CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA Nit. 800.107.701-8 CÓDIGO: FO-AF-13 VERSIÓN: 02 PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015 FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL PÁGINA 1 DE 140 Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001080 Telefax: (8)-7441843 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD ESPECIAL, A LOS IMPUESTOS PREDIAL Y DE INDUSTRIA Y COMERCIO ALCALDIA DE TUNJA VIGENCIA FISCAL 2016 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA Tunja, 30 de junio de 2017
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Doctor PABLO EMILIO CEPEDA NOVOA Alcalde Mayor de Tunja Ciudad Asunto: Carta de Conclusiones La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental, Modalidad Especial a la Alcaldía de Tunja – Secretaria de Hacienda al Impuesto Predial Unificado e Impuesto de Industria y Comercio de la vigencia 2016. Es responsabilidad de la Administración del contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la Entidad, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la gestión de recaudo de los impuestos El informe contiene la evaluación de los componentes: control de Gestión y Control de legalidad, que una vez detectadas las deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan los procesos de Registro, liquidación, Recaudo y Fiscalización del Impuesto Predial Unificado e Industria y Comercio de la vigencia 2016, de igual forma se revisó los procesos coactivos que adelanta la Alcaldía. El informe contiene la evaluación de los componentes: control de gestión y control de legalidad, que una vez detectadas las deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidas por la Entidad. 1.1. ANALISIS EFECTUADO De conformidad con el objetivo general y los objetivos específicos encomendados en el memorando de asignación de la auditoría, se revisaron los procesos de Impuesto Predial Unificado, Impuesto de Industria y Comercio y Procesos de Cobro Coactivo correspondientes a la vigencia 2016, se revisó la base de datos de los predios urbanos y
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rurales del Municipio de Tunja, se revisó en forma selectiva las liquidaciones de los impuestos predial e industria y Comercio, así como de las exclusiones, exenciones y prescripciones del Impuesto Predial Unificado; en cuanto al Impuesto de Industria y Comercio se revisó la oportunidad en la presentación de las declaraciones anuales y el pago de las mismas; dentro del proceso Coactivo se verificó la aplicación de los procedimientos y el cumplimiento del debido proceso. PLAN DE MEJORAMIENTO
La Entidad debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra desarrollando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregado dentro de los términos establecidos por la Contraloría Municipal de Tunja. Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales, deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor en el informe final, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.
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2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 2.1. IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO El Impuesto Predial Unificado está clasificado dentro de los Ingresos Tributarios, los cuales corresponden a los ingresos que tienen el carácter de impuesto creado por ley, y son ingresos del tesoro municipal que cumplen con las siguientes características; i) Son de propiedad del Municipio, ii) Tienen carácter obligatorio, iii) Son generales según su base gravable, iv) No generan contraprestación directa o indirecta y v) Son exigidos coactivamente si es el caso. El Impuesto Predial se constituye en la principal fuente de ingresos propios del municipio, es así que para el año 2016 representaba el 55.01% del total recaudado de los Ingresos tributarios. El Impuesto Predial Unificado es un tributo anual de carácter municipal que grava la propiedad Inmueble tanto urbana como rural, está autorizado por la Ley 44 de 1990, Ley 14 de 1983, Ley 55 de 1985 y Ley 75 de 1986. Decreto 1333 de 1986.El impuesto de estratificación socioeconómica creado por la Ley 9 de 1989. La sobretasa de levantamiento catastral que se refiere a las Leyes 128 de 1941, Ley 50 de 1984 y Ley 9 de 1989 y Estatuto de Rentas del Municipio adoptado mediante Decreto No 0389 de 2006. 2.1.1. BASES DE DATOS IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO La comisión de auditoria solicitó a la Oficina de impuestos la base de datos de la vigencia 2016 y certificación del número de predios registrados en la base de datos de las vigencias 2012 a 2015 con el fin de determinar el número de predios urbanos y rurales inscritos en el Municipio de Tunja durante este periodo, dicha información fue suministrada por la oficina de sistemas firmada por el señor Wilson López Torres, quien es la persona encargada del manejo del software IMPUESTOS PLUS Cuadro No 1 PREDIOS INSCRITOS EN LA BASE DE DATOS
Vigencia No de predios Incremento %
2012 68.303
2013 70.315 2.94%
2014 73.669 4.76%
2015 83.343 13.13%
2016 77.808 -6.64% Fuente: Certificación y base de datos sistemas
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Revisadas las bases de datos suministrada por Sistemas se comprobó que están incompletas presentan la información en dos archivos diferentes, no registran el nombre del propietario, ni la dirección del predio, con lo cual se comprueba que dichas bases no están actualizadas.
OBSERVACION No. 1
Se presenta una disminución de los predios inscritos en la base de datos de Impuestos Plus de la vigencia 2015 con relación al año 2016 en 5.534 predios que equivale al -6.64%, sin que exista una explicación razonable de parte de la oficina de sistemas, dependencia encargada de manejar la base de datos, lo que nos lleva a concluir que la información suministrada a esta comisión es inexacta y no confiable, Incumpliendo con lo establecido en la ley 87 de 1993, articulo 2 e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus
registros. RESPUESTA DE LA ENTIDAD
Se realizó la generación de la información solicitada para la vigencia 2015, la cual en el momento de transcribir al documento se digito un dato erróneo que no corresponde al real y que no fue advertido por ninguna instancia antes de ser entregado a la Contraloría, por lo que revisado los datos de predial para la vigencia 2015 el dato correcto corresponde a 74.270 predios. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La Entidad acepta que se cometió un error de digitación cuando suministro la información solicitada por la Contraloría sobre los predios de la vigencia 2015, lo cual corrobora que no existen controles para el manejo de la información, teniendo en cuenta que no anexa la base de datos de los predios urbanos y rurales de la vigencia 2015 para desvirtuar la observación, configurándose en un hallazgo administrativo, lo anterior es causado por Deficiencias en la comunicación entre dependencias y sistema de información deficiente, lo que genera Informes o registros inexactos
2.1.2. Revisión de liquidaciones de Impuesto Predial Unificado Para evaluar el cumplimiento legal en el proceso de liquidación, fiscalización y recaudo del Impuesto Predial Unificado el equipo auditor tomo una muestra de 100 predios de la vigencia 2016, en la revisión se tuvo en cuenta lo dispuesto en el artículo 60 del Decreto 0389 de 2006 – Estatuto de Rentas del Municipio de Tunja, verificando en cada liquidación que se aplicara la tarifa de acuerdo a los grupos establecidos en el presente decreto; teniendo en cuenta el estrato, la actividad económica y el uso de los mismos, de igual forma se comprobó que se aplicara los descuentos por pronto pago, encontrando que las
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liquidaciones revisadas se ajustan a lo establecido en el Estatuto Tributario y demás normas vigentes.
2.1.3. Ejecución Presupuestal de Ingresos Vigencia 2016 El presupuesto definitivo de ingresos del Municipio de Tunja de la vigencia de 2016 fue aprobado por la suma de $240.658.719.975, de los cuales se recaudó la suma de $235.720.003.898 que representa el 97.9% del total presupuestado. En los Ingresos Tributarios se presupuestó la suma de $62.453.351.088 de los cuales se recaudó la suma de $62.510.258.032 que equivale al 100.09%. Dentro de los cuales se encuentra el Impuesto Predial Unificado que obtuvo un recaudo de $41,776.783.237, constituye en la principal fuente de ingresos propios del municipio. Revisada la ejecución presupuestal de ingresos se comprobó que en la elaboración del presupuesto en lo referente al Impuesto Predial Unificado lo desglosan en 1.1.01 Ingresos corrientes de Libre destinación (Impuesto Predial Unificado de la vigencia, Impuesto predial vigencias anteriores, Intereses y amortización impuesto predial; 1.1.02 Recursos propios de destinación específica ( Impuesto predial 2% del recaudo para el asilo San José, Impuesto predial 1.5% para Ecovivienda, Sobretasa medio ambiente; 1.1.05 Fondos Especiales ( Sobretasa impuesto predial Bomberil)
Cuadro No.2
Ejecución Presupuestal de Ingresos Impuesto Predial Unificado vigencia 2016
Fuente: Ejecución de ingresos vigencia 2016
Efectuado el estudio y análisis de la ejecución de ingresos se comprobó que la Alcaldía de Tunja, presupuesto por concepto de Impuesto Predial Unificado (Vigencia actual, vigencias anteriores, intereses, sobretasa bomberil y del medio ambiente) la suma de $46.546.201.792, se adiciono la suma de $543.935.320 y efectuaron aplazamientos por valor de $4.700.960.388, para un presupuesto definitivo de $42.389.176.725, de los cuales se recaudó la suma de $41.776.783.237, que equivale al 98.56% del total apropiado.
Aunque la gestión de recaudo es favorable, podemos ver que en la elaboración del presupuesto inicial se sobrestimo el recaudo si se tiene en cuenta que fue necesario aplazar una suma bastante considerable $4.700.960.388 que equivale al 10.10% del total apropiado inicialmente, Es decir que si no se hubiera aplazado (reducido) dicha suma el indicador de ejecución no hubiera sido favorable. Del cuadro anterior se puede ver que el recaudo de impuesto predial unificado de la vigencia 2016 fue el que obtuvo un mayor valor por la suma de $ 26.635.345.862, le sigue en su orden el impuesto de predial de vigencias anteriores con un recaudo de $4.893.182.371, Sobretasa ambiental $4.751.453.330, Intereses y amortización Impuesto predial con $2.862.111.463 2.1.4. RECAUDO DE IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO VIGENCIA 2012 A 2016 Para determinar el comportamiento del recaudo del Impuesto Predial Unificado del periodo 2012 a 2016 se solicitó a la oficina de presupuesto las ejecuciones presupuestales de ingresos correspondientes a estos años, las cuales una vez analizadas se encontró:
Cuadro No 3 Comparativo de Recaudo Impuesto Predial Unificado 2012 a 2016
Fuente: Ejecuciones presupuestales de ingresos
Para la vigencia de 2012 se recaudó por concepto de impuesto predial unificado, intereses y sobretasas de la vigencia actual y vigencias anteriores la suma de $30.593.453.479; en el año 2013 se recaudó la suma de $35.339.248.493, es decir se incrementó el recaudo en un 15.51%, producto de mayores recaudos en el Impuesto predial de la vigencia, de vigencias anteriores así como de la sobretasa ambiental. Para la vigencia de 2014 el recaudo ascendió a la suma de $37.889.053.016, presentándose un incremento del 7.21% con respecto al año 2013 .En el año 2015 los ingresos por este concepto se incrementaron llegando a recaudar la suma de $41.857.336.652 que corresponde al 10.26% con respecto al año 2014 y para la vigencia de 2016 el recaudo tuvo una ligera disminución al recaudar la suma de $41.776.783.237 es decir - $80.553.415 que equivale al 0.19% con respecto al
año 2015; La disminución del recaudo se da principalmente en los Intereses y amortización de impuesto predial ya que en el 2015 se recaudó la suma de $6.849.387.926 y en el 2016 ingreso la suma de $4.893.182.371, registrándose un menor recaudo de $1.956.205.555
Con el fin de verificar si la información reportada en las ejecuciones presupuestales de ingresos de la vigencia 2012 a 2016 en lo referente al recaudo del Impuesto Predial Unificado (Vigencia actual, vigencias anteriores e intereses) es consistente, se cruzó la información con la suministrada por la dependencia de Recaudo y Oficina de Impuestos (Sistemas) y Tesorería, encontrando que en las ejecuciones presupuestales e informe de tesorería son consistentes entre sí, pero se presentan diferencias con la suministrada por la Oficina de Recaudo y la oficina de Impuestos, (Sistemas), es de aclarar que la información que presento la oficina de sistemas, es la que presenta mayores inconsistencias y por consiguiente es la que genera mayor incertidumbre, lo que nos lleva a concluir que el funcionario que administra el sistema Impuestos Plus, está generando informes incompletos y con muchas inconsistencias, lo cual no da confiabilidad a la información que arroja el sistema.
Cuadro No 4
Comparativo de recaudo de Impuesto Predial vigencias 2012 - 2016
El Tesorero de la alcaldía certifica el recaudo por concepto de Impuesto Predial Unificado de las vigencias 2012 a 2016
Fuente: Certificación expedida por el Tesorero
OBSERVACION No. 2
El total recaudado por concepto de impuesto predial de la vigencia actual, vigencias anteriores e intereses no es consistente entre las dependencias involucradas en el proceso; es así que para el año 2012 en la ejecución de ingresos registran como recaudos por estos conceptos la suma de $24.916.647.173, la oficina de recaudo reporta la suma de $24.500.576.172, la oficina de impuestos reporta la suma de $21.732.231.337 y tesorería certifica como ingresos la suma de $ $24.916.647.173 Para el año 2013 en la ejecución de ingresos registran como recaudos totales la suma de $29.465.375.330, la oficina de recaudo reporta la suma de $29.506.420.166, la oficina de impuestos de la base de datos reporta la suma de $25.135.157.204 y tesorería certifica como ingresos la suma de $29.465.375.330 Para el año 2014 en la ejecución de ingresos registran como recaudos totales la suma de $32.208.759.429, la oficina de recaudo reporta la suma de $31.560.627.954, la oficina de impuestos de la base de datos reporta la suma de $28.151.374.334 y tesorería certifica como ingresos la suma de $32.208.759.429 Para el año 2015 en la ejecución de ingresos registran como recaudos totales la suma de $34.828.813.149, la oficina de recaudo reporta la suma de $35.193.691.695, la oficina de impuestos de la base de datos reporta la suma de $31.497.358.596 y tesorería certifica como ingresos la suma de $34.828.813.149 Para el año 2016 en la ejecución de ingresos registran como recaudos totales la suma de $35.356.684.365, la oficina de recaudo reporta la suma de $35.169.391.167, la oficina de impuestos de la base de datos reporta la suma de $33.858.213.434 y tesorería certifica como ingresos la suma de $35.356.684.362
De lo anterior se comprueba que la administración no ejerce controles para hacer seguimiento al recaudo del impuesto predial unificado, ni efectuó los cruces respectivos para verificar que la información sea coherente, más aun cuando se trata del recaudo de la principal fuente de recursos propios que tiene la alcaldía. Lo que afecta la confiabilidad de la información y genera incertidumbre en las cifras de la cartera; Incumpliendo con lo establecido en la ley 87 de 1993 articulo 2 numeral e). Asegurar la oportunidad y confiabilidad
de la información y de sus registros. Al no desvirtuar lo observado y allegar los sopores correspondientes se configura como hallazgo administrativo RESPUESTA DE LA ENTIDAD
Dentro de los controles ejercidos para realizar seguimiento al recaudo del impuesto predial unificado se encuentra el informe de ingresos del municipio, toda vez que es reportado a la Oficina de Presupuesto y se realizan los cargues contables del mismo.
Cabe aclarar que dentro de los valores reportados por la Oficina de Tesorería se incluyen también las partidas conciliatorias de vigencias anteriores que fueron depuradas en la vigencia reportada; y que así mismo, dentro de la misma vigencia se generan partidas conciliatorias que son aplicadas en el sistema en fechas posteriores a su pago, una vez han sido plenamente identificadas.
Es por lo anterior, que los montos reportados en el sistema y aquellos reportados en el informe de ingresos pueden variar dependiendo de la fecha de aplicación de las facturas en el sistema.
Por último, cabe mencionar que es el Tesorero General quien posee la competencia para certificar los ingresos del Municipio; razón por la cual como se puede verificar en el informe las cifras reportadas por el tesorero son las de mayor valor, por encontrarse cien por ciento depuradas las cifras.
Con el debido respeto es pertinente tener presente que la actual auditoria corresponde a la vigencia 2016 y en esta observación describen vigencias 2012, 2013,2014 y 2015.Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.
DECISIÓN DE LA CONTRALORIA
Si bien es cierto que existen partidas conciliatorias de vigencias anteriores y de la vigencia de estudio, una vez efectuada la depuración las cifras reportadas como ingresos de tesorería, presupuesto, recaudo y sistemas tiene que ser iguales y no se pueden presentar las diferencias encontradas, estas inconsistencias se presentan por Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema lo que genera informes o registros inexactos, constituyéndose en un hallazgo administrativo. Es de aclarar que la Contraloría
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tiene la competencia para revisar y/o solicitar la información que crea conveniente para el desarrollo de auditoria sin importar la vigencia que se esté estudiando.
2.1.5. PRESCRIPCIONES DE IMPUESTO PREDIAL El Estatuto Tributario en el artículo 817 determina el término de la prescripción “Las acciones de cobro de las obligaciones fiscales prescribe en el término de cinco (5) años contados a partir de la fecha en que se hicieron legalmente exigibles los mayores valores u obligaciones determinadas en actos administrativos, en el mismo término contado a partir de la fecha de ejecutoria”; concordante con lo dispuesto en el artículo 482 del decreto 0389 de 2006. En la vigencia de 2016 se dio trámite 686 prescripciones, de las cuales se otorgaron
506 por valor de $333.001.222, la causal fue por perdida de la competencia temporal
es decir que no existe de un título ejecutivo debidamente ejecutoriado, que contenga la obligación correspondiente a los años adeudados
De las 686 prescripciones tramitadas, 180 se fallaron como NO PROBADAS, lo que
quiere decir que no había mérito para decretar la prescripción, por haberse generado la liquidación oficial, siendo notificada vía correo y/o en aviso página Web mediante resolución. La liquidación oficial se constituye en el titulo ejecutivo a partir del cual se contabilizan los cinco años para la prescripción de la acción de cobro
En las resoluciones de prescripción solo hacen mención al impuesto predial no relacionan
los demás conceptos como sobretasa bomberos, sobretasa ambiental, intereses predial, intereses sobretasa ambiental, no determinan valores, solo mencionan los años que se prescriben.
De igual forma se verifico que con una misma resolución prescriben el valor a pagar de la vigencia 2010 y anteriores de varios predios, es así que con la Resolución 932 de 2016 efectúan la prescripción de 30 predios a nombre de Alex Leonardo Rojas Peña por valor de $2.337.000; con la Resolución 1055 de 2016 prescriben 15 predios a nombre de Sandra Milena Peña Zuluaga por valor de $1.785.000 y con resolución 2003 prescriben 32 predios a nombre de Blanca Mireya Amaya de Rincón por valor de $2.794.000
De conformidad con el archivo enviado por la Oficina de impuestos, a esta comisión de auditoria se verifico que en el año 2016 se decretaron 507 prescripciones como se puede ver en el cuadro siguiente. Cuadro No 5
PRESCRIPCIONES OTORGADAS EN LA VIGENCIA 2016
No. PREDIO CONTRIBUYENTE RESOLUCION VIGENCIA VALOR
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Revisados los expedientes de las prescripciones de cada uno de los contribuyentes del Impuesto Predial Unificado se comprobó que a 507 predios se les decretó la prescripción del impuesto predial unificado por un valor $333.001.222 como se puede ver en el cuadro No, comprobándose que no hubo gestión de cobro de parte de la Oficina de Impuestos para hacer que los contribuyentes del Impuesto predial cancelaran la deuda que tenían con el Municipio, lo cual origino que se decretara la prescribiendo de la acción por PERDIDA DE LA COMPETENCIA TEMPORAL, que jurídicamente implica que ante la inexistencia de un título ejecutivo, debidamente ejecutoriado, que contenga la obligación correspondiente a los años adeudados, falte el presupuesto necesario para iniciar la acción de cobro coactivo, es decir, que no habrá lugar a efectuar el conteo de los términos de prescripción de que trata el artículo 817 del Estatuto Tributario, concordante con lo dispuesto en el artículo 482 del decreto 0389 de 2006.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD La SECRETARIA DE HACIENDA a través de sus unidades adscritas como son LIQUIDACION, FISCALIZACION, COBRO Y RECAUDO adelanta los procedimientos y actividades tendientes a lograr el efectivo recaudo, liquidación, determinación y cobro de los impuestos municipales, teniendo cada unidad definidas unas actividades encaminadas a lograr ese recaudo. Para el caso que nos compete, tenemos que se procedió a revisar cada una de las resoluciones por las cuales se declaró probada la PERDIDA DE COMPETENCIA TEMPORAL PÁRA AFORAR, adjuntándose a la presente a la contraloría un archivo en Excel donde se anota para cada resolución el sustento normativo y factico que aplica para Cada resolución con la cual se declaró probada la solicitud elevada por el contribuyente. Del reporte efectuado se pueden evidenciar las siguientes causales: _Contribuyente fallecido _Contribuyente desactualizado _Contribuyente sin número de identificación _cartera de baja rentabilidad (decreto 022 de 2012) _cartera antigua para someter a comité de saneamiento contable (ley 1739 de 2014- ley 1819 de 2016) _Lotes y predios rurales sin dirección alterna para surtir notificación -guías de correo deficiente
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-predios sin folio de matricula Una vez determinadas las causales, se procede a explicar su impacto en la liquidación y cobro del impuesto predial unificado y las acciones que la Administración Municipal en cabeza de la SECRETARIA DE HACIENDA ha tomado a través de todas sus unidades, a saber: 1. CONTRIBUYENTE FALLECIDO. Varias de las solicitudes de prescripción corresponden a herederos que tienen derechos sobre sucesiones ilíquidas, los cuales elevan su petición soportada en el hecho de que el contribuyente titular del predio ha fallecido. Al respecto la SECRETARIA DE HACIENDA, no cuenta con ninguna fuente de información oficial que periódicamente o en línea le informe sobre el fallecimiento de una persona, la cual se pueda verificar si adeuda impuestos o no. Igualmente dentro de los procesos de sucesión que se adelantan ante la justicia ordinaria, los jueces omiten el deber legal de comunicar a la SECRETARIA DE HACIENDA sobre el inicio de dichos procesos. No obstante lo anterior, y con el fin de identificar los contribuyentes fallecidos, se ha procedido a efectuar el siguiente procedimiento: _Consultar la base de contribuyentes en total de 3.500 cedulas a fin de confirmar la validez del documento a través de la página de la REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL, se consulta por número de cedula y se imprime. Posteriormente se solicita a la REGISTRADURIA DEL ESTADO CIVIL y esta remite el NUMERO IS, el cual indica la notaria en la cual fue registrada la defunción- _Se requiere por escrito a cada notaria para obtener el registro de defunción _Se procede a enviar la liquidación oficial a los herederos indeterminados Surtiendo dicho trámite por correo y simultáneamente notificación por la página web. _Una vez ejecutoriada la liquidación oficial se remite a cobro coactivo. 2. CONTRIBUYENTE DESACTUALIZADO Como es sabida la base utilizada como insumo para aforar, liquidar, cobrar y recaudar el IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO depende del REGISTRO TIPO 1 que emite el IGAC y que allega anualmente al inicio de cada vigencia fiscal. Dicha base es generada por el IGAC- TERRITORIAL BOYACA ya que de acuerdo a la Resolución 070 de 2011 corresponde al IGAC-TERRITORIAL BOYACA como entidad catastral con jurisdicción en el Municipio de Tunja, el inventario o censo, debidamente actualizado y clasificado, de los
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bienes inmuebles pertenecientes al Estado y a los particulares, con el objeto de lograr su correcta identificación física, jurídica, fiscal y económica. Desafortunadamente dicha base catastral presenta especialmente unas deficiencias en cuanto al contribuyente que es reportado como sujeto pasivo del impuesto predial, ya que en muchos casos, a pesar de que el inmueble fue vendido por escritura, o sometido a cualquier otro proceso que modifica el titular del dominio, el IGAC reporta un titular desactualizado. Muchas liquidaciones oficiales se generan con la información que el IGAC reporta en el registro tipo 1 y cuando se envía cobro persuasivo o se pretende notificar la Liquidación oficial, el propio contribuyente informa que ya no es titular del predio y por ende todo el proceso de notificación de la liquidación oficial se invalida por tener el contribuyente desactualizado. Al respecto la SECRETARIA DE HACIENDA ha ejecutado desde el año 2010, las siguientes acciones: _Envió al IGAC- TERRITORIAL BOYACA durante los años 2010, 2011, 2012, 2013, 2014,2015, 2016 y 2017 aproximadamente 4500 reportes de folios de matrícula inmobiliaria, fotocopias de cedulas de ciudadanía, certificaciones consultas VUR para actualización de contribuyente. _Suscripción de convenio con la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO lo que ha posibilitado tener acceso al portal de consulta VUR (VENTANILLA UNICA DE REGISTRO) en el cual se consulta por número de folio, se imprime y se envía al IGAC- TERRITORIAL BOYACA para su actualización _Celebración convenio No. 606- de 24 de mayo de 2017, suscrito con el IGAC y el MUNICIPIO DE TUNJA, para surtir la actualización de propietarios en el presente año con impacto fiscal 2018_Aplicación en el SISTEMA IMPUESTOS PLUS de resoluciones de cambio de propietario emitidas por el IGAC, a saber: AÑO 2014: 159 Resolución de cambios de propietarios AÑO 2015: 258 Resolución de cambios de propietarios AÑO 2016: 220 Resolución de cambios de propietarios AÑO 2017: 126 Resolución de cambios de propietarios Ver anexos AZ No.1 y No. 4 3. CONTRIBUYENTE SIN NUMERO DE IDENTIFICACION
Retomando lo expuesto en el numeral anterior, tenemos que el IGAC- TERRITORIAL BOYACA de acuerdo a la Resolución 070 de 2011 como entidad catastral con jurisdicción en el Municipio de Tunja, es el responsable del inventario o censo, debidamente actualizado
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y clasificado, de los bienes inmuebles pertenecientes al Estado y a los particulares, con el objeto de lograr su correcta identificación física, jurídica, fiscal y económica. Una de las falencias de dicha base, para esta vigencia y para años anteriores, es que más de 6.000 contribuyentes obligados a pagar su IMPUESTO PREDIAL son reportados sin ninguna tipo de identificación. No tener identificación del contribuyente genera que el titulo ejecutivo no sea exigible por no contar con todos los requisitos ya que no es claro, situación que no puede la Administración modificar hasta tanto el IGAC mediante resolución incorpora a la base catastral el número de identificación del contribuyente. Al respecto la SECRETARIA DE HACIENDA, consulta números de folios delos predios en el VUR, a su vez solicita copias de las respectivas escrituras y las remite al IGAC junto con las fotocopias de cedulas de ciudadanías anexas a la escritura para de esta manera solicitar su incorporación al IGAC. Igualmente a cada contribuyente que radica una petición y no posee número de identificación se le requiere copia del documento para su remisión al IGAC. Al respecto con apoyo del personal contratado para la presente vigencia se ha logrado realizar la siguiente actividad:
REVISION PREDIOS SIN NUMERO DE IDENTIFICACION CONTRIBUYENTES
6.665
REVISION EN R.U.E.S. PERSONAS JURIDICAS PARA UBICAR REPRESENTANTE LEGAL- DIRECCION JUDICIAL
6.405
4. CARTERA DE BAJA RENTABILIDAD Y CARTERA ANTIGUA El Municipio de Tunja, expidió el Decreto 022 de 2012, acto administrativo con el cual se adopta el manual de cartera del municipio. Dentro de dicha norma se prevé la clasificación de la cartera a cobrar de acuerdo a su antigüedad y a su cuantía. Para cada vigencia se determina las grandes acreencias, medianas y pequeñas, teniendo para el caso de las prescripciones declaradas como probadas que las mismas en su gran mayoría corresponden a deudores de pequeñas acreencias, cuyas deudas constituyen el 25% restante del total de la cartera de cobro. A manera de ejemplo tenemos que para el año 2010, una deuda inferior a $168.000 es catalogada como de pequeña acreencia, consolidada en 2311 deudores, a los cuales como dispone la norma debe hacérsele gestión de cobro coactivo a por lo menos el uno por ciento
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(1 %) de las obligaciones clasificadas como de baja rentabilidad. La anterior determinación es ratificada por la ley 1739 de 2014 en el literal f del art. 59 la cual prevé: Artículo 59° Saneamiento contable. Las entidades públicas adelantarán en un plazo de cuatro (4) años contados a partir de la vigencia de la presente ley, las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable de las obligaciones, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la entidad. Para el efecto, deberá establecerse la existencia real de bienes, derechos y obligaciones, que afectan su patrimonio depurando y castigando los valores que presentan un estado de cobranza o pago incierto, para proceder, si fuera el caso a su eliminación o incorporación de conformidad con los lineamientos de la presente ley. Para tal efecto la entidad depurará los valores contables, cuando corresponda a alguna de las siguientes condiciones: (…) f. Cuando evaluada y establecida la relación costo beneficio resulte más oneroso adelantar el proceso de que se trate. Dicha norma impone la obligación de revisar la ecuación costo beneficio, efectuando el cobro a aquella cartera que sea recuperable y no genere con los gastos administrativos (gastos de notificación, papelería, honorarios abogado etc.) un detrimento para la Administración. Por ende, varias de las resoluciones expedidas corresponden a cartera de baja rentabilidad clasificadas de acuerdo al decreto 022 de 2012 “Reglamento Interno del Recaudo de Cartera en el Municipio de Tunja y se dictan otras disposiciones” como pequeñas acreencias. Sobre estas previsiones normativas, y ante la exigencia legal que impone la ley 1739 de 2014 y ley 1819 de 2016, la Administración Municipal a través de la SECRETARIA DE HACIENDA, se encuentra adelantando la regulación del comité de saneamiento contable, ya que es necesario establecer la existencia real de dichas Obligaciones, depurando y castigando los valores que presentan un estado de cobranza o pago incierto, para proceder, si fuere el caso, a su eliminación o incorporación de conformidad con los lineamientos de la Ley 1739. Tal como se aprecia en el cuadro explicativo de cada resolución de prescripción, la misma se aprobó para vigencias tan antiguas como son 1988 a 2010, las cuales, son las que se someterán a comité de saneamiento contable para castigarlas, y no afectarlas con el fenómeno jurídico de la prescripción. Ver anexos AZ No.1. Se anexa proyecto de decreto de actualización del comité de saneamiento contable. 5. LOTES Y PREDIOS RURALES SIN DIRECCION ALTERNA PARA SURTIR NOTIFICACION
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El inventario de predios reportado anualmente por el IGAC tiene en promedio 15.000 predios clasificados como lotes y 3.100 predios clasificados como rurales, Dichos predios por no tener construcción alguna y ser ubicados en veredas del sector rural, generan una seria dificultad para que la Administración pueda notificar en los términos del Estatuto tributario Nacional la liquidación oficial, pues no se cuenta con una dirección donde se pueda notificar el contribuyente en legal forma. Ante dicha dificultad, la SECRETARIA DE HACIENDA ha adoptado acorde con las disposiciones normativas vigentes las siguientes acciones: _Obtención de base de suscriptores EMPRESA PROACTIVA, con la cual se ubica una dirección de otro bien del contribuyente o una dirección actualizada del predio. _Consolidación de una base de contribuyentes, la cual se obtiene de las dirección comunicadas por los contribuyentes en las diferentes peticiones que elevan ante la Administración. _notificación en un diario de amplia circulación las liquidaciones oficiales devueltas DIARIO LA REPUBLICA Ley 1111 de 2006, de fecha 5 de diciembre de 2010 __Publicación en la página web de todas las liquidaciones oficiales enviada y devueltas por causal de devolución de envío diferente a dirección errada (Ley 1430 de 2010). Al respecto se han expedido las resoluciones y se han publicado las liquidaciones oficiales, a saber:
NUMERO RESOLUCION LIQUIDACIONES OFICIALES PUBLICADAS
731 DE 2016 5.100
1203 DE 2015 1497
767 DE 2015 497
461 DE 2015 623
469 DE 2015 423
965 DE 2016 6373
461 DE 2015 623
Acorde con los cambios normativos previstos en la ley 1819 de 2016, actualmente se están notificando por la página web del Municipio de Tunja, todas las liquidaciones oficiales y en Especial 16201 liquidaciones oficiales de la vigencia fiscal 2013, con su publicación en la cartelera del Municipio y envío masivo a los contribuyentes. Ver anexos AZ No.1 6. GUIAS DE CORREO DEFICIENTE
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Las liquidaciones oficiales se enviaban hasta el año 2010 por correo para surtir su notificación al contribuyente en garantía del derecho de defensa y debido proceso que le asiste al contribuyente. Pero las guías de correo a pesar de ser reportadas como entregadas presentaban deficiencias, como son guías sin nombres, sin número de identificación de quien recibe. Por ende, el titulo no era notificado en legal forma y como consecuencia de ello no era exigible. Para contrarrestar estas dificultades la Administración Municipal desde el año 2016 contrata correo especializado o también llamado correo certificado, el cual generan certificaciones de entrega, los cuales garantizan que se agotaron los procedimientos para surtir la notificación, igualmente se hace un control individual de cada imagen digitalizada de las guías de correo y a través del supervisor del contrato de mensajería se pide control de calidad, y la gestión nuevamente de las guías deficientes. Ver anexos AZ No. 2 7. PREDIOS SIN FOLIO La base del IGAC.-TERRITORIAL BOYACA corresponde al registro tipo 1, pero los folios de matrícula inmobiliaria se denominan registro tipo 2, producto que vende el IGAC y que como tal la Administración debe adquirir. A pesar de que dicho producto fue adquirido en el año 2013, sean identificado más 1.500 predios que no tienen folio de matrícula inmobiliaria, lo cual dificulta la identificación plena del titular de dominio y el registro de medidas cautelares al predio. Dicha situación se ha informado el IGAC- TERRITORIAL BOYACA y dicha entidad ha comunicado que no puede incorporar folios de matrículas a dichos predios, ya que los Mismos corresponde a predios muy antiguos que no tienen un número de folio actual, predio determinado como mejoras y predios nuevos productos de desenglobles mutaciones, etc. Al respecto y con el fin de gestionar en cobro dichos predios se ha solicitado al IGAC- TERRITORIAL NACIONAL un concepto para priorizar el cual se está en espera de repuesta. Se anexa copia. Como se aprecia la SECRETARIA DE HACIENDA a través de todas sus unidades y personal adscrito adelanta una serie de acciones para atacar directamente las causas que se evidencian al momento de declarar la perdida de competencia temporal para aforar y las prescripciones de la acción de cobro. Pero es igualmente cierto, que una de las debilidades más fuertes es la base de datos que es el soporte esencial de la liquidación y cobro del impuesto predial unificado, y que como se advirtió no es del manejo de la Administración municipal, debiendo someterse a la base gravable que emite el IGAC – TERRITORIAL BOYACA y a la celeridad con que la misma hace las actualizaciones, incorporaciones e identificación plena del sujeto pasivo obligado a cancelar el impuesto, tanto en la indicación
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del propietario actualizado como el suministro correcto de su número de identificación. Ver anexos AZ No. 1 DESARROLLO DE OTRAS ACTIVIDADES La SECRETARIA DE HACIENDA igualmente desarrolla otras actividades tendientes a liquidar y cobrar oportunamente el impuesto predial unificado a fin de obtener el oportuno recaudo de los impuestos, disminuir la franja de morosos, evitar el fenómeno jurídico de la prescripción, la falta de competencia temporal para aforar y cumplir las metas pactadas. Dichas actividades son: _REMISION DE TITULOS EJECUTIVOS A LA UNIDAD DE COBRO COACTIVO Anualmente se remiten los títulos ejecutivos a la unidad de cobro para que se adelante el proceso de cobro coactivo, respecto de los títulos que acorde a la ley son exigibles.
AÑO NUMERO DE TITULOS ENVIADOS
2011 1440
2012 1114
2013 963
2014 1201
2015 2733
2016 1925
2017 3969
_ENVIO DE COBROS PERSUASIVOS: Anualmente se envían cobros persuasivos a los contribuyentes para invitarlos cancelar oportunamente su impuesto y en especial en el año 2015 y 2017 ofreciendo las condiciones especiales de pago, tal como lo prevé para el presente año el Acuerdo 03 de 2017
NUMERO DE COBRO PERSUASIVOS ENVIADOS
AÑO
5.420 2015
8.263 2016
8.000 2017
_ENVIO DE FACTURAS A CASA Para facilitar el recaudo, anualmente se envían facturas a casa de los contribuyentes y se disponen jornadas especiales de atención. En efecto para el año
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Igualmente para el presente año se dispuso en la página web, la FACTURA EXPRESS lo cual permite que el contribuyente desde cualquier lugar pueda descargas y pagar su factura a nivel nacional en los bancos autorizados. La razón por la cual en el año 2016 y 2017 se enviaron menos facturas a casa obedece a las facilidades que se implementaron por la administración municipal para el pago del impuesto predial tales como: factura exprés, botón P.S.E y ampliación de los puntos y horarios para entrega de facturas y campañas de entrega de facturas en diferentes puntos de la ciudad.
REVISION PREDIOS SIN NUMERO DE IDENTIFICACION CONTRIBUYENTES
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REVISION EN R.U.E.S. PERSONAS JURIDICAS PARA UBICAR REPRESENTANTE LEGAL- DIRECCION JUDICIAL
6.405
OPERATIVO DE VISITAS A PREDIOS CATALOGADOS COMO GRANDES CONTRIBUYENTES Para el año 2016 y 2017 como medida persuasiva y para tener un acercamiento con nuestros contribuyentes morosos, se han desplegado operativo de visita a los predios catalogados como grandes acreencias, a fin de persuadir al contribuyente sobre el pago del impuesto y ofrecer la amnistía para las vigencias 2014 y anteriores de que trata el acuerdo 03 de 2017. Tenemos el siguiente consolidado de visitas.
AÑO PREDIOS VISITADOS OPERATIVO COBRO DE IMPUESTO PREDIAL
2016 410
2017 343
Para esta observación se envían los anexos correspondientes. Ver anexos AZ No. 2 Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Estudiada y evaluada la respuesta que da la Alcaldía de Tunja de la cual anexa cuatro (4) AZ con 1.272 folios, que corresponden a los documentos que soportan las actividades
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adelantadas por la Secretaria de Hacienda – Oficina de Impuestos, en los cuales se comprobó que aunque se han hechos gestiones estas no han sido eficientes ni eficaces, pues se sigue presentando grandes problemas en la base de datos de IMPUESTOS PLUS, lo cual ha generado que la información presente inconsistencias y se produzcan informes incompletos e inexactos. Evaluadas cada una de las acciones y el reporte de causal para otorgar la prescripción en la vigencia 2016 como son: 1. Contribuyente fallecido 2. Contribuyente desactualizado 3. Contribuyente sin número de identificación 4. Cartera de baja rentabilidad (decreto 022 de 2012) 5. Cartera antigua para someter a comité de saneamiento contable (ley 1739 de 2014- ley 1819 de 2016) 6. Lotes y predios rurales sin dirección alterna para surtir notificación 7. Guías de correo deficiente 8. Predios sin folio de matricula Se comprobó que un alto porcentaje de las prescripciones se dio conformidad con el acuerdo 022 de 2012, Manual de Cartera, en aplicación de Cartera de baja rentabilidad es decir que es más oneroso adelantar el proceso, También se encontró la causal determinada en la ley 1819 de 2016 en el cual se debe efectuar el Saneamiento contable, Cartera antigua y de difícil recaudo. Con la aplicación de la normatividad anterior la Secretaria de Hacienda incurrió en irregularidades al expedir las resoluciones de prescripción si se tiene en cuenta que con la Resolución 932 de 2016 efectúan la prescripción de 30 predios cuyos valores oscilan entre 46.000 y 96.000 a nombre de Alex Leonardo Rojas Peña por valor de $2.337.000; con la Resolución 1055 de 2016 prescriben 15 predios a nombre de Sandra Milena Peña Zuluaga por valor de $1.785.000 y con resolución 2003 prescriben 32 predios a nombre de Blanca Mireya Amaya de Rincón por valor de $2.794.000, la causal de prescripción de estos predios fue por (Cartera de baja rentabilidad Decreto 022 de 2012, cartera antigua sometible a comité contable ley 1734 de 2014 y ley 1819 de 2016), causal que no le era aplicable, incumpliendo con las normas precitadas. De igual forma se comprobó que la administración no se ha preocupado por mejorar los procesos y procedimientos de Registro, Recaudo, Liquidación y Fiscalización del Impuesto predial unificado y del Industria y comercio, ni de actualizar y/o adquirir un nuevo software que dé garantías y confiabilidad a la información suministrada y con esto se evite que se sigan presentando prescripciones que afectan las finanzas del Municipio de Tunja. Teniendo en cuenta que las prescripciones corresponden a los años 1988 a 2010 y de conformidad con el artículo 9 de la ley 610 de 2000 opera la caducidad por consiguiente no es procedente iniciar proceso de responsabilidad fiscal. Es deber de la Alcaldía de Tunja y de
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sus dependencias, garantizar que la información y comunicación interna se divulgue en forma oportuna, exacta y confiable, Se Incumplo con lo establecido en la ley 87 de 1993, articulo 2 e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.Por lo anterior se configura en un hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria. Lo anterior se presenta por Deficiencias en la comunicación entre dependencias y funcionarios lo que genera Pérdida de ingresos potenciales.
OBSERVACION No. 4
Estudiados los expedientes de la muestra seleccionada se encontró que en las resoluciones únicamente registran los años a los cuales le fue probada la prescripción, pero no determinan el valor de la prescripción de cada uno de los años ni el valor total, valor que es indispensable para cuantificar las prescripciones solicitadas y aprobadas en la vigencia, de igual forma se hace necesario el valor de la prescripción para efectuar el cargue en el sistema IMPUESTO PLUS y poder efectuar los cruces y controles respectivos. Lo anterior afecta la confiabilidad de la información e incertidumbre en las cifras de la cartera; Incumpliendo con lo establecido en la ley 87 de 1993 articulo 2 literal e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros. RESPUESTA DE LA ENTIDAD La base de datos suministrada en Excel entregada a la CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA, contiene la información de las resoluciones de prescripción expedidas aplicadas en el año 2016, informándose para cada predio el valor total de la prescripción otorgada, la cual se obtiene de la sumatoria del impuesto de cada vigencia otorgada. Algunas no tienen valor, como quiera que no se encuentran aplicada en el SISTEMA IMPUESTOS PLUS, porque las Mismas no se encuentran en firme, dado que no se ha concretado el proceso de notificación del peticionario o la interposición del recurso de reconsideración. No obstante lo anterior, para el presente año se ha previsto la complementación de la base de datos existentes, en las cuales se indique el valor total de la prescripción otorgada, desagregando por concepto y por vigencia fiscal, a fin de entregar reportes más detallados. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación DECISIÓN DE LA CONTRALORIA En la respuesta la administración hace alusión a la base de datos de las prescripciones y lo que pretende mejorar, pero no aclara ni justifica, la razón por la cual en las resoluciones no registran el valor de la prescripción que se está otorgando, valor que es indispensable para ajustar la cartera por concepto de impuesto predial, por consiguiente se configura como hallazgo administrativo lo anterior se presenta por Procedimientos o normas inadecuadas lo que genera Incumplimiento de disposiciones generales
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Se comprobó que ni en la Secretaria de Hacienda ni en la Oficina de Impuestos tienen establecidos los requisitos que se deben adjuntar para tramitar las solicitudes de prescripción; De los expedientes se puede concluir que para darle trámite de prescripción se debe tener los siguientes documentos.
Oficio de solicitud de prescripción firmada por el propietario Fotocopia de la cedula para demostrar la titularidad del predio Recibo de liquidación de impuesto predial donde se muestre las vigencias que solicita la
prescripción Liquidación oficial y guía de notificación de las vigencias que no prescriben
OBSERVACION No. 5
De la muestra seleccionada se comprobó que las prescripciones otorgadas con las resoluciones No 0012, 0015, 0106, 0152, 0153, 0186, 0187, 0188, 0193, 0206, 0249, 0273, 0276, 0277, 0279, 0280, 0287, 0549, 0560, 0621, 0625, 0759, 0762, 0932, 1065 y 3038, no se adjuntan los recibos de liquidación del impuesto predial, documento indispensable para determinar los años que se aprueba la prescripción y el valor de cada uno. Lo anterior por la falta de procedimientos y requisitos para el trámite de las prescripciones. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Dentro de los trámites previstos para la radicación de una solicitud de prescripción se ha previsto la exigencia de la solicitud indicando el número predial, y los documentos que acreditan la calidad en que actúa el patente, esto es, registro civil de nacimiento, registro civil de defunción, folio de matrícula inmobiliaria ( en el caso de que el predio tenga el contribuyente desactualizado), cámara de comercio, entre otras, todas ellas encaminadas a probar la capacidad de actuar del peticionario. La SECRETARIA DE HACIENDA, se encuentra adelantando el proceso de expedición de manuales de procesos y procedimientos para sus dependencias, donde se ha previsto regular los requisitos y procedimiento para el estudio y otorgamiento de una solicitud de prescripción. El recibo en físico no es necesario debido a que la prescripción opera en cinco años, tiempo por el cual se tiene para realizar notificaciones y mandamientos de pago, para lo cual este requisito no se contempla como obligatorio. Adjunto para tal proyecto de manual de proceso y procedimientos que está en proceso de estudio, revisión y posterior aprobación. Anexo CD No. 1 Ver anexos AZ No. 6. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.
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DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Decir que los recibos de liquidación del impuesto predial en físico no son necesarios para el trámite de la prescripción no es coherente si se tiene en cuenta que en el expediente se deben adjuntarse todos los documentos necesarios e indispensables para darle el tramite respectivo, y el recibo oficial de liquidación consideramos que es el de mayor importancia por ser el soporte legal donde se puede verificar las vigencias y el valor de la prescripción otorgada. Por lo tanto se configura como hallazgo administrativo. Lo anterior se presenta por la falta de procedimientos y requisitos para el trámite de las prescripciones, lo que genera Incumplimiento de disposiciones generales
2.1.6. EXCLUSIONES DE PREDIOS Los predios excluidos son aquellos que dada su condición especial no deben declarar ni pagar el impuesto predial unificado y son los que se estipulan en el Estatuto de Rentas Municipales de Tunja decreto 0389 de 2006 artículo 64. EXCLUSIONES. Están excluidos del Impuesto Predial Unificado a) Los predios de propiedad de legaciones extranjeras, acreditadas ante el Gobierno Colombiano y destinado a la sede, uso y servicio exclusivo de la misión Diplomática respectiva. b) Los inmuebles contemplados en tratados internacionales que obligan al Gobierno colombiano. c) Los inmuebles de propiedad de la Defensa Civil, debidamente certificados por la Defensa Civil Colombiana. d) Los predios de Propiedad de las Juntas de Acción Comunal legalmente Constituidas y reconocidas. e) Los predios de Propiedad de los establecimientos públicos del orden Municipal f) Los inmuebles de propiedad de la administración central del Municipio de Tunja g) En consideración a su especial destinación, los bienes de uso público de que trata el artículo 674 del Código Civil. h) Los inmuebles de propiedad de las iglesias, reconocidas por el Estado Colombiano, en cuanto a las áreas destinadas al culto. Los demás predios o áreas con destinación diferente serán gravados con el Impuesto Predial Unificado.
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i) Las tumbas y bóvedas de cementerios, siempre y cuando estén en cabeza de personas naturales no tengan ánimo de lucro respecto del bien inmueble, debiendo cancelarse los impuestos por el resto de áreas libres y comunes a nombre de los parques cementerios y/o de sus dueños. Revisadas las exclusiones se verifico que a 31 de diciembre de 2016 se otorgaron 69 exclusiones de predios por valor de $813.531.000, se comprobó que la totalidad fueron otorgadas a predios que se encuentran cobijados por lo estipulado en el estatuto de rentas municipal en su artículo 64, pues son predios de propiedad de establecimientos públicos de orden municipal, el cementerio central, inmuebles de propiedad de las iglesias reconocidas por el Estado Colombiano.
OBSERVACION No. 6
Resolución 0663 de 2016, Por medio de la cual ordenan la exclusión de pago del impuesto predial unificado de los predios 010200160007000, 000100031351000, 010100110012000 y 010200510001000. Revisado el expediente no se encontró el recibo de liquidación de los predios, para determinar el valor de la exención, La solicitud la hace el Subdirector Administrativo y Financiero del Colegio Boyacá y no la Representante legal, en ningún documento consta que la titularidad del predio es del Colegio de Boyacá. Las actas de visita de la Secretaria de Infraestructura son muy generales no determinan el número de m2 del predio, ni el área construida, incumpliendo con el parágrafo primero y segundo del acuerdo 010 de 2015. RESPUESTA DE LA ENTIDAD
Es de aclarar que el ACUERDO 010 DE 2015 no estipula como requisito la factura del impuesto predial o liquidación para determinar el valor de la exclusión, únicamente se debe tener en cuenta lo establecido en el parágrafo tercero de la norma ibídem, es decir revisar la titularidad del predio, visita al predio y que la solicitud se haga por escrito y dentro del plazo establecido, para el caso en concreto en el SISTEMA IMPUESTOS PLUS, los predios 010200160007000, 000100031351000, 010100110012000 y 010200510001000 figura a nombre del Colegio de Boyacá, datos que son suministrados por IGAC.
En relación a la representación legal se considera que en este caso el subdirector administrativo y financiero puede dentro de sus competencias realizar las solicitudes de exclusión, ya que se trata de un establecimiento público adscrito a la Secretaria de Educación Municipal y que como tal la exclusión se debe conceder inclusive de oficio.
No se requiere que el acta de visita contenga explicitas todas las áreas ya que estas figuran en nuestra base de datos IMPUESTOS PLUS y la exclusión se realiza sobre el 100% por tratarse de un establecimiento público. Ver anexos AZ No. 5
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Es importante aclarar que en la revisión del expediente de otorgamiento de la exclusión de los predios del Colegio de Boyacá, no estaba el oficio de delegación de funciones al Doctor José Miguel Garay Barrera otorgado por la rectora para solicitar la exclusión de los predios, de igual forma no aparecen los certificados de matrícula inmobiliaria requeridos en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero parágrafo tercero. En la respuesta adjuntan una fotocopia de Estado jurídico del inmueble No 000100031351000 más no los certificados exigidos en la norma precitada.
En cuanto al recibo de liquidación del impuesto predial, consideramos que es un documento indispensable para determinar el valor de la exclusión, cifra que va a incidir en Marco Fiscal de Mediano Plazo. Por lo tanto se configura como hallazgo administrativo. Lo anterior se presenta por la falta de procedimientos y requisitos documentados para de las exclusiones, lo que genera Incumplimiento de disposiciones generales
2.1.7. EXENCIONES DEL IMPUESTO PREDIAL De conformidad con el Estatuto de Rentas Municipales de Tunja Decreto 0389 de 2006 artículo 63 EXENCIONES. A partir de la vigencia del presente Acuerdo y hasta el año 2010, están exentos del Impuesto Predial Unificado: Este artículo fue modificado con el Acuerdo 028 de 2010, en lo referente al plazo de vigencia de la exención, es decir amplía el plazo hasta el año 2015; Con el Acuerdo 010 de 2015 se modifican en su totalidad el artículo primero acuerdo 028 y amplía el plazo de la exención hasta el año 2020. A partir del 29 de abril de 2015 y hasta el año 2020 están exentos del pago del impuesto predial unificado a) Las edificaciones calificadas y certificadas por la OFICINA ASESORA DE PLANEACION MUNICIPAL como NIVEL DE INTERVENCION 1.Conservación Integral inmuebles de excepcional valor (singulares), representativos y simbólicos que por ser irremplazables deben ser preservados en su integralidad. Serán exoneradas del 80% del Impuesto Predial. b) Las edificaciones calificadas y certificadas por la OFICINA ASESORA DE PLANEACION MUNICIPAL como NIVEL DE INTERVENCION 2. Conservación de tipo Arquitectónico. Inmuebles con características representativas en términos de implantación predial, volumen edificado, organización espacial y elementos ornamentales deben ser conservados Serán exoneradas del 80% del Impuesto Predial c) Los predios destinados al servicio de las madres comunitarias, siempre y cuando el propietario sea la madre comunitaria o su conyugue o compañero permanente. Solo será aplicable a la exención solicitada respecto el área dedicada al desarrollo de las actividades propias de las madres comunitarias.
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d) Los inmuebles destinados al funcionamiento de Instituciones Educativas de naturaleza oficial, siempre y cuando el titular del predio sea una entidad estatal. Los inmuebles destinados al funcionamiento, albergues, amparos infantiles, ancianatos y asilos sin ánimo de lucro. El titular del predio debe ser una entidad sin ánimo de lucro. e) Las Áreas privadas de propiedad de entidades sin ánimo de lucro, dedicadas a la práctica del deporte y al servicio de toda de la comunidad. El bien debe ser de uso público y no cobrar ningún costo por su uso y disfrute. f) Los inmuebles adquiridos por los comerciantes informales que se acojan a los programas de concertación y reubicación, de conformidad con las soluciones pactadas con la Administración Municipal, siempre y cuando el inmueble esté dedicado a la actividad objeto de reubicación, para lo cual se debe allegar la certificación expedida por la SECRETARIA DE GOBIERNO sobre la existencia de vendedores ambulantes reubicados en dicho bien. Las áreas restantes del inmueble que no estén dedicadas a la actividad objeto de reubicación serán gravados con el IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO. PARAGRAFO PRIMERO: Las áreas de los predios precitados que generen lucro, no serán cobijados por la exención. Los predios que no tengan área construida y los predios que sean certificados por la SECRETRIA DE INFRESTRUCTURA (CLOPAD) como EDIFICACIONES QUE AMENACEN RUINA NO serán objeto de reconocimiento de exención alguna. De conformidad con el Decreto 0389 de 2006 artículo 30 incisos dos determina que “La norma que establezca exenciones tributarias deberá especificar las condiciones y requisitos ejercidos para su otorgamiento….” (Negrilla fuera de texto) En el acuerdo 010 de 2015 establecen como requisitos: Solicitud de exoneración del pago del impuesto predial efectuada por el propietario del
predio antes del último día hábil del mes de julio
El predio debe estar a paz y salvo por concepto de pago de impuesto predial
Acta de visita al predio expedida por la Secretaria de Infraestructura, donde determinen el área del predio, su destinación, uso, su estado actual y demás aspectos relevantes para la resolución de exención
Certificado de matrícula inmobiliaria con vigencia no superior a un mes
Solicitud de otorgamiento por el propietario o poseedor del inmueble adjuntando los
documentos que de acuerdo a la ley son pertinentes para acreditar la calidad en la que
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actúa (Fotocopia cedula, Certificación de existencia de representante legal, partida de matrimonio y/o declaración de convivencia
Certificación de la Oficina Asesora de Planeación donde determine el NIVEL DE INTERVENCION
2.1.7.1. EXENCIONES MADRES COMUNITARIAS De las 58 exenciones para madres comunitarias por valor $ 17.028.000 otorgadas en la vigencia 2016, se revisaron 50 expedientes por valor de $16.253.00, para determinar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el acuerdo 010 de 2015. Se encontraron expedientes en los cuales no adjuntan todos los documentos exigidos para el trámite de la exención como son recibo de impuesto predial, certificación del ICBF donde Diga que la dueña del predio labora como madre comunitaria En las resoluciones no se determinan el valor de la exención. Cifra importante para llevar un control tanto del número y valor de exenciones otorgadas en la vigencia datos que inciden en la elaboración del Marco Fiscal de Mediano Plazo. Las actas de visita al predio que realiza la Secretaria de Infraestructuras, no contienen todos los elementos necesarios para poder efectuar el estudio y otorgar la exención, se observó que dichas actas están elaboradas a esfero, algunas son ilegibles, el contenido es muy general no determinan con exactitud el área del predio, el área construida y en algunas no registran el área dedicada a las actividades propias de la madre comunitaria en m2.
OBSERVACION No. 7
Revisados los expedientes de exención de madres comunitarias se encontró que en las resoluciones 641,643, 644, 645 647, 648, 649, 650, 651, 706, 708, 709 y 729, no adjuntan el acta de visita al predio realizada por la Secretaria de Infraestructura del Municipio de Tunja, documento imprescindible para determinar el área del predio, destinación, uso, su estado actual así como el área dedicada a las actividades de las madres comunitarias. De igual forma con este documento se determina el área de exención. En las resoluciones 641, 3156 y 3169, en el acta de visita al predio no determinan el área dedicada a las actividades de la madre comunitaria, con lo anterior se está incumpliendo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero literal c y parágrafo 5 inciso primero. RESPUESTA DE LA ENTIDAD
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Con relación a las resoluciones mencionadas en este ítem es de aclarar que las mismas fueron proyectadas teniendo en cuenta las visitas realizadas por infraestructura las cuales se aportan al expediente que reposa en la oficina de Impuestos.
Se presume que las actas aportadas para la proyección de resoluciones, 0641, 3156 y 3169 hacen alusión al área total en donde se ejerce la actividad y no existen áreas las cuales generen lucro.
No es necesario identificar el área ya que el predio es propiedad de la madre comunitaria donde ejerce su actividad y no existen áreas que generen lucro.
DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Es importante aclarar que la observación se hizo una vez revisado cada uno de los expedientes que nos suministró la Oficina de impuestos, donde se verifico que no se encontraba el acta de visita al predio realizada por la Secretaria de Infraestructura del Municipio de Tunja, De igual forma no se puede presumir el área total m2 sobre un documento que no lo específica, más cuando se trata exenciones lo cual lleva implícito recursos del erario público, Teniendo en cuenta que en la respuesta no aporta dichos documentos se configura en un hallazgo administrativo. Lo anterior se presenta por la falta de conocimiento de los requisitos para de las exclusiones, lo que genera Incumplimiento de disposiciones generales y pérdida de ingresos potenciales
Cuadro No 6 RELACION DE EXENCIONES MADRES COMUNITARIAS VIGENCIA 2016
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Fuente: Relación suministrada por la oficina de impuestos y actas visita del predio de la Secretaria de Infraestructura
OBSERVACION No. 8
De la revisión de los expedientes de las exenciones otorgadas a las madres comunitarias se comprobó que en todas las resoluciones reconocen y ordenan la exención del 100% del pago del impuesto predial unificado, pero efectuada la verificación de los documentos se encontró que la gran mayoría de estos predios no dedican el 100% del área construida a las labores de madre comunitaria, como lo certifican las actas de visita al predio expedidas por la Secretaria de Infraestructura del Municipio de Tunja. En el cuadro anterior No 6 se puede observar el área construida de cada uno de los predios. Al sumar cada una de las áreas construidas (información que se tomó de las facturas de liquidación del impuesto predial) Nos da el total del área construida 4.441 m2; De igual manera, al sumar las áreas de cada uno de los predios dedicadas a las labores de madres comunitarias (información tomada de
las actas de visita a los predios) nos da un total de área de exención de 2.451 m2. Es decir que la administración reconoció y ordeno la exención de 1.990 m2 de más de lo establecido en las normas, vigentes: acuerdo 010 de 2015, artículo primero, literal c) Los predios
destinados al servicio de las madres comunitarias, siempre y cuando el propietario sea la madre comunitaria o su cónyuge o compañero permanente. Solo será aplicable la exención solicitada respecto al área dedicada al desarrollo de las actividades propias de las madres
comunitarias.” (Negrilla fuera de texto) con lo cual se incurrió en una irregularidad al efectuar la exención al 100%, cuando debió realizarse al porcentaje real, es decir una vez descontada el área dedicada a las actividades de madres comunitarias, constituyéndose en un presunto detrimento del erario por la suma de $5.169.815. RESPUESTA DE LA ENTIDAD
Con relación al cuadro N° 6 exención madres comunitarias se identifica lo siguiente el área que determinan en el informe no es el correspondiente a el dedicado a la actividad como jardín si no áreas comunes como baños, cocina, patio, pasillos, entre otros.
CONTRIBUYENTE RESOLUCION PREDIO AREA CONSTRUIDA AREA DEDICADA AL HOGAR
MARIA LIGIA ROJAS DE CIPAMOCHA 3189 010304750004000 120 Para conceder la exención del 100% del impuesto se tuvo en cuenta que el predio sea de propiedad de la madre comunitaria o su conyugue como se identifica en el certificado de tradición y libertad junto con la certificación expedida por el ICBF en la cual se especifica el uso o actividad del predio y que no existan áreas que generen lucro, presumiendo que toda la vivienda se dedica a tal fin. Como se puede corroborar las visitas efectuadas por la SECRETARIA DE INFRAESCTRUCTURA se evidencia del texto de la misma que la vivienda está dedicada a desarrollar las actividades que despliega una madre comunitaria, como es cuidar los menores de edad, cocinar y preparar sus alimentos, facilitar el acceso a los baños, disponer de zonas de esparcimiento y juego, lo cual sin duda alguna involucra toda la vivienda. Se precisa que si en la visita se reportan áreas dedicadas al lucro (locales comerciales) se descuentan del área a la cual se le otorga el beneficio. Se anexan soportes. Ver anexos AZ No. 5. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA En primer lugar consideramos que parte de la respuesta que dio en la observación No 8 corresponde a la observación No 9, lo correspondiente al cuadro N° 6 exenciones madres comunitarias por tal razón se incluye dentro de este numeral. En segundo lugar vemos que en la respuesta no desvirtúa lo observado por el contrario hace referencia a presunciones de que el área total m2 del predio está dedicada al 100% a la labores de madre, lo que no es cierto como se puede ver en las actas de visita efectuadas por el Funcionario de la Secretaria de Infraestructura del Municipio de Tunja en la cual se determinan las áreas dedicadas a la labores de madres comunitaria. Es claro que con la exención del 100% se está incumpliendo con él acuerdo 010 de 2015, artículo primero, literal c) “Los predios
destinados al servicio de las madres comunitarias, siempre y cuando el propietario sea la madre comunitaria o su cónyuge o compañero permanente. Solo será aplicable la exención solicitada respecto al área dedicada al desarrollo de las actividades propias de las madres
comunitarias” (negrilla fuera de texto)Teniendo en cuenta que en la respuesta no desvirtúa el mayor porcentaje de exención otorgado a los predios de las madres comunitarias se configura en un hallazgo administrativo. Con posible incidencia disciplinaria y presunto detrimento fiscal por la suma de CINCO MILLONES CIENTO SESENTA Y NUEVE MIL OCHOCIENTOS QUINCE PESOS $5.169.815. Lo anterior se presenta por la falta de conocimiento de los requisitos para el trámite de las exclusiones, lo que genera Incumplimiento de disposiciones generales y pérdida de ingresos potenciales
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En las resoluciones 642, 709, 2034 y 2062, no se adjunta el recibo de impuesto predial para verificar el área del predio, área construida y comprobar si se encuentra a paz y salvo por los demás conceptos, De igual forma en las resoluciones 649 y 3188 no adjuntan la certificación del ICBF donde haga constar que la dueña del predio labora como madre comunitaria, con lo cual se comprueba que no están anexando todos los requisitos exigidos para el trámite de la exención, incumpliendo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero literal c y parágrafo 5 inciso primero. RESPUESTA DE LA ENTIDAD
Según los tramites no es necesario anexar el recibo de impuesto predial ya que la información se encuentra en el SISTEMA IMPUESTOS PLUS.
De acuerdo a las resoluciones 649 y 3188 se anexan los soportes donde se identifica que si existe un documento como evidencia que efectivamente son madres comunitarias avalados por la directora del ICBF con radicado 1.3.8-4-1/2016/EL 24555 el cual se adjunta al acto administrativo. Ver anexos AZ No. 5. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.
DECISIÓN DE LA CONTRALORIA
Se acepta parcialmente la respuesta en lo referente a las Resoluciones 649 y 3188 teniendo en cuenta que adjunta soporte donde certifica que los predios de exención si pertenecen a madres comunitarias como lo certifica ICBF.
En cuanto al recibo de liquidación del impuesto predial, consideramos que es un documento indispensable para determinar el valor de la exención y como tal debe estar en el expediente, pues es el único documento que nos refleja el valor del impuesto, el área del predio y el área construida, refuerza lo anterior si se tienen en cuenta que en la resolución de Exención no determinan el valor del impuesto ni el valor de exención, cifra que es importante para efectuar los trámites y ajustes en el SISTEMA IMPUESTOS PLUS. Por lo tanto se configura como hallazgo administrativo. Lo anterior se presenta por la falta de procedimientos y requisitos documentados para de las exenciones, lo que genera Incumplimiento de disposiciones generales
2.1.7.2. EXENCIONES GENERALES
De las 81 exenciones por valor de $1.068.992.360, otorgadas en la vigencia 2016 se revisaron 60 expedientes por valor de $1.060.462.000, para determinar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el acuerdo 010 de 2015 encontrando:
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010202100002000 ALBA BURGOS JOSE-AGUSTIN 0527 2016 718,000
TOTAL 60 1,060,462,000
Las actas de visita al predio que realiza la Secretaria de Infraestructura, no contienen todos los elementos necesarios para poder efectuar el estudio y otorgar la exención, se observó que en dichas actas el contenido es muy general no determinan con exactitud el área del predio, el área construida ni el área que genera lucro: Ejemplo en el acta consignan que el inmueble consta de tantas habitaciones, hall, cocina , patio de ropas baños y solar, cuando hay áreas que generan lucro registran como locales y/o oficinas sin determinar las medidas exactas en metros cuadrados, concluyendo al final que el área que genera lucro es de (xxx) m2, con lo cual se evidencia que dichas actas no se elaboran con el profesionalismo requerido por consiguiente las áreas que generan lucro no están debidamente soportadas lo cual induce a que se genere error en el valor total de exención
OBSERVACION No. 10
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Se están otorgando exenciones a los predios en donde efectivamente funcionan los establecimientos que las solicitan, sin embargo en los expedientes de las resoluciones No 139, 194, 756, 970, 971, 972,973, 983 y 3062 no se evidencian los documentos que soporten la propiedad del bien como es el certificado de libertad; En las resoluciones 198 y 2006 anexan un certificado de libertad que no corresponde al predio del cual se solicita la exención incumpliendo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero literal c) parágrafo quinto inciso segundo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD
No se adjuntan en el expediente los certificados de libertad y tradición ya que la información se puede verificar en el sistema de VUR y en el SISTEMA IMPUESTOS PLUS para verificar la titularidad del predio.
Se adjuntan el certificado de Libertad como soporte de los actos administrativos expedidos por la oficina de Hacienda. Ver anexos AZ No. 5 Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación
DECISIÓN DE LA CONTRALORIA
Si el Concejo Municipal expide un acuerdo este se debe cumplir a cabalidad y en el acuerdo 010 de 2015 en el artículo primero literal c), parágrafo quinto inciso segundo determina: “TITULARIDAD DEL PREDIO; Para lo cual el propietario del predio allegara el respectivo
certificado de matrícula inmobiliaria con vigencia no superior a un mes” (Negrilla fuera de texto), como se puede ver la norma es clara y precisa. Las constancias que anexa del VUR tienen fecha de 21 de junio de 2017, con lo cual se reafirma que la alcaldía de Tunja incurrió en una irregularidad al otorgar la exención de los predios mediante las resoluciones antes mencionadas, lo cual se constituye en un hallazgo administrativo, lo anterior se presenta por el desconocimiento de la normatividad vigente y su aplicación, lo que genera Incumplimiento de disposiciones generales
OBSERVACION No. 11
De la relación que nos suministró la oficina de impuestos de las exenciones de 2016, el 60% registran como contribuyente al representante legal y no a la institución a que pertenece el predio, como está registrada en la base de datos de Impuestos Plus. No adjunta el documento mediante el cual se demuestre que quien este solicitando la exención es realmente el representante legal, incumpliendo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero parágrafo quinto inciso tercero (solicitud de otorgamiento) RESPUESTA DE LA ENTIDAD
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En los expedientes aparece la información que acredita la calidad en la que actúa la persona que solicita el trámite de la exención anexando cámara de comercio, constancia expedida por la entidad o personería jurídica.
Es de aclarar que la exclusión se hace es a la institución, no obstante esta debe estar representada por una persona natural quien es a la que finalmente se le notifica dicho acto administrativo.
Se relaciona la resolución N° 3091 de Indeportes en la cual se identifica que el acto administrativo sale a nombre de la institución representada legalmente por el Gerente adjuntando el Acta de Posesión donde se identifica el cargo del solicitante. Ver anexos AZ No. 5. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.
DECISIÓN DE LA CONTRALORIA
No basta con adjuntar la certificación y/o documento que acredite la representación legal de un solo predio, Indeportes Boyacá, es obligación de la Secretaria de Hacienda, verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos y legales para el trámite de la exención, lo cual no se dio incumpliendo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero parágrafo quinto inciso tercero: “SOLICITUD DE OTORGAMIENTO. Elevada por escrito dentro del plazo
establecido, suscrita por el propietario o poseedor del inmueble, adjuntando los documentos que de
acuerdo a la ley son pertinentes para acreditar la calidad en que actúa” con lo cual se configura en hallazgo administrativo. Lo anterior se presenta por el desconocimiento de la normatividad vigente y su aplicación, lo que genera Incumplimiento de disposiciones generales
Cuadro No 8
MAYORES VALORES OTORGADOS EN LAS EXENCIONES DE 2016
Como se puede ver en el cuadro No 8 “Mayores valores otorgados en las exenciones de 2016”, se presenta un presunto detrimento del erario público por la suma de $44.139.419, por mayores valores exonerados mediante resoluciones No. 0739, 0902, 0788, 0968, 0179, 0347 y 0308, incumpliendo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero numerales a y b y parágrafo primero. A continuación se determina la causa y efecto de cada uno de los predios que originaron el detrimento fiscal: Revisado el predio 01010015003000 a nombre de Club Boyacá S.A. se encontró que la solicitud la efectúa el señor Jaime Eduardo Meléndez representante legal, pero no adjunta la certificación que lo acredite como tal, no adjuntan el recibo de impuesto predial para verificar el área del predio y el área construida; De conformidad con el acta de visita expedida por la Secretaria de Infraestructura determinan 1.031.88 m2 como área que genera lucro; La Oficina asesora de Planeación certifica que es un predio según el POT de Tratamiento Modalidad Conservación Integral (PEMP) Nivel 1; Según acuerdo 010 de 2015 tiene una exención del 80%. Mediante resolución No 0730 de 2016 le otorgan exención del 68% del pago de impuesto predial de la vigencia 2016, con lo cual le están exonerando más de lo que determina el acuerdo antes mencionado, teniendo en cuenta que el área del predio es de Área del predio 3.212 m2, Área que genera lucro 1.031.88 m2 Al efectuar la operación matemática tomando el área del predio como el 100% nos da un 32% como área que genera lucro. Por consiguiente si con el acuerdo se exonera el 80% a este porcentaje le restamos el porcentaje que genera lucro 32% lo cual nos da un porcentaje de exoneración del 48% y no del 68% como lo determinan en la resolución 0730 de 2016, Aplicando el porcentaje real de exoneración nos da un valor de $35.020.235, por lo tanto vemos que se exonero un mayor valor de $14.591.765, incumpliendo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero numeral a), constituyéndose en un presunto detrimento del erario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD A continuación para mayor claridad nos permitimos presentar la fórmula utilizada para determinar la exención en los predios que determina nuestro estatuto de rentas: Resolución 0730 predio 010100150003000 propietarios CLUB BOYACA Área construida 3.212 m2, Área lucro 1.031.88 m2
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Área construida --------------- 100% Área lucro -------------- X% Área lucro *100% Área construida 1031,88 M *100 3.212 M 103188 3212 = 32.12% Área que genera lucro 100% - 32.12% = 68 Área a Exonerar Área construida 3.212 M, área que genera lucro 1.031,88 M lo que equivale al 32% del predio por lo tanto la exención del 80% del impuesto se concede para el 68% del predio. Avaluó año 2016 $ 5.400.888.000 tarifa 0,015 Predial = $ 5.400.888.000 * 68% = 3.672.603.840*0,015 = 55.089.057*80% = 44.071.246 Bomberos = 44.071.246*0,01= 440.712 Redondeando el valor de la exención predial 44.071.000 y bomberos 441.000 que es lo que se aplicó en el documento 101-20428, el 22-07-2016 y que corresponde al valor de la exención. Además con documento 101-2549, el 02-08-2016 se hizo el descuento por valor de 5.541.000 de predial que corresponde al 15% a que tenía derecho el contribuyente por pronto pago ya que hizo la solicitud de la exención el 21-01-2016; lo que explica el valor de 49.612.000 que corresponde a la suma de estos dos créditos. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Del análisis de la respuesta dada por la administración, estamos de acuerdo en la fórmula y procedimiento utilizado para determinar el porcentaje del área que genera lucro, como se puede ver el resultado del porcentaje que determinan es igual al obtenido por la comisión de auditoria (32%).La irregularidad en que ocurrió la Secretaria de Hacienda fue la de tomar el 100% y restarle el porcentaje que genera lucro 32% lo cual les da el 68%, pero si vemos el acuerdo 010 de 2015 en el artículo primero numeral a) determina que “Las edificaciones
calificadas y certificadas por la Oficina Asesora de Planeación Municipal como NIVEL DE INTERVENCION 1. Conservación Integral. Inmueble de excepcional valor (singulares), representativos y simbólicos que por ser irremplazables deben ser preservados en su integralidad.
Serán exoneradas del 80% del impuesto predial”. La Oficina asesora de Planeación certifica que es un predio según el POT de Tratamiento Modalidad Conservación Integral (PEMP) Nivel 1;
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Por consiguiente para la determinación del porcentaje de exención se debe tomar el 80% que es el que el acuerdo le concede como exención y restarle el porcentaje que genera lucro 32% lo cual nos da el 48% de Exención y no del 68% como lo determinan en la resolución 0730 de 2016.Para determinar el valor real de la exención se toma Valor exención decretada 68% Valor exención real 48% 49.612.000*48% = $ 35.020.235 68% 49.612.000 – 35.020.235 = 14.591765 Mayor valor exonerado 14.591.765 Lo cual genero un mayor valor exonerado por la suma de CATORCE MILLONES QUINIENTOS NOVENTA Y UN MIL SETECIENTOS SESENTA Y CINCO PESOS $14.591.765,que se constituye en un detrimento del erario público, como se determinó en el cuadro No 8 “Mayores valores otorgados en las exenciones de 2016” Por consiguiente se configura en un hallazgo administrativo con incidencia fiscal. Lo anterior se presentó por desconocimiento de la normatividad vigente y su aplicación lo que genero un mayor valor exonerado.
Revisado el predio 010100140018000 a nombre de José Elías Gómez Malaver, según recibo de impuesto predial el área construida es de 1.067 m2; De conformidad con el acta de visita expedida por la Secretaria de Infraestructura determinan 305.73 m2 como área que genera lucro; La Oficina asesora de Planeación certifica que es un predio según el POT de Tratamiento Modalidad Conservación Integral (PEMP) Nivel 1; Según acuerdo 010 de 2015 tiene una exención del 80%. Mediante resolución No 0973 de 2016 le otorgan exención del 71.3% del pago de impuesto predial de la vigencia 2016, con lo cual le están exonerando más de lo que determina el acuerdo antes mencionado, teniendo en cuenta que el área del predio es de: Área del predio 1.067 m2, Área que genera lucro 305.73 m2 Al efectuar la operación matemática tomando el área del predio como el 100% nos da un 28.6% como área que genera lucro. Por consiguiente si con el acuerdo se exonera el 80% a este porcentaje le restamos el porcentaje que genera lucro 28.6% lo cual nos da un porcentaje de exoneración del 51.4% y no del 71.3% como lo determinan en la resolución 0973 de
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2016, Aplicando el porcentaje real de exoneración nos da un valor de $12.045.786, por lo tanto vemos que se exonero un mayor valor de $4.696.214 , incumpliendo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero numeral a), constituyéndose en un presunto detrimento del erario. A la fecha de la auditoria el señor Malaver debía la suma de $5.054.900 de la última cuota de acuerdo de pago de impuesto predial de la vigencia 2016.De igual forma se comprobó que el predio está dedicado en su totalidad a generar lucro en locales y oficinas, no hay ningún área reservada para vivienda RESPUESTA DE LA ENTIDAD Resolución 902 predio 010100140018000 JOSE ELIAS GOMEZ MALAVER Área construida 1.067 m2, Área lucro 305.73 m2 Área lucro M2 Área construida --------------- 100% Área lucro -------------- X% Área lucro *100% Área construida 305.73 M2 *100 1.067 M 30573 1067 = 28.65% Área que genera lucro 100% - 28.65% = 71.3% Área a Exonerar Área construida 1.067 M2 Área que genera lucro 305,73 M2, que corresponden al 28,7% del área por lo tanto se concedió la exención del 80% del impuesto al 71,3% del predio. Avaluó 2016 1.956.704.000 tarifa 0,015 1.956.704.000*71,3% = 1.395.129.952*0,015 = 20.926.949*80% = 16.741.559 Redondeando exención predial = 16.742.000 Bomberos = 167.000
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Debido al registro de deuda de impuesto predial de 2016 no se le ha concedido la exención para la vigencia 2017. Igualmente el cálculo del área que genera lucro se realiza teniendo en cuenta el acta de visita al predio realizada por el funcionario competente. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Del análisis de la respuesta dada por la administración, estamos de acuerdo en la fórmula y procedimiento utilizado para determinar el porcentaje del área que genera lucro, como se puede ver el resultado del porcentaje que determinan es igual al obtenido por la comisión de auditoria (28.6%).La irregularidad en que ocurrió la Secretaria de Hacienda fue la de tomar el 100% y restarle el porcentaje que genera lucro 28.6% lo cual les da el 71.3%, pero si vemos el acuerdo 010 de 2015 en el artículo primero numeral a) determina que “Las
edificaciones calificadas y certificadas por la Oficina Asesora de Planeación Municipal como NIVEL DE INTERVENCION 1. Conservación Integral. Inmueble de excepcional valor (singulares), representativos y simbólicos que por ser irremplazables deben ser preservados en su integralidad.
Serán exoneradas del 80% del impuesto predial”. La Oficina asesora de Planeación certifica que es un predio según el POT de Tratamiento Modalidad Conservación Integral (PEMP) Nivel 1; Por consiguiente para la determinación del porcentaje de exención se debe tomar el 80% que es el que el acuerdo le concede como exención y restarle el porcentaje que genera lucro 28.6% lo cual nos da el 51.4% de Exención y no del 71.3% como lo determinan en la resolución 0730 de 2016.Para determinar el valor real de la exención se toma Valor exención decretada 71.3% Valor exención real 51.4% 16.742.000*51.4% = $ 12.045.786 71.3% 16.742.000 – 12.045.786 = 4.696.214 Mayor valor exonerado 4.696.214 Lo cual genero un mayor valor exonerado por la suma de CUATRO MILLONES SEISCIENTOS NOVENTA Y SEIS MIL DOCIENTOS CATORCE PESOS $4.696.214,que se constituye en un detrimento del erario público, como se determinó en el cuadro No 8 “Mayores valores otorgados en las exenciones de 2016” Por consiguiente se configura en un hallazgo administrativo con incidencia fiscal. Lo anterior se presentó por desconocimiento de la normatividad vigente y su aplicación lo que genero un mayor valor exonerado.
Revisado el predio 010100220036000 a nombre de Sociedad San Vicente de Paul, se encontró que la solicitud la efectúa la señora Luz Esperanza Salamanca Granados representante legal, no adjuntan el recibo de impuesto predial para verificar el área del predio
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y el área construida; De conformidad con el acta de visita expedida por la Secretaria de Infraestructura determinan 474.78 m2 como área que genera lucro; La Oficina asesora de Planeación certifica que es un predio según el POT de Tratamiento Modalidad Conservación Integral (PEMP) Nivel 1; Según acuerdo 010 de 2015 tiene una exención del 80%. Mediante resolución No 0788 de 2016 le otorgan exención del 76% del pago de impuesto predial de la vigencia 2016, con lo cual le están exonerando más de lo que determina el acuerdo antes mencionado, teniendo en cuenta que el área del predio es de Área del predio 1.966 m2, Área que genera lucro 474.78 m2 Al efectuar la operación matemática tomando el área del predio como el 100% nos da un 24% como área que genera lucro aproximado. Por consiguiente si con el acuerdo se exonera el 80% a este porcentaje le restamos el porcentaje que genera lucro 24% lo cual nos da un porcentaje de exoneración del 56% y no del 76% como lo determinan en la resolución 0788 de 2016, Aplicando el porcentaje real de exoneración nos da un valor de $9.730.733, por lo tanto vemos que se exonero un mayor valor de $3.475.263, incumpliendo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero numeral a), constituyéndose en un presunto detrimento del erario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD RESOLUCION 0788 predio 010100220036000 SOCIEDAD SAN VICENTE DE PAUL Área construida 1.966 m2 Área lucro 474.78 m2 Área lucro M2 Área construida --------------- 100% Área lucro -------------- X% Área lucro *100% Área construida 474.78 M2 *100 1.966 M 47.478 1966 = 24.14% Área que genera lucro 100% - 24.14% = 76% Área a Exonerar
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No es necesario adjuntar el recibo impreso del impuesto predial para verificar las áreas ya que la información se encuentra en el SISTEMA IMPUESTOS PLUS donde se puede verificar además el valor inicial del impuesto y el valor de la exención. Área construida 1966 M2 Área que genera lucro 474,78 M2 que corresponde al 24% del área del predio, por lo tanto se concedió la exención del 80% del impuesto al 76% del predio. Avaluó 2016 1.448.024.000 tarifa 0,015 1.448.024.000 * 76% = 1.100.498.240 * 0, 015 = 16.507.473 * 80% = 13.205.978 Redondeando exención predial 13.206.000 Bomberos 132.000 No es necesario adjuntar el recibo impreso del impuesto predial para verificar las áreas ya que la información se encuentra en el SISTEMA IMPUESTOS PLUS donde se puede verificar además el valor inicial del impuesto y el valor de la exención. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Del análisis de la respuesta dada por la administración, estamos de acuerdo en la fórmula y procedimiento utilizado para determinar el porcentaje del área que genera lucro, como se puede ver el resultado del porcentaje que determinan es igual al obtenido por la comisión de auditoria (24%).La irregularidad en que ocurrió la Secretaria de Hacienda fue la de tomar el 100% y restarle el porcentaje que genera lucro 24% lo cual les da el 76%, pero si vemos el acuerdo 010 de 2015 en el artículo primero numeral a) determina que “Las edificaciones
calificadas y certificadas por la Oficina Asesora de Planeación Municipal como NIVEL DE INTERVENCION 1. Conservación Integral. Inmueble de excepcional valor (singulares), representativos y simbólicos que por ser irremplazables deben ser preservados en su integralidad.
Serán exoneradas del 80% del impuesto predial”. La Oficina asesora de Planeación certifica que es un predio según el POT de Tratamiento Modalidad Conservación Integral (PEMP) Nivel 1; Por consiguiente para la determinación del porcentaje de exención se debe tomar el 80% que es el que el acuerdo le concede como exención y restarle el porcentaje que genera lucro 24% lo cual nos da el 56% de Exención y no del 76% como lo determinan en la resolución 0730 de 2016.Para determinar el valor real de la exención se toma Valor exención decretada 76% Valor exención real 56% 13.206.000*56% = $ 9.730.737 76% 13.206.000 – 9.730.737 = 3.475.263 Mayor valor exonerado 3.475.263
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Lo cual genero un mayor valor exonerado por la suma de TRES MILLONES CUATROCIENTOS SETENTA Y CINCO MIL DOCIENTOS SESENTA Y TRES PESOS $3.475.263,que se constituye en un detrimento del erario público, como se determinó en el cuadro No 8 “Mayores valores otorgados en las exenciones de 2016” Por consiguiente se configura en un hallazgo administrativo con incidencia fiscal. Lo anterior se presentó por desconocimiento de la normatividad vigente y su aplicación lo que genero un mayor valor exonerado.
Revisado el predio 010100180008904 a nombre de Gran ahorrar - Corporación, se encontró que la solicitud la efectúa el señor Carlos Echeverría representante legal, no adjunta el documento que lo acredite como tal, no adjuntan el recibo de impuesto predial para verificar el área del predio y el área construida; De conformidad con el acta de visita expedida por la Secretaria de Infraestructura determinan que el predio es un local ubicado en el centro comercial Gran ahorrar que se encuentra desocupado, no determinan el área del predio que genera lucro; La Oficina asesora de Planeación certifica que es un predio según el POT de Tratamiento Modalidad Conservación Integral (PEMP) Nivel 2; Según acuerdo 010 de 2015 tiene una exención del 70%. Mediante resolución No 0968 de 2016 le otorgan exención del 70% del pago de impuesto predial de la vigencia 2016 que corresponde a la suma de $7.227.000, con lo cual se está exonerando un predio que no cumple con los requisitos, si se tiene en cuenta que dicho local está destinado a generar lucro, de conformidad con el acuerdo 010 de 2015 artículo primero parágrafo primero que dice “Las áreas de los predios precitados que generen lucro, no serán cobijados por la
exención……” Si bien es cierto que el local estaba desocupado en el momento de la visita no quiere decir que no se pueda arrendar para generar lucro; como se observa la norma es taxativa, por consiguiente con la expedición de la resolución 0968 de 2016 en la cual exoneran el 70% del pago del impuesto predial se está incurriendo en una irregularidad por incumpliendo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero parágrafo primero, constituyéndose en un presunto detrimento del erario público por la suma de $7.227.000 RESPUESTA DE LA ENTIDAD REOLUCION 0968 predio 010100180008904 GRANAHORRAR CORPORACION Según el expediente los documentos están completos donde existe un contrato de arrendamiento financiero el cual sirve como soporte de que el señor Carlos Guillermo Echeverría actúa como representante Legal y locatario del predio quien puede realizar la solicitud de exención. No es necesario adjuntar la factura de Impuesto predial ya que la información se encuentra en el SISTEMA DE IMPUESTOS PLUS.
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Según la información suministrada por la oficina de Infraestructura el predio está desocupado desde hace dos años y no genera lucro. Según Acuerdo 010 de 2015 Art Primero PARAGRAFO PRIMERO: Las áreas de los predios precitados que generen lucro, no serán cobijados por la exención. Los predios que no tengan área construida, y los predios que sean certificados por la SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA (CLOPAD) como EDIFICACIONES QUE AMENACE RUINA, NO serán objeto de reconocimiento de exención alguna. PARAGRAFO SEGUNDO: Los propietarios de los predios exentos, deberán solicitar el reconocimiento de la exoneración del impuesto predial unificado a la Secretaria de Hacienda Municipal cada año, demostrando que cumplen con los requisitos para ser exonerados y el máximo plazo para solicitarlo será el último día del mes de julio de cada vigencia fiscal. PARAGRAFO TERCERO: Los propietarios de los predios exentos, que no presenten la solicitud en la fecha de que trata el Parágrafo anterior, deberán cancelar el impuesto predial unificado por la vigencia fiscal en la cual no se hizo la solicitud. De acuerdo a lo anterior se procede con la exoneración del predio ya que el acuerdo solo discrimina si existen áreas que generen lucro en el momento de la visita y no si se encuentra desocupado. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA No se acepta la respuesta si se tiene en cuenta que en ninguna parte del acuerdo 010 de 2015 determina la aseveración que manifiestan en la respuesta “si existen áreas que generen lucro en el momento de la visita” el parágrafo primero del articulo 1 determinan taxativamente “Las áreas de los predios precitados que generen lucro, no serán cobijados por la
exención……” Con la expedición de la resolución No 0968 de 2016 en la cual le otorgan exención del 70% del pago de impuesto predial de la vigencia 2016 del predio 010100180008904 a nombre de Gran ahorrar - Corporación por valor de $7.227.000, se incurrió en una irregularidad exonerando un predio que no cumple con los requisitos legales establecidos en al acuerdo 010 de 2015 artículo primero parágrafo primero, Lo cual genero un mayor valor exonerado por la suma de SIETE MILLONES DOCIENTOS VEINTISIETE MIL PESOS $7.227.000,que se constituye en un detrimento del erario público, como se determinó en el cuadro No 8 “Mayores valores otorgados en las exenciones de 2016” Por consiguiente se configura en un hallazgo administrativo con incidencia fiscal. Lo anterior se presentó por desconocimiento de la normatividad vigente y su aplicación lo que genero un mayor valor exonerado.
Revisado el predio 01010040015000 a nombre de Luis Alfonso Gómez Ramírez, según recibo de impuesto predial el área construida es de 1.047 m2; De conformidad con el acta
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de visita expedida por la Secretaria de Infraestructura determinan 280 m2 como área que genera lucro; La Oficina asesora de Planeación certifica que es un predio según el POT de Tratamiento Modalidad Conservación Integral (PEMP) Nivel 1; Según acuerdo 010 de 2015 tiene una exención del 80%. Mediante resolución No 0179 de 2016 le otorgan exención del 73.2% del pago de impuesto predial de la vigencia 2016, con lo cual, le están exonerando más de lo que determina el acuerdo antes mencionado, teniendo en cuenta que el área del predio es de: Área del predio 1.047 m2, Área que genera lucro 280 m2 En visita efectuada al predio por los auditores y en averiguaciones con los propietarios de los locales se comprobó que el predio está dedicado en su totalidad a generar lucro en locales y oficinas y aun el patio central genera lucro se encuentra una cafetería, no hay ningún área reservada para vivienda, de conformidad con el acuerdo 010 de 2015 artículo primero parágrafo primero que dice “Las áreas de los predios precitados que generen lucro, no
serán cobijados por la exención……” Si bien es cierto que algunas oficinas estaban desocupadas en el momento de la visita no quiere decir que no se pueda arrendar para generar lucro; como se observa la norma es taxativa, por consiguiente con la expedición de la resolución 0179 de 2016 en la cual exoneran el 73.2% del pago del impuesto predial se está incurriendo en una irregularidad por incumpliendo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero parágrafo primero, ya que el predio no debió exonerarse, lo cual se constituye en un presunto detrimento del erario público por la suma de $6.509.000 RESPUESTA DE LA ENTIDAD RESOLUCION 0179 predio 010100040015000 LUIS ALFONSO GOMEZ RAMIREZ Área construida 1.047 m2 Área lucro 280 m2 Área construida --------------- 100% Área lucro -------------- X% Área lucro *100% Área construida 280 M2 *100 1.047 M 28000
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1047 = 26.7% Área que genera lucro 100% - 26.7% = 73.2% Área a Exonerar Área construida 1047 M2 Área que genera lucro 280 M2 equivalente al 26,8% del predio por lo que se concede la exención del 80% del impuesto al 73,2% del predio Avaluó 2016 740.978.000 tarifa 0,015 740.978.000 * 73,2% = 542.395.896 * 0,015 = 8.135.938 * 80% = 6.508.750 Redondeando valor exención predial 6.509.000 Bomberos 65.000 Según acta de visita efectuada por el funcionario competente de la oficina de infraestructura se evidencia que existen áreas dedicadas a bodegas de la vivienda, a habitaciones del propietario y otras desocupadas que no generan lucro. Según Acuerdo 010 de 2015 Art Primero PARAGRAFO PRIMERO: Las áreas de los predios precitados que generen lucro, no serán cobijados por la exención. Los predios que no tengan área construida, y los predios que sean certificados por la SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA (CLOPAD) como EDIFICACIONES QUE AMENACE RUINA, NO serán objeto de reconocimiento de exención alguna. PARAGRAFO SEGUNDO: Los propietarios de los predios exentos, deberán solicitar el reconocimiento de la exoneración del impuesto predial unificado a la Secretaria de Hacienda Municipal cada año, demostrando que cumplen con los requisitos para ser exonerados y el máximo plazo para solicitarlo será el último día del mes de julio de cada vigencia fiscal. PARAGRAFO TERCERO: Los propietarios de los predios exentos, que no presenten la solicitud en la fecha de que trata el Parágrafo anterior, deberán cancelar el impuesto predial unificado por la vigencia fiscal en la cual no se hizo la solicitud. De acuerdo a lo anterior se procede con la exoneración del predio ya que el acuerdo solo discrimina si existen áreas que generen lucro en el momento de la visita y no si se encuentra desocupado. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA No se acepta la respuesta si se tiene en cuenta que en ninguna parte del acuerdo 010 de 2015 determina la aseveración que manifiestan en la respuesta “si existen áreas que generen lucro en el momento de la visita” el parágrafo primero del articulo 1 determinan taxativamente “Las áreas de los predios precitados que generen lucro, no serán cobijados por la
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exención……” resolución No 0179 de 2016 le otorgan exención del 73.2% del pago de impuesto predial de la vigencia 2016 del predio 01010040015000 a nombre de Luis Alfonso Gómez Ramírez por valor de $6.509.000, se incurrió en una irregularidad exonerando un predio que no cumple con los requisitos legales establecidos en al acuerdo 010 de 2015 artículo primero parágrafo primero, Lo cual genero un mayor valor exonerado por la suma de SEIS MILLONES QUINIENTOS NUEVE MIL PESOS $6.509.000, que se constituye en un detrimento del erario público, como se determinó en el cuadro No 8 “Mayores valores otorgados en las exenciones de 2016” Por consiguiente se configura en un hallazgo administrativo con incidencia fiscal. Lo anterior se presentó por desconocimiento de la normatividad vigente y su aplicación lo que genero un mayor valor exonerado.
Revisado el predio 010200490009000 a nombre de Cesar Humberto Castañeda Fonseca, no adjunta el recibo de impuesto predial para determinar el área construida; De conformidad con el acta de visita expedida por la Secretaria de Infraestructura no determinan área que genere lucro más si determina que la edificación se encuentra abandonada por desplome de la cubierta desde el año 2011 y no se puede ingresar a la propiedad; La Oficina asesora de Planeación certifica que es un predio según el POT de Tratamiento Modalidad Conservación Integral (PEMP) Nivel 1; Según acuerdo 010 de 2015 tiene una exención del 80%. Mediante resolución No 0347 de 2016 le otorgan exención del 80%% del pago de impuesto predial de la vigencia 2016 por valor de $5.843.000, con lo cual se está incumpliendo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero parágrafo primero que dice “Las áreas de los predios precitados que generen lucro, no serán
cobijados por la exención. Los predios que no tengan área construida y los predios que sean certificados por la SECRETARIA DE INFRESTRUCTURA (CLOPAD) como EDIFICACIONES QUE AMENACEN RUINA NO serán objeto de reconocimiento de exención alguna” Del acta de visita efectuada por la Secretaria de Infraestructura es evidente que el predio amenaza ruina y como tal no debió exonerarse, constituyéndose en un presunto detrimento del erario público por la suma de $5.843.000 RESPUESTA DE LA ENTIDAD RESOLUCION 0347 predio 010200490009000 CASTAÑEDA FONSECA CESAR HUMBERTO No es necesario adjuntar la factura de Impuesto predial ya que la información se encuentra en el SISTEMA DE IMPUESTOS PLUS. Se concedió la exención teniendo en cuenta la constancia emitida por la oficina de planeación municipal y nos cobijamos con la visita efectuada por la oficina de infraestructura. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA
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No se acepta la respuesta si se tiene en cuenta que en el acta de visita expedida por la Secretaria de Infraestructura no determinan área que genere lucro más si determina que la edificación se encuentra abandonada por desplome de la cubierta desde el año 2011 y no se puede ingresar a la propiedad de conformidad con el acuerdo 010 de 2015 artículo primero parágrafo primero que dice “Las áreas de los predios precitados que generen lucro, no
serán cobijados por la exención. Los predios que no tengan área construida y los predios que sean certificados por la SECRETARIA DE INFRESTRUCTURA (CLOPAD) como EDIFICACIONES QUE AMENACEN RUINA NO serán objeto de reconocimiento de exención
alguna” Negrilla fuera de texto, con la expedición de la resolución No 0347 de 2016 le otorgan exención del 80%% del pago de impuesto predial de la vigencia 2016 del predio 010200490009000 a nombre de Cesar Humberto Castañeda Fonseca por valor de $5.843.000, se incurrió en una irregularidad exonerando un predio que no cumple con los requisitos legales establecidos en al acuerdo 010 de 2015 artículo primero parágrafo primero, Lo cual genero un mayor valor exonerado por la suma de CINCO MILLONES OCHOCIENTOS CUARENTA Y TRES MIL PESOS $5.843.000, que se constituye en un detrimento del erario público, como se determinó en el cuadro No 8 “Mayores valores otorgados en las exenciones de 2016” Por consiguiente se configura en un hallazgo administrativo con incidencia fiscal. Lo anterior se presentó por desconocimiento de la normatividad vigente y su aplicación lo que genero un mayor valor exonerado.
Revisado el predio 010100200013000 a nombre de Cayo Antonio Rincón Niño, se comprobó que no adjuntan el recibo de impuesto predial para determinar el área construida; De conformidad con el acta de visita expedida por la Secretaria de Infraestructura determinan 202.34 m2 como área que genera lucro; La Oficina asesora de Planeación certifica que es un predio según el POT de Tratamiento Modalidad Conservación Integral (PEMP) Nivel 2; Según acuerdo 010 de 2015 tiene una exención del 70%. Mediante resolución No 0308 de 2016 le otorgan exención del 75.3% del pago de impuesto predial de la vigencia 2016, con lo cual le están exonerando más de lo que determina el acuerdo antes mencionado, teniendo en cuenta que el área del predio es: Área del predio 822 m2, Área que genera lucro 202.34 m2 Al efectuar la operación matemática tomando el área del predio como el 100% nos da un 24.6% como área que genera lucro. Por consiguiente si con el acuerdo se exonera el 70% a este porcentaje le restamos el porcentaje que genera lucro 24.6% lo cual nos da un porcentaje de exoneración del 45.4% y no del 75.3% como lo determinan en la resolución 0308 de 2016, Aplicando el porcentaje real de exoneración nos da un valor de $2.728.823, por lo tanto vemos que se exonero un mayor valor de $1.797.177,incumpliendo con lo establecido en el
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acuerdo 010 de 2015 artículo primero numeral b), constituyéndose en un presunto detrimento del erario publico De lo anterior se puede observar las irregularidades presentadas en el otorgamiento de la exención si se tiene en cuenta que le exoneran más de lo que determina el acuerdo 010 de 2015, (70% y exoneran el 75.3%). Se observa irregularidad en el acta de visita al predio que expidió la Secretaria de Infraestructura si se tiene en cuenta que todo el primer piso genera lucro, y si el predio consta de dos pisos con una área de construcción de 822 m2 no es lógico que tan solo se certifique 202.34 m2 que generan lucro. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Resolución 0308 predio 010100140018000 CAYO ANTONIO RINCON NIÑO Área construida 822 m2 Área lucro 202.34 m2 Área Lucro M2 Área construida --------------- 100% Área lucro -------------- X% Área lucro *100% Área construida 202.34 M2 *100 822 M 20234 822 = 24.7% Área que genera lucro 100% - 24.7% = 75.3% Área a Exonerar No es necesario adjuntar la factura de Impuesto predial ya que la información se encuentra en el SISTEMA DE IMPUESTOS PLUS. Área construida 822 M2 Área que genera lucro 202,34 M2 equivalente al 24,7% del predio por lo tanto se concede la exención del 70% del impuesto al 75.3% del predio Avaluó 2016 991.224.000 TARIFA 0,00825 991.224.000 * 75,3% = 746.391.672 * 0,00825 = 6.157.731 *70% = 4.310.411
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Redondeando el valor de la exención predial es de 4.310.000 Bomberos 43.000 se descuenta además el valor de 216.000 para compensar el descuento por pronto pago a que tiene derecho el contribuyente por haber realizado la solicitud de la exención oportunamente con fecha 16 de febrero de 2016. De acuerdo al acta de visita se puede verificar que las áreas del segundo piso están dedicadas a vivienda conformadas por seis habitaciones, estudio, patio central, baños, depósito, patio de ropas y que el área que está destinada a uso comercial es de 202,34 M2, información que debemos tener en cuenta para conceder la exención. Frente a las exenciones otorgadas por nuestro estatuto de rentas es pertinente manifestar que para concederlas se debe realizar todos los años una visita por parte de la secretaria de infraestructura al predio que su propietario lo solicite a fin de verificar el uso del mismo y excluir del beneficio la parte del predio que este siendo explotada económicamente; en la exclusión se tiene en cuenta el estado del predio el día en que se realiza la visita y no le es posible a la administración pública determinar si posteriormente el predio va a ser explotado económicamente. Esta situación será actualizada cada año cuando se realice nuevamente la visita por parte de la secretaria de infraestructura, para la siguiente vigencia fiscal. De otra parte es pertinente manifestar que existe predios especialmente en el centro de Tunja que los locales comerciales son de propietario diferente al dueño del resto de la construcción; en estos casos cada uno tiene su folio de matrícula independiente y por ende tienen una aplicación de exención diferente para cada uno de ellos según su propia situación. (Replica que aplica para todas las observaciones de exención). Ver anexos AZ No. 5.Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Del análisis de la respuesta dada por la administración, estamos de acuerdo en la fórmula y procedimiento utilizado para determinar el porcentaje del área que genera lucro, como se puede ver el resultado del porcentaje que determinan es igual al obtenido por la comisión de auditoria (24.6%).La irregularidad en que ocurrió la Secretaria de Hacienda fue la de tomar el 100% y restarle el porcentaje que genera lucro 24.6% lo cual les da el 75.3%, pero si vemos el acuerdo 010 de 2015 en el artículo primero numeral b) determina que “Las
edificaciones calificadas y certificadas por la Oficina Asesora de Planeación Municipal como NIVEL DE INTERVENCION 2. Conservación de tipo arquitectónico, Inmuebles con características representativas en términos de implantación predial, volumen edificado, organización espacial, y elementos ornamentales deben ser conservados. Serán exoneradas del 70% del impuesto predial”. La Oficina asesora de Planeación certifica que es un predio según el POT de Tratamiento Modalidad Conservación Integral (PEMP) Nivel 2; Por consiguiente para la determinación del porcentaje de exención se debe tomar el 70% que es el que el acuerdo le concede como exención y restarle el porcentaje que genera lucro 24.6% lo cual nos da el 45.4% de Exención
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y no del 75.3% como lo determinan en la resolución 0730 de 2016.Para determinar el valor real de la exención se toma Valor exención decretada 75.3% Valor exención real 45.4% 4.526.000*45.4% = $ 2.728.823 75.3% 4.526.000 – 2.728.823 = 1.797.177 Mayor valor exonerado 1.797.177 Lo cual genero un mayor valor exonerado por la suma de UN MILLON SETECIENTOS NOVENTA Y SIETE MIL CIENTO SETENTA Y SIETE PESOS $1.797.177,que se constituye en un detrimento del erario público, como se determinó en el cuadro No 8 “Mayores valores otorgados en las exenciones de 2016” Por consiguiente se configura en un hallazgo administrativo con incidencia fiscal. Lo anterior se presentó por desconocimiento de la normatividad vigente y su aplicación lo que genero un mayor valor exonerado. CONCLUSION: En la exoneración de este predio es donde se ve claramente la irregularidad cometida en la liquidación del porcentaje a exonerar y por ende el mayor valor exonerado en cada uno de los predios anteriores. De conformidad con el acuerdo 010 de 2015 y Certificación de la Oficina Asesora de Planeación donde determina que el nivel de conservación del predio es Nivel 2, el acta de visita expedida por la Secretaria de Infraestructura donde reporta que el área que genera lucro es de 24.6 M2 y lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 en el artículo primero numeral b) “Las edificaciones calificadas y
certificadas por la Oficina Asesora de Planeación Municipal como NIVEL DE INTERVENCION 2. Conservación de tipo arquitectónico, Inmuebles con características representativas en términos de implantación predial, volumen edificado, organización espacial, y elementos ornamentales deben ser
conservados. Serán exoneradas del 70% del impuesto predial” Como se observa el máximo de exención es del 70% sin tener áreas de lucro, esto quiere decir que a este porcentaje se les resta las áreas de lucro, que para nuestro caso seria 70% menos 24.6% nos da 45.4% y no el valor que exonera la Secretaria de Hacienda 75.3%, resultante de tomar el 100% menos las áreas de lucro 24.6%. Sumados los mayores valores exonerados mediante resoluciones No. 0739, 0902, 0788, 0968, 0179, 0347 y 0308, en cada uno de los predios nos da la suma de $44.139.419, ( ver cuadro No 8 “Mayores valores otorgados en las exenciones de 2016”) lo cual se constituye en un hallazgo administrativo con incidencia fiscal. Lo anterior se presentó por desconocimiento de la normatividad vigente y su aplicación lo que genero un mayor valor exonerado.
2.1.8. CARTERA IMPUESTO PREDIAL
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Revisado el Sistema Integrado de Gestión de la Alcaldía de Tunja, se comprobó que existe el Procedimiento de clasificación de la cartera determinado con el código GFI_PC_011, con este procedimiento se puede establecer la cartera vigente y la cartera que esta próxima a prescribir por antigüedad a través del administrador del Sistema Impuestos Plus De conformidad con el procedimiento el Jefe de la unidad de liquidación realizara la clasificación de la cartera organizándola de mayor a menor de acuerdo a los siguientes criterios
Deudores de Grandes Acreencias. Deudores cuyas deudas totales consolidadas (capital, sanción e intereses) constituyen el 50% más alto del total de la cartera de cobro . Deudores de Medianas Acreencias. Deudores cuyas deudas totales consolidadas (capital, sanción e intereses) constituyen el 25% siguiente más alto del total de la cartera de cobro . Deudores de Pequeñas Acreencias. Deudores cuyas deudas totales consolidadas (capital, sanción e intereses) constituyen el 25% restante del total de la cartera de cobro.
Teniendo en cuenta lo anterior se solicitó a la Oficina de Impuestos la relación de la cartera 31 de diciembre de 2016, La cual nos envió un archivo de la cartera de las vigencias 2007 a 2016, estudiada y analizada la cartera de los últimos 5 años nos dio como resultado Cuadro No 9 CONSOLIDADO DE CARTERA DE IMPUESTO PREDIAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2016
TOTAL 17,050,549,903 Fuente: Relación de cartera de sistemas
OBSERVACION No. 13
La información correspondiente a la cartera por concepto de impuesto predial unificado que presento la Oficina de Impuestos y que fue extractada de la base de datos no es confiable, si se tiene en cuenta que las relaciones son presentadas año a año en forma independiente, con lo cual no se puede verificar si en realidad las cifras presentadas son reales o no, de conformidad con el Sistema Integrado de Gestión el procedimiento para presentar la
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información debe ser consolidada es decir que a 31 de diciembre de 2016 se debe presentar una relación de cartera de los predios que deben a esa fecha discriminando la vigencia respectiva y el valor; de esta forma se puede establecer la cartera que esta próxima a prescribir, situación que no se dio, por lo cual se incumplió con lo establecido en el Acuerdo 0403 de 2013 y Decreto 0133 de 2014. Lo cual nos lleva a concluir que la información que fue suministrada a esta comisión es inexacta y no confiable. Es deber de la Alcaldía de Tunja y de sus dependencias, garantizar que la información y comunicación interna se divulgue en forma oportuna, exacta y confiable, Se Incumplo con lo establecido en la ley 87 de 1993, articulo 2 e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de
sus registros.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD Atendiendo la observación efectuada por la CONTRALORIA MUNICIPAL, se precisa que la cifra reportada como RENTAS POR COBRAR IMPUESTO PREDIAL, corresponde al archivo inicial generado desde el SISTEMA IMPUESTOS PLUS, allegado por el ADMINISTRADOR DEL SISTEMA IMPUESTOS PLUS. A las cifras reportadas, se les aplico un proceso de depuración, el cual se realiza como quiera que entre los predios reportados como morosos, encontramos, predios respecto de los cuales se adelantan procesos tales como: _Predios que reporta el IGAC sin número de matricula _predios con el contribuyente fallecido _predios con uso LOTE sin dirección alterna para surtir notificación personal Titularidad predios del Municipio _cartera de baja rentabilidad aplicando ecuación costo/beneficio _Legalización de predios sin titulo _Predios con identificación errada de contribuyente _Actualización de datos propietario actual _Existencia física, jurídica y fiscal del predio confirmada por parte del IGAC- TERRITORIAL BOYACA. Para aclarar esta situación sean adelantado consultas al IGAC oficio No 1.4.15-643 del 12 de diciembre de 2016, así mismo se envía oficio No 1.4.15-641 del 12 de diciembre de 2016 a la oficina de instrumentos públicos los cuales son parte de los anexos a este documento. Acorde a lo anterior, la cifra de $19.971.974 miles es confiable. Para la vigencia 2017 se ha aplicado tal principio y en efecto, ya se informó cuanto es el IMPUESTO PREDIAL por recaudar de la presente vigencia, para así al final de la vigencia, poder determinar cuál es la renta por cobrar. Igualmente sobre dicha cifra oportunamente impactar los descuentos, las prescripciones y demás conceptos que afecten el resultado final de las rentas por cobrar.
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Allego para tal fin copia del oficio 1.4.5-1- 279J con el cual se reportaron las cifras consolidadas de rentas por cobrar y un CD que contiene los archivos correspondientes para la vigencia 2017. Comedidamente solicito sea levantada la observación planteada por la contraloría Municipal, de acuerdo a la explicación rendida. Igualmente a que esta observación ya había sido determinada como observación No. 05 en la AUDITORIA ESPECIAL ESTADOS FINANCIEROS VIGENCIA FISCAL 2016, procediendo la contraloría en dicha auditoria a levantar la observación. Adjunto respuesta dada la réplica por la Contraloría Municipal de Tunja. Ver anexos AZ No. 5.Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA En la respuesta la administración manifiesta que la cartera presentada si es confiable ya que esta fue depurada en cada vigencia y que el saldo que se refleja en el consolidado $19.971.974 es real, pero no aclara adjunta documento en el cual se vea consolidada la cartera por concepto de impuesto predial a 31 de diciembre de 2016 por lo anterior se configura en hallazgo administrativo con alcance disciplinario. Lo anterior se presenta por Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema y que generan informes incompletos, inexactos y no confiables.
2.2. IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO El impuesto de industria y comercio recaerá sobre todas las actividades comerciales, industriales y de servicios que se realizan directamente o indirectamente en el Municipio de Tunja, por personas naturales, jurídicas o sociedades de hecho, ya sea que se cumplan en forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados con establecimiento de comercio o sin él. El Municipio de Tunja cuenta con dos clases de contribuyentes que son contribuyente Inexacto, donde el contribuyente presenta datos o liquidaciones erradas o incompletas, no liquidan sanción ni intereses, o mal diligenciadas y el Contribuyente Omiso: donde el contribuyente no ha cumplido con el deber de presentar las declaraciones a las que esté obligado y en las fechas estipuladas según el calendario tributario 2016 para el Municipio de Tunja. El Municipio no identifica cuantos son los contribuyentes omisos y cuantos los inexactos en razón a que no se realizan censos al 100% de los contribuyentes y no se llevan un control para establecer si todos presentaron la declaración, si cancelaron y si están bien liquidadas. En la siguiente tabla se muestra el número de contribuyentes que tiene registrado el municipio en su base de datos del sistema impuestos plus. De los 6255 contribuyentes de la vigencia 2016 se auditaron 276 contribuyentes por parte del Municipio, distribuidos en 5 auditores, lo que equivale al 0.044% de los 6255 contribuyentes del impuesto de industria y comercio, informado en el reporte suministrado por la entidad para la vigencia 2016, es
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importante aclarar que la muestra se tomó aleatoria y teniendo en cuenta el tiempo de ejecución de la auditoria. Cuadro No 10
RELACION CONTRIBUYENTES IMPUESTO INDUSTRIA Y COMERCIO
Año # CONTRIBUYENTES
2012 4.397
2013 5.273
2014 5.670
2015 6.404
2016 6.255 Fuente: Base de datos sistemas
2.2.1. CONTROL DE GESTION El Municipio de Tunja en materia de impuesto industria y comercio se encuentra regulado por la ley 14 de 1983 y el Decreto 0389 de 2006 estatuto tributario Municipal. Cabe anotar que el impuesto de industria y comercio está definido como un tributo de carácter municipal, el cual grava la realización de actividades comerciales, industriales y /o la prestación de servicios dentro del Municipio de Tunja, la cual se realiza de forma directa o indirecta, de forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados con establecimiento de comercio o sin él. Es importante definir que las actividades industriales son las dedicadas a la producción, extracción, fabricación, confección, preparación, transformación, manufactura y ensamblaje de cualquier clase de materiales y bienes de cualquier clase de materiales o bienes. Como actividades comerciales se tiene definido que son las destinadas a la compraventa, o distribución de bienes o mercancías, tanto al mayor como al detal y las definidas como tal en el código del comercio siempre y cuando no estén consideradas por el mismo código o por la ley como actividades industriales y de servicios y por actividades de servicios se tiene que son las dedicadas a satisfacer las necesidades de la comunidad.
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Cuadro No.11 Comportamiento del recaudo de impuesto de Industria y Comercio vigencia 2012 -2016
Elaboro: Comisión de auditoria Fuente: Ejecución presupuestal
Se efectuó una comparación entre el recaudo de la vigencia 2016, comparado con el recaudo de la vigencia 2015, y se presentó un incremento de $1.862.753.643 que equivale al 10.81% pero en la recuperación de cartera correspondiente al recaudo por impuesto de industria y comercio vigencias anteriores se presentó una disminución de $372.994.160 que equivale al 22.05% 2.2.2. RECAUDO IMPUESTO INDUSTRIA Y COMERCIO La auditoría empezó revisando las declaraciones presentadas en el 2016, que reposan en la oficina de Recaudo, donde se inicia el proceso, diariamente las entidades bancarias autorizadas para el recaudo de los ingresos por recaudo de industria y comercio envía un reporte generado por el banco y anexa las declaraciones presentadas por el contribuyente, algunas sin pago y otras con pago, para ser descargadas en el sistema a cada uno de los contribuyentes. En nuestro proceso auditor se seleccionaron las declaraciones presentadas en los meses (septiembre, noviembre y diciembre), de las cuales se encontraron las siguientes situaciones:
OBSERVACION No. 14
En el proceso selectivo de revisión de las declaraciones de industria y comercio presentadas por contribuyente en las diferentes entidades bancarias autorizadas para recaudar este impuesto, se encontró que la mayoría de contribuyentes presentan declaraciones correspondientes a vigencias 2011,2012,2013,2014 y 2015 y las presentan sin pago en la vigencia 2016 y posteriormente cancelan; y algunos a la fecha de la auditoria no han efectuado el pago correspondiente, situación que se genera en razón a que en la oficina de impuestos no existen controles para determinar si los contribuyentes están cumpliendo con su obligación de declarar y efectuar en forma
DESCRIPCIONTOTAL INGRESOS
2012 DICIEMBRE
TOTAL INGRESOS
2013 DICIEMBRE
TOTAL INGRESOS
2014 DICIEMBRE
TOTAL INGRESOS
2015 DICIEMBRE
TOTAL
INGRESOS 2016
DICIEMBRE
VARIACION ABSOLUTA
VARIACION
PORCENTU
AL
Impuestos de Industria y Comercio 12,111,661,682.20 14,358,571,935.71 14,952,872,124.20 17,231,919,592.51 19,094,673,235.56 1,862,753,643.05 10.81%
Impuesto de Industria y Comercio Vigencias Anteriores 960,513,415.00 1,675,685,878.04 1,789,691,414.16 1,691,466,437.68 1,318,472,277.60 -372,994,160.08 -22.05%
Avisos y tableros 1,804,329,428.00 1,680,941,234.29 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00%
Intereses Moratorios Industria y Comercio 422,710,488.00 300,814,854.95 465,365,441.39 236,080,637.00 350,125,550.91 114,044,913.91 48.31%Sobretasa Impuesto de Industria y Comercio y su
Complementario 703,752,086.00 611,591,298.43 636,497,199.54 711,201,466.00 823,866,651.00 112,665,185.00 15.84%Sobretasa Impuesto de Industria y Comercio y su
Complementario V.A 117,895,849.00 36,149,970.96 43,819,852.05 46,223,584.60 32,733,673.14 -13,489,911.46 -29.18%
TOTAL INGRESOS 16,120,862,948.20 18,663,755,172.38 17,888,246,031.34 19,916,891,717.79 21,619,871,388.21 1,702,979,670.42 23.72%
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oportuna, de acuerdo con el calendario tributario establecido para la vigencia correspondiente. Lo cual genera que el contribuyente presente su declaración en forma extemporánea y cancele sin liquidar los intereses de mora tal como lo establece el decreto 0389 de 2006. El hecho de que el contribuyente se encuentre matriculado, esté ejerciendo la actividad objeto del gravamen y liquidando y facturando el correspondiente impuesto, sin que el sujeto pasivo del impuesto esté cumpliendo con la obligación de efectuar el pago con la oportunidad debida, evidencia debilidades y deficiencias en la gestión de cobro de cartera que realiza la Entidad, ya que no se refleja un cobro efectivo a los deudores. De no ser desvirtuada esta observación se configurara como un hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD La SECRETARIA DE HACIENDA en forma permanente envía a los Contribuyentes con deudas pendientes Oficios Persuasivos, recordando las obligaciones respecto al Impuesto de Industria y Comercio. Existen controles permanentes de obligaciones pendientes de pago, priorizando las grandes acreencias, revisando respecto de estos contribuyentes sus declaraciones privadas pendientes de pago para realizar cobros y determinación de deudas. Así mismo se han venido realizando procesos por sectores de acuerdo a actividades económicas, ubicación, ingresos, e inexactitudes para establecer deudas reales con la Administración. Es así como se seleccionan expedientes de acuerdo a revisiones permanentes de quienes tributan, como ya se aclaró, contando con Auditores contratados para Fiscalizar, Liquidar y cobrar. La Administración Municipal provee el Calendario Tributario en el mes de Diciembre de la vigencia inmediatamente anterior al pago de las obligaciones, esta herramienta se publica en la página de la Alcaldía, la cual está a disposición de los Contribuyentes a Nivel Nacional, para la Oficina de Impuestos es imposible regular en forma obligatoria el cumplimiento dentro de Calendario, del 100% de la Población. En cuanto a la liquidación de intereses, a través de la UNIDAD DE FISCALIZACION se genera la factura a través del sistema y se liquidan los intereses correspondientes, (ver volumen de facturación por cada vigencia Cuadro N° 1 anexo). En caso de que el contribuyente no estipule y pague dentro de la liquidación privada los intereses, la Oficina los requiere para su cancelación posterior, pero el contribuyente siempre tiene que liquidar intereses y sanciones.
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De acuerdo al Estatuto de Rentas del Municipio de Tunja (decreto 0389 de 2006) los contribuyentes pueden cumplir con su obligación formal de presentar su declaración en la entidad bancaria y posteriormente una vez ingresan al SISTEMA IMPUESTOS PLUS proceder a su pago mediante la expedición de recibos de pago de cuota ICA las cuales al momento de su expedición incluyen el cobro de intereses de mora hasta la fecha de pago. Respecto de los contribuyentes que no cancelan, se procede a gestionar su cobro persuasivo ante la unidad de liquidación, en efecto para la presente vigencia tenemos un total de 80 expedientes en cobro. Ante su no pago en etapa persuasiva se remiten las declaración privadas de ICA que prestan merito ejecutivo para la UNIDAD DE COBRO COACTIVO, al respecto tenemos que para el año 2016 se remitieron 39 títulos ICA. La gestión del cobro de las liquidaciones de ICA presentadas sin pago, ha sido eficiente y como producto de ello, tenemos que para la presente vigencia se han recaudado $992.174.080 con lo cual se ha superado la meta proyectada a recaudar, pues estamos en un 125% de cumplimiento. Permanentemente se realiza campañas publicitarias para motivar el pago de los impuestos y se realiza operativo para actualizar los contribuyentes de ICA y cobrarles los respectivos impuestos; y para quienes no lo pagan se inicia el respectivo proceso de cobro. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la alcaldía, no desvirtúa la situación evidenciada en razón a que durante el trabajo de campo se comprobó que la mayoría de declaraciones presentadas, liquidadas y pagadas por el contribuyente no son revisadas y por lo tanto el sistema no calcula intereses, porque ya fueron presentadas extemporáneamente y canceladas a la entidad bancaria, y las otras declaraciones presentadas sin pago a la fecha de la auditoria no habían sido canceladas; además como se manifestó en el informe, la unidad de fiscalización no alcanza a revisar ni el 1% de las declaraciones presentadas. Por lo tanto se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.
OBSERVACIÓN No. 15
Durante la revisión selectiva realizada a las declaraciones presentadas en el mes de septiembre que es el plazo máximo establecido en el calendario tributario de la alcaldía para que declaren oportunamente las personas naturales cuyos ingresos sean inferiores 60 salarios mínimos mensuales legales vigentes 2015 ($38.661.000 ingresos brutos anuales año 2015), se encontró que 12 contribuyentes presentaron sin pago
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declaraciones cuyo impuesto a cargo suma $ 7.905.000 ,correspondiente a las vigencias 2011,2012,2013,2014 sin liquidar intereses de mora; y a la fecha la mayoría no ha cancelado, tal como se observa en él, cuadro No. 12, ni tampoco ha sido objeto de auditoria por parte de la unidad de fiscalización, ya que no se encuentran en la relación de expedientes suministrada a la comisión de auditoría. Al no desvirtuar lo Observado y allegar los soportes correspondientes se configurara en hallazgo administrativo
Cuadro No 12 Declaraciones de Industria y Comercio
Fuente: declaraciones de industria y comercio me de septiembre Elaboro: comisión de auditoría
RESPUESTA DE LA ENTIDAD La presentación de las Declaraciones Anuales y Liquidaciones Privadas del Impuesto de Industria y Comercio sin pago es un derecho del contribuyente, a presentar su declaración sin pago, a fin de cumplir el calendario tributario y evitar la generación de sanciones por extemporaneidad. El pago lo realizan posteriormente, de acuerdo a las fechas de vencimiento de las cuotas con la liquidación de intereses se realiza en el momento en que el ciudadano solicite fecha para pagar y factura. Ante su no pago, se envía posteriormente un oficio persuasivo solicitando el pago de las mismas, Si verificamos el sistema la placa 228472 ya cancelo sus deudas pendientes con liquidación de intereses y aplicación del beneficio, los demás registros se encuentran en proceso de auditoría para su respectivo cobro.
cedula o Nit contribuyente
año
gravable
fecha limite de
presentacion
fecha de
presentacion impuesto a cargo OBSERVACION
No. de
registroestado
7162602 Galvis Lopez Julio Alfonso 2013 2014 30/09/2016 230,000 presentado sin pago 10808 sin pagar a la fecha
7162602 Galvis Lopez Julio Alfonso 2011 2014 30/09/2016 185,000 presentado sin pago
40041273 Muñoz Silva Claudia 2012 2013 30/09/2016 192,000 presentado sin pago
40041273 Muñoz Silva Claudia 2014 2015 30/09/2016 126,000 presentado sin pago
40041273 Muñoz Silva Claudia 2013 2014 30/09/2016 188,000 presentado sin pago 229316 sin pagar a la fecha
40769059 Valderrama Jimenez Hilda 2012 2013 30/09/2016 377,000 presentado sin pago
40769059 Valderrama Jimenez Hilda 2013 2014 30/09/2016 1,154,000 presentado sin pago 227511 sin pagar a la fecha
40769059 Valderrama Jimenez Hilda 2014 2015 30/09/2016 740,000 presentado sin pago
40769059 Valderrama Jimenez Hilda 2015 Sep-16 30/09/2016 531,000 presentado sin pago
40017315 salinas Duran Ana Elsa 2014 2015 30/09/2016 71,000 presentado sin pago 232521 sin pagar a la fecha
40017315 salinas Duran Ana Elsa 2015 Sep-16 30/09/2016 823,000 presentado sin pago 232521
6762279 sanchez wiches Ignacio 2015 Sep-16 30/09/2016 291,000 presentado sin pago 229639 debe $ 3419000
23782238 Erika Andrea Luengas Marin 2015 Sep-16 30/09/2016 51,000 presentado sin pago 231515 debe 49000 DE 2016
40010815 Georgina Ramirez 2013 2014 30/09/2016 120,000 presentado sin pago 220515
40010815 Georgina Ramirez 2014 2015 30/09/2016 91,000 presentado sin pago 220515 sin pagar a la fecha
40778673 Marisol Penagos Triana 2015 Sep-16 30/09/2016 538,000 presentado sin pago 232591 pago 2014 debe 2015
40778673 Marisol Penagos Triana 2014 2015 30/09/2016 810,000 presentado sin pago
60335917 Torrado Obregon Sandra Samira 2015 Sep-16 30/09/2016 268,000 presentado sin pago 231324 sin pagar a la fecha
7179300 Reyes Duarte Fernando 2012 2013 30/09/2016 211,000 presentado sin pago 229581 sin pagar a la fecha
7179300 Reyes Duarte Fernando 2013 2014 30/09/2016 165,000 presentado sin pago
7179300 Reyes Duarte Fernando 2014 2015 30/09/2016 124,000 presentado sin pago
40029017 sanabria silva Maria Eugenia 2015 2016 30/09/2016 375,000 presentado sin pago 229395 abono $150.000
40046772 Ochoa Jaime Andrea 2015 2016 30/09/2016 244,000 presentado sin pago
valor total sin liquidar intereses de mora 7,905,000.00$
Tabla No. 1 Declaraciones de industria y comercio
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Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la entidad no desvirtúa la observación, además menciona la placa o expediente 228472, el cual no se reflejó en el cuadro No 12 que hace parte de la observación, y los expedientes relacionados a la fecha no se evidencio el pago en la unidad de recaudo, además menciona un cuadro anexo, el cual no se encuentra, ni se idéntica con número de folio, por lo tanto se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.
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OBSERVACION No. 16 De los nueve (9) contribuyentes que presentaron declaraciones extemporáneas sin pago correspondiente a las vigencias 2011,2012,2013,2014 y 2015 cuyo plazo se venció el 30 de septiembre, con un impuesto a cargo de $ 10.904.000, han cancelado en cuotas, sin que medie ningún acuerdo por escrito en el cual se pacte la forma de pago, estas declaraciones se encuentran archivadas no se les ha hecho ningún seguimiento, tampoco se encuentran en la relación de expedientes de auditoria entregado a la comisión de la Contraloría, tal como se refleja en cuadro No. 13- tabla No. 2, lo que genera por un lado el riesgo de la prescripción del cobro del impuesto y por el otro, que ante la tardanza o el no recaudo efectivo de dicha cartera, se afecten las finanzas municipales. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura en hallazgo administrativo.
Fuente: declaraciones de industria y comercio y complementarios mes de noviembre y diciembre. Elaboro: comisión de auditoría
RESPUESTA DE LA ENTIDAD Revisado el Sistema IMPUESTOS PLUS se encontró la siguiente información respecto a los siete (7) contribuyentes que presentaron la declaración con liquidación y sin pago, como se enuncio en al anterior numeral, los contribuyentes tienen el derecho a presentar para posteriormente pagar; la Administración Municipal tiene cinco (5) años para cobrar, desde la fecha de la presentación; sin embargo estas declaraciones también serán ingresadas a
tabla No. 2 Declaraciones de Industria y Comercio
cedula o Nit contribuyente
año
gravable
fecha limite de
presentacion
fecha de
presentacion
impuesto a
cargo
35337734 ANA ELIZA CASTILLO QUIROGA 2015 Sep-16 14-12-2016 682,000 RECIBIDO SIN PAGO CANCELO EL 5 DE MAYO DE 2017
35337734 ANA ELIZA CASTILLO QUIROGA 2014 AÑO2015 14-12-2016 663,000 RECIBIDO SIN PAGO
35337734 ANA ELIZA CASTILLO QUIROGA 2013 AÑO 2014 14-12-2016 663,000 RECIBIDO SIN PAGO
1049625018 GONZALEZ NIÑO LEIDY DAYANA 2011 AÑO 2012 14-12-2016 157,000 RECIBIDO SIN PAGO NO HA PAGADO A LA FECHA
1049625018 GONZALEZ NIÑO LEIDY DAYANA 2012 AÑO 2013 14-12-2016 159,000 RECIBIDO SIN PAGO
1049625018 GONZALEZ NIÑO LEIDY DAYANA 2013 AÑO 2014 14-12-2016 178,000 RECIBIDO SIN PAGO
1049625018 GONZALEZ NIÑO LEIDY DAYANA 2015 AÑO 2016 14-12-2016 176,000 RECIBIDO SIN PAGO
1049625018 GONZALEZ NIÑO LEIDY DAYANA 2014 AÑO 2015 14-12-2016 181,000 RECIBIDO SIN PAGO
40024063 LEMUS VANEGAS ESPERANZA 2011 Sep-16 14-12-2016 143,000 RECIBIDO SIN PAGO NO HA PAGADO A LA FECHA
40024063 LEMUS VANEGAS ESPERANZA 2012 AÑO 2013 14-12-2016 144,000 RECIBIDO SIN PAGO
40024063 LEMUS VANEGAS ESPERANZA 2014 AÑO 2015 14-12-2016 139,000 RECIBIDO SIN PAGO
40024063 LEMUS VANEGAS ESPERANZA 2013 AÑO2014 14-12-2016 156,000 RECIBIDO SIN PAGO
40024063 LEMUS VANEGAS ESPERANZA 2015 Sep-16 14-12-2016 132,000 RECIBIDO SIN PAGO
6773249 VANEGAS CASTILLO ORLANDO 2012 AÑO 2013 06-12-2016 245,000 RECIBIDO SIN PAGO
6773250 VANEGAS CASTILLO ORLANDO 2015 AÑO 2016 06-12-2016 286,000 RECIBIDO SIN PAGO PAGO PERO DEBE 2016 Y SALDOS
6773250 VANEGAS CASTILLO ORLANDO 2014 AÑO 2015 06-12-2016 333,000 RECIBIDO SIN PAGO DE LAS VIGENCIAS 2012 Y 2013
6773250 VANEGAS CASTILLO ORLANDO 2013 AÑO 2014 06-12-2016 291,000 RECIBIDO SIN PAGO
6773250 VANEGAS CASTILLO ORLANDO 2011 AÑO 2012 06-12-2016 210,000 RECIBIDO SIN PAGO
1019059116 HELEN JULIET ANGARITA PALENCIA 2013 AÑO 2014 01/12/2016 608,000 RECIBIDO SIN PAGO ESTA CANCELADO EN CUOTAS Y
1019059116 HELEN JULIET ANGARITA PALENCIA 2014 AÑO 2015 01/12/2016 599,000 RECIBIDO SIN PAGO PRESENTA DEUDA A LA FECHA
1019059116 HELEN JULIET ANGARITA PALENCIA 2015 Sep-16 01/12/2016 577,000 RECIBIDO SIN PAGO
114385372 ANDRES CAMILO SEGURA LEAL 2014 2015 21-dic-2016 428,000 RECIBIDO SIN PAGO DEBE $ 2.635.000
114385372 ANDRES CAMILO SEGURA LEAL 2015 Sep-16 16-dic-2016 2,635,000 RECIBIDO SIN PAGO
40021737 CELY VELANDIA FLOR ELBA 2012 2013 29/11/2016 277,000 RECIBIDA SIN PAGO
40021737 CELY VELANDIA FLOR ELBA 2015 Sep-16 24/11/2016 213,000 RECIBIDA SIN PAGO NO HA CANCELADO A LA FECHA
40021737 CELY VELANDIA FLOR ELBA 2014 2015 24/11/2016 332,000 RECIBIDA SIN PAGO
40021737 CELY VELANDIA FLOR ELBA 2013 2014 24/11/2016 297,000 RECIBIDA SIN PAGO
valor total sin liquidar intereses de mora 10,904,000.00$
OBSERVACION
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los respectivos expedientes para enviar los respectivos actos Administrativos para recuperar esos dineros; en este punto se informa que se realizaron llamadas telefónicas en su momento y el resultado fue el siguiente: Registro 229240 ya cancelo las deudas pendientes el 5 de Mayo de 2017 Registro 232819 será enviado oficio persuasivo para cobrar Registró 229652 pagos el 17 de Mayo de 2017 Registro 227987 se revisó el Estado de cuenta y los saldos de los años 2012 y no son reales son generados por el cargue de las declaraciones de corrección, se realizará el ajuste, pago los años 2012 a 2015 en abril de 2017. El año pendiente se comprometió a cancelarlo a finales de Junio. El registro 230910 este contribuyente solicito la liquidación de intereses y no canceló, será oficiado al respecto. El registro 232820 cancelo el 30 de marzo de 2017 el año 2014 fiscal 2015, se realizó llamada telefónica, igual se le enviara oficio persuasivo. El registro 220733 está pendiente para enviarle igualmente el oficio persuasivo. Se realiza un seguimiento a los contribuyentes con deudas pendientes en forma permanente (la evidencia son los Oficios persuasivos, Emplazamientos para Declarar, Emplazamientos para corregir y Requerimientos de Información), la atención personalizada en la Oficina y vía telefónica se les persuade para que cumplan con las deudas pendientes, como se indicó anteriormente no puede haber detrimento o prescripción ya que tenemos cinco años (5) para cobrar deudas. Para evidenciar el cobro de cuotas es importante que se revise en el sistema la cantidad de facturas generadas de 1, 2 y 3 cuotas pendientes de pago (Cuadro N° 1) Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la entidad corrobora la observación teniendo en cuenta que a la fecha la deuda está vigente y manifiestan que realizaran las correspondientes acciones para lograr su recaudo. Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.
OBSERVACION No. 17
El proceso de revisión de pago de las declaraciones de industria y comercio fue
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dispendioso, debido a que las declaraciones no están archivadas con su correspondiente factura de pago o abono a cuenta, están archivados por meses en forma cronológica en un paquete aparte, situación que dificulta la revisión ya que no se puede realizar seguimiento a los pagos realizados por el contribuyente cuando ha presentado sin pago. Esta observación tiene incidencia administrativa. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura en hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD La UNIDAD DE RECAUDO, a la fecha ya ha remitido la totalidad de declaraciones presentadas vigencias 2016, junto con los 4 tomos de colillas de pagos de cuotas ICA 2016, los cuales a través de la contratista de archivo se encuentra en proceso de incorporación a cada expediente de contribuyente ICA. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La entidad en su respuesta acepta que efectivamente las declaraciones de Industria y Comercio no se encuentran debidamente archivadas con los recibos de pago, y que se encuentra en proceso de incorporación al expediente; por lo tanto se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.
2.2.3. FISCALIZACION De la muestra seleccionada se verifico la documentación encontrándose que se sigue el procedimiento establecido en el decreto 0389 de 2006 en lo que a tarifas aplicar se trata, igualmente en la revisión a los documentos que soportan el impuesto tributario de industria y comercio, en lo referente a las notificaciones, emplazamientos, Se evidencio que la Alcaldía Municipal no tiene procedimientos establecidos para seleccionar los contribuyentes que deben ser objeto de fiscalización por parte de los profesionales contratados para tal fin, solo se entregan a través de un libro radicador. Existe un formato de control de auditoria GF1-F-035, en el cual se deben plasmar todo el proceso realizado por el auditor responsable, desde el momento en que recibe el expediente, hasta que se archiva o pasa a otro auditor o a liquidación, según el caso, pero la mayoría no lo anexan.
OBSERVACION No. 18
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El Municipio de Tunja no cuenta con un adecuado proceso de fiscalización que permita evitar la evasión y garantice el cumplimiento de la obligación de presentar y pagar anualmente la declaración de industria y comercio. No hay un programa previamente establecido para la fiscalización de la renta del Impuesto de Industria y Comercio, el cual contemple actividades tanto preventivas como especiales y que especifique las estrategias, las acciones y su alcance, la entidad no posee las herramientas necesarias para el cumplimiento de dichas actividades, encaminadas a identificar el 100% de contribuyentes activos no conocidos por la administración, hasta la identificación plena de aquellos contribuyentes que determinan y pagan oportunamente el impuesto, Se ejecutan procesos aislados, sin fijación de metas y planificación. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura en hallazgo administrativo RESPUESTA DE LA ENTIDAD La SECRETARIA DE HACIENDA, se encuentra adelantando el proceso de expedición de manuales de procesos y procedimientos para sus dependencias, donde se ha previsto regular todo el procedimiento IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO, donde se ha previsto entre otras actividades, la determinación de las poblaciones objeto de control, y controles de evasión a través de cruces de bases de terceros. Adicional a lo anterior, la SECRETARIA DE HACIENDA a través de sus dependencias, ha desarrollado las siguientes actividades: _Adopción del formato CONTROL DE AUDITORIA PARA EXPÉDIENTE código GFI-F-035 donde cada contador- auditor lleva el reporte de cada expediente ICA y el avance del proceso de fiscalización o liquidación _Cruces de bases de renta con la DIAN a fin de establecer bases gravables de tributación y verificar evasión. _operativo para visitar contribuyentes en su establecimiento de comercio, a fin de verificar si se encuentra registrado como contribuyente ICA, a fin de establecer OMISOS. Remitimos copia del proyecto manual de procedimiento administrativo coactivo del proceso de recaudo de impuestos del municipio de Tunja, el cual contiene recaudo de Impuesto Predial Unificado, ICA, Industria Y Comercio, Avisos Y Tableros, Reteica, Cobro Coactivo, Impuestos Menores Y Rentas Varias. DECISION DE LA CONTRALORIA La alcaldía acepta que se está adelantando el proceso de expedición de manuales para cada una de sus dependencias, pero a la fecha no existen, por lo cual se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo, y se debe incluir en el plan de mejoramiento.
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El hecho de no identificar los contribuyentes omisos y no efectuar el debido cobro y recaudo de la renta de los contribuyentes declarantes que presentan sin pago, incide en la no optimización de dichos recursos, a través de su aplicación en los programas de desarrollo u otros contemplados en el plan de desarrollo del Municipio. Dicha situación podría convertirse en un presunto detrimento patrimonial, de no efectuarse en forma oportuna el efectivo cobro y los recursos tributarios a los que tiene derecho el municipio de Tunja, facultado en las normas tributarias ley 14 de 1983 y el decreto 0389 de 2006. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura en hallazgo administrativo RESPUESTA DE LA ENTIDAD La SECRETARIA DE HACIENDA a través de la UNIDAD DE LIQUIDACION adelanta todo el proceso de cobro persuasivo de los contribuyentes morosos del IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO, gestionando el envío de cobro persuasivos y su posterior remisión para la UNIDAD DE COBRO COACTIVO, en efecto, tenemos la siguiente gestión:
COBROS PERSUASIVOS ENVIADOS 2016
460
COBROS PERSUASIVOS ENVIADOS 2017
550
EXPEDIENTES CON CARTERA MOROSA ICA EN GESTION DE LA UNIDAD DE LIQUIDACION
80
Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la entidad no aclara la observación, no anexan los soportes ni especifican a cuales expedientes corresponden ni a que vigencia. Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.
OBSERVACION No 20
Las declaraciones de industria y comercio a partir del año 2012 se presentan a través de la página web, durante la revisión de expedientes de fiscalización se observó que se presenta demora en el proceso de notificación al contribuyente por emplazamiento por no declarar ,o por requerimiento de información en razón a que algunos contribuyentes han cambiado de dirección y no lo reportan el cambio a la oficina de impuestos para
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que sea actualizada; la entidad no solicita a los contribuyentes que anualmente alleguen copia de actualización de cámara de comercio, e informen cualquier cambio de dirección, correo electrónico, razón social, cambio de actividad. Lo cual genera que las correspondientes actuaciones realizadas por la unidad de fiscalización no sean notificadas oportunamente o no se notifiquen en razón a que son devueltas por las causales de destinatario desconocido o dirección errada y por consiguiente el proceso llegue hasta este punto, y no se logre el objetivo de la auditoria. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura en hallazgo administrativo RESPUESTA DE LA ENTIDAD La UNIDAD DE FISCALIZACION con el apoyo de los contadores auditores, adelanta proceso de auditoría a un total de 360 expedientes, a los cuales se les solicita ante la CAMARA DE COMERCIO el correspondiente certificado de existencia y representación, a fin de identificar la dirección judicial e iniciar a través de esa dirección todos los procesos de notificación de los actos administrativos. Igualmente se han expedido 251 requerimientos de información, donde se requieren algunos documentos a los contribuyentes, entre ellos la cámara de comercio y el RUT. Igualmente se adelanta proceso de notificación en la página WEB de todos los actos administrativos enviados por la UNIDAD DE LIQUIDACION Y Fiscalización a fin de surtir en legal forma la notificación. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION CONTRALORIA La respuesta dada por la entidad no desvirtúa la observación dejada por la auditoria ya que en los expedientes revisados por la comisión de auditoría, no se encontró cámara de comercio ni RUT actualizado, documentos que permiten saber si el contribuyente está ejerciendo su actividad comercial, industrial o profesional, etc. Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.
OBSERVACION No 21
Los expedientes de fiscalización seleccionados no están foliados, los documentos soportes no se encuentran ordenados en forma cronológica, no se puede establecer la fecha de recibo del expediente por parte del profesional contratista, (RUT y cámara de comercio DEL CONTRIBUYENTE desactualizados). No se identifica claramente cada una de las actuaciones (auto de apertura, emplazamientos, requerimiento de información, etc.), además no se encuentra un formato de liquidación para corrección de
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ICA, donde se consigne la formula o método que refleje el valor de los intereses liquidados. Incumpliendo lo establecido en el artículo 4, capítulo II DEL EXPEDIENTE DEL ARCHIVO del acuerdo 002 del 14 de Marzo de 2014 Obligatoriedad de la conformación de los expedientes y unidades documentales simples “Todas las entidades
públicas están obligadas a crear y conformar expedientes de archivo con la totalidad de los documentos y actuaciones que se gestionen en desarrollo de un mismo trámite o procedimiento teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original e integridad, así como a conformar las unidades documentales simples en el caso del mismo tipo documental. De igual forma, están a obligadas a clasificar, organizar, conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus unidades documentales durante todo el ciclo de vida”.
Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura en hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD La UNIDAD DE FISCALIZACION con el apoyo de los contadores auditores, adelanta proceso de auditoría a un total de 360 expedientes, a los cuales los contadores deben diligenciar el formato CONTROL DE AUDITORIA PARA EXPÉDIENTE código GFI-F-035 donde cada contador- auditor lleva el reporte de cada expediente ICA y el avance del proceso de fiscalización o liquidación. El formato fue adoptado desde el mes de septiembre de 2016. Igualmente entre las exigencias contractuales establecidas para los contadores que están vinculados como contratistas es devolver el expediente, el cual debe tener el formato GFI-F-035 diligenciado y debidamente foliado y ordenado. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA Efectivamente se evidencio la existencia del formato GFI-F-035, donde los contratistas relacionan las actividades y actuaciones realizadas, pero no se están diligenciado por todos los contratistas, y no se están archivando adecuadamente los soportes del los expedientes contraviniendo lo establecido en la norma. Por lo tanto se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.
OBSERVACION No. 22
Se evidencia en los algunos expedientes analizados se efectúan emplazamientos a través del correo a los contribuyentes omisos para que cumplan con la obligación de presentar sus declaraciones, o por requerimiento de información, pero son devueltos por destinatario desconocido”, o algunas veces no se envían porque no hay contrato de correspondencia, no se pudo verificar la publicación en la página web, ya que ningún expediente anexa el pantallazo impreso que evidencie la publicación. Durante el trabajo de campo de la comisión de auditoria pudo observar que no han declarado y
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tampoco han cancelado el impuesto, solo el expediente 229197, La Gran Vía, paso a liquidación el 17 de marzo de 2017. (Tal como se observa en cuadro 13). Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura en hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Las diferentes actuaciones que despliega la unidad de liquidación y fiscalización se envían a la última dirección informada por el contribuyente y a su vez se requiera a la cámara de comercio, para confirmar la dirección judicial. No obstante ello, se producen devoluciones de actos tales como emplazamiento, requerimientos, pliegos de cargos, por lo que se procede a adelantar su notificación en la página WEB de todos los actos administrativos enviados por la UNIDAD DE LIQUIDACION Y Fiscalización a fin de surtir en legal forma la notificación. Para lo anterior se presentan anexos. Ver anexos AZ No. 6 Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo, en razón a que la respuesta dada por la entidad no aclara y desvirtúa la observación.
Cuadro No. 14 EXPEDIENTES DE INDUSTRIA Y COMERCIO
CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA
Nit. 800.107.701-8
CÓDIGO: FO-AF-13
VERSIÓN: 02
PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015
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2.2.4. LIQUIDACION Al revisar las resoluciones de sanciones liquidadas por concepto de industria y comercio, por la unidad de liquidación en la vigencia 2016, se tomaron 27 contribuyentes aleatoriamente teniendo en cuenta el tiempo de ejecución de la auditoria, como se observa en el cuadro No. 14, correspondiente a varias vigencias por diferentes causales como son: por no declarar y por no enviar información, según se relaciona en el siguiente cuadro, el valor total de estas resoluciones asciende a la suma de $ 4129.418.211
Cuadro No 15 RESOLUCIONES DE SANCIÓN DE 2016
NOMBRE DEL CONTRIBUYENTE NIT/C.CCAMARA DE
COMERCIO RUT OBSERVACIONES
LUISA FERNANDA CASTELBLANCO
ROJAS. LA GRAN VIA 1.049.628.410 NO ANEXA
SIN FECHA DE
EXPEDICION Y SIN
NIT.
NO HA PRESENTADO DECLARACIONES, SE MATRICULOEL 21 DE MARZO DE 2012, SE ENVIARON
EMPLAZAMIENTOS EL 9 /09/2016 POR LOS AÑOS 2012,2013,2014 Y 2015, NO HAY RESPUESTA A LOS
EMPLAZAMIENTOS , HAY UN REQUERIMIENTO DE INFORMACION DE FECHA 7 /11/2016 SIN
RESPUESTA, YEL 17 DE MARZO SE ENTREGA EXPEDIENTE 229197 A LA UNIDAD DE LIQUIDACION
PROCADUCOL S.A.S ND NO ANEXA
SIN FECHA DE
EXPEDICION Y SIN
NIT.
SEGÚN EL ANEXO SE REGISTRO 22/03/2011, NO HA PRESENTADO NINGUNA DECLARACION SE
ANEXAN 4 EMPLAZAMIENTOS DE FECHA 10-08-2016 POR LAS VIGENCIAS (2011,2012,2013,2014);
LOS CUALES FUERON DEVUELTOS POR DESTINATARIO DESCONOCIDO Y AHÍ FINALIZA EL EXPEDIENTE.
MANUEL FERNANDO PATIÑO VEGA 1.057.571.234 22/09/2014 22/09/2014
SE REGISTRO EL 22 DE SEPT DE 2014 Y A LA FECHA NO HA PRESENTADO DECLARACIONES
CORRESPONDIENTES AL 2014 Y AL 2015 EL 17 DE MARZO SE LE ENVIO UN REQUERIMIENTO QUE NO
Fuente: Relación suministrada por la Unidad de liquidación
Llama la atención del equipo auditor que en la vigencia 2016, solo se recaudó por concepto de sanciones de industria y comercio, el valor de $ 493.236 miles frente al valor de las
FECHA PLACA CONTRIBUYENTE RES CONCEPTO VALOR fecha de pago
10-MAR-16 Y 13-ABR-16222536 SUMINISTROS MEDICOS L.M. LTDA. 0001 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2012 21,312,000 no aparece cargado en el sistema
10-MAR-16 Y 13-ABR-16222536 SUMINISTROS MEDICOS L.M. LTDA. 0002 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2013 21,312,000 no aparece cargado en el sistema
28-MAR-16 230121 NTS NATIONAL TRUCK SERVICE SAS 003 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2010 CRUCE DE INF. 11,104,000 no aparece cargado en el sistema
28-MAR-16 230121 NTS NATIONAL TRUCK SERVICE SAS 004 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2011 CRUCE DE INF. 12,420,000 no aparece cargado en el sistema
28-MAR-16 230121 NTS NATIONAL TRUCK SERVICE SAS 005 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2012 CRUCE DE INF. 8,138,000 no aparece cargado en el sistema
07-ABR-16 010519 FAMA S.A. / MARIO FARIAS ARIAS 006 X NO ENVIAR INFORMAC. AÑO GRAVABLE 2013 16,109,000 no aparece cargado en el sistema
07-ABR-16 010255 CONFECCIONES LUBER SAS 007 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2013 9,920,000 no aparece cargado en el sistema
07-ABR-16 010255 CONFECCIONES LUBER SAS 008 X NO ENVIAR INFORMAC. A. G.2012 Y 2013 21,666,000 no aparece cargado en el sistema
12-ABR-16 228576 DISMAPLOC SAS/ HUBEYMAR QUIJANO009 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2014 8,224,000 no aparece cargado en el sistema
12-ABR-16 230607 HECTOR TOCARRUNCHO GAMBOA 010 X NO ENVIAR INFORMAC. A. G.2013 Y 2014 2,264,211 no aparece cargado en el sistema
20-ABR-16 010518 ROGELIO ENRIQUE TOCUA MUÑOZ 011 X NO ENVIAR INFORMAC. A. G.2014 298,000 no aparece cargado en el sistema
25-ABR-16 228977 UNIVERSAL DE EXPRESOS S.A. 012 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2013 48,801,000 Aparece cargado pero no ha cancelado
02-MAY-16 228343 BELTRAN WILCHES FERNEY ALBEIRO013 X NO ENVIAR INFORMAC. A. G.2012 20,772,000 Aparece cargado pero no ha cancelado
02-MAY-16 229780 ASESORCAMPO SAS 014 X NO ENVIAR INFORMAC. A. G.2013 1,753,000 no aparece cargado en el sistema
04-MAY-16 222372 JAVIER GONZALO BECERRA GALINDO015 X NO ENVIAR INFORMAC. A. G.2013 2,235,000 no aparece cargado en el sistema
25-MAY-16 228284 VIVE BOYACA S.A. 018 X NO ENVIAR INFORMAC. A. G.2013 710,000 ya pago
25-MAY-16 228284 CLINIC R.C. LTDA. 019 X NO ENVIAR INFORMAC. A. G.2013 3,921,000 ya pago
20-JUN-16 227958 DROGUERIA SUPERSALUD TUNJA 024 X NO ENVIAR INFORMAC. A. G.2012 Y 2013 10,801,000 Aparece cargado pero no ha cancelado
02-SEPT-16 220239 ALMACEN LA FLORESTA/ CARLINA VELANDIA025 X NO ENVIAR INFORMAC. AÑO GRAVABLE 2013 298,000 Aparece cargado pero no ha cancelado
05-SEPT-16 229653 OPSA INGENIERIA LTDA. 026 X NO ENVIAR INFORMAC. AÑO GRAVABLE 2014 334,000 ya pago
05-SEPT-16 223832 RECAUDOS DE VALORES S.A.S. 027 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2011 22,342,000 Aparece cargado pero no ha cancelado
05-SEPT-16 223832 RECAUDOS DE VALORES S.A.S. 028 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2012 22,342,000 Aparece cargado pero no ha cancelado
05-SEPT-16 223832 RECAUDOS DE VALORES S.A.S. 029 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2013 22,342,000 Aparece cargado pero no ha cancelado
05-SEPT-16 223832 RECAUDOS DE VALORES S.A.S. 030 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2014 22,342,000 Aparece cargado pero no ha cancelado
06-SEPT-16 232080 TORRES SANABRIA ORLANDO 031 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2011 240,035,000 no aparece cargado en el sistema
06-SEPT-16 232080 TORRES SANABRIA ORLANDO 032 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2012 380,815,000 no aparece cargado en el sistema
06-SEPT-16 232080 TORRES SANABRIA ORLANDO 033 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2013 107,500,000 no aparece cargado en el sistema
06-SEPT-16 232080 TORRES SANABRIA ORLANDO 034 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2014 739,102,000 no aparece cargado en el sistema
07-SEPT-16 011753 COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO ORIENTACION Y SEGURIDAD CTA.035 X NO ENVIAR INFORMAC. AÑO GRAVABLE 2014 Y 2015 2,218,000 no aparece cargado en el sistema
15-SEPT-16 229890 DISTRIBUIDORA DE CARNES MONROY/WILLIAM JAIRO MONROY RUGELES 036 X NO ENVIAR INFORMAC. AÑO GRAVABLE 2013 Y 2014 1,268,000 no aparece cargado en el sistema
24-OCT-16 228538 SEGURIDAD LAS AMERICAS LTDA 037 X NO ENVIAR INFORMAC. AÑO GRAVABLE 2014 Y 2015 2,480,000 no aparece cargado en el sistema
24-OCT-16 228041 INVERSIONES TRANSPORTAR IT DE COLOMBIA SAS038 X NO ENVIAR INFORMAC. AÑO GRAVABLE 2013 Y 2014 7,852,000 no aparece cargado en el sistema
24-OCT-16 224413 EXPENDIO DE CARNES LA 9A. 039 X NO ENVIAR INFORMAC. AÑO GRAVABLE 2014 Y 2015 298,000 no aparece cargado en el sistema
24-OCT-16 229260 INVERSIONES ENERGY SAS 040 X NO ENVIAR INFORMAC. AÑO GRAVABLE 2013 Y 2014 4,567,000 no aparece cargado en el sistema
24-OCT-16 232314 VELANDIA ALMEIDA LUIS 041 X NO ENVIAR INFORMAC. AÑO GRAVABLE 2013 Y 2014 17,345,000 no aparece cargado en el sistema
28-OCT-16 221638 AVILA AYALA DAVID 042 X NO ENVIAR INFORMAC. AÑO GRAVABLE 2014 Y 2015 586,000 no aparece cargado en el sistema
31-OCT-16 228401 INVERSIONES TRANSPORTAR IT DE COLOMBIA SAS043 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2014 57,565,000 no aparece cargado en el sistema
31-OCT-16 229433 RESTAURANTE LA COCINA SABORES DE NUESTRA TIERRA S.A.S044 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2012 42,196,000 no aparece cargado en el sistema
31-OCT-16 229433 RESTAURANTE LA COCINA SABORES DE NUESTRA TIERRA S.A.S045 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2013 82,730,000 no aparece cargado en el sistema
31-OCT-16 229433 RESTAURANTE LA COCINA SABORES DE NUESTRA TIERRA S.A.S046 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2014 60,558,000 no aparece cargado en el sistema
31-OCT-16 229433 RESTAURANTE LA COCINA SABORES DE NUESTRA TIERRA S.A.S047 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2015 51,364,000 no aparece cargado en el sistema
02-NOV-16 226868 ACADEMIA COLOMBIANA DE PROFESIONALES EN SEGURIDAD LTDA.048 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2011 5,781,000 no aparece cargado en el sistema
02-NOV-16 226868 ACADEMIA COLOMBIANA DE PROFESIONALES EN SEGURIDAD LTDA.049 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2012 5,781,000 no aparece cargado en el sistema
02-NOV-16 226868 ACADEMIA COLOMBIANA DE PROFESIONALES EN SEGURIDAD LTDA.050 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2013 5,781,000 no aparece cargado en el sistema
02-NOV-16 226868 ACADEMIA COLOMBIANA DE PROFESIONALES EN SEGURIDAD LTDA.051 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2014 5,781,000 no aparece cargado en el sistema
02-NOV-16 226868 ACADEMIA COLOMBIANA DE PROFESIONALES EN SEGURIDAD LTDA.052 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2015 5,781,000 no aparece cargado en el sistema
08-NOV-16 011830 CONEXCEL S.A.S. EN REORGANIZACION053 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2011 6,997,000 no aparece cargado en el sistema
08-NOV-16 011830 CONEXCEL S.A.S. EN REORGANIZACION054 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2012 109,997,000 no aparece cargado en el sistema
08-NOV-16 011830 CONEXCEL S.A.S. EN REORGANIZACION055 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2013 79,436,000 no aparece cargado en el sistema
08-NOV-16 011830 CONEXCEL S.A.S. EN REORGANIZACION056 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2014 115,496,000 no aparece cargado en el sistema
08-NOV-16 011830 CONEXCEL S.A.S. EN REORGANIZACION057 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2015 115,496,000 no aparece cargado en el sistema
24-NOV-16 228112 GRUPO SAN FERNANDO CONSTRUCTORES SAS058 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2011 16,342,000 no aparece cargado en el sistema
24-NOV-16 228112 GRUPO SAN FERNANDO CONSTRUCTORES SAS059 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2012 137,815,000 no aparece cargado en el sistema
24-NOV-16 228112 GRUPO SAN FERNANDO CONSTRUCTORES SAS060 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2013 12,074,000 no aparece cargado en el sistema
24-NOV-16 228112 GRUPO SAN FERNANDO CONSTRUCTORES SAS061 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2014 292,031,000 no aparece cargado en el sistema
24-NOV-16 228112 GRUPO SAN FERNANDO CONSTRUCTORES SAS062 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2015 500,300,000 no aparece cargado en el sistema
13-DIC-16 229737 GULA Y LUJURIA SERVICE S.A.S 063 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2013 239,010,000 Aparece cargado pero no ha cancelado
13-DIC-16 229737 GULA Y LUJURIA SERVICE S.A.S 064 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2015 138,948,000 Aparece cargado pero no ha cancelado
13-DIC-16 226642 EGO D&G PELUQUERIA 065 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2011 7,400,000 no aparece cargado en el sistema
13-DIC-16 226565 MEDICENTRO VETERINARIO 066 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2011 24,839,000 no aparece cargado en el sistema
13-DIC-16 224285 PASTA Y PIZZA 067 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2014 19,537,000 no aparece cargado en el sistema
14-DIC-16 010389 DISTRIBUIDORA CALIFORNIA LTDA. 068 X NO ENVIAR INFORMAC. AÑO GRAVABLE 2014 Y 2015 7,059,000 no aparece cargado en el sistema
15-DIC-16 228491 ORLANDO RIASCOS F - DISMACOR S.A.069 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2013 38,942,000 no aparece cargado en el sistema
15-DIC-16 228491 ORLANDO RIASCOS F - DISMACOR S.A.070 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2014 56,179,000 no aparece cargado en el sistema
15-DIC-16 228491 ORLANDO RIASCOS F - DISMACOR S.A.071 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2015 72,376,000 no aparece cargado en el sistema
TOTAL RESOLUCIONES 4,129,418,211.00$
RESOLUCIONES DE SANCION EXPEDIDAS EN EL AÑO 2016 POR LA UNIDAD DE LIQUIDACION
IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
ALCALDIA MUNICIPAL DE TUNJA
CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA
Nit. 800.107.701-8
CÓDIGO: FO-AF-13
VERSIÓN: 02
PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015
FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL PÁGINA 88 DE 140
sanciones liquidadas por la unidad de liquidación de la oficina de impuestos., lo cual demuestra la falta de gestión por parte de la administración para hacer efectivo el pago de estas sanciones por parte de los contribuyentes sancionados.
OBSERVACION No.23
Se consolido un resumen de sanciones liquidadas por los contribuyentes en sus declaraciones presentadas en la vigencia 2016, correspondiente a vigencia 2015 y vigencias anteriores, producto de las declaraciones liquidadas y presentadas por los contribuyentes y las sanciones impuestas por el Municipio, tomando como base el reporte anual generado por el sistema Impuestos plus y se efectuó una comparación con el recaudo certificado por la oficina de tesorería, encontrándose una diferencia de $ 21.446 miles, valor que debe ser aclarado y explicado, presuntamente se registró en tesorería, al efectuar el registro manual un menor valor, tal como se observa en la siguiente tabla, valor que presuntamente no se está reflejando en Tesorería y por ende en contabilidad y presupuesto. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura en hallazgo administrativo.
Cuadro No 16 RECAUDO SANCIONES DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO 2016
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
A continuación, se detalla el monto reportado por la Oficina de Tesorería en la vigencia 2016 en el rubro 1.1.01.02.02.05 denominado Otras multas y Sanciones y las diferencias frente al reporte generado por el Sistema Impuestos Plus:
IMPUESTOS PLUS
REPORTE TESORERÍA
DIFERENCIA
Sanciones Industria y Comercio
415.527.664,00 413.098.584,42 2.429.079,58
Sanción por extemporaneidad 36.611.334,00
36.611.334,00
Acuerdo de pago sanción 2.192.758,00 2.192.758,00 -
CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA
Nit. 800.107.701-8
CÓDIGO: FO-AF-13
VERSIÓN: 02
PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015
FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL PÁGINA 89 DE 140
La diferencia de $2.429.079,58 correspondiente a Sanciones Industria y Comercio (código 2006 en el Sistema Impuestos Plus) hace referencia a facturas pagadas en abril de 2016 y aplicadas en el sistema en el mes de agosto de 2016, razón por la cual quedaron como partidas conciliatorias.
Dentro del reporte de ingresos del año 2016 las sanciones por extemporaneidad se reportaron dentro del rubro 1.1.01.02.02.03 denominado Intereses Moratorios Industria y Comercio.
El monto de $23.918.000,00 reportado por la Oficina de Tesorería correspondiente a Sanciones Rete Ica (código 7710 en el Sistema Impuestos Plus) hace referencia a partidas conciliatorias de los meses febrero y mayo de 2016 que fueron aplicadas en el Sistema Impuestos Plus en los meses de diciembre y noviembre de 2016, respectivamente; y que por ende fueron identificadas e incluidas en el reporte de ingresos 2016. Cabe aclarar que las demás partidas correspondientes a Sanciones Rete Ica se incluyeron en el reporte de ingresos del año 2016 en los rubros 1.1.01.01.02.01 Impuestos de Industria y Comercio y 1.1.01.01.02.06 Impuestos de Industria y Comercio vigencias anteriores.
Dentro del rubro 1.1.01.02.02.05 denominado Otras multas y Sanciones también se reportaron por la Oficina de Tesorería en el año 2016 los siguientes montos:
· $15’000.000,00 correspondiente a Sanciones y/o multas (código 3040 en el Sistema Impuestos Plus) del mes de Julio de 2016, que fue aplicado en el sistema en el mes de diciembre de 2016 y se encontraba como partida conciliatoria.
· $16.962.260,00 correspondiente a partidas conciliatorias de vigencias anteriores.
· $618.497,00 monto que pertenece a factura de fecha de pago del 19/12/2016 pero que fue aplicada en el sistema Impuestos Plus en el mes de enero de 2017, y que no fue incluida dentro del reporte presentado por el Sistema.
Ver anexos AZ No. 6
CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA
Nit. 800.107.701-8
CÓDIGO: FO-AF-13
VERSIÓN: 02
PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015
FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL PÁGINA 90 DE 140
Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA
Aunque la entidad aclara la diferencia presentada entre Tesorería y Presupuesto, acepta en su respuesta que la diferencia presentada se generó por partidas conciliatorias que fueron registradas en el 2017, sanciones por extemporaneidad que se registraron erróneamente en el presupuesto de ingresos en el rubro 1.1.01.02.02.03 denominado Intereses Moratorios Industria y Comercio. Esta observación se configura como hallazgo administrativo.
Durante la ejecución de auditoría, se analizó el expediente 232314, del cual se expidió la Resolución de sanción No. 041 de fecha 24 de octubre de 2016 por valor de $17.345.000 por no enviar información año 2013 y 2014, según requerimiento de información de fecha 05 de julio de 2016, el 17 de agosto se recibe respuesta del contribuyente, el 20 de septiembre hay una respuesta de la DIAN donde certifica el valor de los ingresos declarados por el contribuyente, el 21 de septiembre la alcaldía lo emplaza por omisión de ingresos en las declaraciones del año 2013 y 2014, presentadas el 8 de junio de 2016, los emplazamientos son firmados por una profesional universitaria del área de impuestos, el 21 de septiembre se profirió pliego de cargos, el 29 de septiembre presenta nuevamente las declaraciones sin pago del año 2013 y 2014, presuntamente son correcciones, pero no se indica en la casilla correspondiente del formato de declaración, el 30 de septiembre comunica a la profesional universitaria del área de impuestos que ya presento las correspondientes declaraciones 2013 y 2014, el 10 de octubre se devuelve el expediente a la auditora contratista proyecte la resolución plena por no presentar información y el contribuyente se acogió a la sanción reducida que corresponde al 10% de la sanción impuesta, esto es $ 1.734.500, la cual cancelo en el mes de noviembre y diciembre de 2016. Llama la atención del equipo auditor el expediente 232080, corresponde a un contribuyente omiso, el proceso se inició el 1 de julio de 2015, con un persuasivo firmado por la secretaria de hacienda del Municipio, invitándolo a registrarse de acuerdo con el artículo 121 del estatuto tributario, seguido de este acto, hay un requerimiento de fecha 23 de octubre de 2015 , dentro del expediente no se encuentra respuesta por parte del contribuyente y el día 02 de mayo de 2016 se envía emplazamiento para declarar por las vigencias 2011,2012,2013,2014; el 21 de julio de 2016 la profesional universitaria remite el expediente a la contratista de la unidad de liquidación para que se proyecte las respectivas sanciones de liquidación el 5 de septiembre se proyectan las resoluciones sanción por no declarar No. 031, 032,033 y 034 así:
CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA
Nit. 800.107.701-8
CÓDIGO: FO-AF-13
VERSIÓN: 02
PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015
FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL PÁGINA 91 DE 140
Según oficio 1451-2698L de fecha 6 de septiembre remitido por el profesional universitario-unidad de liquidación “citación notificación Resoluciones por no declarar No. 031,032, 033 y 034”, presento las declaraciones sin pago por valor de $ 8.238.000, así: Torres Sanabria Orlando 2011 08/09/2016 $1287.000
El día 8 de septiembre de 2016 presento las declaraciones sin pago; vigencias 2011,2012,2013 y 2014 las cuales cancelo el 22 de marzo de 2017, recibos que no reposan en el expediente, se notificó del contenido de las mismas el 12 de septiembre de 2016 y presento recurso de reconsideración ante la secretaria de hacienda el 31 de octubre de 2016, Mediante auto número 141 del 9 de diciembre de 2016 firmado por el Secretario de Hacienda del Municipio de Tunja, admite el recurso de reconsideración presentado por el contribuyente. El 15 de marzo de 2017 la profesional universitaria de la unidad de fiscalización requiere información al contribuyente a efectos de estudiar el recurso, la última actuación registrada es de fecha 4 de abril de 2017 donde el contribuyente allega la información solicitada y a la fecha de la auditoria no aparece anexa ninguna otra actuación. Además el expediente aparece el registro de inscripción al impuesto de industria y comercio sin fecha de radicación y no se encuentra debidamente foliado, como sucede con la mayoría de los expedientes.
OBSERVACION No.24
Se evidenció que las actuaciones realizadas por la administración durante el proceso que genero liquidación de sanciones por no declarar del contribuyente identificado con el expediente 232080, inicio 1 de julio de 2015 con la invitación al contribuyente para registrarse ante la oficina de impuestos Municipales, y solo hasta el 5 de septiembre de 2016 (14 meses después), se proyectan las resoluciones sanción por no declarar de las vigencias 2011,2012, 2013,2014, cuyo monto liquidado asciende a $1.467.457.000,tal como se explicó en el párrafo anterior. Observando falta de celeridad en el proceso de fiscalización y liquidación. Llama la atención del equipo auditor que en el trámite final del proceso, el contribuyente presenta las declaraciones de los años 2011.2012, 2013 y 2014 sin pago a la entidad bancaria el día 8 de septiembre, es decir 3 días después de haber proferido las resoluciones de sanción por la unidad de liquidación. El día 12 de septiembre el contribuyente se notifica personalmente del contenido de las mismas, el 31 de octubre presenta recurso de reconsideración ante la Secretaria de Hacienda, y es admitido mediante auto 141 de fecha 9 de diciembre., el 22 de marzo de 2017 cancela las declaraciones presentadas de acuerdo con las facturas generadas por la oficina de
06-SEPT-16 232080 TORRES SANABRIA ORLANDO 031 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2011 240,035,000
06-SEPT-16 232080 TORRES SANABRIA ORLANDO 032 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2012 380,815,000
06-SEPT-16 232080 TORRES SANABRIA ORLANDO 033 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2013 107,500,000
06-SEPT-16 232080 TORRES SANABRIA ORLANDO 034 X NO DECLARAR AÑO GRAVABLE 2014 739,102,000
TOTAL SANCION RESOLUCIONES 1,467,452,000
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impuestos del Municipio por valor de $ 8.238.000 más los intereses de mora generados.
No se evidencia en el expediente (sin foliar) suministrado, el resuelve del recurso de reconsideración impuesto por el contribuyente, cuyo último documento adjunto es la respuesta requerimiento de información de fecha 4 de abril de 2017.
Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configurara como hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Respecto del expediente No. 232080, revisado el expediente se advierte la siguiente gestión: El proceso se inició el 1 de julio de 2015 enviándole oficio persuasivo No.1718 para registrarse mediante guía No. 366576000095 entregada el 02 de julio de 2015 y a su vez el 1 de julio de 2015 se solicitó a la Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas Nacionales de Tunja información sobre la discriminación de ingresos reportados en las declaraciones de renta y dando respuesta el día 6 de Julio de 2015 y recibido el 7 de julio de 2015 mediante SAC-2015/E/13931. El contribuyente al no dar respuesta al oficio persuasivo nuevamente con fecha 23 de Octubre de 2015 mediante oficio No.1972 y guía No. 366766000073 entregada el 25 de Octubre de 2015 se le solicita que presente la declaraciones de ICA año gravable 2013 y 2014 liquidando sanción por extemporaneidad de conformidad al art 331 del estatuto de rentas. El día 4 de diciembre se proyecta emplazamiento por no declarar y nuevamente el día 2 de mayo de 2016 se proyectan emplazamientos por no declarar de los años gravable 2011-2012-2013-2014 mediante guías 230001202333 – 230001202335 – 23000122337 - 230001202339, respectivamente y notificadas el día 04 de mayo de 2016. Así mismo se revisa en el RUES el estado del contribuyente y posteriormente se solicita nuevamente a la DIAN la discriminación de ingresos del mismo. Al no dar respuesta a los emplazamientos por no declarar notificados formalmente como consta en las guías de correo el día 21 de Julio de 2016 mediante oficio No. 1.4.5.2-1-2139 se entrega el expediente No.232080 a la unidad de liquidación para que proyecte las respectivas resoluciones sanción por no declarar, recibido por esa unidad el día 25 de Julio de 2016. El día 5 de Septiembre de 2016 se realizan las resoluciones sanción por no declarar para los años gravables 2011-2012-2013-2014.Se envía citación de notificación de las resoluciones el día 6 de septiembre de 2016 mediante oficio No.1.4.5-1-2698 y entregado el día 7 de Septiembre de 2016 mediante guía No. 230001531733. El
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contribuyente presenta declaraciones de ICA el día 8 de septiembre de 2016 y el día 9 de Septiembre mediante Radicado 1.3.8-4-1/2016/E/20089 adjunta las declaraciones presentadas, notificándose personalmente el día 12 de Septiembre de 2016. El día 31 de Octubre de 2016 mediante oficio 1.3.8-4-1/2016/E/24864 presenta recurso de reconsideración a las resoluciones sanción Nos. 031-032-033 y 034 de 2016 admitida el día 9 de Diciembre de 2016; se envía citación de notificación el día 23 de Diciembre de 2016 del Auto No.0140 de 2016 pero es devuelta por dirección errada y se procede a notificar por edicto el día 06 de Enero de 2017. El día 3 de febrero de 2017 mediante oficio radicado en el SAC No. 1.3.8-4-1/2017/E/2280 el contribuyente solicita estado de cuenta para cancelar la deuda pendiente, dándole respuesta mediante oficio No.1.4.5.2-0414 el día 15 de Febrero de 2017. Se solicitó el día 15 de Marzo de 2017 mediante oficio 1.4.5.2-1-66-232080-2017 y notificado el día 16 de Marzo de 2017 mediante guía de correo 230002029198 requerimientos de información para continuar con la auditoria del expediente y de las declaraciones presentadas extemporáneamente. Se recibe respuesta al requerimiento de información el día 4 de Abril de 2017 mediante oficio radicado en el SAC No.1.3.8-4-1/2017/E/8579. Proceso que se encuentra en Auditoria a la fecha. Por lo anterior, se aprecia que el expediente está en proceso de auditoria por la vigencia gravable 2015 en la unidad de fiscalización, e igualmente se encuentra en trámite del recurso de reconsideración en la SECRETARIA DE HACIENDA, el cual según el Estatuto de Rentas de la ciudad de Tunja, tiene un (1) año para resolver los recursos de reconsideración o reposición, contado a partir de su interposición en debida forma. Actualmente el proceso se encuentra debidamente foliado. Anexo expediente en CD 2 Ver anexos AZ No. 6 Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La alcaldía municipal en su respuesta no logra desvirtuar la observación, menciona las actuaciones realizadas ya conocidas por la Contraloría y expuestas en el presente informe, pero no justifica la falta de celeridad en el proceso de recaudo, incumpliendo lo establecido en el artículo 77 del decreto 0389 de 2006, estatuto tributario del Municipio de Tunja. “VENCIMIENTOS PARA LA DECLARACION Y EL PAGO. Los contribuyentes del Impuesto de Industria y Comercio, deberán presentar su declaración privada y pagar el impuesto de conformidad con la resolución de plazos que para el efecto establezca el Alcalde del Municipio de Tunja”.
Lo cual favorece la evasión continúa de los Impuestos Municipales y como
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consecuencia se afecta en un bajo recaudo de las finanzas públicas. Teniendo en cuenta que la administración cuenta con un año para resolver el recurso de reconsideración y a la fecha no se ha cumplido. Por lo tanto se levanta el hallazgo disciplinario y se mantiene el hallazgo administrativo, sin embargo esta Contraloría hará un seguimiento especial a esta situación.
2.3. PROCESOS COBRO COACTIVO
En virtud del procedimiento administrativo coactivo, establecido en el artículo 823 y siguientes del Estatuto Tributario Nacional, se enviste a las administraciones municipales, departamentales y distritales la potestad para hacer efectivos de manera directa las obligaciones fiscales o recursos a su favor, sin necesidad de acudir a la justicia ordinaria, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir eficazmente los fines del estado; encontrándose regulado para el Municipio de Tunja, a partir del artículo 486 del Decreto No. 389 de 2006 “Por medio del cual se ordena y reenumera el Estatuto de Rentas del Municipio de Tunja compilando en un solo cuerpo jurídico la totalidad de la normatividad tributaria del Municipio de Tunja” La naturaleza del proceso coactivo es puramente administrativa, por lo tanto las decisiones que se den torno a dicho proceso, tiene carácter de actos administrativos de tramite o definitivos; de manera tal, que al ser puramente administrativo y frente al Municipio de Tunja, los funcionarios encargados de adelantarlo hacen parte de la unidad de cobro coactivo, dependencia adscrita a la Secretaría de Hacienda del municipio. 2.3.1. PROCEDIMIENTO COBRO COACTIVO Con el fin de realizar el proceso de auditoria en lo que respecta a la verificación de los procesos coactivos del impuesto predial y de industria y Comercio, se procedió a realizar verificación de los procedimientos estipulados en El Sistema Integrado de Gestión, Aprobado por el acuerdo 0403 de 013 y Modificado por el decreto 0133 de 2014, código: GFI-PC-009, indicando lo siguiente:
Inicio. Radicar títulos ejecutivos Verificar datos del expediente para dar continuidad Clasificación de la cartera sujeta al procedimiento de cobro coactivo Reparto de expedientes. Elaboración del persuasivo Acuerdo de pago Elaborar mandamiento de pago Decretar medidas de embargo
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Ordenar citación. Verificar si comparece el contribuyente Verificar si el contribuyente hace solicitud de excepciones Resolver escrito de excepciones Verificar si el contribuyente interpone recuso de reposición o demanda Remitir el expediente a segunda instancia Dictar sentencia o resolución que ordene seguir adelante la ejecución Investigación de bienes Resolución fijando fecha y hora para secuestro de bienes Diligencia de secuestro Avaluó de bienes Liquidación del crédito Señalamiento de fecha para remate Remate Terminación del P.A.C y archivo del expediente
2.3.2. PROCESOS DE COBRO COACTIVO EN TRÁMITE Respecto a la base de datos de los procesos coactivos tramitados por la Oficina de Cobro Coactivo a 31 de diciembre de 2016, y suministrados por está para la realización de la presente auditoria, se observa un total de 1.098 procesos de Impuesto predial por valor de $1.477.688.852, de los cuales 652 se encuentran activos por valor de $870.227.424, procesos devueltos 111 por valor de $263.249.493, y procesos con cancelación de deuda 334 por valor de $344.211.935. Reportan un total de 157 procesos de Industria y Comercio por valor de $1.520.919.600, de los cuales 139 se encuentran activos con valor total de $749.175.600, Procesos devueltos 13 por valor de $426.310.000, y procesos terminados 6 por valor de $345.434.000.
Para el estudio de la auditoría se tomó una muestra de 20 procesos de Industria y Comercio y 60 de Impuesto Predial Unificado, tomando los de mayor cuantía, de los montos adeudados al Municipio de Tunja, Una vez suministrados a la auditoría se procedió a analizar y verificar la información, encontrándose en los soportes presentados las siguientes observaciones:
OBSERVACIÓN No. 25
En virtud de la solicitud de 60 procesos administrativos coactivos de impuesto predial
para la realización de la presente auditoria, se tiene que los procesos; 2016-0125-11-10;
verificaron por parte del auxiliar administrativo de los datos adecuados del título, tal y
como se encuentra estipulado en el Sistema Integrado de Gestión, aprobado por el
acuerdo 0403 de 2013 y modificado por el decreto 0133 de 2014; lo que ocasionó que las
Liquidaciones fueran devueltas a la oficina de impuesto para su corrección; Generando
con esto desgaste a la administración y falencia en la Gestión Documental
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
Esta actividad se realiza de acuerdo con el Sistema Integrado de Gestión, en el procedimiento: COACTIVO RENTAS A FAVOR DEL MUNICIPIO, determina en la actividad
1. Auxiliar de cobro coactivo, radica, elabora carátula y asigna número, luego se procede como señala la actividad
2. Se establece que el auxiliar administrativo realiza una revisión previa de aspectos básicos del título ejecutivo como pago a la fecha de revisado el título, que no tenga proceso vigente por las mismas vigencias, entre otros. Sin embargo la parte de fondo de revisión del título corresponde a los Profesionales Universitarios el cual se encuentra establecido en el numeral 5 del mismo. Es de anotar que el procedimiento establecidose está cumpliendo de acuerdo al procedimiento aprobado por el SIG.
Se anexa procedimiento Coactivo Rentas a Favor del Municipio Código: GFI – PC – 009 Observación: Con el debido respeto, evidenciamos que las observaciones correspondientes a los numerales del 14 al 25 corresponden al mismo tema: impuesto de industria y comercio ICA, por lo cual las respuestas son similares ya que tratan el mismo tema; situación que consideramos pertenecen a una sola observación. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.
DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA
Se acepta la respuesta dada por la entidad, en lo referente al procedimiento de elaboración de caratulas y asignación con número de expediente de las liquidaciones que ingresan a la unidad de cobro coactivo para su procedimiento, por tal razón se levanta la observación, Es de aclarar que la observación 25 hace referencia al proceso netamente coactivo, tema diferente al que se hace mención en las observaciones de la 14 a la 24, como lo menciona la entidad en su respuesta.
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12; 2016-1208-20-12; 2016-1209-20-12, se Observó, que una vez emitido oficio de
notificación de copia de mandamiento de pago, todos en el mes de abril de 2017, no se
ha hecho él envió de dichos oficios al contribuyente, por no tener contrato con el servicio
de mensajería, como lo manifiestan en oficio No 1.4.6-2-13199 del 26 de abril de 2017,
dirigido a la Secretaria de Hacienda, emitido por la oficina de cobró coactivo y anexada
por esta de manera general para los proceso señalados, “desde el día 7 de abril de 2017
a la fecha se han dejado de remitir 1.041 actuaciones correspondientes a los Procesos
Administrativos coactivos, por cuanto a lo expuesto por el personal de la empresa de
mensajería, en dicha fecha, “no se pude recoger correo por falta de presupuesto” Lo
cual ha ocasionado que los procesos no tengan impulso procesal de manera oportuna,
bajo los principios de celeridad eficacia y publicidad que enmarcan la función
administrativa, lo anterior es ocasionado por la falta de planeación de la administración
para la celebración de los contratos de mensajería.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
A la fecha se cuenta con servicio de mensajería con la empresa TEMPO EXPRESS, aceptación de la oferta SMC-AMT-046 DE 2017 y por tanto se están tramitando las actuaciones acorde a las herramientas. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la
observación
DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA
La entidad en su respuesta manifiesta que a la fecha ya se subsano el envió de la correspondencia, pero en el momento de la ejecución de la auditoria se evidencio que se presentaron inconvenientes para la notificación del mandamiento de pago de los diferentes procesos, por lo anterior se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.
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Se evidencia que en los procesos coactivos de impuesto predial Nos 2016-0138-11-10;
2016-0307-19-10; 2016-0309-19-10; 2016-0308-19-10; 2016-0541-21-11, posterior a la
emisión de los mandamiento de pago y notificación de la mayoría de estos, se expiden
resoluciones de Terminación y archivo de dichos proceso, señalándose como motivo ”…
revisado el sistema de impuesto plus se encuentra que el contribuyente CANCELO la
deuda”; situación tal que no se encuentra soportada dentro cada una de las carpetas
contentivas de dichos procesos, por consiguiente no se tiene certeza del origen de
declaratorio de terminación y archivo.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
Se cuenta con el aplicativo Impuestos Plus el cual permite verificar el estado de cada contribuyente y en él se verifica el pago por lo cual se evita incurrir en más tramitología, coadyuvando el uso racional y eficiente de papel. En el aplicativo esta la evidencia del pago. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA
En cuanto a la respuesta dada por la entidad, se mantiene la observación y se configura
como hallazgo administrativo, en razón a que no se pudo evidenciar la existencia del
soporte de pago, el cual de hacer parte del expediente, además durante la visita de la
auditoria no se informó sobre dichos pagos.
OBSERVACIÓN No. 28
Se evidencia en los procesos coactivos de impuesto predial Nos 2016-0214-18-10;; 2016-
Sistema Integrado de Gestión, aprobado por el acuerdo 0403 de 2013 y modificado por el
decreto 0133 de 2014, necesario para dar continuidad el trámite coactivo, dentro de los
principios de eficiencia, seguridad jurídica y trasparencia que enmarcan el ejercicio de la
función administrativa de cobro.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
PROCESO 2016-0214: Obra a folio 13 del respectivo expediente copia de la factura 2206923 mediante la cual consta el pago de la vigencia 2012, por lo cual, en los casos en que el contribuyente aporta copia de la factura de pago, se corrobora con el sistema impuestos plus a fin de verificar que dicho pago se haya cargado al sistema. Igualmente se resalta que el título fue remitido a la Unidad de Cobro Coactivo en octubre de 2016, se envió oficio persuasivo el 29 de noviembre de 2016, citación para notificar Mandamiento de Pago el 28 de febrero y el pago se realiza el 30 de marzo, por lo cual al momento de ser entregado en reparto el presente proceso, la deuda se encontraba vigente. PROCESO 2016-0215: El título fue remitido a la Unidad de Cobro Coactivo en octubre de 2016, se envió oficio persuasivo el 29 de noviembre de 2016, citación para notificar Mandamiento de Pago el 28 de febrero y consultado el sistema impuestos plus se observa reporte de pago el día 14 de febrero de 2017, es decir que con el envío del cobro persuasivo se logró con el fin del proceso administrativo de cobro , por lo cual al momento de ser entregado en reparto el presente proceso, la deuda se encontraba vigente. Para el caso concreto no se anexó factura soporte de pago, esta dependencia considera que la consulta en el sistema impuestos plus arroja información veraz y confiable respecto de los movimientos que allí se registran y con en el fin de ahorrar papel se procedió una vez efectuada la consulta, PROCESO 2016-0216: El título fue remitido a la Unidad de Cobro Coactivo en octubre de 2016, se envió oficio persuasivo el 29 de noviembre de 2016, citación para notificar Mandamiento de Pago el 28 de febrero y consultado el sistema impuestos plus se observa reporte de pago el día 9 de marzo de 2017, es decir solo con posterioridad al del cobro persuasivo y de la citación para notificar mandamiento de pago se obtuvo el pago de la vigencia 2012, la cual pretendía cobrarse a través del proceso administrativo de cobro adelantado, así mismo se precisa que al momento de ser entregado en reparto el presente proceso, la deuda se encontraba vigente. En el presente proceso no se anexó factura soporte de pago, esta dependencia considera que la consulta en el sistema impuestos plus arroja información veraz y confiable respecto de los movimientos que allí se registran y con en el fin de ahorrar papel se procedió una vez efectuada la consulta,. PROCESO 2016-0330: El título fue remitido a la Unidad de Cobro Coactivo en octubre de 2016, se envió oficio persuasivo el 22 de diciembre de 2016, citación para notificar Mandamiento de Pago el 28 de febrero y consultado el sistema impuestos plus se observa reporte de pago el día 29 de diciembre de 2017, es decir que con el envío del
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cobro persuasivo se logró con el fin del proceso administrativo de cobro , por lo cual al momento de ser entregado en reparto el presente proceso, la deuda se encontraba vigente. Para el caso concreto no se anexó factura soporte de pago, esta dependencia considera que la consulta en el sistema impuestos plus arroja información veraz y confiable respecto de los movimientos que allí se registran y con en el fin de ahorrar papel se procedió una vez efectuada la consulta. PROCESO 2016-0521: El título fue remitido a la Unidad de Cobro Coactivo en octubre de 2016, se envió oficio persuasivo el 23 de noviembre de 2016, citación para notificar Mandamiento de Pago el 28 de febrero y consultado el sistema impuestos plus se observa reporte de pago el día 30 de marzo de 2017, es decir solo con posterioridad al envío del cobro persuasivo y de la citación para notificar mandamiento de pago se obtuvo el pago de la vigencia 2012, la cual pretendía cobrarse a través del proceso administrativo de cobro adelantado, así mismo se precisa que al momento de ser entregado en reparto el presente proceso, la deuda se encontraba vigente. En el presente proceso no se anexó factura soporte de pago, esta dependencia considera que la consulta en el sistema impuestos plus arroja información veraz y confiable respecto de los movimientos que allí se registran y con en el fin de ahorrar papel se procedió una vez efectuada la consulta. PROCESO 2016-0522: El título fue remitido a la Unidad de Cobro Coactivo en octubre de 2016, se envió oficio persuasivo el 23 de noviembre de 2016, citación para notificar Mandamiento de Pago el 28 de febrero y consultado el sistema impuestos plus se observa reporte de pago el día 31 de marzo de 2017. Para el caso concreto el pago fue efectuado el 31 de enero, fecha anterior al envío del oficio de citación para notificar mandamiento de pago, no obstante se aclara que el procedimiento realizado es de manera manual por lo cual puede ocurrir que se envíen oficios de citación para obligaciones que se encuentren pagas y cuyo hecho ocurra en el intervalo de verificación y envío de la comunicación. Información que puede ser verificada en el archivo de gestión de la oficina de cobro coactivo, la cual está a su disposición. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA
EN cuanto a la respuesta de la observación dada por parte de la Entidad, esta se
confirma como un hallazgo de tipo Administrativo , el cual debe ser tenido en cuenta en
el plan de mejoramiento, esto en virtud de que dentro de los expedientes deben constar
copia de las facturas de pago de las deudas a fin corroborar con plenos soportes las
decisiones tomadas frente a los procesos; además de que respecto al Proceso No. 2016-
0522 la entidad acepta que el pago de dicha deuda se efectuó antes del envió de la
notificación de mandamiento de pago y que tal situación puede ocurrir dado que el
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procedimiento realizado es de manera manual, pero dicha explicación se aleja de los
lineamientos y parámetros establecidos en el Sistema Integrado de Gestión, aprobado por
el acuerdo 0403 de 2013 y modificado por el decreto 0133 de 2013, puesto que se debe
realizar verificación del pago de la deuda PREVIO MANDAMIENTO DE PAGO, sea de la
manera que sea este procedimiento se debe realizar, en observancia de los principios
eficiencia, seguridad jurídica y trasparencia que enmarcan el ejercicio de la función
administrativa de cobro.
OBSERVACIÓN No. 29
En los procesos coactivos de impuesto predial Nos 2016-0235-18-10; 2016-0235-18-10;
2016-0223-18-10; 2016-0514-09-11; 2016-0512-09-11; 2016-0520-09-11, desde el mes
de octubre del 2016 y hasta la fecha, no se les ha dado impulso a dichos procesos,
encontrándose estos en etapa de envió de notificación de oficios de cobro persuasivo a
los contribuyentes, situación que demuestra la falta de aplicación de los principios de
celeridad y eficacia que fundamentan la función de cobro coactivo, además de la
inaplicación de lo señalado en el Sistema Integrado de Gestión, aprobado por el acuerdo
0403 de 2013 y modificado por el decreto 0133 de 2014.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD Es de aclarar que a los procesos mencionados en esta observación, se les realizo persuasivo a lo que voluntariamente el contribuyente cancelo su obligación respectiva, que era el pago del impuesto de la vigencia 2012, pero no fue allegado copia del recibo de pago. Aunado a esto, la Alcaldía de Tunja, cuenta con una base de datos denominada IMPUESTOS PLUS, que es una herramienta en donde los abogados consultan antes de proferir el mandamiento de pago e iniciar cobro coactivo, si fue o no cancelado. Al verificar que fue cancelado y como no se inició proceso coactivo se archiva el expediente y se actualiza la base de datos llevada por el Auxiliar Administrativo, encargada de asignar los procesos a los abogados. Se anexan como soporte copia de los Autos de archivo en cinco (05) folios Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA
La entidad en su respuesta acepta que evidentemente los recibos de pago no se encuentran en el expediente del proceso, además anexan autos de archivo de los procesos con fecha 12 de junio, lo cual es un hecho posterior al trabajo de campo de la auditoria; por lo anterior se mantiene la observación y se configura el hallazgo con carácter administrativo, Y se incluirá en el plan de Mejoramiento para que no se siga
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PROCESO COACTIVO No. 2016-0011-01-03: La oficina de impuestos , profirió liquidación oficial número 30009577 de fecha 17 de marzo de 2012, encontrándose debidamente ejecutoriada desde el 20 de mayo de 2012, y mediante la cual la Oficina de Cobro Coactivo da tramite al proceso, con una cuantía de $7.879.500, y numero de folios (20), identificado del proceso de la siguiente manera:
No FACTURA No 30009577 17/03/2012
AÑOS POR COBRAR 2007-2008-2009-2010- 2011
CONTRIBUYENTE Sandoval Rodríguez aurora
PREDIO 010300790004000
MANDAMIENTO DE PAGO 2016-011 del 1/03/2016
NOTIFICACIÓN MANDAMIENTO
DE PAGO
Debidamente notificado 08/10/2016
OBSERVACION No. 30
Posterior a la expedición y notificación del mandamiento de pago al contribuyente, se
emite resolución No 0842 de 2016 en donde se ordena el archivo del proceso , por razón a
la pérdida de fuerza de ejecutoria y la falta de exigibilidad de la liquidación oficial No
30009577 del 17 de marzo de 2012, respecto de las vigencias 2007- 2008-2009-2010 y
2011 en el entendido de que dicha liquidación fue enviada para su cobro coactivo hasta el
31 de agosto de 2015, fecha en la cual las vigencias 2007- 2008 -2009- 2010 del título
habían perdido exigibilidad, y respecto a la vigencia 2011 esta no era exigible en la fecha
en que se expedido dicha liquidación puesto que el plazo para cancelar no había expirado
(visto a folio 18-19);situaciones que demuestran falencias en el cumplimento ágil y
adecuado de los procedimientos tendientes a obtener tributos a favor del municipio,
además de la falta en la verificación de los datos del expediente necesarios para constituir
título ejecutivo, desconociendo lo estipulado en el Sistema Integrado de Gestión, aprobado
por el acuerdo 0403 de 013 y modificado por el decreto 0133 de 2014 y los principios de
eficiencia, eficacia, seguridad jurídica y trasparencia que enmarcan el ejercicio de la función
administrativa.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
La unidad de liquidación envió el titulo 30009577 para la unidad de cobro desde el 31 de
agosto de 2015, fecha para la cual dichas vigencias eran exigibles, de acuerdo a lo
dispuesto en los conceptos emitidos por el MINISTERIO DE HACIENDA a través de la
UNIDAD DE APOYO FISCAL DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES con los cuales el
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Nit. 800.107.701-8
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2010 del título 30009577 para la fecha en la cual fue enviado a la unidad de cobro
coactivo, ya habían prescrito.
Respeto de la vigencia 2011, en la visita de la auditoria no se evidencia la existencia de la
resolución No 0114 de 2017 “por medio de la cual se modifica la resolución 842 de 2016”
declarándose exigible la vigencia 2011, por consiguiente no fue posible verificar dicha
situación.
PROCESO COACTIVO No. 2012-0787.16.11 La oficina de impuestos, profirió declaración anual de industria y comercio 9291 del 1 de marzo de 2010, encontrándose debidamente ejecutoriada desde el 9 de octubre del 2012 y mediante la cual la Oficina de Cobro Coactivo da trámite al proceso, con una cuantía de $ 1.770.000 y número de folios (39), identificado el proceso de la siguiente manera:
CONTRIBUYENTE SURTIHIERROS TUNJA LTDA
NIT 900.053.022-4
MANDAMIENTO DE PAGO 2012-0787.16.11 16/11/2012
NOTIFICACIÓN DEL
MANDAMIENTO
7 de diciembre de 2012
RESOLUCIÓN EMBARGO - Mandamiento de pago 2012-0787.16.11
7/12/2012
- Resolución No.S.H.4-70-0654 DEL 29/07/2013
OBSERVACIONES No.31
Posterior a la emisión y notificación de la resolución No.S.H.4-70-0654 del 29 de julio de
2013 por medio de la cual se ordena seguir adelante con la ejecución del proceso
coactivo No 2012-0787.16.11en contra de SURTIHIERROS TUNJA LTDA, decretándose
el embargo del establecimiento de comercio, no se realizó actuación alguna para dar el
cumplimento a dicha resolución, sino hasta el 17 de abril de 2017, fecha en la cual,
estando cerca el termino de configuración de la prescripción de la obligación, se emite
oficio dirigido a la secretaría de Tránsito y Trasporte requiriendo información de la
existencia de registro de vehículos a nombre del contribuyente; Situación está que
además de exponer al municipio a posibles riesgos en sus finanzas por el termino de
prescripción de la obligación, demuestra la falencia en la agilidad para realizar los
procedimientos legamente establecidos en cumplimento del trámite coactivo consagrado
Decreto No. 389 de 2006, así como la inobservancia de los principios celeridad y eficacia
sobre los cuales debe proceder.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
Para la vigencia 2014, se realizó investigación de bienes y requerimientos de información a entidades como, Secretaria de Tránsito y Transporte, Instituto de Tránsito de Boyacá –
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Nit. 800.107.701-8
CÓDIGO: FO-AF-13
VERSIÓN: 02
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FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL PÁGINA 105 DE 140
ITBOY, empresas de Telefonía, así mismo en 2015 se envió persuasivo informando condición especial de pago para periodos gravables 2012 y anteriores, adoptada por el Municipio mediante acuerdo 001 del 13 de Febrero de 2015 la cual fue anexada en expediente. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.
DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA
En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo en razón a que en las actuaciones que se encontraron en el expediente no se notó celeridad para adelantar el proceso, de acuerdo con lo ordenado en la resolución No.S.H.4-70-0654 del 29 de julio de 2013 que era seguir adelante con la ejecución.
PROCESO COACTIVO No. 2016-0020-06-04 La oficina de impuestos, profirió Resolución de sanción No 042- 043 044 y 045 del
septiembre 22 de 2014, encontrándose debidamente ejecutoriadas desde el 5 de abril de
2016 y mediante las cuales la Oficina de Cobro Coactivo da trámite al proceso, con una
cuantía de $71.252.000.00 y número de folios (156), identificado el proceso de la siguiente
manera:
CONTRIBUYENTE DISMACOR
NIT 89.206.592-3
MANDAMIENTO DE PAGO 2016-0020-06-04 del 5 de junio de 2016
NOTIFICACIÓN DEL
MANDAMIENTO
Acta de notificación del mandamiento de pago
08/07/2016
RESOLUCIÓN EMBARGO 2016-0020-06-04
RESOLUCIÓN
LEVANTAMIENTO EMBARGO
No 0636 del 28 de julio de 2016
OBSERVACION No.32
En el proceso administrativo coactivo No 2016-0020-06-04 , se observa que posterior a la
expedición y notificación del mandamiento de pago, decreto de medidas cautelares y
levantamiento de las mismas, el contribuyente presenta escrito de excepciones, entre las
cuales se destaca la falta de ejecutoria del título, en virtud de que “los actos
administrativos que tengan recurso gubernativos pendientes de fallo definitivo o acciones
de nulidad y restablecimiento de derecho sin que se hayan decidido totalmente, carecen
de ejecutoria, razón por la cual no sirve de fundamento para ejercitar el cobro coactivo…
la demanda de nulidad y restablecimiento del acto administrativo de conocimiento
Juzgado Sexto Administrativo de Oralidad del Circuito de Tunja radicado 2015-00214 y
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Nit. 800.107.701-8
CÓDIGO: FO-AF-13
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admitida el 30 de marzo de 2016, notificada a ustedes el 16 de mayo de 2016, impide que
este acto tenga fuerza de ejecutoria..” (Visto a folio120).Declarándose como no probada
mediante resolución No 1.4.6-2-1 del 16 de agosto del 2016, la cual fue recurrida mediante
escrito de reposición del 6 de septiembre de 2016 y que a la fecha no se observa en el
expediente respuesta alguna.
Frente a dicha excepción “falta de ejecutoria del título”, es necesario señalar que además
de observarse dentro del expediente copia del acto Admisorio de la demanda (visto a folio
132), se encuentra oficio emitido por abogado externó de la Secretaria Jurídica de la
Alcaldía de Tunja (visto a folio 156) en el cual se señala que “la demanda efectivamente
en su momento, antes de contestarla fue enviada junto con sus anexos a la oficina de
impuesto, incluyendo el auto Admisorio… lo que implica que siendo una dependencia de
la Secretaria de Hacienda debieron direccionar el trámite de cobro coactivo”; situación que
permite evidenciar la falta de comunicación entre las dependencias que tienen injerencia
directa en el procedimiento administrativo coactivo, así como la falencia en la verificación
adecuada de todas las actuaciones que se generan entorno a dicho proceso ocasionado
un desgaste en trámites administrativos innecesarios, con posibles vulneración al derecho
de defensa y debido proceso del contribuyente.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
Se adjunta proyecto manual de procedimiento administrativo coactivo de recaudo del Municipio de Tunja, el cual contiene: recaudo de impuesto predial unificado, ICA, industria y comercio, avisos y tableros, reteica, cobro coactivo, impuestos menores y rentas varias; con el cual se determina claramente las directrices frente al manejo de correspondencia entre dependencias, determinando los plazos y el contenido del envió de documentos y los responsables de la misma para evitar traumatismos. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.
DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA
En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo y debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento, en el entendido de que dada la importancia que tiene una demanda de Nulidad y Restablecimiento de Derecho, en virtud del título valor que motivó el trámite proceso administrativo coactivo, hasta el punto de posiblemente afectar su fuerza ejecutoria; tal situación tiene que ser comunicada de manera ágil, con el fin de evitar tramites innecesarias que generan desgaste administrativo y pérdida de tiempo y a su vez se exponen a riesgos jurídicos, puesto que de acuerdo con lo establecido en el artículo 493 del decreto No. 389 de 2006- Estatuto de Rentas del Municipio de Tunja, ARTICULO
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Nit. 800.107.701-8
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493. EJECUTORIA DE LOS ACTOS. “Se entienden ejecutoriados los actos administrativos que sirven de fundamento al cobro coactivo:... 4) Cuando los recursos interpuestos en la vía gubernativa o las acciones de restablecimiento del derecho o de revisión de impuestos se hayan decidido en forma definitiva, según el caso” . Respecto al proyecto del manual de procedimiento administrativo coactivo de recaudo del Municipio de Tunja, en la visita de la auditoria no se evidenció la existencia e implementación del mismo.
PROCESO COACTIVO No 2016-0961-13-12 La oficina de impuestos, profirió Declaración anual de industria y comercio número 2012-
02764 del 05/03/2012, encontrándose debidamente ejecutoriada desde el 7 de Noviembre
de 2016 y mediante la cual la Oficina de Cobro Coactivo da trámite al proceso, con una
cuantía de $ 1.787.000.00 y número de folios (20), identificado el proceso de la siguiente
manera:
CONTRIBUYENTE CENTRO TERAPÉUTICO
NIT 820.000.595-5
MANDAMIENTO DE PAGO No 2016-0961-13-12 del 27 de Diciembre de 2016.
NOTIFICACIÓN DEL
MANDAMIENTO
16 de febrero de 2017
RESOLUCIÓN EMBARGO No 2016-0961-13-12
OBSERVACIONES No.33
Se observa dentro del expediente de la referencia que posterior a la notificación del mandamiento de pago, oficio No1.4.6-1 1135 del 17 de febrero de 2017 expedido por la oficina de cobro coactivo, en el cual se informa al contribuyente que de acuerdo a lo informado por la dirección de impuestos municipales “en lo correspondiente a la obligación a ustedes imputada, se encuentra pendiente la solución definitiva a una controversia respecto al sujeto de impuesto, procedemos a poner en la inactividad provisional el proceso de la referencia en tato la Dirección de impuesto nos informe las resueltas de la controversia mencionada..” (Visto a folio 14); De lo cual, además de no observarse dentro del expediente documentos que informen y soporten la existencia de la mencionada controversia, tampoco se encuentra sustento normativo y acto administrativo de aplicación de la figura de “inactividad provisional” señalada por la oficina de cobro coactivo para “abstenerse de continuar con el trámite del proceso...” Con base en lo anterior, visto a folio 16 se observa Oficio No 1.4.5-1 1819 del 22 de febrero de 2017, emitido por la oficina de cobro coactivo y dirigido a la oficina de impuesto, en el cual se señala: “…En lo referente a las manifestaciones finales en su escrito de manera categórica no referimos a uno transcribiendo y manifestando lo siguiente: a)”.los valores certificados, las fechas de ejecutoria, y los pagos parciales son correctos. Por lo
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tanto los títulos son claros, expresos y exigibles, para la fecha en que fueron radicados...” Nada más alejado de la realidad puesto que el titulo correspondiente a CENTRO TERAPEUTICO ya había sido atacado en sede admirativa, varios meses atrás de ser remitido, por lo que NO ES EXIGIBLE COMO LO MANIFIESTA LA CONSTANCIA DE FIRMEZA…” (no se encuentra soporte de lo manifestado aquí) Circunstancias expuestas que dejan ver que no hay coordinación y comunicación de las actuaciones surgidas en torno al proceso coactivo, lo cual expone al municipio a posibles riesgos jurídicos, Con consecuencias negativas en sus finanzas, puesto que en se decretaron medidas cautelares de embargo a cuentas bancarias de dicho contribuyente, con un título valor no exigible, tal y como lo manifiesta la oficina de cobro coactivo (transcrito en el párrafo anterior); Vulnerando de esta manera todo el engranaje jurídico del Proceso Administrativo Coactivo, consagrado a partir del artículo 823 de Decreto No. 389 de 2006. RESPUESTA DE LA ENTIDAD El día 13 de junio de 2016 se recibe en la unidad de Liquidación el Oficio No.1.4.5-1-1496J de fecha 13 de junio de 2016, remisión cartera ICA 2011-2012 en un CD, para que se adelante la constitución de Títulos. Con base en éste oficio se procede a realizar el procedimiento legal. Se analiza estado de cuenta del contribuyente en el Sistema Impuestos Plus, determinando que posee deuda por el año gravable 2010 y 2011. (SE Anexa Pantallazo estado de cuenta del contribuyente). Posteriormente se envió por correo certificado el oficio No.1.4.5-1-0204L de fecha 25 de julio de 2016, informándole al contribuyente que tenía deuda para el año gravable 2010 y 2011, a la dirección que reposa en el registro de nuestro sistema Impuestos Plus, C 28 10 39. Se notifica según guía de correo No.230001432887 de fecha 26 de julio de 2016. Sin obtener respuesta por parte del Contribuyente. (Anexo fotocopia oficio y guía de correo) Nuevamente se envía por correo certificado el oficio No.1.4.5-1-0245 de fecha 30 de agosto de 2016, informándole al contribuyente que tenía deuda para el año gravable 2011, a la otra dirección que reposa en Sistema Impuestos Plus de acuerdo a la última Declaración presentada, CALLE 23 A 10 A 39, y se notifica según guía de correo No.230001518137 de fecha 01 de septiembre de 2016. Sin obtener respuesta por parte del Contribuyente. Por lo anteriormente expuesto, se procedió a enviar el Titulo a la Oficina de Cobro Coactivo, con oficio No.1.4.5-1-3366L de fecha 12 de diciembre de 2016. (Anexo fotocopia de oficio). Revisados los soportes en el expediente, se evidencia que el contribuyente con oficio radicado bajo el número 1.3.8-4-1/2016/E/24883 de fecha 10 de noviembre de 2016, solicita Devolución y exoneración de pagos de Impuesto de Industria y Comercio de la vigencia 2010-2011-2012. Por lo tanto, se procedió desde la UNIAD DE FISCALIZACION a solicitar la devolución del título con oficio 1.4.5.2-1 0098F, de fecha 13 de enero de 2017, dirigido a la Doctora Martha Bastidas Rincón, Profesional
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Universitario Cobro Coactivo, aclarando que el contribuyente CENTRO TERAPEUTICO, con registro No.010168, tiene una solicitud de devolución. Ante esta circunstancia solicitamos realizar la devolución de los Títulos de este expediente. (Anexo fotocopia solicitud). No obstante lo anterior, la UNIDAD DE COBRO COACTIVO expide mandamiento de pago el 16 de febrero de 2017, prosiguiendo dicha unidad con el proceso de cobro y la SECRETARIA DE HACIENDA con el trámite de la compensación y devolución. Situaciones que serán subsanadas con la implementación de un proceso de seguimiento de contribuyentes ICA que se encuentren en auditoria, en cobro, en liquidación, en trámite recurso, etc. Dicho procedimiento se establece en el manual de procesos y procedimiento. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.
DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA
La entidad en su respuesta acepta que evidentemente la unidad de cobro coactivo expide mandamiento de pago de fecha 16 de febrero de 2017 contra el contribuyente CENTRO TERAPEUTICO, encontrándose en trámite ante la secretaria de hacienda solicitud de devolución y exoneración de pagos de Impuesto de Industria y Comercio de las vigencias 2010-2011-2012 de fecha 10 de noviembre de 2016; lo cual permite inferir la existencia de falencias en la coordinación y comunicación de actuaciones, que como esta pueden afectar el trámite normal del proceso coactivo. Por lo anterior se mantiene la observación y se configura el hallazgo con carácter administrativo, tal observación debe ser tenida en cuenta en el plan de mejoramiento.
PROCESO COACTIVO No 2016 -0017-01-03 La oficina de impuestos, profirió resolución sanción No 069- 070 y 071 del 16 de octubre de
2014, encontrándose debidamente ejecutoriadas desde el 31 de marzo 2016 y mediante las
cuales la Oficina de Cobro Coactivo da trámite al proceso, con una cuantía de $
271.422.000.00 y número de folios (164), identificado el proceso de la siguiente manera:
CONTRIBUYENTE LUBRIRETENES Y RODAMIENTOS S.A
NIT 800.215.562-3
MANDAMIENTO DE PAGO 2016 -0017-01-03 del 13 de junio 2016
NOTIFICACIÓN DEL
MANDAMIENTO
16/07/2016
RESOLUCIÓN EMBARGO No 2016-0005-01-03
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ESTADO DEL PROCESO Terminación y archivo, falta de ejecutoria del titulo
OBSERVACIONES No.34
1-.Se evidencia en el expediente previo a presentación del escrito de excepciones, el
oficio citatorio 1.4.1-5 1366 del 27 de noviembre de 2015 para notificación personal del
resolución No 174 del 27 de noviembre de 2015, que resuelve el recurso de
reconsideración interpuesto por el contribuye en contra de las resoluciones sancionatorios
por no declarar impuesto de industria y comercio, mencionado en la notificación por
edicto, de fecha 21 de diciembre de 2015. ( Fl13)
2- Falta de ejecutoria del título, la notificación por edicto de la parte resolutiva de
resolución N 0174 del 27 de noviembre de 2015,que resuelve el recurso de
reconsideración interpuesto por contribuyente “permaneció fijada ente el 21 de diciembre
de 2015 y el 5 de enero de 2016”, y “de acuerdo a las provisiones y determinaciones
tomadas por la alcaldía mayor los días 24 de diciembre y 30 y 31 de diciembre de 2015,
no fueron laborables, en las dependencias municipales” de acuerdo a las cruciales N0 038
y 084 (Folio 149 y 150) por consiguiente debió ser desfijada el jueves 7 de enero para que
efectivamente tuviera fuerza de ejecutoria- Circunstancias estas que fueron
excepcionadas por el contribuyente y debidamente probadas mediante resolución m 1.46-
2-1 0697 DE 2016 FL 156, en la cual se resuelve ARCHIVAR EL PROCESO y la
devolución los títulos, generando posible menoscabo al presupuesto del municipio por el
no cumplimento de los procedimientos normativos, dada la falencia en la adecuada
publicación del acto administrativo- título valor en los términos legales, ocasionando la
terminación del proceso, con lo cual el Municipio dejo de percibir recursos que afectan las
Finanzas Municipales.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
Revisado el expediente del contribuyente LUBRIRETENES Y RODAMIENTOS S.A.S. identificado con registro ICA NO. 010784, se aprecia que dada la gestión adelantada por La SECRETARIA DE HACIENDA a través de sus unidades adscritas como son LIQUIDACION, FISCALIZACION, el contribuyente finalmente dejo de ser catalogado como OMISO y procedió a declarar su IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO en el año 2016. En efecto presento las declaraciones No. 201315134, 2014034793, 2014039264 Y 2015034168, con su declaración y presentación acepta su calidad de SUJETO PASIVO DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO y como tal liquida y paga un impuesto a favor de la Administración Municipal. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la
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CÓDIGO: FO-AF-13
VERSIÓN: 02
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La respuesta que da la entidad no es concurrente con la observación, puesto que no menciona nada sobre la Falta de ejecutoria del título en virtud de la indebida notificación por edicto de la parte resolutiva de resolución No. 0174 del 27 de noviembre de 2015, que ocasiono la terminación del proceso; por el contrario la entidad en su respuesta manifiesta que dada la gestión adelantada por La SECRETARIA DE HACIENDA a través de sus unidades de fiscalización y liquidación, el contribuyente finalmente procedió a presentar su declaración de IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO en el año 2016, situación está que en la visita de auditora no se evidencio el soporte y tampoco se anexo en la réplica soportada; por lo anterior se mantiene la observación y se configura el hallazgo con carácter administrativo con alcance disciplinario; ya que se está incumpliendo con el articulo 34 numeral 2 del código único disciplinario.
PROCESO COACTIVO No 2015-1548 -23-11 / 2016 – 0037-24-05
CONTRIBUYENTE MARANSA SAS DISTRIBUCIONES EL SOL SAS
NIT 900.450.468-8 900.425.810-9
Declaración anual de
industria y comercio
2012024037 del 5/04/2013
Resolución de sanción No 044 y 045
del 6/07/2015
CONSTANCIA DE
EJECUTORIA
19 de octubre de 2015 26 de mayo de 2016
VALOR $1.029.000.00 167.020.000.00
NO DE FOLIOS 23 85
MANDAMIENTO
DE PAGO
2015-1548-23-11
23/11/2015
2016 – 0037-24-05 del 18 de octubre
de 2016
NOTIFICACIÓN
DEL
MANDAMIENTO
N/A No se encuentra
DEVOLUCIÓN 30 de noviembre de 2015 Devolución: 26/10/2016 Destinatario
Desconocido
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VERSIÓN: 02
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Frente los proceso de la referencia se observa que desde los últimos meses del año
pasado, no ha sido posible realizar notificaciones de los mandamientos de pago a los
contribuyentes, pues estas han sido devueltas como lo certifica la oficina de correo por
motivos como: “no reside/inmueble deshabilitado” o “Destinatario Desconocido”;
evidenciándose con esto, falencias en la actualización de los procedimientos tendientes a
obtener la dirección de notificación del contribuyente, en desconocimiento de estipulado
en el Sistema Integrado de Gestión, aprobado por el acuerdo 0403 de 2013 y modificado
por el decreto 0133 de 2014, generando retraso en el trámite normal de dichos procesos
coactivos..
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
La Unidad de Cobro Coactivo, en cumplimiento de lo estipulado en el art. 563 del Estatuto Tributario y el artículo 286 del decreto 0389 de 2006 realizó el procedimiento preceptuado y en consecuencia si las notificaciones son devueltas por el correo se procede a aplicar lo establecido en el art 568 del et. Modificado por el art 58 de la ley anti-tramites, decreto ley 019 de 2012. Como consta en el expediente de la referencia, es decir DISTRIBUCIONES EL SOL S.A.S NIT 900.425.810-9 la dirección que reporta el contribuyente, es la dirección que debe obrar como dirección procesal. La normatividad vigente indica que es obligación del contribuyente o sancionado realizar las respectivas actualizaciones de datos; sin embargo, la unidad de cobro coactivo ha venido realizando actividades paralelas con el fin de conseguir la recuperación de cartera. Prueba de ello ha sido la comunicación con BANCOLOMBIA, entidad financiera en la cual el sancionado, tiene vinculo financiero, y que ha acatado la medida de embargo, por lo cual se configura una NOTIFICACION POR CONDUCTA CONCLUYENTE. Sin embargo es importante recordar que procederá la unidad a Realizar la Publicación del Mandamiento de pago, de acuerdo a lo dispuesto en el Estatuto Tributario. En ese entendido el sancionado ha sido objeto de medidas cautelares y de acuerdo a lo solicitado por él mismo a la Institución Financiera, se procederá a solicitar como actuación alternativa los datos que no estén protegidos por reserva legal a BANCOLOMBIA. Por todo lo anterior considera la Unidad de Cobro Coactivo que las actuaciones referentes al expediente de la referencia están encaminadas a la recuperación de la cartera y están enmarcadas en la Normatividad vigente. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.
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CÓDIGO: FO-AF-13
VERSIÓN: 02
PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015
FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL PÁGINA 113 DE 140
Se confirma la observación como un hallazgo de tipo Administrativo y debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento, puesto que si bien es cierto es obligación del contribuyente actualizar su dirección de notificación, La entidad puede solicitar a la DIAN a la cámara de comercio, bancos, etc., con el fin de recuperar los dineros adeudados siguiéndose con el trámite normal del proceso.
2.4. SISTEMA IMPUESTOS PLUS La alcaldía de Tunja utiliza el Software IMPUESTOS PLUS, el cual se adquirió en el año de 1995, el cual ha tenido varias actualizaciones, la última actualización fue en el año 2012 en la cual se adquirió la versión IMPUESTOS PLUS versión 5.0.16 R20121026, que es la que se está utilizando para la aplicación de los Impuestos Predial Unificado, Impuesto de Industria y Comercio y Coactivo. De la información reportada por el administrador del sistema Impuestos Plus, a esta auditoría, base de datos del Impuesto Predial unificado se comprobó que estas no están actualizadas, se presentan predios sin dirección, los reportes y/o informes incompletos, no se presentan consolidados como es el caso de la cartera, o las prescripciones que se registran sin el valor de la prescripción. De la verificación efectuada se pudo comprobar que no existen controles en cuanto al cargue de la información correspondiente al impuesto predial unificado como son las prescripciones, la exenciones, ajustes del 4 por mil,
OBSERVACION No. 36
De la verificación de la información registrada en el aplicativo IMPUESTOS PLUS, se comprobó que en este se efectúan los registros de los predios que tiene el Municipio de Tunja en el área urbana y rural; se producen las liquidaciones e impuesto a pagar así como los intereses que se generen, hay subutilización de las herramientas informáticas con que cuenta el Municipio para la liquidación, el recaudo y el seguimiento de los contribuyentes del impuesto de industria y comercio y los procesos de Cobro, toda vez que se evidencian falencias en el sentido que no permite retomar datos directamente desde el mismo momento que se está aplicando la declaración y tiene que ser alimentado por diferentes dependencias como tesorería e impuestos o que no se utilizan para optimizar procesos por parte de los funcionarios que alimentan el sistema. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura en hallazgo administrativo.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
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Se tiene previsto suscribir un contrato de soporte, actualización y mejora del sistema Impuestos-Plus a fin de optimizar el uso de las herramientas y aplicativos que el mismo tiene, mejorar las existentes y adquirir nuevos productos; así mismo culminar la interface; ya que en vigencias anteriores se han realizado actualizaciones al sistema enfocadas a lograr la interface del mismo, pero debido a su costo se ha realizado por etapas. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación DECISION DE LA CONTRALORIA La entidad acepta y confirma la observación, se configura como hallazgo administrativo
2.5. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Con el fin de verificar si se está dando cumplimiento a los procedimientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión aprobado con el Acuerdo 0403 de 2013 y modificado mediante decreto 0133 de 2014, en lo referente a la liquidación, fiscalización, recaudo y cobro coactivo del Impuesto Predial Unificado, se entrevistó a los funcionarios responsables de cada uno de los procesos y se les pregunto sobre el conocimiento y aplicabilidad de los procedimientos implementados para el área de impuestos, observándose que la gran mayoría los desconocen y argumentan que nunca se han socializado; que las actividades que desarrollan las han aprendido por instrucciones dadas en periodo de inducción y las complementan con el estatuto tributario de la Alcaldía, Decreto 0389 de 2006 y demás normas vigentes. De la observación se comprobó que no hay articulación de los procesos lo cual ha generado que la información suministrada por cada una de las áreas presente inconvenientes e inconsistencias, Se pudo evidenciar que la oficina de impuestos no tiene la información de los recaudos obtenidos por concepto del Impuesto Predial Unificado, información básica para efectuar los cruces con las demás dependencias en especial con Tesorería, Presupuesto y Contabilidad, lo que genera incertidumbre Se comprobó que no hay trazabilidad de los procedimientos toda vez que no se cuenta con la información pertinente al recaudo del impuesto predial unificado e industria y comercio, No hay mejora en los sistemas de información de gestión tributaria
OBSERVACION No. 37
De lo anterior se concluye que un alto porcentaje de los funcionarios que laboran en el área de Impuestos desconocen los procedimientos documentados del Impuesto Predial, GFI-PC-001, Impuesto de Industria y Comercio GFI-PC-002 y Cobro coactivo GFI-PC-009, lo cual va, en contravía de lo aprobado en el Sistema Integrado de Gestión, el Acuerdo 0403
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de 2013 y modificado con el decreto 0133 de 2014. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura en hallazgo administrativo.
2.5.1. DELEGACION DE FUNCIONES La alcaldía de Tunja y en especial la Secretaria de Hacienda no tienen establecidos procedimientos específicos para la firma de las resoluciones que se expiden en los procesos de Impuesto Predial e Industria y Comercio, es así que se encuentran resoluciones de sanciones de Impuesto de Industria y Comercio firmadas por el Profesional Oscar Mejía Mejía, resoluciones de prescripción firmadas por la doctora Claudia Marínela Moreno Camacho y resoluciones de exclusiones y exenciones firmadas por el Secretario de Hacienda. Manifiestan los profesionales que dicha función les fue delegada mediante resolución expedida por el Secretario de Hacienda y a lo ordenado en el Estatuto Tributario del Municipio decreto 0389 de 2006. Revisada la Resolución 006 del 30 de abril de 2010 por medio de la cual se asigna una función al profesional Universitario código 219 grado 11 asignado en la Secretaria de Hacienda Municipal se ve que en ninguna parte están delegando la función de firmas las resoluciones. Con lo anterior se estaría incurriendo en una irregularidad que conllevaría a presuntas nulidades de los procesos, si se tiene en cuenta lo establecido en el decreto 0389 de 2006 artículo 371 que dice “….Corresponde a los funcionarios de la Unidad de liquidación, previa autorización, comisión o reparto del jefe de liquidación , adelantar los estudios, verificaciones, visitas, pruebas, proyectar las resoluciones y liquidaciones y demás actuaciones previas y necesarias para proferir los actos de competencia del jefe de dicha unidad”.
OBSERVACION No. 38
En cuanto a las resoluciones de prescripción si bien es cierto que el decreto 0389 de 2006 en el artículo 482, le da la competencia para decretar la prescripción de la acción de cobro al jefe de la Oficina de Impuestos, también lo es que deben existir controles para hacer seguimiento a las mismas. Consideramos que el Secretario de Hacienda debe enterarse del número de prescripciones otorgadas año a año y del valor de las mismas con el fin de que tome los correctivos necesarios para disminuir dichas prescripciones. Es evidente que no existe ningún control en la radicación y numeración de las resoluciones, no hay consecutivo. No se encontraron archivados los originales de las resoluciones incumpliendo con la ley 594 de 2000 artículo 24 “Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio
para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental” y artículo 26 que “obliga a las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los
documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de
los documentos en sus diferentes fases. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura en hallazgo administrativo
2.6. EVALUACIÓN DE CONTROL FISCAL INTERNO
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Durante la vigencia 2016 la oficina de control interno realizo 3 auditorías internas: Auditoría de Gestión seguimiento al cumplimiento del procedimiento, informe seguimiento al plan de mejoramiento al cumplimiento del procedimiento “coactivo rentas a favor del Municipio vigencia 2015 y lo desarrollado durante la vigencia 2016” y Auditoria de seguimiento al cumplimiento de los procedimientos de Impuesto de Industria y comercio y tableros e impuesto predial unificado. A pesar que control interno realizo recomendaciones sobre aspectos como la reutilizacion de papel reciclable, archivo en general de expedientes y estandarización de archivo de los expedientes de industria y comercio en cuanto a los documentos que deben contener y el diligenciamiento del formato por cada uno de los auditores del area de liquidacion para plasmar las actividades realizadas y un conttrol y seguimiento a las actividades realizados por cada uno, se sigue utsando el libro radicador y la rotacion de expedientes en varios auditores ya que son contratistas y no hay continuidad de las actividades ni induccion sobre las fuciones que deben desempeñar especialmente en la unidad de liquidación. Asimismo recomendo la importancia de actualizar el software de impuestos impus- plus y su ingtegracion con la oficina de cobro coactivo y la administarcion no ha tomado ninguna medida al respecto. En nuestra auditoria se hizo énfasis especialmente en el cargue de prescripciones, exenciones y exclusiones de impuesto predial, de acuerdo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015, ya que se encontraron errores en las liquidaciones de las exenciones, generando que se exoneren mayores valores, a fin de llevar un control de los recursos y de la cartera por concepto de impuesto predial; situación que se refleja a través del presente informe y al respecto control interno no se ha pronunciado. Asimismo Control interno debe velar por el recaudo del impuesto de industria y comercio, debe efectuar un seguimiento a los expedientes de los contribuyentes de industria y comercio, presentación de declaraciones y oportuno pago de las mismas; ya que la cobertura que se realiza por parte de la unidad de liquidación de impuestos es muy pequeña frente al total de los contribuyentes activos del Municipio, y se presentan las situaciones expuestas a través de este informe, como la evasión por parte de los contribuyentes que se registran y no declaran, o declaran pero no pagan y no liquidan sanciones por extemporaneidad, y no son emplazados ni requeridos. También se debe hacer un seguimiento a las Resoluciones de sanción que se expiden por altos valores por concepto de impuesto de industria y comercio, las cuales presuntamente no se hacen efectivas o se van a cobro coactivo.
OBSERVACION No 39
Aunque La Administración Municipal tenga establecidas políticas y controles a través de
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directrices y normas, no basta cuando estas no se aplican o se implementan deficientemente y por tanto no son efectivas, como ocurre en el Municipio, no se establecen los controles respectivos que permitan detectar a tiempo las deficiencias en cada una de las etapas del proceso de liquidación, fiscalización y recaudo del impuesto predial unificado e impuesto de industria y comercio y así efectuar los correctivos necesarios que contribuyan al mejoramiento continuo de la gestión de recaudo, lo que redunda en beneficio de las finanzas Municipales. El sistema impus- plus debería parametrizarse de tal forma que cuando un contribuyente de industria y comercio diligencie su declaración de industria y comercio en forma extemporánea en la página web del Municipio, automáticamente se liquide la sanción correspondiente y los intereses generados por extemporaneidad, como sucede cuando se presentan las declaraciones de retefuente, impuestos y renta ante la DIAN, y la generación del correspondiente recibo de pago, con el fin de evitar que se sigan presentado declaraciones inexactas. La Oficina de Control interno debe velar por el cumplimiento de las políticas y de los procedimientos establecidos por la alcaldía municipal para el recaudo de los impuestos. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD La Administración Municipal y la Secretaria de Hacienda del municipio de Tunja se permiten manifestar e informar lo siguiente:
A. Se estableció por parte de la secretaría de hacienda 3 unidades ( recaudo,
fiscalización y liquidación); las cuales fueron encaminadas al complimiento de la
normatividad tributaria nacional y municipal,. y así mismo verificar los procesos y
procedimientos de los impuestos administrados por el municipio como lo son predial
e industria y comercio.
B. Se instituye entonces las facultades de cada una de las unidades, estableciendo
que la unidad de fiscalización es la unidad investigativa facultada a través del
“Artículo 365. Facultades De Fiscalización E Investigación” del decreto 0389 de
2006 “ Estatuto de Renta, en el cual aclaramos que dicha unidad es la etapa
investigativa y de auditoría donde se inicia proceso de fiscalización con los
contribuyentes que se estime convenientes de la ocurrencia de hechos generadores
de obligaciones tributarias, los omisos y no declarados. En general, efectuar todas
las diligencias necesarias para la correcta y oportuna determinación de los
impuestos, facilitando al contribuyente la aclaración de toda duda, u omisión que
conduzca a una correcta determinación.
Dicho proceso de auditoría de la unidad de fiscalización, se realizan tomando
muestras de contribuyentes por entornos económico, ya que realizar auditoria a la
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totalidad de los contribuyentes declarantes y no declarantes del ICA, no es posible
por la cantidad de contribuyentes, puesto que fiscalización consiste en examinar
una actividad para comprobar si cumple con las normativas vigentes como se indica
al establecer que es una auditoría realizada por un profesional experto en
contabilidad, a libros y registros contables de una entidad, para verificar sobre la
razonabilidad de la información contenida en ellos y sobre el cumplimiento de las
normas contables y que así mismo se verifica que las cifras declaradas sean
correspondientes a la realidad económica del contribuyente y realizarlo a la
totalidad no se enfocaría en el objeto como tal de la unidad y afectaría la economía
procesal y cobertura en tiempos de respuesta del municipio, disposiciones
establecidas para regular la relación entre la Administración Tributaria y el
Administrado.
Así mismo con base en la normatividad tributaria se aclara los términos a los cuales las unidades de recaudo, fiscalización y liquidación pueden realizar los respectivos procesos tributarios, en los cuales los tiempos de auditoría son diferentes para cada tipo de contribuyente de acuerdo a su calidad ya sea inexacto, Omiso y morosos, ya que el periodo de tiempo en el cual la Administración Tributaria, puede Ejercer proceso de revisión de la declaración (Etapa de investigación - unidad de fiscalización) y como consecuencia de ello proponer su modificación (determinación de liquidaciones - etapa de liquidación) es limitado para ejercer la función de Investigación, fiscalización y liquidación.
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Siendo así se permite manifestar que hasta el año 2012, regulo y reglamento las unidades de recaudo, fiscalización y liquidación y se ha auditado sancionado y direccionado a cobro coactivo vigencias desde el año 2009, y para la vigencia 2017 se auditado vigencias desde el 2012 al 2016.
C. Frente a la observación de parametrizar el software impuestos plus, nos permitimos
manifestar, que no es coherente comparar el sistema aplicado por la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), puesto que la DIAN es una entidad
administradora de impuestos a nivel nacional con montos de ingresos superiores en
gran proporción a los Municipales, en cuanto a la adecuación de su plataforma
Muisca, no es comparable con la desarrollada por el Municipio; por el costo que ella
implica para su implementación y parametrización del respectivo software.
Se debe tener en cuenta el régimen sancionatorio para cada uno de los regímenes
establecidos en Industria y Comercio, Régimen común y régimen simplificado, los cuales
solo dependen de los ingresos que se obtengan por año y no es posible catalogar a un
contribuyente en un régimen determinado por la Administración Municipal; cada uno de los
regímenes depende de las ventas que realice cada comerciante en la Ciudad de Tunja.
En cuanto al cumplimiento de la Política y Procedimientos la Oficina Asesora de Control Interno y Gestión realiza Evaluación y Seguimiento para el adecuado cumplimiento.
Actividad que se ha ejecutado a través del Procedimiento: EIG-PC-001 Auditorias y de acuerdo a las Auditorías Realizadas en la vigencia 2016 son las siguientes:
1. Verificación y cumplimiento de la normatividad, procesos y procedimientos y funciones al procedimiento "Coactivo Rentas a favor del Municipio" vigencia 2015 y los primeros cinco meses del año 2016.
2. Auditoria al seguimiento, verificación y cumplimiento de la normatividad, procesos y procedimientos y funciones de los procedimientos “Impuesto de Industria y Comercio y Tableros” e “Impuesto Predial Unificado” vigencia 2015 y primer semestre 2016.
El resultado del Procedimiento Auditor se anexa. Ver anexos AZ No. 6 CD 3
En cada vigencia se vienen realizando Auditorías Internas de Gestión de Acuerdo al Programa de Auditorías aprobado por el Comité Directivo del Sistema Integrado SIG y en relación a los resultados obtenidos se identifica el adecuado cumplimiento a las
Políticas y Procedimientos. Lo que genera Plan de Mejoramiento para Subsanar los hallazgos y observaciones, por lo anterior se solicita muy respetuosamente desvirtuar lo observado por parte del Equipo Auditor de la Contraloría Municipal de Tunja “La Oficina de
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Control interno debe velar por el cumplimiento de las políticas y de los procedimientos establecidos por la alcaldía municipal para el recaudo de los impuestos” esto debido a que si se está llevando a cabo.
Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo, La comisión de auditoria en ningún momento desconoce las gestiones y acciones realizadas por la administración, pero si se nota que no hay un oportuno control sobre las declaraciones tributarias de industria y comercio; la secretaria de hacienda municipal no cuenta con manuales de procesos y procedimientos actualizados , que permitan a los funcionarios y contratistas ejercer el control y vigilancia sobre el recaudo de impuestos y la presentación y pago oportuno de las declaraciones de industria y comercio, además no existe un sistema de seguimiento continuo a los contribuyentes omisos. Se verificó en cuanto al Impuesto Predial E en industria y comercio que en su gran mayoría los expedientes se encuentran incompletos, sin foliar y/o soportados sin la debida documentación. En cuanto al sistema de información se evidenció los siguientes aspectos: No existe Integridad en la información que suministra el Software Impuesto Plus; en razón que los datos emitidos por sistemas no son confiables. No existe Interface en los procesos que se generan en la oficina de impuestos y tesorería, contabilidad y Presupuesto. No se evidenció la verificación de los riesgos que se pueden derivar del Sistema de Información y del ambiente que lo rodea.
Por lo expuesto anteriormente es muy importante que la oficina de control interno este en permanente seguimiento al área de impuestos a fin de mejorar el recaudo y la oportunidad en el pago de los impuestos de predial e industria y comercio y evitar la evasión de los mismos por parte de los contribuyentes.
3. PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra desarrollando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El plan de mejoramiento ajustado debe ser entregado a la contraloría Municipal de acuerdo con lo establecido en el artículo 46 y 47 de la Resolución 175 del 17 de diciembre de 2013, en el formato diseñado para ello.
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Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.
4. CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoria se establecieron (38) hallazgos administrativos, de los cuales 4 tienen incidencia disciplinaria y 2 fiscales por valor de $ 49.309.234
1 Se presenta una disminución de los predios inscritos en la base de datos de Impuestos Plus de la vigencia 2015 con relación al año 2016 en 5.534 predios que equivale al -6.64%, sin que exista una explicación razonable de parte de la oficina de sistemas, dependencia encargada de manejar la base de datos, lo que nos lleva a concluir que la información suministrada a esta comisión es inexacta y no confiable, Incumpliendo con lo establecido en la ley 87 de 1993, articulo 2 e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de
sus registros.
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2 El total recaudado por concepto de impuesto predial de la vigencia actual, vigencias anteriores e intereses no es consistente entre las dependencias involucradas en el proceso; es así que para el año 2012 en la ejecución de ingresos registran como recaudos por estos conceptos la suma de $24.916.647.173, la oficina de recaudo reporta la suma de $24.500.576.172, la oficina de impuestos reporta la suma de $21.732.231.337 y tesorería certifica como ingresos la suma de $ $24.916.647.173 Para el año 2013 en la ejecución de ingresos registran como recaudos totales la suma de $29.465.375.330, la oficina de recaudo reporta la suma de $29.506.420.166, la oficina de impuestos de la base de datos reporta la suma de $25.135.157.204 y tesorería certifica como ingresos la suma de $29.465.375.330 Para el año 2014 en la ejecución de ingresos registran como recaudos totales la suma de $32.208.759.429, la oficina de
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recaudo reporta la suma de $31.560.627.954, la oficina de impuestos de la base de datos reporta la suma de $28.151.374.334 y tesorería certifica como ingresos la suma de $32.208.759.429 Para el año 2015 en la ejecución de ingresos registran como recaudos totales la suma de $34.828.813.149, la oficina de recaudo reporta la suma de $35.193.691.695, la oficina de impuestos de la base de datos reporta la suma de $31.497.358.596 y tesorería certifica como ingresos la suma de $34.828.813.149 Para el año 2016 en la ejecución de ingresos registran como recaudos totales la suma de $35.356.684.365, la oficina de recaudo reporta la suma de $35.169.391.167, la oficina de impuestos de la base de datos reporta la suma de $33.858.213.434 y tesorería certifica como ingresos la suma de $35.356.684.362 De lo anterior se comprueba que la administración no ejerce controles para hacer seguimiento al recaudo del impuesto predial unificado, ni efectuó los cruces respectivos para verificar que la información sea coherente, más aun cuando se trata del recaudo de la principal fuente de recursos propios que tiene la alcaldía. Lo que afecta la confiabilidad de la información y genera incertidumbre en las cifras de la cartera; Incumpliendo con lo establecido en la ley 87 de 1993 articulo 2 numeral e). Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la
información y de sus registros. Al no desvirtuar lo observado y allegar los sopores correspondientes se configura como hallazgo administrativo
3 Revisados los expedientes de las prescripciones de cada uno de los contribuyentes del Impuesto Predial Unificado se comprobó que a 507 predios se les decretó la prescripción del impuesto predial unificado por un valor $333.001.222 como se puede ver en el cuadro No, comprobándose que no hubo gestión de cobro de parte de la Oficina de Impuestos para hacer que los contribuyentes del Impuesto predial cancelaran la deuda que tenían con el Municipio, lo cual origino que se decretara la prescribiendo de la acción por PERDIDA DE LA COMPETENCIA TEMPORAL, que
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jurídicamente implica que ante la inexistencia de un título ejecutivo, debidamente ejecutoriado, que contenga la obligación correspondiente a los años adeudados, falte el presupuesto necesario para iniciar la acción de cobro coactivo, es decir, que no habrá lugar a efectuar el conteo de los términos de prescripción de que trata el artículo 817 del Estatuto Tributario, concordante con lo dispuesto en el artículo 482 del decreto 0389 de 2006.
4 Estudiados los expedientes de la muestra seleccionada se encontró que en las resoluciones únicamente registran los años a los cuales le fue probada la prescripción, pero no determinan el valor de la prescripción de cada uno de los años ni el valor total, valor que es indispensable para cuantificar las prescripciones solicitadas y aprobadas en la vigencia, de igual forma se hace necesario el valor de la prescripción para efectuar el cargue en el sistema IMPUESTO PLUS y poder efectuar los cruces y controles respectivos. Lo anterior afecta la confiabilidad de la información e incertidumbre en las cifras de la cartera; Incumpliendo con lo establecido en la ley 87 de 1993 articulo 2 literal e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros
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5 De la muestra seleccionada se comprobó que las prescripciones otorgadas con las resoluciones No 0012, 0015, 0106, 0152, 0153, 0186, 0187, 0188, 0193, 0206, 0249, 0273, 0276, 0277, 0279, 0280, 0287, 0549, 0560, 0621, 0625, 0759, 0762, 0932, 1065 y 3038, no se adjuntan los recibos de liquidación del impuesto predial, documento indispensable para determinar los años que se aprueba la prescripción y el valor de cada uno. Lo anterior por la falta de procedimientos y requisitos para el trámite de las prescripciones.
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6 Resolución 0663 de 2016, Por medio de la cual ordenan la exclusión de pago del impuesto predial unificado de los predios 010200160007000, 000100031351000, 010100110012000 y 010200510001000. Revisado el expediente no se encontró el recibo de liquidación de los predios, para determinar el valor de la exención, La solicitud la hace el Subdirector Administrativo y Financiero del Colegio Boyacá y no la Representante legal, en ningún documento consta que la titularidad del predio es del Colegio de Boyacá. Las actas de visita de la Secretaria de Infraestructura son muy generales no determinan el número de m2 del predio, ni el área construida, incumpliendo con el parágrafo primero y segundo del acuerdo 010 de 2015.
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7 Revisados los expedientes de exención de madres comunitarias se encontró que en las resoluciones 641,643, 644, 645 647, 648, 649, 650, 651, 706, 708, 709 y 729, no adjuntan el acta de visita al predio realizada por la Secretaria de Infraestructura del Municipio de Tunja, documento imprescindible para determinar el área del predio, destinación, uso, su estado actual así como el área dedicada a las actividades de las madres comunitarias. De igual forma con este documento se determina el área de exención. En las resoluciones 641, 3156 y 3169, en el acta de visita al predio no determinan el área dedicada a las actividades de la madre comunitaria, con lo anterior se está incumpliendo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero literal c y parágrafo 5 inciso primero.
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8 De la revisión de los expedientes de las exenciones otorgadas a las madres comunitarias se comprobó que en todas las resoluciones reconocen y ordenan la exención del 100% del pago del impuesto predial unificado, pero efectuada la verificación de los documentos se encontró que la gran mayoría de estos predios no dedican el 100% del área construida a las labores de madre comunitaria, como lo certifican las actas de visita al predio expedidas por la Secretaria de Infraestructura del Municipio de Tunja. En el cuadro anterior No 6 se puede observar el área construida de cada uno de los predios. Al sumar cada una de las áreas construidas (información que se tomó de las facturas de liquidación del impuesto predial)
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Nos da el total del área construida 4.441 m2; De igual manera, al sumar las áreas de cada uno de los predios dedicadas a las labores de madres comunitarias (información tomada de las actas de visita a los predios) nos da un total de área de exención de 2.451 m2. Es decir que la administración reconoció y ordeno la exención de 1.990 m2 de más de lo establecido en las normas, vigentes: acuerdo 010 de 2015, artículo primero, literal c) Los predios destinados al servicio de las madres comunitarias, siempre y cuando el propietario sea la madre comunitaria o su cónyuge o compañero permanente. Solo será aplicable la exención solicitada respecto al área dedicada al desarrollo de las actividades propias de las madres comunitarias.” (Negrilla fuera de texto) con lo cual se incurrió en una irregularidad al efectuar la exención al 100%, cuando debió realizarse al porcentaje real, es decir una vez descontada el área dedicada a las actividades de madres comunitarias, constituyéndose en un presunto detrimento del erario por la suma de $5.169.815.
9 En las resoluciones 642, 709, 2034 y 2062, no se adjunta el recibo de impuesto predial para verificar el área del predio, área construida y comprobar si se encuentra a paz y salvo por los demás conceptos, De igual forma en las resoluciones 649 y 3188 no adjuntan la certificación del ICBF donde haga constar que la dueña del predio labora como madre comunitaria, con lo cual se comprueba que no están anexando todos los requisitos exigidos para el trámite de la exención, incumpliendo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero literal c y parágrafo 5 inciso primero.
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10 Se están otorgando exenciones a los predios en donde efectivamente funcionan los establecimientos que las solicitan, sin embargo en los expedientes de las resoluciones No 139, 194, 756, 970, 971, 972,973, 983 y 3062 no se evidencian los documentos que soporten la propiedad del bien como es el certificado de libertad; En las resoluciones 198 y 2006 anexan un certificado de libertad que no corresponde al predio del cual se solicita la exención incumpliendo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero literal c) parágrafo quinto inciso segundo.
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11 De la relación que nos suministró la oficina de impuestos de las exenciones de 2016, el 60% registran como contribuyente al representante legal y no a la institución a que pertenece el predio, como está registrada en la base de datos de Impuestos Plus. No adjunta el documento mediante el cual se demuestre que quien este solicitando la exención es realmente el representante legal, incumpliendo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero parágrafo quinto inciso tercero (solicitud de otorgamiento)
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12 Como se puede ver en el cuadro No 8 “Mayores valores otorgados en las exenciones de 2016”, se presenta un presunto detrimento del erario público por la suma de $44.139.419, por mayores valores exonerados mediante resoluciones No. 0739, 0902, 0788, 0968, 0179, 0347 y 0308, incumpliendo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero numerales a y b y parágrafo primero. A continuación se determina la causa y efecto de cada uno de los predios que originaron el detrimento fiscal: Revisado el predio 01010015003000 a nombre de Club Boyacá S.A. se encontró que la solicitud la efectúa el señor Jaime Eduardo Meléndez representante legal, pero no adjunta la certificación que lo acredite como tal, no adjuntan el recibo de impuesto predial para verificar el área del predio y el área construida; De conformidad con el acta de visita expedida por la Secretaria de Infraestructura determinan 1.031.88 m2 como área que genera lucro; La Oficina asesora de Planeación certifica que es un predio según el POT de Tratamiento Modalidad Conservación Integral (PEMP) Nivel 1; Según acuerdo 010 de 2015 tiene una exención del 80%. Mediante resolución No 0730 de 2016 le otorgan exención del 68% del pago de impuesto predial de la vigencia 2016, con lo cual le están exonerando más de lo que determina el acuerdo antes mencionado, teniendo en cuenta que el área del predio es de Área del predio 3.212 m2, Área que genera lucro 1.031.88 m2 Al efectuar la operación matemática tomando el área del predio como el 100% nos da un 32% como área que genera
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lucro. Por consiguiente si con el acuerdo se exonera el 80% a este porcentaje le restamos el porcentaje que genera lucro 32% lo cual nos da un porcentaje de exoneración del 48% y no del 68% como lo determinan en la resolución 0730 de 2016, Aplicando el porcentaje real de exoneración nos da un valor de $35.020.235, por lo tanto vemos que se exonero un mayor valor de $14.591.765, incumpliendo con lo establecido en el acuerdo 010 de 2015 artículo primero numeral a), constituyéndose en un presunto detrimento del erario.
13 La información correspondiente a la cartera por concepto de impuesto predial unificado que presento la Oficina de Impuestos y que fue extractada de la base de datos no es confiable, si se tiene en cuenta que las relaciones son presentadas año a año en forma independiente, con lo cual no se puede verificar si en realidad las cifras presentadas son reales o no, de conformidad con el Sistema Integrado de Gestión el procedimiento para presentar la información debe ser consolidada es decir que a 31 de diciembre de 2016 se debe presentar una relación de cartera de los predios que deben a esa fecha discriminando la vigencia respectiva y el valor; de esta forma se puede establecer la cartera que esta próxima a prescribir, situación que no se dio, por lo cual se incumplió con lo establecido en el Acuerdo 0403 de 2013 y Decreto 0133 de 2014. Lo cual nos lleva a concluir que la información que fue suministrada a esta comisión es inexacta y no confiable. Es deber de la Alcaldía de Tunja y de sus dependencias, garantizar que la información y comunicación interna se divulgue en forma oportuna, exacta y confiable, Se Incumplo con lo establecido en la ley 87 de 1993, articulo 2 e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
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14 En el proceso selectivo de revisión de las declaraciones de industria y comercio presentadas por contribuyente en las diferentes entidades bancarias autorizadas para recaudar este impuesto, se encontró que la mayoría de contribuyentes presentan declaraciones correspondientes a vigencias 2011,2012,2013,2014 y 2015 y las presentan sin pago en la vigencia 2016 y posteriormente cancelan; y algunos a la fecha de la auditoria no han efectuado el pago correspondiente, situación que se genera en razón a que en la oficina de impuestos no existen controles para determinar si los contribuyentes están cumpliendo con su obligación de
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declarar y efectuar en forma oportuna, de acuerdo con el calendario tributario establecido para la vigencia correspondiente. Lo cual genera que el contribuyente presente su declaración en forma extemporánea y cancele sin liquidar los intereses de mora tal como lo establece el decreto 0389 de 2006. El hecho de que el contribuyente se encuentre matriculado, esté ejerciendo la actividad objeto del gravamen y liquidando y facturando el correspondiente impuesto, sin que el sujeto pasivo del impuesto esté cumpliendo con la obligación de efectuar el pago con la oportunidad debida, evidencia debilidades y deficiencias en la gestión de cobro de cartera que realiza la Entidad, ya que no se refleja un cobro efectivo a los deudores.
15 Durante la revisión selectiva realizada a las declaraciones presentadas en el mes de septiembre que es el plazo máximo establecido en el calendario tributario de la alcaldía para que declaren oportunamente las personas naturales cuyos ingresos sean inferiores 60 salarios mínimos mensuales legales vigentes 2015 ($38.661.000 ingresos brutos anuales año 2015), se encontró que 12 contribuyentes presentaron sin pago declaraciones cuyo impuesto a cargo suma $ 7.905.000 ,correspondiente a las vigencias 2011,2012,2013,2014 sin liquidar intereses de mora; y a la fecha la mayoría no ha cancelado, tal como se observa en él, cuadro No. 12, ni tampoco ha sido objeto de auditoria por parte de la unidad de fiscalización, ya que no se encuentran en la relación de expedientes suministrada a la comisión de auditoría.
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16 De los nueve (9) contribuyentes que presentaron declaraciones extemporáneas sin pago correspondiente a las vigencias 2011,2012,2013,2014 y 2015 cuyo plazo se venció el 30 de septiembre, con un impuesto a cargo de $ 10.904.000, han cancelado en cuotas, sin que medie ningún acuerdo por escrito en el cual se pacte la forma de pago, estas declaraciones se encuentran archivadas no se les ha hecho ningún seguimiento, tampoco se encuentran en la relación de expedientes de auditoria entregado a la comisión de la Contraloría, tal como se refleja en cuadro No. 13- tabla No. 2, lo que genera por un lado el riesgo de la prescripción del cobro del impuesto y por el otro, que ante la tardanza o el no recaudo efectivo de dicha cartera, se afecten las finanzas municipales
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17 El proceso de revisión de pago de las declaraciones de industria y comercio fue dispendioso, debido a que las declaraciones no están archivadas con su correspondiente factura de pago o abono a cuenta, están archivados por meses en forma cronológica en un paquete aparte, situación que dificulta la revisión ya que no se puede realizar seguimiento a los pagos realizados por el contribuyente cuando ha presentado sin pago. Esta observación tiene incidencia administrativa.
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18 El Municipio de Tunja no cuenta con un adecuado proceso de fiscalización que permita evitar la evasión y garantice el cumplimiento de la obligación de presentar y pagar anualmente la declaración de industria y comercio. No hay un programa previamente establecido para la fiscalización de la renta del Impuesto de Industria y Comercio, el cual contemple actividades tanto preventivas como especiales y que especifique las estrategias, las acciones y su alcance, la entidad no posee las herramientas necesarias para el cumplimiento de dichas actividades, encaminadas a identificar el 100% de contribuyentes activos no conocidos por la administración, hasta la identificación plena de aquellos contribuyentes que determinan y pagan oportunamente el impuesto, Se ejecutan procesos aislados, sin fijación de metas y planificación
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19 El hecho de no identificar los contribuyentes omisos y no efectuar el debido cobro y recaudo de la renta de los contribuyentes declarantes que presentan sin pago, incide en la no optimización de dichos recursos, a través de su aplicación en los programas de desarrollo u otros contemplados en el plan de desarrollo del Municipio. Dicha situación podría convertirse en un presunto detrimento patrimonial, de no efectuarse en forma oportuna el efectivo cobro y los recursos tributarios a los que tiene derecho el municipio de Tunja, facultado en las normas tributarias ley 14 de 1983 y el decreto 0389 de 2006.
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Las declaraciones de industria y comercio a partir del año 2012 se presentan a través de la página web, durante la revisión de expedientes de fiscalización se observó que se presenta demora en el proceso de notificación al contribuyente por emplazamiento por no declarar ,o por requerimiento de información en razón a que algunos contribuyentes han cambiado de dirección y no lo reportan el cambio a la oficina de impuestos para que sea actualizada; la entidad no solicita a los contribuyentes que anualmente alleguen copia de actualización de cámara de comercio, e informen cualquier cambio de dirección, correo electrónico, razón social, cambio de actividad. Lo cual genera que las correspondientes actuaciones realizadas por la unidad de fiscalización no sean notificadas oportunamente o no se notifiquen en razón a que son devueltas por las causales de destinatario desconocido o dirección errada y por consiguiente el proceso llegue hasta este punto, y no se logre el objetivo de la auditoria.
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Los expedientes de fiscalización seleccionados no están foliados, los documentos soportes no se encuentran ordenados en forma cronológica, no se puede establecer la fecha de recibo del expediente por parte del profesional contratista, (RUT y cámara de comercio DEL CONTRIBUYENTE desactualizados). No se identifica claramente cada una de las actuaciones (auto de apertura, emplazamientos, requerimiento de información, etc.), además no se encuentra un formato de liquidación para corrección de ICA, donde se consigne la formula o método que refleje el valor de los intereses liquidados. Incumpliendo lo establecido en el artículo 4, capítulo II DEL EXPEDIENTE DEL ARCHIVO del acuerdo 002 del 14 de Marzo de 2014 Obligatoriedad de la conformación de los expedientes y unidades documentales simples “Todas las entidades públicas están obligadas a crear y conformar expedientes de archivo con la totalidad de los documentos y actuaciones que se gestionen en desarrollo de un mismo trámite o procedimiento teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original e integridad, así como a conformar las unidades documentales simples en el caso del mismo tipo documental. De igual forma, están a obligadas a clasificar, organizar, conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus unidades documentales durante todo el ciclo de vida”.
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22 Se evidencia en los algunos expedientes analizados se efectúan emplazamientos a través del correo a los contribuyentes omisos para que cumplan con la obligación de presentar sus declaraciones, o por requerimiento de información, pero son devueltos por destinatario desconocido”, o algunas veces no se envían porque no hay contrato de correspondencia, no se pudo verificar la publicación en la página web, ya que ningún expediente anexa el pantallazo impreso que evidencie la publicación. Durante el trabajo de campo de la comisión de auditoria pudo observar que no han declarado y tampoco han cancelado el impuesto, solo el expediente 229197, La Gran Vía, paso a liquidación el 17 de marzo de 2017.
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23 Se consolido un resumen de sanciones liquidadas por los contribuyentes en sus declaraciones presentadas en la vigencia 2016, correspondiente a vigencia 2015 y vigencias anteriores, producto de las declaraciones liquidadas y presentadas por los contribuyentes y las sanciones impuestas por el Municipio, tomando como base el reporte anual generado por el sistema Impuestos plus y se efectuó una comparación con el recaudo certificado por la oficina de tesorería, encontrándose una diferencia de $ 21.446 miles, valor que debe ser aclarado y explicado, presuntamente se registró en tesorería, al efectuar el registro manual un menor valor, tal como se observa en la siguiente tabla, valor que presuntamente no se está reflejando en Tesorería y por ende en contabilidad y presupuesto
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24 Se evidenció que las actuaciones realizadas por la administración durante el proceso que genero liquidación de sanciones por no declarar del contribuyente identificado con el expediente 232080, inicio 1 de julio de 2015 con la invitación al contribuyente para registrarse ante la oficina de impuestos Municipales, y solo hasta el 5 de septiembre de 2016 (14 meses después), se proyectan las resoluciones sanción por no declarar de las vigencias 2011,2012, 2013,2014, cuyo monto liquidado asciende a $1.467.457.000,tal como se explicó en el párrafo anterior. Observando falta de celeridad en el proceso de fiscalización y liquidación. Llama la atención del equipo auditor que en el trámite final del proceso, el contribuyente presenta las declaraciones de los años 2011.2012, 2013 y 2014 sin pago a la entidad bancaria el día 8 de septiembre, es decir 3 días después de haber proferido las resoluciones de sanción por
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la unidad de liquidación. El día 12 de septiembre el contribuyente se notifica personalmente del contenido de las mismas, el 31 de octubre presenta recurso de reconsideración ante la Secretaria de Hacienda, y es admitido mediante auto 141 de fecha 9 de diciembre., el 22 de marzo de 2017 cancela las declaraciones presentadas de acuerdo con las facturas generadas por la oficina de impuestos del Municipio por valor de $ 8.238.000 más los intereses de mora generados. No se evidencia en el expediente (sin foliar) suministrado, el resuelve del recurso de reconsideración impuesto por el contribuyente, cuyo último documento adjunto es la respuesta requerimiento de información de fecha 4 de abril de 2017.
25 Se acepta la respuesta y se levanta la observación por el equipo auditor.
26 De la revisión de las carpetas contentivas de la
documentación de procesos administrativos coactivos de
Impuesto Predial Nos 2016-0633-21-11; 2016-0637-21-
falta de presupuesto” Lo cual ha ocasionado que los
procesos no tengan impulso procesal de manera oportuna,
bajo los principios de celeridad eficacia y publicidad que
enmarcan la función administrativa, lo anterior es
ocasionado por la falta de planeación de la administración
para la celebración de los contratos de mensajería. x
27 Se evidencia que en los procesos coactivos de impuesto predial Nos 2016-0138-11-10; 2016-0307-19-10; 2016-0309-19-10; 2016-0308-19-10; 2016-0541-21-11, posterior a la emisión de los mandamiento de pago y notificación de la mayoría de estos, se expiden resoluciones de Terminación y archivo de dichos proceso, señalándose como motivo ”… revisado el sistema de impuesto plus se encuentra que el contribuyente CANCELO la deuda”; situación tal que no se encuentra soportada dentro cada una de las carpetas contentivas de dichos procesos, por consiguiente no se tiene certeza del origen de declaratorio de terminación y archivo.
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28 Se evidencia en los procesos coactivos de impuesto predial Nos 2016-0214-18-10;; 2016-0215-18-10, 2016-0216-18-10; 2016-0522-09-11, 2016-0521-09-11; 2016-0330-20-10, posterior a la emisión de los mandamiento de pago y notificación de la mayoría de estos, se expiden resoluciones de terminación y archivo de dichos proceso, señalándose como motivo que dada la revisión al sistema de impuesto plus se encuentra que los predios sobre los cuales se recae el pago del impuesto, no reportan deuda; situación tal que no se encuentra soportada dentro de cada una de las carpetas contentivas de dichos procesos, como tampoco se entiende porque previo al inicio de dichos proceso coactivos no se dio por parte del auxiliar administrativo, verificación de que la deuda sea real a través de la utilización del sistema de impuesto Plus, procedimientos estipulado en el Sistema Integrado de Gestión, aprobado por el acuerdo 0403 de 2013 y modificado por el decreto 0133 de 2014, necesario para dar continuidad el trámite coactivo, dentro de los principios de eficiencia, seguridad jurídica y trasparencia que enmarcan el ejercicio de la función administrativa de cobro.
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29 En los procesos coactivos de impuesto predial Nos 2016-0235-18-10; 2016-0235-18-10; 2016-0223-18-10; 2016-0514-09-11; 2016-0512-09-11; 2016-0520-09-11, desde el mes de octubre del 2016 y hasta la fecha, no se les ha dado impulso a dichos procesos, encontrándose estos en etapa de envió de notificación de oficios de cobro persuasivo a los contribuyentes, situación que demuestra la falta de aplicación de los principios de celeridad y eficacia que fundamentan la función de cobro coactivo, además de la inaplicación de lo señalado en el Sistema Integrado de Gestión, aprobado por el acuerdo 0403 de 2013 y modificado por el decreto 0133 de 2014.
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30 Posterior a la expedición y notificación del mandamiento de pago al contribuyente, se emite resolución No 0842 de 2016 en donde se ordena el archivo del proceso , por razón a la pérdida de fuerza de ejecutoria y la falta de exigibilidad de la liquidación oficial No 30009577 del 17 de marzo de 2012, respecto de las vigencias 2007- 2008-2009-2010 y 2011 en el entendido de que dicha liquidación fue enviada para su cobro coactivo hasta el 31 de agosto de 2015, fecha en la cual las vigencias 2007- 2008 -2009- 2010 del título habían perdido exigibilidad, y respecto a la vigencia 2011 esta no era exigible en la fecha en que se expedido dicha liquidación puesto que el plazo para cancelar no había expirado (visto a folio 18-19);situaciones que demuestran falencias en el cumplimento ágil y adecuado de los procedimientos tendientes a obtener tributos a favor del municipio, además de la falta en la verificación de los datos del expediente necesarios para constituir título ejecutivo, desconociendo lo estipulado en el Sistema Integrado de Gestión, aprobado por el acuerdo 0403 de 013 y modificado por el decreto 0133 de 2014 y los principios de eficiencia, eficacia, seguridad jurídica y trasparencia que enmarcan el ejercicio de la función administrativa.
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31 Posterior a la emisión y notificación de la resolución No.S.H.4-70-0654 del 29 de julio de 2013 por medio de la cual se ordena seguir adelante con la ejecución del proceso coactivo No 2012-0787.16.11en contra de SURTIHIERROS TUNJA LTDA, decretándose el embargo del establecimiento de comercio, no se realizó actuación alguna para dar el cumplimento a dicha resolución, sino hasta el 17 de abril de 2017, fecha en la cual, estando cerca el termino de configuración de la prescripción de la obligación, se emite oficio dirigido a la secretaría de Tránsito y Trasporte requiriendo información de la existencia de registro de vehículos a nombre del contribuyente; Situación está que además de exponer al municipio a posibles riesgos en sus finanzas por el termino de prescripción de la obligación, demuestra la falencia en la agilidad para realizar los procedimientos legamente establecidos en cumplimento del trámite coactivo consagrado Decreto No. 389 de 2006, así como la inobservancia de los principios celeridad y eficacia sobre los cuales debe proceder.
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32 En el proceso administrativo coactivo No 2016-0020-06-04 , se observa que posterior a la expedición y notificación del mandamiento de pago, decreto de medidas cautelares y levantamiento de las mismas, el contribuyente presenta escrito de excepciones, entre las cuales se destaca la falta de ejecutoria del título, en virtud de que “los actos administrativos que tengan recurso gubernativos pendientes de fallo definitivo o acciones de nulidad y restablecimiento de derecho sin que se hayan decidido totalmente, carecen de ejecutoria, razón por la cual no sirve de fundamento para ejercitar el cobro coactivo… la demanda de nulidad y restablecimiento del acto administrativo de conocimiento Juzgado Sexto Administrativo de Oralidad del Circuito de Tunja radicado 2015-00214 y admitida el 30 de marzo de 2016, notificada a ustedes el 16 de mayo de 2016, impide que este acto tenga fuerza de ejecutoria..” (Visto a folio120).Declarándose como no probada mediante resolución No 1.4.6-2-1 del 16 de agosto del 2016, la cual fue recurrida mediante escrito de reposición del 6 de septiembre de 2016 y que a la fecha no se observa en el expediente respuesta alguna. Frente a dicha excepción “falta de ejecutoria del título”, es necesario señalar que además de observarse dentro del expediente copia del acto Admisorio de la demanda (visto a
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folio 132), se encuentra oficio emitido por abogado externó de la Secretaria Jurídica de la Alcaldía de Tunja (visto a folio 156) en el cual se señala que “la demanda efectivamente en su momento, antes de contestarla fue enviada junto con sus anexos a la oficina de impuesto, incluyendo el auto Admisorio… lo que implica que siendo una dependencia de la Secretaria de Hacienda debieron direccionar el trámite de cobro coactivo”; situación que permite evidenciar la falta de comunicación entre las dependencias que tienen injerencia directa en el procedimiento administrativo coactivo, así como la falencia en la verificación adecuada de todas las actuaciones que se generan entorno a dicho proceso ocasionado un desgaste en trámites administrativos innecesarios, con posibles vulneración al derecho de defensa y debido proceso del contribuyente.
33 Se observa dentro del expediente de la referencia que posterior a la notificación del mandamiento de pago, oficio No1.4.6-1 1135 del 17 de febrero de 2017 expedido por la oficina de cobro coactivo, en el cual se informa al contribuyente que de acuerdo a lo informado por la dirección de impuestos municipales “en lo correspondiente a la obligación a ustedes imputada, se encuentra pendiente la solución definitiva a una controversia respecto al sujeto de impuesto, procedemos a poner en la inactividad provisional el proceso de la referencia en tato la Dirección de impuesto nos informe las resueltas de la controversia mencionada..” (Visto a folio 14); De lo cual, además de no observarse dentro del expediente documentos que informen y soporten la existencia de la mencionada controversia, tampoco se encuentra sustento normativo y acto administrativo de aplicación de la figura de “inactividad provisional” señalada por la oficina de cobro coactivo para “abstenerse de continuar con el trámite del proceso...” Con base en lo anterior, visto a folio 16 se observa Oficio No 1.4.5-1 1819 del 22 de febrero de 2017, emitido por la oficina de cobro coactivo y dirigido a la oficina de impuesto, en el cual se señala: “…En lo referente a las manifestaciones finales en su escrito de manera categórica no referimos a uno transcribiendo y manifestando lo siguiente: a)”.los valores certificados, las fechas de ejecutoria, y los pagos parciales son correctos. Por lo tanto los títulos son claros, expresos y exigibles, para la fecha en que fueron radicados...” Nada más alejado de la realidad puesto que el titulo correspondiente a
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CENTRO TERAPEUTICO ya había sido atacado en sede admirativa, varios meses atrás de ser remitido, por lo que NO ES EXIGIBLE COMO LO MANIFIESTA LA CONSTANCIA DE FIRMEZA…” (no se encuentra soporte de lo manifestado aquí) Circunstancias expuestas que dejan ver que no hay coordinación y comunicación de las actuaciones surgidas en torno al proceso coactivo, lo cual expone al municipio a posibles riesgos jurídicos, Con consecuencias negativas en sus finanzas, puesto que en se decretaron medidas cautelares de embargo a cuentas bancarias de dicho contribuyente, con un título valor no exigible, tal y como lo manifiesta la oficina de cobro coactivo (transcrito en el párrafo anterior); Vulnerando de esta manera todo el engranaje jurídico del Proceso Administrativo Coactivo, consagrado a partir del artículo 823 de Decreto No. 389 de 2006.
34 1-.Se evidencia en el expediente previo a presentación del escrito de excepciones, el oficio citatorio 1.4.1-5 1366 del 27 de noviembre de 2015 para notificación personal del resolución No 174 del 27 de noviembre de 2015, que resuelve el recurso de reconsideración interpuesto por el contribuye en contra de las resoluciones sancionatorios por no declarar impuesto de industria y comercio, mencionado en la notificación por edicto, de fecha 21 de diciembre de 2015. ( Fl13) 2- Falta de ejecutoria del título, la notificación por edicto de la parte resolutiva de resolución N 0174 del 27 de noviembre de 2015,que resuelve el recurso de reconsideración interpuesto por contribuyente “permaneció fijada ente el 21 de diciembre de 2015 y el 5 de enero de 2016”, y “de acuerdo a las provisiones y determinaciones tomadas por la alcaldía mayor los días 24 de diciembre y 30 y 31 de diciembre de 2015, no fueron laborables, en las dependencias municipales” de acuerdo a las cruciales N0 038 y 084 (Folio 149 y 150) por consiguiente debió ser desfijada el jueves 7 de enero para que efectivamente tuviera fuerza de ejecutoria- Circunstancias estas que fueron excepcionadas por el contribuyente y debidamente probadas mediante resolución m 1.46-2-1 0697 DE 2016 FL 156, en la cual se resuelve ARCHIVAR EL PROCESO y la devolución los títulos, generando posible menoscabo al presupuesto del
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CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA
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CÓDIGO: FO-AF-13
VERSIÓN: 02
PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015
FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL PÁGINA 138 DE 140
municipio por el no cumplimento de los procedimientos normativos, dada la falencia en la adecuada publicación del acto administrativo- título valor en los términos legales, ocasionando la terminación del proceso, con lo cual el Municipio dejo de percibir recursos que afectan las Finanzas Municipales.
35 Frente los proceso de la referencia se observa que desde los últimos meses del año pasado, no ha sido posible realizar notificaciones de los mandamientos de pago a los contribuyentes, pues estas han sido devueltas como lo certifica la oficina de correo por motivos como: “no reside/inmueble deshabilitado” o “Destinatario Desconocido”; evidenciándose con esto, falencias en la actualización de los procedimientos tendientes a obtener la dirección de notificación del contribuyente, en desconocimiento de estipulado en el Sistema Integrado de Gestión, aprobado por el acuerdo 0403 de 2013 y modificado por el decreto 0133 de 2014, generando retraso en el trámite normal de dichos procesos coactivos.
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36 De la verificación de la información registrada en el aplicativo IMPUESTOS PLUS, se comprobó que en este se efectúan los registros de los predios que tiene el Municipio de Tunja en el área urbana y rural; se producen las liquidaciones e impuesto a pagar así como los intereses que se generen, hay subutilización de las herramientas informáticas con que cuenta el Municipio para la liquidación, el recaudo y el seguimiento de los contribuyentes del impuesto de industria y comercio y los procesos de Cobro, toda vez que se evidencian falencias en el sentido que no permite retomar datos directamente desde el mismo momento que se está aplicando la declaración y tiene que ser alimentado por diferentes dependencias como tesorería e impuestos o que no se utilizan para optimizar procesos por parte de los funcionarios que alimentan el sistema.
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37 De la verificación de la información registrada en el aplicativo IMPUESTOS PLUS, se comprobó que en este se efectúan los registros de los predios que tiene el Municipio de Tunja en el área urbana y rural; se producen las liquidaciones e impuesto a pagar así como los intereses que se generen, hay subutilización de las herramientas informáticas con que cuenta el Municipio para la liquidación, el recaudo y el seguimiento de los contribuyentes del impuesto de industria y comercio y los procesos de Cobro, toda vez que se evidencian falencias en el sentido que no permite retomar datos directamente desde el mismo momento que se está aplicando la declaración y tiene que ser alimentado por diferentes dependencias como tesorería e impuestos o que no se utilizan para optimizar procesos por parte de los funcionarios que alimentan el sistema.
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38 En cuanto a las resoluciones de prescripción si bien es cierto que el decreto 0389 de 2006 en el artículo 482, le da la competencia para decretar la prescripción de la acción de cobro al jefe de la Oficina de Impuestos, también lo es que deben existir controles para hacer seguimiento a las mismas. Consideramos que el Secretario de Hacienda debe enterarse del número de prescripciones otorgadas año a año y del valor de las mismas con el fin de que tome los correctivos necesarios para disminuir dichas prescripciones. Es evidente que no existe ningún control en la radicación y numeración de las resoluciones, no hay consecutivo. No se encontraron archivados los originales de las resoluciones incumpliendo con la ley 594 de 2000 artículo 24 “Obligatoriedad de las tablas
de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental” y artículo 26 que “obliga a las entidades de la Administración
Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
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39 Aunque La Administración Municipal tenga establecidas políticas y controles a través de directrices y normas, no basta cuando estas no se aplican o se implementan deficientemente y por tanto no son efectivas, como ocurre en el Municipio, no se establecen los controles respectivos que permitan detectar a tiempo las deficiencias en cada una de las etapas del proceso de liquidación, fiscalización y recaudo del impuesto predial unificado e impuesto de industria y comercio y así efectuar los correctivos necesarios que contribuyan al mejoramiento continuo de la gestión de recaudo, lo que redunda en beneficio de las finanzas Municipales. El sistema impus- plus debería parametrizarse de tal forma que cuando un contribuyente de industria y comercio diligencie su declaración de industria y comercio en forma extemporánea en la página web del Municipio, automáticamente se liquide la sanción correspondiente y los intereses generados por extemporaneidad, como sucede cuando se presentan las declaraciones de retefuente, impuestos y renta ante la DIAN, y la generación del correspondiente recibo de pago, con el fin de evitar que se sigan presentado declaraciones inexactas. La Oficina de Control interno debe velar por el cumplimiento de las políticas y de los procedimientos establecidos por la alcaldía municipal para el recaudo de los impuestos.