INFORME INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESO

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INFORME INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESO

Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

Publicado: Diciembre de 2012 Datos a corte: Noviembre de 2012

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Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

Área de Calidad y Mejoramiento

Ciudad Universitaria Meléndez

Edificio 301- Espacio 3016

Telefono: 322100 Ext. 2506 - 2835

Cali, Colombia

Publicación diciembre de 2012

Rectoría Iván Enrique Ramos Calderón, Rector

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

Profesora Ángela María Franco

Representante de la Dirección

Equipo Coordinador de Implantación

Ingeniera Claudia Milena Muñoz P.

Ingeniero Juan Esteban Goyes.

Contratista Marco Antonio Salcedo.

Empresa Consultora Proyecto de Mantenimiento del GICUV, Unión Temporal MS Consultores - EQTEC

Ingeniera Vanessa Montero

Ingeniero Fernando Maya

Ingeniero Omar Losada Rivera

Ingeniero (c) Andrés Arango

Documento elaborado por: Ing. Vanessa Montero

El contenido de este documento puede reproducirse total o parcialmente citando la fuente.

http://gicuv.univalle.edu.co/

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TABLA DE CONTENIDO

1. INFORME INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESOS ............................................. 3

2. EVOLUCIÓN GENERAL DE LOS RESULTADOS 2010-2012 ........................................... 3

3. RESULTADOS Y ANÁLISIS GENERAL 2012................................................................. 6

4. RESULTADOS POR PROCESO ................................................................................... 8

4.1. Planeación Institucional ......................................................................................... 8

4.2. Comunicación Institucional .................................................................................... 9

4.3. Gestión del Control ............................................................................................... 10

4.4. Formación ............................................................................................................. 11

4.5. Extensión y Proyección Social ............................................................................... 13

4.6. Investigación y Generación del Conocimiento ..................................................... 14

4.7. Desarrollo Humano y Bienestar............................................................................ 15

4.8. Gestión de Bienes y Servicios ............................................................................... 16

4.9. Gestión Financiera ................................................................................................ 18

4.10. Gestión del Talento Humano ................................................................................ 19

4.11. Gestión de Recursos Tecnológicos ....................................................................... 20

4.12. Gestión de Calidad ................................................................................................ 21

4.13. Gestión del Mejoramiento ................................................................................... 22

3

1. INFORME INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESOS

En este informe se muestran las estadísticas de los indicadores de gestión por proceso, los datos presentados han sido reportados al Sistema de Gestión Integral de la Universidad del Valle –GICUV- por los responsables de procesos. La información aquí presentada corresponde a las estadísticas del periodo comprendido entre enero y noviembre de 2012, para los trece procesos de la Institución:

Planeación Institucional

Comunicación Institucional

Gestión del Control

Gestión de la Calidad

Formación

Extensión y Proyección Social

Investigación y Generación del Conocimiento

Desarrollo Humano y Bienestar

Gestión de Bienes y Servicios

Gestión Financiera

Gestión del Talento Humano

Gestión de Recursos Tecnológicos

Gestión del Mejoramiento

2. EVOLUCIÓN GENERAL DE LOS RESULTADOS 2010-2012

A continuación se muestra el número de indicadores para los procesos de la Universidad desde el año 2010.

Gráfico 01. Número de Indicadores por Año.

180

174

168

160

165

170

175

180

185

TOTAL PROCESOS

2010 2011 2012

4

Gráfico 02. Número de Indicadores por Año en cada Proceso.

Se observa una reducción general de 12 indicadores del 2010 al 2012, lo cual no representa una variación considerable.

7

2

6

2

40

2

14

46

29

8

1110

35

2

6

2

35

10

14

45

26

810

7

46

2

6

2

28

1113

46

26

89

7

4

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

1. PlaneaciónInstitucional

2.ComunicaciónInstitucional

3. Gestión delControl

12. Gestión dela Calidad

4. Formación 5. Extensión yProyección

Social

6.Investigacióny Generación

deConocimiento

7. DesarrolloHumano yBienestar

8. Gestión deBienes yServicios

9. GestiónFinanciera

10. Gestióndel Talento

Humano

11. Gestión deRecursos

Tecnologicos

13. Gestióndel

Mejoramiento

2010 2011 2012

5

Gráfico 03. Porcentaje Promedio de Cumplimiento por año.

En el gráfico 2 se observa una tendencia a presentar menores porcentajes de cumplimiento en los primeros semestres, lo cual se debe a que muchos indicadores no son consolidados sino hasta el final del año ya que no se cuenta con los datos antes de esta época. Se observa también una reducción del porcentaje de cumplimiento en el último año, al realizar el análisis de los datos y de la información disponible se identificaron los siguientes factores de incidencia en el resultado:

La fecha de reporte del segundo semestre de 2012 fue cambiada, normalmente la recolección y consolidación de indicadores es realizada en el mes de enero y febrero, para este año la recolección y consolidación de datos se realizó en noviembre y diciembre.

El corte de recolección de los datos fue realizado al 30 de noviembre, lo que afecto el reporte general de algunos procesos que no tienen datos disponibles hasta el final del semestre académico, es decir en diciembre, la falta de este reporte afecta los porcentajes de cumplimiento.

Durante el año 2012 el proyecto de mantenimiento del Sistema inició a mediados de año, afectando significativamente el seguimiento llevado a cabo en años anteriores.

Los datos de la variación anual para cada proceso serán presentados en el numeral 4. Análisis y Resultados por Proceso.

69%77%

69%

81%

54%

73%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

SEMESTRE 1 -2010

SEMESTRE 2 -2010

SEMESTRE 1 -2011

SEMESTRE 2 -2011

SEMESTRE 1 -2012

SEMESTRE 2 -2012

TOTAL PROCESOS

6

3. RESULTADOS Y ANÁLISIS GENERAL 2012

PROCESOS NÚMERO DE

INDICADORES SEMESTRE 1 –

2012 SEMESTRE 2 -

2012

1. Planeación Institucional 6 13,1% 38,2%

2. Comunicación Institucional 2 100,0% 100,0%

3. Gestión del Control 6 51,4% 46,3%

12. Gestión de la Calidad 2 0,0% 91,5%

4. Formación 28 95,6% 97,7%

5. Extensión y Proyección Social 11 58,6% 84,5%

6. Investigación y Generación de Conocimiento

13 81,6% 96,4%

7. Desarrollo Humano y Bienestar 46 84,2% 71,4%

8. Gestión de Bienes y Servicios 26 30,4% 0,0%

9. Gestión Financiera 8 91,9% 91,4%

10. Gestión del Talento Humano 9 80,5% 89,6%

11. Gestión de Recursos Tecnológicos

7 0,0% 93,7%

13. Gestión del Mejoramiento 4 19,4% 53,4%

TOTAL PROCESOS 165 54,4% 72,8%

Tabla 1. Porcentaje Promedio de Cumplimiento por Proceso en el 2012.

7

Gráfico 04. Porcentaje de Cumplimiento Respecto a las Metas de los Procesos para el año 2012.

Para el proceso Gestión de Bienes y Servicios en el 2012 solo se presentó el reporte completo de los indicadores del subproceso Gestión Documental para el primer semestre, los 6 subprocesos restantes no realizaron el reporte de los indicadores. Corte noviembre 30 de 2012.

13%

100%

51%

0%

96%

59%

82%84%

30,4%

92%

80%

0%

19%

38%

100%

46%

92%

98%

85%

96%

71%

0%

91% 90%94%

53%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

1. Planeación Institucional 3. Gestión del Control 4. Formación 6. Investigación yGeneración deConocimiento

8. Gestión de Bienes yServicios

10. Gestión del TalentoHumano

13. Gestión delMejoramiento

SEMESTRE 1 - 2012 SEMESTRE 2 - 2012

8

4. RESULTADOS POR PROCESO

A continuación se muestran los resultados obtenidos por proceso en el 2012 y la comparación del porcentaje de cumplimiento promedio por año desde el 2010.

4.1. Planeación Institucional

Gráfico 05. Porcentaje de Cumplimiento Promedio del Proceso Planeación Institucional 2010 – 2012.

Gráfico 06. Porcentaje de Cumplimiento Promedio por Subproceso en el 2012.

Se observa que el porcentaje de cumplimiento respecto a las metas de los subprocesos está por debajo de 31%, según el comportamiento presentado los responsables de procesos presentan las siguientes observaciones:

En el caso de los indicadores “Proyectos de estampilla ejecutados del Plan de Inversiones Anual” y “Seguimiento a la ejecución de recursos de estampilla del Plan de Inversiones Anual” del Subproceso Planeación Institucional, se reporta: Para la vigencia 2012 se cambió la modalidad de autorización por "distribución de recursos

60%

87%76%

99%

13%

38%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

SEMESTRE 1 -2010

SEMESTRE 2 -2010

SEMESTRE 1 -2011

SEMESTRE 2 -2011

SEMESTRE 1 -2012

SEMESTRE 2 -2012

1. Planeación Institucional

0,0% 0,0% 13,1%0,0%

50,0%38,2%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

SUBPROCESO PLANEACIÓNINSTITUCIONAL

SUBPROCESO PLANEACIÓNDE LA ESTRUCTURAORGANIZACIONAL

PROCESO PLANEACIÓNINSTITUCIONAL

SEMESTRE 1 2012 SEMESTRE 2 2012

9

según disponibilidad de caja", por tanto sólo se puede iniciar la ejecución de los proyectos una vez la Gobernación del Valle haya trasladado recursos a la Universidad. Al corte del 30 de junio sólo se han tenido dos ingresos de caja que han permitido destinar recursos a 24 proyectos y no a 50 como se tenía proyectado para el primer semestre.

En el caso del indicador “Seguimiento a la ejecución de recursos propios del Plan de Inversiones Anual” del Subproceso Planeación Institucional, se reporta: Para dar cuenta del total de la inversión que se lleva a cabo en la Universidad, desde la vigencia 2011 se incluyó en el Plan de Inversiones todo lo relacionado con la inversión que realizaban las dependencias universitarias con cargo a sus recursos propios, durante el presente año se realizó el mismo ejercicio, articulando al Plan de Inversiones 2012 las necesidades de inversión que las unidades académico - administrativas reportaron a la OPDI que se atenderían con sus recursos propios.

El resultado para el indicador “No. de Unidades Académicas - Administrativas que presentaron informe de seguimiento al Plan de Acción” no fue reportado debido a que la recolección de estos datos y consolidación será realizada en los meses de diciembre y enero, con fecha de corte a enero de 2013.

En el Subproceso Planeación de la Estructura Organizacional se reporta que para el primer semestre del 2012 no se realizaron propuestas de modificación a la estructura, por lo que el indicador es 0 con un cumplimiento del 0%, en el segundo semestre se realizaron 3 propuestas, que al momento no se han implementado.

Los resultados del Subproceso Planeación de la Estructura Organizacional que reporta cumplimientos de 0% debido a la naturaleza del indicador afectan considerablemente el cumplimiento promedio del proceso. Se reportaron 5 de los 6 indicadores del proceso.

4.2. Comunicación Institucional

Gráfico 07. Porcentaje de Cumplimiento Promedio del Proceso Comunicación Institucional 2010 – 2012.

73%

50%

75%

99% 100% 100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

SEMESTRE 1 -2010

SEMESTRE 2 -2010

SEMESTRE 1 -2011

SEMESTRE 2 -2011

SEMESTRE 1 -2012

SEMESTRE 2 -2012

2. Comunicación Institucional

10


En este Proceso se presentaron porcentajes de cumplimiento muy altos para los indicadores “Boletines de Prensa Publicados” y “Manifestaciones Cerradas”, debido a que se superó la meta anual propuesta. Se reportaron 2 de los 2 indicadores del proceso.

4.3. Gestión del Control

Gráfico 09. Porcentaje de Cumplimiento Promedio del Proceso Gestión del Control 2010 – 2012.

100,0% 100,0%100,0% 100,0%

0,0%

20,0%

40,0%

60,0%

80,0%

100,0%

120,0%

SUBPROCESO COMUNICACIÓNINSTITUCIONAL

PROCESO COMUNICACIÓNINSTITUCIONAL


35%

82%

56%

17%

51%46%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

SEMESTRE 1 -2010

SEMESTRE 2 -2010

SEMESTRE 1 -2011

SEMESTRE 2 -2011

SEMESTRE 1 -2012

SEMESTRE 2 -2012

3. Gestión del Control

11


El resultado de los indicadores “Eficacia en el Cumplimiento de Programación de las Auditorías Internas” e “Informes de Seguimiento Presentados a Tiempo a los Organismos de Control” a cargo de la Oficina de Control Interno, no fue reportado en el segundo semestre del 2012, por lo que el porcentaje de cumplimiento consolidado para los mismos corresponde a los datos del primer semestre. En el primer semestre fueron reportados 2 de los 6 indicadores del Proceso, en el segundo semestre fueron reportados los datos consolidados para el año de los cuatro indicadores restantes.

4.4. Formación

Gráfico 11. Porcentaje de Cumplimiento Promedio del Proceso Formación 2010 – 2012.

51,4% 51,4%

46,3% 46,3%

43,0%

44,0%

45,0%

46,0%

47,0%

48,0%

49,0%

50,0%

51,0%

52,0%

SUBPROCESO GESTIÓN DEL CONTROL PROCESO GESTIÓN DEL CONTROL


100% 100%

58%

94% 96% 98%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

SEMESTRE 1- 2010

SEMESTRE 2- 2010

SEMESTRE 1- 2011

SEMESTRE 2- 2011

SEMESTRE 1- 2012

SEMESTRE 2- 2012

4. Formación

12


Se observa en general un porcentaje de cumplimiento mayor a 80%, para los indicadores el responsable del subproceso correspondiente reporta:

Para el indicador “documentos entregados en el tiempo establecido” del Subproceso Gestión de Actividades Académicas de Estudiantes, el único caso en el que no se entregó el certificado en la fecha correspondiente, se dio porque la Facultad a la que pertenecía el estudiante solicitante no tenía los datos requeridos archivados.

Para el indicador Tiempo promedio transcurrido para la verificación y respuesta de menos de cinco Solicitudes de Confirmación de Título Académico del Subproceso Gestión de Actividades Académicas de Estudiantes el responsable reporta que cuando las solicitudes son falsas se requiere consultar en medios magnéticos, físicos, y en bases de datos del Programa Académico, para esto se requieren aproximadamente 10 días hábiles, este plazo no se puede disminuir porque la división no controla este tipo de verificaciones por ser un factor externo a la gestión de la misma, esta consideración se ha tenido en cuenta en el planteamiento de la meta para este año. En este periodo se presentaron en total 161 solicitudes falsas.

Para este proceso fueron reportados datos para todos los subprocesos.

100% 100%

93%

100%

85%

100%97% 97%

100%

95%

75%

80%

85%

90%

95%

100%

105%

SUBPROCESO GESTIÓNDE PROGRAMAS

ACADÉMICOS

SUBPROCESO GESTIÓNDE ACTIVIDADESACADÉMICAS DE

ESTUDIANTES

SUBPROCESO APOYO YESTIMULO A

ESTUDIANTES

SUBPROCESO GESTIÓNDEL MATERIALBIBLIOGRAFICO

SUBPROCESO APOYOPARA LA FORMACIÓN EN

ENTORNOS VIRTUALESDE APRENDIZAJE


13

4.5. Extensión y Proyección Social

Gráfico 13. Porcentaje de Cumplimiento Promedio del Proceso Extensión y Proyección Social 2010 – 2012.


En este Proceso fue incluido en el 2012 el Subproceso Gestión de Egresados con los indicadores “Egresados que participan en cursos de capacitación (seminarios, diplomados, cursos cortos) ofrecidos por la Fundación Universidad del Valle”, “Participación del Programa de Egresados en los Procesos de Autoevaluación y Acreditación de Programas

40%

80%75%

91%

59%

85%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

SEMESTRE 1 -2010

SEMESTRE 2 -2010

SEMESTRE 1 -2011

SEMESTRE 2 -2011

SEMESTRE 1 -2012

SEMESTRE 2 -2012

5. Extensión y Proyección Social

66%57%

73%

38%

59%66%

100% 96%

76%85%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

SUBPROCESOPROMOCIÓN YEJECUCIÓN DE

PROGRAMAS DEEXTENSIÓN Y

EDUCACIÓN CONTINUA

SUBPROCESO APOYO ALA INSERCIÓN LABORAL

SUBPROCESO GESTIÓNDE EMPRENDIMIENTO

SUBPROCESO GESTIÓNDE EGRESADOS

PROCESO EXTENSIÓN YPROYECCIÓN SOCIAL


14

Académicos” y “Empresas que se activan en la Plataforma Informática”. Para este proceso fueron reportados datos para todos los subprocesos.

4.6. Investigación y Generación del Conocimiento

Gráfico 15. Porcentaje de Cumplimiento Promedio del Proceso Investigación y Generación del Conocimiento 2010 – 2012.


49%

85%79% 83% 82%

96%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

SEMESTRE 1 -2010

SEMESTRE 2 -2010

SEMESTRE 1 -2011

SEMESTRE 2 -2011

SEMESTRE 1 -2012

SEMESTRE 2 -2012

6. Investigación y Generación de Conocimiento

100%91%

55%

81% 82%100% 100%

90% 96% 96%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

SUBPROCESO GESTIÓNDE FORMAS

ORGANIZATIVAS DEINVESTIGACIÓN

SUBPROCESO GESTIÓNDE PROYECTOS DE

INVESTIGACIÓN

SUBPROCESOTRANSFERENCIA DE

RESULTADOS DEINVESTIGACIÓN

SUBPROCESOPROGRAMAS DE APOYO

A LA INVESTIGACIÓN

PROCESOINVESTIGACIÓN YGENERACIÓN DECONOCIMIENTO


15

Se presenta en general un consolidado anual igual o mayor a 90% para los subprocesos, reportando un total de 13 de 14 indicadores, el indicador faltante corresponde al subproceso Gestión de Proyectos de Investigación (Proyectos de convocatoria internas con acta de terminación).

4.7. Desarrollo Humano y Bienestar

Gráfico 17. Porcentaje de Cumplimiento Promedio del Proceso Desarrollo Humano y Bienestar 2010 – 2012.


100% 97%88%

94%84%

71%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

SEMESTRE 1 -2010

SEMESTRE 2 -2010

SEMESTRE 1 -2011

SEMESTRE 2 -2011

SEMESTRE 1 -2012

SEMESTRE 2 -2012

7. Desarrollo Humano y Bienestar

60%70%

92% 100% 99%100%

69%89%

0%

99%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

SUBPROCESO GESTIÓNDE LA CULTURA, LARECREACIÓN Y EL

DEPORTE

SUBPROCESO GESTIÓNDE PROGRAMAS

SOCIO-ECONOMICOS YDE FORTALECIMIENTO

PERSONAL

SUBPROCESO APOYONUTRICIONAL A LA

COMUNIDADUNIVERSITARIA

SUBPROCESO GESTIÓNDE LA SALUD

OCUPACIONAL

SUBPROCESO GESTIÓNDE PROGRAMAS Y

SERVICIOS DE SALUDINTEGRAL


16

Los responsables de los subprocesos realizan las siguientes observaciones respecto al comportamiento presentado por los indicadores:

El indicador Preparación Vida Laboral (Talleres SENA) del Subproceso Gestión de Programas Socioeconómicos y de Fortalecimiento Personal, sobrepasó la meta logrando un buen porcentaje de cumplimiento, lo que se debe a que en el primer semestre del 2012 el SENA aumentó el número de profesionales para apoyar el programa.

En los datos del indicador Subsidios Otorgados del Subproceso Gestión de Programas Socioeconómicos y de Fortalecimiento Personal, se incluyeron los estudios de las prórrogas como nuevas asignaciones.

En el caso del indicador Utilización de Becas de Alimentación del Subproceso Gestión de Programas Socioeconómicos y de Fortalecimiento Personal, los datos son parciales porque hasta la fecha no se tiene la totalidad de la información.

El resultado de los indicadores del Subproceso Gestión de la Salud Ocupacional, solo podrá ser reportado al finalizar todas las actividades del semestre y del año, debido a que al 30 de noviembre, fecha de solicitud de los resultados, aún hay actividades en ejecución.

En el primer semestre de 2012 el proceso reportó 45 de un total de 46 indicadores, para el segundo semestre se reportan 36 de los 46 indicadores.

4.8. Gestión de Bienes y Servicios

Gráfico 19. Porcentaje de Cumplimiento Promedio del Proceso Gestión de Bienes y Servicios 2010 – 2012.

54%

26%

73%

59%

30%

0%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

SEMESTRE 1 -2010

SEMESTRE 2 -2010

SEMESTRE 1 -2011

SEMESTRE 2 -2011

SEMESTRE 1 -2012

SEMESTRE 2 -2012

8. Gestión de Bienes y Servicios

17


En este proceso se reporta un bajo porcentaje de cumplimiento respecto a las metas, así como un bajo nivel de reporte para el año 2012. El indicador “% de Ejecución del Presupuesto de Estampilla - Unidad Ejecutora Compras” del Subproceso Contratación y Compras Nacionales presenta reporte para el primer semestre de 2012, quedando pendientes 2 reportes, correspondientes al segundo semestre del 2011 y segundo semestre de 2012. Los indicadores “% de Contratos de Compras Corporativas que cumplen con el tiempo estándar para la contratación”, “Promedio de Desviación del tiempo estándar en el trámite de contratos que se tramitan por Convocatoria” y “Promedio del Número de Días de los contratos compra corporativa que no cumplieron con el estándar”, del Subproceso Contratación y Compras Nacionales presentan su último reporte a corte junio de 2011, por lo que tienen hasta el momento 3 reportes pendientes. Igualmente los indicadores “Atención Solicitudes de Mantenimiento”, “Cumplimiento del Plan de Trabajo”, “Cumplimiento del Plan de Mantenimiento”, del Subproceso Servicios Generales presentan su último reporte a corte junio de 2011, por lo que tienen hasta el momento 3 reportes pendientes. Para el primer semestre del 2012 fueron reportados 7 del total de 26 indicadores del proceso, para el segundo semestre no fue reportado ninguno de los 26 indicadores del proceso.

22%

0% 0% 0% 0%

41%

0%0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

SUBPROCESOCONTRATACIÓN Y

COMPRASNACIONALES

SUBPROCESOCOMPRAS

INTERNACIONALES

SUBPROCESODONACIONES

SUBPROCESOGESTIÓN DE

PROYECTOS DECONSTRUCCIÓN

SUBPROCESOSERVICIOS

GENERALES

SUBPROCESO DEGESTIÓN

DOCUMENTAL

SUBPROCESO DEVIGILANCIA


18

4.9. Gestión Financiera

Gráfico 21. Porcentaje de Cumplimiento Promedio del Proceso Gestión Financiera 2010 – 2012.


Sobre el comportamiento de los indicadores los responsables del Subproceso Gestión Financiera reportan lo siguiente:

Los indicadores “% Devoluciones documentos de pago de compra bienes y/o servicios”, “% de devoluciones de Solicitudes de Pago ejecutadas Presupuestalmente” y “Tramites Devuelto a la Sección de Pagaduría por la Fiduciaria por Falta de Requisitos” presentan datos a corte 30 de octubre, ya que son los datos que se tienen disponibles a 30 de noviembre.

Para el indicador “Tramites Devueltos a la Sección de Pagaduría por la Fiduciaria por Falta de Requisitos”, el mes de Octubre tiene fuerte afectación en el cumplimiento del % esperado, por cuanto en la semana del 08 al 12 de este mes, problemas de conflicto laboral impidieron que se llevaran a cabo las actividades relacionadas con la ejecución Presupuestal.

100% 100%

87%85%

92% 91%

75%

80%

85%

90%

95%

100%

105%

SEMESTRE 1 -2010

SEMESTRE 2 -2010

SEMESTRE 1 -2011

SEMESTRE 2 -2011

SEMESTRE 1 -2012

SEMESTRE 2 -2012

9. Gestión Financiera

92% 92%91% 91%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

SUBPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA


19

Para el indicador “% de pago de Documentación recibida y tramitada dentro del rango de 5 días hábiles” se ha presentado un elevado cumplimiento en los últimos periodos, debido a este comportamiento, se plantea revisar la meta para el año 2013.

El proceso reportó 8 de un total de 8 indicadores en los dos semestres del 2012.

4.10. Gestión del Talento Humano

Gráfico 23. Porcentaje de Cumplimiento Promedio del Proceso Gestión del Talento Humano 2010 – 2012.


El proceso reporta un porcentaje de cumplimiento general por encima del 60%, y según el comportamiento anual, una tendencia positiva. Respecto a los indicadores los responsables de subprocesos reportan lo siguiente:

66%72% 76% 78% 80%

90%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

SEMESTRE 1- 2010

SEMESTRE 2- 2010

SEMESTRE 1- 2011

SEMESTRE 2- 2011

SEMESTRE 1- 2012

SEMESTRE 2- 2012

10. Gestión del Talento Humano

63%

96% 100%

63%80%75%

96% 100%87% 90%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

SUBPROCESO INGRESODE PERSONAL

SUBPROCESO GESTIÓNDEL DESARROLLO

HUMANO DELPERSONAL

ADMINISTRATIVO

SUBPROCESOPERMANENCIA DE

PERSONAL

SUBPROCESO RETIRO DEPERSONAL

PROCESO GESTIÓN DELTALENTO HUMANO


20

En los datos del indicador “Trámite de liquidación de Seguridad Social PILA” del Subproceso Permanencia de Personal, no se tienen en cuenta los resultados del mes de diciembre, ya que estos solo se conocen a principios del mes de Enero. Para el indicador “Reconocimiento de Pensiones” del Subproceso Retiro de Personal, se plantea modificar la meta del indicador para el siguiente periodo de medición, debido a los cambios presentes en el "Nuevo código Administrativo y de lo Contencioso Administrativo". El proceso reporta 9 indicadores de un total de 9, para el primer y segundo semestre de 2012.

4.11. Gestión de Recursos Tecnológicos

Gráfico 25. Porcentaje de Cumplimiento Promedio del Proceso Gestión de Recursos Tecnológicos 2010 – 2012.


90%

65%

92% 97%

0%

94%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

SEMESTRE 1 -2010

SEMESTRE 2 -2010

SEMESTRE 1 -2011

SEMESTRE 2 -2011

SEMESTRE 1 -2012

SEMESTRE 2 -2012

11. Gestión de Recursos Tecnologicos

0% 0% 0% 0% 0%

100%

0%

100%84% 94%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

SUBPROCESOGESTIÓN DEL

DISEÑO DESERVICIOS OITEL

SUBPROCESOADMINISTRACIÓN

DEL SOFTWARE

SUBPROCESOGESTIÓN DE

CAMBIOS

SUBPROCESOGESTIÓN DE LAOPERACIÓN DE

LOS SERVICIOS DELA OITEL

PROCESOGESTIÓN DERECURSOS

TECNOLOGICOS


21

Sobre los datos reportados los responsables de subprocesos, tienen las siguientes observaciones: Para los indicadores “Número de Servicios existentes versus Hojas de Vida de los Servicios Documentados” y “Número de ANS existentes versus Hojas de Vida de los ANS Documentados” del Subproceso Gestión del Diseño de Servicios OITEL, se reporta que durante el periodo no se presentaron nuevos servicios, ni nuevas ANS respectivamente. En el caso del indicador “Porcentaje de Solicitudes de Servicio atendidas” del Subproceso Gestión de la Operación de los Servicios de la OITEL, no se alcanzó el resultado esperado, por lo que el responsable del subproceso ha planteado una acción correctiva cuyo efecto será revisado en los resultados del periodo siguiente. En el primer semestre del 2012 el proceso no reporto resultados para ninguno de los indicadores, en el segundo semestre fueron reportados 5 indicadores de un total de 7.

4.12. Gestión de Calidad

Gráfico 27. Porcentaje de Cumplimiento Promedio del Proceso Gestión de Calidad 2010 – 2012.


78%91%

38%

100%

0%

92%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

SEMESTRE 1 -2010

SEMESTRE 2 -2010

SEMESTRE 1 -2011

SEMESTRE 2 -2011

SEMESTRE 1 -2012

SEMESTRE 2 -2012

12. Gestión de la Calidad

0,0% 0,0%

91,5% 91,5%

0,0%

20,0%

40,0%

60,0%

80,0%

100,0%

SUBPROCESO GESTIÓN DE CALIDAD PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD


22

El responsable del proceso informa que los resultados de los indicadores “Avance Implantación del Sistema” y “Encuesta de Autoevaluación del MECI y Calidad” para el primer semestre tuvieron un cumplimiento del 0% debido a que su recolección es realizada al finalizar el año, los datos reportados en el segundo semestre son consolidados para el 2012. Se reportaron 2 de los 2 indicadores del proceso.

4.13. Gestión del Mejoramiento

Gráfico 29. Porcentaje de Cumplimiento Promedio del Proceso Gestión del Mejoramiento 2010 – 2012.


60%

70%

31%

64%

19%

53%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

SEMESTRE 1 -2010

SEMESTRE 2 -2010

SEMESTRE 1 -2011

SEMESTRE 2 -2011

SEMESTRE 1 -2012

SEMESTRE 2 -2012

13. Gestión del Mejoramiento

19% 19%

53% 53%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

SUBPROCESO GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO PROCESO GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO


23

Sobre el comportamiento del indicador el responsable del subproceso reporta:

El indicador “Cumplimiento de Auditorías Internas de Calidad” cuenta con el 95% de auditorías programadas y ejecutadas a diciembre, en este año ha sido un logro haber completado tan alto porcentaje en ejecución.

Para el indicador “Reporte de Acciones según Hallazgos de Auditorías” es importante tener en cuenta que este indicador no tiene una relación uno a uno, lo que ha afectado su resultado, es necesario analizar si se debe realizar un cambio en el planteamiento del indicador para el siguiente periodo.

Para el indicador “Cumplimiento en la Entrega de Acciones para Hallazgos de Auditoría”, se tuvieron en cuenta solo las ACPMS que debían ser reportadas con fecha límite a corte 30 de noviembre.

Para el indicador “Acciones Cerradas”, se puede observar en general una mejoría en el seguimiento de las acciones, ya que en el 2011 se reporta un 17% de acciones abiertas, de las cuales el 83% se encontraban retrasadas y en el 2012 se reporta un 53% de acciones abiertas, de las cuales solo el 14% se encuentran retrasadas, es decir, hay un mayor número de acciones abiertas, pero en su mayoría se encuentran con tiempo para su cierre.

En este proceso se reportaron 4 de un total de 4 indicadores.

INFORME INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESO

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