INFORME FINAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA … DEL SIG-2012.pdf · 2015-07-02 · encaminadas a garantizar la mejora del Subsistema de Gestión de Calidad bajo la NTCGP1000:2009

Calle 12B (antes Calle 13) Nº2-58 Teléfono: 355 0800 · Fax: 2813539 www.patrimoniocultural.gov.co Información: Línea 195

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INFORME FINAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA VIGENCIA 2012

Bogotá, D.C., 27 de diciembre de 2012


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INTRODUCCIÓN

De acuerdo con el Decreto 176 de 2010, se define el Sistema Integrado de Gestión como el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, que se encuentra conformado por los subsistema de: Subsistema de Control Interno Subsistema de Gestión de Calidad, Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo, Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información, Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional, Subsistema de Responsabilidad Social, Subsistema de Gestión Ambiental. Mediante Resolución Interna 206 del 10 de junio de 2010, se organiza el Sistema Integrado de Gestión de la entidad de acuerdo con las disposiciones establecidas en el Decreto 176 de 2010. Por lo anterior, el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, comprometido con el fortalecimiento de la gestión institucional, ha desarrollado durante cada vigencia una serie de acciones en torno al Sistema Integrado de Gestión, que garantizan su continuidad y operación y a continuación se presenta el detalle de las acciones adelantadas en la vigencia 2012 y las acciones a adelantar para la vigencia del 2013 y algunas recomendaciones para la mejora.


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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

- Subsistema de Control Interno.

- Subsistema de Gestión de Calidad.

En cumplimiento de la normatividad que expidió el gobierno nacional Decreto 2913 de 2007, en donde se unifican las fechas de implementación de los dos subsistemas y se establece el 8 de diciembre de 2008, como limite para su implementación, estos dos subsistemas comparten productos que de manera armónica redundan en una mejor Administración Publica, encaminada desde la calidad y el control a cumplir cabalmente con los fines esenciales del estado. Desde la Subdirección General del IDPC, se han desarrollado acciones encaminadas a garantizar la mejora del Subsistema de Gestión de Calidad bajo la NTCGP1000:2009 y el Subsistema de Control Interno bajo el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. Es así, que para la vigencia del 2012 se fortaleció los dos subsistemas con una serie de acciones que permitieron prestar un mejor servicio a la ciudadanía, generar mecanismos de socialización que propicien la apropiación y pertenencia de los servidores de la entidad con estos temas, así como cumplir con los requisitos establecidos por la normatividad vigente. Diagnóstico del estado actual del SIG Se revisó el estado actual del SIG, documentos en página web, intranet, archivos físicos y magnéticos. Se elaboró el informe de diagnóstico del modelo de operación por procesos (Estado actual de procesos y procedimientos), con el fin de tomar acciones para estructurar un nuevo modelo para la entidad.

También se encontró que los subsistemas del SIG, no se encontraban articulados, y formalmente adoptados, esta acción debe fortalecerse en el 2013, en cumplimiento del Decreto 176 de 2010 “Por el cual se definen los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital y se asignan unas funciones” y Decretos 651 “Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD-y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones" y 652 “Por


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medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales” de 2011.

Para fortalecer la articulación de los subsistemas, se proyectó con información del Subsistema Interno de Gestión de Archivos, Subsistema de Control Interno y Subsistema de Gestión de Calidad, la resolución de adopción del SIG conforme a los lineamientos normativos vigentes, esta resolución para la vigencia de 2013 debe complementarse con la información de los demás subsistemas y una vez validada por estos debe enviarse a la Asesoría Jurídica, quien revisara los aspectos jurídicos a que haya lugar y generar el trámite de aprobación y socialización. Las demás resoluciones emitidas anteriormente deberán ser derogadas.

Modelo de Operación por Procesos – Manual de procesos y procedimientos El modelo de operación por procesos es la ruta que orienta a la entidad en un enfoque por procesos, los cuales en su interacción garantizan una ejecución eficiente y el cumplimiento de la plataforma estratégica de la entidad. Al revisar la documentación acerca de los manuales de procesos y procedimientos, se encontró documentación en físico revisada y aprobada por los líderes de procesos de los años 2008, 2009 y 2011. La documentación en archivos magnéticos no se concentra en una sola ruta de almacenamiento, totalmente identificada, excepto por la documentación que se encuentra publicada en la intranet, que se considera documentación oficial del Sistema Integrado de Gestión, pero que a su vez tampoco se encontró toda la documentación del modelo de operación por procesos. Expuesto lo anterior, se realizó una revisión de la documentación y se encontró que el contenido de los manuales de procesos y procedimientos de los años 2008, 2009 y 2011, no cumplían con los estándares definidos por el procedimiento de control de documentos, conforme a lineamientos normativos (MECI 1000:2005 – NTCGP 1000:2009): control de versiones, codificación de documentos, actualizaciones incompletas, documentos sin firmas de aprobación, Revisados estos aspectos, y con el fin de tomar acciones necesarias respecto al control de los documentos de los procesos – procedimientos – documentos asociados, se generó el listado maestro de documentos del SIG, se estructuró el nuevo modelo de operación por procesos y se cambió la estructura de las plantillas de caracterización y procedimiento junto con los instructivos, plantillas


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que permiten ver de forma más dinámica y organizada el modelo de operación de la entidad. Es importante resaltar que actualmente la entidad cuenta con 17 procesos definidos en el mapa de procesos clasificados de la siguiente manera: Nivel Estratégico: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. Nivel Misional: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. Nivel de Apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y/o medición, análisis y mejora. Nivel Evaluación: Incluyen aquellos utilizados para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoria interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.


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En la vigencia de 2012, se trabajó con los líderes y responsables operativos de los procesos, en la revisión para el diseño y/o actualización de procesos, procedimientos y documentos asociados. Para esta acción se enviaron correos electrónicos, también se entregó a los lideres de procesos la circular 11 del 8 de septiembre y un memorando el 23 de noviembre firmado desde la Dirección General; algunos líderes o responsables operativos respondieron a las reuniones, en donde se acordaron compromisos de estructuración de nuevos procedimientos y actualización de existentes, aun así algunos procesos no se pudieron actualizar por que estos compromisos no fueron cumplidos por motivos de alta carga laboral en cada una de las dependencias. A continuación se hace una comparación de la documentación de procesos y procedimientos del 2011 frente a la que se estructuró en el 2012, la justificación de los cambios se encuentra documentada en el control de cambios del listado maestro de documentos del SIG.

Proceso

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actualizados “Acordados mediante

reuniones”

En revisión por parte del responsable operativo “Compromiso para el 2013”

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Direccionamiento Estratégico

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1

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1. Proyectos de inversión. 2. Balance social. 3. Indicadores de Gestión.

1. Gestión estratégica y planes institucionales. 2. Formulación y/o actualización, seguimiento a la ejecución y evaluación de proyectos de inversión.

Para aprobación por parte del líder del

proceso “Compromiso para el 2013”

Aprobados “Compromiso para el 2013”

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Proceso

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C P C P

El líder del proceso es el Subdirector General, para la vigencia de 2013, es importante que el responsable operativo revise el procedimiento que quedo pendiente, así como el procedimiento que se deja para aprobación por parte del líder del proceso y si se presentan cambios, el responsable del SIG los deberá realizar para que estos documentos queden aprobados. Si durante la vigencia de 2013, se presenta la necesidad de diseñar nuevos procedimientos o actualizar los existentes, esta acción se debe realizar en conjunto con el profesional del SIG, el líder del proceso y los responsables operativos del proceso. Para el 2013, desde la Subdirección General se programaran jornadas para revisión, diseño y/o actualización de procesos y procedimientos.

Proceso

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Relaciones Interinstitucionales

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1. Organización del Campo del Patrimonio

1. Organización del subcampo del patrimonio cultural.




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El líder del proceso es el Subdirector General, para la vigencia de 2013, es importante que revise junto con el Subdirector de Divulgación el procedimiento que quedó pendiente para aprobación y si se presentan cambios, el responsable del SIG los deberá realizar para que este documento quede aprobado. Es importante revisar este proceso y asignar responsables, así como documentar las acciones derivadas del proceso.


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Proceso

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Protección del Patrimonio Cultural

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Dentro del manual de procesos y procedimientos del 2011, no se encontraron documentos, los últimos procedimientos se encontraron documentados en el manual del 2009, aun así como no se aplicaba el procedimiento de control de documentos, no se contaba en el manual del 2011, con la última versión vigente. Además el nombre de este proceso fue modificado en el nuevo mapa de procesos actualizado en el 2011.

1. Asesoría técnica para la intervención y protección del patrimonio cultural




C P C P

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El líder del proceso es el Subdirector de Intervención, para la vigencia de 2013, es importante que revise el procedimiento que quedó pendiente para aprobación y si se presentan cambios, el responsable del SIG los deberá realizar para que este documento quede aprobado. Los compromisos para este proceso quedaron documentados en un Acta de fecha 27 de diciembre de 2012 que se elaboró con Francisco Rodríguez. Si durante la vigencia de 2013, se presenta la necesidad de diseñar nuevos procedimientos o actualizar los existentes, esta acción se debe realizar en conjunto con el profesional del SIG, el líder del proceso y los responsables operativos del proceso. Para el 2013, desde la Subdirección General se programaran jornadas para revisión, diseño y/o actualización de procesos y procedimientos.


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Intervención del Patrimonio Cultural

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0 1


1. Intervención en Bienes de Interés Cultural




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El líder del proceso es el Subdirector de Intervención, para la vigencia de 2013, es importante que el responsable operativo termine de estructurar el procedimiento para generar el trámite de aprobación. Los compromisos para este proceso quedaron documentados en un Acta de fecha 27 de diciembre de 2012 que se elaboró con Francisco Rodríguez. Si durante la vigencia de 2013, se presenta la necesidad de diseñar nuevos procedimientos o actualizar los existentes, esta acción se debe realizar en conjunto con el profesional del SIG, el líder del proceso y los responsables operativos del proceso. Para el 2013, desde la Subdirección General se programaran jornadas para revisión, diseño y/o actualización de procesos y procedimientos.


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Proceso

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C P C P

Divulgación del Patrimonio Cultural

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1. Convocatoria a Estímulos. 2. Alianzas Estratégicas e Intercambio entre pares. 3. Apoyos Concertados. 4. Coordinación Mes del Patrimonio. 5. Exposiciones. 6. Publicaciones. 7. Pasantías. 8. Pedagogía y Formación en Patrimonio Cultural

1. Fomento a las prácticas del patrimonio cultural. 2. Investigación y publicaciones. 3. Pasantías.




C P C P

0 - 0 3

El líder del proceso es el Subdirector de Divulgación, para la vigencia de 2013, es importante estructurar junto con los responsables operativos la caracterización del proceso y los procedimientos de Gestión Local y Fortalecimiento del Museo de Bogotá. Si durante la vigencia de 2013, se presenta la necesidad de diseñar nuevos procedimientos o actualizar los existentes, esta acción se debe realizar en conjunto con el profesional del SIG, el líder del proceso y los responsables operativos del proceso. Para el 2013, desde la Subdirección General se programaran jornadas para revisión, diseño y/o actualización de procesos y procedimientos.


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Proceso

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Gestión del Talento Humano

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1. Administración del Plan Institucional de Capacitación. 2. Administración del Programa de Salud Ocupacional. 3. Administración del programa de bienestar laboral e incentivos.

Para aprobación por parte del líder del proceso

“Compromiso para el 2013”


C P C P

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El líder del proceso es el Subdirector de Gestión Corporativa, para la vigencia de 2013, es importante que revise los procedimientos que quedaron pendientes para aprobación y si se presentan cambios, el responsable del SIG los deberá realizar para que estos documentos queden aprobados, así como estructurar junto con los responsables operativos la caracterización del proceso y los procedimientos de Administración del Talento Humano y Administración de Nómina. Si durante la vigencia de 2013, se presenta la necesidad de diseñar nuevos procedimientos o actualizar los existentes, esta acción se debe realizar en conjunto con el profesional del SIG, el líder del proceso y los responsables operativos del proceso. Para el 2013, desde la Subdirección General se programaran jornadas para revisión, diseño y/o actualización de procesos y procedimientos.


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Proceso

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Gestión Financiera 0

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1. Contabilidad.




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El líder del proceso es el Subdirector de Gestión Corporativa, para la vigencia de 2013, es importante que revise el procedimientos que quedo pendiente para aprobación y si se presentan cambios, el responsable del SIG los deberá realizar para que este documento quede aprobado, así como estructurar junto con los responsables operativos la caracterización del proceso y los procedimientos de Administración Financiera y Tesorería. Si durante la vigencia de 2013, se presenta la necesidad de diseñar nuevos procedimientos o actualizar los existentes, esta acción se debe realizar en conjunto con el profesional del SIG, el líder del proceso y los responsables operativos del proceso. Para el 2013, desde la Subdirección General se programaran jornadas para revisión, diseño y/o actualización de procesos y procedimientos.


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Proceso

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Gestión de Sistemas de Información y

Tecnología 0

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1. Administración de cuentas de usuarios. 2. Backup y restauración de la información. 3. Administración de redes y comunicaciones. 4. Asistencia y soporte técnico.




C P C P

1 4 0 0

El líder del proceso es el Subdirector de Gestión Corporativa, para la vigencia de 2013, es importante que revise la caracterización del proceso y los procedimientos que quedaron pendientes para aprobación y si se presentan cambios, el responsable del SIG los deberá realizar para que estos documentos queden aprobados. Si durante la vigencia de 2013, se presenta la necesidad de diseñar nuevos procedimientos o actualizar los existentes, esta acción se debe realizar en conjunto con el profesional del SIG, el líder del proceso y los responsables operativos del proceso. Para el 2013, desde la Subdirección General se programaran jornadas para revisión, diseño y/o actualización de procesos y procedimientos.


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Proceso

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Gestión Jurídica 0

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El líder del proceso es el Asesor Jurídico, para la vigencia de 2013, es importante que junto con el profesional del SIG estructure la caracterización del proceso y los procedimientos, esta acción se debe realizar en conjunto con el profesional del SIG, el líder del proceso y los responsables operativos del proceso. Para el 2013, desde la Subdirección General se programaran jornadas para revisión, diseño y/o actualización de procesos y procedimientos.


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Proceso

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Gestión Documental 1

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1. Control de Documentos. 2. Control de Registros. 3. Transferencias Documentales. 4. Administración de Correspondencia

1. Administración de correspondencia. 2. Gestión Documental. 3. Control de documentos del SIG.




C P C P

0 3 0 0

El líder del proceso es el Subdirector General, para la vigencia de 2013, es importante que revise los dos procedimientos que quedaron pendientes para aprobación y si se presentan cambios, el responsable del SIG los deberá realizar para que estos documentos queden aprobados igualmente se debe actualizar la caracterización del proceso. Si durante la vigencia de 2013, se presenta la necesidad de diseñar nuevos procedimientos o actualizar los existentes, esta acción se debe realizar en conjunto con el profesional del SIG, el líder del proceso y los responsables operativos del proceso. Para el 2013, desde la Subdirección General se programaran jornadas para revisión, diseño y/o actualización de procesos y procedimientos.


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Proceso

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Administración de Bienes e

Infraestructura 0

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1

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Dentro del manual de procesos y procedimientos del 2011, no se encontraron documentos, los últimos procedimientos se encontraron documentados en el manual del 2009, aun así como no se aplicaba el procedimiento de control de documentos, no se contaba en el manual del 2011, con la última versión vigente.

1. Administración de inventarios. 2. Mantenimiento y administración de bienes.




C P C P

0 0 0 0

El líder del proceso es el Subdirector de Gestión Corporativa, para la vigencia de 2013, es importante que los responsables operativos junto con el profesional del SIG, terminen de estructurar los procedimientos en revisión y diseñen la caracterización del proceso. Si durante la vigencia de 2013, se presenta la necesidad de diseñar nuevos procedimientos, esta acción se debe realizar en conjunto con el profesional del SIG, el líder del proceso y los responsables operativos del proceso. Para el 2013, desde la Subdirección General se programaran jornadas para revisión, diseño y/o actualización de procesos y procedimientos.


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Proceso

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C P C P

Atención a Clientes y Usuarios

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1. Atención a solicitudes de información. 2. Atención a PQRS.




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El líder del proceso es el Subdirector General, para la vigencia de 2013, es importante que junto con el profesional del SIG, se revise este proceso para realizar su actualización, se dejo documentada un acta del 24/12/12 como compromiso. Para el 2013, desde la Subdirección General se programaran jornadas para revisión, diseño y/o actualización de procesos y procedimientos.


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Proceso

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C P C P

Adquisición de Bienes y Servicios

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Dentro del manual de procesos y procedimientos del 2011, no se encontraron documentos, los últimos procedimientos se encontraron documentados en el manual del 2009, aun así como no se aplicaba el procedimiento de control de documentos, no se contaba en el manual del 2011, con la última versión vigente.




C P C P

0 0 0 0

El líder del proceso es el Asesor Jurídico, para la vigencia de 2013, es importante que junto con el profesional del SIG estructure la caracterización del proceso y los procedimientos, esta acción se debe realizar en conjunto con el profesional del SIG, el líder del proceso y los responsables operativos del proceso. Para el 2013, desde la Subdirección General se programaran jornadas para revisión, diseño y/o actualización de procesos y procedimientos.


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Diseñados y/o actualizados “Acordados mediante reuniones”


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Gestión de Comunicaciones

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- - Dentro del manual de procesos y procedimientos del 2011, no se encontraron documentos, los últimos procedimientos se encontraron documentados en el manual del 2009, aun así como no se aplicaba el procedimiento de control de documentos, no se contaba en el manual del 2011, con la última versión vigente. Además el nombre de este proceso fue modificado en el nuevo mapa de procesos actualizado en el 2011.

1. Comunicación Organizacional.

2. Comunicación Informativa.




C P C P

1 2 0 0

El líder del proceso es el Subdirector General, para la vigencia de 2013, es importante que revise la caracterización y los dos procedimientos que quedaron pendientes para aprobación y si se presentan cambios el responsable del SIG los deberá realizar para que estos documentos queden aprobados. Para el 2013, desde la Subdirección General se programaran jornadas para revisión, diseño y/o actualización de procesos y procedimientos.


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Proceso

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C P C P

Seguimiento y Evaluación

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- - 1. Auditorias. 2. Autoevaluación del Control. 3. Evaluación del Sistema de Control Interno y Sistema de Gestión de la Calidad.

1. Auditorias Integrales. 2. Evaluación del Sistema de Control Interno y Sistema de Gestión de la Calidad.




C P C P

1 2 0 0

El líder del proceso es el Asesor de Control Interno, para la vigencia de 2013, es importante que revise la caracterización y los dos procedimientos que quedaron pendientes para aprobación y si se presentan cambios, el responsable del SIG los deberá realizar para que estos documentos queden aprobados. Si durante la vigencia de 2013, se presenta la necesidad de diseñar nuevos procedimientos o actualizar los existentes, esta acción se debe realizar en conjunto con el profesional del SIG, el líder del proceso y los responsables operativos del proceso. Para el 2013, desde la Subdirección General se programaran jornadas para revisión, diseño y/o actualización de procesos y procedimientos.


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Proceso

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Diseñados y/o actualizados “Acordados mediante reuniones”


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Control Interno Disciplinario

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- - Dentro del manual de procesos y procedimientos del 2011, no se encontraron documentos, los últimos procedimientos se encontraron documentados en el manual del 2009, aun así como no se aplicaba el procedimiento de control de documentos, no se contaba en el manual del 2011, con la última versión vigente.

1. Control disciplinario ordinario.

2. Procedimiento Verbal.




C P C P

1 2 0 0

El líder del proceso es el Subdirector de Gestión Corporativa, para la vigencia de 2013, es importante que revise la caracterización y los dos procedimientos que quedaron pendientes para aprobación y si se presentan cambios el responsable del SIG los deberá realizar para que estos documentos queden aprobados. Para el 2013, desde la Subdirección General se programaran jornadas para revisión, diseño y/o actualización de procesos y procedimientos.


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C P C P

Mejoramiento Continuo

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3

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- - 1. Plan de Mejoramiento por procesos. 2. Administración de Riesgos. 3. Plan de Mejoramiento Institucional Contraloría.

1. Administración de la Mejora. 2. Manejo del producto y/o servicio no conforme. 3. Revisión por la dirección.




C P C P

1 3 0 0

El líder del proceso es el Subdirector General, para la vigencia de 2013, es importante que revise la caracterización y los tres procedimientos que quedaron pendientes para aprobación y si se presentan cambios, el responsable del SIG los deberá realizar para que estos documentos queden aprobados. Si durante la vigencia de 2013, se presenta la necesidad de diseñar nuevos procedimientos o actualizar los existentes, esta acción se debe realizar en conjunto con el profesional del SIG, el líder del proceso y los responsables operativos del proceso. Para el 2013, desde la Subdirección General se programaran jornadas para revisión, diseño y/o actualización de procesos y procedimientos.

Una vez queden aprobados por los líderes de procesos las caracterizaciones de procesos y los procedimientos, estos deben ser socializados, para su correcta aplicación y conocimiento de la forma en que se deben realizar las operaciones en torno a los 17 procesos con que cuenta el IDPC. Se dejan proyectados los memorandos para entregar a los líderes de procesos la documentación que quedo pendiente por aprobación. La persona que quede encargada realizará los trámites de radicación y entrega.


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Control de documentos del SIG Para garantizar la correcta administración y estandarización de los documentos asociados a la gestión de los procesos, se construyó el listado maestro de documentos del SIG, en cumplimientos con el numeral 4.2.3 Control de documentos de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP1000:2009 y la NTD-SIG 001:20011. Este listado maestro incluye caracterizaciones de procesos, procedimientos, formatos, manuales, instructivos, mapas, guías, plantillas, documentos de origen externo, entre otros.

Mediante el listado maestro, actualmente se controlan todos los documentos asociados a los procesos, su creación, modificación, eliminación, control de versiones y cambios, control de obsoletos, entre otros.

Adicionalmente, se modificó el procedimiento de control de documentos en donde se incluyó el instructivo como anexo a este procedimiento y se modificó el formato “Solicitud de Creación, Actualización o Eliminación de Documentos del SIG”, para facilitar y dinamizar el control de documentos en los procesos. Se recomienda socializar y fortalecer este procedimiento en la vigencia de 2013, aplicando sus lineamientos y directrices. Suficiencia documental Se solicitó mediante correo el día 26 de octubre a los responsables de procesos enviar los documentos para ser incluidos en el listado maestro de documentos y aplicar el procedimiento de control de documentos (Versión, Codificación), no todos enviaron la información. Para el 2013, se recomienda generar espacios de verificación documental con cada uno de los procesos institucionales (Atendiendo a la dinámica de mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión), para evidenciar el correcto uso de los documentos definidos para su gestión y la actualización y pertinencia de los mismos. Estas suficiencias documentales incluyen la revisión de (Caracterización de proceso, procedimientos, formatos, manuales, instructivos, mapas, guías, plantillas, planes).


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Manual del SIG Se hizo una revisión al manual de calidad existente, y se ajustaron algunos aspectos conforme a la nueva normatividad, es importante terminar de estructurarlo en el 2013 conforme a lineamientos de la NTD-SIG e información de los demás subsistemas para contar con un manual de SIG completo y listo para revisión y aprobación por parte del Comité. Como anexo al manual se diseñó la matriz de requisitos de norma (NTCGP 1000:2009 –ISO 18001:2007 – ISO 14001:2004) vs procesos del IDPC. Conformación del equipo operativo del SIG El 15 de junio, se citó a los servidores públicos seleccionados para la conformación del equipo operativo del SIG, en esta sesión se presentó la contextualización del Sistema Integrado de Gestión, se realizó la presentación de las funciones y el cronograma general de actividades. El equipo quedo conformado por las siguientes personas:

NOMBRE CARGO DEPENDENCIA

FRANCISCO RODRIGUEZ PROFESIONAL UNIVERSITARIO SUBTECNICA

LINA GUARIN PROFESIONAL UNIVERSITARIO SUBTECNICA

INES ROJAS AUXILIAR ADTIVO SUDIVULGACION

ELQUIN MORALES PROFESIONAL UNIVERSITARIO SUBDIVULGACION

ANGELA MARIA TORO CONTRATISTA SUBGENERAL

GILDA ESPAÑA CONTRATISTA SUBGENERAL

JUANA OSORIO PROFESIONAL UNIVERSITARIO SUBGENERAL

CAROLINA BONIL PROFESIONAL UNIVERSITARIO JURIDICA

SEBASTIAN FORERO AUXILIAR ADTIVO JURIDICA

YENNY CASTIBLANCO AUXILIAR ADTIVO CONTROL INTERNO

EDITH PIEDAD RODRIGUEZ ASESORA C.I CONTROL INTERNO

LUIS CORTES PROFESIONAL UNIVERSITARIO SUBCORPORATIVA

ELSY CRISTINA PINZON PROFESIONAL UNIVERSITARIO SUBCORPORATIVA


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NOMBRE CARGO DEPENDENCIA

ROCIO ALAYON PROFESIONAL UNIVERSITARIO SUBCORPORATIVA

SANDRA ESPERANZA ROMERO PROFESIONAL UNIVERSITARIO SUBCORPORATIVA

ESTID CHADID CONTRATISTA SUBGENERAL

ANDREA BRITO AUXILIAR ADTIVO SUBGENERAL

ROBERT URREGO PROFESIONAL UNIVERSITARIO SUBGENERAL

NIDIA POVEDA CONTRATISTA CENTRO DE DOCUMENTACION

ALFREDO VARON CONTRATISTA CENTRO DE DOCUMENTACION

LUISA FERNANDA GARCIA PROFESIONAL UNIVERSITARIO SUBCORPORATIVA

Para la vigencia de 2013, se debe ratificar el compromiso del equipo operativo y con los nuevos servidores conformar el nuevo equipo operativo, equipo que estará bajo la coordinación del Representante de la Dirección y será el dinamizador y colaborador en la actualización y mantenimiento del Sistema integrado de Gestión. Estructura del SIG Se reorganizaron los archivos magnéticos y se destinó una carpeta denominada Sistema Integrado de Gestión, para tener una estructura más definida. Adicionalmente, se diseñó junto con Andrés Pérez, contratista de Comunicaciones, la estructura del SIG, esta estructura permite ver de manera más entendible y de fácil acceso para los servidores, la consulta de la información. Se realizó un diagnóstico del estado actual del SIG en la intranet, analizado todo el contenido de cada uno de los subsistemas, se concluye que el estado actual de la intranet debe modificarse ya que la documentación por cada uno de los subsistemas no se maneja de forma articulada y tampoco se encuentra actualizada, para esta acción se estructuró el mapa de sitio para la página Web. Con el Webmaster de la entidad, se tuvo una reunión el 27/12/12 en donde se definieron compromisos para la estructuración de todo el mapa de sitio de la intranet, ya que al realizar únicamente los cambios del SIG, esto generaría un esfuerzo y doble trabajo; para la vigencia del 2013 se estableció como compromiso por parte del webmaster estructurar el nuevo mapa de sitio validando la información con cada subdirector. Se estructuró la estructura del SIG para la Intranet, insumo para el webmaster en su desarrollo para el 2013.


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Cada uno de los ejes de la estructura muestra la operatividad del SIG en el IDPC. Normograma del IDPC El normograma es un instrumento que le permite a la entidad delimitar su ámbito de responsabilidad, tener un panorama claro sobre la vigencia de las normas que regulan sus actuaciones, evidenciar las relaciones que tiene con otras entidades en el desarrollo de su gestión y soportar sus planes, programas, procesos, productos y servicios.


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En la vigencia de 2012, se elaboró la propuesta de normograma que incluye las normas de cada uno de los procesos con que cuenta la entidad. Este normograma se documentó conforme a las actualizaciones de los procesos. Para la vigencia de 2013, la Subdirección General, garantizará que en el Sistema Integrado de Gestión –SIG, el normograma se encuentre de manera permanente y sistemática, en cada uno de los procesos del modelo de operación vigente, en el que se relacione y detalle cada una de las normas que le son aplicables y que se deben cumplir, con el fin de que se constituya en una herramienta de autorregulación para los servidores públicos operadores de los diferentes procesos y en un insumo para los ejercicios de verificación, auditoría interna y/o de tercera parte, que se adelanten en el marco de la autoevaluación, la evaluación independiente, de organismos de control y de procesos de control social. Como componente del SIG, el normograma será administrado por la Subdirección General y actualizado por los líderes y responsables de los correspondientes procesos, con la asesoría legal de la Asesora Jurídica. La Entidad divulgará en su página Web, el normograma por procesos y se verificará que se encuentre debidamente actualizado. Cumpliendo lo establecido en la Ley 1474 de 2011. Metodología Administración del Riesgo La metodología actualmente empleada para la administración del riesgo en la entidad, suele generar confusiones para los responsables de proceso y no establece claramente el manejo de temas como: riesgo residual, riesgo inherente, opciones de manejo del riesgo, periodicidad de seguimiento, evaluación de los controles, definición de los riesgos aceptables para la entidad, entre otros. Se recomienda reevaluar esta metodología y modificarla acorde con los parámetros vigentes establecidos para el tema (Ver la metodología definida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y las normas ISO 31000:2009 para el manejo de los riesgos).

Se elaboró la metodología y se construyó la herramienta, la socialización de la herramienta se deja para el 2013 ya que esta es una propuesta que debe empezar a trabajarse con cada responsable de proceso (Construcción de nuevos riesgos).


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Metodología Planes de Mejoramiento Esta metodología, consiste en la articulación de los planes de mejoramiento, acompañados de las hojas de vida de cada uno de los hallazgos, donde se registra el análisis de causas de los hallazgos, las acciones de mejoramiento a emprender (identificando fechas de cumplimiento y responsables para cada uno de los procesos) y el seguimiento a la eficacia, eficiencia y efectividad de las acciones tomadas, a través de autocontrol (los actores de cada proceso registran el cumplimento de las acciones en términos de eficacia, eficiencia y efectividad) y de evaluación independiente (los auditores internos verifican el cumplimiento de las acciones en términos de eficacia, eficiencia y efectividad). Durante el 2012, se elaboró la propuesta para los planes de mejoramiento. La capacitación a todos los procesos se realizará en el 2013 así como la puesta en marcha que depende de las auditorías realizadas o las acciones que se presenten para ser documentadas en este nuevo plan. Indicadores de procesos

El registro de los indicadores definidos se encuentra en la hoja de vida del indicador. Esta, es una herramienta diseñada para registrar toda la información general del indicador (nivel del proceso, proceso asociado, área asociada, proyecto asociado, responsable del indicador, responsable de la medición, nombre del indicador, objetivo del indicador, formula, unidad de medida, denominación de las variables, tendencia, categorización, meta, línea base, periodicidad y rangos de gestión), la información operacional del indicador (registro periódico de los resultados de la medición del indicador con el comparativo del proyectado y del acumulado) y la interpretación de resultados (en este espacio cada responsable de la medición del indicador, registrará los aspectos importantes para el análisis de los datos obtenidos en la medición del indicador). Se realizó la construcción de la metodología el 13 de noviembre y se validaron algunos indicadores con los responsables de procesos. No todos los procesos validaron la información y no se cumplió con la agenda programada; para los procesos que no atendieron las citas se dejan las propuestas para revisión en el 2013. La medición debe realizarse a partir del 2013, de deja documentado el instructivo MC-I08 para la formulación, medición y seguimiento de indicadores.


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Sistema Integrado de Gestión Distrital Para dar cumplimiento a las normas relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión y la nueva norma NTD-SIG 001:2011 (Decretos 176 de 2010, 651 y 652 de 2011), desde la Dirección de Desarrollo Institucional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, a partir de una reunión efectuada con todas las entidades distritales se hizo entrega de la herramienta de diagnóstico y seguimiento al avance de la implementación de la norma NTD-SIG, esta herramienta fue reportada el 26 de noviembre con la información consolidada por cada uno de los subsistema del SIG. Para la vigencia de 2013, se debe continuar con el trabajo articulado entre el IDPC y la Secretaría General, en cumplimiento de la implementación de la norma, ya que al ser esta una meta plan de desarrollo, que está dentro del proyecto 733 Fortalecimiento y Mejoramiento de la Gestión Institucional debe cumplirse conforme al plan propuesto desde esa Secretaría. Plan de implementación Alistamiento: fecha máxima de cumplimiento Marzo de 2013

Lanzamiento SIG Distrital.

Compromiso Alta Gerencia.

Diagnóstico.

Lanzamiento SIG Institucional

Formulación plan de acción.

Desarrollo: fecha máxima de cumplimiento Diciembre 2014.

Implementación de requisitos NTD-SIG 001:2011. Verificación: fecha máxima de cumplimiento Marzo de 2015

Verificación y evaluación de cumplimiento de requisitos.

Auditorias.

Indicadores.

Revisión por la dirección. Implementación de acciones: fecha máxima de cumplimiento Noviembre de 2015

Acciones correctivas, preventivas y de mejora.


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Capacitaciones SIG - Formación y Fortalecimiento de auditores integrales – Balance anual del SIG “Revisión por la Dirección”. Inicialmente junto con la responsable del plan institucional de capacitación – PIC, se programaron las capacitaciones que se iban a realizar en toda la vigencia, incluyendo temáticas para todos los subsistemas del SIG. A continuación se muestra la programación y la realización de cada una de las capacitaciones, algunas de estas se realizaron con el acompañamiento de la Veeduría Distrital, quien aporto temas relevantes que fortalecieron las competencias de los servidores de la entidad, especialmente al equipo operativo del SIG. Las demás capacitaciones fueron lideradas por cada uno de los responsables de los subsistemas.

CRONOGRAMA CAPACITACIONES SIG

TEMA FECHA HORA DIRIGIDO A LUGAR*

Sensibilización temas relacionados con el SIG (Estado actual y cronograma para adelantar acciones). Funciones del Equipo Operativo.

15 de junio de 2012

8 am - 10 am Equipo

Operativo del SIG

Sala de Juntas OK

Ética y Autocontrol 29 de junio de

2012 8 am - 10 am

Gestores de Ética

Sala de Juntas OK

Acuerdos de Gestión, acta de gestión, entrega de cargos

9 de julio de 2012

8 am - 10 am Comité

Directivo Sala de Juntas OK

Modelo de Operación por Procesos Temas relacionadas con el SIG (Meci-Calidad, PIGA, SIGA, PESI, Salud Ocupacional).

13 de julio de 2012

8 am - 10 am Equipo

Operativo del SIG

Centro de Documentación

OK


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Información y Comunicación 27 de julio de

2012 8 am - 10 am

Comunicaciones

Planeación (Meci-

Calidad-Gestión

Documental)

Control Interno

Sistemas


OK

Estatuto Anticorrupción y articulación con el Decreto 371

2 de agosto de 2012

10 am - 12 m Toda la Entidad


OK

Riesgos Temas relacionadas con el SIG (Meci-Calidad, PIGA, SIGA, PESI, Salud Ocupacional).

10 de agosto de 2012

8 am - 12 m Equipo

Operativo del SIG

Sala de Juntas CANCELADA

Indicadores Temas relacionadas con el SIG (Meci-Calidad, PIGA, SIGA, PESI, Salud Ocupacional).


8 am - 12 m Equipo

Operativo del SIG


Generalidades del Sistema Integrado de Gestión (Meci-Calidad, PIGA, SIGA, PESI, Salud Ocupacional).


9 am - 11 am

Toda la Entidad

Sala de Juntas OK

Gestión Ambiental 23 de agosto de

2012

9 am - 10 am Toda la Entidad

Sala de Juntas OK


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Gestión Documental 31 de agosto de

2012 9 am - 11 am

Personas responsable

s de los archivos de gestión de

cada dependenci

a

Sala de Juntas OK

Auditoría Interna Integral Temas relacionadas con el SIG (Meci-Calidad, PIGA, SIGA, PESI, Salud Ocupacional).

14 de septiembre de

2012 9 am - 12 m

Equipo Operativo

del SIG Sala de Juntas OK

Planes de Mejoramiento y Mejoramiento Continuo. Temas relacionadas con el SIG (Meci-Calidad, PIGA, SIGA, PESI, Salud Ocupacional).

14 de septiembre de

2012 9 am - 12 m

Equipo Operativo

del SIG Sala de Juntas OK

Gestión Ambiental 24 de octubre

de 2012 9 am - 11 am

Toda la Entidad


CANCELADA

Formación y Fortalecimiento de competencias de auditores integrales (12 horas presenciales - 18 horas virtuales-10 horas práctica)

19-21-20-27 de noviembre presencial

2 pm - 5 pm Auditores inscritos


y/o Sala de Juntas

OK

Gestión Documental - Taller organización de archivos

4 diciembre de 2012

9 am - 11 am

Personas responsable

s de los archivos de gestión de

cada dependenci

a


Balance Anual del SIG 20 de

diciembre de 2012

9 am - 12 m

Equipo Directivo -

Responsables

Subsistemas

Sala de Juntas OK


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Capacitaciones con el apoyo de la Veeduría

Capacitaciones Internas

Se cancelaron 4 capacitaciones (2 desde la Veeduría Distrital y 2 internas), por motivos de espacio y/o tiempo en las agendas de los expositores y/o participantes. En cada una de las capacitaciones se aplicaron encuestas para conocer la percepción de los asistentes frente a las temáticas presentadas y a los expositores y el grado de conocimiento frente al Sistema Integrado de Gestión, y se documentaron las actas de sesión de aprendizaje, información que periódicamente se reportaba a la responsable de talento humano, en cumplimiento del PIC. Para el presente informe se tomó como muestra la tabulación de las encuestas aplicadas en la sesión del 17 de agosto (Generalidades del Sistema Integrado de Gestión), en esta sesión cada responsable de subsistema, presentó a todos los servidores de la entidad la importancia de contar, mantener y fortalecer el Sistema Integrado de Gestión del IDPC, en donde todos son participes. Resultados de la encuesta sesión 17 de agosto de 2012: De 33 asistentes a la capacitación, solo 9 contestaron la encuesta; esta encuesta incluye 4 aspectos por calificar, cada uno con sus factores y con una calificación de 1 a 5:

1. DESARROLLO DE LA CAPACITACIÓN

FACTORES

1 Cumplimiento de los objetivos propuestos

2 Utilidad del tema en la entidad

3 Disposición del capacitador para atender sus requerimientos

4 Tema y conceptos tratados

5 Metodología utilizada en la capacitación

6 Actividades desarrolladas dentro de la capacitación (trabajo en grupo, lecturas, casos, dinámicas, etc.) (Si aplica)

7 Ayudas didácticas utilizadas (acetatos, vídeos, filminas, presentaciones en power point, etc.)

8 Desarrollo de talleres acordes al tema (Si aplica)

2. EVALUACIÓN DEL CAPACITADOR

FACTORES

9 Presentación del tema de una manera clara e interesante

10 La capacidad del expositor para comunicar el tema fue

11 Dominio conceptual del tema


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12 Utilizó ejemplos y casos prácticos

13 Se permitió la participación de los asistentes

14 El capacitador resolvió adecuada y claramente las inquietudes de los asistentes

15 El capacitador fue puntual durante el evento

16 Cumplimiento de tiempos asignados al tema

3. ASPECTOS LOGÍSTICOS

FACTORES

17 Instalaciones adecuadas

18 Iluminación del Salón

19 Puntualidad de las sesiones

20 Sonido (Si aplica)

21 Medios Audiovisuales (Si aplica)

22 Material de apoyo (Si aplica)

4. EFICACIA DE LA CAPACITACIÓN

FACTORES

23 Mi conocimiento sobre el tema antes de iniciar el evento era:

24 Considero que mi conocimiento sobre el tema después de finalizar el evento es:

De los 9 encuestados se obtuvo por cada uno de los factores la siguiente calificación:


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En general los resultados de las encuestas aplicadas, arrojan un nivel de satisfacción de la capacitación entre 4 y 5, siendo estos buenos niveles de calificación. Los demás resultados de cada una de las capacitaciones se enviaron al responsable del PIC, para la toma de acciones en la vigencia de 2013. Formación y Fortalecimiento de Auditores Integrales Las auditorías internas en el IDPC, permiten verificar la eficacia y eficiencia del Sistema Integrado de Gestión. Mediante la formación de auditores se fortalecen competencias, habilidades de coordinación y liderazgo, así como buenas prácticas de auditoría para detectar acciones de mejora institucional.


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Se realizaron las acciones necesarias para la convocatoria a la formación (Publicación en intranet y diseño de formulario de inscripción)

Formación y Fortalecimiento de competencias de auditores integrales (12 horas presenciales - 18 horas virtuales-10 horas práctica) Las horas presenciales se llevaron a cabo los días 19-21-20-27 de noviembre, en estas sesiones se desarrollaron talleres, se presentó la contextualización de las auditorias integrales, se presentó la normatividad aplicable, entre otras actividades que permitieron inducir a los participantes en el concepto de auditorías y fortalecer así sus competencias como próximos auditores del IDPC.


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Talleres de auditoria

También se diseñaron los nuevos formatos de: Plan de auditoría integral. Lista de chequeo auditorias integrales. Acta de reunión de apertura. Acta de reunión de cierre. Formatos que se aplicaron en las primeras auditorías, y que deben aplicarse en las auditorias piloto y el ciclo de auditorías que adelante la entidad conforme al programa de auditorías presentado por la Asesoría de Control Interno.


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Las horas virtuales se llevaron a cabo en el sistema Moodle, se diseñó el manual de acceso a la plataforma virtual.

Para la vigencia de 2013, debe continuarse con la realización de las auditorias piloto, estas no se pudieron realizar conforme a lo programado por falta de tiempo de los auditores y auditados, aplicar la evaluación virtual y generar el espacio para la graduación (Entrega de certificados). Balance Anual del SIG – Revisión por la Dirección La alta dirección debe revisar el Sistema de Gestión de la Calidad de la entidad, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continuas. La revisión debe realizarse por lo menos una vez al año, e incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad


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de efectuar cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad, incluidos la política de la calidad y los objetivos de la calidad. El 20 de diciembre, se realizó la presentación al Comité Directivo el Informe de revisión del SIG. Se deja documentada acta con compromisos para la vigencia de 2013.

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

Continuar con la actualización de todo el modelo de operación por procesos de la entidad (Caracterizaciones de procesos, procedimientos y documentos asociados).

Se recomienda hacer la validación de los productos y servicios y diseñar el portafolio de la entidad, esta acción la realiza la Subdirección General como acompañante, equipo de comunicaciones como diseñador, áreas misionales definiendo los productos que se generan y Comité Directivo en la toma de decisiones.

Fortalecer las jornadas de inducción junto con la Subdirección de Gestión Corporativa, incluyendo temas relacionados con el Sistema Integrado de Gestión.

Continuar con el proceso de auditorías internas que permitan evidenciar el grado de apropiación y aplicación del Sistema por parte de los procesos institucionales.

La Norma técnica de Calidad NTCGP1000:2009, establece como un procedimiento obligatorio el control al producto y/o servicio no conforme. Se recomienda fortalecer este aspecto en el manejo del Sistema integrado de Gestión institucional.

Continuar generando espacios de capacitación y socialización que le permitan a los servidores conocer y entender las razones por las cuales es útil la sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.


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Desarrollar acciones que fortalezcan la cultura ética al interior de la entidad, como mediciones del índice de cultura ética, jornadas de apropiación ética, entre otros.

Continuar actualizando la información del SIG, en la intranet y página Web.

Fortalecer la figura del Comité Directivo, las reuniones periódicas para la toma de decisiones y para el fortalecimiento de la gestión institucional.

Con las propuestas que se dejan de indicadores, planes de mejoramiento y riesgos, para la vigencia del 2013, actualizar la información y migrar la información de los mapas de riesgos existentes a la nueva metodología.

Respecto a la planificación estratégica, se recomienda:

Revisar las funciones relacionadas con presupuesto que tiene a cargo la subdirección, en razón a que son más afines a la subdirección de Gestión Corporativa.

Acorde con la estructura administrativa, la normatividad del plan de desarrollo y lineamientos normativos, se recomienda realizar un taller de Direccionamiento Estratégico, en donde se definan o validen: Misión, visión, políticas de operación, objetivos estratégicos, valores corporativos y mapa de procesos.

Se recomienda sugerir a la Dirección, la realización de reuniones periódicas para revisar el avance en la ejecución presupuestal y metas plan de desarrollo de la entidad.

Con la propuesta de formulación y seguimiento a los planes de acción, acompañar a las dependencias en su aplicación

Elaboró CATHERINE CIFUENTES GUERRERO Profesional Contratista. ºSe anexa a este informe la propuesta del plan de acción del SIG vigencia 2013.

INFORME FINAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA … DEL SIG-2012.pdf · 2015-07-02 · encaminadas a garantizar la mejora del Subsistema de Gestión de Calidad bajo la NTCGP1000:2009

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