1 INFORME DE GESTIÓN VITASALUD AÑO 2018 Vitasalud fue creada e inscrita en el Registro Público Municipal de Organizaciones Comunitarias el 12 de junio del año 2001, hace 17 años. Durante todo este período se ha trabajado constantemente para crecer tanto en cobertura como en los beneficios que se entregan a los vecinos. A continuación, se describen las actividades más importantes realizadas durante el año 2018, los resultados estadísticos, información financieros y la evaluación recibida por la calidad de nuestros servicios de parte de nuestros pacientes. Capacitación Las capacitaciones programadas para realizar al personal de Vitasalud durante el año 2018 y preestablecidas en el Plan Trienal de Capacitación 2017-2019, se efectuaron durante el año según se indica: TEMA DEL CURSO FECHA GRUPO ORIENTADO CAPACITACION ENTIDAD QUE LO IMPARTE REALIZADO EXTERNA INTERNA 1 Curso Office (Excel y Word) Mayo - Junio Secretaria Administración X Mario Gatica SI 2 ACHS Orientación en prevención de riesgos Enero - Febrero Integrantes Comité Paritario Titulares y Suplentes X ACHS On Line SI 3 ACHS Ergonomía y autocuidado frente a pantallas computador Enero - Febrero Cajeros Recepcionistas Telefonistas Administr. Jefes X ACHS On Line SI 4 ACHS Protección solar UV Enero Apoyo administrativo X Prevencionis ta de riesgo SI
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INFORME DE GESTIÓN VITASALUD
AÑO 2018 Vitasalud fue creada e inscrita en el Registro Público Municipal de Organizaciones Comunitarias el 12 de junio del año 2001, hace 17 años. Durante todo este período se ha trabajado constantemente para crecer tanto en cobertura como en los beneficios que se entregan a los vecinos. A continuación, se describen las actividades más importantes realizadas durante el año 2018, los resultados estadísticos, información financieros y la evaluación recibida por la calidad de nuestros servicios de parte de nuestros pacientes. Capacitación
Las capacitaciones programadas para realizar al personal de Vitasalud durante el
año 2018 y preestablecidas en el Plan Trienal de Capacitación 2017-2019, se
efectuaron durante el año según se indica:
TEMA DEL CURSO FECHA GRUPO
ORIENTADO
CAPACITACION ENTIDAD
QUE LO
IMPARTE
REALIZADO
EXTERNA INTERNA
1 Curso Office
(Excel y Word)
Mayo -
Junio
Secretaria
Administración
X Mario Gatica SI
2 ACHS
Orientación en
prevención de riesgos
Enero -
Febrero
Integrantes Comité
Paritario
Titulares y
Suplentes
X ACHS On
Line
SI
3 ACHS
Ergonomía y
autocuidado frente a
pantallas computador
Enero -
Febrero
Cajeros
Recepcionistas
Telefonistas
Administr. Jefes
X ACHS On
Line
SI
4 ACHS
Protección solar UV
Enero Apoyo
administrativo
X Prevencionis
ta de riesgo
SI
2
5 Comité Sicosocial
Sensibilización
Marzo Todos los
funcionarios Vita
X Prevencionis
ta de riesgo
SI
6 Comité Sicosocial
Aplicación prueba
Abril Todos los
funcionarios Vita
X ACHS On
Line
SI
7 Dentalink
Módulo Contabilidad
Enero Jefe Contable
Asisten. Contable
X Dentalink SI
8 Dentalink
Creación de reportes
Diciembre
2017
Directora, Jefes,
Asisten. Contable
Secretaria
X Dentalink SI
9 Dentalink. Habilitación
agendas. Creación y
bloqueos agendas
profesionales
Octubre Telefonistas X Jefe
Informática
SI
10 Dentalink
Tareas de gestión
Octubre Telefonistas,
Cajeras recepción
Asist Contable
Jefe Contabilidad
X Jefe
Informática
SI
11 Manejo de limpieza Junio Asist. dentales y
de esterilización.
Auxiliares Aseo.
X BDT
Capacitación
SI
12 Manual Interno de
buenas prácticas
funcionarios
Diciembre Todos los
funcionarios Vita
X Directora
Se dio otro
enfoque a la
capacitación
anual
13 Reglamento Interno Diciembre
-
Todos los
funcionarios Vita
X Depto RRHH
y Estudios
14 ODI Diciembre
-
Todos los
funcionarios Vita
X Comité
Paritario
15 Manual de funciones Diciembre
-
Todos los
funcionarios Vita
X Depto RRHH
y Estudios
16 Presentación
Responsables de
Procesos Acreditación
Diciembre Equipo Acreditac.
Funcionarios des-
tacados procesos
X Equipo
Acreditación
17 Lanzamiento oficial de
los documentos interno
Diciembre
-
Todos los
funcionarios
X Equipo
Acreditación
18 Lanzamiento oficial de
los documentos
Diciembre Profesionales X Equipo
Acreditación
19 Jornada de Casos de
Alta complejidad.
"Desafíos y Dilemas de
la Coterapia y los
Equipos”
Julio Profesionales X CLC Si
De la programación PLAC 2017-2019, solo queda pendiente para realizar en el año
2019 el curso de “Presentación Personal” dirigido a todos los funcionarios que
atienden público, lo que se complementará con otras capacitaciones según
necesidades detectadas.
A fines de noviembre de 2018 se realizó en el Centro de Eventos Conference Town
- V Región, un taller de dos días, focalizado en la Atención del Cliente y Resolución
de Conflictos. Éste fue gestionado internamente y dirigido a todo el personal de
Vitasalud y por primera vez, se invitó a participar al personal de Vitaemprende,
3
Vitapass, Vitadeporte y Personal de la piscina, resultando ser una oportunidad
enriquecedora para todos los participantes.
A las Psicólogas y Terapeutas que trabajan en Vitasalud se les ofreció el curso “La
persona del Terapeuta” dictado por la psicóloga Sra. Ana María Daskal, con claras
recomendaciones de autocuidado.
La psicóloga Supervisora de Vitasalud, Sra. Amira Juri Nahas participó, en
representación de Vitasalud, en el Congreso de Psicoterapia realizado en el mes de
julio, en Granada, España. En esa oportunidad presentó con mucho éxito una
ponencia sobre “Supervisión Clínica Grupal: una propuesta de trabajo en equipo
para optimizar las psicoterapias.”
Comunicaciones
Durante el año 2018 se realizaron diversas campañas de difusión, destacándose
entre ellas las campañas para potenciar “Kinesiología”; “Atención los sábados en
las mañanas”; “Variedad de ofertas en salud mental infantil”; “Incorporación de
Pediatría”, entre otros.
Para ello se fortalecieron las redes sociales de Vitasalud con la incorporación de
Instagram; se utilizaron los medios que el municipio pone a disposición de Vitasalud
(pendones en las calles y redes sociales municipales); se potenció la página web
de Vitasalud y se confeccionaron volantes.
4
5
Planificación Estratégica Vitasalud año 2018
La Planificación Estratégica de Vitasalud se trabajó entre todas las jefaturas
utilizando el modelo Balanced Scorecard BSC.
En esta Planificación se determinaron objetivos a lograr en cuatro perspectivas
diferentes: “Procesos Internos”, “Finanzas”, “Cliente y Comunidad” y “Personas”. En
todos ellos se establecieron Actividades para desarrollar el cumplimiento de los
objetivos propuestos. A cada una de éstas se le asignaron responsables y definieron
plazos para concretarlas.
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PERSPECTIVA OBJETIVOS ACTIVIDADES
1) PROCESOS INTERNOS
ENTREGAR UN SERVICIO DE EXCELENCIA A LOS PACIENTES Y USUARIOS DE VITASALUD
1.1) DEFINIR Y OPTIMIZAR PROCESOS
1.1.1) Acreditación de Calidad de Servicio en Salud. Cumplimiento de etapas según planificación.
1.1.2) Proceso Bodegaje: Eliminación fichas clínicas desde el 2003 hacia atrás; Eliminación documentación contable obsoleta; Optimizar los espacios físicos de las Bodegas; Inventariar materiales de Bodega con Sistema Computacional.
1.1.3) Definir e implementar el Procedimiento de Recaudaciones y Tesorería, incluyendo las medidas de control interno adecuadas.
1.1.4) Definir e implementar el Procedimiento de Adquisiciones y Pago, desde la generación de la necesidad de compra hasta el pago de la misma.
1.1.5) Realizar un levantamiento de las situaciones que impliquen un riesgo para el correcto funcionamiento de la Organización.
1.1.6) Conformación de un comité que evalúe e implemente las soluciones a los riesgos levantados en el punto anterior.
1.1.7) Digitalizar la documentación relevante de Vitasalud (Autorizaciones de funcionamiento, Balances, Actas Reuniones de Directorio y otros)
1.1.8) Realizar un levantamiento del Activo Fijo de Vitasalud.
1.2) DESARROLLAR ALIANZAS ESTRATÉGICAS
1.2.1) Gestionar nuevos convenios con Isapres y/o Capredena
1.2.2) Obtener firma de convenios con Laboratorios Dentales
1.2.3) Establecer un convenio de uso por parte de los pacientes con Pabellón Clínico Dental con autorización del Minsal.
1.3) CUMPLIMIENTO EXIGENCIAS LEGALES Y DE ACREDITACIÓN
1.3.1) Corroborar la existencia de los contratos y oportunidad de la realización de las mantenciones de equipos críticos para el funcionamiento.
1.3.2) Verificar la existencia de contratos y realización oportuna de las mantenciones por parte de la Corp. Cultural del Pozo agua potable; de la Red seca e inerte; de la limpieza techumbre; de la limpieza de verticales; Gas, Ascensores.
1.4) CREACIÓN DE UNA UNIDAD DE CONTROL INTERNO
1.4.1) Definir el cargo, sus objetivos y funciones.
1.4.2) Evaluación económica de la contratación.
1.4.3) Selección del personal.
1.4.4) Planificación del trabajo a realizar.
2) FINANZAS AUMENTAR LA RENTABILIDAD DEL NEGOCIO
2.1) AUMENTAR LOS INGRESOS PROPIOS DE VITASALUD
2.1.1) Realizar Campañas de Difusión a través de diversos medios: Mailing, pendones, letreros, etc.
2.1.2) Confeccionar Sistemas de señalización de la ubicación de Vitasalud
2.1.3) Revisión y corrección de errores existentes en la Base de Datos de Dentalink
2.1.4) Implementar nuevas redes sociales para difundir los servicios de Vitasalud (Instagram, LinkedIn, etc.)
2.1.5) Facilitación de acceso a la página Web a través de Buscadores (Adwords)
2.1.6) Realizar un análisis mensual de los pacientes morosos; las causales de ello y realizar la cobranza.
2.1.7) Hacer un estudio de capacidad y racionalización del uso del recinto.
2.1.8) Buscar nuevas prestaciones que se sumen a la oferta de servicios actuales.
2.1.9) Hacer seguimiento a pacientes con tratamientos inconclusos.
2.2) RACIONALIZACIÓN DE LOS EGRESOS
2.2.1) Racionalización de los gastos en comunicaciones, telefonía e Internet.
2.2.2) Evaluación de softwares gratuitos
2.2.3) Reducir tasa de accidentabilidad de la ACHS
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2.2.4) Controlar a través de un sistema de registro individual, el uso de las fotocopiadoras e impresoras.
2.3) CONTROLAR LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
2.3.1) Controlar mensualmente los ingresos y egresos reales, versus los valores estimados.
2.3.2) Reformular periódicamente el flujo presupuestario anual, en función de los ingresos y egresos reales para equilibrarlo.
3) CLIENTE / COMUNIDAD MEJORAR EL NIVEL DE BIENESTAR DE LOS VECINOS Y USUARIOS DE VITACURA
3.1) ADECUAR LOS ESPACIOS DE ATENCIÓN
PARA ENTREGAR UN SERVICIO DE
EXCELENCIA A VECINOS Y
USUARIOS DE VITACURA
3.1.1) Finalizar implementación de climatización del recinto
3.1.2) Coordinar con el Municipio la factibilidad de instalar un potente equipo electrógeno en Vitasalud
3.1.3) Evaluar la posibilidad de implementar un Pabellón Clínico dental quirúrgico para intervenciones menores.
3.1.4) Imagen corporativa. Ofrecer a los pacientes una adecuada infraestructura de los espacios y de la presentación del personal, tanto profesionales como funcionarios.
3.1.5) Restructuración de redes eléctricas e informáticas
3,1,6) Aplicar encuesta (en papel) a los pacientes que se atienden en Vitasalud para evaluar la calidad del servicio
3.2) ENTREGAR UNA ATENCIÓN PROFESIONAL DE EXCELENCIA
3.2.1) Generar y difundir un Manual de Buenas Prácticas para profesionales
3.2.2) Aplicar encuestas de evaluación digital a los pacientes, respecto de la atención recibida por parte de los profesionales e informarles a ellos los resultados para mejorar los aspectos mal evaluados.
3.3) ENTREGAR A LOS PACIENTES UNA ATENCIÓN DE EXCELENCIA POR PARTE DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO.
3.3.1) Generar y difundir un Manual de Buenas Prácticas para funcionarios.
3.3.2) Aplicar encuestas de evaluación (digital) a los pacientes, respecto de la atención recibida por parte del personal administrativo e informarle a ellos los resultados para mejorar los aspectos mal evaluados.
3.3.3) Evaluar el desempeño del personal de Vitasalud
4) PERSONAS (APREND.Y CRECIM.)
ALINEAR A LAS PERSONA CON LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
4.1) AUMENTAR LA COMPETENCIA DE LAS PERSONAS
4.1.1) Definir el PLAC 2018
4.1.2) Dar a conocer la Planificación Estratégica 2018-2019 a todo el personal que trabaja en Vitasalud.
4.2) DESARROLLAR Y MANTENER SISTEMAS Y REGISTROS FUNCIONALES A LA ORGANIZACIÓN
4.2.1) Implementación de sistema de telefonía IP
4.2.2) Implementar sistema de entrega de boleta electrónica
4.2.3) Cumplimiento de los Comités que debe tener una organización (Comité Paritario, Bipartito, Sicosocial) Reglamentos RRHH
4.2.4) Cumplimiento de todas la documentación legales que debe tener una organización (Reglamento Interno, Manual de funciones, ODI, Pacto de H.E.
4.3) CALIDAD DE LOS ESPACIOS DE TRABAJO DEL PERSONAL
4.3.1) Asignar lockers y llevar registro de ello, a todo el personal administrativo de Vitasalud.
4.3.2) Velar porque los espacios de trabajo sean cómodos para el personal.
4.4) COMUNICACIÓN INTERNA
4.4.1) Creación de lista de difusión y grupos en WP
4.4.2) Cada jefatura debe crear WP con funcionarios de su dependencia
4.4.3) Comunicar internamente los eventos institucionales.
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Establecido el Plan Estratégico se confeccionó el Proyecto de Incentivo al
Desempeño y a la Gestión 2018 donde se establecieron tareas a todos los
funcionarios de la Organización, para que una vez medidos los grados de
cumplimiento ellos opten a recibir el incentivo económico establecido.
Control comportamiento ingresos y egresos
Todos los meses se realiza un control del presupuesto, verificando si los valores de
ingresos y egresos presupuestados estuvieron acertados con la realidad,
determinando las diferencias, sus causas y efectos.
Esta comparación permite proyectarse para el resto del período, sea restringiendo
gastos o planificando la realización de inversiones y crecimiento futuro.
Para lograr el crecimiento esperado se trabaja en forma permanente en la
optimización de los ingresos y en la racionalización de los egresos.
VITASALUD 2018 PRES VIGENTE
2018 EJECUCIÓN
FINAL %
VARIACIÓN
INGRESOS 1.975.230.353 2.052.524.557 4
PRESTACIONES DE SALUD 990.424.089 1.093.310.693 10
DENTAL 477.886.671 537.307.096 12
SALUD MENTAL 270.370.211 285.599.885 6
MEDICINA 168.155.914 205.604.233 22
MED. COMPL. 27.490.278 28.095.408 2
LABORATORIOS 46.521.016 36.704.071 -21
OTROS INGRESOS 8.847.267 7.614.062 -14
SUBVENCIÓN MUNICIPAL 776.220.000 796.220.000 3
SALDO AÑO ANTERIOR 178.595.859 178.162.539
INGR. DEVENGADOS 21.143.138 -22.782.737
EGRESOS 1.975.230.354 1.962.278.766 -1
REMUNERAC. E INDEMNIZAC. 516.878.924 482.693.202 -7
De los pacientes encuestados en el área Dental, ante la pregunta de si
recomendaría Vitasalud a otras personas, el 95,5% contestó que sí y, en las
áreas Salud Mental y Medicina Complementaria y Medicina el 100% contestó
afirmativamente.
Ante la consulta de si está satisfecho con las facilidades de pago en el área
Dental, un 93,5% dijo que sí. En el área Salud Mental y Medicina Complementaria
un 94% está satisfecho y, en Medicina un 91% está satisfecho.
Respecto de si los precios le parecen accesibles, en el área Dental un 91,5% dijo
que sí, en el área Salud Mental y Medicina Complementaria un 88% está satisfecho
y, en Medicina, un 89% está satisfecho.
5,2
5,4
5,6
5,8
6,0
6,2
6,4
6,6
6,8
7,0
AÑO 2013 AÑO 2014 AÑO 2015 AÑO 2016 AÑO 2017 AÑO 2018
NOTAS ENCUESTA DE SATISFACCIÓN PACIENTES
DENTAL
SALUD MENTAL -MED. COMPLEMENTARIA Y MEDICINA
MEDICINA ( SE MIDE APARTE A CONTAR DEL 2018)
Lineal (DENTAL)
Lineal (SALUD MENTAL -MED. COMPLEMENTARIA Y MEDICINA)
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PRESTACIONES OFRECIDAS Prestaciones Dentales Los box dentales de Vitasalud están provistos de modernos equipos y en el año 2018 se adquirió un nuevo equipo de rayos X, debido al término de la vida útil del anterior. En esta área trabajan 22 profesionales, cubriendo todos los box, en todos los horarios disponibles. En Vitasalud se ofrecen las siguientes especialidades odontológicas:
Odontología General
Odontopediatría
Ortodoncia
Implantología
Rehabilitación
Endodoncia
Periodoncia
Cirugía bucal
Vitasalud no dispone de un pabellón de cirugía dental, por lo que se derivan los pacientes a otro Centro que tiene pabellón con resolución sanitaria de Funcionamiento otorgado por el Minsal.
Prestaciones de Salud Mental En el área de Salud Mental de Vitasalud trabajan 43 profesionales en las especialidades que se indican; Psicología
Fonoaudiología
Terapia Ocupacional
Orientación Familiar
Psicopedagogía
14
Prestaciones de Medicina En el área de Medicina de Vitasalud trabajan 14 profesionales en las especialidades de Medicina General, Psiquiatría adultos, Psiquiatría Infanto juvenil, Neurología Infanto Juvenil, Pediatría, Kinesiología y Nutrición.
Prestaciones de Medicina Complementaria En el área de Medicina Complementaria de Vitasalud trabajan siete profesionales, ofreciendo prestaciones que complementan los tratamientos de la medicina tradicional, tales como: Acupuntura Biomagnetismo Masoterapia Nutrición Ayurvédica Terapias Florales
15
Convenio Clínica Cordillera y Tabancura Vitasalud con la Municipalidad de Vitacura detectaron la necesidad de mejorar la respuesta a las demandas de prestaciones de salud de parte de las personas que residen en la comuna. Para satisfacerlas se buscaron prestadores confiables y seguros que ofrecieran un modelo de salud que contuvieran un conjunto de prestaciones médicas para ser puestas a disposición de los vecinos de la comuna en recintos hospitalarios o clínicos cercanos. Además, éstas debían ser cubiertas por Fonasa e Isapres. Vitasalud, con el apoyo de Vitapass (Administradora de la tarjeta vecinal “Mi Vita”) contrató los servicios de prestaciones de salud, procedimientos médicos y/o intervenciones quirúrgicas de las Clínicas Tabancura y Cordillera, para ser puestos a disposición de los vecinos de la comuna inscritos en la tarjeta. En la Clínica Tabancura, entre enero y noviembre de 2018, se realizaron 8.067 atenciones a vecinos de la comuna, mientras que el año anterior 2017, se realizaron en todo el año 4.476 prestaciones, todas subsidiadas por el municipio. Por su parte, en la Clínica Cordillera durante el año 2017 se realizaron 5.366 atenciones y, en los meses de enero a noviembre de 2018, se han realizado 5.278 presentando una clara tendencia al aumento de la demanda en la Clínica Tabancura.