Informe Final Repsol Peru bajo Planeamiento PMI API

GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP

CURSO:

ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS

TEMA:


FACULTAD:

INGENERIA DE SISTEMAS

CICLO:

ONCEAVO

PROFESOR:

Ing. MENDOZA MENDOZA, CARLOS

AULA:

C-301

ALUMNO:

TOVAR HERRERA,HAROLD PABLO GERKES BELTRAN,CARLOS OCTAVIO BAUTISTA CELARAYAN,DIEGO ARMANDO CARRASCO PEREZ, PABLO

– 2012 –1


Índice

La Empresa Proyect Chapter Scope Statement WBS Diccionario de Datos Organigrama del Proyecto Lista de Actividades Cronograma del Proyecto Cuadro de Costos Gestión de Calidad Matriz de Comunicación Distribución de Roles y Responsabilidades Lista de Riesgo Matriz de Riesgo Plan de Contingencia Conclusiones

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LA EMPRESA

1. DESCRIPCION DE RYCOPESA

Repsol Gas es un área perteneciente a la empresa española Repsol, cuyas áreas están

divididas en subsidiarias así como RYCOPESA, que es un área cuya función es la de

abastecer y vender GLP a distintos distribuidores, este área se encarga de envasar

GLP en balones domésticos cuyos tamaños son de 5,10 y 45 kilos, también es

encargada de distribuir el producto a distintos sitios de los clientes y ende emitir una

factura para cada cliente.

2. MISION y VISION

VISIÓN

Conseguir que Repsol YPF sea una empresa admirada internacionalmente por la excelencia en su

gestión. Ser referentes en la materia, tanto dentro como fuera de la Compañía.

MISIÓN

Promover e impulsar iniciativas de mejora en la gestión en las diversas unidades del Grupo, para

apoyar el avance, de forma armónica y bajo estándares corporativos, hacia la Excelencia, reforzando

la competitividad de manera sostenida

ALCANCE

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PROJECT CHARTER

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

Sistema de Gestión de Despacho, Fracturación y Control de Transporte de GLP

DEFINICIÓN DEL PROYECTO: Qué, Quién, Cómo, Cuándo, Dónde?

El proyecto consistirá en dar solución a la problemática que existe hoy en día en el área de Distribución de la empresa Repsol S.A:

1. Los clientes exigen una temprana entrega de los productos de balones de gas doméstico.

2. No hay una cantidad exacta de los productos distribuidos a los clientes.3. Gastos excesivos de combustible en las carretas por motivos de no haber una buena

planificación de distribución.4. Los choferes no aceptan la guía de ruta en algunos casos.

El proyecto será realizado por un grupo de trabajadores pertenecientes a la empresa cuyos nombres son los siguiente:

GERKES BELTRAN,CARLOS(responsable del proyecto) BAUTISTA CELARAYAN,DIEGO CARRASCO PEREZ,PABLO TOVAR HERRERA,HAROLD

DEFINICIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO: Descripción del producto, servicio o capacidad a generar

Sistema Automatizado

Es un sistema integral basado en automatizar todos los procesos del área de despacho y distribución de GLP doméstico:

Éste servicio facilitará en tomar cantidades exactas de pedidos por parte de los clientes.

Ayudará a crear hojas de ruta para cada transportista. Emitir facturas para cada cliente. Reducirá costos en personal Evitará modificaciones a última hora de los pedidos por parte de los clientes. Aumentará el rendimiento laboral por parte de los colaboradores.

DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL PROYECTOStakeholders Necesidades, Deseos , o

ExpectativasRequerimientos del Proyecto

Sponsor Reducir costos de Cumplir los acuerdos

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Gerente del área de Distribución

transporte. Mejorar los procesos

internos para reducir la problemática del área.

presentados en la propuesta y respetar los requerimientos del cliente.

ClienteRYCOPESA

Optimizar los procesos de distribución de GLP.

Reducir los costos en transporte.

Mejorar la comunicación del sistema y con el cliente.

Satisfacer al cliente. Evitar el conflicto de

despacho.

El sistema integral debe cubrir casi todas las áreas de la empresa Repsol S.A.

Entregar el documento final, que contenga los procesos, los resultados alcanzados dentro de la empresa.

Transportistas Que no modifiquen sus rutas diariamente.

Se le indique la cantidad exacta a repartir a los clientes para no tener incertidumbre

Cantidad de camiones distribuidores

Detalles de los camiones (soporte de cantidad, etc.).

Detalle de los transportistas (record de conductor, examen médico, etc.).

Cliente Final Que los pedidos se entreguen en el tiempo establecido

Que los clientes cumplan las normas dela empresa y realicen sus pedidos con anticipación.

Equipo del Proyecto Desarrollar el programa de Sistema Automatizado

Que se cumpla con los acuerdos establecidos en principio para no tener ningún inconveniente (datos de la empresa, dinero, etc.).

DEFINICIÓN DE NECESIDADES DEL NEGOCIO: Necesidades del negocio, la sociedad, organización, o empresa, que el proyecto intentará satisfacer.

Necesidad del Negocio Forma en que el Proyecto la satisfará

Satisfacer al cliente en los pedidos de GLP Creando un sistema de comercio electrónico y una serie de reglas de la empresa dando a conocerlas a los clientes para evitar disgustos.

Evitar el conflicto interno en el plan de distribución

Se generará un sistema automatizado interno conectado en el comercio electrónico para así recibir los pedidos exactos a despachar y tener una satisfacción de la empresa ya que se evita los gastos excesivos de las cargas no

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vendidas (gastos de almacén, transporte, etc.).

FINALIDAD DEL PROYECTO: Fin último, Propósito general, u objetivo de nivel superior por el cual se ejecuta el proyecto.

Mejora de los procesos internos de distribución y satisfacer al cliente.

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO: Motivos, Razones, o argumentos que justifican la ejecución del Proyecto.

Justificación Cualitativa Justificación CuantitativaGenerar ingresos de la empresaGenerar nuevos clientesPrevenir gastos

SUPUESTOSDELPROYECTO:FACTORESQUEPARAPROPÓSITOSDELAPLANIFICACIÓNDELPROYECTOSECONSIDERANVERDADEROS,

INTERNOSA LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALESOEXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN

La demanda de nuestros clientes es recurrente

La deserción de un cliente nos obliga a cambiar nuestra ruta de distribución

RESTRICCIONESDELPROYECTO:FACTORESQUELIMITANELRENDIMIENTODELPROYECTO,ELRENDIMIENTODEUNPROCESODELPROYECTO,OLASOPCIONESDEPLANIFICACIONDELPROYECTO.PUEDENAPLICARALOSOBJETIVOSDELPROYECTO

INTERNOSA LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALESOEXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN

La ruta de los choferes no está planificada El cliente requiere más o menos galones de gas después de haberse realizado la orden

La carga de un cliente a veces varia por decisión de el mismo.

El cliente espera hasta último día para cancelar sus deudas(se le un crédito de 3 días)

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PRINCIPALESRIESGOSDELPROYECTO

Los costos del proyecto no deben exceder al presupuesto presentado en la propuesta.

Los informes mensuales no son aprobados, retrasándose el pago del servicio.

La capacidad de nuestro proveedor de Gas

PRINCIPALESOPORTUNIDADESDELPROYECTO

El desarrollo del proyecto permite ofrecer el Sistema a otras empresas afines

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SCOPE STATEMENT

Proyecto FechaSistema de Gestión de Despacho, Facturación y Control de Transporte de GLP

Miércoles, 23 de Febrero del 2011

Gerente del Proyecto Sponsor

Gerkes Beltran, CarlosGerente del área de Distribución

Definición

RepsolGas es un área perteneciente a la empresa española Repsol,

cuyas áreas están divididas en subsidiarias así como RYCOPESA, que

es un área cuya función es la de abastecer y vender GLP a distintos

distribuidores, este área se encarga de envasar GLP en balones

domésticos cuyos tamaños son de 5,10 y 45 kilos, también es

encargada de distribuir el producto a distintos sitios de los clientes y

ende emitir una factura para cada cliente.

Descripción y Alcance del Proyecto

Estos módulos serán los necesarios para satisfacer las necesidades actuales de RYCOPESA. con la finalidad de utilizar este sistema como herramienta informática que facilite los procesos actuales y orientándose a mejorarlos.

El proyecto busca la integración de los módulos mencionados para así obtener reportes adecuados para la toma de decisiones, orientado a un menor tiempo de consultas y así brindarle un valor agregado a IREA S.A.C. Permitirá controlar el Stock de Productos.

ALCANCE:

Evitar el conflicto interno en el plan de distribución Creacion de Un sistema de Comercio electrinico para recibir las

ordenes de pedido.

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Facilitará en tomar cantidades exactas de pedidos por parte de los clientes.

Ayudará a crear hojas de ruta para cada transportista El sistema ayudara a facilitar la Distribucion de los Pedidos

Objetivos del Proyecto

Implantar un sistema integrado de Gestión de Despacho, Facturacion y Control de Transporte.

Reforzar la capacidad cognoscitiva mediante la utilización de las TI.

Tener una interfaz sencilla para el usuario en cada uno de sus módulos.

Facilitar el control y seguimiento de los pedidos

Evitará modificaciones a última hora de los pedidos por parte de los clientes

Principales Entregables

Proyect Chapter Scope Stament Informe de estado del Proyecto Manual de Usuario

Restricciones y Supuestos

El cronograma del tiempo estimado no debe ser superado. La calidad del producto debe satisfacer los requerimientos de

todos los Stakeholders.

Organización y Procedimientos

Equipo de Administración del Proyecto, integrado por:

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GERKES BELTRAN,CARLOS BAUTISTA CELARAYAN,DIEGO CARRASCO PEREZ,PABLO TOVAR HERRERA,HAROLD

Autorizaciones

Cliente/Usuario Sponsor

Área de Distribucion RYCOPESA

Responsable Gerente del Proyecto

Gerente de Distribucion Gerkes Beltran, Carlos

WBS DEL PROYECTO

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PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

PLAN DEL PROYECTO

INFORME DE ESTADO DEL PROYECTO

CIERRE DEL PROYECTO

ANÁLISIS Y DISEÑO

ANALISIS DE REQUERIMIENTOS

DISEÑO DE INTERFACES GRAFICASINTERFAZ INTERNOINTERFAZ PARA EL CLIENTE

CONSTRUCCIÓN

CONSTRUCCION DE INTERFACES GRAFICAS

CODIFICACION

REPORTES E INDICADORES PARA

JEFES DEL AREA

PRUEBAS Y TESTEO

PRUEBASDE FUNCIONAMIENTOPrueba de Caja NegraPrueba de Caja Blanca

IMPLEMENTACIÓN

MANUALESMANUAL DE USUARIOMANUAL DE INSTALACION

ENTREGA DEL SISTEMA

CAPACITACION AL PERSONAL

SISTEMA DE GESTIÓN DE DESPACHO, FACTURACIÓN Y CONTROL DE TRANSPORTE DE GLP


DICCIONARIO DEL WBS

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Plan de Proyecto

Documento formalmente aprobado que define cómo se ejecuta, supervisa y controla un proyecto. Puede ser resumido o detallado y estar compuesto por uno o más planes de gestión subsidiarios y otros documentos de planificación

Informe de estado del proyecto

Consiste en dar informe a los involucrados como se encuentra el proyecto respecto al cronograma, si se está con retraso, adelanto o estamos en el tiempo.

Cierre del proyecto

Permite cerrar formalmente el proyecto, ello ocurre cuando se logran los objetivos o debido a su cancelación.

ANÁLISIS Y DISEÑO

Análisis de requerimientos

En el presente se obtienen los requerimientos de los stakeholders con la necesidad de identificar sus necesidades, expectativas y lo que ellos esperan del proyecto.

Diseño de interfaces gráficas

Se elabora el diseño de las interfaces, tanto la interfaz interna como la interfaz para el usuario.

CONSTRUCCIÓN

Construcción de interfaces gráficas

Se procede a construir las interfaces, teniendo en cuenta que debe ser de fácil uso ya que ellas son el medio de comunicación entre el usuario y la computadora.

CodificaciónSe genera el programa utilizando un lenguaje de programación y utilizando los resultados de los análisis anteriores.

Reportes e indicadores para

jefes del área

Se generan los reportes que serán un reflejo actual de cómo se va realizando el proyecto evaluando su eficiencia y eficacia, estos reportes e indicadores llegarán a los jefes de área.

PRUEBAS Y TESTEO

Pruebas de Permite verificar la calidad del producto

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funcionamientosoftware y/o encontrar posibles fallos en la implementación del mismo. Para ello efectuamos pruebas de caja blanca y negra.

IMPLEMENTACIÓN

Manuales

anual del usuario que le permitirá al usuario final tener un documento de consulta y apoyo, también se construye el manual de instalación que informará paso a paso como se debe realizar la instalación del sistema.

Entrega del sistema

Se entrega el sistema, dando inicio a la instalación del mismo, para así efectuar su puesta en marcha.

Capacitación al personal

Establece un plan de trabajo para ver como se capacitará al personal que estará en contacto directo con el software que ha sido implementado en la empresa.

ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

DESPIECE DE ACTIVIDADES

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SECUENCIACION DE ACTIVIDADES

Secuenciación Actividad1 1.1.1 Confirmar equipo del proyecto2 1.1.2 Agendar reuniones de trabajo3 1.2.1 Designar responsable del informe de estado del

proyecto4 2.1.2 Designar equipo para realizar las encuestas

2.1.3 Establecer fechas de encuestas

5 2.1.1 Elaborar encuestas para los stakeholders2.1.4 Llevar a cabo las encuestas

6 2.1.5 Recibir requerimientos7 2.1.7 Determinar los requerimientos

2.1.6 Evaluar y clasificar los requerimientos8 1.2.2 Elaborar informe de estado del proyecto

9 1.2.3 Entregar el informe a los responsables10 2.2.1 Designar equipo de trabajo encargado para el diseño

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de las interfaces

11 2.2.2 Diseñar interfaces por módulo12 2.2.3 Revisar el diseño de las interfaces

13 2.2.4 Entregar el diseño de las interfaces

14 3.1.1Designar personal encargado de la construcción de interfaces gráficas

15 3.1.2Adquirir equipos para la construcción de interfaces y licencias de los programas a utilizar.

16 3.1.3Desarrollar interfaces por módulo

17 3.1.4Revisar interfaces

18 3.2.1Designar personal encargado de codificar

19 3.2.2Adquirir equipos para la codificación y licencias de los programas a utilizar.

20 3.2.3Desarrollo por módulos

21 3.2.4Codificar procesos y funciones3.2.5Revisar validaciones

22 3.2.6Entregar módulo

23 3.3.1Designar equipo de trabajo encargado de la elaboración de reportes4.1.1Designar equipo de trabajo para realizar las pruebas de funcionamiento

24 4.1.2Realizar pruebas de caja negra en módulos4.1.4Realizar pruebas de caja blanca en módulos

25 4.1.3Reportar errores de entrada y salida4.1.5Reportar errores de código

26 4.1.6Derivar errores al responsable del módulo

27 4.1.7Elaborar informe de subsanación4.1.8Entregar informe a los encargados

28 4.1.9Cumplir y desarrollar el informe de subsanación

29 3.3.2Elaborar reportes por cada módulo

30 3.3.3Revisar reportes por cada módulo

31 3.3.4Realizar reuniones para hablar acerca de los reportes e indicadores obtenidos

32 1.3.1 Agendar reunión sobre el cierre del proyecto

33 1.3.2 Elaborar informe de Performance del Proyecto

34 1.3.3 Establecer las métricas del proyecto

35 1.3.4 Elaborar el acta de aceptación del proyecto

36 1.3.5 Revisar los informes presentados

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37 1.3.6 Elaborar el archivo final del proyecto

38 5.1.1Designar responsable para el desarrollo de manuales5.2.1Designar encargado para instalar el sistema

39 5.1.2Formular el manual de usuario y de instalación5.2.2Instalar el sistema

40 5.2.3Configurar el sistema

41 5.1.3Realizar correcciones de los manuales

42 5.1.4Entregar los manuales a los usuarios

43 5.3.1Coordinar con las demás áreas para establecer el cronograma de capacitación

44 5.3.2Designar personal a dictar la capacitación

45 5.3.3Realizar la capacitación

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

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ESTIMACION DE COSTOS

Costos / Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

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Costos Integrantes S/. 6,824.0 S/. 5,608.0 S/. 9,676.0 S/. 6,212.0 S/. 5,720.0 S/. 6,332.0Costos Administrativos S/. 2,500.0 S/. 2,500.0 S/. 2,500.0 S/. 2,500.0 S/. 2,500.0 S/. 2,500.0Costos Equipos S/. 1,500.0 S/. 1,500.0 S/. 1,500.0 S/. 1,500.0 S/. 1,500.0 S/. 1,500.0Costos Software S/. 1,500.0 S/. 1,500.0 S/. 1,500.0 S/. 1,500.0 S/. 1,500.0 S/. 1,500.0Costo Total Acumulado S/. 12,324.0 S/. 23,432.0 S/. 38,608.0 S/. 50,320.0 S/. 61,540.0 S/. 73,372.0

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Enero; Costo Total Acumulado; S/.

12,324.0

Febrero; Costo Total Acumulado; S/.

23,432.0

Marzo; Costo Total Acumulado; S/.

38,608.0

Abril; Costo Total Acumulado; S/.

50,320.0

Mayo; Costo Total Acumulado; S/.

61,540.0

Junio; Costo Total Acumulado; S/.

73,372.0

Costo Total Acumulado

Costo Total Acumulado


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2 días 31/05/2012 15:00 04/06/2012 13:00 Pablo Carrasco Perez 2 8 16 33 5281 día 04/06/2012 15:00 05/06/2012 13:00 Carlos Gerkes,Pablo Carrasco 1 8 8 33 2641 día 05/06/2012 15:00 06/06/2012 13:00 Carlos Gerkes 6 8 48 35 16802 días 06/06/2012 15:00 08/06/2012 13:00 Carlos Gerkes1 día 08/06/2012 15:00 11/06/2012 13:00 Carlos Gerkes1 día 08/06/2012 15:00 11/06/2012 13:00 Carlos Gerkes1 día 08/06/2012 15:00 11/06/2012 13:00 Pablo Carrasco Perez 1 8 8 33 2641 día 08/06/2012 15:00 11/06/2012 13:00 Carlos Gerkes 1 8 8 35 2800.5 días 06/06/2012 15:00 06/06/2012 19:00 Pablo Carrasco Perez 1 8 8 33 2640.5 días 06/06/2012 15:00 06/06/2012 19:00 Diego Armando Baustista 2 8 16 33 5281 día 06/06/2012 15:00 07/06/2012 13:00 Diego Armando Baustista1 día 11/06/2012 15:00 12/06/2012 13:00 Harold Pablo Tovar Herrera 2 8 16 30 4801 día 12/06/2012 15:00 13/06/2012 13:00 Harold Pablo Tovar Herrera0.5 días 13/06/2012 15:00 13/06/2012 19:00 Diego Armando Baustista 2 8 16 33 5281 día 14/06/2012 09:00 14/06/2012 19:00 Diego Armando Baustista1 día 15/06/2012 09:00 15/06/2012 19:00 Carlos Gerkes 2 8 16 35 5601 día 18/06/2012 09:00 18/06/2012 19:00 Carlos Gerkes4 días 19/06/2012 09:00 22/06/2012 19:00 Pablo Carrasco Perez 4 8 32 33 1056

Junio S/. 6,332.0

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CUADRO DE COSTOS

Costos Operacionales

Nombre Horas Trabajo

Costo x Hora

Costo Detallado

Costo Total

Pablo Carrasco Perez 300 horas S/. 33.0 S/. 9,900.02.1.5 Recibir requerimientos 16 horas S/. 528.02.1.7 Determinar los requerimientos 64 horas S/. 2,112.02.1.6 Evaluar y clasificar los requerimientos 32 horas S/. 1,056.02.2.3 Revisar el diseño de las interfaces 40 horas S/. 1,320.03.1.4Revisar interfaces 16 horas S/. 528.03.2.5Revisar validaciones 24 horas S/. 792.03.2.6Entregar módulo 16 horas S/. 528.04.1.3Reportar errores de entrada y salida 8 horas S/. 264.04.1.5Reportar errores de código 16 horas S/. 528.03.3.3Revisar reportes por cada módulo 16 horas S/. 528.03.3.4Realizar reuniones para hablar acerca de los reportes e indicadores obtenidos 8 horas S/. 264.01.3.5 Revisar los informes presentados 8 horas S/. 264.05.1.1Designar responsable para el desarrollo de manuales 4 horas S/. 132.05.3.3Realizar la capacitación 32 horas S/. 1,056.0

Diego Armando Baustista 264 horas S/. 33.0 S/. 8,712.02.1.4 Llevar a cabo las encuestas 8 horas S/. 264.02.2.2 Diseñar interfaces por módulo 104 horas S/. 3,432.03.2.3Desarrollo por módulos 80 horas S/. 2,640.04.1.2Realizar pruebas de caja negra en módulos 24 horas S/. 792.03.3.2Elaborar reportes por cada módulo 24 horas S/. 792.05.2.1Designar encargado para instalar el sistema 4 horas S/. 132.05.1.2Formular el manual de usuario y de instalación 8 horas S/. 264.05.1.3Realizar correcciones de los manuales 4 horas S/. 132.05.1.4Entregar los manuales a los usuarios 8 horas S/. 264.0

Harold Pablo Tovar Herrera 324 horas S/. 30.0 S/. 9,720.03.1.3Desarrollar interfaces por módulo 96 horas S/. 2,880.03.2.4Codificar procesos y funciones 160 horas S/. 4,800.04.1.4Realizar pruebas de caja blanca en módulos 24 horas S/. 720.04.1.6Derivar errores al responsable del módulo 8 horas S/. 240.04.1.7Elaborar informe de subsanación 8 horas S/. 240.04.1.8Entregar informe a los encargados 8 horas S/. 240.04.1.9Cumplir y desarrollar el informe de subsanación 4 horas S/. 120.05.2.2Instalar el sistema 8 horas S/. 240.05.2.3Configurar el sistema 8 horas S/. 240.0

Carlos Gerkes 344 horas S/. 35.0 S/. 12,040.01.1.1 Confirmar equipo del proyecto 56 horas S/. 1,960.01.1.2 Agendar reuniones de trabajo 8 horas S/. 280.01.2.1 Designar responsable del informe de estado del proyecto 8 horas S/. 280.02.1.2 Designar equipo para realizar las encuestas 8 horas S/. 280.02.1.3 Establecer fechas de encuestas 8 horas S/. 280.02.1.1 Elaborar encuestas para los stakeholders 24 horas S/. 840.01.2.2 Elaborar informe de estado del proyecto 16 horas S/. 560.01.2.3 Entregar el informe a los responsables 8 horas S/. 280.02.2.1 Designar equipo de trabajo encargado para el diseño de las interfaces 8 horas S/. 280.02.2.4 Entregar el diseño de las interfaces 16 horas S/. 560.03.1.1Designar personal encargado de la construcción de interfaces gráficas 8 horas S/. 280.03.1.2Adquirir equipos para la construcción de interfaces y licencias de los programas a utilizar. 40 horas S/. 1,400.03.2.1Designar personal encargado de codificar 8 horas S/. 280.03.2.2Adquirir equipos para la codificación y licencias de los programas a utilizar. 40 horas S/. 1,400.03.3.1Designar equipo de trabajo encargado de la elaboración de reportes 8 horas S/. 280.04.1.1Designar equipo de trabajo para realizar las pruebas de funcionamiento 8 horas S/. 280.03.3.4Realizar reuniones para hablar acerca de los reportes e indicadores obtenidos 8 horas S/. 280.01.3.1 Agendar reunión sobre el cierre del proyecto 8 horas S/. 280.01.3.2 Elaborar informe de Performance del Proyecto 16 horas S/. 560.01.3.3 Establecer las métricas del proyecto 8 horas S/. 280.01.3.4 Elaborar el acta de aceptación del proyecto 8 horas S/. 280.01.3.6 Elaborar el archivo final del proyecto 8 horas S/. 280.05.3.1Coordinar con las demás áreas para establecer el cronograma de capacitación 8 horas S/. 280.05.3.2Designar personal a dictar la capacitación 8 horas S/. 280.0

Costos AdministrativosMateriales Administrativos 6 Meses S/. 2,500.0 S/. 15,000.0

Costos HardwareLaptos (Dell i7 2.7 Ghz - 2 GB Ram) 4 Equipos S/. 2,250.0 S/. 9,000.0

Costos SoftwareEntordo de Desarrollo y Motor de Base de Datos Licencias S/. 9,000.0 S/. 9,000.0

Costo Total General S/. 73,372.0

CONTROL DE VERSIONES

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Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo

1.0 Analista I Analista II Lid. Proy. 08-02-2012 Versión original

PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD


Gestión de Transporte, Facturación y Despacho de GLP.

GTFDGLP

POLITICA DE CALIDAD DEL PROYECTOEste proyecto debe culminar dentro del tiempo y el presupuesto planificados, y también debe cumplir con los requisitos de calidad de REPSOL, es obtener un buen nivel de satisfacción por parte de los usuarios.

LINEA BASE DE CALIDAD DEL PROYECTO

Factor de Calidad relevante

Objetivo de calidad

Métrica a utilizarFrecuencia y momento de

medición

Frecuencia y momento de

reporteSatisfacción de los

principales usuarios

Nivel de satisfacción >= 4

Nivel deSatisfacción=Promedio entre1 a 5

Frecuencia, una encuesta por cada semana.

Medición, al día siguiente de la encuesta

Frecuencia, una vez por cada semanaReporte, al día siguiente de la medición

PLAN DE MEJORA DE PROCESOSCada vez que se deba mejorar un proceso se seguirán los siguientes pasos:1. Delimitar el proceso2. Determinar la oportunidad de mejora3. Tomar información sobre el proceso4. Analizar la información levantada5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso6. Aplicar las acciones correctivas7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso

MATRIZ DE ACTIVIDAD DE CALIDADPaquete de trabajo Estándar o norma de

calidad aplicableActividades de

prevenciónActividades de

Control

PLAN DEL PROYECTO Metodología PMI Revisión Aprobado por REPSOL

INFORME DE ESTADO DEL PROYECTO

Formato exigido por REPSOL

Revisión Aprobado por REPSOL

CIERRE DEL Informe exigido por Revisión Aprobado por REPSOL

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PROYECTO empresa consultora

ANALISIS DE REQUERIMIENTOS

Metodología PMI Revisión Aprobado por REPSOL

INTERFAZ INTERNO Formato exigido por empresa consultora


INTERFAZ PARA EL CLIENTE

Procedimiento Revisión Aprobado por REPSOL

CONSTRUCCION DE INTERFACES GRAFICAS

Procedimiento Revisión Aprobado por REPSOL

CODIFICACION Procedimiento Revisión Aprobado por REPSOL

REPORTES E INDICADORES PARA JEFES DEL AREA

Revisión

Prueba de Caja Negra Revisión Aprobado por REPSOL

Prueba de Caja Blanca


MANUAL DE USUARIO

Revisión

MANUAL DE INSTALACION

Revisión

ENTREGA DEL SISTEMA


CAPACITACION AL PERSONAL

Aprobado por REPSOL

ROLES PARA LA GESTION DE LA CALIDAD

Rol Nro. 1 Gerente de Área y Distribución de

REPSOL

Objetivos del rol:Responsable ejecutivo y final por la calidad del proyectoFunciones del rol:Revisar, aprobar, y tomar acciones correctivas para mejorar la calidadReporta a:DirectorioSupervisa a:Líder del proyecto

Rol Nro 2. Líder del proyecto

Objetivos del rol:Gestionar operativamente la calidadFunciones del rol:Revisar estándares, revisar entregables, aceptar entregables o disponer sureproceso, deliberar para generar acciones correctivas, aplicar accionescorrectivasNiveles de autoridad :Exigir cumplimiento de entregables a los analistas y programadorSupervisa a:Equipo de Proyecto

Rol Nro 3. Miembros del equipo del proyecto

Objetivos del rol:Elaborar los entregables con la calidad requerida y según estándaresFunciones del rol :Elaborar los entregablesNiveles de autoridad:Aplicar los recursos que se le han asignadoReporta a:Project ManagerSupervisa a:

ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD DEL PROYECTO

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PROCESOS DE GESTION DE LA CALIDAD

ENFOQUE DEASEGURAMIENTO DE

LA CALIDAD

El aseguramiento de calidad se hará monitoreando continuamente la perfomance del trabajo y los resultados del control de calidad.De esta manera se descubrirá tempranamente cualquier necesidad de auditoria de procesos, o de mejora de procesosLos resultados se formalizarán como solicitudes de cambio y/o accionescorrectivas/preventivasAsimismo se verificará que dichas solicitudes de cambio, y/o accionescorrectivas/preventivas se hayan ejecutado y hayan sido efectivas

ENFOQUE DECONTROL DE LA

CALIDAD

El control de calidad se ejecutara revisando los entregables para ver si estánconformes o noLos resultados de estas mediciones se consolidarán y se enviarán al proceso de aseguramiento de calidadAsimismo en este proceso se hará la medición de las métricas y se informarán al proceso de aseguramiento de calidadLos entregables que han sido reprocesados se volverán a revisar para verificar si ya se han vuelto conformesPara los defectos detectados se tratará de detectar las causas raíces de losdefectos para eliminar las fuentes del error, los resultados y conclusiones seformalizarán como solicitudes de cambio y/o acciones correctivas/preventivas

ENFOQUE DEMEJORA DEPROCESOS

Cada vez que se requiera mejorar un proceso se seguirá lo siguiente:1. Delimitar el proceso2. Determinar la oportunidad de mejora3. Tomar información sobre el proceso4. Analizar la información levantada5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso6. Aplicar las acciones correctivas7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso

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MATRIZ DE COMUNICACIONES



GTFDGLP

Información Contenido Formato

Nivel de

detalle

Responsable de comunicar

Grupo receptor

MetodologíaFrecuencia de Comunicación

Código de elementos

Inicio del proyecto

Datos y comunicación sobre el inicio del proyecto

Project Charter

MedioLíder del proyecto

Coordinador RYCOPESA

Documento digital (DF) vía

correo electrónico

Una sola vez0.1.1 Project

Charter

Planificación del proyecto

Planificación detallada del proyecto: Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, RRHH comunicaciones y Riesgos

Plan del Proyecto

Muy altoLíder del proyecto

Coordinador RYCOPESA,

equipo de trabajo

Documento digital (DF) vía

correo electrónico

Una sola vez0.2 Plan del

Proyecto

Estado del proyecto

Estado actual, progreso del proyecto, pronostico de tiempo y costo. Problemas y pendientes

Informe de performance

AltoLíder del proyecto


equipo de trabajo

Documento impreso

Semanal0.3 Informe de

estado del proyecto

Cierre del Datos y comunicación sobre el Cierre del Medio Líder del Coordinador Documento Semanal 0.5 Cierre del

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proyecto cierre del proyecto proyecto proyectoRYCOPESA,

equipo de trabajo

impreso proyecto

Requerimientos funcionales del

sistema

Análisis de los requisitos, casos de uso del negocio, casos de uso del sistema levantamiento de información, entrevistas

Documento técnico



equipo de trabajo

Documento impreso

Semanal Del 1.1 al 1.4

Prototipo del sistema

Especificaciones de diseño, base de datos, diagrama de clases, respaldo y restauración de información

Documento técnico



equipo de trabajo

Documento impreso

Semanal Del 2.1al 2.4

Fuentes del sistema

Clases desarrollada y código fuente del sistema

Documento técnico



equipo de trabajo

Documento impreso

Semanal3.1 Fuentes del

sistema

Informe de las pruebas del

sistema

Ocurrencias presentadas, resultado, encuesta

Documento técnico



equipo de trabajo

Documento impreso

Semanal 4.1 al 4.3

Informe de implementación

Informe de capacitación, manual de sistema

Documento técnico



equipo de trabajo

Documento impreso

Semanal 5.1 al 5.3

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MATRIZ DE ROLEZ Y RESPONSABILIDADES

Persona(s) Roles Responsabilidades

LIDER DEL PROYECTO.(LIDER PROY)

Controlador Planificador Administrador Lider

Determinar las necesidades del cliente y utilizar todo su equipo de trabajo para satisfacerlas.

Efectuar los Análisis de Riesgos del proyecto y elaborar los planes de respuesta correspondientes.

Verificar y Aprobar los documentos de entregables del desarrollo del producto, para dar inicio a otra fase, además Decide sobre los entregables del producto y sobre planes y programas del proyecto.

Verificar y Aprobar los manuales hechos por los responsables.

Ejecutar el proyecto. Controlar el proyecto. Gestionar los recursos

del proyecto. Solucionar problemas y

superar los obstáculos del proyecto.

Evalúa y revisa los entregables del desarrollo del producto.

Elaborar el Registro de Stakeholders.

Elaborar el Plan de Proyecto.

Aprobar Construcción de interfaces.

Elaborar el Informe de Performance del Proyecto.

Realizar la Reunión y generar las actas.

Aprobar cambios en la gestión del proyecto

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Aprobar el Informe de Cierre del proyecto

Aprobar Pruebas de funcionamiento del Sistema.

Analista1(ANA1) Analista del proyecto

Capacitador Elaborador de

manual. Elaborador de

reportes de indicadores.

Colaborador general.

Responsable del informe de estado del proyecto.

Responsable del Informe de Cierre del proyecto

Analizar los requerimientos del proyecto.

Analizar interfaces internas

Pruebas de testeo en caja negra

Ayudar en la planificación del proyecto.

Verifican el Informe de Análisis Costo Beneficio.

Elaborar manual de uso del proyecto

Verificar y aprobar el análisis de requerimientos.

Elaborar los reportes e indicadores para el jefe del área del proyecto.

Revisar el manual de instalación del proyecto.

Capacitar al personal del área donde se ejecutará el proyecto.

Participar en la entrega del proyecto.

Analista2 (ANA2) Analista de Información.

Gestor de calidad.

Administrador de base de datos.

Elaborador de manual de instalación del producto.

Gestionar la Base de datos.

Suministrar la información necesaria al Project Manager y a los involucrados en el proyecto.

Participa en el plan del proyecto

Participa en el informe de estado del proyecto.

Participa en el análisis de requerimientos.

Controlar los documentos del Sistema

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de Gestión de Calidad. Participa en la entrega

del sistema. Participa en la

capacitación del personal para el uso del sistema.

Elaborar y verificar la interfaz para el cliente.

Elaborar los datos de prueba para comprobar la calidad de los programas, individualmente y en su conjunto.

Revisar los manuales de usuario.

Elaborar el manual de instalación del proyecto.

Programador(PROG) Administrador de cuentas.

Soporte técnico. Asesor a los

miembros del área de distribución.

Administrador de seguridad de información.

Construir la codificación del sistema.

Actualizar el sistema operativo, y configurar los cambios.

Instalar y configurar el nuevo hardware y software.

Agregar, borrar y modificar información de las cuentas de usuarios, restablecer contraseñas, etc.

Realizar copias de seguridad

Responder consultas técnicas.

Responsable de la seguridad

Participa en el plan del proyecto.

Participa en el informe de estado del proyecto.

Participa en la interfaz para el cliente.

Participa en la elaboración de los manuales.

Participa en la elaboración de pruebas de caja negra y caja

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blanca. Participa en la entrega

del sistema. Participa en la

capacitación del personal del área donde se instala el sistema.

Administración, configuración y soporte de cuentas de correo y cuentas de usuarios.

Manejo de Firewalls, IDS, IPS y herramientas de seguridad.Administrar Sistemas Operativos varios.

GR. AREA DISTRIBUCION

Líder Usuario Revisar los manuales de usuario.

Revisar los manuales de instalación.

Aprueba la capacitación del personal.

Cumplir con los plazos en la entrega de dinero establecidos.

Participa en las pruebas y testeo del sistema para ver si el problema tiene algún error y si cumplirán con el plazo establecido para la entrega del sistema.




MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES

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GTFDGLP

ENTREGABLES

ROLESCONSULTORA REPSOL

LIDER PROY

ANA 1 ANA 2 PROG GR. GENERAL (RYCOPESA)

JEF.AREA DE DISTRIBUCION

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTOPLAN DEL PROYECTO R P P P A P

INFORME DE ESTADO DEL PROYECTO R P P A

CIERRE DEL PROYECTO R R P P A P

ANÁLISIS Y DISEÑOANALISIS DE REQUERIMIENTOS A R P P

DISEÑO DE INTERFACES GRAFICASINTERFAZ INTERNO A R P P

INTERFAZ PARA EL CLIENTE A R P P

CONSTRUCCIÓNCONSTRUCCION DE INTERFACES GRAFICAS A R P P

CODIFICACION A V R

REPORTES E INDICADORES PARA JEFES DEL AREA A P P P

PRUEBAS Y TESTEOPRUEBASDE FUNCIONAMIENTO

Prueba de Caja Negra A R P P P

Prueba de Caja Blanca A P R P P

IMPLEMENTACIÓNMANUALES

MANUAL DE USUARIO A R V P P

MANUAL DE INSTALACION A V R P P

ENTREGA DEL SISTEMA R P P P A P

CAPACITACION AL PERSONAL V R P P A

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Código de Responsabilidades:

R: Responsable

A: Aprueba

P: Participa

V: Revisa


RBS (RiskBreakDownStructures):

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Técnico

Requerimientos

Tecnología

Calidad

Seguridad

Gestión y Organización

Comunicación

Estimaciones

Dependencias del proyecto

Externo

Usuario

Proveedores

Riesgos del Proyecto


Tabla de Probabilidades:

Valor Clasificación Definición

5 Muy altaEl evento se sabe que es casi seguro que ocurra. Probabilidad de

ocurrencia mayor al 85%.

4 AltaEl evento tiene una posibilidad alta de ocurrencia. Probabilidad de

ocurrencia entre el 60% y 85%.

3 MediaEs posible que ocurra el evento con una frecuencia regular. Su

probabilidad de ocurrencia está entre el 40% y 60%.

2 BajaEl evento puede ocurrir, pero no es muy frecuente. Probabilidad de

ocurrencia entre el 15% y 40%.

1 Muy bajaEl evento no ocurre nunca o casi nunca. Su probabilidad de

ocurrencia es menor al 15%.

Tabla de Impacto:Valor Clasificación Definición

5 Muy altaEl impacto del riesgo es tremendamente perjudicial para el

proyecto.

4 AltaEl impacto del riesgo tiene daños serios para el desarrollo del

proyecto.

3 MediaEl impacto del riesgo tiene un daño moderado al desarrollo del

proyecto.

2 Baja

El impacto del riesgo no tiene un daño como para retrasar el

desarrollo del proyecto. El impacto en el costo y en el calendario es

menor.

34


1 Muy bajaEl impacto del riesgo puede ser manejado durante el desarrollo del

proyecto. El impacto en el costo y en el calendario es casi nulo.

Clasificación de Riesgos – Exposición al Riesgo:

Clasificación de riesgos Código Riesgo P I E

Requerimientos 001 Elaboración excesiva de los requerimientos

2 4 8

Tecnología 002 Nuevas tecnologías 1 3 3

Calidad003 Baja calidad del producto 2 3 6

004 Baja supervisión del proyecto 3 4 12

Seguridad 005 Falta de actualización del firewall 2 3 6

Comunicación 006 Comunicación del equipo de trabajo inexistente

3 5 15

Estimaciones 007 Estimaciones ineficientes 4 4 16

Dependencias del Proyecto

008 Falta de apoyo político del producto 2 4 8

Usuario 009Personal no asimila adecuadamente

la capacitación1 2 2

Proveedores 010 Servicios de conserjería inexistentes 3 3 9

Donde: P: Probabilidad I: Impacto E: Exposición

Matriz de Probabilidad e Impacto:

35


PRO

BABI

LID

AD

Muy alta

5

Alta

4

007

Media

3

010 004 006

Baja

2

003, 005 001, 008

Muy baja

1

009 002

MATRIZ DE

PROBABILIDAD - IMPACTO

Muy baja

1

Baja

2

Media

3

Alta

4

Muy alta

5

IMPACTO

36


Priorización de Riesgos:

Código Riesgo Probabilidad (P) Impacto (I) Exposición (E=PxI)

007 Estimaciones ineficientes 4 4 16

006Comunicación del equipo de trabajo

inexistente3 5 15

004 Baja supervisión del proyecto 3 4 12

010 Servicios de conserjería inexistentes 3 3 9

001Elaboración excesiva de los

requerimientos2 4 8

008 Falta de apoyo político del producto 2 4 8

003 Baja calidad del producto 2 3 6

005 Falta de actualización del firewall 2 3 6

002 Nuevas tecnologías 1 3 3

009Personal no asimila adecuadamente

la capacitación1 2 3

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Planes de Contingencias:

Código del

riesgo

Amenaza / Oportunidad

Descripción del riesgo

Causa Raíz TriggerEntregables afectados

Probabilidad total por impacto

Tipo de Riesgo

Responsable del riesgo

Respuesta planificada

Tipo de respuesta

Plan de contingencia

R007 AmenazaEstimaciones ineficientes

Desfases en el cronograma de actividades

oMensaje de

Alerta

oConversacione

s

Proyecto completo

4 AltoLíder y

Responsable

Reunión de Contingencia y levantar un

Acta

MitigarAnalizar y Definir cuales son la causas del desfase, si son

del tipo humano o técnico.

R006 Amenaza

Comunicación del equipo de

trabajo ineficiente

Líneas de comunicación inexistentes

Conversaciones / consultas

Proyecto completo

3 MediaLíder y

Responsables


Acta

EliminarDefinir óptimas líneas de comunicación; digitales o

escritas.

R004 AmenazaBaja

supervisión del proyecto

Tareas no supervisadas adecuadamente

Conversaciones / consultas Proyecto

completo3 Media

Líder y Responsable

s


Acta

Evitar

Identificar las tareas por el nivel de supervisión y definirlos nuevamente de acuerdo al avance del proyecto.

Realizar procesos de control (Checklist).

R010 AmenazaServicios de Conserjería Inexistentes

Inexperiencia para gestionar y/o planificar actividades particulares


Proyecto completo

3 MediaLíder y

Responsables


Acta

Evitar

Todas las experiencias deben estar documentadas para disminuir la dependencia.

R001 AmenazaElaboración

excesiva de los requerimientos

Redundancias en el desarrollo del proyecto de software


Informe de Análisis y

Programación2 Media

Líder y Responsable

s


Acta

Evitar

Este determinado en una base de datos los requerimientos funcionales del sistema, los requerimientos no funcionales y los diseños.

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CONCLUSIONES DEL PROYECTO

El siguiente proyecto demuestra cómo preparar una documentación que sustente y abarque todos los posibles mecanismos de control, planificación y gestión de proyectos, cuya finalidad está determinada por la culminación satisfactoria del proyecto bajo los estándares del PMBOK Guide; nuestro entregable nos demuestra que teniendo en cuenta estos criterios podemos claramente guiarnos, organizarnos y dirigirnos a metas que nos hagan sentir bien, demostrando así mucha creatividad y perseverancia para culminar nuestros proyectos; claramente está que esta obra facilitaría de una manera significativa la GESTION DEL TRANSPORTE, FACTURACIÓN Y DESPACHO DE GLP en la empresa RYCOPESA de REPSOL.

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Informe Final Repsol Peru bajo Planeamiento PMI API

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