Introducció i guia ràpida dels informes econòmics i ......1 Introducció als informes de gestió econòmica de despesa des de la intranet 1.1 Introducció 1.2 Objectius 1.3 Tipologies

Disseny, desenvolupament i implantació d’un sistema nou d’informació de la gestió econòmica i financera a la Universitat de Barcelona

Introducció i guia ràpida dels informes econòmics i financers per a usuaris BI

Barcelona, 17 de Novembre de 2011

2

1 Introducció als informes de gestió econòmica de despesa des de la intranet

1.1 Introducció

1.2 Objectius

1.3 Tipologies d’usuari

1.4 Arquitectura tecnològica

2 Guia ràpida dels informes de gestió econòmica de despesa

2.1 Accés a l’aplicació

2.2 Execució de l’informe BI web

2.3 Dinamisme de l’informe

2.4 Àrea de resultats

2.5 Funcionalitats Destacades : Clicar i arrossegar

Crear un nou informe a Preferits

3 Consultes, suggeriments i incidències

0 Índex de continguts

3

• Els usuaris podran analitzar els pressupostos i la despesa acumulada dels centres gestors o dels projectes dels quals són responsables a través dels informes de gestióeconòmica disponibles des de la intranet.

• Aquesta funcionalitat estarà disponible a través de la intranet de la Universitat de Barcelona per a usuaris que no tenen accés a l’aplicació informàtica econòmica i financera, però que han de consultar informació d’execució de despesa que s’hi emmagatzema.

• Es tracta d’informes dinàmics, que són complementaris als que hi ha actualment en l’aplicació GPR i que està adreçada als investigadors. L’aplicació GPR continuaràoferint el mateix servei que dóna actualment, pel fet que s’ha integrat en el nou sistema econòmic i financer.

• Els informes mostraran informació del sistema econòmic i financer. Aquestes dades s’actualitzaran diàriament. L’objectiu és poder analitzar les dades des de diferents punts de vista funcionals de manera àgil i còmoda, gràcies a la potencialitat de disposar de dades precalculades.

1.1 Els informes de gestió econòmica de despesa a la intranet

2.1 Guia ràpida: accés a l’aplicació

4

http://intranet.ub.eduhttp://intranet.ub.edu

2.1 Guia ràpida: accés a l’aplicació

5

L’usuari accedirà al sistema SAP BI. Aquí disposarà d’un àrea de preferits, on podràguardar els informes definits personalment, i d’un menú SAP d’on penjarà l’informe genèric a disposició de tots els usuaris i que és el que s’haurà d’executar:

Fer doble clic per a executar l’informeFer doble clic per a executar l’informe

Àrea de preferits de l’usuariÀrea de preferits de l’usuari

2.2 Guia ràpida: execució de l’informe BI web

Permet definir variants de selecció. D’aquesta manera, quan s’hi torna a accedir, no cal especificar-ne els valors

Permet definir variants de selecció. D’aquesta manera, quan s’hi torna a accedir, no cal especificar-ne els valors

6

Seleccióprèvia de

valors (variables)

Seleccióprèvia de

valors (variables)

Una vegada seleccionades les dades, s’executa

l’informe

Una vegada seleccionades les dades, s’executa

l’informe

Permet personalitzar el valors de les variables per al nostre usuari (això afecta tots els informes).

Encara que es pot veure, aquesta funció no està

disponible

Permet personalitzar el valors de les variables per al nostre usuari (això afecta tots els informes).

Encara que es pot veure, aquesta funció no està

disponible

Les variables amb asterisc són obligatòries. Si no

s’omplen, no es pot executar l’informe

Les variables amb asterisc són obligatòries. Si no

s’omplen, no es pot executar l’informe

Permet verificar que les dades

introduïdes són correctes

Permet verificar que les dades

introduïdes són correctes

Selecció fetaSelecció feta

Ajuda per a la selecció de valors

Ajuda per a la selecció de valors

Període = mes


7

Selecció fetaSelecció feta

Informe detallatInforme detallatResum gràfic de l’informeResum gràfic de l’informe


8

Fer clic sobre aquest botó per a mostrar els campsFer clic sobre aquest botó per a mostrar els camps

A partir de l’informe inicial que mostra el sistema en l’àrea de resultats, es disposa de diferents camps sobre els quals es poden realitzar filtres i/o que es poden incorporar al desglossament de l’àrea de resultats.

Aquesta llista està inicialment oculta. Per mostrar-la s’ha de procedir de la següent manera:

I es mostren els camps, que té el següent aspecte:

2.3 Guia ràpida: dinamisme de l’informe (filtres)

9

Per crear filtres, cal desplegar les opcionsPer crear filtres, cal desplegar les opcions

Es selecciona «Tractar» per passar a la pantalla de selecció

de filtres

Es selecciona «Tractar» per passar a la pantalla de selecció

de filtres

El camp «Ràtios...» permetrà a l’usuari filtrar valors. Podrà ordenar-los, ocultar-los o mostrar-ne alguns que estiguin ocults

El camp «Ràtios...» permetrà a l’usuari filtrar valors. Podrà ordenar-los, ocultar-los o mostrar-ne alguns que estiguin ocults

En aquesta pantalla que l’usuari pot desplegar, si vol fer un filtre sobre algun dels camps, únicament ha de clicar sobre el botó de la dreta del camp i seleccionar el valor o valors pels quals vol filtrar.

2.3 Guia ràpida: dinamisme de l’informe (filtres individuals)

10

Hi ha l’opció de cercar un valor per descripcióo per codi, seleccionant l’opció «Cercar»

d’aquesta casella

Hi ha l’opció de cercar un valor per descripcióo per codi, seleccionant l’opció «Cercar»

d’aquesta casella

Per seleccionar un valor, s’ha de prèmer a

la casella gris de l’esquerra i clicar el

botó «Afegir»

Per seleccionar un valor, s’ha de prèmer a

la casella gris de l’esquerra i clicar el

botó «Afegir»

Si es vol desseleccionar un valor seleccionat

anteriorment, s’ha de marcar la casella de la dreta i clicar el

botó «Eliminar»

Si es vol desseleccionar un valor seleccionat

anteriorment, s’ha de marcar la casella de la dreta i clicar el

botó «Eliminar»

El filtres poden ser inclusius o exclusius. Si es vol excloure

un valor, s’ha de seleccionar i fer clic al botó vermell

El filtres poden ser inclusius o exclusius. Si es vol excloure

un valor, s’ha de seleccionar i fer clic al botó vermell

Si es coneix el codi pel qual es vol filtrar, és possible introduir-lo

directament en aquesta casella i fer clic al botó «Afegir»



Es poden seleccionar valors individuals o

intervals


intervals

2.3 Guia ràpida: dinamisme de l’informe (àrees de valors)

11


intervals


intervals

Les opcions disponibles són:

Entre

Igual

Més gran

Més gran o igual

Més petit

Més petit o igual

Les opcions disponibles són:

Entre

Igual

Més gran

Més gran o igual

Més petit

Més petit o igual

Una vegada s’ha fet la selecció, cal clicar el

botó «Afegir»

Una vegada s’ha fet la selecció, cal clicar el

botó «Afegir»

El filtres poden ser inclusius o exclusius

El filtres poden ser inclusius o exclusius

Hi ha l’opció d’utilitzar ajuda per a les

seleccions

Hi ha l’opció d’utilitzar ajuda per a les

seleccions

Hi ha l’opció de cercar un valor per descripcióo per codi, seleccionat l’opció «Cercar»

d’aquesta casella.

Hi ha l’opció de cercar un valor per descripcióo per codi, seleccionat l’opció «Cercar»

d’aquesta casella.





2.4 Guia ràpida: àrea de resultats (capçalera característica)

12

Permet desfer l’última acció duta a terme o desfer totes les modificacions fetes en l’informe sobre l’execució inicial

Permet desfer l’última acció duta a terme o desfer totes les modificacions fetes en l’informe sobre l’execució inicial

Apareix aquest menúdesplegable amb les opcions disponibles

Apareix aquest menúdesplegable amb les opcions disponibles

Es clica a la capçalera de qualsevol

característica amb el botó dret del ratolí

Es clica a la capçalera de qualsevol

característica amb el botó dret del ratolí

Permet definir propietats, com ara la visualització (clau o text), si s’afegeixen línies de totals, etc.

Permet definir propietats, com ara la visualització (clau o text), si s’afegeixen línies de totals, etc.

Dins de l’àrea de resultats, els usuaris poden especificar com es representa un camp (com a text o clau), si es vol que surtin línies de totals,... Tot això es pot seleccionar prement el botó dret del ratolí damunt la capçalera del camp en qüestió.

1

2

13

Les opcions de navegació principals són:

Enrere

> Fer un pas enrere en la navegació

> Tornar a l’inici

Filtre

> Seleccionar el valor de filtre

> Eliminar el valor de filtre

> Crear, modificar o activar condicions sobre els valors

> Tornar a fer aparèixer la selecció inicial (imatge de la variable)

Modificar el desglossament

> Desglossar horitzontalment o verticalment

> Permutar nnnnnn amb >

> Eliminar el desglossament

> Canviar els eixos (vertical per horitzontal o a la inversa)

2.4 Guia ràpida: àrea de resultats (opcions de navegació I)

14

Altres opcions de navegació importants són:

Versió per imprimir

Distribuir i exportar

> Exportar a format Excel

> Exportar a format CSV

> Tornar a fer aparèixer la selecció inicial (imatge de la variable)

Característiques

> La característica permet definir la visualització: com a clau, text, si es fan línies de totals, si se’n vol mostrar algun atribut o si es vol classificar de manera ascendent o descendent, segons la clau o el text

Excepció

> Les excepcions són els indicadors semafòrics sobre els valors

2.4 Guia ràpida: àrea de resultats (opcions de navegació II)

15

En funció del punt de l’informe on es faci clic amb el botó dret del ratolí, poden aparèixer opcions diferents, de les quals destaquen:

• Si es fa clic sobre el valor de característica

> Filtrar per aquell valor

> Filtrar i desglossar per una altra característica

• Si es fa clic sobre la capçalera d’un valor

> Modificar el comportament dels valors individuals (màxim, mínim, mitjana)

> Classificar de manera ascendent o descendent, en funció del valor

• Si s’activa la funció d’arrossegar i deixar anar

> Incorporar valors a l’àrea de resultats

> Fer filtres

> Intercanviar camps de manera ràpida i intuïtiva

• Crear un nou informe a Preferits de l’usuari

2.4 Guia ràpida: àrea de resultats (altres funcionalitats)


16

Dins de l’informe, a més a més de les opcions que apareixen fent clic amb el botódret del ratolí a sobre d’una part de l’informe, també hi ha l’opció d’utilitzar la funcionalitat de “Clicar” + “Arrossegar” + “Deixar anar”.

Aquesta funcionalitat permet aspectes com per exemple:

• Si es clica sobre la capçalera d’un camp i s’arrossega cap a la capçalera d’un altre camp de l’àrea de resultats o dels filtres, aquests dos camps intercanvien la seva posició.

• Si es clica sobre la capçalera d’un camp i s’arrossega cap a fora de l’àrea de resultats, aquest camp desapareix de l’informe.

• En el cas anterior, si enlloc de clicar sobre la capçalera, es fa sobre un valor, s’exclou aquell valor del llistat.

• Si es clica sobre un camp dels filtres i s’arrossega fins a l’àrea de resultats, aquest camp es desplega a dins de l’informe.


17

Si s'arrossega un valor de l’àrea de resultats cap a l’àrea de filtres, es podrà seleccionar

aquell valor o excloure’l

Si s'arrossega un valor de l’àrea de resultats cap a l’àrea de filtres, es podrà seleccionar

aquell valor o excloure’l

Si s'arrossega un camp des de l’àrea de filtres fins a l’àrea de

resultats, aquest camp s’hi incorporarà o s’intercanviarà

per un altre

Si s'arrossega un camp des de l’àrea de filtres fins a l’àrea de

resultats, aquest camp s’hi incorporarà o s’intercanviarà

per un altre

També és possible intercanviar camps o valors dins l’àrea de

resultats

També és possible intercanviar camps o valors dins l’àrea de

resultats

2.6 Funcionalitats Destacades : Crear un nou informe a Preferits

18

Els usuaris es poden crear els seus propis informes després d’haver realitzat filtres i diferents desglossaments en l’informe inicialment proposat.

Aquests nous informes, l’usuari els podrà penjar a la carpeta de preferits del sistema per tal de poder executar-los posteriorment amb les dades actualitzades. S’haurà de procedir de la següent manera:

Fer clic amb el botódret del ratolí en

qualsevol punt de l’informe ( quan el

cursor es transforma en mà)

Fer clic amb el botódret del ratolí en

qualsevol punt de l’informe ( quan el

cursor es transforma en mà)

1

Seleccionar l’opció“Adreça d’interés”

Seleccionar l’opció“Adreça d’interés”

2


19

Això generarà una nova URL. Per veure aquesta nova URL s’haurà de fer clic en el següent missatge, que sortirà a la part superior de l’informe:

En el moment en què es cliqui, es generarà la nova URL. Aquesta URL s’haurà de copiar al menú de preferits de l’usuari:

Fer clic amb el botódret

Fer clic amb el botódret

1

2


20

A la següent pantalla s’ha de posar un nom i copiar la URL:

D’aquesta forma ja apareixerà el nou informe al nostre menú de preferits i el podreu executar en qualsevol moment fent doble clic damunt el seu nom.

Anar en compte al copiar la URL, perquè

potser no hi cap en una única línia

Anar en compte al copiar la URL, perquè

potser no hi cap en una única línia

Introducció i guia ràpida dels informes econòmics i ......1 Introducció als informes de gestió econòmica de despesa des de la intranet 1.1 Introducció 1.2 Objectius 1.3 Tipologies

Documents