CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT 800107701-8 CÓDIGO: FO-GD-10 VERSIÓN: 01 PROCESO GESTION DOCUMENTAL FECHA: 28-09-2015 FORMATO INFORME PÁGINA 1 DE 32 Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001180 Telefax: (8)-7441843 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]INFORME DE GESTION 2012-2015 “El CONTROL FISCAL, UN COMPROMISO SOCIAL” JOSE ARMANDO PUIN Contralor Municipal de Tunja DICIEMBRE 11 DE 2015
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INFORME DE GESTION 2012-2015 - contraloriatunja.gov.cocontraloriatunja.gov.co/.../informe-gestion-cuatrenio-2012-2015.pdf · PROCESO GESTION DOCUMENTAL FECHA: 28-09-2015 FORMATO INFORME
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2.1 MISION …………………………………………………………………………….. 5 2.2 VISION ……………………………………………………………………………... 5 2.3 POLITICA DE CALIDAD …………………………………………………………. 5
3. RESULTADOS DE LA GESTION…………………………………………………………… 5 3.1 PROCESOS ESTRATEGICOS…………………………………………………………… 5 3.1.1 Resultados del Plan Estratégico ………………………………………………………. 5
3.2 PROCESO DE AUDITORÍA FISCAL …………………………………………………… 10
3.3 PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA……………………………………….. 18
3.4 PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL …………………………………………….. 20
3. 5.3 Gestión Contractual 2012 A 2015…………………………………………………….. 28 3.5.4 Ejecución Planes De Capacitación, Bienestar y Estímulos.……………………….. 29 3.5.5 Plan de Bienestar Social y Estímulos ………………………………………………… 30 3.5.6 Plan Seguridad y Salud en el Trabajo ……………………………………………….. 30 3.6 De las Controversias Judiciales ………………………………………………………… 31
Este documento tiene como objetivo, dar a conocer los principales logros obtenidos
durante los cuatro (4) años de gestión del Contralor Municipal de Tunja, en el marco de un
plan estratégico construido en el 2012 - 2015, “ Control Fiscal un Compromiso Social”
cuyas metas se cumplieron de forma satisfactoria.
El informe está estructurado por procesos, teniendo en cuenta que la Contraloría, luego de un trabajo arduo de todos los funcionarios, logró la documentación de los procesos y la implementación del sistema integrado de calidad, es así que luego de una auditoria interna a nuestros procesos, tuvimos el aval, para que se otorgara la certificación de calidad bajo la norma NTCGP 1000: 2009, de la firma BUREAU VERITAS CERTIFICATION, la cual será entregada el próximo 14 de diciembre de 2015. Por último, debo resaltar que los logros alcanzados en estos cuatro años de gestión es producto de la dedicación y compromiso del personal de planta de la Contraloría, y de los profesionales de apoyo, de la participación de la ciudadanía, con sus sugerencias, peticiones y recomendaciones, permitiendo así, llevar a cabo un trabajo honesto, transparente y con resultados satisfactorios, los cuales dejan a la entidad, como una de las mejores contralorías del nivel nacional. A 2015 se deja la Contraloría certificada, con procesos y procedimientos documentados, funcionarios con alto sentido de pertenencia y un trabajo realizado con eficiencia, eficacia y efectividad reflejada, en la satisfacción de los usuarios. A continuación se presentan los logros más significativos alcanzados en cada proceso.
“LA MISIÓN DE LA CONTRALORÍA DE TUNJA ES EJERCER UNA EFICIENTE, OPORTUNA Y EFECTIVA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN FISCAL DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y DESCENTRALIZADA DEL MUNICIPIO, ASÍ COMO DE LOS PARTICULARES QUE ADMINISTREN RECURSOS PÚBLICOS DEL MISMO ORDEN, PROMOVIENDO LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL, PARA EL BUEN USO DE LOS BIENES Y RECURSOS PÚBLICOS”
2.2 VISION
“EN EL 2015 SER RECONOCIDOS POR NUESTRA OPORTUNA, EFICIENTE Y TRANSPARENTE GESTION EN EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL.”
2.3 POLITICA DE CALIDAD “LA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA ES UNA ORGANIZACIÓN QUE EJERCE VIGILANCIA A LAS ENTIDADES Y PERSONAS QUE MANEJAN Y ADMINISTRAN BIENES Y RECURSOS PÚBLICOS. QUE TRABAJA POR LA SATISFACCIÓN DE LAS NECESIDADES DE LOS CLIENTES APOYADA EN SU GESTIÓN POFR PROCESOS ENFOCADOS AL MEJORAMIENTO CONTINUO, LA EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD CON RESPONSABILIDAD SOCIAL.” 3. RESULTADOS DE LA GESTION 3.1 PROCESOS ESTRATEGICOS 3.1.1 Resultados Del Plan Estratégico: Para el periodo 2012-2015 el Plan estratégico “Control Fiscal un Compromiso Social” se plantearon 6 objetivos, mejorar la calidad y cobertura del control fiscal, establecer estrategias de prevención para el trasparente y eficiente manejo fiscal, elevar la eficiencia y la oportunidad en los procesos de responsabilidad fiscal, armonizar el sistema de control interno y el sistema de gestión de calidad, administrar efectivamente los recursos humanos, financieros y de información, y ejercer la defensa técnica de la entidad. Para cumplir con estos seis (6) objetivos se definieron 23 estrategias así:
OBJETIVO No. 1 : Mejorar la calidad y cobertura del control fiscal, con tres (3)
estrategias:
- Implementar un método de auditaje, basado en la evaluación de la gestión fiscal,
- Mejorar la cobertura de los entes auditados a partir del análisis de la materialidad e
importancia relativa de los bienes y recursos administrativos y la valoración de los
riesgos que se presenten.
- Optimizar esquemas de control en tiempo real
Resultados:
Para cumplir con las tres estrategias se adelantaron actividades como: La contraloría a través de acto administrativo adoptó la guía de auditoria territorial diseñada por la Contraloría General de la República y desde el 2012 se ha venido aplicando. Este instrumento cuenta con variables e indicadores que permiten conceptuar sobre la gestión realizada por los sujetos de control, dictaminar los estados financieros entre otros y nos ha permitido una mayor efectividad y oportunidad en la ejecución de auditorías, garantizando así la disminución de la pérdida de los recursos y los índices de corrupción en nuestro municipio. En los cuatro años se auditó el 100% de los sujetos de control de la Contraloría Municipal de Tunja, es decir los 24 sujetos de control fueron objeto de auditoría fiscal, esta planeación obedeció a un análisis de los riesgos de cada entidad, y la importancia de los bienes y recursos adquiridos y ejecutados en cada vigencia. Se logró realizar un gran número de auditorías fiscales, regular, especial y exprés, estableciendo hallazgos fiscales, penales y disciplinarios comunicados a tiempo y con calidad, para que se tomaran medidas tendientes a corregir y mejorar la calidad de la gestión en las entidades. Queda pendiente a 30 de noviembre el informe final de las auditorias que tienen fecha de ejecución a 30 de diciembre de 2015, así como el traslado de hallazgos de auditorías que terminaron en noviembre y las que terminan en diciembre.
El avance asignado al primer objetivo a 30 de noviembre de 2015 es de 98% de cumplimiento.
OBJETIVO No. 2 :Establecer estrategias de prevención para el transparente y
eficiente manejo fiscal, compuesta por 7 estrategias:
Fortalecer el control ciudadano, vinculando a la comunidad al ejercicio del
control fiscal participativo y la confianza de la comunidad.
Desarrollar pedagogía para la formación de los sujetos de control
Rescatar la cultura colectiva en torno de los publico
Fomentar la comunicación interna como instrumento de gestión necesario
Comunicar oportunamente los resultados del control fiscal, como
instrumento que promueva la confianza y la transparencia.
Promover una dinámica de comunicación informativa externa, integradora,
participativa.
Suministrar la información oportunamente requerida por los diferentes
grupos de interés.
RESULTADOS:
Para cumplir con estas 7 estrategias, la Contraloría adelantó durante los (4) años actividades como: Capacitaciones a todos los sujetos de control, audiencias publicadas de rendición de cuentas, asesoría a grupo de veedores sobre participación ciudadana, se dispuso de un link y un procedimiento para que todos los ciudadanos y partes interesadas, presentaran sus quejas, peticiones y denuncias respecto de la gestión adelantada por los funcionarios de las Contraloría y la gestión de los sujetos vigilados, campañas para dar a conocer a la Contraloría y cuál es la misión que cumple. Como medio de comunicación se estableció un día en la semana para que todos los funcionarios pudiéramos comunicarnos con la alta dirección, presentar las sugerencias, recomendaciones y coadyuvar con sus conocimientos a elevar el grado de eficiencia en nuestros procesos. El 100% de los informes emitidos por la Contraloría fueron presentados en forma oportuna y con calidad.
Queda pendiente la firma de un convenio con la Universidad Santo Tomas, como alianza estratégica para crear grupo de veedurías en los centros estudiantiles y su ejecución, igualmente vincular a la comunidad en la construcción de los nuevos planes programas. El avance asignado al segundo objetivo del plan estratégico es de un 95% de cumplimiento a 30 de noviembre de 2015.
OBJETIVO No. 3 Elevar la eficiencia y oportunidad de los procesos de
responsabilidad.
Se plantearon 2 estrategias:
- Generar una dinámica en los procesos de responsabilidad fiscal ajustada a los
lineamientos legales, propendiendo por la eficiencia y oportunidad en sus acciones.
- Asesorar al contralor en el proceso sancionatorio
Para cumplir con las estrategias planteadas el proceso de responsabilidad fiscal y cobro coactivo adelantó actuaciones a 30 de noviembre de 2015 de 191 traslados fiscales de los 201 enviados por la oficina de Auditoria fiscal, es decir al 95%. A 30 de noviembre de 2015 se encuentran activos 87 procesos de responsabilidad fiscal ordinario, 3 de responsabilidad fiscal verbal, 15 indagaciones preliminares, 10 traslados fiscales se encuentran para estudio, los demás han sido archivados bien sea por pago, por no merito, porque se profirió fallo con o sin responsabilidad. Procesos de vigencias anteriores: a 30 de noviembre de 2015 pendientes de proferir fallo definitivo quedan 4 de los 16 que se recibieron en el 2012, con cumplimiento de un 75%, igualmente se evidencia un aumento considerable en la apertura de indagaciones y procesos de responsabilidad fiscal en comparación a los años anteriores. Durante el cuatrienio no se presentó ninguna prescripción o caducidad de procesos igualmente se recuperó un valor CIENTO DIESCIOCHO MILLONES QUINIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS VEINTICUATRO PESOS $118.599.924 en beneficio de las entidades afectadas.
Igualmente se adelantaron 10 procesos de cobro coactivo y 13 procesos Administrativos con sanción.
El avance asignado al tercer objetivo del plan estratégico es de un 98% de cumplimiento a 30 de noviembre de 2015.
OBJETIVO No. 4. Armonizar el Sistema de Control interno basado en el MECI y el
sistema de gestión de calidad.
Para cumplir este objetivo se plantearon 3 estrategias.
- Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión
- Evaluar y hacer seguimiento a los sistemas
- Establecer y aplicar mecanismos para evaluar la eficiencia y la efectividad de los
procesos.
Se actualizó el Modelo Estándar de Control Interno, logrando la implementación de los 2 módulos, 6 componentes y 13 elementos. Se cuenta con procesos y procedimientos, indicadores para medir los procesos, riesgos de procesos y corrupción, manuales, planes, funcionarios comprometidos con el sistema, igualmente se logró la certificación bajo la NTCGP 1000:2009 y en la actualidad se encuentra articulada con el MECI 1000:2014.
Se realizan auditorías internas de control interno y auditorías internas de calidad, se mide el desempeño de los procesos a través de indicadores, se monitorean los riesgos para evitar riesgos que pongan en peligro el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Se evaluó la percepción del usuario frente a los servicios que presta la Contraloría, obteniendo una percepción satisfactoria por parte de los usuarios. Producto de la auditoria externa realizada por la firma BUREU VERITAS CERTIFIQUECHON, a los procesos, se logró la certificación bajo la norma NTCGP 1000:2009, la cual se entregará formalmente el 15 de diciembre de 2015. La implementación del MECI 2014 y el sistema de gestión de calidad, ha significado mucho en la Contraloría, a través de estas herramientas ha aumentado el grado de eficiencia en los procesos y la mejora continua. Queda pendiente por parte del nuevo contralor, mantener los sistemas y continuar con el ejercicio de nuevas prácticas de control interno. El avance asignado al tercer (3) objetivo del plan estratégico es de un 100% de cumplimiento a 30 de noviembre de 2015.
OBJETIVO No. 5. Administrar efectivamente los recursos humanos, físicos,
financieros, y de información.
Para el cumplimiento de este objetivo se plantearon 6 estrategias:
- Administrar el talento humano, de la contraloría
- Sistematizar los procesos
- Aplicar los programas de gestión documental
- Manejo eficiente de la actividad financiera
- Prevenir la comisión de fallas disciplinarias
- Mantenimiento de los bines de la entidad
RESULTADOS:
Se desarrollaron las siguientes actividades Se brindó capacitación, bienestar social e incentivo al 100% de los funcionarios de la entidad. El presupuesto asignado a la entidad en las 3 vigencias se ejecutó en un 100%, las cuentas y los recursos se manejaron de manera eficiente y adecuada. Se adquirieron computadores para fortalecer la parte de sistemas de la entidad.
El avance asignado al tercer objetivo del plan estratégico es de un 100% de cumplimiento a 30 de noviembre de 2015.
OBJETIVO No. 6. Ejercer la defensa de la entidad
La Contraloría a través del proceso de apoyo oficina jurídica, adelanta todos los procesos ante los distintos despachos judiciales. Durante el cuatrienio todos los procesos fallados fueron a favor de la Contraloría municipal. El avance asignado a este objetivo es de 100% de cumplimiento a 30 de noviembre de 2015.
De acuerdo a la evaluación el plan estratégico presenta un avance a 30 de noviembre de 2015 de 98% el cual se verá demostrado en los resultados que se mostraran a continuación en cada proceso.
El cuadro muestra el resultado acumulado del avance del plan estratégico 2012-2015, a 30 de noviembre de 2015 3.2 PROCESO DE AUDITORÍA FISCAL
En cumplimiento de los deberes Constitucionales y Legales de la Contraloría Municipal de Tunja
y en consideración al Plan Estratégico del Contralor Municipal (2012-2015), a continuación se
resumen los resultados del área de auditoría fiscal, haciéndose la salvedad que el resultado de
la vigencia 2015, se hace con corte a 30 de noviembre.
de control y como los ciudadanos pueden hacerse participes del control a través de los diversos
mecanismos de participación ciudadana.
También se llevo a cabo un conversatorio de temas relacionados con las figuras de veedurías y
control fiscal, en donde se invitó a los veedores de la ciudad a hacerse participes del control fiscal,
como una manera de articular el control social y el control fiscal para hacer este último más
efectivo.
Uno de los aspectos a mejorar para el futuro tiene que ver con la vinculación de los ciudadanos
en el control social, toda vez que en el cuatrienio, y a pesar de las reiteradas invitaciones, la
asistencia a dichos eventos no fue la esperada.
Asuntos Pendientes
Con el propósito de cumplir con lo dispuesto en el artículo 121 de la Ley 1474 de 2011, se están
adelantando gestiones para que a más tardar el 18 de diciembre de 2015 se firme un convenio
interinstitucional entre la Contraloría Municipal y la Universidad Santo Tomás, seccional Tunja,
con el fin de fomentar la investigación en asuntos relacionados con la evaluación de las políticas
públicas del Municipio de Tunja, y a su vez se promueva la creación de grupos especializados en
control fiscal a dichas políticas.
3.4 PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Los procesos de responsabilidad fiscal aumentaron considerablemente, debido al incremento de la cobertura en sujetos y puntos de control, con su correlativa producción de traslados, a partir de la vigencia 2012, el siguiente cuadro corresponde al número de procesos existentes a diciembre de 2011:
La siguiente grafica refleja el total de procesos por vigencia, y las actuaciones registradas, así vemos que en el año 2012, de un total de procesos de 15, 5 se archivaron, mientras que se aperturaron 2. Para la vigencia 2013, de un total de 33 expedientes, 8 se archivaron y 5 se aperturaron. Para la vigencia 2014, de 49 expedientes, 11 se archivaron, mientras que 19 se aperturaron. Para la vigencia 2015, de un total de expedientes de 42, se archivaron 7, mientras que se aperturaron 20.
Grafica 1.
La siguiente grafica refleja el trámite de procesos de responsabilidad fiscal ordinarios por vigencias, en la que se evidencia un crecimiento excesivo de los procesos aperturados, debido al incremento en la cobertura de sujetos de control y puntos y como consecuencia los traslados. (grafica 2.)
Frente al proceso de responsabilidad verbal, la gráfica refleja que un bajo porcentaje se tramita a través de este procedimiento, debido a que el operador jurídico considera prudente iniciar preliminares, antes que el verbal.
La siguiente grafica refleja que del procedimiento coactivo por vigencias, el año 2015, se apertura el mayor número de procesos, derivados de los procesos administrativos sancionatorios, mientras que en la vigencia 2014, se logró el mayor recaudo. Grafica 4.
Se registra igualmente un 16% en trámite de indagación preliminar, un 5% en cobro coactivo y
un 3% en trámite administrativo sancionatorio.
3.5 PROCESOS DE APOYO: PRESUPUESTO, TALENTO HUMANO, CONTABILIDAD RECURSOS FISICOS. 3.5.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La Contraloría Municipal de Tunja, mediante Acuerdo 025 de 2011 adoptó la siguiente estructura organizacional y funcional, la que permaneció durante el cuatrienio: Gráfica 1.
Esta organización facilita la gestión y el fortalecimiento institucional y contempla aspectos fundamentales exigidos por normas legales, como el debido cumplimiento del Modelo Estándar de Control Interno, la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, el modelo de Gerencia Pública y Gestión por Competencias, la realización de estudios macroeconómicos, el desarrollo de programas de Participación Ciudadana y la elaboración de informes. Cuadro 1. Número de cargos, nivel, denominación, código y grado:
3.5.2 COMPORTAMIENTO PRESUPUESTAL 2012 – 2015 En el siguiente cuadro se relaciona el comportamiento presupuestal, correspondiente a la transferencia que año a año, dispone el Concejo Municipal de Tunja, conforme a la Ley 1416 de 2010, denominada de fortalecimiento del control fiscal. Cuadro 3.
CONCEPTO
2012 2013 2014 2015
Gastos Generales
$ 232.118.121,00
$ 125.889.878,00
$ 143.900.610,00
$ 93.808.463,00
Gastos de nomina
$ 1.083.386.647,00
$ 1.229.080.035,00
$ 1.251.718.399,00
$ 1.352.890.202,00
TOTAL 1.315.504.768,00 1.354.969.913,00 1.395.619.009,00 1.446.698.665,00
Grafica 2
El grafico refleja el comportamiento en la ejecución presupuestal, de cada una de las vigencias del cuatrienio, es así que para la vigencia 2012, los gastos personales relacionados con la nómina y sus componentes, equivalen a un 82.4 %, mientras que el 17,6% se destinó al pago de gastos generales. Para la vigencia 2013, los gastos de nómina sufrieron un incremento alcanzando un 90,7%, en tanto que los gastos generales decrecieron a un 9.3%.
La vigencia 2014 presentó una leve disminución en gastos de nómina con respecto a la 2013, alcanzando un 89,7%, mientras que los gastos generales mostraron un incremento de 10,3%. La vigencia 2015, refleja un incremento considerable en gastos de nómina alcanzando un 93,5%, en tanto que los gastos generales decrecieron a un 6,5%. 3.5. 3 GESTION CONTRACTUAL 2012 a 2015: A continuación se muestra un extracto de la gestión contractual por vigencias, y de acuerdo a la modalidad de contratación aplicada de acuerdo a la naturaleza de la necesidad y cuantía de los bienes o servicios. Cuadro 4.
Grafica 4.
0
5
10
15
20
25
30
35
40
2012 2013 2014 2015
1
7 6
14
8
14
23 232122
29
37
29
CONTRATACIÓN 2012 - 2015
SELECCIÓN ABREVIADA INVITACION MINIMA CUANTIA DIRECTA TOTAL
La grafica refleja que para la vigencia 2012, se aplicó 4 modalidades de selección objetiva de los contratistas, siendo el número mayor la contratación directa. Para la vigencia 2013, se aplicaron 3 modalidades, permaneciendo la directa como la más utilizada. Para la vigencia 2014, se observa un evidente incremento en la aplicación de la modalidad de invitación pública de mínima cuantía, para la vigencia 2015, baja el número de invitaciones públicas, y también el número de procesos de contratación directa, con respecto a la vigencia 2014. 3.5.4 EJECUCION PLANES DE CAPACITACION, BIENESTAR Y ESTIMULOS: Plan Institucional De Capacitaciones 2012 2015 La capacitación fue una de las estrategias principales en la administración del talento humano, debe resaltarse la participación y concertación de los servidores públicos en la construcción de cada uno de los planes. Esta fue dirigida en igualdad de proporción a los sujetos vigilados. Cuadro 5.
VIGENCIA No. EVENTOS PRESUPUESTO
2012 11 $ 37.050.000
2013 13 $ 33.047.400
2014 8 $ 33.589.000
2015 16 $ 29.000.000
El anterior cuadro muestra los recursos destinados a financiar los planes de capacitación de cada vigencia del cuatrienio, observando un mayor valor en la vigencia 2012, con 11 eventos, mientras que en la vigencia 2015, con un menor presupuesto se desarrollaron más eventos. Grafica 5
3.5.5 PLAN BIENESTAR SOCIAL Y ESTIMULOS 2012 2015 Estas actividades son consagradas en el plan anual de bienestar de cada vigencia, las que han comprendido aspectos tales como protección exequial para funcionarios y sus familias, actividades deportivas, lúdicas y recreativas, tanto para los servidores de planta, como para sus familiares. Cuadro 6.
VIGENCIA No. ACTIVIDADES
2012 6
2013 5
2014 8
2015 4
Grafica 6.
El cuadro y su grafico muestra que la vigencia con mayor actividad con estos objetivos, fue el 2014. 3.5.6 PLAN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO La entidad de manera progresiva ha ido adoptando la nueva normatividad en materia de seguridad y salud en el trabajo.
Se observa que en la vigencia 2013, se registraron un mayor número de actividades relacionadas con salud ocupacional, actualmente de seguridad y salud en el trabajo. 3.6 DE LAS CONTROVERSIAS JUDICIALES
Durante la vigencia del informe, se efectuó la representación judicial en ocho (08) procesos, en tal sentido se contestaron demandas, se presentaron alegatos, se asistió a la entidad en la práctica de pruebas y en general se efectuó la defensa técnica de la entidad. Como resultado de esta labor se obtuvieron las siguientes decisiones de fondo:
Radicado Despacho Última actuación
2015-048 Juzgado 3 Penal Municipal.
Contestación de la acción de tutela, que resuelve negar los derechos del accionante, a favor de la Contraloría Municipal, fecha del fallo 2015-.10-06
2015-048 Juzgado 1 Penal del circuito segunda instancia.
Fallo de segunda instancia resuelve tutela, a favor de la Contraloría Municipal, fecha del fallo 2015-11-12.