alkalmazott irattári tervekA jogszabályi alap és az alkalmazott irattári tervek

Mellékelt iratjegyzékek számaMellékelt iratjegyzékek száma

Bizottság nyilatkozata a selejtezési eljárás szabályszerű lefolytatásáról (az iratok Bizottság nyilatkozata a selejtezési eljárás szabályszerű lefolytatásáról (az iratok keletkezésekor hatályos irattári terveket alkalmazták)keletkezésekor hatályos irattári terveket alkalmazták)

Pecsét és a selejtezési bizottság tagjainak az aláírásaPecsét és a selejtezési bizottság tagjainak az aláírása

Mellékletben a selejtezendő iratok jegyzékeMellékletben a selejtezendő iratok jegyzéke

tételszám – tárgy – évkör – terjedelem (iratfolyóméterben)tételszám – tárgy – évkör – terjedelem (iratfolyóméterben)

A köziratok levéltárba adása I.A köziratok levéltárba adása I.Jogalap: 1995. évi LXVI. törvény 12.§Jogalap: 1995. évi LXVI. törvény 12.§

A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait – A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait – kivéve, ha államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmaznak – a kivéve, ha államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmaznak – a keletkezés naptári évétől számított keletkezés naptári évétől számított tizenöttizenötödik ödik évév végéig kell végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni.az illetékes közlevéltárnak átadni.

Az átadás-átvételi határidő abban az esetben, ha a Az átadás-átvételi határidő abban az esetben, ha a közfeladatot ellátó szervnek a nem selejtezhető iratokra közfeladatot ellátó szervnek a nem selejtezhető iratokra ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, illetőleg akkor, ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez illetőleg akkor, ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, további öt évtovábbi öt évre re külön engedély nélkül meghosszabbítható. Az átadási-átvételi külön engedély nélkül meghosszabbítható. Az átadási-átvételi határidő öt éven túli meghosszabbítását egy alkalommal, határidő öt éven túli meghosszabbítását egy alkalommal, legfeljebb legfeljebb tíz évtíz év időtartamra a kultúráért felelős miniszter időtartamra a kultúráért felelős miniszter engedélyezi. Ennél hosszabb irattári őrzési időt csak engedélyezi. Ennél hosszabb irattári őrzési időt csak jogszabály állapíthat meg.jogszabály állapíthat meg.

A közlevéltár tizenöt éven belül keletkezett közirat átvételére A közlevéltár tizenöt éven belül keletkezett közirat átvételére csak jogszabály alapján kötelezhető. csak jogszabály alapján kötelezhető.

A köziratok levéltárba adása II.A köziratok levéltárba adása II.Jogalap: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 65.§Jogalap: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 65.§

A levéltár számára átadandó ügyiratokat A levéltár számára átadandó ügyiratokat

az ügyviteli segédletekkel együttaz ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotbannem fertőzött állapotban levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokbanlevéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségéreaz átadó költségére az irattári terv szerintaz irattári terv szerint átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretébenátadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együttcsomag stb.) tételjegyzékkel együtt teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket elektronikus formában is át kell adni.jegyzéket elektronikus formában is át kell adni.

A köziratok levéltárba adása III.A köziratok levéltárba adása III.Jogalap: 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 12.§ (3)Jogalap: 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 12.§ (3)

A közlevéltár a maradandó értékű irattári anyagot csakA közlevéltár a maradandó értékű irattári anyagot csak

irattári rendben,irattári rendben, ügyviteli segédleteivel,ügyviteli segédleteivel, levéltári tárolásra alkalmas és a tartalomnak megfelelően levéltári tárolásra alkalmas és a tartalomnak megfelelően

feliratozott dobozokban (vagy az iratanyag jellegének feliratozott dobozokban (vagy az iratanyag jellegének megfelelő más tárolóeszközökben),megfelelő más tárolóeszközökben),

a levéltári anyagot legalább raktári egységenként a levéltári anyagot legalább raktári egységenként (dobozonként, illetve egyéb tárolóeszközök szerint) felsoroló (dobozonként, illetve egyéb tárolóeszközök szerint) felsoroló jegyzékkel (átadás-átvételi jegyzékkel) együtt köteles jegyzékkel (átadás-átvételi jegyzékkel) együtt köteles átvenni.átvenni.

Az átadás-átvételt a közlevéltár helyiségében kell elvégezni. Az átadás-átvételt a közlevéltár helyiségében kell elvégezni.

Az átadás-átvételi jegyzőkönyv Az átadás-átvételi jegyzőkönyv tartalmatartalma

A jegyzőkönyv felvételének helye (Magyar Országos Levéltár) és a A jegyzőkönyv felvételének helye (Magyar Országos Levéltár) és a jegyzőkönyv felvételének időpontjajegyzőkönyv felvételének időpontja

Jelenlévők (átadó és átvevő neve, beosztása)Jelenlévők (átadó és átvevő neve, beosztása)

Az átadás alá vont iratok megnevezéseAz átadás alá vont iratok megnevezése

Az átadandó iratok évköreAz átadandó iratok évköre

Az átadandó iratok terjedelme (folyóméterben és dobozok vagy kötetek Az átadandó iratok terjedelme (folyóméterben és dobozok vagy kötetek számában)számában)

Jogszabályi alap és alkalmazott irattári tervekJogszabályi alap és alkalmazott irattári tervek

Mellékelt iratjegyzékek számaMellékelt iratjegyzékek száma

A levéltár pecsétje, átadó és átvevő aláírásaA levéltár pecsétje, átadó és átvevő aláírása

Mellékletben az átadandó iratok jegyzékeMellékletben az átadandó iratok jegyzéke

raktári egység száma (dobozszám) – tételszám – iratok tárgya – évkörraktári egység száma (dobozszám) – tételszám – iratok tárgya – évkör

Iratátadás a gyakorlatbanIratátadás a gyakorlatban Vagy a szerv kezdeményezi vagy a levéltár, ha az iratkezelés-ellenőrzés során Vagy a szerv kezdeményezi vagy a levéltár, ha az iratkezelés-ellenőrzés során

észleli, hogy lejárt őrzési idejű, maradandó értékű iratanyag van a szerv észleli, hogy lejárt őrzési idejű, maradandó értékű iratanyag van a szerv birtokában.birtokában.

A szerv hivatalos levélben felajánlja az iratanyagot átadásra, legalább A szerv hivatalos levélben felajánlja az iratanyagot átadásra, legalább tételszintű iratjegyzék-melléklettel.tételszintű iratjegyzék-melléklettel.

Belső elbírálás a levéltárban: egyeztetés az irattári tervvel, továbbá a jegyzék Belső elbírálás a levéltárban: egyeztetés az irattári tervvel, továbbá a jegyzék bemutatása az illetékes iratőrző osztálynak, szükség esetén konzultáció az bemutatása az illetékes iratőrző osztálynak, szükség esetén konzultáció az állományvédelmi osztállyal.állományvédelmi osztállyal.

Az átadandó iratok helyszíni megtekintése, meggyőződés azok maradandó Az átadandó iratok helyszíni megtekintése, meggyőződés azok maradandó értékéről, nem fertőzött (penészes) állapotáról, a savmentes dobozolásról és a értékéről, nem fertőzött (penészes) állapotáról, a savmentes dobozolásról és a megfelelő jegyzékelésről.megfelelő jegyzékelésről.

A levéltár hivatalos levélben nyilatkozik, hogy az iratanyagot átveszi, vagy A levéltár hivatalos levélben nyilatkozik, hogy az iratanyagot átveszi, vagy mely részét kívánja átvenni.mely részét kívánja átvenni.

Nem hivatalos (telefonos) egyeztetés az átvétel időpontjáról.Nem hivatalos (telefonos) egyeztetés az átvétel időpontjáról.

A szerv a végleges iratjegyzéket elektronikus formában is elküldi a levéltárnak.A szerv a végleges iratjegyzéket elektronikus formában is elküldi a levéltárnak.

Átvételkor a levéltárban megtörténik az átadás-átvételi jegyzőkönyv aláírása, Átvételkor a levéltárban megtörténik az átadás-átvételi jegyzőkönyv aláírása, melyet az iratátadó szerv képviselője hoz magával 3 példányban.melyet az iratátadó szerv képviselője hoz magával 3 példányban.

Iratkezelési ismeretek

Documents