INFORME ADMINISTRACION

1. Antecedentes.

Los cambios en la organización del trabajo producto de la llamada revolución industrial

favorecieron que paulatinamente se desarrollara una serie de conocimiento acumulado

acerca de cómo resolver los diferentes problemas que se presentan en la administración.

De la misma manera poco a poco aparecieron una serie de profesionales en la

organización de la empresa.

A mediados del siglo XX era ya común observar que los dueños de los medios de

producción no necesariamente eran los administradores o gerentes.

Las lecciones aprendidas en la historia de la humanidad y sobre todo a partir de finales de

1700 fueron integradas en un marco de referencia lógico a partir de que Taylor propone el

estudio de la administración científica a principios del Siglo XX.

Los diversos enfoques que se desarrollaron durante todo el siglo pasado pusieron un

énfasis cambiante en la tarea, en la estructura, en las personas, en la tecnología, en el

ambiente y en la estructura. Todos ellos sin embargo han tenido implicaciones prácticas

en la administración.

Aunque las diferentes concepciones que se han desarrollado sobre la manera de diseñar

los ambientes organizacionales incluyen una forma de comprender la realidad, cada una

de ellas ha aportado herramientas prácticas y útiles para resolver los problemas cada vez

más complejos a los que se han tenido que enfrentar.

La teoría administrativa deber ser vista no solo como un conjunto de conceptos, sino

como experiencia acumulada sobre la manera de encontrar soluciones a situaciones

específicas.

2. Concepto

Integrar, es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y

la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una

organización social.

Consiste en dar notar a la empresa de todos aquellos medios necesarios para su

eficaz funcionamiento , los escoge , introduce y articula en busca de su mejor

desarrollo .

3. Importancia

- Es el primer paso práctico de la etapa de la dinámica y, por lo mismo, de ella depende

en gran parte que la teoría formulada en la etapa constructiva o estática, tenga la

eficiencia prevista y planeada.

- Es el punto de contacto entre lo estático y lo dinámico, lo teórico y lo práctico.

- Aunque se da en mayor amplitud al iniciarse la operación de un organismo social, es

una función permanente, porque en forma constante hay que estar integrado el

organismo, tanto como para proveer a si crecimiento normal, ampliaciones, etc., como

para sustituir a los hombres que han salido por muerte, renuncia, etc. a las maquinas

que se han deteriorado, los sistemas que resultan obsoletos, etc.

4. Principios.

i. El hombre adecuado para el puesto adecuado.

Los hombres que han de desempeñar cualquier función dentro de un organismo

social, deben buscarse siempre bajo el criterio de que reúnan los requisitos mínimos

para desempeñarla adecuadamente.

Es claro que quien carezca de los requisitos mínimos para desempeñar un puesto o

función, por sencillos que parezcan, lo realizara mal, es ya un axioma el que expresa el

hombre adecuado para el puesto adecuado, pero a menudo, sobre todo en empresas

pequeñas, se piensa en que las funciones deben de adaptarse a los hombres,

ordinariamente hay más de ilusión en esto, porque lo que suele ocurrir es que a un

mismo hombre se le encomiendan dos o tres funciones como lo señalamos en la

organización.

Pueden ocurrir, además, que en los altos niveles administrativos y directivos, si exista

cierta adaptación de la función al hombre, ya que, “Un gerente tiene ante si una casi

infinita gama de posibilidades, y dependerá de su personal capacidad, iniciativa, etc.,

el hacer su puesto más importante, ya que, de cierto modo la empresa será Toda ella

como sea su jefe supremo” (V.G.R.).

Pero en términos generales, es lógico que lo racional es adaptar al hombre a la

función, y no viceversa, como la racional es adaptar una lave a una cerradura, y no al

contrario, ya que el puesto representa las condiciones teóricamente establecidas y

deseables, en tanto que el hombre real, como elemento eminentemente activo, puede

ser adaptado a eso que deber ser, debe ser. Por eso Drucker ha dicho que la

adaptación del hombre al puesto es el problema básico de la industria moderna.

Debe cuidarse de que no se busque de suyos hombres con cualidades excesivamente

superiores a las que un puesto demanda, pues también en este supuesto se violara el

principio, ya que quien lo ocupara, carecería de interés para desempeñar dicho

puesto.

ii. De la provisión de elementos administrativos.

Debe proveerse de cada miembro de un organismo social, de los electos

administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones de

su puesto.

Este principio, que podría parecer obvio tratándose de la provisión de elementos

materiales como instrumentos, materias primas, etc. No lo es tanto por desgracia,

cuando se trata de los elementos que la admón. Exige para la eficiente realización de

un trabajo.

Así, v. gr.: es muy frecuente considerar que un trabajador puede desarrollar todo su

puesto aunque no lo conozca con precisión, que pueda alcanzar grado de eficiencia

adecuados sin un adiestramiento sistemático, que debe obedecer fielmente ordenes

imprecisas o inadecuadas, que un jefe podrá hacer frente a las responsabilidades, sin

la delegación conveniente y eficaz de la autoridad que requiere, que un alto ejecutivo

podrá permanecer adicto a la empresa aunque no vea ni una posibilidad de progreso

en la misma, etc.

iii. De la importancia de la introducción adecuada.

El momento en que los electos humanos se integran a una empresa tiene

especialísima importancia y por lo mismo debe de ser vigilado con especial cuidado. Si

alguien ha señalado que una fábrica puede considerarse como una maquina

gigantesca, cuya eficiencia dependerá de la articulación de las diversas partes, con

mayor razón pondrá decirse que una empresa debe considerarse como una

articulación social de los hombres que la forman: desde el gerente hasta el último

mozo, es evidente que en el momento que esas partes se van articular, a introducir a

esa empresa, reviste importancia básica. Si tratándose de una máquina, jamás al

recibirla se pone a trabajar sin más, si no que se le ajusta a su sitio, se la aceita,

prueba, conecta, etc. Y, hasta que se está seguro de que funciona, perfectamente

acoplada a todas las circunstancias que la rodean, se la pone a trabajar en firme, con

mayor razón debe hacerse tratándose de un hombre, que no es maquina si no

persona.

Pero, desgraciadamente, es muy frecuente que al contratar un trabajador se le mande

con solo una cedula a su puesto de trabajo donde su jefe se limitara a señalarle sus

sitio de labores, darle una explicaron de unos cuantos segundos sobre un puesto y

deja a él, por sí mismo trate de adaptarse y solo sea ayudado por sus fracasos, las

correcciones que reciba, etc.

La introducción como veremos adelante, es quizá una de las técnicas más sencillas, y

de las que más grandes rendimientos pueden dar.

5. Reglas y técnicas de la integración de personas

Por tratarse de un campo eminentemente “factual”, creemos que resulta mascarlo que

objetivo presentar conjuntamente las reglas que presiden el proceso de integración y las

técnicas que ayudan a lograrlo.

Se ha dicho que la integración nace de personas totalmente extrañas a la empresa

miembros debidamente articulados en su jerarquía

a) Reclutamiento: tiene por objeto hacer, de personas totalmente extrañas a la

empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella, tanto haciéndolos conocidos a la

misma como despertando en ellos el interese necesario.

b) Selección: tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos, aquellos que

para cada puesto concreto sean los más aptos, de acuerdo con el principio

anunciado antes.

c) Introducción: tiene por fin articular y armonizar el nuevo elemento al grupo social

del que formara parte, en la forma más rápida y adecuada.

d) Desarrollo: busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene, para

obtener su máxima realización posible.

Adiestramiento de obreros y empleados

Suele comprender dos pasos principales:

a) Como debe prepararse la introducción.

b) Como debe darse la introducción.

Lo primero comprende estos cuatro puntos:

1. Hacer una tabla de tiempo,

2. Hacer un esquema de trabajo que se va a enseñar,

3. Tener todo listo.

4. Tener el lugar de instrucción correctamente arreglado.

Capacitación de supervisores

Todo supervisor requiere dos capacitaciones diversas: la que necesita como técnico que va

dirigir un sistema especial de producción, ventas, servicios, etc. Y la que requiere en

cuanto que va a ser jefe.

Si el obrero requiere principalmente adiestramiento, el supervisor, como jefe sobre todo

requiere capacitación administrativa.

Todo supervisor necesita por lo mismo ser capacitado en:

a) como distribuir el trabajo

b) como tratar en su personal relaciones humanas.

c) Como calificar a su personal.

d) Como instruir a su personal.

e) Como recibir y tratar las quejas de sus subordinados.

f) Como realizar entrevistas con estos.

g) Como hacer informes deportes, etc.

h) Como coordinarse con los demás jefes.

i) Como conducir reuniones, juntas, mesas redondas, etc.

j) Como mejorar los sistemas a su cargo.

k) Como resolver los problemas que plantea la supervisión.

Las técnicas apropiadas

i. El primer problema supone, además de la precisión de las políticas de crecimiento

expansión, mejoramiento, etc., la formación de gráficos de organización toma

actuales y potenciales pero si tomamos en cuenta que la técnica de desarrollo de

ejecutivos supone tiempo para prepararlos adecuadamente, y que, por lo mismo,

debemos comenzar a desarrollar ahora los que habremos de requerir dentro de 2

a 3 años, necesitaremos tener también una gráfica potencial, ya que aún

reconocimiento que “deberían existir” en nuestra empresa no podemos tenerlos

ahora, pero confiamos en tener un futuro próximo tales ejecutivos.

ii. Las cualidades, aptitudes, requisitos en general para cada puesto deberían

quedarse, como mínimo, a quienes hayan de ocupar esos puestos ejecutivos.

iii. La determinación de cual y como es el material humano con que contamos,

implica uno de los problemas más serios en el desarrollo ejecutivo.

iv. La determinación de las fechas en que iremos requiriendo a los futuros ejecutivos,

y de la forma concreta de llenar las vacantes, parece solucionarse del mejor modo

posible con las llamadas “tablas de reemplazo”.

v. El desarrollo de ejecutivos propiamente dicho, supone, en nuestra opinión a

distraimiento capacitación y formación.

6. Integración y relaciones industriales

De la somera exposición de las reglas y técnicas fundamentales que se requieren a la

integración de personas, fácilmente podremos deducir que estas forman parte de lo que

se conoce con el nombre de administración de personal, dentro del aspecto concreto de la

sección que se refiere a “empleo”.

De la administración de personal, como la concebimos no está restringida a las fábricas y

los obreros. También es importante en oficinas departamentos de ventas de laboratorios y

en los rasgos del manejo mismo, donde los funcionarios superiores deben ganarse la

cooperación de sus subordinados, ni es tampoco la buena administración de personal algo

que solamente se necesita en la industria privada. Las instituciones no lucrativas, el

gobierno y los servicios armados, han agregado a su cuerpo de personal funcionarios de

personal en la creencia en la seguridad de que, como lo expreso la fuerza aérea

estadounidense, todo oficial que manda hombres debe utilizar prácticas y procedimientos

de personal elaboradas para hacerlos efectivos en sus tareas, hasta el grado máximo

posible.

Fines De La Administración De Personal Del Punto De Vista De La Empresa

Con frecuencia se menciona como los fines fundamentales de la administración de

personal de los dos siguientes:

1. Obtener la máxima capacidad de todo el personal que trabaja en los distintos

departamentos y niveles de la empresa: obreros, empelados, supervisores

inmediatos, técnicos, ejecutivos, etc.

2. Más no basta con la capacidad de personal: es necesario obtener su plena

colaboración esto es, que quiere poner sus capacidades al servicio de la empresa.

Un personal, aunque sea capaz si no tiene deseos de colaborar, si trabaja al

mínimo, o lo que es peor, si trata de tomar desquite de verdaderas o supuestas

injusticias que ha recibido, jamás dará el rendimiento adecuado.

Fines De La Administración De Personal Desde El Punto De Vista Del Trabajador

Es indiscutible que el trabajador, Manual, oficinesco, administrativo, técnico o ejecutivo,

consiente en subordinar su actividad parcialmente en los fines de una empresa, porque

esperan obtener de ella determinados bienes, que son un medio para el logro de sus fines

personales. Estos fines que el trabajador busca en una empresa, deben ser tomados en

cuenta por la administración de personal, indiscutidamente, por lo contrario dicho

trabajador no prestara su colaboración, e inclusive no admitirá recibir la capacitación

necesaria, si no en tanto y cuando esta sirva para sus interese personales. Por lo tanto, no

solo por razones éticas, si no aun por razones administrativas, la administración del

personal tiene que buscar las finalidades que el trabajador, consciente o

inconscientemente busca incorporarse a una empresa, y cuando mejor lo logre tanto

mejor lograra también los fines que la empresa busca.

La Coordinación De Los Intereses: Fin Último De La Administración De Personal

Es indiscutible que los fines de la empresa busca, no solo pueden coordinarse con los que

el trabajador desee, si no que en la mayor parte de la ocasiones, esa coordinación es

espontánea: así, ya hemos señalado que no puede lograse la colaboración de quien no ve

resueltos por su trabajo en la empresa sus intereses básicos,

Esto se puede demostrar, “En las técnicas de sueldos y salarios, que no solo buscan dar al

trabajador el salario más justo y adecuado según el trabajo que realiza, si no también

lograr con ello su máxima colaboración” (V.G.R.).

7. Integración y relaciones públicas

“Es el esfuerzo planeado para influenciar la opinión por medio de la actuación aceptable y

de la comunicaron recíproca.” (S. Cutlip y A. Center)

“Las actividades de toda industria, unión o sindicato, corporación, profesional, gobierno u

otra organización cualquiera, en la creación de mantenimiento de relación sanas y

productivas son sectores determinados del público en general, a fin de adaptarse al medio

ambiente de estos y justificar su existencia ante la sociedad” (Ídem).

“Las relaciones publicas, en sí, una funciona administrativa que evalúa la actitud del

público, identifica la política y los procedimientos de un individuo o de una organización

con el interés del público, y lleva a cabo un programa de acción destinado a atraerse la

comprensión y la aceptaron del público” (Public Relation News).

Las relaciones públicas no buscan forzosa ni directamente promover acrecentar las ventas.

Es obvio y natural que el ambiente creado por las buenas relaciones públicas facilitara la

venta de los productos o la colocación de los servicios que brinda una empresa. Pero en el

campo de aquellas es mucho más amplio: busca que la empresa conserve la mejor

posición posible frente a todas las personas e instituciones con quienes esta relacionados.

Por ello las relaciones publicas han sido designadas “como la atmósfera en la que vive una

empresa” si esa atmósfera no existe o es adecuadamente una empresa puede parecer,

inclusive teniendo una magnifica publicad de ventas que se dirige exclusivamente a los

consumidores o usuarios.

Sus Fines:

El fin de las relaciones públicas es triple:

1. Que la empresa y sus objetivos sean bien conocidos.

2. Que la empresa y sus objetivos sean bien interpretados: no basta con tener

buenos fines, es necesario que los demás los interpreten.

3. Que la empresa y sus objetivos sean apreciados: podemos decir que los dos fines

anteriores son próximos con relación a este.

Podríamos añadir: “que la empresa sea respaldada por las demás personas e

instituciones”; pero esto, de suyo queda comprendido en lo anterior.

Podríamos decir que el fin de las relaciones públicas es crear un ambiente de comprensión

y cordialidad hacia la empresa.

Núcleos Con Quienes Se Tienen Relaciones Publicas.

Podemos mencionar entre los principales grupos de personas e instituciones con quienes

se establecen las relaciones públicas, los siguientes:

1. El gobierno y sus diversas dependencias. La empresa forzosamente necesita

tener contacto con diversas dependencias del gobierno, para obtener

concesiones, permisos, arreglar problemas, etcétera.

2. Los Proveedores. La empresa necesita en muchas ocasiones obtener preferencias

en el abastecimiento de materias primas, rapidez en su entrega, etcétera.

3. Los inversionistas. En algunas grandes empresas los accionistas u obligacionistas

son tantos, que realmente se distinguen de la empresa misma, y forman un

núcleo en el que hay que desarrollar intensas relaciones públicas.

4. Los competidores. La empresa tiene forzosamente contactos, y de los más

delicados por cierto, con sus competidores.

Por una parte, muchos intereses son comunes y muchas actividades tienen

que realizarse en forma conjunta. Por la otra, sus intereses inmediatos

parecen contrarios. Esto supone un máximo de buena comprensión para

cuidar o incrementar los intereses comunes, y buscar la posibilidad de

coordinar y armonizar los intereses opuestos.

5. Los consumidores de los productos o usuarios de los servicios. Evidentemente,

constituyen un factor de primera importancia en las relaciones públicas para

una empresa. No olvidemos que a ellos, sean clientes actuales o potenciales, es

a quienes se dirige la publicidad.

6. Las Organizaciones de empresarios y las centrales obreras. Es indispensable que

comprendan la bondad de los objetivos que persigue nuestra empresa, para que

puedan coadyuvar en la eficiencia de sus actividades; representarnos en el

primer grupo; tratar con nosotros o de nosotros adecuadamente, en el segundo.

7. La prensa, la radio, el cine noticioso o comercial, la televisión, etcétera. En la

actualidad son un factor de primera importancia, porque por su medio se llega

principalmente al público en general. No se trata exclusiva, ni aun

principalmente, de pagar anuncios, inserciones etcétera, sino de la apreciación

general que estos medios de publicidad puedan hacer nuestras actividades, y la

interpretación que dan a nuestra línea de conducta.

8. Las organizaciones culturales, científicas, religiosas, deportivas, etcétera.

Modernamente se da una enorme importancia a la opinión que estas

instituciones puedan tener de la actividad de una empresa, la cual se logra

principalmente por medio de la colaboración en los fines de aquellas.

9. Los clubes de servicio. Especial importancia tienen estos organismos, tan

numerosos y de tanta actualidad, qué muchas veces son de hecho usados por

sus miembros con fines primordiales de relaciones públicas.

10. Los organismos internacionales. Para ciertas empresas, cuyo mercado se

encuentre, aunque sea parcialmente en el exterior, la buena opinión de

organizaciones como la ALALC, CICYP, etc. Puede ser vital.

11. El público en general. El desarrollo de nuestra empresa será más fácil, cuando

mayor sea el número de personas que la conozcan y tengan de ella una buena

opinión.

Su Importancia

Las relaciones públicas no son un medio para preparar la publicidad. No son tampoco un

aspecto de cortesía social. Constituyen en realidad un elemento esencial para la buena

administración, para el progreso, y aun para la existencia misma de una empresa.

Lo que para una empresa física es la buena fama, elemento tan necesario que sin ella no

puede desarrollarse convenientemente la vida de un ser sociable por naturaleza, son las

relaciones publicas por cuanto hace la institución empresa, y en cierto sentido aun algo

más.

Es precisamente cuando laguna acción inapropiada comienza la idea de que la empresa

puede perseguir objetivos injustos o inconvenientes, cundo se siente la importancia que

tienen esas buenas relaciones públicas, al modo como la virtud vivificante del aire solo se

aprecia cuando este comienza a enrarecerse, a viciarse y a faltar.

Fácilmente se comprende por lo anterior, no solo la importancia, sino la trascendencia

vital que tiene un programa de relaciones públicas, técnicas y prudentemente

estructuradas.

Fácilmente se ve también porque esta materia tiende a convertirse en una verdadera

profesión.

a) La comunicación escrita. Tiene, indiscutiblemente, mayor duración y efecto que

laboral; por ello se recomienda la formulación de folletos, con fines directos o

indirectos de relaciones públicas.

Los folletos directamente formulados para este fin, suelen obtener la historia de

la empresa, sus características, sus objetivos, sus obras sociales, etc.

b) La comunicación oral. Además de los medios de comunicación escrita, podemos

mencionar medios de comunicación oral, como conferencias, mesas redondas o

entrevistas.

Estos medios de comunicación oral pueden, igualmente, ser usados en forma

directa y específica para promover las relaciones públicas.

c) La prensa. Es sin duda alguna, uno de los medios que más utilidad presta a una

empresa para sus relaciones públicas.

Nos limitaremos a señalar aquí algunas normas de carácter general, las que,

obviamente, son de especial utilidad para las medianas y grandes empresas:

Debe establecerse previamente y en forma permanente contacto personal con

las fuentes adecuadas en cada diario, revista, magazines, etc.

Querer que los reporteros y editorialistas se interesen por nuestras

informaciones en el momento que a la empresa convenga, es coordinar el

fracaso toda información a través de la prensa.

d) La radio y la televisión. Constituyen una fuerza de primera categoría para formar

la opinión pública en la actualidad; por ello deben usarse para fomentar las

relaciones públicas cuando hay posibilidades económicas de hacerlo.

Ante todo, es frecuente que las empresas sostengan, o cooperen al menos, a

ciertas campañas de beneficio social que se realizan por estos medios de

comunicación.

Ciertos programas cívicos pueden ser financiados o patrocinados por la empresa

y, cuando constituye un medio de educación al pueblo.