PROCESO SEGUIMIENTO Y EVALUACION A LA GESTION CÓDIGO S-SEG-FT-007 VERSIÓN 01 FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 1 de 25 VIGENTE DESDE 13/11/2014 INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL VIGENCIA 2016 PRIMER SEMESTRE 2017 OFICINA DE CONTROL INTERNO BOGOTA, ENERO DE 2018
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PROCESO SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA
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VIGENTE DESDE 13/11/2014
INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN
PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL VIGENCIA 2016
PRIMER SEMESTRE 2017
OFICINA DE CONTROL INTERNO
BOGOTA, ENERO DE 2018
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Contenido 1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 3 2. CRITERIOS DE AUDITORIA ................................................................................................ 4 3. OBJETIVO ................................................................................................................................ 4 4. ALCANCE ................................................................................................................................ 5 5. EQUIPO DE TRABAJO ........................................................................................................... 5 6. METODOLOGIA APLICADA ................................................................................................ 5 7. CONTEXTO DEL PROCESO A AUDITAR ........................................................................... 5 8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES ....................................................................... 7 9. DESARROLLO DE LA AUDITORIA .................................................................................... 9 9.1 ASPECTOS POR RESALTAR Y MEJORAS EVIDENCIADAS ...................................... 23 9.2 OBSERVACIONES .............................................................................................................. 24 9.3 NO CONFORMIDADES ...................................................................................................... 24 9.4 RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 24 10. CONCLUSIONES ................................................................................................................ 25
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AUDITORIA INTERNA DE GESTION AL PROCESO CONTRACTUAL
1. INTRODUCCIÓN
La actividad contractual, entendida como el instrumento del estado para cumplir sus fines
constitucionalmente establecidos, realizar los deberes determinados en la normatividad y resolver los
servicios que la comunidad necesita, debe cimentarse sobre los principios de igualdad, moralidad,
eficacia, celeridad, economía, imparcialidad y publicidad, señalados en la Constitución Política.
Como sus fines son Constitucionalmente determinados, toda su actividad está restringida a lo que la
normativa permita, de esa manera, cada una de las etapas en el proceso de contratación deben adherirse
a lo que el cuerpo normativo ha establecido previamente; al respecto la Corte Constitucional ha señalado:
“…el grado de autonomía que tiene la autoridad administrativa se ve ostensiblemente limitado
frente a las reglas del derecho público, en materia de contratación. Así, la decisión de contratar o
de no hacerlo no es una opción absolutamente libre sino que depende de las necesidades del
servicio; de igual modo, la decisión de con quién se contrata debe corresponder a un proceso de
selección objetiva del contratista, en todos los eventos previstos en la ley1”
La actividad contractual de las entidades públicas debe ser el resultado de un ejercicio de planeación,
control y seguimiento de todos los intervinientes en el proceso. Debe estar fundamentada en unas
necesidades específicamente señaladas, la práctica de estudios y de análisis eficaces para establecer de
forma adecuada los mecanismos idóneos para satisfacer las metas establecidas. Estas actuaciones están
contenidas dentro del denominado Principio de Planeación.
Por lo anterior, es necesario que la actividad contractual sea la consecuencia de un juicioso ejercicio de
planeación, estableciendo desde su origen los controles y seguimientos efectivos para asegurar el éxito
de la gestión. No es aventurado afirmar que de una correcta ejecución de la etapa precontractual se
concreta en mayor medida el grado de satisfacción que se espera de la ejecución del proceso contractual
en su totalidad. En la presente auditoría se hará un énfasis en la evaluación de los estudios y análisis
orientados a establecer mecanismos económicos transparentes y adecuados para solventar las
necesidades que la entidad requiere cubrir para el ejercicio de sus funciones.
1 Corte Constitucional de Colombia. Sentencia C-154 de 1997. M. P. Hernando Herrera Vergara.
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2. CRITERIOS DE AUDITORIA
- Constitución Política de Colombia 1991.
- Resolución 001 de 2001. Del Contador General de Bogotá D.C, “Por la cual se expide el Manual
de Procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes de los Entes
Públicos del Distrito Capital.”
- Ley 872 de 2003 “Por medio del cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la rama
ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios”.
- Manuales, Instructivos y Procedimientos Internos.
- Decreto 4485 del 2009 Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009
- Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011 "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica
Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales -
NTD:SIG 001:2011"
- Decreto 943 de 2014 "Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI).
- Ley 80 de 1993 "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración
Pública"
- Ley 1150 de 2007 " Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratación con Recursos Públicos."
- Directiva 003 de 2013 "Directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con
incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos y la pérdida de elementos y
documentos público".
3. OBJETIVO
Evaluar la adherencia de los procesos contractuales del IDIPRON con las disposiciones legales que lo
regulan, al cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión (SIGID) y sus Políticas Institucionales para
la vigencia del 2016 y primer semestre 2017.
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4. ALCANCE
Evaluar el nivel de cumplimiento en el marco de la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso auditado,
de conformidad con las normas constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulación que le son
aplicables y el logro de los resultados esperados en las etapas que conforman la contratación: Planeación,
Ejecución y Liquidación para la vigencia 2016 y primer semestre 2017.
5. EQUIPO DE TRABAJO
ROLES EN
LA
AUDITORIA
NOMBRES COMPETENCIAS
AUDITOR
LIDER
Carlos Bolívar
Corredor
Revisión de los aspectos relacionados con la Gestión Contractual,
procedimientos, controles internos, riesgos y aplicación de
normas técnicas.
6. METODOLOGIA APLICADA
Análisis y revisión del marco normativo vigente, políticas y directrices relacionadas
Solicitud de información sobre la relación de los Contratos y Convenios celebrados durante el
período 2016 y 2017.
Revisión y verificación de la totalidad de la información contenida en los documentos que hacen
parte del expediente contractual.
Verificación de la información publicada en la página Colombia Compra Eficiente, en relación
con los expedientes seleccionados.
Consolidación de información y elaboración del informe de auditoría
7. CONTEXTO DEL PROCESO A AUDITAR
El Proceso de Gestión contractual del IDIPRON está orientado a la adquisición eficaz y eficiente de los
bienes y servicios que requiere la entidad, cumpliendo con la normatividad vigente y siguiendo
parámetros de calidad y transparencia. Cuando el Instituto en el ejercicio de sus actividades actúa como
garante de los fines constitucionales para los que fue creado, se dispone a invertir recursos públicos
poniendo en movimiento una serie de instrumentos para ejecutar proyectos, los cuales se ponen en
marcha mediante la contratación estatal.
La Función Administrativa del IDIPRON persigue el interés general y se concreta con los principios de
igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. El principio de
planeación es la organización lógica y coherente de las metas y los recursos necesarios para concretar las
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metas y objetivos del IDIPRON, por ser fundamento de la contratación se convierte en la garantía de la
correcta inversión de los recursos destinados por el Plan de desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”.
Actualmente el proceso de Gestión Contractual cuenta con los siguientes documentos respectivos al
Sistema Integrado de Gestión (SIGID) y que regulan de inicio a fin y de distintas temáticas todo proceso
Para efectos de abordar el análisis sobre los contratos tomados como muestra de la presente auditoría, se
procedió a enfocarlo desde las tres etapas contractuales, desglosando las temáticas así:
ETAPA CONTRACTUAL TEMÁTICA
1. Desarrollo Precontractual
1. Comité de contratación
2. Plan Anual de Adquisiciones
3. Estudios previos
2. Desarrollo contractual 1. Garantías
2. Supervisión e interventoría para pagos
3. Desarrollo pos contractual 1. Liquidación
I. Desarrollo pre-contractual
La Planeación como principio de la contratación del IDIPRON, deberá desarrollar unos interrogantes que
conducirán a la correcta caracterización de las necesidades: ¿Qué es lo que se requiere contratar?, ¿Con
cuántos recursos se cuenta?, ¿Cuáles son los términos de la ejecución presupuestal? y ¿Cuáles son los
factores que inciden en el desarrollo de los procesos que se realizan? De igual forma, se deben definir,
estimar y asignar los riesgos previsibles. Esto debe estar plasmado en los estudios y documentos previos
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de todo contrato estatal, que se materializa durante toda la actividad administrativa de contratación, que
va desde el establecimiento de la necesidad hasta cuando se cumplan los términos de la garantía2.
Esta planeación, dentro del IDIPRON, se encuentra enmarcada en tres espacios:
Reuniones del comité de contratación.
Elaboración de Plan anual de adquisiciones.
Elaboración de estudios previos.
a. Comité de Contratación
Inicialmente, mediante la Resolución 141 de 2012, el IDIPRON crea y reglamenta el funcionamiento del
Comité de Contratación con el propósito de definir los lineamientos que regirán la actividad
precontractual y contractual, a su vez, funcionará como órgano asesor y consultor de los diferentes
procesos contractuales que la entidad adelante para garantizar el desempeño armónico de las distintas
dependencias del Instituto en la gestión contractual, además de la aprobación del plan de Contratación
(Plan Anual de Adquisiciones). Posteriormente, con la resolución 029 de 20173, la entidad regula y
modifica ciertos aspectos relacionados con las funciones, integrantes y las sesiones periódicas.
El comité está conformado por el Director del IDIPRON, Jefe de la Oficina Asesora jurídica, Jefe de la
Oficina Asesora de Planeación, Subdirector Técnico Administrativo y Financiero, Subdirector Técnico
de Métodos Educativos y el Jefe de la Oficina de Control Interno quien ejerce con voz y sin voto.
Durante el período evaluado por la auditoria el Comité de Contratación del Instituto no fue convocado
durante la vigencia 2016, ocasionando debilidades y riesgos dentro de la planeación y seguimiento de los
procesos contractuales de la entidad, debido a que el comité es el encargado de formular las estrategias
para la planeación, programación y control de las actividades contractuales del Instituto. Por otra parte,
durante el 2017, el Comité de Contratación fue convocado un total de 6 veces, mejorando
ostensiblemente el indicador, pero cumpliendo solo con el 50% de los encuentros establecidos por el
reglamento, que deberían ser un total de 12 sesiones.
En términos generales la ausencia de espacios de retroalimentación por parte de los subdirectores y la
Jefatura de la Oficina Asesora Jurídica, deriva en falencias en escenarios o instancias de regulación,
control, seguimiento y decisión a la actividad contractual de la entidad.
2 Las fallas de planeación y su incidencia en el contrato estatal de obra. Iriana Aponte Díaz.
http://revistas.uexternado.edu.co/index.php/Deradm/article/view/3831/4087 3 Fecha de expedición: 14 de Febrero de 2017. Resolución 029 de la Dirección General del IDIPRON
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b. Plan Anual de Adquisiciones
El Plan Anual de Adquisiciones es un instrumento que tiene como objetivo la identificación y
justificación del valor total de los recursos requeridos por la entidad para compras y contratación. Es un
referente para la evaluación del nivel de ejecución del presupuesto y pronostica la demanda de bienes y
servicios de la entidad durante el año establecido, además le permite estructurar las estrategias de
contratación en un contexto de planeación.
MODIFICACIONES AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2016
VIGENCIA 2016
No. FECHA VALOR DIFERENCIA
VERSION INICIAL 29/01/2016 33.127.072.808
PRIMERA 16/03/2016 33.152.260.408 + 25.187.600
SEGUNDA 26/04/2016 32.206.365.070 - 945.895.338
TERCERA 20/05/2016 33.060.964.747 + 854.599.677
CUARTA 04/08/2016 33.670.319.335 + 609.354.588
QUINTA 27/09/2016 34.120.217.402 + 449.898.067
SEXTA 04/10/2016 34.126.874.402 + 6.657.000
SEPTIMA 04/10/2016 34.395.460.682 + 268.586.280
OCTAVA 04/10/2016 34.655.460.682 + 260.000.000
NOVENA 04/10/2016 40.073.851.385 + 5.418.390.703
DÉCIMA 17/11/2016 42.772.532.034 + 2.698.680.649
DÉCIMA PRIMERA 25/11/2016 43.033.596.740 + 261.064.706
DÉCIMA SEGUNDA 12/12/2016 44.980.997.824 + 1.947.401.084