Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Strana: 1 Název: Informace pro zájemce/držitele certifiká- tů překladatelských služeb Celkem stran: 20 Číslo vydání: 7 Účinnost od 06/2016 Počet příloh: 0 Informace pro zájemce o certifikaci a pro držite- le certifikátu překladatelských služeb Jméno a příjmení Funkce Datum Schválil: Petr Koten Vedoucí certifikačního orgánu pro certifikaci systémů managementu a produktů 20.04.2016 Přezkoumal: Petr Koten Vedoucí certifikačního orgánu pro certifikaci systémů managementu a produktů 20.04.2016 Zpracoval: Eliška Michálková Manažer kvality střediska certifikace systémů managementu a produktů 18.04.2016
20
Embed
Informace pro zájemce o certifikaci a pro držite- le ... · íslo: CSQ-CERT-CV-05 Strana: 1 Název: Informace pro zájemce/držitele certifiká- tů překladatelských služeb Celkem
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Strana: 1
Název: Informace pro zájemce/držitele certifiká-tů překladatelských služeb
Celkem stran: 20
Číslo vydání: 7 Účinnost od 06/2016 Počet příloh: 0
Informace pro zájemce o certifikaci a pro držite-le certifikátu překladatelských služeb
Jméno a příjmení Funkce Datum
Schválil: Petr Koten
Vedoucí certifikačního orgánu pro certifikaci systémů managementu a produktů
20.04.2016
Přezkoumal: Petr Koten
Vedoucí certifikačního orgánu pro certifikaci systémů managementu a produktů
20.04.2016
Zpracoval: Eliška Michálková Manažer kvality střediska certifikace systémů managementu a produktů
18.04.2016
Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Strana: 2
Název: Informace pro zájemce/držitele certifiká-tů překladatelských služeb
Celkem stran: 20
Číslo vydání: 7 Účinnost od 06/2016 Počet příloh: 0
OBSAH: Strana
1. ZÁKLADNÍ INFORMACE ............................................................................................... 5
1.1. Kontaktní údaje ........................................................................................................... 5
1.2. Nabízené služby v oblasti certifikace produktů ............................................................ 5
1.3. Nabízené služby v oblasti certifikace systémů managementu ..................................... 5
2. CERTIFIKACE PROCESU POSKYTOVÁNÍ PŘEKLADATELSKÝCH SLUŽEB .............. 5
2.1. Podmínky pro zahájení certifikace procesu poskytování překladatelských služeb ....... 5
2.2. Informace, Žádost o (re) certifikaci (=Žádost o hodnocení), obchodní smlouva ........... 6
2.2.1. Informace o certifikaci ...................................................................................... 6
2.2.2. Žádost o (re) certifikaci (=Žádost o hodnocení) ................................................ 6
2.2.3. Rámcový obsah smlouvy ................................................................................. 6
Název: Informace pro zájemce/držitele certifiká-tů překladatelských služeb
Celkem stran: 20
Číslo vydání: 7 Účinnost od 06/2016 Počet příloh: 0
Přílohy a formuláře: Žádost o (re) certifikaci CSQ-CERT-CP-F14
Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Strana: 4
Název: Informace pro zájemce/držitele certifiká-tů překladatelských služeb
Celkem stran: 20
Číslo vydání: 7 Účinnost od 06/2016 Počet příloh: 0
Vážení zákazníci,
certifikační orgán pro certifikaci produktů České společnosti pro jakost Vás vítá jako zá-
jemce o získání certifikátu překladatelských služeb při splnění požadavků normy ČSN
EN ISO 17100:2015.
Certifikační orgán pro certifikaci produktů České společnosti pro jakost, která je členem Ev-
ropské organizace pro kvalitu, členem Americké společnosti pro kvalitu a členem EFQM, je
akreditován k certifikaci produktů národním akreditačním orgánem, tj. Českým institutem
pro akreditaci, o.p.s. (dále jen ČIA). Disponuje vysoce kvalifikovanými experty ze sféry vý-
roby, výzkumu i vysokého školství. Auditoři ČSJ jsou držiteli českých i evropských perso-
nálních certifikátů typu Auditor kvality EOQ, Auditor EMS či Auditor HACCP. Někteří z nich
jsou registrováni u dalších evropských a světových registračních organizací IRCA nebo
IATKA.
Služby certifikačního orgánu pro certifikaci produktů jsou poskytovány s cílem dosažení je-
jich špičkové evropské úrovně, a to jak po stránce odborné, tak i organizační a v souladu
se světovým trendem poskytovat zájemci nejenom vlastní konstatování o shodě, či nesho-
dě s požadavky normativního dokumentu, ale rovněž přidanou hodnotu ve formě konstato-
vání silných a slabých stránek a oblastí pro potenciální zlepšování zájemce o certifikát.
Předkládáme Vám základní informace o procesu certifikace. Pokud se rozhodnete pro cer-
tifikaci u ČSJ, přejeme Vám mnoho úspěchů a věříme, že získaný certifikát bude základ-
ním podkladem pro zlepšení všech činností ve Vaší organizaci, pro zvýšení konkurence-
schopnosti a ekonomického profitu, a že bude základem na cestě k podnikatelské úspěš-
nosti „Business Excellence".
Ing. Petr Koten
vedoucí certifikačního orgánu pro systémy managementu a produktů
Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Strana: 5
Název: Informace pro zájemce/držitele certifiká-tů překladatelských služeb
Celkem stran: 20
Číslo vydání: 7 Účinnost od 06/2016 Počet příloh: 0
1. ZÁKLADNÍ INFORMACE
1.1. Kontaktní údaje
Česká společnost pro jakost, z.s. Úsek pro certifikaci systémů managementu a produktů Novotného lávka 200/5 110 00 Praha tel: 221 082 602 Fax: 221 082 610 Web: http://www.csq.cz
1.2. Nabízené služby v oblasti certifikace produktů
Certifikace poskytování překladatelských služeb dle ČSN EN ISO 17100:2015,
Certifikace správné zemědělské praxe dle pravidel GLOBALG.A.P.
1.3. Nabízené služby v oblasti certifikace systémů managementu
Certifikace:
managementu kvality dle normy ISO 9001,
environmentálního managementu dle normy ISO 14001,
managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci dle normy OHSAS 18001,
managementu bezpečnosti informací dle normy ISO/IEC 27001,
managementu IT služeb dle normy ISO/IEC 20000-1,
managementu společenské odpovědnosti organizací dle normy ČSN 01 0391,
certifikaci v oborech zemědělství a potravinářství: o HACCP, o ISO 22000, o BRC – British Retail Consorcium Scheme, o IFS – International Food Standard.
2. CERTIFIKACE PROCESU POSKYTOVÁNÍ PŘEKLADATELSKÝCH SLUŽEB
2.1. Podmínky pro zahájení certifikace procesu poskytování překladatelských služeb
Základní podmínkou certifikace je, že zájemce o certifikaci má zdokumentovaný a zavede-
ný proces poskytování překladatelských služeb, který má být předmětem hodnocení ze
strany certifikačního orgánu, v souladu s normou ČSN EN ISO 17100:2015.
Poskytovatel překladatelských služeb odpovídá za to, že informuje svého zákazníka o sku-
tečnosti, zda překladatelská služba byla realizována v režimu certifikované překladatelské
služby.
Poskytovatel odpovídá za soulad, že proces poskytování překladatelských služeb dle ČSN
EN ISO 17100:2015 je v souladu s požadavky této normy.
provozovny a procesy budou spadat pod certifikaci) a kritérium certifikace (norma,
se kterou bude posuzována shoda procesu poskytování překladatelských služeb),
stanovení ceny za certifikaci,
odvolávka na dokument, který stanovuje povinnosti držitele certifikace,
podmínky odstoupení od smlouvy ze strany objednavatele o certifikaci,
podmínky odstoupení od smlouvy,
práva a povinnosti smluvních stran.
Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Strana: 7
Název: Informace pro zájemce/držitele certifiká-tů překladatelských služeb
Celkem stran: 20
Číslo vydání: 7 Účinnost od 06/2016 Počet příloh: 0
Objednatel posoudí návrh smlouvy a v případě, že jej neakceptuje v plném znění, projedná
s ČSJ změny, které navrhuje.
Smlouvu podepisují statutární zástupce objednatele a vedoucí CO. Pokud dojde k dohodě
o obsahu smlouvy a k jejímu podepsání oběma smluvními stranami, sestaví vedoucí CO
auditní tým, určí jeho vedoucího. Objednatel má právo vznést proti složení tohoto týmu
námitky. Tyto námitky jsou řešeny přímým kontaktem s vedoucím CO.
2.3. Příprava auditu (=hodnocení/posuzování)
V období přípravy posuzování si vedoucí auditního týmu vyžádá jeden výtisk dokumentace
popisující proces poskytování překladatelských služeb. Vedoucí auditního týmu zpracuje
konkrétní časový plán posuzování a pověří členy týmu konkrétními úkoly.
Časový plán posuzování sestává z následujících kroků:
posuzování dokumentace,
posuzování na místě,
zpracování závěrečné zprávy z auditu (=hodnocení/posuzování),
proces certifikace (posouzení závěrečné zprávy z auditu - MK COsp, případné ově-
ření odstranění neshod, přijetí závěrů, rozhodnutí o udělení certifikátu, vystavení a
předání certifikátu).
2.4. Hodnocení (posuzování) na místě
Hlavním účelem posuzování na místě u objednatele je prověřit plnou implementaci poža-
davků na proces poskytování překladatelských služeb do činností objednatele a prověřit
funkci zpětné vazby v jeho činnostech (efektivnost interních prověrek).
Posuzování na místě se zahajuje úvodní schůzkou představitelů objednatele a týmu audi-
torů, na které vedoucí týmu představí členy týmu a konkretizuje proces posuzování, jsou
odsouhlaseny podmínky a časový plán posuzování. Členové auditního týmu se seznámí s
pracovníky, kteří jim budou v průběhu posuzování k dispozici.
Od pracovníků objednatele je požadováno, aby:
umožnili členům auditního týmu přístup k zaměstnancům, vybavení a záznamům
tak, aby mohli získat důkazy o stavu auditovaného procesu poskytování překlada-
telských služeb,
plně spolupracovali při řešení vzniklých nejasností.
Posuzování je vedeno podle postupů certifikačního orgánu. Posuzování na místě je ukon-
čeno závěrečným jednáním auditního týmu s představiteli objednatele. Vedoucí auditor in-
formuje vedení o předběžných závěrech z posuzování a předkládá k podpisu protokoly o
zjištění. Odpovědný pracovník objednatele vyjadřuje stanovisko ke každému zjištění na-
formulovaných v jednotlivých protokolech.
2.5. Doložení a ověření odstranění neshod
Jsou-li zjištěny neshody (systémové či nesystémové) je povinností hodnoceného
subjektu tyto neshody prokazatelně odstranit do 2 měsíců od ukončení hodnocení
na místě.
Ověření odstranění nesystémových i systémových neshod provádí na základě doložených
Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Strana: 8
Název: Informace pro zájemce/držitele certifiká-tů překladatelských služeb
Celkem stran: 20
Číslo vydání: 7 Účinnost od 06/2016 Počet příloh: 0
písemných materiálů hodnoceného subjektu vedoucí auditor (organizačně zajišťuje odbor-
ný pracovník). Nelze-li získat na základě dodaných materiálů dostatečnou jistotu, může ve-
doucí auditor na základě konzultace s manažerem kvality certifikačního orgánu pro produk-
ty (dále již jen MK COsp) rozhodnout o ověření odstranění neshod na místě. Ověření na
místě musí proběhnout nejpozději do 14 dnů od obdržení písemných materiálů (důkazů) o
odstranění neshody. Povinností vedoucího auditora je předat do 14 dnů od provedení audi-
tu na ČSJ, úsek certifikace systémů managementu a produktů originál ověřeného CSQ-
CERT-SV-F06 Protokolu o zjištění.
2.6. Zpráva z auditu (=hodnocení/posuzování)
Vedoucí auditor (=hodnotitel) do 14 dnů od ukončení posuzování na místě zasílá následu-
jící zpracované materiály na sekretariát České společnosti pro jakost.
Plán auditu (CSQ-CERT-SV-F04),
Prezenční listinu (CSQ-CERT-SV-F07)
Protokoly o zjištění (CSQ-CERT-SV-F06)
Zprávu z auditu překladatelských služeb (CSQ-CERT-CV-04-F03)
Checlist dle ČSN EN ISO 17100:2015 (CSQ-CERT-CV-04-F02) – vyplnění tohoto formuláře není pro auditora povinné, nicméně vedení certifikačního orgánu doporu-čuje tento formulář vyplňovat
Zapůjčenou dokumentaci objednatele certifikace, pokud byla poskytnuta v
tištěné podobě
Jmenovaný posuzovatel, přezkoumává veškerou dokumentaci k případu, dodržení certifi-
kačních postupů a splnění požadavků normy ČSN EN ISO 17100:2015. Pokud posuzovatel
dojde k odlišným závěrům oproti Zprávě z auditu zpracované vedoucím auditorem, jsou
jednotlivé odlišnosti projednány mezi manažerem kvality certifikačního orgánu pro produkty
a vedoucím auditorem.
2.7. Rozhodnutí o udělení /neudělení certifikátu
Po přezkoumání certifikačního postupu a všech souvisejících dokumentů rozhoduje vedou-
cí CO o udělení/neudělení certifikátu. Je-li to možné, je vhodné k předání certifikátů využít
slavnostních příležitostí. Jinak předá vedoucí CO certifikát osobně zástupci objednatele,
nebo jej CO po dohodě s objednatelem zašle doporučeně poštou.
Není-li certifikát udělen, sdělí vedoucí CO objednateli důvody svého rozhodnutí. Ten se
může proti tomuto rozhodnutí odvolat.
V případě, že Ve COsp, byl členem auditního týmu rozhoduje o certifikaci MK COsp.
Platnost certifikátu se datuje od termínu rozhodnutí Ve CO.
Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Strana: 9
Název: Informace pro zájemce/držitele certifiká-tů překladatelských služeb
Celkem stran: 20
Číslo vydání: 7 Účinnost od 06/2016 Počet příloh: 0
3. VŠEOBECNÉ INFORMACE
3.1. Klasifikace zjištění z posuzování
Vedoucí auditor (=hodnotitel) na základě objektivních nálezů z posuzování klasifikuje svoje
zjištění následujícím způsobem:
Ověření účinnosti náprav a opatření k
nápravě
NE
SH
OD
Y
Sy
sté
mo
vá
ne
sh
od
a
Prověřovaný proces poskytování překla-
datelských služeb nebo jeho podstatná
část zásadně odporuje požadavkům pří-
slušné normy/normativního dokumen-
tu/specifikace.
Na základě doložených písemných
materiálů posuzovaného subjektu.
Nelze-li získat na základě doda-
ných materiálů dostatečnou jistotu,
může vedoucí auditor (na základě
konzultace s manažerem kvality)
rozhodnout o ověření odstranění
neshod na místě. Toto ověření na
místě probíhá formou mimořádné-
ho dozorového auditu a musí pro-
běhnout nejpozději do 14 dnů od
obdržení písemných materiálů (dů-
kazů) o odstranění neshody.
Chybí část procesu poskytování překla-
datelských služeb, která je podle speci-
fických podmínek prověřované organiza-
ce nezbytná pro správnou funkci procesu
poskytování překladatelských služeb.
Větší počet menších nedostatků u několi-
ka certifikačních kritérií normy / normativ-
ního dokumentu / specifikace (řetězení
nesystémových neshod).
Ne
sy
sté
mo
vá
ne
sh
od
a
Nedokonalé zavedení některého poža-
davku (článku) normy / normativního do-
kumentu /specifikace.
Neshody, které bezprostředně neohrožují
funkci procesu poskytování překladatel-
ských služeb, jejich neodstranění v při-
měřené době by však mohlo znamenat
jejich přeměnu v systémové neshody.
Větší počet menších nedostatků u jedno-
ho certifikačního kritéria normy / norma-
tivního dokumentu / specifikace.
Pozorování
Izolovaná nahodilá zjištění, která však
signalizují určité potencionální problémy,
které by v případě neřešení mohly pře-
růst v neshody.
Při následném dozorovém auditu.
Podmínkou pro udělení certifikátu je odstranění neshod (do 2 měsíců od jejich za-
znamenání) a ověření odstranění neshod vedoucím auditorem.
Jsou-li v rámci prvotního auditu překladatelských služeb zjištěny více než tři systémové ne-
shody, audit je přerušen a je nutno po odstranění neshod začít s posuzováním na místě
Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Strana: 10
Název: Informace pro zájemce/držitele certifiká-tů překladatelských služeb
Celkem stran: 20
Číslo vydání: 7 Účinnost od 06/2016 Počet příloh: 0
znovu v celém rozsahu.
O nutnosti ověření odstranění neshod na místě rozhoduje vedoucí auditor, jinak provádí
ověření na základě objednatelem dodaných důkazů o realizaci nápravného opatření.
Realizace opatření ke zjištění typu „pozorování" se ověřuje v rámci následného dozorové-
ho auditu, resp. recertifikace.
3.2. Zásady dozoru
Platnost certifikace překladatelských služeb je odvislá od trvalé shody s normou ČSN EN
ISO 17100:2015.
Certifikační orgán provádí dozorové audity za účelem ověření skutečnosti, zda držitel certi-
fikátu splňuje příslušná certifikační kritéria a zda jsou postupy PPS uplatňovány, přičemž
bere v úvahu změny u certifikovaného zákazníka a změny v jeho postupech.
Dozorové audity se konají v pravidelných intervalech 12 měsíců, přičemž:
první dozorový audit, který následuje po certifikačním/recertifikačním auditu
musí být proveden do 12 měsíců +/- 1 měsíc od ukončení certifikační-
ho/recertifikačního auditu, přičemž na základě oprávněné žádosti klienta od-
souhlasené Ve COsp může být proveden do doby 12 měsíců +/- 3 měsíce ,
1. v případě, že certifikovaná organizace nepodá žádost o změnu termínu
a audit neproběhne do 13 měsíců, dochází k pozastavení certifikace,
pokud neproběhne ani do 16 měsíců, pak k odejmutí certifikátu. Na
překročení lhůty 13 měsíců upozorňuje odborný pracovník, který ve spolu-
práci s Ve COsp přijímá příslušné opatření,
2. v případě, že certifikovaná organizace podá žádost o změnu termínu a
audit v dohodnutý posunutý termín neproběhne, dochází od dohodnu-
tého termínu auditu k pozastavení certifikace, pokud audit neproběhne
ani do 3 měsíců od dohodnutého termínu auditu, pak k odejmutí certi-
fikátu. Na překročení lhůty 3 měsíců od dohodnutého termínu auditu upo-
zorňuje odborný pracovník, který ve spolupráci s Ve COsp přijímá příslušné
opatření,
druhý dozorový audit musí být proveden do 24 měsíců +/- 1 měsíc od posled-
ního dne certifikačního/recertifikačního auditu, přičemž na základě oprávněné
žádosti klienta odsouhlasené Ve COsp může být proveden do doby 24 měsíců
+/- 3 měsíce.
Pravidla týkající se pozastavení certifikace platí stejná jako u dozorového auditu č.
1.
Odborný pracovník zasílá klientovi dopis, který obsahuje:
opatření potřebná pro ukončení pozastavení a obnovení certifikace C-o-C v souladu s certifikačním schématem,
jakákoli další opatření požadovaná certifikačním schématem.
Termín dozoru konkretizuje MK COsp společně se zástupcem držitele certifikátu.
CO může interval dozorových auditů, na základě informací o nedostatcích při uplatňování
Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Strana: 11
Název: Informace pro zájemce/držitele certifiká-tů překladatelských služeb
Celkem stran: 20
Číslo vydání: 7 Účinnost od 06/2016 Počet příloh: 0
dozorovaného procesu poskytování překladatelských služeb, upravit (např. zkrátit interval
mezi dozorovými audity).
Dozorový audit plánuje odborný pracovník CO dva měsíce před jeho řádným termínem.
Definitivní termín dozorového auditu je vzájemně odsouhlasen jeden měsíc před jeho ko-
náním. Posuzováním v rámci dozoru je obvykle pověřen vedoucí auditor, který prováděl
certifikační audit. Postup a rozsah dozorového auditu je připraven vedoucím auditorem a
sdělen organizaci. Za dobu platnosti certifikace je v rámci dozorových auditů posouzen celý
proces poskytování překladatelských služeb.
Průběh dozorových auditů je analogický s postupem certifikačního auditu včetně stanove-
ných odpovědností, pravomocí a termínů. Odlišnosti v postupu dozorového auditu jsou ná-
sledující:
držitel certifikátu nepodává žádost pro dozorový audit,
auditní tým zpravidla zůstává v původním složení; pokud dojde ke změnám, musí
jej držitel certifikátu odsouhlasit (odsouhlasením Plánu auditu),
v rámci procesu dozoru nezasedá Certifikační komise, nýbrž posuzovatel, který
Zprávu z auditu přezkoumává a potvrzuje stanovisko auditora o pokračová-
ní/nepokračování platnosti certifikace do formuláře CSQ-CERT-CV-01-F05 Zpráva
z posouzení dozorového auditu,
neprověřuje se celý systém PPS (pouze reprezentativní vzorek); povinností CO je
během tříletého cyklu prověřit v rámci dvou po sobě jdoucích dozorů plnění všech
požadavků příslušného certifikačního kritéria,
v rámci dozorového auditu musí být prověřeno:
o vybraná část procesu PPS,
o požadavků na udržování procesu poskytování překladatelských služeb, tj.
interní audit, přezkoumání, preventivní opatření a opatření k nápravě,
o opatření přijatých k odstranění neshod zjištěných během posledního auditu,
o způsobu řešení stížností zákazníků,
o změn dokumentovaného procesu poskytování překladatelských služeb,
o oblastí, kde došlo ke změnám,
o vybraných prvků procesu poskytování překladatelských služeb,"
o používání značek a/nebo jiných odkazů na certifikaci,
o jiných vybraných oblasti, je-li to vhodné.
Pokud vzniknou okolnosti vyžadující nezbytnost provedení mimořádného dozorového audi-
tu, certifikační orgán postupuje ve smyslu výše uvedených článků této kapitoly. Důvodem
mimořádného dozorového auditu může být požadavek organizace na rozšíření/zúžení roz-
sahu certifikace, reakce na vážnou stížnost zákazníků organizace, podstatná změna v or-
ganizačním uspořádání organizace apod.
Dalším důvodem pro naplánování mimořádného dozorového auditu může být nutnost ově-
ření, zda byly provedeny nezbytné úpravy, které vyplynuly ze změněných požadavků na
certifikaci a které byly realizovány organizací na základě požadavku CO v rozsahu a termí-
nech stanovených vzájemnou dohodou.
Pokud organizace provede v průběhu platnosti certifikace podstatné změny ve svém certi-
fikovaném procesu poskytování překladatelských služeb, je její povinností tuto skutečnost
včas oznámit certifikačnímu orgánu, který musí přezkoumat, zda změny nejsou v rozporu s
Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Strana: 12
Název: Informace pro zájemce/držitele certifiká-tů překladatelských služeb
Celkem stran: 20
Číslo vydání: 7 Účinnost od 06/2016 Počet příloh: 0
požadavky normy pro poskytování překladatelských služeb.
Každá organizace, jejíž postupy poskytování překladatelských služeb jsou certifikovány,
musí vést, a na požádání při dozorovém auditu předložit, záznamy o všech stížnostech a
jimi vyvolaných nápravných opatřeních, které musí být v souladu s požadavky normy ČSN
EN ISO 17100:2015.
V případě, že dojde k odejmutí certifikátu, musí být proces certifikace PPS zahájen
od počátku tzn., že tříletý cyklus certifikace bude zahájen opětovným provedením
certifikačního auditu.
V rámci dozoru není třeba prověřit všechny požadavky na proces poskytování pře-
kladatelských služeb, nicméně v průběhu tříletého držení certifikátu musí být prově-