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INSTRUCTIVO MANEJO DE INVENTARIO Y DISTRIBUCION DE BIOLÓGICOS E INSUMOS

Instructivo para manejo de inventario y distribucion de Biológicos e insumos

Programa Ampliado de Inmunizaciones

Valle del Cauca

2016

Inventario PAI Versión 1.0

Elaboro: Astrid Milena Noguera R. Profesional E Contratista

Tabla de Contenido

1 Introducción ..................................................................................................................................... 4

1.1 Propósito ............................................................................................................................. 4

1.2 Alcance ................................................................................................................................ 4

2 Planteamiento del Proyecto. ........................................................................................................ 5

2.1 Objetivos .............................................................................................................................. 5

2.2 Antecedentes ....................................................................................................................... 5

2.3 Análisis de la solución ............................................................................................................ 7

3 DESCRIPCION DEL PROCESO: .................................................................................................................. 8

4 DETALLE DE LAS FASES DEL PROCESO: .................................................................................................... 10

5 BIBLIOGRAFIA ..................................................................................................................................... 12


1 Introducción

Este documento es el Plan de Desarrollo del Software elaborado como respuesta al proyecto “Manejo de inventario y distribucion de Biológicos del PAI – Secretaría de Salud Valle de Cauca”. Este documento provee una visión global del enfoque de la solución propuesta, que define un proceso nuevo asi como una aplicación.

1.1 Propósito El propósito del presente documento es proporcionar la información necesaria para construir y controlar el proyecto. Contiene todos los insumos necesarios y el detalle del plan de trabajo propuesto para alcanzar los objetivos.

1.2 Alcance Durante el proceso de desarrollo se cumplirá con los requerimientos funcionales que se definan en este documento según las características del producto a desarrollar, lo cual constituye la base para la planificación. Es importante aclarar que cualquier cambio de la funcionalidad propuesta en este documento modifica los plazos y construcción de la solución.



2 Planteamiento del Proyecto.

2.1 Objetivos

Definir un proceso de administración del inventario de vacunas, apoyado con una aplicación, para gestionar las entradas y salidas de biológicos del almacen, de manera que el proceso cuente con unas normas, responsabilidades y procedimientos que permitan realizar de forma agil, segura, oportuna y eficiente el proceso de pedido, transporte y entrega de vacunas a las IPS para la prestacion del servicio de vacunación.

Se espera que mes a mes se tenga certeza de las existencias de vacuna en bodega y generar informes del movimiento mensual.

Adicionalmente se propone implantar un control de temperatura remoto en el cuarto frio principal a manera de piloto, que permita validar la solución de registro periódico de temperatura de la red de los 8 cuartos frios del departamento.

2.2 Antecedentes 1. Direcciones Locales de Salud y ESES, realizan el movimiento y pedido mensual de vacunas de acuerdo a la rotación de biologicos del mes anterior y a las metas de vacunacion del mes programadas. 2. El movimiento y la solicitud de vacunas debe realizarse en el formato estandarizado por el Ministerio de Salud y Proteccion Social, y entregado los primeros cinco dias calendario del mes (la informacion debe tener corte del ultimo dia del mes anterior) junto con el Informe mensual de dosis aplicadas a la Secretaria de Salud Departamental del Valle del Cauca. 3. Se verifica la coherencia de la informacion y coincidencia de los datos entregados validando las siguientes fuentes de informacion (Plantilla en excel de informe mensual, Movimiento de biologico, y Sistema de Informacion Nominal PAIWEB, verificando existencias, aplicadas y perdidas. Verifica que las perdidas por causa diferente a politica de frascos abiertos (fallas del refrigerador, fallas de fluido electrico, ruptura en el transporte, errores en la manipulacion, vencimiento del biológico Siniestro) cuenten con acta de baja, formato estandarizado por el Ministerio de Salud y Proteccion Social. 4. Se digita en una hoja en excel de acuerdo a los datos verificados y a la disponibilidad de biologico, para realizar distribucion de biologico, según dosis aplicadas, perdidas. 5. Los encargados de la distribucion, elaboran las actas de entrega de biologico, jeringas y carnet, asignando los lotes y cantidades de acuerdo a la fecha de vencimiento.


6. El envío del pedido se realiza según el cronograma estipulado por la Referente de Salud Infantil de la Secretaria de Salud Departamental del Valle del Cauca, y se informa a los Municipios el lugar, la fecha y hora (entrega por zonas). 7. El empaque de biologicos para su distribución se realiza en los Cuartos frios de la Secretaria de Salud Departamental, esta actividad la realizan los funcionario asignados para manejo de inventarios, quienes hacen uso de medidas de Protección durante su permanencia en el cuarto frío (Chaqueta / pantalón Térmico). 8. Se realiza la programacion de transporte con el uso de un auto furgon termoking (figura1), garantizando la conservación de la cadena de frío durante el empaque, transporte y entrega de las vacunas (cajas termicas y paquetes frios). Se desplaza el tecnico y el conductor a cada municipio programado, con las vacunas y las actas de entrega; con cada persona asignada en el municipio para la recepcion (persona debidamente capacitada en cadena de frio). Se verifica que lo entregado en fisico coincida con los datos del acta (cantidades, lotes, fecha de vencimiento) tanto del biologico como de las jeringas. El personal asignado para la recepcion firma el recibido, y queda con una copia del acta de entrega. Figura 1. Auto Termoking

9. Las Coordinadoras PAI de los municipios envian el acuso al Departamento tres dias calendario posterior a la recepcion del biologico y se cierra el Ciclo. 10. Solucion a inconformidades en todo el proceso (solicitud, distribucion y entrega).



2.3 Análisis de la solución

De acuerdo a la descripción del proceso realizada del manejo actual del inventario, estan involucrados 4 roles funcionales en todo el proceso que son: Referente de PAI en los Municipios, , Referente PAI del Departamento y los tecnicos a cargo del cuarto frio (almacen).

Basados en esa organización existente, se propone definir un proceso ejecutado por los mismos funcionarios antes mencionados. El proceso se soportaría en una aplicación que incluirá las siguientes características:

• Debe recibir las solicitudes de bilógico de los municipios mediante un formulario web accesible desde la internet, de manera que desde cualquier parte se puedan realizar pedidos.

• El sistema debe ser capaz de conciliar la solicitud de bilógico realizada frente a las existencias reales de bilógico.

• El sistema permite generar un reporte de la conciliación realizada para su aprobación por parte de la coordinadora del PAI del departamento.

• Al ser aprobado, se debe reservar el biológico en el sistema. • Debe imprimir el acta de entrega que se llevará a los municipios como soporte de recibido. • Luego de ser entregado el biólogico, se debe actualizar el inventario (ejecutar la reserva). • En caso de recibir una devolución, debe manejar el reingreso en el inventario. • Cada mes debe efectuar cierre de inventario. • Acuso de biologico via web.


3 DESCRIPCION DEL PROCESO:

No. Acciones Instrumentos/Equipos Responsables Tiempos establecidos

1 El proceso inicia cuando se ingresa una solicitud de biológico por la aplicación (formulario) en los primeros cinco dias del mes calendario, este ingreso es revisado y se concilia la solicitud de acuerdo a las existencias del biológico, movimiento del mes anterior y meta de vacunacion programada por biologico. *Meta Fuente Ministerio de Salud y Proteccion Social* Variables a revisar: Existencia, dosis aplicadas, y dosis perdidas con corte al ultimo dia del mes anterior. Disponibilidad de Biológico (semaforización según fecha de vencimiento).

1. Equipo de Computo. 2. Inventario de Biológicos e insumos 3. Plantilla de reporte mensual 4. Movimiento de Biológico (aplicadas, perdidas y Solicitud de biológicos e insumos). 5. Acta de baja de productos biológicos e insumos (Causa de perdida diferente a Política de Frascos abiertos).

Primeros 5 dias calendario del mes.

2 La solicitud conciliada es enviada al al personal asignado quien aprueba o sugiere cambios. Cuando se aprueba el pedido, la persona encargada de la aprobacion de biologico e insumos, informa al municipio cual es el pedido real que se les va a enviar para que el municipio esté enterado con anticipación del biológico que va a recibir.

1. Equipo de Computo. 2. Archivo de aprobacion de biologico e insumos.

Del dia 6 al 7 de cada mes

3 Al ser aprobado el pedido, se le notifica al almacen al personal asignado para que se revise el pedido y separe los biológicos físicamente en el cuarto frio en una góndola especial, de manera que se reserve dicho biológico.

1. Equipo de Computo.

2. Archivo de aprobación de biológico e insumos.

3. (Chaqueta,pantalón Térmico).

4. Góndola (mesa de embalaje)

El día 8 a 10 de cada mes.

4 Si existe alguna inconsistencia, informa al coordinador para que realice los correctivos de inventario si los hubiera.

1. Equipo de Computo. 2. Archivo de aprobación de biológico e insumos.

El día 10 de cada mes.

5 El almacenista encargado de los 1. Equipo de Computo. El día 11 de



inventario imprime el acta de entrega por el sistema y la adjunta al biológico reservado.

2. Actas de entrega Cada mes

6 Después de reservar, el despacho se programa los viajes de entrega.

1. Cronograma de desplazamientos por zonas.

2. Circular informando el lugar, fecha y hora de la entrega.

Del 1 al 10 de Cada mes.

7 Se desplaza el tecnico y el conductor a cada municipio programado con el auto furgon Termoking, con las vacunas y las actas de entrega; con cada persona asignada en el municipio para la recepcion (persona debidamente capacitada en cadena de frio). Se verifica que lo entregado en fisico coincida con los datos del acta (cantidades, lotes, fecha de vencimiento) tanto del biologico como de las jeringas. El personal asignado para la recepcion firma el recibido, y queda con una copia del acta de entrega.

1. Auto Furgón Termo King 2. Actas de Entrega

Del día 12 al 16 de Cada Mes (se acuerda según calendario y días laborables).

8 Cuando se entrega el biológico y se tiene el acta de entrega firmada, el almacenista confirma el recibido en el sistema para actualizar de esta forma el inventario en el sistema. La grafica 1 describe el Ciclo del proceso.

1. Sistema de Información (Equipo de Computo).

El día 18 de Cada mes.

9. Las Coordinadoras PAI de los municipios envian el acuso al Departamento tres dias calendario posterior a la recepcion del biologico y se cierra el Ciclo. El encargado del proceso debe realizar seguimiento a la entrega del acuso.

1. Acuso de Biológico. 2. Equipo de Computo.

Tres días posterior a la entrega.


Grafica 1 Proceso de inventario PAI

4 DETALLE DE LAS FASES DEL PROCESO:

1. Ingresa solicitud de Biológico: Es la tarea de diligenciar el formulario que contiene la información de numero de vacunas y tipo de biológico requeridas.

2. Concilia Solicitud de Biológico: La conciliación consiste en verificar el pedido realizado en el paso anterior contra el biológico existente, en este paso la solicitud inicial se puede modificar bien sea disminuyendo cantidades porque no es posible enviarle el monto solicitado o aumentando si se verifica que posiblemente atenderán mas eventos de vacunación.

3. Revisa Solicitud (Coordinador): El coordinador revisa la conciliación realizada en el paso anterior. Verifica que las cantidades sean las correctas.

4. Aprueba Solicitud: En este paso el coordinador aprueba una vez el pedido es conforme. 5. Revisa Solicitud (Almacén): Una vez aprobado por parte del coordinador, se le envía una

solicitud al buzón electrónico de la persona encargadoda del almacén . Esta persona revisa el pedido y lo aparta o reserva físicamente en una estantería especial.



6. Imprime acta de entrega: El almacenista puede reportar cualquier inconsistencia, pero una vez todo sea conforme, imprime el acta que adjunta al paquete físico de envío.

7. Certifica Entrega: Al momento de llevar el pedido de vacunas, el transportador presenta el acta de entrega física para la firme el responsable en los municipios.

8. Acuso de Biologico: El departamento en los tres dias posteriores a la entrega debe recibir el acuso (formato estandarizado por el Ministerio de Salud y Proteccion Social).


5 BIBLIOGRAFIA

1. Lineamientos para la Gestion del Programa Ampliado de Inmunizaciones 2016, Ministerio de Salud y Proteccion Social.

2. Instructivo para el Procedimiento de Movimiento de Biológicos Programa Ampliado de Inmunizaciones. Ministerio de la Protección Social, 2011

3. Manual Tecnico Administrativo 2008.

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