Dato 27. april 2020 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes tirsdag den 28. april 2020 kl. 17.00 på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden – deltagelse via Microsoft Teams på https://teams.micro- soft.com/l/meetup-join/19%3ameeting_NDU4ZjY4OTQtOWY1Ni00MzQyLTl- lYzAtMDQyZTFhMjhiZjM3%40thread.v2/0: 1. Strategiske punkter kl. 17:00 – 18:30 a. Regnskab 2019 (B) * b. Måltal for afdelingsbudgetter 2021-24 (B) * c. Strategigrundlag for Boligkontoret Århus (B) * d. Strategi tv- og internetleverandører (B) * e. Status på nybyggeriprojekter (O) FORTROLIGT * 2. Beslutningspunkter kl. 18:30 – 19:00 a. Repræsentantskabsmøde 2020 (B) * b. Afdelingsmøder 2020 (B) * c. Tilskud afdeling 38 Visbjerg Hegn (B) * d. Praksis vedr. byggesagshonorarer (B) * 3. Orienteringspunkter kl. 19:00 – 19:15 a. Økonomisk orientering 1. kvartal 2020 (O) * b. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * c. Orientering fra administrationen (O) * d. Styringsdialog 2019 (O) * e. Orientering fra udvalgene (O) 4. Øvrige punkter kl. 19:15 – 19:25 a. Kommunikation med repræsentantskabet (B) b. Emner til konstituerende møde, der holdes den 18. juni 2020 (B) c. Mødeplan 2020 (B) * 5. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde. Der er ingen forplejning på mødet.
75
Embed
INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE · 2020. 4. 27. · Boligorganisationen resultat for 2019 blev et overskud på 2.907.101,10 kr. Resultatet er sammensat således: Nettoadministrationsudgifter
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Dato 27. april 2020
INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes tirsdag den 28. april 2020 kl. 17.00 på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden – deltagelse via Microsoft Teams på https://teams.micro-soft.com/l/meetup-join/19%3ameeting_NDU4ZjY4OTQtOWY1Ni00MzQyLTl-lYzAtMDQyZTFhMjhiZjM3%40thread.v2/0: 1. Strategiske punkter kl. 17:00 – 18:30
a. Regnskab 2019 (B) * b. Måltal for afdelingsbudgetter 2021-24 (B) * c. Strategigrundlag for Boligkontoret Århus (B) * d. Strategi tv- og internetleverandører (B) * e. Status på nybyggeriprojekter (O) FORTROLIGT *
2. Beslutningspunkter kl. 18:30 – 19:00
a. Repræsentantskabsmøde 2020 (B) * b. Afdelingsmøder 2020 (B) * c. Tilskud afdeling 38 Visbjerg Hegn (B) * d. Praksis vedr. byggesagshonorarer (B) *
3. Orienteringspunkter kl. 19:00 – 19:15 a. Økonomisk orientering 1. kvartal 2020 (O) * b. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * c. Orientering fra administrationen (O) * d. Styringsdialog 2019 (O) * e. Orientering fra udvalgene (O)
4. Øvrige punkter kl. 19:15 – 19:25
a. Kommunikation med repræsentantskabet (B) b. Emner til konstituerende møde, der holdes den 18. juni 2020 (B) c. Mødeplan 2020 (B) *
5. Eventuelt (O)
Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde. Der er ingen forplejning på mødet.
NOTAT TIL PKT 1.a
Regnskab 2019
Årsregnskab for Boligorganisation med kommentarer
Årsregnskab for Afdelinger med kommentarer Til brug for Bestyrelsesmødet d. 28. april fremsendes dette notat som supplement til revisionspro-tokollatet som I allerede har modtaget. Notat indeholder ekstrakt af nøgletal fra regnskaberne for boligorganisationen og afdelingerne. De enkelte regnskaber modtager I til underskrift fra RI via Penneo. Endvidere har jeg suppleret notat med nogle kommentarer til boligorganisationen og afde-lingerne. Vedhæftet dette notat er også et pdfdokument med yderligere nøgletal til interesserede. Jeg deltager på bestyrelsesmødet den 28. april via Skype og vil på mødet uddybe materialet og protokollen. Boligorganisationen: Boligorganisationen resultat for 2019 blev et overskud på 2.907.101,10 kr. Resultatet er sammensat således: Nettoadministrationsudgifter - 2.027.866,66 Resultat af renter + 384.727,76 Ekstraordinære indtægter/udgifter + 4.550.260,00 Samlet resultat + 2.907.101,10 Samlet set er resultatet for 2019 positivt på ca. 3 mio.kr., men det er værd at noterer at nettoadmi-nistrationsudgifter er overskredet med ca. 2. mio.kr., hvilket ligger i tråd med den løbende rapporte-ring til bestyrelsen. Resultatet for 2019 afspejler de dispositioner som der er truffet i bestyrelsen og chefgruppen og overskridelsen skyldes i alt sin væsentlighed mere de vanskeligheder man havde ifm. udarbejdelsen af budgettet for 2019. • Forretningen af afdelingernes mellemregningen blev i 2019 på 0,54%, som vurderes acceptabelt i det nuværende marked og med den ønskede risikoprofil.
DATO 22. april 2020
AFSENDER/FORFATTER Morten Kraft
MODTAGER Bestyrelsen
PROBLEMSTILLING
2/9
Nøgletal:
Aktiver pr. 31/12 2018 2019
702 Inventar 377.105 375.580
704 EDB-anlæg 23.120 11.560
709 Depositum kontor 710.101 727.801
714 Dispositionsfond/lån til afdelinger 83.718 74.056
111 El og målerpasning består af udgifterne til fælles i afdelingen og afspejler laver priser og ener-gitiltag i afdelingerne samt regnskabsmæssige periodiseringer, således at årets forbrug afspejles korrekt.
4/9
115 Almindelig vedligeholdelse, det har igen i år været muligt at reducere udgifterne til almindelige vedligeholdelse i afdelinger. 202 Renteindtægter, mellemregning. Forretningen af afdelingernes mellemregningen er væsentligt under det budgetteret. Nøgletal:
90 Daginstitutionen Kornbakke Alle 56-60 -13.854 -69.382 -34
91 Daginstitutionen Lindholmvej 2 A 16.097 -4.023 -10
INDSTILLING
9/9
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender regnskabet for boligorganisationen og afde-lingerne for 2019. Det indstilles derudover, at bestyrelsen fremover får tilsendt protokollatet sammen med det øvrige materiale til bestyrelsesmødet fra administrationen. Dermed omgøres en tidligere beslutning om, at protokollatet i modsætning til alt andet materiale til bestyrelsen skal udsendes særskilt fra revisor. RI udsender således alene en underskriftsversion af regnskaberne med protokol til underskrift i Penneo.
90 Daginstitutionen Kornbakke Alle 56-60 4.374 16.151
91 Daginstitutionen Lindholmvej 2 A 2.969 15.069
NOTAT TIL PKT 1.b
Måltal afdelingsbudgetter 2021-24
Iht. driftsbekendtgørelsen skal bestyrelsen en gang om året sætte måltal for udviklingen i afdelin-gernes samlede driftsomkostninger (konto 139) for en fireårig periode. Overordnet har organisatio-nens tilgang været at bruge kræfter på at opnå besparelser frem for på at formulere mål. Nedenfor er administrationens indstilling (kr. pr. m2 pr. år) baseret på faktisk forbrug og forventede stigninger i henlæggelser og låneoptag samt udamortisering af eksisterende lån. Herudover for-ventes udgifterne som minimum at kunne holdes i ro i faste priser.
Det indstilles, at bestyrelsen godkender måltal 2021-2024.
INDSTILLING
NOTAT TIL PKT 1.c
Strategigrundlag for Boligkontoret Århus
Organisationsbestyrelsen fast-lagde på sit møde i februar det overordnede strategiske mål for Boligkontoret Århus som ”Hjem der samler Århus” med de tre overordnede indsatsområder Nemt, Fælles og Bæredygtigt. Disse tre indsatsområder udbyg-gedes af chefgruppen den 10. marts, jf. nedenfor. Herefter skulle de have været behandlet af alle medarbejdere den 2. april, men dette vil først ske efter sommerfe-rien. Det var ligeledes hensigten, at strategigrundlaget skulle forelæg-ges på et kvartalsmøde, hvilket også har måttet udskydes pga. coronasituationen. Derfor indstilles det, at de kon-krete indsatser godkendes på dette bestyrelsesmøde, og at ad-ministrationen på næste bestyrel-sesmøde forelægger målsætning for udviklingen i det overordnede mål om at skabe hjem, der samler Århus samt strategiske målepunkter i lyset af det reviderede strategigrundlag for boligorga-nisationen. Det samlede strategikompleks genbesøges i bestyrelsen, når det har kunnet forelægges i beboer-demokratiet samt har fået tilbagemelding fra medarbejdernes behandling. Bestyrelsen udbad sig derudover en mere udførlig beskrivelse af såvel overordnet mål som ind-satsområder.
DATO 21. april 2020
AFSENDER/FORFATTER MH/MV/AVN
MODTAGER Bestyrelsen
PROBLEMSTILLING
2/4
Det overordnede mål kan beskrives således:
Hjem der samler Aarhus Vi skaber hjem, der samler Aarhus. Det gør vi ved bygge og tilbyde boliger, der henvender sig til et bredt udsnit af befolk-ningen. Vi påtager os et samfundsmæssigt ansvar for at styrke den blandede by og modvirke den opdelte by. For vores inkluderende boligområder bliver stærkere og mere bæredygtig, når forskellige mennesker lever sammen på kryds og tværs af samfundslag, alder, etnicitet, politisk holdning og livsformer.
De tre indsatsområder kan beskrives nærmere således:
Nemt Vi gør det nemt at være beboer og boligsøgende. Det gør vi ved løbende at analysere og optimere på vores service – kommunikation, selvbetjeningsløsninger, kontaktformer og tilgængelighed. For jo mindre besvær og jo kortere og tydeligere vej til mål, jo mindre kræver vi af beboernes energi og dyrebare tid i en travl dagligdag. Samtidig sikrer enkle valg, klare anbefalinger og gennem-tænkte processer, at det er ”nemt at gør det rigtige” i en given situation. Mål: Beboere, indflyttere og fraflyttere oplever servicen fra boligorganisationen nem-mere hvert år Under overskriften Nemt vil vi prioritere – evt. et udvalg af – flg. indsatser:
• Nemt at flytte ind og ud – gennem at forstå beboerens rejse, udvikle og ud-vide digitale løsninger og selvbetjeningsmuligheder og gennem god velkomst og kommunikation
• Nemt at deltage – gennem digitale muligheder for dialog og beboerdemokrati • Nemt at have bæredygtig adfærd – gennem automatisering, feedback og nud-
ging om bl.a. energiforbrug og affaldshåndtering • Nemt at rekvirere hjælp – gennem afdækning af barrierer for beboeren • Nemt at forstå – ved at sikre, at vi kommunikerer godt og giver klare anbefa-
linger • Nemt i dagligdagen – ved at hjælpe med at løse udfordringer med fx trans-
port, dagligvarer m.m.
Fælles Vi løser ting i fællesskab. Det gør vi ved at indrette de nære fællesområder, så det er nemt at møde folk, at dele og genbruge, at hjælpe hinanden, og så det er nemt at indgå i demokratiske pro-cesser. Den blandede by rummer også dem, der ikke har behov for sociale aktivite-ter. Men vi prioriterer, at der er indbydende rammer og uforpligtende mødesteder i det nære, hvor dialog og samvær mellem mennesker kan berige det personlige og fælles liv samt den gensidige ansvarlighed, sammenhængskraft og tryghed. Mål: At realisere initiativer, der løser beboeres behov ved at udnytte afdelingernes og boligorganisationens fællesskaber. Under overskriften Fælles vil vi prioritere – evt. et udvalg af – flg. indsatser:
3/4
• Bytte og dele – værktøj og redskaber, byttebørser, platforme for samkørsel, fællesfaciliteter m.m.
• Byg dit eget naboskab – uddannelses- og udviklingsforløb for ildsjæle i 5-7 afdelinger, som arbejder målrettet med at bygge fællesskaber op i afdelingen med metoderne for community building med børnefamilier eller ældre som omdrejningspunkt
• Fortællingen om vores afdeling – beboerproces i 2-3 afdelinger, der sætter ord på lige netop denne afdelings værdier og kvaliteter
• Fælles ansvar – uddannelses- og dialogforløb om det at bo sammen, at tage ansvar, løsning af konflikter m.m.
På organisationsniveau kunne man prioritere – evt. et udvalg af – flg. indsatser:
• Solidaritet på tværs af boligorganisationen – opdateret tilskudspolitik baseret på sårbarhedsmodel og strategiske prioriteringer
• Fællesskaber imellem afdelinger – interessefællesskaber for beboere mellem afdelinger om fx udvikling af biodiversitet, netværk på tværs ungdomsboligaf-delinger
• Fælles beboerdemokrati – undersøge og understøtte at etablere fælles besty-relser i boligområder, evt. hjælp til sammenlægning af afdelinger
• Aktiviteter i organisationen for beboere – kulturelt og/eller fagligt – fx BKÅ-fe-stival, arrangerede ture/arrangementer, byvandring, kulturelle begivenheder m.m., evt. begrænset til et bestemt antal deltagere pr. afdeling
Bæredygtigt Vi bygger og optimerer boliger resursebevidst og klimaansvarligt Det gør vi ved at sætte barren højere end gældende lovgivning og bæredygtigheds-krav. Og det gør vi med et holistisk og langsigtet fokus på at mindske CO2-udledning, miljøbelastning, resurse- og energiforbrug – i hele bygningens lange levetid og livscy-klus før og efter den rummer hjem. Herunder arbejder vi innovativt med genanvende-lighed, upcycling, passive energiteknologier, cirkulær økonomi, boligkomfort, biodi-versitet, bæredygtig beboeradfærd samt social og økonomisk bæredygtighed i både byggeri, renovering og drift. Mål: Inden fem år reducere af CO2-belastning i driften med 25 pct. og ibrugtage mindst 500 bæredygtighedscertificerede boliger, samt herudover reducere boligorga-nisationens miljøbelastning mest muligt, hvad der inden udgangen af 2020 opstilles mere konkrete mål for.
Under overskriften Bæredygtigt vil vi prioritere – evt. et udvalg af – flg. indsatser:
• Nye bæredygtige boliger – at bygge boliger med DGNB-certificering med fo-kus på fællesskab og energi og langsigtet bæredygtig drift
• Fremtidssikring – årsgennemgang med fokus på energi og bæredygtighed, bæredygtighed indarbejdes i fremtidssikringsstrategier
• Rettidig omhu – bæredygtig renovering af bestående afdelinger med fokus på totaløkonomi, livscyklusanalyse, genbrug og ressourcebesparelser
• Grøn energi – grøn energiproduktion og energibesparelser i renovering, bebo-eradfærd og drift
• Klimaansvar – ved LAR og anvendelse af regnvand samt styrkelse af biodi-versitet
4/4
• Sunde afdelinger – ved fokus på indeklima, komfort og kvalitet • Grøn drift – gennem elektrificering, bæredygtigt indkøb og ressourcebespa-
rende adfærd
Det indstilles, at bestyrelsen godkender beskrivelsen af overordnet mål og indsatsområder samt på sit møde i maj
• sætter målsætning for udviklingen i det overordnede mål om at skabe hjem, der samler År-hus
• reviderer de strategiske målepunkter i lyset af det reviderede strategigrundlag for boligorga-nisationen.
INDSTILLING
NOTAT TIL PKT 1.c
Forslag til organisationsbestyrelsen: Vild med vild
Kollektiv støtteordning til afdelinger for professi onel opstart af ‘Vild med vild’ Hermed forslås at bestyrelsen tager stilling til, om det er i organisationens interesse at hjælpe natur genoprettelse projekter i gang i afdelingerne. På samme måde som bestyrelsen støtter tanken om at fremme Elbiler med tilskud til ladestandere. Dette i form af et beløb til udarbejdelse af et projekt forslag for afdelingens område de kommende 5 år. Dette bør udføres af professionelle folk, der præcis kan give et bud på, hvad der er mest hen-sigtsmæssig og giver bedst resultat for afdelingens område. Herunder en udviklingsplan år for år i 5 år, samt hvad der bør udføres hvert år - og på hvilket tids-punkt af året det med størst virkning bør udføres. Gerne med en økonomisk vurdering af delplanerne/etaper således at afdelingsbestyrelsen kan ud-arbejde forslag til afdelingsmøderne de kommende år. En afdeling vil også dermed stå solidt og Pro aktiv i en eventuel drøftelse, hvis arealet eller dele heraf indgår i en grundejerforening. Måske BKÅ kunne lave en fast pris aftale med et relevant konsulentfirma eller personkreds inde-holdende ovenstående elementer. Vi har mange mindre afdelinger hvor en konsulentrapport til 10-15.000 kr ikke kan finde plads i den daglige drift, og dermed fra starten vil møde modstand på et afdelingsmøde, hvis det resulterer i en huslejestigning. Har man en overordnet plan for området, vil efterfølgende vel dokumenterede del projekter have en god chance for at blive vedtaget år for år i afdelingen. Med ‘de vildeste’ forventninger På vegne af Hjelmagerparken - afd.42 Hans-Jørgen Krickhahn
Det indstilles, at forslaget imødekommes som en del af et forventet indsatsområde i strategien om biodiversitet.
DATO 5. marts 2020
AFSENDER/FORFATTER Afdeling 42 Hjelmagerparken
MODTAGER Bestyrelsen
PROBLEMSTILLING
INDSTILLING
NOTAT TIL PKT 1.d
Strategi tv- og internetleverandører
Med denne indstilling foreslås en klar strategi for tv- og internetaftaler i afdelingerne: Ungdomsboligafdelinger foreslås at overgå til en ren internetløsning uden kabel-tv1, i overensstem-melse med de beslutninger, der er truffet over de senere år i en række af afdelingerne. Familieboligafdelinger foreslås forsynet med såvel et kabel-tv-udbud som et internetudbud, altså to mulige leverandører i hver afdeling. Nye afdelinger – ungdoms- såvel som familieboliger – foreslås ligeledes forsynet med en ren inter-netløsning. For alle løsninger gælder, at der ikke længere skal være tale om kollektive løsninger for afdelingen. Den enkelte beboer får således mulighed for at vælge en hvilken som helst tv-løsning og/eller en hvilken som helst internetløsning eller ingen løsning overhovedet. Det betyder også, at beslutningen på afdelingsmødet hverken kan eller skal begrundes i udvalget at tv-kanaler – der som bekendt kan skifte med relativt kort varsel – eller priserne på de forskellige produkter – der ligeledes skifter. Derimod bør beslutningen funderes i, hvilke teknologiske mulighe-der, afdelingen kan tilbyde den enkelte beboer, og i en sikring af, at den enkelte beboer ikke bin-des til løsninger, der ikke stemmer overens med vedkommendes behov og præferencer. Ejerskab af kablingen vurderes som sekundær – der kan altså både være tale om afdelings-ejet eller leverandørejede anlæg. Til gengæld er det afgørende, at der ingen eller ganske minimal bin-ding er afdelingen. Såfremt afdelingen ejer anlægget, kan der være tale om, at beboerne kollektivt betaler for vedlige-hold heraf, i lighed med vedligehold af vand- og elinstallationer. Løsningen betyder frit valg for den enkelte beboer. Det betyder selvsagt ikke, at beboeren kan vælge en hvilken som helst leverandør. Har fx Stofa etableret coax-anlæg i afdelingen, kan den enkelte beboer ikke vælge YouSee som tv-leverandør – tilsvarende for internet2. Men vedkom-mende har dog mulighed for at vælge en tv-leverandør eller en dedikeret internetleverandør – en
1 Der kan dog fra en række leverandører leveres IP-baseret flow-tv over enhver internetforbindelse. 2 Dog med forbehold for, at dette vil være muligt med fx TDC som internetleverandør.
DATO 21. april 2020
AFSENDER/FORFATTER Morten Homann
MODTAGER Bestyrelsen
PROBLEMSTILLING
2/3
valgmulighed, der i stigende grad efterspørges i afdelin-gerne, men som alt for ofte strander i en ufrugtbar diskus-sion, hvor afdelingen kollektivt skal vælge enten det ene eller det andet. Når der i indstillingen beskrives, at bestående afdelin-gerne foreslås at etablere de beskrevne løsninger, bety-der det, at hver enkelt afdeling gennemgås af administra-tionen, og afdelingsbestyrelsen anbefales at stille forslag på førstkommende afdelingsmødet om løsningen, herun-der at opsige nuværende kollektive løsninger. Såfremt afdelingsbestyrelsen ikke ønsker at stille forsla-get, bør organisationsbestyrelsen tage principiel stilling til, om den ønsker at stille forslaget i de pågældende af-delinger. Under alle omstændigheder indbydes alle omfattede af-delingsbestyrelser til et fælles informationsmøde i andet kvartal, hvor baggrunden og konsekvenserne af strate-gien udfoldes, og det drøftes hvilke former for information der er brug for rettet mod beboerne.
Tidligere beslutninger Organisationsbestyrelsen har af flere omgange behandlet en strategi for tv- og internetleverandører i afdelingerne. Senest vedtog bestyrelsen i 2016 – i fuld overensstem-melse med ovenstående indstilling: Boligkontoret Århus’ langsigtede mål er:
• Beboeren har frit valg af TV, internet, telefoni og andre ydelser
• Ét stik i boligen, så beboerne frit kan vælge pro-
dukter og tjenester Vejen derhen:
• Alle boliger i Boligkontoret Århus bør have mulighed for en bredbåndsforbindelse af høj kvalitet på lige fod med fx vand- og elinstallationer.
• Rådgivning af afdelinger om behovet for ikke at indgå aftaler med så lang binding, at det
forhindrer realiseringen af de langsigtede mål, også selvom dette medfører afdelingerne ikke kan udnytte leverandørrabatter.
• Så vidt muligt adskillelse af leverance af infrastruktur fra leverance af indhold.
Det har vist sig svært at føre strategiens principper ud i livet, hvorfor rigtig mange afdelinger stadig har langvarige kollektive aftaler. Mange afdelinger har valgt ud fra fx udbuddet af kanaler i de for-skellige udbyderes pakker, uanset at dette er et øjebliksbillede, der – som sagen med Yousee og
Sådan kan det virke!
Afdeling 13 Hammershusvej har tidli-gere været forsynet af Stofa og har efterfølgende i en årrække været for-synet af Fibia. Begge kollektive afta-ler er nu opsagt, og den enkelte be-boer kan vælge enten Stofa-produk-ter, Fibia-produkter eller ingenting.
Afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. har tidligere været forsynet af Stofa, men har opsagt den kollektive aftale for år tilbage. Fibia har tilbudt for egen regning og risiko at forsyne af-delingen med internet, forudsat at et vist antal beboere på forhånd tilken-degav interesse. Nu kan alle beboere vælge imellem Stofas og Fibias pro-dukter – eller vælge ingenting.
3/3
Discovery illustrerer – hurtigt og nemt kan ændre sig. Ligeledes er et valg ud fra priser sårbart, da priserne specielt på tv-området – ikke på internet – har vist sig meget omskiftelige på tværs af de forskellige udbydere. Vi må dog også erkende, at mange beboere fortsat prioriterer muligheden for at modtage kabel-tv ganske højt. Grundlæggende betyder kollektive aftaler færre valgmuligheder for beboerne mod selvfølgelig en lavere pris. Men det opleves ganske klart, at meget få afdelinger har en ensartet efterspørgsel blandt beboerne. Derfor er der brug for en klarere strategi for at sikre et klart beslutningsgrundlag og en reel frem-tidssikring af afdelingernes infrastruktur.
Øvrige konsekvenser
• Alt andet lige vil opsigelsen af kollektive aftaler betyde, at enkeltprodukter kan blive dyrere for den enkelte beboer. Erfaringsmæssigt vil det dog ofte kunne lade sig gøre at opnå en lidt mindre rabat ad andre veje. Man kan også indvende, at beboere med den nuværende model for kollektive aftaler opnår rabat på bekostning af de beboere, der ikke har gavn af det kollektive tilbud.
• I takt med udfasningen af de kollektive aftaler, vil boligorganisationens indtægt på admini-strationsgebyr på antenneregnskaber – i alt ca. 250.000 kr. årligt – bortfalde. Dette vurde-res dog ikke at få nogen videre konsekvenser, da dette samtidig vil frigive ressourcer til an-dre opgaver.
Ovenstående indstilling er pt. i høring i it-, kommunikations og multimedieudvalget, der til mødet vil have en kommentar parat til bestyrelsens behandling.
Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og træffer afgørelse om indstillingen.
INDSTILLING
NOTAT TIL PKT 2.a
Repræsentantskabsmøde 2020
Afklaring af afvikling Repræsentantskabsmødet er pt. udskudt til den 18. juni, hvor det vil kunne afvikles på Scandic City med ekstra afstand mellem deltagerne. På bestyrelsens møde den 14. maj kendes myndighedernes anbefaling formodentlig bedre, og be-styrelsen kan træffe beslutning om, hvorvidt mødet afvikles. Der bør dog under alle omstændighe-der gøres fuldstændig klar til indkaldelse, så den 18. juni kan gennemføres som planlagt. Sted Repræsentantskabsmødet holdes hos Scandic City, Aarhus C. Det indstilles, at bestyrelsen alle-rede i forbindelse med evalueringen af dette repræsentantskabsmøde forholder sig til sine ønsker til placering af repræsentantskabsmøde 2021. Emner Hovedtemaet på repræsentantskabsmødet er forelæggelse af det reviderede strategigrundlag for boligorganisationen. Følgende forslag behandles derudover på repræsentantskabsmødets dagsorden (teksterne frem-lægges til endelig godkendelse på bestyrelsesmødet den 28. april):
• Bemyndigelse vedr. køb og salg af fast ejendom: Det er repræsentantskabet, der har myndighed til at beslutte køb og salg af fast ejendom. Med det formål at opføre boliger i overensstemmelse med organisationens vedtægter, be-myndiges organisationsbestyrelsen til at erhverve eller sælge jord eller fast ejendom i År-hus eller Favrskov Kommune under forudsætning af kommunalbestyrelsens godkendelse, samt at organisationens repræsentantskab informeres om foretagne køb og salg. Bemyndigelsen til salg af fast ejendom gælder dog alene erhvervsejendomme
DATO 21. april 2020
AFSENDER/FORFATTER Morten, Mogens og Mette
MODTAGER Bestyrelsen
PROBLEMSTILLING
2/6
Beslutningen er gældende for perioden frem til næste ordinære repræsentantskabsmøde.
• Justering af beslutning vedr. afhændelse af afdeling 65 Bethesdavej, så der i stedet træffes beslutning om salg: Repræsentantskabet bemyndiger organisationsbestyrelsen til at indgå en aftale om salg af afdeling 65 Bethesdavej til Jydsk Børneforsorg eller en af de tilknyttede organisationer. Sal-get forudsætter naturligvis de relevante myndigheders godkendelse. Begrundelse: På repræsentantskabsmødet i 2019 blev det godkendt, at afdeling 65 Bethesdavej med seks boliger kunne overdrages til den selvejende institution Jydsk Børneforsorg/Ellengår-den. Imidlertid har dialogen med Aarhus Kommune og Landsbyggefonden afklaret, at over-dragelsen kun kan ske som et egentligt salg efter almenboliglovens bestemmelser herfor. Det foreslås derfor, at repræsentantskabet præciserer sin bemyndigelse til et egentligt salg. Afdeling 65 Bethesdavej består af seks familieboliger beliggende i haven ved den selv-ejende institution Jydsk Børneforsorg/Ellengården. Afdelingen blev etableret i 2002 i et samarbejde med Jydsk Børneforsorg og Bo83 for at løse det problem, at Jydsk Børnefor-sorg dengang ikke varetog almene boligorganisationer og således ikke havde adgang til kvote til alment nybyggeri i Aarhus Kommune. Afdelingen drives og vedligeholdes i alt væsentligt af Jydsk Børneforsorgs driftspersonale. Boligerne visiteres af institutionen som udslusningsboliger for dens målgruppe, som hoved-sagelig er enlige yngre kvinder, evt. med børn. Boligerne står således ikke til rådighed for den almindelige venteliste, men udlejes af Ellengården på korttidskontrakter til beboerne. Der er ikke hjemmel til udleje fra en almen boligafdeling til en institution med henblik på vi-dereudleje, og der har således aldrig eksisteret lejekontrakter i relationen mellem Ellengår-den og Boligkontoret Århus. Løsningen er anerkendt af Aarhus Kommune, og i 2012-14 søgte Boligkontoret Århus’ ad-ministration i dialog med det daværende Boligministerium at finde en løsning for lovliggø-relse af modellen. Boligministeriet er dog ikke siden vendt tilbage med den lovede løsning på problemet. Udlejningsmodellen er således uden lovhjemmel, og der synes ikke at være nogen drifts-mæssig begrundelse for, at Boligkontoret Århus driver en form for almen afdeling i instituti-onens baghave. Afdelingen betaler årligt 36.380 kr. i administrationsbidrag til boligorganisationen, hvilket vurderes svarer til det arbejde, der anvendes på forvaltning af afdelingen.
• Tilpasning af vedtægterne iflg. normalvedtægten omkring indkaldelser til afdelings- og re-præsentantskabsmøder. NUVÆRENDE FORMULERING: §7 Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst 4 uger var-sel ved brev til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. §14 Indkaldelse skal ske med mindst 4 ugers varsel ved brev til samtlige husstande i afde-lingen.
3/6
NY FORMULERING: §7 Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes skriftligt af formanden med mindst 4 uger varsel til samtlige repræsentantskabsmedlemmer.
§14 Indkaldelse skal ske skriftligt med mindst 4 ugers varsel til samtlige husstande i afdelin-gen.
Dirigent Der er indgået aftale med Søren Madsen om at fungere som dirigent Beretning Mogens Vindbjerg varetager redaktørfunktionen af den skriftlige beretning. Valg På repræsentantskabsmødet skal foretages en række valg:
• Næstformand (Henrik Autzen) modtager genvalg. • Tre bestyrelsesmedlemmer for to år (Johnny deFeuth Eriksen, Dorthe Nielsen og Kristine
Simonsen). Alle modtager genvalg. • Et antal suppleanter til bestyrelsen (Hans-Jørgen Krickhahn, Torben Ulrich Sørensen, Maj-
britt Pedersen og Olav Bertelsen). • 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen
Bestyrelsen bør overveje, hvorledes det sikres, at der er kandidater til de nødvendige poster. Der skal derudover vælges medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem samt evt. suppleant. Tidsplan for forberedelsesprocessen Af hensyn til tidsfrister, tryk m.m. er der følgende tidsplan og deadlines:
• 21/05 Udsendelse af indkaldelse til repræsentantskabsmøde • 16/04 Frist for input til bestyrelsens skriftlige beretning • 14/05 Behandling af forslag til repræsentantskabsmødet • 04/06 Frist for indsendelse af forslag til behandling • 01/06 Frist for indsendelse af kandidatpræsentationer • 18/06 Bestyrelsesmøde inden repræsentantskabsmøde kl. 16 • 18/06 Repræsentantskabsmøde
Ansvar for de enkelte punkter på dagsordenen Det indstilles, at bestyrelsen i lighed med tidligere år udpeger ansvarlige for debatten om de en-kelte punkter og undertemaer på dagsordenen:
4/6
• Beretning (Ansvarlig udpeges for hvert underpunkt) • Årsregnskab 2019 • Budget 2021 • Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom • Justering af beslutning vedr. afhændelse af afdeling 65 Bethesdavej • Tilpasning af vedtægterne • Eventuelt indkomne forslag • Valg af formand • Valg af bestyrelsesmedlemmer • Valg af bestyrelsessuppleanter • Valg af kredsdelegerede
Mødeform Der gennemføres ikke workshop på dette års repræsentantskabsmøde.
5/6
Dato
INDKALDELSE til ordinært repræsentantskabsmøde
Vi indkalder dig til møde hos Scandic City, Østergade 10, Aarhus C
torsdag den 18. juni 2020 kl. 18.30 Vi starter med middag og selve mødet starter kl. 19.00. Dagsorden:
1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af bestyrelsens årsberetning samt fremlæggelse af udvalgenes årsberetnin-
ger 3. Godkendelse af årsregnskab 2019 med tilhørende revisionsberetning for Boligkontoret År-
hus samt afdelingerne 4. Forelæggelse af budget 2021 for Boligkontoret Århus 5. Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom 6. Behandling af eventuelt indkomne forslag 7. Valg
a. Valg af næstformand (på valg er: Henrik Autzen) b. Valg af tre bestyrelsesmedlemmer (på valg er: Johnny deFeuth Eriksen, Dorthe Ni-
elsen og Kristine Simonsen) c. Valg af suppleanter for ét år (på valg er: Hans-Jørgen Krickhahn, Torben Ulrich Sø-
rensen, Majbritt Pedersen og Olav Bertelsen) d. Valg af 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede e. Godkendelse af revisor - RI indstilles
8. Eventuelt Ønsker du et forslag behandlet på mødet skal det være administrationen v/Mette Kjær Larsson i hænde senest torsdag den 4. juni 2020. Vi gør opmærksom på, at det kun er de på forhånd udpegede repræsentantskabsmedlemmer eller suppleanter for disse, der har stemmeret. Afdelingsbestyrelses- og udvalgsmedlemmer, der ikke er medlem af repræsentantskabet, har møde og taleret. Du skal tilmelde dig senest den 4. juni 2020 – også til Mette Kjær Larsson, [email protected] Venlig hilsen Bestyrelsen
6/6
FORRETNINGSORDEN FOR REPRÆSENTANTSKABSMØDER
1. Repræsentantskabsmødet vælger en dirigent, der leder forhandlingerne og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsor-den overholdes. Dirigenten påser endvidere, at valgene påbegyndes senest 2½ time efter mødets start.
2. Repræsentantskabet vælger en referent, der skriver trufne beslutninger og resultater af af-
stemninger ind i forhandlingsprotokollen, som efter mødet underskrives af dirigent, referent og formand. Antallet af mødedeltagere skal føres til protokol.
3. Repræsentantskabsmødet vælger et stemmeudvalg, der bistår dirigenten ved afstemnin-
ger. Antallet af stemmeudvalgsmedlemmer fastsættes af dirigenten.
4. Deltagerne får ordet til debatten i den rækkefølge de henvender sig. Begæring om ordet til forhandlingerne sker ved personlig henvendelse til dirigenten med oplysning om navn og den afdeling, vedkommende kommer fra. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller re-præsentantskabet fastsætter en begrænsning. Dirigenten kan vælge at emneopdele debat-ten. Indlæg og forslag til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter at debatten om det pågældende punkt er afsluttet.
5. Bortset fra valg og ændring af vedtægter afgør repræsentantskabsmødet alle spørgsmål
ved simpel stemmeflerhed blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet at afgivne stemmer. Ved spørgsmål, der ikke er behandlet i vedtægter eller forretningsorden, afgør dirigenten afstemningsformen.
6. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Såfremt der ved valg kun foreslås det antal kandi-
dater, der skal vælges, betragtes disse som valgt uden afstemning.
7. Såfremt to eller flere kandidater til formand og evt. næstformand foreslås, foretages der skriftlig afstemning. Opnår den kandidat, der får flest stemmer, ikke flere end halvdelen af stemmerne, gennemføres en ny valgrunde mellem de to kandidater, der fik flest stemmer i første valgrunde. Ved stemmelighed foretages der omvalg, og står stemmerne stadig lige derefter, foretages der lodtrækning.
8. Ved valg af organisationsbestyrelsesmedlemmer samt andre personvalg gælder, at der
skal stemmes på det antal personer, der skal vælges. Stemmesedler, der indeholder flere eller færre navne eller navne på personer som ikke er bragt i forslag, er ugyldige.
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender ordlyden af forslag og indkaldelse og træffer endelig beslutning om afvikling af repræsentantskabsmødet sit møde den 14. maj.
INDSTILLING
NOTAT TIL PKT 2.b
Afdelingsmøder 2020
De ordinære afdelingsmøder afvikles i år fra og med den mandag 24. august til og med mandag den 21. september.
Processen gennemføres som sidste år.
Bestyrelsens ansvar Organisationsbestyrelsens medlemmer deltager som tidligere år i en pæn del af afdelingsmøderne, som bemandes af administrationen ud fra afdelingsbestyrelsernes ønsker samt fra administratio-nens og bestyrelsens fælles kendskab til afdelingernes behov for bistand inden for bl.a. teknik, økonomi og beboerdemokratiske processer. Som de seneste par år tilknyttes en medarbejder eller et bestyrelsesmedlem som udgangspunkt til alle afdelingsmøder. Samtidig afstemmes forventning med afdelingsbestyrelsen til, om vedkom-mende skal fremlægge budget og vedligeholdelsesplan eller fungere som dirigent.
DATO 20. april 2020
AFSENDER/FORFATTER Mette Kjær Larsson
MODTAGER Bestyrelsen
PROBLEMSTILLING
2/3
Hvis der efter planen er lagt opstår behov for at bytte ansvar for møder, påhviler ansvaret for at finde en anden deltager det bestyrelsesmedlem, der må melde forfald. Husk at give besked til ad-ministrationen. Bestyrelsens medlemmer får ved starten af afdelingsmødeforløbet tilsendt et generelt eksemplar af dirigentmappen. Det vil være meget hjælpsomt, hvis bestyrelsens medlemmer bidrager til at registrere beslutninger og sende faktaark fra møderne så hurtigt som muligt til administrationen. Derudover skal organisationsbestyrelsen på sit møde i. september tage stilling til budgetter vedta-get af afdelingsmøderne samt for evt. afdelinger, hvor der ikke var fremmødte på afdelingsmø-derne, eller hvor afdelingsmødet ikke ønskede at vedtage budgettet.
Forberedelse Der afvikles som tidligere år et kvartalsmøde i august, hvor afdelingsmøderne forberedes, og hvor afdelingsbestyrelserne har mulighed for at drøfte og stille spørgsmål til bl.a. budget og vedligehol-delsesplan. Efter afdelingsmøderne afholdes intro- og kassererkursus.
Forbehold ifbm. coronasituationen Boligministeren har i forbindelse med coronasituationen udsendt en bekendtgørelse, der giver mu-lighed for at udskyde afdelingsmøder, så længe forbuddet mod større forsamlinger opretholdes. Det indstilles derfor, at forretningsudvalget bemyndiges til at udskyde afdelingsmøderne i overens-stemmelse hermed, såfremt forbuddet ikke er ophævet, når afdelingsmøderne skal afvikles. Dette gælder i så fald også det forberedende kvartalsmøde samt intro- og kassererkurserne. Såfremt møderne ikke kan afholdes inden årsskiftet, rummer bekendtgørelsen og den tilhørende vejledning en mulighed for, at organisationsbestyrelsen kan beslutte driftsbudgettet, såfremt det medfører en huslejestigning på maksimalt to procent samt gennemføre en urafstemning om bud-gettet, også hvis huslejestigningen er større. Såfremt afdelingsmøderne ikke kan afvikles, så der kan varsles huslejestigninger inden den 1. ok-tober, indstilles det, at følgende fremgangsmåde anvendes med udgangspunkt i administrationens og afdelingsbestyrelsernes forslag til driftsbudgetter:
• I afdelinger med huslejestigninger på maksimalt to procent vedtager organisationsbestyrel-sen budgettet og afdelingens beboere informeres herom.
• I afdelinger med huslejestigninger på mere end to procent gennemføres urafstemning om budgettet.
Vedligeholdelsesplaner udsendes i begge tilfælde til beboerne, og der gennemføres arbejder i overensstemmelse hermed frem til et tidspunkt, hvor vedligeholdelsesplanerne formelt kan god-kendes på et afdelingsmøde.
3/3
Afdelingsbestyrelserne informeres nøje om processen, og der informeres på hjemmesiden og BKÅ Portalen samt i det udsendte materiale herom.
Det indstilles, at bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning og bemyndiger forretningsudvalget til at evt. udskyde afdelingsmøderne i overensstemmelse med myndighedernes forbud mod større forsamlinger og gennemføre budgetreguleringer som ovenfor beskrevet.
INDSTILLING
NOTAT TIL PKT 2.c
Tilskud afdeling 38 Visbjerg Hegn
Afdeling 38 Visbjerg Hegn har i en årrække været blandt de afdelinger, der lå højest i organisatio-nens sårbarhedsmodel. Det skyldes først og fremmest et meget højt huslejeniveau og – til dels som en følge heraf1 – en meget højt fraflytningsandel. Der kan ikke udpeges en enkelt faktor bag det høje huslejeniveau. Det er en kombination af mange faktorer, herunder oprindelig belåning, ejendomsskat og udgifter til vedligehold af afdelingens byg-ninger. Henlæggelsesniveauet i afdelingen er relativt højt, men afspejler dels et stort renoverings-behov, dels at henlæggelserne historisk ikke har været særlig høje i perioden frem til de første fremtidssikringsstrategier i 2013-14. I forlængelse af bestyrelsens beslutninger herom (senest på bestyrelsesmødet den 2. april 2020) er fokus for bestyrelsens tilskudspolitik:
• Tilskud yders løbende baseret på primært sårbarhedsmodellen for afdelingerne, sekundært særlige strategiske indsatsområder.
• Tilskud ydes ud fra det grundlæggende hensyn at så vidt muligt løse en problemramt afde-lings problemer tilbundsgående frem for at give mere symbolske tilskud til flere afdelinger.
• Større tilskud ledsages af en samlet finansieringsplan (fremtidssikringsstrategi).
• I forbindelse med organisationsbestyrelsens bevilling af tilskud tages der ikke stilling til, hvilken del af egenkapitalen, det konkrete tilskud bevilges fra. Den konkrete bevilling af til-skuddet fra trækningsret, dispositionsfond eller arbejdskapital afgøres af administrationen ud fra hensyn til regelsættet for de enkelte dele af egenkapitalen og evt. andre overordnede prioriteringer foretaget af bestyrelsen.
På den baggrund har administrationen i samarbejde med afdelingsbestyrelsen udarbejdet et ud-kast til revideret fremtidssikringsstrategi for afdelingen. Konkret står afdelingen overfor at skulle re-novere tagene i afdelingen i to etaper i 2023 og i 2028, samtidig med at der er presserende arbej-der med ventilation, belægning og omfugning af murværk. Med fremtidssikringsstrategien minime-res huslejestigningen under forudsætning af en optimal udnyttelse af henlæggelserne, men husle-jestigningen indfases allerede fra 2021, således at der opnås en jævn stigning.
1 38 pct. af fraflytterne i afdelingen angiver huslejen som en af årsagerne til, at de forlader afdelingen mod i gennemsnit 9 pct..
DATO 21. april 2020
AFSENDER/FORFATTER MH/MOK
MODTAGER Bestyrelsen
PROBLEMSTILLING
2/3
Strategien er ligeledes under forudsætning af, at organisationen yder samlet 7 mio. kr. i tilskud til tagudskiftningen. Tilskuddet vil fordele sig med 4,3 mio. i 2023 og 2,7 mio. i 2028. Derudover indstilles det, at der ydes 1 mio. kr. i tilskud allerede i 2020 for at kunne udbedre akutte problemer med vandindtrængen gennem utætte murfuger. Afdelingen har ikke tilstrækkeligt med midler på henlæggelserne til at løfte den opgave for nuværende, hvorfor den ville skulle optage eksternt lån med huslejeforøgelse til følge, hvilket ville gøre det endnu sværere at opnå en afbalan-ceret huslejeudvikling. Det samlede tilskud bliver således 8 mio. kr. frem til 2028. Dette skal ses udover de 1,4 mio., orga-nisationen har ydet til opretning af badeværelserne i 2019-20 samt 2 mio. kr. til vinduesudskiftning i 2016. Det er til gengæld en nødvendighed for, at det kan lykkes at holde huslejestigningen i perioden 2020-28 på kun 6,4 pct., hvilket vurderes som en forudsætning for, at afdelingen ikke vil blive ramt af yderligere fraflytning og udlejningsvanskeligheder.
En forudsætning i fremtidssikringsstrategien og for tilskuddet er således også, at der ikke iværk-sættes nye udgiftskrævende tiltag i afdelingen ud over, hvad der fremgår af vedligeholdelsespla-nen uden at organisationsbestyrelsen har accepteret dette. Der er alene to projekter, der kan nyde fremme ud over det i vedligeholdelsesplanen beskrevne:
• Dels ønsker afdelingen at fremme biodiversiteten i afdelingen, hvilket vurderes at kunne gøre inden for den almindelige drift
• Dels ønsker afdelingen at etablere integreret solcelletag på fælleshuset som et pilotprojekt
forud for selve tagudskiftningen. Omkostningerne hertil udgør ca. 500.000, som finansieres ved optagelse af et lån. Besparelsen på de fælles el-omkostninger er dog større end ydel-sen på lånet, hvorfor projektet i sig selv vil være en økonomisk fordel for afdelingen. På
0
2.000.000
4.000.000
6.000.000
8.000.000
10.000.000
12.000.000
2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028
Tilskud Lån Husleje Årlige henlæggelser
3/3
baggrund af projektet kan afdelingen vurdere, om der skal etableres yderligere solceller i forbindelse med den samlede tagudskiftning (etape 1 og 2).
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tilslutter sig fremtidssikringsstrategien og bevilger de be-skrevne tilskud på de beskrevne forudsætninger.
INDSTILLING
NOTAT TIL PKT 2.d
Praksis vedr. byggesagshonorar
I forlængelse af bestyrelsens koncept for egenkontrol forelægges her de principper for beregning af kostægte byggesagshonorar, bestyrelsen bad om at få præciseret. Som baggrund for at fastlægge en præcis praksis vedr. byggesagshonorarer, ses dels på rets-grundlaget, dels på det faktiske omfang af byggesagshonorarer (ekskl. bestyrelseshonorarer) i 5. kreds.
Driftsbekendtgørelsen
§ 33. Afdelinger under opførelse betaler byggesagshonorar og bestyrelsesudgifter til boligorga-nisationen for byggesagsadministrationen.
Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1 finder tilsvarende anvendelse for afdelinger i drift, hvori der gen-nemføres arbejder og aktiviteter efter reglerne i §§ 37 og 37 b i lov om almene boliger m.v., som medfører en huslejeforhøjelse.
Stk. 3. Der kan ikke opkræves byggesagshonorar og bestyrelsesudgifter i forbindelse med gen-nemførelse af andre arbejder end dem, der er nævnt i stk. 1 og 2. Er der tale om særligt omfatten-de og komplicerede vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder, kan boligorganisationen dog med kommunalbestyrelsens godkendelse opkræve byggesagshonorar og bestyrelsesudgifter, jf. stk. 1.
Driftsvejledningen 7.1. Administrationsudgifter
(…) Byggesagshonorarer og bestyrelsesudgifter Som nævnt skal byggesagshonorarerne fuldt ud dække administrationsudgifter i forbindelse med byggesager i bred forstand. Det indebærer bl.a., at underskud på den almindelige drift principielt ikke må dækkes via byggesagshonorarer.
En total balance mellem udgifter og indtægter ved byggeadministration inden for det enkelte regn-skabsår vil ikke altid kunne opnås. Eksempelvis afholdes en del af administrationsudgifterne ved nybyggeri ofte i et andet regnskabsår end det, hvori byggesagshonoraret udbetales. Den forskyd-ning, der her er tale om, skal reguleres over arbejdskapitalen.
DATO 21. april 2020
AFSENDER/FORFATTER MH/MOK
MODTAGER Organisationstionsbestyrelsen
PROBLEMSTILLING
2/3
Hvornår skal byggesagshonorar m.v. opkræves? Der opkræves byggesagshonorarer og beløb til dækning af bestyrelsesudgifter i forbindelse med nybyggeri, jf. bekendtgørelsens § 29, stk. 1.
Af bekendtgørelsens § 29, stk. 2 [Nu §33, stk. 2, MH], fremgår, at boligorganisationen også i visse tilfælde skal opkræve byggesagshonorarer og bestyrelsesudgifter fra afdelinger i drift. Det skal ske, når der er tale om gennemførelse af den type arbejder, som er omfattet af lovens §§ 37-38. Disse bestemmelser omfatter bl.a. gennemførelsen af rimelige moderniseringsarbejder, kollektive anlæg og ekstraordinære renoveringsarbejder i en afdeling. Endvidere kan opkræves byggesagshonorar m.v. i forbindelse med udbedring af byggeskader og gennemførelse af øget vedligeholdelse, om-bygning af ledige lejligheder og forbedring af miljøet, hvortil ydes støtte fra Landsbyggefonden efter lovens § 91, stk. 2. Gennemførelsen af arbejderne kræver godkendelse på et afdelingsmøde, idet et nedstemt forslag dog vil kunne gennemføres efter pålæg fra kommunalbestyrelsen.
Bekendtgørelsens § 29, stk. 2, afgrænser, hvilke arbejder, der skal udløse byggesagshonorar, i forhold til vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder m.v., der ikke skal udløse honorar. I praksis in-debærer bestemmelsen som altovervejende hovedregel, at der skal beregnes honorar for alle ar-bejder, der medfører huslejeforhøjelser. Herved sikres beboerne direkte indflydelse på honorarets betaling, da honoraret skal fremgå af de økonomiske oplysninger, som fremlægges for afdelings-mødet forud for vedtagelsen. På denne måde kommer kun de afdelinger, som byggeadministrati-onsudgifterne vedrører, til at betale for administrationen.
Der kan ikke opkræves byggesagshonorar og bestyrelsesudgifter i forbindelse med gennemførelse af andre arbejder end de ovennævnte, jf. bekendtgørelsens § 29, stk. 3.
Visse vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder er dog så administrationskrævende, at det ville væ-re urimeligt at afskære boligorganisationen fra at beregne byggesagshonorar. Den ekstra admini-strationsudgift skulle nemlig i givet fald bæres af samtlige boligorganisationens afdelinger. Derfor kan organisationen med tilsynsmyndighedens (kommunalbestyrelsens) godkendelse tage bygge-sagshonorar og bestyrelsesudgifter i forbindelse med særligt omfattende og komplicerede vedlige-holdelses- og fornyelsesarbejder, jf. bekendtgørelsens § 29, stk. 3, 2. pkt.
Byggesagshonorarer og bestyrelsesudgifter beregnes efter de regler, der gælder for støtte til ny-byggeri. Der kan naturligvis kun opkræves beløb i det omfang, der er udgifter til de pågældende formål. Der kan således ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelsesudgifter, hvis beløbet reelt ikke tilgår boligorganisationens bestyrelsesmedlemmer. Honoraret er en lønindtægt, og skal der-med indgå i de enkelte bestyrelsesmedlemmers skattepligtige indkomst. Der er principielt ikke no-get til hinder for, at bestyrelsesmedlemmerne kan vælge at lade honoraret videregå til andre for-mål, men honoraret skal i så fald være beskattet forinden hos det enkelte bestyrelsesmedlem.
Det skal bemærkes, at byggesagshonorarer bl.a. dækker forretningsføreransvar, og at der derfor i begrebet »udgifter« ovenfor kan medregnes beløb til dækning heraf.
Bemærkning til 501.1: Det bemærkes, at vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder betragtes som en del af den almindeli-ge drift, hvorfor der normalt ikke kan beregnes byggesagshonorar eller bestyrelsesvederlag i for-bindelse med sådanne sager. Ved særligt store og komplicerede sager kan der dog undtagelses-vist og efter kommunalbestyrelsens godkendelse opkræves byggesagshonorar og bestyrelsesve-derlag.
Model for budgettering af byggesagshonorar Byggesagshonorar skal under alle omstændigheder budgetteres efter det bedst mulige overslag over det faktiske tidsforbrug for projektleder samt øvrige timer i administrationen (økonomi, kom-munikation, udlejning m.m.). Dette er en del af budgetskabelonen i byggesagsstyringen. Der bogføres altid det budgetterede byggesagshonorar i byggesagen, med mindre helt særlige forhold taler imod det (fx en sag, der bliver meget enklere eller meget mere tidskrævende end for-ventet). Der foretages med mellemrum stikprøvevis kontrol af, at estimaterne er nogenlunde retvisende. Der opkræves byggesagshonorar for alle byggesager, der håndteres af projektafdelingen, uanset om de er rent henlæggelsesfinansierede.
Der er udpeget tre sager, hvor projektlederen i årets løb fører tidsregistrering for at kunne verificere det budgetterede byggesagshonorar.
Det indstilles, at bestyrelsen tager praksis for byggesagshonorar til efterretning.
INDSTILLING
NOTAT TIL PKT 3.a
Økonomisk orientering 1. kvartal 2020
Rapportering af økonomiske nøgletal for Boligorganisationen
• 1. kvartals økonomiske rapportering for Boligorganisationen • Afkast på investeret midler 2020
605/606 6 Byggesagshonorar (år til dato) -1.118.526 -1.118.526 - -4.474.130
Kommentarer til 1. kvartal:
Der er et mindre merforbrug i forhold til de budgetteret udgifter svarende til ca. 200.000 t.kr.
Overskridelsen udgør ca. 2,5 % af de samlede udgifter
Dato 21. APRIL 2020
Afsender/forfatter MORTEN KRAFT
Modtager BESTYRELSEN
PROBLEMSTILLING
2/5
De primære årsager til afvigelsen er:
Konto 511
Generelt mindre forbrug, merforbrug ifm. udgifter til rådgiver ifm. EU-udbud af håndværkerydel-ser
Konto 513
Merforbruget skyldes opfyldning af click (100.000 kr.) som bruges til at vores underskriftmodul Penneo.
Forventninger til resultat for 2020
Der må forventes et nul-resultat i 2020 som følge af det negative renteafkast for de første måneder, det forventes kun at vi kan hente det tabte frem mod årsafslutningen
Forudsætninger:
Rapporteringen tager udgangspunkt i bruttoadministrationsudgifterne samt de indtægter som typisk er afhængige af aktivitetsniveauet i organisationen - dvs. primært byggesagshonorarer. Andre indtægter så som administrationsbidrag og gebyrer forventes at ramme budgetmål. Udgangspunktet for boligor-ganisationens budget er at bruttoadministrationsudgifterne fratrukket indtægter som lovmæssige ge-byrer og byggesagshonorarer udgør den samlede udgift som skal opkræves i administrationsbidrag i afdelinger. Som udgangspunkt bør det forventede resultat i boligorganisationen kun være forrentnin-gen af egenkapitalen.
Byggesagshonorarer i alt -1.118.526 -1.118.526 0 -3.700.000
5/5
Afkast på investeret midler:
Det forventes at det samlede afkast for de placerede midler vil være -0,5% og 0,0 % for 2020. Forretningen af mellemregningen er budgetlagt med 1,5% i 2020
Fordelingen af midlerne pr. 20. april er således
Afkast i kr. Danske Bank 110.054.212,00 -643.497,00 Nordea 104.516.009,00 -421.801,00 SEB 144.316.671,00 -3.299.488,00
Administration har løbende haft kontakt til alle forvaltere under Corona krisen, således har der på-gået drøftelser i forhold til kapitalbevarelse og evt. omlægningen af væsentligste risikopapirer. Udviklingen følges op med møde med SEB d. 5. maj, da de har haft det største tab.
Det anbefales at organisationsbestyrelsen tager kvartalsrapporteringen til efterretning. Det anbefales at organisationsbestyrelsen tager afkastrapporteringen til efterretning
Januar Februar Marts 20. April Maj Juni Juli August September Oktober Novemb
Afdeling 20 • Facaderenoveringen/udskiftning kører planmæssigt, dog er vindues-udskiftningen på de sidste 2 blokke, blev sat på standby pga. corona. Tømrer står klar til færdiggøre, når situationen tillader dette.
Afdeling 27 • Miljøundersøgelser af blokkene/bygningsdele er afsluttet. Rapporten viser meget blandede resultater, nogle steder er der ingen PCB i fu-gerne og andre steder er der. Dette betyder desværre nok at alle bygningsdele skal undersøges eller alternativt behandles som væ-rende forurenet.
Afdeling 31 • Tilrettet helhedsplan afventer forsat godkendelse fra LBF.
• Labland er valgt som landskabsarkitekter og de opstarter processen med afholdelse af workshops med beboerne.
Afdeling 04 • Renovering af brændt lejlighed pågår
Afdeling 06 • Udskiftning af kældervinduer skal sættes i gang snarest
Afdeling 17 • Udskiftning af defekte fittings i vandinst. Udskiftes – afventer.
Afdeling 23 • Udskiftning af ovenlysvinduer i opgang m.v. påbegyndes.
Afdeling 58 • Udskiftning af vinduer samt etablering af ventilationsanlæg pågår
Afdeling 20 • Dørtelefon system er ved at bliver afsluttet.
DATO 21. april 2020
AFSENDER/FORFATTER Administrationen
MODTAGER Bestyrelsen
PROBLEMSTILLING
2/2
Afdeling 22 • Projekt med renovering af have anlæg vil udvide sig til at de nedgra-vet affalds beholder bliver etableret i år sammen med haveanlægget. Urafstemningen omkring det forurenet jord. Her blev stemt ja til at få fjernet alt det forurenet jord.
• Udførelse af port til garage anlæg inkl. adgangskontrol og videoover-vågning - pågår.
• Udskiftning af døre til kældre rum – pågår. • Maling af kælderhalse – pågår. • Afklaring ifht. 5 års garanti på projekt med udskiftning af vinduer mm.
afventer afklarings svar fra hov. Entreprnør. •
Afdeling 24 • Kloak renovering er ved sin afslutning, afsluttes i start maj. • Udførelse af udearealers belægning – pågår her i maj måned. • Maling af kældre afsluttes her i april. • Udførelse af ny LED belysning i kældre er afsluttet. • Udskiftning af udv. trapper til kld. forventes op startet her i maj må-
ned.
Afdeling 29 • Fældning af træer på fælles arealer samt reetablering bliver afsluttet her i april.
• Fældning og fjernelse af tætte beplantning i afdelingen er ved sin af-slutning og udført af grøn ejd. afsluttet her i april måned.
• Dialog med Aarhus Kommune om mulig fortætning ifbm. helhedsplan pågår. Møde med Landsbyggefonden om helhedsplan er udskudt til den 16. juni.
Afdeling 38 • Omfugning af gavle i etape 1 er i gang og forventes afsluttet i maj måned.
• Der etableres en ny vaskeplads her i maj måned. • Del renoveringen af badeværelser er udsat pga. Corvid-19 virussen. • Udskiftning af dette års veksler og AVTQ til unit i stedet afventes til vi
igen kan komme ind i lejemålene, så pågår iht. Covid-19. • Udskiftning af flere def. Genvex anlæg til Micro-ventilations anlæg,
her afventes 1 anlæg, til vi igen kan komme ind i lejemål pga- covid-19
Afdeling 48 • Alt udv. puds på sokkeler er udført mangler udv. trapper som - pågår. • Omfugning af alle gummifuger på badeværelser afventer iht. covid-19
Afdeling •
Afdeling •
Afdeling •
Afdeling •
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
INDSTILLING
NOTAT TIL PKT 3.c
Orientering fra administrationen
A. Generelt fungerer driften fornuftigt trods corona-nedlukningen. Dog viser nedenstående, at der – forventeligt – er lidt længere svartid på telefonen, og opfølgningen på syn er ud-sat, til det er muligt at foretage flere fysiske inspektioner i boligerne.
B. Arbejdet med nyt intranet og ny BKÅ Portalen for beboervalgte skrider frem, og der for-ventes at være udarbejdet en prototype vedr. intranet inden sommerferien.
C. Administrationen implementerer pt. egetudviklet system (baseret på EG Bolig) til under-støttelse af digital indkaldelse af syn, login til leverandører vedr. istandsættelse, automati-seret udarbejdelse af overslag m.m.
D. Der implementeres i samarbejde med EG A/S et nyt IT-værktøj til brug for styring af forsik-ringssager.
DATO 27. april 2020
AFSENDER/FORFATTER Morten Homann
MODTAGER Bestyrelsen
PROBLEMSTILLING
2/2
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
INDSTILLING
14. april 2020
Side 1 af 4
Redegørelse
Styringsdialog 2019 Boligkontoret Århus 14:30
11-09-2019 16:00
Dato: Tid: Sted:
19. februar 2020 14:00 – 16:00 Brendstrupgårdsvej 7, 8200 Aarhus N
Deltagere: Tilstede fra boligforeningen Direktør Morten Homann
Udlejnings- og økonomichef Morten Kraft
Bestyrelsesformand Søren Høgsberg
Tilstede fra Aarhus Kommune
Jørn Hedeby Nielsen Claus Bo Jensen
Claus Bo Jensen Johanne Damgaard Sørensen
Johanne Damgaard Sørensen
Resumé
Boligkontoret Århus oplyser, at organisationen på flere områder er opmærk-
som på produktivitet og effektivitet. Ifølge styringsrapporten fremstår organi-
sationen mere effektiv end regionen.
Boligkontoret Århus har fokus på at henlægge passende beløb til periodisk
og planlagt vedligeholdelse.
Boligkontorets årsregnskab for 2018 er taget til efterretning med de be-
mærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. Behandlingen af regn-
skabet har ikke givet anledning til særlige bemærkninger.
Der er ikke i styringsdialog 2019 vurderet behov for aftale mellem Boligkon-
Redegørelsen bliver offentliggjort på kommunens hjemmeside.
2. Økonomi, drift og administration
Dispositionsfond/arbejdskapital
Kr. pr. lejemåls-
enhed
Årsregnskab
2018
Årsregnskab
2017
Årsregnskab
2016
Årsregnskab
2015
Årsregnskab
2014
Dispositions-
fond (likvid del)
kr. pr. lejemål
9.854 7.844 7.410 6.621 5.871
Arbejdskapital
(likvid del) kr.
pr. lejemål
1.659 2.080 2.647 3.139 3.393
Dispositionsfonden udgør 9.854 kr. pr lejemålsenhed (benchmark 7.005 kr.
pr. lejemålsenhed).
Tilgangen til dispositionsfondens likvide del har i regnskabsåret samlet set
været på ca. 11,3 mio. kr. Tilgangen skyldes primært nettoprovenuet ved
salg af afdelingerne 21 og 81 og frasalg af ejendommen Norges Allé 1 (dag-
ligvarebutik).
14. april 2020
Side 3 af 4 Der er bevilget tilskud til afdelingerne på 4,8 mio. kr. Endvidere er der ydet
tilskud til tab ved lejeledighed og fraflytning på ca. 0,9 mio. kr.
Egenkapital pr. lejemålsenhed
Regnskabsår 2018 2017 2016 2015 2014
Egenkapital
kr./lejemålsenhed
21.744 19.236 19.972 19.626 18.588
Samlet egenkapital
Regnskab 2018 I alt Disponibel
Arbejdskapital 9.652.762 9.403.934
Dispositionsfond 108.989.839 55.854.662
Årets resultat er et underskud på 2,4 mio. kr., der er finansieret af arbejds-
kapitalen.
Formueforvaltning
Afdelingernes midler i fælles forvaltning er forrentet med 0,86% i 2018 mod
2,26% i 2017.
Boligorganisationen investerer efter en investeringspolitik med varighedsmål
på maksimalt 5 år for at sikre kursstabile obligationer. Boligorganisationen
evaluerer og benchmarker deres kapitalforvaltning årligt. Der er udarbejdet
og implementeret en investeringsstrategi for kapitalforvalterne med henblik
på sammenligning af forvalterne, og der er indgået samarbejde med Hemon-
to A/S om styring og afrapportering af kapitalforvaltningen.
Administrationsbidrag
Kr. pr. lejemålsen-
hed
Årsregn-
skab
2018
Årsregn-
skab
2017
Årsregn-
skab
2016
Årsregn-
skab
2015
Årsregn-
skab
2014
Administrationsbi-
drag kr. pr. lejemål
4.086 4.148 4.113
4.106 4.126
Nettoadministrati-
onsudgift kr. pr.
lejemål
4.557 4.238 3.895 3.758 4.183
Administrationsbidraget har de senere år ligget nogenlunde konstant og
ligger lidt under benchmark i styringsrapporten.
De øgede nettoadministrationsudgifter i 2018 skyldes primært højere perso-
naleomkostninger.
14. april 2020
Side 4 af 4 3. Vedligeholdelsesplaner
Der er indenfor 10 år budgetteret med anvendelse af årets henlæggelser i
20 afdelinger. Revisor bemærker, at henlæggelserne i disse afdelinger der-
for er utilstrækkelige. Boligorganisationen oplyser, at der er fokus på at få
tilpasset de årlige henlæggelser med afdelingernes forbrug, og at der løben-
de foregår kvalitetssikring af langtidsplanerne.
4. Effektivisering
Boligorganisationen beskriver i årsberetningen, at der er fokus på at øge
produktivitet og effektivitet.
Boligorganisationen har fastsat 4-årige mål for afdelingernes driftsudgifter.
Målsætningen er, at driftsudgifterne holdes konstant i perioden 2020-2023,
uafhængigt af løn- og prisudviklingen i samfundet.
Der er fokus på at sikre effektiv drift ved løbende digitalisering, udbud og
indkøbsaftaler, eksempelvis i forbindelse med normalistandsættelse, gulv-
behandling, rengøring og kontorartikler.
5. Ledelse og beboerdemokrati
Boligorganisationen oplyser, at der er 7 afdelinger uden afdelingsbestyrelse,
hvoraf 5 af afdelingerne består af ungdomsboliger og 2 af familieboliger.
6. Eventuelt
Ingen bemærkninger.
NOTAT TIL PKT 4.c
Mødeplan for Boligkontoret Århus
Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen i første halvdel af 2020.
Dato Arrangement Indhold
14. maj Bestyrelsesmøde • Budget 2021 • Forberedelse af repræsentantskabsmøde • Endelig vedtagelse af strategigrundlag, her-
under målepunkter
18. juni Bestyrelsesmøde • Forberedelse af repræsentantskabsmøde
18. juni Repræsentantskabsmøde • Strategirevision
18. juni Bestyrelsesmøde • Konstituering
19.-20. juni Bestyrelsesmøde-/seminar • Det indstilles, at dette bestyrelsesseminar udgår
13. august Bestyrelsesmøde •
29. september Bestyrelsesmøde •
5. november Bestyrelsesmøde •
3. december Bestyrelsesmøde •
Mødeplanen er til bestyrelsens godkendelse. Det indstilles i den forbindelse, at bestyrelsen godkender aflysning af bestyrelsesseminaret i juni, uanset at bestyrelsens forretningsorden siger, at der skal holdes to årlige seminarer. Dermed hol-des næste bestyrelsesseminar i januar 2021.