INFRASTRUKTURA I SRODOWISKO · Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. UNIA EUROPEJSKA. Dokumentem krajowym nakładającym obowiązek kontroli wniosków beneficjentów

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

UNIA EUROPEJSKA

Program Operacyjny „Infrastruktura i Środowisko” 2007-2013

Właściwe przygotowanie wniosków o płatność –najczęściej pojawiające się błędy

INFRASTRUKTURA I SRODOWISKONARODOWA STRATEGIA SPÓJNOSCI

UNIA EUROPEJSKA



UNIA EUROPEJSKA

Obowiązek kontroli wydatków wynika m. in. z:

Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego Rozporządzenie Nr 1260/1999.


UNIA EUROPEJSKA

Dokumentem krajowym nakładającym obowiązek kontroli wniosków beneficjentów o płatność są „Wytyczne w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko”.


UNIA EUROPEJSKA

• Niezmiernie ważnym elementem jest przygotowanie beneficjenta.

• Zmiany kadrowe u beneficjenta wpływają niekorzystnie na jakość przygotowywanych dokumentów rozliczeniowych.

• Szkolenia dla beneficjentów przynoszą najlepsze efekty wówczas, gdy biorą w nich udział osoby pracujące bezpośrednio przy danym zagadnieniu.

• Znacząca część błędów nie wynika z niewiedzy, lecz z przeoczenia lub niezamierzonej pomyłki, dlatego wskazane jest sugerowanie beneficjentowi prowadzenie wewnętrznej kontroli.


UNIA EUROPEJSKA

Specyfika pracy poszczególnych instytucji nie zawsze daje możliwość wskazania jednoznacznych rozwiązań.

Charakter weryfikowanych projektów i organizacja pracy u beneficjenta wpływa na sposób postępowania z nim.


UNIA EUROPEJSKA

Prawidłowość kwalifikacji wydatków jest zapewniona poporzez wypełnianie przez beneficjenta następujących zasad :

1) Zgodność z przepisami prawa,2) Zgodność z „Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w

ramach PO IiŚ”,3) Zgodność z warunkami umowy o dofinansowanie,

tj. z wnioskiem o dofinansowanie oraz załącznikami do umowy o dofinansowanie,

4) Zgodność z „Zaleceniami w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO IiŚ”.


UNIA EUROPEJSKA

Poniesione wydatki nie mogą naruszać postanowień prawa krajowego i wspólnotowego.

Należy zwrócić szczególną uwagę na zgodność poniesionych wydatków z przepisami obowiązującymi w obszarach: zamówień publicznych, finansów i rachunkowości, ochrony środowiska, pomocy publicznej, itd.

Np. wydatki poniesione na podstawie umowy, która została zawarta z naruszeniem prawa zamówień publicznych, mogą być uznane w całości lub w części za niekwalifikowane.


UNIA EUROPEJSKA

Do często popełnianych błędów należą naruszenia zasad zamówień publicznych, a w szczególności:

• brak dokumentów wprowadzających zmiany,• brak dokumentów wskazujących zakres wprowadzanych zmian,• brak czytelności i spójności wprowadzanych zmian,• nieprzestrzeganie zapisów „Wytycznych w zakresie kwalifikowania

wydatków w ramach PO IiŚ” odnośnie zmian oraz Zaleceń IZ (12/2010 i 15/2010).


UNIA EUROPEJSKA

Zwiększenie wartości zamówienia podstawowego wynikające z zastosowania mechanizmu kosztorysowego wynagrodzenia wykonawcy i ostatecznego obliczenia go na podstawie obmiaru faktycznie wykonanych robót stanowi normalną realizację warunków zamówienia podstawowego i nie wymaga zawarcia aneksu do umowy lub udzielenia nowego zamówienia.

Wydatki z tym związane mogą zostać uznane za kwalifikowane.

Również zwiększenie wartości zamówienia podstawowego na zasadach określonych w umowie, np. przy zastosowaniu klauzul waloryzacyjnych, stanowi normalną realizację warunków zamówienia podstawowego i nie wymaga zawarcia aneksu do umowy albo udzielenia nowego zamówienia.


UNIA EUROPEJSKA

Roboty zamienne mogą być kwalifikowane po spełnieniu następujących warunków:

1. Zostały zrealizowane na podstawie podpisanego przez strony aneksu do umowy,

2. Dofinansowaniem mogą być odjęte wydatki tylko do wysokości wartości zastąpionych elementów zamówienia podstawowego ujętych w kosztorysie ofertowym,

3. Produkt końcowy osiągnięty w wyniku zastosowania robót zamiennych jest zgodny z określonym w zamówieniu podstawowym.

4. Wydatki spełniają warunki kwalifikowalności określone w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ.


UNIA EUROPEJSKA

Zasada ogólna odnosząca się do wszystkich zmian, robót dodatkowych i uzupełniających, występujących w umowach z wykonawcami:

Wszystkie wydatki, które mają być uznane za kwalifikowane, muszą odnosić się do zakresu rzeczowego projektu określonego w umowie o dofinansowanie.

Zatem w przypadku wystąpienia zmian, robót dodatkowych i uzupełniających, warunkiem uznania poniesionych wydatków za kwalifikowane jest m. in. zgodność z zakresem rzeczowym projektu.


UNIA EUROPEJSKA

Fakt, że dany projekt został zakwalifikowany do wsparcia w ramach PO IiŚ nie oznacza, że wszystkie wydatki poniesione podczas realizacji tego projektu będą uznane za kwalifikowane.

I Warunki podane w „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ” oraz Umowa o dofinansowanie zawężają katalog wydatków kwalifikowanych dla danego projektu.


UNIA EUROPEJSKA

Częstym problemem jest brak wskazaniaprocentu zaangażowania w projekt:

• zakupionego gruntu,• opłat dotyczących kosztów ogólnych,• przenośnych środków trwałych stanowiących część wydatków

inwestycyjnych,• środków trwałych wykorzystywanych na rzecz projektu tylko w

okresie realizacji projektu,• amortyzacji ww. środków trwałych,• wynagrodzenia pracowników.


UNIA EUROPEJSKA

Przy kwalifikowaniu wydatków związanych z zatrudnieniem pracowników beneficjenta do najczęściej popełnianych uchybień należy:

• brak kompletu wyciągów bankowych, zwłaszcza na potrącenia od wynagrodzeń, np. dodatkowe ubezpieczenia, spłaty pożyczek, wierzytelności komornicze (kwalifikowane są tylko wydatki faktycznie poniesione – oznacza to konieczność załączenia wyciągu bankowego),

• brak wydzielenia części niekwalifikowanej nagród rocznych,• brak jednoznacznego wskazania płatnika wynagrodzenia za czas

choroby pracownika (świadczenia z ZUS są niekwalifikowane),• brak jednoznacznego rozróżnienia wynagrodzenia za urlop i

ekwiwalent urlopowy (ekwiwalent jest niekwalifikowany).


UNIA EUROPEJSKA

Do bardzo często popełnianych błędów należy brak kompletności dokumentacji.

Do wniosku o płatność należy załączać:

• kopie faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej (potwierdzone za zgodność z oryginałem),

• kopie dokumentów bankowych potwierdzających dokonanie płatności,• kopie dokumentów potwierdzających wykonanie i odbiór prac

(potwierdzone za zgodność z oryginałem).

W przypadku poniesienia kosztu związanego z wkładem niepieniężnym lub amortyzacją, dokumentami potwierdzającymi są dokumenty księgowe lub wyciągi z ksiąg rachunkowych.


UNIA EUROPEJSKA

• Faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej powinny zawierać opis - zgodnie z wymaganiami określonymi w „Zaleceniach w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO IiŚ”.

• Dokumenty muszą być zatwierdzane przez osoby upoważnione.


UNIA EUROPEJSKA

Dokumenty poprawiane i uzupełniane muszą zawierać cechy dokumentów korygujących.Nie dozwolone jest zamieniane dokumentów!


UNIA EUROPEJSKA

Weryfikacja dokumentów rozliczeniowych (wniosków o płatność i załączanych dokumentów) obejmuje:

• weryfikację formalną,• weryfikację finansową,• weryfikację merytoryczną.

Ważnym elementem procesu przygotowania wniosków o płatność jest właściwy podział zadań u beneficjenta.


UNIA EUROPEJSKA

Ważniejsze kryteria brane pod uwagę przy weryfikacji dokumentów rozliczeniowych:

• sprawdzenie prawidłowości opisu wszystkich dokumentów,• sprawdzenie załączonych dokumentów rozliczeniowych pod kątem

zgodności z obowiązującymi „Wytycznymi w zakresie kwalifikacji wydatków w ramach PO IiŚ”,

• sprawdzenie czy dokument załączony do dokumentacji rozliczeniowej (wniosku o płatność) nie został w tym samym zakresie przedstawiony do refundacji w ramach PO IiŚ i innego programu pomocowego,

• sprawdzenie postępu rzeczowego i finansowego w realizacji projektu (zgodności deklarowanego zaawansowania z dokumentami rozliczeniowymi).


UNIA EUROPEJSKA

Odpowiednie przygotowanie Załączników do Umowy o dofinansowanie, zwłaszcza Harmonogramu Realizacji Projektu i Opisu Projektu, przyczynia się do sprawnej weryfikacji wniosków o płatność.


UNIA EUROPEJSKA

Załączane do wniosków o płatność dokumenty potwierdzające wykonanie zakresu rzeczowego powinny:

• wynikać z umów z wykonawcami,• zapewniać zgodność z faktycznie wykonanymi pracami,• umożliwiać identyfikację wydatku z Opisem Projektu i

Harmonogramem Realizacji Projektu, będącymi załącznikami do Umowy o dofinansowanie,

• gwarantować czytelność i spójność.


UNIA EUROPEJSKA

Przy rozliczaniu wydatków związanych z odtworzeniem nawierzchni należy załączyć oświadczenie informujące o odtworzeniu nawierzchni w pasie prowadzonych robót lub zgodnie z decyzją zarządcy drogi - tylko wydatki zgodne z zasadami określonymi z „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ” mogą być uznane za kwalifikowane.


UNIA EUROPEJSKA

W przypadku wystąpienia w jednej pozycji przedmiarowej /kosztorysowej dokumentu odbiorowego wydatku kwalifikowanego i niekwalifikowanego należy załączyć dodatkową informację umożliwiającą identyfikację zakresu merytorycznego i wartości poszczególnych komponentów.


UNIA EUROPEJSKA

Przy rozliczaniu wydatków promujących projekt należy załączać oświadczenie o zgodności materiałów reklamowych i działań marketingowych z „Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013” (dot. sytuacji, w których kontrolujący nie ma możliwości obejrzenia materiału reklamowego lub działania).


UNIA EUROPEJSKA

Przy sporządzaniu dodatkowych wyjaśnień uzupełniających do wniosków o płatność i załączanych dokumentów należy zwracać szczególną uwagę na sporządzanie precyzyjnych i czytelnych informacji, aby nie dopuszczać do zaistnienia sytuacji składnia nieprawdziwych oświadczeń.


UNIA EUROPEJSKA

Nieprawidłowość to wszelkie naruszenie przepisów prawa wspólnotowego i krajowego wynikające z działania lub zaniedbania ze strony podmiotu zaangażowanego w realizację projektu, które spowodowało lub mogło spowodować szkodę w ogólnym budżecie Wspólnot Europejskich w związku z finansowaniem nieuzasadnionego wydatku.


UNIA EUROPEJSKA

Dziękuję za uwagęSylwia Mróz


ul. Konstruktorska 3a02-673 Warszawa

www.nfosigw.gov.pl

INFRASTRUKTURA I SRODOWISKO · Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. UNIA EUROPEJSKA. Dokumentem krajowym nakładającym obowiązek kontroli wniosków beneficjentów

Documents