INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE NIT: 890.700.755-5 CLL. 60 CON CRA. 5ª EDIF. CAMI NORTE B/ LA FLORESTATELEFONO: 2746888 – 2786888 - 2747444 FAX: 2746410 E-MAIL: [email protected]WEB: www.infibague.gov.coIBAGUE – TOLIMA INFORME DE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO PUBLICO SEGUNDO TRIEMESTRE DE 2018 FENANDO REYES MSOCOSO Asesor Control Interno de Gestión Ibagué, julio de 2018
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INFORME DE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO PUBLICO · De acuerdo con lo establecido en los decretos N° 1737 de 1998, 984 del 14 de mayo de 2012, Directiva Presidencial 01 del
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INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE
NIT: 890.700.755-5
CLL. 60 CON CRA. 5ª EDIF. CAMI NORTE B/ LA FLORESTATELEFONO: 2746888 – 2786888 - 2747444 FAX: 2746410
INFORME DE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO PÚBLICO I TRIMESTRE DE 2018
Período evaluado segundo Trimestre de 2018
Fecha de elaboración 13 de julio de 2018
1. INTRODUCCIÓN
De acuerdo con lo establecido en los decretos N° 1737 de 1998, 984 del 14 de mayo de 2012, Directiva Presidencial 01 del 10 de febrero de 2016 (deroga las directivas 05 y 06 de 2014). Así mismo, lo definido en el art. 104 de la ley 1815 de diciembre 7 de 2016 En el Instituto el Sistema de Control Interno tiene como propósito fundamental lograr la eficiencia, eficacia y transparencia en el ejercicio de las funciones de las entidades que conforman el Estado Colombiano. Por lo anterior la Oficina de Control Interno presenta el informe de “Austeridad y Eficiencia del Gasto Público”, correspondiente al segúndo trimestre de 2018, el cual muestra un análisis sobre la evolución de los gastos sometidos a política de austeridad. Se observaron detenidamente los pagos de las obligaciones y la información remitida por las diferentes áreas, tomando como referentes: la ejecución presupuestal, comprobantes de egresos, la planta de personal, los contratos de prestación de servicios, entre otros; todo ello suministrado por el proceso financiero y sus grupos de trabajo.
2. MARCO LEGAL
Decreto 26 de 1998. “Por el cual se dictan normas de austeridad en el gasto público”. Decreto 1737 de 1998. “Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se
someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público.”
Decreto 1738 de 1998. “Por el cual se dictan medidas para la debida recaudación y administración de las rentas y caudales públicos tendientes a reducir el gasto público.”
Decreto 2209 de 1998. “Por el cual se modifican parcialmente los Decreto 1737 y 1738 del 21 de agosto de 1998”
Decreto 2445 de 2000 “Por el cual se modifican los artículos 8, 12, 15 y 17 del Decreto 1737 de 1998” Decreto 2465 de 2000 “Por el cual se modifica el artículo 8º del Decreto 1737 de 1998"
Decreto 1598 de 2011 “Por el cual se modifica el artículo 15 del Decreto 1737 de 1998” Decreto 984 del 14 de mayo de 2012. “Modificación artículo 22 del Decreto 1737 de
1998.” en el cual indica: “Artículo 1. El artículo 22 del Decreto 1737 de 1998, quedará así”: “ARTICULO 22. Las oficinas de Control Interno verificarán en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones, como de las demás de restricción de gasto que continúan vigentes; estas dependencias prepararán y enviarán al representante legal de la entidad u organismo respectivo, un informe trimestral, que determine el grado de cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto. Si se requiere tomar medidas antes de la presentación del informe, así lo hará saber el responsable del control interno del organismo. En todo caso será responsabilidad de los
secretarios generales, o quienes hagan sus veces, por el estricto cumplimiento de las disposiciones aquí contenidas. El informe de austeridad que presenten los jefes de Control Interno podrá ser objeto de seguimiento por parte de la Contraloría General de la República a través del ejercicio de sus auditorías regulares”.
Directiva Presidencial 04 del 3 de abril de 2012. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papeles en la Administración Pública.
Directiva Presidencial 01 del 10 de febrero de 2016. Por la cual se deroga la Directiva 05 y 06 de 2014 e imparte lineamientos complementarios al Plan de Austeridad iniciado por el Gobierno Nacional desde 2014, como medidas adicionales al recorte del 1% en gastos de funcionamiento e inversión aprobado en la Ley de Presupuesto 2016.
3. OBJETIVO Verificar el cumplimiento normativo interno y externo regulatorio en el marco de austeridad del gasto direccionado por el Gobierno Nacional y como resultado, exponer situaciones y hechos, que pueden servir como base para la toma de decisiones y proponer los correctivos a que haya lugar.
4. METODOLOGIA Se realizó seguimiento y evaluación a la información obtenida directamente de la fuente de los Procesos financiero, Proceso de contratación; así como la información reportada por las áreas Administrativas y Financiera, Gestión Humana, en relación con datos contables, presupuestales del recurso humano, contratación de prestación de servicios, viáticos y gastos de viaje, consumo de combustible, servicios públicos, publicidad, consumo de papel. Con la información se procedió a realizar cruce de datos, análisis de coherencia y determinación de cifras comparativas; con el fin de verificar el cumplimiento normativo que le aplica y como resultado, identificar aquellos hechos que llamaron la atención, para efectuar las recomendaciones a que haya lugar, las cuales son presentadas en este informe. 5. PERIODICIDAD DE PRESENTACIÓN El Proceso de Evaluación Independiente, realizará informe trimestral de Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público, atendiendo el artículo 22 del Decreto 1737 de 1998, el cual fue modificado por el artículo 1 del decreto 984 de 2012.
6. Gestión de Austeridad. 6.1 Gestión Humana El Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de Ibagué - INFIBAGUÉ continúa realizando todas las gestiones pertinentes para fortalecer su desempeño económico e institucional con el fin de obtener la Vigilancia Especial por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia, de conformidad con lo definido en la Circular Externa No. 034 del 02 de diciembre de 2013 y dentro de ellas se encuentra el contar con procesos formales para la vinculación del personal, bien sea que desarrolle actividades misionales o transitorias. En consecuencia la junta directiva mediante acuerdo 003 del 17 de mayo de 2018, establece modificaciones a los estatutos del instituto enmarcándose dentro de lo establecido en el
decreto 1117 de 2013, donde la Superintendencia Financiera de Colombia es la instancia encargada de ejercer control y vigilancia sobre los INFIS a través del régimen especial establecido por dicha entidad y comprende entre otras los requisitos de incorporación al régimen especial de la Superintendencia Financiera de Colombia, el sometimiento al estatuto orgánico del Sistema Financiero en lo que le obligue de acuerdo a la naturaleza, aplicación de normas de segregación de funciones, gobierno corporativo, control interno, y revelación de información contable, manejo de riesgos. Planta de personal permanente definida mediante cuerdo 003 del 11 de septiembre de 2017 expedido por el Consejo directivo y distribuida mediante resolución de gerencia No 1277 del 13 de septiembre de 2017, para un total de 34 cargos. 6.1.1 Planta de Personal (Nómina) La planta de personal continúa de acuerdo a las condiciones existentes a 31 de diciembre de 2017, con miras a mantener un trabajo en búsqueda de mejoramiento continuo para alcanzar procesos certificables y de amplia aceptación por los exigentes criterios de la SUPERFINACIERA.
Servicio de alumbrado público Operativo con un total de 51 funcionarios denominada planta temporal. Servicios de alumbrado público Administrativo con un total de 34 funcionarios igualmente denominada planta temporal. Igualmente sucede con el Servicio de plazas de mercado que cuenta con un total de 17 funcionarios de carácter temporal. Además de 4 servidores públicos con el carácter de Supernumerarios. Es decir que del total de servidores públicos el 24% pertenece a la planta permanente y el 76% restante tiene un carácter temporal mientras se desarrolla e implementa el proceso de rediseño organizacional.
6.1 Contratación El criterio determina que los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, sólo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán.
Se entiende que no existe personal de planta cuando en el respectivo organismo, entidad, ente público o persona jurídica, es imposible atender la actividad con personal de planta, porque de acuerdo con los manuales específicos, no existe personal que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio, o cuando aun existiendo personal en la planta, éste no sea suficiente. En este último evento, la inexistencia de personal suficiente deberá acreditarse por el ordenador del gasto, de manera comparativa frente a la relación de vacantes existentes.
Tampoco podrán, celebrarse estos contratos cuando existan relaciones contractuales vigentes con igual objeto al del contrato que se pretende suscribir. Se continúa avanzando y aplicando en la contratación de la vigencia fiscal de 2018, la cual se ha caracterizado por el sumo cuidado en la aplicación de los criterios de la norma, además de la aplicación del SECOPII, una plataforma más exigente y transparente que su antecesor SECOP, lo cual igualmente ha obligado a los contratistas a ponerse a tono con las nuevas exigencias. Muchas de las tareas a desarrollar han requerido igualmente de la vinculación de los contratistas, idóneos para la
implementación de SGC y para el tratamiento de riesgos exigidos por la SUPERBANCARIA además de la capacitación que obliga a los funcionarios a mantenerse a tono con el trabajo de calidad. No existe personal de planta suficiente para atender todas las actividades que se requieren en las diferentes áreas de la Entidad, tales como abogados especializados en diferentes ramas del derecho. Se tuvo en cuenta los siguientes marcos normativos: Ley 80 de 1993, el Decreto 1082 de 2015 y el Decreto 1083 de 2015 y la Ley 1150 de 2007 la Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se establecen medidas para la eficiencia y la transparencia y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. Con base en el informe recibido de la Secretaria General sobre la contratación efectuada en el primero y segundo trimestre de 2018 la cual se presenta en el siguiente cuadro: ver anexo No. Tres del presente informe. Contratación que ha utilizado la plataforma del SECOP y SIA Observa para ser publicada con transparencia. En el Primer y segundo trimestre según la plataforma del SIA Observa se presenta un acumulado de 52 contratos por valor de $4.129.354.679, correspondiente al periodo enero a junio de 2018; con los cuales se apoyaron procesos de la entidad como: Gestión contractual, Gestión Jurídica especialmente, proyectos especiales, apoyo a la implantación del sistema de Gestión de la Calidad y Gestión documental, capacitaciones importantes e imprescindibles como riesgos y sistemas de gestión de la calidad, gestión ambiental y salud y seguridad en el trabajo. Contrataciones como: Suministro de Bienes y Servicios, Herramientas para el Alumbrado Público, transporte en vehículos tipo camioneta de servicio público y vehículo tipo volqueta, para la ejecución de actividades del mantenimiento, modernización y expansión del sistema de alumbrado público en el sector urbano y rural del municipio de Ibagué y la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada de los bienes de propiedad o bajo la responsabilidad de INFIBAGUE, los cuales hacen parte del desarrollo de la misión de INFIBAGUE. Ver Cuadro de contratación y SECOP. La oportunidad en la supervisión de los contratos, debe ser una prioridad para la observancia en el cumplimiento de las obligaciones de la contratista. 6.3 Parque Automotor El parque automotor de la entidad cuenta con 14 vehículos propios en servicio, asignados uno al despacho de la Gerencia, correspondiente a una camioneta utilitaria, los demás vehículos se encuentran en operación en actividades propias especialmente de Alumbrado público, administración de plazas de mercado, demás actividades administrativas que así lo requieran. Ver anexo 1.
El combustible, de acuerdo a las directrices establecidas, es un contrato marco de precios con la Organización TERPEL S.A contrato No. 071 de 2017, consumos contralados mediante CHIP, que garantizan la vigilancia de llenado y galones. Ver consumo anexo 1 del presente informe. Ver consumo por vehículo.
Gráfica: Pagos segundo trimestre de 2018- el valor de abril presenta pagos de febrero y marzo Igualmente se efectuaron pagos por mantenimiento a grúas especialmente, por valor de $ 43.598.800 en el mes de junio de 2018. 6.4 Servicios Públicos El instituto cuenta con los siguientes servicios públicos domiciliarios: Telefonía celular y fija, acueducto, alcantarillado y aseo, servicio de energía eléctrica, además del servicio de internet, servicios públicos amplios en razón a la cobertura que le corresponde prestar a la entidad en sitios como plazas de mercado, talleres, relleno sanitario, coliseo de ferias, sede central de la institución, y otros bienes inmuebles a cargo del instituto, todo dentro de la conservación del medio ambiente y en el cumplimiento con las metas de austeridad y eficiencia en la ejecución del gasto público, se realiza seguimiento al trimestre comprendido de abril a junio del 2018 determinando, que los registros de consumo se encuentran dentro del giro normal de la gestión que realiza INFIBAGUE . En el anexo número dos (2) del presente informe se puede verificar los comportamientos de los consumos de los servicios públicos domiciliarios. Los consumos de las plazas de mercado si bien continúan estables igualmente sigue
siendo un punto crítico de control para INFIBAGUE y en consecuencia se ratifica que personal idóneo verifique en plazas de mercado y otros inmuebles, fugas, conexiones fraudulentas u otros mecanismos de fraude, tanto de energía eléctrica y de acueducto, con el fin de asegurar que los consumos facturados y cancelados se encuentren sin ningún tipo de acción que desvíe o aumente los valores de la facturación que cancele INFIBAGUE. Ver Gráfico consumo de energía.
El servicio de acueducto y alcantarillado se efectuaron pagos en abril en mayo y junio no se registran en razón a que los mismos se cancelaran mediante cruce de cuentas contra dividendos a favor de INFIBAGUE
LISTA DERECIBOS CODIGOS ABRIL MAYO JUNIO
Energia relleno sanitario lixiviados cod
261901 197,134.00$ 269,284.00$ 232,619.00$
ENERGIA via aeropuesto COD 401096 183,943.00$ 271,463.00$ 354,331.00$
taller y archivo infi COD 240156 $ 1,108,524.00 1,354,995.00$ 1,157,375.00$
taller y archivo infi COD295604 692,213.00$ 736,891.00$ 700,472.00$
6.4.1 Telefonía fija y Móvil Es de vital importancia la comunicación permanente del personal de INFIBAGUE, en consecuencia en aplicación al artículo 15 del Decreto 1737 de 1998, modificado inicialmente por el artículo 7º del Decreto 2209 de 1998 y posteriormente con el artículo 3º del Decreto 2445 de 2000, referente a la asignación de telefonía, tenemos que INFIBAGUÉ ha asignado celulares a personal directivo y se cuenta con un plan de datos adquirido con la firma movistar, que cubre las necesidades de la entidad y cumplen los lineamientos de austeridad en el gasto público en su asignación. Ver anexo 1 y 2.
6.5 Viáticos y gasto de viaje Los viáticos y gastos de viaje de los funcionarios de INFIBAGUE, en el primer y segundo trimestre de 2018 se conservan muy austeros y apenas los necesarios para el desarrollo de algunas labores que deben llevarse a cabo. En el anexo 4 se especifica los actos administrativos, funcionarios, destino, días de comisión y valor cancelado por concepto de viáticos y gasto de viaje, correspondiente al primer y segundo trimestre de 2018, valor que ascendió a la suma de ($1.874.310 y 2.106.131) para un total de $ 4.980.441, los mismos fueron legalizados dentro del término, viajes que correspondieron al ejercicio propio de las funciones de INFIBAGUE. Ver anexo 4 del presente informe. 6.6 Publicidad Los gastos de publicidad del segundo trimestre de 2018, están ligados especialmente a la información en el desarrollo de eventos como la TERCERA FERIA DEL EQUINO 1ER FESTIVAL DE FUERZA DE TIRO PESADO Y ECUESTRE, realizada en el marco de las festividades del mes de junio de 2018. Valor pagado en el mes de mayo es de $93.986.019 6.7 Cero Papel Es de anotar que se tiene contratada una persona idónea para el desarrollo de labores
que tienen que ver con los adelantos en materia de gestión Documental y que la labor se encuentra articulada con el MECI bajo MIPG, la política de Cero Papel de la entidad en cumplimiento a la Ley 594 de 2000, y de la Gestión Ambiental, donde se adopta y reglamenta el comité de archivo; con base en la reglamentación anterior se ha promovido la cultura de la política de cero papel en INFIBAGUE utilizando los adelantos tecnológicos evitando impresiones innecesarias, además de la utilización de papel reciclado en lo que sea posible. 6.8 Otros Recursos. Se cancelaron sentencias judiciales
Fuente: Cuentas canceladas por fallos judiciales. Los fallos corresponden a procesos ordinarios laborales de Walter Valencia Ruiz, Danilo Sánchez Zabala y Noe Bahamón Piza, fallos que fueron atendidos en todas las etapas por INFIBAGUE. INFIBAGUE estableció una política de austeridad en el gasto publico rigurosa, mediante la cual no se malgastan recursos en aspectos inoficiosos que no aporten beneficios a la entidad. En concordancia con lo establecido en el Decreto 1737 de 1998 sobre austeridad en el gasto público y de acuerdo con lo reportado por los diferentes procesos
de INFIBAGUE, se mantiene la política de no realizar contratos que tengan por objeto el alojamiento, alimentación o asistencia logística para la realización de reuniones fuera de la sede de trabajo, encaminadas a desarrollar, planear o revisar las actividades y funciones que normativa y funcionalmente le competen a la entidad. No se realiza impresión, suministros, utilización de tarjetas de presentación, recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones; con cargo a los recursos del Tesoro público.
7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES No se utilizan recursos públicos para efectuar relaciones públicas en afiliación o pago de cuotas de servidores públicos a clubes sociales. INFIBAGUE no celebra contratos que tengan por objeto el alojamiento, alimentación o asistencia logística para la realización de reuniones fuera de la sede de trabajo, encaminadas a desarrollar, planear o revisar las actividades y funciones que normativa y funcionalmente le competen.
La austeridad y eficiencia del gasto público en el del Instituto de Financiamiento Promoción y Desarrollo de Ibagué, en concordancia con el decreto 1737 de 1998, sus modificaciones, y directivas presidenciales en materia de austeridad del gasto, durante el periodo de análisis, se puede concluir que los gastos objeto de revisión comprendieron aspectos importantes como servicios públicos, contratación de servicios personales de honorarios, prestación de servicios, consumo de combustible y mantenimiento de vehículos, seguros y políticas relacionadas con cero papel. Además de observar si la entidad ejecuta gastos suntuosos. Se puede concluir que los gastos realizados por INFIBAGUE, corresponden en su totalidad al giro normal de las operaciones propias de su objeto social y que las mismas se encuentran enmarcadas dentro los gastos que le son posibles efectuar de acuerdo a la naturaleza jurídica de la entidad. Se debe continuar con verificaciones en plazas de mercado y otros inmuebles para el control de fugas, conexiones fraudulentas u otros mecanismos de fraude, tanto de energía eléctrica y de acueducto, con el fin de asegurar que los consumos facturados y cancelados se encuentren sin ningún tipo de acción que desvíe o aumente los valores de la facturación que cancele INFIBAGUE. Se observa en la contratación apoyo de personal muy idóneo para procesos vitales como Gestión contractual y Jurídica, Gestión Humana y Documental así como el proceso de Planeación y Gestión Estratégica, no menos importante resulta ser el proceso de evaluación independiente el cual debe ser apoyado con personal igualmente idóneo de manera que se cuente con un equipo interdisciplinario como lo determina la norma, para ejercer la función de manera
oportuna y eficiente. Esta inquietud valida fue propuesta a la gerencia. Nuevamente se recomienda que el funcionario de Control Interno disciplinario del instituto, verifique el cumplimiento de las disposiciones de restricción del gasto público contempladas en la norma de austeridad, al igual que el secretario general al que le corresponde velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones contenidas en el decreto 1737 de 1998 específicamente en artículo 22.
Cordialmente, FERNANDO REYES MOSCOSO Asesor de Control Interno de Gestión Ver Anexos (1,2,3,4)