INFORME DE AUDITORIA N°10 - …transparencia_2010.sence.cl/docs/INFORME N 43 PROCESO TESO…INFORME DETALLADO DE AUDITORIA Página 2 de 10 Unidad de Auditoría Interna 4. Oportunidad

INFORME DETALLADO DE AUDITORIA Página 1 de 10

Unidad de Auditoría Interna

SANTIAGO, diciembre 10 de 2014

INFORME DETALLADO DE AUDITORIA Nº 43

Materia: Tesorería

Centro de Responsabilidad: Departamento de Administración y Finanzas

I. INTRODUCCIÓN 1. Antecedentes. En cumplimiento del Plan Anual de Auditoría Interna para el presente año, se efectuó una auditoría al Proceso de “Tesorería”, desarrollado en el Departamento de Administración y Finanzas, cuyo resultado se da cuenta en el presente Informe. Esta auditoría, corresponde a los objetivos institucionales, se realizó de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. El examen ha sido realizado sobre muestra seleccionada en forma aleatoria, por lo tanto las observaciones y recomendaciones resultantes son aplicables a todas las materias relacionadas. 2. Objetivos. 2.1. Objetivo General Examinar y evaluar la efectividad del sistema de control interno, respecto de los riesgos que afectan al proceso auditado y su mitigación a través de los controles. 2.2. Objetivos específicos para los puntos críticos identificados.

1. Comprobar el correcto y oportuno envío de la programación de caja para efectuar solicitud exacta de aporte fiscal, de acuerdo a las necesidades del Servicio, en los plazos establecidos.

2. Comprobar el registro exacto y oportuno de anticipos existentes y fondos por rendir otorgados a las direcciones regionales o cajas de nivel central.

3. Verificar que los fondos extrapresupuestarios recibidos y consumidos, así como el saldo final se encuentren correcta y oportunamente registrados.

4. Comprobar el el resguardo de la totalidad de la documentación que respalda los pagos. 5. Verificar el registro exacto y oportuno, además de la adecuada custodia de los

documentos que caucionan fondos públicos. 6. Revisar y validar el registro correcto y oportuno de los movimientos bancarios

efectivamente realizados. 3. Alcance de la Auditoría.

De acuerdo con el Plan Anual de Auditoría, el alcance fue una muestra seleccionada de las operaciones realizadas durante el año 2014, con fecha de corte 31 de agosto de 2014.

Nuestra auditoría fue desarrollada mediante la utilización de herramientas tales como, entrevistas, observaciones y procedimientos establecidos en nuestro programa de trabajo que estimamos apropiados para obtener la evidencia necesaria para respaldar nuestras observaciones y comentarios.



4. Oportunidad de realización de la Auditoría. Esta auditoría forma parte del Plan Anual 2014, planificada a partir del mes de abril 2014 conforme a la programación de la Unidad de Auditoría Interna e informada al C.A.I.G.G. de acuerdo a requerimiento y debidamente aprobada.

Considerando una duración de 160 horas, distribuidas en 1 auditor, cabe representar que las horas estimadas para el presente trabajo no son cronológicas ni corridas, encontrándose condicionadas a la entrega oportuna de antecedentes. La presente auditoría se inició el 29 de septiembre de 2014, a partir de la elaboración del Programa de Auditoría, seguidos por la ejecución de los procedimientos, pruebas establecidas, redacción y coordinación del informe, estimando su término para el 07 de noviembre de 2014.

Concepto Estimación de

fechas Horas

Estimadas

Programación 29.09.2014 03.10.2014

40

Ejecución de la Auditoría 06.10.2014 30.10.2014

80

Elaboración de Informe 03.11.2014 07.11.2014

40

Total de Horas 160

5. Equipo de trabajo.

En el desarrollo de la presente auditoría se designó para la elaboración y ejecución de ésta, al Sr. Héctor Sanhueza Aguayo, de profesión Contador Auditor, quien se desempeña como Auditor Interno del Servicio. A su vez, la supervisión estuvo a cargo de la Sra. Laura Ubillús Reyes, en su calidad de Encargada de la Unidad de Auditoría Interna del SENCE. 6. Metodología y procedimientos generales de la auditoría. La metodología aplicada para la realización del presente trabajo correspondió en las siguientes etapas:

Planificación de auditoría en base a riesgos determinados con aplicación de la metodología contenida en el documento técnico N° 24.

Ejecución de la auditoría con aplicación de los procedimientos y técnicas propias de la función.

Evaluación y análisis de los resultados obtenidos.

Detección de nuevas evidencias, tras resultados de pruebas.

Conclusiones.

Emisión del Informe con formulación de observaciones y recomendaciones, aplicando para tal efecto el Documento Técnico Nº 25 – Versión 0.5 e indicando un plazo de respuesta para la realización del seguimiento posterior.



7. Limitaciones al alcance. Durante el proceso de recopilación de antecedentes, no se presentaron limitaciones por parte de la Unidad de Tesorería respecto a la ejecución del examen de auditoría interna.

II. INFORME DETALLADO DE AUDITORÍA De acuerdo a los procedimientos de auditoría programados para la presente auditoría, se observó lo siguiente: 1.- Falta de Seguridad de la Oficina de la Unidad de Tesorería Nivel central. Criticidad: Alta Resultados y/o hallazgos de auditoría. De la inspección realizada a las dependencias de la Unidad de Tesorería Nivel Central, se pudo evidenciar la falta de seguridad respecto a los documentos valorados que se manejan. Respecto a esta materia, cabe señalar lo siguiente:

Falta de seguridad de los documentos en custodia y demás documentos valorados, dado que la Unidad de Tesorería se encuentra desprotegida respecto al resto de las Unidades.

Falta de cámaras de seguridad hacia la Unidad de Tesorería.

Falta de adecuación de escritorio de la Encargada de la Unidad de Tesorería para la utilización de candado de seguridad para el notebook que utiliza para sus labores diarias.

Efectos Potenciales de los Resultados y/o Hallazgos de Auditoría.

Eventual pérdida de documentos valorados y activos informáticos del Servicio.

Daño a las dependencias del Servicio. Recomendaciones de Auditoría El Encargado de la Unidad de Contabilidad y Finanzas deberá evaluar en el más breve plazo las alternativas disponibles y gestionar junto con la Encargada de Infraestructura Nivel Central, las instalaciones necesarias para que la Unidad de Tesorería funcione de manera física en forma independiente y segura. 2.- Errores presentados en la administración de documentos en garantía. Criticidad: Media Resultados y/o hallazgos de auditoría De acuerdo a la revisión efectuada a una muestra de 323 documentos en garantía de un total de 1207 (equivalentes al 26,76% del total de documentos; ésto es, vencidos y por vencer), se pudo comprobar lo siguiente:

Existencia de 02 documentos físicos que en sistema figuran en estado “devuelta”.

Existencia de 04 documentos no ingresados a sistema de garantías.

Existencia de 31 documentos ingresados en forma errónea. El detalle de esta observación se encuentra contenido en Anexo Nº 1 del presente Informe de Auditoría Interna.




Información distorsionada. Detrimento del Patrimonio Público.

Recomendaciones de Auditoría El Encargado de la Unidad de Contabilidad y Finanzas deberá instruir a la Encargada de Tesorería la ejecución de inventario físico de la totalidad de los documentos en garantía, velando por el correcto ingreso de la documentación faltante en sistema y las correcciones de la documentación ya ingresada.

3.- Existencia de errores presentados en la confección y envío de Programación de Caja del Servicio a la Dirección de Presupuestos. Criticidad: Alta Resultados y/o hallazgos de auditoría De acuerdo a la revisión efectuada a las programaciones mensuales de caja 2014 y a la programación anual de la misma, enviadas a la Dirección de Presupuesto del Ministerio de Hacienda, se pudo evidenciar lo siguiente:

Existencia de denominaciones de la programación de caja anual enviada en diciembre 2013, donde se consideran montos fijos mensuales tratándose de partidas variables. Cabe mencionar que esta falta de evaluación de montos mensuales implica una ejecución presupuestaria que dista de lo programado.

Programación de Caja del mes de agosto de 2014 fue recibida en la DIPRES el día 21/07/2014 según consta en Ord. DAF 1011 del 18/07/2014, provocando incumplimiento del plazo establecido en el Oficio Circular Nº 33 del Ministerio de Hacienda del 23/12/2013, el cual señala en el punto 2: “Las adecuaciones y actualizaciones que sea necesario incorporar durante el año al Programa de Ejecución del Presupuesto, deberán ser remitidas por los servicios e instituciones a la Dirección a más tardar el día 20 del mes en ejecución o el día hábil anterior si dicho día fuere sábado, domingo o festivo.”

El detalle de esta observación se encuentra contenido en Anexo Nº 2 del presente Informe de Auditoría Interna. Efectos Potenciales de los Resultados y/o Hallazgos de Auditoría.

Sanciones por parte de organismos fiscalizadores externos.

Daño a la imagen del Servicio. Recomendaciones de Auditoría El Encargado de la Unidad de Contabilidad y Finanzas deberá:

Instruir oficialmente a los Encargados de Unidades responsables del envío de información sobre la programación de caja anual, para que realicen un análisis acabado de cada componente, considerando montos acordes al normal funcionamiento del Servicio y no de acuerdo a un promedio mensual, quedando evidencia de dicho análisis.

Instruir a la Encargada de Tesorería el cumplimiento de los plazos establecidos para el envío de reportes a la DIPRES, dejando evidencia comprobatoria de dicho cumplimiento.



4.- Inconsistencias presentadas en las Conciliaciones Bancarias 2014. Criticidad: Alta Resultados y/o hallazgos de auditoría De acuerdo a la información recibida desde la Unidad de Contabilidad y Finanzas, se pudo comprobar lo siguiente:

Diferencias presentadas en el saldo final de las cuentas corrientes en sistema SIGFE respecto a lo señalado en las conciliaciones bancarias.

Alta concentración de depósitos no identificados en las cuentas bancarias del Servicio, reflejados en las conciliaciones bancarias.


No contar con información fidedigna de los Estados Financieros del Servicio.

Sanciones por parte de organismos fiscalizadores. Recomendaciones de Auditoría El Encargado de la Unidad de Contabilidad y Finanzas deberá:

Instruir al Encargado de Unidad de Contabilidad, contar con conciliaciones bancarias que no presenten diferencias con los saldos del sistema SIGFE.

Gestionar un procedimiento interno que permita regularizar depósitos no identificados en las cuentas bancarias del Servicio.

5.- Errores presentados en los comprobantes contables y la documentación que sustenta las operaciones bancarias del Servicio. Criticidad: Alta Resultados y/o hallazgos de auditoría De acuerdo a la revisión efectuada a una muestra de transacciones efectuadas durante el año 2014 (Movimientos por M$41.061.509), se pudieron observar las siguientes situaciones:

Documento tributario recibido distinto al estipulado en el Contrato de Prestación de Servicios entre SENCE y la Empresa Surlatina (Folio de operación 00001 de 2014) por $13.400.000.

Usuarios generadores de comprobantes contables son los mismos que autorizan.

Falta de respaldo sustentable de operaciones bancarias realizadas.

Presencia de planillas Excel como respaldos de operaciones, sin contar con Vº Bº de un superior.

Respaldos que son insuficientes para sustentar operaciones financieras. El detalle de los puntos descritos anteriormente, se encuentra contenido en Anexo Nº 3 del presente Informe de Auditoría Interna. Efectos Potenciales de los Resultados y/o Hallazgos de Auditoría.

Ausencia de información financiero-contable fidedigna.

Detrimento del Patrimonio Público.

Sanciones por parte de organismos fiscalizadores.



Recomendaciones de Auditoría El Encargado de la Unidad de Contabilidad y Finanzas deberá:

Instruir a los Encargados de las Unidades de Contabilidad y de Tesorería la revisión exhaustiva de toda la documentación de respaldo de las operaciones financieras que se realizan en el Servicio y que deben sustentar cada una de ellas.

Gestionar revisiones aleatorias de comprobantes contables y la documentación sustentable en forma mensual, a fin de mitigar los riesgos asociados. Deberá quedar evidencia de la muestra seleccionada y los resultados de dicha labor.

III. ACCIONES TOMADAS PREVIAS AL INFORME Durante la revisión efectuada a los comprobantes contables y la documentación sustentable de las operaciones financieras del Servicio, la Encargada de Tesorería adjunta a comprobante folio Nº 000387 del 10/02/2014, cartola bancaria como documento de respaldo.

IV. RETROALIMENTACIÓN Y ASEGURAMIENTO AL PROCESO DE GESTIÓN DE RIESGOS

En la visita a las Unidad de Tesorería, se observaron debilidades en el tratamiento de riesgos. Respecto a esto y en consideración que el control interno involucra a todo el personal de la institución, es importante que todos conozcan los riesgos identificados para cada una de las etapas y quienes son los responsables de aplicar los controles establecidos. A su vez, se recomienda al Encargado de Contabilidad y Finanzas, gestionar capacitación para los funcionarios en estos temas, lo que contribuirá de gran manera al logro de los objetivos institucionales, minimizando los riesgos, lo cual ayudará a mantener información confiable y asegurar el cumplimiento de la Ley.

V. CONCLUSIONES

Como resultado de los diferentes procedimientos de auditoría aplicados, dentro del límite del alcance de nuestro trabajo, nos permitió obtener como conclusión general que el Sistema de Control interno Requiere Mejoras para mitigar la exposición a los riesgos.

VI. PLAZO DE ENTREGA El plazo de entrega de los compromisos asociados a cada una de las observaciones a la Unidad de Auditoría Interna, será de 08 días hábiles contados desde el día de recepción del Informe.

Auditor que elaboró: Auditor que aprobó:

Héctor Sanhueza Aguayo Laura Ubillús Reyes

Firma:

Firma:



VII. ANEXOS

Anexo 1: Detalle Observación Nº 2. Errores presentados en la administración de documentos en garantía.

RUT GARANTE RAZON SOCIAL TIPO GARANTIA TIPO DOCUMENTO NUMERO DOCUMENTO MONEDA MONTO OBSERVACIÓN UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

65031593-6 FUNDACION DE CAPACITACION FEDES- Fiel Cumplimiento Poliza 01-56-038176 UF 0 VALOR ES DE UF 1.074

65031593-6 FUNDACION DE CAPACITACION FEDES- Fiel Cumplimiento Poliza 01-56-038075 UF 0 VALOR ES DE UF 455





65051266-9 FUNDACION INFOCAP JOVENES- Fiel Cumplimiento Poliza 2 UF 2 ES EL 2º ENDOSO DE LA PÓLIZA 113292.

65051266-9 FUNDACION INFOCAP JOVENES- Fiel Cumplimiento Poliza 01-56-047463 UF 2569 FALTA EL REGISTRO DEL ENDOSO DE ESTE DOCUMENTO

65054146-4 FUNDACION CEDUC CAPACITA- Fiel Cumplimiento Poliza 001-01-56-053769 UF 13.19 VALOR ES DE UF 0

65056389-1 FUNDACION PARA LA CAPACITACION FUCAP- Fiel Cumplimiento Poliza 115436-001 UF 511 Nº DE DOCUMENTO ES EL 115436-003

65056389-1 FUNDACION PARA LA CAPACITACION FUCAP- Fiel Cumplimiento Poliza 120573 UF 3373 DOCUMENTO DUPLICADO EN SISTEMA

65057853-8 FUNDACION CHILECAP CAPACITACION- Fiel Cumplimiento Poliza 2.2.01271 UF 5002 Nº DE DOCUMENTO ES EL 2.2.012671

65058675-1 FUNDACION OTEC UNIVERSIDAD DE PLAYA ANCHA- Fiel Cumplimiento Poliza 2.2.015582.0-001 UF 0 VALOR ES DE UF 0

65062043-7 FUNDACION CAPACITACION Y FORMACION LABORAL- Fiel Cumplimiento Poliza 118178 Pesos 8887500 DOCUMENTO ESTÁ VALORIZADO EN UF Y SU VALOR ES DE UF 390

65065054-9 FUNDACION CENTRO DE CAPACITACION Y DESARROLLO SOCIAL CHILE Fiel Cumplimiento Poliza 2.2.014526.0-002 UF 0 VALOR ES DE UF 2






65721030-7 FUNDACION DE BENEFICENCIA CRISTO VIVE - FORMACION LABORAL- Fiel Cumplimiento Poliza 01-56-038168 UF 0 VALOR ES DE UF 664.27

65848570-9 CORPORACION DE SERVICIOS DE EMPLEO Y CAPACITACION- Fiel Cumplimiento Poliza 2.2.012607.0-001 UF 0 VALOR ES DE UF 29

65031593-6 FUNDACION DE CAPACITACION FEDES- Fiel Cumplimiento Poliza 003-01-56-020354 UF 6.15 VALOR ES DE UF 0



65721030-7 FUNDACION DE BENEFICENCIA CRISTO VIVE - FORMACION LABORAL- Fiel Cumplimiento Poliza 004-015630372 UF 3.06 VALOR ES DE UF 0

65721030-7 FUNDACION DE BENEFICENCIA CRISTO VIVE - FORMACION LABORAL- Fiel Cumplimiento Poliza 213100639 UF 10.35 VALOR ES DE UF 2110

65721030-7 FUNDACION DE BENEFICENCIA CRISTO VIVE - FORMACION LABORAL- Fiel Cumplimiento Poliza 003-0156030372 UF 10.91 VALOR ES DE UF 0

65721030-7 FUNDACION DE BENEFICENCIA CRISTO VIVE - FORMACION LABORAL- Fiel Cumplimiento Poliza 212137169 UF 12.98 VALOR ES DE UF 2110

65829010-K ASOCIACION GREMIAL DE VINOS DE CHILE- Fiel Cumplimiento Poliza 002-01-56-012543 UF -3.08 MONTO CORRESPONDIENTE A LA PRIMA, NO AL MONTO ASEGURADO

65829010-K ASOCIACION GREMIAL DE VINOS DE CHILE- Fiel Cumplimiento Poliza 001-01-56-012543 UF 6.16 MONTO CORRESPONDIENTE A LA PRIMA, NO AL MONTO ASEGURADO

65848570-9 CORPORACION DE SERVICIOS DE EMPLEO Y CAPACITACION- Fiel Cumplimiento Poliza 2.2.011141.0-002 UF 4.58 MONTO CORRESPONDIENTE A LA PRIMA, NO AL MONTO ASEGURADO

65848570-9 CORPORACION DE SERVICIOS DE EMPLEO Y CAPACITACION- Fiel Cumplimiento Poliza 2.2.009047.0-002 UF 11.14 MONTO CORRESPONDIENTE A LA PRIMA, NO AL MONTO ASEGURADO

70300000-2 FUNDACION CHILE Fiel Cumplimiento Poliza 16934 UF 0 ENDOSO INGRESADO COMO NUEVO DOCUMENTO

70300000-2 FUNDACION CHILE Fiel Cumplimiento Poliza 14984 UF 0 ENDOSO INGRESADO COMO NUEVO DOCUMENTO

Documentos no ingresados al Sistema de Garantías:

RUT GARANTE RAZÓN SOCIAL Nº DOCUMENTO TIPO DOCTO.

65057122-3 CORPORACIÓN DE CAPACITACIÓN JUVENIL BOREAL 2.1.016677.0-001 ENDOSO

65057122-3 CORPORACIÓN DE CAPACITACIÓN JUVENIL BOREAL 2.2.012607.0-002 ENDOSO

70300000-2 FUNDACIÓN CHILE 1-20290 ENDOSO

70300000-2 FUNDACIÓN CHILE 2-20290 ENDOSO



Anexo 2: Detalle Observación Nº 3. Existencia de errores presentados en la confección y envío de Programación de Caja del Servicio a la Dirección de Presupuestos.



Continuación Anexo 2.



Anexo 3: Detalle Observación Nº 5. Errores presentados en los comprobantes contables y la documentación que sustenta las operaciones bancarias del Servicio.

FOLIO

OPERACIÓNFECHA MONTO ($) OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

1 16/01/2014 13,400,000

Contrato señala que el proveedor debe emitir factura

exenta para el pago por parte de SENCE, pero presenta

boleta de ventas y servicios exenta de IVA.

43 22/01/2014 425,892 Usuario Generador es el mismo que figura como

Aprobado en comrobantes contables.

387 10/02/2014 1,018,210 Falta de respaldo sustentable de la operación.

779 10/03/2014 22,357,519 Usuario Generador es el mismo que figura como


780 233,680,108 Usuario Generador es el mismo que figura como



1578 11/04/2014 959,409

Falta de respaldo sustentable de la operación.

Comprobante presenta otros comprobantes que sólo

desglosan el monto en sistema.

2560 04/06/2014 300,000,000 Falta respaldo de la operación entre bancos

(Transferencia desde y hacia qué cuenta bancaria.)

3094 02/07/2014 339,667

Listado de alumnos en práctica para pago no presenta

VºBº de ningún Encargado o autoridad responsable de

la información.

3707 06/08/2014 55,821,659 Falta VºBº del Encargado de Contabilidad en el

respaldo presentado.

3913 19/08/2014 54,651,260 Falta VºBº en nómina de reintegros de fondos SEJ por

parte de la Encargada de Tesorería.


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