Universidad Nacional de Rosario Facultad de Ciencias Econmicas y
Estadsticas Escuela de Administracin Departamento de prctica
profesional Alumno: Snchez, AnalaRoxana Legajo: S-0489/8 DNI:
20.175.582 Correo electrnico:[email protected]
[email protected] Telfono: 0341-4381419 o 0341-153
107736 Carrera: Licenciatura en Administracin Plan: 2003
Asignatura: Taller de Prctica Profesional Mdulo I: Pasanta I T Te
em ma a d de el l i in nf fo or rm me e: : E Em mp pr re es sa a d
do on nd de e s se e r re ea al li iz z l la a p pa as sa an nt t a
a: : R Ro od da ad do os s S S. .A A. . P Pr ro of fe es so or r t
ti it tu ul la ar r: : C CP P y y L LA A P Pe er ro oz zz zi i, , A
Al lb be er rt to o T Tu ut to or r a as si ig gn na ad do o: : C
CP P A Ar rg ga a a ar ra a, , F Fa an ni i F Fe ec ch ha a d de el
l a an nt te ep pr ro oy ye ec ct to o: : 1 19 9/ /0 04 4/ /1 11 1
F Fe ec ch ha a d de e a ap pr ro ob ba ac ci i n n d de el l a an
nt te ep pr ro oy ye ec ct to o: : 0 02 2/ /0 08 8/ /1 11 1 1 ndice
1.INTRODUCCIN
.............................................................................................................................
3 1.1.Introduccin al tema
.................................................................................................................
3 1.2.Breve descripcin de la empresa
..............................................................................................
3 1.3.Tareas realizadas en la empresa
...............................................................................................
6 2.ALCANCE, OBJETIVOS Y METODOLOGA
.......................................................................................
8 2.1.Alcance del trabajo
...................................................................................................................
8 2.2.Objetivos
...................................................................................................................................
8 2.2.1.Objetivos
generales...............................................................................................................
8 2.2.2.Objetivos especficos
............................................................................................................
8 2.3.Metodologa Etapas
...............................................................................................................
8 2.3.1.Relevamiento
........................................................................................................................
9 2.3.2.Anlisis y diagnstico
............................................................................................................
9 2.3.3.Propuestas
............................................................................................................................
9 3.RELEVAMIENTO
...........................................................................................................................
10 3.1.Marco terico
..........................................................................................................................
10 3.2.Trabajo de campo
...................................................................................................................
16 3.2.1.Resultados obtenidos
..........................................................................................................
16 4.ANLISIS Y DIAGNSTICO
...........................................................................................................
20 4.1.Anlisis y diagnstico de los resultados obtenidos
.................................................................
20 5.PROPUESTAS
...............................................................................................................................
23 5.1.Propuestas de solucin para los problemas diagnosticados.
................................................. 23 5.2.Anlisis de
factibilidad
............................................................................................................
24 5.2.1.Anlisis de factibilidad tcnica
............................................................................................
24 5.2.2.Anlisis de factibilidad operativa
........................................................................................
25 2 5.2.3.Anlisis de factibilidad econmica
......................................................................................
25 5.2.4.Anlisis de factibilidad financiera
.......................................................................................
26 6.CONCLUSIN
...............................................................................................................................
27 I.CUESTIONARIOS
..........................................................................................................................
28 II.IT.VII.11 PEDIDO DE REPUESTOS BASES OPERATIVAS
................................................................ 30
III.IT.VII.12 REGISTRO DE ENTRADA-SALIDA DE EQUIPOS
............................................................... 34
IV.PRESUPUESTOS HARDWARE
.......................................................................................................
38 V.PRESUPUESTO INFOLOGY MODIFICACIONES A REALIZAR
....................................................... 41
BIBLIOGRAFA UTILIZADA:
...................................................................................................................
44 3 1.INTRODUCCIN 1.1. Introduccin al tema
LapasantesedesempeaenlaempresaRODADOSS.A.paralaelaboracindel
presente informe, durante el periodo transcurrido entre el 1 de
marzo y el 31 de agosto
de2011.Lasfuncionesquedesarrollenlaempresafueronespecficamentecomo
Encargada del Sistema de Gestin de la Calidad. 1.2. Breve
descripcin de la empresa Perfil de la empresa
En1977naceenRosarioRODADOSS.A.
pioneraenalquilerdeautoelevadoresenel
interiordelpas,dedicndoseademsala
comercializacindecubiertasyautoelevadores
usados.Desdesuiniciohastalosaos90
debiafrontartiemposdifcilesquesuper
destacndoseporlapujanzayconstante innovacin en su rubro.
Enelao1983incorporadentrodesus
actividadeslacomercializacindeautoelevadores,transpallets,apiladores,ytodala
gamadeproductosLinde,brindandoademsunareddeserviciosadicionalescomo
son la venta de repuestos, servicio pos venta, reparaciones y
asesoramiento tcnico.Entre sus clientes se encuentran empresas que
atienden al mercado interno como as
tambinexportadorasquepertenecenalosmsvariadosrubrostalescomo
frutihortcolas, cementeras, embotelladoras, aceras, tabacaleras,
curtiembres, lcteas, supermercados, alimenticias en general, etc..
A partir de los aos 90 RODADOS S.A. comienza una etapa de real
transformacin y mejoramientocontinuo.
Elcrecimientosostenidosuperioral15%promedioanualen
facturacinyenunidadesdestinadasaalquilerdanunmarcodelaenvergadurade
esta empresa.
TranscurrenlosaosyRodadosS.A.acompaalasnecesidadesdesusclientes
incorporandoBasesOperativasconcapacidaddegestinautnomaquepermiten
brindarserviciotcnicoycomercial,ao1999Tucumn,2002Gualeguaych,2004 4
GeneralRoca,2009Corrientesy2010Sunchales.Suinfraestructuradeserviciose
componede5vehculosdestinadosacomercializacin,16unidadesdeasistencia
mvilequipadascontecnologadeavanzadaypersonalaltamentecalificadoque
permiten brindar un servicio de excelencia, cuenta adems con 5
camiones diseados para el traslado propio de los autoelevadores y
equipos.Enelao2010,laSedeCentralsetraslada,inaugurndoselas
instalacionesenJosMaraRosa 7789(Av.deCircunvalacinentre
Av.LagosyAutopistaaBuenos Aires).Eldesarrollode4500m2
totales,estemplazado estratgicamente,permitiendoun
serviciodelogsticams
apropiado.Enlos2800m2destinadosatallersedistribuyenlosboxdetrabajoque
cuentancontecnologadepuntarespetandounminuciosoyestudiadolayout
adaptadoalosprocesos,los1700m2restantesestndestinadosarepuestos,
oficinas y servicios varios.
Pujante,emprendedoraysustentableRODADOSS.A.modernizasusinstalacionesy
proyecta la incorporacin de nueva tecnologa, mejoramiento continuo
de los procesos y capacitacin constante a sus empleados.Es una
empresa que piensa y crece junto a sus clientes y sus necesidades,
con la clara visin de brindar soluciones en apoyo de la logstica en
el movimiento de materiales. Rosario, 28 de J unio de 2010 1
1TextoobtenidodevideoinstitucionalrealizadoconelobjetodelavisitadelIntendentedelaciudad
IngenieroMiguelLifschitz,el01dejuliode2010(documentonoeditado).
Informeyreportajeperiodsticosobrevisitaconsultadoel02deoctubrede2011en:
http://www.mlintendente.com.ar/index.php?Itemid=42&id=2222&option=com_content&task=view
y http://www.on24.com.ar/nota.aspx?idNot=37404. 5 Poltica de la
calidad
LadireccineintegrantesdeRODADOSS.A.conlaconviccindequelacalidad
desempea un rol fundamental en todas sus actividades y negocios,
considerando que
lamismadebesercuidadosamenteelaboradaygarantizada,secomprometena
suministrar los servicios de alquiler y venta de autoelevadores
nuevos de conformidad
conlosrequisitos:propiosdelaorganizacin,reglamentarios,ambientalesyde
seguridadvigentes,construyendolacalidaddesusprocesosapartirdelamejora
continua, con el pleno uso de la capacidad individual de todos sus
miembros y con el objetivo de lograr la satisfaccin de los
requerimientos de sus clientes Rosario, Julio de 2003 Francisco
Moravac Gerente General 2
2 Manual de Gestin de la Calidad (MGC Rev.3 Vigencia 03/09/07)
Pgina 7.Disponible en: http://www.rodados-sa.com.ar/historia.htm.
Consultado 2 de diciembre de 2011. 6 1.3. Tareas realizadas en la
empresa
Desdeel8demarzode2000hastalaactualidadlasfuncionesdesarrolladasenla
empresa fueron:Archivo de documentacin. Comercializacin y
marketing, desarrollo y administracin de base de datos de clientes,
seguimiento de contactos realizados por vendedores. Pago a
proveedores, conciliaciones de cuentas corrientes de proveedores.
Conciliacionesbancarias.Informeseconmicos-financierosparagerencia
general.Comercioexterior(contabilizacin),carpetadeantecedentes,costeode
importaciones.
Desdefebrerode2004lideralaimplementacindelnuevosistemadegestin
informtico y desarrollo de mdulo informtico de servicio tcnico-
capacitacin en el uso de herramientas informticas.
Desdeabrilde2003sedesempeacomoEncargadadelsistemadegestindela
calidad y Representante de la direccin para la implementacin de ISO
9001.Descripcin de funciones REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN,
ENCARGADO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD:
Independientementedelasresponsabilidadesdeterminadasporotrasfunciones,
administraycorrigeelSistemadeGestindelaCalidaddelaempresa,asegurando
queseapliqueymantengaactualizado,conformeconlanorma
ISO9001:2000ylos objetivos perseguidos con su Poltica de la
calidad. RESPONSABILIDADES: Asegura que se establezcan, implementen
y mantengan los procesos necesarios para el sistema de gestin de la
calidad.
Aseguraquesepromuevalatomadeconcienciadelosrequisitosdelclienteen
todos los niveles de la organizacin.
ParticipaenlaelaboracindelManualdelacalidadytodoslosdocumentos,
procedimientos, planes de la calidad, especificaciones, etc. 7
AdministralosManualesdelacalidad,losprocedimientosytodoslos
documentos que se controlan. Conoce los problemas que afectan a la
calidad del servicio y controla su registro. Inicia las solicitudes
y acciones correctivas y se encarga de su seguimiento. Impulsa y
coordina la capacitacin y adiestramiento del personal. Elabora los
programas de Auditoras internas de la calidad. (programas, planes,
seguimiento en base a los informes de auditora).
InformaalaDireccinsobreelfuncionamientoydesempeodelsistemade gestin
de la calidad. Programa y colabora en la "Revisin por la Direccin".
AREA DE AUTORIDAD: mbito de la empresa. 3
3 Ibidem Pginas 19 y 20. 8 2.ALCANCE, OBJETIVOS Y METODOLOGA
2.1. Alcance del trabajo El presente informe, se centra en el
anlisis de las actividades: requisicin de repuestos de bases
operativas a casa central, aviso de entrada y salida de equipos de
alquiler en bases operativas. Se plantea como alcance temporal el
perodo desde el 1 de marzo al 31 de agosto de 2011. 2.2. Objetivos
2.2.1.Objetivos generales Definir un procedimiento de requerimiento
y seguimiento de pedidos de repuestos, realizado por las bases
operativas a casa central a travs del sistema informtico.
Establecer un procedimiento de informacin en lnea del aviso de
entrada y salida de equipos para optimizar el proceso de facturacin
de alquileres. 2.2.2.Objetivos especficosRelevar y analizar los
procedimientos de trabajo utilizados.
Identificarlasoportunidadesdemejoraquepermitanhacermseficienteslos
mencionados procesos. Analizar los recursos existentes y la
factibilidad de la propuesta. Establecer nuevos procedimientos de
trabajo que permitan mejorar el seguimiento de pedidos de repuestos
y optimizar el proceso de facturacin. 2.3. Metodologa Etapas El
proceso de ejecucin de la pasanta comenz una vez aceptada la
realizacin de la misma por el gerente de la
empresa.LapasantesedesempeacomoEncargadadelsistemadegestindelacalidad
desde el ao 2003, momento en que se comenz a realizar en la empresa
los cursos de capacitacin para la implementacin de un Sistema de
gestin de la calidad segn normas ISO 9001:2000.
Lostemasseleccionadosparalaelaboracindelinforme,coincidencondos
problemticasabordadasenlaorganizacin,enelperododerealizacindela
pasanta. 9
Enelperodode200horassehandispuestolasactividadesenordencronolgico,
adems todas han sido realizadas de una forma satisfactoria y de la
manera siguiente: 2.3.1.Relevamiento
Elmarcotericoseconstruyrecogiendoinformacinrelativaalaproblemtica
revisandobibliografaybuscandoporInternet;setuvoencuentalahistoriadela
empresa,suencuadredentrodeunsistemadegestindelacalidadsegnnormas
ISO 9001 y los avances en materia de tecnologa de la informacin
(TI).Se utilizaron como tcnicas de relevamiento: entrevista
personal, observacin personal
yreunindetrabajo.Enfuncindeestas,setrabajenrevisarlaoperatoriadelasbases
operativas en cuanto a: las requisiciones de repuestos ylas
entradas y salidas de los equipos de la flota entregados en
alquiler.
Paralaobtencinderesultados,setuvieronencuentalosantecedentesdela
organizacin y su situacin actual. 2.3.2.Anlisis y diagnstico
Enestaetapa,unavezdefinidalaproblemticaserealizaelrelevamientode
procesos,procedimientosyelementosinvolucradosparafinalmentesometerlosa
anlisis y llegar al diagnstico. 2.3.3.Propuestas
Unavezrealizadoelanlisisdelaproblemticaeidentificadaslascausasse
examinaron distintas propuestas de solucin. Se solicitaron
presupuestos, seevalu la factibilidad tcnica, operativa y
econmico-financiera.Se disearon y solicitaron las adecuaciones al
sistema informtico. Se confeccionaron
losprocedimientosoinstructivosconvenientesparallevaracabolosregistros
mencionados.
Finalmenteseimplementaronlaspropuestassugeridasyluegoseverificlaeficacia
de las mismas. 10 3.RELEVAMIENTO 3.1. Marco terico ISO 9001:2008
INTRODUCCIN
Laadopcindeunsistemadegestindelacalidaddeberaserunadecisin
estratgica de la organizacin.El diseo y la implementacin del
sistema de gestin de la calidad de una organizacin estn
influenciados por: a.el entorno de la organizacin, cambios en ese
entorno y los riesgos asociados con ese entorno, b.sus necesidades
cambiantes, c.sus objetivos particulares, los productos que
proporciona, d.los procesos que emplea, e.su tamao y la estructura
de la organizacin
Estanormainternacionalpromuevelaadopcindeunenfoquebasadoenprocesos
cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema
de gestin de la
calidad,paraaumentarlasatisfaccindelclientemedianteelcumplimientodesus
requisitos.
Paraqueunaorganizacinfuncionedemaneraeficaz,tienequedeterminary
gestionar numerosas actividades relacionadas entre s. Una actividad
o un conjunto de
actividadesqueutilizarecursos,yquesegestionaconelfindepermitirquelos
elementosdeentradasetransformenenresultados,sepuedeconsiderarcomoun
proceso.Frecuentementeelresultadodeunprocesoconstituyedirectamenteel
elemento de entrada del siguiente proceso.
Laaplicacindeunsistemadeprocesosdentrodelaorganizacin,juntoconla
identificacin e interacciones de estos procesos, as como su gestin
para producir el resultado deseado, puede denominarse como enfoque
basado en procesos.
Unaventajadelenfoquebasadoenprocesoseselcontrolcontinuoqueproporciona
sobre los vnculos entre los procesos individuales dentro del
sistema de procesos, as como sobre su combinacin e interaccin.
Unenfoquedeestetipo,cuandoseutilizadentrodeunsistemadegestindela
calidad, enfatiza la importancia de: 11 a.la comprensin y el
cumplimiento de los requisitos, b.la necesidad de considerar los
procesos en trminos que aporten valor, c.la obtencin de resultados
del desempeo y eficacia del proceso, y d.la mejora continua de los
procesoscon base a mediciones objetivas. 4
Elmodelodeunsistemadegestindelacalidadbasadoenprocesosquese
muestran en la figura 1 ilustra los vnculos entre los mismos. En
esta figura se puede ver el papel significativo que juegan los
clientes para definir los requisitos de entrada.
Lasatisfaccindelclienteseevalamediantelainformacindelapercepcindel
cliente relativa a si la organizacin ha cumplido sus requisitos. 5
Este modelo se basa en Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA),
puede describirse brevemente como:
PLANIFICAR:establecerlosobjetivosyprocesosnecesariosparaconseguir
resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas
de la organizacin. HACER: implementar los procesos.
VERIFICAR:realizarelseguimientoylamedicindelosprocesosylosproductos
respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos para el
producto, e informar sobre los resultados. ACTUAR: tomar acciones
para mejorar continuamente el desempeo de los procesos. 6
4 IRAM-ISO 9001:2008 (segunda edicin) (2008-12-23) (pp. vi-vii)
5 Ibidem 6 Ibidem 12 MEJORA CONTINUA
Elrequisito8.5delanormaISO9001:2008exigealaorganizacinmejorar
continuamentelaeficaciadelsistemadegestindelacalidadmedianteelusodela
polticadelacalidad,losobjetivosdelacalidad,losresultadosdelasauditoras,el
anlisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la
revisin por la direccin. 7
Estosignificaquelaorganizacindebeadoptarunaaproximacincentradaenlos
resultadosenmateriadeincrementocontinuoycuantificabledelasatisfaccindel
cliente.
Lacreacindeunaculturademejoracontinuaenunaorganizacin,noesalgoque
pueda hacerse de un da para el otro.Cambiar la mentalidad, los
hbitos, las tcnicas y los conocimientos del ser humano constituyen
un gran reto. No existen frmulas mgicas ni soluciones simples, es
un trabajo arduo que requiere
demuchaconstancia,lamejoracontinuaexigeenprincipiounconvencimientopor
partedeladireccindelaempresa,unliderazgofirmeysostenidoqueapoyela
7 Ibidem (p. 16) 13
iniciativaylaadhesinasusprincipios,laasignacinderecursossuficientesyla
participacin activa de todos sus integrantes.Todosistemade
gestinatraviesaalaorganizacintransversalmente, noeslalabor de un
rea especfica sino el esfuerzo y trabajo en equipo de todos sus
integrantes.
EvolucindelE.R.PEnterpriseResourcePlanning(SoftwaredeGestin
Empresarial): En 1980 aproximadamente surge el primer concepto de
E.R.P como una evolucin del M.R.P Material Resource Planning
(Planificacin de Pedidos de Material).El E.R.P es un mtodo efectivo
de gestin de todos los recursos de una empresa que
transformalaplanificacinoperacionalenunidades,laplanificacinfinancieraen
dineroy,porsuparte,tienecapacidaddeefectuarsimulacionesbasadasen
preguntas. Es realizado a partir de una variedad de funciones que
se inter-ligan entre
s.Pasada,msomenos,unadcada,alrededorde1990,yyacontodaslas
innovacionestecnolgicasdelapocaysunecesidaddeexpansinenreastan
distinguidas como la Ingeniera, Finanzas, Recursos Humanos, Gestin
de Proyectos,
ServiciosyBanca,esdecir,todaslasactividadesquesoninherentesacualquier
empresa,totalmenteintegradasenunasolucin,surgeelERPEnterpriseResource
Planning (Software de Gestin Empresarial). Un hecho importante es
que se integren
todoslossubsistemasexistentesenunaempresa,losERPconsiguenresultados
mejores que el total de los subsistemaspor separado (el todo es
mayor que la suma de sus partes). Los tradicionales sistemas
aplicacionales usados generalmente por las
empresastratantodaslastransaccionesporseparado.Sonhechosyusadospara
responderafuncionesespecficasparalasquefuerondestinados.LosERPdejaron
demiraraisladamenteaunatransaccin,ylacomienzanavisualizarcomoparte
integral de un conjunto de procesos inter-ligados que caracterizan
toda la existencia de una empresa o institucin. Casi todos los
sistemas de aplicaciones tradicionales usados por separado en
algunas
empresasnadamssonherramientasdemanipulacindedatos.Almacenandatos,
losprocesanylospresentandeformaapropiadarequeridaporelusuario.Eneste
proceso,elnicoproblemaesquenohayconexinaparenteentrelosdiversos
sistemasusadosporlosdiferentesdepartamentos.UnsistemaERPhacelomismo,
pero de una manera diferente. Surgen fcilmente centenares de tablas
llenas de datos 14
generadoscomoresultadodediversastransacciones,quedndosesloenel
departamento que les dio origen, en vez de que sean tratados e
integrados de forma
talqueseanutilizadospormltiplesusuariosenmltiplesdepartamentosypara
diferentes fines que no fueron el objetivo inicial. La constante
evolucin de la tecnologa y la reduccin del precio del hardware
hicieron que las pequeas y medianas empresas pudieran tener un
sistema ERP. Los primeros ERPs fueron inicialmente desarrollados
para funcionar en equipos mainframes. Con la llegada de los famosos
PCs y las arquitecturas cliente/servidor de mltiples capas en Unix,
la as/400 y Windows NT, la relacin con SGBD (Sistemas de Gestin de
Bases
deDatos)ysuintegracincontecnologasWebcontribuyengranmedidaparala
facilidad de utilizacin de los sistemas ERP.
Tambinesimportantelatransferenciadedatoselectrnicamenteporlosdiversos
departamentosdeunaempresa,visto quelos mismos
seencuentrandistribuidospor tiendas, puestos de distribucin,
almacenes, y ni siquiera todo est en el mismo local, de hecho,
pueden encontrarse a ms de 300 km de distancia. Sistemas como
Internet,
Intranet,Workflow,Workgroups,Groupware,Datamining,Datawarehousing,etc,
influencian a los ERPs para una evolucin hacia el futuro.
LosERPsevolucionaronhastalosdasdehoyycontinanenconstanteevolucin,
pues intentan de una forma u otra acompaar la evolucin de las
propias tecnologas
computacionales.TodoestollevalasempresasacreerquelossistemasERP
podran mejorar la performance de una empresa. 8 Internet, tipos de
conexin, ventajas y limitantes, componentes.
InternetADSL:LatecnologaADSL(AsymmetricDigitalSubscriberLineolneade
abonado digital asimtrica), recibe este nombre porque los canales
de datos no tienen lamismavelocidaddetransmisin,ya
queutilizalamayorpartedelanchodebanda
paralarecepcindegrandescantidadesdeinformacindescendenteodownstream
(deInternethaciaelusuario),yunapequeaporcindelanchodebandapara
regresar la informacin ascendente o upstream (del usuario hacia
Internet) porque en la gran mayora de los casos, el volumen de
informacin recibida es mucho mayor que
8
http://www.informatica-hoy.com.ar/software-erp/Evolucion-Historica-del-Software-ERP.php
15
laenviadaylgicamenteinteresaquehayamuchamscapacidadpararecibirque
para emitir, todo dentro del mismo cable de telfono. Principales
ventajas:
ElADSLusalamismalneadecobrequeeltelfonoconvencional,yporlo tanto es
relativamente fcil de instalar.Los precios de venta son
relativamente bajos. Con una sola lnea telefnica se puede tener
simultneamente servicio de voz, fax y servicio de Internet de alta
velocidad.Limitantes: No existe cableado en toda la ciudad.
Necesitaestaraunos5kilmetrosdeunacentral,comomximo,parapoder
funcionar.Las lneas telefnicas deben estar digitalizadas para
recibir este servicio. Internet por aire o Wireless (Wi-FI): Es un
sistema que con la ayuda de una antena que se coloca en el balcn o
la terraza, los datos van y vienen entre la Web y el hogar
uempresaporelaireatravsdeondasderadioqueviajanenlafrecuenciade3.5
Gigahertz (GHz)y la convierte en informacin que se transmite por un
cable hasta la computadora donde est el Wireless Modem.
Laofertadeservicios(ydeprecios)enInternetsincablesesmuydiversa.Poreso,
convieneecharunvistazoatodaslasopcionesquetienedisponibleelconsumidor.Principales
ventajas: NO requiere del uso de lneas telefnicas. Son las que
menos infraestructura fija requieren (una antena en el techo que se
comunica con otra, ms poderosa). Potencia significativamente sus
capacidades de
comunicacin.Esunaredconstruidayoptimizadaparadarexclusivamenteserviciode
conectividad y trasmisin de datos, con mxima performance.
Nosecomparteconotrosservicios,comoelcasodelADSL,oelCable Modem.
Elservicioessimtrico,permitiendolosmismoslmitesdevelocidadde
transferencia para subida que para bajada de informacin.Limitantes:
En zonas con muchos edificios puede haber problemas con la recepcin
de la seal, lo que reduce el ancho de banda disponible para
transmitir datos.16
Elcostodelserviciomensualesrelativamentealtocomparadoconotros
servicios. El ancho de banda mximo por el momento es de 1024 Kbps.
Routers:Esunordenadordepropsitoespecial(ounpaquetedesoftware)que
maneja la conexin entre dos o ms redes y examina las direcciones
destinatarias de los paquetes que pasan a travs de ellas,
decidiendo por qu ruta enviarlos. 3.2. Trabajo de campo Para el
trabajo de campo se utilizaron como tcnica de recoleccin de la
informacin entrevistas personales y reuniones de trabajo,
comunicaciones telefnicas y por correo electrnico:
Conlosinvolucradosquerecepcionanlanotadepedidoencasacentralyel
responsable del rea,para la problemtica de la nota de pedido.
Conpersonaldefacturacinyauxiliardeserviciotcnicoparaelregistrode
aviso de entrada y
salida.Conelconsultorenmantenimientodesistemasycomunicacionesyel
encargado de administracin y finanzas para la problemtica de
lentitud en las comunicaciones va Internet.
Conlaempresaproveedoradelsistemainformticoparalaadecuacindel
sistema informtico al proceso de la organizacin. Adicionalmente, a
medida que se fue analizando la problemtica, se aprovech el viaje
depersonaldecasacentralalabaseoperativaTucumn,paracorroborara travs
delaobservacinpersonal,laformaenqueactualmentetrabajan.Fueascomose
identificaronlasdificultadesqueselespresentanpararealizarlaoperatoriaenel
sistema de gestin.3.2.1.Resultados obtenidos Antecedentes de la
organizacin:
a.RodadosS.A.esunaempresaqueenelmesdemarzode2003,comenza
trabajarconlaimplementacindeunSistemadegestindelacalidadsegn normas
ISO 9001:2000.El proceso se inici con los cursos de capacitacin que
se
desarrollarondurantetodoeseao.EnJuliode2003,sedefinelaPolticadela
calidad y el alcance para la certificacin de ISO 9001:2000. b.En
concordancia con este proceso y dada la obsolescencia del sistema
de gestin informtico administrativo-contable (E.R.P), que se
utilizaba hasta ese momento, la 17
empresaproveedoradelmismoofrecalaalternativademigrarlagestinaun
sistema basado en plataforma para servidores y estaciones de
trabajo con sistema operativo Windows.Esta opcin fue adoptada por
Rodados S.A. c.En el momento en que se analiz esta alternativa, se
observ que el viejo sistema
administrativo-contableerautilizadoenaproximadamenteun25al30%desu
potencial,porejemplonoseutilizabaelmdulodestock,lasfacturasse
ingresaban por cuenta contable y no por artculo, es decir que la
utilidad que se le
dabaeramsalosfinescontablesydefacturacinquecontemplandolas
herramientas administrativas.Esto gener en los lderes de
implementacin del nuevo sistema informtico la necesidad de formar
una cultura de buen uso de esta
nuevaherramienta,complementndoseasuvezconlosavancesdela
implementacin del Sistema de gestin de la calidad. d.Una vez creada
esta cultura de trabajo y definido el alcance del sistema de gestin
delacalidad:Ventadeautoelevadoresnuevosyalquilerdeautoelevadores,
surgi la necesidad de desarrollar un mdulo de servicio tcnico
dentro del sistema
informtico.Esteconstituyunaherramientamuyimportanteparagestionarla
informacin crtica referente al servicio tcnico de pos-venta de
alquiler y venta de autoelevadores.
e.Eldesarrollodelnuevomdulodeserviciotcnicofueposiblegraciasaquela
empresaproveedoradelsistemaE.R.Pimplementadoesrosarina,elsoftwarees
dedesarrollopropioybrindadentrodesusservicios,eldiseodeproyectos
especialesdesoftwareasolicituddelosclientes,complementndoseconlos
mdulos estndar que constituyen el sistema
base.f.Todoloantesenunciado,daunmarcodelaimportancia que
tuvoytieneparala organizacin el uso del sistema informtico como una
herramienta fundamental de la gestin del negocio y la informacin.
Situacin
actualElusodelsistemainformticoengeneralparatodalaorganizacinyenparticular
dentrodelprocesodecomprasyventas,constituyeunafuentedeinformacinmuy
importante, ya que permite rastrear la trazabilidad de las
operaciones desde su inicio
hastasuculminacin.Ademselregistroquedaalojadoenbasesdedatos
permitiendoquelainformacinpermanezcadisponibleyalalcancedecualquier
operador habilitado para la consulta y gestin. El sistema de E.R.P
Sofcrates cuenta con los siguientes mdulos: 18 ARCHIVOSPROVEEDORES
TABLASTESORERA VENTASSTOCK DEUDORESSERVICIO TCNICO (desarrollado p/
la organizacin) COMPRASCONTABILIDAD El personal de la empresa en
sus distintos niveles manifiesta que la experiencia en el
usodeestaherramientainformticaleshademostradosobradamente,lasventajas
que conlleva para la gestin comparndola con programas y
herramientas informticas
talescomoExcel,Word,etc.stosltimospuedensertilesparaprocesossimples
que no necesiten interaccin, repeticin y seguimiento de las
operaciones realizadas y es utilizada como una herramienta
complementaria por el personal.
Laculturaorganizacionaldeaprovecharalmximocadaunadelasprestacionesdel
E.R.P,
fusionandolosprocesosconlasaplicacionesdisponiblesdelsistema,hasido
siempreelmotorqueimpulsaalpersonalabuscarsolucionesdentrodelsistemade
gestin.Por otra parte los avances tecnolgicos y su mayor
accesibilidad econmica permitieron que poco a poco la organizacin
fuera incorporndolos y los procesos que
serealizabannicamentedesdelacasacentralsefuerandescentralizandoy
hacindose cada vez ms extendidos en las bases operativas. Todos los
procesos implementados en el sistema informtico permiten al
personal de
laempresa,independientementedeencontrarseenlacasacentraloenlasbases
operativas,realizarconsultasencuantoalestadoenqueseencuentranlas
requisicionesinternas,rdenesdecompra,recepcindemercadera,presupuestos,
entrega de mercadera, facturacin, etc. Permitiendo visualizar el
estado de evolucin de las distintas operaciones sea por pantalla o
emitiendo listados en lnea.
Ademsesunaherramientadeusocomnparatodoelpersonal,estoimplicaque
todosestn
familiarizadosconsuuso,cualquierusuariohabilitadopuedeconsultaro
gestionar la secuencia del proceso en las distintas instancias. 19
Este software tambin tiene incorporado el uso de correo electrnico,
permitiendo a los
usuariosunavezgestionadountipodeformulario,elegirimprimirloyenviarlopor
correo electrnico o simplemente usar una de estas dos
alternativas.Esto da un plus de practicidad y ahorro de costos en
impresiones innecesarias. 20 4.ANLISIS Y DIAGNSTICO Problemtica No
se registran en el sistema informtico las requisiciones de
repuestos de bases operativas a casa central. Registro centralizado
del aviso de entrada-salida de equipos de alquiler.
LentitudenlascomunicacionesremotasvaInternetentrecasacentralybases
operativas. Sofware no compatible con las necesidades del proceso.
Definida la problemtica se comienza a trabajar en el tema. 4.1.
Anlisis y diagnstico de los resultados obtenidos Inicialmente
serealiz un relevamientode:procedimientos actuales, flujo y
necesidades de informacin, posibilidades y alternativas que brinda
el software actual,
informacintcnicadelhardwarevelocidaddeanchodebandadecasa central y
bases operativas, aptitud del personal involucrado, problemas para
la implementacin de los mismos. Al analizar la misma, se determina
que: a.El requerimiento de pedidos de las bases operativas ala casa
central no est
implementadopararealizarloatravsdelsistemainformtico.Estospedidos
se realizan a travs de correo electrnico ya sea directamente en el
cuerpo del mismo o enviando un archivo Excel con el pedido.Cuando
el formato utilizado
paraelpedidoderepuestosesenExcel,apesarquelabaseoperativalo numera
correlativamente, sucede que envan elmismo nmero de pedido con
repuestos agregados a distintas horas del da, generando an mayor
confusin al receptor. Por otra parte el receptor de los pedidos en
casa central manifiesta
quetodaestasituacingeneraduplicacindepedidos,problemasparael
seguimientodelosmismos,enalgunoscasosfaltanyenotrosseduplican 21
envos que lo llevan a realizar controles innecesarios que provocan
prdida de tiempo y confusin.En base a lo expuesto por el operador,
se detecta, que independientemente de las oportunidades de mejora
que se podran llevar a cabo implementando este proceso en el
sistema informtico, existe un error conceptual en cmo se lleva
acaboelmismo.Unavezqueserealizaunpedidoynoserecibi rpidamente, no
se debe generar un nuevo pedido sinoque se debe reclamar el que ya
se haba gestionado.De persistir este error conceptual, la repeticin
de pedidos sereiterara aun implementndolo en el sistema informtico.
b.Alrealizarselagestindecobros,elpersonaldetectaquehayfallasenla
facturacin de alquileres, los clientes se quejan por sobre
facturacin (por das en que ya no tenan el equipo).
Lafacturacindealquileresdeequiposserealizaatravsdeunproceso diseado
en el sistema informtico que se denomina aviso de facturacin, el
mismo diariamente da aviso al empleado de facturacin listndole los
contratos pendientes. Al seleccionar el contrato el sistema abre el
documento inicindose
deestamaneraelprocesodefacturacin.Paraqueestofuncione,sedebe
realizarlacargainicialdeloscontratosdealquilereiralimentandoelsistema
conlainformacindeentradaysalidadelosequipos.Eloperadorrealiza
controles para evitar fallas, pero si la base operativa no avis,
demor en avisar
oavisynoseregistrlaentradadelequipo,nieloperadornielsistema
detectan el error.
c.Adicionalmenteyalrealizarelanlisis,sedetectaqueexistendificultadesen
las comunicaciones va Internet, al hablar con la gente de las bases
operativas,
manifiestanqueelsistemadegestinesmuylentoyqueporejemplopara poder
emitir un remito por un solo artculo pueden tardar hasta 15
minutos. Una vez efectuado el anlisis se realiza el siguiente
diagnstico:a.Faltadeinstructivoparaelingresoyseguimientodenotasdepedidoenel
sistema informtico.
b.Faltadeinstructivopararegistrarlaentrada-salidadeequiposenelsistema
informtico para descentralizar la operatoria. 22 c.Lentitud en las
comunicaciones remotas va Internet entre casa central y bases
operativas.LacasacentralRosariodesdequesemudasusnuevas
instalaciones, a pesar de las promesas del proveedor habitual de
telefonade
laempresa(TelecomS.A.),noconsiguitenerInternetvacabletelefnico
(ADSL).Actualmentela proveedora le brinda solo cobertura telefnica
por aire
(sinfax,niInternet)porfaltadedigitalizacindelaslneas,tampocoexiste
coberturadeInternetporcableenlazona.Envirtuddeesto,lanica
alternativa de Internet que consigui la empresa en la zona es por
aire a travs
deInstalnet,conunavelocidaddeanchodebandatantodesubidacomode
bajadadedatosde512Kbps,expandiblesa1024Kbps.Adems,labase
operativaGualeguaych(parqueindustrial)tambintieneInternetvaairey
Tucumn tiene Internet por ADSL de muy baja calidad.
d.Problemaconelsoftwarenocompatibleconlasnecesidadesdelproceso
paralaimplementacindelanotadepedido.Solamentepermiteasignaruna nota
de pedido con un remito, es decir que la relacin es uno a uno, no
permite generar remitos de mltiples notas de pedido,ni seleccionar
distintos artculos y no el total de artculos de la nota de pedido.
23 5.PROPUESTAS5.1. Propuestas de solucin para los problemas
diagnosticados. 1.PROCESOS Confeccionar instructivo de registro y
seguimiento de notas de pedido, capacitar al personal e implementar
su uso.
Confeccionarinstructivoderegistrodeentrada-salidadeequipos,capacitaral
personal e implementar su uso. 2.HARDWARE:
Enfuncindelanlisisdecausayeldiagnstico,seplantearondistintasalternativas
de solucin, que se presentaron en la reunin semanal del comit de la
calidad.AmpliarelanchodebandadeInternetactual.Lavelocidadmximaquela
proveedorapuedebrindarporaireesde1024Kbpsconuncostode
aproximadamente el doble de lo que se abona hasta ese momento.
ConseguirInternetporADSLde1Mbpshastaunpuntocercanoalaempresae
instalardosantenas(origen-destino)pararecibirInternetporWI-FIconuncosto
mensual inferior al del proveedor actual y un costo de instalacin
inicialpor nica vez. 3.SOFTWARE Adecuacin de sistema a necesidades
del proceso, remitos y facturas de ms de una nota de pedido y
permitir seleccionar artculos de varias notas de pedido para un
remito o factura.
Acontinuacinsedetallalaspropuestasaceptadasyelestadodeavancede
implementacin de cada una de ellas: 1.PROCESOS (Anexo I y II)
Seredactaronlosinstructivosdetrabajoysecapacitalpersonalquedebe
implementar su uso. IT.VII.11 PEDIDO DE REPUESTOS BASES
OPERATIVASAl cierre del informe, se encuentra implementado y se est
realizando el control de la eficacia de la solucin propuesta.
IT.VII.12 REGISTRO DE ENTRADA-SALIDA DE EQUIPOS 24
Suimplementacinestdemoradaalcierredelinformeporhaberingresadoen
licencia por maternidad el personal de facturacin.Su implementacin
se realizar en breve por el personal reemplazante en el mencionado
puesto de trabajo. 2.HARDWARE (Anexo III) El Gerente general, aprob
en la reunin de comit la alternativa de:
Instalarunaantenaeneldomicilioparticulardeunfamiliarquevivea1
kilmetro aproximadamente de la empresa,esta antena se comunica con
otra instalada en la casa central a travs de cableado WI-FI y la
instalacin de dos routers. Contratar el servicio de Internet por
cable telefnico.Desech la alternativa de aumentar la velocidad del
proveedor por aire. Se instalaron las antenas y routers.Se contrat
servicio de Internet por ADSL de 1 Mb, mxima velocidad ofrecida por
el proveedor en la zona3.SOFTWARE (Anexo IV)
Seconversconlaproveedoradelsistemainformticolafactibilidaddeadecuarel
sistemainformticoalprocesodelaorganizacin.Laproveedorapresupuestlas
tareas a realizar.El Encargado de administracin y finanzas aprob el
presupuesto de adecuacin del sistema informtico. La empresa
proveedora, realiz la modificacin requerida al sistema de
gestin.5.2. Anlisis de factibilidad 5.2.1.Anlisis de factibilidad
tcnica Inicialmente, se verifica disponibilidad de ampliacin de
banda por parte del proveedor actual de Internet por aire.Siendo
esta posible sin costos adicionales de instalacin.
Seexaminaronlasdistintasalternativasparaincrementarelanchodebandao
contratarotroproveedoralternativoaInternetporairequecubralazonadelcordn
externodeAv.25demayo.Lainexistenciadeproveedoresalternativos,generla
necesidaddeanalizarotrasalternativasconelconsultordemantenimientode
sistemasycomunicaciones.LosproveedoresdeInternetporADSLcomoTelecom
S.A.lleganconsuserviciohastaellmitedelanillocircunvalar.Elconsultormanifiestaqueconunasimpleinstalacindeantenas,quesecomuniquenauna
25
distancianosuperioralos2Km.yquenotenganinterferenciaentres,esposibleobtener
otra banda de Internet adicional a la ya existente.
Estaalternativaademstienecomoatractivotcnico,quealserdeotroproveedory
con caractersticas muy diferentes, permite a la empresa ante cortes
de alguno de los dos proveedores, mantener siempre un mnimo de
servicio de Internet, ya que es muy poco probable que ambos
proveedores corten el servicio simultneamente. 5.2.2.Anlisis de
factibilidad operativa
Encuantoalafactibilidadoperativa,esimportantedestacarqueelpersonaldela
empresa, tanto de casa central como de las bases operativas, est
familiarizado en el uso del sistema de gestin informtico.Por otra
parte la utilizacin de instructivos de
trabajoesunabuenaherramientaparalaimplementacindeambosregistrosenel
sistema informtico.
Porltimoelpersonaldecasacentralsercapacitadoparallevaracabola
implementacin de ambos registrosy servir de soporte para las bases
operativas. Por lo tanto se considera factible desde el punto de
vista operativo. 5.2.3.Anlisis de factibilidad econmica Servicio de
Internet por aire 512Kbps$ 780,- mensual 1024 Kbps (1 Mbpas)$
1.450,- mensual Diferencia de costo mensual $670,- mensual COSTO DE
INSTALACIN INICIAL$0,-
Servicio de Internet por ADSL + Wi-Fi 1024 Kbps$170,- mensual
COSTO DE INSTALACIN INICIAL$ 2.023,- 26 Costo de adecuacin de
Sistema (Nota de pedido) * Remitosyfacturasdemsdeuna
notadepedido.Permitirseleccionar artculosdevariasnotasdepedido para
un remito o factura $ 1.000,-* Este costo es igual para cualquiera
de las dos alternativas. 5.2.4.Anlisis de factibilidad financiera
El costo de instalacin inicial del servicio de Internet por ADSL +
WI-FI se paga con la diferencia de costo de los cuatro primeros
meses de servicio. Se afronta con la operatividad financiera de la
empresa. 27 6.CONCLUSIN La fase de ejecucin del perodo de pasantas
ha representado un complemento para la educacin dela alumna, debido
a que le ha permitidoobtener una visindistinta y ms acabada
respecto de la actuacin profesional dentro de la organizacin.
Todaslasactividadesanteriormenteexpuestassehancumplidosatisfactoriamente.
Ademseltrabajorealizado,estuvoalineadoalaspolticasdelaorganizacin,al
enfoque basado en procesos y al concepto de mejora continua.Por
otra parte permiti
desarrollarelusodeunaherramientainformticacomoeselE.R.Pypotenciarsus
ventajas y beneficios en pos de la mejora de los procesos y el
flujo de informacin.
Estetrabajoestuvoalineadoconeldesarrolloyculturaorganizacional.Porellose
puede enfatizar que el proceso de pasanta ha sido provechoso al
mximo, tanto para la organizacin como para la pasante. 28 ANEXOS
I.CUESTIONARIOS ENTREVISTA CON RESPONSABLE DE REPUESTOS Y PERSONAL
DEL REA 1.Cmo se realizan actualmente los requerimientos de
repuestos desde las bases operativas?Los realizan telefnicamente o
por correo electrnico? 2.Cules son los pasos que se realizan una
vez recepcionado el pedido?
3.Seleexplicalpersonaldelasbasesoperativascmodebeproceder cuando
realizan el reclamo de repuestos ya requeridos?
4.Esfrecuentey/orepetitivalaconfeccinerrneadenotasdepedidopor
reclamos?ENTREVISTACONPERSONALDEFACTURACINYAUXILIARDESERVICIO
TCNICO 1.Porquseestnfacturandomayorcantidaddedasdealquileren
algunos clientes?
2.Elprocesodecargadeentradaysalidadeequiposenelsistemaes
complicado?3.Es un proceso que demanda mucho tiempo para
realizarlo?4.Basndose en la experiencia en carga de registros al
sistema, consideran
queelpersonaldelasbasesoperativasestcapacitadoparacargareste
registro?REUNINCONELCONSULTORENMANTENIMIENTODESISTEMASY
COMUNICACIONES Y EL ENCARGADO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
1.Esposiblequelascomunicacionesentrecasacentralylasbases operativas
sea tan lentas? 2.Cules son las bases operativas con las que
tenemos mayores problemas de comunicacin? 29 3.Cul es el problema?
y Cul es la solucin para el mismo? 4.Las alternativas propuestas
son factibles de implementar? 5.Cul es el costo de las alternativas
de solucin? CONSULTA A EMPRESA PROVEEDORA DEL SOFWARE 1.Es posible
realizar una modificacin al sistema que permita la asignacin de
mltiples notas de pedido a un remito? y uno o varios tems de la
nota de pedido segn lo requiera el operador? 2.Tiene costo esa
adecuacin? 3.Cul es ese costo y cul es el tiempo de ejecucin? 30
II.IT.VII.11 PEDIDO DE REPUESTOS BASES OPERATIVAS 31 32 33 34
III.IT.VII.12 REGISTRO DE ENTRADA-SALIDA DE EQUIPOS 35 36 37 38
IV.PRESUPUESTOS HARDWARE 39 40 41 V.PRESUPUESTO INFOLOGY
MODIFICACIONES A REALIZAR 42 Pantalla de Ingreso de Nota de pedidos
previa a modificacin.
PantallademodificacindeSistemadeGestin,nuevaopcinFacturacindeMltiples
pedidos. 43 44 BIBLIOGRAFA UTILIZADA:LIBROS
ADLER,MartnOscar(Autorcoordinador);ProduccinyOperaciones,1edicin;
Ediciones Macchi; Buenos Aires; 2004.
ALBANO,SergioMetodologadelaInvestigacinenAdministracin,1edicinReimpresin-
Rosario: UNR Editora, Rosario, 2008.
HERNNDEZSAMPIERI,Roberto;FERNANDEZCOLLADO,CarlosyBAPTISTA
LUCIO,Pilar.MetodologadelaInvestigacin,3Edicin,McGrawHill,Mxico
2006. NORMATIVA
IRAM-ISO9001;ISO9001:2008SistemadegestindelacalidadRequisitos;2
edicin 2008-12-23; IRAM; Buenos Aires;
2008.ISO9004:2000SistemadegestindelacalidadDirectricesparalamejoradel
desempeo; edicin 2000; Traduccin certificada; impreso en Suiza.
PGINAS WEB CONSULTADAS
ManualdeGestindelaCalidad(MGCRev.3Vigencia03/09/07)Pgina7.Disponibleen:http://www.rodados-sa.com.ar/historia.htm.Consultado2dediciembre
de 2011.
http://www.informatica-hoy.com.ar/software-erp/Evolucion-Historica-del-Software-ERP.php
. Consultado 18 de noviembre de 2011.