www.koinno‐bmwi.de Innovationsschauplatz IT‐Einkauf im öffentlichen Sektor Handwerkskammer Hamburg 29.02.2016
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Innovationsschauplatz IT‐Einkauf im öffentlichen Sektor
Handwerkskammer Hamburg29.02.2016
29.02.2016 Innovationsschauplatz „IT-Einkauf im öffentlichen Sektor“, Hamburg
Agenda
1 KOINNO - Kompetenzzentrum innovative öffentliche Beschaffung
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2 Beschaffungsprozess
3 Operativer/Strategischer Einkauf
4 Voraussetzungen strategischer, innovativer (IT-)Einkauf
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Kompetenzzentrum innovative Beschaffung des BMWi
Impulse für Modernisierung und Innovationen in öffentlichen Einrichtungen und Unternehmen
Susanne KurzProjektmanagerin
Kompetenzzentrum innovative Beschaffung BME e.V.
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Kompetenzzentrum innovative Beschaffung
Beitrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi)zur nachhaltigen Innovationsorientierung des öffentlichen Einkaufs
Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME)wurde mit dem Aufbau beauftragt und leitet das Kompetenzzentrum seit 1. März 2013
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innovative Produkte/Dienstleistungen beschaffen
Innovatives BeschaffungswesenAktuell etwa 80/20 –Prozesse stehen (noch) im Vordergrund
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Modernisierung der öffentlichen Institutionen
Bürgerfreundlich: Umstellung der Kommunen auf Digitale Dienste (E‐Government)
Kosteneinsparung: Prozessoptimierung
Innovations‐/Nachhaltigkeitsimpulse in die Wirtschaft 1% Steigerung Volumen innovative Beschaffung (= ca. 3 Mrd. € p.a.) löst höheren Innovationsimpuls aus als die gesamten Bundesfördermittel für die Wirtschaft (= ca. 2,3 Mrd. € p.a.)
Vorbildfunktion des StaatesElektromobilität/LED‐Technologie/Querschnittsthemen Energieeffizienz/ Nachhaltigkeit/Prozessoptimierung ……
Warum ist die innovative und nachhaltige Beschaffung so wichtig ?
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Die Internetplattformwww.koinno‐bmwi.de Projektdatenbank Anbieter von
Innovationen Praxisbeispiele Veranstaltungsdatenbank Informationen/Links Fördermöglichkeiten Arbeitshilfen/Webinare Leitfäden/Studien Netzwerk
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Leistungen Kompetenzzentrum
innovative Beschaffung
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Agenda
1 KOINNO - Kompetenzzentrum innovative öffentliche Beschaffung
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2 Beschaffungsprozess
3 Operativer/Strategischer Einkauf
4 Voraussetzungen strategischer, innovativer (IT-)Einkauf
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Wo setzt KOINNO im Beschaffungsprozess an?
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Beschaffungsstrategie
Beschaffungs-marktforschung
Bedarfs-management
Beschaffungs-vergabe
Beschaffungs-abwicklung
Vergabeprozess i.e.S.Umfassender Beschaffungsprozess
Ebene mit eher strategischem Anteil
Nicht reguliert (Bedarfsbestimmungsrecht des Auftraggebers)
Gestaltungsspielraum gegeben!
Bedarfsentstehung Bedarfsforschung Bedarfsprüfung Bedarfsfestlegung
Marktanalyse und -beobachtung
Prognose von Entwicklungstrends
Kommunikation mit Beschaffungsmärkten
Ebene mit eher operativem Anteil
Nicht reguliert Gestaltungsspielraum
gegeben
Operative Ebene
Determiniert durch Vergaberecht
Kaum Gestaltungsspielraum
-
Festlegungen nach Vertragsabschluss
Organisation der Logistik
Güter- und Rechnungs-prüfung
Rechnungsabwicklung
Festlegung des Vergabeverfahrens
Erstellung der Vergabe-unterlagen
Bekanntgabe der Beschaffung
Bewertung und Auswahl von Anbietern und Ange-boten (ggf. Verhandlung)
Zuschlagserteilung%WesentlicheKosten-/Leistungs-beeinflussung
%
Geringe Kosten-/Leistungs-beeinflussung
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Bescha
ffun
gsstelle
Gesetzliche und politische Rahmenbedingungen
Akteur 2:
Beschaffer
Akteur 3:
Anbieter/ Hersteller
Akteur 1:
Nutzer/ Bedarfsträger
Akteur 4:
StrategischeEntscheider
Interaktion
Position des öffentlichen Beschaffers im Sandwich
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Agenda
1 KOINNO - Kompetenzzentrum innovative öffentliche Beschaffung
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2 Beschaffungsprozess
3 Operativer/Strategischer Einkauf
4 Voraussetzungen strategischer, innovativer (IT-)Einkauf
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Was macht Ihr operativer Einkauf?
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Operativer Einkauf
Prozesse Transparenz
Ressourcen
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Operativer Einkauf aus KOINNO‐Sicht
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Bestellabwicklung Reklamations-management
Terminkoordination
Bedarfsidentifikation
BANF
Stammdatenpflege –und Archivierung
Zahlung
Lieferantenauswahl
Rechnungsklärung Wareneingang
Operativer Einkauf
Operatives Vertragsmanagement
Prozesse
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Haben Sie wirklich einen strategischen Einkauf?
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Strategischer Einkauf
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Strategischer Einkauf aus KOINNO‐Sicht
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Standardverträge Vergabedesigns
Muster / Arbeitsmittel
Vertragsmanagement(Frühwarnsystem/ Standardisierung)
Lieferanten-Management
Invest- / Warengruppenteams
Einkaufsprozess
Strategische Verträge des Einkaufs
Compliance
Marketing des Einkaufs
Rahmenverträge
Warengruppen-management
Warengruppen-strategieLeistungs-
verzeichnisse
Strategischer Einkauf
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Agenda
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2 Beschaffungsprozess
3 Operativer/Strategischer Einkauf
4 Voraussetzungen strategischer, innovativer (IT-)Einkauf
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Know‐how aus Fachabteilungen einbinden/
interdisziplinäre Projektteams
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auf Basis LebenszykluskostenWirtschaftlichkeitsbetrachtung auf Basis Lebenszykluskosten
Einkauf frühzeitig in Bedarfsplanung/Beschaffungsprozess
einbinden
Strategisches Innovationsmanagement/ systematische Interaktion
mit Lieferanten
Fokus
Voraussetzungen strategischer, innovativer (IT‐)Einkauf
Standardisierung/Bündelung/Prozessoptimierung/Medienbruchfreiheit
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Voraussetzungen strategischer, innovativer (IT‐)Einkauf
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1. Klares Mandat
2. Innovationsklima
3. Unternehmens‐/Einkaufsstrategie
4. Personelle Ressourcen (quantitativ/qualitativ)
5. Interne Positionierung/Schlüsselrolle einnehmen
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„Ist eine Gesellschaft geneigt, besonders die Risiken zu sehen
und zu betonen, hat das zwangsläufig Auswirkungen auf die
Innovationsbereitschaft und ‐fähigkeit.“
Zitat: Uwe Möller, Direktor a.D. (1983‐1998) Internationales Institut für Politik und Wirtschaft, Hamburg‐Rissen
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Die Informationsstelle des Kompetenzzentrums beim BME e.V.:
Telefon (Mo.‐Fr. von 8‐17 Uhr): 069 / 30 838 350
E‐Mail: info@koinno‐bmwi.deInternet: www.koinno‐bmwi.de
Susanne KurzProjektmanagerin KOINNO
Leiterin BME‐Fachgruppen Öffentliche Auftraggeber
Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME)Tel.: 069 / 308 38‐[email protected]
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