Informationen an den Lieferanten zur Rechnungsstellung an ... an... · Seite 3 1 Einleitung Zur Gewährleistung eines effizienten Zahlungsverkehrs bietet die ProSiebenSat.1 Media

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Informationen an den Lieferanten zur Rechnungsstellung an die ProsiebenSat.1 Media SE

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Inhaltsverzeichnis

1 EINLEITUNG ....................................................................................................... 3

2 RECHNUNGSEINGANGSKANÄLE ................................................................... 3

2.1 Rechnungen auf Papierbasis ....................................................................................................................... 3

2.2 e-Invoicing .................................................................................................................................................... 4

2.3 Gutschriftverfahren..................................................................................................................................... 4

3 RECHNUNGSANFORDERUNGEN UND -VERSAND ........................................ 8

3.1 Rechnungen .................................................................................................................................................. 8

3.2 Kleinbetragsrechnungen ........................................................................................................................... 11

3.3 Zusätzliche Aspekte ................................................................................................................................... 12

4 FEHLERFREIE RECHNUNGSSTELLUNG ...................................................... 12

5 ZAHLUNGSZIEL ............................................................................................... 13

6 ANSPRECHPARTNER ..................................................................................... 13

7 ANHANG ........................................................................................................... 14

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1 Einleitung

Zur Gewährleistung eines effizienten Zahlungsverkehrs bietet die ProSiebenSat.1 Media SE

moderne Lösungen für die Abrechnungen von Gütern und Dienstleistungen an.

Die Vorteile wirken sich auf alle Teilnehmer aus. Der Fokus liegt auf einer schnellen

Abwicklung und pünktlichen Bezahlung aller Lieferanten und einer stetigen

Prozessoptimierung. Durch elektronische Lösungen leistet ProSiebenSat.1 einen Beitrag zur

Verlangsamung des Klimawandels und Bewahrung unserer Umwelt. Der schonende Einsatz

von Ressourcen und die Verringerung von CO2-Emissionen werden durch eine Reduktion des

Papierverbrauchs erreicht.

Folgend werden Rechnungseingangskanäle und Rechnungsanforderungen für alle

Gesellschaften des ProSiebenSat.1 Media SE Konzerns definiert.

2 Rechnungseingangskanäle

Derzeit werden drei Eingangskanäle für Rechnungen angeboten. Dazu gehören Rechnungen

auf Papierbasis als traditioneller Eingangskanal, e-Invoicing sowie die Abrechnung per

Gutschriftverfahren als elektronische Lösung.

Insbesondere die elektrischen Lösungen sind die Ergebnisse von Prozessoptimierungen und

-automatisierungen und ermöglichen eine schnelle Abrechnung.

2.1 Rechnungen auf Papierbasis

Eingangsrechnungen auf Papierbasis werden im Scan-Office digitalisiert und elektronisch in

unseren Systemen erfasst. Um eine fehlerhafte Erfassung zu vermeiden, empfiehlt sich das

Papierformat A4, ein deutlicher Ausdruck in schwarz auf weiß und eine hohe Druckqualität.

Farbliche Hervorhebungen sind dagegen zu vermeiden. Die genauen

Rechnungsanforderungen werden an einem Musterbeispiel in Kapitel 3.2 erläutert.

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2.2 e-Invoicing

Die Unternehmen der ProSiebenSat.1 Gruppe sind nach einer Registrierung unter

[email protected] auch über einen elektronischen Übertragungsweg

erreichbar. Durch e-Invoicing wird die Rechnungsbearbeitung effizienter und nachhaltiger.

Durch die elektronische Rechnungsstellung profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

Umgehende Bearbeitung Ihrer Rechnung – Postlaufzeiten entfallen:

Rechnungseingang direkt beim Rechnungswesen

Minimierung von Druck- und Versandkosten

Schnellere Kommunikation bei Reklamationen und Rechnungsdifferenzen

Kontinuierliche Transparenz über den Rechnungsverlauf

Schonung der Umwelt durch Einsparung von Ressourcen

Um einen reibungslosen Ablauf für Ihre Rechnungsstellung und die weitere

Rechnungsbearbeitung gewährleisten zu können, möchten wie Sie bitten, die nachfolgenden

Richtlinien zur elektronischen Rechnungsstellung der ProSiebenSat.1 Gruppe zu beachten

und entsprechend umzusetzen.

Richtlinien zur elektronischen Rechnungsstellung

1. Rechnungen ausschließlich per E-Mail an das jeweilige elektronische

Rechnungspostfach: e-invoice-„BuKrNr.“@prosiebensat1.com (weitere

Informationen auf der Website Rechnungsadressen)

2. Elektronische Rechnungsdokumente können nur im PDF-Format verarbeitet

werden

3. Für jede Rechnung inklusive erläuternder Anlage(n) muss eine separate E-Mail

gesendet werden (eine Rechnung -> eine E-Mail, zwei Rechnungen -> zwei E-

Mails etc.)

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4. Um eine möglichst optimale automatische Erkennung des Rechnungsdokuments

gewährleisten zu können, ist das Rechnungs-PDF in der E-Mail stets an erster

Stelle vor zusätzlichen erläuternden Anlagen zu platzieren.

5. Erläuternde Anlagen zur Rechnung müssen in separaten PDF-Dateien in

derselben E-Mail gesendet werden. Es sind maximal drei Anlagen zulässig.

Anlagen müssen stets nachrangig zur Rechnung platziert werden.

6. Die maximale Größe einer E-Mail beträgt 10 MB.

7. Die Rechnung hat auch in elektronischer Form jederzeit alle Anforderungen des

Umsatzsteuergesetzes zu erfüllen.

8. Der Absender hat sicherzustellen, dass eine bereits (elektronisch) versendete

Rechnung weder zusätzlich in Papierform noch zusätzlich an einen anderen E-

Mail-Empfänger (Besteller / Fachbereich) versendet wird.

9. Es muss auch weiterhin entweder die Bestellnummer oder die Kostenstelle und der

Name des Bestellers auf der Rechnung angegeben werden.

10. Das zentrale elektronische Rechnungspostfach dient ausschließlich der

automatisierten Verarbeitung elektronischer Rechnungen und zur Klärung von

Fragen bzgl. e-Invoicing.

11. Mahnungen bitte auf dem Postweg versenden.

Um Ihnen für die Zustellung von Rechnungen die größtmögliche Sicherheit bieten zu

können, werden vom ProSiebenSat.1 Rechnungspostfach ausschließlich exakt verifizierte

Absender-E-Mail-Adressen akzeptiert. Die von dem Rechnungssteller für den

Rechnungsversand verwendeten Absender-E-Mail-Adressen müssen daher nachfolgend

mitgeteilt werden. Die Freigabe der uns mitgeteilten Absender-E-Mail-Adressen in unserem

Rechnungseingangssystem erfolgt innerhalb von fünf Werktagen. Mehrere Absender-E-Mail-

Adressen je Absender sind zulässig.

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2.3 Gutschriftverfahren

Das Gutschriftverfahren / ERS-Verfahren (Evaluated Receipt Settlement) ist eine spezielle

Lösung zur Abrechnung von Warenleistungen an die ProSiebenSat.1 Group. Die

Abrechnungslast liegt hier bei der jeweiligen ProSiebenSat.1 Gesellschaft, die mittels einer

Gutschrift (Abrechnungsbeleg) und deren Versand an den Lieferanten, abrechnungs- sowie

steuertechnisch die Rechnung ersetzt.

Daraus ergeben sich folgende Vorteile für den Lieferanten:

Entfall des gesamten Rechnungsstellungsprozesses für den Lieferanten

Zügige Abwicklung der Gutschrift und fristgerechte Bezahlung

Vermeidung von Rechnungsdifferenzen und Übermittlungsfehlern

Minimierung von Druck- und Versandkosten

Schonung der Umwelt durch Einsparung von Ressourcen

Voraussetzungen für die Teilnahme am ERS-Verfahren:

1. Stabile Preise (bzw. laufend aktuell gehaltene Preise)

2. An das Bestellsystem WPS angebundene ProSiebenSat.1 Gesellschaft

3. Lieferantenkatalog im Bestellsystem WPS

Das Gutschriftverfahren der ProSiebenSat.1 Media SE ist mit dem konzernweiten

Beststellsystem für alle Waren- und Dienstleistungen WPS gekoppelt. Der Ablauf sieht wie

folgt aus:

1. Bestellung einer Waren- oder Dienstleistung über das konzernweite Bestellsystem

WPS durch eine ProSiebenSat.1 Gesellschaft

2. Übermittlung der angelegten Bestellung an den Lieferanten

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3. Prüfung und Buchung des Wareneingangs nach Erhalt der Ware

4. Tägliche Erstellung und Verbuchung der Gutschriften auf Grundlage der Bestell- und

Wareneingangsinformationen unter Berücksichtigung aller relevanten Daten und

§14 Umsatzsteuergesetz

5. Elektronischer Versand der Gutschriftsbelege an die Lieferanten

6. Fristgerechte Bezahlung gemäß den verhandelten Konditionen

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3 Rechnungsanforderungen und -versand

Die Beachtung folgender Rechnungsanforderungen ist maßgebend für eine fristgerechte

Bezahlung.

Bei der Rechnungsstellung ist zu beachten, dass nur eine Bestellung abgerechnet

wird.

Die Rechnung muss im Hinblick auf die Struktur, die Positionen, den Einzelpreis, die

Mengeneinheit und Währung den Werten in der Bestellung entsprechen.

Angaben wie z.B. die Lieferschein-Nummern helfen die Prozesse zu verbessern.

Zu unterscheiden sind Rechnungen über 150 €.und Rechnungen deren Gesamtbetrag 150 €

nicht übersteigt (inkl. Umsatzsteuer – s.g. "Kleinbetragsrechnungen").

3.1 Rechnungen

Ist der Rechnungsbetrag inkl. Umsatzsteuer > 150 € (§ 14 Abs. 4 UStG), sind folgende

Pflichtangaben anzuführen:

1. Das Wort Rechnung oder Gutschrift (Kaufmännische Gutschriften (z.B.

Korrekturbelege) sollten nicht mehr als Gutschrift bezeichnet werden)

2. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (identisch mit

Rechnungsanschrift auf der Bestellung) und des Leistungsempfängers (z.B.

ProSiebenSat.1 Media SE). Dies gilt auch bei Rechnungen aus dem Ausland. Der

Name des Mitarbeiters kann zusätzlich nach der Firma vermerkt sein

3. Fortlaufende Rechnungsnummer und Rechnungsdatum

4. ProSiebenSat.1 - Bestellnummer oder Kostenstelle und der Name des Bestellers

(eine Rechnung bezieht sich auf nur eine Bestellung) und ProSiebenSat.1 USt

Identifikationsnummer (USt-ID-Nr.) oder Steuernummer

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5. Exakte und nachvollziehbare Leistungs-/ Lieferdetails (i.d.R. identisch mit Bestellung

bzgl. Position, Artikel/Leistung, Leistungs- /Lieferdatum, Netto-Einzelpreis

6. Das Entgelt (Nettobetrag) getrennt nach Steuersatz und Steuerbefreiung, sowie jede

im Voraus vereinbarte Entgeltminderung (Skonti, Boni oder Rabatte) und

Gesamtbetrag inkl. Angabe der Währung im ISO-Code (z.B. EUR, USD, GBP, etc.)

7. Ggf. Hinweis auf evtl. Steuerbefreiung (z.B. Quellensteuer) oder Reverse Charge

Verfahren (Hinweis Gutschrift bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger)

8. Zahlungsfrist und sonstige Bedingungen

9. Gesellschaftsrechtliche Angaben

10. Bankverbindung und Steuernummer oder USt-ID-Nr. des Lieferanten (bei

Rechnungen aus dem EU-Ausland ist die USt-ID-Nr. zwingend anzugeben)

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3.2 Kleinbetragsrechnungen

Zur Vereinfachung bei der Rechnungserstellung kann nach § 33 UStDV bei Rechnungen,

deren Gesamtbetrag nicht mehr als 150 EUR ausweist (Bruttobetrag inkl. der geschuldeten

Umsatzsteuer), auf bestimmte Angaben in der Rechnung verzichtet werden. Folgende

Pflichtangaben sind zu machen:

1. Name und Anschrift des Rechnungsausstellers

2. Ausstellungsdatum der Rechnung

3. Angabe des Bruttoentgelts

4. Anzuwendende Steuersatz (z.B. 19% / 7%)

5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang

der sonstigen Leistung

6. Steuernummer oder USt-ID-Nr. (optional)

7. Rechnungsempfänger (optional)

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3.3 Zusätzliche Aspekte

Die zusätzlichen Pflichtangaben gelten für Abrechnungen durch „Gutschrift“, „Reverse Charge

Verfahren“.

Erfolgt die Abrechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm

beauftragten Dritten (Abrechnung per Gutschrift (§ 14 Abs. 2 S. 2; Abs. 4 Nr. 10

UStG)), muss das Dokument die Angabe „Gutschrift“ enthalten.

Kaufmännische Gutschriften (z.B. Korrekturbelege) sollten nicht mehr als Gutschrift

bezeichnet werden.

Wird die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übertragen (Reverse Charge

Verfahren (§ 13 b; § 14a Abs. 5 UStG)) ist in der Rechnung entsprechend darauf

hinzuweisen. Eine Umsatzsteuer darf nicht ausgewiesen werden!

4 Fehlerfreie Rechnungsstellung

Bitte achten Sie neben den Pflichtangaben für Rechnungen darauf, dass jede Rechnung

vollständig und fehlerfrei ist.

Da das Vorhandensein sämtlicher oben genannter Rechnungsmerkmale Voraussetzung für

den Vorsteuerabzug ist, weisen wir darauf hin, dass unvollständige oder fehlerhafte

Rechnungen nicht akzeptiert werden können.

Alle Rechnungen, die die oben beschriebenen Anforderungen nicht erfüllen, werden nach

einer Prüfung an den Lieferanten zur Neuausstellung zurückgeschickt und können somit nicht

fristgerecht bezahlt werden.

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5 Zahlungsziel

Die ProSiebenSat.1 Media SE bezahlt alle Rechnungen gemäß der im Voraus verhandelten

Zahlungsbedingungen, die in jeder Bestellung angegeben werden.

Im Falle einer Abweichung stehen die Ansprechpartner der Abteilung Accounts Payable zur

Verfügung (siehe Kapitel Ansprechpartner).

6 Ansprechpartner

Wenn Sie Fragen zur Rechnung und zur Zahlung haben, nutzen Sie bitte das Kontaktformular

auf der Webseite der ProSieben Sat.1 Media SE unter Accounting &

Taxes/Lieferantenbuchhaltung.

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7 Anhang

Gesellschaft Rechnungsadresse eInvoicing-Adresse USt-ID-Nr. BuKr

ProSiebenSat.1 Produktion GmbH

Zentraler Rechnungseingang Medienallee 7 85774 Unterföhring

[email protected]

DE184173014 0014

Seven Scores Musikverlag GmbH


[email protected]

DE173798034 0027

PSH Entertainment GmbH


[email protected]

- 0028

ProSiebenSat.1 Digital GmbH


[email protected]

DE218559421 0029

Seven Pictures Film GmbH


[email protected]

DE171801233 0030

SevenOne Media GmbH


[email protected]

DE812906844 0051

ProSiebenSat.1 Digital & Adjacent GmbH


[email protected]

DE173796973 0052

Red Arrow International GmbH


[email protected]

DE814191324 0054

ProSiebenSat.1 Welt GmbH


[email protected]

DE239143450 0055

Starwatch Entertainment GmbH


[email protected]

DE813725851 0058

ProSiebenSat.1 Licensing GmbH


[email protected]

DE291623741 0059

Seite 15

PS Event GmbH

Zentraler Rechnungseingang Widdersdorfer Straße 190 50825 Köln

e-invoice-

[email protected]

DE247992410

0060

SAM-Starwatch Artist Management GmbH


[email protected]

DE247333719 0061

SevenOne Brands GmbH


[email protected]

- 0063

SevenOne AdFactory GmbH


[email protected]

DE266243133 0064

wer-weiss-was GmbH


[email protected]

DE257680425 0067

P7S1 Zweite SBS Holding GmbH


[email protected]

- 0068

ProSiebenSat.1 Applications GmbH


[email protected]

DE260892345 0069

P7S1 Erste SBS Holding GmbH


[email protected]

- 0070

ProSiebenSat.1 Media SE


[email protected]

DE198611898 0071

ProSiebenSat.1 TV Deutschland GmbH


[email protected]

DE256569591 0072

Red Arrow Entertainment Group GmbH


[email protected]

DE256569606 0073

maxdome GmbH


[email protected]

DE812751654 0074

Red Seven Entertainment GmbH


[email protected]

DE260803063 0076

Seite 16

Fem Media GmbH

Zentraler Rechnungseingang Gutenbergstraße 3 85774 Unterföhring

[email protected]

DE258312885 0079

Studio 71 GmbH

Zentraler Rechnungseingang Rungestraße 22-24 (3.HH) 10179 Berlin

[email protected]

DE290921994 0081

ProSiebenSat.1 Commerce GmbH


[email protected]

DE815538824 0082

SevenVentures GmbH


[email protected]

DE263906413 0084

ProSiebenSat.1 Broadcasting GmbH


[email protected]

- 0085

Sugar Ray GmbH


[email protected]

DE271701485 0088

ProSiebenSat.1 Adjacent Holding GmbH


[email protected]

DE813674340 0094

SAM Sports - Starwatch Artist Management GmbH

Zentraler Rechnungseingang An der Alster 47 20099 Hamburg

[email protected]

DE294716985 0095

ProSieben Travel GmbH


[email protected]

DE293190393 0096

Advopedia GmbH


[email protected]

DE297586713 0098

SevenOne Investment Holding GmbH


[email protected]

- 0099

SevenOne Capital Holding GmbH


[email protected]

- 0100

ProSiebenSat.1 Accelerator GmbH


[email protected]

DE297993274 0101

Seite 17

ProSiebenSat.1 Pay TV GmbH


[email protected]

DE299393236 0102

ProSiebenSat.1 Digital Entertainment GmbH


[email protected]

DE307532242 0103

7Life GmbH


[email protected]

DE304955722 0104

Verivox Holding GmbH


[email protected]

- 0106

ProSiebenSat.1 Digital Content GmbH


[email protected]

- 0107

AdTech Solutions GmbH


[email protected]

- 0108

7Stories GmbH


[email protected]

DE304207908 0109

7Screen GmbH


[email protected]

DE304605946 0110

Glomex GmbH


[email protected]

DE305765704 0111

7Wellbeing GmbH


[email protected]

DE307532259 0112

AdTech S8 GmbH


[email protected]

DE815647602 0115

7Love Holding GmbH


[email protected]

- 0116

Sat.1 SatellitenFernsehen GmbH


[email protected]

DE813439119 0200

Seite 18

Sat.1 Norddeutschland GmbH

Zentraler Rechnungseingang Goseriede 9 30159 Hannover

- DE221759879 0203

tv weiß-blau Rundfunkprogrammanbieter GmbH


- DE129484541 0211

Sat.1 (Schweiz) AG

Zentraler Rechnungseingang Sternenfeldstrasse 19 8700 Küsnacht ZH

- - 0230

Sat.1 Privatrundfunk und Programmgesellschaft m.b.H Österreich

Zentraler Rechnungseingang Maria Jacobi Gasse 1, M.Q.3.3 1030 Wien

- - 0231

Austria 9 TV GmbH & Co KG


- - 0232

SevenVentures Austria GmbH

Zentraler Rechnungseingang Maria Jacobi Gasse 1, M.Q.3 1030 Wien

- - 0233

Austria 9 TV GmbH

Zentraler Rechnungseingang Maria Jacobi Gasse 1, M.Q.3 1030 Wien

- - 0234

Visivo Consulting GmbH

Zentraler Rechnungseingang Theobaldgasse 20/1/7 1060 Wien

- - 0235

SevenOneMedia (Schweiz) AG, Betriebss. Zürich

Zentraler Rechnungseingang Limmatstrasse 275 8005 Zürich

- - 0319

SevenOne Media (Schweiz) AG


- - 0320

ProSieben Puls 8 TV AG

Zentraler Rechnungseingang Limmastrasse 275 8005 Zürich

- - 0321

SevenVentures (Schweiz) AG

Zentraler Rechnungseingang Neuhofstrasse 5A 6340 Baar

- - 0322

Seite 19

mydays (Schweiz) AG


- - 0323

Verivox Schweiz AG

Zentraler Rechnungseingang Hirschmattstrasse 15 6003 Luzern

- - 0325

ProSiebenSat.1Puls 4 GmbH


- - 0340

ProSieben Austria GmbH


- - 0341

Puls 4 TV GmbH & Co KG


- - 0342

Puls 4 TV GmbH


- - 0346

MAGIC Internet Holding GmbH


[email protected]

DE263167682 0445

wetter.com GmbH

Zentraler Rechnungseingang Reichenaustraße 19a 78467 Konstanz

[email protected]

DE238560866 0482

12Auto Group GmbH


[email protected]

DE251451932 0485

9Live Fernsehen GmbH


[email protected]

DE213277433 0501

SMARTSTREAM.TV GmbH

Zentraler Rechnungseingang Dachauer Straße 15a 80335 München

[email protected]

DE815392174 0507

Seite 20

Gymondo GmbH


e-invoice-

[email protected]

DE288729497

0517

7NXT GmbH


[email protected]

DE301226217 0561

7NXT Health GmbH


[email protected]

DE299726509 0562

TVRL GmbH

Zentraler Rechnungseingang Oppenheimstraße 7 50668 Köln

[email protected]

DE261673031 0564

ProSiebenSat.1 Sports GmbH


[email protected]

DE301316913 0565

DOSB New Media GmbH

Zentraler Rechnungseingang Im Klapperhof 7-23 50670 Köln

[email protected]

DE278483118 0567

Informationen an den Lieferanten zur Rechnungsstellung an ... an... · Seite 3 1 Einleitung Zur Gewährleistung eines effizienten Zahlungsverkehrs bietet die ProSiebenSat.1 Media

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