-
1
FACULTATEA DE METALURGIE, TIINA MATERIALELOR I MEDIU
Programul postuniversitar de formare i dezvoltare profesional
continu EVALUAREA NIVELULUI DE RISC I AUDIT N DOMENIUL
SECURITII I SNTII N MUNC
INTEGRAREA MANAGEMENTULUI SSM MANAGEMENTUL FIRMEI
Conf.dr.ing. Gheorghe GURU
FACUL
TATE
AD
EM
ETA
LURG
IE, TIINA MATERIA
LEL
ORIM
EDIU
FONDAT1976
-
2
Galai 2013
CUPRINS Cuprins
..................................................................................................................2
capitolul 1 MICROSOFT WORD
..............................................................3
1.1.
Generaliti.................................................................................................3
1.2. Tehnici de proiectare a
documentelor........................................................4
1.2.1. Tehnoredactarea la nivel de document
...............................................4 1.2.2.
Tehnoredactarea la nivel de
paragraf..................................................6 1.2.3.
Tehnoredactarea la nivel de caracter
................................................10 1.2.4. Editarea
tabelelor
..............................................................................11
1.3. Utilizarea abloanelor i aplicarea stilurilor
............................................12 1.4. Lucrul cu
documente tehnice
...................................................................15
1.5. Imagini i secvene multimedia
...............................................................19
1.6. Lucrul cu documente lungi
......................................................................21
1.6.1 Crearea unui document master
..........................................................21 1.6.2.
Inserarea unui cuprins
.......................................................................22
capitolul 2 MICROSOFT
EXCEL...........................................................25
2.1.
Generaliti...............................................................................................25
2.2. Introducerea datelor n foile de lucru
Excel.............................................25 2.3.
Modificarea foilor i registrelor de
calcul................................................27 2.4.
Efectuarea de calcule folosind formule i funcii
....................................30 2.5. Utilizarea diagramelor
n Excel
...............................................................35
2.6. Baze de date n Excel
...............................................................................39
2.7. Macrocomenzi i macrofuncii
................................................................54
capitolul 3 MICROSOFT ACCEES
......................................................57 3.1.
Generaliti...............................................................................................57
3.2. Operaii cu tabele
.....................................................................................58
3.3. Realizarea
interogrilor............................................................................61
3.4. Formulare i rapoarte
...............................................................................62
Bibliografie
.........................................................................................................64
-
3
CAPITOLUL 1 MICROSOFT WORD
1.1. Generaliti Microsoft Word este un procesor de texte (word
processing program). Pn la prima salvare a fiierelor, cnd acestea
primesc un nume dat de utilizator, Word le acord automat numele
Document1, Document2, etc. De aceea fiierele Word se numesc
documente. Bara de meniuri (Menu Bar): conine meniurile:
File (Fiier) - comenzi pentru lucrul cu fiiere. Edit (Editare) -
comenzi pentru lucrul cu zone de text. View (Aspect) - comenzi
pentru setarea modului n care va apare ecranul Word. Insert
(Inserare) - comenzi pentru introducerea n document a unor obiecte.
Format (Formatare) - comenzi pentru aranjarea textului n paginile
documentului, operaie numit dup cuvntul din limba englez
formatare. Tools (Unelte) - comenzi pentru lucrul cu diferite
funcii ajuttoare la scrierea documentului. Table (Tabel) - comenzi
pentru editarea tabelelor. Window (Fereastr) - arat cte ferestre
Word sunt deschise i permite trecerea rapid de la o fereastr la
alta. Help (Ajutor) - comenzi pentru lucrul cu meniul de ajutor n
scopul
obinerii de informaii asupra lucrului n Word. Implicit, ca
unitate de msur, este folosit inch-ul (1 inch = 2,54 cm). Pentru ca
unitatea de msur s fie centimetrul se parcuge secvena Tools/
Options/ General. La rubrica Measurement units, se selecteaz
opiunea Centimeters. Configuraia pictogramelor care apar n barele
afiate pe ecranul Word poate fi modificat folosind comanda
Customize din meniul Tools. n fereastra cu acelai nume Customize,
se apas butonul Commands, se parcurg rubricile Categories i
Commands pn se gsete pictograma dorit care se trage apoi pe una din
barele din partea de sus a ecranului. Figura de mai jos arat cum se
gsete pictograma de la Microsoft Equation Editor care trebuie tras
pe bara Formatting atunci cnd editorul pentru formule matematice
este folosit frecvent.
-
4
Moduri de scriere: inserare sau suprapunere Programul Word ofer
dou moduri pentru introducerea unui text: Modul Inserare (Insert
mode) - este modul de lucru n care textul existent se deplaseaz
spre dreapta pe msura introducerii noului text n stnga lui. Este
modul prestabilit de lucru. Modul suprascriere (Overstrike mode) -
este modul de lucru n care textul existent este nlocuit cu textul
nou pe care l tastai. Se folosete mai rar deoarece trebuie introdus
un text de aceeai lungime cu cel suprascris. Comutarea ntre cele
dou moduri de lucruri se face apsnd tasta Insert.
1.2. Tehnici de proiectare a documentelor
1.2.1. Tehnoredactarea la nivel de document nainte de a ncepe
scrierea textului se stabilesc caracteristicile globale ale
documentului: dimensiunile i orientarea paginii fizice (foaia de
hrtie); marginile paginii utile (partea din pagina fizic ocupat de
text); dimensiunea antetului i a subsolului paginii; tipul de
document (cu un singur tip de pagin sau cu dou tipuri de pagin);
alinierea pe vertical n cadrul paginii. Pentru setarea acestor
caracteristici se deschide meniul File i se d comanda Page Setup
.Pentru a seta dimensiunile i orientarea paginii se apas butonul
Paper Size. Orientarea paginii (Orientation) poate fi: portret
(Portrait) - n care dimensiunea mic a paginii este pus pe
orizontal, iar cea mare pe vertical; peisaj (Landscape) - care se
caracterizeaz prin dispunerea pe orizontal a dimensiunii mai mari a
paginii i pe vertical a dimensiunii mai mici.
-
5
Pentru documentele care se tipresc pe ambele fee ale foii de
hrtie, n fereastra Page Setup, se selecteaz opiunea Mirror Margins
(Margini n oglind). Atunci denumirile marginilor paginii Left i
Right se modific n Inside i Outside. Structura paginii fizice
Pagina fizic este echivalentul colii de hrtie. Ea conine urmtoarele
zone: pagina logic sau util - poriunea din pagin fizic n care se
scrie documentul; zonele de margine ale paginii: superioar (Top)
inferioar (Bottom) stng (Left) dreapt (Right); antetul paginii
(Header) - o poriune de text care se repet pe fiecare pagin n
partea de sus a documentului. Este introdus o singur dat pentru o
seciune a documentului. Exemplu de antet: titlul unui capitol sau
paragraf. subsolul paginii (Footer) - o poriune de text care se
repet pe fiecare pagin n partea de jos a documentului. Este
introdus o singur dat pentru o seciune a documentului. Exemplu de
subsol: numrul de pagin. marginea suplimentar pentru legat (Gutter)
- opional.
-
6
Alinierea textului pe vertical n cadrul unei pagini se poate
face n trei moduri: la marginea superioar (Top); pe centru
(Center); la ambele margini (Justified). Aceste setri se fac n
fereastra Page Setup, unde se apas butonul Layout i se alege din
lista derulant de la Vertical Alignment opiunea dorit. De regul,
aceasta este Top, adic aliniere la marginea superioar. Pentru
scrierea n antet sau n subsolul paginii se folosete comanda Header
or Footer din meniul View sau bara de instrumente similar.
Folosind pictogramele acestei bare putem introduce n antetul sau
subsolul paginii unele funcii ca:
(Insert Page Number) contor pentru numrul paginii curente;
(Insert Number of Pages) numrul total de pagini ale documentului;
(Insert Date) data crerii documentului; (Insert Time) ora crerii
documentului.
1.2.2. Tehnoredactarea la nivel de paragraf n domeniul
tehnoredactrii, prin paragraf se nelege poriunea de text ncadrat de
dou coduri sfrit de paragraf. Introducerea unui astfel de cod, la
poziia cursorului, se face prin apsarea tastei Enter.
Caracteristicile care definesc un stil de paragraf sunt:
-
7
indentarea textului spre stnga sau spre dreapta; spaiul de
dinaintea i de dup un paragraf; spaiul dintre liniile paragrafului;
alinierea paragrafului; poziiile de tabulare la nivelul
paragrafului; numerotarea sau aezarea n faa paragrafului a unor
caractere speciale (bullets). Operaiile de aliniere se execut numai
asupra unui text selectat prin unul din urmtoarele procedee:
cu ajutorul celor patru pictograme de pe bara Formatting.
cu comanda Paragraph din meniul Format;
Indentarea unui paragraf Introducerea textului unui paragraf n
interiorul paginii utile, adic deprtarea marginilor paragrafului de
marginile paginii utile, va fi numit indentare, dup cuvntul
englezesc indentation. Operaia este folosit frecvent pentru a
scoate n eviden textul unui paragraf. Indentarea poate fi la stnga
sau la dreapta. Ea se realizeaz stabilind dimensiunile indentrii n
fereastra Paragraph din meniul Format. Indentarea unui paragraf se
poate realiza i cu rigla.
Pe rigl se disting trei triunghiuri i un dreptunghi: triunghiul
din partea dreapt, ndreptat cu vrful n sus, numit Right Indent,
stabilete marginea din dreapta a paragrafului n lucru sau a
textului selectat;
-
8
triunghiul din partea stng, ndreptat cu vrful n sus, numit
Hanging Indent, stabilete marginea din stnga a paragrafului n lucru
sau a textului selectat; triunghiul din partea stng, ndreptat cu
vrful n jos, numit First Line Indent, stabilete nceputul
alineatului; dreptunghiul din partea stng, numit Left Indent, se
folosete pentru deplasarea simultan a marginii din stnga i a
nceputului de alineat. Spaiile dintre rndurile unui paragraf n mod
normal un text este introdus la un rnd. Pentru a modifica distana
pe vertical dintre rndurile unui paragraf se selecteaz paragraful
respectiv i din meniul Format se alege comanda Paragraph... . n
fereastra de dialog de la butonul Indents and Spacing, la rubrica
Line Spacing se poate face una dintre alegerile:
Single (Ctrl+1) - scriere la un rnd 1.5 Lines (Ctrl+5) - scriere
la un rnd i jumtate Double (Ctrl+2) - scriere la dou rnduri At
Least - spaiul normal, dar nu mai puin de o valoare minim,
introdus n cmpul de editare At. Exactly - spaiu dat de
utilizator n cmpul At. Multiple scriere la n rnduri, unde n, mai
mare sau egal cu trei, este
introdus n cmpul de editare At. ntre rndurile paragrafului vor
apare n-1 rnduri goale.
Spaiul dinaintea i de dup paragraf este un spaiu suplimentar
care se adaug spaiului normal dintre paragrafe (egal cu spaiul
dintre rnduri). Dac se dorete includerea acestor spaii n modelul de
paragraf stabilit se deschide fereastra Paragraph... i la rubrica
Spacing se completeaz valorile dorite n rubricile Before (nainte) i
After (Dup). Numerotarea i aplicarea de simboluri speciale n meniul
Format exist comanda Bullets and Numbering care permite marcarea
nceputului de paragraf cu diferite simboluri speciale (bullets) sau
numerotarea paragrafelor. Aceste operaii se pot realiza rapid i cu
butoanele existente pe bara Formatting.
-
9
Efecte speciale La nivel de paragraf efectele speciale cuprind:
ncadrarea paragrafului ntr-un chenar. Umbrirea sau colorarea
paragrafului. Supradimensionarea primului caracter al
paragrafului.
n figura de mai sus se vede fereastra Borders and Shading cu
funciile Borders active. Aici se pot stabili: Tipul de chenar
pentru paragraf la rubrica Setting. Tipul de linie care mrginete
paragraful la rubrica Style. Culoarea liniilor chenarului la
rubrica Color. Grosimea liniei chenarului la rubrica Width.
Adugarea unui efect de umbrire se realizeaz cu eticheta Shading din
fereastra Borders and Shading.
-
10
Supradimensionarea primului caracter al paragrafului se
realizeaz cu comanda Drop Cap din meniul Format.
1.2.3. Tehnoredactarea la nivel de caracter Caracteristicile
textului la nivel de caracter sunt: fontul; stilul de afiare
(normal, bold, italic); dimensiunea caracterelor; eventualele
atribute (subliniat, tiat, scrierea ca exponent (superscript) sau
ca indice (subscript), scrierea cu MAJUSCULE sau cu majuscule de
dimensiuni mai mici SMALL CAPS); spaiul dintre caractere;
poziionarea pe vertical a textului n cadrul rndului.
-
11
Toate aceste caracteristici se stabilesc prin intermediul
ferestrei Font deschis cnd se d comanda cu acelai nume din meniul
Format (vezi figura care urmeaz).
n cazul n care este nevoie frecvent de utilizarea ferestrei Font
se recomand completarea barei Formatting cu pictogramele operaiilor
des folosite. Fonturi (Corpuri de liter) nainte de a ncepe scrierea
unui text trebuie s alegem fontul folosit i dimensiunea acestuia.
Prin font sau corp de liter se nelege: un stil (Regular, Bold,
Italic, Bold Italic) o dimensiune (mrime a literei) Fonturile sunt
grupate n familii cu acelai nume. De exemplu: Times New Roman,
Courier New, Arial. Fiecare are un set propriu de dimensiuni
msurate n numr de puncte pe ecran, n general, cuprinse ntre 6 i 72
(72 puncte = 1 inch).
1.2.4. Editarea tabelelor Pentru a crea un tabel ntr-un document
se pot folosi dou metode:
a) folosind comanda Table/ Draw Table i instrumentele de pe bara
Tables and Borders.
b) folosind comanda Table/ Insert/ Table n fereastra de dialog
care apare se stabilete numrul de linii i de coloane pe care urmeaz
s le aib tabelul.
-
12
La rubrica AutoFit behavior se stabilete limea coloanelor
tabelului. Dac se dorete ca limea paginii utile s fie mprit n mod
egal ntre numrul de coloane se alege Fixed column width: Auto.
ntr-un tabel deja construit se pot introduce linii sau coloane
folosind comanda Insert din meniul Table. Unirea a dou sau mai
multe celule ale unui tabel se face selectnd celulele respective i
dnd comanda Merge Cells din meniul Table. mprirea celulelor unui
tabel n subcelule se face selectnd celulele care urmeaz a fi mprite
i dnd comanda Split Cells... din meniul Table. tergerea unor
tabele, a unor linii sau coloane din tabele, sau chiar a celulelor,
se poate face cu comanda Delete din meniul Table.
1.3. Utilizarea abloanelor i aplicarea stilurilor Microsoft Word
ofer mai multe abloane - documente care conin formatri, stiluri,
macrocomenzi i alte instrumente predefinite. La pornirea
programului Word, se deschide un document gol, bazat pe un ablon
prestabilit. Acesta definete marginile paginii, fontul utilizat,
formatrile pentru paragrafe. Crearea unui document pe baza unui
ablon presupune etapele:
1. meniul File/New 2. comanda On my computer din seciunea
Templates 3. selectarea unui ablon (de exemplu din eticheta
Publications) 4. selectarea opiunii Document pentru a crea un
document nou pe baza
ablonului ales Pentru crearea unui document se poate utiliza o
aplicaie expert pentru abloane. De exemplu, pentru crearea unei
scrisori se poate folosi aplicaia Letter Wizard, din seciunea
Letters&Faxes a ferestrei Templates
-
13
Salvarea unui document ca ablon se realizeaz astfel:
1. File/Save As 2. alegerea dosarului Templates n cmpul Save in
3. opiunea Document Template din lista Save as type
Crearea i modificarea stilurilor Un stil este o colecie
predefinit de formate font, mrime, atribute. Un stil paragraf este
un set de formatri care poate fi aplicat doar textului dintr-un
paragraf. Un stil caracter se poate aplica oricrui bloc de text.
Crearea unui stil nou
1. Format/Styles and Formatting/New Style 2. introducerea unui
nume 3. alegerea tipului de stil 4. alegerea stilului ce va fi
aplicat dup un paragraf care va avea noul stil
creat 5. validarea casetei Add to template pentru a aduga stilul
la ablonul
documentului
-
14
Modificarea unui stil se realizez cu opiunile comenzii Format
din fereastra Modify Style.
Aplicarea unui stil se poate face n mai multe moduri: a. Cu
instrumentul Format Painter din bara de instrumente Standard
1. se selectez textul care are stilul care se copiaz 2. clic pe
butonul Format Painter 3. cu indicatorul Format Painter se
selecteaz textul la care se aplic
formaterea b. Selectnd stilul de aplicat din panoul Styles and
Formatting. c. Folosind o combinaie de taste de scurtcircuitare( de
exemplu Ctrl+1 pentru stilul Heading 1). Pentru aceasta:
Tools/Customize/Keyboard
-
15
Din fereastra Customize Keyboard selectm categoria Format i
comanda ApplyHeading1. Se introduce combinaia de taste i se apas
butonul Assign.
1.4. Lucrul cu documente tehnice Inserarea de simboluri i
caractere speciale Insert/Symbol
-
16
Unui simbol i se poate atribui o combinaie de taste scurttur cu
comanda Shortcut Kez. Inserarea unei intrri AutoText
Insert/AutoText Caracteristica AutoText stocheaz text, imagini,
tabele care pot fi reutilizate.
Crearea unei intrri AutoText
1. Se selecteaz textul, imaginea sau tabelul care vor deveni
intrri AutoText
2. Insert/AutoText/New 3. Se introduce un nume pentru
intrare
-
17
Crearea de note de subsol i note de final Notele de subsol apar
n partea de jos a paginii iar notele de final apar la sfritul
documentului.
1. Se poziioneaz punctual de inserare acolo unde se inserez o
not de subsol
2. Insert/Reference/Footnote 3. Se alege una dintre opiunile
Footnotes sau Endnotes 4. Insert 5. Introducerea textului notei
de subsol
sau de final Crearea unui semn de carte
1. Clic n locul unde se insereaz un semn de carte 2.
Insert/Bookmark 3. Alegerea unui nume pentru semnul de carte 4.
Add
Deplasarea la un semn de carte se face cu Edit/Go
To/Bookmark
-
18
Inserarea unei legende
1. Se selecteaz imaginea la care se adaug o legend 2.
Insert/Reference/Caption 3. Alegerea tipului de etichet (Figure,
Equation, Table)
Crearea unei ecuaii Pentru a scrie o formul matematic ntr-un
document Word este necesar s folosim un program auxiliar Word-ului,
numit Microsoft Equation. Pentru a deschide Equation se parcurge
secvena Insert/ Object/ Microsoft Equation
dxxxxf
=
10
03
2
52)(
Crearea unei diagrame Cu aplicaia Microsoft Graph se pot crea
diagrame ntr-un document Word. ntr-o diagram sunt reprezentate una
sau mai multe serii de date. Obiectele unei diagrame (axe, legende,
serii de date) pot fi formatate. Insert/Picture/Chart creaz o
diagrama nou.
-
19
Crearea unei organigrame Insert/ Picture/ Organization Chart
1.5. Imagini i secvene multimedia Imaginile i obiectele
multimedia sunt mpritre n patru tipuri generale: clip art, imagini,
sunet i video. Inserarea de obiecte Clip Art
1. Insert-Picture-Clip Art 2. Se introduce cuvntul care
descrie
obictul Clip Art 3. Se selecteaz coleciile n care se
caut 4. Se se lecteaz tipurile de obiecte
de gsit
Director
Resurse umane
-
20
Inserarea unei imagini Principalele formata grafice sunt:
Windows Bitmap (.bmp), JPEG File Interchange Format (.jpg),
Portable Network Graphics (.png), Graphics Interchange Format
(.gif). La inserarea unei imagini apare bara de instrumente Picture
cu care se poate modifica aspectul imaginii:
Modificarea culorilor Butonul Color Modificarea luminozitii
butoanele More Brightness i Less Brightness Modificarea
contrastului butoanele More Contrast i Less Contrast Retezarea unei
imagini butonul Crop Scalarea unei imagini
1. Clic dreapta pe imaginea de scalat i apoi Format Picture 2.
Eticheta Size 3. Modificarea valorilor din casetele Height (nlime)
i Width (Lime) 4. Pentru a pstra proporiile se selectez caseta de
validare Lock aspect
ratio
Crearea unui fundal Fundalele sunt afiate doar n modul de
vizualizare Web Layout. Un fundal se adaug cu Format/Background i
poate fi o culoare sau un efect special: gradient de una sau dou
culori, textur, model de umplere sau imagine.
-
21
Adugarea unui filigran Un filigran este un efect pentru fundalul
unui document. Poate fi un text sau o imagine.
1. Format/Background/Printed Watermark 2. Clic pe butonul radio
Picture Watermark pentru un filigran imagine i
selectarea fiierului imagine 3. Clic pe butonul radio Text
Watermark pentru un filigran text i selectarea
textului
1.6. Lucrul cu documente lungi
1.6.1 Crearea unui document master Un document master este
format din subdocumente care por fi create i salvate ca fiiere
separate. Dup ce aceste fiiere sunt completate sunt reinserate n
documentul master. Etapele sunt:
1. New Blank Document
-
22
2. View/Outline 3. Se introduc titlurile i subtitlurile pentru a
realiza schia subiectelor din
documentul master 4. Se selecteaz titlul pentru care se creaz un
subdocument 5. Clic pe butonul Create subdocument de pe bara de
instrumente Outlining 6. Se salveaz documentul master
Pentru a afia subdocumentele se folosete butonul Expand
Subdocument de pe bara cu instrumente Outlining. Inserarea unui
subdocument se face cu butonul Insert Subdocument.
1.6.2. Inserarea unui cuprins Un cuprins ofer o schi a
titlurilor i subtitlurilor dintr-un document i a paginilor la care
se gsesc acestea. Cuprinsul este construit pe baza stilurilor
folosite n document. Implicit, Heading 1 este intrarea de nivel 1
pentru titluri, Heading 2 este intrarea de nivel 2, etc. Intrrile
dintr-un cuprins devin hiperlegturi ctre titlurile dintr-un
document. Pentru a crea un cuprins se parcurg etapele:
1. Insert/Reference/Index and Tables, eticheta Table of Contents
2. Din lista Tab Leader se alege un stil de marcaj de spaiere 3. Se
selecteaz un stil de cuprins din lista Formats 4. Se introduce
numrul de niveluri de titlu
-
23
Un cuprins poate fi creat i manual:
1. Se selecteaz primul text ce va fi introdus n cuprins 2. Se
folosete combinaia de taste Alt+Shift+O 3. n fereastra Mark Table
of Contents Entry se alege nivelul de indexare i
butonul Mark 4. Se introduc i se marcheaz urmtoarele intrri 5.
Clic n locul unde va fi inserat cuprinsul 6. Insert/Reference/Index
and Tables, eticheta Table of Contents 7. Clic pe Options 8. Se
deselecteaz casetele Styles i Outline levels 9. Se selecteaz caseta
Table entry fields
-
24
-
25
CAPITOLUL 2 MICROSOFT EXCEL
2.1. Generaliti Excel este un program de calcul tabelar.
Documentul principal se numete registru sau map de lucru
(workbook). Un registru are, de regul, 16 foi de lucru
(worksheets). Se pot aduga pn la 255 foi de lucru. Pentru a seta
numrul de foi de lucru pe trebuie s-l conin un registru nou se
procedeaz astfel: Tools/Options/General. La rubrica Sheets in new
workbook: se scrie un numr cuprins ntre 1 i 255. Foaia de calcul
sau de lucru (worksheet) este unitatea de baz a programului Excel.
n ea se introduc datele, se scriu formulele de calcul, se obin
rezultatele. O foaie de lucru este alctuit dintr-o reea de coloane
(columns) i rnduri (rows). Fiecare foaie de lucru poate avea maxim
256 de coloane i 65.536 linii. Coloanele i rndurile au un antet,
care permite identificarea lor. Coloanele sunt etichetate cu
litere. Primele 26 de coloane sunt etichetate cu literele
alfabetului de la A la Z, coloanele 27-52 sunt etichetate de la AA
la AZ. Acest sistem continu pn la ultima coloan din foaia de lucru,
cea cu numrul 256, etichetat IV. Rndurile sunt etichetate cu numere
de la 1 la 65.536. Intersecia unei coloane cu un rnd se numete
celul (cell). Fiecare celul poate fi identificat n mod unic prin
adresa (referina) sa. Aceasta este format din litera coloanei i
numrul rndului la intersecia crora se afl. Prin domeniu de celule
se nelege o zon dreptunghiular din foaia de calcul format din mai
multe celule adiacente. Adresa unui domeniu de celule este format
din adresa celulei din colul din stnga sus, caracterul dou puncte i
adresa celulei din colul din dreapta jos.
2.2. Introducerea datelor n foile de lucru Excel ntr-o foaie de
calcul se pot introduce: texte; valori numerice; date
calendaristice (an, lun, zi); timpi (or, minute, secunde);
formule.
-
26
Formatele numerice predefinite sunt: formatul ntreg (iii): 251,
-1453. formatul fracie zecimal (nnn.zzz): 34.456, -4563.87.
formatul tiinific (n.mmmmE+/-ee): 0.324E5 nseamn 32400.
Precizia de reprezentare a numerelor n Excel este de 15 cifre
semnificative. Cnd un numr nu poate fi afiat n spaiul oferit de o
celul, Excel umple celula respectiv cu un ir de caractere diez
#.
Excel folosete implicit conveniile anglo-saxone pentru scrierea
numerelor:
separatorul dintre partea ntreag i cea fracionar este punctul
zecimal. Deci, 1542.006 nseamn 1542 ntregi i 6 miimi. separatorul
miilor, sutelor de mii etc. este virgula. Deci, 1,542,006
nseamn un milion cinci sute patruzeci i dou de mii ase.
Copierea, mutarea i lipirea datelor La copierea sau decuparea
datelor, acestea sunt stocate ntr-o zon de memorie numit Windows
Clopboard. n Office 2003 se poate folosi memoria Office Clipboard
pentru a stoca mai multe informaii. n Office Clipboard pot fi
stocate 24 de imagini sau fragmente de text, din fiiere diferite.
Pentru a copia date n Office Clipboard:
1. Edit/Office Clipboard 2. Se selecteaz datele de copiat 3.
Clic pe butonul Copy din bara de instrumente Standard 4. Butonul
Close din panoul Clipboard
Pentru a lipi date din Office Clipboard: 5. Edit/Office
Clipboard 6. Se selecteaz prima celul a domeniului n care se lipesc
datele 7. Se selectez obiectul de lipit din panoul Clipbord 8.
Butonul Close din panoul de lucru
-
27
Copiere i mutare date prin operaii drag and drop
1. Se selecteaz celula sau domeniul de celule 2. Se selecteaz
una din marginile domeniului 3. Se trage domeniul de celule n noua
poziie, pentru operaii de mutare.
Pentru copiere se ine tasta Ctrl apsat. Lipire date cu rezultate
speciale
1. Se selecteaz celula sau domeniul care conin datele de copiat
2. Comanda Copy 3. Clic n celula n care se lipesc datele 4.
Edit/Paste Special 5. Se selecteaz opiunile pentru rezultate
2.3. Modificarea foilor i registrelor de calcul n Excel
formatarea cuprinde pe lng toate posibilitile de aranjare a
textului cunoscute de la Word i urmtoarele cerine:
-
28
Pentru desprirea prii ntregi de cea fracionar se folosete ca
separator virgula.
Numerele mari sunt desprite n grupe de cte trei cifre folosind
ca separator punctul.
Lng valorile numerice care reprezint bani se adaug simbolul
monetar (Lei, Euro, $)
Datele calendaristice sunt scrise n stilul limbii romne: zi,
lun, an. Pentru formatarea unui domeniu de celule se procedeaz
astfel: 1. Se selecteaz domeniul de celule care trebuie formatat.
2. Se deschide fereastra Format Cells folosind unul din urmtoarele
procedee: a) Din meniul Format i se d comanda Cells(Ctrl+1). b) Se
d clic cu butonul drept al mouse-ului pe domeniul selectat i din
meniul contextual care apare se execut comanda Format Cells .
Inserarea foilor de calcul
1. Clic pe eticheta foii n stnga creia se insereaz o nou foaie
2. Insert/Worksheet
tergerea foilor de calcul
1. Clic pe eticheta foii de calcul 2. Edit/Delete Sheet
Copierea foilor de calcul 1. Clic pe eticheta foii de calcul 2.
Edit/Move Or Copy Sheet 3. Selectarea unei opiuni
-
29
Ascunderea foilor de calcul
1. Clic pe eticheta foii 2. Format-Sheet-Hide
Ascunderea registrului de calcul 1. Se deschide registrul 2.
Window-Hide
Ajustarea limii coloanelor i a nlimii rndurilor a. Clic dreapta
pe antetul rndului sau coloanei i alegerea comenzii
Column Width sau Row Height b. Cu ajutorul mouse-ului c. Cu
funcia AutoFit dublu clic pe marginea din dreapta al
antetului coloanei sau pe marginea de jos al antetului rndului
nghearea unei coloane sau a unui rnd n cazul foilor de calcul mari
coloanele sau rndurile de titlu pot fi fixate (sau ngheate) pentru
a rmne pe ecran.
1. Se selecteaz coloana din dreapta coloanelor ce vor fi ngheate
sau rndul de sub rndurile ce vor fi ngheate
2. Windows Frezee Panes Pentru dezghearea rndurilor sau
coloanelor: Windows/Unfreeze Panes
-
30
Crearea unui ablon Un ablon conine formatri i formule pentru
prelucrarea informaiilor repetitive (de exemplu o factur, un
inventar, etc.).
1. Se introduc formatrile necesare ntr-un registru de calcul nou
2. File Save As 3. Se alege dosarul n care va fi salvat ablonul.
Pentru a fi accesibil din
fereastra New se selecteaz C:/Program Files/Microsoft
Ofiice/Templates
4. Se introduce un nume pentru ablon 5. Din lista Save as type
se elege opiunea Template
2.4. Efectuarea de calcule folosind formule i funcii Funciile
Excel sunt formule predefinite, care efectueaz o serie de operaiuni
pe un anumit domeniu de valori. Ele primesc la intrare anumite
-
31
valori, numite argumente, efectueaz prelucrarea acestora i ntorc
n program una sau mai multe valori. De exemplu, pentru a calcula
suma celulelor de la A5 la G5 se scrie: =SUM(A5:G5). Excel conine
numeroase funcii predefinite, care sunt grupate pe categorii dup
domeniul lor de aplicabilitate. Ele se pot vedea executnd comanda
Function din meniul Insert. n cazul n care Excel nu poate evalua o
formul afieaz un mesaj de eroare. Aceste mesaje sunt: #DIV/0! -
mprire la zero; #N/A - valoare lips; #NAME? - nume invalid; #NULL!
- intersecie vid ntre dou domenii; #NUM! - numr invalid; #REF! -
referin invalid; #VALUE! - valoare incorect ####### - indicator de
afiare imposibil. Referinele celulelor n formule sunt de mai multe
feluri:
Referinele absolute indic poziia exact a celulei in foaia de
lucru. Notaia folosit pentru a specifica o referin absolut conine
caracterul $ n faa literei coloanei i a numrului liniei. De exemplu
$C$7. Referinele absolute se folosesc n formulele n care se dorete
adresarea la o anumit celul indiferent de locul unde este plasat
formula printr-o copiere.
Referinele relative sunt cele de forma cunoscut, litera coloanei
i numrul rndului. De exemplu C7. Se folosesc n aceast form ntr-o
formul atunci cnd se dorete referirea la adresele unor celule
aflate ntr-o anumit poziie fat de celula care conine formula i dup
copierea formulei. Prin copiere referinele relative se modific n
mod automat pstrndu-se ns relaiile poziionale dintre ele.
Referinele mixte sunt compuse din referine absolute pentru o
component i referine relative pentru cealalt component. De exemplu,
$C7 sau C$7. Aplicaie 1 Se calculeaz salariul n lei cunoscnd
salariul n euro i valoarea cursului zilei. Se calculeaz suma
tuturor salariilor, salariul mediu, cel mai mic i cel mai
nmare.
-
32
Structuri de control Funcia logic IF( ) are trei argumente:
n cmpul Logical_test se pot folosi alte funcii logice
predefinite : AND( ), OR( ), NOT( ). Aplicaie 2 Se calculeaz media
notelor la probele unui examen i se precizeaz situaia candidailor:
promovat sau respins. Se folosete funcia IF( ) iar n cmpul
Logical_test funcia AND( ).
-
33
Aplicaie 3 Se calculez venitul brut al angajailor cunoscnd
salariul de baz i sporul de vechime. Sporul de vechime este: 10 %
pentru vechime mai mic de 10 ani 20 % pentru vechime ntre 10 i 20
ani 30 % pentru vechime mai mare (inclusiv) 20 de ani n celula D2
se introduce o formul care folosete trei funcii IF( ) pentru
evaluarea vechimii i calculul salariului brut.
Aplicaie 4 Pe baza CNP-ului unei persoane se introduce o formul
care afieaz data naterii i genul. Se folosete funcia MID( ) care
extrage dintr-un text unul sau mai multe caractere i operatorul de
concatenare text &.
-
34
-
35
Funcii de cutare i referin 1. Funcia MATCH furnizeaz indicele
liniei din coloana cu date n care se gsete prima valoare mai mare
sau egal cu valoarea de referin.
2. Funcia INDEX extrage dintr-un domeniu de celule o valoare,
preciznd numarul liniei i numrul coloanei.
2.5. Utilizarea diagramelor n Excel O diagram este o
reprezentare grafic a datelor dintr-o foaie de lucru. Diagramele
convertesc datele din rndurile i coloanele unei foi de lucru ntr-un
limbaj vizual care poate fi citit i neles imediat. Diagramele se
pot crea direct n foaia de lucru, pentru a fi afiate i salvate ca
pri componente ale acesteia, numite diagrame fixate, sau n
documente separate. Ambele tipuri de diagrame sunt legate de datele
foii de calcul din care au fost create, n sensul c ori de cte ori
datele foii de lucru sunt actualizate sunt actualizate i diagramele
corespunztoare. Crearea diagramelor ataate unei foi de lucru se
face cu aplicaia ChartWizard. Pentru deschiderea acestuia se d
comanda Chart...din meniul Insert sau se d un clic pe pictograma
ChartWizard aflat pe bara Standard.
-
36
Excel ofer 14 tipuri de diagrame standard: Column, Bar, Line,
Pie, XY (Scatter), Area, Doughnut, Radar, Surface, Bubble, Stock,
Cylinder, Cone, Pyramid. Fiecare tip de diagram are predefinit o
serie de subtipuri din care utilizatorul si poate alege unul, care
se potrivete mai bine scopurilor sale.
ChartWizard acioneaz n patru pai: 1. alegerea tipului de diagram
i a subtipului corespunztor.
n cadrul acestei etape, se alege tipul (Chart Type) i subtipul
diagramei
(Chart sub-type). Dac n prealabil (nainte de pasul 1), s-a
selectat un domeniu de date, prin apsarea butonului Press and Hold
to View Sample apare vizibil ntr-o fereastr (Sample) diagrama
corespunztoare datelor selectate i tipului ales. Astfel, exist
posibilitatea testrii diferitelor tipuri de diagrame n scopul
alegerii celui mai potrivit. Precizarea datelor care se reprezint
grafic nu este obligatorie la nceputul operaiei, deoarece se poate
realiza la pasul 2 al procedurii. Butonul Next asigur trecerea la
pasul urmtor.
2. precizarea datelor ce vor fi reprezentate n fereastra Chart
Source Data, pagina Series, se stabilesc seriile de date
de reprezentat. Butoanele Add i Remove asigur adugarea sau
ndeprtarea unor serii, iar cmpurile Name i Value permit
introducerea numelui seriei i selectarea celulelor ce vor constitui
o anumit serie.
-
37
3. opiuni pentru diagram
Se selecteaz diferite opiuni referitoare la aspectul diagramei,
respectiv titlurile diagramei i ale axelor (pagina Titles), legend
(Legend), etichete pentru date (Data Labels), caroiaj
(Gridlines).
4. localizare diagram
Din acest punct de vedere exist dou posibiliti. Diagrama nglobat
este plasat n aceeai foaie de calcul care conine datele folosite
pentru crearea ei (As object in). O diagram poate fi creat i ntr-o
foaie separat a registrului de calcul (As new sheet). Ambele tipuri
de diagrame sunt legate de datele din foaia de calcul pe care le
reprezint.
-
38
Modificarea unei diagrame
Dup creare, diagrama poate fi mutat sau redimensionat prin
operaiile cunoscute, realizate cu mouse-ul. O diagram este format
din mai multe elemente:
Legenda (legend) conine o descriere a marcajelor, fiind destinat
identificrii lor.
Cadrul diagramei (chart area) este reprezentat de fundalul
diagramei, iar zona de trasare (plot area) este spaiul dintre
axe.
Punctelor de date li se pot asocia spre afiare valori (value)
sau etichete (label).
Pentru a schimba un obiect al diagramei, se poate folosi una din
urmtoarele trei metode: Dublu clic pe obiectul respectiv determin
afiarea casetei de dialog Format specific obiectului accesat.
Aceasta este metoda cea mai direct, dar sunt situaii n care
obiectul respectiv este dificil de identificat, mai ales dac
diagrama este aglomerat i obiectele ei suprapuse. Indicnd un obiect
al diagramei, va aprea un mic Help Prompt cu numele obiectului;
clic dreapta afieaz un meniu din care se alege comanda Format.
Se folosete bara cu instrumente Chart din care se deschide lista
derulant Chart Objects i se alege obiectul de modificat. Se execut
clic pe butonul alturat, Format Selected Object, pentru a afia
aceeai caset de dialog Format. Metoda presupune alegerea unui
element al diagramei dup nume, nu prin indicare. View Toolbars
Chart afieaz pe ecran bara cu instrumente Chart .
-
39
2.6. Baze de date n Excel O baz de date este o colecie de
informaii referitoare la un anumit subiect i care au fost strnse,
organizate i memorate n scopul folosirii lor ulterioare. ntr-o baz
de date informaiile sunt organizate ntr-o structur tabelar de
rnduri i coloane. Fiecare rnd al bazei de date este o nregistrare
(record) i fiecare element de informaie dintr-o nregistrare este un
cmp (field) al nregistrrii. Toate nregistrrile (rndurile) conin
acelai numr de cmpuri, de acelai tip i aezate n aceeai ordine. Prin
urmare, fiecare coloan va memora aceeai categorie de informaii. De
aceea, pentru fiecare coloan se precizeaz o etichet, care este
numele cmpului. n Excel se pot folosi dou tipuri de baze de date:
interne, pe care le vom numi liste, i externe. n continuare ne vom
ocupa de bazele interne, deci de liste. Dup ce a fost creat o list
este utilizat pentru:
cutarea anumitor date, folosind condiii definite; aranjarea
total sau parial a datelor n ordine alfabetic, numeric sau
cronologic; extragerea unor submulimii de date, n baza unor
condiii specificate; tiprirea datelor astfel organizate sub form de
rapoarte.
Crearea unei liste Pentru crearea unei liste se deschide o nou
foaie de lucru Excel i se introduc n celulele unui rnd numele
cmpurilor. Apoi se introduc datele nregistrrilor n domeniul de sub
rndul care conine numele cmpurilor fr a lsa nici un rnd liber.
Fiecare rnd al documentului va conine o nregistrare a listei i
fiecare coloan va conine un cmp. La organizarea unei liste trebuie
s inem seama de urmtoarele recomandri: ntr-o foaie de lucru se
creeaz o singur list; nu se introduc rnduri goale ntre numele
cmpurilor i nregistrri; nu se folosesc spaii la nceputul celulelor;
datele importante sunt aranjate grupat n list; numele cmpurilor se
formateaz diferit de datele care urmeaz, pentru a se evita posibile
confuzii.
Nr. crt. Nume Prenume
Limba romana Matematica Fizica Media Situatia
1 Anghel Marian 6 7 7 6.67 promovat 2 Boldea Vasile 8 6 8 7.33
promovat 3 Cristea Nicusor 4 3 6 4.33 respins 4 David Ion 5 6 6
5.67 respins 5 Enescu Maria 8 9 8 8.33 promovat
-
40
6 Fulger Ionut 7 5 6 6.00 promovat 7 Jalba Misu 6 4 8 6.00
respins 8 Lazar Ana 5 7 6 6.00 promovat 9 Mihai Nicolae 6 5 6 5.67
respins
10 Stan Vasile 9 8 9 8.67 promovat Introducerea automat a
datelor Exist mai multe faciliti de completare a unei foi de calcul
legate de situaii diferite cum ar fi: introducerea datelor care se
repet sau introducerea seriilor de date. Dup cum se manevreaz
valori numerice sau texte, procedurile corespunztoare difer. Funcia
AutoFill se folosete pentru a repeta valori, pentru a continua
serii sau pentru a extinde o list pe baza primelor valori
introduse. Funcioneaz cu numere, cu zilele sptmnii, cu luni sau cu
date calendaristice. Completarea celulelor cu ajutorul lui AutoFill
se face astfel: 1. Se introduce prima valoare - valoarea care se
repet sau primul termen al seriei. Celula completat este celula
activ marcat printr-un contur ngroat. Colul din dreapta jos al
chenarului este numit marcaj de umplere. Se plaseaz indicatorul
mouse-ului pe marcajul de umplere, forma acestuia schimbndu-se
ntr-o cruce neagr. 2. Se trage marcajul de umplere peste domeniul
de celule ce urmeaz a fi completat. Procednd la tragerea marcajului
de umplere, se realizeaz copierea valorii numerice introduse. Dac n
timpul extinderii marcajului se ine i tasta Ctrl apsat, este
completat automat o serie, respectiv valorile numerice sunt
incrementate cu o unitate. De exemplu, seria cu prima valoare 1 va
fi 1, 2, 3, n ceea ce privete seriile constituite din cuvinte
(recunoscute dintr-o list predefinit), tragerea marcajului de
umplere are drept efect obinerea seriei, iar realizarea operaiei cu
tasta Ctrl duce la copierea primei intrri. De exemplu, seria care
ncepe cu Jan va fi Jan, Feb, Mar, Pentru a introduce o serie
personalizat (cu pas diferit de unu, cu valori descresctoare etc.),
se procedeaz ca mai sus, cu deosebirea c sunt furnizate iniial dou
intrri i, nainte de extinderea marcajului de umplere, se selecteaz
cele dou celule. Excel va calcula seria i va completa celulele
selectate cu valorile corespunztoare. Modul n care Excel acioneaz
asupra diferitelor tipuri de date este mai clar evideniat dac
marcajul de umplere este tras cu butonul din dreapta al mouse-ului.
Indicatorul i recapt forma de sgeat, iar la eliberarea butonului se
afieaz un meniu imediat din care se alege aciunea dorit. Astfel, nu
mai este necesar ajutorul tastei Ctrl care funcioneaz diferit
pentru numere i text.
-
41
Seriile constituite din texte sunt completate de AutoFill
dintr-o list predefinit. Accesul la aceast list este permis de
comenzile Tools/ Options/ Custom Lists. Aceast list poate fi
completat cu opiuni ale utilizatorului, care pot fi introduse n
cmpurile List entries sau Import list from cells. Odat introduse n
AutoFill liste suplimentare, acestea pot fi utilizate oricnd pentru
completarea seriilor corespunztoare.
n afar de modalitatea prezentat pentru automatizarea operaiei de
introducere a datelor, se mai pot folosi, n acelai scop, comenzile:
Edit Fill (Down, Up, Left, Right, Series). Primele patru opiuni
realizeaz copierea pe direcia indicat, iar comanda Series asigur
completarea unei serii cu caracteristicile fixate.
-
42
Extinderea unei liste pe baza primelor valori Cnd se introduc
primele litere ale unei intrri, funcia AutoComplete poate completa
n mod inteligent intrarea respectiv pe baza intrrilor oferite
anterior. AutoComplete funcioneaz numai pentru date introduse n
coloane, nu i pe rnduri. Dup scrierea primelor litere este
completat automat numele respectiv, existent deja n list. Dac se
accept intrarea, se apas tasta Enter.
Pentru a vedea o list cu intrrile din AutoComplete, se execut
clic dreapta pe urmtoarea celul (dup cele completate) i se
selecteaz Pick From List din meniul cu comenzi rapide afiat. Excel
va arta lista de intrri, n ordine alfabetic, creat n mod automat pe
baza cuvintelor introduse n coloan.
n configuraia prestabilit, funcia AutoComplete este ntotdeauna
activat, astfel nct nu trebuie selectat. Dac ns aciunea ei
incomodeaz n timpul lucrului, se poate dezactiva astfel: Tools
Options Edit Enable AutoComplete for cell values. Gestionarea unei
liste Pentru gestionarea informaiilor dintr-o list, Excel dispune
de comenzi speciale grupate n meniul Data. Principalele operaiuni
care se pot efectua asupra unei liste sunt:
1. ntreinerea listei. Aceasta nseamn c asupra nregistrrilor din
list se pot face operaiile:
introducerea (adugarea) unei noi nregistrri; cutarea unei
nregistrri; modificarea unei nregistrri; eliminarea (tergerea) unei
nregistrri; selectarea unor nregistrri; 2. ordonarea listei; 3.
obinerea unor subtablouri pentru anumite cmpuri (rezumarea listei);
4. crearea unor tabele i rapoarte de sintez.
Formulare Cea mai bun metod pentru gestionarea nregistrrilor
dintr-o baz de date este folosirea formularului pentru date.
Aceasta este o caset pentru dialog
-
43
special, destinat prelucrrii informaiilor dintr-o list. Pentru
utilizarea formularului, acesta trebuie mai nti afiat. Afiarea
formularului pentru date: Se selecteaz o celul din list. Se
deschide meniul Data. Se d comanda Form . Excel afieaz formularul
pentru date, n casetele cruia gsim informaiile din prima
nregistrare a listei. Deplasarea de la un cmp la altul al unei
nregistrrii se face prin apsarea tastei TAB. Observaie. Formularul
pentru date poate s afieze maxim 32 de cmpuri.
Adugarea unei nregistrri Adugarea unei nregistrri cu ajutorul
formularului pentru date se face n felul urmtor: 1. Acionm butonul
New. 2. n partea de sus a formularului este afiat mesajul New
Record (nregistrare nou) i formularul pentru date se golete n
vederea primirii datelor unei noi nregistrrii. 3. Se introduc
datele noii nregistrrii. 4. La terminarea introducerii se apas
tasta Enter. Noua nregistrare este introdus n foaia de lucru.
Modificarea unei nregistrri Pentru a modifica datele din unele
cmpuri ale unei nregistrri folosind formularul pentru date se
procedeaz astfel: 1. Se deschide formularul pentru date. 2. Se caut
nregistrarea care se dorete a fi modificat. 3. Cu TAB sau mouse-ul
ne plasm n cmpul de modificat. 4. tergem caracterele nedorite cu
tasta Delete sau Backspace. 5. Introducem noile date. 6. La
terminarea introducerii datelor se apas tasta Enter. Modificrile
apar i n foaia de lucru.
-
44
Observaie. Cmpurile protejate i cele calculate nu pot fi editate
cu ajutorul formularului pentru date. Eliminarea unei nregistrri O
nregistrare se poate terge direct n ecranul Excel selectnd
nregistrarea i apsnd tasta Delete. Selectarea unei nregistrri se
face dnd clic pe numrul liniei corespunztoare din foaia Excel.
Recuperarea unei nregistrri terse se face cu butonul Undo. O
nregistrare se poate terge i cu ajutorul formularului pentru date
astfel: 1. Se selecteaz nregistrarea vizat. 2. Se acioneaz tasta
Delete. 3. Excel afieaz un mesaj prin care ne avertizeaz c operaia
va elimina definitive datele coninute n nregistrare i ne solicit
decizia de tergere: Displayed record will be permanently deleted.
Se poate alege ntre OK, pentru confirmarea operaiei, sau Cancel
pentru abandonarea ei. Observaie. nregistrrile terse astfel nu mai
pot fi recuperate. Cutarea informaiilor dintr-o list Pentru cutarea
unor informaii coninute n anumite nregistrri ale unei liste se
folosete formularul pentru date astfel: 1. Se deschide formularul
pentru date i se acioneaz butonul Criteria. 2. n partea din
dreapta-sus a formularului apare afiat mesajul Criteria i
formularul se golete. Tot ceea ce se introduce din acest moment n
casetele pentru cmpuri va fi interpretat de Excel ca fiind
condiiile de cutare. 3. Se specific n dreptul cmpurilor condiiile
pe care trebuie s le satisfac nregistrarea cutat. Construcia
condiiilor se face folosind valori corespunztoare tipului de date
al cmpului respectiv sau expresii. n expresii putem folosi
operatori relaionali (de exemplu: < mai mic dect, >= mai mare
sau egal cu, etc). 4. La terminarea introducerii condiiilor se apas
Enter. Excel va afia prima nregistrare care satisface toate
condiiile impuse. n cazul c nu exist nici o nregistrare care s
satisfac condiiile impuse, programul emite un semnal sonor i afieaz
prima nregistrare. 5. Pentru parcurgerea listei nainte se apas
butonul Find Next (gsete urmtoarea nregistrare), iar pentru
parcurgerea listei spre nceputul acesteia se apas Find Prev (gsete
nregistrarea anterioar). Sortarea nregistrrilor dintr-o list
Operaia de rearanjare a nregistrrilor dintr-o list, dup valorile
unuia sau mai multor cmpuri alese de utilizator, poart numele de
sortare. Selectnd cmpurile, putem s impunem i modul de selectare:
numeric, alfabetic sau cronologic, n funcie de tipul de date al
cmpului. Sortarea unei liste se poate
-
45
face prin ordonarea nregistrrilor dup valorile cresctoare sau
descresctoare ale cmpurilor selectate. Observaie. Opiunile de
sortare precizate sunt memorate de Excel i folosite implicit la
orice nou sortare pn la urmtoarea modificare a lor. Excel permite
rearanjarea datelor din ntreaga list sau numai dintr-o anumit
poriune a ei. Sortarea unei liste ntregi se face astfel: 1. Se
selecteaz o celul din list. 2. Se execut comanda Sort din meniul
Data. 3. n caseta Sort by se introduce numele cmpului dup care se
dorete s se fac ordonarea. O alt metod de a indica condiia de
sortare este deschiderea listei derulante cu numele tuturor
cmpurilor i alegerea cmpului dorit din lista astfel afiat. Cmpul
selectat n caseta Sort by se numete cheia de sortare a listei. 4.
Se selecteaz butonul de opiune care precizeaz modul n care se face
ordonarea: Ascending - pentru ordonri dup valori cresctoare;
Descending - pentru ordonri dup valori descresctoare. 5. Se
stabilete dac lista are nume pentru cmpuri n primul rnd (butonul de
opiune Header Row) sau nu (butonul de opiune No Header Row). 6. Se
acioneaz butonul OK. Sortarea unei prii a listei: 1. Se selecteaz
nregistrrile sau cmpurile de interes. 2. Se execut sortarea dup
procedeul prezentat mai sus. Sortarea dup mai multe chei Excel
permite sortarea dup maxim trei cmpuri de nregistrare. Pentru a
depi aceast limitare suntem nevoii s repetm operaia de mai multe
ori.De exemplu, n anumite situaii, poate fi necesar ordonarea
alfabetic dup nume i prenume.
Selectarea unor nregistrri dintr-o list Operaia de alegere
dintr-o list a unor nregistrri care satisfac anumite condiii se
numete selectare sau filtrare. Excel permite selectarea
nregistrrilor n urmtoarele moduri: cu ajutorul formularului pentru
date, aa cum s-a menionat anterior; folosind subcomanda AutoFilter
a comenzii Filter din meniul Data. folosind subcomanda Advanced
Filter a comenzii Filter din meniul Data. Avantajul unei selectri
este acela c permite lucrul numai cu acele nregistrri din list care
ne intereseaz. Dintre prelucrrile posibile ale listelor
-
46
filtrate menionm: editarea, tiprirea, reprezentarea grafic,
sortarea i nsumarea. Selectarea cu AutoFilter AutoFilter este
funcia Excel care permite alegerea unei submulimi de nregistrri
care satisfac anumite condiii. Pentru aceasta se procedeaz astfel:
1. Se deschide meniul Data, se selecteaz comanda Filter i se execut
subcomanda AutoFilter. Excel afieaz lng numele cmpurilor butoane
pentru liste derulante. 2. Se acioneaz aceste butoane de extindere
i se alege, pentru fiecare cmp de interes, criteriul de selectare
din lista de valori unice. 3. Excel va ascunde automat toate
nregistrrile care nu conin valorile selectate.
Pentru a anula o condiie de selectare impus unui anumit cmp se
alege din lista derulant a cmpului respectiv elementul All (Toate).
Cu AutoFilter putem selecta primele 10 valori (superioare, Top, sau
inferioare, Bottom) dintr-o list. Aceast facilitate se numete
AutoFilter cu Top 10 (primele zece). Alegerea elementului Custom
din lista derulant a unui cmp permite precizarea de ctre utilizator
a condiiilor de selectare. Aceast facilitate este util atunci cnd
se dorete afiarea nregistrrilor care conin una dintre valorile
indicate sau care conin valori dintr-un domeniu. De exemplu, pentru
selectarea candidailor care au obinut medii ntre 5 i 6 fereastra
Custom AutoFilter se completeaz astfel:
-
47
Listele derulante care apar la cele dou rubrici ale coloanei din
partea stng a ferestrei Custom AutoFilter conin opiunile: equals =
este egal does not equal = nu este egal is greater than = este mai
mare (strict) dect is greater than or equal to = este mai mare dect
sau egal cu is less than = este mai mic (strict) dect is less than
or equal to = este mai mic dect sau egal cu begins with = ncepe cu
does not begin with = nu ncepe cu ends with = se termin cu does not
end with = nu se termin cu contains =conine does not contain = nu
conine Anularea tuturor seleciilor fcute i revenirea la forma
iniial a listei se obine dnd subcomanda Show All a comenzii Filter
din meniul Data. Selectarea cu Advanced Filter Comanda Advanced
Filter permite efectuarea de selectri folosind condiii multiple.
Pentru utilizarea comenzii Advanced Filter: 1. Se definete domeniul
condiiilor ntr-o zon a foii de lucru (deasupra sau sub list). De
exemplu, pentru a selecta din lista de candidai pe aceia care au
medii mai mari de 5 i sunt respini, dup lista grupei scriem
condiiile:
Media Situatia >=5 respins
2. Se selecteaz o singur celul din list. 3. Se execut subcomanda
Advanced Filter a comenzii Filter din meniul Data.
-
48
4. n caseta de dialog Advanced Filter se precizeaz domeniul n
care se gsete lista i domeniul n care se gsesc condiiile de
selectare (inclusiv numele cmpurilor). 5. Se alege locul de afiare
al rezultatului selectrii: Filter the List, in-place pentru
selectarea n poziia existent (recomandabil). Copy in Another
location, pentru copierea selectrilor fcute n domeniul precizat n
caseta Copy to. 6. Se acioneaz butonul OK. Excel va ascunde automat
toate nregistrrile care nu conin valorile selectate, n cazul
opiunii Filter the List, in-place, sau copiaz nregistrrile
selectate n locul indicat, n cazul opiunii Copy in Another
location.
Rezumarea informaiilor cu ajutorul subtotalurilor Subtotalurile
sau, altfel spus, totalurile pariale iau n considerare o parte
a listei, aplicnd asupra unui cmp selectat o funcie i afind apoi
rezultatul. Subtotalurile permit controlul detaliilor care sunt
afiate sau tiprite.
Pentru ca aceast metod s funcioneze, trebuie ca mai nti lista s
fie sortat dup cmpul dorit. Drept exemplu se consider lista cu
fondul de carte dintr-o bibliotec, sortat dup cmpul domeniu. Se
introduc totaluri pariale pentru valorile crilor achiziionate pe
fiecare domeniu.
-
49
Comenzile Data Subtotals afieaz caseta de dialog Subtotals, care
conine trei liste derulante: At each change in - pentru afiarea
cmpurilor bazei de date. Aici se indic grupurile de nregistrri
pentru care se face subtotalul. n exemplul considerat se cere cte
un total parial al valorii crilor pentru fiecare domeniu n parte,
deci se alege cmpul domeniu din baza de date. Use function - pentru
stabilirea funciei care se aplic: Sum pentru sumare, Count pentru
numrarea nregistrrilor unui grup, Average pentru calculul mediei
nregistrrilor unui grup etc. Add subtotal to - pentru alegerea
cmpurilor care vor fi totalizate.
Lista conine toate cmpurile bazei de date. n cazul de fa se
valideaz caseta corespunztoare cmpului valoare.
Rezultatul rezumrii informaiilor sub forma unor totaluri pariale
este redat n figura urmtoare. Totalurile pariale sunt scrise
automat ca nite titluri, iar la sfritul listei apare i totalul
general (Grand Total).
-
50
Butoanele din stnga listei controleaz detaliile care se pot
afia, tipri sau reprezenta grafic. Simbolul - corespunde unei zone
detaliate, iar + unei poriuni restrnse a listei. Pentru a scoate n
eviden informaiile din list, se pot formata liniile care conin
totalurile pariale cu alte fonturi, chenare, modele sau culori. O
metod mai rapid este folosirea comenzii AutoFormat. Aducerea listei
la forma anterioar, respectiv ndeprtarea subtotalurilor, se
realizeaz selectnd comenzile Data Subtotals Remove All. Totalurile
pariale se pot aplica i listelor filtrate. Se alege succesiunea de
comenzi Data Filter AutoFilter, se selecteaz criteriul de filtrare
din lista derulant asociat fiecrei coloane, apoi se pot subtotaliza
datele filtrate.
Tabele pivot Excel furnizeaz numeroase instrumente pentru
extragerea datelor din liste. Prin sortare, datele sunt ordonate
astfel nct s poat fi privite din diferite perspective. Filtrarea
permite extragerea anumitor date din list pentru a le vedea mai
clar. Subtotalizarea rezum datele, oferind o imagine de ansamblu.
Tabelele pivot realizeaz simultan aceste operaii. Altfel spus, un
tabel pivot este un mod eficient de a rezuma datele. nainte de a
crea un tabel pivot, se elimin din lista respectiv toate filtrele i
totalurile pariale. Pentru a exemplifica crearea unui tabel pivot,
se folosete acelai exemplu cu fondul de carte dintr-o bibliotec i
instrumentul PivotTable Wizard. Tabelul pivot obinut va conine
totalul valorilor crilor grupate pe domenii, edituri i autori.
Se selecteaz o celul din list, apoi comenzile Data Pivot Table
and PivotChart Report. Fereastra PivotTable and PivotChart Wizard
anun c trebuie parcuri mai muli pai. Primul dintre ei se refer la
proveniena datelor (Where is the data that you want to analyze?) i
tipul raportului ce urmeaz a fi creat (What kind of report do you
want to create?).
-
51
Opiunile de rspuns pentru prima ntrebare sunt: Microsoft Excel
list or database caz n care raportul va fi creat pe baza unei liste
Excel i memorat n registrul de lucru curent; External data source -
raportul va fi realizat folosind o baz de date creat cu un program
diferit de Excel sau care a fost creat cu programul Excel, dar nu
face parte din registru de lucru curent; Multiple consolidation
ranges informaiile sunt coninute n diverse foi de calcul sau zone
din aceeai foaie de calcul, cu structur identic; Another PivotTable
or PivotChart opiune ce se poate utiliza doar atunci cnd n
registrul de lucru exist deja rapoarte de tip tabel pivot sau
diagram pivot. Pentru cea de a doua ntrebare, opiunile de rspuns
sunt: PivotTable atunci cnd se dorete crearea unui raport de tip
tabel pivot; PivotChart (with PivotTable) atunci cnd se creeaz o
diagram pivot avnd n asociere i un tabel pivot. Pentru exemplul
nostru, se selecteaz opiunea Microsoft Excel list or database. La
pasul urmtor (Where is the data that you want to use?) trebuie
selectat domeniul cu informaiile pe baza crora se va crea tabelul
pivot . Dac a fost deja selectat o celul din baza de date, domeniul
afiat ar trebui s acopere ntreaga list. n caz contrar, se face
selecia folosind butonul Browse i apoi mouse-ul. Domeniul selectat
va fi afiat n caseta de text Range.
Pasul 3 stabilete locul unde se salveaz tabelul pivot obinut
(Where do you want to put the PivotTable?), respectiv ntr-o foaie
de calcul nou (New worksheet) sau n foaia de lucru curent (Existing
worksheet).
-
52
Cu ajutorul butonului Layout se stabilete structura raportului
de tip tabel pivot. Se va afia o nou fereastr mprit n dou zone.
Astfel, n dreapta apar butoanele corespunztoare fiecrui cmp din
baza de date, iar n centrul ferestrei un formular gol cu patru zone
dreptunghiulare denumite astfel: ROW (zona de linie a raportului),
COLUMN (zona de coloan a raportului), DATA (zona de dat a
raportului unde se vor efectua calcule), PAGE (zona de pagin).
Butoanele se pot trage cu mouse-ul deasupra formularului, n
poziia dorit, semnificaia lor fiind funcie de zona n care sunt
plasate: n zona COLUMN orice buton devine o etichet de coloan; n
zona DATA se face nsumarea cmpurilor ca subtotal, iar sumele vor fi
afiate n tabelul pivot ntr-o coloan numit DATA. Funcia Sum
utilizat
-
53
implicit poate fi nlocuit cu o alt funcie existent ntr-o list
predefinit de operaii; n cazul datelor de tip text, funcia folosit
implicit este Count. n zona PAGE butoanele aduse vor deveni filtre
i n tabelul pivot ele vor fi afiate cu sgei de derulare similare
celor de la AutoFilter; n zona ROW butoanele trase devin etichete
de linie, iar datele din acel cmp al listei vor fi dispuse pe
linii. Avnd n vedere problema formulat n exemplul anterior, crile
vor fi aranjate pe linii dup numele autorilor (ROW) i pe coloane
dup domeniu (COLUMN). Valorile crilor se plaseaz n zona DATA pentru
a fi nsumate, iar cmpul editura se va duce n zona PAGE, astfel nct
s poat fi filtrate datele pentru o singur editur sau s fie afiate
simultan toate crile. Structura tabelului pivot care se creeaz i
tabelul pivot astfel obinut sunt prezentate n figurile
urmtoare.
La crearea propriu-zis a tabelului pivot, pe ecran apare automat
bara cu instrumente PivotTable . Aceasta conine butoane pentru
gruparea, restrngerea i extinderea tabelului pivot, pentru
modificarea calculelor care se efectueaz
-
54
asupra cmpurilor de date, ca i pentru apelul aplicaiei
PivotTable and PivotChart Wizard. Odat creat un raport de tip tabel
pivot, el poate fi editat prin una din metodele: selectnd o celul
din tabel i apoi alegnd comanda PivotTable and PivotChart Report,
iar din fereastra de la pasul al treilea se selecteaz butonul
Layout; folosind butonul din dreapta al mouse-lui ntr-o celul
oarecare a tabelului pivot, operaie ce are ca efect afiarea unui
meniu imediat specific tabelelor pivot, din care se alege opiunea
dorit.
Denumirea de tabel pivot vine de la faptul c el poate fi
reorientat (rotit sau pivotat), astfel nct s prezinte datele din
perspective diferite. Pentru aceasta, este suficient s fie schimbat
poziia unui buton de cmp n tabel.
2.7. Macrocomenzi i macrofuncii Pachetul Microsoft Office
ncorporeaz mediul de programare Visual Basic. Acesta permite
scriere unor funcii proprii sau a unor macrocomenzi. Mediul de
programare Visual Basic se deschide cu: Tools/Macro/Visual Basic
Editor. Codul pentru funciile declarate de utilizator se scrie
ntr-o foaie pentru Module (Insert/Module).
-
55
Sintaxa unei funcii declarate de utilizator este: Function
nume_funcie (list argumente) List instruciuni End Function Lista de
instruciuni trebuie s conin o instruciune prin care numelui funciei
i se atribuie o valoare. Un exemplu de funcie de calculeaz aria
unui cerc: Function aria (raza) aria = 3.14 * raza ^ 2 End Function
Funciile declarate de utilizator se gsesc n categoria User
Defined.
Macrocomenzile sunt miniprograme care grupeaz aciuni i comenzi
sub un singur nume. Macrocomenzile se pot realiza n dou moduri:
a) se scriu n Visual Basic.
-
56
b) se nregistreaz cu nregistratorul de macrocomenzi.
nregistrarea unei macrocomenzi presupune etapele:
1. Tools/Macro/Record New Macro 2. Alegerea unui nume pentru
macrocomand 3. Asocierea unei combinaii de taste pentru executia
nacrocomenzii 4. Selectarea locului unde va fi stocat macrocomanda
din lista Store
Macro In. Dac sunt stocate n registrul Personal Macro,
macrocomenzile vor fi disponibile oriunde n Excel.
5. Execuia comenzilor sau aciunilor ce vor fi nregistrate. 6.
Oprirea nregistrrii cu butonul Stop Recording.
Rularea unei macrocomenzi se poate realiza n mai multe
moduri:
1. Tools/Macro/Macros, selectarea macrocomenzii i butonul Run 2.
folosind combinaia de taste precizat la nregistrarea macrocomenzii
3. asociind macrocomanda unei interfee grafice. De exemplu, din
bara de
instrumente Forms se construiete un buton la apsarea cruia este
lansat n execuie macrocomanda.
-
57
CAPITOLUL 3 MICROSOFT ACCEES
3.1. Generaliti Baza de date este un sistem de colecii de date
ntre care exist o interdependen logica multipl, sistemul de colecii
de date putnd fi exploatat de mai muli utilizatori n viziuni
diferite. Bazele de date relaionale se bazeaz pe existena unor
tabele ntre care au fost stabilite nite relatii. Access este unul
dintre cele mai bune sisteme pentru baze de date disponibile pentru
calculatoarele personale. Spre deosebire de alte sisteme de
gestiune a bazelor de date relaionale, Microsoft Access stocheaz
toate componentele unei baze de date ntr-un singur fiier cu
extensia MBD. Atunci cnd este deschis o baz de date toate obiectele
care formeaz baza de date sunt afiate n fereastra Database.
Aceste obiecte sunt: Tabelele pstreaz toate datele cu care se
lucreaz n baza de date Access n formatul rnd coloan, asemnator
formatului utilizat de aplicaiile de calcul tabelar. Fiecare coloan
a tabelului este denumita cmp, iar fiecare rnd al tabelului este o
nregistrare. Fiecare cmp al unui tabel va conine acelasi tip de
informaie, avnd acelasi tip de date i aceleai caracteristici.
-
58
Tabelele sunt identificate printr-un nume si afisate n fereastra
Database, n momentul selectrii butonului Tables. n baza de date pot
exista mai multe tabele, fiecare continnd informaii despre subiecte
diferite. Fiecare tabel poate conine date de mai multe tipuri, ca
de exemplu text, numere, date calendaristice, imagini. Interogrile
sunt obiecte Access care reprezint o ntrebare formulat de
utilizator n legatur cu informaiile existente n baza de date.
Rezultatul interogrii const ntr-o mulime de nregistrari care aparin
unul tabel sau mai multor tabele din baza de date. Rolul
interogrilor este s extrag din tabelele bazei de date numai
informaiile necesare la un moment dat, lucru care sporete eficiena
aplicaiei i viteza de prelucrare a datelor. Formularele sunt
obiecte Access destinate, n principal, pentru introducerea datelor
pe ecran, pentru afisarea si editarea datelor. n timp ce tabelele
sau interogarile prezinta datele ntr-o forma asemanatoare cu o
foaie de calcul, formularele pot afisa cte o singura nregistrare. n
consecinta, ele dau posibilitatea efectuarii operatiilor tipice din
bazele de date. Suplimentar, formularele pot contine subformate
pentru a afia date asociate. De asemenea ele pot conine butoane
pentru a realiza sarcini specifice. Formularele reprezint interfaa
utilizator a bazei de date. Raportul este un obiect al bazei de
date Access utilizat pentru prezentarea datelor din una sau mai
multe tabele si a rezultatelor operatiilor efectuate asupra lor.
Rapoartele pot fi afisate pe ecran, tiparite la imprimanta sau
salvate ntr-un fisier n vederea unei tipariri ulterioare. Pentru
tiparirea tipurilor de rapoarte uzuale se poate utiliza asistentul
WIZARD. De asemenea se poate utiliza o interogare pentru a genera
un raport care combin informaii din mai multe tabele.
Macrocomenzile reprezinta o secventa de una sau mai multe actiuni
care se executa la comanda utilizatorului. Fiecare actiune executa
o anumita opratie ca de exemplu deschiderea unui format sau
imprimarea unui raport. Realizarea secventei se face cu ajutorul
ferestrei Macros care pune la dispozitia utilizatorului o lista de
actiuni disponibile .
3.2. Operaii cu tabele O tabel este constituit din cmpuri, care
sunt coloane crora li se atribuie un nume, fiecare avnd un tip de
date si o dimensiune bine precizate. Aceasta abordare structurat a
datelor asigur bazelor de date puterea i viteza de lucru de care au
nevoie. Exist trei modaliti de creare a unui tabel i anume: 1.
crearea n modul Design n care utilizatorul furnizeaza toate datele
necesare crearii tabelelor cu ajutorul ferestrei urmatoare:
-
59
2. crearea tabelelor utiliznd asistentul (Wizard) care este
utilizat n cazul n care baza de date care se creaz se ncadreaza
ntr-un tip general de baze de date pentru care Access are deja
create astfel de tabele.
3. crearea unei tabele prin introducerea datelor ntr-o structura
asemanatoare cu cea a unei foi de calcul tabelar
-
60
naintea crearii unei tabele trebuie cunoscute modul de descriere
a structurii sale si a cmpurilor care contin datele nmagazinate n
tabela. Crearea tabelei n modul Design presupune furnizarea
urmatoarelor informatii:
Numele cmpului (Field Name). Numele poate avea o lungime de pna
la 64 caractere, inclusiv spatiile nglobate. Numele cmpurilor sunt
obligatorii si unice, deci ntr-o tabela nu se poate atribui acelasi
nume mai multor cmpuri.
Tipul datei (Data type) este selectat dintr-o caseta. Descrierea
(Description) permite introducerea unei descrieri optionale a
cmpului. Cheia primara (Primary Key). Pentru a alege un cmp
drept cheie primara
se selecteaza cmpul executnd clic pe butonul de selectie situat
n partea stnga a coloanei Field Name si apoi executn un clic pe
butonul Primary Key din bara de unelte standard.
Tipul de date pe care-l contine fiecare cmp:
Text: Cu toate c n Access dimensiunea prestabilita a unui cmp
este de 50 de caractere, se poate alege orice dimensiune de la 1 la
255. Numr:Tipul numar include mai multe categoriii care difera prin
modul de stocare si viteza de raspuns. Byte - accepta numai valori
ntregi pozitive pna la 255 Integer - acopera domeniul numarului
numerelor ntregu de la -32768 la 32768. Long Integer numere ntregi
de plus, minus 2 miliarde, spatiul de alocare este de patru ori mai
mare dect pentru Byte Single - numere fractionare cu pna la 7 cifre
semnificative Double - mareste precizia pna la 15 cifre
semnificative Decimal - mareste precizia pna la 28 de cifre
zecimale Data calendaristica Moneda Numar cu incrementare
automata
-
61
Yes/No - sunt cmpuri logice, booleene. Ele folosesc valori
logice numerice de tip ntreg: -1 pentru cmpurile Yes (True, On) si
0 pentru No (False, Off).
3.3. Realizarea interogrilor Interogrile extrag dintr-o tabel
una sau mai multe nregistrri. n modul Design view o interogare se
creaz astfel:
1. se adaug n fereastra interogrii tabelele din care se extrag
date
2.Se selectez cmpurile ce vor fi afiate i se precizez criteriile
de extragere a datelor.
-
62
3.4. Formulare i rapoarte Formularele i rapoartele se
construiesc uor folosind o aplicaie wizard.
Se selectez tabelul sau interogarea pe baza crora se creaz
formularul sau raportul i cmpurile ce vor fi folosite.
-
63
-
64
BIBLIOGRAFIE 1.Steve Johnson, Microsoft Office Word 2003,
Editura Teora, Bucureti, 2004 2. Steve Johnson, Microsoft
OfficeExcel 2003, Editura Teora, Bucureti, 2004 3. Steve Johnson,
Microsoft Office Access 2003, Editura Teora, Bucureti, 2004 4.
Steve Johnson, Microsoft Office 2003, Editura Teora, Bucureti,
2004