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Introduccin a la Archivistica y Administracin de Documentos
Alicia Barnard AmozorrutiaAlicia Barnard AmozorrutiaPrimera
ReuniPrimera Reunin de Archivos del n de Archivos del
Poder Ejecutivo FederalPoder Ejecutivo FederalOctubre 25, 206
Octubre 25, 206
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Administracin Pblica
Archivos y su historia
Principios de la Archivistica
Administracin de Documentos
Lineamientos para los Archivos del
Poder Ejecutivo Federal
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ADMINISTRACIADMINISTRACIN PN PBLICABLICA
Ciencia social que estudia las instituciones y Ciencia social
que estudia las instituciones y organizaciones que componen los
aparatos organizaciones que componen los aparatos administrativos
del gobierno en sus distintos administrativos del gobierno en sus
distintos
niveles.niveles.
Instancia instrumental que le permite a un Instancia
instrumental que le permite a un gobierno llevar a la prgobierno
llevar a la prctica las decisiones ctica las decisiones
polpolticas que adopte el poder decisorio ticas que adopte el
poder decisorio respectivo respectivo
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FUNCIONES BFUNCIONES BSICAS DE LA ADMINISTRACISICAS DE LA
ADMINISTRACIN PN PBLICABLICA
Ejercer la forma de gobierno que de manera soberana fue Ejercer
la forma de gobierno que de manera soberana fue adoptada al
interior del territorioadoptada al interior del
territorioEstablecer relaciones con otros estados y gobiernos para
lograrEstablecer relaciones con otros estados y gobiernos para
lograrla coexistencia pacla coexistencia pacfica y soberana del
estado propio frente a los fica y soberana del estado propio frente
a los demdemssContar con la capacidad de imponer decisiones
polContar con la capacidad de imponer decisiones polticas ticas
soberanas, por la fuerza si llega a ser necesario, tanto al
intesoberanas, por la fuerza si llega a ser necesario, tanto al
interior rior del territorio como frente a quienes quisieran
desconocer al del territorio como frente a quienes quisieran
desconocer al estado desde el exteriorestado desde el
exteriorAllegarse de recursos financieros para cumplir
adecuadamente Allegarse de recursos financieros para cumplir
adecuadamente sus funciones sus funciones Resguardar los bienes de
la naciResguardar los bienes de la nacinn
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ADMINISTRACION PUBLICA FEDERALADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL
La Ley OrgLa Ley Orgnica de la Administracinica de la
Administracin Pn Pblica seblica seala:ala:
Como se organizarComo se organizarn las Secretarn las Secretaras
las cuales estaras las cuales estarn n encabezada por un Secretario
de Estado (Artencabezada por un Secretario de Estado (Artculo
14)culo 14)
Como se definen los Como se definen los rganos desconcentrados
que puede tener rganos desconcentrados que puede tener cada
Secretarcada Secretara (Arta (Artculo 17)culo 17)
TambiTambin determina la obligatoriedad de expedicin determina
la obligatoriedad de expedicin de n de manuales de
organizacimanuales de organizacin, procedimientos y de servicios al
n, procedimientos y de servicios al ppblico (Artblico (Artculo
20)culo 20)
Se detalla ademSe detalla adems el establecimiento de apoyo
administrativo s el establecimiento de apoyo administrativo en
materia de planeacien materia de planeacin, programacin,
programacin, presupuesto, n, presupuesto, informinformtica,
estadtica, estadstica, recursos humanos, recursos materiales,
stica, recursos humanos, recursos materiales, contabilidad,
fizcalizacicontabilidad, fizcalizacin, n, archivosarchivos y los
demy los dems necesarios s necesarios (Art(Artculo 20) culo 20)
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INSTITUCIONES PBLICAS
EJECUTIVO SECRETARAS DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS CONSEJERA
JURDICA ORGANISMOS AUTNOMOS PROCURADURA GENERAL DE LA REPBLICA
LEGISLATIVO CONGRESO DE LA UNIN
- CMARA DE DIPUTADOS- CMARA DE SENADORES
- JUNTA DE COORDINACIN POLTICA- MESA DIRECTIVA- SECRETARAS
GENERALES
JUDICIAL SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIN
- TRIBUNALES COLEGIADOS - TRIBUNALES UNITARIOS- JUZGADOS DE
DISTRITO
ENTIDADES PARAESTATALES O SECTOR PARAESTATAL
ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS
EMPRESAS DE PARTICIPACIN ESTATAL
FIDEICOMISOS PBLICOS
EMPRESAS MERCANTILES DEL ESTADO
DEPENDENCIAS
SECRETARAS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA
DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS
CONSEJERA JURDICA
PROCURADURA GENERAL DE LA REPBLICA
UNIVERSO NORMATIVO
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JERARQUA NORMATIVA
UNIVERSO NORMATIVO EN EL MBITO FEDERAL
CONSTITUCIN TRATADOS YCONVENIOS
INTERNACIONALESLEGISLACIN SECUNDARIA
(LEYES Y CDIGOS FEDERALES)
DECRETOS Y ACUERDOS DE LOS PODERES
(PRINCIPALMENTE DEL LEGISLATIVO)
REGLAMENTOS
(PRINCIPALMENTE DEL EJECUTIVO)
NORMAS TCNICAS
(ESENCIALMENTE EN EL EJECUTIVO)
CONVENIOS Y BASES DE COLABORACIN
NORMAS ADMINISTRATIVAS:
ACUERDOS OFICIOS CIRCULARES
MANUALES DE ORGANIZACIN
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS
LINEAMIENTOS, GUAS
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DIFERENCIAS ENTRE LOS ARCHIVOS GRIEGOS Y DIFERENCIAS ENTRE LOS
ARCHIVOS GRIEGOS Y ROMANOS ROMANOS
Los archivos estLos archivos estn n cerrados al pcerrados al
pblico blico
Los archivos estLos archivos estn n ligados a la nociligados a
la nocin de n de
democracia y son democracia y son fuente de informacifuente de
informacin a n a
todo ciudadanotodo ciudadano
ROMAROMA
Se distingue un sistema Se distingue un sistema de archivos
centrado en de archivos centrado en
el poderel poder
GRECIAGRECIA
No se distingue un No se distingue un sistema de archivossistema
de archivos
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Prevalece el sistema Prevalece el sistema cronolcronolgico, con
subseries gico, con subseries cronolcronolgicas de recibidos y
gicas de recibidos y
enviados. No existe enviados. No existe vinculacion
vinculacion
Los archivos estarLos archivos estarn a n a cargo de los
historiadores o cargo de los historiadores o eruditos con
preocupacieruditos con preocupacin n
de historiadoresde historiadores
Los archivos se registran Los archivos se registran por asuntos
por asuntos
Los responsables de los Los responsables de los archivos
estararchivos estarn al servicio n al servicio
de oficinas y tendrde oficinas y tendrn n formaciformacin jurn
jurdicadica
EUROPA OCCIDENTAL Y EUROPA OCCIDENTAL Y MERIDIONAL
MERIDIONAL
Siglos XVI y XVIISiglos XVI y XVII
EUROPA CENTRALEUROPA CENTRAL--ORIENTAL ORIENTAL
Siglos XVI y XVIISiglos XVI y XVII
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FINALES DEL SIGLO XIX. ALBORES DE LA FINALES DEL SIGLO XIX.
ALBORES DE LA ARCHIVISTICA MODERNAARCHIVISTICA MODERNA
Nataly de Wailly, Archivos departamentales en el Nataly de
Wailly, Archivos departamentales en el Ministerio Interior Frances,
Circular de 1841Ministerio Interior Frances, Circular de 1841
Respects du fonds: AgrupaciRespects du fonds: Agrupacin de
documentos n de documentos provenientes de una
administraciprovenientes de una administracin, n,
establecimiento o persona moral determinadaestablecimiento o
persona moral determinada
S. Muller, J.A. Feith y R. Fruin, Holanda 1898S. Muller, J.A.
Feith y R. Fruin, Holanda 1898Manual para la clasificaciManual para
la clasificacin y Descripcin y Descripcin de n de
Archivos Archivos
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SIGLO XX. HACIA UNA DEFINICISIGLO XX. HACIA UNA DEFINICIN DE LA
N DE LA ARCHIVARCHIVSTICA. Postulados STICA. Postulados
E. Casanova en E. Casanova en 19281928
T. Schellenberg en T. Schellenberg en 19581958
E. Lodolini en 1984E. Lodolini en 1984A. Heredia en 1987A.
Heredia en 1987
Arad en 1980Arad en 1980J.R. Cruz Mundet en J.R. Cruz Mundet
en
19941994
Tanodi en 1960Tanodi en 1960R. Bahuer en 1968R. Bahuer en 1968J.
Ducharme y J.Y. J. Ducharme y J.Y.
Rousseau en Rousseau en 19801980
Archivistica cientArchivistica cientfica fica con base en con
base en
principios y un principios y un mmtodo cienttodo cientfico
fico
riguroso y riguroso y contrastablecontrastable
Ciencia en fase de Ciencia en fase de formaciformacinn
Disciplina con Disciplina con principios y tprincipios y tcnicas
cnicas especespecficas para el ficas para el
tratamiento y la tratamiento y la organizaciorganizacin de los n
de los
archivos archivos
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DOCUMENTACIDOCUMENTACINN
Actividad que se ocupa de recuperar y analizar los documentos
cientficos y otras fuentes de nuevos conocimientos, su
almacenamiento de la informacin en ellos contenida y la recuperacin
y difusin de la misma a fin de que alcance rpida y eficazmente a
quienes puedan utilizarla
La documentacin se entiende como el acto de reunir documentos
sobre un tema dado y el tratamiento de stos con vistas a su
divulgacin
IFLA define a la documentacin como las actividades destinadas a
la coleccin, almacenamiento, clasificacin, seleccin, diseminacin y
utilizacin de toda informacin. La unidad documental deja de ser el
documento y pasa a ser la informacin en si misma.
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BIBLIOTECONOMIA, ARCHIVONOMIA, BIBLIOTECONOMIA, ARCHIVONOMIA,
DOCUMENTACIONDOCUMENTACION
Funciones bsicas
Recuperar, almacenar, difundir documentos e informacin
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La rapidez y la La rapidez y la dindinmica de la mica de la
informaciinformacin es n es obligatoria, se obligatoria, se difunde
fuera del difunde fuera del sitio. sitio.
Su parSu parmetro de uso metro de uso estest dado por la dado
por la necesidad del usuarionecesidad del usuario
SegSegn la etapa sus n la etapa sus usosusos
Transmitir, Transmitir, difundir, difundir, servirservir
No No necesariamente necesariamente conserva el conserva el
documento, se documento, se almacena la almacena la
informaciinformacinn
Conserva fConserva fsicamente sicamente los libros los
libros
Se conservan Se conservan conforme a sus conforme a sus
vigencias vigencias posteriormente se posteriormente se efectefecta
seleccia seleccin para n para conservaciconservacin n permanente o
baja permanente o baja
AlmacenarAlmacenar--Conservar Conservar
En forma En forma exhaustiva con la exhaustiva con la
limitacilimitacin del n del tema y es tema y es precedida por la
precedida por la selecciseleccin al inicio n al inicio del
procesodel proceso
Es amplia no tiene Es amplia no tiene llmites mmites ms que los
s que los establecidos por las establecidos por las propias
caracterpropias caractersticas sticas de las bibliotecas. La de las
bibliotecas. La recuperacirecuperacin puede n puede traducirse en
traducirse en coleccionar coleccionar
La producciLa produccin n documental de una documental de una
instituciinstitucin, se n, se selecciona para su selecciona para su
conservaciconservacin temporal n temporal o permanente, o
permanente, conforme a sus valores conforme a sus valores
RecuperarRecuperar
DOCUMENTACIONDOCUMENTACIONBIBLIOTECABIBLIOTECAARCHIVOARCHIVO
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ARCHIVISTICAARCHIVISTICA
Estudio teEstudio terico prrico prctico de los principios, ctico
de los principios, procedimientos y problemas concernientes
procedimientos y problemas concernientes
a las funciones de los archivos, a las funciones de los
archivos, entendiendo por archivos tanto a entendiendo por archivos
tanto a
documentos como su entorno, es decir, su documentos como su
entorno, es decir, su organizaciorganizacin en edificios e
instalaciones n en edificios e instalaciones
adecuadasadecuadasConsejo Internacional de Archivos Consejo
Internacional de Archivos
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ARCHIVOARCHIVO
Es uno o mEs uno o ms conjuntos de documentos, sea s conjuntos
de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material,
cual sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una acumulados en un
proceso natural por una persona o institucipersona o institucin pn
pblica o privada en el blica o privada en el
transcurso de su gestitranscurso de su gestin, conservados, n,
conservados, respetando aquel orden, para servir como respetando
aquel orden, para servir como testimonio, evidencia e
informacitestimonio, evidencia e informacin para la n para la
persona o institucipersona o institucin que los produce, los n que
los produce, los
ciudadanos o para servir de fuentes de historiaciudadanos o para
servir de fuentes de historia
Antonia HerediaAntonia HerediaArchivistica General.
TeorArchivistica General. Teora y Pra y Prcticactica
SevillaSevilla
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PRINCIPIOS DE LOS ARCHIVOSPRINCIPIOS DE LOS ARCHIVOS
El El Principio de ProcedenciaPrincipio de Procedencia establece
que los establece que los documentos de cualquier naturaleza
producidos documentos de cualquier naturaleza producidos
por una institucipor una institucin, organismo o individuo no n,
organismo o individuo no deben mezclarse con los de otros. La deben
mezclarse con los de otros. La
procedencia proporciona la base para la procedencia proporciona
la base para la recuperacirecuperacin de la informacin de la
informacin contenida en los n contenida en los
archivos archivos
El El Principio de Respeto al Orden OriginalPrincipio de Respeto
al Orden Original, , establece que los documentos de archivo
establece que los documentos de archivo
deberdebern conservarse de acuerdo con el orden n conservarse de
acuerdo con el orden que le dio el que le dio el rea productora de
los mismos rea productora de los mismos
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Una unidad de informaciUna unidad de informacin n registrada en
un soporte, registrada en un soporte, sirve de consultasirve de
consulta
Documento que sin Documento que sin importar su forma o medio
importar su forma o medio ha sido creado, recibido ha sido creado,
recibido manejado y usado por un manejado y usado por un individuo
u organizaciindividuo u organizacin n en cumplimiento de sus en
cumplimiento de sus obligaciones legales o en obligaciones legales
o en el ejercicio de su actividad el ejercicio de su actividad o
funcio funcinn
DocumentoDocumento
Documento de ArchivoDocumento de Archivo
Conocimiento que es Conocimiento que es comunicadocomunicado
InformaciInformacinn
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DOCUMENTO DE ARCHIVO
unidad de informacin producida o recibida en el inicio,
desarrollo o conclusin de una actividad que sirve de
evidencia; por lo general no es efmero, es decir, contiene
informacin que es valiosa en el corto, mediano
y largo plazo.
DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO
La pieza especfica de informacin producida o recibida en el
inicio, desarrollo o conclusin de una actividad individual o
institucional que comprende contenido, contexto y estructura
suficiente para proporcionar
evidencia de la actividad
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FUNCIONES DE LOS ARCHIVOSFUNCIONES DE LOS ARCHIVOSOrganizar y
poner en servicio la documentaciOrganizar y poner en servicio la
documentacin administrativa en apoyo n administrativa en apoyo
a la toma de decisionesa la toma de decisionesAsegura la
transferencia de archivos de uso esporAsegura la transferencia de
archivos de uso espordico dico Aplicar principios y tAplicar
principios y tcnicas de valoracicnicas de valoracin, seleccin,
seleccin y baja de n y baja de
documentosdocumentosClasificar y mantener organizada la
documentaciClasificar y mantener organizada la documentacin en sus
diferentes n en sus diferentes
etapas.etapas.Elaborar instrumentos de acceso a los archivos,
mediante la descElaborar instrumentos de acceso a los archivos,
mediante la descripciripcin n
documental que facilite el acceso a la inforamcidocumental que
facilite el acceso a la inforamcin n Ubicar a los archivos en
Ubicar a los archivos en reas y locales adecuados para garantizar
su reas y locales adecuados para garantizar su
conservaciconservacinnEstablecer manuales y procedimientos para
lograr el desarrollo Establecer manuales y procedimientos para
lograr el desarrollo
adecuado de estas funcionesadecuado de estas funcionesJosJos
RamRamn Cruz Mundetn Cruz Mundet
Manual de ArchivManual de Archivstica, 2a. Edicistica, 2a.
EdicinnMadrid 1996Madrid 1996
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Motivos para la generacin de archivos gubernamentales
Produccin de evidencia de una actuacin o accin, individual o
corporativaLa necesidad de asumir responsabilidad y dar cuenta del
uso de recursos, ya sea dentro del rgano de gobierno o al congreso
y finalmente a los ciudadanos La necesidad de asumir
responsabilidad y responder por una accin en procesos legalesLa
necesidad de cumplir con estatutos, reglas, normas, lineamientos
obligatorios dentro de las oficinas de gobierno para crear
documentos de archivoEl proporcionar una memoria institucional como
medio para el seguimiento de trmites y actos de gobierno a travs
del tiempoEl permitir al gobierno asegurar que sus intereses y
aquellos de los ciudadanos que fundamentan sus derechos estn
protegidosEl asegurar que un documento de archivo significativo de
polticas y actividades del gobierno es conservado para la
posteridadComo medio de registrar comunicaciones de y entre las
organizaciones
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DOCUMENTOSDOCUMENTOS
Flujo DocumentalFlujo Documental
Unidades de ArchivoUnidades de Archivo
AdministraciAdministracin n PPblica a travblica a travs de s de
instituciones, instituciones, dependencias y dependencias y
entidades oficiales entidades oficiales
Sociedad en grupos Sociedad en grupos o en forma individualo en
forma individual
Capacidad derespuestaorganizada
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ADMINISTRACIADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS N DE DOCUMENTOS
Conjunto de principios y procedimientos Conjunto de principios y
procedimientos destinados a planear, controlar, dirigir y
destinados a planear, controlar, dirigir y organizar las
actividades destinadas al organizar las actividades destinadas
al
manejo eficiente y eficaz de los manejo eficiente y eficaz de
los documentos de archivo desde su creacidocumentos de archivo
desde su creacin, n, circulacicirculacin, conservacin, conservacin,
uso, seleccin, uso, seleccin y n y
hasta su disposicihasta su disposicin finalesn finales
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HistHistrico rico Investigador Investigador y py pblico en blico
en general general
Social Social
SecundarioSecundarioEvidencialEvidencialTestmonial Testmonial
InformativoInformativo
InactivaInactiva
ConcentraciConcentracin n rea rea productoraproductora
InsitutcionalInsitutcional
Ocasional Ocasional
PrimariosPrimariosLegales o Legales o
jurjurdicosdicosAdministrativosAdministrativosContables o
Contables o
FiscalesFiscales
SemactivaSemactiva
TrTrmitemiteArea Area productora en productora en atenciatencin
a n a sus sus actividadesactividades
Institucional Institucional
Constante Constante
PrimariosPrimariosLegales o Legales o
jurjurdicosdicosAdministrativosAdministrativosContables o
Contables o
FiscalesFiscales
ActivaActiva
ARCHIVOARCHIVOUSUARIOSUSUARIOSUSOSUSOSVALORESVALORESFASESFASES
TP
ETS
TP, Transferencia primaria, E: Eliminacin, TS: Transferencia
Secundaria
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
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ASUNTOS DELEGISLACION
Leyes ydecretos
Acuerdos
Disposiciones Legales
DisposicionesAdministrativas
Conveniosy
Tratados
Circulares dereas mayores
Reglamentos
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ASUNTOS JURIDICOS
Juicios y Amparos
Interposicin deRecursos
Administrativos
Demandas y Denuncias
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ASUNTOS CONTABLES
Nminas
Comprobantes de Egresos
ValoresFinancieros Activo fijo Inversiones
Emprstitos
Crditos
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ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
Proyectos, Informes,
Visitas tcnicas,Reportes
EvaluacinReportes
Trmites internos
Comites, reuniones de trabajo
Asuntos cuya gestin
orresponde a la funcin delegada
Informes de Labores
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ELEMENTOS PARA EL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE ARCHIVOS
Regulacin y normatividad
Polticas y responsabilidades
Elementos a considerar en la administracin de documentos
Diseo e instrumentacin de un sistema
Administracin de documentos procesos y controles
Evaluacin y ajuste del sistema
Capacitacin
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Regulacin y normatividad
Leyes, decretos, acuerdos, normas, reglamentos que
inciden en el manejo documental
Lineamientos y estndares obligatorios en el manejo de
los documentos
Manuales de buenas prcticas
Cdigos de tica
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LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA
GUBERNAMENTAL
ARTICULO 32. Corresponder al Archivo General de la Nacin
elaborar, en coordinacin con el Instituto, los criterios para la
catalogacin, clasificacin y conservacin de los documentos
administrativos, as como la organizacin de archivos de las
dependencia y entidades. Dichos criterios tomarn en cuenta los
estndares y mejores prcticas internacionales en la materia.
Los titulares de las dependencia y entidades de conformidad con
las disposiciones aplicables, debern asegurar el adecuado
funcionamiento de los archivos. Asimismo, debern elaborar y poner a
disposicin del pblico una gua simple de sus sistemas de
clasificacin y catalogacin, as como de la organizacin de sus
archivos.
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LFTAIPGCONTEXTO
ACCESO A LAINFORMACIN INFORMACIN
RESERVADA
ARCHIVOSINFORMACIN CONFIDENCIAL
Solicitudes de
Informacin
Obligaciones de
transparencia
Datos Personales
La entregadaComo tal por
terceros
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LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS, DOF. Febrero 20, 2004
DISPOSICIONES GENERALESDE LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS Control
de gestin documental, elementos de descripcin.
Archivos de trmite, de concentracin e histricos.
Atribuciones
Instrumentos de consulta y control archivstico, Cuadro de
Clasificacin, Catlogo e Inventarios
Expedientes de archivo. Perfiles de descripcin
DE LA CONSERVACIN DE ARCHIVOS
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS
TRANSITORIOS
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Los archivos constituyen la memoria de las naciones y las
sociedades, conforman su identidad y son la piedra angular
de las sociedad de la informacin.
Al proporcionar evidencia de acciones humanas transacciones y
tramites, los archivos sustentan la
administracin y determinan los derechos de los individuos.
Al garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin oficial
y al conocimiento de su historia son fundamentales
para la democracia, la rendicin de cuentas y el buen
gobierno.
CONSEJO INTERNACIONAL ARCHIVOS, 2004
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Introduccin a la Archivistica y Administracin de
DocumentosADMINISTRACIN PBLICAFUNCIONES BSICAS DE LA ADMINISTRACIN
PBLICA