INFORME CONSEJO DE ADMINISTRACION Y GERENCIA · ADMINISTRACION Y GERENCIA. 10 Informe de Gestión 2019 GESTIÓN DIRECTIVA Ibagué, Marzo de 2020 Señores DELEGADOS XXXIII ASAMBLEA

INFORME CONSEJO DE

ADMINISTRACION Y GERENCIA

10 Informe de Gestión 2019

GESTIÓN DIRECTIVA

Ibagué, Marzo de 2020 Señores DELEGADOS XXXIII ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA SERFUNCOOP Ibagué Apreciados Delegados: Reciban Ustedes, señores Asambleístas, un especial saludo en el marco de la celebración de la XXXIII Asamblea General Ordinaria de Servicios Funerarios Cooperativos del Tolima “SERFUNCOOP”, evento magno que tiene como propósito, rendir informe de la gestión comercial, financiera, administrativa y social adelantada por nuestra Entidad durante el año 2019 y que nos permite, no solo dar cumplimiento a la normatividad que nos regula como Sector Solidario del país, sino que representa además, la oportunidad de agradecer a cada una de las Entidades Asociadas, el apoyo y la confianza que nos han brindado para materializar los proyectos y los planes de trabajo que nos permitieron alcanzar los excelentes resultados que hoy tenemos el gusto de presentar y donde vale la pena destacar, ha sido clave el buen entendimiento y la asertividad generada entre el Consejo de Administración y la Gerencia General. Igualmente, agradecemos a cada una de las personas que hacen parte del recurso humano de la Organización, ya que su labor bajo la filosofía del Homenaje del Amor, engrandece el Sector Funerario y por supuesto, no se nos pueden quedar sin mencionar todos nuestros Usuarios y Clientes en general, ya que son ellos precisamente la razón de ser de nuestra Compañía. Durante el año 2019, se presentaron varias situaciones que pusieron a prueba la solidez de la Organización y que tiene que ver básicamente con la agresividad que ha venido mostrando la competencia, no solo en términos de previsión, sino también en la prestación de servicios funerarios; sin embargo, es necesario resaltar que con la buena gestión realizada, el buen nombre de la Organización, su prestigio y reconocimiento, además de la credibilidad con la que se cuenta en la Región, se logró que los resultados obtenidos nos permitan continuar con el liderazgo del mercado funerario y conservar la buena práctica del ejercicio económico que es clave en el proceso de solidez y crecimiento Regional que proyecta la Entidad.


Precisamente, buscando ampliar el alcance la Compañía, se materializó durante la vigencia del año inmediatamente anterior, la compra de las cuotas partes que tenía la Sociedad de Acueductos y Alcantarillados del Valle del Cauca y el Municipio de Cali en SERCOFUN LTDA., situación que nos permite contar en la actualidad con el 50% de participación, equivalente a 5.280.653 cuotas partes; posición que nos deja muy bien ubicados a nivel de la Red Olivos y que se convierte en un factor determinante para proyectar crecimiento significativo, no solo en términos financieros, sino también desde el plan de trabajo para el área de previsión y el área de homenajes. Así mismo y con el propósito de generar espacios que permitan adelantar proyectos conjuntos en términos de capacitación, suministro de insumos y actualización del marco legal, entre otros, se gestionó la vinculación de Serfuncoop al Grupo Empresarial del Tolima, en el cual participan varias empresas reconocidas de la Región. Durante la vigencia del año 2019, se adquirió y puso en funcionamiento en el Parque Cementerio los Olivos, un horno crematorio marca Proindul, con nueva tecnología, el cual se ha venido trabajando en la etapa de estabilización de tiempos y consumos de gas, así como en la práctica de operación por parte de los funcionarios encargados, con el

acompañamiento del proveedor. Adelantamos durante el año 2019, la actualización a la norma ISO 9001:2015 en nuestros procesos de calidad, siendo avalados por medio de la renovación de la certificación de ICONTEC. Durante el año 2019, se dio cumplimiento al calendario de reuniones, y se contó de manera permanente con la participación de cada uno de los Miembros del Consejo de Administración, los Organismos de Control y la Gerencia General; espacios en los cuales se tuvo la oportunidad no solo de rendir informes y presentar los resultados obtenidos durante el mes, sino también presentar las diferentes propuestas y planes de trabajo que requerían contar con la aprobación de los Miembros del Consejo de Administración.


GESTIÓN DE HOMENAJES Se ha dado continuidad a la práctica de generar acompañamiento en cada una de las etapas de la prestación del homenaje, aplicando los protocolos y rituales que hacen parte de la filosofía del Homenaje al Amor, buscando con ello que las familias vivan ese momento, como único y especial.

Salas de Velación Los servicios directos que Serfuncoop atendió durante el año 2019, fueron prestados a través de los diferentes canales que maneja la Entidad y en donde se puede apreciar que los que se direccionaron como planes exequiales, lograron una participación significativa del 35,8%, presentando un leve crecimiento frente a la cantidad prestada en el 2018 al igual que los servicios atendidos a la Red Olivos, los cuales constituyen un 25,5%. Los servicios particulares representan el 19,1%, mientras que los servicios prestados a otras entidades ocupan el 19,7% de participación.


Destino Final Es satisfactorio afirmar que como en periodos anteriores, continuamos liderando la prestación de servicios de destino final en la ciudad de Ibagué con nuestro parque Cementerio. De los servicios de cremación atendidos al cierre del año 2019, el 56,2% corresponden a cremaciones de servicios atendidos directamente en Los Olivos. Igualmente, atendimos cremaciones a servicios prestados por otras funerarias, las cuales representan una participación del 34,5% y adicionalmente se atendieron cremaciones de restos, las cuales constituyen un 9,2%. En términos de inhumación, podemos ver que del total de bóvedas registradas, el 45,0% corresponde a servicios de alquiler prestados a particulares, 38,9% para homenajes de personas vinculadas a través de nuestros planes de previsión y 16,1% para otras funerarias.


Respecto a los servicios prestados en nuestras salas de velación, se registra que el 64,2 % de los servicios atendidos en la sede Carrera 5, fueron enviados con destino final a nuestro Parque Cementerio Los Olivos, incluyendo cremaciones y bóvedas.

De los servicios atendidos en la sede de Cádiz, se orientó alrededor del 62% a nuestro Parque Cementerio, prevaleciendo la cremación como opción de destino final.


A pesar de la nueva unidad crematoria del Consorcio Exequial en la sede de la ciudad de Girardot, se evidencia que de los servicios prestados en nuestra sede, alrededor del 33% decidieron tomar como opción de destino final cremación o bóveda en nuestro Parque Cementerio en Ibagué. De igual forma en la sede del municipio de El Espinal, donde no solo se remitieron servicios para cremación en el Parque Cementerio Los Olivos de Ibagué, sino que alrededor del 24% de los servicios fueron inhumados en lotes de Jardines del Rosario de este municipio.


Participación en el mercado funerario De acuerdo a la información registrada en cada una las Secretarías de Salud de las ciudades donde tenemos nuestras Sedes de Homenajes, al finalizar el año 2019 continuamos marcando el punto de referencia como líderes en el mercado funerario con una participación consolidada, cercana al 50%, a pesar de las estrategias que ha venido implementando la competencia. En la ciudad de Ibagué, nuestra participación se ubica cerca al 50%, presentando una leve disminución frente al porcentaje obtenido en el 2018, derivado entre otras cosas por el fortalecimiento de Comfunser con la compra de su nueva Sede en el sector de Cádiz, al igual que la situación presentada con La Ascensión, a quienes cerramos la prestación de homenajes en un periodo significativo por temas de cartera, quienes direccionaron entonces sus servicios a entidades como la Verde Esperanza, Comfunser y la Aurora. En el municipio de Girardot, la participación de SERFUNCOOP en el mercado al cierre del año 2019, se ubicó alrededor del 30,0%, cifra que muestra una reducción en la participación al igual que el municipio de El Espinal, donde la participación en licencias expedidas durante el año 2019 nos ubica por encima del 45,0% Cabe resaltar que el Consorcio Exequial (Coorserpark), abrió Sede con unidad Crematoria en la ciudad de Girardot, brindando cubrimiento directo en la prestación de servicios de las poblaciones aledañas, afectando incluso la dinámica en la ciudad de Ibagué, puesto que servicios que no requieren velación en sedes son prestados de forma directa por ellos.


PREVISIÓN EXEQUIAL

Durante el año 2019 se dio continuidad al esquema de mantenimiento comercial de la entidad, buscando con ello asegurar que nuestro Programa de Protección Integral cumpla con las expectativas y condiciones puntuales que se tienen al interior de las Familias y que esto a su vez nos permita mantenernos en el tiempo como los líderes del mercado de la previsión Exequial, conservando el prestigio y nivel de confianza del que gozamos en la Región. Cerramos el ejercicio 2019 con más de 35 mil familias protegidas, prestando 1.056 homenajes, correspondiente a una tasa de mortalidad del 7,2 x 1.000.

De los 1.056 homenajes prestados a nuestros afiliados, se evidencia en la participación por tipo de parentesco, que el mayor número de fallecimientos corresponden a las madres, seguidas de los padres, tal como se detalla a continuación.


GESTIÓN ADMINISTRATIVA CUMPLIMIENTO DE NORMAS Durante el año 2019, SERFUNCOOP dio cumplimiento a las normas vigentes expedidas por las entidades Gubernamentales y de Supervisión, así: Del gobierno nacional Durante el año 2019, de acuerdo con el artículo 19-4 del Estatuto Tributario, las Cooperativas tributan renta sobre sus beneficios netos a la tarifa única especial del 20%, por lo que se realizó el pago de impuesto de renta de conformidad con lo anterior. Igualmente el artículo 114 -1 señala que estamos exonerados del pago de los aportes Parafiscales a favor del SENA y el ICBF y la cotización al régimen contributivo de Salud, por tal motivo se cumplió con el pago correspondiente a la caja de compensación y las demás obligaciones de Seguridad Social de los trabajadores de la Entidad. Se realizaron las apropiaciones contables de Obligaciones laborales como Cesantías, Primas, Intereses y Vacaciones; se consignaron oportunamente las Cesantías de los trabajadores en los Fondos a los cuales se encuentran vinculados. Se cumplió con la normatividad ambiental, labor que es ejercida por CORTOLIMA. Se practicaron y consignaron en cuentas del estado las Retenciones en la Fuente realizadas a terceros. Se presentaron y pagaron oportunamente la declaración de Renta, como también se cumplió con la presentación a la DIAN de la información exógena (Medios Magnéticos). Se realizó actualización del registro WEB ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, dando cumplimiento a todos los requisitos legales para pertenecer al régimen tributario especial. Del gobierno local Se cumplieron las normas para el funcionamiento de la Entidad como son: los requisitos de sanidad, bomberos y Sayco. Se cancelaron oportunamente en las ciudades donde tenemos Sede, la renovación de matrícula mercantil, los impuestos de Industria y Comercio, Impuestos de Vehículos y Predial; Se pagaron las contribuciones establecidas por CORTOLIMA para seguimiento ambiental de las Sedes de Homenajes y el Parque Cementerio.


Ambiental Dando continuidad al compromiso que ha mantenido la Entidad con la normatividad existente y aplicable al tipo de servicio que prestamos, se dio cumplimiento a lo establecido en el Decreto 351 de 2014 del Ministerio de Salud y Protección Social, por medio del cual se reglamenta la gestión integral de residuos; al Decreto 4741 de 2005 del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial que reglamenta la prevención y manejo de residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión integral; a la Resolución 1164 de 2002 del Ministerio de Medio Ambiente que establece el manual de procedimientos para la Gestión Integral de los Residuos Hospitalarios y Similares; a la Resolución 631 de 2015 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo sostenible, por el cual se establecen los parámetros y valores límites máximos permisibles en los vertimientos puntuales a cuerpos de agua superficiales y los sistemas de alcantarillado público; y a la Resolución 909 de 2008 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Territorial, donde se establecen normas y estándares de emisión admisibles de contaminantes a la atmosfera por fuentes fijas, entre otras. Se recibieron en cada una de las Sedes de Homenajes y Parque Cementerio, las respectivas visitas por parte de los entes de inspección y control, obteniendo concepto favorable como resultado de las mismas. De igual forma se cumplió con los informes de emisiones y manejo de residuos sólidos y se realizaron mediciones de gases, calidad de aire, impactos sonoros y el análisis isocinético a los dos hornos crematorios. Se dio cumplimiento a los compromisos del componente social denominado “PRAE” (proyecto ambiental escolar) y “PROCEDA” (proyecto ciudadano de educación ambiental) establecidos por CORTOLIMA en el Permiso de Emisiones Atmosféricas y como parte de ello se ejecutó la capacitación y jornada ambiental en la institución educativa Nueva Esperanza de La Palma y en la vereda el Briceño. Normas Supersolidaria En cumplimiento a lo establecido por la Circular Básica Jurídica en cuanto al “Control de Legalidad de Asambleas y Legalidad de Reforma de Estatutos”, al igual que la Circular Básica Contable y Financiera en cuanto al “Informe de cierre del ejercicio 2018”, se radicó la documentación correspondiente, dentro del tiempo establecido por la Superintendencia de Economía Solidaria. Se realizó el registro e Inscripción de Directivos de la Entidad de conformidad con el acta de la XXXII Asamblea General de Delegados.


Se presentaron oportunamente los Estados Financieros a la Supersolidaria de manera mensual. Igualmente se cumplió con la cancelación de la tasa de contribución. En cumplimiento a lo establecido en las circular externa No. 04 de enero de 2017 y la circular externa No.14 de diciembre de 2018 emitidas por la superintendencia de Economía Solidaria se realizó la implementación del SARLAFT para Serfuncoop. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD En el 2019 se trabajó de manera continua en el mejoramiento de los procesos, se dio cumplimiento al ciclo de auditorías internas y como es cultura en la Organización se adelantó de manera detallada la revisión gerencial; actividades que nos permitieron identificar de manera oportuna las acciones necesarias para fortalecer el Sistema de Gestión de Calidad. Producto de lo anterior, se logró en la auditoría de seguimiento realizada por parte de ICONTEC, dar continuidad a la certificación en los requisitos de la norma NTC 9001:2015, que tiene como alcance la parte misional de la Compañía en servicio exequial y servicio de destino final. Adicionalmente los respectivos procesos de apoyo. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO - SARLAFT Dando cumplimiento a la normatividad vigente, se presentaron los Reportes de Operaciones en Efectivo, Reporte de Operaciones Sospechosas – ROS, Reporte de Asociados exonerados del Reporte de Transacciones en Efectivo, con resultado negativo. Así mismo se presentaron los informes Trimestrales por parte del Oficial de Cumplimiento y Revisoría Fiscal al Consejo de Administración. Se trabajó en dar cumplimiento a las políticas y programas establecidos en el MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO “SARLAFT”, así como en el seguimiento y control, obteniéndose oportunidades de mejora. Adicionalmente se realizó Auditoria Interna al cumplimiento del SARLAFT, la cual obtuvo un resultado favorable. Respecto a las mejoras, se resalta que se trabajaron con los colaboradores en los procesos de capacitación con el fin de retroalimentar las oportunidades de mejora con respecto a consultas, actualización de información y diligenciamiento de formatos, sensibilizándolos sobre la importancia de prevenir, controlar y monitorizar el riesgo de LAFT a través del cumplimiento de los procedimientos y mapa de riesgos.


La organización continúa realizando las actividades de consulta en listas restrictivas, conocimiento del cliente, asociado, proveedores y funcionarios. Es de resaltar que ninguna persona presentó un reporte positivo en las listas vinculantes restrictivas que impidan realizar operaciones con él o reportarlo a la UIAF.

Adicionalmente, se evaluó el perfil del riesgo de LAFT, se revisó la efectividad de los controles para la mitigación de los riesgos LAFT identificados y se determinó que el perfil del riesgo LAFT residual respecto a los factores de riesgos establecidos para SERFUNCOOP se encuentra dentro de los niveles de aceptación de exposición al no detectarse posibles intentos de eventos concernientes al LAFT, ni alertas que se constituyan en operaciones sospechosas a reportar a las autoridades competentes. El Oficial de Cumplimiento, durante el año 2019, presentó dentro de los tiempos establecidos por la normativa, el reporte trimestral ante la UIAF - UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO – UIAF, el Reporte de Operaciones Sospechosas - ROS, y el Reporte de Transacciones en Efectivo; Igualmente presentó al Consejo de Administración, informes de manera trimestral sobre el cumplimiento de las actividades contempladas en el manual. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Respecto al tratamiento de datos personales, en cumplimiento a los aspectos citados en la Ley 1581 de 2012 así como el Decreto reglamentario N°1377 de 2013, se continuó con el diligenciamiento del formato de autorización de datos personales para los Clientes y los Funcionarios. Así mismo se tienen registradas 9 bases de datos correspondientes a Empleados, Clientes, Proveedores y Directivos, dando cumplimiento al decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 1759 de noviembre de 2016 y el Decreto 090 de enero de 2018.

GESTION DOCUMENTAL

De acuerdo a la normatividad, Serfuncoop cuenta con las políticas de gestión documental necesarias para estandarizar y reglamentar los diferentes procesos que se generan en torno a los documentos de la entidad. Así mismo, se continúa trabajando en la implementación de la herramienta tecnológica denominada ORFEO.

SITUACIÓN JURÍDICA Se atendieron las tutelas interpuestas en contra de SERFUNCOOP, dando respuesta en los tiempos establecidos; los Juzgados han fallado a nuestro favor.


Se mantiene en proceso la demanda interpuesta en el Juzgado civil del circuito de Puerto López, por el caso del vehículo de placas BDS 288 el cual fue vendido en abril del 2015 y posteriormente se vio involucrado en accidente de tránsito donde falleció una persona. Referente a este caso, que está siendo llevado por la abogada Astrid Johanna Cruz, recibimos copia de la constancia de Publicación de Edicto Emplazatorio, radicado por la parte actora.

Se recibió notificación de demanda presentada ante el juzgado cuarto laboral del circuito de Ibagué, por la señora NIDIA CONSUELO NARANJO REYES, quien pretende que se le reconozca la existencia de un vínculo laboral, actuación a la cual se le dio respuesta dentro de los términos establecidos, por lo que está pendiente la audiencia pública de conciliación, la cual está programada para el mes de septiembre de 2020.

ACTIVIDAD FACTORING

En cumplimiento a lo establecido en los parágrafos 1 y 2 del artículo 87 de la ley 1676 de 2013, SERVICIOS FUNERARIOS COOPERATIVOS “SERFUNCOOP” hace constar que, durante el año 2019, no realizó actividades pendientes a entorpecer la libre circulación de las facturas emitidas por los proveedores y vendedores.

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Como Entidad, nos encontramos en el proceso de acoplarnos al modelo de Facturación electrónica reglamentado en el Decreto 2242 de 2015, el cual, debe implementarse por todas las Empresas Colombianas y las personas naturales que tienen la obligación de facturar. Con el fin de dar cumplimiento a la Resolución 00020 del 26 de marzo de 2019, se realizó el registro ante la Dian el 31 de agosto de 2019. La Dian expide el 1 de octubre la Resolución 0064, la cual modifica el calendario de implementación de acuerdo a la actividad económica principal, quedando para SERFUNCOOP, la fecha para iniciar la facturación electrónica el 1 de febrero de 2020. Para el desarrollo de este Proceso de Implementación, fue necesario evaluar un proveedor tecnológico, teniendo en cuenta que actualmente la Empresa cuenta con dos Software para su operación; el sistema contable Karing y los planes Exequiales con Sise. Teniendo en cuenta que la mayoría de las empresas de la Red Olivos, presentaban la misma situación, se aprobó la firma DISPAPELES como proveedor tecnológico y como líder del proceso para todos los Olivos y Sercofun Cali, para que desde una sola empresa se realizara la negociación y la programación de las actividades que se requerían para la implementación.


PARTICIPACIÓN EN ENTIDADES GREMIALES Buscando generar estrategias que permitan mantener las buenas relaciones con las Entidades Gremiales y además fortalecer los mecanismos de aprendizaje, formación, cumplimiento del marco legal y normativo, dimos continuidad a la participación en Entidades como Fenalco, Andi, Confecoop, Asociación Los Olivos, Grupo Empresarial del Tolima. Adicionalmente hacemos parte del Consejo Directivo de la Mesa Nacional de Servicios Funerarios “Sena”, siendo la única funeraria de la Región del Tolima, al igual que de la Red Olivos. PARTICIPACION EN ENTIDADES SUBORDINADAS

Olivos Tolima Agencia de Seguros Serfuncoop cuenta con el 95% de participación en la Entidad Olivos Tolima Agencia de seguros, por medio de la cual, continuamos direccionando los diferentes seguros de vida que se comercializan con el Plan Exequial durante el año 2019, al igual que las pólizas de vehículos y seguros generales que se adquieren desde la Cooperativa. Parque Cementerio Jardines El Rosario Ltda. Serfuncoop participa con el 99% en el Parque Cementerio Jardines del Rosario Ltda., durante el año 2019 Jardines prestó a Serfuncoop 111 servicios de inhumación en Lotes de Arrendamiento y 35 en lotes a perpetuidad. Así mismo, se realizaron 89 exhumaciones y 157 prórrogas.


OPERACIONES CELEBRADAS CON ENTIDADES ASOCIADAS Y ADMINISTRADORES En cumplimiento con lo señalado en la ley 222 de 1995, manifestamos que las operaciones realizadas durante el ejercicio económico 2019, de manera directa e indirecta entre Serfuncoop y sus asociados, se pueden clasificar así:

CONCEPTO ASOCIADOS

INGRESOS 1.637.977

GASTOS 208.743

COSTOS 366.707

EXCEDENTE 2019 1.062.526

Serfuncoop realizó operaciones con las Entidades Asociadas, enmarcadas dentro del objeto social y las características generales establecidas en la Entidad, las cuales fueron celebradas en condiciones de mercado y manteniendo condiciones igualitarias entre los mismos; en el año 2019 se obtuvieron ingresos por concepto de Prestación de Servicios Funerarios, Venta de Planes Exequiales, Dividendos e Ingresos Financieros. Con los Administradores de la Entidad solo se realizan erogaciones por concepto de Gastos de Viajes para asistir a las reuniones del Consejo de Administración, que para el año 2019 ascendieron a la suma de $9.577.782.

DERECHOS DE AUTOR Y PROPIEDAD INTELECTUAL Dando cumplimiento a los dispuesto por la Ley N°603 de Julio 27 de 2000, referente a los puntos a tratar dentro del contenido de los informes de gestión y especialmente lo que tiene que ver con el punto 4 del artículo 47, que se refiere a la manifestación de la entidad respecto al cumplimiento de las normas sobre derechos de autor y propiedad intelectual, podemos garantizar el pleno cumplimiento a esta norma.


GESTIÓN HUMANA Estamos convencidos que el equipo humano de Serfuncoop es vital en el cumplimiento de los objetivos que se ha propuesto la Entidad, motivo por el cual continuamos capacitando el personal con el fin de fortalecer las competencias y habilidades y que esto se vea reflejado no sólo en su capacidad de trabajo sino también en la calidad, oportunidad y sensibilidad con la que se atienden nuestros clientes. Como parte del programa de bienestar, se llevaron a cabo jornadas de integración con los Funcionarios, actividades dirigidas

a compartir espacios extralaborales que permitan reforzar temas de ambiente laboral y trabajo en equipo; adicionalmente se llevó a cabo en diciembre la reunión Familia Olivos, en donde se vincula el trabajador y a la familia del mismo. SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST) Teniendo en cuenta el cambio que realizó el Ministerio de Trabajo en los estándares mínimos requeridos para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de las empresas, mediante la Resolución 0312 de 2019; SERFUNCOOP ejecutó en su totalidad el plan de trabajo establecido para este año, realizando todas las actividades relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo de sus colaboradores. Se realizó actualización de la Matriz de Requisitos Legales, la Matriz de Elementos de Protección Personal y la Matriz de Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de Riesgos, información que fue incluida en los Perfiles de Cargo, al igual que las Responsabilidades que tienen frente al SG-SST. En conjunto con el proveedor de los Exámenes Ocupacionales, se realizó el análisis y actualización del profesiograma de la Organización, ejecutando dos jornadas de exámenes ocupacionales en el año, las cuales arrojaron resultados positivos debido a que no se encontraron enfermedades laborales en nuestros funcionarios y se continuó con el esquema de vacunación establecido para ellos de acuerdo a su cargo y riesgos identificados.


Con relación al Plan de Emergencia se continuó con las actividades de instalación de las lámparas de emergencia, las rutas de evacuación; se realizaron dos jornadas de formación para los Brigadistas Integrales de las sedes en primeros auxilios, evacuación y rescate y control de incendios y se realizaron dos simulacros de evacuación en el Parque Cementerio.

Igualmente en el mes de Junio, se recibió la visita de auditoria de la A.R.L de Seguros La Equidad, donde se evaluó y calificó el cumplimiento de éstos nuevos estándares mínimos del SG-SST, obteniendo una calificación del 95,5%; así mismo en este periodo se actualizó de acuerdo a la normatividad vigente el Reglamento Interno de Trabajo de SERFUNCOOP, donde se incluyó lo referente al servicio médico, medidas de seguridad, riesgos laborales, primeros auxilios en caso de accidentes de trabajo, entre otras. De manera detallada, las capacitaciones que se adelantaron y que estaban orientadas a la protección de los funcionarios y temas legales se ejecutaron en su totalidad, siendo orientados en los siguientes temas: Bioseguridad y Gestión Interna de

Residuos Peligrosos y No Peligrosos Brigadas de Emergencia: Evacuación y

Rescate, Incendios y Primeros Auxilios Funciones Miembros de COPASST y

Comité de Convivencia - Comité PESV Uso, Almacenamiento y transporte

adecuado de sustancias químicas Uso y Manejo Adecuado de Elementos

de Protección Individual Socialización Manual de Conductas

Básicas de Bioseguridad Investigación de Accidentes de

Tránsito -Investigación AT Riesgo Biológico y Uso y Manejo Adecuado de EPI Autocuidado, Manejo Defensivo y Seguridad Vial Factores de Riesgo Laboral en el área de trabajo Manejo defensivo de vehículos y seguridad vial


Ergonomía, Higiene Postural y Pausas Activas

Convirtiendo retos en oportunidades

Manipulación de Alimentos Reglamentación Ambiental Resolución de Conflictos Autocuidado Riesgos Asociados a la labor Tanatopraxia y Tanatoestética Trabajo en Alturas

Medición de Satisfacción Cliente Serfuncoop mantuvo durante el año 2019, la buena práctica de efectuar de manera permanente la evaluación de satisfacción del cliente, buscando con ello conocer de manera directa la percepción que tienen las familias cuando se les presta el homenaje de despedida de sus seres queridos desde las diferentes sedes y en el caso del parque la atención en destino final; de la misma forma se midió la asertividad y oportunidad con la que desde el área comercial se asesora a los clientes de previsión Exequial. La información que se generó, fue socializada de manera oportuna con las Direcciones del área correspondiente y desde allí se generaron las acciones a que hubo lugar.


BALANCE SOCIAL ACTIVIDADES DE CARÁCTER SOCIAL Durante el año 2019, nuestra Entidad dio continuidad al plan de fortalecimiento en temas que son relevantes en la razón de ser de la Organización como son los programas de educación, formación, apoyo generado a las Entidades Asociadas, el Cliente interno, el Cliente externo y la Comunidad en general. Adicionalmente y como es tradición en Serfuncoop, se adelantaron eventos conmemorativos para celebrar fechas especiales en nuestro Parque Cementerio, tales como:

Semana Santa Día de la Madre Día del Padre Fieles Difuntos Navidad Año nuevo

Se apoyó la Celebración de la Semana Santa que adelantaron las Parroquias que pertenecen a la Diócesis de Ibagué, El Espinal y Girardot, patrocinándoles la impresión de los programas en donde se detallan cada una de las actividades que ejecutaron en el marco de la Semana Mayor. En cada una de las celebraciones que se adelantaron se buscó exaltar no sólo el significado de amor para las Familias que atravesaron por la difícil situación de despedir a sus seres queridos, sino también a cada una de las personas que asistieron, haciéndoles entrega de un detalle y vinculándolos al acto central.


Talleres de Duelo Conscientes de que para las familias, el momento más crítico en el proceso de elaboración del duelo, se ve reflejado en ese primer espacio de tiempo, donde al interior de los hogares se empiezan a extrañar no solo la presencia física, sino también cada uno de los momentos compartidos con ese ser amado y que implica además la necesidad de enfrentarse a reacomodar estilos de vida, dimos continuidad a la ejecución del Taller de Duelo, denominado “Aprendiendo a Vivir Sin Ti”; evento que brinda a los participantes la posibilidad de generar herramientas que les facilita la superación de la pérdida, encontrando, en su gran mayoría, explicación a las diversas situaciones que se viven a nivel físico, emocional y conductual.


Durante el año 2019, participaron 504 personas en los talleres de duelo que se ejecutaron, logrando obtener de ellos comentarios positivos y de agradecimiento, lo que nos genera la satisfacción de que estamos dando cumplimiento a la promesa de ir más allá del rito de la prestación del servicio funerario. Las invitaciones a nuestros talleres, se siguieron manejando de manera preferencial, ya que fue dirigida exclusivamente a los contratantes de los homenajes que fueron atendidos en calidad de Afiliados, Convenios propios, Convenios Red Olivos y Particulares (No se incluyeron los de otras funerarias).

FONDOS SOCIALES Serfuncoop durante el año 2019, continuó apoyando las actividades que fueron generadas a través de las Entidades Asociadas, Entidades vinculadas, Funcionarios y Comunidad en General, logrando con ello fortalecer los lazos comerciales y hacer presencia institucional. Fondo de Educación Con cargo al Fondo de Educación de Serfuncoop, se aprobó y ejecutó el presupuesto del año 2019, apoyando las actividades que se mencionan a continuación:

Apoyo a eventos y fondos de educación de entidades asociadas Programas de investigación y desarrollo Programas de capacitación para formación y desarrollo de funcionarios, en áreas

propias del cargo. Programas y campañas de educación y fortalecimiento del sector funerario Programas de educación formal

RUBROS EJECUCION

APOYO A EVENTOS Y FONDOS DE EDUCACION DE ENTIDADES ASOCIADAS

$311.000

FORMACION INTEGRAL DE FUNCIONARIOS $5.480 Programas de Capacitación para Formación y Desarrollo en áreas propias del

cargo, de la empresa y del sector PROGRAMA DE DIVULGACIÓN Y FORTALECIMIENTO DEL SECTOR FUNERARIO $5.600 Programas y campañas de educación y fortalecimiento del sector IMPUESTO DE RENTA COOPERATIVA

$169.508 Declaración de renta anual

TOTAL RECURSOS FONDO DE EDUCACION $491.588


Así mismo, se realizó la transferencia por valor de $49.508.042, al conservatorio del Tolima en cumplimiento con la Circular Externa No. 006 del 17 de julio de 2018; los recursos recaudados, serán invertidos en la construcción de dos laboratorios de tecnología (captura y grabación). Fondo de Solidaridad Se Apoyó (cuotas de sostenimiento) a Entidades representativas del Sector de la Economía Solidaria, como son: La Confederación de Cooperativas "Confecoop" y Los Olivos Asociación Cooperativa. Se renovó y canceló con cargo a este Fondo, el Servicio de Medicina Prepagada con el que cuentan los Miembros del Consejo de Administración y Junta de Vigilancia, al igual que el Plan Exequial y la póliza de Seguro de Vida suscrito con Seguros La Equidad y Aseguradora Solidaria. Así mismo se apoyaron algunas familias que acudieron a nuestra Entidad, ya que no contaban con los recursos económicos para despedir sus seres queridos. Igualmente se dio continuidad al apoyo que se ha generado durante los últimos años al Hospital Federico Lleras Acosta y al Instituto de Medicina Legal, para la inhumación de fetos, N.N e Indigentes que no son reclamados.

RUBROS EJECUCION

APOYO DE CARÁCTER SOCIAL Y ATENCION DE CALAMIDADES

$35.686 Apoyo de carácter social a Entidades de Economía Solidaria, de

Carácter Social y comunidad en General

Atención de calamidades

Atención NN e Indigentes SEGUROS VIDA EN GRUPO Y PLAN FAMILIAR EN GRUPO

$42.164 Para Directivos

FORTALECIMIENTO DEL BIENESTAR INTEGRAL $58.443

Apoyo Medicina Prepagada y Chequeos Ejecutivos para Directivos IMPUESTO DE RENTA COOPERATIVA

$28.524 Declaración de renta anual

TOTAL RECURSOS FONDO DE SOLIDARIDAD $164.820


GESTIÓN FINANCIERA La información que registran los Estados Financieros al cierre del ejercicio del año 2019, demuestran que SERFUNCOOP cuenta con una amplia solidez, lo que le permite mostrarse como una de las Empresas más atractivas de la Región, lo que representa una carta de garantía para los Afiliados y Usuarios que han depositado su confianza en nuestra Compañía. Al cierre contable del año 2019, el Activo Total de Serfuncoop registró un crecimiento de $2.017,4 millones, equivalentes al 5,25%; al pasar de $38.312,9 millones en diciembre del 2018 a $40.330,3 millones en el mes de diciembre del 2019. El rubro de los Activos Corrientes se incrementó en $2.193,1 millones al pasar de $9.210,8 millones en diciembre del 2018 a $11.403,8 millones en el mes de diciembre del 2019; Los rubros que presentaron incremento al terminar el año 2019, fueron: el Efectivo en $2.134,5 millones, los Inventarios por $31 mil, los Deudores por prestación de servicios funerarios en $56,2 millones y las Otras Cuentas por Cobrar en $7,4 millones. Las disminuciones se presentaron en las cuentas por Cobrar Planes en $5,2 millones. El Activo No Corriente correspondiente a las inversiones, se incrementó en $46,7 millones al pasar de $12.792,3 millones en diciembre del 2018 a $12.839,0 millones en diciembre del 2019, incremento originado por el aumento en la inversión de Sercofun Cali en $22,0 millones, como resultado de la compra del 50% de las Cuotas Partes que poseía el Municipio de Cali, quedando Serfuncoop representada con el 50% del capital social. Así mismo, se incrementó por la contabilización de las revalorizaciones de aportes de las inversiones que se tienen en entidades asociadas, como Aseguradora Solidaria, Coopserfun, Prosperando y Emcofun; y entidades de otras inversiones patrimoniales como Seguros de vida La Equidad, Coopcentral y Serfunllanos. El Activo No Corriente, correspondiente a la Cuenta Propiedad, Planta y Equipo, presentó disminución de $222,3 millones al pasar de $16.309,8 millones en diciembre del 2018 a $16.087,4 millones en diciembre del 2019, variación reflejada por el efecto negativo de la depreciación que ascendió a $384,7 millones; durante el año se realizaron compras de Muebles, Maquinaria y Equipos por valor de $110,3 millones, y se adquirió licencia del programa SAP por valor de $52,1 millones. El Pasivo Total disminuyó en $357,4 millones al pasar de $4.212,3 millones en diciembre del 2018 a $3.854,9 millones en el mes de diciembre del 2019.


El Pasivo Corriente presentó una disminución de $540,5 millones, al pasar de $3.635,8 millones en diciembre del 2018 a $3.095,2 millones al cierre del mes de diciembre del 2019; El rubro de las Cuentas por Pagar presentó una disminución en $525,5 millones, al igual que el rubro de Los Ingresos Recibidos por anticipado por valor de $49,7 millones, mientras que el rubro de Las Obligaciones laborales presentó aumento en $34,7 millones. El rubro de los Otros pasivos representado por las cuentas de los Fondos Sociales aumentó en $183,1 millones, al pasar de $576,5 millones en diciembre del 2018 a $759,6 millones al finalizar diciembre del 2019; variación presentada básicamente por la realización de la distribución del Excedente del año 2018, al incrementar por disposición de la Asamblea en $548,0 millones el Fondo de Educación y $244,1 millones el Fondo de Solidaridad; igualmente se recibió la suma de $2,1 millones de Emcofun y $39,9 millones de Coopserfun como apoyo para incrementar el Fondo de Solidaridad.. Durante el año 2019, se contabilizó con cargo al Fondo de Educación, el valor de $491,6 millones y con cargo al Fondo de Solidaridad se contabilizaron el valor de $164,8 millones El Patrimonio presentó un incremento por valor de $2.374,8 millones al pasar de $34,100.6 millones en diciembre del 2018 a $36.475,4 millones en diciembre del 2019, originado por la distribución de excedentes del año 2018 y el excedente del año 2019. Se obtuvieron Ingresos Operacionales a diciembre del 2019 por valor de $12.392,4 millones. El Ingreso por previsión (Planes Exequiales y seguros) fue de $6.601,4 y los Ingresos por prestación de Homenajes y servicios de Parque por valor de $5.906,4 millones. Los Ingresos No operacionales del presente año fueron de $916,0 millones. En cuanto a los Gastos y Costos en General ascendieron a $10.141,5 millones. Los Gastos de Administración se ejecutaron en $2.854,1, de los cuales los Gastos de Personal fueron $1.588,5 millones y los Gastos Generales $1.157,9 millones. La Depreciación se ejecutó por $107,7 millones. Los Gastos de Ventas por Afiliaciones se ubicaron en $626,5 millones y los Gastos de Ventas por homenajes fueron de $3.474,1 millones, de los cuales, los Gastos de Personal se ejecutaron en $1.472,9 millones y los Gastos Generales $1.721,4 millones. La Depreciación fue de $279,8 millones y los Gastos No Operacionales, $85,0 millones. Los costos de ventas totales a diciembre del 2019, se ubicaron en $3.101,7 millones. Finalmente en el año 2019 se obtuvo un excedente de $3.166,9.


PERSPECTIVAS 2020 PROYECTO DE IMPLEMENTACION DE ERP SAP Con respecto al proyecto tecnológico SAP, que se viene adelantando conjuntamente con COOPSERFUN y SERCOFUN CALI, se tiene previsto adelantar durante el segundo semestre del año 2020, labores de corrección y simulacros de migración de información para garantizar la efectividad de la plataforma tecnológica, ya que se tiene programado que una vez termine el montaje en la ciudad de Cali, procederemos a dar inicio al proyecto en SERFUNCOOP. INVERSIÓN DE SERCOFUN CALI Se tiene la expectativa de revisar junto con COOPSERFUN el futuro de la Inversión que se tiene en SERCOFUN LTDA FUNERALES LOS OLIVOS; se viene adelantando una evaluación de las Empresas por una Entidad Especializada con el fin de que se tome la mejor decisión con relación a esta inversión. ACTUALIZACION WEB COOPERATIVA. De acuerdo a lo señalado en el artículo 364-5 del E.T. las entidades sin ánimo de lucro y del sector cooperativo, deberán actualizar anualmente la información en el Registro Web, en los primeros 3 meses de cada año, proceso que se inició a partir del año 2019.

(Fdo.) (Fdo.) JOSE JOAQUIN GOMEZ R. HUGO HERNANDO ESCOBAR R. Presidente Gerente General

INFORME CONSEJO DE ADMINISTRACION Y GERENCIA · ADMINISTRACION Y GERENCIA. 10 Informe de Gestión 2019 GESTIÓN DIRECTIVA Ibagué, Marzo de 2020 Señores DELEGADOS XXXIII ASAMBLEA

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