UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “RAFAEL MARIA BARALT” PROGRAMA: ADMINISTRACIÓN PROYECTO GERENCIA INDUSTRIAL COORDINACIÒN DE PASANTIAS SEDE: IUTA VALENCIA “ACTIVIDADES EJECUTADAS EN EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN EN LA EMPRESA OPERADORA HCL VALENCIA, C.A.” INFORME FINAL DE PRÁCTICA PROFESIONAL I PRESENTADOR POR: Serrano Alcalá, Orson José CI, 10.231.347 TUTOR ACADÉMICO: Lcdo. LUIS CONDE TUTOR EMPRESARIAL: Lcda. ZAIDA GARCIA Naguanagua, 25 de Septiembre de 2015.
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Informe de pasantias unermb iuta orson serrano 2015
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “RAFAEL MARIA BARALT”
PROGRAMA: ADMINISTRACIÓN
PROYECTO GERENCIA INDUSTRIAL
COORDINACIÒN DE PASANTIAS SEDE:
IUTA VALENCIA
“ACTIVIDADES EJECUTADAS EN EL DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN EN LA EMPRESA OPERADORA HCL VALENCIA, C.A.”
INFORME FINAL DE PRÁCTICA
PROFESIONAL I PRESENTADOR POR:
Serrano Alcalá, Orson José
CI, 10.231.347
TUTOR ACADÉMICO: Lcdo. LUIS CONDE
TUTOR EMPRESARIAL: Lcda. ZAIDA GARCIA
Naguanagua, 25 de Septiembre de 2015.
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C.A (OPERADORA HCL VALENCIA) Municipio Naguanagua
Departamento de administración
LCDO. LUIS CONDE LCDA. ZAIDA GARCIA TUTOR ACADÉMICO TUTOR INDUSTRIAL
PERÍODO DE PRÁCTICA
FECHA DE INICIO: 03/08/2015.
FECHA DE CULMINACIÓN: 25/09/2015.
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DEDICATORIA
A Dios Por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado
salud para lograr mis objetivos, además de su infinita bondad y amor.
A mis padres, Rosemary Alcalá y Orson Serrano, por ser el pilar
fundamental en todo lo que soy, en toda mi educación, tanto académica,
como de la vida, por su incondicional apoyo perfectamente mantenido a
través del tiempo. Los amo!!!
A mi esposa, Angélica Maria, quien me brindó su amor, su cariño, su
estímulo y su apoyo constante. Su cariño, comprensión y paciencia son
evidencia de su gran amor.
A mis hermanos por su apoyo incondicional, por sus buenos deseos y
la confianza que han depositado en mí durante mi carrera y por estar siempre
presente en los logros alcanzados.
A mis hijos, Andrea, Orson y Andreina, por ser el motor para seguir
adelante y nunca desmayar, buscar siempre lo mejor para ustedes. Los amo
infinitamente.
Orson Serrano
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AGRADECIMIENTO
Te agradezco a ti mi Dios, por permitirme salir adelante con mis labores
y guiarme por un camino mejor. Amén.
A la Universidad Nacional Experimental “Rafael María Baralt”
(UNERMB) y al Instituto Universitario De Tecnología Y Administración
Industrial (IUTA), por permitir continuar con nuestra formación académica.
A ti esposa, nuevamente por estar conmigo en estos 13 años, en las
buenas y en las malas, por acompañarme en cada una de mis etapas
profesionales y por ser una excelente mujer y madre.
Agradezco a mis padres, que siempre están presentes en los
momentos más importantes de mi vida. Los amo.
A mi tutora empresarial y Jefa del departamento, Licda. Zaida García y
la Supervisora Contable Licda. Carla Fraino, por brindarme toda la ayuda
necesaria para mis prácticas profesionales.
A todos los profesores, que de una u otra forma han contribuido con mi
formación académica.
Y por último, pero no menos importante a Operadora HCL Valencia,
C.A, por brindarme la oportunidad de realizar mis prácticas profesionales,
ofreciéndome todo el apoyo necesario para ampliar mis conocimientos fuera
con su respectivo seguimiento, llevar carpetas actualizadas de
proveedores y cotizaciones alternativas para los diferentes tipos de
productos, mantener el directorio telefónico actualizado mediante el
sistema computarizado de los números frecuentemente usados.
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Analista de Impuestos: Ejecutar y controlar el cumplimiento de las
obligaciones tributarias de la Empresa, encargándose de la
contabilización de las mismas y de atender los requerimientos de
información por parte de la SENIAT. Asimismo ejecutar y controlar la
contabilización de todas las transacciones relacionadas con impuestos
Analista de Costos: Tiene como función principal la de considerar los
costos que el hotel posee para lograr el presupuesto que mejor se
adecue a la política de la empresa. Tener conocimiento de todas las
áreas del hotel y cómo funcionan para costear correctamente, su
responsabilidad es lograr un justo equilibrio entre el objetivo final de la
empresa y el presupuesto indicado para lograrlo.
Analista Contable CxP: Confección de cheque, analizar los estados de
cuentas de los proveedores con el fin de verificar que el saldo que
presenta el proveedor, balancea con los que se mantienen registrado los
auxiliares, actualizar el cuadro de cheque pendiente de entrega para el
análisis del jefe de Administracion.
Analista de CxC: Dirigir y ejecutar las acciones encaminadas a elevar el
nivel de eficiencia de la cobranza y servir de enlace para gestiones de
préstamos, créditos y convenios.
Analista de Ingresos: Calcula y lleva control de los ingresos propios de
la Institución, efectúa los cálculos para el análisis y elabora los estados
financieros, mantiene registro de las modificaciones al presupuesto,
coordina y supervisa el proceso de recolección de información financiera.
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Auditor Nocturno: Contribuir al desarrollo y la proporción de los
movimientos realizados durante la noche, para así ayudar a la labor del
auditor de ingresos en su tarea de elaborar, supervisar y controlar la
contabilidad del hotel. El auditor nocturno canaliza la operación de los
cargos de los ingresos por ventas y el analista de ingresos hace la
verificación y contabilización de dichos ingresos del hotel.
Almacenista: Mantener ordenado y sectorizado el departamento, para al
momento de inventariar facilitar el trabajo, realizar la recepción de
mercancía, Cargar facturas, despacho de mercancía según requisición
del personal, llevar control e inventario del material que entra y sale del
almacén.
2.4 Actividades realizadas en el departamento de Administración
Las actividades que se lista a continuación fueron las que realice en
el proceso de práctica profesional:
Solicitud de cotización a los proveedores.
Análisis de cotizaciones para realizar orden de compra.
Realizar órdenes de compra.
Recepcion de auditoría nocturna.
Lectura del informe de auditoría nocturna.
Realizar el “Daily Sales Report”.
Cargar facturas al sistema Solemp.
Elaboración de cheques.
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Consignación y envió de facturas.
Gestión de cobranza.
Recepcion de documentos y verificación de datos.
Recepcion de solicitudes de pagos y anticipos.
Aprobación de requisiciones.
Realización de inventario.
Análisis de inventarios
Conciliación de costos.
Recepcion de mercancías.
Realizar requisiciones de almacén.
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CAPITULO III
DESCRIPCION DEL TRABAJO REALIZADO
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CAPITULO III
DESCRIPCION DEL TRABAJO REALIZADO
2.5 Desarrollo de las Actividades realizadas
Solicitud de cotización a los proveedores: Realizar comunicación y
contacto con los diferentes proveedores del hotel para solicitar las
cotizaciones correspondientes a los insumos, materiales y repuestos
usados en el hotel para mantener la operatividad del mismo (Anexo N°
1).
Análisis de cotizaciones para realizar orden de compra: Después de
recibir las cotizaciones de los proveedores, proceder a clasificar según
los ítems para su posterior análisis tomando en consideración los criterios
de; tiempo de entrega, costos y calidad, para poder tomar la decisión de
a cual proveedor comprar.
Realizar órdenes de compra: Después de haber realizado el análisis de
las cotizaciones y haber seleccionado el proveedor al cual se le realizara
la compra, ingresar al software Solemp (Anexo N° 2) y realizar la orden
de compra según las características de los productos requeridos.
Recepcion de auditoría nocturna: Todas las mañanas se hace la
recepción de la auditoria nocturna la cual refleja los ingresos que
ocurrieron en horas de la noche, esta auditoría viene acompañada de un
informe de auditoría.
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Lectura del informe de auditoría nocturna: Después de recibido el
informe de auditoría nocturna se procede a la evaluación de los
financieros observando a detallado todas las novedades que el auditor
nocturno encuentro al momento de revisar los movimientos de los
coordinadores de recepción así como también la de los cajeros de
restaurante e informes y cargos hechos por lavandería y Banquetes, a fin
de resolver cualquiera de estas novedades o saber el porqué de algunos
de los errores en el sistema.
Realizar el “Daily Sales Report”: Esto es una hoja de cálculo en la cual
se registran los ingresos diarios, se desglosa los ingresos por concepto
de: Habitaciones, Comidas, Bebidas, Banquetes, Otros ingresos. Para
obtener la información para realizar esta hoja de trabajo se obtiene del
Trial Balance, del manager Report y de los movimientos que se observan
en los reportes de cierre de cajero de restaurant o directamente en el
programa MICROS.
Se busca en compartidos la carpeta daily, seguidamente abrir el archivo
HOJA DE TRABAJO DAILY RECLASIFICADA; en la cual se va a
introducir todos los datos recolectados del Trial Balance en los revenue
(ingresos), el cual se encuentran todos los ingresos que fueron cargados
en el día como lo son: habitaciones, comidas, bebidas, cigarrillos,
banquetes, etc.; y Manager Report, los cuales se van a encontrar la
estadística del hotel (buscar en auditoria nocturna), esto se hace cada
día del mes, porque para cada día se presentan ingresos diferentes.
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Cargar facturas al sistema Solemp: Para cargar las facturas al sistema
(Solemp) es necesario seguir los siguientes pasos:
o Se reciben las facturas originales, revisa que todos los datos estén
correctos.
o Se integran las facturas en el modulo de compra (incluyéndolas en
su respectivo centro de costo) comparando que la mercancía entre
al inventario, y poder darle de baja a la cuenta puente de
proveedores.
o Después de haber revisado minuciosamente la factura se pasaran
al departamento de impuesto para proceder a incluirles sus
comprobantes de retenciones tanto de I.V.A (Anexo N°3) como de
I.S.L.R (en los casos que correspondan).
o Después que ya se tengan todos los soportes se procederá a la
elaboración de los cheques.
Elaboración de cheques: Para elaborar los cheques existen dos
módulos: cuentas por pagar y por tesorería.
Cuando lo hacemos por cuentas por pagar: se cancelan todas las
facturas de compra de alimentos y servicios, como también las
reposiciones de caja y anticipos.
Cuando lo hacemos por tesorería: se cancelan todos los gastos
generados por recursos humanos como son vacaciones, viáticos,
anticipos de prestaciones, liquidaciones, guarderías, cursos, pago de
I.N.C.E.S, Ley de Política Habitacional como también los pagos de
impuestos.
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o En el momento de emitir los cheques se verifica la cuenta del
banco correspondiente, que los impuestos (IVA, I.S.L.R) estén
correcto. Luego se pasan al Jefe de Contraloría y Gerente
General para su revisión previendo que todos los soportes que
lleve cada cheque estén correctos.
o Por último después de ser verificados se envían por valijas a
caracas para la firma de los mismos, y así proceder a cancelarle a
cada proveedor.
o Ya terminados los pagos se procede a generar los asientos
contables las cuales se deben hacer diariamente.
o Luego de entregado el pago al proveedor, se procede a archivar
los cheques de acuerdo al correlativo de los cheques y los
asientos contables por mes.
Consignación y envió de facturas: Revisar cada una de las facturas
remitidas por el Front y por el Auditor Nocturno, verificar que las facturas
recibidas sean las mismas cargadas en FIDELIO en el modulo de
TRANSFER, verificar que cada una de las facturas recibidas tengan sus
anexos completos y que la información de los mismos coincidan con el
folio de FIDELIO.
Las facturas y los anexos adjuntos a cada factura recibida en City
Ledger deben ser:
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o Original y Copia de la factura fiscal generada en Front.
o Infocopia de FIDELIO donde deben aparecer todos los cargos de
consumo con la respectiva firma del huésped como aceptación de
los mismos.
o Cheques de consumo de Restaurant, lavandería, teléfono, etc.
Que aparezcan cargados en la infocopia de FIDELIO. (Firmados
por el huésped como aceptación de los mismos)
o Carta de Garantía de la empresa que solicito el servicio.
o Tarjeta de registro firmada por el huésped.
Si se encuentra alguna irregularidad en las facturas recibidas, informar
inmediatamente al departamento a que le competa y solicitar la consigna
de la información que falte para enviar las facturas al cobro y/o solicitar
aclarar las dudas que se hayan encontrado al momento de revisar.
Después de verificar que todas las facturas recibidas cumplan con los
puntos anteriores se transfieren del modulo de TRANSFER al modulo de
POSTIG en FIDELIO para que cada una de ellas viaje a la empresa a
que corresponda y se sumen al saldo de las mismas, por último se
entregan las facturas al Mensajero para que él las envíe al cobro.
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Gestión de cobranza: Se ubica la empresa a gestionar y se cumple el
siguiente procedimiento:
o Se llama a la empresa para gestionar la cobranza.
o Se envía el estado de cuenta vía correo electrónico, fax, impreso,
etc. junto a un oficio de cobranza solicitando respuesta de pago.
o Se registra en el archivo de la empresa lo convenido con nuestros
contactos.
o Se le hace seguimiento continuo a la gestión.
Recepcion de documentos y verificación de datos: Se hace recepción
de todos los documentos que van hacer entregados tanto al Jefe de
Administración, como al resto de los analistas (pertenecientes al Dpto.
Administración) por cualquier otro personal del hotel, se reciben y se
verifican, luego se hace la distribución según la información o tipo de
documento y a quien va dirigido.
Recepcion de solicitudes de pagos y anticipos: Se reciben las
solicitudes de pago a proveedores y anticipos deben se verifican que
contengan la siguiente información:
Para solicitudes de Pago:
o Memorándum explicativo solicitando el pago al proveedor.
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o Factura a cancelar
o Tres presupuestos.
o Aprobación por parte del jefe corporativo que corresponda.
Para solicitudes de Anticipos de Pago:
o Memorándum explicativo solicitando el anticipo al proveedor.
o Presupuesto aprobado.
o Soporte de los 2 presupuestos.
o Aprobación por parte del jefe corporativo.
o En el caso de ser un proveedor nuevo deben anexar copia del
registro mercantil y del RIF.
Aprobación de requisiciones: Todos los días el se debe realizar la
aprobación de las requisiciones al almacén para que el encargado del
mismo pueda despachar la mercancía pero antes verificando que los
almacenes de entrada y origen estén correctos, y teniendo en
consideración que la cantidad solicitada no excede de los niveles de
mínimos y máximos que deben manejar.
Realización de inventario: Mensualmente se efectúa un inventario en
los almacenes de Entrada, almacenes de Destinos y Puntos de Ventas,
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estos se llevaran a cabo en dos partes:
1. Toma física: Este inventario se llevara a cabo los días 30, 31 y 01 de cada
mes, se realizarán junto con la colaboración del personal correspondiente
al área a inventariar, notificando con anterioridad a todos los Jefes de
Departamentos en qué fecha se va a realizar la toma física para que cada
uno tome sus previsiones y pueda realizar requisiciones al Almacén ya
que durante los días de Inventario no se permitirá Movimientos de entrada
ni de salida de mercancía.
Se debe realizar en primer lugar un conteo de los Almacenes Generales,
luego de los almacenes destinos que son los circulantes, durante este
procedimiento el analista deberá verificar:
o Fecha de vencimiento de la mercancía
o Rotación de la misma, verificando si existen productos dañados
o Verificar los mínimos y máximos de los almacenes
En caso de que se encuentre mercancía dañada o vencida se debe
levantar un Acta de Bajas de Productos, la cual deberá ser firmada por el
responsable de Alimentos y bebidas, Jefe De Administración y Analista
de Costos.
2. Generación de conteos físicos: Luego de que el procedimiento de conteo
físico de cada producto se procede a ser incluidos en el sistema Solemp,
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comparando de que existencia que hay por sistema concuerde con la
existencia física de haber discrepancias en las cantidades el analista debe
realizar un ajuste en Solemp llamado Ajuste de Inventario vs. Toma
Física.
Análisis de inventarios: Luego de que el procedimiento de conteo físico
de cada producto se procede a ser incluidos en el sistema Solemp,
comparando de que existencia que hay por sistema concuerde con la
existencia física de haber discrepancias en las cantidades el analista
debe realizar un ajuste en Solemp llamado Ajuste de Inventario vs. Toma
Física (Análisis de Inventario).
Conciliación de costos: Mensualmente se realiza una conciliación de
costos, la cual nos va a reflejar el porcentaje del costo total arrojado por
todas las operaciones del hotel y de acuerdo con los resultados
obtenidos se procede a realizar el asiento de cierre. Esta conciliación
debe ir soportado con inventario inicial, recepciones de mercancía del
mes, inventario final, créditos al costo, toma física y ajustes realizados
durante el mes.
Recepcion de mercancías: Para las recepciones de lácteos y
charcutería se deben tomar los pesos de cada producto y comparar con
la factura. Si viene facturado más de lo que se recibe se debe hacer una
nota de devolución para que el proveedor emita una nota de crédito o
cambio de factura.
En la recepción de frutas, verduras y legumbres se toman los pesos y
son comparados con los del pedido establecido, se anotan aparte, una
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copia se la lleva el proveedor para realizara la respectiva factura, toda
esta mercancía es chequeada por el chef a su ingreso en el hotel.
Para la recepción de los vinos, licores y whiskies, se debe revisar bien el
estado de las botellas y fecha de vencimiento, es necesario que al
momento de recibir la mercancía el transportista entregue junto con la
factura la guía de licores, ya que con ello se lleva a cabo el control en el
libro de licores.
De igual manera los alimentos perecederos y no perecederos, se deben
chequear de manera estricta, al momento de la recepción para así evitar
que llegue en mal estado o se venza en el almacén.
Se debe tomar en cuenta la rotación de los productos, en caso que un
producto no tenga continuidad en su rotación debe ser notificado al chef,
para que el tenga las previsiones y tome en cuenta la salida del mismo.
Realizar requisiciones de almacén: El Almacenista verifica todos los
días el inventario en rojo que le indica el sistema Solemp, este inventario
esta basados en un stock mínimo y máximo en el cual el sistema se basa
según parámetros establecidos para dar la alerta, se verifica la alerta y se
hace la requisición a compras para la procura del productos, insumo,
alimento, entre otros, esto con el fin de reponer inventarios y que el Hotel
no se quede sin dicho inventario, que pueda afectar la operatividad del
mismo.
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CONCLUSIONES
El proceso de pasantías llevado a cabo en OPERADORA HCL
VALENCIA, C.A., me permitió como pasante aplicar conocimientos prácticos
en materia de administración, participando en forma activa de los trámites y
procesos llevados a cabo en dicha área administrativa, además de fomentar
las relaciones humanas producto del contacto directo y de compartir
cotidianamente con el personal de la empresa.
Durante la estadía tuve la oportunidad de certificar documentos
administrativos dirigidos por el jefe de administración y el asistente
administrativo.
El desarrollo de este proceso de pasantías fue de gran ayuda para
comprender las actividades diarias dentro de una empresa Hotelera
directamente en el departamento de administración.
Cabe destacar la importancia de tener a la mano las herramientas
informáticas para la buena gestión y desempeño del departamento, ya que
con estas, agilizan y hacen a prueba de fallas humanas la administración del
Hotel.
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RECOMENDACIONES
En mis pasantías en el departamento de Administracion de
OPERADORA HCL VALENCIA, C.A., solo pude observar y palpar por mi
mismo una oportunidad de mejora, con respecto a las estaciones de trabajo
(PC) de los diferentes puestos, entre ellas existen diferencias de
características, algunas más rápidas, otras no tanto, lo que originaba que un
proceso a través de ellas pudiera tardar más en una que en otra, y esta lo
pude apreciar gracias a que pase por siete puestos y en cada uno de ellos
trabaje con estas PC.
Para culminar la idea, mi recomendación se enfoca en la adquisición
de PC, con capacidad para todos los cargos y así garantizar que los procesos
tengan igualdad de rapidez unos con otros y evitar cuellos de botellas que
puedan entorpecer la gestión del departamento.
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ANEXOS
ANEXO 1. SOLICITUD DE COTIZACION GENERADA POR ALMACEN.
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ANEXO 2. ORDEN DE COMPRA A TRAVES DE SOLEMP
Solicitud de Cotización: CT00001827 23/06/2011 Hora:21:00 Señores, PROVEEDOR Presente. Atentamente: PROVEEDOR Por medio de la presente nos dirigimos a ustedes con el fin de solicitarles la cotización para los siguientes Productos y/o Servicios: Cantidad Descripción Precio Proveedor
Sin mas por los momentos y esperando su pronta respuesta se despide, Atentamente, ADMINISTRACION Envíenos su cotización a través de Nro. de fax: 0241-7003375 o al correo electrónico: [email protected]