INSTRUCTIVO DE RENDICIONES PROYECTOS INACH I. GENERALIDADES El presente instructivo regula el procedimiento de rendición y aprobación de gastos de los fondos transferidos por el INACH a los proyectos de investigación adjudicados mediante los concursos Regular y de Apoyo a Tesis de Postgrado. La asignación de los fondos a cada proyecto está contenida en los respectivos Convenios firmados entre el INACH, la Institución Patrocinante y el Investigador Principal del proyecto. El Investigador Principal será el responsable de la ejecución de los fondos asignados al proyecto, acorde a lo establecido en el Anexo Nº1 del Convenio. No obstante, el Investigador Principal podrá asignar a un responsable las rendiciones, quien debe pertenecer a la Institución Patrocinante; este nombramiento se realizará mediante un mensaje del Investigador Principal indicando la designación del Responsable de Rendiciones del proyecto. Las rendiciones de gastos se realizan mensualmente, independiente del monto del gasto, en los cinco primeros días hábiles siguientes al mes que rinde, vía electrónica a la casilla de correo del Departamento de Concursos y Medio Ambiente, [email protected], mediante la planilla de Control de Gastos que es enviada por el INACH al Investigador Principal. Las rendiciones deben venir acompañadas de los documentos de respaldo de los gastos declarados. La veracidad y exactitud de las rendiciones de gastos, así como la correcta contabilidad del proyecto, son de exclusiva responsabilidad del Investigador Principal y de la Institución Patrocinante. Finalmente, se debe tener presente que la rendición de gastos de los proyectos es diferente para las instituciones públicas y privadas. Para verificar el carácter de su Institución Patrocinante, revise el Anexo A del presente instructivo. II. ATRIBUTOS DE LA RENDICIÓN Un aspecto fundamental del proceso de rendición de cuentas de los fondos transferidos por el INACH es el carácter legal, crediticio y de proporcionalidad de las declaraciones y documentos de respaldo de las rendiciones. Estos atributos son definidos a continuación: Legalidad: Todas las operaciones deben ajustarse a las disposiciones legales y reglamentarias que dicen relación con la administración de los recursos del Estado. Acreditación: Demostración física o documental de la efectividad del gasto rendido, la cual se puede realizar mediante: o Existencia de bienes, mejoras, reparaciones, etc. o Prestación de servicios. o Facturas o boletas con proveedores. Proporcionalidad: La naturaleza y cuantía de las operaciones deben ser equivalentes.
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INSTRUCTIVO DE RENDICIONES
PROYECTOS INACH
I. GENERALIDADES
El presente instructivo regula el procedimiento de rendición y aprobación de gastos de los
fondos transferidos por el INACH a los proyectos de investigación adjudicados mediante los concursos
Regular y de Apoyo a Tesis de Postgrado. La asignación de los fondos a cada proyecto está contenida en
los respectivos Convenios firmados entre el INACH, la Institución Patrocinante y el Investigador
Principal del proyecto.
El Investigador Principal será el responsable de la ejecución de los fondos asignados al proyecto,
acorde a lo establecido en el Anexo Nº1 del Convenio. No obstante, el Investigador Principal podrá
asignar a un responsable las rendiciones, quien debe pertenecer a la Institución Patrocinante; este
nombramiento se realizará mediante un mensaje del Investigador Principal indicando la designación
del Responsable de Rendiciones del proyecto.
Las rendiciones de gastos se realizan mensualmente, independiente del monto del gasto, en los
cinco primeros días hábiles siguientes al mes que rinde, vía electrónica a la casilla de correo del
Departamento de Concursos y Medio Ambiente, [email protected], mediante la planilla de Control de
Gastos que es enviada por el INACH al Investigador Principal. Las rendiciones deben venir
acompañadas de los documentos de respaldo de los gastos declarados. La veracidad y exactitud de
las rendiciones de gastos, así como la correcta contabilidad del proyecto, son de exclusiva
responsabilidad del Investigador Principal y de la Institución Patrocinante.
Finalmente, se debe tener presente que la rendición de gastos de los proyectos es diferente para
las instituciones públicas y privadas. Para verificar el carácter de su Institución Patrocinante, revise el
Anexo A del presente instructivo.
II. ATRIBUTOS DE LA RENDICIÓN
Un aspecto fundamental del proceso de rendición de cuentas de los fondos transferidos por el
INACH es el carácter legal, crediticio y de proporcionalidad de las declaraciones y documentos de
respaldo de las rendiciones. Estos atributos son definidos a continuación:
Legalidad: Todas las operaciones deben ajustarse a las disposiciones legales y reglamentarias
que dicen relación con la administración de los recursos del Estado.
Acreditación: Demostración física o documental de la efectividad del gasto rendido, la cual se
puede realizar mediante:
o Existencia de bienes, mejoras, reparaciones, etc.
o Prestación de servicios.
o Facturas o boletas con proveedores.
Proporcionalidad: La naturaleza y cuantía de las operaciones deben ser equivalentes.
Corresponde al último informe de rendición de cuentas, que se presenta al finalizar el último mes
de ejecución del proyecto, en su último año. En términos simples, es la última Rendición de Cuentas
que se presenta, donde el saldo sin uso, si lo hubiere, debe reintegrarse al INACH. Con esta rendición, el
proyecto finaliza su ejecución presupuestaria, declarando el estado financiero del proyecto al término
de éste. La aprobación de este informe es requisito para la aprobación financiera final del proyecto.
Como en los casos anteriores, se realiza mediante el envío de la planilla de Control de Gastos del
proyecto a la casilla [email protected], debiendo indicarse en el email que corresponde al Informe de
Rendición de Cuentas Final, enviando los respaldos en pdf u original de todos los documentos no
informados anteriormente y que se rinden en esta última oportunidad, debidamente timbrados, vía
correo ordinario o electrónico, según corresponda a institución privada o pública, respectivamente.
Una vez aprobado el Informe y de existir saldo, se deberán reintegrar los fondos remanentes
del proyecto y no gastados a la fecha de envío del Informe de Rendición de Cuentas Final mediante
una transferencia bancaria, a la siguiente cuenta:
Nombre Instituto Antártico Chileno RUT 60.605.000-3 Tipo de cuenta Corriente Número de cuenta 91909105191 Banco Estado Correo electrónico [email protected]
La fecha máxima en que se debe realizar el envío del Informe de Rendición de Cuentas Final,
quedará estipulada en el convenio.
El INACH considerará los plazos estipulados en el Anexo B para responder respecto a la
aprobación del Informe Final y verificar que no existan temas pendientes de resolución en materia
financiera (ej: rendiciones mensuales no aprobadas). En el caso que el INACH no apruebe el Informe de
Rendición de Cuentas Final, deberá comunicar vía correo electrónico al Investigador Principal las
causas de la no aprobación, para que corrija las observaciones y reenvíe el Informe de Rendición de
Cuentas Final, siguiendo los plazos ya informados.
Los Informes de Rendiciones de Cuentas de Avance (Mensuales), Anuales y Final serán
de total responsabilidad del Investigador Principal y de la Institución Patrocinante,
quienes declaran tener conocimiento y dar fe que la información entregada es real y
fidedigna.
IV. PROCEDIMIENTO DE RENDICIÓN
Las rendiciones se realizan única y exclusivamente a través de la planilla de Control de Gastos que
enviará el INACH al Investigador Principal, tras la recepción del boletín de ingreso.
4.1 Planilla de Control de Gastos
La planilla de Control de Gastos consiste en una planilla Excel (versión Office 97-2003). Esta
planilla está dividida en tres hojas: ‘INDICE’, ‘201X (año correspondiente a la transferencia)’ y ‘Ayuda
La hoja INDICE (Fig. 1) resume el estado global de los fondos aprobados y ejecutados del
proyecto (bajo las columnas PRESUPUESTO), desglosados por ítem (en la columna DESCRIPCIÓN). Esta
hoja contiene el resumen de los montos aprobados para cada ítem presupuestario (Asignado), las
modificaciones presupuestarias aprobadas (Modificación +/-), los montos ejecutados (Ejecutado), el %
del monto asignado para un ítem que ya se encuentra ejecutado (%, con visualización gráfica) y el saldo
respectivo (Saldo) para cada ítem.
En la parte inferior de esta hoja se encuentra un gráfico con el avance del gasto declarado en cada rendición mensual, así como un cuadro con el detalle de los cambios presupuestarios aprobados por el INACH. Esta hoja está protegida por contraseña y es modificable sólo por el personal del INACH.
Código XX_XX-14 Año 2014
A S IG N A D O M O D IF IC A C IO N (+ /- ) A U T O R IZ A D O E J E C U T A D O % S A L D O
1 Alojamiento, Alimentación y Traslados 810.000 810.000 742.301 92% 67.699 S / O b s.
2 Viáticos 0 0 0% 0 S / O b s.
3 Pasajes Nacionales 600.000 600.000 0 0% 600.000 S / O b s.
4 Pasajes Internacionales 0 0 0% 0 S / O b s.
5 Fletes y Encomiendas 600.000 600.000 463.562 77% 136.438 S / O b s.
6 Inscripciones 0 0 0% 0 S / O b s.
7 Materiales de Oficina e Insumos Computacionales 300.000 300.000 123.557 41% 176.443 S / O b s.
8 Productos Químicos y Farmacéuticos 1.275.000 1.275.000 15.470 1% 1.259.530 S / O b s.
9 Materiales de Laboratorio 1.100.000 1.100.000 587.874 53% 512.126 S / O b s.
10 Publicaciones y Servicios de Impresión 300.000 300.000 0 0% 300.000 S / O b s.
11 Material Bibliográfico 370.000 370.000 0 0% 370.000 S / O b s.
12 Seguros, Exámenes Médicos y Similares 400.000 400.000 222.764 56% 177.236 S / O b s.
13 Materiales para Mantención y Reparación de Equipos 100.000 100.000 0 0% 100.000 S / O b s.
14 Análisis de Muestras 400.000 400.000 219.480 55% 180.520 S / O b s.
15 Servicios Especializados 600.000 600.000 0 0% 600.000 S / O b s.
16 Vestuario Especializado y Calzado Antártico 750.000 750.000 420.105 56% 329.895 S / O b s.
17 Gastos Menores 200.000 200.000 17.940 9% 182.060 S / O b s.
18 Maquinarias y Equipos 5.182.311 5.182.311 0 0% 5.182.311 S / O b s.
19 Equipos Computacionales 750.000 750.000 0 0% 750.000 S / O b s.
20 Programas Informáticos 750.000 750.000 0 0% 750.000 S / O b s.
El INACH analizará el requerimiento y responderá vía correo electrónico, en un plazo máximo de 10
días hábiles, respecto a la aceptación o denegación de la modificación presupuestaria. De aceptarse
la modificación, la cual puede ser total o parcial, el INACH adjuntará la planilla de Control de Gastos
ya modificada, incluyendo el registro de dicho cambio. El INACH podrá autorizar o denegar la
solicitud de modificación de distribución del presupuesto del Proyecto. Por tanto, el Investigador
Principal deberá esperar autorización expresa y escrita del INACH antes de realizar el gasto.
6.2 Ratificación
El INACH podrá reconocer y ratificar, por parte del Jefe del Departamento de Concursos y Medio
Ambiente, aquellas reasignaciones entre cuentas que el Investigador Principal efectúe sin previa
autorización, siempre y cuando se traduzcan en el financiamiento de actividades que sean calificadas
como “pertinentes” (esto es que hayan permitido facilitar el logro de los objetivos) y que correspondan
a gastos en bienes y servicios de consumo que no excedan del 10% del monto de la transferencia
otorgada para el respectivo período de rendición.
Todo gasto que signifique asistencia a Congresos y/o Reuniones no considerados
inicialmente, así como toda compra de activos no financieros, no consideradas en el
proyecto original, deberán siempre ser solicitados vía autorización previa (ver 6.1)
al INACH, no permitiéndose que el gasto sea ratificado, una vez efectuado.
La redistribución de recursos no podrá significar, en ningún caso, sobrepasar la asignación anual aprobada para el proyecto.
VII. SEGUIMIENTO FINANCIERO
El INACH mantendrá un permanente seguimiento y control de la ejecución presupuestaria del proyecto, mediante el análisis y evaluación de informes, auditorías, visitas inspectivas y otras actividades pertinentes. La Institución Patrocinante deberá dar las facilidades para que el INACH y/o la Contraloría General de la República, cuando corresponda, puedan realizar las revisiones correspondientes en cualquier etapa de la vida del proyecto y hasta 5 años después de su ejecución.
Cualquier consulta sobre este manual, favor contactar a la Encargada de Rendiciones: Correo electrónico: [email protected] Mesa de ayuda telefónica: 61-2298137 Horario de atención: Lunes a jueves, de 8:45 a 17:00 h (*)
Viernes, de 8:45 a 16:00 h (*) (*) Excepto feriados