SECRETARIA DE ADMINISTRAO PBLICA
SECRETARIA DE ADMINISTRAO PBLICA
INSTRUO NORMATIVA 205, DE 08/04/1988
Objetiva a racionalizao, com minimizao de custos, do uso de
material no mbito do SISG.
O MINISTRO-CHEFE DA SECRETARIA DE ADMINISTRAO PBLICA DA
PRESIDNCIA DA REPBLICA-SEDAP/PR, no uso da competncia delegada
pelos Decretos n. 91.155, de 18.03.85 e n. 93.211, de 03.09.86, e
considerando que a SEDAP e o rgo Central do Sistema de Servios
Gerais SISG (Decreto n. 75.657, de 24.04.75), responsvel pela
orientao normativa dos rgos setoriais integrantes do referido
sistema, RESOLVE:
Baixar a presente Instruo Normativa - I.N.. ,com o objetivo de
racionalizar com minimizao de custos o uso de material no mbito do
SISG atravs de tcnicas modernas que atualizam e enriquecem essa
gesto com as desejveis condies de operacionalidade, no emprego do
material nas diversas atividades.
Para fins desta Instruo Normativa considera-se:
Material - Designao genrica de equipamentos, componentes,
sobressalentes, acessrios, veculos em geral, matrias- primas e
outros itens empregados ou passveis de emprego nas atividades das
organizaes pblicas federais, independente de qualquer fator, bem
como, aquele oriundo de demolio ou desmontagem, aparas,
acondicionamentos, embalagens e resduos economicamente
aproveitveis.
DA AQUISIO
2. As compras de material, para reposio de estoques e/ou para
atender necessidade especfica de qualquer unidade, devero, em
princpio, ser efetuadas atravs do Departamento de Administrao, ou
de unidade com atribuies equivalentes ou ainda, pelas
correspondentes reparties que, no territrio nacional, sejam projees
dos rgos setoriais ou seccionais, delegacias, distritos, etc.
RACIONALIZAO
2.1. recomendvel que as unidades supracitadas centralizem as
aquisies de material de uso comum, a fim de obter maior
economicidade, evitando-se a proliferao indesejvel de outros
setores de compras.
2.2. A descrio do material para o Pedido de Compra dever ser
elaborada atravs dos mtodos:
2.2.1. Descritivo, que identifica com clareza o item atravs da
enumerao de suas caractersticas fsicas, mecnicas, de acabamento e
de desempenho, possibilitando sua perfeita caracterizao para a boa
orientao do processo licitatrio e dever ser utilizada com absoluta
prioridade, sempre que possvel;
2.2.2. Referencial, que identifica indiretamente o item, atravs
do nome do material, aliado ao seu smbolo ou nmero de referncia
estabelecido pelo fabricante, no representando necessariamente
preferncia de marca.
2.3. Quando se tratar de descrio de material que exija maiores
conhecimentos tcnicos, podero ser juntados ao pedido os elementos
necessrios, tais como: modelos, grficos, desenhos, prospectos,
amostras, etc.
2.4. Todo pedido de aquisio s dever ser processado aps verificao
da inexistncia, no almoxarifado, do material solicitado ou de
similar, ou sucedneo que possa atender as necessidades do
usurio.
2.5. Deve ser evitada a compra volumosa de materiais sujeitos,
num curto espao de tempo, a perda de suas caractersticas normais de
uso, tambm daqueles propensos ao obsoletismo (por exemplo: gneros
alimentcios, esferogrficas, fitas impressoras em geral, corretivos
para datilografia, papel carbono e impressos sujeitos serem
alterados ou suprimidos, etc.
DO RECEBIMENTO E ACEITAO
3. Recebimento o ato pelo qual o material encomendado e entregue
ao rgo pblico no local previamente designado, no implicando em
aceitao. Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e
conservao do material, do fornecedor ao rgo recebedor. Ocorrer nos
almoxarifados, salvo quando o mesmo no possa ou no deva ali ser
estocado ou recebido, caso em que a entrega se far nos locais
designados. Qual quer que seja o local de recebimento, o registro
de entrada do material ser sempre no Almoxarifado.
3.1. O recebimento, rotineiramente, nos rgos sistmicos, decorrer
de:
a. compra;
b. cesso;
c. doao;
d. permuta;
e. transferncia; ou
f. produo interna.
3.2. So considerados documentos hbeis para recebimento, em tais
casos rotineiros:
a. Nota Fiscal, fatura e nota fiscal/fatura;
b. Termo de cesso/doao ou declarao exarada no processo relativo
permuta;
c. Guia de remessa de material ou nota de transferncia; ou
d. Guia de produo.
3.2.1. Desses documentos constaro, obrigatoriamente: descrio do
material, quantidade, unidade de medida, preos (unitrio e
total).
3.3. Aceitao e a operao segundo a qual se declara, na documentao
fiscal, que o material recebido satisfaz as especificaes
contratadas.
3.3.1. O material recebido ficar dependendo, para sua aceitao,
de:
a) conferncia; e, quando for o caso;
b) exame qualitativo.
3.4. O material que apenas depender de conferncia com os termos
do pedido e do documento de entrega, ser recebido e aceito pelo
encarregado do almoxarifado ou por servidor designado para esse
fim.
3.5. Se o material depender, tambm, de exame qualitativo, o
encarregado do almoxarifado, ou servidor designado, indicar esta
condio no documento de entrega do fornecedor e solicitar ao
Departamento de Administrao ou a unidade equivalente esse exame,
para a respectiva aceitao.
3.6. O exame qualitativo poder ser feito por tcnico
especializado ou por comisso especial, da qual, em princpio, far
parte o encarregado do almoxarifado.
3.7. Quando o material no corresponder com exatido ao que foi
pedido, ou ainda, apresentar faltas ou defeitos, o encarregado do
recebimento providenciar junto ao fornecedor a regularizao da
entrega para efeito de aceitao
DA ARMAZENAGEM
4. A armazenagem compreende a guarda, localizao, segurana e
preservao do material adquirido, a fim de suprir adequadamente as
necessidades operacionais das unidades integrantes da estrutura do
rgo ou entidade.
4.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros
so:
a) os materiais devem ser resguardados contra o furto ou roubo,
e protegidos contra a ao dos perigos mecnicos e das ameaas
climticas, bem como de animais daninhos;
b) os materiais estocados a mais tempo devem ser fornecidos em
primeiro lugar, primeiro a entrar, primeiro a sair - PEPS, com a
finalidade de evitar o envelhecimento do estoque;
c) os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma
fcil inspeo e um rpido inventrio;
d) os materiais que possuem grande movimentao devem ser
estocados em lugar de fcil acesso e prximo das reas de expedio e o
material que possui pequena movimentao deve ser estocado na parte
mais afastada das reas de expedio;
e) os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com
o piso. preciso utilizar corretamente os acessrios de estocagem
para os proteger;
f) a arrumao dos materiais no deve prejudicar o acesso as partes
de emergncia, aos extintores de incndio ou a circulao de pessoal
especializado para combater a incndio (Corpo de Bombeiros);
g) os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais
adjacentes, a fim de facilitar a movimentao e inventrio;
h) os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas
partes inferiores das estantes e porta-estrados, eliminando-se os
riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentao;
i) os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e
somente abertos quando houver necessidade de fornecimento
parcelado, ou por ocasio da utilizao;
j) a arrumao dos materiais deve ser feita de modo a manter
voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem a face da
embalagem (ou etiqueta) contendo a marcao do item, permitindo a
fcil e rpida leitura de identificao e das demais informaes
registradas;
l) quando o material tiver que ser empilhado, deve-se atentar
para a segurana e altura das pilhas, de modo a no afetar sua
qualidade pelo efeito da presso decorrente, o arejamento (distncia
de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das
paredes)
DA REQUISIO E DISTRIBUIO
5. As unidades integrantes das estruturas organizacionais dos
rgos e entidades sero supridas exclusivamente pelo seu
almoxarifado.
5.1. Distribuio e o processo pelo qual se faz chegar o material
em perfeitas condies ao usurio.
5.1.1. So dois os processos de fornecimento:
a) por Presso;
b) por Requisio.
5.1.2. O fornecimento por Presso e o processo de uso
facultativo, pelo qual se entrega material ao usurio mediante
tabelas de proviso previamente estabelecidas pelo setor Competente,
e nas pocas fixadas, independentemente de qualquer solicitao
posterior do usurio. Essas tabelas so preparadas normalmente,
para:
a) material de limpeza e conservao;
b) material de expediente de uso rotineiro;
c) gneros alimentcios.
5.1.3. O fornecimento por Requisio o processo mais comum, pelo
qual se entrega o material ao usurio mediante apresentao de uma
requisio (pedido de material) de uso interno no rgo ou
entidade.
5.2 As requisies/fornecimentos devero ser feitos de acordo
com:
a) as tabelas de proviso;
b) catalogo de material, em uso no rgo ou entidade.
5.3 As quantidades de materiais a serem fornecidos devero ser
controladas, levando-se em conta o consumo mdio mensal dessas
unidades usurias, nos 12 (doze) ltimos meses.
5.4. Nas remessas de material para unidades de outras
localidades, o setor remetente, quando utilizar transporte de
terceiros, dever atentar para o seguinte:
a) grau de fragilidade ou perecibilidade do material;
b) meio de transporte mais apropriado;
c) valor do material, para fins de seguro pela transportadora;
e
d) nome e endereo detalhado do destinatrio de forma a facilitar
o desembarao da mercadoria ou a entrega direta a esse
destinatrio.
5.5. A guia de remessa de material (ou nota de transferncia),
alm de outros dados informativos julgados necessrios, dever
conter:
a) descrio padronizada do material;
b) quantidade ;
c) unidade de medida;
d) preos (unitrio e total);
e) nmero de volumes;
f) peso ;
d. acondicionamento e embalagem; e
h) grau de fragilidade ou perecibilidade do material.
5.6. O remetente comunicar, pela via mais rpida, a remessa de
qualquer material, e o destinatrio, da mesma forma, acusar o
recebimento.
5.7. Para atendimento das requisies de material cujo estoque j
se tenha exaurido, caber ao setor de controle de estoques
encaminhar o respectivo pedido de compra ao setor competente para
as devidas providncias.
DA CARGA E DESCARGA
6.Para fins desta I.N. , considera-se:
a. carga - a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de
material pelo seu consignatrio;
b)descarga - a transferncia desta responsabilidade.
6.1. Toda movimentao de entrada e sada de carga deve ser objeto
de registro, quer trate de material de consumo nos almoxarifados,
quer trate de equipamento ou material permanente em uso pelo setor
competente. Em ambos os casos, a ocorrncia de tais registros esta
condicionada a apresentao de documentos que os justifiquem.
6.2. O material ser considerado em carga, no almoxarifado, com o
seu registro, aps o cumprimento das formalidades de recebimento e
aceitao.
6.3. Quando obtido atravs de doao, cesso ou permuta, o material
ser includo em carga, a vista do respectivo termo ou processo.
6.4. A incluso em carga do material produzido pelo rgo sistmico
ser realizada a vista de processo regular, com base na apropriao de
custos feita pela unidade produtora ou; a falta destes, na valorao
efetuada por comisso especial, designada para este fim.
6.4.1. O valor do bem produzido pelo rgo sistmico ser igual a
soma dos custos estimados para matria-prima, mo-de-obra, desgaste
de equipamentos, energia consumida na produo, etc.
6.5. A descarga, que se efetivar com a transferncia de
responsabilidade pela guarda do material
a) dever, quando vivel, ser precedida de exame do mesmo,
realizado, por comisso especial;
b) ser, como regra geral, baseada em processo regular, onde
constem todos os detalhes do material (descrio, estado de
conservao, preo, data de incluso em carga, destino da matria-prima
eventualmente aproveitvel e demais informaes); e
c) decorrer, no caso de material de consumo, pelo atendimento as
requisies internas, e em qualquer caso, por cesso, venda, permuta,
doao, inutilizao, abandono (para aqueles materiais sem nenhum valor
econmico) e furto ou roubo.
6.5.1. Face ao resultado do exame mencionado na alnea "a" deste
subitem, o dirigente do Departamento de Administrao ou da unidade
equivalente aquilatar da necessidade de autorizar a descarga do
material ou a sua recuperao, que, ainda, se houver indcio de
irregularidade na avaria ou desaparecimento desse material, mandar
proceder a Sindicncia e/ou Inqurito para apurao de
responsabilidades , ressalvado o que dispe o item 3.1.1. da
I.N../DASP n. 142/83.
6.6. Em princpio, no dever ser feita descarga isolada das peas
ou partes de material que, para efeito de carga tenham sido
registradas com a unidade "jogo", "conjunto"., "coleo", mas sim
providenciada a sua recuperao ou substituio por outras com as
mesmas caractersticas, de modo que fique assegurada,
satisfatoriamente, a reconstituio da mencionada unidade.
6.6.1. Na impossibilidade dessa recuperao ou substituio, devera
ser feita, no registro do instrumento de controle do material, a
observao de que ficou incompleto(a) o(a) "jogo", "conjunto",
"coleo" ; anotando-se as faltas e os documentos que as
consignaram.
SANEAMENTO DE MATERIAL
7. Esta atividade visa a otimizao fsica dos materiais em estoque
ou em uso decorrente da simplificao de variedades, reutilizao,
recuperao e movimentao daqueles considerados ociosos ou
recuperveis, bem como a alienao dos antieconmicos e
irrecuperveis.
7.1. Os estoques devem ser objeto de constantes Revises e
Anlises. Estas atividades so responsveis pela identificao dos itens
ativos e inativos.
7.1.1. Consideram-se itens ativos aqueles requisitados
regularmente em um dado perodo estipulado pelo rgo ou entidade.
7.1.2. Consideram-se itens inativos - aqueles no movimentados em
um certo perodo estipulado pelo rgo ou entidade e comprovadamente
desnecessrios para utilizao nestes.
7.2. O setor de controle de estoques, com base nos resulta dos
obtidos em face da Reviso e Anlise efetuadas promover o
levantamento dos itens, realizando pesquisas junto as unidades
integrantes da estrutura do rgo ou entidade, com a finalidade de
constatar se h ou no a necessidade desses itens naqueles
setores.
7.2.1. Estas atividades tambm so responsveis pelo registro
sistemtico de todas as informaes que envolvem um item de material.
Este registro dever ser feito de modo a permitir um fcil acesso aos
dados pretendidos, bem como, dever conter dispositivos de "Alerta"
para situaes no desejadas.
7.3. O controle dever sempre satisfazer as seguintes
condies:
a) fcil acesso as informaes;
b) atualizao num menor tempo possvel entre a ocorrncia do fato e
o registro.
7.3.1. Compete ao setor de Controle de Estoques:
a) determinar o mtodo e grau de controles a serem adotados para
cada item;
b) manter os instrumentos de registros de entradas e sadas
atualizados ;
c) promover consistncias peridicas entre os registros efetuados
no Setor de Controle de Estoques com os dos depsitos (fichas de
prateleira) - e a conseqente existncia fsica do material na
quantidade registrada;
d) identificar o intervalo de aquisio para cada item e a
quantidade de ressuprimento;
e)emitir os pedidos de compra do material rotineiramente
adquirido e estocvel;
f) manter os itens de material estocados em nveis compatveis com
a poltica traada pelo rgo ou Entidade;
g) identificar e recomendaro Setor de Almoxarifado a retirada
fsica dos itens inativos devido a obsolescncia, danificao ou a
perda das caractersticas normais de uso e comprovadamente
inservveis, dos depsitos subordinados a esse setor.
TIPOS DE CONTROLES
7.4. Generalizar o controle seria, alm de dispendioso, as vezes
impossvel quando a quantidade e diversidade so elevadas. Deste
modo, o controle deve ser feito de maneira diferente para cada item
de acordo com o grau de importncia, valor relativo, dificuldades no
ressuprimento.
7.4.1. Estes controles podem ser:
a) registro de pedidos de fornecimento(requisies);
b) acompanhamento peridico;
c) acompanhamento a cada movimentao.
7.4.2 Em se tratando de itens que envolvam valores elevados ou
de importncia vital para a organizao, a medida que so requisitados
deve-se observar o Intervalo de Aquisio para que no ocorram faltas
e conseqentemente ruptura do estoque.
RENOVAO DE ESTOQUE
7.5 O acompanhamento dos nveis de estoque e as decises de quando
e quanto comprar devero ocorrer em funo da aplicao das frmulas
constantes do subitem 7.7.
7.6. Os fatores de Ressuprimento so definidos:
a) Consumo Mdio Mensal (C)- media aritmtica do consumo nos
ltimos 12 meses;
b) Tempo de Aquisio(T)- perodo decorrido entre a emisso do
pedido de compra e o recebimento do material no Almoxarifado
(relativo, sempre, a unidade ms);
c) Intervalo de Aquisio (I)- perodo compreendido entre duas
aquisies normais e sucessivas;
d) Estoque Mnimo ou de Segurana (Em)- e a menor quantidade de
material a ser mantida em estoque capaz de atender a um consumo
superior ao estimado para um certo perodo ou para atender a demanda
normal em caso de entrega da nova aquisio. E aplicvel to somente
aos itens indispensveis aos servios do rgo ou entidade. Obtm-se
multiplicando o consumo mdio mensal por uma frao (f) do tempo de
aquisio que deve, em principio, variar de 0,25 de T a 0,50 de
T;
e) Estoque Mximo (EM) - a maior quantidade de material admissvel
em estoque, suficiente para o consumo em certo perodo, devendo-se
considerar a rea de armazenagem, disponibilidade financeira,
imobilizao de recursos, intervalo e tempo de aquisio, perecimento,
obsoletismo etc... Obtm-se somando ao Estoque Mnimo o produto do
Consumo Mdio Mensal pelo intervalo de Aquisio.
f) Ponto de Pedido (Pp) - Nvel de Estoque que, ao ser atingido,
determina imediata emisso de um pedido de compra, visando a
recompletar o Estoque Mximo. Obtm-se somando ao Estoque Mnimo o
produto do Consumo Mdio Mensal pelo Tempo de Aquisio;
g) Quantidade a Ressuprir (Q) - nmero de unidades adquirir para
recompor o Estoque Mximo. Obtm-se multiplicando o Consumo Mdio
Mensal pelo Intervalo de Aquisio.
7.7. As frmulas aplicveis gerncia de Estoques so:
a) Consumo Mdio Mensal C = Consumo Anual
12
b) Estoque Mnimo Em = C x f
c) Estoque Mximo EM = Em + C x I
d) Ponto de Pedido Pp = Em + C x T
e) Quantidade a Ressuprir Q = C x I
7.7.1. Com a finalidade de demonstrar a aplicao dessas frmulas
segue um exemplo meramente elucidativo, constante do Anexo I desta
I. N., e uma demonstrao grfica constante do anexo II.
7.8. Os parmetros de reviso podero ser redimensionados a vista
dos resultados do controle e corrigidas as distores porventura
existentes nos estoques.
DA MOVIMENTAO E CONTROLE
7.9. A movimentao de material entre o almoxarifado e outro
depsito ou unidade requisitante dever ser precedida sempre de
registro no competente instrumento de controle (ficha de
prateleira, ficha de estoque, listagens processadas em computador)
a vista de guia de transferncia, nota de requisio ou de outros
documentos de descarga.
7.10. Ao Departamento de Administrao ou unidade equivalente
compete ainda: supervisionar e controlar a distribuio racional do
material requisitado, promovendo os cortes necessrios nos pedidos
de fornecimento das unidades usurias, em funo do consumo mdio
apurado em serie histrica anterior que tenha servido de suporte
para a projeo de estoque vigente com finalidade de evitar, sempre
que possvel, a demanda reprimida e a conseqente ruptura de
estoque.
7.11.Nenhum equipamento ou material permanente poder ser
distribudo unidade requisitante sem a respectiva carga, que se
efetiva com o competente Termo de Responsabilidade, assinado pelo
consignatrio, ressalvados aqueles de pequeno valor econmico, que
devero ser relacionados (relao carga), consoante dispe a I.N./SEDAP
N. 142/83.
7.12. Cumpre ao Departamento de Administrao ou unidade
equivalente no que concerne ao material distribudo, cuidar da sua
localizao, recolhimento, manuteno e redistribuio, assim como da
emisso dos competentes Termos de Responsabilidade que devero conter
os elementos necessrios perfeita caracterizao do mesmo.
7.13. Para efeito de identificao e inventrio os equipamentos e
materiais permanentes recebero nmeros seqenciais de registro
patrimonial.
7.13.1. O nmero de registro patrimonial dever ser aposto ao
material, mediante gravao, fixao de plaqueta ou etiqueta
apropriada.
7.13.2. Para o material bibliogrfico, o nmero de registro
patrimonial poder ser aposto mediante carimbo.
7.13.3. Em caso de redistribuio de equipamento ou material
permanente, o termo de responsabilidade dever ser utilizado
fazendo-se dele constar a nova localizao, e seu estado de conservao
a assinatura do novo consignatrio.
7.13.4. Nenhum equipamento ou material permanente poder ser
movimentado, ainda que sob a responsabilidade do mesmo
consignatrio, sem prvia cincia da Seo de Patrimnio da unidade.
7.13.5. Todo equipamento ou material permanente somente poder
ser movimentado de uma unidade organizacional para outra atravs do
Departamento de Administrao ou unidade equivalente.
7.13.6. Compete ao Departamento de Administrao ou unidade
equivalente promover previamente o levantamento dos equipamentos e
materiais permanentes em uso junto aos seus consignatrios, com a
finalidade de constatar os aspectos quantitativos e qualitativos
desses.
7.13.7. O consignatrio, independentemente de levantamento dever
comunicar Seo de Patrimnio, qualquer irregularidade de
funcionamento ou danificao nos materiais sob sua
responsabilidade.
7.13.8. O Departamento de Administrao ou unidade equivalente
providenciar a recuperao do material danificado sempre que
verificar a sua viabilidade econmica e oportunidade.
DOS INVENTRIOS FSICOS
8. Inventrio fsico o instrumento de controle para a verificao
dos saldos de estoques nos almoxarifados e depsitos, e dos
equipamentos e materiais permanentes, em uso no rgo ou entidade,
que ir permitir, dentre outros:
a. o ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentaes dos
estoques com saldo fsico real das instalaes de armazenagem;
b. a anlise do desempenho das atividades do encarregado do
Almoxarifado atravs dos resultados obtidos no levantamento
fsico;
c. o levantamento da situao dos materiais estocados no tocante
ao saneamento dos estoques;
d. o levantamento da situao dos equipamentos e materiais
permanentes em uso e das suas necessidades de manuteno e
reparos;
e. a constatao de que o bem mvel no necessrio naquela
unidade.
8.1. Os tipos de inventrios Fsicos so:
a. anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens
patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de
dezembro de cada exerccio - constitudo do inventrio anterior e das
variaes patrimoniais ocorridas durante o exerccio;
b. inicial realizado quando da criao de uma unidade gestora,
para identificao e registro dos bens sob sua responsabilidade;
c. de transferncia de responsabilidade - realizado quando da
mudana do dirigente de uma unidade gestora;
d. de extino ou transformao - realizado quando da extino ou
transformao da unidade gestora;
e. eventual - realizado em qualquer poca, por iniciativa do
dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do rgo
fiscalizador.
8.1.1. Nos inventrios destinados a atender s exigncias do rgo
fiscalizador (SISTEMA DE CONTROLE INTERNO), os bens mveis (material
de consumo, equipamento, material permanente e semoventes) sero
agrupados segundo as categorias patrimoniais constantes do plano de
Contas nico (I.N./STN N. 23/86).
8.2. No inventrio analtico, para perfeita caracterizao do
material, figurao:
a. descrio padronizada;
b. nmero de registro;
c. valor (preo de aquisio, custo de produo, valor arbitrado ou
preo de avaliao);
d. estado (bom, ocioso, recupervel, antieconmico ou
irrecupervel);
e. outros elementos julgados necessrios.
8.2.1. O material de pequeno valor econmico que tiver seu custo
de controle evidentemente superior ao risco da perda poder ser
controlado atravs do simples relacionamento de material (relao -
carga, de acordo com o estabelecido no item 3 da I.N./DASP N.
142/83.
8.2.2. O bem mvel cujo valor de aquisio ou custo de produo for
desconhecido ser avaliado tomando como referncia o valor de outro,
semelhante ou sucedneo, no mesmo estado de conservao e a preo de
mercado.
8.3. Sem prejuzo de outras normas de controle dos sistemas
competentes, o Departamento de Administrao ou unidade equivalente
poder utilizar como instrumento gerencial o Inventrio Rotativo, que
consiste no levantamento rotativo, contnuo e seletivo dos materiais
existentes em estoque ou daqueles permanentes distribudos para uso,
feito de acordo com uma programao de forma a que todos os itens
sejam recenseados ao longo do exerccio.
8.3.1. Poder tambm ser utilizado o Inventrio por Amostragens
para um acervo de grande porte. Esta modalidade alternativa
consiste no levantamento em bases mensais de amostras de itens de
material de um determinado grupo ou classe, e inferir os resultados
para os demais itens do mesmo grupo de classe.
8.4. Os inventrios fsicos de cunho gerencial, no mbito no SISG
devero ser efetuados por comisso designada pelo Diretor do
Departamento de Administrao ou unidade equivalente, ressalvados
aqueles de prestao de contas, que devero se subordinar s normas do
Sistema de Controle Interno.
DA CONSERVAO E RECUPERAO
9. obrigao de todos a quem tenha sido confiado material para
guarda ou uso, zelar pela sua boa conservao e diligenciar no
sentido da recuperao daquele que se avariar.
9.1. Com o objetivo de minimizar os custos com a reposio de bens
mveis do acervo, compete ao Departamento de Administrao, ou unidade
equivalente organizar, planejar, e operacionar um plano integrado
de manuteno e recuperao para todos equipamentos e materiais
permanentes em uso no rgo ou entidade, objetivando o melhor
desempenho possvel e uma melhor longevidade desses.
9.2. A manuteno peridica deve obedecer s exigncias dos manuais
tcnicos de cada equipamento ou material permanente, de forma mais
racional e econmica possvel para o rgo ou entidade.
9.3. A recuperao somente ser considerada vivel se a despesa
envolvida com o bem mvel orar no mximo a 50% (cinqenta por cento)
do seu valor estimado no mercado; se considerado antieconmico ou
irrecupervel, o material ser alienado, de conformidade com o
disposto na legislao vigente.
DA RESPONSABILIDADE E INDENIZAO
10. Todo servidor pblico poder ser chamado responsabilidade pelo
desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou
uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a
qualquer material, esteja ou no sob sua guarda.
10.1. dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de
direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue
aos seus cuidados.
10.2. O documento bsico para ensejar exame do material e/ou
averiguao de causas da irregularidade havida com o mesmo, ser a
comunicao do responsvel pelo bem, de maneira circunstanciada, por
escrito, sem prejuzo de participaes verbais, que, informalmente,
antecipam a cincia, pelo administrador, dos fatos ocorridos.
10.2.1. Recebida a comunicao, o dirigente do Departamento de
Administrao ou unidade equivalente, aps a avaliao da ocorrncia
poder:
a. concluir que a perda das caractersticas ou avaria do material
ocorreu do uso normal ou de outros fatores que independem da ao do
consignatrio;
b. identificar, desde logo, o(s) responsvel(eis) pelo dano
causado ao material, sujeitando- o(s) s providncias constantes do
subitem 10.3.;
c. designar comisso especial para apurao da irregularidade, cujo
relatrio dever abordar os seguintes tpicos, orientando, assim, o
julgamento quando responsabilidade do(s) envolvido(s) no
evento:
a ocorrncia e suas circunstncias;
estado em que se encontra o material;
valor do material, de aquisio, arbitrado e valor de avaliao;
possibilidade de recuperao do material e em uso negativo, se h
matria-prima a aproveitar;
sugesto sobre o destino a ser dado ao material; e,
grau de responsabilidade da(s) pessoa(s) envolvida(s).
10.3. Caracteriza a existncia de responsvel(eis) pela avaria ou
desaparecimento do material (alneas b e c do subitem 10.2.1),
ficar(o) esse(s) responsvel(eis) sujeito(s), conforme o caso e alm
de outras penas que forem julgadas cabveis, a:
a. arcar com as despesas de recuperao do material;
b. substituir o material por outro com as mesmas
caractersticas;
c. indenizar, em dinheiro, esse material, a preo de mercado,
valor que dever ser apurado em processo regular atravs de comisso
especial designada pelo dirigente do Departamento de Administrao ou
da unidade equivalente.
10.3.1. Da mesma forma, quando se tratar de material cuja
unidade seja "jogo", "conjunto", "coleo", suas peas ou partes
danificadas devero ser recuperadas ou substitudas por outras com as
mesmas caractersticas, ou na impossibilidade dessa recuperao ou
substituio, indenizadas, em dinheiro, de acordo com o disposto no
subitem 10.3. (alnea C).
10.4. Quando se tratar de material de procedncia estrangeira, a
indenizao ser feita com base no valor de reposio (considerando-se a
converso ao cmbio vigente na data da indenizao).
10.5. Quando no for(em), de pronto, identificado(s)
responsvel(eis) pelo desaparecimento ou dano do material, o
detentor da carga solicitar ao chefe imediato providncias para
abertura de sindicncia, por comisso incumbida de apurar a
responsabilidade pelo fato e comunicao ao rgo de Controle Interno,
visando assegurar o respectivo ressarcimento Fazenda Pblica
(art.84, do Decreto Lei n. 200/67).
10.6. No dever ser objeto de sindicncia, nos casos de extravio,
etc., o material de pequeno valor econmico, nos termos do subitem
3.1.1. da I.N./DASP N. 142/83.
10.7. Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, funo ou
emprego, dever passar a responsabilidade do material sob sua guarda
a outrem, salvo em casos de fora maior, quando:
a. impossibilidade de fazer, pessoalmente, a passagem de
responsabilidade do material, poder o servidor delegar a terceiros
essa incumbncia; ou
b. no tendo esse procedido na forma da alnea anterior, poder ser
designado servidor do rgo, ou instituda comisso especial pelo
dirigente do Departamento de Administrao ou unidade equivalente,
nos casos de cargas mais vultosas, para conferncia e passagem do
material.
10.7.1. Caber ao rgo cujo servidor estiver deixando o cargo,
funo ou emprego, tomar as providncias preliminares para a passagem
de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome de seu substituto
ao setor de controle do material permanente.
10.7.2. A passagem de responsabilidade dever ser feita,
obrigatoriamente, vista da verificao fsica de cada material
permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.
10.8. Na hiptese de ocorrer qualquer pendncia ou irregularidade,
caber ao dirigente do Departamento de Administrao ou da unidade
equivalente adotar as providncias cabveis necessrias apurao e
imputao de responsabilidade.
DA CESSO E ALIENAO
11. A cesso consiste na movimentao de material do acervo, com
transferncia de posse, gratuita, com troca de responsabilidade, de
um rgo para outro, dentro do mbito da Administrao Federal
Direta.
11.1. A alienao consiste na operao que transfere o direito de
propriedade do material mediante, venda, permuta ou doao.
11.2. Compete ao Departamento de Administrao ou unidade
equivalente, sem prejuzo de outras orientaes que possam advir do
rgo central do Sistema de Servios Gerais - SIASG:
11.2.1. Colocar disposio, para cesso, o material identificado
como inativo nos almoxarifados e os outros bens mveis distribudos,
considerados ociosos.
11.2.2. Providenciar a alienao do material considerado
antieconmico e irrecupervel.
DISPOSIES FINAIS
12. Nenhum material dever ser liberado aos usurios, antes de
cumpridas as formalidades de recebimento, aceitao e registro no
competente instrumento de controle (ficha de prateleira, ficha de
estoque, listagens).
13. O Departamento de Administrao ou a unidade equivalente dever
acompanhar a movimentao de material ocorrida no mbito do rgo ou
entidade, registrando os elementos indispensveis ao respectivo
controle fsico peridico com a finalidade de constatar as reais
necessidades dos usurios e evitar os eventuais desperdcios.
14. As comisses especiais de que trata esta I.N., devero ser
constitudas de, no mnimo, trs servidores do rgo ou entidade, e sero
institudas pelo Diretor do Departamento de Administrao ou unidade
equivalente e, no caso de impedimento desse, pela Autoridade
Administrativa a que ele estiver subordinado.
15. As disposies desta I.N. aplicam-se, no que couber, aos
Semoventes.
16. Fica revogada a I.N./SEDAP N. 184 de 08 de setembro de 1986
(D O U de 10/09/86), bem como as demais disposies em contrrio.
17. Esta Instruo entrar em vigor na data de sua publicao.
ALUZO ALVES
ANEXO I DA INSTRUO NORMATIVA N. 205, DE 08/04/88
PREVISO DE ESTOCAGEM
(exemplo meramente elucidativo)
Item: Fita corrigvel para mquina de escrever mod. IBM 82.
Supondo-se conhecidos:
a. Consumo:
ANOJANFEVMARABRMAIJUNJULAGOSETOUTNOVDEZTOTAL
19802602702502862642303202102502462642703.120
b. Tempo de Aquisio (T) : 2 (dois) meses
c. Intervalo de Aquisio (I) : 6 meses (aquisio semestrais)
d. Estoque mnimo (Em): fixado para o atendimento de requisies
durante 0,25 do tempo de aquisio (T)
CALCULAR:
I CONSUMO MDIO MENSAL C = CONSUMO ANUAL
12
C = 3 . 120
12
C = 260 fitas
II ESTOQUE MNIMO Em = C x f
Em = 260 x (0,25 x 2)
Em = 260 x 0,50
Em = 130 fitas
III ESTOQUE MXIMO EM = Em + C x I
EM = 130 + (260 x 6)
EM = 130 + 1.560
EM = 1.690 fitas
IV PONTO DE PEDIDO Pp = Em + C x T
Pp = 130 + ( 260 x 2)
Pp = 130 + 520
Pp = 650 fitas
V QUANTIDADE A RESSUPRIR Q = C x I
Q = 260 x 6
Q = 1.560 fitas