INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE · 2019-02-08 · 6. maj og 6. juni Chefgruppen kortlægger risici indenfor de respektive ansvarsområder 20.-21. juni Bestyrelsen og chefgruppen

Dato 31. januar 2019

INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 7. februar 2019 kl. 17.15 på administrationskontoret, Brendstrupgårds-vej 7 med følgende dagsorden: 1. Strategiske punkter kl. 17.15 – 18.30

a. Opfølgning på bestyrelsesseminar den 12. januar 2019 (B) * b. Risikostyring (B) * c. Plan for strategirevision 2019-20 (B) * d. Opfølgning på radonscreening (B) FORTROLIGT * e. Status på nybyggeriprojekter (O) FORTROLIGT *

2. Beslutningspunkter kl. 18.30 – 19.30

a. Forsikringspolitik (B) * b. Ramme for beboerinddragelse i helhedsplaner (B) * c. Repræsentantskabsmøde 2019 (B) * d. Afdeling 65 Bethesdavej (B) FORTROLIGT * e. Renovering afdeling 54 Norsgade (B) FORTROLIGT * f. Besvarelse af henvendelser fra beboer (B) FORTROLIGT *

3. Orienteringspunkter kl. 19.30 – 20.15

a. Økonomisk orientering 4. kvartal 2018 (O) * b. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * c. Orientering fra administrationen (O) * d. Statistik over klager 2018 (O) * e. Opfølgning Fælles om BKÅ (O) f. Orientering fra udvalgene (O)

4. Mødeevaluering kl. 20.15 – 20.25

a. Evaluering af bestyrelsens arbejde ift. principperne for værdiskabelse (D) b. Skriv på BKÅ Portalen (B) c. Kommunikation med repræsentantskabet (B)

5. Kommende møder kl. 20.25 – 20.30

a. Emner til næste møde, der holdes 1. marts 2018 (B) b. Mødeplan 2018 (O) * c. Uddannelse (O)

6. Eventuelt (O)

Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

NOTAT TIL PKT 1.a

Opfølgning på bestyrelsesseminar den 12. januar 2019

Bestyrelsesseminaret den 12. januar havde til formål at klarlægge de enkelte bestyrelsesmedlem-mers roller og kompetencer, og som følge heraf også de enkelte bestyrelsesmedlemmers udvik-lingsplaner. I forlængelse af seminaret skal bestyrelsens arbejdsgrundlag opdateres, særligt med de aktuelle fokuspunkter. Sammenfatning af seminarets pointer er vedlagt som bilag. Bestyrelsens samarbejdsprincipper er fortsat:

Respekt, nærvær og forberedelse

Loyalitet

God tone

Se bestyrelsen som team Bestyrelsen skaber fortsat værdi ved at:

Drive organisationen, sætte retning og mål

Sikre lovgivning overholdes

Sikre strategisk fokus

Have stærk og god kommunikation ift. beboere, afdelingsbestyrelser og repræsentantskab

Skabe gode til relationer udadtil fx til byrådet, andre boligorganisationer, BL etc. Bestyrelsen lægger i arbejdsgrundlaget for 2019-20 vægt på at (ændringer markeret med kursiv og gennemstregning):

Til stadighed øge viden, særligt om kommunikation

Fokusere på strategisk nyskabelse

Udvikle kompetent handlekraft

Forankre strategisk fokus gennem intensiveret dialog med repræsentantskabet

Styrke politisk fokus

Huske at få alle med, italesætte hinandens styrker og give plads

DATO 31. januar 2019

AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget

MODTAGER Bestyrelsen

PROBLEMSTILLING

2/2

I første kvartal vil formanden gennemføre udviklingssamtaler med de enkelte bestyrelsesmedlem-mer med udgangspunkt i planerne samt den afklaring, seminaret gav anledning til. Formand og direktør har sammen med konsulenten evalueret dagen, og der var enighed om, at der var rigtig gode pointer i løbet af eftermiddagen, men at formiddagens program ikke helt som forventet havde tilstrækkeligt fokus på roller og samarbejdsrelationer.

Det indstilles, at udviklingsplanerne for bestyrelsesmedlemmerne opdateres efter formandens ud-viklingssamtaler med de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Når samtalerne er gennemført, vil Gitte Hodde deltage i et møde med bestyrelsens medlemmer for at hjælpe til, at de enkelte bestyrelsesmedlemmers roller, kompetencer og arbejdsform afspejles i planerne. Det indstilles, at der fremover fast sættes et punkt på dagsordenen Orientering af repræsentant-skabet, hvor der besluttes konkret, hvordan mødets væsentligste diskussioner og beslutninger kommunikeres til og med repræsentantskabet, fx via BKÅ Portalen, kvartalsmøder m.m.

INDSTILLING

Opsamling fraStrategiseminar

for ledelsen i Boligkontoret Aarhus

12. januar 2019Scandic Mayor, Aarhus

Check in: Hvilket udbytte håber du, seminaret vil give dig selv? • Større indsigt i min rolle i bestyrelsen

• Gerne indblik i bestyrelsesmedlemmernes kompetencer og ambitioner i fht. udvikling af organisationen

• At få større tydelighed om, hvem jeg selv er

• Mod til at sige min mening

• Større vished om, hvad andre kan

• Kendskab giver venskab

• Forståelse for hvordan kolleger ser mine kompetencer og hvordan jeg skal bruge mine kompetencer bagefter

• Give mig og mine bestyrelseskolleger mulighed for at se, hvad der ikke er der

• At jeg får indblik i, hvad I hver for sig ser jer selv som og hvad det er, I kommer med

• Som medarbejdervalgt er det spændende at se, hvordan jeg skal bruge dette forum og hvordan jeg kan bidrage til noget

Check in: Hvilket udbytte håber du, seminaret vil give bestyrelsens arbejde?• Håber det giver et boost til en strategisk fokusering og et faktuelt fokus. Vi må gerne synes noget – men vi udøver ledelse og vi er også

politiske hoveder og vi skal huske, hvornår vi er hvad

• Større tydelighed for I andre i fht. hvordan I ser mig

• Mod til at sige vores mening

• At det bliver bedre, hvis vi ved mere om hinanden og hinandens bevæggrunde

• Lære om hvad vi kan og især blive bedre til at forstå hinanden

• Få større kendskab til hinanden og vores kompetencer og blive – mere et hold

• Indsigt i hvad det er, der ikke ‘er der’

• At alle får fundet en rolle og fundet ud af, hvad de byder bedst ind med

Stærke sider

• Analyserende: tvivler, undrer og spørger

• ‘Tør’ spørge

• Matematisk forståelse

• Demokratisk og humanistisk

• Tror det bedste om folk

• Fremsynethed

• Rummelige men kontrolleret/behersket

• Selvkritiske

• Opmærksomhed omkring det ‘at være førende’ og være først med initiativer og tiltag – samt mod til at tage teten på markedet/området

• Strategisk fokus

• Godt baggrundsmateriale at træffe beslutninger på

• Fokus på at udvikle kompetencer

• Godt team

• Alsidig sammensætning med gode kompetencer og en lyst til at forbedre/forstærke, der hvor der er mangler

Statusanalyse – forhold I selv kan påvirke

Status og udgangspunkt for bestyrelsesarbejdet i Boligkontoret

Stærke sider

• Lytter

• Interesseret

• Motiveret

• Forretningsmæssig forståelse

• Strategisk fokus

• Gode underbyggede beslutninger

• Dynamisk bestyrelse

• Nybyggeri

• Strategiske

• Samarbejde

• Klare visioner og målrettede

• Velforberedte

• (Vel)orienterede

• Gode indspark i debatterne

• M.m. fl.

• Politiske

Svage sider/ udviklingspotentialer

• Der er i mine øjne ikke nogen svage sider, men man kan altid blive bedre til det man gør

• Manglende erfaring

• Vi bliver ‘for gode’ i fht. repræsentantskabet – der er risiko for, at vi taler hen over hovedet på afdelingsbestyrelserne (kommunikation)

• Beboerdemokrati

• Information/formidling udadtil

• Dem/os afdelingsbestyrelserne

• Større fælles forståelse for ansvaret i en organisationsbestyrelse

• Der kan forekomme mange gentagelser

• Mødekultur/disciplin

• For helikopterorienteret/meta

Statusanalyse – forhold I selv kan påvirke

Status og udgangspunkt for bestyrelsesarbejdet i Boligkontoret

Svage sider/ udviklingspotentialer

• Manglende interesse for strategiske og politiske emner

• Forstår ikke når man ikke taler sandt; når man har en bagtanke/en skjult agenda

• Ville vildt gerne kunne gennemskue

• Lidt utålmodig – for mig er vi for langsomme

• Tror det bedste om folk

• ‘Nuet’

• Rummeligheden kan beherskes mere/kontrolleres mere

• Mere åbenhed for at kunne spejles i andre

• Mod til at være forsigtige/ikke tage teten (det mangler lidt opmærksomhed)

• Beboerdemokrati

• Kommunikation med afdelingsbestyrelserne

• Manglende brug af udvalg

Idékatalog: Mere værdiskabende bestyrelsesarbejde1. Kom med konkrete forslag til, hvordan hvert enkelt bestyrelsesmedlem kan øge værditilførslen i bestyrelsen?

- Tag udgangspunkt i jeres egne vedtagelser og tag udgangspunkt i overvejelser og input fra i dag:

• Holde sig orienteret i lokalsamfundet og i samfundet som helhed

• Øge bevidstheden om hinandens styrker

• Til stadighed udvikle og uddanne

• Kurser og seminar i kommunikation i fht. kommunikation mellem afdelingsbestyrelser og repræsentantskab

• Uddelegere enkelte opgaver i fht. kompetencer

2. Kom med konkrete forslag til, hvordan I kan spille hinanden bedre i bestyrelsesarbejdet?

- Kan I udfordre hinanden – bruge hinandens forskelligheder bedre og har I huller i osten?

• Huske at få alle med – og give plads

• Inddrage hinanden

• Huller i kommunikationen i i fht. repræsentantskabet

• Hvordan kunne beboerrepræsentanterne tænke sig kommunikationen – og på hvilke kanaler?

• Tænke over sammensætningen af udvalg, så flest mulige profiler deltager

Check ud: Hvad er det bedste udbytte dagen har givet dig? • At vi har set på roller og kompetencer for mig og for andre. Det kan jeg trække på fremover

• Vi har fået kollektivt fokus på, hvilke mennesker vi er i bestyrelsen

• Mere fast hold i min egen profil

• Godt for mig at finde ud af, at der er huller

• Hele dagen har det været åbenlyst, at vi vil en masse sammen og at det er facit. At vi har fået billeder af hinanden har været en god styrkelse af engagementet. Det har givet en god synergieffekt. Vi er som et godt arbejdssjak

• Det har været dejligt med ‘tid’. Det er normalt så tidspresset, når vi er sammen

• Det har været sjovt at se, hvordan I ser jer selv og hinanden

• At få typer på hinanden. Vi er en sammentømret enhed. Det har styrket mig

Check ud: Hvad er det bedste udbytte dagen har givet bestyrelsen?• At vi har fået indsigt i, hvad vi kollektivt er for mennesker

• At vi er blevet overrasket over profilerne

• Jeg tror vi har fundet ud af, hvor hullerne var

• Forståelse for at forskellighed er stærk og at sammen er vi en enhed

• At det betyder noget, hvordan/hvorfor vi hver for sig opfører os forskelligt. Nu har vi arbejdet med, hvad der interesserer os og vi har arbejdet med, hvad vi ved noget om. Det har været godt med det 3. perspektiv – ‘hvordan vi arbejder’

• Ledelse er ikke nogen nem disciplin. Men vi har en dynamisk bestyrelse og det er vi blevet bekræftet i - i dag

NOTAT TIL PKT 1.b

Risikostyring

Enhver organisation og virksomhed er udsat for en række risici – med stor eller lille sandsynlighed og med store eller små konsekvenser. Har man ikke på forhånd taget stilling til, hvordan risici skal håndteres, kan det få store – måske endda ødelæggende – konsekvenser for organisationen. Det er derfor en væsentlig opgave for den strategiske ledelse at danne sig overblik over disse og tage et oplyst og strategisk begrundet valg af, hvilke risici, man vil minimere, på hvilken måde og til hvilken omkostning. Organisationsbestyrelsen besluttede i november, at man i samarbejde med Carsten Stenrøjl ville iværksætte en afklaring og prioritering af boligorganisationens risici og initiativer til at imødegå dem i løbet af foråret 2019. Nedenfor er beskrevet oplæg til proces herfor. 6. maj og 6. juni Chefgruppen kortlægger risici indenfor de respektive ansvarsområder

20.-21. juni Bestyrelsen og chefgruppen drøfter og prioriterer i fællesskab risici og initia-tiver til imødegåelse heraf, på baggrund af strukturen i ISO 31000:2009:

1. Undgåelse af risiko ved at indstille eller ikke iværksætte risikorelate-ret aktivitet

2. Accept af evt. forøget risiko for at forfølge en mulighed 3. Fjernelse af kilden til risiko 4. Ændring af sandsynlighed for det pågældende udfald 5. Ændring af konsekvenserne af det pågældende udfald 6. Deling af risiko med en anden part 7. Informeret beslutning om ikke at ændre på risikoforhold


AFSENDER/FORFATTER Morten Homann


PROBLEMSTILLING

2/2

Produktet vil få form som denne (eksempel):

August Bestyrelsen beslutter på baggrund af oplæg fra chefgruppen handlingsplan for ændring af boligorganisationens risikoforhold.

Bestyrelsen følger herefter kvartalsvis op på administrationens implementering af handlingsplanen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender procesplanen for udarbejdelse af risikostyringsstrategi.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 1.c

Plan for strategirevision 2019-20

Organisationsbestyrelsen vedtog sidst en strategi for Boligkontoret Århus for perioden 2015-2019 med fokus på at skabe hjem, der samler Århus gennem et fokus på det nemme, fælles og attrak-tive ved at være beboer i boligorganisationen. I takt med at enden på strategiperioden nærmer sig, bør bestyrelsen forholde sig til en proces for revision heraf. Det sidste resultat på det overordnede mål (indeks for beboersammensætning) forventes at være på plads fra Danmarks Statistik i august 2019.

Det indstilles på den baggrund, at bestyrelsen arbejder efter følgende plan for revision af Boligkon-toret Århus’ strategigrundlag:

Bestyrelsesmøde august 2019: Administrationen fremlægger resultatet af målopfyldelsen på det overordnede mål.

Bestyrelsesmøde november 2019: Administrationen fremlægger evaluering af de opnåede resultater og de procesmæssige erfaringer fra den indeværende strategiperiode. Bestyrel-sen udpeger på den baggrund evt. områder, der bør afdækkes eller analyseres nærmere.

Bestyrelsesseminar januar 2020: Med medvirken af en ekstern konsulent samt chefgrup-pen afdækkes bestyrelsens prioriteringer ift. den kommende strategiperiode.

Bestyrelsesmøde marts 2020: Administrationen forelægger bestyrelsen forslag til strategi-grundlag for den kommende strategiperiode.

Organisationskonference april 2020: Udkastet til strategigrundlag er genstand for debat med repræsentantskabet.

Bestyrelsesmøde april 2020: Udkastet til strategigrundlag revideres på baggrund af dialo-gen.

Repræsentantskabsmøde maj 2020: Det reviderede strategigrundlag præsenteres for re-præsentantskabet.




PROBLEMSTILLING

INDSTILLING

Boligkontoret Århus

FORSIKRINGSPOLITIK

Dato for seneste revision 22. januar 2019

Indholdsfortegnelse

Indledning ........................................ ....................................................................................................... 4

Ansvar og kompetence .............................. ........................................................................................... 5

Forsikringsprincipper ............................. ............................................................................................... 7

Forsikringsplan ................................... ................................................................................................. 10

Generelle bemærkninger ............................ .......................................................................................... 0

Indledning Formål generelt

Bestyrelsen kan i forsikringspolitikken beskrive, hvordan virksomheden skal sikres, forsikres, hvem der har ansvaret for udførelsen, hvordan der rapporteres til bestyrelsen, og generelt hvordan forsikringspolitikken skal administreres. Væsentlige afvigelser i forhold til den valgte politik kan således ikke ske uden bestyrelsens accept.

Risiko- og forsikringspolitikken omfatter

Følgende virksomheder er omfattet af politikken: Boligkontoret Århus 16314285

Formålet med forsikringspolitikken

Formålet med en risiko & forsikringspolitik er, at boligorganisationens værdier sikres og forsikres efter ensartede regler i alle afdelinger, i det omfang det er muligt, samt at risici og konsekvenser løbende kontrolleres for at imødegå og håndteres disse økonomisk fordelagtigt for boligorganisationen som helhed.

Målsætning med forsikringspolitikken

√ Sikre en forståelse af vigtigheden af risikoforebyggelse i Boligkontoret Århus.

√ Sikre overblik over økonomisk truende risici og konsekvenser, samt beslutte hvilke der skal elimineres eller reduceres.

√ Identificere tab, der ud fra et omkostningsmæssigt synspunkt ikke er rentable at forsikre.

√ Opnå forsikringsdækning for risici der truer Boligkontoret Århus økonomisk.

√ Undgå langvarige driftsforstyrrelser og reducere udgifter til sikring og forsikring successivt.

Ansvar og kompetence

Bestyrelsen

Bestyrelsen fastlægger retningslinjer for, hvad der skal forsikres, og hvem der har ansvar og kompetence ifølge forsikringspolitikken. Politikken beskriver også, hvordan bestyrelsen holdes opdateret om forsikring og sikring af Boligkontoret Århus.

Direktionen

Direktionen har ansvaret for, at forsikringerne administreres og træffer beslutninger om problemstillinger i den anledning. Direktionen fremlægger forslag til ændringer i forsikringspolitikken, baseret på årlig rapport fra Willis Towers Watson, til bestyrelsen.

Willis Towers Watson’ rolle

Willis Towers Watson er boligorganisationens eksterne forsikringsmæssige ekspertise, hvorigennem al kontakt med forsikringsleverandøren foregår. Willis Towers Watson yder bistand på følgende områder: (nærmere beskrevet i samarbejdsaftalen)

√ Indsamling af oplysninger og information fra boligorganisationen. Forsikringsmægleren indsamler min 2 gange om året oplysninger vedr. nyanskaffelser i forhold til maskiner og lignende ved boligorganisationen.

√ Udarbejder forsikringsprogram samt udbudsmateriale jf. EU-tjenesteydelsesdirektivet og

beslutningsoplæg.

√ Tilsikrer at boligorganisationen minimum hvert 5. år eller efter nærmere aftale med direktionen, udbyder forsikringsprogrammet i EU-udbud efter gældende regler i EU-tjenesteydelsesdirektivet

√ Løbende forsikringsadministration med skriftlig dokumentation af beslutninger og ændringer.

√ Rådgivning i skadestilfælde herunder at forskaffe nødvendig ekspertise.

√ Uopfordret at fremkomme med forslag til at forsikre eller eliminere nye risici, samt forslag til

skadesforebyggende aktiviteter i øvrigt.

√ Fremkomme med forslag/input til den vedtagne forsikringspolitik i.fbm års/statusmøde.

√ Minimum hvert 5. år foretage en grundlæggende analyse af boligselskabets risici relateret til forsikringsdækningen. Dette skal give sig udslag i risikoregistrering og en rapport med forslag til skadeforebyggende tiltag.

√ Sikrer et vurderings grundlag i form af interne skadestatistikker på afdelingsniveau, herunder

skadestype og omkostning på den enkelte skade. Dette sker via anmeldelse/registrering af skader via Willis X-tranet.

√ Skadestatistikkerne skal danne grundlag for vurdering af evt. skadesforbyggende tiltag.

Willis Towers Watson har ansvaret for, i samarbejde med den forsikringsansvarlige, at holde risikoregistreringen ajour samt påpege nye risici som bør forebygges.

Revision af forsikringspolitikken

Forsikringsmægleren udarbejder et referat af det årlige forsikringsmøde til direktionen i boligorganisationen. Referatet indeholder en vurdering af det valgte forsikringsprogram og skadeforløb samt hvorvidt årets løbende anbefalinger er fulgt af virksomheden. Sideløbende gennemføres periodevis gennemgang af risici i virksomheden. Forsikringsmægleren assisterer boligorganisationens forsikringsansvarlige/controlleren med styring af virksomhedens risici. Den forsikringsansvarlige/controlleren træffer løbende beslutninger på sikrings- og forsikringsområdet, og har ansvaret for at den daglige forsikringsadministration sker i overensstemmelse med forsikringspolitikken. Den forsikringsansvarlige/controlleren vedligeholder et rapporteringssystem for omkostninger til sikring, forsikring og egen risiko, og registrerer løbende koncernens totale risikoomkostninger på afdelingsniveau. En gang om året udarbejder controlleren sammen med Willis Towers Watson en rapport til direktionen til brug for ajourføring af forsikringspolitikken. Den forsikringsansvarlige/controlleren er virksomhedens kontakt til Willis Towers Watson og har ansvaret for, at informere om ændringer i risici og anmelde skader til Willis Towers Watson.

Tværgående forsikringsteam

Direktionen har nedsat et forsikringsudvalg for varetagelse af de trufne beslutninger efterleves.

Navn Titel Funktion

Morten Homann Direktør Overordnet ansvarlig, besluttende

Michael Andersen Drifts-chef Daglig forsikringsansvarlig, udførende

Morten Kraft Økonomi- og udlejningschef Ansvarlig økonomi, controller

Kirsten Christiansen

Hanne Jensen

Teknisk sekretær

Teknisk sekretær

Ansvarlig for skadesregistrering, udførende

Ansvarlig for skadesregistrering, udførende

Anneli Lunde Account Director Ansvarlig og udførende forsikringsmægler

Forsikringsteamet afholder som min. 1 årligt overordnet statusmøde, aftalt til maj måned. Ud over statusmøde afholdes 1 opfølgende møde i november måned, samt efter behov: Dagsorden statusmøde: √ Status/årsrapport vedrørende forløb for det forgangne år √ Gennemgang af forsikringsprogram √ Vurdering af skades forløb √ Gennemgang og evt. tilretning af forsikringspolitik √ Gennemgang af Willis` markedsrapport, med udgangspunkt i det aktuelle forsikringsmarked og et bud på

den fremtidige udvikling √ Øvrige aktuelle emner

Forsikringsprincipper Opbygning

Forsikringsprogrammet sammensættes af det færrest mulige antal policer af hensyn til overblikket og administrationen. Den enkelte organisation skal have sine egne policer for at sikre at den enkelte organisation kan vurderes som en selvstændig risiko. Boligorganisationens afdelinger tilstræbes forsikret på en fælles police for hver forsikringstype.

Opbygningen af forsikringsprogrammet opdeles i kategorierne: √ Tingskade forsikringer √ Ansvars forsikringer √ Personale forsikringer √ Motorkøretøjs forsikringer

Tingskadeforsikringer

For bygninger og løsøre er risikovurderingen således at de traditionelle risici som brand, storm, vandskade, rørskade, svamp og insekt mv. primært skal elimineres ved god bygningsskik, rettidig vedligeholdelse og rigtig brug af lejemålene. For hver risiko skal omkostningerne ved at etablere forsikring sammenholdes med de seneste 5 års skadeshistorik. Ifølge statistikker for danske boligselskaber er risiko for storskader dog betydelig, hvorfor alle bygninger som minimum skal sikres med nyværdi mod brand, anden bygningsbeskadigelse (storm, vandskade mv.) samt hus og grundejeransvar. I forbindelse med en tingskade er huslejetab i den enkelte afdeling forsikret, endvidere er genhusningsomkostninger ved fraflytning (udover sædvanlig husleje) omfattet, såfremt beboeren ikke har egen forsikring. Dækning for udvidet rørskade/stikledninger vælges individuelt på afdelingsniveau, baseret på skadesudvikling samt vurdering af alder på bygninger/installationer. Dækning for svamp & insekt er fravalgt gældende for alle afdelinger ud fra en økonomisk betragtning ved gennemføt EU-udbud i 2018. Afskrivning/selvrisiko på udvidet rørskade/stiklednig følger BL-vilkår. Generelt anvendes selvrisiko på kr. 10.000 (index reguleret) I forbindelse med gennemførelse af fremtidige forsikringsudbud foretages på baggrund af de indkomne tilbud, en konkret forretningsmæssig vurdering af besparelsen ved at operere med en given selvrisiko.

Forsikring af byggesager

Det er truffet beslutning om etablering af forsikring af byggesager, både ved renovering og ved nybyggeri, i form af etablering af entrepriseforsikring samt udvidelse af eksisterende bygningsforsikring for så vidt angår brand & stormskade. Det endelige valg træffes i hver enkelt byggesag mellem den forsikringsansvarlige og forsikringsmægleren, der er dog truffet beslutning om at der ved alle renoveringer forsikres mod huslejetab samt skade på lejers indbo. Den forsikringsansvarlige træffer fra sag til sag beslutning om, hvorvidt der skal tegnes projektansvarsforsikring. Laveste mulige selvrisiko, kr. 10.000 pr. skade er acceptabel, dog kan der være særlige risikoforhold der gør sig gældende hvorved selvrisikobeløbet kan blive større.

Ansvarsforsikringer

Sædvanlig erhvervs- & produktansvar for de aktiviteter der udføres i boligorganisationen forsikres mod person og tingskade.

Ledelsesansvar & bestyrelsesansvarsforsikring

Endvidere ønskes organisationsbestyrelse og direktionen, sikret mod at tilfældige fejl og handlinger, der kan medføre ansvar, bliver en større økonomisk belastning for boligorganisationen. Grov uagtsomhed og forsæt ønskes ikke dækket. Det vurderes at risici op til kr. 1. mio. kan forekomme pr. skadebegivenhed som følge af denne type forhold. Det professionelle ansvar for administration af lejeforhold og byggesager mv. ønskes medforsikret såfremt bestyrelsen skønner at omkostningerne til forsikring står mål med risici. Tilbud indhentes. Ansvar for eventuelle egne rådgivere vurderes ud fra samme målestok. Generelt skal denne type risici elimineres ved at alle følger de fastsatte regler og lever op til kravene om kvalitetssikring i boligorganisationen. Selvrisiko af en vis størrelse kan accepteres. For den professionelle ansvarsforsikring gælder følgende selvrisici: Professionelt ansvar kr. 25.000,- Direktions- og bestyrelsesansvar kr. 5.000,-

Motorkøretøjsforsikringer

For indregistrerede køretøjer skal der som minimum tegnes lovpligtig ansvarsforsikring og det vurderes individuelt om der skal etableres brand og eller kaskoforsikring. Som udgangspunkt er det dog besluttet at køretøjer, hvis værdi er under kr. 300.000, og/eller over 6 år gammel, skal der ikke etableres kaskoforsikring. Tilsvarende gør sig gældende for uindregistrerede. arbejdsmaskiner etc. Der foretages løbende til og afgang på evt. fællespolice for motorkøretøjer. Ingen selvirisiko i det omfang det er muligt. Mindre selvrisiko i størrelsesordenen ca. kr. 3-5.000 kan accepteres

Personaleforsikringer

Personskader kan medføre både store personlige tab og økonomiske trusler mod boligorganisationen. Det er derfor et ønske at sikre medarbejdere mod arbejdsulykker i overensstemmelse med lov om arbejdsskadeforsikring. Bestyrelsesmedlemmer er ikke omfattet af lov om arbejdsskadeforsikringen. Der er truffet beslutning om etablering af heltidsulykkesforsikring for 5 ledende medarbejdere. Herudover forsikres afdelingsbestyrelsen i afdeling 25 efter eget ønske i forbindelse med deltagelse i kurser, møder samt på den direkte vej til og fra møder, kurser mv. arrangeret af boligforeningen. Beboere, der udfører opgaver for afdelingen falder i visse tilfælde ind under arbejdsskadelovgivningen. For at sikre dækning suppleres den lovpligtige dækning med en frivillig dækning for at imødegå den manglende dækning i loven. Behandlingsforsikring/privathospitalsdækning sikrer hurtig behandlingsmulighed, til gavn og glæde for både arbejdsgiver og ansatte er en del af den pensionsaftale der er indgået. Der er efter aftale ikke etableret en behandlingsforsikring/privathospitalsdækning for medlemmer af organisationsbestyrelsen, men dette drøftes på næste årsmøde. Ingen selvrisiko i det omfang det er muligt.

Rejseforsikring

I forbindelse med erhvervsmæssige rejser udenfor Danmarks grænser, er der truffet beslutning om at der etableres års rejseforsikring for ansatte, bestyrelsesmedlemmer og gæster, forsikringen skal som minimum Indeholde dækning for behandling og hjemtransport. Ingen selvrisiko i det omfang det er muligt

Forsikringsplan

Sidst i denne forsikringspolitik er en ”Forsikringsplan”, som i skemaform angiver den valgte forsikringsdækning på de enkelte områder. Alle anførte summer i forsikringsplanen er angivet i indeks 2019.

Forsikringsplan

Forsikringsplan – ting (fortsat)

F

orsi

kres

For

sikr

es ik

ke

Ikke

akt

uelt

Elim

iner

es

Bemærkninger

Bygningsforsikring X

Forsikringsdækning

Bygningsbrand X Nyværdi

El-Skadedækning / kortslutning X Uden kw maksimering på motorer. For kortslutning gælder en aldersafskrivning, efter 6. år.

Restværdi X 50%

Anden bygningsskade X Stormskade, vandskade og påkørsel mv.

Husejeransvar X kr. 15.000.000 v/personskade og/eller v/tingskade pr. skade pr. år.

Huslejetab X Brand- og stormskadeforsikring, jf. AB92 §8, stk. 1

X Medforsikring af entreprenører jf. AB 92 § 8

Jordskade, forurening egen grund X

Lovliggørelse X

Svamp/insekt X

Glas X

Sanitet X

Skilte mv. X

Rør og stikledninger X

Løsøre i alle afdelinger X Tillægsdækning, standard BL-vilkår 3.07 For nedenstående vilkår gælder det at forsikringsselskaberne forholder sig forskelligt til hvilke dele af vilkårene de vil acceptere og omfanget af accepterede vilkår. 01 Medforsikrede X Sikret under opførelse eller ombygning er tillige byggeriets entreprenører når

bygherre jf. AB 92 er forpligtet til at tegne brand- og stormskadeforsikring. 02 Forsikret risiko X Definere den forsikrede risiko

03 Varmecentraler X Eventuel begrænsning omkring indfyringseffekt på fx max. 120 Kw må ikke gøres gældende

04 Aflæsningssystemer X Forsikringen skal udvides til at omfatte M-Bus- og lignende systemer til at overvåge og aflæse forbruget af vand og varme i de enkelte lejligheder.

05 Datanet X Installationer til bredbånd, ADSL eller lignende netværk

06 Antenneanlæg X Inkl. installationer og paraboler på bygning, samt fritstående antennemaster inkl. installationer og paraboler

07 ATS/CTS anlæg X Styringsanlæg mv. f.eks. i vaskerier, PC-udstyr undtaget

08 Underforsikring X Underforsikring kan ikke gøres gældende pga. fejl i eller fejlberegnet areal eller antal lejligheder

09 Udsmykning X Kr. 500.000 pr. Skade

10 Svamp og insekt X Fravalgt

11 Glas X

12 Vandskade X Tilfældigt udefrakommende strømsvigt, vand fra køle/frys


For

sikr

es

For

sikr

es ik

ke

Ikke

akt

uelt

Elim

iner

es

Bemærkninger 13 Vandskade – Damp X Damp fra røranlæg og installationer

14 Udstrømning fra akvarier, vandsenge o.lign. X

Skade opstået under påfyldning af eller aftapning fra akvarier og vandsenge er ikke dækket. Skade på gulv under vandsenge som følge af kondens og anden fugt der opstår under almindelig brug er ikke dækket.

15 Sanitet X

16 Lejers bygning X

Udestuer, garager, carporte og redskabsskure m.m. (herunder tillige lejers bygningsindretninger i lejemålet, f.eks. skillevægge, lofter o.l.) Markiser, dog kun brand

17 Ubenyttede bygninger X

Ubenyttede/tomme maks. 12 mdr., dog ikke for brand. Der er sædvanlig tilsyns- og vedligeholdelsespligt.

18 Udvidet rørskade

X

Selvrisiko: Fra og med det 11. år for installationen af røranlægget bærer forsikringstageren en selvrisiko på 11 % af skadeudgiften, stigende med 1 % pr. år - dvs. 12. år 12 % osv., indtil det 30. år, hvorefter selvrisikoen fastholdes på 30 %.

19 Merforbrug af vand X Kr. 100.000 pr. skade (Dokumenteret merforbrug uover den første M3)

20 Oprydning og jordskade X 20% af bygningens nyværdi, dog min. kr. 5.000.000

21 Huslejetab X Kr. 4.000.000 pr. afdeling pr. skade, dækningsperiode 24 mdr.

22 Opmagasinering X Kr. 50.000 pr. bolig, max. kr. 200.000 pr. afdeling pr. år dækningsperiode 24 mdr.

23 Genhusning X max. kr. 200.000 pr. lejemål og max. kr. 1.500.000 pr. skadebegivenhed dækningsperiode 24 mdr.

24 Nøgledækning X Max. kr. 100.000 pr. afdeling, ved indbrudstyveri, omstilling/udskiftning

25 Løsøre X Dækningssum kr. 100.000 pr. afdeling på 1. risikobasis

26 Løsøre materielegårde X Gården skal være forsvarligt indhegnet, og hegnet er minimum 1,8 meter højt

27 Løsøre, rede penge X Kr. 6.000 i alm. gemme & kr. 30.000 i aflåst godkendt pengeskab

28 Containere X Branddækning, max. kr. 100.000 pr. begivenhed.

29 Bygningsbeskadigelse som følge af beboers sygdom eller dødsfald

X Indtrængning u/nøgle, særlig rengøring eller udskiftning af bygningsdele - Sum kr. 100.000 pr. skade

30 Anden pludselig skade X

31 Haveanlæg X

32 Midlertidig afdækning X

33 Mindre byggeprojekter X Sum kr. 2.000.000 pr. projekt.

34 Ansvar beboerarbejder X

35 Ansvar ansatte X

36 Ansvar bestyrelse X

Kr. 15 mio. for personskade og kr. 15 mio. for tingskade, dog max. kr. 15 mio. pr. år.

37 Ansvar vasketøj X Kr. 10.000 pr. skade. Selvrisiko kr. 500. 38 Ansvar udlån X Udlån af værktøj/redskaber til beboere.

39 Ansvar lånt materiel X Når eget materiel er til reparation, selvrisiko på kr. 5.000 pr. skade

40 Ansvar husejer X Udlån af selskabslokaler mv. til beboere og fremmede

41 Ansvar tidligere skader X Differencekrav vedr. arbejdsskader, 2 års reglen

42 Ansvar gravearbejder X

43 Ansvar motorkøretøjer X Ikke registrerede traktorer/arbejdsmaskiner

44 Ansvar – efteranmeldelse X

Ophør er 3 år. For allerede anmeldte skader ophører dækningen først 10 år efter forsikringens ophør.


F

orsi

kres

For

sikr

es ik

ke

Ikke

akt

uelt

Elim

iner

es

Bemærkninger 45 Haglskade og Nedstyrtende genstande X

46 Varmt arbejde X Lempelse fra normale skærpede krav

47 Fællespolicer X én forsikringssum og én selvrisiko pr. afdeling

Særlige vilkår Særlige vilkår søges meddækket i alle bygningspolicer.

Retshjælp X Forsikringsselskabernes egne vilkår

Terror X

6.1 Huslejetab – Udvidelse af forsikringssummen X På afdelingsniveau

Storkøkken- og cafeteriadrift X

Udvidelse af genhusning af egne lokaler X

Klubaktiviteter X Foreningsaktiviteter

Fredede og bevaringsværdige ejendomme X Nyværdi og dækning for ekstra udgifter ifm. krav fra Kulturarvsstyrelsen

Varmt arbejde X Lempelse af vilkår/skærpet selvrisiko, på eget arbejde og lejere

Kosmetiske forskelle X

Udvidet vandskadedækning X Alka tilbyder ikke denne dækning

Dyr X Skade forvoldt af dyr

Igangværende entrepriser X AB 92 ABT 93 § 8 stk.1 Overtagelse af risikoen ved skift af forsikringsselskab

Lovliggørelse, sum X Sum udvidelse i forhold til alm. betingelser kr. 5.000.000 pr. skade

Lovliggørelse, forudsætninger X Erstatning gælder også ikke skaderamte bygningsdele

Alternative energiformer X Forsikringen er udvidet til at omfatte alternative energianlæg i afd. 8, 27 og 73.

LAR-forbedringer X Forbedringer, Grønne tage” regvandsbassiner mv. uden sum begrænsning

Regresfrafald mod lejer X

Skade forvoldt af erhvervslejer ved simpel uagtsomhed, jf. Regresfrafaldsaftalen, Forsikring & Pension

Ansvar – differencekrav X Anmeldelse af arbejdsskade til arbejdsskadestyrelsen/AES betragtes tillige som anmeldt til ansvarsforsikringen til dækning for afledte krav

Opsigelse - præmievarsling X Forlængelse til 6 mdr.


For

sikr

es

For

sikr

es ik

ke

Ikke

akt

uelt

Elim

iner

es

Bemærkninger

Løsøreforsikring X

Forsikringsdækning

Supplerende dækning til BL-vilkår X

Brand X

El-skade X

Tyveri X

Rede penge i alm. gemme X Kr. 5.000,-

Rede penge i pengeskab X Kr. 25.000,-

Genfremstilling af kartoteker, vedligeholdelsesplaner mv. X Kr. 500.000

Forsikrede genstande

Det forsikrede er løsøre hørende til administrationskontor, ejendomskontorer, fælles- / foreningslokaler, bestyrelseslokaler, klublokaler, vaskerier, værksteder, materielgårde, fælleskøkkener / lokaler, lagre, bestyrelsesmedlemmers private adresse og depoter o.lign. I en række af afdelingerne er der klub- og foreningsaktiviteter. Disse er bl.a. genbrug, tøjcafe, billard-, frokost-, foto-, akvarie- og keramikklub, cykel-, snedker- og metalværksted, solarier, motionscenter m.v. Fortegnelsen er ikke komplet, men skal illustrere bredden i aktiviteterne. Løsøreværdier i klubber skal omfattes af forsikringen og er indeholdt i løsøreopgørelsen.

Særlige betingelser Særlige vilkår søges meddækket i policerne

Løsøre dækket uanset sted X Hos medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer mv

Underforsikringsklausul X

Udstyr i forenings- og klublokaler

Meromkostning X 1. risikosum på kr. 50.000 pr. afd. pr. år. – Dækningsperiode max. 12 mdr.

Prisstigninger / Nyinvesteringer X Alka tilbyder ikke denne dækning

Løsøre i kælder X

Løsøre X Uanset hvor i en afd. omfattet mod brand

Simpelt tyveri X Simpelt tyveri samt hærværk på motordrevne redskaber, traktorer samt løsøre i ejendomsfunktionær-/mesterkontorer og vaskerum

Tyveri - Arbejdsmaskiner X Fra lokaler, garage, materielgård m.m.

Materielgårde – Tyveri X Aflåst materielgård, indhegnet og med aflåsning jf. SKAFOR` regler

Forsikring af forretningscykler X Ved simpelt tyveri (stelnummer låsebevis skal indsendes) Skal være anbragt i aflåst rum udenfor arbejdstiden

Udendørs borde og stole, Brand X Kr. 15.000 pr. brandskade

Transport af egne varer - værktøj og/eller arbejdsmaskiner X


For

sikr

es

For

sikr

es ik

ke

Ikke

akt

uelt

Elim

iner

es

Bemærkninger

Driftstab/meromkostning

Forsikringsdækning

Meromkostninger X

Driftstab X

Varmecentraler

Forsikringsdækning

Leverandør / aftagerdriftstab X

El-forsyningsdriftstab X

Restværdidrifstab X

Lovliggørelsesdriftstab X


For

sikr

es

For

sikr

es ik

ke

Ikke

akt

uelt

Elim

iner

es

Bemærkninger

Edb-forsikring X

Forsikringsdækning

All-risks ekskl. brand, tyveri, vand X Brand-tyveri og vandskade dækkes på løsørepolice

All-risks inkl. brand, tyveri, vand X

Meromkostninger X Kr. 500.000,- 18 mdr. dækningsperiode

Databærer X Kr. 500.000,-

Forsikrede genstande

EDB-udstyr på egne adresser X Hovedkontoret, boligafdelinger og ejendomskontorer.

Bærbart udstyr X

Telefon, telefax, andet kontorudstyr

X

Tyverialarmanlæg X

Betalingssystemer i vaskerier X Betalingssystemer i vaskerier dækkes indtil kr. 50.000 pr. vaskeri på 1. risikobasis

CTS/ATS centrale styringsanlæg X Styreenheder

Tillægsdækning

Udstyr i medarbejders private hjem X

Udstyr hos bestyrelsesmedlemmer

X

Udstyr i forenings- og klublokaler X

Særlige betingelser Det forsøges at få nedenstående særlige vilkår indarbejdet i policerne

Bærbart udstyr X Bærbart udstyr dækkes overalt i Danmark, også under transport. Det skal oplyses om tyveririsikoen meddækkes.

1. risiko X Alle forsikringssummer er 1. risikosummer, hvorfor der ikke kan gøres underforsikring gældende.

Forsikringsplan – byggesager

For

sikr

es

For

sikr

es ik

ke

Ikke

akt

uelt

Elim

iner

es

Bemærkninger

Entreprise Dækningsomfang/særlige forhold aftales fra sag til sag

Forsikringsdækning

All-risks X

Brand & storm X Ved nybyggeri. Ved renovering skal udvidelsen ske på bygningspolice

Entrepriseansvar – personskade X Kr. 10.000.000,-

Entrepriseansvar – tingskade X Kr. 10.000.000,-

1. risiko egne bygninger/bestående bygninger

X Kr. 1.000.000,-

Bygherreansvar X Kr. 1.000.000,-

Entreprenørmateriel X

Strejke, oprør, borgerlige urolighed. X

Overarb./helligdagsbet. X

Ilfragt/ekspresfragt X

Afledte tab X

Huslejetab X Aftales fra sag til sag

Beboers løsøre X Kr. 50.000,- pr. lejemål max kr. 500.000,- - Aftales fra sag til sag

Forøgede byggelånsrenter X Aftales fra sag til sag

Særlige betingelser Det forsøges at få nedenstående særlige vilkår indarbejdet i policerne

Underforsikring X Maksimalt overskrides med 20% af entreprisesum

Farligt arbejde X Ekskl. i standarddækning, der skal tages særlig stilling til fra sag til sag

Forsikring til nyværdi X

Uafsluttede entrepriser X Entrepriser, som er påbegyndt i forsikringens løbetid og som ikke er afsluttet ved forsikringsperiodens udløb, skal kunne udvides under policen til de er færdigafleveret og indtil afhjælpningsperioden er udløbet.

Selvrisiko ved gentagne skader indenfor samme døgn

X Såfremt flere af samme type skader forekommer indenfor samme døgn, skal disse betragtes som en skade.

Forsikringsplan - ansvar

For

sikr

es

For

sikr

es ik

ke

Ikke

akt

uelt

Elim

iner

es

Bemærkninger

Erhvervsansvar X

Forsikringsdækning

Personskade X Kr. 15 mio. pr. skade, kr. 15 mio. pr. år

Tingskade X Kr. 15 mio. pr. skade, kr. 15 mio. pr. år

Fareafvægelse X Kr. 1 mio. pr. skade pr. år.

Forureningsansvar X Kr. 2 mio. pr. skade pr. år. Pludselig forurening

Tillægsdækning

Motoransvar – arbejdsmaskiner X Uindregistrerede uanset antal HK, kan evt. dækkes på bygningsforsikring

Ansvar ifm. bygge- og jordarbejder X

Grundejeransvar X Kun for ubebyggede grunde, øvrige omfattes af bygningsforsikringen

Ansvar for lifte/løftemaskiner X Maks. Løftehøjde 30 meter

Håndværkerafdeling X Dækkes evt. på bygningsforsikringen

Foreninger/klubber i boligselskabet

X Subsidiær til privat tegnet forsikring

Produktansvar Kun gældende for mindre reparationer udført af ejendomsfunktionærer

Forsikringsdækning

Personskade X Kr. 15 mio. pr. skade, kr. 15 mio. pr. år

Tingskade X Kr. 15 mio. pr. skade, kr. 15 mio. pr. år

Dækning for:

Håndværkerafdelinger X

Varmecentraler X

Ejd.funktionærers rep.arbejder X Mindre vedligeholdelse/rep. arbejder, ikke egentlig håndværkerafdeling

Direktions - og bestyrelsesansvar

Forsikringsdækning

Formuetab X Kr. 1.000.000,- pr skade og max. kr. 5.000.000,- pr. år inkl. skader under administrationsansvar.

Tillægsdækning

Byggesagsstyring/-ledelse X Tilbud indhentes. Kr. 1.000.000,- pr skade og max. kr. 5.000.000,- pr. år

Arkitekt / ingeniør X

Underslæb/kriminalitet X Kr. 500.000,- pr skade og max. kr. 500.000,- pr. år.

Forsikringsplan - personale

For

sikr

es

For

sikr

es ik

ke

Ikke

akt

uelt

Elim

iner

es

Bemærkninger

Arbejdsskade X I henhold til gældende lovgivning

Forsikringsdækning

Arbejdsulykker X

Ikke ansatte X Frivilligt beboerarbejde

Ulykkesforsikring

Forsikringsdækning

Dødsfald X Kr.

Invaliditet X Kr. - dobbelterstatning ved méngrad over 30%

Sygdomsinvaliditet X

Tandskade X

Tyggeskader X

Helbredelsesudgifter X

Omfattede personer

Funktionærer X Kun 5 navngivne ledende personer

Alle ansatte X

Bestyrelsesmedlemmer X Kun afdelingsbestyrelse i afd. 25

Behandlingsforsikring/privathospital X

Omfattede personer

Funktionærer X

Alle ansatte X

Bestyrelsesmedlemmer X

Forsikringsplan - personale

For

sikr

es

For

sikr

es ik

ke

Ikke

akt

uelt

Elim

iner

es

Bemærkninger

Rejseforsikring X Årspolice

Forsikringsdækning

Sygdom / hjemtransport X Ubegrænset dækningssum. Forsikringen omfatter alle rejsende i firmaets interesse med ledsagende ægtefæller/samlever og børn. Forsikringen er udvidet til at omfatte kombinerede forretnings- og ferierejser.

Sygdomsinvaliditet X

Ulykke – dødsfald X Kr. 500.000

Ulykke – invaliditet X Kr. 1.00.000

Rejsegods / bagage X Kr. 50.000

Privatansvar X Kr. 5.000.000,- tingskade kr. 2.000.000,- personskade kr. 500.000

Retshjælp X Kr. 125.000

Sygeledsagelse X

Rejseafbrydelse X Kr. 50.000

Tilkaldelse X

Overfald X Kr. 500.000

Selvrisikoforsikring X

Sikkerhedsstillelse X Kr. 100.000

Udsendelse X

Forsikringsplan – motor

For

sikr

es

For

sikr

es ik

ke

Ikke

akt

uelt

Elim

iner

es

Bemærkninger

Motorkøretøjsforsikring X Afgøres individuelt pr. køretøj/arbejdsmaskine ud fra pris på forsikring/ genanskaffelsespris på køretøj

Forsikringsdækning uindregistrerede arbejdsmaskiner

Ansvar X Jf. lovgivningen

Brand X Nyværdi

Kasko X Nyværdi

Trækkrog X

Motorkøretøjsforsikring

Forsikringsdækning indregistrerede arbejdsmaskiner


Brand X Nyværdi

Kasko X Nyværdi

Trækkrog X


Forsikringsdækning person- og varevogne


Brand X Nyværdi

Kasko X Nyværdi

Friskadedækning X

Afsavnsforsikring X

Førerulykke X

Passagerulykke X

Trækkrog X


Forsikringsdækning for trailere – lifte mv.

Ansvar X Er forsikret på det trækkende køretøj

Brand X Nyværdi

Kasko X Nyværdi

Generelle bemærkninger Forsikringsplan Forsikringsplanen under sektion to giver en skematisk oversigt over forsikringsprogrammet. Det skal dog understreges, at det til enhver tid er policens/forsikringsbetingelsernes ordlyd, som er gældende i forhold til klausuler, begrænsninger m.m. Forsikringsplanen bør derfor udelukkende bruges til at skabe et overblik. Uforsikrede risici Forsikringstager er selv ansvarlig for eventuelle konsekvenser af fravalgte forsikringer/dækninger. Uanset om fravalget skyldes ønske om selvforsikring, begrænset eller ingen risikoeksponering etc., har Willis Towers Watson ikke ansvaret for denne prioritering. Forsikringstager må derfor selv bære et eventuelt tab, som ikke er forsikret. Risikooplysninger Forsikringstager er selv ansvarlig for at afgive alle relevante risikooplysninger til Willis Towers Watson, samt sikre rigtigheden af disse oplysninger. Herunder løbende underretning til Willis Towers Watson, hvis der sker risikoændringer i aktiver og/eller aktiviteter. Forkerte eller misvisende oplysninger Hvis oplysninger i indeværende forsikringspolitik er urigtige, ufuldstændige eller vildledende, skal der omgående rettes henvendelse til Willis Towers Watson.

NOTAT TIL PKT 2.a

Forsikringspolitik

Boligkontoret Århus’ forsikringsmægler, Willis Tower Watson har i lyset af det gennemførte udbud opdateret organisationens forsikringspolitik i samråd med administrationen. De væsentlige ændringer som følge af ny leverandør:

Øget dækningssum ansvarsforsikring (fra 10 til 15 mio.)

Dækning for svamp og insekt er fravalgt, da omkostningen herved ville være uforholds-mæssigt stor

Mulighed for projektansvarsforsikring er indskrevet i politikken og kan tilkøbes afhængig af sagens karakter

Forsikringsplanen omfatter Ikke længere udvidet vandskadedækning (tilbydes ikke af Alka) Derudover er flere elementer under overvejelse:

Behandlingsforsikring for organisationsbestyrelsens medlemmer – samlet årlig omkostning vil være ca. 15.000 kr.

Dækning for byggeadministration

Dækning for netbank Dækning for cyber crime er tidligere evalueret og fundet uforholdsmæssig omkostningstung i lyset af de begrænsede risici i Boligkontoret Århus’ it-setup.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den justerede forsikringspolitik samt nu eller senere tager stilling til behov for behandlingsforsikring af organisationsbestyrelsens medlemmer.




PROBLEMSTILLING

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 2.b

Ramme for beboerinddragelse i helhedsplaner

BKÅ står i de kommende år over for at gennemføre fysiske helhedsplaner i Rydevænget og sand-synligvis også i Kalmargade. En række renoveringsarbejder i andre afdelinger er ligeledes under planlægning bl.a. i Reginehøj. Det er af stor betydning for BKÅ, at helhedsplaner og andre renoveringsopgaver både besluttes og gennemføres i tæt dialog med de involverede beboere. Dialogen bør være tæt i både planlæg-ningsfasen og under selve renoveringen. I planlægningsfasen handler det om at sikre ejerskab, forståelse og beboernes indflydelse på reno-veringen. I renoveringsfasen afhjælpes tvivlsspørgsmål, irritationsmomenter og eventuelle pro-blemstillinger af mere social karakter på en god og smidig måde. Almene boligorganisationer har typisk fordelt ansvaret for ovennævnte opgaver på eksterne og in-terne interessenter i renoveringen (arkitekten, entreprenøren, projektlederen, inspektøren og var-memesteren) med støtte fra kommunikations- og udlejningsafdeling. Vi mener imidlertid at kunne sikre en bedre beboeroplevelse og proces ved at tilknytte en gennemgående procesmedarbejder med ansættelse i BKÅ til helhedsplanerne. En medarbejder, der fra start til slut har den fokuserede opgave at sikre god kontakt og informationsdeling imellem beboere og renoveringssag. AAB er begyndt at ansætte egne, in house, procesmedarbejdere i tilknytning til helhedsplanerne og har gode erfaringer hermed. Fordelene ved at ansætte en medarbejder til at varetage ovennævnte opgaver er, at vi kan for-vente fokus, fleksibilitet og sammenhæng i helhedsplanernes beboerrettede aspekter. BKÅ får der-udover med en procesmedarbejder i organisationen kompetencer i huset, som vi vurderer at kunne drage nytte af i andre sammenhænge, og som vil kunne sikre den nødvendige erfaringsopsamling. Ulemperne er usikkerheden omkring opgavemængden samt planlægning af vedkommendes tid. Dertil kommer en vis usikkerhed om, hvor stor en del af finansieringen til en sådan stilling, der vil kunne hentes i de pågældende byggesager. Og i hvilken grad fx kommunikationsafdelingen og den boligsociale helhedsplan i Frydenlund-Vandtårnsområdet vil kunne drage nytte af overskudstid i stillingen og bidrage til stillingens samlede økonomi. En intern procesmedarbejder har optimalt set erfaring med tilrettelæggelse af processer ved gen-nemførelse af boligbyggeri. En person, der er god til at samarbejde med mange forskellige aktører


AFSENDER/FORFATTER EF/AVN/MOK/MH


PROBLEMSTILLING

2/2

(projektudviklere, myndigheder, rådgivere, entreprenører, håndværkere), og som ligeledes har ev-ner for i perioder at have megen beboerkontakt. For at kunne tiltrække den rette kandidat må vi kunne sikre en projektansættelse i minimum to år. I perioder, hvor byggesager afventer sagsbe-handling eller lignende, påtænkes medarbejderen at kunne påtage sig andre proces-relaterede op-gaver i organisationen. Økonomi Procesmedarbejderen vil skulle aflønnes af de byggesager/helhedsplaner, som medarbejderen ud-fører arbejde for. Medarbejderen udarbejder time/sag-registrering til brug for fakturering af projek-ter. Det forventes, at der i ansættelsesperioden vil være fuld inddækning af løn m.m. fra byggesa-gerne/helhedsplanerne. Skulle der mod forventning i mindre perioder ikke være opgaver i bygge-sagerne/helhedsplanerne, vil medarbejderen skulle udføre opgaver for boligorganisationen og af-lønnes af boligorganisationen. Med baggrund i renoveringen af Nydamsparken, hvor der var afsat/anvendt cirka 500.000 kroner til beboerrelaterede funktioner (hjemmeside, beboermøder, åben skurvogn, støtte til ejendomsfunkti-onær mv.) igennem byggeperioden på 2,5 år, vurderes det, at der pr. større sag/helhedsplan vil være behov for 200.000-250.000 pr./år/pr. helhedsplan (jævnt fordelt). Økonomien forventes dog at fordele sig med større ydelse i programmeringsfasen, hvor beboerne informeres og involveres, for at flade ud i projekteringsfasen, hvor rådgiverne planlægger, samt igen at forøges i udførelses-fasen – denne fase svarende til det beskrevne budget for Nydamsparken – hvor der er behov for daglig opfølgning, der igen flader ud mod slutning af udførelsesfasen.

Det indstilles, at bestyrelsen tilslutter sig ansættelsen af en projektmedarbejde til beboerinddra-gelse i helhedsplaner o.l.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 2.c

Repræsentantskabsmøde 2019

Sted Repræsentantskabsmødet holdes hos Scandic City, Aarhus C. Det indstilles, at bestyrelsen alle-rede i forbindelse med evalueringen af dette repræsentantskabsmøde forholder sig til sine ønsker til placering af repræsentantskabsmøde 2020. Emner Følgende forslag behandles på repræsentantskabsmødets dagsorden (teksterne fremlægges til endelig godkendelse på bestyrelsesmødet den 19. april):

• Bemyndigelse vedr. køb og salg af fast ejendom: Det er repræsentantskabet, der har myndighed til at beslutte køb og salg af fast ejendom. Med det formål at opføre boliger i overensstemmelse med organisationens vedtægter, be-myndiges organisationsbestyrelsen til at erhverve eller sælge jord eller fast ejendom i År-hus eller Favrskov Kommune under forudsætning af kommunalbestyrelsens godkendelse, samt at organisationens repræsentantskab informeres om foretagne køb og salg. Bemyndigelsen til salg af fast ejendom gælder dog alene erhvervsejendomme Beslutningen er gældende for perioden frem til næste ordinære repræsentantskabsmøde.

Dirigent Der er indgået aftale med Søren Madsen om at fungere som dirigent Beretning Mogens Vindbjerg varetager redaktørfunktionen af den skriftlige beretning.


AFSENDER/FORFATTER Mette/Mogens/Morten


PROBLEMSTILLING

2/5

Valg På repræsentantskabsmødet skal foretages en række valg:

• Formand (Søren Høgsberg) • To bestyrelsesmedlemmer for to år (Olav Bertelsen, Peter Lykke Nielsen og Thomas

Mandsfeldt). Alle modtager genvalg. • Et antal suppleanter til bestyrelsen (Hanne Birgitte Nielsen, Rasmus Berlin, Hans-Jørgen

Krickhahn, Brian Kristensen og Troels Irgens-Møller). • 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen

Bestyrelsen bør overveje, hvorledes det sikres, at der er kandidater til de nødvendige poster. Der skal derudover vælges medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem samt evt. suppleant. Tidsplan for forberedelsesprocessen Af hensyn til tidsfrister, tryk m.m. er der følgende tidsplan og deadlines:

• 11/04 Behandling af forslag til repræsentantskabsmødet • 17/04 Udsendelse af indkaldelse til repræsentantskabsmøde • 17/04 Frist for input til bestyrelsens skriftlige beretning • 09/05 Frist for indsendelse af forslag til behandling • 09/05 Frist for indsendelse af kandidatpræsentationer • 23/05 Bestyrelsesmøde inden repræsentantskabsmøde kl. 16 • 23/05 Repræsentantskabsmøde

Oplæg til anden mødeform Bestyrelsen udbad sig i forbindelse med evalueringen af repræsentantskabsmødet 2018 en over-vejelse om, hvorvidt der kunne tænkes en anden mødeform for repræsentantskabet som i højere grad understøttede en involverende og politisk debat. Tematisering af beretningen? Vi tror, at det er vanskeligt på grænsen til umuligt at undgå reaktioner og kommentarer uden for et givent spor, man måtte ønske. Folk kommer hjemmefra med noget på hjertet – og det vil være me-get svært at styre det ind i en bestemt ramme. Herudover er der sikkert også andre motiver på spil i at rejse sig op og udtrykke sig kritisk pva. forsamlingen – som der jo skal være plads til. Der er også et eller andet ”godt” i den genkendelighed. Bestyrelsen kan godt pin pointe et tema ud på forhånd – og bede om, at man gemmer evt. kom-mentarer til punktet til senere (det kunne fx sidste år have været radon – men kræver også nemt ”bagklogskab”), så man får en koncentreret dialog om netop det. Men der skal jo være et relevant (for især repræsentantskabet) og stort nok tema, som man vil prioritere. Forslag til 2019 mødet

• Vi beder på forhånd folk gøre sig tanker om BKÅs fremtid (strategi, hvor skal vi hen osv.)

• Vi korter spisetiden ned til 1 time: 17.30-18.30

3/5

• 18.30-19.00: Workshops: Man går ud i grupper (ideelt adskilte borde med plads til ca. 10) hvor der er en repræsentant fra bestyrelsen i hver. Bestyrelsen indleder ultrakort med ambi-tionen med den lille workshop: Kast ideer i hovedet på os, så vi får en masse materiale og input til efterårets strategiarbejde. Man vælger en til at fremlægge i max 5 min. – kun over-skrifter. Hvis ingen melder sig, fremlægger bestyrelsesmedlemmet.

• 19.00: det formelle møde starter (dvs. selve workshoppen tager ikke tid fra mødet – fx i for-hold til deadline for valg mv.)

• Efter beretningen inkl. spørgsmål fremlægges input fra workshop.

Hvorfor? • Vi tror på, at folk efter en workshop får en helt anden indstilling til mødet: Bestyrelsen star-

ter med at lytte. Jeg ”tør” måske sige noget i den lille forsamling – hele det dialogiske aspekt

• Om muligt arrangeres workshops i samme sal med runde/mindre borde. Og man bliver sid-dende her i ”sin fortrolige gruppe” resten af mødet. Måske kan man få afløb ”lokalt” eller trykprøvet sit synspunkt. ”Her ved bordet synes VI”… Alene den mere løse form vil gøre noget ved resten af mødet – tror vi. Fx vil man også være ”tvunget” ind i en mere aktiv rolle end bare passiv tilhører. Bare det at man sidder ”an-derledes” – nogle vil skulle vende stolen osv. Bestyrelsen kan selv vurdere om – og hvornår – man vil sætte sig op som panel og evt. igen gå tilbage i blandt ”folket”.

• Beretningen ser tilbage – workshoppen ser frem. Man bliver sporet mere ind på netop det: At se fremad – hjælpe til med at ”gøre det bedre” osv. Man går fra ”modspiller” til konstruk-tiv ”medspiller”. Og det hele bliver langt mere tovejs og ligeværdigt.

4/5

Dato

INDKALDELSE til ordinært repræsentantskabsmøde

Vi indkalder dig til møde hos Scandic City, Østergade 10, Aarhus C

torsdag den 23. maj 2019 kl. 17.30 Vi starter med middag, og selve mødet starter kl. 19.00. Dagsorden:

1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af bestyrelsens årsberetning samt fremlæggelse af udvalgenes årsberetnin-

ger 3. Godkendelse af årsregnskab 2018 med tilhørende revisionsberetning for Boligkontoret År-

hus samt afdelingerne 4. Forelæggelse af budget 2020 for Boligkontoret Århus 5. Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom 6. Behandling af eventuelt indkomne forslag 7. Valg

a. Valg af formand (på valg er: Søren Høgsberg) b. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer (på valg er: Olav Bertelsen, Peter Lykke Nielsen

og Thomas Mandsfeldt) c. Valg af suppleanter for ét år (på valg er: Hanne Birgitte Nielsen, Rasmus Berlin,

Hans-Jørgen Krickhahn, Brian Kristensen og Troels Irgens-Møller) d. Valg af 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede e. Godkendelse af revisor - Revisionsinstituttet indstilles

8. Eventuelt Ønsker du et forslag behandlet på mødet skal det være administrationen v/Mette Kjær Larsson i hænde senest torsdag den 9. maj 2019. Vi gør opmærksom på, at det kun er de på forhånd udpegede repræsentantskabsmedlemmer eller suppleanter for disse, der har stemmeret. Afdelingsbestyrelses- og udvalgsmedlemmer, der ikke er medlem af repræsentantskabet, har møde og taleret. Du skal tilmelde dig senest den 9. maj 2019 – også til Mette Kjær Larsson, [email protected] Venlig hilsen Bestyrelsen

5/5

FORRETNINGSORDEN FOR REPRÆSENTANTSKABSMØDER

1. Repræsentantskabsmødet vælger en dirigent, der leder forhandlingerne og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsor-den overholdes. Dirigenten påser endvidere, at valgene påbegyndes senest 2½ time efter mødets start.

2. Repræsentantskabet vælger en referent, der skriver trufne beslutninger og resultater af af-

stemninger ind i forhandlingsprotokollen, som efter mødet underskrives af dirigent, referent og formand. Antallet af mødedeltagere skal føres til protokol.

3. Repræsentantskabsmødet vælger et stemmeudvalg, der bistår dirigenten ved afstemnin-

ger. Antallet af stemmeudvalgsmedlemmer fastsættes af dirigenten.

4. Deltagerne får ordet til debatten i den rækkefølge de henvender sig. Begæring om ordet til forhandlingerne sker ved personlig henvendelse til dirigenten med oplysning om navn og den afdeling, vedkommende kommer fra. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller re-præsentantskabet fastsætter en begrænsning. Dirigenten kan vælge at emneopdele debat-ten. Indlæg og forslag til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter at debatten om det pågældende punkt er afsluttet.

5. Bortset fra valg og ændring af vedtægter afgør repræsentantskabsmødet alle spørgsmål

ved simpel stemmeflerhed blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet at afgivne stemmer. Ved spørgsmål, der ikke er behandlet i vedtægter eller forretningsorden, afgør dirigenten afstemningsformen.

6. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Såfremt der ved valg kun foreslås det antal kandi-

dater, der skal vælges, betragtes disse som valgt uden afstemning.

7. Såfremt to eller flere kandidater til formand og evt. næstformand foreslås, foretages der skriftlig afstemning. Opnår den kandidat, der får flest stemmer, ikke flere end halvdelen af stemmerne, gennemføres en ny valgrunde mellem de to kandidater, der fik flest stemmer i første valgrunde. Ved stemmelighed foretages der omvalg, og står stemmerne stadig lige derefter, foretages der lodtrækning.

8. Ved valg af organisationsbestyrelsesmedlemmer samt andre personvalg gælder, at der

skal stemmes på det antal personer, der skal vælges. Stemmesedler, der indeholder flere eller færre navne eller navne på personer som ikke er bragt i forslag, er ugyldige.

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer de beskrevne beslutninger og træffer beslutning om evt. tilpasninger af mødeformen.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 2.e

Renovering afdeling 54 Norsgade (FORTROLIGT)

Forhuset i afdeling 54 Norsgade (be-liggende Norsgade 7Z) består af én familiebolig. Resten af afdelingen består af 19 ungdomsboliger, der re-elt er nyopført i 2016.. Forhuset er opført i 1877, og har et bebygget areal på 50 m², samlet kælderareal 19 m², samlet tagareal 33 m² og et samlet boligareal på 102 m². I forbindelse med en renovering i Norsgade 5 er ejeren blevet op-mærksom på en rusten stålsøjle i det lodrette lejlighedsskel mellem Nors-gade 5 og 7. Han har kontaktet en rådgivende in-geniør, som har rettet henvendelse til Boligkontoret Århus. Der opnåe-des enighed om at få kortlagt al ind-lagt stål i portåbningskonstruktionen i afdeling 54. Der er en rusten stålsøjle, 5 rustne stålbjælker, der alle ligger på langs af portåbningen, og som bærer den overliggende facade, tagværk og en langsgående skillevæg på 1. sal. Derudover kon-stateres der en rusten tværgående stålbjælke, der ligger af på 2 af de 5 stålbjælker. Denne bærer en muret skillevæg på 1. og 2. sal. Portåbningen er blevet etableret i 1920, og stålet blev ikke korrosionsbestykket dengang. Ingeniø-ren blev bedt om at beregne en restlevetid, og den anslås til ca. 10 år. Det er et meget omfattende arbejde med at skulle udskifte alle stålbjælker og søjler, og den sam-lede udgift anslås til ca. 525.000 kr., og det vil betyde en stor gene for lejeren i ca. 2 måneder. Til orientering er der til dato anvendt ca. 125.000 kr. på en kortlægning.


AFSENDER/FORFATTER MA/MH


PROBLEMSTILLING

2/2

Derudover er der planlagt en renovering af tag, facader og vinduer og døre i 2019 til en anslået ud-gift på 550.000 kr. Der er en meget fugtig kælder fra år 1877, og med tydelige angreb i gulvkon-struktionen, der bærer trappen til 1. sal. Dette vil skulle udskiftes indenfor ca. 10 år, og anslås til 150.000 kr. Der er en gammel vandinstallation, som også skal skiftes indenfor de næste 1 år, og det anslås til 100.000 kr. Badeværelset er af ældre dato, og skal ligeledes renoveres indenfor en 10-årig periode til en anslået udgift på 100.000 kr. En samlet renoveringsudgift på 1.425.000 kr. fordelt på 102 m² bolig, giver det en m²-udgift på 13.970 kr. Derfor har vi analyseret på to alternative muligheder for en renoveringsløsning:

Nedrive forhuset og erstatte det med en tilsvarende ny bolig på 102 m², vil koste ca. 20.000 kr./m², og ca. 500.000 til nedrivning og uforudsete udgifter. I alt ca. 2.500.000 kr.

Nedrive forhuset og erstatte det med to nye boliger, hvor der bliver en 2-rumsbolig på 1. sal på 50 m², og en 3-rumsbolig på 2. og 3. sal på i alt 85 m². Begge boliger forsynes med en adgangsvej via trappetårn i gården. Det vil koste ca. 2.700.000 kr. og ca. 500.000 til nedriv-ning og uforudsete udgifter. I alt ca. 3.200.000 kr. Denne løsning betyder, at der skal byg-ges en ekstra etage på huset, end der er i dag, og dette skal tages med forbehold for myn-digheders godkendelse.

Begge scenarier betyder en voldsom investering, som næppe kan afholdes af afdelingen alene, for at tilvejebringe én, maksimalt to nye boliger. Det skal ses i sammenhæng med, at afdelingen i for-vejen er kraftigt belånt og i 30 år får et meget stort årligt tilskud på knap 1 mio. kr. årligt fra boligor-ganisationen som følge af renoveringen/genopførslen af de 19 ungdomsboliger. Set i det lys synes det som et hensigtsmæssigt alternativ at frasælge forhuset for at undgå at på-føre afdelingen og organisationen den meget store udgift. Der vil kunne stilles krav om passage, forsyning m.m. Samtidig vil den resterende afdeling 54 være en væsentlig mere homogen størrelse både ift. drift og beboerdemokrati. Tilsynet udtaler, at det finder hjemmel i almenboliglovens §27 til at sælge almene boliger, når der er alvorlige byggetekniske problemer, samt at der er et fortilfælde herfor. Køberen af ejendommen overtager dog også beboede lejligheder med binding om alment huslejeniveau jf. almenboliglovens §27a. Frasalg af ejendom er alene repræsentantskabets kompetence – ikke afdelingens – og det er ikke omfattet af bemyndigelsen til organisationsbestyrelsen. Såfremt bestyrelsen beslutter at frasælge ejendommen, skal spørgsmålet således forelægges det ordinære repræsentantskabsmøde den 17. maj 2019. Som forberedelse hertil indhentes vurdering fra statsautoriseret valuar.

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter frasalg af forhuset.

INDSTILLING

Resultatopgørelse

4. kvartal 4. kvartalResultatopg. Budget Kvartalsafvigelser Budget

indev. år: 2018 2018 2018Konto Note

kr. kr. kr. kr.

Udgifter

Ordinære udgifter:

501 Bestyrelsesvederlag afdelinger i drift 271.001,00 271.000,00 -1 271.000

502 1 Mødeudgifter, kontingenter m.v. 875.847,56 634.000,00 -241.848 634.000

511 2 Personaleudgifter 20.888.954,15 18.500.000,00 -2.388.954 18.500.000

513 3 Kontorholdsudgifter (inkl. EDB-drift) 4.505.938,27 4.026.250,00 -479.688 4.026.250

514 4 2.500.760,26 2.445.000,00 -55.760 2.445.000

515 5 Afskrivninger, driftsmidler 238.204,11 125.000,00 -113.204 125.000

521 Revision 561.750,00 540.000,00 -21.750 540.000

530 Bruttoadministrationsudgifter 29.842.455,35 26.541.250,00 -3.301.205,35 26.541.250

Kommentarer til 4. kvartal:

Resultat for 4. kvartal viser et merforbrug for bruttoadministrationsudgifterne på ca. 3,3 mio, kr.

De primære årsager er:

Konto 511 Personaleudgifter

Konto 513 Kontorholdsudgifter (inkl. Edb-drit)

Forventninger til resultat for 2018

Der må forventes et negativt resultat for 2018 i størrelsesorden 3-3,5 mio.kr. under forudsætning af at 4. kvartals budget overholdes

og at de budgetteret byggesagshonorarer forventes at kunne indregnes. (svarende til 1,9 mio. kr)

Der mangler forsat at blive foretaget de sidste reguleringer af rente, byggesagshonorarer m.m.

Forudsætninger:

Kontorlokaleudgifter (inkl.

Rapporteringen tager udgangspunkt i bruttoadministrationsudgifterne samt de indtægter som typisk er afhængige af aktivitetsniveauet i organisationen -

dvs. primært byggesagshonorarer. Andre indtægter så som administrationsbidrag og gebyrer forventes at ramme budgetmål. Udgangspunktet for

boligorganisationens budget er at bruttoadministrationsudgifterne fratrukket indtægter som lovmæssige gebyrer og byggesagshonorarer udgør den

samlede udgift som skal opkræves i administrationsbidrag i afdelinger. Som udgangspunkt bør det forventede resultat i boligorganisationen kun være

forrentningen af egenkapitalen.

Kontorholdsudgifter har haft øget forbug primært i forbindelse med juridisk assistance ifbm. EU-udbud af rengøring og

teknisk rådgivning og øget forbrug på IT drift (primært projektweb, ny BKÅ Portalen og deltagelse i EG

Udviklingsfælleskab). EU udbud er aktiveret med 1/4 del i regnskabet.

Personaleudgifterne for de første 4.kvartaler udviser et merforbrug på ca. 2,5 mio. kr., som skyldes nyansættelser ift.

udgangspunktet i april 2017 og øget forbrug på fremmed assistance, herunder bistand på økonomiområdet og

vikarbistand ift. barsel og langtidssygdom.

Faste noter

4. kvartalResultatopg. Budget Kvartalsafvigelser Budget

indev. år: 2018 2018 2018Konto Note

kr. kr. kr. kr.

502 1 Mødeudgifter og kontingenter m.v.

Repræsentantskabsmøde 109.990,86 90.000 -19.991 90.000

Hovedbestyrelsen 74.308,69 90.000 15.691 90.000

Møder, kurser m.v. bestyrelse og udvalg 443.506,68 300.000 -143.507 300.000

Diæter, arbejstab og kørsel 62.448,89 74.000 11.551 74.000

Repræsentation og gaver 275.592,44 80.000 -195.592 80.000

965.848 634.000 -331.848 634.000

511 2 Personaleudgifter

1. Lønninger, adm. personale 19.105.456 16.720.087 -2.385.369 16.720.087

Personalearrangementer m..v 196.530 246.120 49.590 246.120

Kursusudgifter 528.888 328.160 -200.728 328.160

Arbejdstøj 10.335 30.765 20.430 30.765

Kørsel 69.424 128.187 58.763 128.187

Forsikringer 40.674 44.096 3.422 44.096

3. Andre udgifter til social sikring 283.678 317.905 34.227 317.905

4. Fremmed assistance 1.085.005 461.475 -623.530 461.475

5. Forskydning i feriepengetilsvar 183.143 223.205 40.062 223.205

10. - Refusion af syge- og dagpenge m.v. -614.178 - 614.178 -

20.888.954 18.500.000 -2.388.954 18.500.000

513 3 Kontorholdsudgifter

Juridisk assistance 161.315 180.000 18.685 180.000

Forsikringer 25.856 25.000 -856 25.000

Telefon og internet m.v. 303.074 300.000 -3.074 300.000

Kontorartikler m.v. 313.384 275.000 -38.384 275.000

Tryksager 123.162 165.000 41.838 165.000

Mindre nyanskaffelser 206.834 110.000 -96.834 110.000

Kopiservice 49.598 75.000 25.402 75.000

Porto 108.174 160.000 51.826 160.000

EDB udgifter 2.210.483 1.883.750 -326.733 1.883.750

Bank - og girogebyrer 416.991 400.000 -16.991 400.000

Annoncer 29.517 57.500 27.983 57.500

Kontorhusholdning 151.010 250.000 98.990 250.000

Beboerblad 136.077 130.000 -6.077 130.000

Andre udgifter 1.040 15.000 13.960 15.000

4.236.515,80 4.026.250,00 -210.265,80 4.026.250,00

514 4 Kontorlokaleudgifter

Lokale leje 1.589.832 1.410.000 -179.832 1.410.000

Ejendomsskatter 62.255 47.500 -14.755 47.500

El 126.705 80.000 -46.705 80.000

Vand og varme 68.750 127.000 58.250 127.000

Vedligeholdelse, rengøring m.v. 653.218 780.500 127.282 780.500

Lokaleudgifter i alt 2.500.760,26 2.445.000,00 -55.760,26 2.445.000,00

515 5 Afskrivninger, driftsmidler:

1. Inventar 120.000 125.000 5.000 125.000

3. EDB - - - -

120.000 125.000 5.000 125.000

605/606 7 Byggesagshonorarer

Nybyggeri 0,00 1.000.000 -1.000.000 1.000.000

Forbedringsarbejder 945.862,56 900.000 45.863 900.000

Byggesagshonorarer i alt 945.862,56 1.900.000,00 -954.137,44 1.900.000,00

NOTAT TIL PKT 3.b

Orientering vedr. afdelinger

Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger:

Afdeling 4 H.V.Kaalunds Vej Chr. Molbechs Vej

Udbudsmaterialet til opgangsrenoveringen er udsendt. Vi modtager priserne den 20. februar 2019. Afslibning af terrazzotrapperne er opstartet og kører opgangsvis frem til ul-timo august 2019.

Afdeling 6 Risvangs Allé

Renovering af Bethesdavej 75 - køkken, bad, ny loftsetage m.m.

Afdeling 13 Hammershusvej

Opgangsrenoveringen er opstartet og forventes afsluttet omkring påske

Afdeling 17 Kongsvang

Efterisolering af tagrum + etablering af nye gangbroer. Ny LED belysning i kældergange. Undersøgelse om etablering af nye garagebygninger. De gamle er ikke læn-gere stabile og skal nedbrydes.

Afdeling 20 Norgesparken

Der laves lydprøver for at undersøge om man ved at skifte vinduerne kan nedbringe lyd niveauet i lejlighederne mod Randersvej. Dette sker ved at af-montere eksist. lydkarnapper og udskifte vinduet med et nyt vindue med lyd-glas.

Afdeling 22 Illerupvej

Projekt vinduesudskiftning mm. her var der under udførelse og aflevering samt ved 1 årsgennemgangen, nogle problemer med vinduerne med at tæt-ningslister blev revet af og at vinduerne hang. Dette bliver undersøgt fra uge 2 og 5 uger frem, får at få klarlagt hvad omfanget er nu.


AFSENDER/FORFATTER Administrationen


PROBLEMSTILLING

2/2

Afdeling 24 Kirkedammen

Så er Kirkedammen næsten færdig efter facaderenovering og nye ungdoms-boliger i tagetagen. Det er nu den flotteste afdeling i området - det ser godt ud, og nogle lækre boliger på toppen.

Afdeling 25 Reginehøj

Der afventes en afklaring omkring afgrænsning af den offentlige vej Korn-bakke Alle og afdelingens parkerings indhak ved samme, af hensyn til fremti-dig parkeringsforhold og kontrol muligheder.

Afdeling 29 Kalmargade

Den nye sorteringsgården er ved sin afslutning og bliver færdig her i januar. Den store brandskade der var i sommers er ved at være afsluttet og kan genudlejes ingen fra februar.

Afdeling 38 Visbjerg Hegn

Pilot projekt med at etablere micro ventilations anlæg i 2 boliger, var blevet udsat pga. radon undersøgelserne. Så det bliver etableret her i slut januar. Der er blevet lavet logger undersøgelser før og bliver også lavet efter for at se hvad der sker i boligen.

Afdeling 44 Hjulby Hegn

Udskiftning af køkkener. Udbudsmateriale forventes udsendt slutning af ja-nuar.

Afdeling 46 + 58 Sabro

Nye vinduer + ventilationsanlæg. Udbudsmateriale udsendes primo februar.

Afdeling 48 Skæringparkvej

Køkkenudskiftningen er ved sin afslutning.

Afdeling 73 Virup Skovvej

Der arbejdes på en plan for erhvervelse af nødvendigt jordstykke til nyt fæl-leshus i afdelingen. Der er etableret en arbejdsgruppe fra afdelingen som i fællesskab med KAAI og Bent Boel samt inspektør planlægger husets indret-ning og udseende.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

INDSTILLING

https://storage.ning.com/topology/rest/1.0/file/get/261456303?profile=original

NOTAT TIL PKT 3.c

Orientering fra administrationen

Strategi

A. Boligkontoret Århus har taget initiativ til igangsættelse af et projekt om upcycling i regi af Aarhus Kommunes klimasekretariat i forlængelse af udviklingssamarbejdet med Lendager Group. Ideen er at samle bygningsforvaltere – almene boligorganisationer, kommunale og andre offentlige bygningsforvaltninger og gerne også private operatører – om at udveksle brugte byggematerialer.

B. Der bliver opstillet en Tadaa!-delebil i afdeling 23 Nydamsparken til deling med naboafde-lingerne. I forlængelse af bestyrelsens beslutning om at yde støtte til etablering af ladestandere til elbiler, er der pt. etableret eller planlagt etableret standere i

• Reginehøj • Visbjerg Hegn • Nydamsparken • Lindholmparken • Vestre Ringgade • Kongsvang

C. Tadaa!s leasingaftaler udløber for de fleste vedkommende i løbet af 2019, og virksomhe-den har ikke – med nogen variation – formået at få et positivt dækningsbidrag for bilerne. Tadaa! foreslår derfor, at boligorganisationen eller afdelingen stiller en underskudsgaranti på op til 5.000 pr. måned pr. bil fra 1/4 2019, der øges til 7.500 kr. pr. bil fra 1/1 2020. Administrationen har undersøgt alternativet at få Aura til at fungere som operatør på bi-lerne, og Aura forudsætter, at der indgås aftale om tilmelding af lejere som elforbrugere i stil med den nuværende aftale med Vindstød. Alternativt ønsker også Aura at der stilles en underskudsgaranti i et vist omfang.




PROBLEMSTILLING

2/3

Boligorganisationen kan selvfølgelig også beslutte, at man ikke ønsker at støtte driften af delebilerne, men at de skal fungere, såfremt operatørerne på et tidspunkt finder det kom-mercielt attraktivt. Administrationen vil forelægge en indstilling til beslutning på mødet i marts, når alle ele-menter kendes.

D. Boligkontoret Århus anskaffede i august 2017 en el-drevet firmabil ud fra et flerdelt ønske om at:

• Mindske CO2-udledningen fra medarbejdernes transport • Give medarbejderne mulighed for i højere grad at cykle eller bruge kollektiv trafik til

arbejde • Kommunikere Boligkontoret Århus’ grønne profil

El-bilen er leaset for en fireårig periode. Det var forventningen, at ordningen ville betyde en mindre besparelse på kørselsgodtgørelse, men samtidig at det ville være en netto merud-gift for boligorganisationen. Brugen af bilen varierer fortsat, men der kan på baggrund af det første 16 måneders brug konkluderes, at bilen kører ca. 5.000 km om året, og at der har været et fald i udgiften til medarbejdernes kørselsgodtgørelse på ca. 25.000 kr. om året svarende til ca. 27 pct. Leasingudgiften m.m. til bilen er ca. 60.000 kr. pr. år, dvs. en samlet merudgift på ca. 35.000 kr. om året. El til bilen er inkluderet i aftalen med e-on om opladning. Etableringen af ladestanderne på Brendstrupgårdsvej 7 kostede boligorganisationen ca. 31.000 kr. Som et led i aftalen med e-on om etablering refunderes der ca. 1 kr. pr. kWh for alle andre bilers ladning på de to ladepunkter. Det betyder en refusion for Boligkontoret År-hus på ca. 7.000 kr. om året, svarende til en tilbagebetalingstid for investeringen på ca. 4½ år.

E. På baggrund af løbende efterspørgsel fra bestående beboere udsendes information til alle beboere i de relevante afdelinger fra Vindstød i januar/februar om muligheden for at tilslutte sig rabataftalen om el-leverance gennem Boligkontoret Århus. Som aftalt har Vindstød uden omkostninger skaffet certifikater for vedvarende energi også for de indkøbsaftaler, der tidligere er indgået med Energi Danmark, således at hele Bolig-kontoret Århus’ el-forbrug fra 1/5 2017 og frem har været CO2-neutralt.

Drift

F. Der foreligger nu et – positivt – resultat af udbud af rengøring og vinduespolering. Bestyrel-sen vil mundtligt blive orienteret om det fortsat fortrolige resultat.

G. Alka vandt som bekendt udbuddet vedr. bygningsforsikring m.m. for de næste tre år, og der er indgået aftale med selskabet herom.

3/3

H. Udbud vedr. rammeaftaler om teknisk rådgivning pågår. Der har været betydelig interesse

om prækvalifikationen.

I. Pr. 1. januar 2019 træder nye regler om digital kommunikation i kraft. Allerede fra 1. januar 2018 har al kommunikation med nye lejere skullet foregå digitalt. Fra årsskiftet kan boligor-ganisationen også gøre kommunikation med eksisterende lejere digital (forudsat der ikke er fritagelse fra digital post fra det offentlige m.m.). Der skrives rundt til alle lejere, der ikke allerede har givet samtykke til digital kommunikation med oplysning om de nye regler og opfordring til at ajourføre sin e-mailadresse. Boligkontoret Århus har pt. samtykke til digital kommunikation med ca. 75 pct. af beboerne.

J. Chefgruppen var samlet til seminar den 29.-30. januar med fokus på afklaring af snitflader og samarbejdsrelationer, smartere drift og afdækning af fremtidige udfordringer og mulighe-der for boligorganisationen.

K. Forhandlingerne om salg af Fakta Norges Alle er genoptaget og forventes afsluttet i første halvår. Provenuet vil som tidligere drøftet tilfalde dispositionsfonden. Afdelingen har alle-rede fået væsentlig støtte, konkret i forbindelse med omdannelse af børnehave til nye fami-lieboliger.

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 3.d

Statistik over klager 2018

Bestyrelsen vedtog i forbindelse med forretningsgangen for klagebehandling, at der årligt skulle forelægges en statistik over antal og typer af de almindelige klagesager. I 2018 er de ca. 300 klagesager vedr. husorden m.m. fordelt på følgende kategorier:

Der er tale om et fald ift. 2017 på knap 10 pct. Blandt de væsentligste ændringer i klagesagernes sammensætning er et glædeligt mærkbart fald vedr. støjsager. manglende havevedligeholdelse væsentligt reduceret, men på uændret niveau fra 2017. Antal fremlejesager er steget markant si-den 2014 og er stigende fra 2017. Kategorien Andet, der fortsat udgør omkring en stor del af klagesagerne, er selvsagt en blandet samling af sager. Der er dog en betydelig del af disse, der har en eller anden relation til beboere med psykiske lidelser, hvilken sagstype også har været stigende, herunder bekymringssagerne. Der har ikke i 2018 været sager om anciennitet på ventelisten.

0

50

100

150

200

250

300

350

400

2014 2015 2016 2017 2018

Klagesager

Vold, trusler og hærværk

Vanrøgt

Støj

Ildspåsættelse

Husdyr

Have

Fællesarealer

Fremleje

Bil og parkering

Andet


AFSENDER/FORFATTER MH/JDK


PROBLEMSTILLING

2/2

Der er indbragt et antal sager for beboerklagenævnet – af såvel Boligkontoret Århus som beboe-ren. Det omfatter både husordenssager, flytteafregninger og forbrugsregnskaber. Der kan over årene ikke identificeres nogen systematisk udvikling i antallet af beboerklagenævnssager. Der er afsluttet fem nævnssager vedr. husorden og fire af disse er vundet. Der er indbragt fem sa-ger om husordensforhold for beboerklagenævnet. Dette lave antal skal ses i sammenhæng med det stærke fokus på konfliktmægling og tilbuddet om dialogmøder mellem beboerne, som sker i stigende omfang, som en naturlig del af klagesagsbe-handlingen i mindre nabokonflikter.

Der foreligger ikke tilsvarende statistik over indsigelser over forbrugsregnskaber. Her er det i vid udstrækning også forsynings- eller aflæsningsselskabet, der er den primære part i kontroversen. Sagerne registreres først, når de indbringes for beboerklagenævnet, idet de før dette punkt ofte har karakter af spørgsmål eller udveksling af synspunkter uden at være en formel klage. Det samme gør sig gældende vedr. flytteopgørelser. Som afløsning for orienteringen af afdelingsbestyrelserne om det konkrete indhold i klagesager forventes det, at der igen i januar sendes en rapport med antallet af klagesager pr. kategori i afdelingen og markering af væsentlige afvigelser fra gennemsnittet. Det overvejes dog fremover, at løsningen integreres på BKÅ Portalen.

Det indstilles, at bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning.

INDSTILLING

0

5

10

15

20

25

30

35

2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018

Nævnssager

NOTAT TIL PKT 3e

Opfølgning Fælles om BKÅ

Fælles om BKÅ Gruppe bestående af Søren, Peter og Olav nedsat på november mødet 2017. Skal arbejde videre med 2-3 årlige arrangementer – interessebaserede og adskilt fra det formelle beboerdemokratiske arbejde. Oplæg omkring Fælles om BKÅ fra novembermødet 2018 er sendt til aktivitetsudvalget til kom-mentarer/viderebehandling, og samarbejde med administrationen herop startes op i 2019. BKÅ-festival - status

Administrationen har på bestyrelsens opfordring nedsat en arbejdsgruppe bestående af organisati-onsbestyrelsesmedlemmer og ansatte i administrationen. Arbejdsgruppen har til opgave at udvikle et koncept til en kommende BKÅ-festival. Arbejdsgruppen mødtes første gang 9. januar og be-gyndte her at diskutere og konkretisere en kommende festivals formål, målgruppe og form. Formål

• At nå ud til en bredere skare af engagerede beboere end dem, der allerede sidder i en af-delingsbestyrelse, og give disse indblik i mulighederne for at engagere sig i sit boligområde og potentielt også i beboerdemokratiet.

Målgruppe • Engagerede beboere, der gerne vil vide mere om mulighederne for at engagere sig i deres

boligområder, beboerdemokrati og i Boligkontoret Århus. • Aktive beboerdemokrater er selvsagt velkomne, men det er målet, at vi kan tiltrække mindst

lige så mange beboere uden tilknytning til beboerdemokratiet som aktive beboerdemokra-ter.

Form • Der arbejdes med en kombination af faglige oplæg (af den ikke alt indforståede slags), pa-

neldebatter og en eller anden form for attraktion, der kan bidrage til at trække folk af huse - fx en populær oplægsholder, mad, musik eller lignende.

• Workshops er også med i overvejelserne, men de skal i så fald gribes an på en måde, så det også bliver muligt at deltage på en uforpligtende måde.

• Der skal være fokus på, at der også efter BKÅ-festivallens afholdelse bliver fulgt op på de deltagere, der har vist interesse og fået smag på at vide mere eller deltage i andet. En


AFSENDER/FORFATTER MH/MKL


PROBLEMSTILLING

2/2

tanke i den forbindelse er at oprette et bobler-hold, hvor beboere, der viser vilje og engage-ment, fx kan deltage i oplæg, mødes med erfarne beboerdemokrater, komme på en inspira-tionstur sammen med ligesindede eller lignende.

• Da vi har vanskeligt ved at forudse deltagerantallet, håber vi at kunne udvikle et skallérbart koncept, og vi vil være påpasselige med ved den første BKÅ festival at slå et for stort brød op.

Målet er, at vi i løbet af foråret/forsommeren kan fremlægge et koncept for en kommende BKÅ-fe-stival for bestyrelsen. Næste møde i arbejdsgruppen er 21. februar.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og følger op på tiltag.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 3.b

Mødeplan for Boligkontoret Århus

Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen i første halvdel af 2019.

Dato Arrangement Indhold

7. marts Bestyrelsesmøde Realisering af strategiske mål

Strategiske mål 2019

Egenkontrol

13. marts Økonomikursus Afdelingens økonomi, langtidsplan og henlæggelser

9. april Kvartalsmøde Byggepolitik

11. april Bestyrelsesmøde Budget 2020 og regnskab 2018

Koncept for afdelingsmøder

Digitaliseringsstrategi

23. maj Bestyrelsesmøde Forberedelse af repræsentantskabsmøde

Evaluering af bestyrelsens arbejde som hel-hed ift. arbejdsgrundlag og principper for værdiskabelse

23. maj Repræsentantskabsmøde

23. maj Bestyrelsesmøde Konstituering

21.-22. juni Bestyrelsesmøde/-seminar Risikostyring

Deltagelse af chefgruppen

Mødeplanen er til bestyrelsens godkendelse.

INDSTILLING

DATO 8. februar 2019

AFSENDER/FORFATTER MH/MKL


PROBLEMSTILLING

INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE · 2019-02-08 · 6. maj og 6. juni Chefgruppen kortlægger risici indenfor de respektive ansvarsområder 20.-21. juni Bestyrelsen og chefgruppen

Documents