INSTITUT TRANSPORTASI DAN LOGISTIK No. Dokumen : IK -BBA ...

INSTITUT TRANSPORTASI DAN LOGISTIK TRISAKTI

No. Dokumen : IK-BBA-01

No. Revisi : 00

INSTRUKSI KERJA Tgl. Berlaku : 13 September 2018

PETUGAS PMB Halaman : 1 dari 1

Dokumen Terkendali, Tidak Boleh Digandakan, Hanya untuk Kalangan Internal, Keperluan Penggandaan dan Distribusi

hanya dengan Seizin Wakil Manajemen ITL Trisakti

Tujuan : Mempersiapkan Panduan Penerimaan Mahasiswa Baru Cakupan : Berlaku untuk Seleksi kerja Petugas PMB Instruksi :

NO. PROSES URAIAN ALAT

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Tidak Ya

❑ Mempersiapkan jadwal kegiatan pendaftaran PMB. ❑ Membuat surat tugas pendaftaran PMB. ❑ Penjualan formulir oleh petugas PMB melalui ❑ Formulir diisi oleh calon mahasiswa melalui Online ❑ Dengan dilampirkan data berupa :

- copy Ijazah yang dilegalisir - surat Kesehatan - copy Akte Kelahiran. - copy SKKB - copy KTP - pas foto - sbkri - ganti Nama

❑ Setelah secara online dapat direkap dbuku bagian penerimaan mhs dibuat dlm Lap

❑ Khusus untuk mhs alih program terutama untuk alumni ITL Trisakti (dahulu STMT Trisakti)

❑ Diberikan form Mk yang disetarakan sesuai program studi

❑ Pada waktu yang telah ditentukkan diadakan ujian saringan .

❑ Ujian saringan : ❑ Ujian dilaksanakan secara online ❑ Jadwal pembagian ruang untuk wawancara. ❑ Persiapan form wawancara kartu wawancara. ❑ Mempersiapkan absensi mahasiswa baru . ❑ Absensi untuk pengawas. ❑ Setelah ujian secara online nilai dapat dilihat

hasilnya dan diinput kekomputer dan hasil diprint berupa formulir nilai yang sudah terisi Utk dipergunakan sebagai bahan wawancara.

❑ Setelah wawancara selesai hasilnya diinput kembali kekomputer untuk melihat hasil akhir utk diumumkan.

❑ Setelah selesai dibuatkan honor mengawas, koreksi wawancara.

❑ Setelah dirapatkan hasil seleksi akan diumumkan kecalon mhs dengan membuat pengumuman yang ditanda tangani oleh Rektor ITL Trisakti

❑ Setelah pengumuman dilanjutkan daftar ulang dibuatkan nomor induk mhs dan absensi kelas (form absen).

❑ Setelah dicek persyaratan setiap mhs dinyatakan lengkap dapat digunakan untuk pembuatan :

❑ Untuk mahasiswa yang akan pindah dibuatkan surat pengantar ke L2 DIKTI (KOPERTIS III). ❑ Nirm dan buku induk.

❑ File

kalender akademik form. surat tugas. form. jadwal kegiatan pendaftaran PMB) form PMB. PMB form laporan penjualan. form laporan pengembalian . - laporan harian. - form surat tugas

mengawas. - jadwal; kelas &

mengawas. - jadwal pembagian

tugas wawancara - form absen

mahasiswa . - form absen

pengawas . - form yg akan

diserahkan. - form honor. - pengumuman

keseluruhan - form absen. - form pengajuan

nirm & buku induk. - form konversi nilai. - form surat

pengajuan konversi nilai.

start

Input Data Calon

Mahasiswa baru

secara oOn

Rekap Calon MHS

Baru

Input Data Calon MHS

Baru

stop



No. Revisi : 00 INSTRUKSI KERJA Tgl. Berlaku : 13 September 2018

PROSEDUR DAFTAR ULANG, KONSULTASI PENASEHAT AKADEMIK (PA) BEASISWA

Halaman : 1 dari 1


hanya dengan Seizin Wakil Manajemen

Tujuan : Memberikan pelaksanaan yang menangani Heregistrasi, Konsultasi PA, BEASISWA Cakupan : Berlaku untuk seleksi kerja petugas yang menangani Heregistrasi, konsultasi PA, BEASISWA Instruksi :


1.

2.

3.

4.

5.

7.

Ya Tidak

❑ Membuat Pengumuman. ❑ Jadwal Herregistrasi. ❑ Jadwal Konsultasi PA. ❑ Perkuliahan Efektif ❑ Rapat PA (Buku Rapot) ❑ Rapat paripurna dosen / pemantapan jadwal

mengisi biodata dosen ❑ Rapat paripurna dosen untuk pemantapan jadwal

❑ Membuat Form Herregistrasi ❑ Mhs. Melakukan Herregistrasi ❑ Konsultasi PA Melalui online ❑ KHS secara online ❑ Pengisisan KRS secara online

❑ Setelah KRS diisi dan disetujui oleh PA

❑ Setelah data KRS di input akan di print ulang

sesuai dengan mata kuliah yang diambil mahasiswa dan diserahkan ke PA masing-masing.

❑ Dibuat absensi ❑ SK Beasiswa ❑ Daftar nilai mahasiswa untuk semester yang akan

datang ❑ Absensi 10 % ❑ Midtest 30% ❑ Tugas Mandiri 20 % ❑ Final Test 40 %

❑ FILE

Kalender & Pedoman Akademik Form Pengumuman Herregistrasi Jadwal Kkonsultasi Jadwal Rapat Undangan paripurna : KRS & KHS Surat pemberitahuan tentang beasiswa Form Absensi Mahasiswa SK Beasiswa Form Nilai untuk / dosen

start

Herigistrasi Konsultasi PA KRS, KHS

Input Data KRS Pengajuan beasiswa

Absensi MHS SK Beasiswa Transkip Nilai

stop




PENANGANAN DAFTAR HADIR DOSEN DAN HONOR DOSEN MENGAJAR

Halaman : 1 dari 1



Tujuan : Memberikan Panduan Pelaksanaan pembuatan Daftar Hadir Dosen dan Honor Dosen. Cakupan : Berlaku untuk petugas penanganan Daftar Honor Dosen dan Hadir Dosen Instruksi :


1.

2.

3.

4.

5.

6.

Ya Tidak

❑ Jadwal Kuliah oleh (S1 MTU,MTD,MTL,MLM, S1

Logistik,S1 Transportasi, S1 Teknik Dirgantara,S1 Teknik Kepelabuhanan, S1 Teknik RIL dan D.III (MTU,MTL,MLM )

❑ Dari jadual dapat di imput data komputer : ❑ Dosen ❑ Matakuliah

❑ Pelaksanaan pembuatan daftar hadir dosen / Hari /

Jam lalu di print melalui SIAKAD (online) ❑ Setelah terisi di kembalikan lagi ke bagian

akademik untuk dibuatakan daftar honor mengajar sesuai dengan daftar hadir melalui sistem SIAKAD dan SDM secara online

❑ Rekap honor dan jumlah jam mengajar diperiksa serta di tanda tangani oleh kabag, Warek I, Kabag Keuangan, Warek II

❑ Dibuatkan slip pembayaran sebagai tanda bukti

pembayaran secara online SIAKAD

Form Daftar Hadir Form Rekap Honor Form Rekap jumlah Jam Mengajar

start

Input Data Dosen & MK

Absen Dosen

Rekap Honor Slip Honor

stop

INSTITUT TRANSPOTASI DAN LOGISTIK TRISAKTI



PROSES PEMBUATAN JADUAL UTS / UAS Halaman : 1 dari 1



Tujuan : Memberikan panduan pelaksanaan pembuatan jadwal UTS / UAS Cakupan : Berlaku untuk Petugas Yang membuat jadwal UTS / UAS Instruksi :


1.

2.

3.

4.

5.

6.

Tidak Ya

❑ Dibuat surat pemberitahuan ke dosen tentang jadwal ujian UTS dan UAS

❑ Pengumuman Ke mhs tentang jadwal UTS / UAS a) Sesuai dengan jadwal kuliah masing – masing

Program Studi akan dibuat jadwal ujian UTS / UAS yang berisikan. ❑ Tanggal / Hari dan tanggal Ujian ❑ Jam Ujian ❑ MK / Dosen

b) Jadwal Pengawas c) Jadwal kelas ❑ Jadwal akan dikirim ke dosen dengan

melampirkan format soal ❑ Setelah soal diterima di bagian akademik dan

setelah diperiksa oleh Ka Prodi / Kormin dipersiapkan untuk pengadaan dan persiapan berkas berkas ujian dimasukan ke dalam kantong soal (coklat) : - Kertas folio - Absen ujian - Kertas buram - Soal - Berita acara

❑ Setelah ujian berlangsung berkas ujian akan diserahkan ke dosen dengan melampirkan : ❑ Berkas jadwal sesuai dengan mahasiswa yang

hadir ❑ Berita Acara Ujian yang berisi daftar hadir peserta

ujian

❑ Yang tidak mengikuti ujian midtest diberikan ujian

susulan dengan mengisi formulir secara online serta dibuatkan surat pengantar ujian susulan dengan mengisi form susulan serta dibuatkan surat pengantar ujian.

❑ Setelah dikoreksi oleh dosen dikembalikan lagi ke

akademik dengan nilai yang sudah terisi dengan komponen masing : a) Absensi 10% c) Midtest 30% b) Tugas Mandiri 20% d) Final Test 40%

❑ Di input ke komputer untuk pembuatan KHS ❑ Salah satu komposisi nilai mahasiswa yang tidak

tertera didaftar nilai dapat diperbaiki dengan melaporkan ke Bagian Administrasi Akademik

Kalender akademik Surat pemberitahuan dosen Penguman ke mahasiswa Jadwal Ujian Jadwal pengawas / surat tugas mengawas Jadwal kelas Berita acara Absen ujian Daftar nilai kosong Tanda terima berkas untuk dosen Akan dibuatkan honor koreksi bagi dosen dan honor pengawas Rekap jumlah pengawas & absen pengawas Sedangkan untuk susulan honor dibuat dalam satu rekap honor Form honor koreksi Form pengawas Form ujian susulan Surat pengantar ujian susulan Form perbaikan nilai Honor koreksi dosen ujian susulan Form WM. 35

start

Jadual UTS / UAS Pengawas Kelas

Pengadaan Soal Berkas

Berkas Ujian Absen Ujian Berita Acara Form Nilai

stop




PROSES PERMOHONAN SURAT KETERANGAN TRANSKRIP NILAI & CUTI

AKADEMIK Halaman : 1 dari 1



Tujuan : Memberikan panduan dalam pelaksanaan pembuatan surat keterangan / cuti akademik Cakupan : Berlaku untuk petugas yang membuat surat keterangan / cuti akademik. Instruksi :


1.

2.

3.

4.

5.

❑ Permohonan surat keterangan diisi oleh mahasiswa

untuk ke perluan : ❑ Pekerjaan ❑ Kantor orang tua ❑ Transkrip

❑ Mengisi form cuti dengan diketahui oleh orang

tua/wali PA. Kabag. Keuangan ❑ Dicek oleh bagian keuangan untuk pembayaran. ❑ Dicek kembali dibagian Akademik & Keuangan. ❑ Setelah diseleksi ulang dibuat : ❑ Surat keterangan ❑ SK. Cuti

Form surat keterangan Form Cuti akademik Surat keterangan Sk cuti Transkrip Niai

start

Pengisian SU-KET Fengisian Form cuti

Surat

Keterangan

SK. CUTI

stop



No. Revisi : 00


PELAYANAN IJAZAH Halaman : 1 dari 1



Tujuan : Menjamin kelancaran pembuatan Ijazah untuk kepentingan mahasiswa menjamin validasi data sehingga tidak merugikan mahasiswa

Cakupan : Berlaku untuk seleksi kerja petugas Pelayanan Ijazah Instruksi :

NO PROSES URAIAN ALAT

• Hasil yudisium mahasiswa yang dinyatakan lulus (SK Yudisium)

• Staf Akademik memverifikasi draft ijazah

• Bagian Akademik mencetak draft ijazah dan diparaf Kabag Akademik

• Staf Akademik mencetak ijazah

• Proses Penandatangan ijazah oleh Dekan/Direktur

• Proses Penandatangan ijazah nilai oleh Rektor

• Mahasiswa mengambil ijazah

• SK Yudisium

• SK Lulusan

• Data SIAKAD

• Ijazah sebelumnya (SMA, D.III)

• Formulir pengambilan

Mulai

Memverifikasi

draft ijazah

Mencetak draft

ijazah

Mencetak ijazah

Proses

penandatangan

ijazah

Proses

penandatangan

ijazah

Mengambil ijazah

Selesai



No. Revisi : 00


PENANGANAN TRANSKRIP Halaman : 1 dari 1



Tujuan : Menjamin kelancaran pembuatan transkrip untuk kepentingan mahasiswa menjamin validasi data sehingga tidak merugikan mahasiswa

Cakupan : Berlaku untuk seleksi kerja petugas menangani Transkrip Instruksi :

NO PROSES URAIAN ALAT

• Hasil yudisium mahasiswa yang dinyatakan lulus (SK Yudisium)

• Staf Akademik memverifikasi draft transkrip

• Bagian Akademik mencetak draft transkrip & diparaf Kabag Akademik

• Staf Akademik mencetak transkrip nilai

• Proses Penandatanganan transkrip nilai oleh Dekan/Direktur

• Proses Penandatanganan transkrip nilai oleh Rektor

• Mahasiswa mengambil transkrip nilai

• SK Yudisium

• SK Lulusan

• Data SIAKAD

• Ijazah sebelumnya (SMA, D.III)

• Formulir pengambilan

Mulai

Memverifikasi draft transkrip

Mencetak draft transkrip

Mencetak transkrip nilai

Proses penandatangan

transkrip

Proses penandatangan

transkrip

Mengambil transkrip nilai

Selesai




PROSEDUR PENYETARAAN ALIH PROGRAM Halaman : 1 dari 1



Tujuan : Mempersiapkan Penyetaraan Alih Program Cakupan : Berlaku untuk seleksi penyetaraan alih program Instruksi :


1.

2.

3.

4.

5.

6.

Tidak Ya

❑ Formulir diisi oleh mahasiswa (online) ❑ Fotocopy Ijazah sudah di ligalisir ❑ Foto copy transkrip nilai ❑ Foto copy KTP ❑ Foto copy Kartu Keluarga (KK) ❑ Foto copy SKCK ❑ Foto copy akte kelahiran/surat lahir ❑ Foto uk 3x4 berwarna (2) ❑ Foto uk 4x6 berwarna (2) ❑ Bukti terdaftarnya D.III asal di forlap Dikti (lulus) ❑ Nama di Forlap harus sesuia dengan Ijasah atau

KTP ❑ Input data ke komputer ❑ Rekap data mahasiswa alih program (online) ❑ Seleksi ❑ Bisa disetarakan ❑ Form penyetaraan nilai dengan dilampirkan : ❑ Foto copy ijazah legalisir ❑ Foto copy transkrip legalisir

❑ Pada lembar penyetaraan yang sudah diperiksa

akan diparaf oleh kabag. Akademik sebagai penanggung jawab administrasi

❑ Surat pengantar pengajuan konversi nilai yang ditandatangani oleh Dekan dan Warek I

❑ Kirim ke L2 DIKTI/ kopertis wilayah III melalui PD

Dikti

Form Pendaftaran pada portal pmb.itltrisakti.ac.id Form konversi nilai Surat keterangan konversi nilai.

start

Biodata Alih Program

Input data mhs alih program

stop

Form penyetaraan




PROSES PENGAMBILAN IJASAH Halaman : 1 dari 1



Tujuan : Memberikan panduan dalam pengambilan ijasah Cakupan : Berlaku untuk petugas yang melayani ijasah Instruksi :


1.

2.

3.

4.

5.

❑ Pengisian form diperpustakaan guna mengecek

pembebasan peminjaman buku ❑ Pengecekan sertifikat laboratorium Transportasi

❑ Pengecekan skripsi/Tugas Akhir di Program Studi

setelah menyelesaikan Ujian

❑ Pengecekan pelunasan pembayarn selama kuliah

❑ Pengambilan ijasah dibagian akademik seteah telah semua proses dilaksanakan

Form untuk ijsah diisi dan divalidasi oleh masing- masing unit

start

Bagian keuangan

Pengisian

form

diperpustaka

an

Laboratorium

Trasportasi

Pengecekan telah

menyelesaikan

skripsi/Tugas akhir

di Program Studi

Pengambilan

dibagian

akademik




PROSES PENYIMPANAN IJAZAH Halaman : 1 dari 1



Tujuan : Memberikan panduan dalam penyimpanan Ijazah Cakupan : Berlaku untuk petugas yang melayani Ijazah Instruksi :


1.

2.

3.

4.

5.

❑ SK kebulatan studi dibuat berdasarkan mahasiswa

yang telah lulus sidang Skripsi ❑ Penyimpanan dokumen Ijazah berdasarkan

program Studi dan untuk keamanan ditempatkan di brankas

❑ Untuk pengambilan Ijazah disimpan maksimal 2

semester setelah Ijazah di cetak.

Daftar nama berdasarkan SK Kebulatan Studi

start

selesai

SK

kebulatan

Studi

Penyimpanan

dokumen

ijazah

Batas pengambilan

ijazah




PROSES REMEDIAL SEMESTER BERJALAN Halaman : 1 dari 1



Tujuan : Memberikan panduan pelayanan Remedial Semester Berjalan Cakupan : Berlaku untuk petugas yang melayani Remedial Semester Berjalan Instruksi :


1.

2.

3.

4.

5.

❑ Pengajuan Remedial dilakukan melalui sistem

online dengan ketentuan: ❑ Mata kuliah pada semester berjalan ( bukan

mata kuliah pada semester lalu ) ❑ Minimal absensi 75 % ❑ Maksimal 9 sks

❑ Pembayaran melalui sistem online dengan kode

biling dekan ketentuan per sks Rp. 250.000

❑ Surat ujian Remedial Semester berjalan dapat di

cetak setelah melakukan pembayaran secara online (SIAKAD)

Pengajuan Remedial semester berjalan dilakukan secara Online

start

selesai

Pengajuan

melalui Online

( SIAKAD )

Penbayaran di

bagian

Keuangan

Cetak surat

pengajuan Remedial




No. Dokumen : IK.-BBA-12

No. Revisi : 00


PROSES UJIAN SUSULAN TENGAH SEMESTER

Halaman : 1 dari 1

Tujuan : Memberikan panduan pelayanan Ujian Susulan Tengah Semester Cakupan : Berlaku untuk petugas yang melayani Ujian Susulan Tengah Semester Instruksi :


1.

2.

3.

4.

5.

start

Pengajuan

melalui Online

(SIAKAD)

Penbayaran di

bagian

Keuangan

Cetak surat

pengajuan Remedial

selesai

❑ Pengajuan Ujian Tengah Semester dilakukan

melalui sistem online ( SIAKAD) sesuai mata kuliah yang tidak diikuti


biling dekan ketentuan per mata kuliah Rp. 250.000

❑ Surat Ujian Tengah Semester dapat di cetak setelah melakukan pembayaran secara online (SIAKAD)

Pengajuan Ujian Tengah Semester dilakukan dengan online (SIAKAD)




No. Dokumen : IK.-BBA-12

No. Revisi : 00


PROSES UJIAN SUSULAN TENGAH SEMESTER

Halaman : 1 dari 1




PROSES LEGALISIR Halaman : 1 dari 1



Tujuan : Memberikan panduan pelayanan Legalisir bagi mahasiswa Cakupan : Berlaku untuk petugas yang melayani proses legalisir Instruksi :


1.

2.

3.

4.

5.

❑ Pengajuan legalisir di PPIT (Pusat Pelayanan

Informasi Terpadu) untuk pengecekan berkas keabsahan ijazah maupun Transkrip mahasiswa


biling dekan ketentuan per lembar Rp. 2.000

❑ Legalisir ijazah dan traskrip distempel basah dan

diverfikasi oleh bagian akademik dan ditanda tangani oleh Dekan Fakultas

Pengajuan dengan mengisi data di PPIT dan dilaksanakan pembayaran secara online

Dibuat Oleh : Diperiksa Oleh : Disahkan Oleh :

Yulianti Keke,SE,M.Si Yuliantini CH,AMTrU,MM Dr. Tjuk Sukardiman

Kabag Akademik Wakil Rektor I Rektor

start

selesai

Pengajuan

melalui PPIT

Penbayaran di bagian

Keuangan

Proses legalisir oleh akademik dan Dekan Fakultas

INSTITUT TRANSPORTASI DAN LOGISTIK No. Dokumen : IK -BBA ...

Documents