Carrera 7 No. 1N–66 Segundo Piso Edificio Lotería del Cauca Popayán PBX 8237269 - Línea gratuita 018000 913 900 www.contraloria-cauca.gov.co – [email protected]Código Postal: 190003 Página 1 de 76 INFORME FINAL DE AUDITORIA DICTAMEN FINANCIERO VIGENCIA 2018 GOBERNACION DEL CAUCA CONTRALORIA GENERAL DEL CAUCA Mayo 10 de 2019
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PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2017. En el año 2018, la Gobernación del
Departamento del Cauca. Suscribió un plan de mejoramiento, como resultado de la
auditoría Regular sobre las vigencias 2017.
El plan de mejoramiento suscrito en el mes de abril de 2018, se debió implementar
y ejecutar durante ese año, por lo tanto su etapa de ejecución culminaba en
diciembre de 2018, respecto a las observaciones de tipo administrativo, producto de
la auditoría realizada sobre la vigencia 2017.
La Gobernación del Departamento del Cauca se comprometió a realizar actividades
de mejoramiento consistentes en:
Corregir los reportes futuros enviados o reportados a través de las plataformas establecidas por los entes de control. Conciliar oportunamente las cuentas e información generada por las demás dependencias de la gobernación. (rentas, almacén, tesorería, presupuesto, jurídica, etc.) Lograr la depuración del 100% de las partidas conciliatorias pendientes de periodos anteriores. Depurar la cuentas correspondientes a anticipo de recursos entregados en administración, anticipos por anticipos entregados en Continuar con el proceso de saneamiento, identificación y depuración de bienes inmuebles Revisar que los valores registrados en el balance coincidan con los reporte de la oficina de Rentas del Departamento. Revisar para que los registro en los estados financieros sean consecuentes con los registrados en las Notas a los Estados Financieros y con la información que manejan todos los procesos involucrados en el manejo de información contable. Actualización y depuración de las cuentas del balance que presentan inconsistencias.
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Hallazgo de auditoria No. 1. - Administrativo con presunto alcance
sancionatorio
Condición. No cumplimiento con el plan de mejoramiento suscrito en el marco de la uditorpiaauditoría financiera sobre la vigencia 2017. Criterio. Art. 4, 5, 16 y 17 de la Resolución 525 de diciembre de 2018.
Descripción de la situación encontrada. Según la revisión de los Estados
financieros se pudo constatar que no se cumplió con las actividades establecidas
para corregir las observaciones encontradas en la auditoría especial dictamen a los
estados financieros sobre la vigencia 2017. Plan de mejoramiento aprobado
mediante oficio No.002048 del 09 de mayo de 2018.
Causa. Desconocimiento de normatividad establecida por la Contraloría General del Cauca. Efecto. Estados financieros que no reflejan la real situación económica de la
Entidad.
AUDITORIA FINANCIERA
El control financiero es el examen que se realiza con base en las normas de
auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de la
Entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en
la situación financiera, comprobando que en la elaboración de dichos Estados
Financieros y en las transacciones y operaciones que los originan, se observaron y
cumplieron las normas establecidas por las autoridades competentes y los principios
de contabilidad aceptados o prescritos por la Contaduría General de la Nación.
Se evidencia poco interés por parte de los directivos de la Entidad para fortalecer el
proceso financiero de tal forma que se cumpla con las características Cualitativas
de la información contable, por lo tanto se presentan riesgos inherentes a la
actividad contable ocasionados por la poca comunicación entre dependencias que
hacen que la información no fluya adecuadamente y por consiguiente las
actuaciones económicas no se vean reflejada en los estados financieros
oportunamente, no hay procesos de conciliación de la información entre las
diferentes dependencias (Rentas, jurídica, Almacén, Pensiones, Salud Educación,
Tesorería, Presupuesto, cobro Coactivo y Contabilidad)
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19 OTROS ACTIVOS 887,207,644,558 983,882,033,041 44.35 49.18
Fuente: Balance General a diciembre 31 de 2017-2018
Elaboró: Contraloria General del Cauca - Cálculos: Auditor
Hallazgo de auditoria No. 2. - Administrativo con presunta connotación
disciplinaria.
Condición. No realización del proceso de depuración de los Estados Financieros
Criterio. Numeral 52 la ley 734 de 2002 “No dar cumplimiento injustificadamente a
la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz..” Circular conjunta 001 de 2017 de la Auditoría General de la república y la Contaduría General de la Nación; Art. 355 de la ley 1819 de 2016. El marco Normativo para Entidades de Gobierno establece en el Marco Conceptual, numeral 4, que se debe cumplir con las características de cualitativas de la información contable, para hacer que la información sea útil a los usuarios, que contribuya con la toma de decisiones, la rendición de cuentas y el control. El numeral 3.2.15, del Anexo de la resolución 193 de 2016 establece la obligación de realizar una depuración contable permanente y sostenible
Descripción de la situación encontrada. Dentro del proceso auditor se evidencia
que la Entidad incumple con el deber de realizar periódicamente un proceso de
depuración contable, dadas las siguientes situaciones.
1. Se encuentran partidas conciliatorias desde años anteriores, sin que se hayan
identificado, generando que tanto cuentas del activo como del pasivo no reflejen
la verdadera situación económica y financiera de la entidad.
2. Se encuentran cuentas por cobrar inexistentes, registros equivocados, registros
con terceros que no corresponden, saldos con naturaleza contraria al que le
corresponde en cada cuenta.
3. Anticipos entregados desde vigencias anteriores sin que se identifique el estado
actual del contrato, si se encuentran liquidados, en ejecución o totalmente
liquidados.
4. Cuentas del inventario y Propiedad Planta y Equipo con valores que no
corresponden a la realidad por que no se han aplicado las salidas del almacén.
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Con formato: Fuente: (Predeterminada) Arial, 12 pto
Con formato: Fuente: (Predeterminada) Arial, 12 pto
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5. Recursos entregados en administración y convenios que no muestran ninguna
ejecución desde la óptica contable. No se evidencia desde los registros
contables y financieros si esos recursos fueron o no ejecutados.
6. Los activos de bienes de uso público se encuentran sin identificar y valorar.
7. Existen cuentas por pagar y de nómica por pagar inexistentes, con terceros que
no corresponden y registros con saldos contrarios al de la naturaleza de la
cuenta.
8. No se concilia permanentemente la información entre los diferentes procesos
donde se origina la información financiera.
Causa. Fallas en el control interno contable, fallas en la actualización e implementación de los procesos de flujo de información. Poco apoyo por parte de la alta dirección al proceso contable y financiero. Poca comunicación entre los diferentes procesos administrativos de la entidad. Efecto. Estados Financieros que no reflejan la realidad económica de la entidad.
Riesgo en la toma de decisiones partiendo de la información financiera. Riego de
pérdida del control de recursos desde el área financiera.
Hallazgo de auditoria No. 3. - Administrativo
Condición. Reporte con inconsistencia de la información enviada a la Contraloría General del Cauca. Criterio. Régimen de Contabilidad pública, en su marco conceptual establece como objetivos de la información financiera, “el control”, que implica que la información financiera sirva para el ejercicio de control tanto interno como externo. Descripción de la situación encontrada. Se presentan diferencias al comparar la
información reportada en el formato F_01_Catálogo de Cuentas, con lo reportado
en el Estado de situación financiera, como se muestra en el siguiente cuadro
Causa. Deficiencia en la revisión de reportes a entidades de control Efecto. Presentación de información diferente a la requerida por el Ente de Control.
CODIGO CUENTAS A DICIEMBRE 31 RECIENTE DIFERENCIA
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Causa: Falta de comunicación entra los diferentes procesos, no existencia de
procesos de conciliación oportuna entre dependencias..
• Efecto: Reporte de información financiera con inconsistencias. Falta de
confiabilidad respecto al saldo reflejado en el balance general por la cuenta
Depósitos en Instituciones Financieras afectando la razonabilidad de estas cifras y
la posibilidad de tomar decisiones con fundamento en la misma. Riesgo en el
manejo de los fondos disponibles de la entidad.
Hallazgo de auditoria No. 5.Observación No. 5 - Administrativo.
Condición. El marco normativo para entidades de gobierno indica que “Para ser útil, la información financiera debe representar fielmente los hechos económicos. La representación fiel se alcanza cuando la descripción del fenómeno es completa, neutral, y libre de error significativo”. Además otra de las características de mejora en la verificabilidad que en la que “ayuda a asegurar, a los usuarios, que la información financiera representa fielmente los hechos económicos que pretende representar. Verificabilidad significa que diferentes observadores independientes y debidamente informados podrían alcanzar un acuerdo, aunque no necesariamente completo, sobre la fidelidad de la representación de una descripción particular. Para ser verificable, la información cuantificada no necesita ser una estimación única, también puede verificarse un rango de posibles valores y probabilidades relacionadas”.Errores en el proceso de conciliación de Cuentas Bancarias, identificación de partidas conciliatorias y demora en el proceso de identificación y registro de los mismos. Criterio. Régimen de Contabilidad Pública numeralMarco normativo Entidades de Gobierno, 4. Características Cualitativas de la información Financiera, 7, párrafos 103, Confiabilidad, 104. Razonabilidad, 105. Objetividad, 106. Verificabilidad. Resolución 357 de 2008, numeral 3.1, respecto a la obligación de lograr una información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.
Narración de la situación encontrada. En las conciliaciones bancarias se evidencia la existencia de partidas que llevan varios meses sin que se haya identificado o dado solución al registro que da origen a la partida conciliatoria, como cheques pendientes de cobro con más de 6 meses de antigüedad, consignaciones sin identificar, movimientos bancarios sin registro en libros.
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Con formato: Normal, Sin viñetas ni numeración
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Causa: Demoras en la gestión y depuración de partidas conciliatorias. Control
interno deficiente. Incorrecta aplicación de los manuales y procedimientos
establecidos en el proceso de tesorería.
Efecto: Estados financieros que no reflejan la realidad económica, financiera de la Entidad. Demora en los reportes que dificultan la toma de decisiones. Riesgo de pérdida de recursos. INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS Las Inversiones e Instrumentos Derivados representan el 0.2974% de los activos en la vigencia 20187 y el 0.58% en la vigencia 2016, con una variación de $3.628.474934., con un valor de $5.768.266.791 Tan solo se cuenta con la certificación de las acciones poseídas en las empresas Terminal de Transportes de Popayán, Acueducto de Popayán y Cedelca S.A; de las demás entidades en la cuales se tienen inversiones no se cuenta con certificaciones para poder evaluar si se presentan valorizaciones o desvalorizaciones.Por políticas contables se determinó que las inversiones en entidades en liquidación de debía registrar al costo y por su situación de liquidación se determinó deteriorar el 100% de esas inversiones. Respecto a las Inversiones de Liquidez al costo, de acuerdo a las políticas contables establecidas por la entidad se determina que su registro inicial sea al costo, se mantendrán al valor de costo y serán objeto de deterioro si existe evidencia objetiva de la disminución de su valor. Las Inversiones en Controladas se determina que se contabilizarán inicialmente al costo y su medición posterior se hará por el método de participación patrimonial. En la vigencia 2018 no se evaluaron estas inversiones por el método establecido, aduciendo demora en el reporte de la información por parte de las empresas o entidades controladas. Se provisionó el 100% del valor de las inversiones en Entidades que se encuentran el proceso de liquidación.
CÓDIGO DENOMINACION BALANCE GENERAL % DE PARTICIP.
CONTABLE DE LA CUENTA 2017 2018 2017 2018
Con formato: Fuente: 7 pto
Tabla con formato
Con formato: Fuente: 7 pto
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1224 INVERSIONES DE ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ AL COSTO 0
5,118,266,790 0.00 88.73
1227 INVERSIONES EN CONTROLADAS CONTABILIZADAS POR EL MÉTODO DE
PARTICIPACIÓN PATRIMONIAL
0
650,000,000 0.00 11.27
1280 DETERIORO ACUMULADO DE INVERSIONES (CR)
(577,960,614)
(537,030,171) -3.91 -9.31
12 INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS 11.139.018.000 14.767.492.934 -3.628.474.934
12 01 INVERS. ADMINIST. DE LIQUIDEZ EN TITULOS DE DEUDA 5.332.537.000 8.961.011.656
-3.628.474.656
12 02 INVERS. ADMINIST. DE LIQUIDEZ EN TITULOS PARTICIP. 40.537.000 40.536.570
430
12 07 INVERS. PATRIMON. EN ENTIDADES NO CONTROLADAS 5.177.882.000 5.177.882.290
-290
12 08 INVERS. PATRIMON. EN ENTIDADES CONTROLADAS 650.000.000 650.000.000
0
12 16 INVERS. PATRIMON. EN ENTIDADES EN LIQUIDACION 516.023.000 516.023.032
-32
12 80 PROVISION PARA PROTECCION DE INVERSIONES (CR) -577.961.000 -577.960.614
-386
Hallazgo de auditoria No. 6.Observación No. 6 - Administrativo.
Condición. Omisión de la medición posterior del hecho económico cuando la entidad está obligada a ello.Dificultad para la medición monetaria de inversiones Criterio. Régimen de Contabilidad Pública numeral 9.1.1.1Marco normativo de Entidades de Gobierno referente a las inversiones e Instrumentos derivados, párrafos 143, 144, 145 y 147capítulo I, establece como se hará su reconocimiento su clasificación, medición inicial, medición posterior, su reclasificación, para dar de baja y las revelaciones inherentes. ; Iigualmente el numeral 47, Características de la información contable públicafinanciera, específicamente el numeral 103, Confiabilidad, 104. Razonabilidad, 105. Objetividad, 106. Verificabilidad. Resolución 357 de 2008, numeral 3.1, respecto a la obligación de lograr una información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidadlas fundamentales y las de mejora. Políticas contables adoptadas por la entidad para efectos de determinar la medición posterior de las inversiones. Narración de la situación encontrada. La entidad no realizó la medición posterior de las inversiones en Entidades controladas como La Entidad tiene inversiones .en las empresas Empaques del Cauca, Promotora Enlace 21 a través de acciones
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Con formato: Derecha
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Con formato: Fuente: 7 pto
Con formato: Fuente: (Predeterminada) Arial, 12 pto
Con formato: Fuente: Sin Negrita
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ordinarias de las cuales no se cuenta con certificaciones que permitan establecer valorizaciones o desvalorizaciones por lo tanto el valor registrado en los estados financieros genera incertidumbre por valor de $40.536.569, igualmente se invirtió en entidades no controladas, específicamente en la constitución de la Corporación sin Animo de lucro Centro Articulador de Investigación, Desarrollo e Innovación de la cual no se tiene evidencia de su existencia actual. Tampoco se tiene una certificación del valor de la inversión actualizada para determinar valorizaciones o desvalorizaciones, a pesar que el la notas a los Estados Financieros se dice que estas acciones se valorizarán al valor intrínseco, situación que genera incertidumbre por valor de $100.000.000. Las inversiones realizadas en Entidades Controladas como EMCASERVICIOS y la Corporación Mixta de Turismo del Cauca, tampoco presenta certificaciones que permitan establecer la participación patrimonial a la fecha, lo que genera incertidumbre por los valores registrados en los Estados Financieros por valor de $650.000.000. Como se estableció en las políticas contables de la entidad consistente en hacer la medición posterior bajo el sistema de participación patrimonial. No se realizó gestión para pedir oportunamente la información financiera de las entidades controladas para poder hacer la medición posterior de esas inversiones. Por lo tato lo registrado en la cuenta 1227 Inversiones en Controladas contabilizadas bajo el Método de Participación Patrimonial, se encuentra subestimado. Respecto a las inversiones realizadas en las Empresas CEDELCA S.A., Acueducto de Popayán, y Terminal de Transportes de Popayán S.A., por política de la Entidad se encuentran valorizadas de acuerdo al valor intrínseco, que de acuerdo con las certificaciones aportadas por estas empresas se determina diferencias con los registros en los Estados Financieros de acuerdo con la siguiente tabla.
ENTIDAD NUMERO DE ACCIONES
VALOR INTRINSECO
TOTAL VALORIZADO
VALOR EN CONTABILIDAD
DIFERENCIA
CEDELCA S.A.
473.466.719
96 45.386.519.683
50.119.862.530 - 4.733.342.847
TERMINAL DE TRANSPORTE DE POPAYAN 3.275.322 865 2.833.335.310
2.644.757.009 188.578.302
EMPRESA DE ACUEDUCTO DE POPAYAN 1.568.290 3.266 5.121.988.091
2.575.586.984 2.546.401.107
TOTAL 478.310.331 53.341.843.085
55.340.206.523 - 1.998.363.438
Por tanto para la empresa CEDELCA S.A. se genera una sobreestimación de $4.733.342.847. Para las empresas Terminal de Transportes de Popayán S.A. y la Empresa de Acueducto de Popayán una subestimación de $188.578.302 y $2.546.401.107 respectivamente.
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Respecto a las inversiones en entidades en proceso de liquidación, lo contenido en la cuenta 1216 genera incertidumbre por valor de $516.023.031, las Empresas Termosur S.A., Procarbón S.A., Fondo Ganadero del Cauca S.A., Compañía Forestal y Desarrollo Forestales S.A., aparecen con sus registros mercantiles cancelados en la Cámara de Comercio del Cauca y no se tiene certeza de la existencia de estas empresas. Causa: deficiencias en la valoración de inversiones, Control interno contable deficiente, .Falta gestión para obtener la información pertinente. Efecto: Estados financieros que no reflejan la realidad económica y financiera de la Entidad. CUENTAS POR COBRARRENTAS POR COBRAR En el año 20187, la cuenta del grupo 13 Cuentas por cobrar representa el se
presenta una variación del 33.829.68% con un valor de $864.030.577.984.
La cuenta más representativa es transferencias por cobrar que representa el
79.67% del total de las Cuentas por Cobrar, seguida de la cuenta Otras Cuentas por
Cobrar, que representa el 11.80%. en esta cuenta se encuentra registradas las
reclasificaciones hechas en concordancia con la aplicación del Nuevo Marco
Normativo, que en su mayoría provienen del Grupo 14, del marco Normativo
Precedente.
1.939.694.170, al pasar de $20.048.161.000 en la vigencia 2016 a $18.108.466.830.
En los últimos 8 años se ha ido incrementando la cartera progresivamente, lo que
demuestra que falta gestión en la recuperación.
CÓDIGO
DENOMINACION BALANCE GENERAL % DE PARTICIP.
CONTABLE
DE LA CUENTA 2017 2018 2017 2018
13 CUENTAS RENTAS POR COBRAR 18,108,466,830
864,030,577,984 0.91 33.82
1305 IMPUESTOS, COBRAR VIGENCIA ACTUAL RETENCIÓN EN LA FUENTE Y ANTICIPOS DE IMPUESTOS
2,662,602,000
8,261,810,848 14.70 0.96
1311 CONTRIBUCIONES, TASAS E INGRESOS NO TRIBUTARIOS 0
78,149,359,698 0.00 9.04
1319 PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD 0
5,488,670,183 0.00 0.64
1337 TRANSFERENCIAS POR COBRAR 0
688,382,078,140 0.00 79.67
Tabla con formato
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Fuente: Balance General a diciembre 31 de 2016-2017 de la Gobernación del Cauca. Elaboró: Contraloría General del Cauca - Cálculos: Auditor
Observación de auditoria No. 7.Observación No. 7 - AdministratiHallazgo de
auditoria No. 7.- Administrativo.
Condición. Cuentas sin depurar.
Criterio. Numeral 52 la ley 734 de 2002 “No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz..” Circular conjunta 001 de 2017 de la Auditoría General de la república y la Contaduría General de la Nación; Art. 355 de la ley 1819 de 2016. El marco Normativo para Entidades de Gobierno establece en el Marco Conceptual, numeral 4, que se debe cumplir con las características de cualitativas de la información contable, para hacer que la información sea útil a los usuarios, que contribuya con la toma de decisiones, la rendición de cuentas y el control. El numeral 3.2.15, del Anexo de la resolución 193 de 2016 establece la obligación de realizar una depuración contable permanente y sostenible Descripción de la situación encontrada. La entidad procedió a hacer las reclasificaciones necesarias en el marco de la aplicación del Nuevo Marco Normativo, pero no se realizó una labor de depuración y análisis de cada una de las cuentas, presentándose en consecuencia los mismos errores detectados en auditorías anteriores, como son saldos en cuentas que permanecen invariables
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Tabla con formato
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Con formato: Fuente: (Predeterminada) Arial, 12 pto
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desde vigencias anteriores, errores en la determinación de los terceros y errores en registro y clasificación contable. En el grupo 13, Cuentas por Cobrar, se encuentran registros a nombre del Departamento del Cauca por valores que son materiales y representativos, sobre los cuales no hay revelación alguna en las Notas a los Estados financieros, igualmente sucede con cuentas por Cobrar a Entidades bancarias y que no corresponden a la realidad; generando un sobreestimación por valor de $81.106.730.512, en Cuentas por Cobrar como se muestra en la siguiente tabla.
CODIGO NOMBRE CUENTA NIT NOMBRE TERCERO SALDO_ANTERIOR SALDO_FINAL
13053301 Vigencia Actual 891580016 DEPARTAMENTO DEL CAUCA 2,662,602,000 2,662,602,000
131103 Intereses 891580016 DEPARTAMENTO DEL CAUCA 30,692,883,104 30,460,907,289
131104 Sanciones 891580016 DEPARTAMENTO DEL CAUCA 40,143,521,275 47,248,410,570
138490 Otras Cuentas Por Cobrar 891580016 DEPARTAMENTO DEL CAUCA - 734,810,653
TOTAL 73,499,006,379 81,106,730,512
Causa. Fallas en la preparación de la información contable. . No conciliación oportuna de cuentas. Poca comunicación entre dependencias. Efecto. Estados financieros con información poco confiable.. Se incumple con la Resolución 193 de 2016,
Condición. Diferencias en la cuenta Rentas por Cobrar Criterio. Régimen de Contabilidad Pública numeral 9.1.1.2 referente a las Rentas por Cobrar, párrafos 148, 149, 150 y 151; igualmente el numeral 7, Características de la información contable pública, específicamente el numeral 103, Confiabilidad, 104. Razonabilidad, 105. Objetividad, 106. Verificabilidad. Resolución 357 de 2008, numeral 3.1, respecto a la obligación de lograr una información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad Narración de la situación encontrada. Según la relación de Rentas Por Cobrar,
específicamente el impuesto de vehículo discriminada por años, reportada en la
plataforma SIA CONTRALORIAS se presentan diferencias por valor de
$15.536.000, frente a los registros en los Estados Financieros, generando una
sobreestimación como se relaciona en la siguiente tabla.
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VIGENCIA VALOR SEGÚN RELACION VALOR EN CONTABILIDAD DIFERENCIA
2006 1,387,935,000 1,389,265,000 1,330,000
2007 1,741,931,000 1,743,594,000 1,663,000
2008 927,360,000 927,950,000 590,000
2009 921,390,000 922,049,000 659,000
2010 1,141,214,000 1,142,305,000 1,091,000
2011 1,210,390,000 1,211,371,000 981,000
2012 1,308,126,000 1,309,218,000 1,092,000
2013 1,382,463,000 1,383,212,000 749,000
2014 1,345,301,000 1,345,921,000 620,000
2015 1,547,193,000 1,547,952,000 759,000
2016 2,126,809,000 2,129,062,000 2,253,000
2017 2,658,853,000 2,662,602,000 3,749,000
TOTAL 17,698,965,000 17,714,501,000 15,536,000
Causa: Poca comunicación entre dependencias, fallas en control interno. Efecto: Estados financieros que no reflejan la realidad económica y financiera de la Entidad. Hallazgo de auditoria No. 8.- Administrativo.
• Observación No. 8 - Administrativo
Condición. Incorrecta utilización de terceros que cancelan diferentes impuestos Departamentales. Criterio. El marco Normativo para Entidades de Gobierno establece en el Marco Conceptual, numeral 4, que se debe cumplir con las características de cualitativas de la información contable, para hacer que la información sea útil a los usuarios, que contribuya con la toma de decisiones, la rendición de cuentas y el control.
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Régimen de Contabilidad Pública numeral 9.1.1.2 referente a las Rentas por Cobrar, párrafos 148, 149, 150 y 151; igualmente el numeral 7, Características de la información contable pública, específicamente el numeral 103, Confiabilidad, 104. RRespecto al sistema documental el numeral 3.2.3 de la Resolución 193 de 2016 establece que “La información debe ser verificable, es decir, debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud; además, debe aplicar siempre los requerimientos establecidos para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos”(...) azonabilidad, 105. Objetividad, 106. Verificabilidad. Resolución 357 de 2008, numeral 3.1, respecto a la obligación de lograr una información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, Instructivo No. 003 de 01 de diciembre de 2017. Narración de la situación encontrada. En el proceso de Tesorería, en muchas ocasiones al momento de registrar el ingreso por concepto del pago de impuestos, no se realiza la imputación con el NIT. del tercero que realiza el pago del impuesto sino que se utiliza otro Nit. Muchas veces el de Fidudavivienda, hecho que dificulta la identificación de los contribuyentes de Rentas Departamentales. Situación que ya se había identificado en anterior auditoría y que fue objeto de Plan de mejoramiento sin que se obtengan resultados eficaces sobre la situación. Causa. No ejecución adecuada de los procedimientos establecidos, falta de revisión permanente de los registros contables, falencias en el control interno contable. Efecto. Dificultad para identificación de terceros, imputaciones a terceros en forma indebida. DEUDORES En el grupo 14- Préstamos por Cobrar, se encuentran registrados hechos originados en Fondos Educativos y corresponden a recursos que no fueron devueltos por funcionarios de colegios y que tenían bajo su responsabilidad. Se reclasificaron del grupo 14 Deudores a otras cuentas como lo establece en Nuevo marco normativo, quedando solo en este grupo la cuenta 1415 Préstamos Concedidos.
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Deudores, LA GOBERNACIÓN DEL CAUCA según el balance de prueba entregado, presenta un incremento $45.899.684.819, de los cuales $2.597.224.032. las cuentas más representativas son Recursos Entregados en Administración que representa el 44% y la cuenta Otros Deudores que representa el 33%
CÓDIGO DENOMINACION BALANCE GENERAL % DE PARTICIP.
CONTABLE DE LA CUENTA 2017 2018 2017 2018
14 PRESTAMOS POR COBRAR
398,705,877,819 9,084,460 (2) 100
1401 71,634,140,345 0
1409 11,364,018,965 0
1413 20,189,897,011 0
1415 PRÉSTAMOS CONCEDIDOS 0 9,084,460 0.00 100.00
1420 28,809,604,716 0
1422 76,388 0
1424 156,692,121,474 0
1425 264,584,777 0
1470 118,751,434,143 0
1475 1,752,700 0
1480
DETERIORO ACUMULADO
DE PRÉSTAMOS POR COBRAR (CR)
(9,001,752,700) 0 0.00
La Entidad no realizó provisión para deudores (CR) en la vigencia 2017.
CÓDIGO DENOMINACION BALANCE GENERAL % DE PARTICIP. DIFERENCIAS %
CONTABLE DE LA CUENTA 2016 2017 2016 2017 2016 / 2017 VARIACIÓN
Condición. Utilización inadecuada de cuentas y subcuentas.
Criterio. El marco Normativo para Entidades de Gobierno establece en el Marco Conceptual, numeral 4, que se debe cumplir con las características de cualitativas de la información contable, para hacer que la información sea útil a los usuarios, que contribuya con la toma de decisiones, la rendición de cuentas y el control. Respecto al sistema documental el numeral 3.2.3 de la Resolución 193 de 2016 establece que “La información debe ser verificable, es decir, debe ser susceptible
de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud; además, debe aplicar siempre los requerimientos establecidos para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos”(...)
Narración de la situación encontrada. Erradamente se contabilizó como préstamos a funcionarios (cuenta 1415), valores que corresponden a recursos que Funcionarios Públicos tenían bajo su responsabilidad y que por diferentes motivos no fueron devueltos, incumpliendo con los procedimientos y reglamentos establecidos, por lo tanto no se pueden catalogar como préstamos sino como responsabilidades fiscales, cuenta 138432, sobre las que se tiene la obligación de adelantar los procesos administrativos y disciplinarios a que haya lugar, para que estos recursos sean devueltos a la Entidad. Causa. Falta de seguimiento al cumplimiento de procedimientos y reglamentos establecidos por la entidad para el manejo de recursos. Falta de gestión para la recuperación de los recursos Efecto. Riesgo de pérdida de recursos de la Entidad Territorial. Estados Financieros que no reflejan la realidad económica, y financiera de la Entidad. INVENTARIOS CorrespoondeCorresponde al valor de los elementos, distintos de materias primas, adquiridos o producidos para ser consumidos o utilizados en la producción de bienes y la prestación del servicio. Los inventarios representan el 0.17% del total de los activos.
CÓDIGO DENOMINACION BALANCE GENERAL % DE PARTICIP.
CONTABLE DE LA CUENTA 2017 2018 2017 2018
15 INVENTARIOS - 4,333,958,813 0 0.17
1514 MATERIALES Y SUMINISTROS 0 4,333,958,813 0 100.00
Fuente: Balance General a diciembre 31 de 2017-2018
Elaboró: Contraloría General del Cauca - Cálculos: Auditor
Con formato: Fuente: (Predeterminada) Arial, 12 pto
Con formato: Fuente: 7 pto
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Tabla con formato
Con formato: Fuente: 7 pto
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Condición. Omisión del registro de un hecho económico.
Criterio. El marco Normativo para Entidades de Gobierno establece en el Marco Conceptual, numeral 4, que se debe cumplir con las características de cualitativas de la información contable, para hacer que la información sea útil a los usuarios, que contribuya con la toma de decisiones, la rendición de cuentas y el control. Respecto al sistema documental el numeral 3.2.3 de la Resolución 193 de 2016 establece que “La información debe ser verificable, es decir, debe ser susceptible
de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud; además, debe aplicar siempre los requerimientos establecidos para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos”(...)
Narración de la situación encontrada. En el grupo de Inventarios se registraron
únicamente las entradas de los bienes a la Entidad, pero por problemas en el
software que maneja la información del proceso de almacén, no se realizaron las
salidas de los mismos, generando una sobreestimación en esta cuenta por valor de
$4,292,154,508.
En el proceso de almacén no se lleva un control adecuado de este tipo de bienes;
ante la no operatividad del sistema que controla los inventarios, tampoco se lleva
un kárdex que permita el control y manejo de los bienes.
Causa. No operatividad del software que controla los inventarios. fallas en el control interno. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto. Estados financieros que no reflejan la realidad económica y social de la Entidad.
• Observación No. 9 - Administrativo
Condición. Cuentas sin depurar. Criterio. Régimen de Contabilidad Pública numeral 9.1.1.3 referente a los Deudores, párrafos 152 a 157; igualmente el numeral 7, referente a las Características cualitativas de la información contable, párrafos del 102 al 113. Resolución 357 de 2008, numeral 3.1, respecto a la obligación de lograr una
Con formato: Fuente: (Predeterminada) Arial, 12 pto
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información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. Descripción de la situación encontrada. Las cuentas 1420 Avances y Anticipos entregados, 142402 – Recursos Entregados en Administración, 1425 Depósitos entregados en garantía, 1470 Otros deudores, requieren de un proceso de conciliación dado que hay anticipos, recursos entregados en administración y esquemas de cobro que permanecen invariables desde vigencias anteriores, situación que genera incertidumbre por el valor de lo registrado en las cuentas mencionadas. Causa. Fallas en la preparación de la información contable. . No conciliación oportuna de cuentas. Poca comunicación entre dependencias. Efecto. Estados financieros con información poco confiable. Se incumple con el Régimen de contabilidad pública, Libro I Plan General de Contabilidad Pública, 9.1 Normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, 9.1.1.3 Normas técnicas relativas a los deudores, 9.3.1.1 normas relativas a la estructuración del balance de la Contaduría General de la Nación. Se incumple con la Resolución 357 de 2008, numeral 3.1. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO En la vigencia 2017 la cuenta de propiedad planta y equipo representa el 7.29%, del total de activos, con un valor de $100.751.024.589. En el año 2017 se observa una disminución de $38.458.788.411 al pasar de $139.209.803.000 en el año 2016 a $100.751.024.589 en el año 2017. La cuenta más representativa en Propiedad Planta y Equipo es la 1640- Edificaciones, que representa el 51.85% en el 2016 y el 62.12% en el 2017. En el año 2017 se realizaron ajustes en contabilidad de acuerdo con el reporte presentado por el proceso de almacén.En aplicación del Nuevo Marco Normativo, la entidad realiza las reclasificaciones pertinentes, hace un trabajo de identificación y valoración de bienes muebles e inmuebles en las diferentes dependencias de la entidad; pero, debido a los problemas que se presentan con el software que controla los inventarios no ha sido posible sistematizar la información adecuadamente, situación que genera un alto riesgo de que la labor realizada de identificación y valoración de activos se pierda.
Con formato: Fuente: Negrita
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El grupo de Propiedad Planta y Equipo representa el 5.04% del total del activo de la Entidad, con un valor de $122.563.360.982, siendo la cuenta más representativa la Edificaciones que representa el 62.12% del Grupo Propiedad Planta y Equipo, seguida por la cuenta Terrenos, que representa el 37.03%.
CÓDIGO DENOMINACION BALANCE GENERAL % DE PARTICIP.
CONTABLE DE LA CUENTA 2017 2018 2017 2018
16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 100,751,024,589 122,563,360,982 5.04 4.80
16 80 EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERÍA
2,150,527,000
2,407,010,101
1.54 2.39
256,483,101 11.93
16 85 DEPRECIACIÓN
ACUMULADA(CR)
(48,584,573,000)
(52,386,606,221) -34.90 -52.00
(3,802,033,221) 7.83
16 86 AMORTIZACIÓN ACUMULADA
(CR)
(48,667,000)
(32,252,978) -0.03 -0.03
16,414,022 -33.73
16 95
PROVISIONES PARA
PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR)
(2,262,000)
(22,946,655,043)
0.00 -22.78
(22,944,393,043) 1014340.98
Fuente: Balance General a diciembre 31 de 2016-2017 de la Gobernación del Cauca Elaboró: Contraloría General del Cauca - Cálculos: Auditor
Hallazgo de auditoria No. 11.- Administrativo.
Observación No. 10 Administrativo Condición. Diferencias entre la información reportada y el balance general. Criterio. El marco Normativo para Entidades de Gobierno establece en el Marco Conceptual, numeral 4, que se debe cumplir con las características de cualitativas de la información contable, para hacer que la información sea útil a los usuarios, que contribuya con la toma de decisiones, la rendición de cuentas y el control. Respecto al sistema documental el numeral 3.2.3 de la Resolución 193 de 2016 establece que “La información debe ser verificable, es decir, debe ser susceptible
de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud; además, debe aplicar siempre los requerimientos establecidos para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos”(...)
Criterio. Régimen de Contabilidad Pública numeral 9.1.1.5 referente a los Deudores, párrafos 168 a 175. La Contaduría General de la Nación en el Régimen de contabilidad Pública en su artículo 106 establece que “La información contable pública es verificable cuando permite comprobar su razonabilidad y objetividad a través de diferentes mecanismos de comprobación. El SNCP debe garantizar la
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disposición del insumo básico para alcanzar los objetivos de control, mediante la aplicación de procedimientos necesarios para confirmar o acreditar la procedencia de los datos registrados, las transacciones, hechos y operaciones revelados por la información contable pública, con sujeción a los principios, normas técnicas y procedimientos del Régimen de contabilidad pública”. De otra parte, los párrafos 100 al 104 del Plan General de Contabilidad Pública del Régimen de Contabilidad Pública, en relación con las características cualitativas de la Información Contable Pública, establecen que: “Las características cualitativas de la información contable pública constituyen los atributos y restricciones esenciales que identifican la información provista por el SNCP y que permiten diferenciarla de otro tipo de información. Las características cualitativas de la información contable tienen por objeto cumplir y validar los propósitos del SNCP y garantizar la satisfacción equilibrada de los objetivos de los distintos usuarios. Se interrelacionan en conjunto y aseguran la calidad de la información. La información contable pública está orientada a satisfacer con equidad las necesidades informativas de sus usuarios reales y potenciales, quienes requieren que se desarrolle observando las características cualitativas de Confiabilidad, Relevancia y Comprensibilidad. Las características cualitativas que garantizan la Confiabilidad son la Razonabilidad, la Objetividad y la Verificabilidad; con la Relevancia se asocian la Oportunidad, la Materialidad y la Universalidad; y con la Comprensibilidad se relacionan la Racionalidad y la Consistencia”. “CONFIABILIDAD. La información contable pública es confiable si constituye la base del logro de sus objetivos y si se elabora a partir de un conjunto homogéneo y transversal de principios, normas técnicas y procedimientos que permitan conocer la gestión, el uso, el control y las condiciones de 1200 los recursos y el patrimonio públicos. Para ello, la Confiabilidad es consecuencia de la observancia de la Razonabilidad, la Objetividad y la Verificabilidad. Razonabilidad. La información contable pública es razonable cuando refleja la situación y actividad de la entidad contable pública, de manera ajustada a la realidad” Descripción de la situación encontrada. La Entidad envía un reporte de inventario de Propiedad, Planta y Equipo, del nivel central, en la plataforma SIA CONTRALORIAS, que comparada con los registros contables presenta diferencias como se muestra en la siguiente tabla.
CODIGO CUENTA VALOR CONTABILIDAD VALOR CERTIFICACIONES DIFERENCIA
Como consecuencia estas diferencias se generan sobreestimaciones por valor de $1.707.301.12181.858.050.722 y subestimaciones por valor de $9.741.984.138. Por otro lado en los últimos años no se ha realizado un inventario físico total de la Entidad, que permita establecer que los bienes que se encuentran en el sistema de almacén, sean los que efectivamente se encuentran en las dependencias, en condiciones de uso y debidamente clasificados, por lo tanto los registros contenidos
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en los estados financieros no garantizan que lo allí contenido refleje la realidad económica y financiera de la institución, situación que genera incertidumbre.El proceso de almacén continúa presentando fallas, toda vez que no se ha podido procesar la información en el software destinado para ello, implica esto que se corre el riesgo de que la labor realizada inicialmente en la identificación de bienes y valoración de los mismos, posteriormente cuando se procese sea inoportuna e ineficaz, además que a la fecha de la auditoría no se ha realizado el cierre de la vigencia 2018. Los mismos inconvenientes del programa de almacén no permitió que se registraran las salidas y movimientos de los bienes, por lo tanto lo registrado en la cuenta 1635 Bienes Muebles en bodega esté sobrestimado, pues estos bienes que fueron adquiridos en el periodo ya se entregaron en uso en cada dependencia para la que fueron asignadas. No se controla el movimiento de los inventarios de Propiedad Planta y Equipo a través de un kárdex ni manual ni sistematizado, dificultando su control y seguimiento. En la vigencia 2018, no se realizó el cálculo de la depreciación de los bienes registrados como Propiedad Planta y Equipo, por lo que lo contenido en la cuenta 1685 Depreciación Acumulada, genera incertidumbresobreestimación. En la vigencia 2017, se realizaron ajustes en las cuentas de Propiedad Planta y Equipo, según el comprobante Ajuste Contabilidad No. 1392, cuyo soporte es un reporte originado en el proceso de almacén con corte a 31 de diciembre de 2016, pero teniendo en cuenta que no se ha realizado un inventario físico, un peritaje o análisis técnico, que permita certificar que los bienes allí registrados son los que existen realmente en las dependencias, en condiciones de uso y debidamente clasificados; por lo tanto no podemos determinar que con esos ajustes se refleje la realidad económica y financiera de la Gobernación. Los valores ajustados afectan directamente el patrimonio y generan incertidumbre. En las Notas a los Estados Financieros no se hace ninguna mención en relación con los ajustes realizados. Causa. Escasa comunicación entre procesos y subprocesos. No operatividad del software del proceso de almacén Fallas en la aplicación de los manuales de proceso y procedimientos Falta control interno contable.
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Efecto: Incumplimiento de procesos establecidos, estados financieros que no reflejan la realidad económica y financiera en cuanto a la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo. Se incumple con el Régimen de contabilidad pública, Libro I Plan General de Contabilidad Pública, 9.1 Normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, 9.1.1 Normas técnicas relativas a los activos,Incumplimiento del marco normativo en cuanto a las características cualitativas de la información financiera. La resolución 193 de 2016357 de 2008 en el numeral 3.1 de la Contaduría General de la Nación. BIENES DE USO PÚBLICO Los bienes de uso Público representan el 12.964.98% del total de Activos. En el año 2017 se presenta un incremento de $23.803.295.381 al pasar de $275.886.709 en el año 2016 a $299.690.004.381 en el 2017.con un valor de $331.016.005.432.
CÓDIGO DENOMINACION BALANCE GENERAL % DE PARTICIP.
CONTABLE DE LA CUENTA 2017 2018 2017 2018
17 BIENES DE USO PUBLICO E HISTORICOS Y CULTURALES
299,690,004,381 331,016,005,432 14.98 12.96
1703 MATERIALES 0 0 0.00 0.00
1704 MATERIALES EN TRANSITO 0 0 0.00 0.00
1705 BIENES DE USO PÚBLICO EN CONSTRUCCIÓN 60,837,677 1,789,195,983 0.02 0.54
1706 BIENES DE USO PÚBLICO EN CONSTRUCCIÓN-CONCESIONES
0 0 0.00 0.00
1710 BIENES DE USO PÚBLICO EN SERVICIO 307,121,679,671 338,477,800,101 102.48 102.25
1711 BIENES DE USO PÚBLICO EN SERVICIO-
CONCESIONES 0 0 0.00 0.00
1715 BIENES HISTÓRICOS Y CULTURALES 14,534,233,904 11,647,084,648 4.85 3.52
1721 BIENES DE USO PÚBLICO REPRESENTADOS
EN BIENES DE ARTE Y CULTURA 0 407,116,000 0.00 0.12
1785 DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE BIENES DE
USO PÚBLICO EN SERVICIO (CR) (22,026,746,871) (21,305,191,300) -7.35 -6.44
1786
DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE
RESTAURACIONES DE BIENES HISTÓRICOS Y CULTURALES (CR)
0 0 0.00 0.00
1787 DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE BIENES DE USO PÚBLICO EN SERVICIO -
CONCESIONES (CR)
0 0 0.00 0.00
1790 DETERIORO ACUMULADO DE BIENES DE USO
PÚBLICO (CR) 0 0 0.00 0.00
1791 DETERIORO ACUMULADO DE BIENES DE USO
PÚBLICO - CONCESIONES (CR) 0 0 0.00 0.00
Fuente: Balance General a diciembre 31 de 2017-2018
Elaboró: Contraloría General del Cauca - Cálculos: Auditor
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Tabla con formato
Con formato: Fuente: 7 pto
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DE LA CUENTA 2016 2017 2016 2017 2016 / 2017 VARIACIÓN
17 BIENES DE USO PUBLICO E HISTORICOS Y CULTURALES
275,886,709,000
299,690,004,381
100.00 100.00 23,803,295,381 8.63
17 05 BIENES DE USO PÚBLICO E HISTÓRICOS Y CULTURALES EN CONSTRUCCIÓN
50,868,000
60,837,677
0.02 0.02
9,969,677 19.60
17 10 BIENES DE USO PÚBLICO EN SERVICIO
287,846,165,000
307,121,679,671
104.33 102.48
19,275,514,671 0.00
17 15 BIENES HISTÓRICOS Y CULTURALES
5,378,189,000
14,534,233,904
1.95 4.85
9,156,044,904 170.24
17 85 AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE BIENES DE USO PÚBLICO (CR)
(17,388,513,000)
(22,026,746,871) -6.30 -7.35
(4,638,233,871) 26.67
Fuente: Balance General a diciembre 31 de 2016-2017 de la Gobernación del Cauca Elaboró: Contraloría General del Cauca - Cálculos: Auditor
Hallazgo de auditoria No. 12.- Administrativo.
Observación No. 11. (Administrativo) Condición. No reporte dereporte de inventarios físicos. Criterio. El marco Normativo para Entidades de Gobierno establece en el Marco Conceptual, numeral 4, que se debe cumplir con las características de cualitativas de la información contable, para hacer que la información sea útil a los usuarios, que contribuya con la toma de decisiones, la rendición de cuentas y el control. Respecto al sistema documental el numeral 3.2.3 de la Resolución 193 de 2016 establece que “La información debe ser verificable, es decir, debe ser susceptible
de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud; además, debe aplicar siempre los requerimientos establecidos para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos”(...)
Criterio. Instructivo No. 003 de 01 de diciembre de 2017. Régimen de Contabilidad Pública numeral 9.1.1.1.6, párrafos del 176 al 183. La Contaduría General de la Nación en el Régimen de contabilidad Pública en su artículo 106 establece que “La información contable pública es verificable cuando permite comprobar su razonabilidad y objetividad a través de diferentes mecanismos de comprobación. El SNCP debe garantizar la disposición del insumo básico para alcanzar los objetivos de control, mediante la aplicación de procedimientos necesarios para confirmar o acreditar la procedencia de los datos registrados, las transacciones, hechos y
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operaciones revelados por la información contable pública, con sujeción a los principios, normas técnicas y procedimientos del Régimen de contabilidad pública”. De otra parte, los párrafos 100 al 104 del Plan General de Contabilidad Pública del Régimen de Contabilidad Pública, en relación con las características cualitativas de la Información Contable Pública, establecen que: “Las características cualitativas de la información contable pública constituyen los atributos y restricciones esenciales que identifican la información provista por el SNCP y que permiten diferenciarla de otro tipo de información. Las características cualitativas de la información contable tienen por objeto cumplir y validar los propósitos del SNCP y garantizar la satisfacción equilibrada de los objetivos de los distintos usuarios. Se interrelacionan en conjunto y aseguran la calidad de la información. La información contable pública está orientada a satisfacer con equidad las necesidades informativas de sus usuarios reales y potenciales, quienes requieren que se desarrolle observando las características cualitativas de Confiabilidad, Relevancia y Comprensibilidad. Las características cualitativas que garantizan la Confiabilidad son la Razonabilidad, la Objetividad y la Verificabilidad; con la Relevancia se asocian la Oportunidad, la Materialidad y la Universalidad; y con la Comprensibilidad se relacionan la Racionalidad y la Consistencia”. “CONFIABILIDAD. La información contable pública es confiable si constituye la base del logro de sus objetivos y si se elabora a partir de un conjunto homogéneo y transversal de principios, normas técnicas y procedimientos que permitan conocer la gestión, el uso, el control y las condiciones de 1200 los recursos y el patrimonio públicos. Para ello, la Confiabilidad es consecuencia de la observancia de la Razonabilidad, la Objetividad y la Verificabilidad. Razonabilidad. La información contable pública es razonable cuando refleja la situación y actividad de la entidad contable pública, de manera ajustada a la realidad” Descripción de la situación encontrada. La Gobernación, en la vigencia 20187 solo reporta un inventario de los Bienes Históricos y Culturales, que arroja una diferencia con respecto a contabilidad de $9.424.558.000, generando una sobreestimación. . De los otros Bienes de Beneficio y Uso Público, la entidad no reporta inventarios que permitan la verificación, valoración de los activos que realmente existen en el Departamento, lo que genera incertidumbre en el valor registrado en el grupo 17 de los Estados Financieros por $340.206.526.14407.121.679.671 como se muestra en la siguiente tabla:
CODIGO
CUENTA VALOR CONTABILIDAD VALOR
CERTIFICACIONES DIFERENCIA
17 BIENES DE USO PÚBLICO E HISTÓRICOS Y CULTURALES
Con formato: Fuente: +Cuerpo (Calibri), 7 pto
Tabla con formato
Con formato: Fuente: +Cuerpo (Calibri), 7 pto
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Causa. Escasa comunicación entre procesos y subprocesos. Fallas en la aplicación de los manuales de proceso y procedimientos. Falta control interno contable. Efecto: Incumplimiento de procesos establecidos. No reflejar la realidad financiera de un rubro. Se incumple con lo definido en el Marco Normativo para Entidades de gobierno, respecto a las características cualitativas de la Información Contable, La resolución 193 de 2016 y los Instructivos de cierre contable de la Contaduría General de la Nación. OTROS ACTIVOS. Representan el 39% del total de los activos en la vigencia 20187, con un valor de $887.207.644.558, La cuenta más representativa en el grupo de Otros Activos, es la cuenta 1902 Plan de Activos para Beneficio a los Empleados a Largo Plazo, con un 70.78%, seguida de la cuenta 1908 Recursos Entregados en Administración que representa el 21.23%.
. CÓDIGO
DENOMINACION BALANCE GENERAL % DE PARTICIP.
CONTABL
E DE LA CUENTA 2017 2018 2017 2018
19 OTROS ACTIVOS 887,207,644,558
983,882,033,041 44 39
1901 738,741,096,653 0
1902 PLAN DE ACTIVOS PARA BENEFICIOS A LOS
EMPLEADOS A LARGO PLAZO 0
696,371,691,589 0.00 70.78
1904 PLAN DE ACTIVOS PARA BENEFICIOS POSEMPLEO 0
3,517,679,923 0.00 0.36
1905 BIENES Y SERVICIOS PAGADOS POR ANTICIPADO
575,793,846
574,844,554 0.06 0.06
1906 AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS 0
52,968,198,615 0.00 5.38
1907
ANTICIPOS, RETENCIONES Y SALDOS A
FAVOR POR IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
0
17,056 0.00 0.00
1908 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN 0
208,846,940,440 0.00 21.23
1909 DEPÓSITOS ENTREGADOS EN GARANTÍA 0
264,584,777 0.00 0.03
1910
763,061,704 0
1915 66,925,353,720 0
1920 11,944,357,417 0
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Fuente: Balance General a diciembre 31 de 2017-2018
Elaboró: Contraloría General del Cauca - Cálculos: Auditor
Hallazgo de auditoria No. 13.- Administrativo.
Condición. Cuentas sin depurar. Criterio. Numeral 52 la ley 734 de 2002 “No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz..” Circular conjunta 001 de 2017 de la Auditoría General de la república y la Contaduría General de la Nación; Art. 355 de la ley 1819 de 2016. El marco Normativo para Entidades de Gobierno establece en el Marco Conceptual, numeral 4, que se debe cumplir con las características de cualitativas de la información contable, para hacer que la información sea útil a los usuarios, que contribuya con la toma de decisiones, la rendición de cuentas y el control. El numeral 3.2.15, del Anexo de la resolución 193 de 2016 establece la obligación de realizar una depuración contable permanente y sostenible Descripción de la situación encontrada. En la cuenta 1905, Bienes y Servicios Pagados por Anticipado se encuentran registro de valores entregados a entidades y personas, desde vigencias anteriores, sin que se tenga certeza cuál es el estado actual de los convenios, si se inició o no su ejecución, si se encuentra en ejecución o si se encuentra liquidado. Se debe hacer una revisión profunda que permita determinar si los valores allí registrados son acordes a la situación de los convenios La entidad procedió a hacer las reclasificaciones necesarias en el marco de la aplicación del Nuevo Marco Normativo, pero no se realizó una labor de depuración y análisis de cada una de las cuentas, presentándose en consecuencia los mismos errores detectados en auditorías anteriores, como son saldos en cuentas que
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permanecen invariables desde vigencias anteriores, errores en la determinación de los terceros y errores en registro y clasificación contable. Teniendo en cuenta que son bienes y servicios cancelados en años anteriores se
debieron amortizar oportunamente, situación que genera una sobreestimación por
valor de $557.087.706, de la siguiente manera:
CODIGO DE
CUENTA
NOMBRE DE CUENTA NOMBRE SALDO ANTERIOR SALDO FINAL
1905
BIENES Y SERVICIOS PAGADOS POR ANTICIPADO
190501 Seguros LA PREVISORA S.A. COMPAÑIA DE SEGUROS 397,100,672 397,100,672
190506 Honorarios INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES DEL CAUCA 88,941,138 88,941,138
190506 Honorarios ASTAIZA ARBOLEDA PAOLA ANDREA 3,415,000 3,415,000
190506 Honorarios BOLAÑOS LOPEZ LADY JOHANNA 3,415,000 3,415,000
190506 Honorarios SERRANO GUZMAN JUAN SEBASTIAN 3,415,000 3,415,000
190506 Honorarios PAZ BUSTOS ANDRES MIGUEL 3,415,000 3,415,000
190512 Contribuciones efectivas COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL 6,363,112 6,363,112
190513 Estudios y proyectos CONSORCIO PC GUAPI 51,022,784 51,022,784
TOTAL 557,087,706 557,087,706
En la cuenta de Avances y Anticipos Entregados (1906), y en la cuenta de Recursos Entregados en Administración, aparecen registros de anticipos que se han entregados desde vigencias anteriores y que hasta el momento no se han amortizado o justificado. En general en estas cuentas aparecen que se han entregado recursos a 494 personas naturales o jurídicas, desde años anteriores, por valor de $71,008,458,654. Analizando la situación desde un enfoque basado en los Estados Financieros se podría presumir que los convenios, contratos o proyectos de inversión, planes o programas no se están ejecutando en debida forma, o que existe un corto circuito en la comunicación entre los diferentes procesos que no permiten que la información llegue en forma oportuna al proceso contable. En ambos casos se evidencia de todas formas problemas en el proceso administrativo en general, que debe ser revisado por la administración en todo su conjunto. La Entidad deberá Justificar la situación. En la siguiente tabla se evidencia el valor y el número de entidades o personas naturales que no han justificado los avances o anticipos, ni la ejecución de los recursos recibidos en administración por parte de la Entidad Territorial,
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190604 Anticipo para adquisición de bienes y servicios 91
8,678,605,357
19069001 Anticipo para proyectos de inversión 41
1,426,738,750
19069002 Anticipo para construcción de infraestructura 8
1,045,821,277
190801 Recursos Entregados en Administración 324
53,385,942,597
TOTAL ANTICIPOS Y RECURSOS ENTREGADOS EN ADMON. 494
71,008,458,654
La anterior situación genera incertidumbre por valor de $71.008.458.654 Causa. Escasa comunicación entre procesos y subprocesos. Fallas en la aplicación de los manuales de proceso y procedimientos Falta control interno contable. Efecto: Incumplimiento de procesos establecidos No reflejar la realidad financiera de la Entidad Se incumple con lo establecido en el Marco Normativo para entidades de Gobierno, La resolución 193 de 2016 respecto a la obligación de presentar una información financiera depurada. PASIVO El pasivo total para la vigencia 2018 es de $512.996.464.156, las cuentas más representativas son beneficios a empleados, con el 69.09% y Cuentas por Pagar que representan el 23.50% del total de pasivos.
CÓDIGO CONTABL
E
DENOMINACION DE LA CUENTA BALANCE GENERAL % DE
PARTICIPACION
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Con formato: Izquierda
Tabla con formato
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Tabla con formato
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22 EMISIÓN Y COLOCACIÓN DE TÍTULOS DE DEUDA 18,989,281,471
- 5.23 0.00
23 PRÉSTAMOS POR PAGAR
-
17,134,529,221 0.00 3.34
24 CUENTAS POR PAGAR 118,061,226,943
120,554,883,139 32.54 23.50
25 BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS 67,312,397,339
354,419,254,396 18.55 69.09
26 OPERACIONES CON INSTRUMENTOS DERIVADOS 31,224,604,328
- 8.61 0.00
27 PROVISIONES 122,950,901,668
29,414,469 33.88 0.01
29 OTROS PASIVOS 4,312,331,600
20,858,382,931 1.19 4.07
Fuente: Balance General a diciembre 31 de 2017-2018
Elaboró: Contraloría General del Cauca - Cálculos: Auditor
OPERACIONES DE CREDITO PÚBLICO La Gobernación del Cauca tiene en el año 2018 tiene operaciones de Crédito Público por valor de $17.134.529.221 de los cuales el 33.40% corresponden a obligaciones de corto plazo y el 66.59% corresponden a obligaciones de largo plazo. La entidad viene cancelando periódicamente sus obligaciones con el sector financiero, discriminando adecuadamente lo que corresponde al corto y al largo plazo.
CÓDIGO DENOMINACION BALANCE GENERAL % DE PARTICIPACION
CONTABLE
DE LA CUENTA 2017 2018 2017 2018
23 PRÉSTAMOS POR PAGAR
- 17,134,529,221 0 3.34
2313 FINANCIAMIENTO INTERNO DE CORTO PLAZO 0 5,723,439,248 0 33.40
2314 FINANCIAMIENTO INTERNO DE LARGO PLAZO 0 11,411,089,973 0 66.59
Fuente: Balance General a diciembre 31 de 2017-2018
Elaboró: Contraloria General del Cauca - Cálculos: Auditor
CUENTAS POR PAGAR Al finalizar el año 2018 la entidad cerró con un saldo de $120.554.883.139 pesos en cuentas por pagar que representa el 23.50% del total de pasivos, la cuenta más representativa es la de Administración de servicios de salud, representando el 81.52% de las cuentas por pagar.
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2480 ADMINISTRACIÓN Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD
64,660,821,887 98,282,131,816 54.77 81.52
2490 OTRAS CUENTAS POR PAGAR 0 11,321,377,451 0.00 9.39
Fuente: Balance General a diciembre 31 de 2017-2018
Elaboró: Contraloria General del Cauca - Cálculos: Auditor
Hallazgo de auditoria No. 14.- Administrativo.
Condición. Cuentas sin depurar. Criterio. Numeral 52 la ley 734 de 2002 “No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz..” Circular conjunta 001 de 2017 de la Auditoría General de la república y la Contaduría General de la Nación; Art. 355 de la ley 1819 de 2016. El marco Normativo para Entidades de Gobierno establece en el Marco Conceptual, numeral 4, que se debe cumplir con las características de cualitativas de la información contable, para hacer que la información sea útil a los usuarios, que contribuya con la toma de decisiones, la rendición de cuentas y el control. El numeral 3.2.15, del Anexo de la resolución 193 de 2016 establece la obligación de realizar una depuración contable permanente y sostenible. Descripción de la situación encontrada. En las Cuentas 2401 – Adquisición de bienes y Servicios; 2403- Transferencias por Pagar; 2407_ Recursos a favor de
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Terceros; 2460 – Créditos Judiciales y 2480-Adminsitración y prestación de servicios de salud, presentan valores que permanece invariable de una vigencia a otra, que generan incertidumbre en las Cuentas por Pagar. No se ha realizado un proceso de conciliación ni de depuración de estas cuentas que hacen que no se tenga certeza de que lo allí registrado representa la realidad económica y financiera del Municipio. En la cuenta 249032 _ Cheques no cobrados o por reclamar, aparecen 3.059 terceros con registros de cheques no cobrados, muchos de ellos con saldos contrarios al de la naturaleza de la cuenta que es Crédito, se debe analizar porqué aparecen los terceros con saldos Débito y realizar los ajustes necesarios. Del saldo de la cuenta 2460 _ Créditos judiciales por valor de $41.853.900, el 100% corresponde a laudos arbitrales y conciliaciones con la clínica de salud mental Moravia, pasivo que se trae desde vigencias anteriores. En la cuenta 2480 _ Administración y prestación de Servicio de Salud, se presenta un incremento del 52%, con un valor de $33.621.309.928, donde en su mayoría corresponde a pasivos de vigencias anteriores; se debe conciliar para poder determinar el pasivo real de la entidad, respecto al proceso de salud. Los saldos presentados en estas cuentas generan incertidumbre. Causa: Deficiente comunicación entre dependencias y subprocesos. No funcionalidad del comité de sostenibilidad contable. Falta control interno contable. Efecto. Cuentas contables sin depurar. Estados financieros que no reflejan la realidad económica de la Entidad. Se incumple con lo establecido en el Marco Normativo para entidades de Gobierno, La resolución 193 de 2016 respecto a la obligación de presentar una información financiera depurada. Durante la vigencia 2018, la entidad incurrió en pago de intereses moratorios en
diferentes hechos que van desde pago de sentencias judiciales, pago de sanciones,
pago extemporáneas de planillas y aportes a seguridad social, las cuales se
relacionan a continuación:
Hallazgo de auditoria No. 15.- SE DESVIRTUA
Hallazgo de auditoria No. 16.- Administrativo con presunta connotación
disciplinaria y fiscal
Condición. Pago de intereses moratorios
Carrera 7 No. 1N–66 Segundo Piso Edificio Lotería del Cauca Popayán PBX 8237269 - Línea gratuita 018000 913 900
SERVICIO OCCIDENTAL DE SALUD - SOS 805,001,157 7749 06-06-2018 900 9176 22-06-2018 29,800
MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL 899,999,001 7750 06-06-2018 78,900 8953 19-06-2018 535,200
TOTAL 374,700
Causas: Falta a los principios de planeación y gestión fiscal eficiente. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto: Presunto detrimento patrimonial a la Entidad.
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Causas: Falta a los principios de planeación y gestión fiscal eficiente. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto: Presunto detrimento patrimonial a la Entidad.
Carrera 7 No. 1N–66 Segundo Piso Edificio Lotería del Cauca Popayán PBX 8237269 - Línea gratuita 018000 913 900
MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL 899,999,001 16914 08-11-2018 54,600 18210 08-11-2018
1,577,900
NUEVA EMPRESA PROMOTORA DE SALUD SA 900,156,264 16915 08-11-2018 180 18190 08-11-2018
59,600
SERVICIO OCCIDENTAL DE SALUD - SOS 805,001,157 16917 08-11-2018 16,300 18188 08-11-2018 542,100
ESCUELA SUPERIOR DE ADMON PUBLICA-ESAP 899,999,054 16918 08-11-2018 27,900 18209 08-11-2018 792,500
TOTAL 677,680
Causas: Falta a los principios de planeación y gestión fiscal eficiente. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto: Presunto detrimento patrimonial a la Entidad.
Hallazgo de auditoria No. 19.- Administrativo con presunta connotación
disciplinaria y fiscal
Condición. Pago de intereses moratorios
Criterio. Numerales 1, 2, 5 y 18 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Artículo 8
de la Ley 42 de 1993, en concordancia con lo establecido en los artículos 3, 4, 5 y
6 de la ley 610 de 2000, numeral IV de concepto No. 1852 de 2007 del Consejo de
Estado.
Narración de la Hallazgo: la Entidad mediante orden de pago de pago No. 20332,
de fecha 18 de diciembre de 2018, y comprobante de egreso No. 21657 de la misma
fecha, se pagó la sentencia No. 244 de 26 de noviembre de 2015, dictada por el
Tribunal Contencioso Administrativo del Cauca a favor del funcionario
Administrativo operario, con cargo 487, grado 04, John Jairo Zúñiga Villareal,
identificado con la cédula de ciudadanía No. 94.414.654, correspondiente a
liquidación de reajuste de horas extras del periodo comprendido entre enero de
2008 hasta el 31 de diciembre de 2010, en los cuales se cancelan intereses
moratorios según la liquidación establecida en la Resolución 13019 de 02 de
Noviembre de 2018.
Mediante resolución No. 14468-12-2018, por la cual se modificó la resolución 13019
de 02 de noviembre de 2018, se da cumplimiento a la sentencia No. 50 del 31 de
marzo de 2014 y se ordena el pago de la sentencia en mención.
La anterior situación genera a la entidad un presunto detrimento al patrimonio por el
valor de $2.989.736, que corresponde al pago de intereses moratorios.
NOMBRE NIT/CEDULA ORDENES DE PAGO COMPROBANTES DE EGRESO
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Causas: Falta a los principios de planeación y gestión fiscal eficiente. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto: Presunto detrimento patrimonial a la Entidad.
Hallazgo de auditoria No. 20.- Administrativo con presunta connotación
disciplinaria y fiscal
Condición. Pago de intereses moratorios
Criterio. Numerales 1, 2, 5 y 18 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Artículo 8
de la Ley 42 de 1993, en concordancia con lo establecido en los artículos 3, 4, 5 y
6 de la ley 610 de 2000, numeral IV de concepto No. 1852 de 2007 del Consejo de
Estado.
Narración de la Hallazgo: la Entidad mediante orden de pago de pago No. 22033,
de fecha 31 de diciembre de 2018, y comprobante de egreso No. 23449 de la misma
fecha, y mediante la resolución No. 14470-12-2018 se ordena dar cumplimiento al
fallo judicial No. 217 de 20 de octubre de 2011 del juzgado Segundo Administrativo
de Popayán, proceso dentro del cual se profiere auto interlocutorio No. 427 de 06
de septiembre de 2018, en el que se ordena el pago por vía ejecutiva a favor del
señor Ritter Manuel Piamba Bolaños, con cédula No. 1.515.751, las sumas
impuestas en la sentencia 217 de 20 de octubre de 2011, más los intereses
moratorios causados.
La anterior situación le genera a la entidad un presunto detrimento al patrimonio por
el valor de $5.030.772, que corresponde al pago de intereses moratorios.
Causas: Falta a los principios de planeación y gestión fiscal eficiente. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto: Presunto detrimento patrimonial a la Entidad.
Hallazgo de auditoria No. 21.- Administrativo con presunta connotación
disciplinaria y fiscal
Condición. Pago de intereses moratorios
Criterio. Numerales 1, 2, 5 y 18 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Artículo 8
de la Ley 42 de 1993, en concordancia con lo establecido en los artículos 3, 4, 5 y
6 de la ley 610 de 2000, numeral IV de concepto No. 1852 de 2007 del Consejo de
Estado.
Narración de la Hallazgo: la Entidad mediante orden de pago de pago No. 17606,
de fecha 20 de noviembre de 2018, y comprobante de egreso No. 19374 del 28 de
noviembre de 2018, se cancelan intereses moratorios a Yornaly Criollo Manso,
identificada con la cédula No. 25.597.071, en cumplimiento de la sentencia No. 063
del 18 de abril de 2016, proferida por el Juzgado Tercero Administrativo del Circuito
de Popayán, modificada parcialmente y confirmada en lo pertinente en sede de
segunda instancia por el Tribunal Administrativo del Cauca mediante Sentencia No.
236 del 27 de Octubre de 2017, dentro del medio de control Acción de Reparación
directa adelantado por la señora Yorlani Criollo Manso.
La anterior situación le genera a la entidad un presunto detrimento al patrimonio por
el valor de $7.395.076, que corresponde al pago de intereses moratorios.
Causas: Falta a los principios de planeación y gestión fiscal eficiente. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto: Presunto detrimento patrimonial a la Entidad.
Hallazgo de auditoria No. 22.- Administrativo con presunta connotación
disciplinaria y fiscal
Carrera 7 No. 1N–66 Segundo Piso Edificio Lotería del Cauca Popayán PBX 8237269 - Línea gratuita 018000 913 900
Causas: Falta a los principios de planeación y gestión fiscal eficiente. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto: Presunto detrimento patrimonial a la Entidad.
Hallazgo de auditoria No. 23.- Administrativo con presunta connotación
disciplinaria y fiscal
Condición. Pago de intereses moratorios
Criterio. Numerales 1, 2, 5 y 18 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Artículo 8
de la Ley 42 de 1993, en concordancia con lo establecido en los artículos 3, 4, 5 y
6 de la ley 610 de 2000, numeral IV de concepto No. 1852 de 2007 del Consejo de
Estado.
Carrera 7 No. 1N–66 Segundo Piso Edificio Lotería del Cauca Popayán PBX 8237269 - Línea gratuita 018000 913 900
Narración de la Hallazgo: la Entidad mediante la resolución No. 13016-11-2018,
del 02 de Noviembre de 2018, ordena el pago de un fallo judicial, y mediante la
Orden de Pago No. 17593 de fecha, 20 de noviembre de 2018, y comprobante de
egreso No. 18883 del 22 de noviembre de 2018a, se procede a cancelar lo ordenado
en la sentencia No. 089, de fecha 18 de agosto de 2016, proferida por el Tribunal
Administrativo del Cauca, se reconoce y ordena el pago a favor del señor Cesar
Hernán Betancourt, con cédula No. 10.479.351, en el maraco del proceso judicial
de Nulidad y Restablecimiento de Derecho
La anterior situación le genera a la entidad un presunto detrimento al patrimonio por
el valor de $4.087.135, que corresponde al pago de intereses moratorios.
NOMBRE NIT/CEDULA
ORDENES DE PAGO COMPROBANTES DE EGRESO
NUMERO FECHA VALOR INTERESES NUMERO FECHA VALOR
BETANCOURT CESAR HERNAN 10,479,351 17593 20-11-2018 4,087,135 18883 22-11-2018 17,237,356
Causas: Falta a los principios de planeación y gestión fiscal eficiente. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto: Presunto detrimento patrimonial a la Entidad.
Hallazgo de auditoria No. 24.- Administrativo con presunta connotación
disciplinaria y fiscal
Condición. Pago de intereses moratorios
Criterio. Numerales 1, 2, 5 y 18 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Artículo 8
de la Ley 42 de 1993, en concordancia con lo establecido en los artículos 3, 4, 5 y
6 de la ley 610 de 2000, numeral IV de concepto No. 1852 de 2007 del Consejo de
Estado.
Narración de la Hallazgo: la Entidad mediante la resolución No. 13774-11-2018,
del 23 de Noviembre de 2018, modifica parcial mente la Resolución No. 09382 del
13 de agosto de 2018, donde se ordena el pago de un fallo judicial, y mediante la
Orden de Pago No. 18575 de fecha, 30 de noviembre de 2018, y comprobante de
egreso No. 20053 del 30 de noviembre de 2018, se procede a cancelar lo ordenado
en la sentencia No. 17, de fecha 06 de febrero de 2014, proferida por el Juzgado
Sexto Administrativo del Circuito de Popayán, modificada por el Tribunal
Administrativo del Cauca, mediante sentencia TA-DES-002-ORD-106-2015, de
Carrera 7 No. 1N–66 Segundo Piso Edificio Lotería del Cauca Popayán PBX 8237269 - Línea gratuita 018000 913 900
La anterior situación le genera a la entidad un presunto detrimento al patrimonio por el valor de $6.847.977, que corresponde al pago de intereses moratorios. Causas: Falta a los principios de planeación y gestión fiscal eficiente. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto: Presunto detrimento patrimonial a la Entidad.
Hallazgo de auditoria No. 25.- SE DESVIRTUA
Hallazgo de auditoria No. 26.- Administrativo con presunta connotación
disciplinaria y fiscal
Condición. Pago de intereses moratorios
Criterio. Numerales 1, 2, 5 y 18 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Artículo 8
de la Ley 42 de 1993, en concordancia con lo establecido en los artículos 3, 4, 5 y
6 de la ley 610 de 2000, numeral IV de concepto No. 1852 de 2007 del Consejo de
Estado.
Narración de la Hallazgo: la Entidad mediante orden de pago No. 15869 del 21 de
octubre de 2018, y comprobante de egreso No. 16854 del 23 de octubre de 2018,
Carrera 7 No. 1N–66 Segundo Piso Edificio Lotería del Cauca Popayán PBX 8237269 - Línea gratuita 018000 913 900
paga intereses moratorios a la Superintendencia Nacional de Salud, por multa
impuesta mediante la Resolución No. PARL 004596 del 19 de octubre de 2015,
confirmada mediante la Resolución No. 005810 del 22 de noviembre de 2016 y
modificada por la Resolución No. 004324 del 30 de diciembre de 2016, la cual se
encuentra debidamente ejecutoriada desde el 23 de febrero de 2017, contra el
Departamento del Cauca, correspondiente a DIEZ Salarios mínimos legales
mensuales vigentes a 2015.
La anterior situación le genera a la entidad un presunto detrimento al patrimonio por
el valor de $635.525, que corresponde al pago de intereses moratorios.
NOMBRE NIT/CEDULA
ORDENES DE PAGO COMPROBANTES DE EGRESO
NUMERO FECHA VALOR
INTERESES NUMERO FECHA VALOR
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD 860,062,187 15869 21-10-2018 635,525 16854 23-10-2018 7,079,025
Causas: Falta a los principios de planeación y gestión fiscal eficiente. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto: Presunto detrimento patrimonial a la Entidad.
Hallazgo de auditoria No. 27.- SE DESVIRTUA
Hallazgo de auditoria No. 28.- SE DESVIRTUA
Hallazgo de auditoria No. 29.- Administrativo con presunta connotación
disciplinaria y fiscal
Condición. Pago de intereses moratorios.
Criterio. Numerales 1, 2, 5 y 18 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Artículo 8 de
la Ley 42 de 1993, en concordancia con lo establecido en los artículos 3, 4, 5 y 6 de
la ley 610 de 2000, numeral IV de concepto No. 1852 de 2007 del Consejo de
Estado.
Narración de la Hallazgo: Mediante Resolución No. 13320-11-2018 del 09 de
noviembre de 2018, la Gobernación del Cauca ordena pagar tal y como lo ordena
la sentencia No. 102 del 8 de septiembre de 2016, en proceso de Nulidad y
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Restablecimiento del Derecho, proferida por el Tribunal Administrativo del Cauca, a
favor del señor GUILLERMO LEON CHAVEZ MOSQUERA, con cédula No.
4.763.464. Sentencia que quedó ejecutoriada el día 21 de septiembre de 2016,
según certificación emitida por el tribunal Contencioso Administrativo del Cauca.
La anterior situación le genera a la entidad un presunto detrimento al patrimonio por
el valor de $$2.332.137, que corresponde al pago de intereses moratorios. (ver
tabla de la pág. 48 del informe preliminar)
NOMBRE NIT/CEDULA
ORDENES DE PAGO COMPROBANTES DE EGRESO
NUMERO FECHA VALOR INTERESES NUMERO FECHA VALOR
CHAVEZ GUILLERMO LEON 4,763,464 17434 12/11/2018 3,053,602 18765 20-11-2018 12,246,091
Causas: Falta a los principios de planeación y gestión fiscal eficiente. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto: Presunto detrimento patrimonial a la Entidad.
Hallazgo de auditoria No. 30.- SE DSVIRTUA
Hallazgo de auditoria No. 31.- Administrativo con presunta connotación
disciplinaria y fiscal
Condición. Pago de intereses moratorios.
Criterio. Numerales 1, 2, 5 y 18 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Artículo 8
de la Ley 42 de 1993, en concordancia con lo establecido en los artículos 3, 4, 5 y
6 de la ley 610 de 2000, numeral IV de concepto No. 1852 de 2007 del Consejo de
Estado.
Narración de la Hallazgo: Mediante Resolución No. 14467-12-2018 del 13 de
diciembre de 2018, la Gobernación del Cauca ordena pagar en cumplimiento de la
sentencia No. 147 del 30 de septiembre de 2014, emanada del Juzgado Sexto
Administrativo de Descongestión del Circuito de Popayán, confirmada por el
Tribunal Contencioso Administrativo Sala de Decisión 005 mediante Sentencia NR
094 del 26 de noviembre de 2014, corregida esta mediante Sentencia emanada del
Tribunal Administrativo del Cauca Sala de decisión 005 del 18 de diciembre de 2015,
así como lo contemplado en la Resolución 08610 del 1 de septiembre de 2017.
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Causas: Falta a los principios de planeación y gestión fiscal eficiente. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto: Presunto detrimento patrimonial a la Entidad.
Hallazgo de auditoria No. 32.- Administrativo con presunta connotación
disciplinaria y fiscal
Condición. Pago de intereses moratorios
Criterio. Numerales 1, 2, 5 y 18 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Artículo 8
de la Ley 42 de 1993, en concordancia con lo establecido en los artículos 3, 4, 5 y
6 de la ley 610 de 2000, numeral IV de concepto No. 1852 de 2007 del Consejo de
Estado.
Narración de la Hallazgo: Mediante Resolución No. 13319-11-2018 del 09 de
noviembre de 2018, la Gobernación del Cauca ordena pagar intereses moratorios,
a la señora Virginia Balcázar Ortiz, adicionando a la resolución No. 12906 del 15 de
diciembre de 2017, donde se ordenó pagar el fallo dispuesto por el Tribunal
Contencioso Administrativo del Cauca – Sala de Decisión 001, sentencia No. 060
del 13 de octubre de 2016.
Mediante Derecho de Petición la Señora Virginia Balcázar Ortiz, solicitó
reliquidación de los intereses moratorios, conforme lo ordena la sentencia 060 del
13 de octubre de 2016, es decir desde la fecha de ejecutoria hasta la fecha de pago
total de la obligación.
Ya en cumplimiento de la resolución 12906 del 15 de diciembre de 2017 se había
reconocido el valor de intereses moratorios por valor de $14.882.568. y en
cumplimiento de la resolución 13319-11-2018 se le cancelan el valor de
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$21.827.607, según orden de pago No. 17465 y comprobante de pago No. 18642.
De 19 de noviembre de 2018, para un total de $36.710.175.
NOMBRE NIT/CEDULA
ORDENES DE PAGO COMPROBANTES DE EGRESO
NUMERO FECHA VALOR INTERESES NUMERO FECHA VALOR
BALCAZAR ORTIZ VIRGINIA 25,273,286 17465 19-11-2018 21,827,607 18642 19-11-2018 21,827,607
BALCAZAR ORTIZ VIRGINIA 25,273,286 14.882.568
La anterior situación le genera a la entidad un presunto detrimento al patrimonio por
el valor de $36.710.175, por el pago de intereses moratorios.
Causas: Falta a los principios de planeación y gestión fiscal eficiente. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto: Presunto detrimento patrimonial a la Entidad.
Hallazgo de auditoria No. 33.- Administrativo con presunta connotación
disciplinaria y fiscal
Condición. Pago de intereses moratorios
Criterio. Numerales 1, 2, 5 y 18 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Artículo 8
de la Ley 42 de 1993, en concordancia con lo establecido en los artículos 3, 4, 5 y
6 de la ley 610 de 2000, numeral IV de concepto No. 1852 de 2007 del Consejo de
Estado.
Narración de la Hallazgo: Mediante Resolución No. 12923-10-2018 del 31 de
octubre de 2018, la Gobernación del Cauca ordena el reconocimiento de horas
extras y de las prestaciones sociales consecuentes, causados en los años y meses
de 2009, de enero a diciembre, en el año 2010, por los meses de enero a octubre y
el año 2011, los meses de abril, mayo, junio y diciembre, al señor EIBAR NILSON
LATORRE NAVIA, tal como lo establece el Juzgado Tercero Administrativo del
Circuito de Popayán y en segunda instancia, la sentencia 195 del 30 de septiembre
de 2016, emitida por el Tribunal Contencioso Administrativo del Cauca, en proceso
de Nulidad y Restablecimiento de Derecho.
Mediante orden de pago No. 17398 del 16 de noviembre de 2018, y comprobante
de egreso No. 18674 del 19 de noviembre de 2018 se cancelaron intereses
moratorios por valor de $14.752.982.
Carrera 7 No. 1N–66 Segundo Piso Edificio Lotería del Cauca Popayán PBX 8237269 - Línea gratuita 018000 913 900
La anterior situación le genera a la entidad un presunto detrimento al patrimonio por
el valor de $14.752.982, por el pago de intereses moratorios.
Causas: Falta a los principios de planeación y gestión fiscal eficiente. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto: Presunto detrimento patrimonial a la Entidad.
Hallazgo de auditoria No. 34.- Administrativo con presunta connotación
disciplinaria y fiscal
Condición. Pago de intereses moratorios
Criterio. Numerales 1, 2, 5 y 18 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Artículo 8
de la Ley 42 de 1993, en concordancia con lo establecido en los artículos 3, 4, 5 y
6 de la ley 610 de 2000, numeral IV de concepto No. 1852 de 2007 del Consejo de
Estado.
Narración de la Hallazgo: La Gobernación del Cauca, Mediante Resolución No.
14471-12-2018 del 13 de diciembre de 2018, modifica la Resolución 13017 del 02
de Noviembre de 2018 con la cual se ordenó el pago al señor CICERON GUATAPO
TINTINAGO, con cédula No. 4.773.925, en cumplimiento de la sentencia en
segunda instancia No. 148 del 7 de julio de 2017, emitida por el Tribunal
Administrativo del Cauca, dentro del proceso de Control – nulidad y
Restablecimiento del Derecho.
Mediante orden de pago No. 20152 del 18 de diciembre de 2018, y comprobante
de egreso No. 21697 del 20 de diciembre de 2018 se cancelaron intereses
La anterior situación le genera a la entidad un presunto detrimento al patrimonio por
el valor de $3.563.542, por el pago de intereses moratorios.
Causas: Falta a los principios de planeación y gestión fiscal eficiente. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto: Presunto detrimento patrimonial a la Entidad.
Hallazgo de auditoria No. 35.- Administrativo con presunta connotación
disciplinaria y fiscal
Condición. Pago de intereses moratorios
Criterio. Numerales 1, 2, 5 y 18 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Artículo 8
de la Ley 42 de 1993, en concordancia con lo establecido en los artículos 3, 4, 5 y
6 de la ley 610 de 2000, numeral IV de concepto No. 1852 de 2007 del Consejo de
Estado.
Narración de la Hallazgo: La Gobernación del Cauca, Mediante Resolución No.
12925-10-2018 del 31 de octubre de 2018, ordena el pago al señor GEREMIAS
ALVARADO GARCES Y OTROS, de acuerdo a lo mandado por el Tribunal
Administrativo del Cauca, mediante sentencia No. 257 del 10 de diciembre de 2015,
dentro del proceso de Nulidad y Restablecimiento del Derecho. Esta sentencia
quedó ejecutoriada el día 15 de enero de 2016, según certificación emitida por el
Tribunal Contencioso Administrativo del Cauca. En dicha sentencia se incluye el
pago de intereses moratorios.
Mediante orden de pago No. 17423 del 16 de noviembre de 2018, y comprobante
de egreso No. 18719 del 19 de noviembre de 2018 se cancelaron intereses
Causas: Falta a los principios de planeación y gestión fiscal eficiente. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto: Presunto detrimento patrimonial a la Entidad. Hallazgo de auditoria No. 36.- Administrativo con presunta connotación
disciplinaria y fiscal
Condición. Pago de intereses moratorios
Criterio. Numerales 1, 2, 5 y 18 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Artículo 8
de la Ley 42 de 1993, en concordancia con lo establecido en los artículos 3, 4, 5 y
6 de la ley 610 de 2000, numeral IV de concepto No. 1852 de 2007 del Consejo de
Estado.
Narración de la Hallazgo: Mediante Orden de Pago No.20118 del 17 de diciembre
de 2018 y comprobante de egreso No. 2154 del 19 de diciembre de 2018, la
Gobernación del Cauca cancela intereses moratorios, según lo establece la
sentencia judicial No. 226 del 22 de octubre de 2015, proferido por el tribunal
Administrativo del Cauca a favor del señor PLINIO SELFIDES MERA VILLEGAS,
con cédula No. 10.479.863, correspondiente al reajuste de horas extras del periodo
comprendido entre el 21 de abril de 2007 hasta el 26 de septiembre de 2017.
El valor cancelado por intereses moratorios es por valor de $3.917.803.
La anterior situación le genera a la entidad un presunto detrimento al patrimonio por
el valor de $3.917.803, por el pago de intereses moratorios.
Causas: Falta a los principios de planeación y gestión fiscal eficiente. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto: Presunto detrimento patrimonial a la Entidad.
Carrera 7 No. 1N–66 Segundo Piso Edificio Lotería del Cauca Popayán PBX 8237269 - Línea gratuita 018000 913 900
Hallazgo de auditoria No. 37.- Administrativo con presunta connotación
disciplinaria y fiscal
Condición. Pago de intereses moratorios
Criterio. Numerales 1, 2, 5 y 18 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Artículo 8
de la Ley 42 de 1993, en concordancia con lo establecido en los artículos 3, 4, 5 y
6 de la ley 610 de 2000, numeral IV de concepto No. 1852 de 2007 del Consejo de
Estado.
Narración de la Hallazgo: la Gobernación del Cauca mediante Resolución No.
13779-11-2018 del 23 de noviembre de 2018. Modificó la resolución No. 09366 del
20 de diciembre de 2016, con la cual se ordenaba el pago en cumplimiento de lo
ordenado en la sentencia No. 082 de 17 de septiembre de 2015, según lo ordenó el
Tribunal Contencioso Administrativo del Cauca, Sala de decisión 005, dentro del
proceso de Nulidad y Restablecimiento del Derecho a favor del señor ELVIS
ALBERTO NARVAEZ y Otros.
Mediante orden de pago No. 18278 del 29 de noviembre de 2018 y el comprobante
de egreso No. 19702 del 29 de noviembre de 2018, se cancela el valor de
$2.802.581, que corresponden a intereses moratorios según lo ordenado en la
resolución No. 13779-11-2018.
NOMBRE NIT/CEDULA
ORDENES DE PAGO COMPROBANTES DE EGRESO
NUMERO FECHA VALOR INTERESES NUMERO FECHA VALOR
NARVAEZ ELVIS ALBERTO 76,333,187 18278 29-11-2018 2,802,581 19702 29-11-2018 7,634,610
La anterior situación le genera a la entidad un presunto detrimento al patrimonio por
el valor de $2.802.581, por el pago de intereses moratorios.
Causas: Falta a los principios de planeación y gestión fiscal eficiente. Escasa comunicación entre dependencias. Efecto: Presunto detrimento patrimonial a la Entidad.
Carrera 7 No. 1N–66 Segundo Piso Edificio Lotería del Cauca Popayán PBX 8237269 - Línea gratuita 018000 913 900
13148 del 07 de septiembre de 2018 y comprobante de egreso No. 14268 del 06 de
septiembre de 2018.
Mediante la Resolución No. 09847-08-2018 con fecha 24 de agosto de 2018, la
gobernación del Cauca ordena el pago de cuotas pensionales adeudadas, al Fondo
de Previsión social del Congreso de la Republica de según mandamiento de pago,
Resolución No. 1512 de 12 de octubre de 2016, en la cual se incluyen intereses
moratorios por valor de $4.192.090, que son cancelados según orden de pago No.
13159 del 07 de septiembre de 2018 y comprobante de egreso No. 14315 del 10 de
septiembre de 2018.
NOMBRE NIT/CEDULA
ORDENES DE PAGO COMPROBANTES DE EGRESO
NUMERO FECHA VALOR
INTERESES NUMERO FECHA VALOR
FONDO DE PREVISION SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPUBLICA
899,999,734 12123 21-08-2018
89,791 13294 27-08-2018 1,930,581
FONDO DE PREVISION SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPUBLICA
899,999,734 13106 05-09-2018
34,478,015 14232 06-09-2018
139,366,884
FONDO DE PREVISION SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPUBLICA
899,999,734 13146 07-09-2018
2,797 14266 07-09-2018
139,359
FONDO DE PREVISION SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPUBLICA
899,999,734 13148 07-09-2018
2,371,349 14268 07-09-2018 24,427,070
FONDO DE PREVISION SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPUBLICA
899,999,734 13159 07-09-2018
4,192,090 14315 10-09-2018 43.115.431
TOTAL
41,134,042
La anterior situación le genera a la entidad un presunto detrimento patrimonial por valor de $41.134.042. BENEFICIO A LAS EMPLEADOS En el año 2018 tienen un saldo de $354.419.254.396. La cuenta más representativa es la 2514- Beneficio pos empleo Pensiones con un saldo en el 2018 de $338.073.576.459, que representa el 95.39% de los Beneficios a Empleados.
CÓDIGO DENOMINACION BALANCE GENERAL % DE
PARTICIPACION
CONTABLE
DE LA CUENTA 2017 2018 2017 2018
25 BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS 67,312,397,339
354,419,254,396
0 69.09
2505
1,124,098,978
2510
66,188,298,361
2511 BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS A CORTO PLAZO 0 16,345,677,847 0 4.61
Elaboró: Contraloría General del Cauca - Cálculos: Auditor
Hallazgo de auditoria No. 39.- Administrativo.
Condición. Cuentas sin depurar. Criterio. Numeral 52 la ley 734 de 2002 “No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz.” Circular conjunta 001 de 2017 de la Auditoría General de la república y la Contaduría General de la Nación; Art. 355 de la ley 1819 de 2016. El marco Normativo para Entidades de Gobierno establece en el Marco Conceptual, numeral 4, que se debe cumplir con las características de cualitativas de la información contable, para hacer que la información sea útil a los usuarios, que contribuya con la toma de decisiones, la rendición de cuentas y el control. El numeral 3.2.15, del Anexo de la resolución 193 de 2016 establece la obligación de realizar una depuración contable permanente y sostenible. Descripción de la situación encontrada. En las Cuentas 251101 - Nómina por pagar, encuentran registros por valor de $772.544.552, que corresponden a deudas de años anteriores, pero según se informa desde el proceso de contabilidad, la Entidad no tiene deudas pendientes de Nómina, lo que indica claramente que estas cuentas no han sido depuradas, y más aún cuando aparecen registro de pagos o abonos sin haberse causado la acreencia. En consecuencia, se presenta una sobreestimación por valor de $772.544.552. por pasivos inexistentes. Causa: Deficiente comunicación entre dependencias y subprocesos. Falta control interno contable.
Efecto: Incumplimiento de procesos establecidos No reflejar la realidad financiera de la Entidad Se incumple con lo establecido en el Marco Normativo para entidades de Gobierno, La resolución 193 de 2016 respecto a la obligación de presentar una información financiera depurada.
PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES
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Se encuentran allí contabilizados la provisión para contingencias, litigios y demandas y provisión para pensiones. En la vigencia 2018 se tienen provisiones para litigios y demandas por valor de $29.414.469. Según el informe presentado por la Entidad se tienen procesos judiciales en trámite
en contra del departamento por valor de $158,502,902,851, de los cuales 25
procesos se encuentran en riesgo de perderse, con unas pretensiones por valor de
$10,382,781,998.
CÓDIGO DENOMINACION BALANCE GENERAL % DE PARTICIPACION
Fuente: Balance General a diciembre 31 de 2017-2018
Elaboró: Contraloría General del Cauca - Cálculos: Auditor
Hallazgo de auditoria No. 40.- Administrativo.
Condición. Subestimación en cálculo de provisión para litigios y demandas. Criterio. El marco Normativo para Entidades de Gobierno establece en el Marco Conceptual, numeral 4, que se debe cumplir con las características de cualitativas de la información contable, para hacer que la información sea útil a los usuarios, que contribuya con la toma de decisiones, la rendición de cuentas y el control. Descripción de la situación encontrada. La Entidad envía una relación de procesos terminados en contra los cuales suman un total de $613.898.916, y se estima una provisión de tan solo $29.414.469. Igualmente se envía una relación de procesos en riesgo de perderse los cuales tienen unas pretensiones por valor de $10.382.781.998. Bajo esta situación el cálculo de la provisión se encuentra subestimado, dado que se encuentran procesos con fallo en contra con alta probabilidad de perderse, por lo tanto se debe hacer una evaluación técnica de los procesos y determinar una provisión que esté acorde a la realidad de los procesos en contra de la entidad.
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Causa: Fallas en el análisis técnico de los procesos judiciales, Deficiente comunicación entre dependencias y subprocesos. Falta control interno contable.
Efecto: Incumplimiento de procesos establecidos No reflejar la realidad financiera de la Entidad Se incumple con lo establecido en el Marco Normativo para entidades de Gobierno, La resolución 193 de 2016 respecto a la obligación de presentar una información financiera depurada. OTROS PASIVOS
En el Grupo Otros Pasivos se presenta el 4.07% del total de los pasivos, donde la cuenta
más representativa es recursos recibidos en administración que representa un 54% cpn un
valor de $11.263.063.585.
Se realizaron las reclasificaciones necesarias en el marco de la transición hacia el nuevo
marco normativo.
CÓDIGO DENOMINACION BALANCE GENERAL % DE PARTICIPACION
CONTABLE DE LA CUENTA 2017 2018 2017 2018
29 OTROS PASIVOS 4,312,331,600 20,858,382,931 - 4.07
2901 AVANCES Y ANTICIPOS RECIBIDOS 0 0 0.00 0.00
2902 RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN
0 11,263,063,585 0.00 54.00
2903 DEPÓSITOS RECIBIDOS EN GARANTÍA 0 11,775,540 0.00 0.06
2904
RECURSOS DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES PARA ASEGURAMIENTO EN SALUD
0 91,047,530 0.00 0.44
2905 4,312,331,600
2910 INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO 0 0 0.00 0.00
2917 RETENCIONES Y ANTICIPOS DE IMPUESTOS 0 0 0.00 0.00
2918 PASIVOS POR IMPUESTOS DIFERIDOS 0 0 0.00 0.00
2919 BONOS PENSIONALES 0 9,492,496,276 0.00 45.51
2990 OTROS PASIVOS DIFERIDOS 0 0 0.00 0.00
Fuente: Balance General a diciembre 31 de 2017-2018
Elaboró: Contraloría General del Cauca - Cálculos: Auditor
PATRIMONIO El patrimonio de la entidad en la vigencia 2018, presenta un incremento
considerable del % que corresponde a ajustes y por el impacto por la transición
hacia el nuevo marco normativo.
CÓDIGO DENOMINACION BALANCE GENERAL % DE
PARTICIPACION
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Condición. Omisiones en el proceso de depuración contable Condición. Cuentas sin depurar. Criterio. Numeral 52 la ley 734 de 2002 “No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz..” Circular conjunta 001 de 2017 de la Auditoría General de la república y la Contaduría General de la Nación; Art. 355 de la ley 1819 de 2016. El marco Normativo para Entidades de Gobierno establece en el Marco Conceptual, numeral 4, que se debe cumplir con las características de cualitativas de la información contable, para hacer que la información sea útil a los usuarios, que contribuya con la toma de decisiones, la rendición de cuentas y el control. El numeral 3.2.15, del Anexo de la resolución 193 de 2016 establece la obligación de realizar una depuración contable permanente y sostenible. Narración de la situación encontrada. Por las observaciones planteadas en el presente informe, el Patrimonio debe ser objeto de depuración contable. Causa. Lo anterior se da por la falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo, deficiencias en la comunicación entre dependencias y funcionarios, falta de capacitación y debilidades en el control que no permiten advertir oportunamente el problema. Efecto. Falta de confiabilidad y razonabilidad del saldo reflejado en el patrimonio PROCEDIMIENTOS PARA LA SOSTENIBILIDAD DE LOS SISTEMAS CONTABLES Con todos los casos que se han detallado en los hallazgos precedentes se evidencia que LA GOBERNACIÓN DEL CAUCA, no ha desarrollado en forma permanente,
Con formato: Fuente: Sin Cursiva
Con formato: Fuente: 12 pto
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las actividades necesarias que permitan determinar la existencia real de los bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público, con base en los saldos de dudosa razonabilidad que se han identificado, los cuales deben ser objeto de reclasificación, ajuste según corresponda, incumpliendo el numeral 3.2.15, del Anexo de la resolución 193 de 2016 donde se establece la obligación de realizar una depuración contable permanente y sostenible, de la Contaduría General de la Nación, “Las entidades cuya información financiera no refleje su realidad económica deberán adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, de forma que cumplan las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Asimismo, las entidades adelantarán las acciones pertinentes para depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información. En todo caso, se deberán realizar las acciones administrativas necesarias para evitar que la información financiera revele situaciones anómalas:”.
“Cuando la información financiera se encuentre afectada por una o varias de las anteriores situaciones, deberán adelantarse las acciones correspondientes para concretar la baja en cuentas y proceder a la exclusión de dichas partidas de los libros de contabilidad, según la norma aplicable en cada caso particular.”
ELABORACION, PRESENTACION Y DIVULGACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. Hallazgo de auditoria No. 42.- Administrativo.
Condición. Falencias en la presentación de los estados financieros Criterio. Artículo 36 de la ley 734 de 2002 que establece que se debe Publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad, en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados, financieros y contables que se determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que trata la Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes. El régimen de Contabilidad Pública determina las normas técnicas relativas a los Estados, Informes y reportes Contables en especial el numeral 9.3 párrafo que 355 determina: 355. Noción. Las normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables determinan los criterios para su preparación y presentación. Estos criterios se encuentran enmarcados en los propósitos, objetivos, características
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cualitativas, principios y normas técnicas que sustentan el SNCP, con el fin de satisfacer intereses y necesidades de los usuarios. Narración de la Hallazgo encontrada
Referencias cruzadas. No se utilizaron referencias cruzadas las cuales permiten
el cruce de cada uno de los conceptos y valores con las notas a los estados
contables, mostrando el número de la nota relacionada.
Causa. Falencias en las labores de control y seguimiento por Control interno Efecto. Incumplimiento a los Principios de Contabilidad establecidos en el Régimen de Contabilidad Publica NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES. Hallazgo de auditoria No. 43.- Administrativo
Condición. Fallas en la presentación y revelaciones importantes en las Notas a los Estados Financieros. Criterio. Las Notas a los Estados Financieros forman parte integral de los Estados contables básicos y sirven para brindar información adicional en términos cualitativos, cuantitativos o físicos y el Régimen de Contabilidad Pública establece los criterios a tener en cuenta a la hora de elaborar las Notas a los Estados Financieros de la siguiente manera: “366. Los estados contables básicos revelan información cuantitativa en la estructura de su informe y cualitativa en las notas a los mismos. Los estados contables básicos son el Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de Flujos de Efectivo. Las notas a los estados contables básicos forman parte integral de los mismos. 375. Noción. Las Notas a los estados contables básicos corresponden a la información adicional de carácter general y específico, que complementa los estados contables básicos y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que sean materiales; la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como aspectos que presentan dificultad para su medición monetaria que pueden evidenciarse en términos cualitativos, o cuantitativos físicos, los cuales han afectado
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o pueden afectar la situación de la entidad contable pública. Las notas a los estados contables básicos son de carácter general y específico. 376. Las Notas a los estados contables de carácter general se refieren a las características, políticas, prácticas contables de la entidad contable pública, así como a los aspectos que afectan o pueden afectar la información contable, de modo que permiten revelar una visión global de la entidad contable pública y del proceso contable, tales como: 1) Naturaleza jurídica y funciones de cometido estatal, 2) Políticas y prácticas contables, 3) Información referida al proceso de agregación de la información contable pública, 4) Limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que inciden en el normal desarrollo del proceso contable y/o afectan la consistencia y razonabilidad de las cifras y 5) Efectos y cambios significativos en la información contable. 377. Las Notas a los estados contables de carácter específico tienen relación con las particularidades sobre el manejo de la información contable, estructurada de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas, que por su materialidad deben revelarse de manera que permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable y los saldos de las clases, grupos, cuentas y subcuentas, en los siguientes aspectos: 378. Relativas a la consistencia y razonabilidad de las cifras. Estas notas deben prepararse cuando existan limitaciones o deficiencias que afecten la consistencia y razonabilidad de la información contable, tales como bienes, derechos y obligaciones no reconocidos o no incorporados; hechos sucedidos con posterioridad a la fecha de cierre del período contable que pueden tener efectos futuros importantes o saldos pendientes de depurar, conciliar o ajustar. 379. Relativas a la valuación. Estas notas describen las bases particulares de medición adoptadas por la entidad para la cuantificación de las operaciones que afectan la información contable pública. 380. Relativas a recursos restringidos. Deben revelarse los recursos líquidos, bienes, derechos y obligaciones, así como los ingresos, costos y gastos que en virtud de disposiciones legales tienen destinación específica, los cuales fueron incorporados en la información contable y, 381. Relativas a situaciones particulares de las clases, grupos, cuentas y subcuentas. Relacionan la información adicional que permita efectuar análisis de las cifras consignadas en los estados contables básicos, atendiendo a los principales conceptos que conforman los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden, de la entidad contable pública”. Narración de la situación encontrada. En las Notas a los Estados Contables del periodo 2017, No se encontró una adecuada estructuración y revelación suficiente de hechos relevantes, No se colocaron referencias cruzadas con los Estados Financieros. No se mencionan cambios importantes presentados en la cuenta de Deudores, Depósitos Judiciales, Ajustes a las cuentas de Propiedad Planta y
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Equipo, Cálculo de provisiones de pasivos Estimados y otras cifras que son relevantes para los diferentes usuarios de la información, y que de alguna manera afectan el patrimonio de la Institución. Causa. Falta de actualización permanente sobre la aplicabilidad de Normas Establecidas Efecto: Falta claridad suficiente en las revelaciones a los Estados financieros.
Inaplicabilidad de normas. Omisión en la revelación de las variaciones significativas de un periodo a otro CONTROL INTERNO CONTABLE Hallazgo de auditoria No. 44.- Administrativo con presunta connotación
disciplinaria.
Condición. Deficiencias en la labor de control interno Criterio. Artículo 31 de la Ley 734 de 2002, La ley 87 de 1993, establece normas para el ejercicio del sistema de control interno en la Entidades Públicas, en su artículo 1 define el control interno como: “Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.” La contaduría General de la Nación, mediante resolución 193 de 2016, adoptó los procedimientos para la implementación y evaluación del Control Interno contable, determinando en el numeral 1.1 sobre el control Interno contable lo siguiente: “Es el proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad, así como de los responsables de las áreas financieras y contables, se adelanta en las entidades, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, de modo que garanticen razonablemente que la información financiera cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel de que trata el Régimen de Contabilidad Pública.”.
En la misma resolución se establece como objetivos del Control Interno contable los siguientes:
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“a) Promover la generación de información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, en procura de contribuir con el logro de los propósitos del Sistema de Nacional de Contabilidad Pública. Dichas características incluyen: gestión eficiente, transparencia, rendición de cuentas y control. Procedimiento para la evaluación del control interno contable Procedimientos transversales Contaduría General de la Nación 5 b) Establecer políticas que orienten el accionar administrativo de la entidad en cuanto a la producción de información financiera que, acordes con la normatividad propia del marco normativo aplicable a la entidad, propendan por el cumplimiento de las características fundamentales de relevancia y representación fiel definidas en el Régimen de Contabilidad Púbica. c) Verificar la efectividad de las políticas de operación para el desarrollo de la función contable y comprobar la existencia de indicadores que permitan evaluar permanentemente la gestión y los resultados de la entidad. d) Promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable. e) Garantizar que los hechos económicos de la entidad se reconozcan, midan, revelen y presenten con sujeción al Régimen de Contabilidad Pública. f) Gestionar los riesgos del proceso contable a fin de promover la consecución de las características fundamentales de relevancia y representación fiel de la información como producto del proceso contable. g) Definir e implementar los controles que sean necesarios para que se lleven a cabo las diferentes actividades del proceso contable de forma adecuada. h) Garantizar la generación y difusión de información financiera uniforme, necesaria para el cumplimiento de los objetivos de toma de decisiones, control y rendición de cuentas, de los diferentes usuarios. i) Evaluar periódicamente la ejecución del proceso contable a fin de formular las acciones de mejoramiento pertinentes y verificar su cumplimiento. j) Establecer los elementos básicos de evaluación y seguimiento permanente que deben realizar los jefes de control interno, o quien haga sus veces, respecto de la existencia y efectividad de los controles al proceso contable necesarios para optimizar la calidad de la información financiera de la entidad. k) Garantizar que la operación del proceso contable cumpla las normas definidas en el marco normativo aplicable a la entidad y las diferentes disposiciones de orden constitucional, legal y regulatorio que le sean propias”. Narración de la situación encontrada. La oficina de Control Interno No ha realizado un seguimiento adecuado al proceso de tesorería y del proceso de contabilidad, en la vigencia 2018, No se realizaron procesos de auditoría que permita depurar la información financiera, evidenciada por los Hallazgos encontradas en el presente informe que el control interno no ha presentado
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observaciones importantes sobre el manejo, registro y control de la información financiera y, aún quedan aspectos que no fueron mejorados, por lo que se debe hacer una valoración adecuada de los procedimientos e información inherentes al proceso contable, ya que continúan presentándose inconsistencias evidenciadas en auditorías anteriores y en las observaciones detalladas en el presente trabajo de auditoria, sin que se hayan tomado las medidas necesarias para dar solución a los inconvenientes presentados. Causa: Falta de una gestión eficiente en el control de los recursos y bienes. Falta implementar Políticas de operación adecuadas para el proceso contable. Efecto:
No generar información contable con características de confiabilidad, comprensibilidad y relevancia. No administrar los riesgos que afectan la información contable.
TOTAL INCONSISTENCIAS 610,907,213,131
INDICE DE INCONSISTENCIA 24%
TOTAL 2,555,083,116,686 173,921,093,908 26,442,744,468 410,543,374,755 610,907,213,131
VALOR DIFERENCIAS ABSOLUTAS
Código Activos Activos balance Sobreestimación Subestimación Incertidumbre Total
OPINION CONTABLE Opinión adversa o negativa: En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados financieros de la Gobernación del Cauca, no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la Entidad con corte a 31 de diciembre de 2018, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
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