Brembo, 18 dicembre 2012 Internal Audit Il caso Brembo Università degli Studi di Bergamo – Facoltà di Economia Corso di Revisione Aziendale Brembo Group Internal Audit: Dott.ssa Anna Usnaghi Dott.ssa Laura Pina Dott. Stefano Sandri
Brembo, 18 dicembre 2012
Internal Audit Il caso Brembo
Università degli Studi di Bergamo – Facoltà di Economia Corso di Revisione Aziendale
Brembo Group Internal Audit:
Dott.ssa Anna Usnaghi
Dott.ssa Laura Pina
Dott. Stefano Sandri
Brembo, 18 dicembre 2012
Indice 1. Presentazione di Brembo
2. Sistema di Controllo Interno Definizione Sistema di Controllo Interno (SCI)
Ruoli e Responsabilità
Principi
Componenti
3. Il ruolo dell’Internal Audit nel SCI Definizione Internal Audit
Organizzazione e ruolo
4. Le attività di Internal Audit L’ambito e le tipologie di audit
Fasi di svolgimento di un audit
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ALLA SCOPERTA DI BREMBO PROFILO AZIENDALE
Brembo, 18 dicembre 2012
Introduzione
SPECIALISTA GLOBALE NEI SISTEMI FRENANTI
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Brembo, 18 dicembre 2012
Introduzione
I NUMERI DEL GRUPPO
mln/€ di fatturato nel 2012
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(primi nove mesi)
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Introduzione
aumento del fatturato rispetto al 2011 (primi nove mesi)
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Brembo, 18 dicembre 2012
Introduzione
PERFORMANCE SEMPRE MIGLIORI fatturato (Mln €)
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(*primi nove mesi)
Brembo, 18 dicembre 2012
Introduzione
UN’AZIENDA UNA SQUADRA
dipendenti
a settembre 2012
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Brembo, 18 dicembre 2012
Introduzione
UNA CONOSCENZA COMPLETA
sicurezza attiva pinze dischi pastiglie freno
sicurezza passiva cinture di sicurezza sedili per auto sedili infanzia
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Brembo, 18 dicembre 2012
Introduzione
UNA CONOSCENZA COMPLETA
sicurezza attiva pinze dischi pastiglie freno
sicurezza passiva cinture di sicurezza sedili per auto sedili infanzia
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Brembo, 18 dicembre 2012
I valori di Brembo
RICERCA CONTINUA
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Brembo, 18 dicembre 2012
I valori di Brembo
del fatturato investito in R&D ogni anno
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Brembo, 18 dicembre 2012
I valori di Brembo
SGUARDO RIVOLTO AL FUTURO
delle risorse umane
dedicate a R&D
brembo / 18 dicembre 2012
Brembo, 18 dicembre 2012
I valori di Brembo
TECNOLOGIA TESTATA IN PISTA
brembo / 18 dicembre 2012
Brembo, 18 dicembre 2012
I valori di Brembo
ESSERE GLOBALI
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Brembo, 18 dicembre 2012 brembo / 18 dicembre 2012
Brembo, 18 dicembre 2012
I valori di Brembo
presenza industriale in sedici paesi
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Brembo, 18 dicembre 2012
I valori di Brembo
PRESENZA IN TUTTO IL MONDO
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Brembo, 18 dicembre 2012
I valori di Brembo
EUROPA
Italia
Francia
Germania
Spagna
Svezia
Regno Unito
Repubblica Ceca
Polonia
Slovacchia
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Brembo, 18 dicembre 2012
Le cose semplici le sanno fare tutti,
le cose difficili le sanno fare in pochi.
Noi dobbiamo fare quelle difficili.
Emilio Bombassei
Fondatore
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IL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO
Definizione
Ruoli e Responsabilità
Principi
Componenti
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Direzione Internal Audit
Pag. 36
Definizione di Sistema Controllo Interno
COS’E’ ?
E’ l’insieme delle REGOLE, delle PROCEDURE e delle
STRUTTURE ORGANIZZATIVE
A COSA SERVE?
Ad una conduzione dell’impresa SANA, CORRETTA E
COERENTE con gli obiettivi prefissati
COME SI REALIZZA?
Attraverso l’IDENTIFICAZIONE, la MISURAZIONE, la
GESTIONE e il MONITORAGGIO dei RISCHI aziendali
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Direzione Internal Audit
Pag. 37
Definizione di Sistema Controllo Interno
ESEMPIO: PROCESSO ACQUISTI OBIETTIVO: pagamenti corretti per acquisti e prestazioni di servizi effettivi IDENTIFICAZIONE RISCHIO: pagamenti non dovuti e/o errati MISURAZIONE: alto GESTIONE/CONTROLLO: autorizzazione fatture passive tramite workflow e pagamenti con firma abbinata MONITORAGGIO: riconciliazioni bancarie mensili A COSA SERVE? Gestione sana: salvaguardia del patrimonio aziendale, attendibilità delle informazioni, efficacia ed efficienza delle operazioni aziendali Gestione corretta: conformità a leggi e regolamenti
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Direzione Internal Audit
Pag. 38
Il CdA di Brembo ha emanato le
“Linee Guida sul Sistema di Controllo Interno”
L’Amministratore Esecutivo sovrintendente il
Sistema di Controllo Interno le ha declinate nelle
“Politiche di attuazione del Sistema di Controllo
Interno”
Il Sistema di Controllo Interno Brembo
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Direzione Internal Audit
Pag. 39
Politiche per l’attuazione del SCI – Brembo
Il documento identifica il disegno complessivo ed
integrato del Sistema di Controllo Interno Brembo.
In particolare, esse definiscono:
1. ruoli e responsabilità nel SCI
1. modello di riferimento per il SCI del Gruppo.
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Direzione Internal Audit
Pag. 40
Ruoli e responsabilità SCI - Brembo
Vice Presidente
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Direzione Internal Audit
Pag. 41
• ENTI ISTITUZIONALI DI CONTROLLO: soggetti o funzioni che hanno un ruolo stabilito da leggi, normative e regolamenti applicabili a Brembo:
Indirizzo: definiscono le linee guida
Supervisione: verificano e valutano il SCI
• ENTI OPERATIVI DI CONTROLLO: soggetti o funzioni che sono direttamente coinvolti nelle attività operative di controllo a vari livelli
II Livello:
Definiscono il Sistema di Controllo Interno di Corporate
Garantiscono la conformità a determinate normative
Ruoli e responsabilità SCI - Brembo
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Direzione Internal Audit
Pag. 42
I Livello:
Responsabilità di definire il SCI per i rispettivi ambiti di
competenza (Management);
Gestiscono i controlli operativi (Tutti i dipendenti);
Comunicano verso l’alto rischi, malfunzionamenti operativi o
irregolarità (Tutti i dipendenti);
CONTROLLI OPERATIVI: svolti da chi mette in atto una determinata attività, sia da chi ne ha la responsabilità di supervisione;
richiedono competenze specifiche:
controlli procedurali (es. standard contratti, report contenziosi …);
informatici (es. accesso reti, autorizzazione profili …);
finanziari (es. report, budget, comunicati stampa …);
comportamentali (es. utilizzo dispositivi di sicurezza).
Ruoli e responsabilità SCI - Brembo
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Direzione Internal Audit
Pag. 43
Novità in tema di Sistema di Controllo Interno – Dicembre 2011
Nuova edizione del Codice di Autodisciplina di Borsa Italiana
• Razionalizzazione del sistema di controllo e gestione dei rischi e maggiore coordinamento fra gli attori coinvolti.
• Focus sul concetto di «Rischio» e nuove denominazioni: «Sistema di Controllo Interno e Gestione dei Rischi», «Comitato Controllo e Rischi», «Amministratori incaricati del Sistema di Controllo Interno e di gestione dei rischi» e «Risk Appetite».
• Ruolo centrale del Collegio Sindacale nei rapporti con la società di revisione (novità già prevista dal D. Lgs. 39/2010) e nella vigilanza sul funzionamento del Sistema di Controllo Interno.
• Internal Audit come attività di controllo di III livello a diretto riporto del Consiglio di Amministrazione, con importanti novità organizzative ed operative.
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Direzione Internal Audit
Pag. 44
ODV
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CDA Assemblea nomina
ACR VPE
IA*
nomina
nomina
delega
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CCR
CR
RM
nomina
Ma
nagem
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informa
supporta
coordina
si avvale di
scambiano
informazioni
si avvalgono di
si avvalgono di
PRES.
delega
riferisce al
Amministratori delegati allo SCIR
inte
ragis
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* = Riporta gerarchicamente al CDA (cfr. 7.C.5 lett. b) tramite il ruolo del
Presidente del CDA stesso, e operativamente al VPE.
Ruolo dell’Internal Audit nel SCI Brembo
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Direzione Internal Audit
Pag. 45
Il Modello di Riferimento: il COSO Report
Il Modello di Riferimento del Sistema di Controllo Interno
Brembo è la pubblicazione “CoSO Report”, best practice
internazionale
CoSO – The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission “Internal Control – Integrated Framework”, 1992
(Traduzione italiana: PWC, “Il Sistema di Controllo Interno – Un modello integrato di riferimento per la gestione dei rischi aziendali, Milano: Il Sole 24 Ore, 2006)
E’ la base per:
l’impostazione del SCI da parte del management
la valutazione del SCI da parte di Internal Audit
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Pag. 46
OBIETTIVI
• Efficacia ed efficienza operazioni aziendali
• Attendibilità informazioni
• Conformità a leggi e regolamenti
• Salvaguardia del patrimonio aziendale
COMPONENTI
• Ambiente di controllo
• Valutazione del rischio
• Attività di controllo
• Informazione e comunicazione
• Monitoraggio
PRINCIPI
• Separazione dei ruoli
• Accountability
• Oggettivazione delle scelte
• Tracciabilità delle informazioni
I PILASTRI del SCI
TRASVERSALI
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Pag. 47
OBIETTIVI SCI A quali ambiti si riferiscono?
• Patrimonio tangibile: beni materiali (es. immobilizzazioni, disponibilità finanziaria, …)
• Patrimonio intangibile: beni immateriali (es. marchi, brevetti, know-how, reputazione aziendale …)
Salvaguardia del patrimonio aziendale
• Conformità esterna a leggi, normative e regolamenti
• Conformità interna a politiche, procedure e istruzioni aziendali
Conformità a leggi e regolamenti
• Informazioni finanziarie verso l’esterno
• Informazioni gestionali e operative verso l’interno
Attendibilità informazioni
• Efficacia: raggiungimento degli obiettivi aziendali nello svolgimento delle operazioni
• Efficienza: miglior rapporto costi / benefici nell’impiego delle risorse aziendali Efficacia ed efficienza
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Pag. 48
PRINCIPI SCI In cosa consistono?
• Un intero processo non dovrebbe essere gestito in autonomia da una sola persona
• Almeno esecuzione e controllo dovrebbero essere separati
• L’alternativa è la supervisione e il monitoraggio
Separazione dei ruoli
• Ogni attività e decisione deve essere riconducibile alla responsabilità di un determinato soggetto Accountability
• Decisioni derivanti da valutazioni il più possibile razionali e oggettive
• Decisioni motivate
• Decisioni condivise con gli enti interessati
Oggettivazione delle scelte
• Formalizzazione delle scelte
• Documentazione delle principali operazioni aziendali
• Tracciabilità anche informatica
Tracciabilità delle informazioni
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Pag. 49
Attraverso i principi, le linee guida e l’organizzazione di Brembo, che costituiscono le fondamenta di tutti gli altri componenti del controllo interno e determina il livello di sensibilità del personale alla necessità di controllo.
Componente: AMBIENTE DI CONTROLLO Come si realizza in Brembo?
• Carta Valori di riferimento per l’azienda
• Codice Etico Integrità, valori etici e stile
• Manuale di Corporate Governance
• Modello di Organizzazione Gestione e controllo
• Linee Guida e Politiche per il SCI Organi di controllo
• Documenti Organizzative e organigrammi
• Job Description Struttura Organizzativa
• Sistema delle Deleghe dell’azienda Poteri e responsabilità
• Modello delle competenze per l’azienda
• Attività di selezione e formazione
Competenza e professionalità
• Sistema incentivante
• Sistema sanzionatorio Risorse Umane
ES. PRINCIPI SCI Separazione dei ruoli
Accountability
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Pag. 50
• Comunicazioni interne e policy
• Procedure / Istruzioni
• Moduli standard
Politiche e procedure
• Autorizzazioni, approvazioni e verifiche
• Workflow aziendali
• Controlli di linea produttiva
• Password e blocchi informatici
• Protocollazione documenti
• Classificazione e archiviazione documenti
• Check list
Prassi e sistemi di controllo
• Consuntivazione costi/obiettivi (es. spese legali / buon esito contenzioso)
• Reporting e indici di performance
• Valutazione/gestione della prestazione
Esame delle performance
Componente: ATTIVITA’ DI CONTROLLO Come si realizzano in Brembo? Attraverso l’applicazione di politiche e delle procedure per i principali processi, oppure prassi, che garantiscono al management che le sue direttive siano attuate
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Pag. 51
• Meeting strategico
• Comitati interni: Comitati Esecutivi, Comitati di Divisione o di business, …
• Budget
• Obiettivi di Direzione/Funzione
Obiettivi
• Comitati interni: Comitati Esecutivi, Comitati di Divisione o di business, …
• Comitato di Analisi e Prevenzione dei Rischi
• Risk report aziendale
• Rischi ambientali
Individuazione e valutazione dei
rischi
• Crisi economica internazionale (es. creazione di un comitato ad hoc per monitorare la situazione)
• Internazionalizzazione
Gestione del cambiamento
Componente: VALUTAZIONE DEL RISCHIO Come si realizza in Brembo?
Attraverso l’individuazione e l’analisi dei fattori che possono pregiudicare il raggiungimento degli obiettivi, al fine di determinare come questi rischi dovranno essere gestiti
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Pag. 52
• Attività di supervisione continua da parte del management
• Attività di supervisione periodica da parte del management
• Analisi di indicatori di performance e report periodici
Monitoraggio delle
prestazioni
• Attività di audit (Internal Audit, Qualità e Ambiente, esterni)
• Attività di audit di follow - up
Valutazioni specifiche
Componente: MONITORAGGIO Come si realizza in Brembo? Attraverso attività di supervisione continua, in valutazioni periodiche oppure combinazione dei due metodi. Attraverso la valutazione delle performance dei sistemi di controllo.
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Pag. 53
Componente: INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE Come si realizza in Brembo?
Attraverso la predisposizione di canali informativi aziendali che consentano l’adempimento delle proprie responsabilità e che producano rapporti contenenti dati operativi, contabili e relativi al rispetto degli obblighi legali e regolamentari, che permettono di gestire e controllare l’attività aziendale
Informazione
Comunicazione
Coordinamento
Relazioni
Clima
• Riunioni
• Comitati
• Report periodici
• Comunicazioni interne
• Verbali
• Attività formative
ES. PRINCIPI SCI Oggettivazione delle
scelte Tracciabilità delle
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Pag. 54
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Direzione Internal Audit
Pag. 55
Definizione di Internal Auditing Standard Internazionali
“Internal Auditing è un’attività indipendente ed obiettiva di
controllo, finalizzata al miglioramento dell’organizzazione’’.
Assiste l’organizzazione nel perseguimento dei propri
obiettivi tramite un approccio professionale.
Genera valore aggiunto in quanto finalizzato a valutare e
migliorare i processi di controllo e di gestione
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Brembo/18 December 2012
Direzione Internal Audit
Pag. 56
Ruolo e Responsabilità nelle best practices
Standard di riferimento: 1100 - INDIPENDENZA E OBIETTIVITA’
“L’attività di Internal Auditing deve essere indipendente e gli Internal auditor devono essere obiettivi nell’esecuzione del loro lavoro”
Standard Internazionali Institute of Internal Auditors
Guide interpretative per la Pratica Professionale dell’Internal Auditing
Il Responsabile Internal Audit deve riportare a una persona che sia dotata dell’autorità necessaria a garantirne l’indipendenza e ad assicurare un ampio ambito di copertura, che presti adeguata considerazione ai rapporti di audit e assicuri un’appropriata reazione alle raccomandazioni emesse.
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Direzione Internal Audit
Pag. 57
Ruolo e responsabilità nelle best practices
L’attività di internal auditing dovrebbe essere indipendente dalle attività sottoposte al suo esame. Dovrebbe non subire alcuna interferenza nello stabilire l’ambito del proprio lavoro, nello svolgere i propri compiti e nel comunicarne l’esito.
Per garantire un’indipendenza sostenibile, il responsabile internal auditing dovrebbe riferire, funzionalmente, a Comitato Controllo Interno, Consiglio di Amministrazione o un altro organismo appropriato e, gerarchicamente, ad un componente dei vertici aziendali che dovrebbe essere il Presidente o l’Amministratore Delegato.
European Confederation of Institute of Internal Auditing
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Direzione Internal Audit
Pag. 58
La funzione IA è centrale e fornisce servizio a tutta l’organizzazione (26 società in 15 nazioni); è inoltre localizzata nei paesi di maggiore dimensione e complessità.
Direzione Internal Audit Brembo Organizzazione
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Brembo/18 December 2012
Direzione Internal Audit
Pag. 59
Ruolo Internal Audit Brembo
Con l’attività di analisi e verifica IA fornisce una valutazione sull’effettivo funzionamento e sull’adeguatezza dei controlli
Con attività di consulenza, IA può contribuire a proposte di miglioramento dei controlli
Esistono perciò flussi informativi reciproci:
•IA trasmette agli enti di controllo gli esiti significativi delle verifiche effettuate •Gli enti di controllo segnalano a IA le anomalie riscontrate nella gestione dei propri rischi e controlli
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Direzione Internal Audit
Pag. 60
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Le Attività di INTERNAL AUDIT di Brembo
L’ambito e le tipologie di audit
Fasi di svolgimento di un audit
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Brembo/18 December 2012
Direzione Internal Audit
Pag. 61
Ambito di Audit in Brembo Attività (es. pagare un fornitore)
Descrizione
Procedura
Responsabile
Processo (es. processo di acquisto)
Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività n
Organizzazione (es. Direzione Acquisti di Gruppo)
Processo 1
Processo 2
Processo n
Obiettivi Risorse Strutture Politiche
Piani
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Brembo/18 December 2012
Direzione Internal Audit
Pag. 62
Tipologie di Audit in Brembo
Audit di conformità (AC): finalizzato a verificare l’osservanza alle norme interne ed esterne
applicabili al contesto delle strutture organizzative o delle operazioni sotto esame
Audit gestionale (AG): finalizzato a verificare il funzionamento del Sistema di Controllo
Interno dell’auditable unit, nonché la capacità di conseguire i propri obiettivi in termini di
efficacia, efficienza ed economicità
Audit organizzativo (AO): basato sull’analisi delle singole Società del Gruppo, al fine di
verificare il funzionamento del Sistema di Controllo Interno, nonché la capacità di conseguire
i propri obiettivi in termini di efficacia, efficienza ed economicità nelle diverse aree aziendali.
L’audit organizzativo permette anche di verificare l’allineamento delle Società del Gruppo.
Audit etico (AE): attivato a seguito di specifica segnalazione, finalizzata a verificare
l’osservanza del Codice Etico e del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo Brembo,
così come definito dal D. Lgs. 231/01.
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Brembo/18 December 2012
Direzione Internal Audit
Pag. 63
Fonti del processo Audit in Brembo
Piano di audit: piano delle attività triennale predisposta dal Direttore
Internal Audit, da cui deriva il Piano di audit Annuale e il Budget per
l’anno di riferimento;
Richieste da altri enti : il Presidente/Amministratore Delegato, il
Comitato di Controllo Interno, l’organismo di Vigilanza, il Collegio
Sindacale e l’Amministratore Esecutivo incaricato di sovraintendere il
Sistema di Controllo Interno possono chiedere a Direttore Internal Audit
di attivare un audit su un’area considerata particolarmente rischiosa,
anche se non a piano
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Brembo/18 December 2012
Direzione Internal Audit
Pag. 64
Fonti del processo Audit in Brembo
Segnalazioni :
Qualsiasi notizia riguardante possibili violazioni, comportamenti, pratiche non
conformi a quanto stabilito nel Codice Etico e nel Modello di Organizzazione,
Gestione e Controllo e/o che possano arrecare danno o pregiudizio, anche solo
d’immagine a Brembo S.p.A. o ad una sua società partecipata;
Internal Audit procede ad effettuare delle verifiche preliminari al fine di valutare
l’attendibilità, la natura e la competenza della segnalazione; se il DIA ritiene che sia
opportuno procedere ad un vero e proprio audit, detto Audit Etico, l’attivazione
viene valutata da:
• Organismo di Vigilanza, per le segnalazioni di sua competenza;
• Presidente di Brembo S.p.A., per le segnalazioni dirette all’Internal Audit.
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Brembo/18 December 2012
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Pag. 65
Fasi di svolgimento di un audit in Brembo
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Brembo/18 December 2012
Direzione Internal Audit
Pag. 66
Cosa è il Follow up?
Attività finalizzata a verificare che i piani di miglioramento siano stati effettivamente implementati in modo adeguato, efficace e tempestivo, riducendo il rischio ad un livello accettabile per l’organizzazione.
A seguito di un rilievo, si aprono due strade per il management:
1. Intraprendere azioni correttive efficaci a rimuovere l’anomalia
2. Decidere di accettare il rischio - condivisione con vertice aziendale
AUDIT RACCOMANDAZIONI
PIANI DI MIGLIORAMENTO
RISK ACCEPTANCE
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Direzione Internal Audit
Pag. 67
Flow-chart del processo di follow – up in Brembo con Priorità Alta
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GRAZIE PER L’ATTENZIONE!