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Unidad de Sistemas de Información.
KIXI Crédito
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Unidad de Sistemas de Información:
Propuesta de Estructura Organizacional de la
USI
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Unidad de Sistemas de Información:
Propuesta de la Estructura Organizacional de la USI
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Contenido
Contenido ........................................................................ 1
Introducción .................................................................... 2
Antecedentes .................................................................. 3
Estructura actual de la USI .............................................. 4
Problemas con la estructura actual de la USI .................. 6
Propuesta de nueva estructura de la USI ...................... 12
Piloto de la nueva estructura ........................................ 22
Anexos ........................................................................... 23
EL AUTOR
Las opiniones vertidas en el presente documento solo es una propuesta para la nueva estructura que debe tener
la Unidad de Sistemas de Información y por lo tanto no representan posición oficial de KIXI Crédito.
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Introducción
Hace un par de décadas atrás la información no era considerada un bien tan útil dentro de
los procesos productivos y las tomas de decisiones y debido a los enormes cambios sufridos
por el mercado en los últimos años con la incorporación de tecnologías informáticas que
facilitarán la administración de los datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones
gerenciales, en la actualidad todas las empresas, incluso las pequeñas empresas, requieren de
la implementación de un sistema de información que colabore con los procesos de gestiones
empresariales. La implementación de sistemas de información en una compañía, brindan la
posibilidad de obtener grandes ventajas e incrementar la capacidad de organización de la
empresa.
El departamento de Sistemas de Información es el encargado de administrar las
tecnologías de información y comunicación adecuadamente para el procesamiento y
transmisión de los datos que se gestionarán en el sistema de información con lo cual se permite
acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna que garantiza el éxito comercial.
El no tener una Unidad de Sistemas bien organizado podría traer consigo el
desaprovechamiento en el uso de los sistemas que posee una empresa lo cual significa restar
competitividad. Es por eso que en KIXI Crédito en el año 2012 se creó la Unidad de Sistemas de
Información cuya estructura inicial ya no es apropiada debido al crecimiento y al ordenamiento
de los procesos.
Con esta propuesta se plantea cambiar la organización actual de la Unidad de Sistemas de
Información teniendo en cuenta el giro del negocio, las oportunidades tecnológicas y las
perspectivas de crecimiento.
La nueva estructura organizacional está orientado a resolver problemas tanto técnicos
como operativos mediante la atención oportuna y la creación de soluciones óptimas
equilibrando costos y efectividad.
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Antecedentes
KIXI Crédito es concebida como empresa comercial en el año 2007 cuyo giro de negocio es la
microfinanzas cuyo objetivo principal es atender con créditos a la población que la banca
tradicional no toma en cuenta, persiguiendo contantemente la inclusión financiera.
KIXI Crédito es sus inicios no contemplaba con la Unidad de Sistemas de Información, pero
debido al crecimiento de la empresa y de la necesidad de información en
junio del 2012 se crea la Unidad de Sistemas de Información compuesto
en una primera instancia con los siguientes puestos; de Jefe de la USI y
un Técnico en Informática cuyos responsables eran:
Jefe de la USI Albertino Mbenza Manuel da Costa
Técnico en Informática Olivera Nzinga Rene
Comenzando en este instante una adecuación casi constante de la organización en vista de las
actividades de las cuales se tenían que hacer responsables.
Esta etapa fue muy laboriosa debido a que se tenía que dar respuesta a requerimientos de
información y conjuntamente a los problemas técnicos que acontecían, hacía que el personal
trabajara más de las horas normales de trabajo inclusive días no laborables. Después de seis
meses, a finales del 2012, se decide por contratar a dos personas más con el fin de organizar
mejor el trabajo quedando de esta manera la estructura:
Jefe de la USI Albertino Mbenza Manuel da Costa
Administrador de Sistemas y
Seguridad de la Información.Olivera Nzinga Rene
Help Desk Luis Gaspar Teixeira de Carvalho
Técnico en Informática Cristiano Kakesse Kapenda
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En esta nueva estructura se crea nuevos cargos con actividades no muy bien definidas. La
implementación de esta nueva estructura llevo casi 4 meses debido a que se tenía que pasar
conocimiento a los nuevos integrantes, especialmente al Help Desk, cuya labor se tornó de vital
importancia para el buen funcionamiento de la Unidad de Sistemas de Información. Con este
cambio el personal antiguo pudo gozar, por periodos cortos de tiempos, de sus vacaciones.
Para agosto del 2014 KIXI Crédito contrata los servicios de Kemy Valera Valles profesional en
sistemas, con la finalidad de apoyar en la Gestión de la Unidad de Sistemas de Información
teniendo como proyecto principal, a ejecutarse en ese momento, la Migración al T24 MCB 1,
después de realizar un análisis de la estructura organizacional y funcional de la USI se decide
presentar una propuesta nueva de estructura que se describe a lo largo de este documento.
Estructura actual de la USI
Fuente: Organigrama no aprobado pero que nos sirve debido a que sistemas mantiene la misma
estructura.
La Unidad de Sistemas de Información depende directamente del Director Ejecutivo y es
una Unidad Auxiliar.
1 Some key features of the proposed T24MCB Microsoft Azure: T24 MCB trabaja con una base centralizada
con tecnología Cloud Computing que garantiza funcionamiento, soporte y adecuación constante a las exigencias del
mercado global-actual en base a estándares con el cual se minimiza riesgos operativos y se garantiza la atención
oportuna a los clientes de KIXI Crédito.
Administrador de Sistemasy Seguridad de la Información
Help Desk Técnico de Inform ática
Unidad de Sistema de Información
D ep arta men to de Re curso s H um anos De partam ento Co mercial D epartam ento de Ad min istración D epartam ento de Conta bilidad y F inan zas
Director Ejecutivo
Consejo de Administración
Asamblea General
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A continuación se analiza el organigrama de la USI:
Fuente: Manual de Procedimient os de la TIC´s (2° DRAFT) y de la “Descripción de Tareas” 2 de los
cargos de la USI.
De donde se resume lo siguiente3:
o Chefe USI:
Depende del Director Ejecutivo y su objetivo es garantizar la Gestión de las Tecnologías
de Información y Comunicación.
o Administrador de Sistemas y Seguridad de la Información :
Depende del Chefe USI y su objetivo es garantizar la seguridad de información
empresarial, velar por la fiabilidad, integridad, disponibilidad y consistencia de la
información producida en los diferentes subsistemas.
o Help Desk:
Depende del Chefe USI y su objetivo es facilitar la interconexión entre los clientes
(usuarios) y/o soporte técnico en tecnología de información y comunicación y gestionar
servicios de secretariado y logística de la unidad.
o Técnico de Informática:
Depende del Chefe USI y su objetivo es garantizar el buen funcionamiento de los
equipos conectados a las tecnologías de información y comunicación.
2 Documento formal en donde se especifica, la función, el responsable, el objetivo y las responsabilidadesde un cargo del Departamento de Sistemas de Información de KIXI Crédito. 3
Manual de Organización y Funciones.
Chefe USI
Administrador deSistemas y
Seguridad de laInformación
Help DeskTécnico deInformática
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Problemas con la estructura actual de la USI
Los problemas principalmente radican en las actividades, para lo cual se realizó el siguiente
análisis de cada actividad descrita de la USI:
Tarea/ActividadChefe
USIASSI4 Técnico5
Help
Desk
¿Lo
realiza?Observaciones
Gestiona y dirige al equipo de sistema de
información, con decisiones estratégicas en
base a los objetivos generales de la
empresa.
X Si
Interactuar con la Alta Dirección X Si
Acompañar y explorar nuevas tecnologías y
conocimientos a nivel de las TIC´sX Si
Analizar los problemas de negocio,
identificar oportunidades y definir
soluciones de los sistemas de información.
X Si
Analizar, evaluar y seleccionar sistemas
(Software/Hardware).X Si
Participar en los procesos de análisis de
nuevos software y de los procesos de
compra de software y aplicativos.
X Si
Los procesos de Analizar,
evaluar y seleccionar sistemas
(Software/Hardware). Es
responsabilidad del Jefe de la USI
pero pueden participar los
integrantes responsables de los
cargos de la USI.
Presupuesta y gestiona la adquisición de
equipos y Contratación de servicios.
Contacto inicial con proveedores de TIC´s.
X X Si/Si
Actividad que está ligada a la
anterior.
Para Técnico de Informática no
está registrada formalmente pero
si lo hace.
Auxiliar a los usuarios de los sistemas. X Si
Esta actividad es inherente al
cargo de cualquier responsable
de sistemas, pero se debe ser
específico al asignar actividades a
los otros cargos.
Optimizar los procesos de negocio X Si
Evaluar el desempeño de los sistemas de
información y planificar su optimización.X Si
Definir normas para la documentación de
los sistemas de información.X Si
Definir reglas y procedimientos para los
sistemas de información.X Si
Es este punto enfocarse a los
planes de capacitación en TI a los
usuarios finales.Desarrollar las capacidades de los usuarios
finales. Planificar capacitación en sistemas
en coordinación con el área de formación.
X Si
Esta actividad no está establecida
de manera formal.
Desarrollar una comprensión del potencial
de las tecnologías de información.
Educación y sensibilización de los
funcionarios y concientización en toda la
organización.
X Si
Actividad relacionada al Jefe de la
Unidad. Estas actividades pueden
ser ejecutadas por personal de
sistemas bajo responsabilidad de
planificación del Jefe de
Sistemas.
4 Administrador de Sistemas y Seguridad de la Información. 5 Nos referimos al Técnico de Informática.
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Responde por la seguridad de información
elaborando, implementando y gestionando
aplicaciones de normas y políticas de
protección de los activos y sistemas.
Gestiona la información, garantizando la
seguridad y el acceso a la misma.
X Si
Garantiza una buena gestión de la
Infraestructura del sistema de información.X Si
Garantiza la integración de los sistemas. X Si
Gestiona los problemas que puedan ocurrir
en los sistemas de información.X Si
Es importante mencionar que
ciertas gestiones de problemas
son llevados por los otros
integrantes del área debido a las
especialidades de los mismos.
Gestiona la planeación, desarrollo e
implementación de los Sistemas de
Información.
X Si
Gestionar los procesos de viabilidad de los
nuevos sistemas y tecnologías.
X Si
Realizar reportes de la gestión realizada y
de información solicitada por la alta
dirección.
X Si
Actividad no establecida
formalmente.
Realizar otras tareas de la institución,
relacionadas a la gestión de TI, atribuidas
por el superior jerárquico.
X Si
Esta actividad debe estar en
todos los cargos que tiene la USI
con la finalidad de abarcar
actividades no planificadas o
identificadas en un inicio.
Gestionar la interconexión de las agencias
por VPNX X X Si/Si/Si
La gestión de interconexión se
basa en conocimientos técnicos
de comunicaciones, lo cual
involucra que el perfil de Help
Desk a parte de tener
conocimiento de la operativa
diaria debe tener conocimientos
técnicos de comunicaciones. Se
observa que la actividad también
es responsabilidad del
Administrador de Sistemas y
Seguridad de la Información. Se
recomienda que esta actividad
sea responsabilidad del
Administrador de Sistemas y
Seguridad de la Información. Para
el técnico de informática esta
actividad no está registrada
formalmente.
Monitorear inventario/Patrimonio
informático en colaboración con el
departamento de Finanzas y
Administración.
X X Si/Si
Se observa que esta actividad es
responsabilidad de Help Desk y
del Administrador de Sistemas y
Seguridad de la Información.
Help Desk manifiesta que lo hace
de manera esporádica.
Efectuar correcciones y/o regulaciones de
transacciones a nivel de la USI;
correcciones fuera de los dominios de los
gerentes.
X X X Si/Si
Responsabilidad crítica para un
Help Desk. Por cuestiones
estructurales y giro de la
empresa. Se observa que la
actividad también es
responsabilidad del
Administrador de Sistemas y
Seguridad de la Información. Esta
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actividad es ejecutada por el Jefe
de la USI.
Auditar sistemas de redes corporativas. X NoNo se identifica como una tarea
valida de la USI.
Analizar políticas y procedimientos
inherentes a las tecnologías de informacióny comunicación.
X Si
Velar por el cumplimiento de las políticas y
normas de seguridad implementadas en la
empresa.
X Si
Actividad no registrada
formalmente.
Proveer una amplia gama de servicios tales
como consulta, soporte técnico, línea de
atención, formación de los usuarios, uso y
control de los recursos tecnológicos
disponibles.
X Si
Supervisar el proceso de respuesta a los
incidentes.X No
Con esta actividad se observa una
línea de coordinación con el Help
Desk, aunque el Administrador
de Sistemas y Seguridad de laInformación no lo realiza.
Investigar las violaciones de seguridad y
ayudar con las cuestiones disciplinarias y
legales asociadas con tales violaciones.
X Si
No se ayuda con las cuestiones
disciplinarias y legales asociadas
con tales violaciones.
Desarrollar análisis de riesgos e identificar
vulnerabilidades, teniendo en cuenta los
problemas que puedan causar riesgo en la
seguridad de la información.
X X Si/Si
Se debe delimitar
responsabilidades en las
actividades ya que se observa
que esta actividad esta
compartida entre el Chefe de
Sistemas y el Administrador de
Sistemas y Seguridad de la
Información. El análisis de
Riesgos lo realiza actualmente el
Jefe de la USI.
Participación en la elaboración del plan
estratégico de continuidad de negocio y
recuperación de desastres “Disaster
Recovery Plan”
X No
No porque hasta la fecha no se
ha realizado.
Gestionar la implementación y
manutención de la política de seguridad
global, normas directrices y
procedimientos para garantizar la
manutención permanente de seguridad,
protección física, la prevención de
incidentes en el local de trabajo.
X No
Implementar herramientas de
administración de seguridad.
X Si
Velar por las buenas condiciones de la
infraestructura de TIC para garantizar el
óptimo servicio en las redes (sistemas,
datos y voz), tráfico y seguridad.
X Si
Es el responsable por mantener un sistema
de banco de datos, integro fiable y
disponible de modo de garantizar la
consistencia de la información.
X Si
En coordinación con el Jefe de la
USI. Se observa que no hay
información actual disponible.
Crear condiciones que permitan al usuario
efectuar backup en servidor (Data Center).X No
El Técnico de Informática crea
condiciones en una carpeta es
decir maneja permisos en el
servidor, situación que no es
congruente con las actividades de
seguridad ya que tener privilegios
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en el servidor para crear
condiciones de backup debería
pertenecer al Administrador de
Sistemas y Seguridad de la
Información.
Efectuar backup y otros procedimientos deseguridad de los datos almacenados.
X Si
Garantizar control de los planos de internet
contratados por la empresa, licencias de
software.
X Si
Efectuar manutención y conservación de
los equipos y redes.X X No/Si
Se observa que esta actividad no
está bien delimitada o existe
duplicidad de actividad entre el
Administrador de Sistemas y
Seguridad de la Información.
Crear e implementar procedimientos de
restricciones de accesos y utilizaciones de
redes, como contraseñas, eliminación y
creación de unidades, etc.
X No
Actividad relacionada al
Administrador de Sistemas y
Seguridad de la Información.
Velar por el control de las contraseñas de
accesos (Email, red, sistemas).X Si
Elaborar reportes semanales y mensuales,
etc. De acompañamiento de trabajo
técnico realizado.
X X No/Si
Los reportes a elaborados
respecto a los trabajos técnicos
son parecidos en algunos temas
llevados por el Administrador de
Sistemas y Seguridad de la
Información y el Técnico de
Informática.
Responder por la USI en ausencia del
responsable.X
Actividad no está registrada
formalmente.
Prestar soporte a los usuarios de redes de
computadoras que involucran montaje,
reparación y configuración de equipos y en
la utilización de Hardware y Software
disponibles. Este soporte muchas debe
realizarse de manera remota.
X Si
Se observa que esta actividad
debería ser coordinada con el
Administrador de Sistemas y
Seguridad de la Información.
Entrenar a los usuarios en los aplicativos
disponibles, dando soporte a la solución de
los problemas inherentes a las TIC.
X Si
Se observa que esta actividad
debería ser coordinada con el
Administrador de Sistemas y
Seguridad de la Información.
Instalar software de up-grade y hacer otras
adaptaciones y/o modificaciones para
mejorar el desempeño de los equipos.
X Si
Se observa que esta actividad
debería ser coordinada con el
Administrador de Sistemas y
Seguridad de la Información.
Adquisición y montaje de los equipos e
implementación de los sistemas utilizadospor las unidades de servicios.
X No
No se entiende muy bien la parte
de Adquisición.
Elaborar pequeños programas para facilitar
la interface usuario-soporte.X Si
Participar en el análisis de partes/
accesorios y materiales de informática que
exijan especificaciones y/o
configuraciones.
X Si
Detectar e identificar problemas con
equipos y tele-informática probando,
investigando y estudiando soluciones y
simulando alteraciones a fin de asegurar la
normalidad de los trabajos en todas las
áreas de la empresa.
X Si
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Homologar, instalar y probar los equipos
adquiridos por la empresa controlando los
términos de garantía y documentación de
los mismos.
X Si
Registro de Incidencias. X Si
Recepción de llamadas X SiRecepción de Email. X Si
Recepción de Pedidos de Trabajo X Si
Recepción de Backups. X Si
Escalonamiento de Incidencias y
distribución de trabajos para los técnicos.X Si
Soporte Remoto a usuarios X Si
No se especifica en que se da
soporte, por lo tanto no se
establece responsabilidad.
Efectuar pedidos de compras de equipos
informáticosX Si
Quien garantiza que estos
pedidos estén autorizados.
Contacto con los Proveedores (Facturas,
proformas)X X Si/No
No registrada formalmente para
el Técnico de Informática.
Efectuar solicitudes de consumibles. X SiDar seguimiento a los procesos de entrega
de equipos informáticos a usuarios finalesX No
Producir reportes relacionados a las
incidencias y las atenciones realizadas.X Si
Gestionar los archivos físicos y virtuales de
la USIX Si
Actividad no específica podría
prestarse a cualquier tipo de
interpretación.
Problemas encontrados:
1.
Algunas actividades faltan replantearlas con la finalidad de adecuarla a la realidad de
la operativa, estas actividades deben tener un alcance claro y deben ser especificadas
de tal modo que esté libre de interpretaciones arbitrarias.
2.
Tenemos actividades que son realizadas por más de un cargo o puesto de trabajo con
lo cual se pierde responsabilidad de las consecuencias de ejecutar de manera
incorrecta una actividad. En este punto se debe tener en cuenta que las
responsabilidades de una actividad pueden ser divididas entre la planeación, ejecución
y control.
3.
Tenemos actividades que se realizan en la operativa diaria cotidiana que no estánasignadas de manera formal según los documentos analizados.
4. Se observa que las actividades del Help Desk están combinadas con las actividades de
un Asistente de la USI lo cual no le permite desarrollar de manera óptima ninguno de
los dos cargos; porque se acumula actividades para una sola persona y al ejecutar
algunas actividades perjudica el objetivo del otro cargo.
5. Se observa de que existe una dependencia de control entre las actividades del Técnico
de Informática y el Administrador de Sistemas y Seguridad de la información.
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Gráficamente se tiene (Las elipses transparentes grafican el ámbito de las fusiones de un cargo,
donde se observa que existe mucha intersección):
Como se concibió:
Como funciona:
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La forma de cómo está funcionando actualmente la USI solo está orientado a solucionar
problemas que van aconteciendo relacionados a aspectos técnicos y operativos, dejando de la
lado actividades muy importantes de la toda unidad o departamento que administra
tecnologías de información que es proponer constantemente la optimización de procesos en
base al uso de la tecnología y al desarrollo de aplicativos exclusivos para KIXI Crédito.
A continuación se lista algunas deficiencias que existen por el desorden que genera la actual
estructura:
1.
No se tiene la información de manera disponible y oportuna.
2.
No existe ningún aplicativo desarrollado para optimizar algún proceso.
3.
No existe un adecuado inventario de Hardware.
4.
No existe inventario de software.
5.
Existe personal que no puede gozar de vacaciones solo porque no pueden abandonar su
cargo.
Lo mencionado anteriormente es lo que se tendría que haber desarrollado básicamente, en
este tiempo que lleva implementado la USI, y que por dedicación a actividades no definidas
correctamente ha hecho difícil su realización, en consecuencia es necesario realizar algunos
cambios para que la USI permita a KIXI Crédito ser competitivo en sus procesos.
Propuesta de nueva estructura de la USI
Para la nueva propuesta es importante primero definir cuál es la Misión es la Visión que
debemos tener en la USI, para lo cual proponemos lo siguiente:
MISION VISION
Desarrolla, gestiona y capacita en aplicaciones y
recursos de tecnología informática y da soporte
técnico de calidad que ayuda al cumplimiento de
los objetivos de la empresa y promueve una
cultura de modernidad y transparencia en la
gestión.
Brindar las herramientas tecnológicas y de
comunicación que permitan la optimización
continua del otorgamiento, recuperación y
seguimiento de los créditos en el sector
microfinanciero en base a una sostenida
innovación tecnológica.
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Propuesta de la Estructura Organizacional de la USI
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Para poder cumplir con nuestra misión y visión y teniendo en cuenta en análisis situacional de
informe 01 es necesario levantar ciertas observaciones encontradas en las actividades, las que
se realizan por medio de recomendaciones:
Recomendación 01
Unir al Administrador de Sistemas y Seguridad de la Información con el Técnico de Informática;
con eso se conseguirá que las actividades de soporte técnico tenga un solo responsable pero
que pueden ser ejecutados con la ayuda de un asistente técnico quedando de la siguiente
manera:
Recomendación 02
Eliminación del cargo del Help Desk; los Help Desk son implementados como cargo en si en
empresas cuyo área de sistemas son muy grandes y tienen que atender a más 500 usuarios.
Este cargo actualmente combina actividades relacionadas a soporte técnico y la operativa
diaria adicionando actividades de secretariado entre otros, actividades que simplemente no
podría desarrollar una persona que abarca muchas secciones de la USI. Quedando de la
siguiente manera:
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Recomendación 03
Se recomienda ampliar los puntos de atención a los usuarios finales que se pueden
determinar de la siguiente manera:
- Los problemas comunes de la USI se dividen en dos tipos:
o Problemas de soporte técnico.
o Problemas en la operativa diaria.
- Concluyendo se tiene la creación de dos secciones con las cuales se garantiza la
especificación de actividades, responsabilidades, etc. Y estas son:
o Sección de Soporte Técnico. (El responsable sería a cargo del actual
Administrador de Sistemas y Seguridad de la Información)
o Sección de Producción. (Se tendría en cuenta al actual Help Desk por la solución
a problemas operativos que sabe atender)
Cada sección se relaciona con los proveedores en cuestión técnica bajo coordinación y
supervisión del Jefe de sistemas de la siguiente manera:
- Sección de Soporte Técnico: con proveedores de Hardware y Software que tienen que
ver con la administración y seguridad de equipos informáticos.
- Sección de Producción: Con proveedores de software que apoyen la operativa diaria
tanto en el Back Office y el Front Office.
Quedando de la siguiente forma:
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Recomendación 04
Para el cumplimiento de las actividades básicas del Jefe de Sistemas que son:
-
Acompañar y explorar nuevas tecnologías y conocimientos a nivel de las TIC’s.
-
Analizar los problemas de negocio, identificar oportunidades y definir soluciones de
los sistemas de información.
-
Analizar, evaluar y seleccionar sistemas (Software y Hardware).
-
Evaluar el desempeño de los sistemas de información y planificar su optimización.
- Definición de normas en los temas de uso de las TIC’s.
- Responder por la seguridad de la información, elaborando implementando y
gestionando aplicaciones de normas y políticas de protección de los activos y
sistemas.
Es necesario la creación otra sección que permitirá desarrollar productos en la unidad,
evaluar sistemas, optimizar procesos, proponer el uso de nuevos software entre otros.
Esta Sección se denominaría Sección de Proyectos y Desarrollo.
Quedando de la siguiente forma:
La suplencia de la Jefatura de la USI en caso de ausencia debe ser de acuerdo al siguiente
orden:
- Jefe de la Sección de Producción.
-
Jefe de la Sección de Proyectos y Desarrollo.
- Jefe de la Sección de Soporte Técnico.
Las coordinaciones en la USI son canalizadas por el Jefe de la USI lo que garantiza el
cumplimiento de los objetivos de la unidad.
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Concluyendo la estructura en el organigrama quedaría de la siguiente forma:
El área de sistemas depende directamente del Director Ejecutivo. A continuación se
muestra el organigrama propuesto de la USI:
De donde se resume lo siguiente:
o Chefe USI:
Depende del Director Ejecutivo y su objetivo es garantizar la Gestión de las Tecnologías
de Información y Comunicación.
o Soporte Técnico:
Depende del Chefe USI y su objetivo es garantizar el funcionamiento correcto de los
equipos informáticos además velar por la seguridad de los mismos en base a la
implementación de políticas de seguridad.
o Producción:
Depende del Chefe USI y su objetivo es la atención en problemas relacionadas a la
operatividad en agencias como en la oficina administrativa además administra las
bases de datos.
S ecció n de S op orte T écn ico S ecció n de Pro du cción S ección d e Pro ye ctos y Desa rro llo
Unidad de S is tema d e I n formac ión
D ep arta me nto d e Re cu rso s H um an os D ep arta me nto C om ercial D ep arta me nto d e A dm in istra ción D epa rta me nto d e C on ta bilid ad y F in an zas
Director Ejecut ivo
Consejo de A dministración
Asamblea General
Chefe USI
SoporteTécnico
ProducciónProyectos yDesarrollo
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Propuesta de la Estructura Organizacional de la USI
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o Proyectos y Desarrollo:
Depende del Chefe USI y su objetivo es desarrollar y dar mantenimiento a los
programas, además propone soluciones informáticas de desarrollo en beneficio de la
optimización de procesos.
En base a las secciones creadas y las actividades asignadas se garantiza un desarrollo
óptimo de la USI teniendo en cuenta el giro, tamaño y perspectivas actuales de la empresa.
Las actividades a desarrollarse con la nueva estructura son las siguientes:
Tarea/Actividad Jefe ProducciónProyectos
Desarrollo
Soporte
técnico
Actividades de GestiónGestiona y dirige al equipo de sistema de información,
con decisiones estratégicas en base a los objetivos
generales de la empresa haciendo uso de las TIC’s.
X
Define las reglas y las normas que garanticen la
administración adecuada de los equipos informáticos
en la empresa.
X
Responde por la seguridad de información elaborando,
implementando y gestionando aplicaciones de normas
y políticas de protección de los activos y sistemas.
Gestiona la información, garantizando la seguridad y el
acceso a la misma.
X
Garantiza la integración de los sistemas. X
Determina la viabilidad de proyectos relacionados con
las TIC’s. X
Velar por el cumplimiento de las políticas, normas y
procedimientos que tengan que ver con el uso,
seguridad y administración de las TIC’s.
X
Desarrollar análisis de riesgos e identificar
vulnerabilidades, teniendo en cuenta los problemas
que puedan causar riesgo en la seguridad de la
información.
X
Gestiona la implementación y manutención de la
política de seguridad global, normas directrices y
procedimientos para garantizar la manutención
permanente de seguridad, protección física, la
prevención de incidentes en el local de trabajo.
X
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Unidad de Sistemas de Información:
Propuesta de la Estructura Organizacional de la USI
24/09/2014 1803
Gestiona la atención de las incidencias, de los usuarios,
de problemas operativos de los sistemas, mediante el
registro, tipificación, estado y tiempo de solución.
X
Propone reglas y normas relacionadas al uso de
sistemas back y front office. X
Realiza el análisis de requerimientos, optimización de
procesos de negocio en base al uso de las tecnologías
de información.
X
Garantiza el correcto funcionamiento delos equipos
informáticos y software de soporte mediante la
aplicación estratégica de mantenimientos teniendo
como prioridad el aspecto de seguridad.
X
Gestiona la atención de las incidencias, de los usuarios,
de problemas de soporte técnico, mediante el registro,
tipificación, estado y tiempo de solución.
X
Proponer reglas y normas relacionadas al uso de
equipos informáticos y seguridad.X
Actividades de Planificación
Realiza los planes continuas de mejoras en los
aspectos relacionados a las TIC´s para lo cual debe
estar siempre pendiente las oportunidades
tecnológicas del mercado actual.
X
Planifica el desarrollo de aplicativos que ayudarán en
la operativa para lo cual deben recopilar información
de la sección de producción y si es necesario, soporte
de equipos informáticos, con la sección de Soporte
Técnico.
X
Planifica las visitas a agencias en base al Plan de
Mantenimiento anual, la finalidad es garantizar el
correcto funcionamiento de los equipos informáticos y
no se entorpezca la operativa.
X
Actividades de Análisis
Analiza y evalúa nuevas TTIC’s en compañía de la
sección especializada en el rubro.X
Participa en el análisis y evaluación de nuevos sistemas
de front office y back office. Brinda opinión e informe.X
Participa en el análisis y evaluación de programas
relacionados al desarrollo y administración de
proyectos. Brinda opinión e informe.
X
Participa en el análisis y evaluación de equipos
informáticos y de software que permite administrar losX
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equipos informáticos y la seguridad de los mismos.
Brinda opinión e informe.
Actividades Especificas
Participación en la elaboración del plan estratégico de
continuidad de negocio y recuperación de desastres
“Disaster Recovery Plan”
X
Desarrollar una comprensión del potencial de las
tecnologías de información. Educación y sensibilización
de los funcionarios y concientización en toda la
organización.
X
Controla que el proceso de respaldos de información
se esté desarrollando de acuerdo a lo normado.X
Identifica problemas en los sistemas y gestiona su
pronta solución, además debe ser capaz de proponer
alternativas mientras llegue la solución final en un
proceso.
X
Capacitar al personal de la empresa en los temas
relacionados a la sección de producción, previa
coordinación con el Jefe dela USI.
X
Controla que la ejecución de los manuales de procesos
se realice de acuerdo a lo registrado.X
Controla que las fechas de los respaldos solo estén
retrasados un día. Esta verificación debe ser plasmada
en formatos de control.
X
Asegura la continuidad de la operativa en base a la
atención oportuna de problemas relacionados al uso
de los sistemas de back office6 y front office7.
X
Proponen, desarrollan e implementan sistemas que
integran la operativa y optimiza el trabajo.X
Realiza programas que optimizan el proceso de
respaldos.X
Atender a los usuarios en temas relacionados al
desconocimiento del uso de equipos informáticos, y
los relacionados a problemas técnicos.
X
6Se incluye en este tipo de aplicaciones a todas aquellas con que no se atiende al cliente o que sirve para optimizar
actividades que dan soporte a la administración de una empresa como ejemplo tenemos los programas contables,
los relacionados a finanzas, administración de personal, logística, etc.
7
Se incluye en este tipo de aplicaciones a todas aquellas con que se atiende al cliente o que estén de cara al cliente.
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Unidad de Sistemas de Información:
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Capacitar al personal de la empresa en los temas
relacionados a la sección de soporte técnico, previa
coordinación con el Jefe de la USI.
X
Garantiza el funcionamiento de la red, busca
constantemente alternativas que mejoren la
conectividad en la empresa.
X
Responsable de reunir los respaldos de todas las
agencias, para lo cual es muy importante que el envío
se realice en el mismo día y soporte técnico garantice
que la conectividad para este envió este en óptimas
condiciones. Además realiza los respaldos en la Oficina
Administrativa.
X
Responsable de la administración de la Sala de
máquinas, que consiste en distribución de equipos,
acondicionamiento y acceso al mismo.
X
Homologar, instalar y probar los equipos adquiridos
por la empresa controlando los términos de garantía y
documentación de los mismos.
X
Actividades de Interacción – Coordinación – Dependencias
Interactuar con la Alta Dirección X
Coordinación y dependencia directa con el Jefe de la
USI. Toda nueva actividad debe tener la aprobación del
Jefe de sistemas.
X X X
Coordinación con todos los departamentos con la
finalidad de planificar y ejecutar actividades conjuntas
de mejora continua de la empresa
X
Coordina con la Unidad de Desenvolvimiento de
Personal la capacitación en TIC´s (procesos, políticas y
seguridad)
X
Coordinar con la Unidad de patrimonio que el
inventario de la USI esté de acuerdo con el inventario
de patrimonio.
X
Es responsable de la USI en ausencia del Jefe de la USI X
Es responsable de la USI en ausencia del Jefe de la USI
y el Jefe de la Sección de Producción.X
Es responsable de la USI en ausencia del Jefe de la USI
y el Jefe de la Sección de Producción y del Jefe de la
Sección de Proyectos y Desarrollo.
X
Actividades de Documentación y Reportes
Realiza Plan de Mejoras para la alta dirección en base a
propuesta de adquisición, mantenimiento, reemplazo
de TIC´s con sustento técnico y operativo.
X
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Realiza reportes de productividad lo que se basa en; el
promedio de incidencias atendidas, la eliminación de
problemas de manera definitiva y avances de los
proyectos.
X
Controlar la creación y la actualización de la
documentación relacionadas a la administración del
TIC’s; Normas, procedimientos e inventarios.
X
Realizar reporte de atenciones atendidas, problemas
que persisten en la operativa, alternativas de solución
a problemas de la operativa, y problemas solucionados
en el periodo.
X
Presupuesta los sistemas de front y back office. Para lo
cual establece relación con proveedores.X
Mantener actualizado los manuales de procesos
relacionados a los sistemas de front y back office.X
Presupuesta los aplicativos relacionados al desarrollo y
administración de proyectos. Para lo cual establece
relación con proveedores.
X
Elabora los manuales, técnicos, de procedimientos y
de instalación de los productos resultantes de la
sección. El Manual de procedimiento debe tener el
visto bueno de la sección de producción, el manual de
instalación debe tener el visto bueno la sección de
soporte técnico.
X
Realizar reportes de avances de proyectos. X
Mantener actualizado el inventario de software. X
Realiza el Plan Anual de Mantenimiento preventivo
tanto de hardware como software base y antivirus.X
Presupuesta los equipos informáticos, software base y
antivirus. Para lo cual establece relación con
proveedores.
X
Realizar reportes de atenciones atendidas, problemas
que persisten con los equipos y software administrado
por la sección de Soporte Técnico.
X
Mantener actualizado el inventario del hardware y el
plano de redes de todas las agencias de la empresa.X
Otras actividades
Realizar otras tareas de la institución, relacionadas a la
gestión de TI, atribuidas por el superior jerárquico.X X X X
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Piloto de la nueva estructura
Como piloto se ha cambiado las funciones de acuerdo a la nueva estructura con la finalidad de
probar su efectividad quedando de la siguiente manera:
A continuación se muestra la estructura actual teniendo en cuenta que la asignación de sus
puestos fue en base a las capacidades y la labor desarrollada hasta el momento:
Cargo Encargados
Jefe de la USI
Kemy Valera Valles (33 años)o Ingeniero de Sistemas e Informática de la Universidad Nacional de San Martín del
Perú. Experiencia en el sector microfinanciero:
12 años en 4 empresas.
Sección de
Producción
Albertino Mbenza Manuel da Costa (33 años) – Responsableo
Superior de Contabilidad y Administración Facultad de Economía – UAN.
o Estudiante de AIEC/Vestibular (Ingenieria de Sistemas). Experiencia en el sector microfinanciero:
5 años en KIXI Crédito.
Luis Gaspar Teixeira de Carvalho (28 años) – Asistenteo
12° Técnico Medio de Contabilidad y Gestión en Complejo Escolar Dom Bosco.
Experiencia en el sector microfinanciero:
4 años en KIXI Crédito.
Sección de
Soporte Técnico
Olivera Nzinga Rene (27 años) – Responsableo Estudiante de Ciencia de Computación de la Facultad de Ciencias – UAN.
Experiencia en el sector microfinanciero:
5 años en KIXI Crédito.
Cristiano Kakesse Kapenda (29 años) – Asistenteo
2° año de Facultad de Ingenieria de Informática.
Experiencia en el sector microfinanciero:
2 años en KIXI Crédito.
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Falta personal para la Sección de Proyectos y Desarrollo, el Jefe de la USI está ejerciendo esta
función lo que no le permite avanzar de manera adecuada con las responsabilidades de la
Jefatura.
Logros conseguidos:
1.
Se ha establecido funciones bien definidas y delimitadas con la cual no se interseca
responsabilidades.
2. Se está implementando las recomendaciones establecidas en el Informe 01 y el 02 el
cual tiene un grado de avance de un 10% (Ver anexo 01) a pesar de que eso significa el
incremento de actividades con la misma cantidad de personal.
3. Se ha podido establecer un cronograma de vacaciones, sin afectar los proyectos que se
están ejecutando:
CRONOGRAMA DE VACACIONES Personal de la USI Inicio Retorno
Luis de Carvalho 16-09-2014 15-10-2014
Oliveira Rene 17-11-2014 16-12-2014
Albertino da Costa 18-12-2014 19-01-2015
Anexos
Anexo 01: Avance de la implementación de recomendaciones.
Número de
recomendación
Número
informe
origen
Aspecto Avance Actividades principales para la
implementación de esta recomendación
01
02
0304
17
01
Estructura
Organizacional dela USI
25 %
1.
Elaboración de propuesta. (25%)
2.
Afinación de propuesta. (25%)
3.
Aprobación de propuesta. (25%)4.
Contratación de Personal nuevo.
(25%)
21 01Estandarización de
Bases de Agencias6 %
1. Cada agencia representa el 6%.
24 02
Mejorar
infraestructura de
red
1 %
06
1401
Activación de
Servidores.1 %
1.
Activar Servidor de Aplicaciones.
(33%).
2. Activar Servidor de Migración.
(33%)
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3.
Activar Servidor de Base de Datos y
Archivos. (34%)
08
19
20
22
01Establecer Proceso
de Cierre.25 %
1.
Backup del LPF 25%.
2.
Backup del Primavera y Recursos
Humanos 25%.
3.
Proceso de Consolidación (50%)
23 01Proceso de
Depuración0 %
05 01
Aplicativos para
mejorar la
administración de
la USI
0 %
1.
Instalación del Spark. (50%)
2.
Instalación del GLPI. (50%)
25 02
Plan de
Mantenimiento de
Equipos
0 %
1.
Directrices del Plan.
2.
Elaboración del Plan.
3.
Ejecución del Plan.
07
1101
Inventario de
Hardware y
Software
0 %
1. Cada agencia representa el 6%.
15 01Normas de
Seguridad0 %
09 01Planos de red por
agencia5 %
1.
Cada agencia representa el 6%
13 01
Acondicionamiento
de Sala de
Máquinas
1 %
16 01
Distribución física
de los integrantes
de la USI.
1 %
1. Elaboración de propuesta. (25%)
2.
Aprobación de propuesta. (25%)
3.
Ejecución de la propuesta. (50%)
10 01
No adición de
punto de acceso
inalámbrico.
100 %
12 01
Presupuesto de
Licenciamiento de
Software
0 %
18 01
Compromiso de
terminar estudios
superiores
0 %