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INFORME FINAL CON RESULTADOS DE LAS AUDITORAS EJECUTADAS
Numeral 4.4 Bases Tcnicas
(INCLUYE RESUMEN DE LAS AUDITORAS INTERNAS, HALLAZGOS
DETECTADOS, VERIFICACIN DEL CIERRE DE
LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS IMPLEMENTADAS,
RETROALIMENTACIN DE LOS
AUDITORES INTERNOS)
REV. N 0
ABRIL, 2011
Av. Larran 6642 Of. 315 La Reina Santiago Chile Fono (56 2)
2265765 [email protected]
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Introduccin :
De acuerdo a lo establecido en el numeral 4.4 las Bases Tcnicas
de la Licitacin se entrega este Informe Final con los Resultados de
las Auditoras Ejecutadas incluyendo las acciones correctivas y
preventivas implementadas.
Se ha incorporado en este informe los Informes Preliminares al
Trmino de la Primera Auditora Interna (noviembre 2010) y al Trmino
de la Segunda Auditora Interna (diciembre 2010).
Los registros (impresos y digitales) de cada Informe de
Auditora, Accin Correctiva y Accin Preventiva, originados en las
auditoras mas abajo informadas, as como esos mismos registros
revisados con los anlisis de causas, planes de accin y seguimiento
de la implementacin, estn en poder de las respectivas Jefaturas de
cada una de los Procesos, as como del Representante de la Direccin
en la Direccin Nacional de Aduana, por lo que no se adjuntan en
este Informe.
Las actividades desarrolladas consistieron en realizar dos
auditoras internas y una auditora de precertificacin, que
incluyeron auditores internos de la calidad (en entrenamiento) del
Servicio Nacional de Aduanas, ms los acompaamientos para definir
las acciones correctivas de las No Conformidades y acciones
preventivas de las Observaciones, segn el siguiente detalle:
Primera Auditora Interna:
Proceso Fecha Auditora Auditores(as) en Entrenamiento
Planificacin y Control de Gestin 03/11/2010
Alejandra Rubilar Guzmn
Mara Jos Hernndez y Lionel Tramn
Emisin del Boletn de Anlisis 04/11/2010 Florentino Balmaceda y
Cecilia Figueroa
Auditora Interna 05/11/2010 Trinidad Maldonado y Marcela
Astudillo
Apoyo en la definicin de acciones correctivas y preventivas
Primera Auditora Interna:
Proceso Fecha ConsultoraPlanificacin y Control de Gestin
09/11/2010 Mara Isabel Cabrera
ValenzuelaEmisin del Boletn de Anlisis 09/11/2010Auditora
Interna 10/11/2010
Segunda Auditora Interna y Seguimiento Acciones Correctivas y
Preventivas Primera Auditora Interna:
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Proceso Fecha Auditora Auditores(as) en Entrenamiento
Planificacin y Control de Gestin 29/11/2010
Carolyn Letelier Corts
Arturo Silva y Manuel Ibaceta
Emisin del Boletn de Anlisis 30/11/2010 Cristin Eade y Liliana
Tapia
Auditora Interna 01/12/2010 Pamela Alfaro y Jos Snchez
Apoyo en la definicin de acciones correctivas y preventivas
Segunda Auditora Interna:
Proceso Fecha ConsultoraPlanificacin y Control de Gestin
06/12/2010 Mara Isabel Cabrera
ValenzuelaEmisin del Boletn de Anlisis 06/12/2010Auditora
Interna 07/12/2010
Auditora de Precertificacin y Seguimiento de Acciones
Correctivas Segunda Auditora Interna:
Proceso Fecha Auditora Auditores(as) en Entrenamiento
Planificacin y Control de Gestin 18/03/2011Miguel Ramrez
Flores
Luis Jara y Jorge Ortega
Emisin del Boletn de Anlisis 22/03/2011 Elsa Llanos y Alexandra
VejaAuditora Interna 17/03/2011 Judith Valdes
Apoyo en la definicin de acciones correctivas y preventivas
Auditora de Precertificacin:
Proceso Fecha ConsultoraPlanificacin y Control de Gestin
30/03/2011 Mara Isabel Cabrera
ValenzuelaEmisin del Boletn de Anlisis 30/03/2011Auditora
Interna 31/03/2011
Resultados de las Auditoras
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A continuacin se presentan un resumen de las auditoras internas,
incluyendo el seguimiento de las no conformidades y acciones
preventivas derivadas de las auditoras previas.
Primera Auditora Interna:
Planificacin y Control de Gestin
RESUMEN DE HALLAZGOS
N BREVE DESCRIPCIN ITEM ISO NC OBS ODM
1
En el procedimiento PR-DES-7.5.1-01, no se explicita de manera
genrica el cargo de coordinador. Se sugiere modificar la redaccin,
dejando de manera genrica cargo de Coordinador (actualmente dice la
Coordinadora).
7.5.1 X
2
El procedimiento PR-DES-7.5.1-01 no ha sido implementado, pues
el sistema ha operado en la dinmica anterior. A partir de las
definiciones estratgicas del 2011, deberan ejecutarse las
actividades descritas en este procedimiento y as demostrar
implementacin previa a la certificacin.
7.5.1 X
3
El Procedimiento PR-DES-7.3-01 no presenta evidencia de haber
sido implementado. Debe ser trabajado y ejecutar los registros
definidos para que SGC evidencie operacin en el proceso Diseo y
Desarrollo SIG 2011.
7.3 4.2.4 X
4
En el procedimiento DES-7.5.1-02, se verifica que existe un
instructivo para el control de los indicadores, que esta publicado
en intranet y es usado por las Subdirecciones, Deptos. Staff y
Aduanas, pero no en el formato establecido en el Instructivo
Control SIG - IT-DES-7.5.1-01. Por otra parte, existe otro
documento con igual objetivo que cumple el formato para el ao 2010
y est en uso de Subdepto. Gestin. Ninguno de los dos cumple las
condiciones de almacenamiento (ruta).
4.2.34.2.4 X
5
En el procedimiento DES-7.5.1-02, se verifica que no existen los
registros denominados Correo electrnico notificando publicacin del
Instructivo para el Control de los Indicadores del SIG y Correo de
aprobacin del Informe o reporte.
4.2.4 X
6
Actualmente existe un registro que no obedece a ninguna materia
tratada en el procedimiento DES-7.5.1-02. Debe ser incluida la
explicitacin de cmo opera.
7.5.1 X
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RESUMEN DE HALLAZGOS
N BREVE DESCRIPCIN ITEM ISO NC OBS ODM
7
En el procedimiento DES-7.5.1-02, se describe la realizacin de
Reportes mensuales e Informes trimestrales, pero en el actual
control de registro estos no fueron incluidos.
7.5.1 X
8
En el procedimiento DES-7.5.1-02, en el punto 5 Control de
Registro, el registro denominado Instructivo para el Control de los
Indicadores del SIG no declara la disposicin.
4.2.3 X
9
El procedimiento PR-SGC-8.3-02, no satisface las condiciones de
Control de producto no conforme. El procedimiento est incompleto y
el punto 4.3 Identificacin y Tratamiento del PNC no permite
asegurar la identificacin y control para prevenir el uso o entrega
no intencionado (marca).
8.3 X
10
El procedimiento PR-SGC-8.3-02, no especifica en el control de
registro, que las carpetas donde se almacenan los PNC, sean
registros.
8.3 X
11
En el Formulario de Registro de Productos No Conformes
PR-SGC-8.3-02- Anexo 1, no se explicita cual es el contenido a
llenar para cada columna, generando incertidumbre del antecedente
que se solicita.
4.2.3 X
TOTAL 4 5 2
CONCLUSIONESEn general, se observa escasa implementacin de los
procedimientos del Subdepto. de Gestin. Se destaca la buena
disposicin de los entrevistados, lo que facilito la realizacin de
esta auditoria.
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Emisin del Boletn de Anlisis
RESUMEN DE HALLAZGOS
N BREVE DESCRIPCIN ITEM ISO NC OBS ODM
1
Instructivo denominado Manejo y Preparacin de Muestras,
Contramuestras y Remanentes de Anlisis (IT-STE-7.5.1-01), presenta
una inconsistencia entre el nombre y el cdigo identificacin. En
cdigo identificado corresponde a otro instructivo.
4.2.3 X
2
En el procedimiento Elaboracin Boletn Anlisis (Cdigo
PR-STE-7.5.1-01), el almacenamiento del registro denominado Listado
Asignacin Profesionales no se ajustaba a la ruta establecida en el
control de registro. La encargada, realiz la una accin correctiva
inmediata.
4.2.4 X
3
En el Instructivo Higiene-Seguridad (Cdigo IT-STE-6 4-01), se
sugiere completar los contenidos que en la entrevista se relevan
como faltantes. Por ejemplo: descripcin de zonas evacuacin desde el
segundo piso, lugar fsico del laboratorio; lugares de evacuacin
(salidas alternativas y su habilitacin). En visita ocular, se
verifica que salida alternativa por atrs del sector de laboratorio
(escalera hacia estacionamiento en primer piso), no se encuentra
expedito, ni cuenta con llave de emergencia para puerta de salida.
Tambin se sugiere incluir como abordarn, en casos de siniestro, la
presencia de personal externos al laboratorio (visitas,
proveedores, clientes).
6.4 X
4
En el Procedimiento Control Equipos (Cdigo PR-STE-6.3-01), se
solicit realizar una verificacin a un equipo especfico. Realizada
la verificacin del equipo elegido aleatoriamente (Balanza analtica
1) y obtenido como resultado una variacin superior a 0.001, se
requiere realizar las acciones indicadas en el procedimiento
respecto de calibracin del equipo.
6.3 X
TOTAL 1 2 1
CONCLUSIONESSe concluye que en trminos generales, los procesos
auditados del Subdepto. Laboratorio Qumico, estn en implementacin.
Sin embargo, respecto de los registros que fueron requeridos en
esta auditoria, en su mayora cumplen las condiciones definidas en
el SGC.Se deja constancia que las personas involucradas en el
proceso, manifiestan buena disposicin, lo que facilit la realizacin
de esta auditoria.
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Departamento de Auditora Interna
RESUMEN DE HALLAZGOS
N BREVE DESCRIPCIN ITEM ISO NC OBS ODM
1
En procedimiento PR-DAU-7.5.1-01, al verificar el registro del
Plan Anual de Auditoria, se verifica que este aparece en el
archivador de cada auditoria realizada y no en el archivador de la
etapa. Se sugiere, corregir identificando el Plan Anual en PMG
Auditoria Interna etapa II del ao vigente (almacenamiento) y
recuperacin desde oficina de Jefatura. El Archivador deber estar
disponible sin perjuicio que los registros an estn pendientes de
realizacin; a fin de demostrar implementacin del sistema.
4.2.4 X
2
En procedimiento PR-DAU-7.5.1-02, si, bien existe el correo con
la designacin de los integrantes de la comisin, auditorias y fechas
de realizacin, estas no se encuentra en el almacenamiento definido
segn el control de registro (carpeta digital Comisin Auditoria Ao).
Adems, para los almacenamientos fsicos, deben asegurarse que la
identificacin de los archivadores, sean consistentes con lo
indicado en control de registro.
4.2.4 X
3
En la entrevista se concluye que los registros Informe
Diagnostico, Plan Anual de Auditorias de la unidad a auditar, y
Matriz de Riesgo Estratgica por Procesos de la unidad a auditar;
corresponden a insumos necesarios para la programacin y no a
registro como actualmente seala el procedimiento PR-DAU-7.5.1-02.
Se sugiere, omitirlos del control de registro.
4.2.4 X
4
Realizada la entrevista para el procedimiento PR-DAU-7.5.1-03,
se concluye que el Anexo 2 y 3, denominados Asistencia Reunin
Inicial y Asistencia Reunin Final respectivamente, es necesario
especificar en el encabezado, recuadro superior derecho, el
contenido a llenar bajo el concepto Auditoria.
4.2.3 X
5
En anexo N 5 INFORME FINAL AUDITORIA, se verifica que falta
incluir el titulo Objetivo especfico, para el registro aleatorio
verificado Informe N 33 Antofagasta. PR-DAU-7.5.1-03
4.2.3 X
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RESUMEN DE HALLAZGOS
N BREVE DESCRIPCIN ITEM ISO NC OBS ODM
6
En Procedimiento para el Control de Productos No Conformes
Subdepartamento de Gestin y Departamento Auditoria Interna
PR-SGC-8.3- 02, no parece definido un almacenamiento que permita a
Auditoria dejar registro de su PNC (slo explicita almacenamiento
para Estudios).
4.2.4 X
7
Actualmente, el procedimiento PR-SGC-8.3- 02, presenta una
incongruencia al identificar en el Anexo 1 denominado Formulario de
Registro de PNC y en control de registro, lo identifica como
Registro de Productos No conformes. La identificacin debe ser
consistente.
4.2.3 X
8
Falta detallar actividades en el procedimiento PR-SGC-8.3-02,
que permitan que independiente de quien lo ejecute, se realice bajo
un estndar comn.
4.2.3 X
9
Procedimiento de Seguimiento e Implementacin de Compromisos
PR-DAU-7.5.1-04, el punto 4.2 del procedimiento debe ser mejorado y
profundizado respecto de las actividades a realizar para el
resultado de la revisin de las respuestas a compromisos. El
procedimiento no describe lo que realmente se realiza en la
prctica, segn las personas entrevistadas.
7.5.14.2.3 X
10En el procedimiento PR-DAU-7.5.1-04, no se establece las
actividades a realizar para efectuar el seguimiento.
7.5.1 X
11
En el procedimiento PR-DAU-7.5.1-04, los registros identificados
en el numeral 5 control de registro, no corresponden con la
identificacin del registro, y adems, algunos tampoco son
consistentes con el almacenamiento.
4.2.3 X
TOTAL 2 4 5
CONCLUSIONESSe concluye que se revisaron todos los
procedimientos establecidos en la agenda. De las verificaciones
realizadas, se observa que el grado de implementacin es variable
para las distintas etapas del proceso del Departamento de Auditoria
Interna. Se verifica un menor desarrollo en el cumplimiento
normativo de control de registros.
Se destaca la buena disposicin del personal que participo en las
entrevistas, lo que facilit la realizacin de esta auditoria.
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Segunda Auditora Interna y Seguimiento de No Conformidades:
Planificacin y Control de Gestin
RESUMEN DE HALLAZGOS
N BREVE DESCRIPCIN ITEM ISO NC OBS ODM
1
Se detecta que la meta registrada en el Instructivo para el
indicador Porcentaje de Formulario nico de salida y entrada (FU)
Chileno-Argentina tramitados a travs de la Web es de 70.00 %. Sin
embargo al auditar la informacin entregada por las distintas
Aduanas, se verifica que la meta real corresponde al 25%( segn
indicador definido por la DIPRES)
Se sugiere revisar las metas definidas para los indicadores de
definidos el en IT-DES-7.5.1-01, con el objetivo evitar que los
anlisis posteriores presenten error en los IG registrados en el
Instructivo.
5.4.1 X
2
Al auditar el procedimiento Control y Seguimiento de Indicadores
del SIG (PR-DES-7.5.1-02) se detecta que en el documento no se
describen los cdigos de los procedimientos e instructivos de
trabajo. Se sugiere utilizar esta nomenclatura, con la finalidad
que les permita facilitar la identificacin, seguimiento y
trazabilidad de los documentos del SGC, ya sea a travs de la
intranet u otro medio de seguimiento.
4.2.3 y 4.2.4 X
3
Se detecta que el correo [email protected] no es utilizado por
la totalidad del personal que interacta en el Sistema de Gestin de
Calidad. Por lo tanto, se sugiere analizar la existencia de este
correo como va de comunicacin y entrega de informacin de
indicadores de gestin.
En la actualidad los responsables de enviar la informacin
asociada a los indicadores de gestin, la remiten a los correos
personales de los encargados de llevar su control, ya sea al
Coordinador de Calidad como al Analista Departamento de
Estudios.
7.5.1 X
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RESUMEN DE HALLAZGOS
N BREVE DESCRIPCIN ITEM ISO NC OBS ODM
4
Al auditar el grado de avance o cumplimiento de los indicadores,
se detecta que en la planilla de control que lleva el Analista
Departamento de Estudios, aparecen columnas vacas, lo que puede ser
interpretado como falta de informacin o resultado en 0 (por ejemplo
Arica, Coyhaique y Talcahuano).
Esto se verifica al analizar los datos registrados por la aduana
de Arica mediante el sistema Timn, donde aparece al frase No se
encuentran datos para este parmetro, para el caso de las otras 2 se
registra que el dato fue ingresado fuera de plazo. Se sugiere
registrar el dato real aportado por cada Aduana.
5.4.1 X
2
Se sugiere incorporar al Formato de Acciones preventivas
codificacin o numeracin para cada SAP emitida, con la finalidad que
puedan efectuar seguimiento segn esta identificacin.
8.5.3 X
3
Al auditar los documentos PR-DES-7.5.1-02 e IT-DES-7.5.1-01, se
detecta la necesidad de organizar de manera correlativa los IG
estableciendo una relacin con la definida en el formulario H. El
objetivo es minimizar los errores respecto a la entrega de
informacin de los distintos Encargados de Gestin.
4.2.4 X
TOTAL 1 2 2
CONCLUSIONESObservaciones
1. El formato .Registro de Informe de Auditoria de Calidad, no
cuenta con un recuadro para registrar las Oportunidades de Mejora,
sin embargo, es necesario registrarlas como OM en la matriz Resumen
de Hallazgos para que sean analizadas por los responsables del
Sistema de Gestin de Calidad en funcin de su pertinencia y
aplicabilidad para el proceso.
Conclusiones:
1. Como conclusin general, se evidencia que el Sistema de Gestin
de la Calidad de la Aduana, en el rea auditada est implementado,
pues la auditoria se pudo realizar y se obtuvieron hallazgos
relacionados con su funcionamiento.
2. En la Reunin de apertura participan los Srs. Guillermo
Henrquez y Luis Cerpa (Jefe Departamento de Estudios y
Representante de la Direccin, respectivamente).
3. Se destaca la buena disposicin de los entrevistados, lo que
facilito la realizacin la actividad, adems de la actitud de los
Auditores en Entrenamiento, con la disposicin para aprender en
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CONCLUSIONESterreno de la realizacin de auditoras Internas.
4. Se realiza seguimiento de las No Conformidades y de las
Solicitudes de Acciones Preventivas emitidas en Auditora DES-01-10,
verificando cumplimiento de los planes de accin comprometidos, o
bien, grado de avance para aquellos que por las fechas
comprometidas todava no han sido totalmente implementadas:
NC DES 1 101109 : cerrada al 29-11-2010 NC DES 2 101109 : se
verifica que fue cerrada el 04-11-2010 NC DES 3 101109 :cerrada al
29-11-2010, segn fecha de revisin del procedimiento (23/11/2010) NC
DES 3 101109 : cerrada al 29-11-2010 SAP DES 1 101109. : a la fecha
esta SAP se encuentra en proceso, se sugiere analizar fecha
definida para el ceirre, considerando que en marzo todos los
documentos deben estar aprobados y publicados en la intranet. SAP
DES 2 101109 : abierta, a la fecha no es factible verificar su
cierre, ya que plan de accin fue comprometido para el 30-06-2010.
SAP DES 3 101109 : abierta, a la fecha no es factible verificar su
cierre, ya que plan de accin fue comprometido para el 30-06-2010.
SAP DES 4 101109 : cerrada al 29-11-2010 SAP DES 5 101109 : cerrada
al 29-11-2010 SAP DES 6 101109 : PR-SGC-8.3-02 se encuentra en
etapa de estudio para ser modificado, por lo que no se pudo
evidenciar la implementacin del plan de accin. SAP DES 7 101109 :
PR-SGC-8.3-02 se encuentra en etapa de estudio para ser modificado,
por lo que no se pudo evidenciar la implementacin del plan de
accin.
5. Se sugiere a Coordinadora de Calidad numerar NC, SAP segn
orden correlativo de emisin, y no relacionadas a la numeracin de
los hallazgos registrados en le Informe de Auditora; adems de
identificar las SAP con cdigo para que se facilite su seguimiento y
control (por ejemplo en Auditora STE-01-10, el hallazgo N2
corresponde a la NC N1 detectada).
6. Dentro del alcance de la auditoria, se menciona como
Fortaleza del Sistema de Gestin de la Calidad de Aduana las
Planillas de seguimiento y Control de avance de los Indicadores de
Gestin, las cuales son controladas por el Analista Departamento de
Estudios, adems del conocimiento de las distintas actividades
demostradas por los responsables del proceso (Coordinadora del
Subdepartamento de Gestin y Analista del Depto. de Estudios).
7. Se realiz la totalidad de las entrevistas planificadas,
cumpliendo con lo programado en la Agenda de Auditora
DES-02-10.
8. Se obtuvo 1 NC, 2 SAP y 2 OM
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Emisin del Boletn de Anlisis
RESUMEN DE HALLAZGOS
N BREVE DESCRIPCIN ITEM ISO NC OBS ODM
1
Al efectuar seguimiento al Libro Rojo N 884, se detecta que al
cruzar el registro en el Libro de Boletines, aparece asociado a
otro nmero (N 904). Cabe destacar que se verifican otros N Rojo y
se presenta el mismo problema:
N Libro rojo / N de Boletn
844 897749 898
El riesgo que se presenta es que se produzca un error en la
historia o trazabilidad de los Boletines de Anlisis asociados
directamente a esta numeracin. Se sugiere revisar ambas planillas
verificando consistencia en la informacin contenida (N Rojo y N de
Boletn)
7.5.3 X
TOTAL 1 0 0
CONCLUSIONES1. Como conclusin general, se evidencia que el
Sistema de Gestin de la Calidad de la
Aduana, en el rea auditada est implementado, pues la auditoria
se pudo realizar y se obtuvieron hallazgos relacionados con su
funcionamiento.
2. Durante la auditora se evidencia que el Procedimiento
PR-STE-7.5.1-01 en la matriz de registros no incluye la
identificacin de uno de ellos (recuadro se encuentra vaco), sin
embargo, se verifica que en el mail enviado por la Sra. Luisa
Harding Jefa Subdepto. Laboratorio Qumico al Representante de la
Direccin el documento fue enviado correctamente (22/11/2010). Es
necesario que esto sea evaluado por el Subdepartamento de Estudios,
verificando que la documentacin oficial de SGC no presente errores
este tipo.
3. Como fortaleza, se puede mencionar la implementacin de los
documentos del rea, adems del control y orden de los registros
asociados. Por ejemplo: Boletn Anlisis 899, carpeta de mantenciones
efectuadas a Balanza 2 y Equipo Destiladores, certificados de
Calibracin de Balanza 2 (Sartorius; N de Inventario: 36973),
certificados de masas patrones, entre otros.
4. Se destaca la buena disposicin de los entrevistados, lo que
facilito la realizacin la actividad, adems del conocimiento de los
procedimientos, instructivos y registros del proceso.
5. Se realiza seguimiento de las No Conformidades y de las
Solicitudes de Acciones Preventivas emitidas en Auditora STE-010,
verificando cumplimiento de los planes de accin comprometidos, (NC
N1, SAP 01, SAP 02 y SAP 03). Cabe destacar que para la SAP STE 03,
fue verificada la accin a), quedando todava pendiente de
implementacin aquellas identificadas con las letras b y c.
6. Se realiz la totalidad de las entrevistas planificadas,
cumpliendo con lo programado en la Agenda de Auditora
DES-02-10.
7. Se obtuvo 1 NC.
Auditora Interna
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RESUMEN DE HALLAZGOS
N BREVE DESCRIPCIN ITEM ISO NC OBS ODM
1
Se verifica que el procedimiento PR-DAU-7.5.1-03, en el punto 2:
Documentos de Referencias no incluye el Documento Tcnico N 26, el
cual es mencionado en el punto 4.8 del documento: Envo y
notificacin del Informe al rea auditada.
Se sugiere revisar el procedimiento verificando que documentos
de referencia u otro legal aplicable al proceso se incorpore al
procedimiento o bien corregir redaccin obviando referencia ha
ciendo el vinculo con el procedimiento donde es aplicable el
documento tcnico N 26.
7.5.1 X
2
Se recomienda definir en el Procedimiento de el Seguimiento e
Implementacin de Compromisos PR-DAU-7.5.1-04, una instancia de
cierre de los hallazgos pendientes detectados en los procesos de
auditoras, para evitar que estos permanezcan en este estado de
manera indefinida.
7.5.1 X
TOTAL 1 0 1
CONCLUSIONESObservaciones
1. El formato .Registro de Solicitud de Accin Preventiva, no
cuenta con un recuadro para registrar las Oportunidades de Mejora,
sin embargo, es necesario registrarlas como OM en la matriz Resumen
de Hallazgos para que sean analizadas por los responsables del
Sistema de Gestin de Calidad en funcin de su pertinencia y
aplicabilidad para el proceso.
Conclusiones:
1. Como conclusin general, se evidencia que los procesos
auditados en el departamento de auditora se encuentran en etapa de
revisin y modificacin, lo que no permiti evidenciar el estado de
avance de los procesos y su real grado de implementacin a la
fecha.
2. Las desviaciones detectadas a los procedimientos en la
presente auditora no pudieron ser registradas ya que la
documentacin se encuentra en etapa de revisin, esto no permiti
registrar nuevas desviaciones producto del estado de avance de las
NC y NCP detectadas en la auditora DAU-01-10
3. Se efecta seguimiento a las NC y SAP detectadas en DAU-01-10,
verificando el cierre de 2 de ellas anexo N 5 INFORME FINAL
AUDITORIA, se verifica que falta incluir el titulo Objetivo
especfico, para Informe N 33 Antofagasta. PR-DAU-7.5.1-03
4. Se menciona como fortaleza del Sistema de Gestin de Calidad,
el conocimiento del proceso y de los procedimientos del rea
5. No fue posible cumplir con el programa de la auditora, ya que
algunos documentos se encuentran en etapa de revisin pro parte del
Area de Estudios (Procedimiento para el
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CONCLUSIONESControl de Productos No Conformes Subdepartamento de
Gestin y Departamento Auditoria Interna (Cdigo PR-SGC-8.3-02,
Manual de Calidad, Objetivos de Calidad).
6. Se obtuvo 1 SAP y 1 OM
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Auditora de Precertificacin y Seguimiento de No
Conformidades:
Planificacin y Control de Gestin
N BREVE DESCRIPCIN REQUISITO NC ODM
1
El Procedimiento de Definiciones y Actualizaciones Estratgicas
(PR-DES-7.5.1-01) no seala quien es el responsable de subir a la
pgina web de la DIPRES el documento validado.
7.5.1 X
2El Instructivo Control SIG (IT-DES-7.5.1-01) describe los
compromisos para el ao 2010, lo cual lo hace obsoleto.
7.5.1 X
3
No existe evidencia de la redaccin ni de la difusin del
instructivo para la elaboracin de los indicadores sealados en el
Procedimiento para Diseo y Desarrollo del SIG (PR-DES-7.3-01)
7.3 X
4Se evidencia desorden en el almacenamiento de las no
conformidades y solicitud de acciones preventivas
4.2.4 X
TOTAL 3 1
CONCLUSIONESEl Sistema se encuentra documentado e implementado.
Se deben cerrar las No Conformidades y Acciones Preventivas de las
auditoras anteriores, para dar consistencia al Sistema de Gestin de
la Calidad.Buena disposicin de los auditados para entregar la
informacin solicitada por los auditores.
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Emisin del Boletn de Anlisis
N BREVE DESCRIPCIN REQUISITO NC ODM
1
No existe evidencia de realizar las actividades de
externalizacin del anlisis descrito en el punto 4.6 del
Procedimiento Elaboracin Boletn Anlisis (PR-STE-7.5.1-01).
7.5.1 X
2
Al solicitar la ficha del equipo Mufla, modelo 39620, del
inventario de equipos del anexo 1 del Procedimiento Control Equipos
(PR-STE-6.3-01), el certificado de calibracin registrado en la
carpeta no corresponde a dicho equipo.
4.2.4 X
3
No existe evidencia de la publicacin de la Poltica de la Calidad
en las dependencias auditadas. Los objetivos de la calidad son
conocidos parcialmente por los auditados.
5.35.4.1. X
4
El nombre del registro es Boletn y en la matriz de control de
registros del Procedimiento Elaboracin Boletn Anlisis
(PR-STE-7.5.1-01), se identifica como Boletn de Anlisis.
4.2.3 X
5
Se observan en el mesn muestras de Sentinas en botellas plsticas
de bebidas, se recomienda atender lo dispuesto en Resolucin N
3352/2005
6.4 X
TOTAL 3 2
CONCLUSIONESEl Sistema se encuentra documentado e implementado,
se recomienda revisar crticamente los instructivos de anlisis que
no se aplican.Muy buena disposicin de los auditados en proporcionar
la informacin a los auditores.
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Auditora Interna
N BREVE DESCRIPCIN REQUISITO NC ODM
1
En el Procedimiento Ejecucin de Auditoras Internas de la Calidad
(PR-SGC-8.2.2-02) indica en el numeral 4.4 que los INC y SAP quedan
en poder del responsable del rea auditada. Al solicitar dichos
informes estos se encuentran en el Departamento de Estudios.
4.2.48.2.2 X
2
En el Procedimiento para la Programacin de Auditoras Internas
(PR-DAU-7.5.1-02), numeral 4, se menciona que se comunica la
modificacin de las comisiones asignadas, va correo electrnico, o en
reuniones internas del departamento. No existe evidencia de cmo
controlar la comunicacin realizada en dicha reunin.
4.2.48.2.3 X
3
En el Procedimiento para la Programacin de Auditoras Internas
(PR-DAU-7.5.1-02), numeral 4.1, se indica que el Jefe de Comisin
notifica a las unidades a auditar el plan anual de auditora. No
existe evidencia de dicha notificacin.
4.2.48.2.3 X
4
En el Procedimiento para la Ejecucin y Elaboracin de Informes de
Auditorias (PR-DAU-7.5.1-03), se mencionan los puntos a tratar en
la reunin inicial de trabajo, pero no existe acta de los temas
tratados sino solo un registro de asistencia.
7.5.1 X
TOTAL 3 1
CONCLUSIONESSe revisan las no conformidades de las auditorias
efectuadas en el 2010 y se encuentran cerradas en su totalidad. El
Sistema se encuentra documentado e implementado, poner atencin a la
aplicacin oportuna de las actividades descritas en los
procedimientos, para que realmente sea apoyo a la gestin. Buena
disposicin de los auditados en aportar la informacin solicitada por
los auditores.
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SEGUIMIENTO DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES PREVENTIVAS
CORRESPONDIENTES A LA PRIMERA Y SEGUNDA AUDITORA INTERNA1
Planificacin y Control de Gestin
Hallazgo Auditora Estado Comentarios
NC 1 DES-01-10 Cerrada al 29-11-2010
Se verifica que han sido implementadas todas las acciones
comprometidas en el punto planes de accin, es decir: fue eliminado
el instructivo de banner en la intranet, se corrigi la ruta de
acceso, el documento fue aprobado en rev. 1 con fecha 23/11/2010,
siendo instruida su nueva emisin en esa misma fecha (23/11/2010).
Por lo tanto fueron cumplidas y cerradas los cuatro puntos
comprometidos.
NC 2 DES-01-10 Cerrada el 04-11-2010
Al analizar la NC-DES 2, se verifica que no es posible la
implementacin de acciones correctivas, ya que no se definieron
planes de accin y se cerr el mismo da de su registro (04-11-2010),
por lo tanto se da por cerrada la NC.
NC 3 DES-01-10 Cerrada al 29-11-2010
Se verifica que fue corregida la matriz de control de registros
del PR-DES-7.5.1-02, implementando con fecha 19-11-2010 las
acciones comprometidas (letra a a la d).
NC 4 DES-01-10 Abierta al 31-03-2011
A la fecha no se ha actualizado el procedimiento. No obstante el
funcionario del Departamento de Estudio comenta que se han
realizado reuniones para analizar y modificar el procedimiento.
OBS 1 DES-01-10 Abierta al 31-03-2011
A la fecha no se ha actualizado el procedimiento. Debido a que
se estaba esperando un cambio mayor. Se compromete nuevo plazo de
implementacin para el 29.04.11, existan o no otras
modificaciones.
1 Estado a la fecha de la Auditora de Precertificacin, cuando se
realiz el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas
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Hallazgo Auditora Estado Comentarios
OBS 2 DES-01-10 Abierta al 31-03-2011
El Departamento de Estudios solicitar al RD que esta OBS sea
abierta. Dado que tiene fecha de implementacin tal como lo indica
el seguimiento el 30 Junio 2011. Sin embargo se dio por cerrada sin
argumento y fecha, slo tiene marcado el cierre, nombre y firma del
Auditor
OBS 3 DES-01-10 Abierta al 31-03-2011
El Departamento de Estudios solicitar al RD que esta OBS sea
abierta. Dado que tiene fecha de implementacin tal como lo indica
el seguimiento el 30 Junio 2011. Sin embargo se dio por cerrada sin
argumento y fecha, slo tiene marcado el cierre, nombre y firma del
Auditor.
OBS 4 DES-01-10 Cerrada al 29-11-2010
Procedimiento PR-DES-7.5.1-02 fue corregido, incorporando la
revisin de los registros, segn los planes de acciones comprometidos
(letras a la d). Se verifica nueva revisin del documento con (rev.
1 del 23-11-2010).
OBS 5 DES-01-10 cerrada al 29-11-2010
Se verifica que con fecha 23-11-2010 el PR-DES-7 5 1-02 Control
y Seguimiento de los Indicadores de Gestin del SIG fue modificado
el documento, dejando en rev. 1, el cual incorpora el registro
Reportes Mensuales e Informes Trimestrales (pgina 4 de 4).
OBS 6 DES-01-10 Abierta al 31-03-2011
A la fecha no se ha actualizado el procedimiento. Se compromete
nuevo plazo de implementacin para el 29.04.11. Observacin vinculada
a la NC 9.
OBS 7 DES-01-10 Abierta al 31-03-2011
A la fecha no se ha actualizado el procedimiento. Se compromete
nuevo plazo de implementacin para el 29.04.11. Oportunidad de
mejora vinculada a la a la NC 9. Y OBS 10
NC 1 DES-02-10 Cerrada al 17-03-2011
El procedimiento se encuentra modificado con fecha 10/12/2010
incorpora las correcciones atingente a los indicadores.
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Hallazgo Auditora Estado Comentarios
OBS 1 DES-02-10 Cerrada al 17-03-2011
Se verifica la ejecucin del plan de accin definido, a travs de
la revisin 2 del 10.12.10 realizada en el procedimiento de Control
y Seguimiento de los Indicadores de Gestin del SIG PR- DES-7.5.1-02
e instructivo para el Control del Sistema de Informacin de Gestin
IT-DES-7.5.1-01.
OBS 2 DES-02-10 Cerrada al 17-03-2011
El instructivo se encuentra modificado con fecha 10/12/2010
incorpora las correcciones atingente a los correos
OBS 3 DES-02-10 Cerrada al 17-03-2011
Se verifica la ejecucin del plan definido de acuerdo a los
siguientes documentos adjuntos (mail con fecha 120111, asunto;
indicadores administrativos y planilla actualizada de indicadores
administrativos
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Elaboracin del Boletn de Anlisis
Hallazgo Auditora Estado Comentarios
NC 1 STE-01-10 Cerrada al 01-12-2010
Se verifica que la ruta de almacenamiento del registro Listado
de asignacin de profesionales fue corregida, incorporando ;
PR-STE-7.6.1-01, rev. 1, 22-11-2010. (Accin correctiva fue
implementada el 04-11-2010)
OBS 1 STE-01-10 Cerrada al 01-12-2010
Se verifica correccin del cdigo del intstructivo
IT-STER-7.5.1-03 en el procedimiento PR-STE-7.5.1-01, rev. 1
(22-11-2010).
OBS 2 STE-01-10 Cerrada al 01-12-2010
Se verifica incorporacin del punto 2.9.4 Estructura, funciones y
responsabilidades y responsables del Plan de Emergencia y Evaluacin
(PEE), pg. 9 y 10 del IT-STE-6.4-01, rev. 1 23-11-2010
OBS 3 STE-01-10 Cerrada al 01-12-2010
Balanza Analtica (N de serie: 10601367, N Ind: 16531) Se
verifica que balanza fue identificada como fuera de servicio con
fecha 04-11-2010.
NC 1 STE-02-10 Cerrada al 22-03-2011Se verifica implementacin de
la AC en la planilla.
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Auditora Interna
Hallazgo Auditora Estado Comentarios
NC 1 DAU-01-10 Cerrada al 29-12-2010Se evidencia la modificacin
del procedimiento
NC 2 DAU-01-10 Cerrada al 29-12-2010Se evidencia la modificacin
del procedimiento
OBS 1 DAU-01-10 Cerrada al 29-12-2010Se evidencia la modificacin
del procedimiento
OBS 2 DAU-01-10 Cerrada al 29-12-2010Se evidencia la modificacin
del procedimiento
OBS 3 DAU-01-10 Cerrada al 29-12-2010Se evidencia la modificacin
del procedimiento
OBS 4 DAU-01-10 Cerrada al 30-11-2010
Se evidencia que se corrigen formatos de anexos 2 y anexo 3,
incorporando los recuadros mencionados (Nombre unidad
auditada).
OBS 5 DAU-01-10 Cerrada al 30-11-2010
Se verifica que anexo N5 incorpora frase Objetivo Especfico en
su contenido.
OBS 6 DAU-01-10 Abierta al 30-03-2011Derivada a Departamento de
Estudios, ver OBS 8
OBS 7 DAU-01-10 Abierta al 30-03-2011Derivada a Departamento de
Estudios, ver OBS 8
OBS 8 DAU-01-10 Abierta al 30-03-2011
Las OBS 6, 7, 8 correspondientes a la ODM 6, OBS 7 y ODM 8 del
IA, fueron trabajadas nuevamente, debido a que los tres hallazgos
fueron derivados deL Departamento de Auditora Interna al
Departamento de Estudios y por alguna razn con un tratamiento de
otro hallazgo copiado en las tres iguales. Se acord con el
Departamento de Estudios trabajarlas nuevamente y eliminar todo lo
anteriormente comentado.Estas se ajuntaran en el apoyo realizado a
DES-01-11, con los nuevos planes de accin, fecha y responsables (se
identifican con la referencia de DAU a DES)
OBS 9 DAU-01-10 Cerrada al 29-12-2010Se evidencia la modificacin
del procedimiento
OBS 1 DAU-02-10 Cerrada al 29-12-2010Se evidencia la modificacin
del procedimiento
OBS 2 DAU-02-10 Cerrada al 29-12-2010Se evidencia la modificacin
del procedimiento
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RETROALIMENTACIN DE LOS AUDITORES DEL SERVICIO NACIONAL DE
ADUANAS
Primera Auditora Interna
Existi baja participacin del los auditores en entrenamiento. Su
grado de involucramiento, preparacin y disposicin, durante la
ejecucin de la auditora de la calidad, podra ser grficamente
conformado por una pirmide:
Mara Jos HernndezTrinidad Maldonado - Marcela Astudillo
Lionel Tramn - Florentino Balmaceda - Cecilia Figueroa
De las 6 personas designadas para esta ronda de auditoras, slo
Mara Jos Hernndez, se present con relativo dominio de los
procedimientos a auditar y un listado de verificacin. En su caso
adems, se dejo ver inters y adecuada motivacin por la tarea de
auditoria; presentando preguntas y observaciones atingentes.
En relacin a Trinidad Maldonado y Marcela Astudillo, ambas del
demuestran inters y participacin. Sin embargo, es evidente su falta
de dominio de los procedimientos auditados. De acuerdo a lo
sealadas por ellas, les habra faltado tiempo para preparar
adecuadamente la auditoria, dado que ellas y su equipo fueron
objeto de auditoria de calidad el da inmediatamente anterior
(profesionales de Laboratorio) y slo conversaron algunas materias,
manifestando dificultades en entender el proceso de trabajo
descrito en los documentos del sistema auditado. Si bien,
participan y dijeron tener algunas preguntas, no presentan un
listado de verificacin documentado. Trinidad manifiesta una leve
mayor capacidad de observacin y entendimiento del proceso.
En el caso de Lionel Tramn, quien particip el primer da, su
involucramiento no pas de ser presencial. Manifest no haber
recibido el correo donde se le indicaba que deba preparar un
listado de verificacin, y claramente, desconoca la documentacin a
revisar, no formul preguntas ni manifest ningn intento de
participacin durante las entrevistas.
Finalmente, Florentino Balmaceda y Cecilia Figueroa, son los ms
deficitarios en su participacin. No llegaron a tiempo para realizar
la reunin de inicio. Fueron ubicados telefnicamente por personal
del Laboratorio, integrndose ya iniciada la reunin.
En el caso de Cecilia Figueroa, la auditora presenta una actitud
muy dispersa, frecuentemente durante la ejecucin de la auditora se
dedica a conversar con las secretarias o se distrae con el telfono,
abandonando el lugar de entrevista.
Florentino Balmaceda, se integra tardamente una vez que ya se
haba efectuado la primera parte de entrevista y nos habamos
desplazado a realizar una verificacin en terreno. Tambin abandona
el lugar de entrevista, para atender llamados o efectuar llamadas.
Pretende distraer tiempo de la auditoria en que se le expliquen los
contenidos de la norma y los procedimientos de auditoria interna de
la calidad, as como los formatos de Informe, etc.
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Ambas persona manifiestan que hicieron uso de Licencia mdica,
reincorporndose al Servicio el da 02/11/2010 y 03/11/2010
respectivamente y declaran no haber ledo los documentos tcnicos, ni
haber preparado los listados de verificacin.
Tambin, desconocen los contenidos de la agenda y se limitan a
ser espectadores del proceso de auditora. Realizan comentarios y
quejas frecuentes sobre la operacin del Aduana, situacin que en
nada contribuyen a la realizacin de la auditora, sino ms bien
interrumpe la atencin e inters de los entrevistados.
Segunda Auditora Interna
Los Auditores Internos en Entrenamiento que participaron en la
actividad fueron:
- Arturo Silva - Manuel Ibaceta- Pamela Alfaro- Jos Snchez-
Cristin Eade - Liliana Tapia
y nuestra evaluacin individual, es la siguiente:
1. Pamela Alfaro y Jos Snchez, tuvieron un buen desempeo y
preparacin de la auditora. Ambos llegaron con listas de
verificacin, con los procedimientos e instructivos estudiados,
adems participaron activamente de la auditora, consultando
actividades del proceso a los auditados, revisando y verificando
registros. Adems demostraron inters en mejorar lo aprendido, se
vieron motivados y con una activa y correcta participacin, con
comentarios y observaciones atingentes.
2. Manuel Ibaceta demostr inters en aprender de la actividad de
auditora, realizando preguntas asociadas la implementacin de la
documentacin. Sin embargo no prepar la auditora, no haba revisado
la documentacin a auditar ni tampoco prepar una lista de
verificacin o preguntas para auditar el desempeo del proceso.
3. En el caso de Arturo Silva, Cristin Eade y Liliana Tapia,
estos presentaron un desempeo deficiente en el desarrollo de la
actividad, desconociendo la documentacin a auditar, sin
participacin activa en el proceso, ni tratando de aclarar dudas
respecto a poder potenciar lo aprendido en el curso de auditores
internos.
4. Cabe destacar que el Sr. Cristin Eade manifest el inters de
retirarse de la actividad alrededor de las 09:30 de la maana,
argumentando que la institucin se encontraba con paralizacin de
actividades y por lo tanto l se iba a adherir a este, comentando
que para l el Sistema de Gestin de Calidad no aportaba a la mejora
de la gestin, sino que para el era solamente burocracia. Adems
consult a la Jefe del Subdepartamento del Laboratorio Qumico los
motivos por los cuales ellos haban aceptado igualmente efectuar la
auditora programada. Se solicit a este definir su participacin en
la actividad de auditora, decidiendo quedarse. Sin embargo su
participacin fue nula, sin inters en el proceso, retirndose varias
veces de la auditora.
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Auditora de Precertificacin
En general los auditores asignados evidenciaron preparacin,
bosquejaron lista de chequeo demostraron buen trato, y mucha
amabilidad, cabe destacar es frecuente que emitan opiniones y
quieran arreglar las desviaciones que se van presentando.
Los auditores Luis Jara y Jorge Ortega participaron en la
auditoria DAU-01-11, realizaron un buen trabajo, con muy buena
participacin en la reunin de cierre especialmente, durante las
entrevistas un destacado comportamiento.
La auditora Judith Valds participo en la auditoria DES01-11
mostr buena disposicin se noto una preparacin realizo preguntas
apropiadas y participo en todas las etapas de la auditora.
Las auditoras Elsa Llanos y Alexandra Vega, participaron en la
auditoria STE-01-11, no participaron de la reunin de inicio
habiendo llegado temprano, esperaron en otro lugar, en todas las
etapas posteriores participaron mostrando conocimiento y preparacin
sobre los temas auditados.
Conclusin
Corresponde al Representante de la Direccin, entregar apoyo
tcnico para ir mejorando el desempeo del equipo de auditores del
Servicio nacional de Aduanas, incluyendo, si fuera necesario, la
realizacin de talleres de reforzamiento dnde se haga un anlisis
crtico de la metodologa y experiencias en terreno, para ir formando
criterios comunes que mejoren la eficiencia del proceso de
Auditoras Internas del Sistema de Gestin de la Calidad.
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Av. Larran 6642 Of. 315 La Reina Santiago Chile Fono (56 2)
2265765 [email protected]